時(shí)間：2023-03-23 15:17:40
序論：在您撰寫數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)論文時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
作者：安杰
醫(yī)療質(zhì)量無疑是一個(gè)醫(yī)院的靈魂，一個(gè)治不好病的醫(yī)院就一定是一個(gè)沒有病人的醫(yī)院，治愈率、好轉(zhuǎn)率、臨床初診與臨床確診符合率、手術(shù)前后診斷符合率、搶救成功率等數(shù)據(jù)的高低無疑反映著一家醫(yī)院水平的高低。作為對(duì)廣大臨床科室考核獎(jiǎng)懲的一項(xiàng)重要指標(biāo)，在實(shí)踐工作中也是最容易被篡改的數(shù)據(jù)指標(biāo)，由于這些數(shù)據(jù)來源于每一個(gè)出院病人的病案在錄入HIS后由系統(tǒng)直接生成，無法通過科室上報(bào)數(shù)據(jù)直接篡改，而產(chǎn)生了這樣一個(gè)現(xiàn)象。在一個(gè)病人因多種疾病入院時(shí)將“主要診斷”填寫為能夠治愈或好轉(zhuǎn)的疾病，從而提高了治愈率、好轉(zhuǎn)率。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)雖不應(yīng)該但有一定客觀性和合理性，例如廣大糖尿病、高血壓、乃至癌癥等慢性疾病，并不可能被治愈，但為了服從于整個(gè)醫(yī)院衛(wèi)生醫(yī)療考核指標(biāo)體系而不影響科室的經(jīng)濟(jì)利益所不得不采取的方法。從這一點(diǎn)說，醫(yī)療衛(wèi)生質(zhì)量的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不僅作用于醫(yī)院的管理加強(qiáng)了考核，而醫(yī)院的管理考核也反作用于廣大臨床科室從而導(dǎo)致了醫(yī)療衛(wèi)生質(zhì)量的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的改變。兩者相互影響，因此一個(gè)合理的符合醫(yī)院臨床實(shí)際的管理考核制度才是我們想要達(dá)到的目的。②作為一個(gè)特殊的企業(yè)，其內(nèi)部的運(yùn)營(yíng)是否正常、高效?效益是否達(dá)到最大化，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上通過改變一些模式能否再次提高等一系列問題無疑就需要醫(yī)療效率統(tǒng)計(jì)所提供的數(shù)據(jù)來予以解答。出院病人數(shù)、病床利用率、病床周轉(zhuǎn)次數(shù)等等指標(biāo)無疑在很大程度上解答了這家醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)運(yùn)行情況，而由此衍生出來的相關(guān)財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)則更加直觀的體現(xiàn)了這一價(jià)值。但由于大部分醫(yī)院統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)較差(很多醫(yī)院未設(shè)置統(tǒng)計(jì)類科室)，且即便在有統(tǒng)計(jì)科室的情況下，也因受制于傳統(tǒng)觀念對(duì)統(tǒng)計(jì)工作的重視程度不夠，缺乏相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的有效支持而無法從財(cái)務(wù)科室取得相關(guān)數(shù)據(jù)，進(jìn)行相關(guān)的財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)，最終導(dǎo)致了沒有將財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)與醫(yī)療效益統(tǒng)計(jì)兩者有機(jī)結(jié)合起來為醫(yī)院提供全面的運(yùn)行經(jīng)營(yíng)情況。1.3需要哪些數(shù)據(jù):在海量的數(shù)據(jù)中如何找到有用的數(shù)據(jù)是一切統(tǒng)計(jì)工作的開始，一般來說根據(jù)國(guó)家衛(wèi)生部及省市相關(guān)部門所下達(dá)的文件中要求的內(nèi)容就應(yīng)該是醫(yī)院所必須提供的最基本的數(shù)據(jù)信息。在此基礎(chǔ)上院領(lǐng)導(dǎo)為了加強(qiáng)管理，根據(jù)自身需要的其他一些數(shù)據(jù)也應(yīng)予以收集整理加工，但要注意務(wù)必與提供數(shù)據(jù)的相關(guān)臨床醫(yī)技科室加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，這是考慮到在其十分繁重的日常本職工作的基礎(chǔ)上還要求其提供相關(guān)數(shù)據(jù)無疑在客觀上增加了勞動(dòng)強(qiáng)度，很容易引發(fā)抵觸情緒，導(dǎo)致提供的數(shù)據(jù)質(zhì)量不高甚至應(yīng)付了事。
無疑是整個(gè)醫(yī)療衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)工作中最關(guān)鍵的一環(huán)，只有經(jīng)過分析才能將收集整理的相關(guān)數(shù)據(jù)更加直觀地呈現(xiàn)出來，通過對(duì)不同時(shí)期統(tǒng)計(jì)指標(biāo)進(jìn)行對(duì)比分析，找出差距;通過橫向以及目標(biāo)完成情況進(jìn)行分析，找出影響醫(yī)療工作的各種因素，提出合理化建議，就這一點(diǎn)來說，數(shù)據(jù)分析本身也是數(shù)據(jù)加工的一種。在完成數(shù)據(jù)的收集整理并錄入HIS系統(tǒng)后就可以得到一份比較全面的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)報(bào)表了，它雖然能夠?qū)?shù)據(jù)全面的反映出來，但在密密麻麻的數(shù)據(jù)面前其內(nèi)容無疑是枯燥的，也增加了查閱者吸收準(zhǔn)確信息的難度。更重要的是數(shù)據(jù)本身并不完全代表信息，作為醫(yī)院的管理者所需要的并不是這些枯燥乏味的數(shù)據(jù)，而是由這些數(shù)據(jù)所反映出來的問題及結(jié)論，所以進(jìn)行數(shù)據(jù)分析再次加工整理就十分必要。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的方法:將本期數(shù)據(jù)與上一期數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比以觀察增減變化被稱之為環(huán)比;與一個(gè)固定時(shí)期的數(shù)據(jù)對(duì)比稱之為定基比。將兩個(gè)不同時(shí)期的數(shù)據(jù)輸入Excel表格中將其生成相應(yīng)的圖形就能十分生動(dòng)的反映出數(shù)據(jù)的含義，達(dá)一目了然的效果，其中直方圖、折線圖、餅圖(以及其衍生的環(huán)形圖)最為常用。①直方圖:直方圖能生動(dòng)地表現(xiàn)出兩個(gè)對(duì)比的變量間的差距及差額。如去年與今年的出院數(shù)對(duì)比。②折線圖:表現(xiàn)了全年各時(shí)期數(shù)據(jù)變量變化發(fā)展趨勢(shì)。③餅圖(以及其衍生的環(huán)形圖):說明各個(gè)部分占總體的比重，如各臨床科室出院病人占全院出院病人的百分比。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析中的問題:①單純依賴于數(shù)據(jù)得出形而上學(xué)的結(jié)論:數(shù)據(jù)是一個(gè)醫(yī)院各項(xiàng)工作情況及成果的抽象表現(xiàn)，通過這些數(shù)據(jù)就可以對(duì)其進(jìn)行全面了解。但不能否認(rèn)的是這些數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和收集過程中受到了太多不確定因素的干擾，其本身的真實(shí)性就存在問題。同時(shí)還由于一些客觀因素所導(dǎo)致的數(shù)據(jù)反映的情況與真實(shí)情況存在著很大的出入，例如按照國(guó)家規(guī)定住院病人的住院日有相應(yīng)的規(guī)定，而臨床科室為應(yīng)對(duì)這一規(guī)定將各種原因長(zhǎng)期住院患者每隔一個(gè)時(shí)期就假出院假入院一次，在技術(shù)上避免了觸犯此項(xiàng)規(guī)定，這種只是在手續(xù)上出入院的病歷被稱之為周轉(zhuǎn)病歷。
而反映在統(tǒng)計(jì)報(bào)表上則表明該科室的出入院病人并不少，經(jīng)過此分析得出了該科室的經(jīng)營(yíng)效益還是不錯(cuò)的錯(cuò)誤結(jié)論。這種并不是由于主觀故意提供錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的情況是統(tǒng)計(jì)工作中不被重視的卻有相當(dāng)嚴(yán)重的后果。虛假的數(shù)據(jù)可以通過加強(qiáng)管理及懲處力度予以杜絕，而像上面那種情況本身有其客觀性，其提供的數(shù)據(jù)也是真實(shí)的，這就要求統(tǒng)計(jì)分析人員提高自身職業(yè)素質(zhì)，不能只針對(duì)相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表想當(dāng)然得出錯(cuò)誤結(jié)論。②不了解各臨床醫(yī)技科室的真實(shí)工作情況:對(duì)于統(tǒng)計(jì)報(bào)表中反映出來的問題無法作出合理的解釋，由此得出的錯(cuò)誤結(jié)論一旦反饋到相關(guān)科室必然會(huì)讓對(duì)方產(chǎn)生很大的不滿情緒。因此，在進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析過程中最好對(duì)一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)與其臨床醫(yī)技科室進(jìn)行溝通，了解這些數(shù)據(jù)是怎么得出來的，數(shù)據(jù)出現(xiàn)下降是否有其客觀原因等等，這樣便可避免很多不必要的麻煩。
(一)局限于檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，不求檔案的實(shí)際效益。各地各級(jí)檔案行政管理部門，每到年終在要求基層檔案館(室，下同)編制年報(bào)，了解檔案利用情況時(shí)，只需統(tǒng)計(jì)幾個(gè)利用數(shù)據(jù)，如利用人數(shù)、利用檔案卷(冊(cè))數(shù)、頁(yè)數(shù)及復(fù)印數(shù)據(jù)數(shù)等，而不了解通過檔案信息資源的開發(fā)與利用，而所獲得的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。收集統(tǒng)計(jì)檔案利用數(shù)據(jù)，雖然亦能反映檔案的利用情況，但這是表面現(xiàn)象，說明不了檔案給社會(huì)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來的價(jià)值和作用。也就是說，統(tǒng)計(jì)幾個(gè)數(shù)據(jù)只能揭示表現(xiàn)現(xiàn)象，而不能揭示檔案利用的實(shí)質(zhì)，即實(shí)際效益。這是各地各級(jí)檔案部門普遍存在的一個(gè)問題。
(二)在檔案館查(借)閱利用時(shí)，只要求填寫其利用目的，不求深層次了解，失去檔案利用信息反饋的機(jī)會(huì)。在通常情況下，利用單位和利用人來檔案館查(借)閱檔案時(shí)，均需填寫一份登記表。登記表除需填寫利用單位、利用人姓名和證件號(hào)碼外，就是還要說明利用目的。而利用者在填寫利用目的時(shí)都較簡(jiǎn)單，如“工作參考”、“提權(quán)依據(jù)”等等。由于不作深層次了解，利用結(jié)束亦就了結(jié)，而失去了檔案利用信息反饋的機(jī)會(huì)。檔案信息資源的開發(fā)與利用，可分兩個(gè)階段。第一階段，又可稱初級(jí)階段，即利用者到檔案館查(借)閱檔案或檔案館主動(dòng)為利用者提供檔案，這時(shí)只反映檔案利用情況；第二階段，又可稱為高級(jí)階段，即檔案通過利用者在工作、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)等社會(huì)實(shí)踐中的利用，不同程度會(huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，也就是體現(xiàn)了利用檔案的作用和價(jià)值，通過信息反饋而求得。而要取得這種信息，事先必須有所了解和掌握，即在利用時(shí)有目的地作些深層次了解，并一一記錄在案，以利日后跟蹤調(diào)查。
(三)有了利用實(shí)例，不求匯集編發(fā)重返社會(huì)。有些館雖也注重檔案利用信息反饋工作，收集有價(jià)值的檔案利用實(shí)例，但只是作為檔案目標(biāo)管理認(rèn)證和達(dá)標(biāo)的材料，因此收集后就將實(shí)例束之高閣，不匯編發(fā)表，重返社會(huì)，影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。如果將利用實(shí)例編發(fā)，不但會(huì)促進(jìn)檔案的開發(fā)利用，使社會(huì)和全民更加認(rèn)識(shí)檔案、了解檔案，使檔案的使用價(jià)值得到進(jìn)一步發(fā)揮，而且可大大提高檔案館的社會(huì)地位和知名度。
(四)編研工作滯后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上檔案信息資源的開發(fā)利用需要。因?yàn)?，利用單位不了解館藏情況，即你館藏中究竟有些什么資料可供社會(huì)利用。因此，檔案管理人員必須了解信息社會(huì)動(dòng)向和需求，結(jié)合館藏實(shí)際，有目的、有計(jì)劃地編研一些參考性、指導(dǎo)性的資料，提供社會(huì)利用。然而，各地各級(jí)檔案館編研工作滯后，跟不上社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需求，影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。
二、檔案館應(yīng)在了解和掌握檔案利用實(shí)際效益上下功夫。
綜觀各地各級(jí)檔案館都能夠把每年檔案資料查閱利用情況反映出來，即某某年查閱有多少人次、多少卷(冊(cè))檔案，但該年數(shù)百人次、數(shù)百卷(冊(cè))檔案，有什么社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益呢?卻一無所知或知之不多。為此，筆者認(rèn)為檔案館查閱利用情況需要了解和統(tǒng)計(jì)，但更重要的要從了解和掌握檔案利用實(shí)際效益上下功夫，即了解其查閱利用目的和所產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。要想取得成果，除了要求利用者主動(dòng)反饋信息外，檔案館亦可進(jìn)行跟蹤調(diào)查。調(diào)查收集檔案利用實(shí)際效益，主要有以下六大作用：
(一)有利于了解檔案的價(jià)值和作用?！稒n案法》第二條稱：“本法所稱的檔案是……對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！钡私鈾n案是否具有保存價(jià)值，最重要的一點(diǎn)是要提供利用。如果檔案不再利用，最有價(jià)值的檔案也就失去保存的意義。而只有通過檔案的利用和開發(fā)，才能了解檔案的價(jià)值。過去不少單位和領(lǐng)導(dǎo)，為什么對(duì)檔案工作不夠重視和支持，主要一個(gè)原因是檔案部門長(zhǎng)期處在“封閉”狀態(tài)，單位和領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為檔案不能給本單位出效益、出成果。其實(shí)無數(shù)事例證明，這完全是一種偏見和誤解。有保存價(jià)值的檔案，一般都具有利用價(jià)值，但其價(jià)值的大小，必須通過利用，一旦利用一定會(huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
(二)有利于檔案的鑒定工作。眾所周知，檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期、短期三種，檔案到了規(guī)定的保管期限，就要組織鑒定，確定其銷毀還是延長(zhǎng)保管期限。而檔案的價(jià)值是鑒定時(shí)必須考慮的一個(gè)重要因素。檔案利用頻率高、周期長(zhǎng)，即使已到規(guī)定的保管期限，也應(yīng)繼續(xù)延長(zhǎng)其保管期限；反之，檔案利用率較低，保存價(jià)值不大，即使未到規(guī)定的保管期限，亦應(yīng)降低其保管期限。通過調(diào)查收集檔案利用的實(shí)際效益，大大有利檔案的鑒定工作。
(三)有利于了解和掌握檔案利用信息，進(jìn)一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。通過實(shí)際效益的調(diào)查和收集，可以進(jìn)一步了解社會(huì)和市場(chǎng)對(duì)檔案利用的需求和利用者的心理，從而改進(jìn)我們的服務(wù)形式，拓寬利用渠道，使更多的利用者了解檔案，熟檔案，利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。如果我們不重視調(diào)查和收集檔案利用的實(shí)際效益，檔案利用渠道就無法拓寬，亦影響檔案價(jià)值作用的充分發(fā)揮。
(四)有利于編發(fā)檔案利用實(shí)例，加大檔案宣傳工作力度。通過調(diào)查和了解收集檔案利用的實(shí)際效益，取得一個(gè)又一個(gè)的利用實(shí)例，充分體現(xiàn)檔案的保存和利用價(jià)值，并篩選、整理，編印成小冊(cè)子，下發(fā)至基層和領(lǐng)導(dǎo)，使他們了解檔案的作用，這要比空喊幾句檔案工作重要強(qiáng)得多。尤對(duì)不太了解檔案、不熟悉檔案價(jià)值的同志來說，更是一個(gè)實(shí)際的宣傳和教育，使他們通過例證，了解檔案，支持檔案工作。
(五)有利于檔案館業(yè)務(wù)工作實(shí)績(jī)的體現(xiàn)。檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容很多，而開發(fā)利用檔案信息資源應(yīng)該是業(yè)務(wù)工作的“主體工程”，因?yàn)椋占凸芾頇n案的根本目的，是為了利用，否則就失去保存檔案的意義。而要衡量一個(gè)館的工作與實(shí)績(jī)，在業(yè)務(wù)工作上，開發(fā)利用檔案信息資源最能說明問題了。用戶通過利用你的檔案，獲取了社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，這就是你工作的實(shí)績(jī)。如果既統(tǒng)計(jì)利用數(shù)據(jù)，又注意了解檔案的實(shí)際效益，那你的實(shí)績(jī)就有血有肉。三、開發(fā)利用檔案信息資源，獲得檔案實(shí)際效益的基本做法
(一)認(rèn)真做好查(借)閱登記工作。查(借)閱登記是各館在檔案查(借)閱時(shí)必須做的一項(xiàng)工作。在登記時(shí)，一要認(rèn)真負(fù)責(zé)，按項(xiàng)目一一填寫清楚，必須填寫的項(xiàng)目不要漏填；二要把查(借)閱檔案的利用目的，填寫清楚，不可填寫得太簡(jiǎn)單，如“工作參考”等，而應(yīng)填明作那一項(xiàng)工作參考，填明具體內(nèi)容和將起到的作用和效益，這樣便于提供實(shí)際效益的線索和確定有否必要進(jìn)行跟蹤調(diào)查等。
(二)建立用戶聯(lián)系制度。檔案在查(借)閱時(shí)，一般不會(huì)產(chǎn)生效益，而要通過實(shí)踐，才能反映出檔案的實(shí)
際價(jià)值，產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此，為了及時(shí)取利用信息，可以建立用戶聯(lián)系制度，即把用戶的姓名、單位地址、聯(lián)系電話和郵編等一一登記在冊(cè)，以便與用戶聯(lián)系。檔案館亦可把自己的聯(lián)系人和聯(lián)系電話告訴用戶，以利用戶及時(shí)反饋信息。同時(shí)，也可定期召開用戶座談會(huì)，以利加強(qiáng)與用戶聯(lián)系，改進(jìn)我們的工作和服務(wù)方法，更好地為社會(huì)和用戶服務(wù)。
(三)分發(fā)檔案信息反饋表。即在用戶查(借)閱檔案后發(fā)給一張檔案利用信息反饋表，主要內(nèi)容包括利用單位、利用人、時(shí)間、案卷名稱和獲取的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益。特別是效益要寫得具體一點(diǎn)，應(yīng)有時(shí)間、地點(diǎn)、人物和具體事例。
(四)及時(shí)編發(fā)檔案利用社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益實(shí)例。反饋的信息仍要通過編輯再重返社會(huì)，這樣既可進(jìn)一步宣傳檔案的作用和價(jià)值，又可使社會(huì)各界進(jìn)一步了解檔案、熟悉檔案，來利用檔案。特別要將實(shí)例送給有關(guān)部門(單位)的領(lǐng)導(dǎo)，使他們認(rèn)識(shí)檔案作用，支持做好檔案工作。如果把反饋的信息收藏起來，便失去了反饋工作的實(shí)際意義。
一、當(dāng)前，在檔案信息資源開發(fā)和信息反饋工作中存在的主要問題
(一)局限于檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，不求檔案的實(shí)際效益。各地各級(jí)檔案行政管理部門，每到年終在要求基層檔案館(室，下同)編制年報(bào)，了解檔案利用情況時(shí)，只需統(tǒng)計(jì)幾個(gè)利用數(shù)據(jù)，如利用人數(shù)、利用檔案卷(冊(cè))數(shù)、頁(yè)數(shù)及復(fù)印數(shù)據(jù)數(shù)等，而不了解通過檔案信息資源的開發(fā)與利用，而所獲得的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。收集統(tǒng)計(jì)檔案利用數(shù)據(jù)，雖然亦能反映檔案的利用情況，但這是表面現(xiàn)象，說明不了檔案給社會(huì)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來的價(jià)值和作用。也就是說，統(tǒng)計(jì)幾個(gè)數(shù)據(jù)只能揭示表現(xiàn)現(xiàn)象，而不能揭示檔案利用的實(shí)質(zhì)，即實(shí)際效益。這是各地各級(jí)檔案部門普遍存在的一個(gè)問題。
(二)在檔案館查(借)閱利用時(shí)，只要求填寫其利用目的，不求深層次了解，失去檔案利用信息反饋的機(jī)會(huì)。在通常情況下，利用單位和利用人來檔案館查(借)閱檔案時(shí)，均需填寫一份登記表。登記表除需填寫利用單位、利用人姓名和證件號(hào)碼外，就是還要說明利用目的。而利用者在填寫利用目的時(shí)都較簡(jiǎn)單，如“工作參考”、“提權(quán)依據(jù)”等等。由于不作深層次了解，利用結(jié)束亦就了結(jié)，而失去了檔案利用信息反饋的機(jī)會(huì)。檔案信息資源的開發(fā)與利用，可分兩個(gè)階段。第一階段，又可稱初級(jí)階段，即利用者到檔案館查(借)閱檔案或檔案館主動(dòng)為利用者提供檔案，這時(shí)只反映檔案利用情況；第二階段，又可稱為高級(jí)階段，即檔案通過利用者在工作、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)等社會(huì)實(shí)踐中的利用，不同程度會(huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，也就是體現(xiàn)了利用檔案的作用和價(jià)值，通過信息反饋而求得。而要取得這種信息，事先必須有所了解和掌握，即在利用時(shí)有目的地作些深層次了解，并一一記錄在案，以利日后跟蹤調(diào)查。
(三)有了利用實(shí)例，不求匯集編發(fā)重返社會(huì)。有些館雖也注重檔案利用信息反饋工作，收集有價(jià)值的檔案利用實(shí)例，但只是作為檔案目標(biāo)管理認(rèn)證和達(dá)標(biāo)的材料，因此收集后就將實(shí)例束之高閣，不匯編發(fā)表，重返社會(huì)，影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。如果將利用實(shí)例編發(fā)，不但會(huì)促進(jìn)檔案的開發(fā)利用，使社會(huì)和全民更加認(rèn)識(shí)檔案、了解檔案，使檔案的使用價(jià)值得到進(jìn)一步發(fā)揮，而且可大大提高檔案館的社會(huì)地位和知名度。
(四)編研工作滯后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上檔案信息資源的開發(fā)利用需要。因?yàn)?，利用單位不了解館藏情況，即你館藏中究竟有些什么資料可供社會(huì)利用。因此，檔案管理人員必須了解信息社會(huì)動(dòng)向和需求，結(jié)合館藏實(shí)際，有目的、有計(jì)劃地編研一些參考性、指導(dǎo)性的資料，提供社會(huì)利用。然而，各地各級(jí)檔案館編研工作滯后，跟不上社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需求，影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。
二、檔案館應(yīng)在了解和掌握檔案利用實(shí)際效益上下功夫。
綜觀各地各級(jí)檔案館都能夠把每年檔案資料查閱利用情況反映出來，即某某年查閱有多少人次、多少卷(冊(cè))檔案，但該年數(shù)百人次、數(shù)百卷(冊(cè))檔案，有什么社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益呢?卻一無所知或知之不多。為此，筆者認(rèn)為檔案館查閱利用情況需要了解和統(tǒng)計(jì)，但更重要的要從了解和掌握檔案利用實(shí)際效益上下功夫，即了解其查閱利用目的和所產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。要想取得成果，除了要求利用者主動(dòng)反饋信息外，檔案館亦可進(jìn)行跟蹤調(diào)查。調(diào)查收集檔案利用實(shí)際效益，主要有以下六大作用：
(一)有利于了解檔案的價(jià)值和作用。《檔案法》第二條稱：“本法所稱的檔案是……對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”但了解檔案是否具有保存價(jià)值，最重要的一點(diǎn)是要提供利用。如果檔案不再利用，最有價(jià)值的檔案也就失去保存的意義。而只有通過檔案的利用和開發(fā)，才能了解檔案的價(jià)值。過去不少單位和領(lǐng)導(dǎo)，為什么對(duì)檔案工作不夠重視和支持，主要一個(gè)原因是檔案部門長(zhǎng)期處在“封閉”狀態(tài)，單位和領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為檔案不能給本單位出效益、出成果。其實(shí)無數(shù)事例證明，這完全是一種偏見和誤解。有保存價(jià)值的檔案，一般都具有利用價(jià)值，但其價(jià)值的大小，必須通過利用，一旦利用一定會(huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
(二)有利于檔案的鑒定工作。眾所周知，檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期、短期三種，檔案到了規(guī)定的保管期限，就要組織鑒定，確定其銷毀還是延長(zhǎng)保管期限。而檔案的價(jià)值是鑒定時(shí)必須考慮的一個(gè)重要因素。檔案利用頻率高、周期長(zhǎng)，即使已到規(guī)定的保管期限，也應(yīng)繼續(xù)延長(zhǎng)其保管期限；反之，檔案利用率較低，保存價(jià)值不大，即使未到規(guī)定的保管期限，亦應(yīng)降低其保管期限。通過調(diào)查收集檔案利用的實(shí)際效益，大大有利檔案的鑒定工作。
(三)有利于了解和掌握檔案利用信息，進(jìn)一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。通過實(shí)際效益的調(diào)查和收集，可以進(jìn)一步了解社會(huì)和市場(chǎng)對(duì)檔案利用的需求和利用者的心理，從而改進(jìn)我們的服務(wù)形式，拓寬利用渠道，使更多的利用者了解檔案，熟檔案，利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。如果我們不重視調(diào)查和收集檔案利用的實(shí)際效益，檔案利用渠道就無法拓寬，亦影響檔案價(jià)值作用的充分發(fā)揮。
(四)有利于編發(fā)檔案利用實(shí)例，加大檔案宣傳工作力度。通過調(diào)查和了解收集檔案利用的實(shí)際效益，取得一個(gè)又一個(gè)的利用實(shí)例，充分體現(xiàn)檔案的保存和利用價(jià)值，并篩選、整理，編印成小冊(cè)子，下發(fā)至基層和領(lǐng)導(dǎo)，使他們了解檔案的作用，這要比空喊幾句檔案工作重要強(qiáng)得多。尤對(duì)不太了解檔案、不熟悉檔案價(jià)值的同志來說，更是一個(gè)實(shí)際的宣傳和教育，使他們通過例證，了解檔案，支持檔案工作。
(五)有利于檔案館業(yè)務(wù)工作實(shí)績(jī)的體現(xiàn)。檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容很多，而開發(fā)利用檔案信息資源應(yīng)該是業(yè)務(wù)工作的“主體工程”，因?yàn)?，收集和管理檔案的根本目的，是為了利用，否則就失去保存檔案的意義。而要衡量一個(gè)館的工作與實(shí)績(jī)，在業(yè)務(wù)工作上，開發(fā)利用檔案信息資源最能說明問題了。用戶通過利用你的檔案，獲取了社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，這就是你工作的實(shí)績(jī)。如果既統(tǒng)計(jì)利用數(shù)據(jù)，又注意了解檔案的實(shí)際效益，那你的實(shí)績(jī)就有血有肉。
三、開發(fā)利用檔案信息資源，獲得檔案實(shí)際效益的基本做法
(一)認(rèn)真做好查(借)閱登記工作。查(借)閱登記是各館在檔案查(借)閱時(shí)必須做的一項(xiàng)工作。在登記時(shí)，一要認(rèn)真負(fù)責(zé)，按項(xiàng)目一一填寫清楚，必須填寫的項(xiàng)目不要漏填；二要把查(借)閱檔案的利用目的，填寫清楚，不可填寫得太簡(jiǎn)單，如“工作參考”等，而應(yīng)填明作那一項(xiàng)工作參考，填明具體內(nèi)容和將起到的作用和效益，這樣便于提供實(shí)際效益的線索和確定有否必要進(jìn)行跟蹤調(diào)查等。
(二)建立用戶聯(lián)系制度。檔案在查(借)閱時(shí)，一般不會(huì)產(chǎn)生效益，而要通過實(shí)踐，才能反映出檔案的實(shí)
際價(jià)值，產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此，為了及時(shí)取利用信息，可以建立用戶聯(lián)系制度，即把用戶的姓名、單位地址、聯(lián)系電話和郵編等一一登記在冊(cè)，以便與用戶聯(lián)系。檔案館亦可把自己的聯(lián)系人和聯(lián)系電話告訴用戶，以利用戶及時(shí)反饋信息。同時(shí)，也可定期召開用戶座談會(huì)，以利加強(qiáng)與用戶聯(lián)系，改進(jìn)我們的工作和服務(wù)方法，更好地為社會(huì)和用戶服務(wù)。
(三)分發(fā)檔案信息反饋表。即在用戶查(借)閱檔案后發(fā)給一張檔案利用信息反饋表，主要內(nèi)容包括利用單位、利用人、時(shí)間、案卷名稱和獲取的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益。特別是效益要寫得具體一點(diǎn)，應(yīng)有時(shí)間、地點(diǎn)、人物和具體事例。
(四)及時(shí)編發(fā)檔案利用社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益實(shí)例。反饋的信息仍要通過編輯再重返社會(huì)，這樣既可進(jìn)一步宣傳檔案的作用和價(jià)值，又可使社會(huì)各界進(jìn)一步了解檔案、熟悉檔案，來利用檔案。特別要將實(shí)例送給有關(guān)部門(單位)的領(lǐng)導(dǎo)，使他們認(rèn)識(shí)檔案作用，支持做好檔案工作。如果把反饋的信息收藏起來，便失去了反饋工作的實(shí)際意義。
從圖2-1全國(guó)商標(biāo)專用權(quán)質(zhì)押貸款分布可以看出，2009年—2013年五年中，排名前五位的分別是安徽省、北京市、廣東省、福建省、江蘇省；并列第六位的有浙江省、山東省、四川省、遼寧省，比例為4%；其他22個(gè)省市僅占23%的比例，從0.1%到2%不等。需要特別指出的是，排在第一位的安徽省占32%，領(lǐng)先排名第二的北京市（9%）23個(gè)百分點(diǎn)，呈獨(dú)領(lǐng)之勢(shì)。分開看2011年、2012年和2013年商標(biāo)專用權(quán)質(zhì)押貸款全國(guó)分布情況，安徽、北京、廣東、福建、江蘇一直穩(wěn)居前五位，占全國(guó)比例超過60%；其中安徽省始終是一枝獨(dú)秀，2012年所占比例高達(dá)38%，三年平均為34%。單獨(dú)看安徽省近三年的發(fā)展情況，2010年和2011年實(shí)現(xiàn)了跨越式增長(zhǎng)，同比增長(zhǎng)率分別為217%和103%；2012年和2013年增長(zhǎng)趨于平穩(wěn)，同比增幅為28%和22%。究其原因，安徽省為規(guī)范商標(biāo)專用權(quán)質(zhì)押貸款管理，支持具有品牌優(yōu)勢(shì)的企業(yè)拓寬融資渠道，于2009年3月1日出臺(tái)《安徽省著名商標(biāo)認(rèn)定和保護(hù)條例》；7月，安徽省工商局聯(lián)合省政府金融辦。人民銀行合肥中心支行、省銀監(jiān)局制定了《安徽省商標(biāo)專用權(quán)質(zhì)押貸款工作指導(dǎo)意見》，并經(jīng)省政府同意正式出臺(tái)；8月，安徽省工商局又了《商標(biāo)專用權(quán)質(zhì)押貸款工作實(shí)施意見》。安徽省工商局確定了“一個(gè)推動(dòng)，三個(gè)突破”的工作思路，即“積極尋求地方黨委、政府的推動(dòng)，在地方銀行中突破，在馳（著）名商標(biāo)企業(yè)中突破，在地方重點(diǎn)規(guī)劃和發(fā)展的行業(yè)和產(chǎn)業(yè)中突破”，針對(duì)企業(yè)不了解、銀行顧慮多等難題推行“核驗(yàn)服務(wù)、資信服務(wù)、基礎(chǔ)服務(wù)、上門服務(wù)、全程服務(wù)”五項(xiàng)服務(wù)舉措，為企業(yè)提供便捷、高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時(shí)推行“貸前、貸中、貸后”全程監(jiān)管機(jī)制，確保貸款質(zhì)量，降低金融風(fēng)險(xiǎn)。此外，為搭建起企業(yè)與銀行之間的這座“金橋”，實(shí)現(xiàn)銀企合作雙贏，安徽省工商部門一是當(dāng)好“宣傳員”，召開專題培訓(xùn)會(huì)，在各工商服務(wù)窗口設(shè)立質(zhì)權(quán)登記咨詢臺(tái)，加大宣傳引導(dǎo)力度；二是當(dāng)好“指導(dǎo)員”，針對(duì)馳、著名商標(biāo)企業(yè)實(shí)際情況，提供有針對(duì)性的政策講解和行政指導(dǎo)；三是當(dāng)好“聯(lián)絡(luò)員”，加強(qiáng)與銀行的溝通協(xié)調(diào)，鼓勵(lì)企業(yè)提高商標(biāo)品牌價(jià)值，建立銀企對(duì)接平臺(tái)。作為首批試點(diǎn)，安徽省桐城市于2009年9月率先啟動(dòng)，安徽省工商局、安慶市工商局和桐城市人民政府聯(lián)合在桐城主辦了商標(biāo)專用權(quán)質(zhì)押貸款銀企對(duì)接會(huì)；隨后滁州、亳州、蚌埠、馬鞍山、池州、安慶、蚌埠市、巢湖市等先后制定出臺(tái)《關(guān)于做好商標(biāo)專用權(quán)質(zhì)押貸款工作的通知》、《關(guān)于加快推進(jìn)商標(biāo)專用權(quán)貸款工作的意見》、《關(guān)于加快實(shí)施商標(biāo)戰(zhàn)略促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的意見》等專門文件，提出目標(biāo)任務(wù)、具體要求，并將商標(biāo)專用權(quán)質(zhì)押貸款工作納入市政府對(duì)金融機(jī)構(gòu)的考核體系。安徽省在商標(biāo)專用權(quán)質(zhì)押貸款中取得顯著成績(jī)，走在了全國(guó)的前列，其中好的做法值得其他省市借鑒、學(xué)習(xí)和發(fā)揚(yáng)。
二、商標(biāo)專用權(quán)質(zhì)押質(zhì)權(quán)人單位性質(zhì)統(tǒng)計(jì)分析
從圖3-1所示的商標(biāo)專用權(quán)質(zhì)押質(zhì)權(quán)人單位性質(zhì)比例圖可以明顯看到，接近一半的貸款來自于地方中小型銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)，地方一般擔(dān)保、貸款公司所占比例為24%；而被寄予厚望的國(guó)有商業(yè)銀行反而落后，僅占21%；其他9%出質(zhì)人包括自然人、一般法人等。國(guó)有商業(yè)銀行對(duì)商標(biāo)專用權(quán)作為質(zhì)押標(biāo)的始終心存疑慮，對(duì)此類新型業(yè)務(wù)不夠積極的原因主要有兩方面：一是市級(jí)國(guó)有銀行一般沒有商標(biāo)專用權(quán)質(zhì)押貸款的審批權(quán)，需要報(bào)送省級(jí)銀行，而省行沒有統(tǒng)一的操作細(xì)則和指導(dǎo)意見，且省行缺乏有評(píng)估資質(zhì)的部門和專業(yè)人員，商標(biāo)價(jià)值評(píng)估缺乏統(tǒng)一準(zhǔn)則和技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，價(jià)值確定難度較大；二是商標(biāo)價(jià)值與企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況密切相關(guān)，價(jià)值波動(dòng)較大，銀行在貸后管理過程中，對(duì)質(zhì)押標(biāo)的的價(jià)值變化很難把握和控制。地方中小型銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)成為商標(biāo)專用權(quán)質(zhì)押貸款的主力軍有其必然性。從安徽省商標(biāo)專用權(quán)質(zhì)押融資取得顯著成績(jī)的案例可以看出，我國(guó)商標(biāo)專用權(quán)質(zhì)押貸款處于政府政策導(dǎo)向型的新型業(yè)務(wù)階段，市場(chǎng)還不成熟，沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；地方政府牽線搭橋的“媒婆”作用顯得尤為突出，甚至是決定性的；而這些地方中小型銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)正是扎根于地方、發(fā)展在地方，與地方政府有千絲萬縷的聯(lián)系，而且更貼近當(dāng)?shù)仄髽I(yè)，對(duì)企業(yè)有較深入的了解。此外，由于質(zhì)押貸款成功的企業(yè)一般都是當(dāng)?shù)佚堫^企業(yè)、著名商標(biāo)或是屬于政府重點(diǎn)扶持行業(yè)，商標(biāo)品牌知名度高、美譽(yù)度高，再加上政府的“擔(dān)?！弊饔?，更是雙重保險(xiǎn)，有的地方政府甚至還會(huì)出臺(tái)貼息、補(bǔ)償?shù)葍?yōu)惠措施。所以在政府的推動(dòng)下，此類金融機(jī)構(gòu)一般會(huì)積極的響應(yīng)，質(zhì)押貸款成功案例多也就成為必然。
三、各類質(zhì)押商標(biāo)所占比例統(tǒng)計(jì)分析
從質(zhì)押商標(biāo)分類情況來看，出質(zhì)人質(zhì)押的商標(biāo)為馳名商標(biāo)的僅占貸款件數(shù)的3%，省著名商標(biāo)占貸款件數(shù)的54%，市知名商標(biāo)占貸款件數(shù)的30%，普通注冊(cè)商標(biāo)占貸款件數(shù)的13%。省著名和市知名商標(biāo)占貸款總件數(shù)的比例竟高達(dá)84%，這可以從資金供、需方兩方面進(jìn)行解讀：一是從質(zhì)權(quán)人（供方）角度，地方中小型銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)是商標(biāo)專用權(quán)質(zhì)押貸款的主流軍，而地方政府牽線搭橋地方中小型銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)與地方企業(yè)（政府會(huì)優(yōu)先選擇成長(zhǎng)型優(yōu)質(zhì)的省著名、市知名商標(biāo)企業(yè)，而這類企業(yè)一般還沒有發(fā)展到中國(guó)馳名商標(biāo)企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)），加上政策性扶持，造就了擁有該類商標(biāo)企業(yè)的商標(biāo)專用權(quán)質(zhì)押融資的高成功率。二是考慮到省著名、市知名商標(biāo)企業(yè)，特別是科技型公司，一般都處于公司發(fā)展初期，在不斷消耗完前期的創(chuàng)業(yè)成本后，公司進(jìn)入高速發(fā)展期必然會(huì)產(chǎn)生融資的剛性需求，加之擁有的優(yōu)質(zhì)商標(biāo)資源優(yōu)勢(shì)，在沒有大額固定資產(chǎn)可以抵押貸款的困境下，商標(biāo)專用權(quán)質(zhì)押貸款自然成為首選。
四、商標(biāo)專用權(quán)質(zhì)押企業(yè)所屬產(chǎn)業(yè)統(tǒng)計(jì)分析
加法——上海住房面積的統(tǒng)計(jì)是否超乎想象地簡(jiǎn)單？
每年，上海政府部門都要公布上海的人均建筑面積、人均居住面積指標(biāo)。其目的為說明人民住房水平在“節(jié)節(jié)高”、“年年高”，更為了彰示政府部門的業(yè)績(jī)。那么，“人均建筑面積”、“人均居住面積”又是怎樣得來的？得到那些數(shù)據(jù)又經(jīng)過了怎樣艱苦繁復(fù)的調(diào)查和計(jì)算過程？
筆者為了驗(yàn)證上海統(tǒng)計(jì)部門有關(guān)住房統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，曾經(jīng)歷過了艱苦繁復(fù)的計(jì)算，但計(jì)算結(jié)果總與政府公布的數(shù)據(jù)大相徑庭。是一個(gè)突發(fā)的奇想，使筆者在半個(gè)小時(shí)內(nèi)就算出了與統(tǒng)計(jì)部門數(shù)據(jù)基本吻合的上海十年來的“居民住房總建筑面積”以及相關(guān)的“人均建筑面積”。其計(jì)算結(jié)果，“居民住房總建筑面積”與各類統(tǒng)計(jì)年鑒公布的相應(yīng)數(shù)據(jù)平均只相差3.6%，“人均建筑面積”與建設(shè)部近三年的《城鎮(zhèn)房屋概況統(tǒng)計(jì)公報(bào)》中的相應(yīng)數(shù)據(jù)百分之百相符。
是什么樣的“突發(fā)奇想”有如此神奇的效果？筆者是這樣“奇想”的：“嗎要那么認(rèn)真？”鬼使神差，筆者信手將1995年以來每上一個(gè)年度的住宅建筑面積與當(dāng)年竣工的商品住宅建筑面積相加，結(jié)果就與統(tǒng)計(jì)部門“統(tǒng)計(jì)”的“居民住房建筑面積”基本相符，再將統(tǒng)計(jì)年鑒中公布的“非農(nóng)人口”與“居民住房建筑面積”相除，就得到了與建設(shè)部《城鎮(zhèn)房屋概況統(tǒng)計(jì)公報(bào)》數(shù)據(jù)一模一樣的精確到小數(shù)點(diǎn)后兩位的“上海人均住房建筑面積”！
當(dāng)然，在1999年到2004年，筆者的計(jì)算結(jié)果與統(tǒng)計(jì)部門數(shù)據(jù)相比還略少些，多則少10個(gè)百分點(diǎn)，少則少5個(gè)百分點(diǎn)。于是，筆者再次“突發(fā)奇想”，“我如果把空置房、已拆遷房都拿來填空缺呢？”于是，“奇跡”再次出現(xiàn)——筆者“靈感”激發(fā)中計(jì)算得來的上海住房建筑面積就與政府部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)99%、100%地相符了！
難道政府統(tǒng)計(jì)部門是在如此搞笑的狀態(tài)下工作的嗎？
筆者不愿相信。
如果需要計(jì)算的是上海全部居住房屋總面積，那可以把上年的居住房屋面積加上當(dāng)年的竣工住宅面積——竣工住宅面積指“報(bào)告期內(nèi)房屋建筑按照設(shè)計(jì)要求已全部完工，達(dá)到住人和使用條件，經(jīng)驗(yàn)收鑒定合格，可正式移交使用的房屋居住面積的總和”（此解釋見由上海市房屋土地資源管理局和上海市統(tǒng)計(jì)局聯(lián)合編輯出版的年鑒類刊物《上海市房地產(chǎn)市場(chǎng)》，下同），但必須減去已經(jīng)拆遷了的住房面積。然而這樣得出的全部居住房屋總面積數(shù)不能用作計(jì)算人均居住房屋面積的基數(shù)，因?yàn)楫?dāng)年和往年的竣工住宅中的沒有實(shí)現(xiàn)銷售的部分是不能按照已經(jīng)移交使用的“人居房”來計(jì)算人均面積的。
如果需要計(jì)算的是上海已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了“人居”的全部住房面積，那么在每個(gè)當(dāng)年度的竣工住宅中必須扣除還沒有發(fā)生“人居”的面積，并減去已經(jīng)拆遷了的住房面積。請(qǐng)注意，如果扣除了每個(gè)當(dāng)年度竣工住宅中的沒有發(fā)生“人居”的面積，在此就不發(fā)生“空置房”的概念——空置房指“銷售物業(yè)報(bào)告年度內(nèi)某類物業(yè)經(jīng)初始登記一年后未售出的數(shù)量”，該面積已經(jīng)包含在初始登記年的竣工住宅面積中。
筆者“第一次奇想”時(shí)的計(jì)算方法謬誤在于：如果是計(jì)算全部居住房屋總面積，其沒有減去已拆遷房的面積；如果是計(jì)算實(shí)現(xiàn)了“人居”的全部房屋總面積，其一沒有減去已拆遷房的面積，其二沒有減去以往年度積存的空置房面積，其三沒有減去當(dāng)年竣工住宅面積中沒有實(shí)現(xiàn)銷售的部分。
照筆者“第一次奇想”時(shí)的計(jì)算方法來計(jì)算“人均住房面積”，那是偷換了“人均住房面積”的概念——雖然統(tǒng)計(jì)部門沒有對(duì)“人均住房面積”的計(jì)算方法作出定論，但是，作為體現(xiàn)住房條件改善的最重要指標(biāo)，人們對(duì)“人均住房面積”的約定俗成的理解就是已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了“人居”的房屋的人均住房面積！
筆者“第二次奇想”時(shí)的計(jì)算方法謬誤更是顯而易見——那是明知故犯了——不但不將這些沒有發(fā)生的、不存在的因素做減法，相反還把這些因素又做了一次加法！每一個(gè)按常規(guī)思維的人會(huì)為此感到不可思議。筆者同樣不信政府部門工作人員會(huì)故意這么做。這么做的后果是嚴(yán)重的，這使得上海在2005年時(shí)的人均住房建筑面積平添了13.33平方米——在把2005年全部竣工住宅作為已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了“人居”的前提下！因?yàn)?999年到2004年，上海城市的拆遷面積總和加上每年空置住宅面積的累計(jì)數(shù)是5520萬平方米，這些數(shù)字不扣除，就是多計(jì)算了5520萬平方米未實(shí)現(xiàn)“人居”和已經(jīng)滅失了的住房面積，這些數(shù)字還要再加一次，那就是在1999年到2004年，多計(jì)算了5520×2=11040萬平方米未實(shí)現(xiàn)“人居”和已經(jīng)滅失了的住房面積；同樣，在1996年~1998年以及2005年的住房面積中，也因?yàn)闆]有扣除拆遷面積和空置住宅面積，導(dǎo)致多計(jì)算了4278萬平方米的未實(shí)現(xiàn)“人居”和已經(jīng)滅失了的住房面積，只不過沒有再重復(fù)加一次而已。這樣，1996年到2005年每年多計(jì)算的“人居”住房面積累計(jì)一共是11040萬+4278萬=15318萬平方米——2005年竣工面積中的未實(shí)現(xiàn)銷售部分還未計(jì)算在內(nèi)，2005年上海的非農(nóng)業(yè)人口是1148.94萬，15318÷1148.94=13.33，這13.33就是按照筆者“搞笑計(jì)算法”計(jì)算出來的屬于“多算”的人均建筑面積！
筆者相信政府工作人員不會(huì)這么搞笑，筆者也認(rèn)為，計(jì)算結(jié)果一樣不等于計(jì)算過程一樣，但是，由于政府部門對(duì)住房面積的計(jì)算過程不見公布，作為上海市民，希望能看到政府統(tǒng)計(jì)部門對(duì)于上海住房面積的計(jì)算過程。
筆者的計(jì)算過程見表（一）、表（二）。
表（一）、上海居民“人居”住房面積計(jì)算過程表(與統(tǒng)計(jì)部門的統(tǒng)計(jì)結(jié)果相符)單位：萬平方米
注：1.“統(tǒng)計(jì)部門提供的市區(qū)住宅建筑面積”中，97、98、99三年的數(shù)據(jù)來自《上海投資建設(shè)統(tǒng)計(jì)年鑒》，其他數(shù)據(jù)來自年鑒刊物《上海市房地產(chǎn)市場(chǎng)》。2.“當(dāng)年商品住宅竣工面積”來自年鑒刊物《上海市房地產(chǎn)市場(chǎng)》。
3.此表中的已拆遷住宅面積和空置住宅面積不包括1976、1997、1998、2005年數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)見表三和表四。已拆遷住宅面積來源：見《上海市房地產(chǎn)市場(chǎng)》，空置住宅面積來源：2000年前數(shù)據(jù)見《上海統(tǒng)計(jì)年鑒》，2000年后數(shù)據(jù)散見于媒體報(bào)道的官方統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。
4．撤縣改市增加的住房面積中，99年數(shù)據(jù)是指青浦、松江的住房面積，2002年數(shù)據(jù)是指南匯、奉賢的住房面積，2003年數(shù)據(jù)是指崇明的住房面積。數(shù)據(jù)來自《上海統(tǒng)計(jì)年鑒》。
表（二）、2003~2005年上海城鎮(zhèn)人均住房建筑面積計(jì)算表(與統(tǒng)計(jì)部門的統(tǒng)計(jì)結(jié)果相符)
數(shù)據(jù)來源：《上海市房地產(chǎn)年鑒》，2005年數(shù)據(jù)見《上海統(tǒng)計(jì)年鑒（2006）》
2．搜集了自2000年到2005年由政府部門認(rèn)定的每年的空置住宅面積數(shù)據(jù)。
之所以稱為“搜集”，是從2000年開始，《上海統(tǒng)計(jì)年鑒》就不再公布每年的空置住宅面積，《上海市房地產(chǎn)年鑒》也不見公布?，F(xiàn)在統(tǒng)計(jì)部門公布的居民居住房屋總面積中是把空置住宅也當(dāng)作已居住的房屋面積計(jì)算的（年鑒刊物《上海市房地產(chǎn)市場(chǎng)》明確居住房屋面積中包括空置住宅面積），但是就常識(shí)而論，空置住宅面積是不能作為“居民人均建筑面積”來充數(shù)的。所以，筆者要把空置住宅面積剔除出人均居住面積指標(biāo)體系。雖然統(tǒng)計(jì)部門關(guān)于空置量的計(jì)算自1999年以來都是“根據(jù)上市量與銷售量的變化判斷空置量的增減或升降趨勢(shì)”，然而，有總勝于無?？罩米≌娣e見表（四）：
表（四）、商品住宅空置面積（95-2005），單位：萬平方米
注：1.2005年空置住宅面積根據(jù)當(dāng)年商品房空置面積536.56平方米的60%計(jì)算。
2.對(duì)于空置量的概念和計(jì)算方法，2000年到2005年的年鑒類刊物《上海市房地產(chǎn)市場(chǎng)》均這樣注解：“空置量是銷售物業(yè)報(bào)告年度內(nèi)某物業(yè)經(jīng)濟(jì)竟初始登記一年后未售出的數(shù)量（建筑面積）。由于本市樓宇個(gè)數(shù)眾多，目前根據(jù)上市量與銷售量的變化判斷空置量的增減或升降趨勢(shì)”。
3．計(jì)算了不應(yīng)該當(dāng)作“居民居住水平提高”來展示的住房面積增加因素。
上海市區(qū)居住房屋面積增長(zhǎng)由多種因素造成，并非所有的增長(zhǎng)因素都是“住房改革的成果”，有些增長(zhǎng)甚至還是住房改革導(dǎo)致的“后果”。因此，不論是住房總面積增加還是人均住房面積增加，并非都能為之歌頌的。
筆者先計(jì)算了從1993年浦東新區(qū)成立以來，在撤縣改區(qū)過程中新增加的原縣屬城鎮(zhèn)住房面積。
1991年浦東新區(qū)成立前，上海市區(qū)區(qū)域面積是745平方公里，九個(gè)郊縣的面積是5590.5平方公里，到2005年，上海市區(qū)區(qū)域面積是5155平方公里，一個(gè)郊縣（崇明縣）的面積是1185.49平方公里；1991年時(shí)市區(qū)戶口數(shù)是269萬，郊縣戶口數(shù)是167萬，當(dāng)2005年，市區(qū)戶口數(shù)是468.1萬，郊縣戶口數(shù)28.6萬。這樣的變動(dòng)當(dāng)然會(huì)對(duì)市區(qū)住房總面積產(chǎn)生影響——光從1997年金山撤縣改區(qū)起算，到2002年上海先后有松江、青浦、奉賢、南匯等整區(qū)建制的2000多萬平方米的原縣屬城鎮(zhèn)居民住宅面積并入了市區(qū)居民住宅面積，而崇明縣的鎮(zhèn)建制住房也有305萬平方米在2003年并入市區(qū)住宅面積。上海2002年的居住房屋總面積比1997年多了12677萬平方米，減去5434萬平方米的空置住宅、拆遷住宅面積，余下的住宅增加面積是7243萬平方米，這其中22%是原縣屬鎮(zhèn)居民住房劃并為城區(qū)居民住房所致。顯然，這些因行政區(qū)劃變動(dòng)帶來的城區(qū)住房面積增加不能視作“住房改革的成果”，不能視作“居民居住水平提高”的佐證。
筆者再根據(jù)第五次人口普查數(shù)據(jù)，計(jì)算了各社會(huì)層面擁有的房屋資源狀況。這個(gè)計(jì)算揭示了“人均住房指標(biāo)”已經(jīng)對(duì)國(guó)計(jì)民生的真實(shí)情況產(chǎn)生了誤導(dǎo)。在“住房商品化”前后擁有權(quán)力資源的家庭集中擠上了“單位分房末班車”，這是導(dǎo)致1998年到2001時(shí)上海居民住房面積激增的原因之一。在這個(gè)時(shí)期，商品住宅還輪不到普通市民來“商品化”——那時(shí)普通市民接受的“商品化”，不過是在1998年~2001年差價(jià)換房5000戶、10694戶、16941戶、10888戶，出售已購(gòu)公有住宅10155套、19771套、43411套、69832套（見年鑒刊物《上海市房地產(chǎn)市場(chǎng)》）。最多是到1999年底，居民在出售已購(gòu)公有住房后再購(gòu)新房時(shí)“吸納新建商品房總建筑面積達(dá)250平方米”（《上海房地產(chǎn)市場(chǎng)（2000）》。1999年以后不見有關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)了，但根據(jù)2000年和2001年居民出售已購(gòu)公有住房560萬平方米的數(shù)據(jù)，那到2001年，全市居民在出售原有公房后再購(gòu)置的新建商品房不過是10萬套左右。這就是住房商品化開始前后上海普通市民消化商品化住房的能力——2001年，上海城市居民中等收入家庭的人均可支配收入是11155元，恩格爾系數(shù)是47！
這個(gè)時(shí)期內(nèi)銷商品房（包括住宅、辦公樓、商業(yè)用房，住宅面積平均占95%）的出售情況是：1997年出售3.76萬套，1998年7.46萬套，1999年11.95萬套，2000年16.16萬套，2001年20.01萬套，總共59.36萬套。其中外地個(gè)人購(gòu)買6.61萬套，本地單位購(gòu)買4.27萬套，本地個(gè)人購(gòu)買48萬套（見年鑒刊物《上海市房地產(chǎn)市場(chǎng)》）。注意，1997年到2001年“本地個(gè)人”購(gòu)買的商品房中購(gòu)買的商品住宅是40萬套，而“本地個(gè)人”購(gòu)買的套數(shù)其實(shí)是有假的，因?yàn)閺?999年“住房商品化”政策起步開始，就有不少有“實(shí)力”有“勢(shì)力”的單位以事實(shí)上的單位出資來為少部分個(gè)人購(gòu)置房產(chǎn)；而各級(jí)黨政企事業(yè)單位負(fù)責(zé)人，也在此時(shí)加緊讓自己的住房面積“達(dá)標(biāo)”、“超標(biāo)”，“達(dá)標(biāo)”、“超標(biāo)”的標(biāo)準(zhǔn)，是1995年頒布的滬房地改（1995）767號(hào)文件《職工家庭購(gòu)買公有住房建筑面積控制標(biāo)準(zhǔn)》，在這個(gè)文件中，明確一般職工、干部和初級(jí)技術(shù)職稱人員可購(gòu)買公有住房面積的上限是75平方米，科級(jí)干部、中級(jí)技術(shù)職稱人員、具有證書的高級(jí)工購(gòu)買上限85平方米，縣處級(jí)干部、副高級(jí)職稱人員購(gòu)買上限100平方米，副局級(jí)購(gòu)買上限120平方米，正局級(jí)、正高級(jí)和享受正高級(jí)待遇的專業(yè)技術(shù)職稱人員購(gòu)買上限140平方米。購(gòu)買公有住房面積的前提是要首先住房要達(dá)到這個(gè)面積標(biāo)準(zhǔn)，不少掌握權(quán)力資源者趁機(jī)將自己的住房面積大大地上了幾個(gè)臺(tái)階，當(dāng)他們將自己突擊得來的房屋用“購(gòu)買公用住宅的標(biāo)準(zhǔn)價(jià)”買下，他們就擁有了比普通市民多得多的住房資產(chǎn)——他們才是住房商品化的最大得益者。
根據(jù)第五次人口普查資料，到2000年為止，上海的中心城區(qū)和新建城區(qū)共有457.16萬家庭戶，其中15.5%家庭戶（70.6萬戶）人均建筑面積40平方米以上，這部分家庭戶擁有城區(qū)35.2%的房屋資源，這些家庭戶以國(guó)家機(jī)關(guān)、黨群組織、企業(yè)、事業(yè)單位負(fù)責(zé)人為絕對(duì)主體；而人均建筑面積19平方米以下家庭幾乎全都是底層社會(huì)普通勞動(dòng)者家庭，這部分家庭占到城區(qū)家庭戶總數(shù)的53.3%（244.1萬戶），他們擁有的房屋資源只占到24.8%，當(dāng)時(shí)城區(qū)有80萬戶家庭、225.5萬人居住在人均建筑面積8平方米以下的居所，65.2萬戶家庭、183.1萬人居住在人均建筑面積9~12平方米的居所。
在以后的“住房商品化”過程中，“負(fù)責(zé)人”群體在家庭住房上占有的地段優(yōu)勢(shì)更是遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了其在2000年時(shí)單純的面積優(yōu)勢(shì)，這種地段優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)的商品化價(jià)值遠(yuǎn)不是面積優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)的商品化價(jià)值所能比擬。因此，不分職別不分區(qū)域地段的籠統(tǒng)的全市性的人均住房指標(biāo)已經(jīng)失去了統(tǒng)計(jì)的意義、公布的意義。
需要指出，筆者曾經(jīng)在有關(guān)投資建設(shè)統(tǒng)計(jì)年鑒（可能是《上海投資建設(shè)統(tǒng)計(jì)年鑒》？）中見過1994年~1999年的上海市區(qū)建筑面積、居住面積、市區(qū)人口統(tǒng)計(jì)數(shù)（見表五），不管數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，起碼，此表將人均居住水平指標(biāo)是如何產(chǎn)生的過程透明化了。而現(xiàn)在的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)對(duì)于公眾來說，是從根本上缺乏透明度的。此次筆者能把上海的住宅建筑面積和人均住宅建筑面積算到與統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)差不離，不過是“蒙”對(duì)了而已。
原表說明：人均居住面積一般以各類建筑房屋的實(shí)際建筑面積乘以各自平面K值折算成居住面積，與市公安局提供的年末長(zhǎng)期人口數(shù)相除后求得。73年通過房屋普查，以實(shí)際測(cè)得居住面積計(jì)算。
但此表中的“市區(qū)人口數(shù)”在《上海統(tǒng)計(jì)年鑒中》中是找不到出處的?！渡虾＝y(tǒng)計(jì)年鑒中》提供的1994年到1999年的“非農(nóng)業(yè)人口”與此表中的“市區(qū)人口”相比，少則相差4%，多則相差14%，“年末區(qū)人口”與此表中的“市區(qū)人口”相比，相差得就更多。
筆者叢觀歷年的住房統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)有的年份以“市區(qū)人口數(shù)”為人口計(jì)算基數(shù)（1994-1999），有的年份則以“非農(nóng)業(yè)人口”為計(jì)算基數(shù)（2003~2005），而更多年份的人口計(jì)算基數(shù)還無從核對(duì)無從查找。這樣，上海的人均住房統(tǒng)計(jì)指標(biāo)光是因?yàn)椤叭丝跀?shù)的統(tǒng)計(jì)口徑不同”，就已經(jīng)沒有可比性了。
還有必要認(rèn)真對(duì)待“人均居住面積”、“人均建筑面積”嗎？
“人均居住面積”、“人均建筑面積”還能反映絕大部分居民的真實(shí)居住狀況嗎？作為一個(gè)公民，筆者提請(qǐng)政府部門變更上海住房指標(biāo)的統(tǒng)計(jì)方法。事實(shí)上，這并不是需要白手起家的作業(yè)——第五次人口普查已經(jīng)提供了全國(guó)各地的非常詳細(xì)的住房統(tǒng)計(jì)資料，上海當(dāng)然不例外。一個(gè)疑點(diǎn)：第五次人口普查中有關(guān)住房的數(shù)據(jù)為何不見引用？
2000年的全國(guó)第五次人口普查提供了非常詳細(xì)的住房統(tǒng)計(jì)資料。這個(gè)住房統(tǒng)計(jì)資料反映，在2000年，上海中心城區(qū)一共有627.92萬人，人均建筑面積15.85平方米；新建城區(qū)有657.21萬人，人均建筑面積27.45平方米，將城區(qū)人均建筑面積乘以人數(shù)，上海城區(qū)范圍內(nèi)的住房建筑面積應(yīng)該是27993萬平方米，比統(tǒng)計(jì)部門用因襲下來的統(tǒng)計(jì)方法計(jì)算出來的面積要多7128萬平方米——統(tǒng)計(jì)年鑒公布的2000年上海各區(qū)的住房建筑面積統(tǒng)計(jì)數(shù)是20865萬平方米。
第五次人口普查是“重大的國(guó)情國(guó)力調(diào)查，是和平時(shí)期最大的社會(huì)動(dòng)員，涉及到社會(huì)的各個(gè)方面、每一個(gè)家庭和每一個(gè)人”，“對(duì)于全面實(shí)現(xiàn)我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)戰(zhàn)略目標(biāo)，研究下個(gè)世紀(jì)的社會(huì)、人口變化情況具有重要意義”（見《國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn)行第五次全國(guó)人口普查的通知》）。通過這樣的調(diào)查得來的有根有據(jù)的數(shù)據(jù)卻不見引用，這又是為什么？
不解決為什麼人的問題，住房改革不可能成功
近年來，有關(guān)住房改革是否成功的討論進(jìn)行得轟轟烈烈，筆者不諱言，筆者認(rèn)為住房改革是失敗的。即使這樣，筆者還沒有對(duì)上海的居民居住房屋總面積和人均住房面積提出過懷疑，筆者還是相信政府統(tǒng)計(jì)部門是在嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度下科學(xué)地得出這些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的。但因?yàn)楣P者搞笑般地計(jì)算了一番上海住房數(shù)據(jù)竟意外地與政府統(tǒng)計(jì)部門的計(jì)算結(jié)果相同，而這樣的計(jì)算結(jié)果是要讓上海的人均建筑面積平添出13.33平方米的，這不由得筆者誠(chéng)惶誠(chéng)恐——即使筆者認(rèn)定住房改革是失敗的，也不希望以“統(tǒng)計(jì)部門多算人均建筑面積13.33平方米”來作為佐證呀！
筆者猜度，目前有關(guān)上海的住房數(shù)據(jù)可能是“數(shù)出多門”，卻缺乏對(duì)這些數(shù)據(jù)的整體性的把關(guān)。國(guó)家對(duì)房地產(chǎn)宏觀調(diào)控措施不能從根本上奏效，恐怕與我國(guó)的數(shù)目字管理的基礎(chǔ)還相當(dāng)薄弱有關(guān)?，F(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)一是法治，二是“用數(shù)字說話”，從宏觀而言，一個(gè)國(guó)家的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理情況和應(yīng)用情況反映了一個(gè)國(guó)家現(xiàn)代化的水平。第五次人口普查得來的住房數(shù)據(jù)是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，而怎樣對(duì)這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)有效管理和應(yīng)用，則是一個(gè)龐大的課題——缺乏管理，數(shù)據(jù)就只是一堆令人頭昏目旋眼花繚亂的阿拉伯?dāng)?shù)字。
一、當(dāng)前，在檔案信息資源開發(fā)和信息反饋工作中存在的主要問題
(一)局限于檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，不求檔案的實(shí)際效益。各地各級(jí)檔案行政管理部門，每到年終在要求基層檔案館(室，下同)編制年報(bào)，了解檔案利用情況時(shí)，只需統(tǒng)計(jì)幾個(gè)利用數(shù)據(jù)，如利用人數(shù)、利用檔案卷(冊(cè))數(shù)、頁(yè)數(shù)及復(fù)印數(shù)據(jù)數(shù)等，而不了解通過檔案信息資源的開發(fā)與利用，而所獲得的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。收集統(tǒng)計(jì)檔案利用數(shù)據(jù)，雖然亦能反映檔案的利用情況，但這是表面現(xiàn)象，說明不了檔案給社會(huì)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來的價(jià)值和作用。也就是說，統(tǒng)計(jì)幾個(gè)數(shù)據(jù)只能揭示表現(xiàn)現(xiàn)象，而不能揭示檔案利用的實(shí)質(zhì)，即實(shí)際效益。這是各地各級(jí)檔案部門普遍存在的一個(gè)問題。
(二)在檔案館查(借)閱利用時(shí)，只要求填寫其利用目的，不求深層次了解，失去檔案利用信息反饋的機(jī)會(huì)。在通常情況下，利用單位和利用人來檔案館查(借)閱檔案時(shí)，均需填寫一份登記表。登記表除需填寫利用單位、利用人姓名和證件號(hào)碼外，就是還要說明利用目的。而利用者在填寫利用目的時(shí)都較簡(jiǎn)單，如“工作參考”、“提權(quán)依據(jù)”等等。由于不作深層次了解，利用結(jié)束亦就了結(jié)，而失去了檔案利用信息反饋的機(jī)會(huì)。檔案信息資源的開發(fā)與利用，可分兩個(gè)階段。第一階段，又可稱初級(jí)階段，即利用者到檔案館查(借)閱檔案或檔案館主動(dòng)為利用者提供檔案，這時(shí)只反映檔案利用情況；第二階段，又可稱為高級(jí)階段，即檔案通過利用者在工作、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)等社會(huì)實(shí)踐中的利用，不同程度會(huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，也就是體現(xiàn)了利用檔案的作用和價(jià)值，通過信息反饋而求得。而要取得這種信息，事先必須有所了解和掌握，即在利用時(shí)有目的地作些深層次了解，并一一記錄在案，以利日后跟蹤調(diào)查。
(三)有了利用實(shí)例，不求匯集編發(fā)重返社會(huì)。有些館雖也注重檔案利用信息反饋工作，收集有價(jià)值的檔案利用實(shí)例，但只是作為檔案目標(biāo)管理認(rèn)證和達(dá)標(biāo)的材料，因此收集后就將實(shí)例束之高閣，不匯編發(fā)表，重返社會(huì)，影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。如果將利用實(shí)例編發(fā)，不但會(huì)促進(jìn)檔案的開發(fā)利用，使社會(huì)和全民更加認(rèn)識(shí)檔案、了解檔案，使檔案的使用價(jià)值得到進(jìn)一步發(fā)揮，而且可大大提高檔案館的社會(huì)地位和知名度。
(四)編研工作滯后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上檔案信息資源的開發(fā)利用需要。因?yàn)?，利用單位不了解館藏情況，即你館藏中究竟有些什么資料可供社會(huì)利用。因此，檔案管理人員必須了解信息社會(huì)動(dòng)向和需求，結(jié)合館藏實(shí)際，有目的、有計(jì)劃地編研一些參考性、指導(dǎo)性的資料，提供社會(huì)利用。然而，各地各級(jí)檔案館編研工作滯后，跟不上社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需求，影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。
二、檔案館應(yīng)在了解和掌握檔案利用實(shí)際效益上下功夫。
綜觀各地各級(jí)檔案館都能夠把每年檔案資料查閱利用情況反映出來，即某某年查閱有多少人次、多少卷(冊(cè))檔案，但該年數(shù)百人次、數(shù)百卷(冊(cè))檔案，有什么社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益呢?卻一無所知或知之不多。為此，筆者認(rèn)為檔案館查閱利用情況需要了解和統(tǒng)計(jì)，但更重要的要從了解和掌握檔案利用實(shí)際效益上下功夫，即了解其查閱利用目的和所產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。要想取得成果，除了要求利用者主動(dòng)反饋信息外，檔案館亦可進(jìn)行跟蹤調(diào)查。調(diào)查收集檔案利用實(shí)際效益，主要有以下六大作用：
(一)有利于了解檔案的價(jià)值和作用?！稒n案法》第二條稱：“本法所稱的檔案是……對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！钡私鈾n案是否具有保存價(jià)值，最重要的一點(diǎn)是要提供利用。如果檔案不再利用，最有價(jià)值的檔案也就失去保存的意義。而只有通過檔案的利用和開發(fā)，才能了解檔案的價(jià)值。過去不少單位和領(lǐng)導(dǎo)，為什么對(duì)檔案工作不夠重視和支持，主要一個(gè)原因是檔案部門長(zhǎng)期處在“封閉”狀態(tài)，單位和領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為檔案不能給本單位出效益、出成果。其實(shí)無數(shù)事例證明，這完全是一種偏見和誤解。有保存價(jià)值的檔案，一般都具有利用價(jià)值，但其價(jià)值的大小，必須通過利用，一旦利用一定會(huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
(二)有利于檔案的鑒定工作。眾所周知，檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期、短期三種，檔案到了規(guī)定的保管期限，就要組織鑒定，確定其銷毀還是延長(zhǎng)保管期限。而檔案的價(jià)值是鑒定時(shí)必須考慮的一個(gè)重要因素。檔案利用頻率高、周期長(zhǎng)，即使已到規(guī)定的保管期限，也應(yīng)繼續(xù)延長(zhǎng)其保管期限；反之，檔案利用率較低，保存價(jià)值不大，即使未到規(guī)定的保管期限，亦應(yīng)降低其保管期限。通過調(diào)查收集檔案利用的實(shí)際效益，大大有利檔案的鑒定工作。
(三)有利于了解和掌握檔案利用信息，進(jìn)一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。通過實(shí)際效益的調(diào)查和收集，可以進(jìn)一步了解社會(huì)和市場(chǎng)對(duì)檔案利用的需求和利用者的心理，從而改進(jìn)我們的服務(wù)形式，拓寬利用渠道，使更多的利用者了解檔案，熟檔案，利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。如果我們不重視調(diào)查和收集檔案利用的實(shí)際效益，檔案利用渠道就無法拓寬，亦影響檔案價(jià)值作用的充分發(fā)揮。
(四)有利于編發(fā)檔案利用實(shí)例，加大檔案宣傳工作力度。通過調(diào)查和了解收集檔案利用的實(shí)際效益，取得一個(gè)又一個(gè)的利用實(shí)例，充分體現(xiàn)檔案的保存和利用價(jià)值，并篩選、整理，編印成小冊(cè)子，下發(fā)至基層和領(lǐng)導(dǎo)，使他們了解檔案的作用，這要比空喊幾句檔案工作重要強(qiáng)得多。尤對(duì)不太了解檔案、不熟悉檔案價(jià)值的同志來說，更是一個(gè)實(shí)際的宣傳和教育，使他們通過例證，了解檔案，支持檔案工作。
(五)有利于檔案館業(yè)務(wù)工作實(shí)績(jī)的體現(xiàn)。檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容很多，而開發(fā)利用檔案信息資源應(yīng)該是業(yè)務(wù)工作的“主體工程”，因?yàn)椋占凸芾頇n案的根本目的，是為了利用，否則就失去保存檔案的意義。而要衡量一個(gè)館的工作與實(shí)績(jī)，在業(yè)務(wù)工作上，開發(fā)利用檔案信息資源最能說明問題了。用戶通過利用你的檔案，獲取了社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，這就是你工作的實(shí)績(jī)。如果既統(tǒng)計(jì)利用數(shù)據(jù)，又注意了解檔案的實(shí)際效益，那你的實(shí)績(jī)就有血有肉。
三、開發(fā)利用檔案信息資源，獲得檔案實(shí)際效益的基本做法
(一)認(rèn)真做好查(借)閱登記工作。查(借)閱登記是各館在檔案查(借)閱時(shí)必須做的一項(xiàng)工作。在登記時(shí)，一要認(rèn)真負(fù)責(zé)，按項(xiàng)目一一填寫清楚，必須填寫的項(xiàng)目不要漏填；二要把查(借)閱檔案的利用目的，填寫清楚，不可填寫得太簡(jiǎn)單，如“工作參考”等，而應(yīng)填明作那一項(xiàng)工作參考，填明具體內(nèi)容和將起到的作用和效益，這樣便于提供實(shí)際效益的線索和確定有否必要進(jìn)行跟蹤調(diào)查等。
(二)建立用戶聯(lián)系制度。檔案在查(借)閱時(shí)，一般不會(huì)產(chǎn)生效益，而要通過實(shí)踐，才能反映出檔案的實(shí)
際價(jià)值，產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此，為了及時(shí)取利用信息，可以建立用戶聯(lián)系制度，即把用戶的姓名、單位地址、聯(lián)系電話和郵編等一一登記在冊(cè)，以便與用戶聯(lián)系。檔案館亦可把自己的聯(lián)系人和聯(lián)系電話告訴用戶，以利用戶及時(shí)反饋信息。同時(shí)，也可定期召開用戶座談會(huì)，以利加強(qiáng)與用戶聯(lián)系，改進(jìn)我們的工作和服務(wù)方法，更好地為社會(huì)和用戶服務(wù)。
(三)分發(fā)檔案信息反饋表。即在用戶查(借)閱檔案后發(fā)給一張檔案利用信息反饋表，主要內(nèi)容包括利用單位、利用人、時(shí)間、案卷名稱和獲取的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益。特別是效益要寫得具體一點(diǎn)，應(yīng)有時(shí)間、地點(diǎn)、人物和具體事例。
(四)及時(shí)編發(fā)檔案利用社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益實(shí)例。反饋的信息仍要通過編輯再重返社會(huì)，這樣既可進(jìn)一步宣傳檔案的作用和價(jià)值，又可使社會(huì)各界進(jìn)一步了解檔案、熟悉檔案，來利用檔案。特別要將實(shí)例送給有關(guān)部門(單位)的領(lǐng)導(dǎo)，使他們認(rèn)識(shí)檔案作用，支持做好檔案工作。如果把反饋的信息收藏起來，便失去了反饋工作的實(shí)際意義。
一、當(dāng)前，在檔案信息資源開發(fā)和信息反饋工作中存在的主要問題
(一)局限于檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，不求檔案的實(shí)際效益。各地各級(jí)檔案行政管理部門，每到年終在要求基層檔案館(室，下同)編制年報(bào)，了解檔案利用情況時(shí)，只需統(tǒng)計(jì)幾個(gè)利用數(shù)據(jù)，如利用人數(shù)、利用檔案卷(冊(cè))數(shù)、頁(yè)數(shù)及復(fù)印數(shù)據(jù)數(shù)等，而不了解通過檔案信息資源的開發(fā)與利用，而所獲得的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。收集統(tǒng)計(jì)檔案利用數(shù)據(jù)，雖然亦能反映檔案的利用情況，但這是表面現(xiàn)象，說明不了檔案給社會(huì)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來的價(jià)值和作用。也就是說，統(tǒng)計(jì)幾個(gè)數(shù)據(jù)只能揭示表現(xiàn)現(xiàn)象，而不能揭示檔案利用的實(shí)質(zhì)，即實(shí)際效益。這是各地各級(jí)檔案部門普遍存在的一個(gè)問題。
(二)在檔案館查(借)閱利用時(shí)，只要求填寫其利用目的，不求深層次了解，失去檔案利用信息反饋的機(jī)會(huì)。在通常情況下，利用單位和利用人來檔案館查(借)閱檔案時(shí)，均需填寫一份登記表。登記表除需填寫利用單位、利用人姓名和證件號(hào)碼外，就是還要說明利用目的。而利用者在填寫利用目的時(shí)都較簡(jiǎn)單，如“工作參考”、“提權(quán)依據(jù)”等等。由于不作深層次了解，利用結(jié)束亦就了結(jié)，而失去了檔案利用信息反饋的機(jī)會(huì)。檔案信息資源的開發(fā)與利用，可分兩個(gè)階段。第一階段，又可稱初級(jí)階段，即利用者到檔案館查(借)閱檔案或檔案館主動(dòng)為利用者提供檔案，這時(shí)只反映檔案利用情況；第二階段，又可稱為高級(jí)階段，即檔案通過利用者在工作、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)等社會(huì)實(shí)踐中的利用，不同程度會(huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，也就是體現(xiàn)了利用檔案的作用和價(jià)值，通過信息反饋而求得。而要取得這種信息，事先必須有所了解和掌握，即在利用時(shí)有目的地作些深層次了解，并一一記錄在案，以利日后跟蹤調(diào)查。
(三)有了利用實(shí)例，不求匯集編發(fā)重返社會(huì)。有些館雖也注重檔案利用信息反饋工作，收集有價(jià)值的檔案利用實(shí)例，但只是作為檔案目標(biāo)管理認(rèn)證和達(dá)標(biāo)的材料，因此收集后就將實(shí)例束之高閣，不匯編發(fā)表，重返社會(huì)，影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。如果將利用實(shí)例編發(fā)，不但會(huì)促進(jìn)檔案的開發(fā)利用，使社會(huì)和全民更加認(rèn)識(shí)檔案、了解檔案，使檔案的使用價(jià)值得到進(jìn)一步發(fā)揮，而且可大大提高檔案館的社會(huì)地位和知名度。
(四)編研工作滯后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上檔案信息資源的開發(fā)利用需要。因?yàn)?，利用單位不了解館藏情況，即你館藏中究竟有些什么資料可供社會(huì)利用。因此，檔案管理人員必須了解信息社會(huì)動(dòng)向和需求，結(jié)合館藏實(shí)際，有目的、有計(jì)劃地編研一些參考性、指導(dǎo)性的資料，提供社會(huì)利用。然而，各地各級(jí)檔案館編研工作滯后，跟不上社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需求，影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。
二、檔案館應(yīng)在了解和掌握檔案利用實(shí)際效益上下功夫。
綜觀各地各級(jí)檔案館都能夠把每年檔案資料查閱利用情況反映出來，即某某年查閱有多少人次、多少卷(冊(cè))檔案，但該年數(shù)百人次、數(shù)百卷(冊(cè))檔案，有什么社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益呢?卻一無所知或知之不多。為此，筆者認(rèn)為檔案館查閱利用情況需要了解和統(tǒng)計(jì)，但更重要的要從了解和掌握檔案利用實(shí)際效益上下功夫，即了解其查閱利用目的和所產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。要想取得成果，除了要求利用者主動(dòng)反饋信息外，檔案館亦可進(jìn)行跟蹤調(diào)查。調(diào)查收集檔案利用實(shí)際效益，主要有以下六大作用：
(一)有利于了解檔案的價(jià)值和作用?！稒n案法》第二條稱：“本法所稱的檔案是……對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！钡私鈾n案是否具有保存價(jià)值，最重要的一點(diǎn)是要提供利用。如果檔案不再利用，最有價(jià)值的檔案也就失去保存的意義。而只有通過檔案的利用和開發(fā)，才能了解檔案的價(jià)值。過去不少單位和領(lǐng)導(dǎo)，為什么對(duì)檔案工作不夠重視和支持，主要一個(gè)原因是檔案部門長(zhǎng)期處在“封閉”狀態(tài)，單位和領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為檔案不能給本單位出效益、出成果。其實(shí)無數(shù)事例證明，這完全是一種偏見和誤解。有保存價(jià)值的檔案，一般都具有利用價(jià)值，但其價(jià)值的大小，必須通過利用，一旦利用一定會(huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
(二)有利于檔案的鑒定工作。眾所周知，檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期、短期三種，檔案到了規(guī)定的保管期限，就要組織鑒定，確定其銷毀還是延長(zhǎng)保管期限。而檔案的價(jià)值是鑒定時(shí)必須考慮的一個(gè)重要因素。檔案利用頻率高、周期長(zhǎng)，即使已到規(guī)定的保管期限，也應(yīng)繼續(xù)延長(zhǎng)其保管期限；反之，檔案利用率較低，保存價(jià)值不大，即使未到規(guī)定的保管期限，亦應(yīng)降低其保管期限。通過調(diào)查收集檔案利用的實(shí)際效益，大大有利檔案的鑒定工作。
(三)有利于了解和掌握檔案利用信息，進(jìn)一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。通過實(shí)際效益的調(diào)查和收集，可以進(jìn)一步了解社會(huì)和市場(chǎng)對(duì)檔案利用的需求和利用者的心理，從而改進(jìn)我們的服務(wù)形式，拓寬利用渠道，使更多的利用者了解檔案，熟檔案，利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。如果我們不重視調(diào)查和收集檔案利用的實(shí)際效益，檔案利用渠道就無法拓寬，亦影響檔案價(jià)值作用的充分發(fā)揮。
(四)有利于編發(fā)檔案利用實(shí)例，加大檔案宣傳工作力度。通過調(diào)查和了解收集檔案利用的實(shí)際效益，取得一個(gè)又一個(gè)的利用實(shí)例，充分體現(xiàn)檔案的保存和利用價(jià)值，并篩選、整理，編印成小冊(cè)子，下發(fā)至基層和領(lǐng)導(dǎo)，使他們了解檔案的作用，這要比空喊幾句檔案工作重要強(qiáng)得多。尤對(duì)不太了解檔案、不熟悉檔案價(jià)值的同志來說，更是一個(gè)實(shí)際的宣傳和教育，使他們通過例證，了解檔案，支持檔案工作。
(五)有利于檔案館業(yè)務(wù)工作實(shí)績(jī)的體現(xiàn)。檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容很多，而開發(fā)利用檔案信息資源應(yīng)該是業(yè)務(wù)工作的“主體工程”，因?yàn)?，收集和管理檔案的根本目的，是為了利用，否則就失去保存檔案的意義。而要衡量一個(gè)館的工作與實(shí)績(jī)，在業(yè)務(wù)工作上，開發(fā)利用檔案信息資源最能說明問題了。用戶通過利用你的檔案，獲取了社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，這就是你工作的實(shí)績(jī)。如果既統(tǒng)計(jì)利用數(shù)據(jù)，又注意了解檔案的實(shí)際效益，那你的實(shí)績(jī)就有血有肉。三、開發(fā)利用檔案信息資源，獲得檔案實(shí)際效益的基本做法
(一)認(rèn)真做好查(借)閱登記工作。查(借)閱登記是各館在檔案查(借)閱時(shí)必須做的一項(xiàng)工作。在登記時(shí)，一要認(rèn)真負(fù)責(zé)，按項(xiàng)目一一填寫清楚，必須填寫的項(xiàng)目不要漏填；二要把查(借)閱檔案的利用目的，填寫清楚，不可填寫得太簡(jiǎn)單，如“工作參考”等，而應(yīng)填明作那一項(xiàng)工作參考，填明具體內(nèi)容和將起到的作用和效益，這樣便于提供實(shí)際效益的線索和確定有否必要進(jìn)行跟蹤調(diào)查等。
(二)建立用戶聯(lián)系制度。檔案在查(借)閱時(shí)，一般不會(huì)產(chǎn)生效益，而要通過實(shí)踐，才能反映出檔案的實(shí)
際價(jià)值，產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此，為了及時(shí)取利用信息，可以建立用戶聯(lián)系制度，即把用戶的姓名、單位地址、聯(lián)系電話和郵編等一一登記在冊(cè)，以便與用戶聯(lián)系。檔案館亦可把自己的聯(lián)系人和聯(lián)系電話告訴用戶，以利用戶及時(shí)反饋信息。同時(shí)，也可定期召開用戶座談會(huì)，以利加強(qiáng)與用戶聯(lián)系，改進(jìn)我們的工作和服務(wù)方法，更好地為社會(huì)和用戶服務(wù)。
(三)分發(fā)檔案信息反饋表。即在用戶查(借)閱檔案后發(fā)給一張檔案利用信息反饋表，主要內(nèi)容包括利用單位、利用人、時(shí)間、案卷名稱和獲取的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益。特別是效益要寫得具體一點(diǎn)，應(yīng)有時(shí)間、地點(diǎn)、人物和具體事例。
(四)及時(shí)編發(fā)檔案利用社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益實(shí)例。反饋的信息仍要通過編輯再重返社會(huì)，這樣既可進(jìn)一步宣傳檔案的作用和價(jià)值，又可使社會(huì)各界進(jìn)一步了解檔案、熟悉檔案，來利用檔案。特別要將實(shí)例送給有關(guān)部門(單位)的領(lǐng)導(dǎo)，使他們認(rèn)識(shí)檔案作用，支持做好檔案工作。如果把反饋的信息收藏起來，便失去了反饋工作的實(shí)際意義。
