時間：2023-05-15 17:09:47
序論：在您撰寫財務(wù)檔案的管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
1 信托財務(wù)檔案管理的內(nèi)容
信托財務(wù)檔案主要包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告及其他需要保存的會計核算資料?？梢哉f信托財務(wù)檔案管理的這些內(nèi)容與固有業(yè)務(wù)的財務(wù)檔案大體相同，但它的管理方式因為“單獨(dú)記賬、單獨(dú)管理”，以及不同的信托品種在期限上、業(yè)務(wù)核算規(guī)模上、涉及業(yè)務(wù)的種類上等各方面差異的存在，而變得更為繁瑣。
2 信托財務(wù)檔案管理的原則
信托種類、項目繁多，檔案管理的內(nèi)容繁雜，要把信托財務(wù)檔案管理好，檔案管理者必須做到“綱目并舉、經(jīng)緯分明”。只有在日常的管理中打下良好的基礎(chǔ)，做到條理清晰，才能在需要的時候做到“靈活機(jī)動、方便快捷”。
因此，在管理中，應(yīng)以信托項目類型為“綱”，以信托項目名稱為“目”，以檔案資料類型為“經(jīng)”，以時間順序為“緯”，“分散與集中”相結(jié)合，在保證每個信托項目檔案獨(dú)立管理的基礎(chǔ)上，保證信托項目按類有序保管，以便于調(diào)閱、查找。
3 信托財務(wù)檔案管理方式
根據(jù)信托業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，結(jié)合財務(wù)操作的流程，制訂出“四分、兩集中”的管理信托財務(wù)檔案的方式。所謂“四分”：既“分人、分項、分類、分期”。 分人：信托項目數(shù)量繁多，期限長短不一，如所有檔案由一個人管理，并做到條目清晰，整理有序，恐為其難。因此，我們將審核憑證的財務(wù)人員作為檔案管理的最初的管理人員（一般為2-3人），每個“保管人員”直接接觸原始憑證、記賬憑證，并進(jìn)行審核，因此在財務(wù)檔案形成的初期即可做到嚴(yán)格把關(guān)，保證檔案的有效、齊全；分項：每個保管人員根據(jù)“單獨(dú)立賬、單獨(dú)管理”的要求，對自己所管理的檔案根據(jù)信托項目的劃分進(jìn)行分項管理，保證各信托項目財務(wù)檔案相互間的獨(dú)立性，防止不同信托財務(wù)資料的相互混淆，同時便于日常財務(wù)檔案的查找。分類：每個保管人員在分項目保管的基礎(chǔ)上，對保管的檔案應(yīng)進(jìn)行分類管理，主要分為業(yè)務(wù)資料和會計檔案。這里所指的業(yè)務(wù)資料如“信托合同、資產(chǎn)交易合同”等相關(guān)業(yè)務(wù)文件，在信托項目整體運(yùn)作期限內(nèi)，對信托項目財務(wù)操作具有影響，需要隨時調(diào)閱、參考，應(yīng)單獨(dú)歸類管理。
4 信托財務(wù)檔案的分期
檔案的管理在期限上分為三個階段――初級管理人員單獨(dú)管理一年、設(shè)立備查庫統(tǒng)一管理一年、最后歸入檔案庫進(jìn)行整體管理。以會計年度為標(biāo)準(zhǔn)，每個保管人員所管理的檔案期限僅為一年，在年度終了后，整理所管理的檔案，上交檔案管理人員；“上一年度”的財務(wù)檔案因各類檢查、審計或委托人、受益人的要求等原因，調(diào)閱頻度較高，暫存?zhèn)洳闄n案庫，由檔案管理人員統(tǒng)一保管一年，于下一年再轉(zhuǎn)入信托檔案庫與原有檔案進(jìn)行集中管理?！皟杉小笔侵该總€會計年度終了，集中交接財務(wù)檔案，進(jìn)行統(tǒng)一管理，一方面是集中接收上年度各信托項目的檔案資料，轉(zhuǎn)入備查檔案庫，同時將原保管的前一年度的備查檔案轉(zhuǎn)入信托檔案庫，進(jìn)行集中管理；另一方面是指每個信托項目檔案進(jìn)入檔案庫后進(jìn)行集中管理，檔案保管人員應(yīng)將入庫的財務(wù)檔案，按照信托項目名稱及時間順序進(jìn)行整理，使每個信托項目檔案都成為一個獨(dú)立的體系，同時將同一信托類型的檔案進(jìn)行集中管理。
5 信托財務(wù)檔案管理人員的職責(zé)
（一）提高財務(wù)會計人員工作效率。手工記賬時期，會計人員的主要精力是登記各種賬簿和編制會計報表，會計的最主要職能表現(xiàn)為會計核算，而會計的監(jiān)督與管理職能僅體現(xiàn)在漫長手工記賬之后，監(jiān)督的形式主要是事后監(jiān)督與被動監(jiān)督。實(shí)行財務(wù)會計電算化后，一方面會計人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來，在時間上保證了會計人員能夠有效地行使審核、監(jiān)督和財務(wù)會計分析工作；另一方面會計電算化系統(tǒng)中的預(yù)算控制功能不僅可以實(shí)現(xiàn)對單位經(jīng)濟(jì)活動的“時時監(jiān)控”，而且由于實(shí)行對會計電子檔案的有效管理，會計人員可以不用從眾多的紙質(zhì)會計檔案中翻箱倒柜，他們可以打破時間的跨度，方便快捷地完成對歷史會計信息的使用和對未來會計信息進(jìn)行分析，較好地協(xié)助會計人員進(jìn)行預(yù)測、控制和監(jiān)督。
（二）方便決策。企事業(yè)單位的財務(wù)會計人員將歷年的會計資料進(jìn)行加工分析、比較，一方面可以提交給單位的決策者們，讓他們更好決策；另一方面通過這些歷年的會計電子檔案方便快捷地看出本單位以及本部門的過去、現(xiàn)在和將來的財務(wù)狀況、發(fā)展情況與發(fā)展趨勢，使決策者們在遵循國家宏觀政策和市場經(jīng)濟(jì)客觀規(guī)律的前提下，制定出適合單位自身發(fā)展的戰(zhàn)略，從而改善經(jīng)營管理，提高單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。另外，可以基于本單位的財務(wù)會計電子資料設(shè)計出一些有利于企事業(yè)單位管理和決策的數(shù)據(jù)模型，建立相對比較完整的決策支持系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)財務(wù)會計電子數(shù)據(jù)資料的再使用價值。
二、財務(wù)會計電子檔案管理和再使用
要想做好會計電子檔案的管理與再使用工作，必須根據(jù)財務(wù)會計電子檔案的歸集整理、保存和再利用等方面的工作。
（一）財務(wù)會計電子檔案的歸集整理。財務(wù)會計電子檔案的歸集整理是指在一定的時間間隔（通常指一個會計年度），把單位運(yùn)行的財務(wù)軟件系統(tǒng)中所有財務(wù)數(shù)據(jù)備份、存儲到光盤、移動硬盤或?qū)Ｓ糜脖P上。這樣的備份一般是采用多份數(shù)、多介質(zhì)進(jìn)行備份，這樣備份出來的財務(wù)電子數(shù)據(jù)就形成了財務(wù)會計電子檔案。單位的財務(wù)部門應(yīng)由專人保管這些備份的電子檔案，以便在財務(wù)軟件系統(tǒng)或計算機(jī)硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障修復(fù)后能在最短的時間內(nèi)和最小的損失下恢復(fù)財務(wù)會計電算化工作。另外，除備份這些財務(wù)會計電子數(shù)據(jù)，單位的財務(wù)電子檔案管理人員還應(yīng)該對運(yùn)行整個財務(wù)軟件系統(tǒng)的計算機(jī)硬件系統(tǒng)、計算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱與版本、財務(wù)軟件的售后服務(wù)公司情況、相關(guān)系統(tǒng)的使用說明書等進(jìn)行詳細(xì)記錄在冊。在筆者工作過的單位，在20世紀(jì)九十年代中期就開始實(shí)行財務(wù)會計電算化系統(tǒng)，當(dāng)時使用的是單用戶系統(tǒng)軟件，每月的記賬憑證大約有300份，業(yè)務(wù)量不大。之后，在2000年以后，隨著單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量呈幾何級數(shù)的增加，每月要處理的記賬憑證數(shù)達(dá)2，000份，這樣感覺原有的單機(jī)版財務(wù)軟件根本不適應(yīng)單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量增加。為此，單位購買了WINDOWS系統(tǒng)下的網(wǎng)絡(luò)版用友財務(wù)軟件ACCESS版。再后來，到2003年，又換成用友U8版的SQLSERVER財務(wù)軟件系統(tǒng)。在近10年的時間里，財務(wù)軟件更換了好幾次，一方面是因為單位業(yè)務(wù)量的增加；另一方面也是為了適應(yīng)計算機(jī)硬件和操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等軟件系統(tǒng)的變化而變化。在這幾次財務(wù)系統(tǒng)的變化中，單位按要求對財務(wù)會計電子數(shù)據(jù)、財務(wù)軟件系統(tǒng)和計算機(jī)硬件和操作系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行歸檔備份、封存。在近期的上級會計檔案檢查中對封存機(jī)器和電子檔案進(jìn)行再使用檢查，仍然可以使用。
（二）財務(wù)會計電子檔案的保存與再使用。就目前的技術(shù)手段而言，能夠保存電子計算機(jī)系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)也只有光盤、硬盤、U盤等這些磁性介質(zhì)。當(dāng)然，財務(wù)會計電子數(shù)據(jù)的保存也不例外。根據(jù)這些能夠存儲電子數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)的物理特性，在形成電子數(shù)據(jù)檔案時必須要進(jìn)行多種磁性介質(zhì)的備份，比如，同時每年年底對單位當(dāng)年財務(wù)會計年度的財務(wù)電子檔案進(jìn)行光盤雙備份、硬盤雙備份等工作。備份之后在介質(zhì)的表面貼上標(biāo)簽，注明形成檔案材料的內(nèi)容、時間和制作人，存放在至少兩個不同的物理地點(diǎn)。保存這些電子檔案時應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，注意防潮、防塵和防盜。同時，存放這些電子檔案時，還得考慮地震、洪水或火災(zāi)等意外情況引起對整個財務(wù)會計電算化系統(tǒng)的破壞使系統(tǒng)不可恢復(fù)而具有的對策。因為磁性介質(zhì)材料的特殊性，單位要形成對這些會計電子檔案的定期和不定的檢查、翻錄和再備份工作，防止由于這些磁性物理介質(zhì)的損壞而使會計數(shù)據(jù)丟失，從而造成無法挽回的損失。
摘 要 為提高財務(wù)管理水平，以細(xì)化基礎(chǔ)工作為出發(fā)點(diǎn)，對公司財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，探索財務(wù)電子檔案管理，實(shí)現(xiàn)財務(wù)管理的創(chuàng)新。本課題通過研究財務(wù)電子檔案管理，結(jié)合公司財務(wù)制度要求，探索公司財務(wù)電子檔案的方式和方法，對于財務(wù)管理信息化具有重要意義，創(chuàng)新思路使財務(wù)檔案工作實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化和科學(xué)化管理，使其在公司建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮重要作用。
關(guān)鍵詞 財務(wù) 電子檔案 管理 研究
傳統(tǒng)的財務(wù)檔案大都以紙質(zhì)為載體，不能適應(yīng)財務(wù)檔案管理的信息化要求，必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財務(wù)電子檔案就是財務(wù)數(shù)據(jù)采集源泉和基地，通過分類整理和網(wǎng)絡(luò)共享，最終為各級領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財務(wù)人員處理和運(yùn)用。
一、財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀
（一）財務(wù)檔案分類
隨著公司電力事業(yè)的快速發(fā)展和經(jīng)營管理水平的提高，財務(wù)檔案資料也日趨增多，主要分為會計檔案和財務(wù)管理文件兩大類。
會計檔案指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
會計賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。
財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。
其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
財務(wù)管理文件：指除會計核算專業(yè)材料外的財務(wù)管理制度、計劃批文、通知等各類財務(wù)管理資料，是財務(wù)檔案的重要組成部分。財務(wù)集約化管理的不斷深入，財務(wù)管理文件的積累呈現(xiàn)多元化趨勢。財務(wù)管理制度包括預(yù)算管理、會計核算、工程管理、資金管理、資產(chǎn)管理、資本運(yùn)營、財務(wù)評價與考核等。
（二）財務(wù)檔案管理規(guī)定
自1999年以來采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算，保存會計檔案實(shí)行電子存檔和紙質(zhì)存檔制，2004年的《會計電算化管理辦法》對電算化會計檔案的管理進(jìn)行的明確的規(guī)定，電算化會計檔案指儲存在磁盤或其他存儲介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和程序，以及打印輸出的各種賬簿、報表、憑證等核算數(shù)據(jù)和系統(tǒng)開發(fā)中的全部文檔資料。打印輸出的紙質(zhì)會計資料按照《會計檔案管理制度》進(jìn)行歸檔管理，儲存在硬盤上的會計數(shù)據(jù)建立定期備份制度，實(shí)行電子備份，按年度進(jìn)行刻盤存檔。
二、財務(wù)檔案管理趨勢
為規(guī)范和加強(qiáng)公司財務(wù)管理，公司已經(jīng)建立了涵蓋生產(chǎn)經(jīng)營全過程的財務(wù)管理體系，隨著財務(wù)信息多元化的發(fā)展，積累了豐富的財務(wù)管理文件，必須實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化電子檔案管理轉(zhuǎn)變，才能充分發(fā)揮財務(wù)管理文件的指導(dǎo)作用。財務(wù)電子檔案將是財務(wù)數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地，通過實(shí)時更新和共享，及時、準(zhǔn)確地為經(jīng)營決策提供依據(jù)，電子檔案將成為財務(wù)檔案管理的主要形式。
（一）財務(wù)電子檔案能夠提供財務(wù)檔案信息方便快捷的服務(wù)方式
數(shù)字化的財務(wù)電子檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)的遠(yuǎn)程利用，提供方便快捷的財務(wù)檔案信息服務(wù)方式和途徑。
（二）財務(wù)電子檔案能夠使不同載體形式的財務(wù)檔案信息得到轉(zhuǎn)化與再現(xiàn)
根據(jù)財務(wù)檔案載體形式的不同，可以將電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式的財務(wù)檔案信息經(jīng)過數(shù)字轉(zhuǎn)換，并再現(xiàn)其它載體檔案信息的真實(shí)內(nèi)容，既加強(qiáng)管理又方便應(yīng)用。
（三）財務(wù)電子檔案為財務(wù)管理水平的提高奠定基礎(chǔ)
在當(dāng)今信息化和數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展的時代，檔案信息數(shù)字化是財務(wù)電子檔案管理發(fā)展的必然趨勢和方向，財務(wù)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化工作有利于財務(wù)信息的推廣，為財務(wù)管理水平的提高做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備。
（四）財務(wù)電子檔案為財務(wù)信息體系的完善創(chuàng)造條件
隨著無紙辦公和電子文檔的普遍應(yīng)用，財務(wù)電子檔案與紙制檔案共同組成完整的財務(wù)檔案信息庫，為財務(wù)信息體系的完善創(chuàng)造條件。
三、財務(wù)電子檔案管理面臨的難題
原始性問題。對于紙質(zhì)檔案來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章、紙張制成材料等使內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。電子檔案內(nèi)容與形式是相對獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。很難對電子檔案的原始性進(jìn)行認(rèn)定。
真實(shí)性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機(jī)會遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。
完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，篡改信息、信息外泄，都會直接損害電子檔案的安全。
四、財務(wù)電子檔案管理保障措施
（一）采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性
在形成電子檔案的同時，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的原數(shù)據(jù)，作為檢驗電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機(jī)上讀取信息，而不能對其做任何修改。
（二）建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式
因為財務(wù)管理資料來源廣泛，形式多樣，無法統(tǒng)一，如電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式，財務(wù)電子檔案需要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一格式的轉(zhuǎn)換，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式。
（三）應(yīng)用的安全性
財務(wù)電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資料上傳、信息共享，可根據(jù)設(shè)定的檔案密級按部門按專業(yè)按用戶級別配置訪問權(quán)限，可在權(quán)限允許范圍內(nèi)下載檔案。同時日志庫自動記錄對電子檔案庫的所有檢索、調(diào)檔、增加、刪除、修改等操作。
（四）明確紙質(zhì)檔案與電子檔案要長期并存并保持一致
紙質(zhì)檔案與電子檔案屬于兩種不同載體的檔案，必須明確紙質(zhì)檔案與電子檔案長期并存的“雙軌制”，即在保存電子文件的同時，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質(zhì)文件來保存。同時，還要注意兩種不同載體檔案的一致性，特別是在電子檔案編號、更改、更新時更應(yīng)注意電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)相符。
五、財務(wù)電子檔案管理的優(yōu)勢
財務(wù)信息的隨時更新?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為實(shí)現(xiàn)電子檔案管理提供了快捷的管理手段、共享的信息平臺，開辟了信息利用的快速途徑，將過去的集中建檔，改為平時隨時整理建檔。集中的工作量，變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了財?wù)信息管理水平，財務(wù)電子檔案及時得到更新，便于檢索利用。
靈活便利地檢索。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計算機(jī)可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類、組合，可以任意組成各種信息體系。因此，“文件”作為基本保管單位，使信息分類方式得以根據(jù)需要進(jìn)行自主編輯。
充實(shí)的業(yè)務(wù)平臺。財務(wù)電子檔案庫中匯集了反映公司各項財務(wù)政策沿革、內(nèi)控制度體系的完善、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)依據(jù)等財務(wù)管理資料，為財務(wù)人員提供了豐富的業(yè)務(wù)知識和規(guī)范，為專業(yè)部室提供了遵循原則、為領(lǐng)導(dǎo)層提供了決策依據(jù)。
關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案；檔案管理；信息化建設(shè)
1 財務(wù)管理信息化的必要性
(1)財務(wù)管理的難度增加。作為基本建設(shè)項目管理的重要內(nèi)容,財務(wù)管理能夠有效推動財務(wù)組織參與到項目全方位管理之中,并達(dá)到節(jié)約建設(shè)投資的目的。從這一角度而言,水利基本建設(shè)投資體制改革越深入,水利基本建設(shè)項目及其財務(wù)管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受國家宏觀政策調(diào)整和水利改革發(fā)展形勢等的影響,財務(wù)管理需要進(jìn)一步提高預(yù)算管理的科學(xué)化、精細(xì)化水平。然而,在當(dāng)前整體財政體制改革逐步深入的宏觀背景下,水利財務(wù)預(yù)算管理改革深入推進(jìn),財務(wù)管理水平不斷提高,財務(wù)工作難度和強(qiáng)度也逐年增加。所以,隨著財務(wù)工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進(jìn)財務(wù)檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設(shè)電子財務(wù)檔案,實(shí)現(xiàn)財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,既是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要,也是搞好水利工程建設(shè)財務(wù)檔案管理的必然選擇。
(2)信息化檔案彰顯優(yōu)越性。首先,將財務(wù)文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?即電子介質(zhì)的財務(wù)檔案后,可以存儲于磁盤、光盤及移動設(shè)備中,這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案,《財務(wù)文件匯編》等,電子財務(wù)檔案具有無可比擬的優(yōu)點(diǎn),能夠較好地適應(yīng)高數(shù)據(jù)量的財務(wù)檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財務(wù)檔案易于修正、復(fù)制和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務(wù)檔案的存儲形式多樣,既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中。另外,隨著信息科學(xué)的發(fā)展,當(dāng)前數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的軟件很多,以信息化方式存儲的數(shù)據(jù)便于計算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結(jié)果。而且,財務(wù)檔案信息化后,還可以通過計算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。
2 財務(wù)管理的問題及解析
(1)財務(wù)管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。財務(wù)管理的不規(guī)范體現(xiàn)在諸多方面,首先是部分單位財務(wù)人員配備不足或業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。一些單位尤其是機(jī)構(gòu)較小的單位由工程技術(shù)人員兼職擔(dān)任財務(wù)人員,或者由于編制等原因兼職、財務(wù)外包情況較多,造成會計處理不當(dāng),賬目混亂,甚至引發(fā)機(jī)密資料外泄,造成重大損失。還有些實(shí)行國庫集中支付制度的單位,領(lǐng)導(dǎo)對會計核算和財務(wù)管理質(zhì)量不重視,只設(shè)一位報賬員,而沒有獨(dú)立的管理體系,也就更談不上規(guī)范信息化的建設(shè)。其次是項目執(zhí)行管理與財務(wù)管理程序矛盾重重。有些水利工程項目,其內(nèi)部制定的管理辦法與資金管理職能部門在中央投資計劃指導(dǎo)下所編制資金管理辦法存在沖突,往往使得項目法人具體執(zhí)行為難。某些水利工程建設(shè)項目在管理中不注重自身規(guī)范性,甚至在監(jiān)理、施工、建設(shè)管理等環(huán)節(jié)出現(xiàn)“同體”現(xiàn)象,這既給建設(shè)項目違規(guī)使用建設(shè)資金提供了溫床,也對工程財務(wù)管理、會計核算工作等實(shí)際工作造成極大不便,直接影響賬目的可靠性和有效性,為日后的信息化處理埋下巨大隱患。
(2)財務(wù)信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質(zhì)化后,電子財務(wù)信息的數(shù)據(jù)整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質(zhì)會計財務(wù)檔案在整理、裝訂時類別不清,更新不及時,往往導(dǎo)致數(shù)據(jù)統(tǒng)計不夠權(quán)威和有效。轉(zhuǎn)化為虛擬數(shù)據(jù)庫后,許多部門仍存在資料管理低效的問題,數(shù)據(jù)冗繁和重復(fù)的現(xiàn)象屢見不鮮,致使信息化后的財務(wù)狀況提效有限。其次,財務(wù)信息化不能促進(jìn)科學(xué)化和準(zhǔn)確化。目前很多單位,為謀求更大利益,面對客觀的數(shù)據(jù)往往隨意操作,篡改數(shù)據(jù)，例如在處理債權(quán)債務(wù)時,將收入掛債權(quán)債務(wù)賬戶來偷稅漏稅等,將信息化引導(dǎo)下的規(guī)范化和精細(xì)化扭曲變形,因而信息化程度還不到位。
3 加強(qiáng)信息化建設(shè)的理論策略
一、高校財務(wù)檔案管理存在的問題
雖然財務(wù)檔案管理具有至關(guān)重要的作用，但由于種種原因所限，高校在管理財務(wù)檔案方面存在一系列亟待解決的問題，具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：
（一）對財務(wù)檔案管理重視不足。財務(wù)檔案管理工作是保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)的重要工作，但是由于高校財務(wù)工作人員的數(shù)量比較少，承擔(dān)的任務(wù)也比較繁雜，所以對財務(wù)檔案的收集、整理重視不足，導(dǎo)致部分有價值性的財務(wù)檔案損毀、缺失，無法發(fā)揮真正的功能。
（二）高校財務(wù)檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。如今，大多數(shù)高校都沒有專職的財務(wù)檔案管理人員，基本是會計人員兼任的，他們沒有接受過專門的檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，缺乏足夠的檔案管理工作經(jīng)驗，所以對財務(wù)檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)不甚清晰，導(dǎo)致整理出來的財務(wù)檔案質(zhì)量不高、分類不科學(xué)、裝訂也不夠規(guī)范。久而久之，就會導(dǎo)致財務(wù)檔案隨著其他無用資料被一起銷毀。
（三）財務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)。財務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)是實(shí)施財務(wù)檔案管理工作的重要保障，其重要性不言自明。但是目前大多數(shù)高校并沒有設(shè)置此機(jī)構(gòu)，所以導(dǎo)致財務(wù)檔案管理工作是由不同的人完成的，比如由辦公室人員完成檔案歸檔工作，由會計人員完成會計檔案裝訂工作。很顯然，這樣的管理工作比較分散，不成體系，直接影響了高校財務(wù)檔案管理工作的整體質(zhì)量。
二、提升高校財務(wù)檔案管理效率的策略
針對已經(jīng)存在的一系列問題，高?？梢圆扇∫韵聨c(diǎn)方法予以解決：
（一）提高對財務(wù)檔案管理工作的重視程度。只有對財務(wù)檔案管理工作提高重視程度，才會對其投入人力、物力和財力。高校領(lǐng)導(dǎo)要意識到財務(wù)檔案管理工作的重要性與必要性，積極構(gòu)建財務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。并根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況設(shè)置專職人員管理財務(wù)檔案，還要完善相關(guān)的規(guī)章制度，將財務(wù)檔案管理工作納入到學(xué)校的總體工作中，使學(xué)校上下都能意識到財務(wù)檔案管理工作的重要意義。
（二）提高財務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。財務(wù)檔案管理工作至關(guān)重要，從事這項工作的人員必須素質(zhì)高、能力強(qiáng)，還要具備一定的法律知識，因為部分財務(wù)檔案涉及學(xué)校機(jī)密。在安排財務(wù)檔案管理工作人員時，要綜合考察他們的德、能、勤、公、廉、儉等若干方面，配置最合適的人才從事財務(wù)檔案管理工作。另外，高校還要為這些工作人員安排多形式、多途徑的教育培訓(xùn)，組織他們到先進(jìn)單位進(jìn)行參觀，引導(dǎo)他們參加專題講座，以此提高他們的綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，增長見識、開拓視野。并對他們進(jìn)行思想政治教育，培養(yǎng)他們愛崗敬業(yè)、腳踏實(shí)地的工作作風(fēng)。
（三）設(shè)置專門的財務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)。高校配置了穩(wěn)定的財務(wù)檔案管理人員隊伍，還應(yīng)該設(shè)置專門的財務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)，并落實(shí)目標(biāo)管理責(zé)任制，將財務(wù)檔案管理業(yè)績作為工作人員參加晉升、評比的重要標(biāo)準(zhǔn)，通過獎優(yōu)罰劣，最大程度地調(diào)動工作人員做好檔案管理工作的積極性與主動性。（四）加強(qiáng)財務(wù)檔案信息化建設(shè)。進(jìn)入21世紀(jì)之后，已然邁入信息技術(shù)時代，信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，社會各個領(lǐng)域都深受其影響。所以高校加強(qiáng)財務(wù)檔案信息化建設(shè)有其自身之義。為了實(shí)現(xiàn)與時俱進(jìn)，高校必須提高財務(wù)檔案管理的信息化程度，加快財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，并實(shí)現(xiàn)財務(wù)檔案信息的資源共享，盡快實(shí)現(xiàn)高校財務(wù)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、使用快捷化和服務(wù)現(xiàn)代化，使財務(wù)檔案信息能夠發(fā)揮最大化的效用與功能。
三、結(jié)束語
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；財務(wù)檔案管理；現(xiàn)狀
一、醫(yī)院財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀審視
（1）認(rèn)識不足，重視不夠。財務(wù)檔案是醫(yī)院保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)，承上啟下的一項重要工作，但不少醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)負(fù)責(zé)人并沒有從根本上認(rèn)識財務(wù)檔案工作的重要性，覺得無關(guān)緊要，在潛意識中存在應(yīng)付思想。領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)檔案工作的認(rèn)知觀念無形中會影響著干部職工對財務(wù)檔案工作的態(tài)度，同時，領(lǐng)導(dǎo)忽視往往導(dǎo)致財務(wù)檔案工作出現(xiàn)人員缺少、經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備陳舊等不利局面，在很大程度上制約了醫(yī)院財務(wù)檔案工作的有效發(fā)展。（2）財務(wù)檔案管理制度不健全，落實(shí)不到位。一般來說，大多數(shù)醫(yī)院都比較重視內(nèi)部管理制度的建設(shè)，建立了較為完備的醫(yī)院管理制度體系，但涉及財務(wù)檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻較少。由于缺乏系統(tǒng)、完備的財務(wù)檔案管理制度，使得醫(yī)院財務(wù)檔案管理松散無序，嚴(yán)重影響了財務(wù)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。（3）財務(wù)檔案沒有配備專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理。許多醫(yī)院沒有設(shè)置專職人員管理財務(wù)檔案，由會計人員兼管的現(xiàn)象較為普遍，會計人員雖然熟悉會計專業(yè)知識，但大多未經(jīng)檔案專業(yè)知識的相關(guān)培訓(xùn)，容易導(dǎo)致整理出的財務(wù)檔案案卷質(zhì)量不高，難以達(dá)到規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，不符合檔案管理的要求，更談不上進(jìn)行科學(xué)化的管理。財務(wù)檔案管理人才素質(zhì)不高成為制約醫(yī)院財務(wù)檔案事業(yè)發(fā)展的重要因素。（4）經(jīng)費(fèi)投入少，管理落后。財務(wù)檔案管理不能給醫(yī)院帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此醫(yī)院財務(wù)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)往往被忽視，由于經(jīng)費(fèi)不足，財務(wù)檔案管理部門無法購置好的硬軟件，設(shè)備得不到及時的更新。這也造成了目前部分醫(yī)院的財務(wù)檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，效率非常低下，信息化管理手段運(yùn)用很少。這種管理很難適應(yīng)信息化的發(fā)展要求，財務(wù)檔案管理難為醫(yī)院的發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的主動服務(wù)。（5）財務(wù)檔案開發(fā)利用率低。財務(wù)檔案是醫(yī)院的重要經(jīng)濟(jì)史料，目前財務(wù)檔案部門的管理職能僅停留在收集保管與提供簡單利用方面，而對于檔案的開發(fā)利用幾乎沒有展開，難以真正體現(xiàn)檔案的價值，這直接影響了人們對財務(wù)檔案重要性的認(rèn)識，不利于財務(wù)檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；財務(wù)；檔案管理；困境；措施
在經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的大環(huán)境之下，已然對醫(yī)院財務(wù)檔案管理提出了全新的發(fā)展要求。眾所周知，醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作對于醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義，其水平的提高與醫(yī)院的良好運(yùn)行及發(fā)展是成相關(guān)性的。而現(xiàn)如今實(shí)踐過程中，醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作的一些新問題亟待解決，這也是我們謀求我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)新發(fā)展的途徑之一。
1 醫(yī)院財務(wù)檔案管理的困境
1.1 未建立體系化的醫(yī)院財務(wù)檔案管理制度
目前，我國醫(yī)院普遍對于醫(yī)院財務(wù)檔案管理制度工作不夠重視，導(dǎo)致制度建立不完整。這就使醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作陷入了執(zhí)行困難，管理工作人員在財務(wù)檔案歸類及整理中無規(guī)范章程可循。由此，一些醫(yī)院財務(wù)檔案管理人員按照其經(jīng)驗工作，這又不利于建立體系化的、完整的醫(yī)院財務(wù)檔案管理制度。
1.2 未建立完善的醫(yī)院財務(wù)檔案管理機(jī)制
我國目前醫(yī)院財務(wù)檔案管理機(jī)制及水平不高，即未能建立完善的財務(wù)檔案管理機(jī)制，這也進(jìn)一步導(dǎo)致了醫(yī)院財務(wù)檔案管理的一系列問題出現(xiàn)。例如，據(jù)實(shí)踐調(diào)查，大多數(shù)醫(yī)院未能為本院財務(wù)檔案管理人員設(shè)立專業(yè)辦公區(qū)域，而面對檢查時，這些醫(yī)院一般采取臨時設(shè)立的方式進(jìn)行應(yīng)付。因此，醫(yī)院財務(wù)檔案管理的水平是有待于進(jìn)一步提升的。
1.3 醫(yī)院財務(wù)檔案管理者水平普遍不足
醫(yī)院財務(wù)檔案存儲對于醫(yī)院發(fā)展而言，是一項重要資源。在此程度之上，這也就對醫(yī)院財務(wù)檔案管理者的管理即整體水平提出了新的要求。然而，我國醫(yī)院的現(xiàn)實(shí)發(fā)展情況是：醫(yī)院財務(wù)檔案管理人員的責(zé)任心、辦事細(xì)心程度均存在或多或少問題，均有待提升。由于財務(wù)檔案管理工作本就要求人員認(rèn)真、細(xì)致，因此，大多數(shù)醫(yī)院中的非專業(yè)財務(wù)檔案管理工作人員須得到進(jìn)一步篩選，以規(guī)制其專業(yè)度不足、管理水平不高、工作不認(rèn)真、重視程度不夠等問題。
1.4 醫(yī)院對財務(wù)檔案管理認(rèn)識及重視程度不足
目前，我國大多數(shù)醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作現(xiàn)狀是：任務(wù)較重、人員數(shù)量不足、人員對于檔案管理認(rèn)識不足等。因此，一些管理人員在財務(wù)檔案歸類整合工作過程中，存在僥幸及應(yīng)付心理、將合同文件等重要文件不規(guī)律存放，最終導(dǎo)致醫(yī)院在做年終結(jié)算、報表制作及匯報等多項工作時存在較大困難。
2 醫(yī)院財務(wù)檔案管理的困境應(yīng)對措施
2.1 進(jìn)一步建立體系化的醫(yī)院財務(wù)檔案管理制度
對于醫(yī)院的財務(wù)檔案管理工作而言，建立完善的制度是保證醫(yī)療工作良好進(jìn)行的前提。為推進(jìn)我國醫(yī)院的進(jìn)一步良好發(fā)展及醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步，則應(yīng)進(jìn)一步持續(xù)良好發(fā)展醫(yī)院的財務(wù)管理工作。醫(yī)院在財務(wù)檔案管理多方面工作中均需不斷調(diào)整其自身發(fā)展目標(biāo)，變革相關(guān)體制，調(diào)整醫(yī)院的財務(wù)檔案管理及財務(wù)發(fā)展運(yùn)行體系，進(jìn)一步進(jìn)行完善，處理好各方面問題，以提升醫(yī)院自身的經(jīng)濟(jì)運(yùn)轉(zhuǎn)能力，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)能力及競爭力的發(fā)展，以進(jìn)一步使醫(yī)院在新形勢下的經(jīng)濟(jì)發(fā)展中謀求發(fā)展地位。因此，醫(yī)院應(yīng)如何進(jìn)一步調(diào)整自身的財務(wù)經(jīng)營管理模式、進(jìn)一步提升自身的財務(wù)檔案管理水平以提升醫(yī)院的發(fā)展水平具有重要作用。醫(yī)院應(yīng)不斷調(diào)整發(fā)展目標(biāo)，使財務(wù)檔案管理體系化運(yùn)行及發(fā)展，并進(jìn)一步進(jìn)行制度完善。例如，在醫(yī)院財務(wù)檔案管理過程中，需分析具體財務(wù)資金的用途。
2.2 進(jìn)一步完善及優(yōu)化醫(yī)院財務(wù)檔案管理機(jī)制及水平
醫(yī)院應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化自身的管理機(jī)制及提高管理水平。財務(wù)檔案信息化管理是促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的全新重要趨勢，例如，醫(yī)院應(yīng)對檔案存放設(shè)備等及時更新。隨著經(jīng)濟(jì)形勢等的不斷更新及發(fā)展，傳統(tǒng)的財務(wù)管理多表現(xiàn)在檔案存放及管理方面，而財務(wù)檔案管理的應(yīng)用在工作中逐漸加大了比重。目前，財務(wù)檔案管理制度仍處在逐步完善及體系化形成的階段過程中，醫(yī)院財務(wù)檔案工作人員需逐漸推進(jìn)財務(wù)工作各方面內(nèi)容的整合化管理。對于管理人員的要求方面，也需得到提升，如運(yùn)用技術(shù)管理、信息化管理財務(wù)檔案等多個方面能力均需得到提升。醫(yī)院也需完善自身財務(wù)管理體系、途徑等多方面內(nèi)容?？傊M(jìn)一步完善及優(yōu)化醫(yī)院財務(wù)檔案管理機(jī)制及水平，注重醫(yī)院的財務(wù)檔案管理是醫(yī)院進(jìn)行全面規(guī)范化管理的重要途徑之一。
2.3 進(jìn)一步提升醫(yī)院財務(wù)檔案管理人員水平
在提升醫(yī)院財務(wù)檔案管理水平過程中，進(jìn)一步提高財務(wù)檔案管理人員自身品質(zhì)、道德、不斷加強(qiáng)其自身專業(yè)水平具有重要作用。而醫(yī)院從事財務(wù)檔案管理的工作，將易于影響醫(yī)院的綜合發(fā)展水平。醫(yī)院需擅長運(yùn)用多種機(jī)制管理人員，增強(qiáng)醫(yī)院的財務(wù)檔案等方面的綜合實(shí)力。培養(yǎng)優(yōu)秀的財務(wù)檔案管理隊伍，最終使醫(yī)院通過不斷提高多種機(jī)制而使其自身謀求良好的發(fā)展。醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作人員應(yīng)認(rèn)識到其自身的財務(wù)檔案意識、責(zé)任感對于醫(yī)院的醫(yī)務(wù)工作及良好發(fā)展的重要意義，因此，提升財務(wù)檔案整合人員工作上的責(zé)任性與創(chuàng)造性具有重要作用。醫(yī)院財務(wù)檔案管理人員自身需從實(shí)際情況出發(fā)，也需不斷完善多種機(jī)制下的實(shí)踐應(yīng)用，進(jìn)而全面促進(jìn)醫(yī)院財務(wù)檔案管理等多種機(jī)制的發(fā)展的水平，最終促進(jìn)醫(yī)院的良好發(fā)展。
2.4 進(jìn)一步提升醫(yī)院對財務(wù)檔案管理工作的重視程度
醫(yī)院需建立嚴(yán)密的內(nèi)部控制財務(wù)檔案管理制度，完善財務(wù)業(yè)務(wù)流程與管理機(jī)制，需進(jìn)行多項工作的具體安排，使各財務(wù)檔案管理人員分工明確，規(guī)范財務(wù)檔案管理的流程，整理檔案，實(shí)現(xiàn)財務(wù)檔案管理的規(guī)范化、信息化、專業(yè)化，以此確保管理檔案的體系化、完整性。醫(yī)院在如今的經(jīng)濟(jì)發(fā)展的環(huán)境下，其需建立健全自身多種財務(wù)管理機(jī)制及制度，將醫(yī)院的良好發(fā)展建立在科學(xué)化的財務(wù)管理工作的基礎(chǔ)之上。
總而言之，在新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢下，醫(yī)院的財務(wù)檔案管理工作對于醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義，其也存在著一些問題，醫(yī)院的財務(wù)檔案管理工作人員應(yīng)面對自身不足，提升自身水平，建立完善的管理制度及機(jī)制，進(jìn)一步提升醫(yī)院對財務(wù)檔案管理工作的重程度。
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