時(shí)間：2023-03-17 18:06:48
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1低保檔案信息管理的特性分析
低保檔案信息管理工作的開展，是以社會(huì)服務(wù)政策落實(shí)、社會(huì)救濟(jì)收益落實(shí)為中心，其管理職責(zé)以記錄低保用戶信息、低保福利領(lǐng)取信息、低保服務(wù)信息為主，所以，其管理工作的開展具有廣泛性、動(dòng)態(tài)性、雙軌性、多層面性。廣泛性是指低保檔案管理針對(duì)廣大民眾群體，其低保申報(bào)人員、生活需求等方面存在明顯差異，而動(dòng)態(tài)性是指隨著民生政策的多項(xiàng)調(diào)整，低保檔案管理也需要隨著政策、服務(wù)現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)整。最后，明確低保檔案信息管理的特性，對(duì)吉林省公主嶺市的社會(huì)救助體系完善及創(chuàng)新有積極作用。
2吉林省公主嶺市低保檔案信息管理現(xiàn)狀
吉林省公主嶺市以搭建局域網(wǎng)絡(luò)的方式，對(duì)區(qū)域內(nèi)的民生需求、低保用戶信息、低保用戶服務(wù)及民生政策落實(shí)等方面進(jìn)行分化與調(diào)整，在注重低保檔案信息管理處理的前提下，對(duì)低保檔案進(jìn)行審核及分類，但是，低保用戶本身的信息虛假問(wèn)題、低保申請(qǐng)審核及立案存儲(chǔ)等方面，還需要進(jìn)一步總結(jié)與統(tǒng)一處理。例如，吉林省公主嶺市的低保申請(qǐng)與低保審核分化為兩個(gè)體系，部分低保服務(wù)提供極容易出現(xiàn)材料不齊全、不規(guī)范的情況。此外，低保服務(wù)工作的開展，其管理工作忽略了服務(wù)時(shí)效性，部分低保申請(qǐng)及立案缺少及時(shí)性，嚴(yán)重影響低保檔案信息管理工作的效率提升。最后，隨著大數(shù)據(jù)信息及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)搭建，低保電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)安全也影響低保檔案信息管理的效果優(yōu)化，低保檔案信息存儲(chǔ)以五年為主，但是，這并不能滿足社會(huì)救助體系及低保服務(wù)的綜合性落實(shí)與改革。吉林省公主嶺市低保檔案信息管理雖然有專業(yè)化流程，但是，立案時(shí)效、申報(bào)信息審核、低保用戶服務(wù)提供、檔案信息的安全性等方面仍需進(jìn)一步強(qiáng)化。缺少針對(duì)低保檔案信息的管理及安全保護(hù)，直接影響網(wǎng)絡(luò)背景下的新型社會(huì)救助體系創(chuàng)新。
3優(yōu)化吉林省公主嶺市低保檔案信息管理的可行性措施
3.1深化低保檔案信息的基礎(chǔ)建設(shè)。低保檔案的基礎(chǔ)建設(shè)需要從低保人員檔案、低保檔案保存規(guī)范性入手，這是構(gòu)建新型社會(huì)救助體系的基礎(chǔ)性工作。對(duì)吉林省公主嶺市的不同低保人員進(jìn)行集中處理，并以鎮(zhèn)、鄉(xiāng)、村為基點(diǎn)，對(duì)低保人群的基本信息、生活水平、貧困程度等方面進(jìn)行信息收集，以此為后續(xù)的低保服務(wù)開展提供信息依據(jù)。針對(duì)低保檔案信息的收集、存儲(chǔ)，以完善檔案規(guī)范管理制度的方式，結(jié)合村鎮(zhèn)的實(shí)際情況，構(gòu)建專項(xiàng)的檔案管理制度。例如，部分低保用戶身體有殘疾，可以采用成立“殘疾人低保檔案庫(kù)”的方式，對(duì)不同殘疾等級(jí)的低保用戶提供不同的社會(huì)救助服務(wù)。3.2落實(shí)動(dòng)態(tài)管理。民生政策及新型社會(huì)救助服務(wù)體系的構(gòu)建，需要結(jié)合吉林省公主嶺市的民生情況以及低保服務(wù)的落實(shí)情況進(jìn)行分析，在與其他行政部門協(xié)調(diào)落實(shí)社會(huì)服務(wù)的過(guò)程中，需要針對(duì)低保用戶的經(jīng)濟(jì)水平變化進(jìn)行調(diào)整。強(qiáng)化低保申請(qǐng)及低保辦理的資質(zhì)，在明確低保對(duì)象后，為期發(fā)放低保金。針對(duì)部分已經(jīng)“脫貧”用戶，需要及時(shí)進(jìn)行處理，采用定期、不定期的抽查、民生普及的方式，對(duì)低保用戶、申報(bào)低保人群的經(jīng)濟(jì)條件、實(shí)際生活情況進(jìn)行信息收集與整理，這是利用低保檔案信息實(shí)現(xiàn)低保服務(wù)效益最大化的關(guān)鍵性工作。3.3強(qiáng)化信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性。隨著網(wǎng)絡(luò)低保檔案信息庫(kù)的構(gòu)建，相對(duì)簡(jiǎn)化了低保檔案信息的管理流程，但是，信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性及技術(shù)應(yīng)用等方面仍需進(jìn)一步強(qiáng)化，所以，吉林省公主嶺市的低保檔案信息管理，需要針對(duì)不同低保人群、不同時(shí)間段內(nèi)的低保申請(qǐng)用戶進(jìn)行專項(xiàng)管理，以成立“低保申請(qǐng)數(shù)據(jù)庫(kù)”、“低保審核數(shù)據(jù)庫(kù)”、“低保用戶服務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)”、“低保用戶調(diào)查數(shù)據(jù)庫(kù)”的方式，實(shí)現(xiàn)社會(huì)救助體系的網(wǎng)絡(luò)化、信息化。局域網(wǎng)絡(luò)的安全需要以信息查詢準(zhǔn)則、信息隱蔽性為中心，例如，不允許擅自對(duì)低保用戶信息進(jìn)行拷貝，以網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)的方式，對(duì)低保檔案信息的應(yīng)用方式進(jìn)行監(jiān)管，以此提高低保檔案信息的安全性。3.4注重人員管理及培養(yǎng)。吉林省公主嶺市新型社會(huì)救助體系及低保檔案管理工作的落實(shí)與調(diào)整，需要從人員培訓(xùn)、人員管理的角度進(jìn)行強(qiáng)化。采用“獎(jiǎng)懲制度”并從的方式，對(duì)低保檔案的經(jīng)手人員進(jìn)行管理，針對(duì)人員的信息處理效率、信息存儲(chǔ)全面性、信息安全性保護(hù)等方面進(jìn)行審核，以構(gòu)建綜合性人員管理制度的方式，實(shí)現(xiàn)低保服務(wù)處理時(shí)效性、管理效果的綜合提升。在分化人才培養(yǎng)及檔案人員管理的過(guò)程中，需要以低保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)為中心，并以成立檔案人員培訓(xùn)機(jī)制的方式，對(duì)檔案人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息處理能力等方面進(jìn)行提升，以此推動(dòng)新型社會(huì)救助體系建設(shè)及低保檔案信息管理質(zhì)量的協(xié)調(diào)發(fā)展。
作者:左丹 單位:吉林省公主嶺市民政局社會(huì)救助事業(yè)中心
關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險(xiǎn)社保業(yè)務(wù)檔案管理
1維護(hù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案，保護(hù)職工權(quán)益
隨著群眾養(yǎng)老保險(xiǎn)意識(shí)的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費(fèi)日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來(lái)越多。由于社會(huì)保險(xiǎn)歷史繳費(fèi)記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費(fèi)權(quán)益無(wú)法得到保障，并在實(shí)踐中產(chǎn)生了不少爭(zhēng)議。
我市自1987年就開始實(shí)行養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌工作，由于當(dāng)時(shí)技術(shù)手段比較落后，加上對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費(fèi)記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業(yè)參保職工繳費(fèi)工資和繳費(fèi)年限確認(rèn)工作的過(guò)程中，對(duì)一些缺少以往繳費(fèi)年限和繳費(fèi)基數(shù)記錄的職工檔案，通過(guò)查詢企業(yè)職工花名冊(cè)、企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)卡、補(bǔ)繳繳費(fèi)分解表、歷年繳費(fèi)記錄表等相關(guān)材料，確定繳費(fèi)事實(shí)，重新整理、歸集參保數(shù)據(jù)，真實(shí)記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險(xiǎn)權(quán)益。
隨著國(guó)有企業(yè)重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動(dòng)關(guān)系、中斷繳費(fèi)情況大量出現(xiàn)，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費(fèi)資料顯得尤為重要，如果不及時(shí)開展社保業(yè)務(wù)檔案管理工作，就會(huì)形成一種被動(dòng)的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關(guān)規(guī)定，1987年1月李桂蘭參加了當(dāng)?shù)氐酿B(yǎng)老保險(xiǎn)。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)情況。離開企業(yè)十幾年，社保資料會(huì)不會(huì)遺失？社保所這里是否完整保留自己過(guò)去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來(lái)到保定社保所，檔案員根據(jù)李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細(xì)繳費(fèi)情況的職工養(yǎng)老保險(xiǎn)卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實(shí)了下來(lái)，心里有說(shuō)不出的高興。保定市社保所依據(jù)李桂蘭的養(yǎng)老保險(xiǎn)卡，重新為她補(bǔ)辦了養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)，恢復(fù)了繳費(fèi)情況。
2社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)規(guī)范化管理
在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)丟失的情況下，保定市社保所通過(guò)歷史資料的查詢，為他們補(bǔ)辦養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)，保證其繼續(xù)參保。
社保業(yè)務(wù)檔案對(duì)參保人員十分重要，但是業(yè)務(wù)檔案管理工作對(duì)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)還十分陌生。沒有現(xiàn)成的樣板，保定市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只能摸著石頭過(guò)河。通過(guò)抓庫(kù)房建設(shè)、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業(yè)務(wù)檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫(kù)房從無(wú)到有；業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容由簡(jiǎn)單到豐富；并把業(yè)務(wù)檔案管理工作列入長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位職責(zé)中，把業(yè)務(wù)檔案工作作為社保管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與業(yè)務(wù)工作同部署、同組織、同考核。短短幾個(gè)月的時(shí)間，檔案目錄全部實(shí)現(xiàn)電子化管理，從而使社保業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。
為規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案真實(shí)、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局》第3號(hào)令和河北省人力資源和社會(huì)保障廳、河北省檔案局《冀人社發(fā)2009（11號(hào)文件）》要求，我市社保所出臺(tái)了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，同時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范管理提出了明確要求，推動(dòng)社保業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)一步開展。社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護(hù)了參保人員的權(quán)益。保定市紡織廠等7家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)多。改制時(shí)，職工強(qiáng)烈要求其補(bǔ)繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)，通過(guò)查閱歷年職工養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)分解表，社保機(jī)構(gòu)為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準(zhǔn)確數(shù)字。企業(yè)補(bǔ)繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險(xiǎn)，企業(yè)職工的合法權(quán)益得到了保障。
3社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化
社保業(yè)務(wù)檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個(gè)人繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)、計(jì)發(fā)社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要憑據(jù)。實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，直接關(guān)系到參保單位和參保職工的合法權(quán)益和切身利益。社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵在于實(shí)現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化。
3.1統(tǒng)一業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。根據(jù)我市社保所下發(fā)的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等七項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案管理工作制度，結(jié)合我所業(yè)務(wù)情況的實(shí)際需要，業(yè)務(wù)檔案主要采取分級(jí)管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。
3.2統(tǒng)一檔案室標(biāo)準(zhǔn)。檔案室是社保業(yè)務(wù)檔案的“家”，統(tǒng)一檔案室的標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。為此，保定市社保所建立了一個(gè)具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計(jì)、空調(diào)、計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備。
3.3統(tǒng)一規(guī)范整檔。根據(jù)《人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局》第3號(hào)令，結(jié)合本所業(yè)務(wù)職責(zé)，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案共分六類三十八項(xiàng)，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的收集、積累、整理、保管、應(yīng)用、查詢服務(wù)工作。
保定市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)還要求對(duì)社保業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中清理。各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來(lái)，進(jìn)行鑒定整理、組卷歸檔。
環(huán)保檔案是對(duì)以往工作情況的及時(shí)記錄、工作得失的分析、研究和總結(jié)，能夠?yàn)楹罄m(xù)環(huán)保工作的開展提供極具參考性的信息資料以及良好的研究基礎(chǔ)，能夠有效避免重復(fù)錯(cuò)誤的一再出現(xiàn)，有助于環(huán)保工作的不斷優(yōu)化、完善，推動(dòng)環(huán)保技術(shù)人員的不斷創(chuàng)新。一些落后的保護(hù)方法被不斷改進(jìn)或直接棄用，另一些高效的保護(hù)方法則被繼續(xù)沿用并持續(xù)優(yōu)化。同時(shí)，通過(guò)整合、判斷環(huán)保檔案中的相關(guān)數(shù)據(jù)，能夠?qū)Ξ?dāng)?shù)氐沫h(huán)境質(zhì)量的優(yōu)劣狀況及變化趨勢(shì)進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)估與預(yù)測(cè)，明確后期環(huán)境工作重心。此外，這些數(shù)據(jù)還能為污染事故、污染糾紛的處理提供具有說(shuō)服力的依據(jù)，方便環(huán)境執(zhí)法、政府決策以及科學(xué)研究。
二、較高的科學(xué)技術(shù)價(jià)值
當(dāng)前，我國(guó)環(huán)境污染問(wèn)題十分嚴(yán)峻，已經(jīng)成為阻礙我國(guó)經(jīng)濟(jì)健康與可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵原因?；谶@一現(xiàn)狀，相關(guān)學(xué)者們展開了大量研究，以期找出有效的應(yīng)對(duì)方法，顯著改善我國(guó)環(huán)境現(xiàn)狀。而環(huán)保檔案中所蘊(yùn)含的豐富信息，為學(xué)者們展開研究提供了大量的研究資料與重要的參考數(shù)據(jù)。例如，通過(guò)對(duì)比、分析被保護(hù)區(qū)域環(huán)境的水質(zhì)、魚群種類、水生植物類等的歷年保護(hù)結(jié)果，并作進(jìn)一步的研究論證，能夠?yàn)檎归_該區(qū)域的環(huán)境科研工作提供重要的信息來(lái)源與論據(jù)。
三、環(huán)保檔案管理的實(shí)施步驟
1.嚴(yán)格遵循檔案管理相關(guān)規(guī)定。我院嚴(yán)格遵循國(guó)家頒發(fā)的相關(guān)規(guī)定與條例，建立專門的檔案管理室，安排專職人員有序進(jìn)行環(huán)保檔案的收集、整理與管理工作。檔案管理專職人員必須熟知《中華人民共和國(guó)檔案法》、《全國(guó)環(huán)保管理?xiàng)l例》、《環(huán)保檔案管理辦法》以及《環(huán)保檔案管理暫行規(guī)定》等重要規(guī)定。
2.準(zhǔn)確界定檔案材料歸檔范圍。在檔案管理的過(guò)程中，往往涉及的檔案材料的數(shù)量較大、類別較多，一旦管理人員對(duì)這些材料的擺放或存儲(chǔ)過(guò)于隨意化和無(wú)序化，不僅查詢時(shí)耗時(shí)耗力，而且還容易造成一些重要文件的丟失。因此，必須對(duì)這些檔案材料按一定依據(jù)進(jìn)行分門別類，對(duì)其歸檔范圍進(jìn)行準(zhǔn)確界定，實(shí)現(xiàn)有序、便捷和高效查詢和利用。通?？砂幢?所示進(jìn)行有序歸檔。
3.檔案材料的管理。在準(zhǔn)確界定檔案材料歸檔范圍后，就要對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)管理，這是檔案管理工作的重中之重。按照存儲(chǔ)介質(zhì)劃分，我院的環(huán)保檔案主要分為電子文件與紙質(zhì)資料。第一，電子文件。所謂電子文件，是指一類以光盤、磁盤以及磁帶等為儲(chǔ)存載體，以計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為閱讀、處理媒介，在通信網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)自由傳輸?shù)奈募撐募詳?shù)碼的形式產(chǎn)生于數(shù)字設(shè)備與數(shù)字環(huán)境中。我院經(jīng)歷了硬磁盤、磁帶、一次寫光盤以及只讀光盤等階段，目前常用只讀光盤來(lái)歸檔電子文件。對(duì)于電子文件的管理，我院主要按照以下流程進(jìn)行:
(1)做好歸檔前的檢查工作。對(duì)于將要?dú)w檔的電子文件，檔案管理人員必須首先按照相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范來(lái)核查電子文件的內(nèi)容，確保內(nèi)容的真實(shí)性與完整性;隨后對(duì)光盤進(jìn)行檢查，確認(rèn)其表面潔凈、無(wú)劃痕;最后確認(rèn)存儲(chǔ)在光盤上的內(nèi)容無(wú)病毒、可讀性好。
(2)做好光盤的存儲(chǔ)工作。在將光盤存檔的過(guò)程中，必須做好光盤的保護(hù)工作，盡量避免對(duì)光盤記錄涂層的觸摸、擦和劃，以免光盤的失效。在實(shí)際存儲(chǔ)過(guò)程中，應(yīng)盡量做到以下幾點(diǎn):為了防止光盤在存儲(chǔ)時(shí)擦劃失效、擠壓變形，對(duì)于容易損傷的光盤，應(yīng)加設(shè)光盤保護(hù)盒。我院采取硬質(zhì)塑料光盤盒;為了防止擠壓變形，對(duì)于單片光盤，應(yīng)將其裝入盒內(nèi)，豎立存放。我院在單片豎立存放的同時(shí)，將其與紙質(zhì)資料分開;光盤存放的場(chǎng)所應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)熱源、強(qiáng)磁場(chǎng)，隔絕有害氣體的污染。我院在檔案室中建有獨(dú)立的密集柜，可滿足一般要求;盡量保持檔案室維持一定的溫度和濕度，我院通過(guò)放置溫度計(jì)、濕度計(jì)以及干燥劑等方式來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境的及時(shí)調(diào)控。
(3)做好光盤的定期檢查工作。在電子文件的實(shí)際存儲(chǔ)過(guò)程，常常會(huì)因?yàn)楣獗P變形、劃傷或格式不兼容等情況而使得一些重要數(shù)據(jù)與文件流失。為了確保這些光盤使用效能的長(zhǎng)久性，必須對(duì)其進(jìn)行定期檢查，檢查這些光盤的表面清潔度、可讀性以及內(nèi)容完整度。一般情況下，光盤超過(guò)四年就要進(jìn)行一次機(jī)讀檢驗(yàn)，并且其合格率應(yīng)為百分之百。同時(shí)，當(dāng)更新相關(guān)處理設(shè)備(如計(jì)算機(jī))后，應(yīng)及時(shí)檢查設(shè)備運(yùn)行環(huán)境，確認(rèn)光盤與計(jì)算機(jī)光盤驅(qū)動(dòng)的兼容性。如果無(wú)法兼容，則要對(duì)光盤進(jìn)行轉(zhuǎn)換。此外，為了避免光盤出現(xiàn)問(wèn)題而無(wú)法讀取，可刻錄兩份，其中一份留作備用。第二，紙質(zhì)資料。我院環(huán)保檔案中的紙質(zhì)資料主要含有:環(huán)境評(píng)價(jià)報(bào)告書、檢測(cè)報(bào)告、合同書，任務(wù)書、項(xiàng)目批復(fù)以及公眾參與等內(nèi)容。盡管隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，以電子文檔式的信息儲(chǔ)存方式被越來(lái)越廣泛的用于檔案管理，但這并不就意味紙質(zhì)資料存儲(chǔ)的落伍，它仍然是檔案管理中的重要組成部分。
(1)做好歸檔前的審核工作。我院在提交紙質(zhì)資料之前，首先由資料產(chǎn)出部門對(duì)資料的真實(shí)度、完整度與可靠度進(jìn)行初審與復(fù)審，確認(rèn)資料合格后，再提交至檔案管理部門。隨后，檔案管理部門對(duì)上交的紙質(zhì)資料再一次進(jìn)行審核，確認(rèn)材料滿足歸檔要求后進(jìn)行歸檔。
(2)做好紙質(zhì)資料的保存工作?；诩堎|(zhì)資料易燃、易潮、招蟲且占用空間較大等特性，在保存紙質(zhì)資料時(shí)，除了給紙質(zhì)資料預(yù)留足夠的儲(chǔ)存空間外，還要做好相應(yīng)的防火、防潮、防蟲、防塵、防盜等工作。我院在紙質(zhì)資料儲(chǔ)存室放置了溫度計(jì)、濕度計(jì)、干燥劑、滅火器、除蟲丸等物件。
低保檔案是經(jīng)過(guò)縣、鄉(xiāng)級(jí)人民政府和街道辦事處對(duì)低保的受理、調(diào)查、審查等程序中所形成的文件資料，建立和完善低保檔案、實(shí)施規(guī)范化管理，既是低保工作順利進(jìn)行的需要，也是以改善民生為重點(diǎn)的客觀需求。低保檔案管理原則上可分為分級(jí)管理和日常管理。分級(jí)管理主要包括：低保戶向鄉(xiāng)鎮(zhèn)提出申請(qǐng)，填寫城鄉(xiāng)居民最低生活保障審批表，提交居民戶口簿復(fù)印件、家庭成員證明以及贍養(yǎng)、撫養(yǎng)證明；居民身份證復(fù)印件；家庭收入證明；殘疾證明等；經(jīng)街道、鎮(zhèn)政府民政部門進(jìn)行審核，提出意見，最后報(bào)縣民政局審查做出聯(lián)審聯(lián)批決定。若審核通過(guò)，縣民政局根據(jù)低保對(duì)象花名冊(cè)、低保對(duì)象分類統(tǒng)計(jì)表，低保金統(tǒng)計(jì)表劃撥憑證等相關(guān)的低保資料進(jìn)行低保金社會(huì)化發(fā)放操作，并定期對(duì)低保戶進(jìn)行檢查、臨時(shí)抽查。由此可見，低保戶的審批過(guò)程經(jīng)過(guò)民政部門三個(gè)層面：社區(qū)、鎮(zhèn)、縣級(jí)部門，由于每個(gè)部門針對(duì)管理低保檔案資料不同，在進(jìn)行管理工作的同時(shí)，應(yīng)該對(duì)低保檔案進(jìn)行規(guī)范管理，這樣才能更好地保障檔案完整性，從而能保障低保工作順利進(jìn)行。而日常管理類檔案是在分級(jí)管理工作中所形成的，是對(duì)各類檔案進(jìn)行日常管理，低保對(duì)象申報(bào)材料審批后，以戶為單元建檔，實(shí)行一戶一號(hào)制度，在低保戶存在期間，民政部門可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)低保戶的低保金進(jìn)行停發(fā)、增發(fā)、減發(fā)等，實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)管。檔案的管理人員必須對(duì)低保家庭經(jīng)濟(jì)狀況變動(dòng)表、收入證明、情況說(shuō)明、審核材料、調(diào)查情況等資料進(jìn)行歸檔，并裝訂成冊(cè)，實(shí)行有效管理。低保檔案管理涉及面較廣，工作量大，必須對(duì)低保對(duì)象全部建檔，實(shí)行審批分級(jí)管理、日常管理隨時(shí)歸檔的原則；并且應(yīng)規(guī)范管理流程，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保低保工作進(jìn)行的井然有序。
2加強(qiáng)低保檔案基礎(chǔ)性工作
低保檔案真實(shí)地記錄了低保政策的落實(shí)情況，反映了享受低保待遇家庭的狀況，是決策低保資金發(fā)放的依據(jù)，是低保工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。因此加強(qiáng)低保檔案基礎(chǔ)性工作至關(guān)重要。低保檔案工作的基本內(nèi)容：檔案的收集歸檔、整理編目、保管期限及移交、檔案的利用。
2.1低保檔案的收集及歸檔
鄉(xiāng)鎮(zhèn)指派專門人員，對(duì)申請(qǐng)低保人員填寫的審批表及相關(guān)的證明收集整理，建立資料檔案。縣級(jí)民政部門對(duì)提交的申報(bào)材料進(jìn)行審核，并進(jìn)行全部歸檔，做到隨辦隨歸，開口管理。
2.2低保檔案的整理編目
由于低保檔案是以戶為單元建檔，為妥善管理大批量檔案，應(yīng)將低保檔案按照申請(qǐng)審批過(guò)程中材料提交先后順序或文件重要程度進(jìn)行排列并編碼，放到檔案盒里，以便補(bǔ)充材料或增加新材料，低保檔案應(yīng)按照時(shí)間順序?qū)n案進(jìn)行排列、編號(hào)。
2.3低保檔案的保管期限及移交
因低保檔案實(shí)行一戶一號(hào)制度，實(shí)行開口管理，在低保存在期間，其保管期限應(yīng)在停保后確定，一般再保存5年，須提交機(jī)關(guān)綜合檔案室，因?yàn)閷儆诙唐诒４妫恍柘虍?dāng)?shù)赝?jí)檔案局移交。
2.4低保檔案的利用
低保檔案主要供有關(guān)的管理機(jī)關(guān)及單位使用，不對(duì)外開放，未經(jīng)縣級(jí)以上機(jī)關(guān)，不允許將相關(guān)的低保資料信息對(duì)外公開。低保檔案一般僅限內(nèi)部查閱，不得外借。如若想查詢個(gè)人低保信息，可憑借身份證和低保證明經(jīng)審批查閱，但僅可查閱本人不得查閱其他人員檔案。
2.5完善低保對(duì)象個(gè)人申報(bào)材料
低保對(duì)象個(gè)人資料包括：個(gè)人申請(qǐng)書、低保對(duì)象申報(bào)（審批）表、低保對(duì)象家庭生活狀況調(diào)查表、誠(chéng)信承諾書、法定贍養(yǎng)人員簽名認(rèn)可證實(shí)表、居民戶口薄、身份證復(fù)印件、申請(qǐng)人及家庭成員收入狀況證明，以及低保管理機(jī)構(gòu)要求提供的其他相關(guān)材料（如下崗證、社保證明、結(jié)婚證、離婚證或判決書、殘疾證、學(xué)生證或入學(xué)通知書、就業(yè)狀況證明、勞動(dòng)能力狀況證明、按有關(guān)政策領(lǐng)取一次性補(bǔ)助費(fèi)的數(shù)額及用途證明、有關(guān)裁決判決材料等）。低保審批表僅有一份，由縣民政局存檔。凡低保申報(bào)材料不齊全的一律不予審批。
2.6加強(qiáng)低保檔案資料的收集與整理
低保對(duì)象個(gè)人資料檔案，實(shí)行一戶一檔，編號(hào)管理。城鄉(xiāng)低保檔案以鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）為單位收集整理，做到一戶一檔；低保對(duì)象個(gè)人資料檔案不齊全的，各地要以低保對(duì)象簽到、年審為契機(jī)進(jìn)行收集補(bǔ)齊存檔?？h民政局應(yīng)配備低保檔案柜和低保檔案盒。除低保個(gè)人資料建檔外，低保金領(lǐng)取存折發(fā)放表、低保對(duì)象花名冊(cè)、調(diào)整（停止）低保待遇花名冊(cè)等業(yè)務(wù)資料和公文材料也要一并建檔。
3動(dòng)態(tài)報(bào)表類的檔案管理
城市低保：《城市低保對(duì)象綜合統(tǒng)計(jì)表》、《城市低保對(duì)象保障金發(fā)放審批表》、《城市低保對(duì)象動(dòng)態(tài)情況統(tǒng)計(jì)表》、《城市低保對(duì)象花名表》（電子版）、《城市低保對(duì)象分類施保情況統(tǒng)計(jì)表》、《城市低保特定救助對(duì)象統(tǒng)計(jì)表》、《城市低保特定救助對(duì)象統(tǒng)計(jì)表》按月上報(bào)，每月二十五日前報(bào)當(dāng)月報(bào)表。農(nóng)村低保：《農(nóng)村低保對(duì)象綜合統(tǒng)計(jì)表》、《農(nóng)村低保對(duì)象保障金發(fā)放審批表》、《農(nóng)村低保對(duì)象動(dòng)態(tài)情況統(tǒng)計(jì)表》、《農(nóng)村低保對(duì)象花名表》（電子版）。以上報(bào)表按季上報(bào)，每年三月、六月、九月、十二月三十日前報(bào)本季報(bào)表。當(dāng)月（季）各報(bào)表間的戶數(shù)、人數(shù)、金額等要相互對(duì)應(yīng)吻合。其中，新審批、復(fù)核無(wú)變化、終止，復(fù)核有變化等對(duì)象填寫《城市（農(nóng)村）低保對(duì)象花名表》時(shí)，要按規(guī)定表樣分開填寫。
4注重低保信息化管理
1.1規(guī)范化尚未形成
由于醫(yī)療信息化建設(shè)逐漸推進(jìn)，我國(guó)的城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險(xiǎn)檔案已經(jīng)初步的完成信息化。然而，在信息化的過(guò)程中卻出現(xiàn)一個(gè)問(wèn)題，即我國(guó)沒有形成規(guī)范化的信息化檔案格式，不同的省、市，甚至不同的醫(yī)院都依自己的需要建立信息化檔案。不規(guī)范的信息化檔案建立的方式給未來(lái)整合信息化檔案資源帶來(lái)很多問(wèn)題。比如如果兩份格式不同的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案資料要整合在一起，就有可能會(huì)出現(xiàn)丟失數(shù)據(jù)的問(wèn)題。
1.2操作化尚未實(shí)現(xiàn)
相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)對(duì)檔案管理的認(rèn)知出現(xiàn)問(wèn)題。他們認(rèn)為要做好檔案管理就只需要被動(dòng)的收集和整理資料，這些工作不需要有很大的技術(shù)性，于是他們將不能勝任第一線的工作人員調(diào)到檔案管理辦公室讓他們繼續(xù)發(fā)揮余熱。然而隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)節(jié)奏的加快，人們對(duì)檔案管理的質(zhì)量要求越來(lái)越高，人們要求檔案管理人員能夠主動(dòng)了解如何才能做好檔案管理工作、如何才能收集到更多檔案資料、如何才能使檔案被更有效的利用。以醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，人們要求醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的工作人員要熟悉網(wǎng)絡(luò)，以信息化的思路看待醫(yī)療保險(xiǎn)檔案建設(shè)的問(wèn)題；要求他們熟悉計(jì)算機(jī)操作，能夠準(zhǔn)確的錄入檔案資料；能夠從醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的數(shù)據(jù)中提煉出更多的有用信息等。
1.3共享化尚未進(jìn)行
醫(yī)療保險(xiǎn)檔案資料是帶有隱私性質(zhì)的檔案資料，在未經(jīng)持有人允許的情況下，接觸檔案的人不能泄露醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的資料。然而隨著我國(guó)信息化建設(shè)的推進(jìn)，信息安全的不足也成為人們憂慮的問(wèn)題。如果不能給予醫(yī)療保險(xiǎn)檔案共享平臺(tái)一個(gè)安全的保障，那么醫(yī)療保險(xiǎn)檔案共享化就難以持續(xù)。
2做好醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策
2.1完善信息化檔案的標(biāo)準(zhǔn)
要讓醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化實(shí)現(xiàn)，就要在全國(guó)的范圍內(nèi)統(tǒng)一一個(gè)科學(xué)的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案建立標(biāo)準(zhǔn)備，它必須要能準(zhǔn)確的記錄持有人的姓名、性別、年齡、身份證號(hào)、參保的方式等等一系列信息，這些信息使用的字段必須是標(biāo)準(zhǔn)的、錄入的格式必須是統(tǒng)一的、使用的標(biāo)簽必須是科學(xué)的。如果不能做好這一系列的基礎(chǔ)建設(shè)工作，那么醫(yī)療保險(xiǎn)信息化建設(shè)的根基會(huì)非常薄弱。要確保這個(gè)環(huán)節(jié)能夠順利進(jìn)行，我國(guó)相關(guān)的部門要統(tǒng)一建設(shè)意見，督促執(zhí)行過(guò)程、嚴(yán)格審核結(jié)果。
2.2培養(yǎng)現(xiàn)代化管理的人才
醫(yī)療保險(xiǎn)檔案建設(shè)能不能順利進(jìn)行，與執(zhí)行該建設(shè)的一線工作人員的素質(zhì)有很大的關(guān)系，為了讓醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)能順利的推進(jìn)，相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)必須拋棄陳舊的觀念，用現(xiàn)代化信檔案管理的方式看待醫(yī)療保險(xiǎn)檔案建設(shè)的工作。為了確保一線工作人員的素質(zhì)，相關(guān)部門的管理人要從招聘、培訓(xùn)、考核這三個(gè)方面確保人才的素質(zhì)。即人力資源管理部門要招聘具有現(xiàn)代化管理經(jīng)驗(yàn)、具有較大發(fā)展?jié)摿Φ臋n案人員；錄取適當(dāng)?shù)娜诉x以后，人力資源部門要定期為工作人員培訓(xùn)，讓他們能擁有現(xiàn)代化的管理意識(shí)和管理手段；人力資源部門要擬訂合理的指標(biāo)考核工作人員的成績(jī)，讓他們的成績(jī)與經(jīng)濟(jì)收入掛勾。
2.3做好安全化平臺(tái)的建設(shè)
雖然信息化和共享化即意味著要做好檔案安全工作會(huì)比較困難，可是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，依然能夠提高醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的保密性。比如醫(yī)療保險(xiǎn)檔案建設(shè)部門要使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)杜絕有人入侵信息檔案建設(shè)的平臺(tái)；要求醫(yī)療保險(xiǎn)檔案持有人牢記調(diào)閱醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的密碼，并用多重驗(yàn)證的方式確保其機(jī)密性。
3總結(jié)
成都市市、縣兩級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照《規(guī)定》的要求，通過(guò)制定業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作方案、檔案管理實(shí)施辦法、實(shí)施細(xì)則等措施，不僅將社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理工作納入了年度工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃之中，而且納入了目標(biāo)管理。市、縣兩級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)還成立了由局領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)、相關(guān)處（科）室負(fù)責(zé)人為成員的業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和組織單位社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理工作。根據(jù)工作方案和管理辦法，結(jié)合社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作實(shí)際，各單位都配備了政治可靠、忠于職守、熟悉業(yè)務(wù)、相對(duì)穩(wěn)定、文化水平高（大專以上學(xué)歷）的專兼職檔案管理人員，建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)和業(yè)務(wù)檔案工作流程，明確了分管領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)檔案人員的崗位職責(zé)，并將業(yè)務(wù)檔案工作列入社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作程序，與業(yè)務(wù)工作同布置、同落實(shí)。在實(shí)際工作中，則由領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室主任和專職檔案管理人員對(duì)各處（科）室業(yè)務(wù)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，各處（科）室兼職檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)本部門形成的業(yè)務(wù)檔案材料進(jìn)行收集、整理。此外，成都市檔案局、市社保局、市醫(yī)保局聯(lián)合成立了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理驗(yàn)收工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由雙方領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，相關(guān)處室負(fù)責(zé)人為成員，指導(dǎo)開展全市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作。
二、以制度建設(shè)促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的設(shè)施建設(shè)
成都市根據(jù)《規(guī)定》的要求，結(jié)合社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案收集、整理、保管和利用等工作的需要，近年來(lái)加大了對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案設(shè)備設(shè)施的投入，為業(yè)務(wù)檔案的安全管理提供了良好的條件。在檔案用房配置上，市社保局業(yè)務(wù)檔案庫(kù)房250余平方米，做到了檔案庫(kù)房、檔案查閱室和辦公室三分開。大多數(shù)縣（市、區(qū)）社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案庫(kù)房也達(dá)到了40平方米/萬(wàn)卷的標(biāo)準(zhǔn)，能夠容納近期應(yīng)接收的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案。其中，龍泉驛區(qū)人社局建立了檔案管理中心，集中統(tǒng)一管理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，中心建筑面積達(dá)400余平方米，除做到“三室分開”外，還設(shè)置了檔案整理等業(yè)務(wù)用房。在檔案設(shè)備設(shè)施配置上，各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)均配備了符合國(guó)家要求的檔案柜（架）和檔案裝具，并按照檔案安全管理的“九防”要求，配備了溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防盜門窗等設(shè)備設(shè)施；配備了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。這些設(shè)備和設(shè)施，從物質(zhì)上確保了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的安全保管和有效利用。
三、以制度建設(shè)促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)
為提升社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的專業(yè)化水平，成都市本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的宗旨，按照《規(guī)定》和四川省人社廳、四川省檔案局對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范化建設(shè)的有關(guān)要求，市人社局和市檔案局聯(lián)合印發(fā)了《成都市〈社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）〉實(shí)施細(xì)則》，要求市、縣兩級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)通過(guò)建立社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案收集、整理、保管、保密、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、移交等制度，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)工作。在收集方面，該《實(shí)施細(xì)則》要求各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)定期對(duì)各種門類、載體檔案和相關(guān)資料進(jìn)行收集，確保各種業(yè)務(wù)檔案材料歸檔及時(shí)、完整。在整理方面，按照《實(shí)施細(xì)則》的要求，全市統(tǒng)一制定了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案分類整理工作方案和具有操作性的整理流程，并通過(guò)市、縣兩級(jí)檔案行政管理部門加強(qiáng)督促指導(dǎo)，嚴(yán)把業(yè)務(wù)檔案整理質(zhì)量關(guān)。在保管方面，《實(shí)施細(xì)則》要求全市各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)各門類、載體業(yè)務(wù)檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，除了按照保管期限、年度、類別排列外，還要做到業(yè)務(wù)檔案存放位置的指引標(biāo)識(shí)清楚。同時(shí)，各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理人員還須定期對(duì)業(yè)務(wù)檔案的保管情況進(jìn)行檢查，確保檔案的規(guī)范、安全管理。
四、以制度建設(shè)促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的利用服務(wù)
為方便群眾查閱利用社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，成都市市、縣兩級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照《規(guī)定》的要求，修訂完善了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案查閱利用制度。目前，全市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)已全部使用統(tǒng)一的文檔一體化管理系統(tǒng)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理，都建立了業(yè)務(wù)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，編制了規(guī)范的業(yè)務(wù)檔案檢索工具，實(shí)現(xiàn)了快速、準(zhǔn)確查閱業(yè)務(wù)檔案的目的。成都市人社局還開通了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)網(wǎng)上經(jīng)辦系統(tǒng)，參保單位和個(gè)人不僅可以在網(wǎng)上辦理參保登記、信息變更、網(wǎng)銀繳費(fèi)等業(yè)務(wù)，還可以查詢社保信息、歷年繳費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)辦理情況等。
五、以制度建設(shè)促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的問(wèn)題整改
在《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》當(dāng)中有明確指出：社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)，按照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔與保管期限》進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。對(duì)于進(jìn)入醫(yī)療檔案管理內(nèi)容的類別可以劃分為永久性和定期性兩大類，其中定期保管類當(dāng)中又分為10年、30年、50年、100年等幾小類。而對(duì)于上述的各種社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的檔案在管理過(guò)程中都是具體依據(jù)國(guó)家所頒布的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》相關(guān)要求進(jìn)行執(zhí)行。因此，一名從事醫(yī)療檔案管理的從業(yè)人員，要想提高自身的業(yè)務(wù)水平及服務(wù)水平，就必須要明確自己所從事行業(yè)的相關(guān)工作內(nèi)容是什么。通過(guò)認(rèn)清與掌握自己的工作范疇，工作內(nèi)容，才能更為有效地提高社會(huì)服務(wù)水平。
二、以對(duì)醫(yī)療檔案前期文書的處理為切入口
從醫(yī)療檔案管理的角度來(lái)看，檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)有效檔案管理的重要前提。要使檔案規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，必須先解決好公文制發(fā)。而完成這一環(huán)節(jié)，做好前期的文書處理是重中之重，也是檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)的重要基礎(chǔ)。醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理主要是對(duì)參保單位或者個(gè)人權(quán)益的真實(shí)記錄，是參保個(gè)人所能享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)?！坝涗浺簧?、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”是我們醫(yī)療檔案管理的核心目標(biāo)，也是反映社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)不斷發(fā)展的寶貴資料與重要的歷史憑證。公文本身質(zhì)量的高低將直接影響檔案質(zhì)量，也將制約日后檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。對(duì)于將成為檔案的公文文本載體的質(zhì)量上一定要注意，其中幅面的尺寸規(guī)格上就要求統(tǒng)一化，這樣做的好處便于裝訂。另外，文書的標(biāo)題是否是準(zhǔn)確的，主送單位與抄送單位是否準(zhǔn)確齊全與否，還有落款是否與公文一致，簽發(fā)的手續(xù)有無(wú)。以上所提到的種種都是提高醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作有效性所應(yīng)該關(guān)注和重視的內(nèi)容。
三、以醫(yī)療檔案管理的信息化發(fā)展為切入口
案卷質(zhì)量的高低將會(huì)直接影響到檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的推進(jìn)。實(shí)踐證明，案卷在材料的收集過(guò)程中能否做到準(zhǔn)確、具體及系統(tǒng)性，都將影響我們醫(yī)療檔案管理工作有效性的提高。隨著，互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)都試圖利用這種新技術(shù)推動(dòng)自身的發(fā)展。醫(yī)療檔案管理工作也同樣如此，未來(lái)的檔案管理必將是以信息化模式為主體。目前，越來(lái)越多的案例已經(jīng)證明傳統(tǒng)意義上的檔案管理已經(jīng)暴露出其所存在的弊端，例如手工的收集、整編、管理與查閱上呈現(xiàn)出的工作量大、效率低、費(fèi)時(shí)費(fèi)力等問(wèn)題。相反，實(shí)施信息化的檔案管理之后，我們的工作人員就可以從繁重的工作中脫身，而不在充當(dāng)打字員與保管員的角色了。
四、以對(duì)檔案管理工作正確的認(rèn)識(shí)為切入口
