時(shí)間：2022-05-21 19:47:08
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造成城建檔案質(zhì)量問(wèn)題的原因
城建檔案是以某個(gè)建設(shè)項(xiàng)目或一個(gè)單位工程為獨(dú)立對(duì)象，是每個(gè)項(xiàng)目或單位工程建設(shè)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料，其中包括工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收等部分，每個(gè)部分又包括多個(gè)歸檔文件，少則四五項(xiàng)，多則二十幾項(xiàng)。如工程檔案C類施工文件的內(nèi)容由八部分組成：C1管理資料；C2土建工程施工文件（也可稱建筑與結(jié)構(gòu)工程施工文件）；C3給排水、消防、采暖、燃?xì)夤こ淌┕の募?；C4通風(fēng)空調(diào)工程施工文件；C5電氣工程施工文件（含消防電）；C6電梯工程施工文件；C7智能建筑工程施工文件；C8室外工程施工文件，每個(gè)部分又由具體的文件圖表組成。數(shù)量大，使得城建檔案的整理工作量極大。由于成本相對(duì)較高，這類檔案又不可能完全使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案用紙。另外，建設(shè)工程是一項(xiàng)特殊的生產(chǎn)，建筑實(shí)體龐大且固定，工程環(huán)節(jié)多，涉及面廣，因而檔案會(huì)有相對(duì)較長(zhǎng)的形成周期。所以在漫長(zhǎng)的形成周期內(nèi)，對(duì)于紙質(zhì)檔案如不嚴(yán)加保護(hù)，高質(zhì)量的建設(shè)工程檔案是難以保證的。
施工、監(jiān)理部門“只看工程，忽視檔案”的工作方式也為城建檔案質(zhì)量問(wèn)題埋下了隱患。有些施工、監(jiān)理公司沒(méi)有專業(yè)的建設(shè)工程檔案技術(shù)人員進(jìn)行管理，公司為節(jié)省開(kāi)支，選擇技術(shù)員作為兼職檔案員負(fù)責(zé)檔案工作，不僅工作量大，而且不夠?qū)I(yè)。加之，檔案的形成階段主要在施工、監(jiān)理部門，這些單位或部門如果不注意檔案保管，沒(méi)有科學(xué)地填制相關(guān)表格文件，那么形成的檔案往往不符合國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不利于城建檔案館（室）的長(zhǎng)期或永久保存。
現(xiàn)今各地城建檔案館（室）都相繼成立，由于組建工作剛起步，專職人員較少，多為科技檔案或是質(zhì)量監(jiān)督站人員兼職管理，專業(yè)人才太少，不利于城建檔案管理工作向?qū)I(yè)化方向發(fā)展。另外，在檔案員報(bào)送檔案時(shí)，由于檔案數(shù)量較多，而城建檔案工作人員較少，在具體核查時(shí)，存在一定的工作缺陷，檔案員的疏忽可能造成檔案缺項(xiàng)、順序顛倒，加之城建檔案工作人員數(shù)量少、檔案內(nèi)容太多，有些問(wèn)題在接收檔案時(shí)并未及時(shí)發(fā)現(xiàn)，整理時(shí)才會(huì)暴露問(wèn)題，但此時(shí)的報(bào)送手續(xù)已完畢，無(wú)從追補(bǔ)。
提高城建檔案質(zhì)量的對(duì)策
基于上述影響城建檔案質(zhì)量的三點(diǎn)原因，筆者認(rèn)為提高城建檔案的質(zhì)量應(yīng)從以下三個(gè)方面著手解決。社會(huì)檔案意識(shí)是指人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)水平以及社會(huì)上對(duì)檔案的普遍認(rèn)識(shí)程度。這種意識(shí)越增強(qiáng)，對(duì)檔案的利用需求就越大，檔案的實(shí)現(xiàn)價(jià)值就越高，對(duì)于社會(huì)的服務(wù)能力就會(huì)增強(qiáng)。所以，一定要培養(yǎng)社會(huì)城建檔案意識(shí)，引導(dǎo)社會(huì)各種力量重視城建檔案的收集和利用。另外，要加強(qiáng)宣傳，提高人們對(duì)城建檔案重要性的認(rèn)識(shí)。城建檔案來(lái)源于城市建設(shè)工程，記錄的是建筑活動(dòng)中的元數(shù)據(jù)，不僅有助于對(duì)建筑物監(jiān)督考核，更為日后的建設(shè)決策提供科學(xué)的依據(jù)。各級(jí)政府部門要重視起城建檔案的管理和利用，檔案管理人員要從自身開(kāi)始重視城建檔案的整理和保管，努力提高專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，要將宣傳工作落到實(shí)處，提高全民的社會(huì)城建檔案意識(shí)。
建設(shè)工程檔案作為建設(shè)工程質(zhì)量直接反映還有一層非常重要的意義,那就是在工程建設(shè)過(guò)程中,有許多工序的內(nèi)容是要被下一道工序所掩蓋的,也就是隱蔽工程。對(duì)這一部分,在工程竣工后我們是看不到的,也難以檢測(cè)得到,我們只能根據(jù)掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現(xiàn)場(chǎng)記錄對(duì)這一部分工程內(nèi)容進(jìn)行評(píng)價(jià),工程檔案在此的作用就是無(wú)可替代了。
在前面我們已經(jīng)論述過(guò)建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分,從現(xiàn)代管理科學(xué)的角度來(lái)看,建設(shè)工程檔案的質(zhì)量也是建設(shè)工程質(zhì)量的重要構(gòu)成部分。工程檔案質(zhì)量好,反映工程管理規(guī)范,反映工程管理人員素質(zhì)高,反映工程質(zhì)量好。這一個(gè)觀點(diǎn)可以從建設(shè)工程項(xiàng)目參評(píng)“魯班獎(jiǎng)”、“芙蓉獎(jiǎng)”等獎(jiǎng)項(xiàng)活動(dòng)看出。凡是有意參評(píng)的項(xiàng)目,對(duì)建設(shè)工程檔案管理都是非常重視的,都非常重視檔案的真實(shí)性、完整性,包括施工現(xiàn)場(chǎng)拍照、錄像等方面都是非常重視的,對(duì)檔案的編制就更加認(rèn)真細(xì)致、精益求精了。
4工程檔案管理是工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
建設(shè)工程檔案是一個(gè)靜態(tài)的概念,而建設(shè)工程檔案管理則是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程。一般來(lái)說(shuō),這一過(guò)程的目的和結(jié)果都是建立真實(shí)、完整、系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案。但對(duì)這一過(guò)程進(jìn)行深入、清晰的研究,我們會(huì)發(fā)現(xiàn),工程檔案管理實(shí)際上不是一個(gè)單獨(dú)的、孤立的行為,實(shí)際上是工程項(xiàng)目管理的一部分。更進(jìn)一步,我們從工程質(zhì)量控制的角度出發(fā),工程檔案管理占有關(guān)鍵的一席之地。
建設(shè)工程項(xiàng)目管理中的質(zhì)量控制主要表現(xiàn)為施工組織和施工現(xiàn)場(chǎng)的質(zhì)量控制,控制的內(nèi)容包括工藝質(zhì)量控制和產(chǎn)品質(zhì)量控制。影響質(zhì)量控制的因素主要有“人、材料、機(jī)械、方法和環(huán)境”等五大方面。從“人”的因素來(lái)看,建設(shè)工程資料員是建設(shè)工程中不可缺少的技術(shù)人員,要經(jīng)過(guò)專門培訓(xùn)后持證上崗,而且要保證資料員的穩(wěn)定。從“材料”的因素來(lái)看,所有建筑材料的檢測(cè)報(bào)告、出廠合格證、使用說(shuō)明等是建設(shè)工程質(zhì)量保證材料的主體;從“機(jī)械”的因素來(lái)看,機(jī)械設(shè)備的使用和現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度是施工組織設(shè)計(jì)的重要內(nèi)容;從“方法”的因素來(lái)看,對(duì)施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志;從“環(huán)境”的因素來(lái)看,我們往往要對(duì)開(kāi)工前、施工中和竣工后的環(huán)境進(jìn)行拍照和錄像,反映場(chǎng)地環(huán)境的變化;上述幾個(gè)方面的資料都在建設(shè)工程檔案的收集編制范圍內(nèi),所以工程質(zhì)量控制的五大因素都離不開(kāi)工程檔案管理。
早期的建設(shè)工程項(xiàng)目管理的確對(duì)工程檔案管理有所忽略,建設(shè)工程項(xiàng)目管理人員培訓(xùn)(俗稱“五大員”培訓(xùn))一般是指:施工員、監(jiān)理員、材料員、安全員、造價(jià)員,一直沒(méi)有包括資料員。而建設(shè)工程資料員培訓(xùn)由各市城建檔案館自行組織,沒(méi)有納入建設(shè)職業(yè)培訓(xùn)范疇,也沒(méi)有發(fā)國(guó)家認(rèn)可的證書(shū)。近幾年,隨著建設(shè)工程檔案管理對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量控制重要性的認(rèn)識(shí)日益提高,有的城市實(shí)現(xiàn)了建設(shè)工程資料員經(jīng)常性培訓(xùn),還將《資料員合格證》上網(wǎng),便于查詢和核對(duì),并要求每個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目必須有持《資料員合格證》的專職人員從事工程資料編制工作,才能在工程竣工后向市城建檔案館移交竣工檔案;有的城市,如上海、重慶等已經(jīng)將資料員納入了“五大員”培訓(xùn),長(zhǎng)沙市2008年也正式將資料員培訓(xùn)納入建設(shè)職業(yè)培訓(xùn)。建設(shè)工程檔案管理作為建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)已得到越來(lái)越多的重視。
2000年頒布的國(guó)務(wù)院第279號(hào)令《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》,首次從國(guó)家法規(guī)的層面把建設(shè)工程檔案管理納入建設(shè)工程質(zhì)量控制體系,對(duì)建設(shè)工程檔案的內(nèi)容、質(zhì)量要求、報(bào)送移交和法律責(zé)任進(jìn)行了強(qiáng)制性規(guī)定,是目前推動(dòng)我國(guó)城建檔案工作發(fā)展最重要的一部法規(guī)。建設(shè)工程檔案管理的要求已經(jīng)從微觀提升到了宏觀,從基層技術(shù)實(shí)踐提升到了國(guó)家法規(guī)意志,這是對(duì)建設(shè)工程檔案管理在工程質(zhì)量控制體系中重要作用最有力的證明。
5工程檔案管理是提高工程質(zhì)量的重要手段
首先，完善檔案編制的相關(guān)制度。目前在工程檔案的編制過(guò)程中，存在著一定的問(wèn)題，而這些問(wèn)題歸根結(jié)底的原因在于制度方面的不完善，難以做到依法管理、依規(guī)編制。因而有必要在制度完善方面下功夫，這需要做好如下幾點(diǎn)工作。一是對(duì)于編制程序與管理程序進(jìn)行強(qiáng)化。建設(shè)單位在整個(gè)建設(shè)工程招投標(biāo)、合同簽訂等的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)在標(biāo)書(shū)與合同中添加關(guān)于工程檔案方面的內(nèi)容與要求。二是構(gòu)建檔案的臨時(shí)檢查規(guī)范。這種制度體系應(yīng)當(dāng)由工程建設(shè)的主管部門進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)而將檔案編制部門、城建檔案管理部門等的工作融合進(jìn)來(lái)，對(duì)于整個(gè)施工過(guò)程中的檔案編制情況進(jìn)行定期的檢查，從而及早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題所在，并加以改進(jìn)。三是配備必要的工程檔案編制與管理體系。不管是建設(shè)單位或是施工單位、管理單位，都應(yīng)當(dāng)設(shè)置專兼職人員崗位，進(jìn)行定期的溝通與合作，并向城建檔案管理部門取得聯(lián)系，確保落實(shí)好檔案編制過(guò)程中的各項(xiàng)工作。其次，完善檔案編制的責(zé)任體系。建設(shè)、施工單位及各參建單位應(yīng)依照法律法規(guī)相關(guān)規(guī)定，自覺(jué)履行建立和完善建設(shè)工程檔案的職責(zé)。建設(shè)與施工單位對(duì)工程檔案的重視程度，是建設(shè)工程檔案歸檔是否完整、準(zhǔn)確的關(guān)鍵因素。建設(shè)單位要做好工程前期文件材料的收集，并督促施工單位按期完成竣工檔案及竣工圖的收集與整理。施工單位要在布置施工任務(wù)的同時(shí)，安排布置工程竣工文件的收集與編制工作，確?？⒐の募男纬膳c施工進(jìn)度同步，工程驗(yàn)收交接與建設(shè)工程檔案同步交接。對(duì)于設(shè)計(jì)修改較多的建設(shè)工程，施工單位應(yīng)及時(shí)做好竣工圖的修訂編制工作。
（二）強(qiáng)化組織宣傳工作
一是在工程檔案編制中加強(qiáng)倡導(dǎo)職能分析。工程檔案的編制決策主要是以檔案編制者職能為出發(fā)點(diǎn)，因此了解檔案來(lái)源的職能內(nèi)容與性質(zhì)成為非常重要的工作，這也即在現(xiàn)行以內(nèi)容為主、職能為輔的編制方式中，職能分析成為形成檔案編制和保存決策的基礎(chǔ)，因此檔案部門應(yīng)加強(qiáng)倡導(dǎo)職能分析的作用與功能，讓檔案編制人員了解其對(duì)檔案編制與保存的重要性。其次，在實(shí)際的檔案編制過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程內(nèi)容進(jìn)行分類，并根據(jù)工程不同工作的特征來(lái)進(jìn)行分類編制。在這種背景下，工程檔案編制過(guò)程中，有必要在編制規(guī)范中明確工程內(nèi)容的類別，從而以指導(dǎo)具體編制工作的有針對(duì)性。二是強(qiáng)化檔案編制部門的主動(dòng)權(quán)。在檔案的形成過(guò)程中，檔案部門扮演重要的角色。除行政程序上的限制外，檔案部門的心理因素會(huì)影響編制工作的進(jìn)行?；緛?lái)看，檔案部門通常會(huì)認(rèn)為自身對(duì)具體的施工業(yè)務(wù)知識(shí)與能力有所欠缺，因此無(wú)法在檔案編制的內(nèi)容上扮演積極的功能。此外，檔案部門也會(huì)傾向于將自己定位為只是一個(gè)檔案保存單位，只要確實(shí)保管好業(yè)務(wù)單位所需的檔案即可。再加上檔案部門也普遍認(rèn)為工程管理人員并不重視他們，在工程組織內(nèi)部的地位低微，更使得檔案人員認(rèn)為檔案部門的角色與功能都不如具體的施工單位重要。盡管外在因素能夠限制檔案部門的角色與功能，但檔案人員也需要不斷突破自己的心理因素，積極加強(qiáng)本身在工程檔案編制內(nèi)容方面的知識(shí)與技能外，還應(yīng)加強(qiáng)與業(yè)務(wù)單位人員的合作，多加培養(yǎng)對(duì)工程業(yè)務(wù)專業(yè)性的了解，讓自己具備更多的專業(yè)知識(shí)與技能，爭(zhēng)取在檔案編制內(nèi)容方面的主動(dòng)權(quán)，這也可以使其在工程組織內(nèi)部扮演更積極的角色。
（三）提升檔案部門人員的業(yè)務(wù)水平
一是協(xié)助工程檔案人員建立工程內(nèi)部的職能輪廓。除強(qiáng)調(diào)和倡導(dǎo)職能分析的重要性，改變編制標(biāo)準(zhǔn)重點(diǎn)外，檔案部門還應(yīng)制訂相關(guān)的分析方法或策略，積極協(xié)助各施工團(tuán)體進(jìn)行本身的職能分析工作，并進(jìn)而將這一工作與檔案編制工作相結(jié)合。此外，檔案部門還可扮演協(xié)調(diào)的角色，借助協(xié)助各施工單位建立職能輪廓，從宏觀或全面的角度提供可能的全面保存建議，讓各施工單位除從本身的角度思考檔案的編制之外，還應(yīng)從企業(yè)整體的立場(chǎng)著眼，決定其檔案編制的優(yōu)先級(jí)。二是推廣檔案專業(yè)培訓(xùn)與教育。普遍說(shuō)來(lái)，工程檔案人員的檔案編制意識(shí)薄弱，并且對(duì)工程價(jià)值的內(nèi)涵、形成過(guò)程與應(yīng)用等方面的了解有限，使得他們?cè)诠こ虣n案的編制決策上無(wú)法扮演更積極的角色。因此，加強(qiáng)工程檔案編制人員的相關(guān)知識(shí)與技能，使之認(rèn)識(shí)到檔案編制與管理工作不僅是為工程提供施工上的參考，更要為日后的相思施工奠定良好的基礎(chǔ)。為此，建議檔案管理部門定期開(kāi)辦相關(guān)課程，提供工程檔案人員更多進(jìn)修的機(jī)會(huì)，來(lái)強(qiáng)化他們的專業(yè)知識(shí)與技能。此外，也建議檔案管理部門與大專院校相關(guān)科系合作，通過(guò)設(shè)置學(xué)科的方式，在正式教育機(jī)構(gòu)當(dāng)中培育更多的工程檔案編制專業(yè)人員。
（四）充分應(yīng)用信息化技術(shù)
在檔案編制過(guò)程中，信息化技術(shù)的應(yīng)用的突出體現(xiàn)是充分應(yīng)用數(shù)字技術(shù)來(lái)對(duì)資料進(jìn)行收集、分類、編碼、儲(chǔ)藏等工作。這種數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用能夠有效的提升檔案編制的效率。當(dāng)然，在使用過(guò)程中，也應(yīng)當(dāng)注重如下兩個(gè)方面的問(wèn)題：一是數(shù)字技術(shù)應(yīng)用的安全性問(wèn)題，必須做好防火墻技術(shù)，避免檔案信息資料的外泄；二是提升員工信息化技術(shù)的水平，從而能夠確保各種較為先進(jìn)的技術(shù)得到有效的利用。
（五）結(jié)語(yǔ)
測(cè)試新技術(shù)和新設(shè)備的普遍應(yīng)用是當(dāng)前我國(guó)測(cè)繪行業(yè)的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)，也正是因?yàn)檫@樣的發(fā)展趨勢(shì)，帶動(dòng)我國(guó)測(cè)繪行業(yè)在工作成果與作業(yè)方式方面發(fā)生了天翻地覆的變化，所以，帶動(dòng)了測(cè)繪相關(guān)的工程檔案工作巨大的改變。
1.測(cè)繪工程檔案材料由紙質(zhì)材料向電子文件轉(zhuǎn)化。
2.信息技術(shù)發(fā)展使檔案集成化程度提高，節(jié)省了大量實(shí)際空間。
3.由于測(cè)繪工程檔案在利用率非常高，它的利用由人工檢索使用轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，速度更快，效率也更高。
二、測(cè)繪工程檔案管理的基本流程
從測(cè)繪工程檔案等級(jí)到測(cè)繪工程檔案的歸檔完成，要通過(guò)“任務(wù)受理→外業(yè)作業(yè)→內(nèi)業(yè)處理→多重質(zhì)量監(jiān)控→工程歸檔（案卷整理）→檔案質(zhì)量控制→檔案資源建庫(kù)→更新基本地形圖數(shù)據(jù)庫(kù)→檔案利用”等相當(dāng)復(fù)雜的過(guò)程。其實(shí)際操作過(guò)程大致如下：
1“.工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)”在操作部門進(jìn)行應(yīng)用，并將其應(yīng)用到初始登記等方面，項(xiàng)目管理流程中需添加資料登記部分。
2.外業(yè)和內(nèi)業(yè)的采集處理都交由操作部門進(jìn)行，并且要形成電子文件以及相關(guān)的紙質(zhì)文件。經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的多重檢驗(yàn)后，通過(guò)審核后方可提供給用戶，此外，還需要將原始記錄添加到檔案中。
3.檔案部門對(duì)于文件的接收屬于檔案管理流程的以部門，并且檔案部門需要針對(duì)自己所接收到的紙質(zhì)和電子文件進(jìn)行深入審核。
4.按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，采用傳統(tǒng)的方法和流程進(jìn)行歸檔。
5.按照測(cè)繪工程檔案制作要求，整理電子文件，將其歸入信息系統(tǒng)。
6.不同的信息元數(shù)據(jù)的權(quán)限不同，所以需要針對(duì)不同的權(quán)限通過(guò)“工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)”對(duì)工程信息、案卷目錄元數(shù)據(jù)以及管理信息元數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)進(jìn)行完善。
三、測(cè)繪工程檔案質(zhì)量控制要點(diǎn)
業(yè)務(wù)水平以及工作經(jīng)驗(yàn)等因素都在造成檔案質(zhì)量存在差異的原因，在深入分析測(cè)繪工程檔案的產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)的過(guò)程之后，明確控制測(cè)繪工程檔案的質(zhì)量的方法：
（一）控制點(diǎn)一——完整性和準(zhǔn)確性
對(duì)檔案完整性和準(zhǔn)確性的要求有:
1.紙質(zhì)材料和電子文件的完整性，保證無(wú)缺漏。
2.歸檔時(shí)需要填寫(xiě)的內(nèi)容必須要完整和正確。
3.紙質(zhì)案卷的內(nèi)容是否完整，頁(yè)碼排序是否正確，與之對(duì)應(yīng)的檔案目錄和備考表是不是很齊全，是否責(zé)任人的手工簽署合規(guī)和完備。部分檢查可以用信息系統(tǒng)，并將檢查記錄登記完整。
（二）控制點(diǎn)二——一致性
雙套制是我國(guó)測(cè)繪工程檔案當(dāng)前實(shí)施的制度，經(jīng)常有同檔案的紙質(zhì)版和電子版的材料不一致，所以針對(duì)這一問(wèn)題，可以通過(guò)如下方式進(jìn)行解決：
1.工程信息與測(cè)繪工程的電子文件名要一致。
2.測(cè)繪工程的入庫(kù)文件表與歸檔文件的一致性。
3.同一測(cè)繪工程的紙質(zhì)資料與電子文件必須完全相同。部分檢查可以使用軟件自動(dòng)運(yùn)行，并記錄檢查結(jié)果。
（三）控制點(diǎn)三——屬性規(guī)范性
電子檔案中需要錄入非常多的屬性信息，必須對(duì)屬性信息加以考核:
1.同一記錄重復(fù)出現(xiàn)，則必須刪除多余記錄。
2.著重關(guān)注必須填寫(xiě)的地方。
3.日期或者總頁(yè)碼之類的格式錯(cuò)誤、圖件張數(shù)，電子文件字體格式錯(cuò)誤等。
4.邏輯性錯(cuò)誤，例如工程的開(kāi)始日期比結(jié)束日期還晚，結(jié)束日期比歸檔日期還晚。
5.與檔案號(hào)以及任務(wù)號(hào)相關(guān)的年度、類別以及流水號(hào)等關(guān)聯(lián)的屬性不相同，可以借助質(zhì)量軟件進(jìn)行檢查，并且對(duì)檢查結(jié)果進(jìn)行備案。
（四）控制點(diǎn)四——時(shí)效性
對(duì)工作人員進(jìn)行時(shí)效的規(guī)定，逾期未完成的一定要登記和對(duì)上級(jí)進(jìn)行報(bào)告。操作部門所移交檔案和工作人員管理檔案的時(shí)效性都需要進(jìn)行考核。
（五）控制點(diǎn)五——責(zé)任簽署的規(guī)范性
紙質(zhì)文件上的簽署一般具有法律效力，因此簽署的正確性非常重要，主要包括簽署的格式是否正確，簽署的日期是否正確，以及各類相關(guān)人員的簽署是否齊全、位置是否正確等等。
四、總結(jié)
在城市發(fā)展建設(shè)的過(guò)程中，歷史文化保護(hù)與城市發(fā)展更新始終是一對(duì)矛盾，如何處理好這個(gè)矛盾，使城市發(fā)展建設(shè)與歷史文化保護(hù)和諧共存，已成為當(dāng)前城市建設(shè)的一個(gè)非常重要的課題。許多城市因?yàn)榘l(fā)展而夫去個(gè)性，因?yàn)榘l(fā)展而失去歷史。以科學(xué)發(fā)展的態(tài)度和創(chuàng)新的方法去對(duì)待那些流傳至今被城市發(fā)展淹沒(méi)的歷史，挖掘城建檔案的歷史文化價(jià)值，豐富城市文化，是當(dāng)前城建領(lǐng)域迫切需要解決的問(wèn)題。檔案是歷史文化的積累沉淀，是文化傳播的重要媒介，是一種重要的文化財(cái)富。承載著城市建設(shè)歷史與發(fā)展的重要信息的城建檔案應(yīng)與城市的發(fā)展脈絡(luò)、人文環(huán)境和諧統(tǒng)一地詮釋城市文化。深厚的歷史文化積淀更是檔案館走向社會(huì)、走進(jìn)公眾的材質(zhì)媒介，為公眾提供良好的公共文化服務(wù)，這是檔案館創(chuàng)新發(fā)展的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)如何擔(dān)負(fù)起文化遺產(chǎn)的保護(hù)和公共利用，已成為國(guó)際檔案界共同關(guān)注的話題。因此，城建檔案與城市文化內(nèi)在關(guān)系的揭示，可為城建檔案事業(yè)提供全新的發(fā)展視角。城建檔案是城市歷史文化遺產(chǎn)的一部分，城市歷史文化遺產(chǎn)是城市文脈的延續(xù)，是城市個(gè)性的體現(xiàn)，也是城市可持續(xù)發(fā)展的重要資源。保護(hù)城市歷史文化遺產(chǎn)，是一種對(duì)于城市生命的尊重和對(duì)于城市本質(zhì)的認(rèn)同。城建檔案是人類社會(huì)通過(guò)有意識(shí)的創(chuàng)造性勞動(dòng)，逐步積累和保存下來(lái)的物質(zhì)和精神財(cái)富，城建檔案是城市的記憶，城市在記憶中成長(zhǎng)，城市失去了記憶，失去了歷史，也就失去了自己獨(dú)有的面貌。因此保護(hù)好城建檔案，挖掘城建檔案的歷史文化價(jià)值，豐富城市記憶，不僅能使城市得以展示自身的獨(dú)特文化，延續(xù)城市的文化血脈，而且可以營(yíng)造一種充滿歷史感的生態(tài)氛圍。然而，人們對(duì)城市文化的需求，往往會(huì)滯后于對(duì)生活的、生態(tài)的需求。在開(kāi)始舊城改造之際，人們的注意力都集中在改善人們的居住環(huán)境和生態(tài)環(huán)境上。
當(dāng)原本車馬擁擠，街巷狹窄扭曲的老街小巷成為綠樹(shù)成蔭、店鋪林立的通衢大道……人們的住宅寬敞了，人均綠地增加了，出行道路通暢了。驀然回首，在人居環(huán)境得到明顯改善的同時(shí)，卻失去了，破壞了一些很重要的東西——原本屬于一個(gè)城市本應(yīng)具備的歷史文化特征。歷史跟人們開(kāi)了一個(gè)不大不小的玩笑，當(dāng)人們開(kāi)始重新審視城市歷史文化積淀重要性的時(shí)候，在城建檔案館的館藏資料中，看到的大多是新建的住宅小區(qū)、新建的道路和橋梁以及地下管線等資料，卻缺少了與這座城市歷史文化特征相關(guān)的資料。清王朝咸豐皇帝的軍機(jī)大臣肅順在承德的府邸。歲月流逝，其已在城市的改造建設(shè)中蕩然無(wú)存。歷史文化名城承德除了避暑山莊和外八廟等世界文化遺產(chǎn)之外，還有很多類似肅順府的歷史建筑，比如和珅府、常王府、佟王府、熱河都統(tǒng)府等等。這些歷史遺留的建筑在城市改造時(shí)沒(méi)有得到很好的保護(hù)而得以留存下來(lái)，不能不說(shuō)是個(gè)遺憾。熱河文廟始建于清（1776-1780年），與其他寺廟共同構(gòu)成環(huán)避暑山莊的皇家寺廟群。熱河文廟位于避暑山莊西南部宮墻外，占地16700平方米，規(guī)模僅次于曲阜孔廟、北京孔廟。歷經(jīng)歲月的滄桑，保存至今的熱河文廟建筑有尊經(jīng)閣、東廡、西廡、明倫堂、崇圣祠、神庫(kù)神廚、犧牲亭、紅照墻等。牌坊、欞星門、泮池、大成門、碑亭以及主殿大成殿都已在上世紀(jì)六、七十年代相繼被毀。熱河文廟曾經(jīng)作為承德八中的一部分，如今八中遷走，文廟已經(jīng)修復(fù)，距今已有270多年歷史的熱河文廟又重現(xiàn)了往昔的恢弘。
二、創(chuàng)新發(fā)展城建檔案工作，從后臺(tái)走向前臺(tái)，更好地為城市建設(shè)服務(wù)
工程建設(shè)者應(yīng)首先向城建檔案館查詢?cè)摻謪^(qū)的相關(guān)資料，詢問(wèn)當(dāng)?shù)氐娜宋臍v史專家，了解清楚面臨改造的住宅區(qū)內(nèi)，即將整治的道路兩邊、河道兩岸，有沒(méi)有一些值得保留的建筑。這一切都對(duì)以集聚和傳播城市建設(shè)歷史與發(fā)展的信息為己任的城建檔案工作提出了更高的要求，那就是讓城建檔案工作從后臺(tái)走向前臺(tái)，更好地為城市建設(shè)服務(wù)。城建檔案工作除了擔(dān)當(dāng)城市建設(shè)歷史的儲(chǔ)存者之外，還要擔(dān)當(dāng)城市建設(shè)的引領(lǐng)者、城市文化的保護(hù)者和傳播者的角色。因此，在城市現(xiàn)代化建設(shè)的新形勢(shì)下，城建檔案館應(yīng)以科學(xué)的發(fā)展觀為引領(lǐng)，沉著應(yīng)對(duì)機(jī)遇與挑戰(zhàn)，創(chuàng)新發(fā)展理念，擴(kuò)大發(fā)展領(lǐng)域，明確自身在城市文化中的定位，努力挖掘與研究城建檔案的歷史文化價(jià)值與文化功能，力求在城市文化建設(shè)中發(fā)揮作用的同時(shí)，促進(jìn)自身的可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)以檔案先進(jìn)理論為指導(dǎo)，廣泛開(kāi)展城市文化與城建檔案學(xué)術(shù)研究。我國(guó)城建檔案信息管理學(xué)科理論研究體系基本形成，城建檔案管理學(xué)科已逐步成為城市科學(xué)的一個(gè)分支，廣泛開(kāi)展城建檔案與城市文化的學(xué)術(shù)性研究十分必要。
一、檔案室資源工程建設(shè)的重要性
疾病預(yù)防控制的檔案室資源是疾控中心檔案建設(shè)的重要組成部分，是保證疾控中心檔案收集完整的有效手段。疾控中心相對(duì)于其它單位而言，保持著相對(duì)穩(wěn)定的發(fā)展，有相對(duì)長(zhǎng)久的歷史背景。多年來(lái)，疾控中心從基本建設(shè)中形成的自身檔案，是從其它行業(yè)即使是書(shū)本都無(wú)法取得的。一些具有核心競(jìng)爭(zhēng)力價(jià)值的顯性知識(shí)和存于科技人員大腦中的隱性知識(shí)一旦形成檔案后，對(duì)單位可持續(xù)性發(fā)展和自主創(chuàng)新就提供了可靠的保證[1]。因此，借助于疾病預(yù)防控制的檔案室資源建設(shè)的特色化、信息化、數(shù)字化，運(yùn)用先進(jìn)的建設(shè)手段，有效地開(kāi)發(fā)和利用信息資源，發(fā)揮檔案在疾控中心運(yùn)行的作用，就能提高疾控中心在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力。建設(shè)疾控中心的檔案資源，就是要與中心的核心業(yè)務(wù)相結(jié)合，并與中心各職能系統(tǒng)、各業(yè)務(wù)流程有機(jī)地緊密聯(lián)系，形成高效協(xié)作和集成化的中心信息鏈，把檔案的收集、積累工作貫穿于整個(gè)中心的工作流程，從而保證檔案形成的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，保證各項(xiàng)檔案收集工作高效有序地進(jìn)行，使疾控中心的檔案部門成為信息資源中心，為中心正常運(yùn)行提供準(zhǔn)確無(wú)誤的信息資源。
二、檔案室資源工程建設(shè)建設(shè)之我見(jiàn)
2.1全面化
全面加強(qiáng)我疾病預(yù)防控制中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)，是我中心檔案室檔案工作實(shí)現(xiàn)全面協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)、保證。我中心檔案室要繼續(xù)推進(jìn)檔案法制建設(shè)，抓好檔案立法工作，落實(shí)執(zhí)法責(zé)任制；堅(jiān)持做好檔案考核工作，建設(shè)全面化的檔案資源，推動(dòng)我中心檔案工作水平得到進(jìn)一步提高；按照檔案館“五位一體”的建設(shè)要求，全面推進(jìn)檔案室建設(shè)、檔案信息建設(shè)、及公共服務(wù)建設(shè)；進(jìn)一步加強(qiáng)中心檔案工作，深入開(kāi)展建設(shè)全面化檔案資源；高度重視檔案資源安全建設(shè)，確保檔案全面、安全、萬(wàn)無(wú)一失。
2.2特色化
近年來(lái)，我中心在注重接收疾病預(yù)防控制文書(shū)檔案進(jìn)館的同時(shí)，加強(qiáng)了對(duì)不同門類、不同載體檔案的征集工作，單獨(dú)建立突出的疾病預(yù)防控制成功的案例檔案，利用檔案信息，對(duì)比較特別的、新奇的疾病的預(yù)防控制手段方法進(jìn)行保留、總結(jié)，建立特色的檔案資源，讓我中心各部門的工作人員了解重大的、特色的疾病預(yù)防控制實(shí)例，使工作質(zhì)量得到提高[2]。
2.3信息化
新時(shí)期提出大力加強(qiáng)管理信息化建設(shè)，因此，疾病預(yù)防控制中心的檔案資源建設(shè)成為提高中心檔案建設(shè)、管理水平的有效突破點(diǎn)，我們應(yīng)及時(shí)推進(jìn)建設(shè)的信息化，抓住這一契機(jī)，實(shí)現(xiàn)疾病預(yù)防控制中心檔案建設(shè)新模式。
首先，利用疾控中心信息平臺(tái)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字文件，延伸檔案的利用范圍。作為我中心檔案的收集、整理者，應(yīng)深刻體會(huì)到檔案信息在中心目標(biāo)管理中的重要作用，檔案信息不僅能對(duì)中心的戰(zhàn)略決策起到溝通、參與作用，還能進(jìn)行具體的對(duì)比、分析、協(xié)調(diào)，能有效保證中心的目標(biāo)計(jì)劃與具體執(zhí)行是一致的，以調(diào)整資源配置，糾正目標(biāo)偏差，使目標(biāo)導(dǎo)向正規(guī)化，進(jìn)而促進(jìn)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)，提高管理績(jī)效。其次，應(yīng)該加大與我中心文秘部門的聯(lián)系。文秘工作是檔案工作的先驅(qū)，要保證檔案室資源的質(zhì)量，就要保證文秘工作的質(zhì)量。在現(xiàn)代化進(jìn)程推動(dòng)下，檔案管理者應(yīng)該學(xué)會(huì)利用CAD繪圖技術(shù)以及辦公OA系統(tǒng)，建設(shè)信息化檔案，使電子文件有效的保存和利用[3]。但由于電子化信息很容易受到人為的刪減損壞或病毒的侵害，因此我中心的檔案工作者還應(yīng)該聯(lián)系中心的文秘部門對(duì)檔案信息文件進(jìn)行收集、整理、歸檔、加密等安全措施，以促進(jìn)實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理，保證檔案的管理與利用。還有，領(lǐng)導(dǎo)與員工要上下支持，形成良性循環(huán)，達(dá)到內(nèi)外互補(bǔ)。檔案在我中心已越來(lái)越受到重視，但我中心不能閉門造車，應(yīng)該讓領(lǐng)導(dǎo)把重視度轉(zhuǎn)移到檔案上，讓我們檔案工作者明白只有交流才能進(jìn)步，提供給我們檔案工作者交流的機(jī)會(huì)，加以借鑒其經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，使各中心之間相互接觸、反饋，共同為實(shí)現(xiàn)檔案室資源建設(shè)信息化服務(wù)。
2.4數(shù)字化
加強(qiáng)我疾控中心檔案室檔案的數(shù)字化建設(shè)。這主要是對(duì)我中心的檔案室檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，即把各種以傳統(tǒng)的物理載體形式體現(xiàn)出來(lái)的疾病預(yù)防控制的檔案信息數(shù)據(jù)，通過(guò)掃描、著錄等方式全部轉(zhuǎn)換為用磁盤、光盤等計(jì)算機(jī)的各類存儲(chǔ)器存儲(chǔ)的數(shù)字記錄形式[3]，初步完成中心檔案室的檔案信息建設(shè)向數(shù)字化轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)備過(guò)程，這是檔案資源建設(shè)數(shù)字化的重要基礎(chǔ)，也是使傳統(tǒng)檔案室過(guò)渡到數(shù)字化檔案室的前提。目前，我中心檔案室一是要加快機(jī)讀目錄著錄的進(jìn)度?，F(xiàn)在可以利用政通檔案管理軟件輸入疾病預(yù)防控制、中心人事等全宗的文件級(jí)、案卷級(jí)目錄，并建立起檔案室疾病預(yù)防控制、中心人事等幾大類信息資料的目錄專題數(shù)據(jù)庫(kù)，為查閱利用這些檔案提供方便。二是建設(shè)檔案資源原文、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)?？梢栽噲D先掃描部分有較高利用率的文書(shū)檔案，并上傳部分照片檔案，建立檔案室珍貴文件檔案的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，將疾病預(yù)防控制、中心人事等重要資料刻成光盤，達(dá)到可全文件閱讀并打印的要求。
關(guān)鍵詞：高校職稱檔案，建設(shè)，管理
高校職稱檔案是高校教師、科研人員、教輔人員和管理人員學(xué)術(shù)水平、業(yè)務(wù)能力及工作業(yè)績(jī)等方面的原始記錄，能為學(xué)校知人和用人提供重要依據(jù)，是高校人事檔案工作的一個(gè)重要組成部分。近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和日愈頻繁的人才流動(dòng)，更需要各高校大力加強(qiáng)職稱檔案的建設(shè)。
一、高校職稱檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)
1.1高校職稱檔案的內(nèi)容高校職稱檔案是指學(xué)校在各項(xiàng)職稱評(píng)審活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等歷史記錄。主要包含以下三方面內(nèi)容：
1.1.1各類職稱文件：包括來(lái)自上級(jí)主管部門，如國(guó)家教委、省教育廳及人事廳等部門下發(fā)的有關(guān)職稱管理的文件和各種資格審批通知，高校內(nèi)部職稱工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如高校內(nèi)部職稱評(píng)審管理?xiàng)l例，評(píng)審、聘任和考核條例，職稱評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)人員獲得資格名單和聘任文件，申報(bào)晉升職稱人員公示、答辯記錄，各級(jí)評(píng)委會(huì)會(huì)議記錄和投票結(jié)果，前人對(duì)職稱工作的認(rèn)識(shí)、建議和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，兄弟院校之間參觀、交流的經(jīng)驗(yàn)材料等。
1.1.2個(gè)人申報(bào)材料：主要指專業(yè)技術(shù)人員的教學(xué)和科研業(yè)績(jī)?？蒲袠I(yè)績(jī)包括科研成果、論文、論著，送審代表作評(píng)價(jià)意見(jiàn)，主持或參與科研課題數(shù)量和到位經(jīng)費(fèi)，專利申報(bào)，成果推廣和所獲獎(jiǎng)項(xiàng)。教學(xué)業(yè)績(jī)包括教學(xué)科目、教學(xué)課時(shí)，學(xué)校對(duì)教師授課的教學(xué)評(píng)價(jià)意見(jiàn)，教學(xué)獲獎(jiǎng)情況。另外還有各種學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)，專業(yè)技術(shù)資格證、聘任書(shū)、年度考核表、全國(guó)職稱外語(yǔ)統(tǒng)一考試成績(jī)單、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力考試成績(jī)單、繼續(xù)教育證，各類獲獎(jiǎng)榮譽(yù)證書(shū)等。
1.1.3各類申報(bào)表格：包括專業(yè)技術(shù)職務(wù)申報(bào)評(píng)審表、大中專畢業(yè)生初次認(rèn)定專業(yè)技術(shù)職務(wù)認(rèn)定表、專家對(duì)晉升人員代表作的評(píng)價(jià)意見(jiàn)、專業(yè)技術(shù)資格審批表、專業(yè)技術(shù)任職考核表等。
1.2、高校職稱檔案特點(diǎn)
1.2.1真實(shí)性：申請(qǐng)晉升職稱人員提供的所有學(xué)歷、資歷、教學(xué)、科研等材料需經(jīng)所在單位審核并公示七個(gè)工作日，然后由教務(wù)、科研、人事等部門核實(shí)，最后遞交給學(xué)校各學(xué)科專家、各級(jí)評(píng)委，再一次對(duì)申報(bào)者材料進(jìn)行審核和評(píng)議。如果申報(bào)者獲得申請(qǐng)資格，高校還必須利用網(wǎng)絡(luò)或張貼通知公示七個(gè)工作日，接受群眾監(jiān)督，因此，這些原始材料具有真實(shí)性。
1.2.2實(shí)用性：專業(yè)技術(shù)人員檔案是專業(yè)人才資源的信息庫(kù)，具有信息集中、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、全面的特點(diǎn)，不僅能為評(píng)聘、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)提供依據(jù)，還能為開(kāi)發(fā)人才、培養(yǎng)人才、合理利用人才和本科高校教學(xué)水平評(píng)估提供重要信息，也是學(xué)校年鑒和歷史人物傳記等歷史資料的寶貴材料，為高校教學(xué)、科研服務(wù)，同時(shí)也為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)全面考察和使用人才提供可靠依據(jù)。
1.2.3保密性：職稱評(píng)審材料大多數(shù)具有一定的保密性，如單位評(píng)價(jià)意見(jiàn)，專家對(duì)申請(qǐng)人代表作的鑒定意見(jiàn)，各學(xué)科組、各級(jí)評(píng)審委員會(huì)評(píng)價(jià)意見(jiàn)及投票結(jié)果，評(píng)議過(guò)程中評(píng)委對(duì)申請(qǐng)者是否符合晉升條件的綜合性和結(jié)論性的評(píng)價(jià)意見(jiàn)都需要嚴(yán)格保密，不宜隨意外泄。
1.2.4多樣性：高校聚集了各行各業(yè)的專家，涉及的職稱系列復(fù)雜多樣，有教師、科研人員、教育管理人員、實(shí)驗(yàn)技術(shù)員、工程技術(shù)人員、會(huì)計(jì)專業(yè)人員、統(tǒng)計(jì)專業(yè)人員、檔案專業(yè)人員、圖書(shū)專業(yè)人員等，由于申請(qǐng)不同系列職稱有不同的學(xué)歷、資歷、業(yè)績(jī)水平的要求，所以提交的材料也因人而異，復(fù)雜多樣。
二、高校職稱檔案與人事檔案的區(qū)別
2.1相同點(diǎn)：高校職稱檔案與人事檔案都是以個(gè)人為立檔單位，二者間存在相互聯(lián)系、交叉和滲透的關(guān)系，并有內(nèi)容上的部分重復(fù)和雷同，而且，材料的形成都是以原始、真實(shí)、精確和濃縮的方式記載。
2.2不同點(diǎn)：人事檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、政治歷史、工作業(yè)務(wù)能力、學(xué)識(shí)及專業(yè)特長(zhǎng)、職稱及職務(wù)、政治面貌、獎(jiǎng)懲、工資、離休和退休等情況，全面展示和概括個(gè)人各階段、各方面的具體狀況。而高校職稱檔案具有一定局限性，主要是針對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的教學(xué)、科研情況以及與教學(xué)、科研有關(guān)的一切業(yè)務(wù)情況的記載材料，較多材料和內(nèi)容都來(lái)自教學(xué)和科研檔案，可直接反映學(xué)校的教學(xué)、科研及管理的動(dòng)態(tài)、實(shí)力和水平。
三、高校職稱檔案的作用
從微觀上講，高校職稱檔案主要反映了每個(gè)教師的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作業(yè)績(jī)；從宏觀上講，主要反映了學(xué)校師資狀況、科研能力和辦學(xué)水平。它的作用具體表現(xiàn)在以下四方面：
3.1信息源作用。一份高校職稱檔案是一位教師教學(xué)、科研情況的真實(shí)寫(xiě)照，而多個(gè)或全部教師職稱檔案，就構(gòu)成了學(xué)校完整的或重要的人才信息庫(kù)，即可為學(xué)校正確評(píng)估教師隊(duì)伍，嚴(yán)格教學(xué)管理，尋找辦學(xué)路子，明確辦學(xué)方向提供能力和教學(xué)水平信息支持。同時(shí)，目前學(xué)校實(shí)行崗位聘任制，也需要這些檔案提供可靠信息。
3.2評(píng)價(jià)作用?？陀^、公正的評(píng)價(jià)每一位教師是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施科學(xué)管理的前提。由于高校職稱檔案能真實(shí)地反映教師業(yè)務(wù)能力，因此，依據(jù)完整的高校職稱檔案材料就能比較客觀、準(zhǔn)確地評(píng)價(jià)出一個(gè)教師教學(xué)成績(jī)的大小、學(xué)識(shí)水平的高低、科研能力的強(qiáng)弱。
3.3憑證作用。教師生活和工作都離不開(kāi)檔案，職稱材料是教師合理流動(dòng)的“通行證”和“身份證”。辦理工作調(diào)動(dòng)、申請(qǐng)出國(guó)、進(jìn)修學(xué)習(xí)、攻讀學(xué)位、工資調(diào)整、晉升職務(wù)、醫(yī)療保險(xiǎn)、退休等手續(xù)時(shí)都離不開(kāi)職稱證明。
3.4服務(wù)決策作用。高校職稱檔案的建立與管理，能為單位選拔人才提供可靠依據(jù)。通過(guò)調(diào)閱教師的職稱檔案，可以全面了解教師的學(xué)習(xí)、工作情況，進(jìn)而為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。
四、建立高校職稱檔案的措施
4.1增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立健全運(yùn)行機(jī)制。首先，要從建立高校職稱檔案的管理機(jī)制人手，明確一名人事部門領(lǐng)導(dǎo)分管高校職稱的業(yè)務(wù)工作，并在條件許可的情況下，建立高校職稱檔案室，實(shí)行專人專管。要向廣大教師和教學(xué)、科研單位宣傳建立高校職稱檔案的重要性，增強(qiáng)他們的檔案意識(shí)，讓他們理解、支持并協(xié)助管理人員搞好此項(xiàng)工作，應(yīng)在全校（院）范圍內(nèi)形成主動(dòng)收集、自覺(jué)上交應(yīng)歸檔材料的良好氛圍和科學(xué)的運(yùn)行機(jī)制；其次，要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案材料的收集、整理與歸檔工作有章可循，步人制度化、規(guī)范化管理軌道。
4.2提高檔案管理人員素質(zhì)。人員素質(zhì)的高低直接影響高校職稱檔案工作質(zhì)量的優(yōu)劣，因此要求檔案人員既要有檔案管理方面的知識(shí)，又要有職稱管理方面的專業(yè)知識(shí)，并要掌握較先進(jìn)的現(xiàn)代化管理技術(shù)。這就需要現(xiàn)有工作人員通過(guò)培訓(xùn)、自學(xué)或與高校同行之間相互交流等方式，增強(qiáng)其理論知識(shí)和實(shí)踐能力，提高綜合素質(zhì)培養(yǎng)。另外，無(wú)論是專、兼職的檔案人員都應(yīng)有高度的責(zé)任心、事業(yè)心，需要有扎扎實(shí)實(shí)、任勞任怨的工作作風(fēng)和默默無(wú)聞的奉獻(xiàn)精神。
4.3加強(qiáng)規(guī)范化管理
4.3.1注重材料收集工作。人事檔案中的專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)定申報(bào)評(píng)審表，大中專畢業(yè)生初次認(rèn)定專業(yè)技術(shù)職務(wù)認(rèn)定表，專業(yè)技術(shù)人員年度考核表，上級(jí)部門和學(xué)校下發(fā)的職稱文件，以及各種各級(jí)職稱會(huì)議記錄，學(xué)院、學(xué)科組、高評(píng)委投票統(tǒng)計(jì)表等材料是非常重要的。檔案管理人員在收集整理時(shí)應(yīng)認(rèn)真檢查，一旦發(fā)現(xiàn)歸檔材料有所遺漏，應(yīng)及時(shí)尋找，以確保檔案完整。
4.3.2注重整理工作。按專業(yè)或科目分類、整理、歸檔，力求以客觀事實(shí)為依據(jù)，做到客觀、公正、公平，有目的地進(jìn)行篩選，去粗取精。
4.3.3加強(qiáng)保管工作。近幾年隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大，流動(dòng)人員日益增多，教師數(shù)量迅速增長(zhǎng)，人事檔案等各類檔案的轉(zhuǎn)遞也日趨頻繁。對(duì)檔案的借閱、調(diào)檔等要建立相應(yīng)的制度，嚴(yán)格履行手續(xù)，做好檔案的保管工作。
4.4采用先進(jìn)的現(xiàn)代化管理手段。要開(kāi)發(fā)高校職稱檔案的管理軟件，運(yùn)用計(jì)算機(jī)將學(xué)校各類專業(yè)技術(shù)人員按年齡、學(xué)歷、工作業(yè)績(jī)等諸方面進(jìn)行結(jié)構(gòu)比例分析，作出表格或圖表，為學(xué)校搞好專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)考核利用做準(zhǔn)備，為專業(yè)技術(shù)人員的管理提供保障，同時(shí)也為業(yè)務(wù)考績(jī)檔案的開(kāi)發(fā)利用做準(zhǔn)備。
4.5重視開(kāi)發(fā)利用工作。職稱檔案作為高校的人才信息資源，是高校科技資源儲(chǔ)備的重要形式，應(yīng)高度重視它的開(kāi)發(fā)利用，充分發(fā)揮它的憑證作用。要鼓勵(lì)檔案管理人員利用先進(jìn)的管理手段，深入整理加工，創(chuàng)造靈活多樣的利用方式，積極開(kāi)發(fā)和提供各類信息資源，將不屬于保密范圍的部分內(nèi)容向個(gè)人公開(kāi)，積極主動(dòng)提供社會(huì)服務(wù)，使職稱檔案直接服務(wù)于人才的開(kāi)發(fā)和利用，并為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)全面考察、培養(yǎng)和提拔優(yōu)秀人才提供科學(xué)依據(jù)。
參考文獻(xiàn)：
