時(shí)間：2023-03-13 11:24:53
序論：在您撰寫(xiě)檔案整理工作方案時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
1、把建立健全檔案管理體系作為工作重點(diǎn)
建設(shè)項(xiàng)目一般有幾個(gè)特點(diǎn),一是都有一定的建設(shè)工期,工期一般都較長(zhǎng),從立項(xiàng)審批到最后竣工,少則一兩年,多則三五年,工程一完就“人走樓空”;二是參建單位多。有設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等幾十家單位。三是流動(dòng)性強(qiáng),不僅參建單位流動(dòng)性強(qiáng),施工人員流動(dòng)性也強(qiáng);四是參建單位檔案意識(shí)較差。由于檔案的完整準(zhǔn)確性是在文件資料形成時(shí)就已定格,事后無(wú)法補(bǔ),所以資料形成也會(huì)有幾個(gè)這樣的特別:一是形成的檔案數(shù)量龐大,數(shù)據(jù)的齊全完整做起來(lái)特別難。二是單位眾多,各單位記錄數(shù)據(jù)所用表格、模式不統(tǒng)一。三是參建單位對(duì)檔案的重視程度參差不齊,檔案的準(zhǔn)確性控制難。四是檔案管理人員流動(dòng)性太大,不能保證檔案資料員的穩(wěn)定,不利用檔案資料的收集齊全完整。針對(duì)以上幾個(gè)特點(diǎn),必須建立檔案管理體系,從項(xiàng)目開(kāi)始立項(xiàng)就要把工程檔案作為工程管理不可分割的內(nèi)容,建設(shè)檔案質(zhì)量管理體系,這是創(chuàng)建工程精品檔案的前提和保證。一是要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度,如歸檔,管理,利用等制度,讓參建單位有章可循,用制度來(lái)規(guī)范檔案工作。二是建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)。成立由單位領(lǐng)導(dǎo)分管,檔案工作部門(mén)主管,專(zhuān)兼職檔案人員分管的檔案網(wǎng)絡(luò),層層抓,層層管。三是做好檔案隊(duì)伍的培訓(xùn)工作。在項(xiàng)目開(kāi)工之初和工程進(jìn)行中,必須做好檔案人員的培訓(xùn),在保證參建單位檔案人員固定不變的情況下,定期對(duì)檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo),出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。這樣一個(gè)網(wǎng)絡(luò),一套制度和一支專(zhuān)業(yè)技術(shù)過(guò)硬的檔案隊(duì)伍,可以有效地推進(jìn)參建項(xiàng)目的檔案工作。
2、將檔案管理納入合同管理
項(xiàng)目單位要將檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理計(jì)劃和工作程序之中,采取有力措施,確保工程檔案完整、準(zhǔn)確;各有關(guān)部門(mén)要積極和檔案部門(mén)協(xié)調(diào)配合,充分發(fā)揮自己的職能作用,重視和支持檔案工作,努力形成條塊結(jié)合、分工協(xié)作、齊抓共管的良好局面;加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo),做到完成一個(gè)項(xiàng)目,驗(yàn)收一個(gè)項(xiàng)目,歸檔入庫(kù)一個(gè)項(xiàng)目;項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)要同步進(jìn)行,做到同計(jì)劃、同實(shí)施、同驗(yàn)收。從實(shí)踐來(lái)看,業(yè)主單位與各參建單位簽訂合同、協(xié)議時(shí)就將檔案納入條款,并以經(jīng)濟(jì)手段加以約束,以督促參建單位在交工驗(yàn)收后及時(shí)整理工程檔案,并按約定及時(shí)移交業(yè)單位,杜絕了以往工程結(jié)束后,人去樓空的現(xiàn)象,這是一個(gè)比較有效地辦法。
3、做好工程檔案的預(yù)立卷工作
預(yù)立卷工作是科技文件材料隨時(shí)收集積累最有效的形式,它是指科技項(xiàng)目責(zé)任者或業(yè)務(wù)部門(mén)立卷人員,隨時(shí)將科技活動(dòng)實(shí)施前和實(shí)施中辦理完畢的文件材料按照所編的歸卷?xiàng)l款,歸入相應(yīng)的卷盒,預(yù)見(jiàn)性做好平時(shí)文件材料暫存管理的工作。做好公路工程檔案的預(yù)立卷工作,對(duì)于工程檔案工作來(lái)說(shuō)非常重要。要做好預(yù)立卷工作,要做好以下幾點(diǎn)。一是正確選擇預(yù)立卷的地點(diǎn)。如某一工程或科研項(xiàng)目在實(shí)施之前,就應(yīng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人或兼管人員對(duì)該項(xiàng)目的科技文件材料進(jìn)行收集、積累、做好平時(shí)立卷工作。待項(xiàng)目、課題告一段落或結(jié)束后,在單位檔案部門(mén)或檔案人員的指導(dǎo)下,調(diào)整立卷后歸檔。二是擬定科技文件材料歸檔范圍、分類(lèi)方案、案卷類(lèi)目等業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件。三是設(shè)置預(yù)立卷盒(袋)這是由進(jìn)行預(yù)立卷的部門(mén)和個(gè)人,按照案卷類(lèi)目條目設(shè)置的。如果某科技項(xiàng)目的科技文件材料較多,可將該項(xiàng)目分為階段、問(wèn)題或子項(xiàng)設(shè)多個(gè)立卷盒。如果項(xiàng)目材料不多,可設(shè)置一個(gè)立卷盒。四是隨時(shí)歸檔。預(yù)立卷工作必須要手勤腿勤,及時(shí)收集文件材料,按照文件登記簿隨時(shí)積累歸檔;按科技、生產(chǎn)程序和有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)對(duì)照檢查,積累歸卷;按工程性質(zhì)、階段隨時(shí)收集,積累和歸卷。要保證平時(shí)立卷工作的質(zhì)量,一方面在文件辦理告一段落或辦畢后隨時(shí)歸檔;另一方面要建立文件借閱登記簿,登記清楚,歸還后要隨時(shí)歸卷。
4、做好檔案案卷質(zhì)量的控制工作
為保證工程檔案案卷質(zhì)量,首先要成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,確保小組由項(xiàng)目法人,管理、承包、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工等各單位檔案人員共同組成,工作小組的職責(zé)一是要組織宣傳工作,使參建單位了解工程檔案的重要性,理解并支持檔案工作,使參建單位人員熟悉檔案整理辦法。二是要經(jīng)常開(kāi)展檢查指導(dǎo)工作,平常注意加強(qiáng)業(yè)務(wù)交流,盡快提高工程檔案人員業(yè)務(wù)能力。三是要負(fù)責(zé)本單位形成的檔案資料的收集、整理、歸檔工作。四是負(fù)責(zé)全程的工程檔案檢查,跟蹤了解工程進(jìn)度以及工程資料的進(jìn)展情況,以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)解決。五是負(fù)責(zé)本單位資料的移交管理工作。其次是要及時(shí)組織檔案案卷質(zhì)量的檢查工作,在立卷時(shí),對(duì)照辦法,檢查檔號(hào)、案卷題名、目錄編制是否正確。在檔案立卷完成后,再次抽查案卷質(zhì)量,如資料的齊全完整性,裝訂是否牢固規(guī)范。在檔案移交時(shí),根據(jù)目錄組織驗(yàn)收并辦理移交手續(xù),通過(guò)這幾個(gè)環(huán)節(jié),使案卷達(dá)到高質(zhì)量,從而創(chuàng)建出精品的工程檔案。
5、深入貫徹工程檔案歸檔整理辦法
公路工程檔案的整理,要求達(dá)到《關(guān)于印發(fā)公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》(交辦發(fā)[2010]382號(hào))、《關(guān)于印發(fā)公路工程竣交工驗(yàn)收辦法實(shí)施細(xì)則的通知》(交公路發(fā)[2010]65號(hào))、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T-11822-2008)的規(guī)定,分類(lèi)科學(xué),組卷合理,保持卷內(nèi)文件材料排列的合理有序。公路工程檔案資料的收集,應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)竣交工驗(yàn)收辦法,逐項(xiàng)排查,確保過(guò)程中產(chǎn)生的資料不遺露。歸檔嚴(yán)格按照交辦發(fā)[2010]382號(hào)文執(zhí)行。哪些文件應(yīng)該存,哪些文件不該存,文件資料的排序,應(yīng)嚴(yán)格按照辦法,按照施工工序的過(guò)程進(jìn)行排。案卷的構(gòu)成則根據(jù)科學(xué)技術(shù)檔案構(gòu)成的一般要求進(jìn)行操作,確保所有參建單位統(tǒng)一規(guī)范,統(tǒng)一辦法。
參考文獻(xiàn)
1、公務(wù)接待工作
實(shí)行“先申報(bào)后安排”的原則，申請(qǐng)人須及時(shí)向負(fù)責(zé)公務(wù)接待安排工作人員申報(bào)備案，如因特殊原因沒(méi)有申報(bào)的應(yīng)在1日內(nèi)補(bǔ)報(bào)，否則視為個(gè)人行為；參與公務(wù)接待人員須在餐后現(xiàn)場(chǎng)簽單，如因特殊原因沒(méi)有簽單的應(yīng)在1日內(nèi)補(bǔ)簽；各接待餐館每月初將承擔(dān)政府接待情況報(bào)鎮(zhèn)財(cái)務(wù)室，定期予以匯總；公務(wù)用酒由鎮(zhèn)財(cái)務(wù)室統(tǒng)一采購(gòu)和發(fā)放，做到臺(tái)帳清楚。鼓勵(lì)和提倡年輕干部多參加接待服務(wù)工作，黨政辦統(tǒng)一安排。
2、公務(wù)用車(chē)工作
鎮(zhèn)政府小車(chē)主要確保工作用車(chē)；實(shí)行“節(jié)約從緊”、“打捆安排”、“特事特辦”公務(wù)用車(chē)原則，3人以下工作人員下鄉(xiāng)、出差提倡搭乘公共交通工具，3人及3人以上工作人員下鄉(xiāng)、出差可統(tǒng)一安排車(chē)輛；租請(qǐng)車(chē)輛須向負(fù)責(zé)公務(wù)用車(chē)安排人員申報(bào)，否則視為個(gè)人行為；各租請(qǐng)車(chē)主每月初將承擔(dān)公務(wù)用車(chē)情況報(bào)鎮(zhèn)財(cái)務(wù)室，定期匯總。
3、辦公室衛(wèi)生及規(guī)范管理工作
按照“誰(shuí)使用、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則執(zhí)行，各辦公室辦公設(shè)備登記造冊(cè)，不得隨意搬移或外借；全體機(jī)關(guān)干部做到辦公室整潔、人走燈熄電停門(mén)鎖，防火防盜防雷擊；機(jī)關(guān)辦公樓公共衛(wèi)生責(zé)任區(qū)指定專(zhuān)人定期清掃。
4、財(cái)務(wù)管理工作
財(cái)物報(bào)銷(xiāo)分級(jí)制，5000元以上由書(shū)記、鎮(zhèn)長(zhǎng)先審后，再送分管機(jī)關(guān)班子成員簽報(bào)；5000-500元由鎮(zhèn)長(zhǎng)先審后，再送分管機(jī)關(guān)班子成員簽報(bào)；500元以下由分管機(jī)關(guān)班子成員簽報(bào)。機(jī)關(guān)辦公物品均實(shí)行“先申報(bào)后采購(gòu)”，由財(cái)務(wù)室統(tǒng)一辦理。
5、食堂管理工作
提倡食堂餐飲多樣化、可口性，每半個(gè)月由分管機(jī)關(guān)班子成員牽頭召開(kāi)食堂工作人員會(huì)議，總結(jié)近期運(yùn)營(yíng)情況，提出改進(jìn)建議；中、晚餐實(shí)行報(bào)告定飯制，中餐于上午10點(diǎn)半前定，晚餐于下午4點(diǎn)半前定。
6、機(jī)關(guān)紀(jì)律監(jiān)督
每月初黨政辦統(tǒng)一分組發(fā)放個(gè)人《工作考勤表》，各工作組確定一名聯(lián)絡(luò)員，匯總每月情況后報(bào)指定人員收集；重點(diǎn)做好每月3號(hào)例會(huì)和需全體機(jī)關(guān)干部參加的綜合性會(huì)議考核工作，每次開(kāi)會(huì)前清點(diǎn)人數(shù)，會(huì)后通報(bào)到會(huì)情況，并將參會(huì)情況與年終考核獎(jiǎng)懲掛鉤；會(huì)議室實(shí)行使用申報(bào)制，綜合型會(huì)議要求各工作組參與籌備和服務(wù)，會(huì)前召開(kāi)籌備會(huì)，做到公工明確、會(huì)場(chǎng)服務(wù)有條不紊。
一、考評(píng)原則
實(shí)事求是，公正合理；定項(xiàng)考評(píng)，突出重點(diǎn)；標(biāo)值量化，計(jì)分公開(kāi)；分類(lèi)評(píng)比，獎(jiǎng)罰分明。
二、考評(píng)對(duì)象
六個(gè)行政村
三、考評(píng)內(nèi)容及分值
考評(píng)內(nèi)容分常規(guī)工作和中心工作兩大塊，實(shí)行千分制。
常規(guī)工作主要考核四項(xiàng)（300分）
1、精神文明建設(shè)（含黨建群團(tuán)、老齡老協(xié)、民兵預(yù)備役等工作），50分；
2、黨風(fēng)兼政建設(shè)（含村級(jí)財(cái)務(wù)管理）和機(jī)關(guān)效能建設(shè)，50分；
3、民生工程150分；（其中：民政工作50分、農(nóng)醫(yī)保工作50分、其他惠農(nóng)政策落實(shí)情況50分）
4、工作執(zhí)行情況50分。（由黨政聯(lián)席會(huì)測(cè)定）
中心工作主要考核四項(xiàng)（700分）
1、“三農(nóng)”工作200分；
2、計(jì)劃生育工作200分；
3、森林防火工作200分；
4、綜治工作100分。
四、考評(píng)方法
考評(píng)方法采取“兩個(gè)結(jié)合”：即平時(shí)檢查與年終考評(píng)相結(jié)合，單位自評(píng)與綜合評(píng)比相結(jié)合。
1、平時(shí)檢查和年終考評(píng)。平時(shí)檢查是對(duì)階段性重點(diǎn)工作目標(biāo)進(jìn)行定期或不定期督導(dǎo)檢查和總結(jié)評(píng)比，為年終考評(píng)提供依據(jù)。年終考評(píng)由黨委、政府統(tǒng)一組織，抽調(diào)有關(guān)各口工作人員組成考評(píng)小組，對(duì)各單位進(jìn)行全面考評(píng)驗(yàn)收。
2、單位自評(píng)和綜合評(píng)比。各單位在年終考評(píng)前對(duì)所有考評(píng)標(biāo)項(xiàng)進(jìn)行總結(jié)，估價(jià)成績(jī)，并寫(xiě)好年終總結(jié)報(bào)考評(píng)組，考評(píng)結(jié)束后，考評(píng)小組工作人員根據(jù)考核情況進(jìn)行初步打分，各口確定最后評(píng)分，并形成書(shū)面材料報(bào)鄉(xiāng)黨政聯(lián)席會(huì)審定。
五、獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置
設(shè)立目標(biāo)管理綜合先進(jìn)獎(jiǎng)和14個(gè)單項(xiàng)獎(jiǎng)：
1、目標(biāo)管理綜合先進(jìn)單位（2名）。根據(jù)考評(píng)得分排位，取前2名。第一名獎(jiǎng)3000元，第二名獎(jiǎng)2000元。
2、“三農(nóng)“工作先進(jìn)單位。獎(jiǎng)2名，第一名獎(jiǎng)1500元，第二名獎(jiǎng)1000元。
3、計(jì)劃生育工作先進(jìn)單位。獎(jiǎng)2名，第一名獎(jiǎng)1500元，第二名獎(jiǎng)1000元。
4、森林防火工作先進(jìn)單位。全年沒(méi)有發(fā)生火警的（以市防火辦通報(bào)為依據(jù)），各獎(jiǎng)1000元。
5、社會(huì)治安綜合治理先進(jìn)單位。獎(jiǎng)2名，第一名獎(jiǎng)1500元，第二名獎(jiǎng)1000元。
6、精神文明建設(shè)先進(jìn)單位，獎(jiǎng)2名，各獎(jiǎng)500元。
7、黨風(fēng)廉政和機(jī)關(guān)效能建設(shè)先進(jìn)單位。獎(jiǎng)2名，各獎(jiǎng)500元。
8、民生工作先進(jìn)單位。獎(jiǎng)2名，各獎(jiǎng)500元。
9、工作執(zhí)行先進(jìn)單位。獎(jiǎng)2名，各獎(jiǎng)500元。
10、基層組織建設(shè)先進(jìn)單位。獎(jiǎng)2名，各獎(jiǎng)500元。
1—10項(xiàng)資金按照村支書(shū)、村委會(huì)主任各30%，其他村干部各20%的比例由先進(jìn)單位直接發(fā)放給個(gè)人。
11、種養(yǎng)大戶(hù)4名，各獎(jiǎng)500——1000元。
12、計(jì)劃生育先進(jìn)個(gè)人2名，各獎(jiǎng)200元。
13、森林防火先進(jìn)個(gè)人2名，各獎(jiǎng)200元。
14、老年老協(xié)先進(jìn)個(gè)人2名，各獎(jiǎng)200元。
15、社會(huì)治安綜合治理先進(jìn)個(gè)人2名，各獎(jiǎng)200元。
實(shí)行一票否決制，計(jì)劃生育、森林防火、社會(huì)治安綜合治理受到一票否決的，不得評(píng)選目標(biāo)管理綜合先進(jìn)獎(jiǎng)。（計(jì)劃生育否決內(nèi)容：計(jì)劃生育單項(xiàng)考評(píng)得分排倒數(shù)一、二名的；森林防火否決內(nèi)容：發(fā)生過(guò)森林火警（以市防火辦通報(bào)為據(jù)）；社會(huì)治安綜合治理否決內(nèi)容：發(fā)生過(guò)安全事故或出現(xiàn)非正常上訪(fǎng)的；
所有獎(jiǎng)金在鄉(xiāng)財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)中列支。
六、懲處辦法
1、社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)征收任務(wù)未完成的，所欠部分村墊支；
2、計(jì)劃生育指標(biāo)任務(wù)（社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)除外）未完成的村，未完成的指標(biāo)任務(wù)（應(yīng)結(jié)扎、二女戶(hù)結(jié)扎、應(yīng)上環(huán)）各項(xiàng)處罰1000元；
根據(jù)產(chǎn)權(quán)交易中心《關(guān)于清理拆遷滅失房屋產(chǎn)權(quán)證和檔案整理工作安排意見(jiàn)》的統(tǒng)一部署，為了進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)城區(qū)拆遷滅失房屋產(chǎn)權(quán)證回收及滅失檔案的管理工作，使拆遷房屋能夠及時(shí)、規(guī)范地進(jìn)行滅失登記，外業(yè)辦抽調(diào)兩名工作人員，從7月17日開(kāi)始，利用一個(gè)月的時(shí)間，認(rèn)真對(duì)20__年以來(lái)的城區(qū)拆遷區(qū)片內(nèi)的拆遷房屋進(jìn)行了徹底的摸排、清理和登記，現(xiàn)就這項(xiàng)工作的總體開(kāi)展情況簡(jiǎn)要總結(jié)如下：一、認(rèn)真做好開(kāi)展清理拆遷滅失房屋產(chǎn)權(quán)證和檔案整理的宣傳工作，積極爭(zhēng)取房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)的理解和支持。
在摸排工作開(kāi)始之初，我們先后深入二十多家房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)（涉及33個(gè)小區(qū)），通過(guò)發(fā)放文件、現(xiàn)場(chǎng)咨詢(xún)等方式，向各房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)認(rèn)真宣傳開(kāi)展清理拆遷滅失房屋產(chǎn)權(quán)證和檔案整理工作的意義和作用，并就辦理滅失登記的相關(guān)程序向他們做了詳細(xì)說(shuō)明。使廣大房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)負(fù)責(zé)人充分認(rèn)識(shí)到開(kāi)展清理拆遷滅失房屋產(chǎn)權(quán)證和檔案整理工作的重要性，為下一步的工作開(kāi)展奠定了基礎(chǔ)，同時(shí)也提高了他們今后主動(dòng)及時(shí)的辦理滅失登記的意識(shí)。
二、嚴(yán)格按照要求，認(rèn)真與房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)核對(duì)、索要拆遷戶(hù)名冊(cè)，收回已拆遷房屋的房產(chǎn)證。
在清理和登記過(guò)程中，外業(yè)辦工作人員努力克服人員少、氣溫高和住宅小區(qū)分散等困難，嚴(yán)格按照產(chǎn)權(quán)交易中心的安排和部署，保質(zhì)保量完成工作任務(wù)。期間，共收回房產(chǎn)證493個(gè)，其中：美麗園2期、3期58戶(hù)；太陽(yáng)城14戶(hù)；金泰園32戶(hù)；錦林花園76戶(hù)；光明小區(qū)66戶(hù)；賽亨107戶(hù)；五一家園28戶(hù)；山色55戶(hù)；錦秀50戶(hù)；名苑6戶(hù)，錦都1戶(hù)。并嚴(yán)格按照程序與房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)辦理了產(chǎn)權(quán)證移交手續(xù)，內(nèi)容包括拆遷總戶(hù)數(shù)、移交市、區(qū)房管局產(chǎn)權(quán)證個(gè)數(shù)、無(wú)證戶(hù)數(shù)，同時(shí)還讓開(kāi)發(fā)商填寫(xiě)了滅失登記申請(qǐng)表。對(duì)已交回滅失房屋房產(chǎn)證的小區(qū)，我們要求房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)向我們出具了證明或提交了移交證明復(fù)印件，主要有紫薇園、紫藤、浩宇、景觀(guān)、今日、今典、富源大廈、鑫鑫家園、陽(yáng)光花園、芳和園、國(guó)泰園、時(shí)代、愛(ài)麗舍、廣原園、科興小區(qū)、俊峰華庭、中華家園。對(duì)正在拆遷建設(shè)的項(xiàng)目，我們也要求房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)出具了證明，并提醒他們?cè)诔敖Y(jié)束后必須及時(shí)將房產(chǎn)證交回房管局，主要有臨五路PVC項(xiàng)目、金都華庭、地稅小區(qū)、桃園小區(qū)和興宇小區(qū)。
總之，在這次清理拆遷滅失房屋產(chǎn)權(quán)證和檔案整理工作中，外業(yè)辦工作人員基本上按照產(chǎn)權(quán)交易中心的要求，圓滿(mǎn)完成了工作任務(wù)。不妥之處，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)提出批評(píng)和指導(dǎo)意見(jiàn)。
【關(guān)鍵詞】市政工程；工程檔案；作用；管理
1 市政工程檔案的作用
1.1 市政工程檔案是對(duì)城市管理和建設(shè)的重要依據(jù)
現(xiàn)如今，城市已經(jīng)由以前的單純名詞發(fā)展成為了一個(gè)綜合性的、涉及范圍較廣的概念詞。由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，現(xiàn)在的一些小的城鎮(zhèn)也會(huì)在不遠(yuǎn)的將來(lái)變成一座大城市。城市現(xiàn)代化的進(jìn)程已經(jīng)有了逐步加快的趨勢(shì)，而很多矛盾也就被凸顯出來(lái)了，而要想很好的解決這些矛盾，城市立體化的程度必將越來(lái)越高，也必將更充分的利用城市地上和地下的空間，所以地下建筑物和地下構(gòu)筑物等隱蔽工程將會(huì)越來(lái)越多，而要想做好對(duì)這些隱蔽工程的改建、管理以及維護(hù)等工作，僅僅依靠人的記憶顯然是不行的。人的記憶力是會(huì)變的，是會(huì)衰退的，而工程檔案才真正是儲(chǔ)備城市建設(shè)資源的寶庫(kù)，是各種隱蔽工程的眼睛。所以要想避免市政工程施工出現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象，做好工程管理、規(guī)劃和建設(shè)的工作，就必須以工程檔案作為依據(jù)。
1.2 城市建設(shè)造就了市政工程檔案，市政工程檔案中有豐富的城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，檔案同時(shí)包含了城市建設(shè)的各種技術(shù)。城市建設(shè)活動(dòng)的成果主要有建筑物實(shí)體和工程檔案兩個(gè)方面，工程檔案不但真是的記載了工程施工生產(chǎn)活動(dòng)的全國(guó)成，它也是記載人們工程思想和技術(shù)的載體，所以工程檔案也是儲(chǔ)備工程經(jīng)驗(yàn)和工程技術(shù)的最重要的工具，對(duì)于一個(gè)現(xiàn)代化的城市而言，如果這個(gè)城市具備了數(shù)量多并且質(zhì)量較高的工程檔案資料，也就意味著這個(gè)城市具備非常雄厚的技術(shù)基礎(chǔ)。
2 市政工程檔案的管理工作
2.1 做好市政工程檔案的歸檔工作
要想做好市政工程檔案的歸檔工作，不僅僅是工程的管理單位，項(xiàng)目工程的投資單位、施工單位以及監(jiān)理單位都必須加大管理力度，相互配合。投資單位、施工單位以及監(jiān)理單位在編寫(xiě)市政資料時(shí)都必須注意準(zhǔn)確性和真實(shí)性，編寫(xiě)時(shí)也必須嚴(yán)格的執(zhí)行國(guó)家的相關(guān)文件，另外施工單位也必須要非常重視市政工程檔案的編寫(xiě)工作。
2.1.1 施工單位的所有人員都應(yīng)重視資料的編寫(xiě)工作。施工單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)首先就非常重視資料的編寫(xiě)工作，這也對(duì)市政工程資料最終形成的優(yōu)與劣有著重要的影響，而現(xiàn)實(shí)情況是大部分施工單位的領(lǐng)導(dǎo)都不重視資料的編寫(xiě)工作，他們往往更重視工程實(shí)體的施工工作。
2.1.2 施工單位還應(yīng)安排專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)資料的編寫(xiě)工作。根據(jù)國(guó)家建設(shè)部門(mén)的相關(guān)要求，資料編寫(xiě)人員在上崗前必須是經(jīng)過(guò)相關(guān)的培訓(xùn)的，只有獲得了資料員章以及資料員證，才能夠具備編寫(xiě)資料的資格。
2.1.3 施工單位要真正的認(rèn)識(shí)到市政檔案的指導(dǎo)意義。市政工程檔案不但能為對(duì)工程的管理和維護(hù)工作提供有力的保證和重要的參考，同時(shí)它也能為領(lǐng)導(dǎo)今后所進(jìn)行的決策提供重要的依據(jù)，同時(shí)它也是日后解決項(xiàng)目工程中出現(xiàn)的事故或是問(wèn)題提供重要的參考依據(jù)。
2.2 市政工程檔案應(yīng)滿(mǎn)足的要求
2.2.1 市政工程檔案管理中易出現(xiàn)的問(wèn)題及改善對(duì)策。市政工程檔案是能夠真實(shí)準(zhǔn)確的反映工程項(xiàng)目的建設(shè)活動(dòng)的，它對(duì)工程建設(shè)完成后維護(hù)、擴(kuò)建以及改建工作都是有著指導(dǎo)性的意義的，因此在建設(shè)工程歸檔之前，工程技術(shù)人員和檔案管理人員對(duì)檔案資料必須嚴(yán)格把關(guān)，不符合規(guī)范要求的檔案文件必須拒之門(mén)外，從而確保檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。
2.2.1.1 檔案文件是否為原件。只有原件才是工程檔案作為憑證最有力的依據(jù)，所以只有歸檔的文件是原件才是真實(shí)有效的，如果是復(fù)印件或是傳真件進(jìn)行歸檔，一方面這些文件不利于長(zhǎng)期的保管，另一面之后在利用這些文件時(shí)也一定會(huì)帶來(lái)麻煩和損失。所以，檔案管理人員在檢查文件時(shí)必須認(rèn)真謹(jǐn)慎，確認(rèn)這些檔案文件必須是原件。
2.2.1.2 文件的內(nèi)容應(yīng)是完整的，工序的日期和順序也必須是正確的。施工過(guò)程中形成的技術(shù)文件能夠真實(shí)的反映出工程建設(shè)的實(shí)際情況，它也是評(píng)價(jià)工程施工質(zhì)量好壞的重要依據(jù)。而施工技術(shù)人員的思想一般都是輕內(nèi)業(yè)重外業(yè)的，所以施工技術(shù)文件經(jīng)常都是內(nèi)容殘缺不全的文件。常見(jiàn)的如編制施工工序報(bào)審文件時(shí)，只有申報(bào)的內(nèi)容，卻沒(méi)有監(jiān)理單位的審批意見(jiàn)；或是編制原材料的試驗(yàn)記錄時(shí)，只有試驗(yàn)數(shù)據(jù)而沒(méi)有試驗(yàn)結(jié)論等。所以針對(duì)這一類(lèi)施工技術(shù)文件，監(jiān)理人員應(yīng)連同施工技術(shù)人員對(duì)其嚴(yán)格審核并補(bǔ)充完整。
2.2.1.3 圖紙變更文件必須有施工單位、設(shè)計(jì)單位以及建設(shè)單位的簽字蓋章。很多施工單位沒(méi)有經(jīng)過(guò)設(shè)計(jì)單位和建設(shè)單位的同意或是只經(jīng)過(guò)他們的口頭同意時(shí)，就更改設(shè)計(jì)圖紙了。這是嚴(yán)格禁止的，施工單位是沒(méi)有權(quán)力對(duì)設(shè)計(jì)圖紙進(jìn)行私自變更的，當(dāng)施工的過(guò)程中有需要更改設(shè)計(jì)文件時(shí)，施工單位應(yīng)連同設(shè)計(jì)單位和建設(shè)單位共同會(huì)審圖紙文件，并編寫(xiě)設(shè)計(jì)變更通知書(shū)，設(shè)計(jì)變更通知書(shū)上必須有設(shè)計(jì)單位、施工單位以及建設(shè)單位的三方簽字蓋章，否則是不能生效的。
2.2.1.4 隱藏工程的簽字蓋章也必須是齊全的。由于隱藏工程施工完成一般都是埋在地下的，他們是不會(huì)被看到的，而隱藏工程施工質(zhì)量的好壞對(duì)整個(gè)工程的質(zhì)量也是有著重要的影響的。所以，施工單位在進(jìn)行隱藏工程的施工時(shí)，要邀請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、投資單位、建設(shè)單位以及接管單位到施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檢查，并在相應(yīng)的檔案文件上簽字蓋章，各個(gè)單位都確認(rèn)無(wú)誤后方可進(jìn)行下一道工序的施工。
2.2.2 當(dāng)市政工程建設(shè)完成處于竣工驗(yàn)收階段時(shí)，施工單位也必須及時(shí)的將這些工程檔案資料裝訂完成，將這些資料移交給工程的接管單位，對(duì)檔案文件進(jìn)行歸檔和管理，做好工程項(xiàng)目的交接工作。
通過(guò)以上的論述，我們對(duì)市政工程檔案的作用以及市政工程檔案的管理工作兩個(gè)方面的內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)的分析和探討。市政工程檔案是城市基礎(chǔ)建設(shè)過(guò)程中技術(shù)與經(jīng)驗(yàn)的最為重要的信息資源，它所發(fā)揮的作用也越來(lái)越明顯了，而要想真正做好市政工程檔案的管理工作，最關(guān)鍵的因素還是人的因素，在管理市政工程檔案時(shí)應(yīng)充分發(fā)揮人的潛力，從而更好的為工程檔案事業(yè)服務(wù)。只有真正的做好了對(duì)市政工程檔案的編制、開(kāi)發(fā)、管理以及利用的工作，才能真正將施工技術(shù)轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，才能繼續(xù)加快城市現(xiàn)代化的建設(shè)進(jìn)程，從而為社會(huì)創(chuàng)造更多的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富。
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關(guān)鍵詞:未開(kāi)放檔案 檔案利用 法規(guī)制度建設(shè)
案情簡(jiǎn)介
2009年11月某日，某律師事務(wù)所一律師持律師執(zhí)業(yè)證、原告人的授權(quán)委托書(shū)及某法院的受理案件通知書(shū)來(lái)到某檔案館，要求查閱其的經(jīng)濟(jì)糾紛案件中的被告當(dāng)事人的婚姻登記檔案。因涉及第三人隱私，未提供該法院開(kāi)具的有明確調(diào)查內(nèi)容的協(xié)助調(diào)查函或調(diào)查令，接待人員拒絕了其查檔要求。該律師對(duì)相關(guān)解釋不認(rèn)同，堅(jiān)持認(rèn)為受理案件通知書(shū)就是《婚姻登記檔案管理辦法》第十五條第四項(xiàng)規(guī)定的律師及其他訴訟人在訴訟過(guò)程中，持受理案件的法院出具的證明材料及本人有效證件可以查閱與訴訟有關(guān)的婚姻登記檔案中所稱(chēng)的“證明材料”。次日，遂向區(qū)政府法制辦提起行政復(fù)議，后由于其他原因該申請(qǐng)人以“民事訴訟案情發(fā)展需要為由”主動(dòng)撤回申請(qǐng)，該案件因此而終止，是北京市首個(gè)提起檔案行政復(fù)議的案件。
點(diǎn)評(píng)分析
該檔案館認(rèn)為，該案件中檔案館未允許申請(qǐng)人查閱未開(kāi)放檔案依據(jù)充分?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《檔案法》)第八條規(guī)定，地方各級(jí)各類(lèi)檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案。《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《實(shí)施辦法》)第二十二條第四款、《北京市實(shí)施〈中華人民共和國(guó)檔案法〉辦法》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《北京市實(shí)施〈檔案法〉辦法》)第二十七條第一款規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及中國(guó)公民利用檔案館保存的未開(kāi)放的檔案，須經(jīng)保存該檔案的檔案館同意，必要時(shí)還須經(jīng)有關(guān)的檔案行政管理部門(mén)審查同意。該案件中，申請(qǐng)人要求查閱其所的經(jīng)濟(jì)糾紛案件中對(duì)方當(dāng)事人與第三方的婚姻登記檔案，涉及公民個(gè)人隱私，依據(jù)《實(shí)施辦法》第二十條第一款第二項(xiàng)和《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》第七條第十六項(xiàng)的規(guī)定，形成未滿(mǎn)30年(便形成滿(mǎn)30年)，因涉及個(gè)人隱私，屬于未開(kāi)放檔案。依據(jù)《最高人民法院關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》第十七條第二項(xiàng)中，涉及個(gè)人隱私的材料，當(dāng)事人及其訴訟人可以申請(qǐng)人民法院調(diào)查收集證據(jù)的規(guī)定，以及《婚姻登記檔案管理辦法》第十五條第四項(xiàng)的規(guī)定，檔案館只向持單位介紹信的人民法院工作人員，或持法院的協(xié)助調(diào)查函、調(diào)查令的委托人、訴訟人提供所要查閱的婚姻登記檔案信息。因此，檔案館未允許申請(qǐng)人查閱婚姻登記檔案依據(jù)充分。
該區(qū)政府法制辦在該行政復(fù)議案件立案過(guò)程中認(rèn)為:接待人員在辦理查閱未開(kāi)放檔案的利用過(guò)程中，應(yīng)留取或復(fù)印相關(guān)證件、證明等證據(jù)材料;對(duì)法規(guī)規(guī)章條款內(nèi)涵不清楚的，不應(yīng)以本機(jī)關(guān)的理解做出規(guī)定，應(yīng)提請(qǐng)制發(fā)機(jī)關(guān)做出書(shū)面解釋?zhuān)趫?zhí)行時(shí)依據(jù)更為充分。該檔案館已經(jīng)就律師爭(zhēng)議的“證明材料”的內(nèi)涵，提請(qǐng)《婚姻登記檔案管理辦法》的制發(fā)機(jī)關(guān)民政部做出解釋。
案件啟示與對(duì)策
該行政復(fù)議案件對(duì)檔案部門(mén)今后如何依法行政、依法利用檔案具有導(dǎo)向和警示作用。通過(guò)辦理該案件，筆者認(rèn)為應(yīng)該用依法行政的要求來(lái)審視區(qū)縣級(jí)檔案館未開(kāi)放檔案的利用工作。2006年以來(lái)，北京市各級(jí)檔案行政管理部門(mén)以法律為履行職責(zé)的依據(jù)，梳理、確認(rèn)和公示了行政執(zhí)法職權(quán)，在其他檔案行政執(zhí)法職權(quán)中確定了“利用檔案館未開(kāi)放檔案”的審批類(lèi)項(xiàng)目。同時(shí)，“檔案館未開(kāi)放檔案的利用服務(wù)”作為檔案館服務(wù)項(xiàng)目，以受理、審查、審定、告知等為辦理程序，同時(shí)公布。但檔案館在實(shí)際提供利用中，對(duì)利用未開(kāi)放檔案的，僅要求利用者填寫(xiě)查檔登記表，詢(xún)問(wèn)要查閱的檔案內(nèi)容;對(duì)涉及個(gè)人隱私檔案的，只要身份證件、證明材料符合要求的就準(zhǔn)予查閱。對(duì)不符合要求的，口頭答復(fù)予以拒絕，未按照程序辦理。當(dāng)今，我國(guó)處于黃金發(fā)展期，各種矛盾日益凸顯，利益格局日趨多元化，弱勢(shì)群體的利益訴求量大面廣。①檔案館館藏檔案在為弱勢(shì)群體解決落實(shí)政策、經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)權(quán)益、遺產(chǎn)繼承等關(guān)系切身利益的問(wèn)題中發(fā)揮著重要作用。面對(duì)來(lái)檔案館查檔人員因檔案當(dāng)事人身體原因、外出(出境)、故亡等原因委托他人代查、繼承人查閱的情況越來(lái)越多;面對(duì)查檔人員收入水平、受教育程度不同、人員素質(zhì)差異大等情況，如何進(jìn)一步提高檔案利用服務(wù)水平還不完全適應(yīng);隨著法治建設(shè)的不斷深入，依法行政的要求不斷提高，制訂和執(zhí)行便民、高效的檔案利用規(guī)章制度還相對(duì)滯后;未開(kāi)放檔案、特別是專(zhuān)門(mén)檔案利用的某些條款規(guī)定原則性多、不詳細(xì)，有的單位要求出具檔案證明的內(nèi)容多樣，法院等單位開(kāi)具的介紹信、證明格式內(nèi)容不一。具體利用過(guò)程中對(duì)相關(guān)條款內(nèi)涵理解不一、相關(guān)解釋又不及時(shí)，導(dǎo)致執(zhí)行不一等等。為確保檔案部門(mén)依法行政、依法利用檔案，正確作出未開(kāi)放檔案利用的審查批準(zhǔn)決定，不致成為行政復(fù)議或行政訴訟的“輸家”，提出如下對(duì)策:
對(duì)策一:依法區(qū)分檔案行政審批職能
近幾年，北京市各區(qū)縣檔案館利用人次逐年攀升，有的檔案館年接待利用者近萬(wàn)人次，其中90%以上是公眾個(gè)人且?guī)缀醵际抢梦撮_(kāi)放檔案。如果全部履行審批手續(xù)，工作繁瑣且不利于利用。檔案行政管理機(jī)關(guān)應(yīng)該對(duì) “利用檔案館未開(kāi)放檔案”審批項(xiàng)目、檔案館服務(wù)項(xiàng)目“檔案館未開(kāi)放檔案的利用服務(wù)”中的未開(kāi)放檔案的內(nèi)容以及利用者身份條件等加以區(qū)分，確定哪些實(shí)行行政審批固定程序?qū)彶橥鉁?zhǔn)予利用;哪些由檔案館實(shí)行簡(jiǎn)易程序，對(duì)符合條件的準(zhǔn)予利用。如可考慮對(duì)公眾查閱涉及證明本人學(xué)籍學(xué)歷、工齡、婚姻狀況、財(cái)產(chǎn)(和本人繼承財(cái)產(chǎn))等類(lèi)未開(kāi)放檔案的利用，實(shí)行簡(jiǎn)化利用程序:填寫(xiě)相關(guān)登記表格，接待人員審核，科長(zhǎng)(或帶班人)批準(zhǔn)。而對(duì)檔案當(dāng)事人身份為外籍華人的、且查閱利用又涉及個(gè)人財(cái)產(chǎn)的;查閱《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》第七條規(guī)定的控制使用范圍以外的特定范圍的未開(kāi)放檔案信息的，嚴(yán)格履行申請(qǐng)受理、審查、合法性審查、審核、審定和告知的審批程序。上述程序可以在經(jīng)辦和審批環(huán)節(jié)的分工上加以區(qū)分。如利用接待部門(mén)接待人員經(jīng)辦，科長(zhǎng)(在人員編制許可的情況下由法規(guī)部門(mén))審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。建立網(wǎng)上和實(shí)體的“辦事指南、表格下載、填表說(shuō)明、示范文本”使利用者一目了然，對(duì)低學(xué)歷、年齡大、殘障人員等實(shí)行“全程”、“一站式”服務(wù)，方便利用者。
對(duì)策二:加強(qiáng)利用環(huán)節(jié)法規(guī)制度建設(shè)
依法開(kāi)展檔案利用工作，其結(jié)果是要靠過(guò)程來(lái)保證的。應(yīng)當(dāng)由國(guó)家或省市檔案行政管理部門(mén)制訂利用者身份審查工作規(guī)則、出具檔案證明規(guī)則、無(wú)檔證明辦理規(guī)則，作為法規(guī)規(guī)章或行業(yè)規(guī)則予以貫徹執(zhí)行。由檔案館或同級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)制訂查閱未開(kāi)放檔案的規(guī)定、查檔接待人員行為規(guī)范、應(yīng)對(duì)查檔利用突況應(yīng)急預(yù)案等。將上述制度的制訂依據(jù)、辦理程序和結(jié)果對(duì)外公布。上述法規(guī)制度都應(yīng)與上位法的規(guī)定一致，條款細(xì)致，內(nèi)容詳盡，操作性強(qiáng)，確保檔案利用始終依法規(guī)范運(yùn)行。具體如下:
1.利用者身份審查工作規(guī)則。參照中國(guó)公證協(xié)會(huì)制訂《審查自然人身份的指導(dǎo)意見(jiàn)》的做法，制訂檔案行業(yè)《利用者身份審查規(guī)則》②。規(guī)定利用者提交的證件種類(lèi)，證件必須是有接待人員可視讀的照片、且由戶(hù)籍管理公安機(jī)關(guān)或全國(guó)性行業(yè)核發(fā)的居民身份證、工作證、護(hù)照、律師證等;建立審查證件的程序，核查利用者提交的身份證件是否真實(shí)、有效，與其提交的身份證件是否同一;建立審查證件的工作記錄，如接談筆錄，復(fù)印或留存的相關(guān)證據(jù)材料等;無(wú)法提交居民身份證時(shí)的替代證件種類(lèi)，如派出所證明、戶(hù)籍簿，證明格式;委托他人代查代辦的委托書(shū)規(guī)定格式、內(nèi)容，是否需要留存原件等，特殊情況下的救濟(jì)措施等。
2.出具檔案證明規(guī)則?！秾?shí)施辦法》第二十一條和《北京市實(shí)施〈檔案法〉辦法》第二十七條都規(guī)定，檔案縮微品和其他復(fù)制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記的，具有與檔案原件同等的效力。某檔案館就曾有過(guò)一單位在司法訴訟過(guò)程中提出要檔案館在其提交法院的材料上蓋檔案館證明專(zhuān)用章當(dāng)證據(jù)的荒唐事，后被拒絕。這就要求對(duì)檔案證明作出行業(yè)規(guī)范，避免證明被濫用。要規(guī)定對(duì)涉及工齡、婚姻、房產(chǎn)、學(xué)歷學(xué)籍等身份的各類(lèi)證明的格式，證明經(jīng)辦人、批準(zhǔn)人等人員的權(quán)限;證明結(jié)果登記內(nèi)容和方法;檔案復(fù)制件上應(yīng)標(biāo)注的內(nèi)容:如檔號(hào)、使用范圍，出具證明的時(shí)間，檔案證明專(zhuān)用章加蓋位置，頁(yè)數(shù)，效力等等。
3.無(wú)檔證明辦理規(guī)則。近幾年來(lái)，有關(guān)部門(mén)在辦理婚姻、工齡確認(rèn)等身份證明事項(xiàng)過(guò)程中，要求檔案館為無(wú)檔者出具婚姻檔案無(wú)檔證明、或某人已查某某類(lèi)檔案證明的情況不斷增多。檔案行政管理部門(mén)應(yīng)該制定檔案行業(yè)無(wú)檔證明的辦理規(guī)則，就哪類(lèi)檔案經(jīng)檔案保管單位查找后確無(wú)檔案內(nèi)容記載的，可以出具無(wú)檔案的證明，并對(duì)該證明的格式、效力等做出規(guī)定。
4.利用未開(kāi)放檔案的規(guī)定。制定檔案館利用未開(kāi)放檔案的規(guī)定，可結(jié)合館藏檔案內(nèi)容的實(shí)際情況由檔案館制訂。應(yīng)包括如下內(nèi)容:未開(kāi)放檔案的定義、檔案所屬內(nèi)容，利用者適應(yīng)對(duì)象、檔案的范圍，查閱利用檔案所持證件的種類(lèi)，查閱特定檔案的批準(zhǔn)人和批準(zhǔn)權(quán)限，對(duì)被委托人的證明要求，準(zhǔn)許查閱內(nèi)容，摘抄、復(fù)印等復(fù)制的批準(zhǔn)與對(duì)外公布的限制，外借對(duì)象與范圍;對(duì)專(zhuān)業(yè)專(zhuān)門(mén)檔案的利用規(guī)定;對(duì)婚姻、房地產(chǎn)、會(huì)計(jì)、工商登記、人口普查等檔案的管理規(guī)定，如《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》、《婚姻登記檔案管理辦法》等專(zhuān)業(yè)檔案法規(guī)，檔案行政管理部門(mén)要及時(shí)搜集執(zhí)行中遇到的規(guī)定不細(xì)致、理解執(zhí)行易產(chǎn)生歧義等有關(guān)問(wèn)題，及時(shí)協(xié)調(diào)有關(guān)部門(mén)加以解釋?zhuān)员阌跈n案利用部門(mén)操作。
5.查檔接待人員行為規(guī)范。檔案利用接待是一項(xiàng)實(shí)踐性、操作性很強(qiáng)的工作。曾有一利用者與律師攜錄音筆前來(lái)檔案館查閱檔案，接待過(guò)程中接待人員噤若寒蟬，不敢多說(shuō)一句話(huà)，生怕會(huì)給單位帶來(lái)不良后果。接待利用人員僅靠政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)熟練、熟悉館藏，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)未開(kāi)放檔案利用接待工作要求。應(yīng)制定查檔接待人員行為規(guī)范，對(duì)文明用語(yǔ)、服務(wù)忌語(yǔ)做出規(guī)定。制訂接待回答用語(yǔ)規(guī)范，并根據(jù)情況變化及時(shí)補(bǔ)充修訂，提高接待人員應(yīng)答技巧;接待人員必須具備合理的能力結(jié)構(gòu)，包括語(yǔ)言表達(dá)能力、公眾交往能力、隨機(jī)應(yīng)變能力、適宜的心理素質(zhì)。檔案館宜挑選開(kāi)放型、穩(wěn)重型、興奮型性格的人員從事接待工作。
6.應(yīng)對(duì)查檔利用突況應(yīng)急預(yù)案。近幾年，醉酒查檔鬧事后撥打110報(bào)警者有之、因不合查檔要求被拒絕后吵鬧者有之，為避免不良后果的發(fā)生，制訂應(yīng)對(duì)查檔利用過(guò)程中突發(fā)事件的處置預(yù)案，應(yīng)引起我們的高度重視。要就應(yīng)急處置流程、應(yīng)急工作原則、危險(xiǎn)性分析、組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)、指揮機(jī)構(gòu)及職責(zé)、現(xiàn)場(chǎng)處置、培訓(xùn)與演練、應(yīng)急搶救組織紀(jì)律和獎(jiǎng)懲、事后的總結(jié)與評(píng)估等內(nèi)容做出規(guī)定。
對(duì)策三:梳理特殊檔案查閱限制規(guī)定
《檔案法》第二十一條規(guī)定，向檔案館移交、捐贈(zèng)、寄存檔案的單位和個(gè)人，對(duì)其檔案享有優(yōu)先利用權(quán)，并可對(duì)檔案中不宜向社會(huì)開(kāi)放的部分提出限制利用的意見(jiàn)，檔案館應(yīng)當(dāng)維護(hù)他們的合法權(quán)益。據(jù)此，檔案館在辦理單位和個(gè)人移交、捐贈(zèng)、寄存檔案時(shí)，應(yīng)要求其出具書(shū)面限制利用意見(jiàn)，形成《檔案館移交、捐贈(zèng)、寄存檔案單位和個(gè)人限制利用意見(jiàn)匯集》，并將上述意見(jiàn)匯集在利用場(chǎng)所公示，供利用接待人員掌握，利用者周知，切實(shí)維護(hù)檔案移交、捐贈(zèng)、寄存單位和個(gè)人的合法權(quán)益。
對(duì)策四:強(qiáng)化查檔身份審查追溯管理
檔案館在辦理檔案證明時(shí)，它不僅涉及利用者人身財(cái)產(chǎn)權(quán)益的保護(hù)，也關(guān)系到利用者身份審查過(guò)錯(cuò)責(zé)任的認(rèn)定問(wèn)題，更面臨對(duì)身份確認(rèn)有誤可能引發(fā)的訴訟，以及相關(guān)的財(cái)產(chǎn)經(jīng)濟(jì)損失賠償?shù)蕊L(fēng)險(xiǎn)，且風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)越來(lái)越大。在科技水平日新月異，造假花樣翻新、真假難辨的情況下，肉眼識(shí)別、“表面審查”已經(jīng)過(guò)時(shí)。③在檔案接待利用的實(shí)踐中，應(yīng)通過(guò)制度設(shè)計(jì)、科技手段保障等措施，提高利用接待人員對(duì)利用者身份的識(shí)假能力，為社會(huì)公眾提供更加規(guī)范的服務(wù)。一是定期對(duì)接待人員進(jìn)行身份識(shí)別培訓(xùn)。對(duì)檔案利用接待人員就居民身份證、護(hù)照等證件的特點(diǎn)，機(jī)讀視讀防偽標(biāo)識(shí)的內(nèi)容、方法等進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高接待人員核查居民身份證和護(hù)照等證件的方法和技能。二是采取技術(shù)手段進(jìn)行身份識(shí)別。如協(xié)調(diào)有關(guān)部門(mén)采取安裝識(shí)別身份證專(zhuān)業(yè)儀器，登陸相關(guān)網(wǎng)站核實(shí)國(guó)家有關(guān)部門(mén)頒發(fā)的律師、記者等人員證件，提高識(shí)別身份準(zhǔn)確性。三是建立利用者查檔追溯檔案。目前銀行、通訊等單位在辦理有關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，要求客戶(hù)提供身份證件原件并留存復(fù)印件，已經(jīng)十分常見(jiàn)。檔案館在利用過(guò)程中應(yīng)在審查身份證件的基礎(chǔ)上，留存復(fù)印件，與利用登記檔案一起歸檔短期保存，以作為審查證據(jù)。應(yīng)要求當(dāng)事人在復(fù)印件上簽注“本身份證件僅限于×年×月×日查檔之用”，防止復(fù)印件被別有用心之人濫用，引出新的麻煩。只要檔案館依法定程序，采取合理的方式、審慎地履行審查義務(wù)且無(wú)過(guò)失，才有可能在訴訟中免除或減輕檔案館的相應(yīng)責(zé)任。
注釋:
①蔡達(dá)峰常委代表民進(jìn)中央:“矛盾凸顯期”呼喚通暢的訴求渠道.中國(guó)政協(xié)，2009(6):13.
關(guān)鍵詞:住房保障 資格審核檔案 整理方法
目前住房保障工作已成為社會(huì)各方廣泛關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題，這項(xiàng)工作保障了中低收入階層基本住房需求，極大地改善了其住房條件，是一項(xiàng)深得人心的惠民工作。理論上講政策性住房包括保障性住房和政策性商品住房?jī)深?lèi)。其中，保障性住房指政府在對(duì)低收入家庭實(shí)行分類(lèi)保障過(guò)程中所提供的限定供應(yīng)對(duì)象、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、銷(xiāo)售價(jià)格或租金標(biāo)準(zhǔn)，具有社會(huì)保障性質(zhì)的住房，包括廉租住房、經(jīng)濟(jì)適用住房和政策性租賃住房;“兩限房”則是一種政策性的商品住房(限制房屋面積、限制房?jī)r(jià))，主要針對(duì)有一定購(gòu)買(mǎi)力的中等收入人群。市委、市政府將在全市逐步建立廉租住房、經(jīng)濟(jì)適用住房、限價(jià)商品住房為主，政策性租賃房為輔的分層次住房保障體系。本文主要探討住房保障工作中資格審核過(guò)程所形成檔案的特點(diǎn)以及整理方法。
一、住房保障資格審核過(guò)程中形成的檔案材料
住房保障工作起步時(shí)間不長(zhǎng)，在實(shí)際工作中所形成的材料主要是住房保障工作中的資格申請(qǐng)核定材料，主要包括:居民購(gòu)買(mǎi)經(jīng)濟(jì)適用住房申請(qǐng)核定表(或家庭購(gòu)買(mǎi)限價(jià)商品住房申請(qǐng)核定表或廉租房申請(qǐng)核定表);申請(qǐng)人及家庭人員身份證明、戶(hù)口本;已婚家庭成員婚姻狀況證明(包括結(jié)婚證明或離婚證明);居住地住房情況證明(包括申請(qǐng)家庭現(xiàn)地址、戶(hù)口所在地地址、戶(hù)口遷入本地原地址及有他處住房的所有這些地址的房屋租賃合同、房屋所有權(quán)證或房屋產(chǎn)權(quán)單位的證明以及申請(qǐng)家庭成員、共居人現(xiàn)居住地居委會(huì)或村委會(huì)出具的居住證明);學(xué)生在校證明;申請(qǐng)家庭成員收入證明(包括工作單位出具的收入證明或街道居委會(huì)出具的收入證明或離退休的需提供離退休證及領(lǐng)取退休金存折復(fù)印件或享受失業(yè)保險(xiǎn)待遇的失業(yè)人員提供由管理部門(mén)出具的領(lǐng)取失業(yè)保險(xiǎn)金期限、標(biāo)準(zhǔn)證明);原有住房已拆遷的，需提供《拆遷補(bǔ)償協(xié)議書(shū)》;其他需要提供的證明材料(如殘疾證、軍官證等需特殊證明的材料);需要優(yōu)先輪候配售家庭在提供上述材料的同時(shí)要提供拆遷證明或重殘證明或大病證明或危房證明或優(yōu)撫證明或軍轉(zhuǎn)干證明等等。
二、住房保障資格審核過(guò)程中形成檔案的特點(diǎn)
每一個(gè)申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)經(jīng)濟(jì)適用住房、“兩限房”或是申請(qǐng)廉租住房的家庭或個(gè)人都必須按要求提供上述材料，以致所形成的檔案材料具有以下特點(diǎn):
1.內(nèi)容單一。不論申請(qǐng)什么性質(zhì)的住房，都須提供相應(yīng)的材料，這些材料所涉及的范圍、內(nèi)容大體與上述所列審核材料雷同，沒(méi)有本質(zhì)上的區(qū)別，只是材料數(shù)量上有多有少。因此，住房保障資格審核過(guò)程中形成的檔案材料內(nèi)容比較單一。
2.數(shù)量大。由于保障性住房工作涉及廣大中低收入家庭，僅通州區(qū)低收入住房困難家庭就有1.2萬(wàn)余戶(hù)(中等收入家庭不計(jì)算在內(nèi))，申請(qǐng)保證性住房的家庭還是比較多的。從啟動(dòng)保障性住房工作至今，我區(qū)就有近4千戶(hù)家庭或個(gè)人申請(qǐng)了“三房(經(jīng)濟(jì)適用房、廉租房、兩限房)”。因此在住房保障資格審核過(guò)程中所形成的檔案材料雖說(shuō)比較單一，但其檔案數(shù)量還是比較大的。
3.形成時(shí)間的不定性。對(duì)申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)經(jīng)濟(jì)適用住房、“兩限房”或是申請(qǐng)廉租住房的家庭或個(gè)人實(shí)行三級(jí)審核、兩級(jí)公示制度。三級(jí)審核:即由街道辦事處或鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府對(duì)申請(qǐng)家庭提供的相關(guān)資料進(jìn)行初審;區(qū)建委住房保障管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)家庭進(jìn)行復(fù)審;市建委住房保障管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)家庭情況進(jìn)行復(fù)核、備案。兩級(jí)公示:即初審后由街道辦事處或鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府在申請(qǐng)人戶(hù)籍登記地、工作單位及居住地進(jìn)行第一次公示;復(fù)審后由區(qū)建委住房保障管理部門(mén)在區(qū)政府網(wǎng)站和規(guī)定的范圍內(nèi)對(duì)申請(qǐng)家庭人口、收入、住房等情況進(jìn)行第二次公示。雖說(shuō)審核程序、審核工作的時(shí)限是有具體規(guī)定的，但每一批次上報(bào)備案的戶(hù)數(shù)是不確定的。有時(shí)一批會(huì)達(dá)到上百戶(hù)，有時(shí)一批只有幾十戶(hù)，也有可能年底上報(bào)，第二年年初完成備案的?？傊?，住房保障資格審核是一項(xiàng)具有連續(xù)性的工作，不能以自然年度確定住房保障資格審核材料形成的時(shí)間，所以住房保障資格審核材料形成的時(shí)間具有不定性。
三、住房保障資格審核過(guò)程中形成檔案材料的整理方法
由于審核檔案材料內(nèi)容單一，數(shù)量大，以備案時(shí)間作為審核工作的結(jié)束，因此在現(xiàn)實(shí)工作中，住房保障部門(mén)通常采用的整理方法有兩種:
(一) “年度——問(wèn)題——保管期限”
首先，要按備案完成時(shí)間劃分立卷歸檔年度。由于住房保障資格審核文件材料要經(jīng)過(guò)“三級(jí)審核、兩級(jí)公示”后，才算完成此項(xiàng)工作。一方面審核時(shí)間較長(zhǎng);另一方面每一批次形成的文件材料數(shù)量不等(實(shí)際工作中每一批次形成的文件材料還是比較多的)。因此，筆者認(rèn)為不宜采用檔案常規(guī)方法確定立卷歸檔時(shí)間，即等到下一年度的上半年再進(jìn)行立卷歸檔。如按照此常規(guī)方法確定立卷歸檔時(shí)間，勢(shì)必會(huì)造成大量資格審核文件材料的積壓，不利于文件的管理和利用、易丟失，而且整理工作量也會(huì)很大。根據(jù)工作實(shí)際情況，整理工作應(yīng)隨著資格審核材料備案的結(jié)束及時(shí)進(jìn)行，以避免材料過(guò)多造成存放混亂。
其次，由于檔案內(nèi)容同屬于住房保障資格審核材料，而且申請(qǐng)保障性住房或政策性住房的主體是以家庭為主(也有少數(shù)超過(guò)30歲的大齡青年)，每一份申報(bào)材料相對(duì)獨(dú)立、穩(wěn)定，變化不大，只是在數(shù)量上小有變化，筆者認(rèn)為住房保障資格申請(qǐng)核定檔案應(yīng)采取“一戶(hù)一卷”的形式立卷歸檔。采用“一戶(hù)一卷”的形式整理，既便于擬寫(xiě)題名(由于檔案材料內(nèi)容單一，只需將房屋坐落、申請(qǐng)人姓名、申請(qǐng)房源類(lèi)型錄入即可)，又便于錄入檢索，簡(jiǎn)便、實(shí)用。
第三，根據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》的精神，筆者認(rèn)為住房保障審核材料屬于“本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料中行政管理、執(zhí)法活動(dòng)中形成的文件材料”范疇中的“20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料，保管期限30年”。因?yàn)樽》勘Ｕ腺Y格審核材料只是對(duì)申請(qǐng)人申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)“三房”資格的一種認(rèn)定，其目的主要是審核申請(qǐng)人的條件是否符合國(guó)家住房保障相關(guān)政策，如條件符合則表示已具備申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)“三房”資格，但并不表示已取得所購(gòu)房屋的產(chǎn)權(quán)，只有取得房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理部門(mén)頒發(fā)的產(chǎn)權(quán)證，才確認(rèn)獲得已購(gòu)房屋的所有權(quán)(有關(guān)房屋產(chǎn)權(quán)等文件材料應(yīng)由房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理部門(mén)立卷歸檔，期限為永久)。因此，將住房保障資格審核材料的期限定為30年是比較恰當(dāng)?shù)摹?/p>
第四，案卷的排列。住房保障工作中資格審核檔案應(yīng)在一個(gè)目錄號(hào)下按照備案時(shí)間的先后順序大流水排列。后續(xù)工作產(chǎn)生的檔案材料按形成的時(shí)間排在資格審核檔案的后面。
這種整理方法的優(yōu)勢(shì)在于:整理方法簡(jiǎn)便，容易掌握，便于擬寫(xiě)案卷題名。能最大限度的節(jié)約庫(kù)房空間。不足之處在于:后續(xù)搖號(hào)、配售工作中產(chǎn)生的檔案材料較少(主要是搖號(hào)結(jié)果、安置意向書(shū)等)，形成的時(shí)間較晚，按年度——問(wèn)題——期限立卷后和前面的資格審核檔案，不會(huì)在一卷或一盒內(nèi)，不通過(guò)微機(jī)檢索，很難查找、利用。
(二) “一人一檔、一檔一盒”
首先，根據(jù)住房保障工作中每個(gè)申請(qǐng)人從資格申請(qǐng)到選房結(jié)束，整個(gè)過(guò)程所產(chǎn)生材料的多少?zèng)Q定裝檔案盒的厚度。筆者認(rèn)為現(xiàn)實(shí)工作中使用3公分的檔案盒較為合適。
其次，每盒中的檔案材料按照形成時(shí)間的先后(一般的順序是資格審核形成的材料在前、配售形成的材料在后，同一類(lèi)的材料用不銹鋼釘裝訂后加蓋件號(hào)章)裝入盒中。可在檔案盒的脊背上用統(tǒng)一的格式標(biāo)上申請(qǐng)人的房屋坐落和姓名，便于查找、利用。
這種整理方法的優(yōu)勢(shì)在于:在住房保障工作中每個(gè)申請(qǐng)家庭或個(gè)人的材料不論何時(shí)形成的將全部放在一個(gè)檔案盒內(nèi)便于查找、利用。不足之處在于:占用庫(kù)房空間較大。
四、實(shí)際工作中存在的一些問(wèn)題及解決方法
