時(shí)間：2022-02-11 01:33:51
序論：在您撰寫人事檔案時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、指導(dǎo)思想和主要目標(biāo)
以為宜興市供電公司實(shí)施人才戰(zhàn)略和人事管理工作提供優(yōu)質(zhì)、高效、快捷服務(wù)為目的，狠抓基礎(chǔ)建設(shè)，做好信息的采集和維護(hù)，為企業(yè)人事決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使公司人事檔案工作實(shí)現(xiàn)達(dá)二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)單位的目標(biāo)。
從2002年到2005年，全公司人事檔案工作基本實(shí)現(xiàn)以下主要目標(biāo)：
（一）、紙質(zhì)檔案：
1、在進(jìn)一步健全收集工作規(guī)章制度和完善收集網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，注意在收集材料的完備、及時(shí)、準(zhǔn)確三方面下功夫，堅(jiān)決把好“入口關(guān)”，切實(shí)提高歸檔材料的質(zhì)量，做好紙質(zhì)檔案的規(guī)范化管理工作。
2、嚴(yán)格按照《江蘇省電力公司員工檔案整理工作細(xì)則》、《江蘇省電力公司員工人事檔案工作驗(yàn)考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》的要求，切實(shí)做好人事檔案的整理工作，保證每卷檔案的完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用。
（二）、電子檔案：
在做好紙質(zhì)檔案的規(guī)范化管理工作的同時(shí)，注意搞好電子檔案。
1、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
公司使用人事檔案管理信息系統(tǒng)，并按照訪問快捷準(zhǔn)確、安全可靠的原則，建成公司系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫實(shí)體，使人事檔案信息查借閱、轉(zhuǎn)遞及數(shù)據(jù)的提取和統(tǒng)計(jì)分析等工作主要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行。
2、多媒體檔案材料
將員工在工作、學(xué)習(xí)和生產(chǎn)一線的動(dòng)態(tài)影像、聲音、圖片與考核、考察材料融為一體，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或投影設(shè)備顯示出來，不僅提供被任免干部的外觀形象、氣質(zhì)、性格、口頭表達(dá)能力和處事風(fēng)格等，以便對(duì)任免人選有一個(gè)比較全面、直觀和生動(dòng)的了解，從而提高知人、識(shí)人的深度和廣度。
3、多媒體檔案材料保管和維護(hù)
以大容量、高速磁盤或光盤介質(zhì)為電子多媒體信息的存儲(chǔ)介質(zhì)，并按照科學(xué)的備份和保管制度進(jìn)行備份和保管。同時(shí)注意對(duì)信息進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的采集、分類、更新和維護(hù)。
4、多媒體檔案材料使用
通過實(shí)用、良好的操作界面，方便用戶對(duì)有關(guān)材料的查詢和使用。注意對(duì)人事信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和預(yù)測(cè)，為人事決策提供參考。
5、多媒體信息系統(tǒng)保密和安全
建立網(wǎng)絡(luò)防火墻，通過引進(jìn)安全可靠的防攻擊系統(tǒng)，建立科學(xué)的訪問、利用管理體制，來保證電子檔案材料的保密和安全。
（三）基礎(chǔ)建設(shè)版權(quán)所有
我公司配備專用的人事檔案管理專用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及數(shù)據(jù)備份設(shè)備。
照目標(biāo)管理的有關(guān)規(guī)定，公司員工人事檔案實(shí)現(xiàn)“三室分開”（庫房、辦公室、閱覽室）,管理檔案庫房面積32平方米，庫房的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）安全措施工作到位。
二、現(xiàn)階段主要任務(wù)
2002—2003年開展員工人事檔案的整理工作。
2004年公司達(dá)員工人事檔案管理二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)單位。結(jié)合人事檔案管理工作，為人事檔案管理人員舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班進(jìn)行培訓(xùn)。
2005年初步建成同行領(lǐng)先和具有江蘇特色的數(shù)字化人事檔案館框架。
三、實(shí)現(xiàn)措施
1、提高思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)做好人事檔案工作的責(zé)任感和緊迫感。
人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，是人事工作中一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)工作。人事檔案管理人員要在思想上充分認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性，增強(qiáng)做好人事檔案工作的責(zé)任感、光榮感和緊迫感。
2、運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)員工人事檔案的科學(xué)管理
2004年運(yùn)用員工人事檔案管理系統(tǒng)，建立計(jì)算機(jī)人事信息使用點(diǎn)，使多媒體檔案材料的采集、維護(hù)、檢索和利用更加方便。穩(wěn)步推進(jìn)圖象、聲音和錄像片和考核文字材料相結(jié)合的多媒體檔案材料的采集和管理。
3、加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的宏觀業(yè)務(wù)檢查指導(dǎo)工作
公司有計(jì)劃的開展人事檔案目標(biāo)管理工作，及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)有關(guān)文件規(guī)定，接受上級(jí)公司對(duì)我公司檔案管理工作的檢查監(jiān)督與考核，并組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)研討活動(dòng)，提高公司的人事檔案管理水平。
4、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高人事檔案管理人員運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理檔案的能力
應(yīng)屆畢業(yè)生的人事檔案存放單位可以是以下三種情況:
1、生源地:由所在地級(jí)市的人社局下屬人才交流中心接收,并由個(gè)人去辦理托管手續(xù)。這種方式比較適合準(zhǔn)備在生源地范圍內(nèi)就業(yè)的畢業(yè)生和暫時(shí)不想就業(yè)的畢業(yè)生。
2、學(xué)校:待落實(shí)工作單位后,將戶籍和檔案遷至工作單位所在地,申請(qǐng)檔案留校超過兩年仍未落實(shí)工作的,學(xué)校將其檔案和戶口遷回生源地,學(xué)校不再為其發(fā)放就業(yè)報(bào)到證。
3、就業(yè)或人才交流中心:這種方式比較適合準(zhǔn)備考研、創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生。
（來源：文章屋網(wǎng) ）
關(guān)鍵詞:檔案 知情權(quán) 服務(wù)意識(shí)
1995年國(guó)家人事部首次提出“人事”， 這是人事管理大膽改革的舉措，是為了適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求而推行的一種新型的人事管理社會(huì)化方式。與之相關(guān)的人員的人事檔案管理工作由人事機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，則標(biāo)志著人事檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化、社會(huì)化，改變了人事檔案純屬單位所有的弊端。但是隨著人事制度的進(jìn)一步推行，人事檔案在的過程中逐漸出現(xiàn)了一些問題。如何使人事檔案制度更加完善，是擺在我們面前的一項(xiàng)新任務(wù)。
一、目前人事檔案過程中存在的問題
1.人員對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足
有些人事人員對(duì)人事檔案的重視程度不夠，認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無，對(duì)個(gè)人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪都不清楚，還有的認(rèn)為自己的檔案不在本人所屬的單位，而由檔案機(jī)構(gòu)管理，覺得不放心，甚至有些人還認(rèn)為自己和非人事人員不一樣， 沒有歸屬感。人員不重視個(gè)人檔案只會(huì)使自己的權(quán)益無法得到保障，人員的這些思想觀念如不轉(zhuǎn)變，必然會(huì)給人事檔案工作帶來負(fù)面影響。
2.人事機(jī)構(gòu)對(duì)人員的檔案材料補(bǔ)充、收集、更新緩慢
社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)日新月異，人事人員的經(jīng)歷不斷變化，其人事檔案的內(nèi)容也需要連續(xù)不斷地補(bǔ)充與更新，才能真實(shí)地反映其現(xiàn)實(shí)面貌。而目前的狀況是人事機(jī)構(gòu)對(duì)人員的檔案補(bǔ)充、收集、更新緩慢。各類人員在工作中形成的業(yè)績(jī)考核、職稱考評(píng)、繼續(xù)教育、獎(jiǎng)懲、工資晉升等方面形成的材料十分豐富，如果這些材料收集工作不到位、不及時(shí)，就會(huì)導(dǎo)致許多歸檔范圍內(nèi)的材料流失，破壞人事檔案的完整性。自2004年以來，我單位對(duì)招收的200多名醫(yī)務(wù)人員實(shí)行人事，在查閱這些人員的人事檔案時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)不少人員的檔案材料中缺少年度考核表、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表，晉升工資表，資格考試報(bào)名表等原單位材料，大多數(shù)有的只是學(xué)生檔案、人事人員關(guān)系托管表等材料，而且大多數(shù)檔案是散裝的，很容易造成材料丟失。這不僅給我單位的聘用工作帶來很大的困難，而且直接影響了人員的職稱評(píng)定、工資套改等。
3.人事機(jī)構(gòu)與用人單位職責(zé)不明確，檔案管理制度不健全
人事機(jī)構(gòu)與用人單位工作職責(zé)不明確，在具體操作實(shí)施時(shí)不能落實(shí)協(xié)調(diào)機(jī)制，就會(huì)造成銜接工作的斷層。這在不同程度上影響了人員的人事檔案管理，以致不能充分發(fā)揮人事檔案的作用。機(jī)構(gòu)檔案管理模式仍側(cè)重于一般的接收保管、存放，機(jī)構(gòu)與用人單位銜接不緊，對(duì)人員的檔案重接收，輕開發(fā)利用，檔案大多以原有結(jié)構(gòu)存在，而且檔案裝訂不及時(shí)，檔案材料散亂無章、雜亂無序，利用極不方便。由于人事檔案是個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷的真實(shí)記載，具有連續(xù)性的特點(diǎn)。如果機(jī)構(gòu)的制度不完善、工作效率不高、信息反饋不及時(shí)， 用人單位對(duì)個(gè)人的情況就會(huì)“一無所知”，從而延誤相關(guān)工作。例如在我單位2008年招收的醫(yī)務(wù)人員中，有一位同志在原單位入了黨，成為預(yù)備黨員，這在檔案中有記載，但是機(jī)構(gòu)沒有及時(shí)把信息提供給我單位，所以該同志預(yù)備黨員預(yù)備期的正常轉(zhuǎn)正就受到了影響。
4.人事檔案機(jī)構(gòu)未能轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念
現(xiàn)如今部分人事檔案機(jī)構(gòu)始終未能轉(zhuǎn)變“你求我”的觀念，對(duì)人員動(dòng)向掌握不明，與人員缺少溝通聯(lián)系，有高高在上的思想，服務(wù)態(tài)度過于生硬。用人單位和機(jī)構(gòu)之間常常在材料收集、歸檔時(shí)產(chǎn)生誤差，因?yàn)闄n案存在機(jī)構(gòu)，用人單位管檔人員對(duì)檔案內(nèi)容缺乏了解，而機(jī)構(gòu)在接收用人單位轉(zhuǎn)來材料時(shí)基本不審不看，責(zé)任心不強(qiáng)，服務(wù)意識(shí)差，這就造成檔案內(nèi)容不全或信息偏差，嚴(yán)重影響了檔案信息質(zhì)量。很多具體繁瑣的事務(wù)讓用人單位檔案員代辦，如催繳費(fèi)、催促人員回學(xué)?；蛏吹剞D(zhuǎn)遞學(xué)生檔案、人員流向匯報(bào)、轉(zhuǎn)正定級(jí)通知等。
二、加大對(duì)人事檔案中存在問題的整改力度
1.提高對(duì)人事檔案的重視程度，實(shí)現(xiàn)人事人員的知情權(quán)
切實(shí)執(zhí)行現(xiàn)有規(guī)章制度，大力宣傳人事檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)范圍，將有關(guān)人事檔案政策和規(guī)章制度讓人員知曉，讓更多的人知道人事檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)，人事人員檔案管理原則、管理范圍、對(duì)象及轉(zhuǎn)遞、收集、整理利用規(guī)定等，讓更多的人事人員了解檔案托管的實(shí)際意義。只有將人事檔案托管在人事檔案機(jī)構(gòu)的人才能享受到某些應(yīng)有的待遇，如身份保留、工齡連續(xù)計(jì)算、轉(zhuǎn)正定級(jí)等。在一定范圍內(nèi)將不屬于保密范疇的檔案內(nèi)容向人員公開，實(shí)現(xiàn)公民知情權(quán)，讓當(dāng)事人對(duì)自身的檔案狀況有清晰的了解，認(rèn)識(shí)到檔案是自己的業(yè)績(jī)、信用等方面的一個(gè)體現(xiàn)，逐步改變?nèi)藛T對(duì)檔案的神秘感和漠視感，增強(qiáng)人員的檔案價(jià)值意識(shí)，提高對(duì)人事檔案的重視程度，從另一方面對(duì)人事檔案的真實(shí)性和完整性也起到很好的監(jiān)督作用。
2.及時(shí)收集人員的檔案材料，全面準(zhǔn)確真實(shí)地反映其個(gè)人現(xiàn)實(shí)情況
如何全面和及時(shí)地收集材料，是檔案工作的重中之重。機(jī)構(gòu)與用人單位要注意溝通信息，建立健全人事檔案信息交換聯(lián)系制度，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，機(jī)構(gòu)把需歸檔材料的內(nèi)容及范圍以書面形式發(fā)到用人單位，定期聯(lián)系，用人單位對(duì)人員在工作中形成的人事材料及時(shí)收集、鑒定、登記，年終和機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案移交， 以保證人員的人事檔案真實(shí)性和完整性，全面、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映人員的現(xiàn)實(shí)情況，以提升人事檔案的利用價(jià)值。
3.明確機(jī)構(gòu)與用人單位的職責(zé)，規(guī)范檔案管理的操作程序
人員的人事檔案管理工作須由用人單位和人事檔案機(jī)構(gòu)合作才能完成。所以這就要求雙方在管理工作上觀念要有所轉(zhuǎn)變，用人單位要積極配合人事檔案機(jī)構(gòu)做好檔案材料的收集工作，人事檔案機(jī)構(gòu)也不能僅僅停留在檔案保管上，雙方都要在檔案管理方面做好協(xié)調(diào)工作，著力解決職責(zé)不清、范圍不明、關(guān)系不順、程序不規(guī)范、信息反饋不及時(shí)等問題，弄清楚哪些是機(jī)構(gòu)的職責(zé)、哪些是用人單位的職責(zé)。制定出可操作的具體措施，明確人事機(jī)構(gòu)和用人單位的職責(zé)范圍、工作程序等，建立健全一整套包括材料收集、人事檔案保管與保護(hù)、鑒別、查(借)閱、轉(zhuǎn)遞、與人員和用人單位定期聯(lián)系等方面的規(guī)章制度。做到有章可循，有法可依，規(guī)范管理，使人事人員的人事檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)法制化、規(guī)范化和科學(xué)化。
4.增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高檔案管理人員自身素質(zhì)，優(yōu)化人事檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量
檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作。檔案管理人員是人事檔案工作的主體，必須熟悉國(guó)家人事政策和法律法規(guī)，了解人事制度，掌握人事檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能。檔案管理人員一定要不斷提高自身素質(zhì)，切實(shí)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量，特別注重解決或多或少地存在的官僚思想和居高臨下、服務(wù)態(tài)度生硬等現(xiàn)實(shí)問題，由現(xiàn)在的被動(dòng)式服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，不斷拓展、延伸服務(wù)功能，主動(dòng)與用人單位及人員溝通、聯(lián)系，搭建一個(gè)雙方充分了解的平臺(tái)，營(yíng)造一個(gè)和諧的工作環(huán)境，為用人單位和人事人員提供優(yōu)質(zhì)、方便、快捷、高效的服務(wù)。
5.實(shí)現(xiàn)人員人事檔案信息化管理，發(fā)揮人事檔案的信息功能
人事檔案信息開發(fā)是促進(jìn)人力資源合理配置的重要手段，人事檔案機(jī)構(gòu)在處理好開發(fā)利用和保密的前提下，建立人員人事檔案管理信息系統(tǒng)和相應(yīng)的信息連接，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共聯(lián)，憑借網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，以現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，實(shí)現(xiàn)個(gè)人基本信息的聯(lián)機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，提高實(shí)際利用率，實(shí)現(xiàn)信息共享，向企事業(yè)單位和政府決策等提供人事人員的基本信息。用人單位可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，不受時(shí)間、地域的限制，快捷方便地查閱本單位所屬人事人員的電子檔案，諸如社會(huì)保險(xiǎn)繳納、學(xué)歷、職稱、履歷等信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享，既減少了檔案人員工作量， 又使人事檔案信息資源得到充分利用，為促進(jìn)人力資源的合理配置提供有效的途徑，為用人單位在發(fā)展、培養(yǎng)、選拔使用人才上提供堅(jiān)實(shí)可靠的材料。
實(shí)行人事檔案制度是人事制度改革過程中的新事物，這項(xiàng)制度的出發(fā)點(diǎn)是正確的，關(guān)鍵要進(jìn)一步細(xì)化措施，分清職責(zé)，規(guī)范操作。只有如此，才能真正發(fā)揮人事檔案制度的優(yōu)勢(shì)，打造堅(jiān)實(shí)的人才服務(wù)平臺(tái)，為企事業(yè)單位的改革和發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
1.丁忠利.高校人事工作淺議[J].銅陵學(xué)院學(xué)報(bào)，2004(4).
2.潘中喜.人事與高校用人制度改革[J].北京廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2005(2).
1、人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用。
2、人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)以及開具考研等相關(guān)證明時(shí)，都需要使用檔案。
（來源：文章屋網(wǎng) ）
關(guān)鍵詞:檔案 知情權(quán) 服務(wù)意識(shí)
1995年國(guó)家人事部首次提出“人事”, 這是人事管理大膽改革的舉措,是為了適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求而推行的一種新型的人事管理社會(huì)化方式。與之相關(guān)的人員的人事檔案管理工作由人事機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé),則標(biāo)志著人事檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化、社會(huì)化,改變了人事檔案純屬單位所有的弊端。但是隨著人事制度的進(jìn)一步推行,人事檔案在的過程中逐漸出現(xiàn)了一些問題。如何使人事檔案制度更加完善,是擺在我們面前的一項(xiàng)新任務(wù)。
一、目前人事檔案過程中存在的問題
1.人員對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足
有些人事人員對(duì)人事檔案的重視程度不夠,認(rèn)為只要有一份好工作就行了,檔案可有可無,對(duì)個(gè)人檔案采取忽視的態(tài)度,有些人連自己的人事檔案在哪都不清楚,還有的認(rèn)為自己的檔案不在本人所屬的單位,而由檔案機(jī)構(gòu)管理,覺得不放心,甚至有些人還認(rèn)為自己和非人事人員不一樣, 沒有歸屬感。人員不重視個(gè)人檔案只會(huì)使自己的權(quán)益無法得到保障,人員的這些思想觀念如不轉(zhuǎn)變,必然會(huì)給人事檔案工作帶來負(fù)面影響。
2.人事機(jī)構(gòu)對(duì)人員的檔案材料補(bǔ)充、收集、更新緩慢
社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)日新月異,人事人員的經(jīng)歷不斷變化,其人事檔案的內(nèi)容也需要連續(xù)不斷地補(bǔ)充與更新,才能真實(shí)地反映其現(xiàn)實(shí)面貌。而目前的狀況是人事機(jī)構(gòu)對(duì)人員的檔案補(bǔ)充、收集、更新緩慢。各類人員在工作中形成的業(yè)績(jī)考核、職稱考評(píng)、繼續(xù)教育、獎(jiǎng)懲、工資晉升等方面形成的材料十分豐富,如果這些材料收集工作不到位、不及時(shí),就會(huì)導(dǎo)致許多歸檔范圍內(nèi)的材料流失,破壞人事檔案的完整性。自2004年以來,我單位對(duì)招收的200多名醫(yī)務(wù)人員實(shí)行人事,在查閱這些人員的人事檔案時(shí),我們發(fā)現(xiàn)不少人員的檔案材料中缺少年度考核表、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表,晉升工資表,資格考試報(bào)名表等原單位材料,大多數(shù)有的只是學(xué)生檔案、人事人員關(guān)系托管表等材料,而且大多數(shù)檔案是散裝的,很容易造成材料丟失。這不僅給我單位的聘用工作帶來很大的困難,而且直接影響了人員的職稱評(píng)定、工資套改等。
3.人事機(jī)構(gòu)與用人單位職責(zé)不明確,檔案管理制度不健全
人事機(jī)構(gòu)與用人單位工作職責(zé)不明確,在具體操作實(shí)施時(shí)不能落實(shí)協(xié)調(diào)機(jī)制,就會(huì)造成銜接工作的斷層。這在不同程度上影響了人員的人事檔案管理,以致不能充分發(fā)揮人事檔案的作用。機(jī)構(gòu)檔案管理模式仍側(cè)重于一般的接收保管、存放,機(jī)構(gòu)與用人單位銜接不緊,對(duì)人員的檔案重接收,輕開發(fā)利用,檔案大多以原有結(jié)構(gòu)存在,而且檔案裝訂不及時(shí),檔案材料散亂無章、雜亂無序,利用極不方便。由于人事檔案是個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷的真實(shí)記載,具有連續(xù)性的特點(diǎn)。如果機(jī)構(gòu)的制度不完善、工作效率不高、信息反饋不及時(shí), 用人單位對(duì)個(gè)人的情況就會(huì)“一無所知”,從而延誤相關(guān)工作。例如在我單位2008年招收的醫(yī)務(wù)人員中,有一位同志在原單位入了黨,成為預(yù)備黨員,這在檔案中有記載,但是機(jī)構(gòu)沒有及時(shí)把信息提供給我單位,所以該同志預(yù)備黨員預(yù)備期的正常轉(zhuǎn)正就受到了影響。
4.人事檔案機(jī)構(gòu)未能轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念
現(xiàn)如今部分人事檔案機(jī)構(gòu)始終未能轉(zhuǎn)變“你求我”的觀念,對(duì)人員動(dòng)向掌握不明,與人員缺少溝通聯(lián)系,有高高在上的思想,服務(wù)態(tài)度過于生硬。用人單位和機(jī)構(gòu)之間常常在材料收集、歸檔時(shí)產(chǎn)生誤差,因?yàn)闄n案存在機(jī)構(gòu),用人單位管檔人員對(duì)檔案內(nèi)容缺乏了解,而機(jī)構(gòu)在接收用人單位轉(zhuǎn)來材料時(shí)基本不審不看,責(zé)任心不強(qiáng),服務(wù)意識(shí)差,這就造成檔案內(nèi)容不全或信息偏差,嚴(yán)重影響了檔案信息質(zhì)量。很多具體繁瑣的事務(wù)讓用人單位檔案員代辦,如催繳費(fèi)、催促人員回學(xué)?；蛏吹剞D(zhuǎn)遞學(xué)生檔案、人員流向匯報(bào)、轉(zhuǎn)正定級(jí)通知等。
二、加大對(duì)人事檔案中存在問題的整改力度
1.提高對(duì)人事檔案的重視程度,實(shí)現(xiàn)人事人員的知情權(quán)
切實(shí)執(zhí)行現(xiàn)有規(guī)章制度,大力宣傳人事檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)范圍,將有關(guān)人事檔案政策和規(guī)章制度讓人員知曉,讓更多的人知道人事檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé),人事人員檔案管理原則、管理范圍、對(duì)象及轉(zhuǎn)遞、收集、整理利用規(guī)定等,讓更多的人事人員了解檔案托管的實(shí)際意義。只有將人事檔案托管在人事檔案機(jī)構(gòu)的人才能享受到某些應(yīng)有的待遇,如身份保留、工齡連續(xù)計(jì)算、轉(zhuǎn)正定級(jí)等。在一定范圍內(nèi)將不屬于保密范疇的檔案內(nèi)容向人員公開,實(shí)現(xiàn)公民知情權(quán),讓當(dāng)事人對(duì)自身的檔案狀況有清晰的了解,認(rèn)識(shí)到檔案是自己的業(yè)績(jī)、信用等方面的一個(gè)體現(xiàn),逐步改變?nèi)藛T對(duì)檔案的神秘感和漠視感,增強(qiáng)人員的檔案價(jià)值意識(shí),提高對(duì)人事檔案的重視程度,從另一方面對(duì)人事檔案的真實(shí)性和完整性也起到很好的監(jiān)督作用。
2.及時(shí)收集人員的檔案材料,全面準(zhǔn)確真實(shí)地反映其個(gè)人現(xiàn)實(shí)情況
如何全面和及時(shí)地收集材料,是檔案工作的重中之重。機(jī)構(gòu)與用人單位要注意溝通信息,建立健全人事檔案信息交換聯(lián)系制度,建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò),機(jī)構(gòu)把需歸檔材料的內(nèi)容及范圍以書面形式發(fā)到用人單位,定期聯(lián)系,用人單位對(duì)人員在工作中形成的人事材料及時(shí)收集、鑒定、登記,年終和機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案移交, 以保證人員的人事檔案真實(shí)性和完整性,全面、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映人員的現(xiàn)實(shí)情況,以提升人事檔案的利用價(jià)值。
3.明確機(jī)構(gòu)與用人單位的職責(zé),規(guī)范檔案管理的操作程序
人員的人事檔案管理工作須由用人單位和人事檔案機(jī)構(gòu)合作才能完成。所以這就要求雙方在管理工作上觀念要有所轉(zhuǎn)變,用人單位要積極配合人事檔案機(jī)構(gòu)做好檔案材料的收集工作,人事檔案機(jī)構(gòu)也不能僅僅停留在檔案保管上,雙方都要在檔案管理方面做好協(xié)調(diào)工作,著力解決職責(zé)不清、范圍不明、關(guān)系不順、程序不規(guī)范、信息反饋不及時(shí)等問題,弄清楚哪些是機(jī)構(gòu)的職責(zé)、哪些是用人單位的職責(zé)。制定出可操作的具體措施,明確人事機(jī)構(gòu)和用人單位的職責(zé)范圍、工作程序等,建立健全一整套包括材料收集、人事檔案保管與保護(hù)、鑒別、查(借)閱、轉(zhuǎn)遞、與人員和用人單位定期聯(lián)系等方面的規(guī)章制度。做到有章可循,有法可依,規(guī)范管理,使人事人員的人事檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)法制化、規(guī)范化和科學(xué)化。
4.增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),提高檔案管理人員自身素質(zhì),優(yōu)化人事檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量
檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作。檔案管理人員是人事檔案工作的主體,必須熟悉國(guó)家人事政策和法律法規(guī),了解人事制度,掌握人事檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能。檔案管理人員一定要不斷提高自身素質(zhì),切實(shí)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng),增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),提高服務(wù)質(zhì)量,特別注重解決或多或少地存在的官僚思想和居高臨下、服務(wù)態(tài)度生硬等現(xiàn)實(shí)問題,由現(xiàn)在的被動(dòng)式服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變,不斷拓展、延伸服務(wù)功能,主動(dòng)與用人單位及人員溝通、聯(lián)系,搭建一個(gè)雙方充分了解的平臺(tái),營(yíng)造一個(gè)和諧的工作環(huán)境,為用人單位和人事人員提供優(yōu)質(zhì)、方便、快捷、高效的服務(wù)。
5.實(shí)現(xiàn)人員人事檔案信息化管理,發(fā)揮人事檔案的信息功能
人事檔案信息開發(fā)是促進(jìn)人力資源合理配置的重要手段,人事檔案機(jī)構(gòu)在處理好開發(fā)利用和保密的前提下,建立人員人事檔案管理信息系統(tǒng)和相應(yīng)的信息連接,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共聯(lián),憑借網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì),以現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)化管理模式,實(shí)現(xiàn)個(gè)人基本信息的聯(lián)機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢,提高實(shí)際利用率,實(shí)現(xiàn)信息共享,向企事業(yè)單位和政府決策等提供人事人員的基本信息。用人單位可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),不受時(shí)間、地域的限制,快捷方便地查閱本單位所屬人事人員的電子檔案,諸如社會(huì)保險(xiǎn)繳納、學(xué)歷、職稱、履歷等信息,實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享,既減少了檔案人員工作量, 又使人事檔案信息資源得到充分利用,為促進(jìn)人力資源的合理配置提供有效的途徑,為用人單位在發(fā)展、培養(yǎng)、選拔使用人才上提供堅(jiān)實(shí)可靠的材料。
實(shí)行人事檔案制度是人事制度改革過程中的新事物,這項(xiàng)制度的出發(fā)點(diǎn)是正確的,關(guān)鍵要進(jìn)一步細(xì)化措施,分清職責(zé),規(guī)范操作。只有如此,才能真正發(fā)揮人事檔案制度的優(yōu)勢(shì),打造堅(jiān)實(shí)的人才服務(wù)平臺(tái),為企事業(yè)單位的改革和發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn):
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我在我們縣勞動(dòng)局的人才交流中心實(shí)習(xí),因?yàn)檎灯甙嗽麻g,正是各高校將畢業(yè)生檔案寄回畢業(yè)生戶籍所在地的高峰時(shí)段,所以登記和查收當(dāng)天收到的來自各地高校的學(xué)生檔案便成了我首要任務(wù).
我本以為檔案的查收工作是一項(xiàng)很簡(jiǎn)單的工作，就是從傳答室把寄到的檔案拿過來，然后登記編下號(hào)，事實(shí)上卻并非如此，也沒我想象的那么簡(jiǎn)單．檔案的查收工作主要有以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：即檔案的核查﹑問題檔案的處理﹑寄回執(zhí)和檔案登記編號(hào)．下面我就來具體介紹下每一個(gè)環(huán)節(jié)的具體操作內(nèi)容．
首先是檔案的核查，顧名思義就是檔案的核對(duì)和檢查．這一環(huán)節(jié)具體分為兩個(gè)步驟．第一步是檔案的核對(duì)，即三對(duì)，對(duì)數(shù)量，對(duì)姓名，對(duì)原籍地址．對(duì)數(shù)量，就是將校方提供的清單上的檔案數(shù)量與實(shí)際收到的檔案數(shù)量進(jìn)行核對(duì)，看看兩者是否有出入；對(duì)姓名，就是對(duì)檔案的所有人進(jìn)行核實(shí)，是否與校方提供的名單一致；對(duì)原籍地址，這一步看似可有可無，其實(shí)很關(guān)鍵，由于我國(guó)文化的特殊性，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)同名同姓﹑同名同姓異性等情況，因此也不排除會(huì)因這種原因而把檔案錯(cuò)寄，為了及時(shí)排除這種可能性，必須認(rèn)真核對(duì)檔案袋上畢業(yè)生原籍，以免帶來更多不必要的麻煩．第二步是對(duì)檔案內(nèi)容的檢查，大家都見過人事檔案袋，在這類檔案袋的封面上都已將檔案內(nèi)所包含的資料標(biāo)明，我們的任務(wù)就是按圖索驥，根據(jù)檔案袋上所標(biāo)明的數(shù)量進(jìn)行逐一核對(duì)，將存在問題的檔案找出登記，其中常見的問題主要有以下兩個(gè)：資料的缺失和資料的錯(cuò)放．這些問題表明，各高校在檔案管理方面存在著一定的問題．筆者曾在去年參加過學(xué)校內(nèi)畢業(yè)生檔案的整理工作，認(rèn)為學(xué)校檔案整理工作在某些環(huán)節(jié)上規(guī)范性不足有待提高．尤其在組織人員方面，對(duì)工作人員的專業(yè)素質(zhì)沒有嚴(yán)格要求，沒有考慮到檔案管理專業(yè)學(xué)生的專業(yè)優(yōu)勢(shì)．
其次是問題檔案的處理．這一環(huán)節(jié)主要是對(duì)在檔案核查這個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的問題檔案進(jìn)行處理．該環(huán)節(jié)的工作是以學(xué)校為單位，當(dāng)核查完當(dāng)年某所學(xué)校寄返的畢業(yè)生檔案后，通過電話聯(lián)系校方集中處理存在問題的檔案，如退返錯(cuò)寄檔案，學(xué)校補(bǔ)寄錯(cuò)﹑漏﹑失的檔案和相關(guān)資料．
接下來是把回執(zhí)寄回學(xué)校,由于畢業(yè)生的檔案是通過郵寄的方式寄返的，因此在完成對(duì)檔案的核查及問題檔案處理等環(huán)節(jié)后，務(wù)必把回執(zhí)寄回學(xué)校，表明你方已收到檔案，這樣一來，就說明學(xué)校向原籍人事部門移交學(xué)生檔案的工作已經(jīng)結(jié)束．
最后是檔案的登記編號(hào)．對(duì)收到的畢業(yè)生檔案進(jìn)行登記編號(hào)是為了便于統(tǒng)一管理和以后查找．根據(jù)根據(jù)各地人事部門相關(guān)政策，學(xué)生畢業(yè)時(shí)其檔案將由學(xué)校統(tǒng)一寄回其原戶籍所在地的人才交流中心保管，這樣一來，既加強(qiáng)了對(duì)畢業(yè)生檔案的管理，有效的防止了檔案的流失，同時(shí)又解決了長(zhǎng)期以來困擾各高校的掛靠在學(xué)校的應(yīng)屆畢業(yè)生檔案只增不減的問題．檔案的登記編號(hào)除了有助于檔案的集中同一管理，更重要的目的為了以后的查找，以提高機(jī)關(guān)單位的辦事效率．對(duì)此各地的人才交流中心都備有畢業(yè)生檔案登記冊(cè)，以便對(duì)本年內(nèi)的應(yīng)屆生檔案進(jìn)行隨機(jī)登記和編號(hào)，等到有應(yīng)屆生憑有效證明來取檔案或者相關(guān)資料時(shí)，辦事人員就可以根據(jù)登記冊(cè)上的編號(hào)到檔案室取檔案，這樣不僅縮短了辦事時(shí)間，又提高了機(jī)關(guān)辦事效率．
以上就是檔案查收工作的四個(gè)環(huán)節(jié)，四個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，其中第一個(gè)環(huán)節(jié)是整項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，而第四個(gè)環(huán)節(jié)既是整項(xiàng)工作的關(guān)鍵，同時(shí)也是人事部門所有檔案管理工作的基礎(chǔ)，由此可見，第四環(huán)節(jié)檔案登記編號(hào)工作對(duì)于人事機(jī)關(guān)日常工作的重要性，那么，我認(rèn)為要提高人事機(jī)關(guān)日常工作整體的工作效率，就應(yīng)該從這第四環(huán)節(jié)入手，那么怎么樣才能使這一環(huán)節(jié)的工作有質(zhì)的飛躍呢？
關(guān)鍵詞：人事檔案；人事管理；社會(huì)價(jià)值；職工檔案
人事檔案和一個(gè)人的生活和工作息息相關(guān)，極其重要。它是一個(gè)人的人生軌跡，是一個(gè)人的歷史記錄；它認(rèn)定一個(gè)人的身份、功績(jī)、婚姻狀況，涉及到政審手續(xù)、職稱申報(bào)調(diào)整工資養(yǎng)老保險(xiǎn)等多方面的具體事務(wù)。下面逐做例舉。
一、人事檔案管理的社會(huì)價(jià)值
人事檔案的社會(huì)價(jià)值巨大，在我國(guó)人事管理制度中頗具特點(diǎn)，它不僅僅具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，還具有重要的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。無論什么情況，只要進(jìn)行人事管理活動(dòng)，就會(huì)形成相關(guān)的人事資料，就需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等人事檔案工作，人事檔案就具有存在和利用的社會(huì)價(jià)值。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，隨著社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，信息已成為重要的社會(huì)資源，信息的收集和利用也是一項(xiàng)具有戰(zhàn)略意義的社會(huì)工程，作為人員信息主要載體的人事檔案有了更加廣闊的價(jià)值空間。市場(chǎng)人力資源的合理配置、企業(yè)和從業(yè)者之間的溝通和聯(lián)系、企業(yè)自身的人事管理和人才培養(yǎng)、日趨社會(huì)化的人事管理和社會(huì)保障工作等都需要真實(shí)、科學(xué)的人員信息為依據(jù)、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，離不開人事檔案工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。
二、我國(guó)人事檔案管理中存在的主要問題
人事檔案是對(duì)一個(gè)職工的個(gè)人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)和工作成績(jī)的原始記錄，是職工享受各種社會(huì)待遇的憑據(jù)以及解決勞動(dòng)糾紛的依據(jù)。它關(guān)系到職工的切身利益。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和社會(huì)的發(fā)展，原有的企事業(yè)人事檔案管理辦法已經(jīng)不能滿足社會(huì)的發(fā)展和新型勞動(dòng)力市場(chǎng)的需求，在工作中遇到了很多問題。
1. 人事檔案管理政出多門。
現(xiàn)有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)制時(shí)期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢(shì)。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動(dòng)服務(wù)中心、勞動(dòng)部門所屬就業(yè)服務(wù)中心、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、企事業(yè)單位的主管部門以及有人事管理權(quán)的國(guó)有企事業(yè)單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統(tǒng)“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動(dòng)的障礙之一，又是影響人事檔案管理質(zhì)量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理上，個(gè)別部門拘泥于傳統(tǒng)管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。
2. 部分企事業(yè)的職工檔案存在著客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差的問題。
沒有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯(cuò)漏百出。職工檔案中記載的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間前后不一致，工作經(jīng)歷記錄不完整等。一些企業(yè)，尤其是私營(yíng)企業(yè)或股份制企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為職工檔案沒什么用，不給新招用的職工建立檔案，甚至隨意更改，給勞動(dòng)保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。
3. 檔案管理的軟硬件不適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，特別是檔案管理人員素質(zhì)急需提高。
檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要從業(yè)人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。多數(shù)檔案室設(shè)備陳舊，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理只滿足于不丟失，裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子里。
三、加強(qiáng)人事檔案工作的主要措施
建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制，要改革現(xiàn)行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統(tǒng)一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動(dòng)機(jī)構(gòu)、勞動(dòng)部門所屬就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)以及政府其它部門所屬的相應(yīng)機(jī)構(gòu)承擔(dān)的人事檔案管理職能剝離出來，將國(guó)有企事業(yè)單位的人事檔案管理權(quán)重新收回來，歸政府所有。
1. 嚴(yán)肅檔案管理。
當(dāng)年人事檔案是極為神圣的，單是“檔案”這個(gè)詞匯就有著極大的威懾力，記得小的時(shí)候，老師就經(jīng)常嚇唬我們說，如果表現(xiàn)不好，你的劣跡會(huì)記入檔案。而到了今天，人事檔案管理卻出現(xiàn)了混亂，如有“工齡越來越早，年齡越來越小，文憑越來越高，資格越來越老”等現(xiàn)象，檔案中甚至還出現(xiàn)了假身份、假學(xué)歷，極大地破壞了檔案的嚴(yán)肅性。為此，人事檔案管理要以制度化、規(guī)范化為基礎(chǔ)，提高檔案的內(nèi)在質(zhì)量，為人事工作提供準(zhǔn)確、真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)。
2. 改善人事檔案管理設(shè)施，提高檔案管理人員素質(zhì)。
現(xiàn)階段的人事檔案管理不論是在檔案保管、保護(hù)還是開展檔案業(yè)務(wù)工作，對(duì)所需的設(shè)施都提出了更高的要求。現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)手段是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)。
