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中華人民共和國國家檔案局令第32號
民政部部長李學(xué)舉
國家檔案局局長毛福民
二OO六年一月二十三日
第一條 為規(guī)范婚姻登記檔案管理，維護婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《婚姻登記條例》，制定本辦法。
第二條 婚姻登記檔案是婚姻登記機關(guān)在辦理結(jié)婚登記、撤銷婚姻、離婚登記、補發(fā)婚姻登記證的過程中形成的具有憑證作用的各種記錄。
第三條 婚姻登記主管部門對婚姻登記檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，并接受同級地方檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
第四條 婚姻登記機關(guān)應(yīng)當(dāng)履行下列檔案工作職責(zé)：
(一)及時將辦理完畢的婚姻登記材料收集、整理、歸檔；
(二)建立健全各項規(guī)章制度，確保婚姻登記檔案的齊全完整；
(三)采用科學(xué)的管理方法，提高婚姻登記檔案的保管水平；
(四)辦理查檔服務(wù)，出具婚姻登記記錄證明，告知婚姻登記檔案的存放地；
(五)辦理婚姻登記檔案的移交工作。
第五條 辦理結(jié)婚登記(含復(fù)婚、補辦結(jié)婚登記，下同)形成的下列材料應(yīng)當(dāng)歸檔：
(一)《結(jié)婚登記審查處理表》；
(二)《申請結(jié)婚登記聲明書》或者《申請補辦結(jié)婚登記聲明書》；
(三)香港特別行政區(qū)居民、澳門特別行政區(qū)居民、臺灣地區(qū)居民、出國人員、華僑以及外國人提交的《婚姻登記條例》第五條規(guī)定的各種證明材料(含翻譯材料)；
(四)當(dāng)事人身份證件(從《婚姻登記條例》第五條規(guī)定，下同)復(fù)印件；
(五)其他有關(guān)材料。
第六條 辦理撤銷婚姻形成的下列材料應(yīng)當(dāng)歸檔：
(一)婚姻登記機關(guān)關(guān)于撤銷婚姻的決定；
(二)《撤銷婚姻申請書》；
(三)當(dāng)事人的結(jié)婚證原件；
(四)公安機關(guān)出具的當(dāng)事人被拐賣、解救證明，或人民法院作出的能夠證明當(dāng)事人被脅迫結(jié)婚的判決書；
(五)當(dāng)事人身份證件復(fù)印件；
(六)其他有關(guān)材料。
第七條 辦理離婚登記形成的下列材料應(yīng)當(dāng)歸檔：
(一)《離婚登記審查處理表》；
(二)《申請離婚登記聲明書》；
(三)當(dāng)事人結(jié)婚證復(fù)印件；
(四)當(dāng)事人離婚協(xié)議書；
(五)當(dāng)事人身份證件復(fù)印件；
(六)其他有關(guān)材料。
第八條 辦理補發(fā)婚姻登記證形成的下列材料應(yīng)當(dāng)歸檔：
(一)《補發(fā)婚姻登記證審查處理表》；
(二)《申請補領(lǐng)婚姻登記證聲明書》；
(三)婚姻登記檔案保管部門出具的婚姻登記檔案記錄證明或其他有關(guān)婚姻狀況的證明；
(四)當(dāng)事人身份證件復(fù)印件；
(五)當(dāng)事人委托辦理時提交的經(jīng)公證機關(guān)公證的當(dāng)事人身份證件復(fù)印件和委托書，受委托人本人的身份證件復(fù)印件；
(六)其他有關(guān)材料。
第九條婚姻登記檔案按照年度一婚姻登記性質(zhì)分類。婚姻登記性質(zhì)分為結(jié)婚登記類、撤銷婚姻類、離婚登記類和補發(fā)婚姻登記證類四類。
人民法院宣告婚姻無效或者撤銷婚姻的判決書副本歸人撤銷婚姻類檔案。
婚姻無效或者撤銷婚姻的，應(yīng)當(dāng)在當(dāng)事人原婚姻登記檔案的《結(jié)婚登記審查處理表》的“備注”欄中注明有關(guān)情況及相應(yīng)的撤銷婚姻類檔案的檔號。
第十條 婚姻登記材料的立卷歸檔應(yīng)當(dāng)遵循下列原則與方法：
(一)婚姻登記材料按照年度歸檔。
(二)一對當(dāng)事人婚姻登記材料組成一卷。
(三)卷內(nèi)材料分別按照本辦法第五、六、七、八條規(guī)定的順序排列。
(四)以有利于檔案保管和利用的方法固定案卷。
(五)按本辦法第九條的規(guī)定對案卷進行分類，并按照辦理婚姻登記的時間順序排列。
(六)在卷內(nèi)文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章(見附件1)，井填寫有關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、室編卷號、館編卷號和頁數(shù)等項目。
全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
年度：案卷的所屬年度。
室編卷號：案卷排列的順序號，每年每個類別分別從“1”開始標(biāo)注。
館編卷號：檔案移交時按進館要求編制。
頁數(shù)：卷內(nèi)材料有文字的頁面數(shù)。
(七)按室編卷號的順序?qū)⒒橐龅怯洐n案裝入檔案盒，井填寫檔案盒封面、盒脊和備考表的項目。
檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱和婚姻登記處名稱(見附件2)。
檔案盒盒脊設(shè)置全宗號、年度、婚姻登記性質(zhì)、起止卷號和盒號等項目(見附件3)。其中，起止卷號填寫盒內(nèi)第一份案卷和最后一份案卷的卷號，中間用“一”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交時按進館要求編制。
備考表置于盒內(nèi)，說明本盒檔案的情況，并填寫整理人、檢查人和日期(見附件4)。
(八)按類別分別編制婚姻登記檔案目錄(見附件 5)。
(九)每年的婚姻登記檔案目錄加封面后裝訂成冊，一式三份，并編制目錄號(見附件6)。
第十一條 婚姻登記材料的歸檔要求：
(一)當(dāng)年的婚姻登記材料應(yīng)當(dāng)在次年的3月31日前完成立卷歸檔；
(二)歸檔的婚姻登記材料必須齊全完整，案卷規(guī)范、整齊，復(fù)印件一律使用A4規(guī)格的復(fù)印紙，復(fù)印件和照片應(yīng)當(dāng)圖像清晰；
(三)歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項目，使用藍黑墨水或碳素墨水鋼筆填寫；婚姻登記檔案目錄應(yīng)當(dāng)打印；備考表和檔案目錄一律使用A4規(guī)格紙張。
第十二條 使用計算機辦理婚姻登記所形成的電子文件，應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件一并歸檔，歸檔要求參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T18894-2002)，
第十三條 婚姻登記檔案的保管期限為100年。對有繼續(xù)保存價值的可以延長保管期限直至永久。
第十四條 婚姻登記檔案應(yīng)當(dāng)按照下列規(guī)定進行移交：
(一)縣級(含)以上地力人民政府民政部門形成的婚姻登記檔案，應(yīng)當(dāng)在本單位檔案部門保管一定時期后向同級國家檔案館移交，具體移交時間由雙方商定。
(二)具有辦理婚姻登記職能的鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府形成的婚姻登記檔案應(yīng)當(dāng)向鄉(xiāng)(鎮(zhèn))檔案部門移交，具體移交時間從鄉(xiāng)(鎮(zhèn))的規(guī)定。
鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府應(yīng)當(dāng)將每年的婚姻登記檔案目錄副本向上一級人民政府民政部門報送。
(三)被撤銷或者合并的婚姻登記機關(guān)的婚姻登記檔案應(yīng)當(dāng)按照前兩款的規(guī)定及時移交。
第十五條 婚姻登記檔案的利用應(yīng)當(dāng)遵守下列規(guī)定：
(一)婚姻登記檔案保管部門應(yīng)當(dāng)建立檔案利用制度，明確辦理程序，維護當(dāng)事人的合法權(quán)益；
(二)婚姻登記機關(guān)可以利用本機關(guān)移交的婚姻登記檔案；
(三)婚姻當(dāng)事人持有合法身份證件，可以查閱本人的婚姻登記檔案；婚姻當(dāng)事人因故不能親自前往查閱的，可以辦理授權(quán)委托書，委托他人代為辦理，委托書應(yīng)當(dāng)經(jīng)公證機關(guān)公證；
(四)人民法院、人民檢察院、公安和安全部門為確認(rèn)當(dāng)事人的婚姻關(guān)系，持單位介紹信可以查閱婚姻登記檔案；律師及其他訴訟人在訴訟過程中，持受理案件的法院出具的證明材料及本人有效證件可以查閱與訴訟有關(guān)的婚姻登記檔案；
(五)其他單位、組織和個人要求查閱婚姻登記檔案的，婚姻登記檔案保管部門在確認(rèn)其利用目的合理的情況下，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核，可以利用；
(六)利用婚姻登記檔案的單位、組織和個人，不得公開婚姻登記檔案的內(nèi)容，不得損害婚姻登記當(dāng)事人的合法權(quán)益；
(七)婚姻登記檔案不得外借，僅限于當(dāng)場查閱；復(fù)印的婚姻登記檔案需加蓋婚姻登記檔案保管部門的印章方為有效。
第十六條 婚姻登記檔案的鑒定銷毀應(yīng)當(dāng)符合下列要求：
(一)婚姻登記檔案保管部門對保管期限到期的檔案要進行價值鑒定，對無保存價值的予以銷毀，但婚姻登記檔案目錄應(yīng)當(dāng)永久保存。
(二)對銷毀的婚姻登記檔案應(yīng)當(dāng)建立銷毀清冊，載明銷毀檔案的時間、種類和數(shù)量，井永久保存。
(三)婚姻登記檔案保管部門應(yīng)當(dāng)派人監(jiān)督婚姻登記檔案的銷毀過程，確保銷毀檔案沒有漏銷或者流失，并在銷毀清冊上簽字。
第十七條 本辦法由民政部負(fù)責(zé)解釋。
婚姻登記檔案是婚姻登記工作成果的直接體現(xiàn)，沒有婚姻登記工作便沒有婚姻登記檔案。雖然婚姻登記檔案的形成需要婚姻登記機關(guān)與婚姻登記當(dāng)事人共同參與，但從根本上說，婚姻登記當(dāng)事人的參與是履行法律法規(guī)規(guī)定的義務(wù)，并進而享受與義務(wù)相等的權(quán)利。因此，婚姻登記檔案的形成主體是婚姻登記機關(guān)，而不是婚姻登記當(dāng)事人；婚姻登記檔案不是個人所有的檔案，而是國家所有的檔案，是國家檔案的一個組成部分。
一、加強婚姻登記檔案管理工作的指導(dǎo)思想
民政部門必須以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，堅持依法登記，依法行政，依法管理檔案，這是必須遵循的基本原則。
(一)明確婚姻登記檔案工作管理體制和工作職責(zé)，加強婚姻登記檔案的管理
民政部門作為婚姻登記主管部門，應(yīng)當(dāng)履行婚姻登記檔案工作職責(zé)。但過去由于沒有這方面的具體規(guī)定，就全國來說，婚姻登記檔案工作處于一種自發(fā)狀態(tài)，無法進行有效的管理。制定本《辦法》，就是要明確婚姻登記檔案工作由誰主管，由誰指導(dǎo)，各相關(guān)部門應(yīng)承擔(dān)什么工作職責(zé)。體制和職責(zé)明確了，才能通過監(jiān)督檢查，切實加強對婚姻登記檔案的管理。
(二)明確婚姻登記檔案的管理方法，實現(xiàn)婚姻登記檔案的規(guī)范化管理
婚姻登記檔案在來源、內(nèi)容、形式等方面與文書檔案有很大的不同，不能完全套用文書檔案的管理模式，必須結(jié)合其自身特點，并遵循檔案工作的有關(guān)規(guī)定，在歸檔范圍、整理方法、保管期限和提供利用等方面作出具體的規(guī)定，才能使各地婚姻登記機關(guān)按圖索驥，形成統(tǒng)一規(guī)范的管理模式。這樣，既便于今后的檢查指導(dǎo)，也有利于建立統(tǒng)一的婚姻登記檔案管理制度。
(三)嚴(yán)格遵循上位法，緊密結(jié)合工作實際，使檔案管理具有可操作性
在我國的法律體系中，部門規(guī)章從屬于法律、法規(guī)。因此，《婚姻登記檔案管理辦法》必須根據(jù)有關(guān)的法律、法規(guī)即上位法來制定，其具體規(guī)定應(yīng)當(dāng)符合上位法的規(guī)定或者規(guī)定的原則，不得出現(xiàn)不一致或抵觸的情況。同時也要從工作實際出發(fā)，吸收工作中成功的經(jīng)驗，轉(zhuǎn)化為具體的規(guī)定，使本《婚姻登記檔案管理辦法》更具有可操作性。
二、加強婚姻登記檔案管理要有明確的目的
樹立科學(xué)的管理思想，確定管理的目的，才能實現(xiàn)正確的目標(biāo)。
(一)規(guī)范婚姻登記檔案管理
婚姻登記檔案數(shù)量比較大，而且形成于不同級別、眾多的婚姻登記機關(guān)，如果沒有統(tǒng)一的管理辦法，婚姻登記人員和檔案管理人員在工作中就無章可循，婚姻登記檔案工作就無法正常開展?！痘橐龅怯洐n案管理辦法》作為《婚姻登記條例》的配套規(guī)定，對于完善婚姻登記制度具有重要作用。該《婚姻登記檔案管理辦法》共18條，確定了婚姻登記檔案的定義、婚姻登記檔案工作的管理原則和體制；明確了婚姻登記機關(guān)的檔案工作職責(zé)；規(guī)定了婚姻登記材料的歸檔范圍和歸檔要求、婚姻登記檔案的分類和整理方法以及保管期限：規(guī)范了婚姻登記檔案的移交、利用和鑒定銷毀工作。此外還針對婚姻登記檔案的特點，設(shè)計了6個格式文件，作為辦法的附件，以統(tǒng)一婚姻登記檔案的整理模式?！痘橐龅怯洐n案管理辦法》的貫徹實施，必將使我國的婚姻登記檔案工作步入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。
(二)維護婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益
依法締結(jié)或者解除婚姻關(guān)系，是保護婚姻當(dāng)事人合法權(quán)益的必要條件。婚姻關(guān)系是否依法締結(jié)或解除，一是以婚姻證件為憑，二是以婚姻登記檔案為證?；橐龅怯洐n案是婚姻登記機關(guān)在辦理婚姻登記過程中形成的原始記錄，是婚姻當(dāng)事人婚姻關(guān)系的真憑實證，又保存在婚姻登記部門或檔案部門，具有絕對的真實性和合法性。所以，從工作實踐來看，婚姻登記檔案對于維護婚姻當(dāng)事人合法權(quán)益的作用更為突出，主要是體現(xiàn)在以下三個方面：一是保證歸檔的婚姻登記材料齊全完整；二是保證婚姻登記檔案的安全保管；三是保證婚姻當(dāng)事人的查詢利用，并保證其婚姻登記信息不被非法利用。
三、加強婚姻登記檔案管理的科學(xué)依據(jù)
婚姻登記是結(jié)婚和離婚這種民事行為在法律上的體現(xiàn)，是促進婚姻家庭和社會和諧發(fā)展的法律保證。因此，進一步加強和完善婚姻登記檔案工作是時展的要求，是依法行政的要求，也是人民群眾維護自身權(quán)益的要求。
（一）依據(jù)《中華人民共和國檔案法》。
《檔案法》是國家關(guān)于檔案工作的根本大法，婚姻登記檔案工作的原則、要求、方法等規(guī)定都不能違背它。由民政部和國家檔案局共同制定本《婚姻登記檔案管理辦法》，是根據(jù)《中華人民共和國檔案法實施辦法》第四條的規(guī)定：“國務(wù)院各部門經(jīng)國家檔案局同意，各省、自治區(qū)、直轄市人民政府各部門經(jīng)本級人民政府檔案行政管理部門同意，可以制定本系統(tǒng)專業(yè)檔案的具體管理制度和辦法?！?/p>
（二）依據(jù)《婚姻登記條例》。
《婚姻登記條例》是規(guī)范我國婚姻登記工作的行政法規(guī)，其有關(guān)規(guī)定是形成婚姻登記檔案的重要保證，必然要體現(xiàn)在本《婚姻登記檔案管理辦法》中?！痘橐龅怯洍l例》第十五條也規(guī)定：“婚姻登記檔案應(yīng)當(dāng)長期保管。具體管理辦法由國務(wù)院民政部門會同國家檔案管理部門規(guī)定?！?/p>
（三）2003年9月24日民政部制定的《婚姻登記工作暫行規(guī)范》(民發(fā)[2003]127號)，既是對《婚姻登記條例》的細(xì)化，也是對婚姻登記程序和內(nèi)容的規(guī)定，特別是其中的制式文件，更是婚姻登記檔案的主要來源。因此，本《婚姻登記檔案管理辦法》中的一些專用名詞和程序規(guī)定，也參考或借用了《婚姻登記工作暫行規(guī)范》中的內(nèi)容。
四、堅持婚姻登記檔案管理的基本原則
《中華人民共和國檔案法》第五條規(guī)定：“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。”統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理表現(xiàn)在三個方面：
(一)檔案行政管理部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級管理
《中華人民共和國檔案法》第六條規(guī)定：“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)，對全國的檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)?？h級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)?！边@就是說，國家檔案局對全國檔案工作實行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一的檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提出統(tǒng)一的方針政策，實行統(tǒng)一的監(jiān)督和指導(dǎo)。省、地(市)、縣檔案局可按照國家有關(guān)檔案工作統(tǒng)一的規(guī)定和要求，結(jié)合本地區(qū)情況，制定本地區(qū)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，監(jiān)督和指導(dǎo)本地區(qū)檔案工作。
(二)各系統(tǒng)專業(yè)檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級管理
國務(wù)院各部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府各部門，主管著全國或全省、自治區(qū)、直轄市的一個部門的工作，與其下屬各單位和組織形成一個系統(tǒng)，每一個系統(tǒng)的檔案工作都有其特殊性，每一個專業(yè)的檔案也有自身的特點。因此，各級檔案行政管理部門既要對各個系統(tǒng)、專業(yè)檔案工作進行宏觀上的監(jiān)督與指導(dǎo)，同時也要通過各專業(yè)主管部門來制定一些具體的管理制度和辦法，并通過各專業(yè)主管部門的檔案機構(gòu)加強對系統(tǒng)專業(yè)檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。1991年5月30日國家檔案局的《關(guān)于中央、國家機關(guān)檔案機構(gòu)主要職責(zé)與業(yè)務(wù)管理權(quán)限的意見》中明確規(guī)定：“中央、國家機關(guān)的檔案工作，在國家檔案行政管理部門‘統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督和指導(dǎo)’下進行”，“某些行業(yè)管理較強或?qū)I(yè)檔案特殊的中央、國家機關(guān)檔案機構(gòu)，經(jīng)國家檔案行政管理部門審定同意，制定本系統(tǒng)、本行業(yè)、本專業(yè)或某些專業(yè)檔案的管理辦法、規(guī)章，以及檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范等文件”，“中央、國家機關(guān)檔案機構(gòu)對本系統(tǒng)、本行業(yè)、本專業(yè)的檔案工作進行監(jiān)督指導(dǎo)時，應(yīng)注意與各級人民政府的檔案行政管理部門配合、協(xié)調(diào)一致”。這說明，行業(yè)主管部門和國家檔案行政管理部門共同對專業(yè)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級管理，行業(yè)主管部門承擔(dān)具體的領(lǐng)導(dǎo)與管理職責(zé)。
(三)鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府的檔案工作
一、《辦法》出臺的背景和意義
1、背景
我國的婚姻登記制度歷史悠久，但婚姻登記檔案是20世紀(jì)70年代末80年代初，特別是1987年《中華人民共和國檔案法》出臺后才逐步建立井完善起來的。目前，我國每年辦理婚姻登記1000多萬對，婚姻登記檔案不僅數(shù)量大、而且其來源、內(nèi)容、形式都比較單一，在歸檔范圍、立卷方法、保管形式、提供利用等方面都與文書檔案有不同之處，應(yīng)屬于民政專業(yè)檔案的范疇。根據(jù)
多年來，一直沒有一個全國統(tǒng)一的婚姻登記檔案管理辦法，各地婚姻登記檔案管理水平極不平衡，一些地方婚姻登記檔案管理比較混亂。這嚴(yán)重影響了查證當(dāng)事人婚姻關(guān)系是否合法存在；是否依法解除；出具婚姻登記記錄證明或無婚姻登記記錄證明等工作的進行。為了維護婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益，需要盡快出臺本辦法，實現(xiàn)婚姻登記檔案的規(guī)范化管理。
1989年，民政部與國家檔案局聯(lián)合調(diào)研婚姻登記檔案管理情況．起草了《辦法》，由于種種原因，未能出臺。2003年10月，再次啟動起草工作。民政部檔案館、基層政權(quán)與社區(qū)建設(shè)司、民政部法制辦公室、國家檔案局有關(guān)司局經(jīng)過兩年多共同起草、會商，形成了《婚姻登記檔案管理辦法(草案送審稿)》，于2005年12月分別經(jīng)民政部部務(wù)會議、國家檔案局局務(wù)會議原則通過，經(jīng)雙方會簽后于2006年1月23日正式實施。
2、意義
一是規(guī)范婚姻登記檔案的管理。這也是制定《辦法》的目的所在，(辦法》共18條，既明確了立法目的、依據(jù)、婚姻登記檔案的定義、婚姻登記機關(guān)的工作職責(zé)、婚姻登記檔案工作的管理體制，又規(guī)范了婚姻登記材料的歸檔范圍、整理方法、歸檔要求和婚姻登記檔案的分類、移交、保管、利用、鑒定銷毀的原則與方法。它的頒布實施必將規(guī)范我國婚姻登記檔案的管理。
二是推動婚姻登記管理工作?；橐龅怯洐n案是婚姻登記工作的原始記錄，具有重要的憑證作用，憑借婚姻登記檔案可以檢查登記機關(guān)和登記員是否依法行政；登記機關(guān)也可以憑借檔案確定當(dāng)事人婚姻關(guān)系是否合法存在或者依法解除，為百姓出具婚姻登記記錄證明或者無婚姻登記記錄證明，更好地履行登記機關(guān)的職責(zé)。
三是保證利用者依法利用婚姻登記檔案。(辦法)第十五條明確規(guī)定了利用者的范圍、利用檔案的范圍和需要履行的手續(xù)、應(yīng)遵守的規(guī)定。這為利用者查閱檔案提供了法律依據(jù)，維護了其利用檔案的合法權(quán)益，同時又保護了當(dāng)事人的隱私。
四是促進我國婚姻家庭問題的研究。《辦法》規(guī)定婚姻登記檔案在登記機關(guān)保存一定時期后，要向同級國家檔案館移交，這說明婚姻登記檔案不僅是登記機關(guān)的專業(yè)檔案，也是國家檔案的重要組成部分。內(nèi)容完整、管理規(guī)范的婚姻登記檔案，可以為國家積累豐富的史料，為社會學(xué)家研究婚姻家庭問題提供第一手資料。
二、《辦法》起草的特點及對有關(guān)內(nèi)容的理解
1、《辦法》起草上的特點
一是嚴(yán)格按照《檔案法》、《檔案法實施辦法》、
二是正確處理現(xiàn)實性與前瞻性的關(guān)系。在四類婚姻登記檔案的歸檔材料中，都有一條“其他有關(guān)材料”，主要考慮隨著時間的推移和情況的變化，還可能產(chǎn)生一些新的歸檔材料，為以后新增加的材料留個接口。例如，目前婚檢問題已成為社會關(guān)注的熱點問題，今后有關(guān)法律可能對婚檢做出明確規(guī)定，屆時結(jié)婚登記材料就應(yīng)增加婚檢材料。
三是整理方法的規(guī)定盡量做到簡化整理、便于操作。根據(jù)婚姻登記檔案的特點，在整理方法上綜合了傳統(tǒng)的“文書立卷”與“以件為單位整理”兩種方法的優(yōu)點，簡化整理程序，加蓋“歸檔章”，不裝卷，不寫卷內(nèi)目錄。
2、若要準(zhǔn)確把握《辦法》規(guī)定的內(nèi)容，應(yīng)正確理解以下幾個問題
一是婚姻登記檔案的定義。應(yīng)當(dāng)把握婚姻登記檔案的專業(yè)特性：數(shù)量大，其來源、內(nèi)容、形式都較單一，在歸檔范圍、立卷方法、保管形式、提供利用等方面都與文書檔案有不同之處。還應(yīng)當(dāng)把握婚姻登記檔案的基本屬性，就是其憑證作用。
二是婚姻登記檔案工作的管理體制。國家民政部對全國婚姻登記檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，縣級以上地方人民政府民政部門、具有辦理婚姻登記職能的鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府，對轄區(qū)內(nèi)婚姻登記檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)；婚姻登記檔案由具有辦理婚姻登記職能的婚姻登記機關(guān)實行分級管理，業(yè)務(wù)上接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。 ’ 三是婚姻登記文件材料的歸檔范圍?；橐龅怯浳募牧系臍w檔范圍，嚴(yán)格按照《婚姻登記條例》所規(guī)定的各種登記應(yīng)提交的證件和證明材料的內(nèi)容確定。有原件的歸原件，歸原件不便的則歸復(fù)印件。關(guān)于“當(dāng)事人的身份證件”和“香港居民、澳門居民、臺灣居民、華僑以及外國人的證明材料”，《婚姻登記條例》第五條已有明確規(guī)定，《辦法》就簡而言之。
四是檔案的移交?；橐龅怯洐n案主要形成于縣級(含)以上地方人民政府民政部門和具有辦理婚姻登記職能的鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府，《辦法》規(guī)定縣級(含)以上地方人民政府民政部門形成的婚姻登記檔案，應(yīng)當(dāng)在本單位檔案部門保管一定時期后向同級國家檔案館移交；具有辦理婚姻登記職能的鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府形成的婚姻登記檔案應(yīng)當(dāng)向鄉(xiāng)(鎮(zhèn))檔案部門移交。這既符合我國檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則，又符合檔案按“全宗”整理的原則。
五是婚姻登記檔案的分類。將分類原則定為：按年度；婚姻登記性質(zhì)兩個層次劃分。其中按婚姻登記性質(zhì)分為結(jié)婚登記類、離婚登記類、補發(fā)婚姻登記證類、撤銷婚姻類。
根據(jù)《婚姻登記條例》第十六條規(guī)定，婚姻登記機關(guān)收到人民法院宣告婚姻無效或者撤銷婚姻的判決書副本后，應(yīng)將其歸入當(dāng)事人的婚姻登記檔案，從方便檔案
整理和利用兩方面考慮，(辦法》規(guī)定人民法院宣告婚姻無效或者撤銷婚姻的判決書副本按年度歸入撤銷婚姻類。因為宣告婚姻無效或者撤銷婚姻是對原結(jié)婚事實的否定，所以特別強調(diào)要在當(dāng)事人原結(jié)婚登記檔案的《結(jié)婚登記審查處理表》中備注有關(guān)情況。
六是立卷原則與整理方法。根據(jù)婚姻登記文件材料的特點和各地實際工作情況，按照便于保管和利用的原則，確定了結(jié)婚登記類、撤銷婚姻類、離婚登記類和補發(fā)婚姻登記證類材料，分別將一對婚姻當(dāng)事人的材料組成一卷。在整理方法上，綜合了文書檔案“立卷”與“以件為單元整理”的優(yōu)點，形成了婚姻登記檔案獨特的整理方法：一對當(dāng)事人材料立一卷，沒有傳統(tǒng)意義上的卷皮和卷內(nèi)目錄，而是在每卷第一頁加蓋歸檔章。既簡化了整理工作，又符合婚姻登記檔案的特點。
七是婚姻登記檔案的保管期限。婚姻登記檔案的保管期限定為100年，主要考慮到絕大多數(shù)人的壽命不超過100歲，少數(shù)人100歲以上，最多是125歲，《婚姻法》規(guī)定男方22歲女方20歲才可以結(jié)婚，其婚姻登記檔案保存100年，足以滿足子孫三代人的利用需要。為慎重起見，《辦法》還規(guī)定，對有繼續(xù)保存價值的檔案要延長保管期限，直至永久。保管期限到期的檔案要按程序進行價值鑒定，無保存價值的將予以銷毀，但婚姻登記檔案目錄會永久保存。
八是檔案利用的規(guī)定。利用婚姻登記檔案，涉及當(dāng)事人的合法權(quán)益保護問題，因此，《辦法》對利用做了較嚴(yán)格的規(guī)定：婚姻登記檔案一般僅供婚姻登記機關(guān)和婚姻當(dāng)事人使用；公安司法機關(guān)、律師等為了確認(rèn)當(dāng)事人的婚姻關(guān)系，持合法證明可以查閱；其他國家機關(guān)、基層組織或個人因特殊原因需要查閱婚姻登記檔案，須經(jīng)檔案保管部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，井嚴(yán)格履行查閱手續(xù)；婚姻登記檔案一律不外借；利用者不得損毀婚姻登記檔案，不得隨意公開婚姻登記檔案的內(nèi)容。因為利用檔案的需求比較復(fù)雜，檔案保管部門還應(yīng)建立完善的檔案利用制度。
三、《辦法》貫徹實施過程中應(yīng)處理好幾個關(guān)系
一是民政部門與檔案管理部門的關(guān)系。民政業(yè)務(wù)主管部門是各級民政部門，檔案業(yè)務(wù)主管部門是各級檔案部門，這兩項業(yè)務(wù)都是以塊塊管理為主?；橐龅怯洐n案工作在業(yè)務(wù)上要接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)；在檔案移交時雙方要商定好具體移交時間。
二是婚姻登記業(yè)務(wù)部門與綜合檔案室的關(guān)系。業(yè)務(wù)部門是婚姻登記檔案的形成機構(gòu)，而綜合檔案室是機關(guān)內(nèi)各類檔案的綜合管理機構(gòu)，按道理，婚姻登記檔案形成后，應(yīng)定期移交機關(guān)綜合檔案室實行綜合管理，但由于婚姻登記檔案屬于民政專業(yè)檔案，業(yè)務(wù)性較強，利用較頻繁，再加上一些綜合檔案室暫時不具備保管條件，這樣，也可以采取綜合管理的另一種形式――分室保管，但檔案目錄應(yīng)交綜合檔案室存檔，在檔案業(yè)務(wù)上接受檔案室指導(dǎo)。
三是局部利益與整體利益的關(guān)系。有的地方因利益問題，民政部門不愿將婚姻登記檔案移交到當(dāng)?shù)赝墖覚n案館，有的地方國家檔案館因庫房緊張拒收婚姻登記檔案或向民政部門收取檔案保管費或收取高額查檔費等。這些問題產(chǎn)生的根源，就是沒有處理好局部利益與整體利益的關(guān)系?；橐龅怯洐n案雖然是婚姻登記管理機關(guān)形成的一種專業(yè)檔案，但同時也是國家檔案的組成部分，在民政部門保存一定時期后應(yīng)移交同級國家檔案館，國家檔案館是專門為保存國家長久檔案設(shè)置的文化事業(yè)單位，保管條件較好，技術(shù)力量較強，是婚姻登記檔案的最終歸宿。民政部門、檔案部門都不應(yīng)站在部門利益角度考慮問題，應(yīng)以大局為重，保管、利用好國家的寶貴財富是我們共同的責(zé)任。
第二條婚姻登記檔案是婚姻登記機關(guān)在辦理結(jié)婚登記、撤銷婚姻、離婚登記、補發(fā)婚姻登記證的過程中形成的具有憑證作用的各種記錄。
建議修改：婚姻登記檔案是婚姻登記機關(guān)在辦理結(jié)婚(含復(fù)婚、補辦結(jié)婚、補發(fā)結(jié)婿征)登記、離婚(含撤銷婚姻)登記的過程中形成的具有憑證作用的各種記錄。
修改理由：1.補發(fā)結(jié)婚證的主要依據(jù)是原始婚姻臀記檔案的復(fù)印件，在辦理結(jié)嬌臀記與補發(fā)婚姻登記證時提供的證明當(dāng)事人的材料是相同的，只是辦理結(jié)婚(含復(fù)婚、補辦結(jié)婚)登記時，登記雙方當(dāng)事人到現(xiàn)場履行簽字手續(xù)，而補發(fā)婚姻登記證提供相應(yīng)的證明材料可以委托他人辦理，辦理結(jié)婚登記與補發(fā)結(jié)婚證的性質(zhì)相同，目的也是一致的，即最終領(lǐng)取結(jié)婚證(明)，所以筆者認(rèn)為把補發(fā)結(jié)婚證含住結(jié)婚登記里面是合理的。2.盡管離婚登記與撇銷婚姻登記辦理的機關(guān)、歸檔材料不盡相同，但結(jié)果都是一樣的，即最終解除婚嫻關(guān)系；把屬丁一類性質(zhì)(解除婚嫻關(guān)系)的檔案集中統(tǒng)一整理立卷，便于檔案的保管、利用。小淪在法律上以什么方式解除婚姻關(guān)系，也不管再婚在法律上視為二婚，或撤銷婚姻后再婚在法律上視為初婚，從檔案的角度出發(fā)，檔案工作的目的就是最大程度地科學(xué)管理檔案，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、便捷的檔案利用服務(wù)。所以條款中筆者將撤銷婚姻登記含在離婚登記里面。
以上對婚姻登記檔案的重新定義之合理性在于，把意義、性質(zhì)相同的檔案材料歸為一類，便于婚姻登記檔案的分類及排列，便于提供利用，便于婚姻登記檔案的規(guī)范化、法制化、科學(xué)化的集中統(tǒng)一管理。
第九條婚姻登記檔案按照年度婚姻登記性質(zhì)分類?；橐龅怯浶再|(zhì)分為結(jié)婚登記類、撤銷婚姻類、離婚登記類和補發(fā)婚姻登記證類四類。
建議修改：婚姻登記檔案按照年度婚姻登記性質(zhì)分類。按照婚姻登記性質(zhì)分為結(jié)婚登記類(含復(fù)婚、補辦結(jié)婚、補發(fā)結(jié)婚證)、離婚登記類(含撇銷婚姻)兩類。原《婚姻登記檔案管理辦法》第九條下面的兩個條款不變。
修改理由：婚姻登記檔案定義的改變導(dǎo)斂了其分類的變化。這樣分類的優(yōu)勢在于：1.便于意義與性質(zhì)相同的一類檔案集中統(tǒng)一管理；2.這種分類規(guī)定婚姻登記檔案按照性質(zhì)分為結(jié)婚登記類、離婚登記類兩類，這樣在按照年度一類別排列檔案時只有兩個流水號，避免了全宗內(nèi)排列類多、重復(fù)檔號多，容易造成混乩的現(xiàn)象，而且這樣排列也便于提供利用。
第十條(一)婚姻登記材料按照年度歸檔。
建議修改：婚姻登記材料按照婚嫻登記機關(guān)
年度婚姻登記忡質(zhì)歸檔。
修改理由：婚姻登記饑關(guān)有民政部門下屬的婚姻登記所，還有隸屬丁鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理的婚姻登記處。區(qū)分開不同的婚姻登記機關(guān)再按照年度一婚嫻登記肚質(zhì)分類，便于檔案的提供利用和現(xiàn)代化管理。
第十條(六)
在卷內(nèi)文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章，并填寫有關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、室編巷號、館編卷號和頁數(shù)等項目。
全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
年度：案卷的所屬年度。
室編卷號：案卷排列的順序號，每年每個類別分別從“1”開始標(biāo)注。
館編卷號：檔案移交時按進館要求編制。
頁數(shù)：卷內(nèi)材料有文字的頁面數(shù)。
建議修改：在卷內(nèi)文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章，并填寫有關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、類別號、室編卷號館編卷號和頁數(shù)等項目。
類別：結(jié)婚或離婚。
修改理由：不同性質(zhì)的婚姻檔案應(yīng)在歸檔章中按照類別注明，避免檔號編制上出現(xiàn)重復(fù)問題，而且保持編制目錄和檔案編號的一致性，既方便查找檔案又便于檔案有序排列。
第十條(八)
按類別分別編制婚姻登記檔案目錄。
建議修改：按類別分別編制婚姻登記檔案目錄。在婚姻登記檔案目錄中設(shè)備注項，結(jié)婚登記檔案目錄的備注項應(yīng)注明復(fù)婚、補辦結(jié)婚、補發(fā)結(jié)婚證。離婚登記檔案目錄的備注項應(yīng)注明撤銷婚姻。
修改理由：目的是為利用者提供方便、快捷的檔案服務(wù)，也為婚姻登記檔案的數(shù)字化打下一個堅實的基礎(chǔ)。
第十三條婚姻登記檔案的保管期限為100年。對有繼續(xù)保存價值的可以延長保管期限直至永久。
建議修改：婚姻登記檔案的保管期限為100年。對有繼續(xù)保存價值的可以延長保管期限直至永久。補發(fā)婚姻登記證是依據(jù)《辦法》第八條(三)款中“其他有關(guān)婚姻狀況的證明”辦理的補發(fā)婚姻證明的，保管期限為100年；補發(fā)婚姻登記證依據(jù)原始婚姻登記檔案辦理的婚姻證明作短期保管，保管期限為3―5年。
修改理由：補發(fā)婚姻登記證是因結(jié)婚(或離婚)證丟失或損毀等原因重新辦理證件的過程中形成的具有憑證作用的婚姻登記檔案記錄。補發(fā)婚姻登記檔案的主要依據(jù)是當(dāng)事人原始的婚姻登記檔案，在辦理時需要提供本人的身份證明及原始婚姻登記檔案的復(fù)印件。由于檔案的原始記錄性是檔案的最基本屬性，也是檔案價值的體現(xiàn)，檔案只有具備原始性才會更有保仔價值，而補發(fā)婚姻登記檔案的主要成份是原始婚姻瞪記檔案的復(fù)印件，所以在檔案保管時它的保存價值不會有原始的婚姻檔案保存價值大，因此在確定保管期限時把這部分檔案作短期保管。另外，目前由于貸款、購房、出國、財產(chǎn)繼承、獨生子女費等原因補發(fā)婚姻登記檔案的數(shù)量日益增多，如果其與原始婚姻登記檔案的保管期限都是100年，這無疑會增加檔案館的負(fù)擔(dān)，造成資源浪費。因此將補發(fā)婚姻登記檔案作3―5年短期保管，只作為一個臨時的參考依據(jù)。而依據(jù)“其他有關(guān)婚姻狀況的證明”辦理的補發(fā)婚姻登記，由于需要重新建立婚姻登記檔案，因此這部分檔案的保管期限應(yīng)為100年。
第十五條(一)婚姻登記檔案保管部門應(yīng)當(dāng)建立檔案利用制度，明確辦理程序，維護當(dāng)事人的合法權(quán)益。
建議修改：婚姻登記檔案保管部門應(yīng)當(dāng)建立檔案利用制度，明確辦理程序，維護婚姻艤方當(dāng)事人的合法權(quán)益。
修改理由：“維護當(dāng)事人的合法權(quán)益”與“維護婚姻雙方當(dāng)事人的合法權(quán)益”是有區(qū)別的。對前者可以有以下兩種理解：1.是維護提供利用檔案當(dāng)事人的合法權(quán)益；2.是維護婚嫻雙方當(dāng)事人的合法權(quán)益。這就造成了歧義。而后者是婚姻登記檔案保管部門在加強婚姻登記檔案保密工作的同時，維護了婚姻雙方當(dāng)事人的合法權(quán)益。就婚姻登記檔案保管部¨而言，維護婚姻雙方當(dāng)事人的合法權(quán)益應(yīng)是第一位的，如果條款中關(guān)于“當(dāng)事人’的界定存在不明確性，婚姻登記檔案保管部門在提供利用時很容易在理解上有偏差，導(dǎo)致工作上的失誤。舉例說明如下：某男女同居達十年之久，生有一子，后男方離開女方。2003年4月，女方到婚姻檔案保管部門要求查閱男方的婚姻登記檔案。目的是，如果男方未婚，就以事實婚姻為由要求男方承擔(dān)孩子的撫養(yǎng)費；如果男方已婚，就到法院控告男方。按照《婚姻登記檔案管理辦法》第十五條第(一)款的相關(guān)規(guī)定，由于沒有明確指出維護什么“當(dāng)事人”的合法權(quán)益，站在利用者的權(quán)益考慮，為維護利用擋案當(dāng)事人的合法權(quán)益，其查檔要求應(yīng)該得到支持。這種提供利用婚姻登記檔案的結(jié)果是侵犯了婚姻雙方當(dāng)事人的合法權(quán)益。因此，對該條款作出修改很有必要。
第十五條(五)其他單位、組織和個人要求查閉婚姻登記檔案的，婚姻登記檔案保管部門在確認(rèn)其利用目的合理的情況下，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核，可以利用。
建議修改：其他單位、組織和個人要求查閱婚姻登記檔案的，婚姻登記檔案保管部門確認(rèn)其出具的利用檔案合法性的證明材料，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)市核，可以利用。
一、 檔號編制問題
按《辦法》第十條的有關(guān)規(guī)定，婚姻登記材料立卷歸檔的原則與方法是：把“一對當(dāng)事人婚姻登記材料組成一卷”，固定案卷后，進行分類。而后在卷內(nèi)文件首頁加蓋歸檔章，并填寫有關(guān)內(nèi)容。最后按卷號順序裝入檔案盒，填寫封面、盒脊、備考表。
這種整理方法與《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》）的有關(guān)規(guī)定有很多相似的地方，這對已按《規(guī)則》整理文書檔案的專業(yè)人員來說并不陌生，按照常理輕車熟路地操作即可。但在實際操作中卻并非如此?！掇k法》與《規(guī)則》雖然都設(shè)置了歸檔章，但兩者所設(shè)置的項目仍有較大區(qū)別，這種區(qū)別直接影響了具體操作。《辦法》所設(shè)置的歸檔章項目有全宗號、年度、室編卷號、館編卷號和頁數(shù)等5項，比《規(guī)則》少了“保管期限”和“機構(gòu)（問題）”兩個項目。因《辦法》規(guī)定婚姻登記檔案的保管期限為100年，不設(shè)“保管期限”項目是可行的。但不設(shè)“機構(gòu)（問題）或目錄號”項，在檔號編制上就會出現(xiàn)重復(fù)問題。《辦法》規(guī)定“婚姻登記檔案按照年度――婚姻登記性質(zhì)分類?；橐龅怯浶再|(zhì)分為結(jié)婚登記類、撤消婚姻類、離婚登記類和補發(fā)婚姻登記類四類?！薄掇k法》還規(guī)定了室編卷號的編制方法：每年每個類別分別從“1”開始標(biāo)注。這樣，如果一個婚姻登記機關(guān)同一年度四類婚姻登記性質(zhì)的材料均有產(chǎn)生的話，那么這個婚姻登記機關(guān)該年度至少有四個案卷的檔號是相同的。這種做法偏離了檔案學(xué)一再強調(diào)“檔號不得重復(fù)”的原則，雖然我們可以在整理時把婚姻登記檔案按不同類別分別裝入檔案盒，并在盒脊上注明婚姻登記性質(zhì)，但終因檔號相同問題，在提供利用、案卷進出頻繁的情況下，難保不會出現(xiàn)檔案存放錯位問題。同時因為檔號重復(fù)，也可能給制作檔案證明帶來一定的影響。長期以來，檔案館（室）在制作檔案證明時，一般都會標(biāo)注檔號（全宗號、目錄號、案卷號、頁號）來指代材料的出處。在檔號沒有重復(fù)的情況下，這種指代是單一的。一旦檔號重復(fù)，這種指代則是群體的，容易引起疑義，影響了檔案證明的嚴(yán)肅性。《辦法》附件6設(shè)置了婚姻登記檔案目錄封面式樣，其中設(shè)置“目錄號”項目，筆者認(rèn)為，婚姻登記檔案的歸檔章最好還是加上“目錄號或類別號”項， 這樣既可以保持案卷編號和檔案目錄封面設(shè)置項目前后呼應(yīng)，又解決了檔號重復(fù)的問題。
二、 婚姻登記檔案目錄制作問題
《辦法》規(guī)定“按類別分別編制婚姻登記檔案目錄”，且統(tǒng)一了目錄式樣。據(jù)悉，目前已有不少地方婚姻登記機關(guān)使用了“婚姻登記信息管理系統(tǒng)”，在計算機上辦理婚姻登記事項。為避免重復(fù)勞動，編制婚姻檔案目錄可以不必人工抄寫或再次輸入計算機，而可以在計算機上把“婚姻登記信息管理系統(tǒng)”有關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成電子表格，再依據(jù)檔案目錄式樣，制作婚姻登記檔案目錄。
筆者在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過程中曾遇到小麻煩。剛開始，筆者打開“婚姻登記信息管理系統(tǒng)”的有關(guān)目錄數(shù)據(jù)進行復(fù)制，然后在新建的電子表格中直接粘貼，速度很慢，退出后，如果要打開剛保存的那個電子表格，速度會慢得讓人不耐煩，甚至屢屢出現(xiàn)死機。一位電腦行家告訴我，其原因是粘貼時沒有進行選擇，把源數(shù)據(jù)中格式、公式等全部粘貼到目標(biāo)數(shù)據(jù)中，文件很大，不易打開，直至死機。如果僅需粘貼源數(shù)據(jù)中的數(shù)值的話，可行的操作方法是：對源數(shù)據(jù)復(fù)制后，新建一個電子表格，然后打開編輯――選擇性粘貼――數(shù)值――確定。目標(biāo)數(shù)據(jù)立馬搞定，速度快多了，也沒有出現(xiàn)死機問題。此法不妨一試。
目標(biāo)數(shù)據(jù)形成后，可以對其進行篩選，最后形成結(jié)婚登記、撤消婚姻、離婚登記和補發(fā)婚姻登記四種檔案目錄數(shù)據(jù)。最后依據(jù)檔案目錄式樣的欄目對四種數(shù)據(jù)的欄目進行增減，輸入相應(yīng)的卷號和頁數(shù)，只要婚姻登記案卷是按婚姻證件號順序排列的，卷號輸入只要拖動鼠標(biāo)即成。打印后就成了婚姻登記檔案目錄。該目錄適用手工檢索。
2003年以前婚姻登記一般由鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府辦理，并由鄉(xiāng)鎮(zhèn)整理婚姻登記檔案，具有明顯的地域特征，在手工檢索的情況下，人們可以根據(jù)地域特征查找檔案。2004年以后婚姻登記改由縣婚姻登記機關(guān)統(tǒng)一辦理，我縣2004年有8100對當(dāng)事人辦理了婚姻登記，婚姻登記檔案按辦理時間順序排列，地域特征不再存在，如果仍然采用手工檢索，真是萬里挑一，難度不小?；橐龅怯洐n案必須依托計算機檔案目錄來進行檢索，才能高效地實施檔案服務(wù)。婚姻登記機關(guān)向本機關(guān)檔案室或向綜合檔案館移交婚姻登記檔案時，應(yīng)同時移交計算機檔案目錄數(shù)據(jù)。建立婚姻登記檔案計算機目錄，比較可行的辦法有是以“婚姻登記信息管理系統(tǒng)”的目錄數(shù)據(jù)為原型，然后根據(jù)檔案檢索的基本要素，補充必要的全宗號、年度、目錄號、卷號、時間、保管期限和解密劃控等著錄項目，形成婚姻登記檔案專題目錄數(shù)據(jù)庫。這種方法簡單易行，可以滿足一般的檢索需要。但若用《檔案著錄規(guī)則》的標(biāo)準(zhǔn)來衡量，它還有一定欠缺。1、著錄項目名稱不一致。應(yīng)按照《檔案著錄規(guī)則》的規(guī)定，對照著錄內(nèi)容，修訂不規(guī)范的項目，補充必要的項目，即把婚姻證件號改為文號，把姓名改為正題名，刪除身份證號碼項目，使項目設(shè)置與《檔案著錄規(guī)則》規(guī)定保持一致。2、它把一對當(dāng)事人的婚姻登記檔案分為二條著錄條目，即把男女分為上下兩條。而婚姻登記檔案中一對當(dāng)事人的基本情況記錄在同一登記表中，一對當(dāng)事人應(yīng)為一個著錄對象，不宜分開。3、婚姻登記檔案和它的計算機目錄最終還是要向地方綜合檔案館移交，其計算機目錄格式應(yīng)盡量與當(dāng)?shù)鼐C合檔案館目錄數(shù)據(jù)庫格式銜接，使其可以導(dǎo)入地方“綜合檔案館管理系統(tǒng)”。前面提到的方法雖然可以解決檔案目錄制作問題，但它的做法是笨拙的，在計算機技術(shù)日新月異的今天，完全可以依據(jù)檔案管理的基本要求，對“婚姻登記信息管理系統(tǒng)”的程序做一些改進，使之在電子文件形成的同時具備檔案管理的功能，實現(xiàn)真正意義上的文檔管理一體化，以減少不必要的重復(fù)勞動和避免數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過程中可能出現(xiàn)的差錯。
三、 檔案利用問題
關(guān)鍵詞：婚姻登記檔案管理和諧社會
前言：2006年，《婚姻檔案管理辦法》頒布，標(biāo)志著我國對婚姻登記檔案的管理進入一個新的階段，這是我國婚姻登記檔案的里程碑式的階段，《婚姻檔案管理辦法》是由國家民政部、國家檔案局聯(lián)合頒布的,這意味著我國婚姻登記檔案工作開始步入規(guī)范化、法制化軌道，公民的婚姻登記信息將受到有效保護，婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益將受到切實維護。
1.加強婚姻登記檔案管理，服務(wù)社會
自從“十一五”規(guī)劃的建議中關(guān)于建設(shè)和諧社會的目標(biāo)一提出，整個社會的工作都圍繞著這個目標(biāo)而進行，加強社會建設(shè)和完善社會管理體系成為全社會共同努力地目標(biāo)。倡導(dǎo)人與人和睦相處，增強社會和諧成為每一個工作的基礎(chǔ)，婚姻登記檔案管理工作涉及到全社會人的利益，是婚姻登記機關(guān)在辦理結(jié)婚登記、撤銷婚姻、離婚登記、補發(fā)婚姻登記過程中形成的歷史記錄，是證明當(dāng)事人婚姻狀況的真實憑證?；橐霎?dāng)事人的信息，與個人生活諸環(huán)節(jié)密切相關(guān)，而且由于婚姻關(guān)系與財產(chǎn)關(guān)系的密切聯(lián)系使其在公民辦理財產(chǎn)分割、繼承、申報登記等諸多事務(wù)中發(fā)揮著不可或缺的憑證作用。因此，婚姻登記檔案的管理對社會和諧產(chǎn)生直接的影響，與社會的和諧建設(shè)有密切的關(guān)系。
2.我國婚姻登記檔案管理的現(xiàn)狀我國的婚姻登記檔案多年來存在著嚴(yán)重的不足，自從《婚姻登記檔案管理辦法》頒布后，情況有了很大的改善，但是在管理上仍普遍存在三個方面的問題：保管分散、損毀遺失嚴(yán)重、利用不規(guī)范。
2.1 保管機關(guān)各自為政
我國的婚姻登記檔案管理是各級婚姻登記機關(guān)各自管理，分散管理，缺少統(tǒng)一性，在2003年10月起施行的《婚姻登記條例》規(guī)定：“內(nèi)地居民辦理婚姻登記的機關(guān)是縣級人民政府民政部門或者鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府；省、自治區(qū)、直轄市人民政府可以按照便民原則確定農(nóng)村居民辦理婚姻登記的具體機關(guān)”。這條規(guī)定存在著一定的漏洞，市級婚姻登記機關(guān)與縣級以及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的婚姻管理部門形成各自為政的局面，婚姻登記檔案的保存也是各自保管各自的，隨著城建腳步的不斷加快，行政區(qū)出現(xiàn)了很大的變革，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)與縣級政府的合并都為婚姻登記保管帶很大的困難，造成部分婚姻登記的丟失以及管理的混亂。
2.2 檔案遺失損毀嚴(yán)重
我國的婚姻登記檔案管理相對來說很不規(guī)范，遺失損毀現(xiàn)象很嚴(yán)重，很多夫妻在結(jié)婚幾十年后因結(jié)婚證丟失去補辦的時候卻發(fā)現(xiàn)沒有記錄的現(xiàn)象時有發(fā)生，這對百姓的生活造成了很大的困擾，主要是婚姻登記檔案管理不規(guī)范，歸檔不及時,甚至不歸檔，整理不規(guī)范甚至不整理，無專人、固定地點保管造成的，當(dāng)然，這是檔案資料自身的原因限制，但也存在人為損毀遺失現(xiàn)象，也為婚姻登記檔案的保管造成了一定的困擾。
2.3 檔案的利用不合規(guī)范
婚姻登記檔案保管部門在提供利用過程中，有很多的缺失，這主要是由于規(guī)范的缺失以及管理人員的思想不夠重視造成的，多數(shù)檔案管理部門未建立檔案利用制度，不嚴(yán)格按程序辦理，對利用者身份審查不嚴(yán)，保密措施不健全，利用情況未作登記，利用效果未作統(tǒng)計分析，造成在利用過程中對登記內(nèi)容丟失泄密，甚至檔案原件遺失，既損害了婚姻登記當(dāng)事人的權(quán)益，又造成了嚴(yán)重的社會影響，嚴(yán)重影響檔案發(fā)展的管理。
3.如何加強婚姻登記檔案管理
3.1 加強管理人員依法辦事的思想
《婚姻登記檔案管理辦法》應(yīng)該是我國婚姻登記檔案管理的指導(dǎo)性法規(guī)文件，各級檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)給予高度的重視，并廣泛宣傳、切實貫徹執(zhí)行，推動婚姻登記檔案的規(guī)范管理。做到讓廣大市民了解《婚姻登記檔案管理辦法》，讓婚姻登記檔案管理人員掌握《婚姻登記檔案管理辦法》，強化他們的科學(xué)管理意識和依法利用意識；并定期組織婚姻登記檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《婚姻登記檔案管理辦法》，做到學(xué)以致用，逐條領(lǐng)會要求，掌握其中的內(nèi)涵，以及技術(shù)規(guī)范，重點是婚姻登記材料收集、整理、歸檔、移交和查檔服務(wù)的具體規(guī)定，確保婚姻登記檔案收集完整、整理規(guī)范、安全保管、合理利用，切實維護婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益。3.2 婚姻登記檔案集中管理
針對目前婚姻管理部門各自為政的情況，婚姻登記檔案多處分散保管的現(xiàn)狀。根據(jù)《婚姻登記檔案管理辦法》關(guān)于檔案移交的規(guī)定，要保證婚姻登記檔案的保存工作。首先婚姻登記主管部門在制定實施細(xì)則時，內(nèi)容中要包含對婚姻登記檔案的移交范圍、時間做出明確具體的要求，尤其是檔案移交過程中可能出現(xiàn)狀況的提前預(yù)支，保證檔案的完整移交，內(nèi)容齊全。其次是各級檔案館要抓緊做好散存在下面的檔案資料，防止婚姻登記檔案繼續(xù)損毀遺失。最好做統(tǒng)一的保管整理。
3.3 依法辦事，保證效率
一、加強婚姻登記檔案管理，服務(wù)于和諧社會建設(shè)
建設(shè)社會主義和諧社會，必須加強社會建設(shè)和完善社會管理體系，要以擴大就業(yè)、完善社會保障體系，理順分配關(guān)系，發(fā)展社會事業(yè)為著力點，認(rèn)真解決人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實的利益問題；倡導(dǎo)人與人和睦相處，增強社會和諧基礎(chǔ)?；橐龅怯洐n案是婚姻登記機關(guān)在辦理結(jié)婚登記、撤銷婚姻、離婚登記、補發(fā)婚姻登記過程中形成的歷史記錄，是證明當(dāng)人婚姻狀況的真實憑證。婚姻關(guān)系是家庭關(guān)系中重要關(guān)系成分，是家庭存在的基礎(chǔ)，家庭是社會的基礎(chǔ)和細(xì)胞，家庭和睦自然是社會和諧的基礎(chǔ)。因此，作為記錄婚姻關(guān)系的婚姻登記檔案，不僅記錄著婚姻當(dāng)事人的相關(guān)信息，與個人生活諸環(huán)節(jié)密切相關(guān)，而且由于婚姻關(guān)系與財產(chǎn)關(guān)系的密切聯(lián)系使其在公民辦理財產(chǎn)分割、繼承、申報登記等諸多事務(wù)中發(fā)揮著不可或缺的憑證作用。由此可見，婚姻登記檔案的管理從微觀角度事關(guān)“人民群眾的最直接、最現(xiàn)實、最關(guān)心的利益問題”，直接與和諧社會的建設(shè)有著密切的聯(lián)系，從而成為檔案工作服務(wù)于和諧社會建設(shè)的一個切入點。
二、婚姻登記檔案管理的現(xiàn)狀
《婚姻登記檔案管理辦法》頒布后，筆者通過調(diào)查，發(fā)現(xiàn)婚姻登記檔案管理普遍存在三個方面的問題：保管分散、損毀遺失嚴(yán)重、利用不規(guī)范。
1、多機關(guān)分散保管?；橐龅怯洐n案的形成機關(guān)是各級婚姻登記機關(guān)。民政局的婚姻登記處所形成的婚姻登記檔案也是一部分移交給了同級檔案館，一部分保存在本機關(guān)，而移交的年限又無統(tǒng)一規(guī)定，存在隨意性，從而形成婚姻登記檔案由鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、街道辦事處、民政局婚姻登記處、檔案館多處分散保管的現(xiàn)狀。其它縣區(qū)也同樣是檔案館、民政局婚姻登記處、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）街道社事辦分別保管有不同年代的婚姻登記檔案。
2、檔案遺失損毀嚴(yán)重。據(jù)調(diào)查，婚姻登記檔案普遍遺失、損毀嚴(yán)重。檔案蟲蛀、鼠咬、水浸現(xiàn)象十分普遍。究其原因，主要是婚姻登記檔案管理不規(guī)范，歸檔不及時甚至不歸檔，整理不規(guī)范甚至不整理，無專人、固定地點保管造成的，同時也存在人為損毀遺失現(xiàn)象，如本文開篇所載的柳橋鄉(xiāng)婚姻登記檔案遺失案，就十分典型。
3、檔案利用不規(guī)范。據(jù)調(diào)查，婚姻登記檔案保管部門在提供利用過程中，多數(shù)未建立檔案利用制度，不嚴(yán)格按程序辦理，對利用者身份審查不嚴(yán)，保密措施不健全，利用情況未作登記，利用效果未作統(tǒng)計分析，造成在利用過程中對登記內(nèi)容失泄密，甚至檔案原件遺失，既損害了婚姻登記當(dāng)事人的權(quán)益，又造成了嚴(yán)重的社會影響。
三、曹縣在建全和完善檔案管理中的做法
今年以來，山東省曹縣婚姻登記處嚴(yán)格按照《婚姻登記檔案管理辦法》規(guī)定，強化婚姻登記檔案管理軟、硬件建設(shè)，建全和完善檔案管理工作機制，認(rèn)真做好婚姻檔案規(guī)范化管理工作。
1、健全制度，完善工作機制。曹縣婚姻登記處以《婚姻登記檔案管理辦法》為基礎(chǔ)，先后制定了《檔案管理制度》、《婚姻登記印章管理》、《財務(wù)管理制度》、《婚姻登記證書管理制度》、《婚姻登記檔案工作保密制度》、《婚姻登記檔案材料歸檔制度》和《安全防火制度》等相關(guān)工作制度；并嚴(yán)格按照婚姻登記檔案管理要求，認(rèn)真做好婚姻檔案資料的收集歸檔、分類立卷、裝訂保管工作。同時，曹縣民政局高度重視婚姻登記檔案管理工作，將婚姻登記檔案管理工作納入年度目標(biāo)考核體系，建立了分管副局長主抓、婚姻登記員負(fù)責(zé)落實的工作責(zé)任機制，為婚姻登記檔案管理工作走上規(guī)范化，提供了強有力的領(lǐng)導(dǎo)組織保障。
2、完善設(shè)施，提高管理水平。在建立了高標(biāo)準(zhǔn)檔案室的基礎(chǔ)上，購置了密集架21列，配備了空調(diào)、計算機、打印機、除濕器、滅火器和溫濕度計等硬件設(shè)施，確保了婚姻登記檔案的長期保管保存。檔案材料都實行立卷歸檔，專柜存放，在分類歸檔過程中，婚姻登記員將所有檔案材料歸檔目錄、盒內(nèi)文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機統(tǒng)一排版、打印，并對所有經(jīng)整理后的歸檔材料，全部及時輸入計算機進行統(tǒng)一管理，進一步提高了科學(xué)管理水平。
3、強化學(xué)習(xí)，增強業(yè)務(wù)素質(zhì)。為進一步促進婚姻登記檔案的規(guī)范化和科學(xué)化管理，曹縣婚姻登記處定期組織全體干部職工學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識，并將婚姻登記檔案管理有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求制作成標(biāo)牌統(tǒng)一上墻，便于婚姻登記員隨時參照、學(xué)習(xí)和掌握。還定期開展婚姻登記檔案管理工作分析會，集中對檔案管理方面出現(xiàn)的問題進行討論分析，以便于及時有效解決。
曹縣婚姻登記檔案的規(guī)范化管理為婚姻當(dāng)事人及時進行查詢提供了方便，進一步樹立了曹縣婚姻登記處為民服務(wù)的良好形象。
四、加強婚姻登記檔案管理的對策
加強婚姻登記檔案的管理，是維護婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益的需要，是促進民政檔案工作規(guī)范化管理的需要，是構(gòu)建和諧社會的需要。
1、加大對婚姻登記檔案工作的投入
婚姻登記工作是民政工作的重要工作之一，婚姻登記檔案也是民政檔案的重要組成部分。因此，加強婚姻登記檔案管理必須在人、才、物上得到充分保證。一是建立婚姻檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。民政部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)必須明確相應(yīng)的分管領(lǐng)導(dǎo)，有專兼職婚姻登記檔案管理人員，形成一級抓一級，層層抓落實的工作格局。二是婚姻登記主管部門要加大對婚姻檔案工作的經(jīng)費投入，改善婚姻檔案工作的軟硬件條件。三是從事婚姻登記檔案工作人員要有相對的固定性，不能頻繁更換。
2、加強對《婚姻登記檔案管理辦法》的學(xué)習(xí)
婚姻登記機關(guān)要采取多種形式加大《婚姻登記檔案管理辦法》的宣傳學(xué)習(xí)?？梢圆捎谜匍_民政干部大會、張貼標(biāo)語、發(fā)宣傳資料等形式宣傳學(xué)習(xí)《婚姻登記檔案管理辦法》，提高婚姻登記工作人員對婚姻登記檔案的管理水平，促進婚姻登記工作人員掌握婚姻登記檔案工作體制，明確工作職責(zé)，掌握婚姻登記檔案歸檔范圍、管理方法，明確婚姻當(dāng)事人、公檢法機關(guān)以及律師等利用檔案的程序。通過學(xué)習(xí)《婚姻登記檔案管理辦法》，使從事婚姻登記檔案管理工作的人員掌握婚姻登記檔案從收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作方法、手段、程序和條件。
3、完善相關(guān)工作制度
明確規(guī)范化管理婚姻登記檔案工作既是一項基礎(chǔ)性工作，也是一項政策性很強的工作。要認(rèn)真貫徹實施《婚姻登記檔案管理辦法》，從婚姻登記檔案的收集、整理、保管和利用等各項工作，制定相應(yīng)的規(guī)章制度。如制定檔案人員崗位責(zé)任制度、檔案歸檔和不歸檔范圍制度、檔案立卷歸檔制度、檔案借查閱制度、檔案保密制度、檔案保管保護制度、檔案移交制度和檔案銷毀制度等，確?；橐鰴n案管理人員有章可循。還要形成有效的監(jiān)督機制，保證制度的落實。
4、嚴(yán)格執(zhí)行《婚姻登記檔案管理辦法》
婚姻登記機關(guān)要改變傳統(tǒng)整理婚姻檔案辦法，嚴(yán)格按照《婚姻登記檔案管理辦法》規(guī)定，將婚姻檔案分為四個類，即結(jié)婚登記類、離婚登記類、補發(fā)婚姻登記類、撤銷婚姻登記類。在每一類中，按一對當(dāng)事人為一卷，進行裝訂；案卷的排列按年度、月份進行；每類從1開始各編一個流水號；裝盒按案卷流水順序號裝；根據(jù)《婚姻登記檔案管理辦法》認(rèn)真填寫第每卷的歸檔內(nèi)容、檔案盒封面、背脊內(nèi)容等。
5、加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)
婚姻登記主管部門要定期和不定期對婚姻登記中心和鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會事務(wù)辦公室婚姻登記檔案進行業(yè)務(wù)檢查、指導(dǎo)。若發(fā)現(xiàn)歸檔不及時、整理不規(guī)范、保管不安全等問題要及時予以糾正。
6、準(zhǔn)確及時提供利用
