時(shí)間：2022-02-28 00:15:38
序論：在您撰寫高校檔案管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
高校檔案管理部門必須要重視電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，保證可以提升電子檔案管理工作效率與質(zhì)量，逐步解決電子檔案管理中存在的各類問題，少其中存在的各類問題，逐漸提升其發(fā)展效率，增強(qiáng)高校檔案管理工作效果。
1 高校電子檔案分析
當(dāng)今時(shí)代，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，在信息化、現(xiàn)代化建設(shè)步伐加快的今天，辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)已應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中。無(wú)紙化辦公掀開了電子文件與電子檔案管理工作的新篇章。目前各高?；疽哑占斑\(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，電子文件的產(chǎn)生已然是高校政務(wù)信息的主體，也是高校辦公過(guò)程中的主體。電子文件對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的大量取代，給高校檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。如何應(yīng)用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，做好電子檔案的管理，成為我們面臨的新課題，亟待我們?cè)趯?shí)踐工作中不斷研究、探索和總結(jié)，本文就此做一探討。高校電子檔案是按照相關(guān)規(guī)范對(duì)憑證信息或是高校歷史背景等進(jìn)行把偶才能，利用電子形式對(duì)其進(jìn)行處理，生成電子文件。電子檔案與電子文件不同，電子文件在實(shí)際儲(chǔ)存的額過(guò)程中，可以完全代替紙質(zhì)的檔案，并且與電子檔案共存。
2 高校檔案管理中電子檔案管理問題分析
目前，高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過(guò)程中，還存在較多難以解決的問題，無(wú)法提升電子檔案管理效率與質(zhì)量，難以提升高校檔案管理效果。具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：
第一，工作量較大。一是檔案工作人員需要對(duì)大量電子文件進(jìn)行鑒定，只保留有價(jià)值的文件進(jìn)行保存，在實(shí)際工作期間，會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間和精力；二是因缺乏相應(yīng)的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)、服務(wù)器等設(shè)備，大部分高校的電子檔案管理沿用傳統(tǒng)的物理存儲(chǔ)方式，保管方式落后，整理強(qiáng)度大，不利于檢索利用。
第二，電子檔案管理信息化程度較低。我國(guó)高校檔案管理人員開展相關(guān)工作，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)電子檔案管理信息化程度低的現(xiàn)象，無(wú)法利用高效便捷的方式開展相關(guān)工作，導(dǎo)致電子檔案信息數(shù)據(jù)利用效率降低[1]。
第三，電子檔案標(biāo)準(zhǔn)程度不足。目前，部分檔案管理部門在開展電子檔案管理工作的過(guò)程中，還沒有制定完善的標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，不能積極應(yīng)用各類方式提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度，難以增強(qiáng)高校電子檔案管理效果，甚至?xí)霈F(xiàn)一些難以解決的問題。同時(shí)，在高校電子檔案管理期間，相關(guān)工作人員不重視電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，無(wú)法提升其工作效率與質(zhì)量。
第四，電子檔案遠(yuǎn)程傳輸頻繁，存在安全隱患。目前，高校大學(xué)生的入學(xué)量較大，并且信息量較多，在實(shí)際工作過(guò)程中，需要檔案管理人員做好就業(yè)與入學(xué)等檔案管理工作，這就需要檔案管理人員利用遠(yuǎn)距離傳輸?shù)姆绞教嵘涔ぷ餍?，然而，在遠(yuǎn)程傳輸頻繁的情況下，高校檔案信息的流動(dòng)率逐漸提升，導(dǎo)致出現(xiàn)安全問題。
3 電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用措施
在高校?子檔案管理過(guò)程中，必須要制定完善的管理制度，保證可以提升高校電子檔案管理工作效率，增強(qiáng)其管理效果。
3.1 制定安全性管理制度
高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過(guò)程中，必須要制定完善的安全管理制度，保證可以提升確保電子檔案的安全性。例如：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)與檢查，無(wú)論是硬件設(shè)施還是軟件設(shè)備，都需要建設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)安全管理體系，保證可以增強(qiáng)其安全性。同時(shí)，還要建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全管理人才隊(duì)伍，使其可以更好的對(duì)電子檔案安全性進(jìn)行管理[2]。其次，各高校要高度重視檔案管理人員思想政治建設(shè)工作，階段性的開展多種形式的檔案安全培訓(xùn)工作，讓檔案管理人員樹立牢固的安全意識(shí)。
3.2 樹立正確的管理觀念
高校檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，要樹立正確的電子檔案管理觀念，保證可以提升檔案管理人員的思想素養(yǎng)，要有創(chuàng)新的觀念、改革的精神、發(fā)展的眼光看待電子管理工作中存在的問題與缺陷，在完善管理制度、改進(jìn)管理方式等方面作謀劃。利用電腦及現(xiàn)代信息技術(shù)建立電子檔案庫(kù)，利用網(wǎng)絡(luò)管理等方式和途徑，為電子檔案管理現(xiàn)代化鋪平道路。，逐漸提升其發(fā)展效率。首先，檔案管理人員利用電子檔案技術(shù)，保證可以提升電子檔案技術(shù)的應(yīng)用效率，增強(qiáng)其發(fā)展效果。其次，檔案管理人員必須要重視電子檔案思想政治建設(shè)工作，階段性的開展安全培訓(xùn)工作，利用各類方式為電子檔案管理人員樹立安全操作意識(shí)，使其可以在一定程度上，熟練掌握操作技巧，進(jìn)而達(dá)到預(yù)期的管理目的。
3.3 創(chuàng)新電子檔案服務(wù)手段
首先，通過(guò)各種學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使檔案管理人員能熟練掌握電子檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握電子檔案管理技術(shù)，進(jìn)一步提升電子檔案的應(yīng)用效率。其次，高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過(guò)程中，必須要?jiǎng)?chuàng)新電子檔案服務(wù)手段，保證可以提升其工作效率與質(zhì)量。一方面，需要檔案管理人員做好電子檔案整理工作，對(duì)于不合格的電子檔案，需要予以重新加工處理。另一方面，檔案管理人員需要重視電子檔案應(yīng)用質(zhì)量，構(gòu)建媒體與信息整合的服務(wù)體系，進(jìn)而提升其工作效率與工作質(zhì)量[3]。
3.4 加大電子檔案的投入力度
高校電子檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)高效率的信息化管理，就必須加大檔案管理資金的投入力度，配備先進(jìn)的檔案管理軟件與硬件設(shè)施。硬件方面要配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備；軟件方面要配備先進(jìn)的檔案管理軟件與檔案信息利用平臺(tái)，切實(shí)滿足電子檔案管理工作的相關(guān)要求，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的多元化發(fā)展，有效保障電子檔案管理工作的穩(wěn)定性與便捷性。
高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案技術(shù)的過(guò)程中，必須要加大投入力度，逐漸提升檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。在此期間，高校檔案管理人員必須要制定完善的電子檔案投入制度，逐漸創(chuàng)新其管理方式，進(jìn)而提升高校檔案管理工作效率與質(zhì)量，加大資金的投入力度，為其后續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
關(guān)鍵詞：高校；檔案；管理
中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
收錄日期：2012年5月7日
各高校依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定了本高校檔案管理辦法，一般包括：檔案管理責(zé)任制、檔案立卷歸檔制度、庫(kù)房管理制度、查閱檔案資料制度、保密制度、鑒定與銷毀制度、登記與統(tǒng)計(jì)制度、檔案工作人員守則、檔案移交制度等規(guī)章制度。從部分高校的《檔案實(shí)體分類方案》、《檔案歸檔范圍及保管期限》中可以看出，各高?；n案的歸檔范圍和保管期限都依據(jù)《基本建設(shè)項(xiàng)目資料管理暫行規(guī)定》，即規(guī)定了基本建設(shè)項(xiàng)目資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成使用的全過(guò)程形成的、應(yīng)當(dāng)保存的文件，包括基本建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、勘探、設(shè)計(jì)、施工、竣工、改建、擴(kuò)建等各階段形成的文字材料、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等。保管期限分為短期、長(zhǎng)期、永久三種。其中，長(zhǎng)期保管的材料實(shí)際保管期限不得短于建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際壽命。但在現(xiàn)實(shí)工作中，這種歸檔范圍和保管期限的設(shè)置并不完全適應(yīng)高?；n案管理。
一、高校檔案管理的重要性
高校檔案信息是整個(gè)檔案信息資源中的重要組成部分，是國(guó)家檔案全宗的重要組成部分，是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，是推動(dòng)社會(huì)文明進(jìn)步的寶貴資源。高等學(xué)校是傳播知識(shí)、培養(yǎng)人才的場(chǎng)所，高校檔案中的科學(xué)研究類檔案信息及博士、碩士學(xué)位論文中的很大一部分都代表了相關(guān)學(xué)科研究的最新動(dòng)態(tài)。這部分檔案信息對(duì)于指引社會(huì)進(jìn)步及變知識(shí)為生產(chǎn)力有積極的作用。高校檔案信息真實(shí)記載了學(xué)校的發(fā)展進(jìn)程，高等學(xué)校要想在日益復(fù)雜的環(huán)境中爭(zhēng)創(chuàng)一流和更好地發(fā)展，就離不開高校檔案信息的支持。隨著我國(guó)高校布局的變化，產(chǎn)生了許多新的學(xué)校。新高校規(guī)模大、管理模式各異，這就給檔案管理工作增加了難度，提出了新問題。此外，高校檔案信息來(lái)源于學(xué)校的日常管理活動(dòng)，它廣泛存在于學(xué)校的各個(gè)部門。如何將高校檔案信息互聯(lián)起來(lái)，形成一個(gè)集成的系統(tǒng)，以便最大限度地減少信息冗余，保持高校檔案信息的一致性和完整性，也是目前我們必須解決的問題。
二、高校檔案管理存在的問題
（一）制度不嚴(yán)，缺少保障制度或措施。學(xué)校每年用于檔案的專項(xiàng)費(fèi)用很少或沒有，保障制度的缺失還易造成人員配備的不足。面對(duì)如此多且又復(fù)雜的材料，收集就需格外地細(xì)心和專業(yè)，但檔案部門由于任務(wù)重，收集材料的人員往往是新來(lái)的或是部門的文書人員，業(yè)務(wù)不熟悉，檔案管理業(yè)務(wù)也不熟悉，對(duì)整個(gè)材料構(gòu)成不很了解，容易造成材料的缺失。同時(shí)，高校檔案管理部門的人員一般較少，檔案專職人員往往一個(gè)人管好幾個(gè)類別，對(duì)業(yè)務(wù)和進(jìn)程也不夠熟悉，很少會(huì)到部門去指導(dǎo)檔案管理工作。以上種種現(xiàn)象都會(huì)影響高校檔案的規(guī)范歸檔。再加上部門的兼職檔案管理員變動(dòng)較為頻繁，更加重了這種現(xiàn)象。檔案的電子文件的增多還牽涉到檔案館的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的配備問題，因?yàn)闄n案信息化、數(shù)字化的建設(shè)離不開計(jì)算機(jī)人才，只有計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的保證。才能保證管理系統(tǒng)的運(yùn)行正常和服務(wù)器的維護(hù)。
（二）檔案隊(duì)伍建設(shè)缺乏科學(xué)性和穩(wěn)定性，人員整體素質(zhì)低下。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)檔案工作者的素質(zhì)提出了較高的要求，而在現(xiàn)階段的高校檔案工作者中，還有相當(dāng)一部分人達(dá)不到上述要求，他們中有的是在單位競(jìng)聘上崗過(guò)程中的解聘人員被安置到檔案部門，有的是由于其他原因工作調(diào)動(dòng)而被分配到檔案部門，有的是其他工作人員兼職做檔案工作，還有的是剛從大中專學(xué)校分配來(lái)的學(xué)生。這支隊(duì)伍在數(shù)量上雖能充其數(shù)，但在質(zhì)量上還不能適應(yīng)當(dāng)今檔案工作的開展，其整體綜合素質(zhì)低下，嚴(yán)重影響檔案管理工作的水平，如在收集工作中不知該收什么，影響了歸檔齊全率；整理時(shí)顛倒卷內(nèi)文件的先后順序；案卷標(biāo)題擬寫不準(zhǔn)確；案卷之間問題交叉，等等。因此，這樣的檔案人員隊(duì)伍，必然存在著知識(shí)結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不甚合理現(xiàn)象，在知識(shí)結(jié)構(gòu)方面，具備檔案專業(yè)知識(shí)的人員數(shù)量極少，且專職檔案工作者中也大都存在知識(shí)老化的現(xiàn)象，其理論水平、業(yè)務(wù)水平亦尚需提高，而適應(yīng)當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代要求的復(fù)合型人才更是嚴(yán)重匱乏，如現(xiàn)今計(jì)算機(jī)的使用已深入到各行各業(yè)，檔案工作的國(guó)際間交流也日漸頻繁，但既精通軟件設(shè)計(jì)又深諳檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才卻并不多見，精通外語(yǔ)的檔案部門人才則更是鳳毛麟角。在職稱結(jié)構(gòu)方面，檔案工作者中高級(jí)職稱比率與其他部門相比明顯較少，比率偏低。
三、高校檔案管理對(duì)策
（一）進(jìn)一步增強(qiáng)檔案部門的服務(wù)意識(shí)。廣泛宣傳，創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，除了在學(xué)校內(nèi)部加強(qiáng)學(xué)習(xí)、提高認(rèn)識(shí)，明確建檔重要性外，還需向相關(guān)部門宣傳建檔意義，在各部門間形成建檔共識(shí)，使建檔工作引起部門領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，僅靠部門是不夠的。只有各部門明確了建檔的重要意義，才能真正確立檔案工作的重要地位，為建檔工作的順利展開，創(chuàng)造一個(gè)積極、和諧、良好的外部環(huán)境。例如，J學(xué)院每年都召開全校檔案工作會(huì)議，參加的人員有學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、部門和分院領(lǐng)導(dǎo)和各部門學(xué)院的兼職檔案管理員。會(huì)議得到了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，領(lǐng)導(dǎo)們每次都參加并加以指示。校檔案工作會(huì)議的主要內(nèi)容是宣傳檔案工作的重要性、向各部門了解是否有新的常規(guī)性材料、布置新一年的檔案歸檔工作任務(wù)和對(duì)歸檔工作的有關(guān)操作程序培訓(xùn)等。檔案的利用原理和其他的類別是一樣的，要加大宣傳力度，取得領(lǐng)導(dǎo)的支持，改變?nèi)熒挠^念，使他們能主動(dòng)配合工作，才能取得高校檔案管理的良性循環(huán)。
一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中高校檔案管理工作現(xiàn)狀
高校在日常的教學(xué)、科研等管理活動(dòng)中，會(huì)產(chǎn)生大量的教學(xué)、科研、黨政管理、基建、會(huì)計(jì)、出版、聲像、實(shí)物等類檔案。為了管理好這些檔案，各學(xué)校除了建立檔案館 ( 室 ) 以外，校內(nèi)各單位一般還配備了兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的立卷歸檔。檔案館 ( 室 ) 所藏的檔案、資料基本上都經(jīng)過(guò)規(guī)范化整理，編制了案卷目錄、卷內(nèi)目錄、專題索引等檢索工具。為了盡快適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，很多學(xué)校都不同程度地采用計(jì)算機(jī)管理檔案信息，管理已經(jīng)形成的各類目錄信息。少數(shù)走在檔案信息化前沿的學(xué)校，除了管理檔案目錄以外，通過(guò)數(shù)字化的手段，還能對(duì)全文和多媒體檔案信息進(jìn)行管理，并通過(guò)建立自己的門戶網(wǎng)站，把這些信息出去。但普遍看來(lái)，多數(shù)高校計(jì)算機(jī)檔案管理工作仍處在管理檔案目錄信息的階段，有些單位甚至仍在手工操作，文件的全文管理尚處在起步階段。隨著校園網(wǎng)的開通和 “數(shù)字化校園”建設(shè)的逐漸深入，各單位已普遍使用計(jì)算機(jī)編輯、打印和收發(fā)文件，每年都有大量電子文件產(chǎn)生，而高校檔案信息化建設(shè)已明顯滯后，對(duì)這些已經(jīng)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁盤上的電子文件，多數(shù)未能妥善保存；有的雖有保存，但缺乏統(tǒng)一科學(xué)合理的管理辦法，難以進(jìn)行有效的管理，造成人力、財(cái)力和信息資源的浪費(fèi)，導(dǎo)致已經(jīng)產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件 ( 檔案 ) 有流失的危險(xiǎn)。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，迫在眉睫。
二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中高校檔案工作管理策略
（一）加快檔案信息資源建設(shè)——檔案信息化建設(shè)的核心任務(wù)
檔案信息化是—個(gè)系統(tǒng)工程，而檔案信息的數(shù)字化和檔案信息資源建設(shè)是這個(gè)系統(tǒng)中的基礎(chǔ)部分，沒有檔案信息的數(shù)字化，檔案信息化建設(shè)就無(wú)從談起。要建設(shè)檔案信息資源，我們可以從以下幾個(gè)方面入手。
1、對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化
利用現(xiàn)代信息技術(shù)，有選擇性的把一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)、照片、聲像檔案數(shù)字化，并存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)設(shè)備中。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案檢索查尋不方便，保管利用都受到一定的限制，把這些檔案數(shù)字化后，可以極大提高檔案的利用效率。
2、加強(qiáng)電子文件的管理
隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)的快速發(fā)展，收發(fā)電子文件的數(shù)量急劇增長(zhǎng)。完整、真實(shí)、有效地管理這些電子文件，無(wú)疑將成為檔案信息資源建設(shè)的重要內(nèi)容，有這些電子文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的電子檔案將成為檔案信息資源的重要來(lái)源。
3、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)
通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線采集現(xiàn)有的各種信息資源和數(shù)據(jù)庫(kù)，如學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫(kù)、學(xué)生成績(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)、畢業(yè)生就業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)和科研成果數(shù)據(jù)庫(kù)等。檔案部門可通過(guò)調(diào)研，充分掌握各部門所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)庫(kù)，把這些數(shù)據(jù)庫(kù)納入歸檔范圍，以進(jìn)一步豐富檔案信息資源。
（二）加強(qiáng)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息共享，提高利用服務(wù)水平——檔案信息化建設(shè)的根本目的
上面談到了檔案信息資源建設(shè)，這只是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)部分，重要的是要將那些數(shù)字化了的檔案信息有效地管理起來(lái)，這就需要借助專業(yè)的檔案管理軟件。具體地說(shuō)，檔案信息的管理主要包括：信息著錄、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)保管等。而信息著錄和信息利用是檔案信息管理系統(tǒng)的核心功能。如果我們不能有效地把檔案信息資源管理和利用起來(lái)，而是把它“束之高閣”，檔案信息也就失去了意義，不能發(fā)揮它在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中的巨大作用。
我們知道完整的檔案信息包括：目錄信息，全文、圖像、視頻、音頻信息，檔案信息管理利用就是針對(duì)這幾方面而言的。要有效地管理這些檔案信息，我們所選擇的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)一般應(yīng)有以下一些功能：檔案目錄信息管理，能夠按照國(guó)家有關(guān)的著錄標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確著錄；能夠?qū)Ω鞣N類型的電子文件 ( 如文本類、圖像圖形類、錄音錄像等多媒體以及數(shù)據(jù)庫(kù)類 ) 進(jìn)行管理；對(duì)各種檔案信息進(jìn)行有效檢索、統(tǒng)計(jì)利用，最大限度地實(shí)現(xiàn)信息共享；能夠?qū)崿F(xiàn)與數(shù)字化校園 (OA) 實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接。我們?cè)谶x擇檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)時(shí)，從實(shí)際出發(fā)，或自行開發(fā)或購(gòu)買一些較成熟的具有以上功能的軟件。
（三）檔案信息安全保密體系建設(shè)——檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
檔案館 ( 室 ) 要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全；加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效；檔案館 ( 室 ) 內(nèi)部的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)和電子文件的局域網(wǎng)要切實(shí)與一切外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，加強(qiáng)身份認(rèn)證和密鑰管理，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?/p>
檔案收集的工作雖然專業(yè)性相對(duì)不強(qiáng)，但是如何最大限度收集檔案信息成了決定室藏的水平，決定了高校檔案室的身價(jià)。網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理下，檔案管理的工作者可以利用現(xiàn)代的信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)行網(wǎng)上電子文件的傳輸，提高了檔案收集的便利性與廣泛性。
二、高校進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的對(duì)策分析
（一）轉(zhuǎn)變觀念，建立現(xiàn)代檔案管理理念目前，大部分的高校已經(jīng)擁有自己的檔案信息管理平臺(tái)，可以進(jìn)行基本上網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作。但是從信息管理平臺(tái)的投入使用來(lái)看，那是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。另外，部分高校在開展網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作時(shí)，缺少整體規(guī)劃，會(huì)出現(xiàn)個(gè)別的學(xué)院獨(dú)立于學(xué)校整體檔案系統(tǒng)之外，擁有一套獨(dú)立的教務(wù)管理信息系統(tǒng)、人事管理信息系統(tǒng)、招生就業(yè)管理信息系統(tǒng)等，各自為政，學(xué)院與學(xué)院之間缺少溝通與共享，沒有從根本上實(shí)現(xiàn)全校數(shù)據(jù)的共享與交換。所以，對(duì)于高校而言，要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，就必須從觀念上出發(fā)，隨著信息時(shí)代的更新，轉(zhuǎn)變觀念，不斷吸收新時(shí)代帶來(lái)的技術(shù)成果，將高校的檔案管理工作與現(xiàn)代化信息技術(shù)相結(jié)合，積極探索，不斷創(chuàng)新，不斷發(fā)展新業(yè)務(wù)，全面樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念。
（二）加大投入力度，建立符合高校特點(diǎn)的檔案管理信息平臺(tái)
現(xiàn)階段，很多的高校在檔案管理信息平臺(tái)的重視不夠，資金與人力資源的投入相對(duì)較少，大多數(shù)檔案管理信息平臺(tái)都是從軟件公司直接購(gòu)買的，只有少部分的高校是與軟件公司共同開發(fā)的，雖然軟件公司會(huì)根據(jù)高校的特點(diǎn)進(jìn)行調(diào)整，但是在具體的操作中還是會(huì)遇到很多問題的，很多高校具體的要求是沒辦法達(dá)到的。所以，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理是需要一定的軟硬件設(shè)施作為配套的。高校應(yīng)該加大網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的投入力度，增加相應(yīng)的硬件設(shè)備，根據(jù)高校的實(shí)際情況，與知名度高的軟件公司合作，設(shè)計(jì)適合高校實(shí)際的檔案管理信息平臺(tái)。另外，高校也要加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人員的培養(yǎng)力度，可以根據(jù)高校自身的特點(diǎn)，有針對(duì)性地進(jìn)行自主開發(fā)，打造符合高校實(shí)際的數(shù)字化信息平臺(tái)。
（三）更新檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)，全面提高檔案工作者的綜合素質(zhì)
部分高校由于人力資源的限制，很多的檔案管理者并非是科班出身，在檔案業(yè)務(wù)知識(shí)與業(yè)務(wù)能力上存在一定的局限性，隨著科學(xué)技術(shù)與信息化技術(shù)的不斷深入發(fā)展，檔案管理的設(shè)備不管是數(shù)量上，還是種類上與形式上都有了很大的不同，這就對(duì)檔案管理工作的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。所以，高校實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理，就要加大對(duì)檔案管理工作者的培訓(xùn)力度，讓檔案管理工作者跟得上日新月異的信息技術(shù)水平，多學(xué)習(xí)，優(yōu)化自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，樹立良好的檔案信息管理意識(shí)，積極奉獻(xiàn)，從思想重視檔案管理工作，不斷創(chuàng)新，探索更好的信息化建設(shè)方法，提高專業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)水平，增加業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)與外部的聯(lián)系與合作，積極引入新的方法，為高校的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理提高堅(jiān)實(shí)的人才保證，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
三、結(jié)語(yǔ)
【關(guān)鍵詞】高校；會(huì)計(jì)檔案；檔案管理
科學(xué)規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案管理有利于促進(jìn)高校整體資金的運(yùn)籌發(fā)揮最大效益 。目前高校普遍存在對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，意識(shí)淡薄。高校財(cái)務(wù)檔案借閱制度不完善，不規(guī)范，管理環(huán)節(jié) 分散等問題，因此，加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化和科學(xué)化管理，對(duì)現(xiàn)階段高校的改革和發(fā)展具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。
一、高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》“會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)”，具體包括：①會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證；②會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)帳、輔助帳、其他會(huì)計(jì)賬簿；③財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度、財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明和其他財(cái)務(wù)報(bào)告；④其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)；⑤電算化會(huì)計(jì)檔案：是存儲(chǔ)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)告等的介質(zhì)，包括磁盤、磁帶、紙質(zhì)等，還包括：①每年一次的數(shù)據(jù)庫(kù)備份，②財(cái)務(wù)軟件升級(jí)前的數(shù)據(jù)庫(kù)備份，③打印輸出的經(jīng)過(guò)蓋章簽字的會(huì)計(jì)資料，④每年一次的經(jīng)系統(tǒng)管理員簽字的系統(tǒng)管理維護(hù)記錄本，⑤所有版本的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、軟件，⑥其他應(yīng)該存檔的有關(guān)資料或數(shù)據(jù)。
二、提高學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案管理
1.增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)，建立高校財(cái)務(wù)檔案領(lǐng)導(dǎo)體制
財(cái)務(wù)檔案首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把財(cái)務(wù)檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入組織學(xué)習(xí)好《檔案法》。校領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人帶頭學(xué)習(xí)，通過(guò)學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案意識(shí)，使教職工做貫徹落實(shí)《檔案法》的先鋒，形成每個(gè)人都重視財(cái)務(wù)檔案，支持財(cái)務(wù)檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校財(cái)務(wù)檔案工作的氛圍。并結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，建立可行的檔案工作與高校整體發(fā)展相適應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案管理體系。
2.強(qiáng)化業(yè)務(wù)，提高能力
加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理者自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，一方面積極參加財(cái)務(wù)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)檔案專業(yè)知識(shí)理論，另一方面選拔 熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員。
3.加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案綜合服務(wù)功能
高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，嚴(yán)格的做好檔案開發(fā)利用工作，力爭(zhēng)全面系統(tǒng)完善財(cái)務(wù)檔案工作職能范圍，這樣才能為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)服務(wù)。目前檔案存在著大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被擱置，相當(dāng)一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解學(xué)校財(cái)務(wù)運(yùn)行情況，不能有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來(lái)，因此，健全檔案的各種檢索工具，匯編各種有利用價(jià)值的財(cái)務(wù)資料，使財(cái)務(wù)檔案管理方法科學(xué)、管理機(jī)構(gòu)高效、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，不斷增強(qiáng)檔案部門的綜合服務(wù)功能，讓財(cái)務(wù)檔案信息資源更好地為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。
4.加強(qiáng)檔案館的安全與保密工作是財(cái)務(wù)檔案管理的重中之重
要做還財(cái)務(wù)檔案的保密工作應(yīng)建立健全檔案管理規(guī)章制度。規(guī)章制度中應(yīng)把檔案保密工作列入管理參與者的行為準(zhǔn)則。促使人人都重視檔案保密工作，在工作中堅(jiān)持照章辦事。再者，提高檔案人員的安全防范意識(shí)，對(duì)財(cái)務(wù)憑證利用者和查閱人，謹(jǐn)防偷撕或涂改，還要杜絕火災(zāi)隱患。增加必備手提式滅火栓，并定期檢查更換以確保長(zhǎng)期有效利用。定期檢查電氣設(shè)備線路安全使用情況，對(duì)有安全隱患的做到及時(shí)維修，確保電器設(shè)備安全運(yùn)轉(zhuǎn)。還要注意檔案的科學(xué)儲(chǔ)藏保護(hù)，做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化工作。
5.做好財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，高校財(cái)務(wù)檔案管理作為高校信息化建設(shè)重要的一部分，運(yùn)用先進(jìn)的管理知識(shí)和現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，提高財(cái)務(wù)檔案管理水平，財(cái)務(wù)檔案信息 網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案信息利用效益最大化最佳途徑。通過(guò)構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺(tái)，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)為更多的用戶提供服務(wù)。利用校園網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的索引、統(tǒng)計(jì)、編集、檢索，替代傳統(tǒng)的手工抄寫勞動(dòng)，把部分紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的自動(dòng)化處理系統(tǒng)和網(wǎng)上檢索查詢。
盡管高校財(cái)務(wù)檔案管理在 建設(shè)上取得了一定的成就，但由于受到諸多客觀性因素的影響，目前高校財(cái)務(wù)檔案管理 建設(shè)還存在諸多有待研究解決的問題，應(yīng)抓緊對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案管理 建設(shè)的全面探析。才能確保檔案的質(zhì)量，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。
參考文獻(xiàn)：
【關(guān)鍵詞】高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化
一、高校檔案管理現(xiàn)狀
縱觀近幾年高等教育發(fā)展情況， 2011年相較于2010年，高校（含普通高校和成人高校）數(shù)量增加了幾十所，學(xué)生總規(guī)模增加了一百萬(wàn)左右，高校教職工人數(shù)增加了十萬(wàn)；而2010年相比于2009年，高校（含普通高校和成人高校）數(shù)量增加了三百多所，學(xué)生總規(guī)模增加了近兩百萬(wàn)，高校教職工人數(shù)也是以萬(wàn)為單位遞增；連續(xù)三年，高校數(shù)量、學(xué)生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。
具體地看，全國(guó)高校檔案管理現(xiàn)狀還存在著以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：
第一，工作量大：由于高校的獨(dú)特環(huán)境，每年都有大量學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動(dòng)，錄入或者遷出，全國(guó)每年變動(dòng)的各類檔案都是以千萬(wàn)計(jì)，加上就業(yè)、繼續(xù)深造等各種情況，檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量大、變動(dòng)頻繁、跨區(qū)域調(diào)度等特點(diǎn)，加上其他檔案的維護(hù)、保存，都需要消耗巨大的人力物力。
第二，電子信息化程度有待提高：信息技術(shù)是高效的信息處理手段，但是目前在檔案管理過(guò)程中還沒有完全發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段，管理工作人員對(duì)自動(dòng)化軟件的選擇和使用還未能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。
第三，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高：由于各個(gè)高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在差異，導(dǎo)致各高校之間對(duì)于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這就為檔案管理工作的效率帶來(lái)了障礙。
第四，遠(yuǎn)距離傳遞頻繁：由于學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)以及就業(yè)等情況每年都會(huì)發(fā)生，學(xué)生的流動(dòng)性強(qiáng)，所以檔案也經(jīng)常需要遠(yuǎn)距離傳遞，跨省市、跨地區(qū)甚至跨國(guó)調(diào)用都是時(shí)常出現(xiàn)的情況。
二、高校檔案管理工作存在的問題
（一）對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠
許多檔案資料處于長(zhǎng)期堆放的狀態(tài)，沒有及時(shí)整理歸檔，更談不上利用。由于檔案的專業(yè)性各異，檔案管理人員可能不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序，缺乏檔案管理的實(shí)踐能力，使檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、規(guī)范。
（二）檔案管理制度遵守情況較差
目前，大部分學(xué)校根據(jù)《檔案法》完善了檔案管理制度，但是由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視，領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)察力度不夠，致使檔案管理人員及師生員工對(duì)檔案管理制度的遵守情況較差。例如在收集檔案的過(guò)程中，制度形同虛設(shè)，交不交都行，檔案管理人員也不去催促。在檔案歸檔的過(guò)程中，許多檔案沒有及時(shí)歸檔，部分檔案仍分散在基層單位管理，不符合事畢立卷的要求，致使最終有些檔案損壞或遺失。
（三）檔案利用率低
由于對(duì)檔案的利用價(jià)值認(rèn)識(shí)不夠，大多數(shù)人不去查找自己所需的資料。由于部分檔案管理人員思想觀念落后及受過(guò)時(shí)的檔案規(guī)章制度的制約，檔案利用者往往需要辦理許多手續(xù)才能借閱所需的檔案，有時(shí)甚至無(wú)法滿足利用者的需求，工作效率很低，降低了檔案的利用率。
（四）相關(guān)法律法規(guī)不健全
迄今為止，國(guó)家對(duì)大學(xué)生管理出臺(tái)了多個(gè)文件，但是沒有專門針對(duì)大學(xué)生檔案管理工作的法規(guī)。因此，大學(xué)生檔案管理體制呈現(xiàn)出多樣化。但不管實(shí)行哪種管理方式，因?yàn)闆]有具體的考核標(biāo)準(zhǔn)，都不愿意投入大量的人力、財(cái)力等進(jìn)行專項(xiàng)管理，使得大學(xué)生檔案管理雜亂無(wú)章。
（五）檔案管理技術(shù)和手段落后。
傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容比較簡(jiǎn)單，全部為紙質(zhì)檔案，以手工服務(wù)為主要手段進(jìn)行檔案管理。近年來(lái)，學(xué)校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，各項(xiàng)事業(yè)快速發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容越來(lái)越多。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的推廣應(yīng)用，學(xué)校檔案管理也配備了計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，這為檔案管理現(xiàn)代化工作提供了硬件設(shè)施。
三、加強(qiáng)高校檔案管理工作的對(duì)策
檔案管理是高校正常運(yùn)行的前提和基礎(chǔ)工作，因此，應(yīng)加大高校檔案管理力度，最大限度地提高檔案的利用率，為高校發(fā)展服務(wù)。
（一）樹立科學(xué)發(fā)展觀理念，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。
高校檔案管理正逐步社會(huì)化、市場(chǎng)化、信息化，正確認(rèn)識(shí)檔案的重要性是提高檔案管理水平的關(guān)鍵和保證。因此，要以人為本，貫徹科學(xué)發(fā)展觀，用科學(xué)技術(shù)的最新成果武裝檔案工作，其核心就是重視檔案的建設(shè)與管理。
（二）嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。
雖然大多數(shù)學(xué)校制定了檔案管理制度，但是執(zhí)行情況不佳。要想改進(jìn)檔案管理制度的執(zhí)行情況，一方面，應(yīng)該通過(guò)教育、培訓(xùn)、考試等方式加強(qiáng)檔案管理人員的法律意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、規(guī)范意識(shí)，建設(shè)一支知法、懂法、守法的高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，在工作中堅(jiān)持照章辦事，努力做到堅(jiān)持原則不動(dòng)搖，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣，履行程序不變通，遵守紀(jì)律不放松，另一方面，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況，定期檢查，考核指標(biāo)量化，賞罰分明，這樣才能保證各項(xiàng)制度的有效執(zhí)行，保證檔案管理工作規(guī)范高效地進(jìn)行。
（三）加快檔案管理的信息化建設(shè)，從紙質(zhì)檔案到無(wú)紙檔案庫(kù)的過(guò)渡。
對(duì)高校來(lái)說(shuō)，檔案具有重要的作用，必須妥善保管，以便進(jìn)行查找與使用。傳統(tǒng)的人工處理方式非常麻煩、繁瑣，而且使檔案庫(kù)存不斷增大，占據(jù)了大量空間，浪費(fèi)了大量的人力物力。
（四）加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高其業(yè)務(wù)能力。
關(guān)鍵詞：高校 ；科研檔案管理；對(duì)策
21世紀(jì)以來(lái)，科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛，高等院校的科研水平得到了進(jìn)一步提高。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)兩院院士的37%以上集中在高校, 全國(guó)重大科技成果的1 /3出自高校[2]。科研檔案作為高?？蒲泄ぷ鞯难苌?，真實(shí)記錄了高?？蒲谢顒?dòng)的全過(guò)程。不過(guò)，目前的高校科研檔案管理工作仍然存在著管理模式陳舊、檔案意識(shí)薄弱、管理人員素質(zhì)低下等問題，制約了高校科研工作。如何破解科研檔案管理中的難題，提高科研檔案的效益，這是很多學(xué)者關(guān)注的一個(gè)重要話題。
一、高?？蒲袡n案管理的特點(diǎn)
據(jù)國(guó)家檔案局的規(guī)定：“科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文字材料?！盵3]高校科研檔案作為高?？蒲泄ぷ鞯难苌?，是凝結(jié)廣大高?？蒲泄ぷ髡咧橇趧?dòng)的結(jié)晶，具備著一定的學(xué)術(shù)價(jià)值，具備以下特點(diǎn)4:
1、歷史階段性與成套性的矛盾統(tǒng)一
高?？蒲袡n案作為高校廣大師生從事科研活動(dòng)的原始證據(jù)，它記錄和表達(dá)了當(dāng)時(shí)的科研工作狀況。與其他類型的教學(xué)檔案一樣，科研檔案起到了承上啟下的作用，具有一定的歷史價(jià)值。它真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地再現(xiàn)了高?？蒲泄ぷ鞯钠位蛘麄€(gè)過(guò)程、發(fā)展軌跡。科研檔案管理，可以體現(xiàn)出一個(gè)學(xué)校的學(xué)術(shù)研究水平。與此同時(shí)，科研檔案是圍繞著某個(gè)科研項(xiàng)目的開展的，這樣自然而然地形成了一系列相關(guān)的科研文件，它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又依靠總體的科研程序和科研內(nèi)容緊密銜接，構(gòu)成了一個(gè)反映該項(xiàng)科研活動(dòng)的文件整體。
2、現(xiàn)行性與保密性的矛盾統(tǒng)一
有學(xué)者指出所有檔案都與原單位有密切聯(lián)系階段，具有現(xiàn)行性的特點(diǎn)，所以說(shuō)，科研檔案在進(jìn)入檔案部門保存后，其承載的科技信息在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)仍然具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)效用。而與此同時(shí)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息日益成為一種重要的戰(zhàn)略資源，有的科研檔案直接影響到科研部門的專利權(quán)和相關(guān)利益。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，某些科研檔案還具有一定的保密性?？傊蒲袡n案，是現(xiàn)行性和保密性的統(tǒng)一，對(duì)于高校檔案管理工作提出了更高的要求。
3、科研檔案專業(yè)性與管理人員知識(shí)單一性的矛盾統(tǒng)一
科研檔案管理就具體的高校和科研部門而言，都有特定的范圍、業(yè)務(wù)內(nèi)容和職責(zé)，具有很強(qiáng)的專業(yè)性。我國(guó)高等學(xué)?？蒲虚T類多、學(xué)科多、覆蓋廣，同時(shí)各專業(yè)載體和媒介具有一定獨(dú)特性。正所謂隔行如隔山，不同的科研工作對(duì)相應(yīng)的科技檔案工作內(nèi)容，在搜集、保管環(huán)節(jié)均提出了不同的要求。而我國(guó)的科研檔案管理人員自身知識(shí)結(jié)構(gòu)存在缺陷：第一種是文科出身，具有較扎實(shí)的檔案管理技能，卻缺乏行業(yè)專業(yè)知識(shí)；第二種是理工科出身，他們具有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但他們不了解檔案管理知識(shí)和技能。
二、高?？蒲袡n案管理存在的問題5
根據(jù)筆者了解和掌握的情況，結(jié)合杭州市多所本科院校調(diào)研的基礎(chǔ)上，高?？蒲袡n案管理還存在以下問題:
第一，歸檔范圍界定不到位，歸檔難。高?？蒲袡n案歸檔范圍的界定的原則不明確，沒有保證成果性和記錄性并舉。檔案材料不能保證其成果性、記錄性、完整性、憑證性，這樣直接影響高?？茖W(xué)技術(shù)研究的效果。多數(shù)科研人員在科研過(guò)程中，重視結(jié)果輕過(guò)程，重得獎(jiǎng)輕積累，他們認(rèn)為科研檔案管理是檔案部門的事，與自己無(wú)關(guān)。個(gè)別科研工作者私心較重，尋找各種理由拒絕歸檔，將核心技術(shù)檔案據(jù)為己有，造成檔案歸檔難。
第二，重視程度不夠，歸檔意識(shí)淡漠。6多數(shù)高校的科研檔案工作并沒有得到應(yīng)有重視，檔案管理人員的歸檔意識(shí)較差，不能及時(shí)準(zhǔn)確地把材料歸檔，在科研實(shí)際工作中沒有明確歸檔內(nèi)容、范圍，各種規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有落到實(shí)處。
第三，管理機(jī)構(gòu)不完善，管理人員不穩(wěn)定。我國(guó)大多數(shù)高校都設(shè)立檔案館等管理結(jié)構(gòu)，卻主要是針對(duì)文書檔案而言。科研檔案管理目前處于起步階段，各管理部門多頭管理，分工不清晰，檔案管理出現(xiàn)問題互相推諉責(zé)任。檔案管理人員有的出生文科，卻缺乏行業(yè)專業(yè)知識(shí)；大部分出生理工科，多數(shù)是兼職，檔案專業(yè)知識(shí)和技能欠缺，也沒有充分的時(shí)間和精力從事科研檔案管理工作。
第三，檔案保管條件差，管理設(shè)備陳舊。我國(guó)高校的科研檔案單獨(dú)設(shè)立科研檔案室的較少，在實(shí)際檔案管理中，紙質(zhì)檔案多電子檔案少，傳統(tǒng)設(shè)備多現(xiàn)代化管理工具少。多數(shù)高?？蒲袡n案并沒有進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范化管理，普遍存在管理混亂、隨意堆放現(xiàn)象，既不利于后期查詢，還存在一些安全隱患。
第四，科研檔案利用率不高，開發(fā)效益低。目前不少高?？萍紮n案管理存在重建設(shè)輕利用、重管理輕開發(fā)的問題。大部分高校的科研檔案不向廣大師生開放，很多珍貴科研文獻(xiàn)資料堆放在檔案室中漸漸陳舊?？蒲袡n案本身具備著經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，而目前高?？蒲袡n案的利用處于真空狀態(tài)。
三、加強(qiáng)高?？蒲袡n案管理的對(duì)策
上述科研檔案管理的現(xiàn)狀和問題，需要高校管理者統(tǒng)籌兼顧，合理地處理其中存在的矛盾，采取有效的措施。借鑒國(guó)外科研檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為加強(qiáng)科研檔案管理，提高科研檔案的效益，可以從以下幾個(gè)方面入手：
一、增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立健全檔案管理制度
首先，應(yīng)該要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持重視，增強(qiáng)科研檔案意識(shí)，把科研檔案工作納入學(xué)院工作的議事日程，加強(qiáng)《檔案法》的學(xué)習(xí)與宣傳，使科研工作者增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成良好的科研檔案管理氛圍。
其次，應(yīng)當(dāng)建立健全科研檔案管理制度，高校必須制定行之有效的管理制度，如科研檔案歸檔、保存、借閱、開發(fā)制度等。制定規(guī)范化的科研檔案管理流程，使科研檔案管理人員有法可依，消除目前檔案管理無(wú)序現(xiàn)狀，予以有力制度保證。
再次要明確科研檔案管理內(nèi)容，采取最優(yōu)管理模式。應(yīng)采取多元化視角和文件連續(xù)體模式，保證科研檔案的多樣化來(lái)源模式，以保持科研檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性、長(zhǎng)久可用性為主要目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)科研檔案的社會(huì)價(jià)值。7
二、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員素質(zhì)
在信息化、數(shù)字化背景下，檔案管理者將要扮演多重角色，承擔(dān)多重任務(wù)，既是科研證據(jù)的收集者保管者、社會(huì)記憶的形成者，又 是科研檔案信息和知識(shí)的構(gòu)建者?？蒲袡n案工作人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，成為復(fù)合型管理人才，有必要掌握一些相關(guān)法律知識(shí)，如專利法、合同法等等。同時(shí)，還要學(xué)會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)化手段，實(shí)現(xiàn)檔案資料查詢和檢索的數(shù)字信息化，切實(shí)提高檔案管理水平和工作效率。
三、轉(zhuǎn)變工作思路，提高科研檔案的社會(huì)效益
在信息共享時(shí)代，高?？蒲袡n案工作應(yīng)該擴(kuò)大社會(huì)服務(wù)職能，體現(xiàn)科研檔案的社會(huì)價(jià)值，發(fā)揮科研檔案的作用和價(jià)值。高?？蒲袡n案管理者必須轉(zhuǎn)變思想觀念，站在情報(bào)信息管理的高度，來(lái)重現(xiàn)認(rèn)識(shí)和構(gòu)建高校科研檔案工作。應(yīng)該借鑒國(guó)外檔案管理的方法，吸納客戶關(guān)系管理理念，采用基于客戶服務(wù)的科研文件管理思想，積極開發(fā)和利用科研檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
四、積極主動(dòng)上門，加強(qiáng)科研檔案的動(dòng)態(tài)管理
科研檔案管理應(yīng)該建立在動(dòng)態(tài)的全員參與基礎(chǔ)上，而非純粹的靜態(tài)控制。檔案管理部門要注重科研檔案成果開發(fā)，加強(qiáng)校內(nèi)外科研技術(shù)合作，邊保存邊開發(fā)，使高校科研檔案管理工作在良性循環(huán)的模式下運(yùn)行。
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1 本文是杭州師范大學(xué)中青年培育項(xiàng)目“脫髓鞘小鼠研究模型的建立”（2011XJPY10）的階段性研究成果
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