時(shí)間：2023-05-17 16:11:12
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關(guān)鍵詞：?jiǎn)栴} 方法
我國(guó)的廣大農(nóng)民工、到外地工作的一些專業(yè)人員都是我國(guó)流動(dòng)人員的組成部分。因?yàn)槿藛T的眾多、地域的廣泛、類別的繁多等情況，導(dǎo)致了我國(guó)的流動(dòng)人員人事檔案管理出現(xiàn)了非常多的問(wèn)題，也降低了管理這些檔案的水平和效率。所以我們要針對(duì)這些工作實(shí)際中出現(xiàn)的問(wèn)題，采取針對(duì)性的解決方法來(lái)加以解決，使我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案的管理工作邁向一個(gè)新的臺(tái)階。
一、我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題
（一）管理意識(shí)不到位
首先，我國(guó)的流動(dòng)人員人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題是人事檔案管理人員管理意識(shí)的不到位。一些檔案管理人員認(rèn)為在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展和人員流動(dòng)巨大的今天，許多的用人單位、特別是私營(yíng)企業(yè)根本就不關(guān)心應(yīng)聘人員的檔案問(wèn)題，只重視應(yīng)聘人員的工作能力和社會(huì)經(jīng)驗(yàn)。所以，他們?cè)诰唧w的人事檔案管理中根本就不具有很強(qiáng)的管理意識(shí)，把許多的人事檔案沒有進(jìn)行好好的保管工作和認(rèn)真的檢查工作。
（二）管理方法不到位
其次，我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題是管理方法的不到位。其主要的表現(xiàn)有手段單一，許多的檔案管理部門只有流動(dòng)人員人事檔案的紙質(zhì)材料，根本就沒有他們的電子檔案，所以一旦檔案室發(fā)生火災(zāi)等情況發(fā)生時(shí)，這些檔案也就會(huì)付之一炬。同時(shí)，許多檔案管理單位缺少對(duì)于流動(dòng)人員檔案信息的更新，導(dǎo)致許多的流動(dòng)人員檔案的信息只停留在檔案信息填寫之初的狀態(tài)，而對(duì)其近況沒有一點(diǎn)的了解。
（三）管理的封閉性
再次，我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題是管理的封閉性。許多的檔案所有人都不清楚自己的檔案準(zhǔn)確的存放地點(diǎn)，使其在需要自己的檔案時(shí)要費(fèi)盡周折才能弄清楚。
（四）管理中傳遞程序不合理
最后，我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題是傳遞程序的不合理。一些檔案管理人員在對(duì)于檔案的傳遞過(guò)程中導(dǎo)致了檔案的丟失和損壞，從而使檔案的所有者無(wú)法對(duì)自己檔案的內(nèi)容進(jìn)行清楚的了解。
二、我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理工作中存在問(wèn)題的解決方法
（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
首先，對(duì)我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理工作中存在問(wèn)題的解決方法是提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。其具體的措施有第一，要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的宣傳力度，使許多地方的檔案管理工作由被動(dòng)化向主動(dòng)化服務(wù)轉(zhuǎn)變，做好檔案信息的咨詢、歸類、整理等工作，為廣大的流動(dòng)人員未來(lái)的升遷、就業(yè)等做好鋪墊。第二，要開辦專業(yè)的培訓(xùn)班，請(qǐng)來(lái)專業(yè)的人事檔案管理專家對(duì)于檔案管理的工作人員進(jìn)行專業(yè)上的培訓(xùn)和手把手的指導(dǎo)，全面的提高其專業(yè)技能和熟悉人事檔案工作的法律法規(guī)。同時(shí)在這個(gè)歷史的新時(shí)期，還要建立和健全流動(dòng)人員檔案信息管理的規(guī)章制度，加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員檔案管理的理論研究和政策研究，提高流動(dòng)人員檔案管理的質(zhì)量和效率。
（二）加強(qiáng)人事檔案管理的科學(xué)化與正規(guī)化
其次，對(duì)我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理工作中存在問(wèn)題的解決方法是加強(qiáng)人事檔案管理的科學(xué)化和正規(guī)化。第一，要認(rèn)真的對(duì)流動(dòng)人員的檔案進(jìn)行接收和鑒別分類，把具有價(jià)值的人事檔案材料進(jìn)行認(rèn)真的保存和定期的檢查工作，把個(gè)人信息相關(guān)的內(nèi)容要裝訂成冊(cè)。第二，加強(qiáng)檔案信息的收集和完善，把許多個(gè)人流動(dòng)信息的新情況加入到個(gè)人原有的檔案信息內(nèi)容之中，豐富個(gè)人檔案信息的內(nèi)容。比如：獎(jiǎng)勵(lì)情況、升遷情況、違法犯罪情況、婚姻情況等等，保持檔案信息的嚴(yán)肅性、真實(shí)性、實(shí)效性。第三，對(duì)于可以體現(xiàn)出檔案?jìng)€(gè)人才能與興趣愛好的內(nèi)容要進(jìn)行重點(diǎn)的登記和說(shuō)明，比如：思想政治素質(zhì)、文化教養(yǎng)、實(shí)踐工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)水平、留學(xué)經(jīng)歷、科學(xué)研究成果、進(jìn)修情況等內(nèi)容可以在流動(dòng)人員人事檔案中可以得到具體的體現(xiàn)，這些對(duì)于流動(dòng)人員未來(lái)的升遷與工作都是非常有好處的。第四，要使用高效的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息的分類歸{和整理，同時(shí)還要對(duì)流動(dòng)人員人事檔案信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)的備份工作，保障檔案信息的有效管理。在這種科學(xué)化和正規(guī)化的管理中可以很好的體現(xiàn)出檔案管理的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。
（三）創(chuàng)新檔案管理模式
再次，對(duì)于我國(guó)的流動(dòng)人員人事檔案管理過(guò)程中存在問(wèn)題的解決方法是要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理模式。對(duì)于檔案信息的分類、利用、裝訂、歸檔等工作要進(jìn)行科學(xué)的安排，提高檔案信息管理工作中的效率。同時(shí)，在流動(dòng)人員人事檔案管理工作中對(duì)于計(jì)算機(jī)的使用上要做到集中化和快速化的處理，用具有強(qiáng)大功能的專業(yè)檔案處理軟件減少檔案查詢、歸類、處理的時(shí)間，提高了管理的效率。除此之外，在具體的檔案管理工作中要對(duì)于檔案進(jìn)行不同化的分類，比如：有一些檔案要按照時(shí)間進(jìn)行分類、有些要按照地域進(jìn)行分類、有些要按照姓氏進(jìn)行分類、有些要按照年齡進(jìn)行分類等，針對(duì)這些具體的特點(diǎn)，對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行科學(xué)分類就可以更好地進(jìn)行檔案的查詢和信息歸類，提高管理的科學(xué)性。
（四）對(duì)流動(dòng)人員檔案管理加強(qiáng)開發(fā)與利用
最后，對(duì)于我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理過(guò)程中存在問(wèn)題的解決方法是加強(qiáng)這些檔案的開發(fā)和利用，使其發(fā)揮出最大的應(yīng)用價(jià)值。比如：可以創(chuàng)建出專業(yè)人才數(shù)據(jù)庫(kù)，并且擴(kuò)大宣傳效果，讓越來(lái)越多的專業(yè)人才可以進(jìn)行這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)個(gè)人專業(yè)信息，而檔案管理人員經(jīng)過(guò)審核認(rèn)證后，就可以把其信息在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行認(rèn)證推廣，而相關(guān)的用人單位要進(jìn)行付費(fèi)瀏覽，可以在這個(gè)數(shù)據(jù)中挑選出自己需要的專業(yè)人才。簡(jiǎn)而言之，這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)可以發(fā)揮出幫助一些專業(yè)人才找工作的功能，讓工作信息獲取的渠道更加的方便快捷，同時(shí)還可以彌補(bǔ)目前的找工作網(wǎng)站魚龍混雜的局面。
三、結(jié)語(yǔ)
對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的現(xiàn)狀與解決方法進(jìn)行認(rèn)真的分析研究非常有利于我國(guó)檔案管理工作的科學(xué)化正規(guī)化發(fā)展，使其發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值，更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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1 現(xiàn)階段檔案相關(guān)工作分析
1.1 檔案管理工作存在不足
在現(xiàn)階段的檔案管理工作中存在檔案管理理念落后的情況，檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展使得傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代的檔案管理工作，時(shí)代的發(fā)展使得現(xiàn)階段檔案管理工作所涵蓋的行業(yè)、檔案內(nèi)容、檔案形式都有了較大的變化，這也就直接導(dǎo)致了檔案管理工作的復(fù)雜程度有所上升，為了能夠更好的應(yīng)對(duì)這一狀況，就需要檔案管理人員能夠與時(shí)俱進(jìn)，通過(guò)不斷學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)的檔案管理理念。另一方面，經(jīng)過(guò)大量的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)目前檔案管理行業(yè)的從業(yè)人員，有很大一部分的管理人員不具備專業(yè)的檔案管理專業(yè)學(xué)歷背景，這一部分的檔案管理人員大多原本是在單位內(nèi)部的其他工作崗位工作，之后通過(guò)崗位調(diào)動(dòng)的方式組成了當(dāng)前的檔案管理團(tuán)隊(duì)，這種情況下也就直接導(dǎo)致目前的檔案管理團(tuán)隊(duì)缺乏專業(yè)的檔案管理能力，影響了正常檔案管理工作的開展。另一方面，現(xiàn)階段很多單位對(duì)于檔案管理工作重視程度不夠，使得檔案管理團(tuán)隊(duì)的成員頻繁調(diào)動(dòng)，這也就導(dǎo)致了雖然單位經(jīng)常展開擔(dān)綱管理工作的培訓(xùn)，但是檔案管理團(tuán)隊(duì)的管理能力遲遲上不去，最終影響檔案管理工作的效果。
1.2 檔案歸納整理工作存在的不足
在現(xiàn)階段的檔案歸納管理工作中，經(jīng)過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)一部分的檔案管理人員未能夠掌握相應(yīng)的檔案歸納整理技巧，在調(diào)查過(guò)程中最為直接的表現(xiàn)就是檔案管理工作人員對(duì)檔案沒有清晰的認(rèn)知，尤其是一些篇幅較大的資料不知道應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行刪除還是整體保留，這也就使得在目前的檔案歸納整理過(guò)程中出現(xiàn)了大量不必要的檔案文件，不僅占據(jù)了有限的檔案儲(chǔ)存空間，還消耗的檔案管理人員的經(jīng)歷。
1.3 檔案分類工作存在的不足
在檔案分類上，沒有根據(jù)工作實(shí)際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問(wèn)題，分類標(biāo)準(zhǔn)的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對(duì)文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機(jī)構(gòu)、保管期限-年度-問(wèn)題以及保管期限-年度，但在實(shí)際的歸檔文件分類中，采用級(jí)次分類法、收文發(fā)文分類法、文號(hào)分類法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類方法不是全國(guó)統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內(nèi)容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。
2 檔案管理工作的相關(guān)技巧
2.1 檔案管理的相關(guān)技巧
檔案的管理技巧并非一成不變的，檔案的管理技巧往往隨著時(shí)代的發(fā)展自身也在發(fā)生著不斷的變革，所以檔案管理人員在學(xué)習(xí)檔案管理技巧之前要充分的了解新時(shí)代下，檔案管理工作的相?P理念，并且將先進(jìn)的管理理念應(yīng)用到檔案管理工作中，只有這樣才能夠達(dá)到事半功倍的效果。在檔案管理過(guò)程中我們有幾個(gè)非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經(jīng)濟(jì)文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進(jìn)行細(xì)致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復(fù)的話，會(huì)導(dǎo)致巨大的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國(guó)家的軟實(shí)力；其次還要注意到維護(hù)檔案安全，一方面的安全指的是作為實(shí)物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實(shí)物能夠真實(shí)的映射出當(dāng)時(shí)的統(tǒng)治階級(jí)、政治思想、社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。另一方面的安全指的是檔案作為記錄國(guó)家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導(dǎo)致泄密情況的發(fā)生的話，那么國(guó)家在政治上就會(huì)處于不安全的情況，不利于國(guó)家的安全、團(tuán)結(jié)和發(fā)展；最后還要注意到要延長(zhǎng)檔案的壽命，有些紙質(zhì)或老化的機(jī)器，由于脆弱性和不可恢復(fù)性的特點(diǎn)，在檔案管理工作中要注意采取恰當(dāng)?shù)拇胧┭娱L(zhǎng)檔案的壽命，防止不必要的損失。
2.2 檔案歸納整理技巧
在檔案的整理歸納過(guò)程中，首先，注意對(duì)檔案文件有一個(gè)初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要?jiǎng)h除的，科學(xué)取舍進(jìn)行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行細(xì)致的劃分，同時(shí)檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過(guò)程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質(zhì)量，這樣在檔案歸納整理過(guò)程中可以保證檔案完整性，不會(huì)有信息的缺失，確保整理工作的順利進(jìn)行；其次，由于從前國(guó)家針對(duì)檔案歸納整理沒有制定統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對(duì)這種情況國(guó)家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，我們?cè)谶M(jìn)行檔案歸納管理時(shí)要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進(jìn)行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯(cuò)誤的話要注意及時(shí)進(jìn)行更正，同時(shí)一些細(xì)致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細(xì)認(rèn)真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯(cuò)誤后再進(jìn)行更正的話，就會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。
2.3 檔案分類技巧
在檔案分類過(guò)程中要注意，對(duì)檔案文件內(nèi)容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時(shí)針對(duì)分類文件要有明確的標(biāo)識(shí)，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進(jìn)行。
(武漢工程大學(xué)環(huán)境與城市建設(shè)學(xué)院,湖北 武漢 430074)
中圖分類號(hào):G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1673-0992(2009)07-039-01
摘要:高校院系教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分,是教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。因此,本文系統(tǒng)分析了高校院系教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題,提出了改進(jìn)教學(xué)檔案管理工作的方法與途徑,旨在加速實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息化進(jìn)程。
關(guān)鍵詞:高校院系;教學(xué)檔案;管理
高校院(系)教學(xué)檔案,是指高校院(系)在教學(xué)過(guò)程中逐年積累起來(lái)的一系列有關(guān)教學(xué)工作的原始資料,如學(xué)生考試成績(jī)、考試試卷、畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)、專業(yè)培養(yǎng)計(jì)劃、學(xué)科建設(shè) 、師資隊(duì)伍培養(yǎng)、教學(xué)評(píng)估等文檔。它是對(duì)院(系)教學(xué)、科研和學(xué)科建設(shè)等工作的真實(shí)記錄,也是院系(系)教學(xué)管理工作的縮影。
院(系)教學(xué)檔案管理與學(xué)校綜合檔案館檔案管理一樣,都是對(duì)院(系)積累起來(lái)的一系列有關(guān)教學(xué)、科研和學(xué)科建設(shè)等方面的資料進(jìn)行收集、分類、整理和歸檔。教學(xué)檔案具有十分重要的作用,因?yàn)樗墙虒W(xué)改革與教學(xué)評(píng)估的重要依據(jù)。然而,當(dāng)前高校院(系)教學(xué)檔案管理工作存在許多問(wèn)題,這些問(wèn)題不解決,不利于教學(xué)改革的進(jìn)行,也不利于教學(xué)評(píng)估工作的開展。因此,本文系統(tǒng)分析教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題及其原因,力圖尋找解決的途徑與方法,為科學(xué)而規(guī)范的管理教學(xué)檔案提供參考依據(jù)。
一、檔案管理存在的問(wèn)題及其原因
當(dāng)前,高校院(系)教學(xué)檔案管理工作存在許多問(wèn)題。這些問(wèn)題的出現(xiàn),既有人為的主觀原因,如管理者對(duì)檔案管理不太重視;又有其客觀原因,如檔案管理方法落后。其中,突出的問(wèn)題表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:一是檔案管理專業(yè)化程度低;二是檔案管理制度不健全;三是檔案管理手段落后。
(一)檔案管理專業(yè)化程度低
當(dāng)前,依照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定,許多高校的檔案機(jī)構(gòu)設(shè)立了綜合檔案館,并由專職檔案人員管理。而各院(系)、部這一級(jí)單位基本上沒有配備專職人員負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作,大多數(shù)由教學(xué)秘書或其他行政管理人員兼任。由于教學(xué)秘書或是行政管理人員的工作性質(zhì)決定了他們的本職工作頭緒多、較繁雜,無(wú)法把主要精力投入到檔案管理工作上來(lái),因而,形成“資料一大堆,查找難上難”的尷尬局面。
檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,應(yīng)當(dāng)由專職檔案管理人員來(lái)負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作,而由其他非專業(yè)人員來(lái)管理檔案,會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的問(wèn)題,必然給急需查找資料的領(lǐng)導(dǎo)及老師造成困難。出現(xiàn)這些情況的主要原因就是檔案管理專業(yè)化程度低,而這些因素的影響,使得檔案管理水平難以提高。
(二)檔案管理制度不健全
院(系)教學(xué)檔案客觀而真實(shí)反映出院(系)教學(xué)工作的實(shí)際情況,并在一定程度上折射出學(xué)校教學(xué)、科研和學(xué)科建設(shè)發(fā)展的軌跡。因此,教學(xué)檔案是十分重要的文獻(xiàn)資料,應(yīng)當(dāng)有嚴(yán)格的管理規(guī)范。
目前,由于許多院(系)不重視教學(xué)檔案管理這項(xiàng)工作,使得檔案資料收集的內(nèi)容、整理的范圍、分類的標(biāo)準(zhǔn)、移交手續(xù)、查詢登記等都沒有制定嚴(yán)格的管理制度,全憑管理人員的隨意性來(lái)完成。從而出現(xiàn)資料歸檔不及時(shí),需要查閱的資料找不到,借閱時(shí)不登記,借閱的資料也不按時(shí)歸還,重要的文檔資料丟失時(shí)有發(fā)生,致使檔案資料殘缺不全,從一定程度上影響了教學(xué)改革及教學(xué)評(píng)估的質(zhì)量,同時(shí),嚴(yán)重影響了檔案管理的完整性和規(guī)范性。上述這些問(wèn)題的出現(xiàn),說(shuō)明了健全教學(xué)檔案管理制度的重要性。
(三)檔案管理手段落后
目前,高校院系教學(xué)檔案管理技術(shù)手段嚴(yán)重滯后,主要表現(xiàn)在教學(xué)檔案管理仍停留在紙質(zhì)檔案、僅用檔案柜保存的狀況,大部分檔案資料整理還處于手工操作階段,工作效率低,自動(dòng)化和信息化程度不高,這與高校管理科學(xué)化嚴(yán)重脫節(jié)。盡管個(gè)別高校院系采用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案,但由于沒有實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化,使資料信息資源難以共享,嚴(yán)重影響了工作效率。正因如此,檔案資料利用率較低,這種狀況不利于教學(xué)質(zhì)量的提高及教學(xué)改革的推進(jìn)。
二、改進(jìn)教學(xué)檔案管理的對(duì)策
綜上所述,許多高校院(系)教學(xué)檔案管理在不同程度上出現(xiàn)“文檔資料不齊全、歸檔整理不規(guī)范、分類統(tǒng)計(jì)不科學(xué)、借閱制度不健全、管理人員不專業(yè)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)不到位”等諸多問(wèn)題。這些問(wèn)題的存在,是多年來(lái)院(系)檔案管理水平低的癥結(jié)所在,它嚴(yán)重阻礙檔案管理水平的提高,也給教學(xué)改革和教學(xué)質(zhì)量評(píng)估帶來(lái)陰影,檔案資料利用價(jià)值較低的問(wèn)題也無(wú)法得到解決。因此,不能按照原有模式來(lái)管理教學(xué)檔案,必須進(jìn)行管理創(chuàng)新。
(一)檔案管理思維創(chuàng)新
如前所述,當(dāng)前高校院(系)教學(xué)檔案管理人員,絕大多數(shù)由院(系)教學(xué)秘書和辦公室行政管理人員兼任,因此檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)差。而提高專業(yè)素質(zhì)必須通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)來(lái)實(shí)現(xiàn),使他們盡快掌握檔案管理專業(yè)技能與方法。這種思維創(chuàng)新主要表現(xiàn)在檔案資料的收集、整理、分類、歸檔和保管全過(guò)程的創(chuàng)新,想方設(shè)法提高工作效率。因此,只有思維創(chuàng)新才能由非專業(yè)變成專業(yè),由不熟悉變成熟練,院系檔案管理工作才能打開新的局面。
(二)檔案管理制度創(chuàng)新
實(shí)現(xiàn)院(系)教學(xué)檔案管理規(guī)范化,必須根據(jù)《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的要求,逐步改進(jìn)和完善院(系)教學(xué)檔案管理規(guī)章制度,使文檔資料的收集整理、分類歸檔、目錄檢索、文件編號(hào)、借閱移交、信息傳遞等方面都有章可循、有據(jù)可依。只有這樣,才能使檔案管理工作步入規(guī)范化的軌道。隨著教學(xué)改革和教學(xué)評(píng)估工作的規(guī)范化、科學(xué)化,教學(xué)檔案也日益復(fù)雜,因此必須使管理制度創(chuàng)新走在實(shí)際工作的前面,因?yàn)橹贫戎笇?dǎo)和約束管理行為。
(三)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新
關(guān)鍵詞：城管檔案；檔案管理；檔案整理
檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄[1]。隨著我國(guó)城市化建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，城市規(guī)模的不斷擴(kuò)大，城市管理過(guò)程中形成的各類檔案增長(zhǎng)迅速，已經(jīng)成為了城管工作中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。城管檔案是指在城市管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各類形式的城市管理活動(dòng)歷史記錄。城管檔案在城市管理與發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，是城市各項(xiàng)管理工作重要的參考與依據(jù)，也是反映城市管理水平的重要指標(biāo)之一。
1 城管檔案的重要性
城管檔案是對(duì)過(guò)去城市管理工作和歷史情況的記錄，完整翔實(shí)的城管檔案可以為機(jī)關(guān)工作提供備查依據(jù)，對(duì)城管檔案進(jìn)行調(diào)研，則可以深入挖掘城市管理工作內(nèi)在的規(guī)律，為城市管理工作的發(fā)展提供最基礎(chǔ)的參考資料。隨著我國(guó)城市化進(jìn)程的不斷加快，城市人口、規(guī)模不斷增擴(kuò)，城市管理工作的難度也不斷增加，問(wèn)題不斷增多。城管檔案在此種發(fā)展形勢(shì)下，其重要性越發(fā)突顯，成為我國(guó)解決城市矛盾問(wèn)題、提升城市管理水平、指引城市發(fā)展方向的最重要的數(shù)據(jù)信息來(lái)源與依據(jù)。
2 城管檔案歸檔整理工作中存在的問(wèn)題
目前，我國(guó)城管檔案收集、歸檔整理工作主要是由城管局來(lái)負(fù)責(zé)進(jìn)行。城管局是城市管理中負(fù)責(zé)綜合行政執(zhí)法的部門，是由原事業(yè)單位“城管辦”、“聯(lián)合執(zhí)法大隊(duì)”演變而來(lái)。工作內(nèi)容繁雜、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)等諸多因素使得城管檔案工作一直是城管工作中一項(xiàng)次要性的工作。對(duì)城管檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不足使得城管檔案工作在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)處于被動(dòng)的局面，在檔案收集、歸檔整理、保管、編研利用等方面存在不足之處，尤其是在城管檔案的歸檔整理方面。
歸檔整理是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的基礎(chǔ)與起點(diǎn)。檔案歸檔整理工作，就是按照一定的原則和方法，將處于零散和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列與編目，組成有序體系的過(guò)程[2]。目前，在城管檔案歸檔整理過(guò)程中，存在著諸多問(wèn)題，包括了檔案的裝訂、分類以及排列等方面，其中，檔案分類是問(wèn)題較為突出的環(huán)節(jié)。
在檔案分類上，沒有根據(jù)工作實(shí)際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問(wèn)題，而既使用“機(jī)構(gòu)”又使用“問(wèn)題” 標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行分類是較為常見的問(wèn)題，這種分類標(biāo)準(zhǔn)的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對(duì)文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機(jī)構(gòu)、保管期限-年度-問(wèn)題以及保管期限-年度，但在實(shí)際的歸檔文件分類中，采用級(jí)次分類法、收文發(fā)文分類法、文號(hào)分類法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類方法不是全國(guó)統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內(nèi)容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。
對(duì)于歸檔文件的排列問(wèn)題，《歸檔文件整理規(guī)則》中有著明確的規(guī)定：歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間排列。但在實(shí)際的工作中，按文號(hào)排列、按問(wèn)題排列或是全部文件都按時(shí)間順序排列的現(xiàn)象十分普遍，給歸檔文件的存取以及整理造成困難。
3 歸檔整理問(wèn)題的成因分析
任何問(wèn)題的存在都有其產(chǎn)生的深層原因，城管檔案的歸檔整理問(wèn)題也不例外，只有對(duì)問(wèn)題的成因進(jìn)行深入分析，才能有效的解決問(wèn)題。就城管檔案管理中的歸檔整理問(wèn)題而言，其成因主要是檔案工作人員的專業(yè)水平與素質(zhì)因素，當(dāng)然，更深層的原因也與管理者對(duì)檔案工作的重視程度有關(guān)。
檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，而檔案整理環(huán)節(jié)，尤其是檔案的分類，是最能體現(xiàn)其專業(yè)性的地方。目前，城管系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理工作大多是粗放型的管理狀態(tài)，遠(yuǎn)未達(dá)到專業(yè)化管理的水平。檔案工作人員大多是兼職，設(shè)有專職檔案員的部門較少，而即便在設(shè)有專職檔案員的部門，具備檔案專業(yè)高等教育水平的人才也是少之又少。檔案專業(yè)人才的缺乏，導(dǎo)致了城管檔案管理工作一直滯后于城管部門的整體發(fā)展。長(zhǎng)時(shí)間停留在表面意義上的管理，未能達(dá)到專業(yè)化的管理水平，對(duì)城管檔案管理工作向更高層次發(fā)展造成了重要影響。
城管檔案管理專業(yè)人員的缺乏，也使得城管檔案管理各項(xiàng)制度的建立與完善缺少了專業(yè)指導(dǎo)。如專業(yè)人員的缺乏使得檔案分類方案的制訂無(wú)法從單位實(shí)際出發(fā)來(lái)有效規(guī)范檔案的歸檔整理工作，導(dǎo)致了分類方法不具體、檔案保管期限設(shè)置不合理等問(wèn)題的發(fā)生。
4 提高城管檔案歸檔整理工作成效的方法
4.1 加強(qiáng)檔案管理專職專業(yè)人員的設(shè)置與引進(jìn)
專職與專業(yè)人員的設(shè)置與引進(jìn)既是兩個(gè)方面的事情，同時(shí)也是合二為一的。目前，多數(shù)城管部門的檔案員是兼職，但隨著城管檔案管理事務(wù)的增多，兼職檔案員已經(jīng)無(wú)法勝任與滿足城管部門檔案管理工作的需求，只有設(shè)立專職的檔案管理工作人員，才能更好的完成檔案管理工作的要求，同時(shí)，專職的崗位設(shè)立也體現(xiàn)了對(duì)檔案管理工作的重視程度，也是吸引檔案管理專業(yè)人才的基本條件。而對(duì)于專業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)，要從多渠道、多方面來(lái)進(jìn)行，要從城管部門人力資源戰(zhàn)略層面出發(fā)來(lái)進(jìn)行。單位應(yīng)投入更多的資金支持，應(yīng)提供更多的人才吸引條件，加強(qiáng)人才培訓(xùn)與平臺(tái)的提升建設(shè)，為人才的發(fā)展提供上升的空間，只有如此，才能吸引到高素質(zhì)、高水平的檔案管理專業(yè)人才投身到城管事業(yè)，才能為城管檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的人力資源基礎(chǔ)。
4.2 加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)
加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)無(wú)疑是快速提升檔案歸檔整理工作成效的有效方法。檔案管理人員應(yīng)對(duì)《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)，對(duì)實(shí)施細(xì)則要加強(qiáng)理解。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)以日常工作的常用技能與常見問(wèn)題進(jìn)行重點(diǎn)加強(qiáng)，要少理論性多實(shí)用性，注重實(shí)效。培訓(xùn)應(yīng)定期舉行，可以派員進(jìn)行外部培訓(xùn)，也可以在單位內(nèi)部組織，聘請(qǐng)省市檔案館的專業(yè)人士進(jìn)行指導(dǎo)講座。
4.3 制定科學(xué)合理的檔案分類方案
檔案分類是檔案歸檔整理最重要的也是核心的內(nèi)容，因此，制訂科學(xué)合理的檔案分類方案對(duì)于檔案歸檔整理工作來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。檔案分類方案要根據(jù)國(guó)家檔案局2006年公布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求以及《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》來(lái)制定。檔案分類方案要使用正確的分類方法，要正確界定城管局文件材料的歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使保存的檔案反映本局職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌。
科學(xué)合理的檔案分類方案，需要專業(yè)的檔案管理人員來(lái)完成，而且還要熟悉掌握本單位的工作職能、主要工作內(nèi)容。鑒于城管局檔案管理的專業(yè)水平，可以在檔案分類方案的制定時(shí)請(qǐng)上級(jí)檔案管理部門進(jìn)行協(xié)助指導(dǎo)，方案一旦確定，文件的歸檔整理便可以按照整理規(guī)則順理成章的進(jìn)行。
5 結(jié)束語(yǔ)
檔案整理工作的基本任務(wù)是建立檔案實(shí)體的管理秩序，使檔案實(shí)體有序化、條理化，其意義與價(jià)值在于為整個(gè)管理工作提供一個(gè)嚴(yán)格有序的工作基礎(chǔ)。城管檔案歸檔整理工作中存在的問(wèn)題，除缺乏專業(yè)的檔案管理人員外，對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠也是重要因素。因此，加強(qiáng)檔案管理工作重要性的宣傳，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，也是提高城管檔案管理工作成效的重要內(nèi)容。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；分類標(biāo)準(zhǔn)；管理系統(tǒng)
一、教學(xué)檔案研究的現(xiàn)狀
目前，不少高職院校的教學(xué)檔案管理尚未按教育信息化要求形成完整的機(jī)制，如沒有配備專職的檔案管理人員、兼職人員一般都未受過(guò)專業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)、檔案管理制度也不健全、管理流程與教育信息化要求不匹配等。檔案管理存在的主要問(wèn)題表現(xiàn)在：一是對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠。教學(xué)檔案數(shù)量大、內(nèi)容多，其作用不受重視，檔案管理投入也少，對(duì)檔案管理工作持得過(guò)且過(guò)態(tài)度，更談不上創(chuàng)新；部分工作人員認(rèn)為教學(xué)檔案管理工作輕松簡(jiǎn)單，不需要專業(yè)知識(shí)，致使教學(xué)檔案管理質(zhì)量和效率難以突破。二是檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范。需要?dú)w檔的材料沒有及時(shí)歸檔，造成了在評(píng)估和重點(diǎn)項(xiàng)目申報(bào)中材料的缺失；收集的材料類別混雜，沒有及時(shí)裝盒整理；相當(dāng)一部分檔案材料散存?zhèn)€人手中，造成檔案收集不全，歸檔材料質(zhì)量不高等。三是檔案管理制度不健全，需要文件的時(shí)候亂翻亂抽，借閱、轉(zhuǎn)閱不登記，借走后不妥善保管，用后不歸還，造成重要文件的流失。四是在檔案管理方面應(yīng)用信息化技術(shù)少，與信息發(fā)展形勢(shì)不匹配，檔案管理效率差。
二、教學(xué)檔案管理研究的方法
本課題主要采用三種研究方法：一是調(diào)查法。通過(guò)同類高職院校中檔案管理的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和做法，收集到更多有關(guān)教學(xué)檔案管理工作辦法，尋找本課題實(shí)施的理論依據(jù)以及可以借鑒的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)；二是比較研究法。將現(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比較，找出兩者的優(yōu)缺點(diǎn)，將兩者優(yōu)點(diǎn)相互結(jié)合。三是個(gè)案研究法。以湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱“我院”）教務(wù)處檔案為實(shí)例進(jìn)行試點(diǎn)。
三、教學(xué)檔案管理系統(tǒng)研究的結(jié)論與對(duì)策
（1）建立了教學(xué)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)：DA/T22——2000規(guī)則同樣適應(yīng)于高職院校教學(xué)檔案的管理，并能在配套制度環(huán)境中發(fā)揮作用，能夠?yàn)榻虒W(xué)檔案管理提供有效規(guī)范?？梢越⑴cDA/T22——2000規(guī)則相適應(yīng)的教學(xué)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)建立的教學(xué)檔案實(shí)體分類目錄，按照《歸檔文件整理規(guī)則規(guī)范》建立相適應(yīng)的編號(hào)，以教務(wù)處的檔案為案例，以“件”的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體的過(guò)程。對(duì)歸檔文件進(jìn)行合理的分類，要體現(xiàn)出文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使教學(xué)類檔案成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)的提供利用，而且對(duì)排列、編目后續(xù)工作的開展，以及文件柜、文件架的管理有著重要意義。結(jié)合我院實(shí)際工作以及機(jī)構(gòu)設(shè)置的特點(diǎn)，參照《歸檔文件整理規(guī)則》中關(guān)于歸檔文件分類的要求，制定我院歸檔文件分類方案。采用年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限三種分類法，并可以組合成許多種復(fù)式分類法。一級(jí)類目的標(biāo)識(shí)，采用類目名稱主詞和漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母，如“JX”即“jiaoxue”（教學(xué)）的簡(jiǎn)稱。檔號(hào)模式規(guī)定為“年度號(hào)+分類號(hào)+案卷號(hào)”。如2014年教學(xué)綜合性第1號(hào)卷的檔案為2016-JX11-001，分類號(hào)（類目）的設(shè)置學(xué)院文件數(shù)量的多少可分為一級(jí)、二級(jí)或三級(jí)類目。2016-JX01-1～N（保管期限為“永久”時(shí)從“1”～“N”件排列流水件號(hào)）（2）建立教學(xué)檔案管理制度：通過(guò)建立檔案分類標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范教學(xué)檔案管理，必須有配套的制度，需依據(jù)檔案相關(guān)法律法規(guī)，研制學(xué)院的檔案管理工作規(guī)范框架。在調(diào)查的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，大家對(duì)檔案不夠重視，很多的檔案規(guī)章都不是很熟悉，檔案意識(shí)的加強(qiáng)，需要全院的各個(gè)部門都引起重視，我們根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、國(guó)家教育委員會(huì)《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)，并結(jié)合學(xué)院檔案工作實(shí)際，形成《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案工作規(guī)范體系》，為加強(qiáng)學(xué)院的檔案工作，充分發(fā)揮各類檔案的作用，更好地為學(xué)院教學(xué)、科研及其他各項(xiàng)工作服務(wù)。對(duì)于檔案管理的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和編研提供利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有以下相應(yīng)的制度《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理實(shí)施辦法》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案實(shí)體分類方案》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院各類檔案工作規(guī)范》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室工作職責(zé)》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案材料保管期限規(guī)定》等制度，組成檔案工作規(guī)范體系。通過(guò)學(xué)習(xí)檔案規(guī)章和學(xué)院檔案工作規(guī)范，對(duì)加強(qiáng)全院職工檔案歸檔意識(shí)，促進(jìn)檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化起到重要作用，進(jìn)而提高學(xué)院檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案資源的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益。（3）提出教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)開發(fā)方案：采集.NET技術(shù)與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)研究檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合DA/T22——2000規(guī)則，通過(guò)建立的檔案實(shí)體分類標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行信息交換和通信，以實(shí)現(xiàn)智能化識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，可以有效地提高檔案管理質(zhì)量和效率，能極大地提升學(xué)院檔案管理信息化水平。檔案管理系統(tǒng)的功能需求：檔案管理系統(tǒng)是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，把分散在不同載體、不同位置的信息資源，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)查詢、借閱、歸還、催還，對(duì)檔案查詢和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，使檔案管理人員對(duì)檔案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系統(tǒng)的管理員能夠?qū)︿浫氲男畔⒁鬁?zhǔn)確、完全；對(duì)錄入的數(shù)據(jù)隨時(shí)作更新修改，管理員能夠得到最新的信息；為系統(tǒng)管理員和一般用戶設(shè)置建立完善的權(quán)限和身份級(jí)別，一般用戶不能對(duì)信息進(jìn)行添加、刪除。加快檢索速度，促進(jìn)檔案的規(guī)范化和正規(guī)化，對(duì)做好學(xué)院檔案信息化工作，對(duì)檔案的整理、鑒定、保管、編目、檢索、編輯、研究、統(tǒng)計(jì)與利用有著積極的推動(dòng)作用?？偠灾S著高職院校的發(fā)展，根據(jù)人才培養(yǎng)質(zhì)量的需要，發(fā)現(xiàn)原來(lái)確定的歸檔范圍和保管期限已不能適應(yīng)當(dāng)前教學(xué)改革發(fā)展，給當(dāng)前的檔案建設(shè)工作造成了困擾。因此，本課題主要研究的是大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校的教學(xué)檔案與DA/T22——2000規(guī)則相適應(yīng)的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)研究，為教學(xué)檔案的規(guī)范管理和教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的分類提供了依據(jù)，適應(yīng)當(dāng)前人才培養(yǎng)的需求，對(duì)教學(xué)檔案分類進(jìn)行研究，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的需要。
參考文獻(xiàn)：
[1]錢愛華.完善高校教學(xué)檔案歸檔范圍與分類標(biāo)準(zhǔn)的思考[J].蘭臺(tái)世界，2013（5）.
［關(guān)鍵詞］合同檔案；風(fēng)電企業(yè)；管理分類
合同檔案詳細(xì)記錄了風(fēng)電企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，在企業(yè)制定年度預(yù)算、評(píng)估和審計(jì)等工作中發(fā)揮了重要的參考價(jià)值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對(duì)合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問(wèn)題，給檔案的查找和利用帶來(lái)了很大困難。因此，風(fēng)電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實(shí)現(xiàn)合同檔案的科學(xué)分類和優(yōu)化管理，為各項(xiàng)工作的開展提供指導(dǎo)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
1企業(yè)合同檔案的基本特征
對(duì)風(fēng)電企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動(dòng)合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價(jià)值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。
1.1法律性
法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標(biāo)志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護(hù)。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無(wú)論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴(yán)格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和維護(hù)企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
1.2憑證性
近年來(lái)，風(fēng)電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風(fēng)電企業(yè)在推動(dòng)自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，也加劇了行業(yè)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會(huì)采用不正當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)手段，從而帶來(lái)許多經(jīng)濟(jì)糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)企業(yè)應(yīng)盡的義務(wù)和擁有的權(quán)利進(jìn)行了明確說(shuō)明，在解決經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3規(guī)范性
規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應(yīng)當(dāng)包括具有法律效力的內(nèi)容、當(dāng)事人的親筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過(guò)程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會(huì)影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4繁雜性
企業(yè)每年都會(huì)產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時(shí)，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進(jìn)行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標(biāo)等；合同簽訂后的招標(biāo)書、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議記錄等。要想確保合同檔案應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施
2.1強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制
建立健全合同檔案管理機(jī)制，能夠?yàn)楹贤瑱n案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風(fēng)電企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的發(fā)展情況，有針對(duì)性的補(bǔ)充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應(yīng)。從企業(yè)發(fā)展的角度說(shuō)，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而在保證自身利益不受損害的情況下，推動(dòng)風(fēng)電企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。
2.2加強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系
企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨(dú)整編和單獨(dú)管理，必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進(jìn)行合同檔案的整理過(guò)程中，相關(guān)工作人員需要有重點(diǎn)的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實(shí)際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡(jiǎn)的效果。當(dāng)然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨(dú)立部門負(fù)責(zé)合同檔案管理的相關(guān)事宜。
2.3實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號(hào)
為了便于進(jìn)行合同檔案的管理，風(fēng)電企業(yè)在開展分類管理時(shí)，可以將不同的合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。這樣一來(lái)，今后在查找某一份合同檔案時(shí)，不需要花費(fèi)過(guò)多的時(shí)間進(jìn)行翻找，而是直接查找編號(hào)，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號(hào)要按照一定的要求進(jìn)行，例如可以根據(jù)合同檔案內(nèi)容的不同進(jìn)行分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時(shí)間進(jìn)行分類等。需要注意的是，無(wú)論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進(jìn)行標(biāo)注，避免混淆。
2.4定期進(jìn)行檔案材料的整理
合同檔案的管理是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的工作，隨著企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的不斷開展，也源源不斷的產(chǎn)生了許多新的合同檔案。因此，風(fēng)電企業(yè)在進(jìn)行合同檔案的管理分類時(shí)，也要注重對(duì)新生產(chǎn)合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進(jìn)行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲(chǔ)存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導(dǎo)致檔案發(fā)霉、變潮。在合同檔案移交時(shí)，也要提前清點(diǎn)好合同檔案的數(shù)量、種類，對(duì)于失效的合同檔案要按照法律流程進(jìn)行銷毀。對(duì)合同文件變化情況都要進(jìn)行及時(shí)的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關(guān)工作人員關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這會(huì)使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。
3優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法
3.1集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業(yè)合同檔案的分類管理要重點(diǎn)對(duì)科技檔案和文書檔案進(jìn)行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項(xiàng)目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。文書檔案的分類整理包括企業(yè)行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營(yíng)方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行分類、收集、整理的過(guò)程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，進(jìn)行合同檔案的分類管理，還要依照《合同法》中的無(wú)名合同和有名合同的不同種類，進(jìn)行重新擬定和分類，從而增強(qiáng)合同檔案分類管理的有效性。
3.2集分式分類表
我國(guó)企業(yè)的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無(wú)名合同又稱為非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無(wú)名合同為前提，擬定規(guī)范且科學(xué)的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)和整理。實(shí)踐證明，集分式分類表能夠在很大程度上，提高企業(yè)合同檔案管理分類的效率，與傳統(tǒng)的分類方式相比，無(wú)論是在管理工作強(qiáng)度還是人力資源需求上都更具優(yōu)勢(shì)，這也是集分式分類方法在企業(yè)合同檔案管理中得到普遍應(yīng)用的主要原因。
3.3分類表的使用方法
集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優(yōu)點(diǎn)，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應(yīng)用集分式分類管理時(shí)，仍然需要使用標(biāo)準(zhǔn)化的操作方法，以確保其應(yīng)用優(yōu)勢(shì)得到完美的體現(xiàn)。首先，要明確合同檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號(hào)、合同數(shù)量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進(jìn)行參考。其次，科學(xué)區(qū)分合同檔案的年號(hào)、分類號(hào)和流水號(hào)，這三個(gè)要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發(fā)揮著重要的作用。
4結(jié)語(yǔ)
在日趨激烈的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，合同檔案成為關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)開展和市場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力提升的重要因素，規(guī)范化、科學(xué)化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應(yīng)有價(jià)值的發(fā)揮。作為風(fēng)電企業(yè)的管理者，應(yīng)當(dāng)重視合同檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用，并以實(shí)際行動(dòng)營(yíng)造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類的順利開展；對(duì)于合同檔案的管理人員來(lái)說(shuō)，其也要強(qiáng)化崗位責(zé)任意識(shí)，不斷提升個(gè)人專業(yè)能力，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。
主要參考文獻(xiàn)
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[關(guān)鍵詞] 復(fù)式分類法；多級(jí)目錄；檔案分類
[中圖分類號(hào)] G27 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A 文章編號(hào)：1671-0037（2014）01-42-2
檔案分類是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，既是上承檔案收集的基礎(chǔ)工作，又是下啟檔案整理的關(guān)鍵程序，是資料組織從無(wú)序到有序、從原始到科學(xué)的第一步；影響檔案管理人員選擇檔案分類方法的因素復(fù)雜多變，能恰當(dāng)運(yùn)用科學(xué)的方法將檔案分類，有助于實(shí)現(xiàn)檔案便于利用的目標(biāo)，值得每一位檔案員深入了解，認(rèn)真學(xué)習(xí)。本文將介紹一般的檔案分類方法及其使用過(guò)程中的常見問(wèn)題，逐步深入了解目前檔案分類中的復(fù)式分類法及多級(jí)目錄結(jié)構(gòu)編制之間的關(guān)系，探索復(fù)式分類法與多級(jí)目錄配合使用的妙處。
1 檔案分類方法
1.1 常用的三種檔案分類法
1.1.1 年度分類法。年度分類法以形成和處理文件的年度為標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分成各個(gè)類別。適用于使用文書檔案逐年歸檔工作制度的單位。
1.1.2 組織機(jī)構(gòu)分類法。組織機(jī)構(gòu)分類法是根據(jù)文件的承辦單位將檔案進(jìn)行分類，即按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將檔案分成若干類別。適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)穩(wěn)定、機(jī)構(gòu)頭緒不多的單位。
1.1.3 問(wèn)題分類法。問(wèn)題分類法是以文件內(nèi)容所設(shè)計(jì)的問(wèn)題為標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分成各個(gè)類別。適用于存在時(shí)間不長(zhǎng)，組織機(jī)構(gòu)模糊不清、檔案數(shù)量不大的終結(jié)全宗。
2 檔案分類法使用過(guò)程中的常見問(wèn)題
2.1 使用年度分類法時(shí)難以正確區(qū)分文件年度
由于文件產(chǎn)生過(guò)程的成文日期、簽署日期、日期等不盡相同，因此檔案員在鑒定文件所屬年份時(shí)需多動(dòng)腦筋、細(xì)心思考。以下的文件值得檔案管理員認(rèn)真思考，區(qū)分歸檔的所屬年度：
《**公司2013年工作計(jì)劃》（成文日期：2012年12月15日）
《**公司2012年工作總結(jié)》（成文日期：2013年1月6日）
《**公司2012～2015三年發(fā)展規(guī)劃》（成文日期：2013年1月15日）
《**公司第三屆科研成果交流會(huì)》（該會(huì)議于2012年12月16日召開，2013年1月4日閉幕，會(huì)議材料需歸檔的包括會(huì)議通知、會(huì)議議程、開幕詞、交流的科研論文、獲獎(jiǎng)名單等）
以上文件的年度劃分，沒有一成不變的參考標(biāo)準(zhǔn)，必須從文體種類入手，細(xì)心分析，遵循原則，正確處理：
2.1.1 法規(guī)性的文件以批準(zhǔn)日期為依據(jù)；
2.1.2 指導(dǎo)性的文件以簽署日期為依據(jù)；
2.1.3 會(huì)議記錄以開會(huì)日期為依據(jù)；
2.1.4 計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以該文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間為依據(jù)；
2.1.5 跨年度計(jì)劃以開始年度為依據(jù)；
2.1.6 跨年度總結(jié)以最后年度為依據(jù)。
2.2 在使用組織機(jī)構(gòu)分類法時(shí)，文件屬于多個(gè)組織機(jī)構(gòu)（部門）的或?yàn)槎鄠€(gè)組織機(jī)構(gòu)（部門）所利用的，檔案管理員往往為圖工作簡(jiǎn)便，只在其中一個(gè)組織機(jī)構(gòu)（部門）的檔案中保管該份文件。這有悖于檔案管理便于利用的最終目的。正確的做法應(yīng)該是在各組織機(jī)構(gòu)（部門）分別備份。
2.3 問(wèn)題分類法常見的類別設(shè)置，檔案工作者在為立檔單位設(shè)類之前，用通過(guò)調(diào)研，對(duì)立檔單位的主要職能、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置等情況有深入了解，根據(jù)實(shí)際情況擬定類別，試以某公司為例：
問(wèn)題分類法容易遇到年度跨度大、涉及部門多的情況，可歸入“綜合管理類”或設(shè)“總類”。
檔案管理員應(yīng)注意在檔案管理過(guò)程中不斷完善類目，其體系應(yīng)為逐漸完善的動(dòng)態(tài)過(guò)程，對(duì)不盡合理之處或?qū)嶋H工作有變動(dòng)的情況需及時(shí)調(diào)整改良。
因此，單一的檔案分類方法在現(xiàn)實(shí)情況下是無(wú)法滿足實(shí)際工作需求的，將上述三種單一的檔案分類方法綜合使用，能使檔案分類呈多維立體的態(tài)勢(shì)，最終服務(wù)于檢索與利用，這就是檔案分類中普遍運(yùn)用到的復(fù)式分類法。
3 多級(jí)目錄
多級(jí)目錄在電子檔案出現(xiàn)以后發(fā)展迅速，該目錄結(jié)構(gòu)也稱為樹形結(jié)構(gòu)。在多級(jí)目錄結(jié)構(gòu)中，每一個(gè)根目錄包含若干子目錄，在子目錄中又包含下一級(jí)子目錄，這樣類推下去就構(gòu)成了多級(jí)目錄結(jié)構(gòu)。采用多級(jí)目錄結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)是建檔單位可以將不同類型和不同功能的文件分類儲(chǔ)存，方便檔案的管理和查找。如果僅僅依據(jù)以上的檔案分類方法，可將檔案目錄平面鋪開，形成多級(jí)目錄。然而，這種單一、扁平的結(jié)構(gòu)在工作中是無(wú)法滿足實(shí)際需求的。只有將多級(jí)目錄與復(fù)式分類法的巧妙結(jié)合結(jié)合，使扁平的結(jié)構(gòu)立體起來(lái)。
4 復(fù)式分類法
以年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問(wèn)題分類法為基礎(chǔ)，由年度和組織機(jī)構(gòu)、年度和問(wèn)題靈活組合形成的檔案分類方法叫復(fù)式分類方法：
4.1 復(fù)式分類法的常見類型：
4.1.1 年度-組織機(jī)構(gòu)分類法。
即先將立檔單位內(nèi)的檔案按年度分類，然后在每個(gè)年度類下再按組織結(jié)構(gòu)（部門）進(jìn)行分類。適用于內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)經(jīng)常變化但不復(fù)雜的立檔單位，適合現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案使用。
4.1.2 組織機(jī)構(gòu)-年度分類法。
即先將立檔單位內(nèi)的檔案按照組織機(jī)構(gòu)分類，然后在每個(gè)組織機(jī)構(gòu)（部門）下按年度分類。適合內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)穩(wěn)定的立檔單位，一般多用于撤銷機(jī)關(guān)的檔案分類。
4.1.3 年度-問(wèn)題分類法。
即先將立檔單位內(nèi)的檔案按照年度分類，然后在每個(gè)年度下按問(wèn)題分類。適用于立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜，或由于組織機(jī)構(gòu)間分工不明確、文書工作不正規(guī)等難以區(qū)分文件所屬機(jī)構(gòu)、沒有內(nèi)部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單的立檔單位。
4.1.4 問(wèn)題-年度分類法。
即先將立檔單位內(nèi)的檔案按照問(wèn)題分類，然后在每個(gè)問(wèn)題下按年度分類。適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。
檔案管理員能根據(jù)上述四種復(fù)式分類法，編制多級(jí)目錄，如圖所示：
如此，復(fù)式分類法的立體維度結(jié)構(gòu)形成。
4.2 使用復(fù)式分類方法應(yīng)以立檔單位的實(shí)際情況靈活設(shè)置，適當(dāng)變動(dòng)。試看以下例子：
某公司在成立之初由辦公室、生產(chǎn)車間、采購(gòu)部、銷售部和研發(fā)部五個(gè)部門組成，由于該公司主要經(jīng)營(yíng)范圍是加工生產(chǎn)，檔案管理人員按組織機(jī)構(gòu)-年度分類法來(lái)分類整理檔案；其后幾年內(nèi)，企業(yè)人員變動(dòng)較大，因?yàn)榧庸び唵纬湓＃绢I(lǐng)導(dǎo)層決定增設(shè)生產(chǎn)線，提高盈利效率，生產(chǎn)車間增加到3個(gè)，撤并研發(fā)部，辦公室分立成行政辦公室和總務(wù)后勤兩個(gè)部門。這樣的例子在企業(yè)檔案管理中是頗為常見的，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)作出靈活的應(yīng)對(duì)，對(duì)企業(yè)檔案的分類方法做出調(diào)整，以免影響檔案的利用效率，甚至導(dǎo)致檔案管理混亂。該單位可將原先的組織機(jī)構(gòu)-年度分類法調(diào)整為年度-組織機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理。
4.3 在以上復(fù)式分類法的基本模式下，按照檔案管理的實(shí)際情況與保管年限結(jié)合使用，組合成以下的復(fù)式分類方法，使檔案管理更趨條理化：
小結(jié)：檔案管理的分類方法是將檔案資料從內(nèi)容到形式理出立體層次、縱橫維度的過(guò)程。是一門充滿理趣的學(xué)科，需要檔案管理員用心用腦關(guān)注本單位的實(shí)際情況，用耐心和恒心去構(gòu)筑適用好用的框架，在此過(guò)程中，多級(jí)目錄的使用千變?nèi)f化，但萬(wàn)變?nèi)f變不離其宗，把握好根目錄和二級(jí)目錄的維度是關(guān)鍵，不少檔案管理員將多級(jí)目錄編成簡(jiǎn)單的序列，抹殺了多級(jí)目錄的價(jià)值，實(shí)在可惜。在二者的完美配合下，實(shí)在不難建立合理的檔案實(shí)體管理體系，更好地對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)管理與信息資源的開發(fā)利用。
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