時間：2022-06-14 03:46:16
序論：在您撰寫企業(yè)檔案管理論文時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的1篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
摘 要：會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)資料，是國家檔案的重要組成部分，是企業(yè)的重要檔案，是對一個企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的記錄和反映。隨著會計電算化的逐步推行，會計檔案管理外延逐步延伸，逐漸形成了檔案管理的新模式。會計檔案管理是一項系統(tǒng)性工作，需要企業(yè)在發(fā)展中不斷更新、不斷完善，只有充分認(rèn)識會計檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要地位和作用，加強監(jiān)管，規(guī)范管理，提高從業(yè)人員的素質(zhì)，才能保證為信息使用者提供高質(zhì)量的資料。
關(guān)鍵詞：會計檔案 責(zé)任 素質(zhì) 規(guī)范
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計檔案有形成范圍廣泛、檔案類別穩(wěn)定、外在形式多樣等特點，在企業(yè)管理中發(fā)揮著無可替代的作用，是解決糾紛、打擊犯罪的重要依據(jù)，是企業(yè)前景預(yù)測的重要史料，是總結(jié)經(jīng)驗、改進(jìn)工作方法的指南針。近年來國家各級企事業(yè)單位、社會團(tuán)體日益重視會計檔案管理工作，隨著會計電算化的逐步推行，會計檔案管理外延逐步延伸，會計檔案管理模式，已由單一的紙質(zhì)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案和磁性介質(zhì)檔案共存模式。
盡管越來越多的企業(yè)重視檔案管理，但是仍然存在許多問題，與企業(yè)的發(fā)展不協(xié)調(diào)，無法充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，成為企業(yè)發(fā)展過程中亟待解決的課題。
一、目前企業(yè)會計檔案管理存在的問題
隨著社會的發(fā)展，企業(yè)會計檔案管理問題日益顯現(xiàn)，成為制約企業(yè)基礎(chǔ)管理工作發(fā)展的瓶頸。一是認(rèn)識不足、重視不夠。許多企業(yè)認(rèn)為作為企業(yè)財務(wù)會計部門的工作就是要按規(guī)定設(shè)置賬簿，進(jìn)行核算，出具財務(wù)報告，整理檔案是可有可無的，以致不設(shè)置專兼職檔案管理人員，忽視會計材料的收集、整理和歸檔，財務(wù)業(yè)務(wù)與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)。二是定義不清、管理缺失。有些企業(yè)認(rèn)識到了會計檔案管理的重要性，也設(shè)置了專兼職檔案管理人員，但是對會計檔案的定義不是十分清楚，造成歸檔不全面。由于對檔案管理知識和信息化管理知識的缺乏和重視，以及專業(yè)人才的嚴(yán)重不足，造成在事件回溯和證據(jù)采集過程中丟失有力的依據(jù)和資料，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。三是人員素質(zhì)不高、管理不到位。一方面，會計從業(yè)人員的檔案管理素質(zhì)不高。會計檔案的收集和整理直接與會計從業(yè)人員打交道，會計從業(yè)人員的資料收集和整理直接關(guān)系到會計檔案整理的質(zhì)量。另一方面，會計檔案管理人員的素質(zhì)不高。會計檔案管理崗位屬于專業(yè)技術(shù)崗位，作為專業(yè)會計檔案管理人員熟悉檔案管理流程和管理要求，熟練掌握管理技能是最基本的技術(shù)要求。多數(shù)企業(yè)對所屬人員的專業(yè)、相關(guān)培訓(xùn)和教育均未給予應(yīng)有的重視，以致企業(yè)會計檔案收集不完整，檔案管理混亂，查詢不方便，甚至遺失等。四是制度不完善、管理不規(guī)范。據(jù)相關(guān)部門調(diào)查顯示目前多數(shù)企業(yè)在會計檔案管理方面沒有建立一整套立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理、檔案信息化管理工作無章可循。企業(yè)會計檔案管理的信息化管理制度缺乏，造成紙質(zhì)檔案和電子檔案嚴(yán)重脫節(jié)，數(shù)據(jù)不一致，管理不同步，給檔案管理工作帶來了很大麻煩。
二、加強企業(yè)會計檔案管理的對策
針對企業(yè)會計檔案管理中存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)該在以下方面加強管理。首先要加強領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任、提高認(rèn)識。會計檔案管理不僅是檔案管理的組成部分，更是財務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)，各企業(yè)應(yīng)依法加強會計檔案管理工作，明確責(zé)任，確定職責(zé)。其次要明確定義、細(xì)化管理。為全面系統(tǒng)的做好企業(yè)檔案管理工作，企業(yè)培訓(xùn)部門需適時組織培訓(xùn)或者引進(jìn)專業(yè)人才積極配合檔案管理部門對本企業(yè)檔案管理工作準(zhǔn)確定位。檔案管理部門要明確會計檔案管理的內(nèi)容，通過“6s”管理、“精細(xì)化管理”、“貫標(biāo)體系建設(shè)”等方式加強對企業(yè)會計檔案的基礎(chǔ)管理，可以通過課題的形式進(jìn)行攻關(guān)，實現(xiàn)檔案管理的深層次探索，從而形成適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度發(fā)展要求的管理模式。再次要加強培訓(xùn)，提高素質(zhì)。財務(wù)會計部門各崗位是企業(yè)財務(wù)會計檔案整理的第一崗位，財務(wù)人員是會計檔案資料整理的第一人，直接關(guān)系到檔案整理的質(zhì)量。各企業(yè)單位應(yīng)重視和加強對本企業(yè)會計檔案管理人員的專業(yè)知識的培訓(xùn)，不斷提高會計檔案管理知識和操作技能，招聘、吸收具有計算機(jī)知識和信息資源管理專業(yè)方面知識的員工從事企業(yè)檔案管理工作，熟悉會計工作的基本流程、基本規(guī)律和要求，熟練掌握
計檔案信息資源管理技能，監(jiān)督指導(dǎo)本企業(yè)財務(wù)部門做好會計檔案的收集、整理、移交和利用等工作。最后要完善制度，規(guī)范管理。會計檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，制度體系建設(shè)是檔案管理最基礎(chǔ)的工作，必須按照《會計法》和《檔案管理辦法》等法律法規(guī)的要求并結(jié)合自身實際建立健全本單位的檔案管理制度，明確檔案立卷、歸檔、移交、借閱、保管、安全、銷毀等一系列手續(xù)，保證有章可循。如對檔案的立卷、歸檔和移交要嚴(yán)格按照規(guī)定的時間、規(guī)定的格式和規(guī)定的要求進(jìn)行。保管期滿銷毀的時候，必須由檔案管理機(jī)構(gòu)和財務(wù)部門共同提出銷毀意見，報請單位負(fù)責(zé)人審批，編制銷毀清冊并詳細(xì)列明檔案項目等等。實行會計電算化和實現(xiàn)檔案信息化管理的企業(yè)要同步建立健全檔案信息化管理制度，進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)會計電算化、辦公自動化和檔案信息化的融合，明確流程，規(guī)范管理。
三、總論
會計檔案是國家檔案的重要組成部分，是企業(yè)的重要檔案，是對一個企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的記錄和反映。通過會計檔案可以了解企業(yè)業(yè)務(wù)信息，可以檢查企業(yè)的遵紀(jì)守法行為，還可以為上級乃至國家制定決策提供參考等。會計檔案管理是一項系統(tǒng)性工作，需要企業(yè)在發(fā)展中不斷更新、不斷完善，只有充分認(rèn)識會計檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要地位和作用，加強監(jiān)管，規(guī)范管理，提高從業(yè)人員的素質(zhì)，才能保證為信息使用者提供高質(zhì)量的資料。
自我國改革開放以來，作為基礎(chǔ)建設(shè)的重要物資水泥已面臨嚴(yán)重的產(chǎn)能過剩問題，水泥市場的需求增長比不上產(chǎn)能的增長速度。水泥制造企業(yè)面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。由于水泥的差異性小，價格競爭就成了水泥制造企業(yè)之間最主要的競爭手段。大型水泥企業(yè)由于資金雄厚，可以通過采用先進(jìn)技術(shù)，提高產(chǎn)品質(zhì)量，降低生產(chǎn)成本的方式來參與市場競爭。不幸的是，許多中小型水泥制造企業(yè)沒有那么多的資金力量可以進(jìn)行技術(shù)革新，只能通過單純的降價來增加銷售，這容易導(dǎo)致惡性循環(huán)，并最終進(jìn)入破產(chǎn)、倒閉的境地。筆者認(rèn)為，水泥制造企業(yè)不僅要在產(chǎn)品生產(chǎn)上加大投入，提高產(chǎn)品質(zhì)量，更應(yīng)從企業(yè)內(nèi)部著手，完善檔案管理工作，切實提高企業(yè)核心競爭力。
一、水泥制造企業(yè)檔案管理存在的問題
目前，有的水泥制造企業(yè)檔案管理工作已不能適應(yīng)新時期檔案管理工作的要求，這主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）檔案管理體制不健全，制度不完善
雖然，大多數(shù)的企業(yè)已使用計算機(jī)管理方式進(jìn)行檔案工作，但還只是處于初級階段，只停留在索引和目錄的管理上。缺乏全面的檔案管理制度，檔案管理工作的隨意性比較大，許多檔案管理工作無章可循。
（二）觀念落后
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案的真正價值，對檔案工作在水泥制造企業(yè)的發(fā)展過程中所起的作用缺少必要的認(rèn)識，通常認(rèn)為，檔案室只是存放一些原始資料的場所。往往忽視檔案的管理工作，把主要精力都用在了產(chǎn)品的研發(fā)和市場的把握上。
（三）檔案文件不全
在接受檔案的過程中，往往接受的文件不全面，遺漏一些重要文件的歸檔。在收集資料的過程中，由于專業(yè)知識的匱乏，整理和歸檔工作經(jīng)常出現(xiàn)紕漏，這對檔案管理工作的嚴(yán)密性產(chǎn)生了極大的影響。
（四）檔案管理工作滯后
⒈檔案編制形式和內(nèi)容單一。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案內(nèi)容的載體形式應(yīng)更趨向于多元化，各類檔案的信息收集不全面，使得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策層，無法利用檔案信息進(jìn)行戰(zhàn)略決策，從而使得檔案沒有產(chǎn)生其應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益。
⒉檔案編制成果檔次低，以一次性編制為主。只追求編制成果的數(shù)量，卻不重視編制成果的質(zhì)量，往往與實際相脫節(jié)。
⒊檔案管理人員素質(zhì)普遍較低、人數(shù)少。在實際的檔案管理工作中，檔案編制效率低下，究其原因主要是檔案編制人員整體素質(zhì)偏低，而他們的工作量又相對較大，所以給檔案管理工作帶來了較大的困難，嚴(yán)重影響了企業(yè)的檔案管理的效率。
（五）缺乏檔案管理專才
信息化社會的到來，需要一批既懂得檔案管理專業(yè)知識，又懂得水泥行業(yè)專業(yè)知識，還懂得信息技術(shù)的檔案管理專才。目前，許多水泥制造企業(yè)的檔案管理人員還不具備這類的復(fù)合型人才，他們的知識結(jié)構(gòu)需要進(jìn)一步的提高，企業(yè)要為這一類人員提供必要的培訓(xùn)，使他們能夠跟上檔案管理專業(yè)快速發(fā)展的步伐，為企業(yè)的發(fā)展提供更有效的支撐。
二、水泥制造企業(yè)檔案管理對策
針對上述的問題，如果不引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，并加以解決，將會影響企業(yè)在水泥行業(yè)的核心競爭力和可持續(xù)性發(fā)展。因此，筆者認(rèn)為，必須從以下幾方面采取相應(yīng)的對策來解決水泥制造企業(yè)檔案管理中存在的問題。
（一）完善企業(yè)檔案管理體制，嚴(yán)格按檔案管理制度執(zhí)行
要做好檔案管理工作，就必須完善其體制建設(shè)。檔案管理工作應(yīng)引入合理的競爭激勵機(jī)制，有效改變檔案管理工作者目前不思進(jìn)取、滿足于現(xiàn)狀的局面。競爭機(jī)制能使檔案工作人員有危機(jī)感，優(yōu)勝劣汰，工作效率低下，堅決予以解聘。從而能夠有效激發(fā)工作人員的工作激情，發(fā)揮其個人潛力，更好的投身工作。
還必須制定詳細(xì)的管理制度，并嚴(yán)格按管理制度執(zhí)行。對檔案管理工作人員明確其職責(zé)，評價其工作表現(xiàn)，以月度考核、季度考核和年終考核相結(jié)合，實行獎懲制度。從而調(diào)動全體檔案管理工作人員工作的積極性，規(guī)范其工作。
（二）更新傳統(tǒng)觀念，重視企業(yè)檔案管理工作
水泥制造企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)日常工作中非常重要的一個組成部分，對于企業(yè)的發(fā)展有著極其重要的作用。檔案不僅能為企業(yè)提供決策支持，還能為企業(yè)的人力資源管理提供幫助。檔案就是歷史經(jīng)驗，就是企業(yè)的資料寶藏。對企業(yè)員工應(yīng)加強宣傳力度，增強他們的檔案意識，使他們認(rèn)識到檔案的寶貴性，才能重視檔案管理工作。
（三）合理劃分檔案文件，確保歸檔文件完整、齊全
現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)已經(jīng)全面應(yīng)用于檔案管理工作。使用計算機(jī)輔助檔案管理工作可以有效提高檔案查閱速度，大大節(jié)省傳統(tǒng)方式的手工操作所花費的時間。如采用條形碼來代替檔案號，既快捷，又可靠。不會由于檔案管理工作人員的粗心或誤判而導(dǎo)致檔案文件的缺失。使用計算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理工作，可以真正的做到事半功倍。
（四）檔案管理工作創(chuàng)新，全面提升檔案管理工作質(zhì)量
企業(yè)要發(fā)展，要做大做強，企業(yè)的檔案管理工作水平應(yīng)該能跟得上企業(yè)的發(fā)展速度。這就要求提高企業(yè)所有人員的有關(guān)檔案的業(yè)務(wù)知識。要對全企業(yè)職工進(jìn)行必要的培訓(xùn)，為他們講解檔案的基礎(chǔ)知識。檔案管理工作人員還應(yīng)明確自身的責(zé)任意識，對檔案信息的保密工作，建立更為合理的管理方法和規(guī)章制度。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層，要舍得投入資金，加強檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案管理工作人員更好的工作提供有力的支撐。
（五）加強企業(yè)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其綜合素質(zhì)
檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，需要一批專業(yè)知識過硬、積極進(jìn)取、勇于挑戰(zhàn)、具有創(chuàng)新能力的人才。加強培養(yǎng)和造就一批綜合素質(zhì)高的企業(yè)檔案管理人員的重要性，已經(jīng)越來越引起企業(yè)界的重視。企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)效，離不開高素質(zhì)的專業(yè)管理人才，而高素質(zhì)的專業(yè)管理人才，不僅需要他們具有較高的學(xué)歷背景，還需要他們在工作中不斷的成長。這就需要企業(yè)重視對這批人員的培訓(xùn)工作，使他們不斷的學(xué)習(xí)，不斷的成長。作為檔案管理工作人員自身也要適時轉(zhuǎn)變觀念，走出辦公室，和企業(yè)不同崗位的人員充分溝通交流，熟悉企業(yè)的各個組成部分。只有這樣，才能更好的實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。
摘要：油田開發(fā)檔案在油田開發(fā)生產(chǎn)建設(shè)中起著重要作用。目前油田開發(fā)檔案在管理工作中存在著自動化水平不高、收集整理不規(guī)范、管理和深度、幅度不夠，生態(tài)環(huán)境差等問題。要加強檔案的收集和整理、整合檔案資源、加強生態(tài)環(huán)境建設(shè)，電子檔案與紙質(zhì)檔案共存，加強檔案人員隊伍建設(shè)，提高檔案整體管理水平，使檔案工作在油田開發(fā)生產(chǎn)建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。
關(guān)鍵詞：油田檔案 管理水平 提高
油田企業(yè)檔案是油田開發(fā)生產(chǎn)、經(jīng)營活動的原始記錄和重要憑證，是實現(xiàn)油田企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要組成部分，是油田企業(yè)管理的重要內(nèi)容，是油田企業(yè)強化基礎(chǔ)管理、提高企業(yè)競爭力、維護(hù)自身權(quán)益的原始依據(jù)，也是維持油田企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營活動必不可缺的部分。自油田開發(fā)以來，雖然各級、各層領(lǐng)導(dǎo)給予油田開發(fā)檔案一定的重視，油田開發(fā)檔案也初具規(guī)模，現(xiàn)代化管理水平不斷提高，但在具體工作中仍有不少問題需要改進(jìn)和加強，本文通過對油田開發(fā)企業(yè)檔案管理目前存在問題進(jìn)行分析，提出一些見解和認(rèn)識，使油田開發(fā)企業(yè)檔案管理更加規(guī)范和科學(xué)，以便更好地為油田生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)。
一、目前油田開發(fā)企業(yè)檔案管理中的主要問題
1．檔案管理的自動化水平不高。提高檔案管理的自動化水平喊了多年，但目前還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到網(wǎng)絡(luò)化管理的需要。大部分檔案室僅幾臺微機(jī)，手工檢索和錄入等主要工作方式。
2．檔案收集不規(guī)范。在檔案收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，有時出現(xiàn)檔案員逐個跑各個部門和科室，有的以忙推脫，檔案歸檔不及時，有些重要檔案，由于檔案人員不可能參與每一項企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，導(dǎo)致重要檔案不能及時歸檔現(xiàn)象，時間一長，甚至有丟失的可能。特別是目前人員調(diào)動頻繁，調(diào)動人員總是急著辦手續(xù)，檔案人員由于都是熟人關(guān)系，只要簽了字，馬上讓其辦理調(diào)動手續(xù)，而實際上該調(diào)動人員手里可能還有重要的檔案還沒有歸檔上交。
3．檔案綜合管理力度不夠。油田開發(fā)企業(yè)的廠處級單位的檔案室，只是廠行政辦下面的一個班組，廠級由總工程師主管(有些由主管科技的副廠長主管)，廠辦主任、或總工程師由于工作較忙，具體的檔案工作協(xié)調(diào)不可能直接管，而檔案室主任只是一個班組長的級別，與各個部溝通和協(xié)調(diào)困難較大。另外，勞資、組織等業(yè)務(wù)部門還專門設(shè)有檔案室，也給檔案綜合管理帶來了困難。
4．檔案整理不規(guī)范。在檔案整理過程中存在著類別不清、卷內(nèi)目錄與實際整理不相符等問題，特別是文書檔案中油田的生產(chǎn)經(jīng)營活動分為多個子系統(tǒng)，而基層或部分人員上交檔案出現(xiàn)子系統(tǒng)劃分不準(zhǔn)，造成查找一個文件或資料費很長時間。
5．檔案管理的深度和幅度有待加強。從深度上講，檔案管理人員對企業(yè)重大生產(chǎn)經(jīng)營活動不掌握信息，生產(chǎn)業(yè)務(wù)不熟，導(dǎo)致檔案利用和收集的困難；從幅度上講，目前檔案室缺乏聲像檔案管理，這一塊目前在宣傳部門，這也給加強科學(xué)管理帶來了難度。
6．檔案人員素質(zhì)有待加強。都認(rèn)為檔案室是一個工作輕松部門，沒有過多的從人員技術(shù)素質(zhì)上考慮過進(jìn)人。人員知識結(jié)構(gòu)老化，培訓(xùn)流于形式，也影響了檔案管理水平的提高。
7．檔案工作的生態(tài)環(huán)境問題。檔案存放環(huán)境不理想，以第一采油廠為例，目前的檔案室是油田開發(fā)會戰(zhàn)初期建造的辦公樓改作檔案室，房屋陳舊，樓板多處裂縫，經(jīng)多次鑒定，已達(dá)不到檔案存放的要求，而且與其他單位合用辦公，不符合檔案保密的要求。檔案工作人員的生態(tài)環(huán)境問題：檔案工作人員待遇低，績效工資是全廠最低的，節(jié)假日無加班工資，沒有與生產(chǎn)科技人員享受同等待遇。
二、措施和建議
1．規(guī)范公文制作。公文制作是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)和前提。一是公文用紙質(zhì)量要好，幅度尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定和油田總公司的要求；二是排版形式為橫排，左側(cè)裝訂；三是注意檢查公文制作是否履行了簽發(fā)手續(xù)；四是公文字跡要清晰；五是公文引文文種要合理，用字要規(guī)范。
2．加強檔案的收集和一是檔案人員要主動深入到各部門，主動收集需要存檔的各種檔案資料、信息；二是加強對各業(yè)務(wù)部門檔案人員的檔案意識教育；三是擴(kuò)大資料的存檔范圍；四是檔案工作人員要參加廠部召開的各種生產(chǎn)經(jīng)營會議，掌握生產(chǎn)經(jīng)營動態(tài)，及時催促該歸檔的資料一定要歸檔；五是嚴(yán)格獎懲，對于在人事調(diào)動過程中丟失資料的要凍結(jié)調(diào)動手續(xù)，追究有關(guān)人員的責(zé)任。
3．整合檔案資源，加強綜合管理。一是提高檔案室的級別，配備專職的科級以上干部去管理檔案工作；二是把組織、勞資等分散至各業(yè)務(wù)部門的檔案室，統(tǒng)一規(guī)劃到檔案室管理；三是重新建聲像檔案，把宣傳科錄、照相工作劃歸檔案室。
4．加強檔案工作的生態(tài)環(huán)境建設(shè)。一是對現(xiàn)有的檔案設(shè)施進(jìn)行評估分析，不符合檔案存放標(biāo)準(zhǔn)的，向上級主管部門匯報，盡快統(tǒng)一整改；二是提高檔案工作人員的待遇，績效工資與機(jī)關(guān)科室享受同等待遇，節(jié)日加班與一線生產(chǎn)人員享受同等待遇，技術(shù)職稱評定與地質(zhì)、工程管理、政工等類別人員享受同等待遇。
5．電子檔案與紙質(zhì)檔案共存。設(shè)計電子檔案的操作細(xì)則達(dá)到快捷查閱的目的，新歸檔的檔案，適用于電子檔案的用電子檔案的方法歸檔，不適用于電子檔案的用紙質(zhì)檔案歸檔，以前的舊檔案，只建立檢索目錄電子檔案，以盡快實現(xiàn)與檔案管理現(xiàn)代化接軌。
6．進(jìn)一步加強檔案隊伍建設(shè)。加強檔案人員的培訓(xùn)工作，不光要提高檔案室人員的技術(shù)素質(zhì)，還要提高基層檔案人員的技術(shù)素質(zhì)，培訓(xùn)要有針對性，要結(jié)合具體的案例，豐富檔案管理人員的知識，不光要學(xué)習(xí)檔案知識，還要學(xué)習(xí)油田開發(fā)的其他門類的知識，以提高檔案管理人員收集、整理、編目、檢索、錄入、查找的工作能力；要提高檔案管理人員的工作責(zé)任心，在檔案管理人員的待遇沒有按照個人的意愿落實之前，該加班的要加班，節(jié)假日要保證有值班人員，保證手機(jī)暢通，以解決節(jié)假日資料檔案查閱的需要。
總之，在新的歷史時期，檔案工作肩負(fù)著服務(wù)生產(chǎn)，提高油田企業(yè)管理水平的重任，各級領(lǐng)導(dǎo)，全體檔案管理人員必須以高度的主人翁責(zé)任感重視檔案工作．做好檔案工作，重新審視檔案工作，使檔案工作在油田開發(fā)生產(chǎn)建設(shè)過程中發(fā)揮更大的作用。
根據(jù)計算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：
一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)階段
現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（mis?的建立，什么是mis，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機(jī)輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機(jī)實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機(jī)技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計。
總之，在計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國cad應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機(jī)輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》?試行稿?國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進(jìn)行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院?中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院?召開了cad電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”?？梢?，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。
關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》?gb／t17678－1999?把電子文件解釋為能被計算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。機(jī)讀文件?僅指計算機(jī)識別的文件?最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認(rèn)識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機(jī)讀文件的主要特點。在這一階段，計算機(jī)讀出的文件不是由計算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用cims的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。
綜上可見，從機(jī)讀文件到電子文件概念的發(fā)展演變，體現(xiàn)著管理信息和科技信息、現(xiàn)行信息和歷史信息、動態(tài)信息和固態(tài)信息的高度集合。
需要指出的是：上三個階段的劃分，并不是依次替代關(guān)系。由于在任何一個企業(yè)，尤其是大型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)，在現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用上很難一步到位，所以在企業(yè)中，三個階段，或者其中的兩個階段往往是長期并存的。但可以肯定地說：隨著以計算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及企業(yè)運用計算機(jī)技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問題的迫切需要，將使得企業(yè)利用計算機(jī)技術(shù)輔助各類作業(yè)過程成為必然與可能。據(jù)有關(guān)調(diào)查，在1998年，500家國有工業(yè)企業(yè)中已有88％的企業(yè)采用了計算機(jī)進(jìn)行信息處理，50?2％企業(yè)的建成了與國家或省級信息中心聯(lián)網(wǎng)的信息系統(tǒng)。
企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營管理和產(chǎn)品開發(fā)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：
一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)階段
現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（mis?的建立，什么是mis，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機(jī)輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機(jī)實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機(jī)技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計。
總之，在計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國cad應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機(jī)輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》?試行稿?國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進(jìn)行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院?中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院?召開了cad電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”?？梢姡嘘P(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。
關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》?gb／t17678－1999?把電子文件解釋為能被計算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。
機(jī)讀文件?僅指計算機(jī)識別的文件?最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認(rèn)識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機(jī)讀文件的主要特點。在這一階段，計算機(jī)讀出的文件不是由計算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用cims的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。
綜上可見，從機(jī)讀文件到電子文件概念的發(fā)展演變，體現(xiàn)著管理信息和科技信息、現(xiàn)行信息和歷史信息、動態(tài)信息和固態(tài)信息的高度集合。
需要指出的是：上三個階段的劃分，并不是依次替代關(guān)系。由于在任何一個企業(yè)，尤其是大型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)，在現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用上很難一步到位，所以在企業(yè)中，三個階段，或者其中的兩個階段往往是長期并存的。但可以肯定地說：隨著以計算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及企業(yè)運用計算機(jī)技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問題的迫切需要，將使得企業(yè)利用計算機(jī)技術(shù)輔助各類作業(yè)過程成為必然與可能。據(jù)有關(guān)調(diào)查，在1998年，500家國有工業(yè)企業(yè)中已有88％的企業(yè)采用了計算機(jī)進(jìn)行信息處理，50?2％企業(yè)的建成了與國家或省級信息中心聯(lián)網(wǎng)的信息系統(tǒng)。⑩顯然，電子文件階段將是21世紀(jì)現(xiàn)代企業(yè)文獻(xiàn)信息管理的發(fā)展方向與必然趨勢。筆者將另作文闡述企業(yè)電子文件管理系統(tǒng)運作的有關(guān)問題。
檔案管理工作是企業(yè)管理的重要部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)企業(yè)持續(xù)發(fā)展，還原企業(yè)歷史發(fā)展的一項重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理是衡量企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。作為一名從事檔案管理的工作人員，筆者感到：
一、只有規(guī)范企業(yè)檔案管理，才能促進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展
隨著企業(yè)的發(fā)展，規(guī)范檔案管理是一個企業(yè)在發(fā)展過程中管理工作的重要標(biāo)志。企業(yè)檔案管理工作做好了，即可以為企業(yè)管理者及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，又可以有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)知企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各方進(jìn)行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。衡量一個企業(yè)檔案管理工作規(guī)范與否筆者以為主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案管理是否與企業(yè)發(fā)展相匹配；二是企業(yè)檔案管理是否有規(guī)可循；三是企業(yè)檔案收集是否完整；四是企業(yè)檔案管理的利用是否富有成效。
企業(yè)檔案管理規(guī)范化是建立在企業(yè)良性發(fā)展基礎(chǔ)之上的，也是企業(yè)在整個發(fā)展過程中管理工作的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案管理內(nèi)容覆蓋面廣，管理工作繁瑣，不規(guī)范的管理會導(dǎo)致檔案管理雜亂無章。檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)有三點：一是部分企業(yè)缺乏對檔案管理工作重要性的足夠認(rèn)識，財力、人力投入不足；二是檔案收集不規(guī)范，有的企業(yè)在檔案收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；三是有的企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)不高造成檔案整理不規(guī)范，特別是在立卷過程中，有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符等等。諸如此類現(xiàn)象，給規(guī)范檔案管理工作帶來消極影響，給決策者提供不完備的信息，這樣給企業(yè)的發(fā)展造成嚴(yán)重后果。因此只有使企業(yè)檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化，才能為企業(yè)決策者提供強有力的決策依據(jù)，才能為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供強有力的保障。
二、企業(yè)檔案的規(guī)范化管理必須做到以下幾點
1．要依據(jù)國家的檔案法規(guī)，建立起企業(yè)檔案科學(xué)、合理的收集、整理、立卷和科學(xué)歸檔制度并在企業(yè)內(nèi)建立完善的企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，制定專業(yè)檔案人員的崗位職責(zé)，實行檔案管理與各項管理工作同步進(jìn)行，即在企業(yè)驗收各項管理工作的同時，驗收檔案管理工作。
2．現(xiàn)在大部分企業(yè)都配有專職的檔案管理人員，這就要求企業(yè)管理者在配備檔案管理人員時，一定要配備有高度事業(yè)心、責(zé)任感的員工擔(dān)當(dāng)，檔案管理者一定要不斷提高自身專業(yè)水平，大力開發(fā)檔案管理信息資源，為企業(yè)持續(xù)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
3.企業(yè)檔案管理者要根據(jù)企業(yè)發(fā)展情況開發(fā)和利用檔案信息，編制多種檢索工具，使企業(yè)檔案工作的價值得以實現(xiàn)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也要對檔案管理工作給予重視，要加大投入，采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，配置現(xiàn)代的管理設(shè)備，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
總之，只有加強企業(yè)檔案管理規(guī)范化，解決企業(yè)檔案管理中存在的問題，不斷提高檔案管理水平，才能適應(yīng)企業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要。
企業(yè)人事檔案記錄著職工錄用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔、任用、業(yè)務(wù)技能、工作表現(xiàn)以及工作變動等過程中形成的信息資料，是企業(yè)發(fā)展和職工活動的真實記錄，是國家檔案的重要組成部分。因此，管理好企業(yè)的人事檔案具有，具有重要的歷史意義和現(xiàn)實意義。但是在目前，四平市的部分企業(yè)沒有建立規(guī)范的職工檔案，職工合法權(quán)益得不到保障。四平現(xiàn)有民營企業(yè)、外資企業(yè)達(dá)500多家，由于多種原因，近一半的企業(yè)沒有建立人事檔案，新進(jìn)職工與離職職工沒有記載，職工技術(shù)職稱及技能不能確定，因沒有文字記錄，也就沒有企業(yè)來管理，養(yǎng)老醫(yī)療等應(yīng)享受的待遇使職工不能享受；還有一些企業(yè)職工檔案資料收集不全。有四個方面的原因：一是企業(yè)在招用職工時，沒有立即為其建立檔案，故沒有招工登記表等資料。二是企業(yè)雖然建立了職工檔案，但沒有把職工的定級表、勞動技能鑒定表等資料歸檔，至使不少個人資料遺漏遺失。三是國有、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）企業(yè)改制后，不與職工簽定勞動合同，對辭退的老職工也沒有終止或解除合同，致使檔案中沒有《勞動合同書》或《解除勞動合同證明書》。四是企業(yè)對職工檔案管理混亂，造成職工檔案遺漏遺失嚴(yán)重。
一、當(dāng)前我市企業(yè)人事檔案管理中存在的主要問題
（一）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，在我們四平市雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的企業(yè)人事檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉人事檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。
（二）檔案管理不夠規(guī)范。目前，在四平市部分企業(yè)單位普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號不規(guī)范；第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范；第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄；第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。
（三）現(xiàn)行檔案管理體制與經(jīng)濟(jì)發(fā)展不相適應(yīng)。我們四平市企業(yè)職工檔案由多個部門管理，部門分工交叉重迭。如當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行臋n案室管理當(dāng)?shù)?、外地大中專畢業(yè)生職工檔案，企業(yè)人事部門管理著固定工身份、合同制身份和臨時身份的職工檔案。這種管理方式，有悖于企業(yè)實行的全員勞動合同制，給企業(yè)的職工管理帶來諸多麻煩，不利于維護(hù)職工個人利益和勞動力合理有序流動。企業(yè)改制后，沒有了上級主管部門，企業(yè)對檔案管理的重視程度逐漸減弱，職工檔案或有或無的責(zé)任問題無部門追究。對已建好的職工檔案，因人員變動等原因得不到妥善保管而丟失，職工在調(diào)動工作時找不著檔案或把檔案長期存放在個人手里的現(xiàn)象也很多。部分企業(yè)為達(dá)到控制職工的目的，扣押職工檔案，使調(diào)離的職工辦不成調(diào)動手續(xù)，造成人走多年，檔案還在原單位的情況。這些問題的出現(xiàn)，影響了職工檔案管理的規(guī)范和安全，同時也侵害了職工的個人利益。
（四）檔案保管條件太差，影響了檔案的安全。檔案管理的軟硬件建設(shè)配備較差，檔案室達(dá)不到安全保管要求。檔案管理人員也是得過且過，責(zé)任意識不強，檔案業(yè)務(wù)不熟悉，年復(fù)一年，檔案管理形成了惡性循環(huán)，出現(xiàn)了檔案越管越差，越管越少的現(xiàn)象。
三、職工檔案規(guī)范化管理的有效措施
（一）建立與社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的現(xiàn)代職工管理體制。管理方式應(yīng)適應(yīng)企業(yè)發(fā)展和勞動力市場發(fā)展需要，企業(yè)職工檔案由現(xiàn)在的多級分散管理要逐步過渡為集中統(tǒng)一管理，有條件的企業(yè)獨立管理職工檔案，條件不具備的企業(yè)可以讓地方勞動人事服務(wù)中心代為管理。養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、生育保險、醫(yī)療保險等檔案也可以由地方勞動人事服務(wù)中心代為管理，這樣既能有效地保障了職工的個人利益，方便了企業(yè)對職工或職工檔案的管理，避免不利于職工檔案保管和利用等現(xiàn)象的發(fā)生，積極發(fā)揮勞動保障部門的服務(wù)職能，提高了辦事效率。
（二）加強企業(yè)職工檔案管理，實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，確保企業(yè)職員的合法權(quán)益得到保障。為了地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展，為了企業(yè)職工檔案規(guī)范化的管理，筆者建議地方檔案行政部門、勞動人事保障部門應(yīng)從實際出發(fā)，是否聯(lián)合制定一個企業(yè)職工檔案管理的規(guī)定或?qū)嵤┮庖?，不論企業(yè)規(guī)模的大小，都必須建立統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的職工檔案管理體系，有條件的企業(yè)可以進(jìn)行檔案信息化的管理。每年要定期對轄屬企業(yè)進(jìn)行一次嚴(yán)格的職工檔案執(zhí)法抽查，對職工檔案達(dá)不到要求的，要根據(jù)《檔案法》的要求進(jìn)行相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。必須做到不手軟，不走過場，以法辦事。
大中專院校、技工學(xué)校畢業(yè)生畢業(yè)后，其檔案資料應(yīng)統(tǒng)一移交所在地勞動人事檔案服務(wù)中心檔案室實行綜合管理。當(dāng)大中專院校、技工學(xué)校畢業(yè)生到企業(yè)工作后，勞動人事服務(wù)中心檔案室可根據(jù)企業(yè)自身管理情況，逐步地將職工檔案移交企業(yè)管理或繼續(xù)由勞動人事服務(wù)中心檔案室負(fù)責(zé)保管。
（三）對于職工流動的檔案管理。筆者認(rèn)為，檔案的移交保管方式有二種：一是職工與原單位解除或終止勞動合同后又到新單位工作的，若新單位具有檔案管理條件的，可以把檔案移交到新的單位管理，也可把檔案移交地方勞動人事服務(wù)中心檔案室保管。二是職工與原單位解除或終止勞動合同后，又重新就業(yè)的，若新單位沒有檔案管理條件，則應(yīng)把檔案移交到勞動人事服務(wù)中心檔案室。
嚴(yán)禁涂改或遺漏遺失檔案。企業(yè)或勞動人事服務(wù)中心檔案室，當(dāng)發(fā)生涂改或遺漏遺失檔案資料時，要及時報告當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門或上級主管部門，應(yīng)及時采取補救措施，到有關(guān)部門補辦有關(guān)資料，并追究有關(guān)部門或當(dāng)事人的責(zé)任。
（四）依法治檔，加大對企業(yè)職工檔案的管理力度。地方檔案行政部門要突出抓好對企業(yè)依法治檔的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，力求在檔案法制建設(shè)上有新的進(jìn)展。依法治檔是促進(jìn)企業(yè)職工檔案全面、規(guī)范的根本保證。地方檔案行政部門要行使行政執(zhí)法能力，提早介入企業(yè)職工檔案的規(guī)范化管理進(jìn)程，完善檔案執(zhí)法監(jiān)督機(jī)制，推進(jìn)依法治檔水平。要加大對企業(yè)檔案法規(guī)的宣傳教育，著重提高全社會特別是各級企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的檔案法制意識，在企業(yè)職工建檔問題上，地方檔案行政部門一定要按照《檔案法》的要求，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)法，嚴(yán)格監(jiān)督，不當(dāng)老好人，不去應(yīng)付或有差不多就行的意識，更不能把《檔案法》當(dāng)作一種軟法去執(zhí)行。
1.前言
檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務(wù)能力的必然選擇。加強檔案管理信息化建設(shè)是檔案工作的重中之重，是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)，是做好檔案工作的關(guān)鍵。
2.我國企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
2.1檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展概況
20 世紀(jì)90 年代中期以來，中國企業(yè)的信息化進(jìn)程不斷加快，各種各樣的信息系統(tǒng)紛紛建成、運行。企業(yè)開始建立使用辦公自動化（oa）系統(tǒng)、erp 系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等。信息化建設(shè)使得企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動過程中形成的實體文件越來越少，取而代之的是電子文件。而傳統(tǒng)的檔案實體管理模式無法有效地收集、管理易逝的、流動的和脆弱的電子文件。許多企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)和人員面對電子文件的涌現(xiàn)，沒有及時應(yīng)對，結(jié)果造成大量的檔案資源流失。曾經(jīng)發(fā)生企業(yè)員工離職時隨意拷貝甚至刻意刪除公司電腦中的電子文件的惡性事故。
2.2檔案管理信息化模式實效不高
一些企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)和人員面對信息化浪潮，也開始積極行動起來，他們一方面脫機(jī)或聯(lián)機(jī)接收電子文件進(jìn)館保存，另一方面對實體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。然后，借助檔案管理系統(tǒng)提供檔案信息的網(wǎng)絡(luò)檢索或瀏覽。但是，不少企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)只是盲目地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，缺乏先進(jìn)的思想理念作為指導(dǎo)，對檔案信息化建設(shè)的根本目的沒有深刻的認(rèn)識，重藏輕用，重視檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)而忽視檔案信息資源的開發(fā)利用，結(jié)果導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)效益低下。
2.3檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范工作不足
早在1971 年國際上就開始探討電子檔案的管理模式，然而中國檔案界直至1996 年第十三屆國際檔案大會在北京召開之后，才開始關(guān)注電子文件管理理論。有效的電子文件管理實踐則更晚。檔案信息管理工作標(biāo)準(zhǔn)尚不完善，這制約了企業(yè)檔案信息工作的進(jìn)程。
2.4檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
檔案信息電子化就需要現(xiàn)代化的人才，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)的技術(shù)，不能只滿足于計算機(jī)簡單操作。
2.5企業(yè)歸檔方式的現(xiàn)狀
2001年1月1日施行的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：公文發(fā)文處理應(yīng)遵循草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序；收文處理應(yīng)遵循簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。這能系統(tǒng)地體現(xiàn)檔案工作流程，但是隨著政務(wù)信息化建設(shè)步伐的加快，電子郵件等形式的無紙公文使得網(wǎng)上辦公變成現(xiàn)實，如果運用網(wǎng)上辦公，一個文件可同時發(fā)送多個主送單位，一個單位也可以接收各級部門的電子文件。這樣，《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》所規(guī)定的收文與發(fā)文程序?qū)l(fā)生變化，公文處理更為直接快捷。收文中的簽收、登記程序，發(fā)文中的繕印、用印以及分發(fā)程序?qū)⒂涉I盤和鼠標(biāo)來完成。以傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料為載體的檔案工作要應(yīng)對多樣化的文書工作，必將由單一的歸檔方式向多樣化轉(zhuǎn)變。
3.加強企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)
3.1加強企業(yè)檔案管理信息化的益處
1．大多數(shù)基層檔案室，計算機(jī)的應(yīng)用單一，有的僅用于檔案目錄的錄入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。檔案信息化就可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計算機(jī)的潛能，提高利用率。
2．檔案信息化管理使利用者可直接利用機(jī)讀文件的檔案，縮短了二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。
3．檔案信息化，是一次投入，多次產(chǎn)出的，這樣改變了信息加工受經(jīng)費限制的局面。
4．檔案信息化，信息成果可進(jìn)行多份拷貝，這樣就拓寬了服務(wù)范圍，擴(kuò)大了社會影響。
5．檔案信息化有效減少了紙質(zhì)檔案保管時所遇到的庫房面積的壓力。
3.2加強企業(yè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
針對企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理問題現(xiàn)狀，企業(yè)的檔案管理應(yīng)建立更為高效而有序的檔案管理模式，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和計算機(jī)技術(shù)的提高以及企業(yè)現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的新型高效企業(yè)管理模式，企業(yè)應(yīng)建立擔(dān)綱管理的信息化模式，從而為企業(yè)的檔案管理建立更為有效的管理模式。
3.3實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的電子化和信息化
企業(yè)的信息化的檔案管理應(yīng)在建立了信息化建設(shè)的基本設(shè)備的基礎(chǔ)之上實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化和信息化，實際上檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)建立了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的管理平臺。信息化的檔案管理建設(shè)建立和電子化的企業(yè)檔案，通過計算機(jī)技術(shù)的使用實現(xiàn)了對傳統(tǒng)檔案文件信息載體的轉(zhuǎn)換、實現(xiàn)了企業(yè)檔案的收集整體、篩選加工，從而建立了電子化的檔案形式，方便人們的使用。
3.4實現(xiàn)企業(yè)信息檔案的網(wǎng)絡(luò)化
企業(yè)傳統(tǒng)檔案在建立了電子化和信息化的管理模式后還應(yīng)建立企業(yè)檔案的共享和利用網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)企業(yè)傳統(tǒng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化和共享化，提高企業(yè)檔案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企業(yè)還可建立電子檔案的數(shù)據(jù)庫，即企業(yè)檔案庫，通過互聯(lián)網(wǎng)的實現(xiàn)了檔案的共享。當(dāng)前企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)沒有建立統(tǒng)一的信息管理和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和共享模式，其共享性和服務(wù)性較差，難以適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理的需要?，F(xiàn)代企業(yè)應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)化和共享化的企業(yè)電子檔案，提供電子檔案的管理和共享模式，從更大程度上減少了電子檔案的重復(fù)建設(shè)，從而建立高效的企業(yè)檔案管理模式。
3.5要樹立文檔一體化意識
我們認(rèn)為文檔一體化的實質(zhì)是：把現(xiàn)代文秘工作和檔案工作從組織制度到具體程序交融在一起，加強對文本管理的超前控制，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。檔案是人們社會實踐的歷史記錄與憑證。文書工作是檔案工作的源頭，搞好檔案工作必須從文書工作抓起。文檔一體化的基礎(chǔ)性工作是文書工作，文書工作人員由于直接參與公文的收發(fā)，比較完整地把握工作流程，對于文件的歷史與現(xiàn)實價值有深刻認(rèn)識，文書工作人員必須具有較強的檔案意識，每一個文秘人員不僅僅只是為當(dāng)前工作服務(wù)，更要站在對歷史負(fù)責(zé)的高度，按文檔一體化的要求，強化文書工作即檔案工作的理念，在文書流轉(zhuǎn)的過程中及時保存、上繳各種文本。檔案工作人員也要經(jīng)常性對文書工作人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使其明確歸檔范圍。
4. 加強檔案管理體制的創(chuàng)新
4.1檔案管理機(jī)制創(chuàng)新主要在于精簡
任何企業(yè)，精干是必然趨勢，企業(yè)檔案管理也要跟上企業(yè)管理的腳步，檔案管理的方法要創(chuàng)新，要擴(kuò)大檔案工作的外延，深化檔案工作內(nèi)涵，將單一的檔案管理擴(kuò)大成信息集中的企業(yè)檔案管理。通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將各種信息資源集合，形成資源共享，使檔案管理成為一個集團(tuán)化的信息綜合體，這樣才能高效率、自主地、靈活地進(jìn)行檔案管理。
4.2檔案管理的機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效
企業(yè)就是要創(chuàng)利潤，無論經(jīng)濟(jì)體制改革、轉(zhuǎn)換機(jī)制，都是為了經(jīng)濟(jì)利益和社會效益。檔案管理也應(yīng)該是以此為目標(biāo)的，從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換，提高辦事效率, 讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的保障之一。
5.結(jié)語
總之，為了適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案工作可持續(xù)發(fā)展要求,各企業(yè)應(yīng)以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源開發(fā)為中心，以提高檔案利用率為目的，把檔案信息建設(shè)納入到公司信息化建設(shè)的總格局，把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理工作中，為公司檔案信息管理工作全面實現(xiàn)自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化開辟了更加廣闊的道路和美好的前景。
1、檔案概述
檔案是載體與文字、圖表、信息、聲像等內(nèi)容的結(jié)合物，是人類活動中形成的保存?zhèn)洳榈臍v史記錄，是人類知識和智慧的結(jié)晶，是人們通過長期的實踐活動不斷積累完善的產(chǎn)物,其對后來的各種實踐活動有著積極的借鑒和指導(dǎo)作用。檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。傳統(tǒng)檔案工作在企業(yè)只是記載歷史，無法促進(jìn)企業(yè)工作更有效益，但過去的檔案受傳統(tǒng)技術(shù)的束縛，致使檔案的本意無法實現(xiàn)。在企業(yè)檔案管理活動中,全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行有效采集、管理和提供利用服務(wù)，這才符合信息時代的檔案工作。
在企業(yè)實現(xiàn)計算機(jī)全程管理后，在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機(jī)器識別的代碼型（電子檔案），適時實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近傳遞交換和處理。由于電子化、信息化手段的應(yīng)用，檔案資料收集管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應(yīng)調(diào)整。現(xiàn)檔案資料大都可以進(jìn)行數(shù)字化處理，以磁盤、光盤、磁帶存貯，經(jīng)檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫房”，這樣能有效地解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的安全性及保存空間效大的問題。
2、檔案管理特點
企業(yè)檔案資料的來源分很多類:技術(shù)、人事、財務(wù)、管理等，需要大量人力物力去收集、整理分類。這既耗費大量的時間也需要大量的專業(yè)人才。隨著信息時代的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展，檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化。企業(yè)檔案材料可以由擬稿者直接分好類后寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改,形成后存貯到辦公信息中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享,使企業(yè)員工可以快速掌握知識，具備更強的工作能力。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，應(yīng)建設(shè)一個檔案信息資源豐富，現(xiàn)代化水平較高的檔案管理體系，形成包括企業(yè)生產(chǎn)、研發(fā)和市場等領(lǐng)域的信息應(yīng)用系統(tǒng)，促使企業(yè)工作質(zhì)量和效率水平得到提高,進(jìn)而取得利潤。在信息時代計算機(jī)管理過程中企業(yè)的檔案分類應(yīng)更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各方面的狀況，不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，運用辦公自動化系統(tǒng)對電子檔案進(jìn)行自由組合分類，這使分類將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。
傳統(tǒng)的企業(yè)檔案一般在重要設(shè)備開箱及重要建設(shè)項目、技術(shù)改造竣工驗收時對其檔案進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和接收，這使得檔案得不到及時地、實時地應(yīng)用，等整理完畢后，檔案已成為歷史，這樣就顯得有些滯后了。在信息時代的電子環(huán)境中，檔案就是知識資源，應(yīng)與設(shè)備開箱及重要建設(shè)項目、技術(shù)改造竣工驗收等各個環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進(jìn)行，規(guī)范化處理知識資源，并且創(chuàng)新，而企業(yè)內(nèi)外的知識與信息、決策方法大都是在企業(yè)檔案知識與信息中，必須提高信息密度和傳遞速度，將檔案數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，讓決策者們及時地得到它們，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)技術(shù)決策提供可靠的依據(jù)，那么決策的質(zhì)量就可以保障，效率也有了提高。
3、檔案管理“雙軌制”
檔案的原始記錄一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆簽名等，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。但在信息時代，由于電子檔案的使用，企業(yè)文件很難做到絕對保密，使得一些別有用心的人對電子檔案進(jìn)行篡改。在現(xiàn)在技術(shù)條件下，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照。企業(yè)檔案部門所管理的電子檔案還可采用以下方法來保證檔案的真實性、原始性：（1）應(yīng)當(dāng)是電子文件的原件與復(fù)制件，歸檔的電子檔案還應(yīng)當(dāng)區(qū)別出原件與復(fù)印件，檔案部門就當(dāng)將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維持電子文件的權(quán)威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎(chǔ)。（2）通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效益。
因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。信息化時代的檔案工作，應(yīng)以快速方便查閱滿足利用者對檔案信息的使用，企業(yè)的檔案部門可在企業(yè)內(nèi)部設(shè)局域網(wǎng)，以數(shù)字化的形式通過局域網(wǎng)為企業(yè)各業(yè)務(wù)部門和科技人員提供必要、及時、可靠的檔案信息，滿足企業(yè)內(nèi)部各部門和人員工作自動化過程對信息的需求，最大限度實現(xiàn)檔案信息共享，經(jīng)過系統(tǒng)內(nèi)部對檔案信息的準(zhǔn)確處理和加工，檔案人員根據(jù)企業(yè)員工權(quán)限在網(wǎng)上提供實時供閱服務(wù)，工作效率得到很大的提高，做到了準(zhǔn)確快捷，使檔案信息充分發(fā)揮了其在企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用，促進(jìn)了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動及科研活動。而且通過用戶與檔案信息的頻繁使用，其檔案意識會不斷增強，會充分認(rèn)可檔案人員的勞動，檔案的信息化發(fā)展會得到企業(yè)的不斷支持。
4、檔案管理的“反饋”
在檔案管理中，要積極注重“反饋”，反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。為了更深深層次開發(fā)檔案信息。通過反饋信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果，進(jìn)行分析研究，可以提高信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。例如，企業(yè)產(chǎn)品經(jīng)過用戶使用之后，能否適應(yīng)需要、哪些需要改進(jìn)等，這是檢驗企業(yè)為適應(yīng)市場需求而采取的改革措施是否成功的關(guān)鍵，也是對產(chǎn)品質(zhì)量作出的評價。通過對產(chǎn)品質(zhì)量的反饋材料進(jìn)行分析研究，在此基礎(chǔ)上，企業(yè)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)，評判產(chǎn)品，檢查企業(yè)產(chǎn)品改進(jìn)的目標(biāo)是否已達(dá)到、已經(jīng)做了些什么、還應(yīng)做些什么等，這對企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。
檔案工作是涉及到社會各個領(lǐng)域的基礎(chǔ)性工作,也是提供知識服務(wù)、滿足現(xiàn)實工作中信息資源的保障。飛速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)越來越多地應(yīng)用于檔案管理之中，采用信息技術(shù)不僅是提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平的手段,更是社會發(fā)展的必然趨勢。自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向，其檔案信息量也日益劇增,面對浩如煙海的企業(yè)信息資源,必須通過現(xiàn)代化手段快速獲得所需企業(yè)檔案資料，以應(yīng)付復(fù)雜多變的局面。檔案部門不能只按照自身的理解、思維和認(rèn)識去收集、整理、保管檔案和提供利用，必須以利用者滿意為目標(biāo)、以利用者的需要為原則來審視檔案管理的全過程，轉(zhuǎn)變服務(wù)意識，改變服務(wù)方式，以利用者為中心，借助現(xiàn)代信息化技術(shù)，為利用者提供智能化服務(wù)，滿足利用者的個性化需求。因而企業(yè)檔案工作就必須向信息化、電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展,以跟上時代和技術(shù)進(jìn)步的步伐，以提高檔案管理工作效率。
摘 要：電力檔案在電力事業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位，而電力檔案的管理又是電力企業(yè)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到電力企業(yè)能否贏得市場競爭的主動權(quán)。本文著重從電力企業(yè)檔案管理的重要性、存在的主要問題以及解決措施加以簡單闡述。
關(guān)鍵詞：電力企業(yè) 檔案管理 重要性 存在問題 解決措施
隨著社會的發(fā)展、科技的進(jìn)步，社會的各個領(lǐng)域都在不同程度的發(fā)生著變化。就拿電力行業(yè)來說，隨著電力體制改革和企業(yè)結(jié)構(gòu)的不斷調(diào)整，電力的生產(chǎn)和經(jīng)營正在逐步邁向一個全新的發(fā)展階段。相應(yīng)的，檔案的利用價值也逐漸被凸現(xiàn)出來。因此，如何高效的管理和利用寶貴的檔案資源，使之更好地為電力工業(yè)服務(wù)，已經(jīng)成為電力檔案工作的核心任務(wù)。
一、電力企業(yè)檔案管理的重要性
電力檔案在電力事業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位，而電力檔案的管理又是電力企業(yè)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到電力企業(yè)能否贏得市場競爭的主動權(quán)。所謂的電力企業(yè)檔案就是指電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的最原始記錄。它不僅真實的反應(yīng)了電力企業(yè)的發(fā)展歷程，而且還涵蓋了大量的科技資源和知識信息，進(jìn)而推動電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。這就要求電力部門以科技創(chuàng)新為理論基礎(chǔ)，扎住機(jī)遇，加快建設(shè)和完善電力企業(yè)的檔案管理工作，使其更好地適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的管理體制，保證電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。
二、我國目前電力企業(yè)檔案管理中存在的主要問題
1、電力企業(yè)的檔案管理得不到高層應(yīng)有的重視
很多電力企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)對電力檔案的管理認(rèn)識不到位，認(rèn)為它只是文字類的工作，和市場占有率、產(chǎn)品的質(zhì)量、售后服務(wù)比起來簡直是微不足道。正式由于高層領(lǐng)導(dǎo)的不重視，導(dǎo)致這些電力企業(yè)在檔案管理方面投入甚少，出現(xiàn)檔案室設(shè)施不全，保管條件和保管手段落后的情況。而由于缺乏完整的檔案材料所產(chǎn)生的直接后果就是無法為企業(yè)提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)。
2、電力企業(yè)的檔案管理缺乏專業(yè)部門和專業(yè)人員的負(fù)責(zé)
很多電力企業(yè)的檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，對檔案管理工作也是相當(dāng)?shù)哪吧?，認(rèn)為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對整個企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性。另外，相當(dāng)一部分的電力企業(yè)根本沒有設(shè)立獨立檔案管理部門，往往合并在其他部門之下，例如庫房兼做檔案室。這些行為將導(dǎo)致企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不一致。很多該保存的資料沒有得到保存，而大量沒有價值的資料倒是被長期保存了起來，不僅不能推動企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，還會在一定程度上增加企業(yè)的經(jīng)營成本。
3、電力企業(yè)檔案管理的理論研究滯后
在新形勢下，電力檔案的管理工作已經(jīng)成為了電力企業(yè)管理部門所面臨的新課題。但是從目前來看，關(guān)于這方面的理論研究和政策指導(dǎo)還是相對滯后的，沒有取得什么顯著的研究成果。因此，電力企業(yè)需要投入更多的人力、物力，專注于此項研究。那么應(yīng)該主要研究哪些問題呢？1）電力企業(yè)檔案的產(chǎn)權(quán)特征和法律地位問題。2）電力企業(yè)在產(chǎn)權(quán)變更后檔案的流向問題。3）國家、社會對有保存價值的檔案的鑒定問題。4）電力企業(yè)檔案在檔案資源建設(shè)中的地位和作用問題。這些問題的研究和解決其實都不是一蹴而就的，它需要通過檔案管理部門在實踐中逐步摸索，逐步解決。
4、電力企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)滯后
信息化是檔案管理工作的最終發(fā)展方向，也是提高檔案管理工作的有效途徑。但是從目前的情況來看，檔案管理工作的信息化程度還是相對滯后的。
其滯后性主要體現(xiàn)在2點。1）管理檔案的計算機(jī)配置相當(dāng)落后，軟件、硬件設(shè)備都亟待更新。2）電力工程人員不能在工程現(xiàn)場調(diào)閱檔案圖紙。
那么導(dǎo)致其發(fā)展滯后的原因主要有哪些呢？1）個別企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)還沒有完全認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性，更沒有把檔案信息化納入企業(yè)信息化的整體規(guī)劃當(dāng)中，這樣就導(dǎo)致了對檔案信息化的人力、物力投入不足，發(fā)展滯后。2）企業(yè)檔案信息化其實是近幾年才逐步提出和開展的，所以在多數(shù)企業(yè)中，關(guān)于檔案信息化的制度和標(biāo)準(zhǔn)還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據(jù)。3）電力企業(yè)雖然配備了檔案數(shù)字化設(shè)施，但是由于種種原因的限制，導(dǎo)致其硬件設(shè)備使用率低，數(shù)字的錄入量非常有限。4）沒有充分的開發(fā)利用檔案信息資源。例如，有的企業(yè)花費了大量的成本來實現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化，實現(xiàn)了計算機(jī)檢索。但是由于其信息僅限于在檔案室內(nèi)使用，不能實現(xiàn)整個企業(yè)信息的資源共享。這樣就使得檔案信息資源得不到充分開發(fā)和利用。5）電力企業(yè)的檔案管理部門缺乏高素質(zhì)的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。
三、強化電力企業(yè)檔案管理的措施
1、嚴(yán)格規(guī)范電力企業(yè)的檔案管理制度
電力企業(yè)檔案的整理應(yīng)該按照相應(yīng)的法規(guī)及原則進(jìn)行，不宜盲目。比較常見的法規(guī)有：《中華人民共和國檔案法》及《實施辦法》、《基本建設(shè)檔案資料管理暫行規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《建設(shè)項目（工程）檔案驗收辦法》等等。
2、爭取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視
其實，電力企業(yè)中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的，但在實際工作的開展中，往往事與愿違，達(dá)不到預(yù)期的效果。造成這種狀況的一個很重要的原因就是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視、不支持。因此，我們要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須說服企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，讓他們能真正的意識到檔案管理的重要性，進(jìn)而支持我們的檔案管理工作。
3、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
在新形勢下，要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須建立一支有理想、有道德、有知識、有素質(zhì)的檔案干部隊伍。要對他們進(jìn)行定期的教育培訓(xùn)，不斷地激發(fā)和調(diào)動檔案工作人員的積極性和自覺性，提高其工作能力。那么我們具體應(yīng)該怎樣做來提高檔案工作人員的素質(zhì)呢？其中崗位培訓(xùn)是提高其素質(zhì)的最主要途徑。培訓(xùn)的方式要因人、因地而異，不可一概而論。但現(xiàn)場培訓(xùn)是一個較為普遍和有效的方式，它可以將培訓(xùn)和實際操作結(jié)合起來，是受訓(xùn)人員更能較快的掌握。另外，加大招考力度也是提高檔案管理人員素質(zhì)的一個有效途徑。通過招聘那些懂法律、會外語、精計算機(jī)的復(fù)合型人才，改變目前檔案管理部門所顯現(xiàn)的知識結(jié)構(gòu)不合理，年齡結(jié)構(gòu)老化的狀況。最后，還可以通過加強業(yè)務(wù)研究，來積極探索新的檔案管理方法，以便適應(yīng)新形勢下電力企業(yè)檔案管理工作的需要。
4、進(jìn)一步加強檔案的信息化建設(shè)
隨著計算機(jī)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，我國電力檔案管理的信息化程度也在不斷加強。但我們?nèi)匀灰ㄟ^借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)和先進(jìn)的管理理念，來改革檔案管理中那些不合適的方法和手段。為了使電力企業(yè)的檔案管理信息化更好地發(fā)展，我們還是要盡量爭取企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，使他們能夠充分認(rèn)識到企業(yè)檔案管理信息化的重大意義，進(jìn)而支持將檔案管理信息化納入企業(yè)整體信息化之中。當(dāng)然，不同電力企業(yè)的檔案管理信息化進(jìn)程可以是不一樣的，要具體問題具體分析。例如，對于那些經(jīng)濟(jì)效益好，現(xiàn)代化管理水平高的電力企業(yè)，要鼓勵其全面開展檔案信息化建設(shè)。而對于那些經(jīng)濟(jì)效益不好的企業(yè)，我們可以采用分步實施、逐步推進(jìn)的方式。
5、要切實做好電力企業(yè)檔案的安全防護(hù)工作
電力企業(yè)要積極按照國家關(guān)于檔案保管保護(hù)的規(guī)定，投入資金，配置具備防盜、防潮、防火、防有害生物等的必要設(shè)施。對于那些特殊載體檔案，我們要采取更為嚴(yán)密的安全措施，進(jìn)行重點防護(hù)。此外，我們要盡可能的保證那些涉及知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機(jī)密的檔案的完整性。
