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關鍵詞：問題 方法
我國的廣大農民工、到外地工作的一些專業(yè)人員都是我國流動人員的組成部分。因為人員的眾多、地域的廣泛、類別的繁多等情況，導致了我國的流動人員人事檔案管理出現(xiàn)了非常多的問題，也降低了管理這些檔案的水平和效率。所以我們要針對這些工作實際中出現(xiàn)的問題，采取針對性的解決方法來加以解決，使我國流動人員人事檔案的管理工作邁向一個新的臺階。
一、我國流動人員人事檔案管理工作中存在的問題
（一）管理意識不到位
首先，我國的流動人員人事檔案管理工作中存在的問題是人事檔案管理人員管理意識的不到位。一些檔案管理人員認為在經(jīng)濟快速發(fā)展和人員流動巨大的今天，許多的用人單位、特別是私營企業(yè)根本就不關心應聘人員的檔案問題，只重視應聘人員的工作能力和社會經(jīng)驗。所以，他們在具體的人事檔案管理中根本就不具有很強的管理意識，把許多的人事檔案沒有進行好好的保管工作和認真的檢查工作。
（二）管理方法不到位
其次，我國流動人員人事檔案管理工作中存在的問題是管理方法的不到位。其主要的表現(xiàn)有手段單一，許多的檔案管理部門只有流動人員人事檔案的紙質材料，根本就沒有他們的電子檔案，所以一旦檔案室發(fā)生火災等情況發(fā)生時，這些檔案也就會付之一炬。同時，許多檔案管理單位缺少對于流動人員檔案信息的更新，導致許多的流動人員檔案的信息只停留在檔案信息填寫之初的狀態(tài)，而對其近況沒有一點的了解。
（三）管理的封閉性
再次，我國流動人員人事檔案管理工作中存在的問題是管理的封閉性。許多的檔案所有人都不清楚自己的檔案準確的存放地點，使其在需要自己的檔案時要費盡周折才能弄清楚。
（四）管理中傳遞程序不合理
最后，我國流動人員人事檔案管理工作中存在的問題是傳遞程序的不合理。一些檔案管理人員在對于檔案的傳遞過程中導致了檔案的丟失和損壞，從而使檔案的所有者無法對自己檔案的內容進行清楚的了解。
二、我國流動人員人事檔案管理工作中存在問題的解決方法
（一）提高檔案管理人員的綜合素質
首先，對我國流動人員檔案管理工作中存在問題的解決方法是提高檔案管理人員的綜合素質。其具體的措施有第一，要加強對于檔案管理工作的宣傳力度，使許多地方的檔案管理工作由被動化向主動化服務轉變，做好檔案信息的咨詢、歸類、整理等工作，為廣大的流動人員未來的升遷、就業(yè)等做好鋪墊。第二，要開辦專業(yè)的培訓班，請來專業(yè)的人事檔案管理專家對于檔案管理的工作人員進行專業(yè)上的培訓和手把手的指導，全面的提高其專業(yè)技能和熟悉人事檔案工作的法律法規(guī)。同時在這個歷史的新時期，還要建立和健全流動人員檔案信息管理的規(guī)章制度，加強對流動人員檔案管理的理論研究和政策研究，提高流動人員檔案管理的質量和效率。
（二）加強人事檔案管理的科學化與正規(guī)化
其次，對我國流動人員檔案管理工作中存在問題的解決方法是加強人事檔案管理的科學化和正規(guī)化。第一，要認真的對流動人員的檔案進行接收和鑒別分類，把具有價值的人事檔案材料進行認真的保存和定期的檢查工作，把個人信息相關的內容要裝訂成冊。第二，加強檔案信息的收集和完善，把許多個人流動信息的新情況加入到個人原有的檔案信息內容之中，豐富個人檔案信息的內容。比如：獎勵情況、升遷情況、違法犯罪情況、婚姻情況等等，保持檔案信息的嚴肅性、真實性、實效性。第三，對于可以體現(xiàn)出檔案個人才能與興趣愛好的內容要進行重點的登記和說明，比如：思想政治素質、文化教養(yǎng)、實踐工作經(jīng)歷、業(yè)務學習水平、留學經(jīng)歷、科學研究成果、進修情況等內容可以在流動人員人事檔案中可以得到具體的體現(xiàn)，這些對于流動人員未來的升遷與工作都是非常有好處的。第四，要使用高效的計算機系統(tǒng)進行檔案信息的分類歸{和整理，同時還要對流動人員人事檔案信息進行計算機的備份工作，保障檔案信息的有效管理。在這種科學化和正規(guī)化的管理中可以很好的體現(xiàn)出檔案管理的實際應用價值。
（三）創(chuàng)新檔案管理模式
再次，對于我國的流動人員人事檔案管理過程中存在問題的解決方法是要創(chuàng)新檔案管理模式。對于檔案信息的分類、利用、裝訂、歸檔等工作要進行科學的安排，提高檔案信息管理工作中的效率。同時，在流動人員人事檔案管理工作中對于計算機的使用上要做到集中化和快速化的處理，用具有強大功能的專業(yè)檔案處理軟件減少檔案查詢、歸類、處理的時間，提高了管理的效率。除此之外，在具體的檔案管理工作中要對于檔案進行不同化的分類，比如：有一些檔案要按照時間進行分類、有些要按照地域進行分類、有些要按照姓氏進行分類、有些要按照年齡進行分類等，針對這些具體的特點，對于流動人員人事檔案進行科學分類就可以更好地進行檔案的查詢和信息歸類，提高管理的科學性。
（四）對流動人員檔案管理加強開發(fā)與利用
最后，對于我國流動人員人事檔案管理過程中存在問題的解決方法是加強這些檔案的開發(fā)和利用，使其發(fā)揮出最大的應用價值。比如：可以創(chuàng)建出專業(yè)人才數(shù)據(jù)庫，并且擴大宣傳效果，讓越來越多的專業(yè)人才可以進行這個數(shù)據(jù)庫個人專業(yè)信息，而檔案管理人員經(jīng)過審核認證后，就可以把其信息在數(shù)據(jù)庫中進行認證推廣，而相關的用人單位要進行付費瀏覽，可以在這個數(shù)據(jù)中挑選出自己需要的專業(yè)人才。簡而言之，這個數(shù)據(jù)庫可以發(fā)揮出幫助一些專業(yè)人才找工作的功能，讓工作信息獲取的渠道更加的方便快捷，同時還可以彌補目前的找工作網(wǎng)站魚龍混雜的局面。
三、結語
對流動人員人事檔案管理工作的現(xiàn)狀與解決方法進行認真的分析研究非常有利于我國檔案管理工作的科學化正規(guī)化發(fā)展，使其發(fā)揮出應有的社會價值，更好地為社會發(fā)展服務。
參考文獻：
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[2]鄧紹興.流動人員人事檔案管理難點和對策[J].中國人才，2007，（19）.
關鍵詞：知識經(jīng)濟；知識管理；檔案管理
中圖分類號：F270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）04-00-01
一、知識經(jīng)濟的主要特征
一是知識已成為企業(yè)生產(chǎn)力和生產(chǎn)關系的最大要素；二是知識的來源已經(jīng)全球化、信息化、多樣化。過去知識的來源并不豐富和直接，而隨著因特網(wǎng)的普及，世界的知識已經(jīng)融匯在網(wǎng)絡中，隨時隨地可以取得和應用。過去知識主要以書報、文稿為主，而現(xiàn)在有文字、圖像、語音、圖形多種表現(xiàn)形式，又以紙質、電子、光碟等多種媒體表現(xiàn)；三是知識處理與傳播已經(jīng)網(wǎng)絡化。過去靠面對面培訓，靠電視、廣播。而現(xiàn)在網(wǎng)絡平臺已經(jīng)深入到企業(yè)和家庭，知識已經(jīng)緊緊地圍繞在我們身邊；四是知識的產(chǎn)權化。雖然大量知識已共享，但作為企業(yè)競爭的核心知識正在產(chǎn)權化，以保護創(chuàng)新知識的企業(yè)。企業(yè)也正以自己的創(chuàng)新知識獲取企業(yè)的最大利潤；五是知識管理成為主要的手段，也成為企業(yè)的核心管理。知識經(jīng)濟時代的管理重點已經(jīng)轉移到知識管理上，因為企業(yè)的利潤增長來源主要是企業(yè)掌握了別人不具備的知識，而掌握和擁有知識的過程就是知識管理過程。
二、企業(yè)檔案管理中存在的問題
（一）傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理中存在的問題
傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的重點在收集、保存資料，記載“歷史”。傳統(tǒng)檔案管理多以實物存檔為管理對象，管理手段主要就是用媒體（主要是紙質或實質）記錄下來，并分類存放在檔案室中。這個階段由于技術手段的限制，管理的重點就在“收集”、“管理”、“編目編冊”、“保存”、“借閱”等工作上。同時，非常強調資料的完整性、安全性，所以過去只有少數(shù)的人員能借閱。事實上，傳統(tǒng)的檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人在需要的時候以歷史資料為依據(jù)，檔案才產(chǎn)生作用。由于歷史的局限，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理主要存在以下問題：一是工作量大，耗費時間長。二是保存占據(jù)空間較大。三是查找困難。四是傳統(tǒng)檔案的安全性沒有可靠的保障。
（二）信息時代企業(yè)檔案管理中存在的問題
一是收集整理檔案用人多，耗費時間長。與傳統(tǒng)檔案管理一樣，檔案得不到及時地、實時地應用。等整理編號完畢，已經(jīng)成為“歷史”。有更嚴重的問題是，部分信息管理人員、檔案管理人員不具備整理的能力，致使檔案規(guī)范化難以實現(xiàn)。
二是網(wǎng)絡化沒有給企業(yè)檔案管理帶采革命性的變化。信息時代的網(wǎng)絡化把全球聯(lián)成了地球村，檔案管理不再是孤立地由檔案管理者處理的事情。因為，在信息競爭、知識競爭的激烈狀態(tài)下，人們已經(jīng)沒有時間等待檔案員那漫長的整理過程。只有對檔案進行及時、快捷地處理，才能適應現(xiàn)實社會對檔案的需求。目前就我國各級檔案館來看，檔案管理的革命性變化還沒有真正到來。
三是檔案的分類方法多沿襲舊制。按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進一些信息管理的規(guī)則，脫離了實際工作規(guī)律或習慣，因為絕大多數(shù)檔案利用者并不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類方法，查找起來就顯得非常麻煩。事實上，這也是眾多檔案管理實施信息化以后出現(xiàn)的問題，檔案信息系統(tǒng)依然是檔案管理者自己的系統(tǒng)。
三、企業(yè)檔案管理與知識管理的關系
企業(yè)知識管理就是通過一定手段，把知識的產(chǎn)生、沉淀、規(guī)范、傳遞、應用等過程管理起來，使企業(yè)員工快速掌握知識，具備更強的工作能力，極大地提高企業(yè)工作質量和效率水平，進而取得利潤。
1.知識資源管理正逐步成為企業(yè)管理的核心之一。企業(yè)知識大體上分為顯性和隱性兩大類。顯性知識就是已經(jīng)記載下來、能看、能聽或能讀的知識；隱性知識是存在于大腦中、行為中、數(shù)據(jù)中，未被記載下來的知識。所謂知識資源狹義上的定義就是顯性知識。知識資源管理，也就是顯性知識的管理。當然，顯性知識也是從隱性知識轉變而來的。知識資源管理是知識管理的重要組成部分之一，它當然是企業(yè)管理的核心之一。并且可以說，知識資源對于企業(yè)、組織來講，現(xiàn)實感到是最需要管理的，因為它們已經(jīng)是、或大部份已經(jīng)是企業(yè)的經(jīng)營成果，它們代表了企業(yè)現(xiàn)實的知識資產(chǎn)，所以說，知識資源的管理其實質是對企業(yè)核心知識資產(chǎn)的管理。
2.檔案知識管理必然上升到知識資源管理。檔案知識是典型的顯性知識，并且是經(jīng)過一定規(guī)范化處理（格式化編目、編號）得知識資源。當我們認識到檔案知識是知識資源，那么它的管理就要從知識資源管理的角度去認識、去推動。
（1）企業(yè)檔案知識管理上升到知識資源管理是完全可能的。因為檔案知識是知識資源，且是規(guī)范化處理后的知識資源。按照知識資源的管理過程，它還將應用到工作中，并創(chuàng)新知識、創(chuàng)新工作，這才符合檔案知識管理的規(guī)律，才能生存下去，否則檔案知識管理就會走到盡頭。
（2）企業(yè)檔案管理上升到知識資源管理也是現(xiàn)實必需的。因為通過上升，檔案知識不再被看成信息，不再按信息管理的規(guī)律去管理，由此就能避開信息時代檔案管理的問題。一是通過大家參與，形成共識的知識資源規(guī)范處理，避免了過去收集整理只是檔案管理者的事；二是通過支持實際工作，知識資源結合實際分類，解決了過去按檔案方法分類的問題，也解決了檔案知識不能及時或實時應用的問題；三是檔案知識管理真正按知識管理的方法、手段來進行，避免了知識類檔案還按照信息類檔案進行處理的錯誤方式。綜上所述，檔案知識管理上升到知識資源管理既是可能的，也是必要的。
關鍵詞：電力系統(tǒng) 檔案 程序化
Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.
Key words: power system, files, program
中圖分類號：F407.61文獻標識碼：A 文章編號：
1 前言
管理電力系統(tǒng)的檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營歷程的存儲與總結,同時又涵蓋了大量的生產(chǎn)技術與經(jīng)營管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現(xiàn)有專職檔案員2人,檔案管理三級網(wǎng)絡人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫房200平方米,擁有庫藏檔案26000余卷（件）,各類編研材料數(shù)十種。隨著我國電力系統(tǒng)改革的不斷深化,對企業(yè)的生產(chǎn)運營也提出了更高的要求,在新形勢下,強化企業(yè)的檔案管理,使其為企業(yè)的發(fā)展提供支撐與動力,具有重要的意義。電力系統(tǒng)傳統(tǒng)的檔案管理方法導致職責不清、管理效能低下,檔案管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性、實時性很多問題曾出不窮,已不適應新時期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統(tǒng)性為檔案管理提供了有效的手段。
2 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的意義
檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關聯(lián),而實施的一種現(xiàn)代化管理方式,體現(xiàn)了檔案管理內容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進的關系,實施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責,提高管理效率。①一方面,實施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規(guī)范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒有沒有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發(fā)生。②另一方面,實施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動性,整合人力和物力資源,對檔案進行精細化管理,明確崗位責職和階段工作內容,使得減少不必要的重復性勞動。
3 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的舉措
電力系統(tǒng)檔案程序化管理分為檔案的收集、分類、保管、應用四個環(huán)節(jié),各環(huán)節(jié)間相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關聯(lián),體現(xiàn)了程序化檔案管理的集約和效能。
3.1 檔案的收集環(huán)節(jié)
收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對電力企業(yè)各部門的研究成果、發(fā)展歷程進行系統(tǒng)、嚴格的鑒定,并把有保存價值的資源收集起來。在實際工作中,一方面要在檔案管理部門要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠對材料進行準確的鑒別,把有價值的材料收集到檔案庫中。另一方面,要為相關電力檔案成果的產(chǎn)生部門制定規(guī)范的檔案保存制度,使各部門能夠把每項重要的生產(chǎn)活動和發(fā)明創(chuàng)新都能夠準確的記錄下來,以便于檔案管理人員對其進行采集。③第三,要建立協(xié)調與溝通機制,檔案管理部門要常規(guī)性的對各部門進行檔案成果的收集。
3.2 檔案的分類環(huán)節(jié)。要將收集的檔案按其形成的內容、特點進行科學分類、系統(tǒng)排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關系的、不同等級的檔案分類數(shù)據(jù)庫。電力企業(yè)檔案管理部門要完善檔案登記、分類等相關機制,對檔案分類的范圍、時間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類法, 而應采用復合型的分類方法,即:按不同部門（如:電能生產(chǎn)、電力設施建設、電力營銷等部門）的橫向分類與企業(yè)不同時間段運營情況的縱向分類。
3.3 檔案的保管環(huán)節(jié)。電力系統(tǒng)在檔案保管中要落實好崗位責任制,首先要為管理員設定工作目標與規(guī)范,建立健全檔案保管標準與制度,把資料的規(guī)格、格式、數(shù)量等方面做統(tǒng)一的標準化要求,把檔案的立卷、標題、目錄、時間等工作規(guī)范化。⑤其次, 要對管理員的工作進行監(jiān)管,建內部控制機制,把各項工作落實到每位管理員,要摒棄傳統(tǒng)檔案管理“事中”監(jiān)督的單一化管理模式,而應實施“事前－事中－事后”立體化監(jiān)督。在檔案入庫前要掌握庫存情況,在檔案的保管過程中,要發(fā)動員工的力量進行互相監(jiān)督,促使管理員能夠嚴格按照規(guī)范和標準操作。在管理人員調動或離任前,必須對其所承擔的保管任務進行全面檢查,方能辦理相關的調動和離任手續(xù),最大限度的保護檔案資料。第三,要把檔案管理與績效掛鉤,對檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級等切身利益相聯(lián)系。
3.4 檔案的利用環(huán)節(jié)。收集、分類、保管等前三個環(huán)節(jié)為檔案的最終利用打下了夯實的基礎,對電力系統(tǒng)而言,有效的利用檔案,為企業(yè)的生產(chǎn)運營服務才是檔案管理的最終目標。⑥要廣泛創(chuàng)新檔案的利用手段,通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業(yè)的電力技術研究成果及經(jīng)營歷程最大限度發(fā)揮余熱, 推進企業(yè)的技術改進與自主創(chuàng)新。在檔案的閱覽中,要為創(chuàng)設良好的閱覽環(huán)境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級手續(xù),制定相應的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關制度。使借閱檔案的人員能夠對檔案的安全性、完整性和保密性負責,杜絕企業(yè)檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應的指導咨詢、檢索咨詢等相關機制,樹立服務意識,最大限制的滿足企業(yè)發(fā)展的需要。同時,要積極與其它電力企業(yè)保持聯(lián)絡與交流合作,建立與其它電力企業(yè)檔案管理部門的溝通機制,取長補短,不斷對自身的檔案管理進行完善。
4 結束語
總之,在新形勢下,強化電力企業(yè)的檔案管理,對于企業(yè)的運營與發(fā)展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統(tǒng)性為電力系統(tǒng)檔案管理提供了有效的手段。實施電力系統(tǒng)檔案程序化管理,要切實抓好檔案的收集、分類、保管、應用等四個環(huán)節(jié),使之既相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關聯(lián),最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統(tǒng)檔案管理中發(fā)揮巨大的作用。
參考文獻
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[關鍵詞]高校信息；檔案管理；信息一體化
[中圖分類號]G640 [文獻標識碼]A [文章編號]1671-5918（2016）02-0026-02
將高校信息規(guī)整到一起并且能保證信息檔案一體化是高校信息檔案管理的重點。高校檔案一體化的提出，對檔案的管理觀念，方法，手段都產(chǎn)生了深遠的影響。在高校的日常發(fā)展中，高校是一個以人才培養(yǎng)為基礎的現(xiàn)代化非盈利性教學機構，其主要目的是培養(yǎng)人才。實施檔案信息合理，可以有序的將數(shù)據(jù)排布而且能夠正確整齊歸檔，并實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的有效性分析。計算機的出現(xiàn)實現(xiàn)了高校檔案管理網(wǎng)絡化的具體目標。為高校實行文檔一體化提供了技術支持。
一、實施高校檔案管理信息一體化的主要目的
（一）高校檔案管理的現(xiàn)狀
高校檔案管理一般都是利用一般常規(guī)的方法進行管理，如同圖書管理一樣，將其按照一定的順序進行存放，比如說建立固定的文件夾，進行標注，然后每一年的信息都要定期的進行更新，工作量大。要找到規(guī)律，查找信息，進行具體的總結歸納時則相當費力。檔案管理人員壓力較大，效率比較低，容易出現(xiàn)較大的差錯。一般情況下，不容易找到數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的整理比較困難，而且，數(shù)據(jù)庫的整體傳播能力較差，沒有具體的手段進行廣泛的傳播，應該說只是一種人為的管理水平。如今已經(jīng)是進入信息時代，信息化的管理檔案可以大大提高工作效率。高校中，檔案管理涉及到的部門和方向有很多，數(shù)據(jù)庫的經(jīng)過的地方也很多，運用信息化的模式以最快捷的方法進行整理、傳播、分析，匯總，從而提高檔案管理的效率。
（二）高校檔案信息化管理的目的
在高校圖書館中，常常會用信息一體化總結管理模式，將圖書進行整體性進行一體化管理，這樣的方法使整理圖書信息工作變得簡單快捷和方便。所以，在高校檔案管理過程中也可以采取這種信息一體化的檔案管理模式。信息一體化檔案管理的主要目的其一是為了進行更好的檔案管理，而且是為了保護檔案資料，提高檔案利用率。在各大高校中，檔案資料都是很重要的，而且一般處于保密的情況。所以，在檔案管理中，尤其是進行網(wǎng)絡管理，應該找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高檔案利用率。檔案雖然是各大高校中的機密文件，但是，檔案利用率也是檔案管理的好壞的一種標志。在存儲之后一旦需要哪個檔案，看到檔案的利用率另外就是在尋找過程中的效率，這些都是在檔案整理過程中應該提高和注意的地方?？偠灾f到高校的檔案管理信息一體化，就是要在已知的檔案信息中進行總結歸納，可以進行網(wǎng)上信息總結，然后，將總結的過程進行具體的分類，但是要保證將所有的檔案進行一體化，建立一個關聯(lián)網(wǎng)，每一個分類都要有規(guī)律和聯(lián)系。在日常高校的管理中，一個高校有很多的學院，每一個學院又有很多的教職工和學生，另外學院在發(fā)展過程中都會建立自己學院的檔案，這時，就應該在分類中運用信息技術開發(fā)檔案信息資源，可以引入新的檔案管理理論，方法和原則。比如說在高校中的管理機構的職能與檔案工作體制的變化，這些具體的問題也都要在檔案整理的過程中進行具體的信息改變和總結。除此之外，各大高校的工作學習研究的方向重點也各有不同，但對檔案有效整理，減少檔案漏編或者錯編的情況出現(xiàn)的目的都是相同的。
二、實行高校檔案管理信息一體化的方法
（一）進行高校的抽樣調查
說到抽樣調查，這一點是十分必要的。高校本來就是一個大集體，這一個集體是由我們很多學生和教職工人員一起組成的。所以，應該深入進他們中間了解各自的不同情況。學生就是一個大集體，應該走訪不同學院，調查了解他們平時的生活和學習情況。找到他們中間的不同點和相同點進行總結，并且調查平時的上課情況，了解高校學生的日常情況。其實這是檔案調查分析整理的一個重要前提。另外，教職工人員也是一個很重要的群體。對教職工進行抽樣調查，問詢他們的日常上課情況。了解他們的工作情況，從檔案的一些基本信息做調查。以上都可以在網(wǎng)上進行。抽樣調查具有很大的優(yōu)點，有經(jīng)濟性，時效性，準確性和靈活性。它可以解決全面調查很難解決的問題，補充和訂正全面調查的結果，另外，在高校中進行全面調查實現(xiàn)的可能性很小，所以抽樣調查會有一定的根據(jù)性。還能對整體的情況進行某種總結和假設進行檢測。簡單的說就是用抽樣的方法代表了整體的情況。這樣的抽樣結果可以從檔案中找到抽樣的正確性，也就可以算出準確率。然后就會從檔案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和檢查。
（二）采取自動化檔案管理模式措施
在高校檔案管理的過程中，計算機的網(wǎng)絡應用于教學管理，科研管理，學籍管理，人事管理，財務管理各個領域。因為檔案管理的復雜性，所以進行網(wǎng)絡或者計算機的管理，極大的提高工作效率。而且，因為過去的檔案管理都是屬于一種比較復雜的紙質化書寫整理，在整理過程中就比較復雜，而計算機整理簡化了原本繁瑣的過程。自動化管理模式就是因為采取了計算機的計算整理模式。利用這種方法，首先實現(xiàn)了信息存儲檢索，以及數(shù)據(jù)的處理的自動化，整理檔案管理員可以在計算機上制定一個線性曲線，然后將數(shù)據(jù)輸入，隨著數(shù)據(jù)的大量涌入，數(shù)據(jù)的曲線圖會自動生成，一旦出現(xiàn)波動計算機可以自動通過比對實現(xiàn)數(shù)據(jù)分析，然后直接輸出可以利用的檔案文件，這樣減輕了檔案數(shù)據(jù)的調動和磨損，提高了高校中檔案的利用率。這種方法應該說是實現(xiàn)信息一體化的前提，增加了以后檔案管理的便捷性?，F(xiàn)在社會中的主要辦公模式已經(jīng)逐漸從傳統(tǒng)化進入了自動化，因為自動化的工作模式不僅可以減輕工作量，而且在提高工作效率的同時也不會忽視工作質量。所以相信在未來的工作過程中，高校也會不斷的借鑒這種工作模式，不斷的進行優(yōu)化。
（三）在檔案管理的軟件上實施工作統(tǒng)一性
在自動化進行的同時，計算機在整理檔案的過程中，往往會出現(xiàn)工作過程中計算機機器的系統(tǒng)不同，或者是系統(tǒng)的計算方式有差異，在這種情況下，就會出現(xiàn)上下界面中的數(shù)據(jù)出現(xiàn)對不上，無法統(tǒng)一的情況。所以，即使使用現(xiàn)代自動化的管理手段，一樣不會有速率上的提升。相反，要在工作的過程中尋找簡潔的工作方法。在工作的過程中，應該在檔案管理的過程中計算機整理時要保證軟件的統(tǒng)一性，軟件統(tǒng)一如何實施，應該根據(jù)高校的檔案放置的不同方式，根據(jù)檔案的所屬性質進行具體的分類，將檔案放在不同的文件夾內，另外根據(jù)這些不同的文件夾進行總結數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進行分別的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函數(shù)曲線，找規(guī)律，確定影響檔案管理的因素。最重要的是確定影響因素的輕重，如果檔案管理的過程中影響程度比較輕，就可以根據(jù)具體的情況進行細節(jié)的調整，如果影響的情況比較嚴重，就要從前后的問題進行控制分析，找到出現(xiàn)這些問題的原因所在，還有在檔案管理過程中，一定要確定安全性，不能在管理過程中出現(xiàn)安全性的問題。所以在計算機中進行，要確保軟件的安全性，防止病毒的出現(xiàn)。減少數(shù)據(jù)庫的紕漏。并根據(jù)實際情況，對軟件進行定期的排查更新，找到最先進的方法。進行最快捷的計算。減少檔案管理的過程中數(shù)據(jù)錯誤的可能性。
三、高校檔案管理信息一體化的重要性
高校的檔案管理一體化，其實主要應用的方法就是利用計算機進行檔案的管理，利用計算機的特殊軟件進行檔案管理，另外，必要時還能夠在網(wǎng)絡上找到檔案整理的合理方法，一般高校中，因為院系都有不同的特點，所以會根據(jù)不同的院系，將數(shù)據(jù)進行有效的分類，然后根據(jù)分類進行歸納，制作表格，制作圖像，找到數(shù)據(jù)變化規(guī)律，另外，可以將數(shù)據(jù)放在具體的文件夾中分類，然后必要的時候可以減少數(shù)據(jù)尋找的時間，增加了數(shù)據(jù)的整理效率。另外，除了這些特點，信息一體化還有一些原有的檔案管理沒有的特點，其一就是在整理過程中將信息統(tǒng)一進行匯總總結可以建立一個關系網(wǎng)，增加高校中各大學院之間的聯(lián)系性，這個方法還能將學院之間進行對比，找到各個學院之間檔案管理的優(yōu)點和不足，這樣可以便于學院之間的學習和改正。第二就是可以在高校工作的時候實現(xiàn)業(yè)務的規(guī)范性。因為在檔案管理中要投入大量的人力物力，而且要花費大量的時間進行檔案的管理。所以為了減輕檔案管理的負擔要進行字體合適等必要地方的統(tǒng)一規(guī)范。這樣一來，就會在整體的歸納過程中有了一個簡單的控制過程，可以通過數(shù)字的比對檢查數(shù)據(jù)。最后，在檔案管理中信息一體化增加了高校人員的團結性和信任感。因為，檔案管理信息一體化，同學和教職工人員都會統(tǒng)一積極的進行培訓，找到信息一體化的具體方法。高校的凝聚力就會得到更好的發(fā)揮。
1信息挖掘技術
1.1數(shù)據(jù)挖掘技術概述
數(shù)據(jù)挖掘技術是一種基于統(tǒng)計學、人工智能等等技術基礎上，能夠自動分析原有數(shù)據(jù)，從而做出歸納整理，并對其潛在的模式進行挖掘的決策支持過程，簡單來說就是從一系列復雜的數(shù)據(jù)中提取人們需要的潛在性信息。
1.2數(shù)據(jù)挖掘技術的方法
二十世紀末，計算機挖掘技術產(chǎn)生。其一般用到的方法有：（1）孤立點分析。孤立點分析法主要用于對于特殊信息的挖掘。（2）聚類分析。聚類分析方法是在指定的對象中，對其價值聯(lián)系進行搜索。（3）分類分析。分類分析就是找出具有一定特點的數(shù)據(jù)，對需要解讀的數(shù)據(jù)進行識別。（4）關聯(lián)性分析。關聯(lián)性分析方法是對指定數(shù)據(jù)中出現(xiàn)頻繁的數(shù)據(jù)進行挖掘。（5）序列分析。與關聯(lián)性分析法一樣，由數(shù)據(jù)之間內在的聯(lián)系得出潛在的關聯(lián)。
1.3計算機挖掘技術的形式分析
計算機挖掘技術在使用過程中，收集到的數(shù)據(jù)不同，數(shù)據(jù)收集的方法也就不同。在對數(shù)據(jù)挖掘技術進行形式分析的時候，主要用到：分類形式、粗糙集形式、相關規(guī)則形式。
2計算機數(shù)據(jù)挖掘技術在檔案信息管理
系統(tǒng)中的應用計算機挖掘技術，能夠將隱藏的信息挖掘出來并進行總結和利用，運用到檔案管理中來，在充分發(fā)揮挖掘技術作用的同時，極大的提高了檔案數(shù)據(jù)的利用價值。數(shù)據(jù)挖掘技術在檔案管理系統(tǒng)中，一般用到的方法為：
2.1收集法
該方法在對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行分析的基礎上，建立對已知數(shù)據(jù)詳細描述的概念模型。然后將每個測試的樣本與此模型進行比較，若有一個模型在測試中被認可，就可以以此模型對管理的對象分類。例如，檔案管理員就某事向客戶進行問卷調查并將答案輸入到數(shù)據(jù)庫中。在該數(shù)據(jù)庫中，對客戶的回答進行具體屬性描述，當有新的回答內容輸入的時候，系統(tǒng)會自動對該客戶需求分類，在減輕管理員工作壓力的同時，提高了檔案管理的效率。
2.2保留法
該方法是防止老客戶檔案丟失并將客戶留住的過程。對于任何一個企業(yè)來說，發(fā)展一個新的客戶的成本要遠遠高于留住一個來客戶的成本。在客戶保留的過程中，對客戶檔案流失原因的分析至關重要，因此，采用挖掘技術對其進行分析是必要的。2.3分類法通過計算機挖掘技術對檔案進行分類，按照不同的性質進行系統(tǒng)的劃分，將所有相似或相通的檔案進行整理，在人們需要的時候，能夠快速的被提取出來，提高了檢索的效率和分類的專業(yè)性。
3檔案管理引入計算機挖掘技術的必要性
計算機挖掘技術的應用，對檔案管理方式的不斷完善有著極其重要的意義，其重要性主要體現(xiàn)在：
3.1對檔案的保護更全面
一部分具有歷史意義的檔案，隨著保存的時間不斷增加，其年代感加強，意義和價值增大。相應的，利用的頻率會隨著利用的價值增加，也更容易被損壞從而導致檔案信息壽命折損，此外，管理不當造成泄密，使檔案失去了原本的利用價值，這種存在于檔案管理和利用之間的矛盾，使得檔案管理面臨著巨大的難題。挖掘技術的運用，緩解了這種矛盾，在檔案管理工作中具有重要的意義。
3.2提升檔案管理的質量
在檔案信息管理系統(tǒng)中引入計算機挖掘技術，使得檔案信息管理打破了傳統(tǒng)的模式，通過挖掘技術，對管理的模式有了極大的創(chuàng)新，工作人員以往繁重的工作壓力得到釋放，時間和精力更加豐富，在對檔案管理的細節(jié)方面也就更加注意，同時也加快了對檔案的數(shù)據(jù)信息進行處理的速度，提升檔案管理的整體質量。
4結語
綜上所述，計算機數(shù)據(jù)挖掘技術涉及的內容很廣，對挖掘技術的運用，使得各行各業(yè)的發(fā)展水平得到了很大的提高，推動社會經(jīng)濟的發(fā)展，帶動社會發(fā)展模式的創(chuàng)新。在檔案管理中使用計算機挖掘技術，使得檔案信息保存的方法及安全性有了很大的提高。同時，也需要檔案信息管理人員在進行檔案信息管理的時候，能合理利用計算機信息挖掘技術，在提高工作效率的同時，促進管理模式的不斷創(chuàng)新，以適應時展的要求。
作者:莫德強 李曉輝 王林 單位:中國白城兵器試驗中心
參考文獻
關鍵詞：檔案 管理 措施
一、檔案管理工作中存在的問題
（一）重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識存在一些誤區(qū)。認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，檔案管理人員只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。這些思想認識，不僅表明了一些人對檔案工作缺乏了解，導致輕視檔案工作，還阻礙了檔案工作的健康發(fā)展、科學發(fā)展。
（二）管理力量薄弱。目前，由于經(jīng)費有限，大部分檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是手工地將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。
（三）硬件設施不全。各單位檔案管理必備的硬件設施參差不齊，差異較大。個別單位沒有專用檔案室，檔案材料在部門或個人保管。個別檔案室存在狹窄、潮濕、“六防”設備不配套現(xiàn)象，檔案材料霉變、蟲蛀時有發(fā)生。有的檔案室沒有必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾和裝訂設備，導致裝卷不規(guī)范。
二、檔案管理工作中的基本方法
提高檔案管理的水平，必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法，必須按照要求進行工作，保證檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)工作順利進行。
1、全面普查案卷。這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為綜合性檔案室由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件。所以，剔除這些無用的文件，才能避免今后出現(xiàn)重復與低效率的情況。
2、重新組合案卷。將那些組卷過厚、內容混雜的案卷進行重新組卷能夠避免某種相連的文件組合在一起。在重組案卷的過程中，應對無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷進行重新加工、填寫，保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管，而且可以提高檔案的利用效率。
3、規(guī)范著錄工作。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。各檔案室應從自己的實際情況出發(fā)，根據(jù)計算機管理的技術要求制定出適合本單位的著錄細則，提高基礎工作水平。
4、統(tǒng)一分類編號。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，要根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，做到前后標引一致，同一類文件標引一致，從而達到標準化和規(guī)范化管理。
5、規(guī)范檢索題名。在填寫檢索題名過程中，要規(guī)范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。
三、檔案管理工作中的主要措施
檔案管理是學校工作的重要組成部分，它真實地記載著每一個時期的學校發(fā)展軌跡，具有很強的信息利用價值。因此，學校的檔案工作應著眼于今后的發(fā)展，既要適應今后管理的基礎工作，又要盡快運用現(xiàn)代化管理理論和科學技術，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
一是指定專人管理。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。一方面學校要指定有責任心、能吃苦的同志專職負責檔案管理工作，另一方面要加強檔案工作隊伍建設，加強對他們的教育培養(yǎng)，關心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量，
二是配備先進設備。 先進的設備是提高學校檔案管理水平的基礎，也是檔案管理質量的重要保障。把檔案設施建設列入學校基本建設的總體規(guī)劃，配置足夠的檔案庫房，庫房內可適當配備空調、去濕機以及防蟲、防火、防盜等基本設備。應該配置計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼相機、攝像機等現(xiàn)代化辦公設備，提高工作效率。
三是健全管理制度。建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。學校要根據(jù)國家法律法規(guī)和有關檔案管理的文件規(guī)定，結合實際情況，制定出嚴謹?shù)囊?guī)范的檔案管理制度，建立科學的檔案組織管理和運行機制，建立檔案管理工作責任制，使檔案管理工作做到依法管理、按章辦事、精細操作、妥善保管。
四是創(chuàng)新管理機制。創(chuàng)新檔案管理機制是新形勢下檔案管理工作的現(xiàn)要求。我們要從服務的社會性、管理的復雜性出發(fā)，建立健全檔案管理的責任風險體制、目標管理體制、競爭機制、激勵機制，促使檔案工作人員從事務型向專業(yè)型轉變。要強化檔案管理部門的業(yè)務指導、監(jiān)督、檢查等宏觀管理職能，加強后續(xù)監(jiān)管，促進檔案工作的制度化、科學化、規(guī)范化。要形成科學分析和創(chuàng)新研究的工作態(tài)勢，為檔案工作的發(fā)展提供堅實的保障。
四是進行科學分類?？茖W分類就是按照檔案部門的要求，根據(jù)學校的實際情況，按部門、內容等，分成黨群類：包括上級文件、校內文件、計劃、總結、規(guī)章制度等。業(yè)務類：包括各業(yè)務部門的報表、工作日志、各類活動等。人事類：包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓及進修情況等。通過科學分類，便于檔案查找利用
五是實施電子歸檔。檔案信息化建設是當今社會發(fā)展的一大趨勢，也是現(xiàn)代檔案管理的基礎，是檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。為此，中職學校在案管理中，采用計算機等現(xiàn)代化辦公設施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務質量。
1加強檔案管理人員的專業(yè)素質
由于傳統(tǒng)檔案管理不能適應現(xiàn)代社會發(fā)展的速度，設備現(xiàn)代化，檔案種類的多樣化，都對檔案管理人員的專業(yè)水平要求提出了新標準，必須通過各種形式，加強他們對新檔案法的學習和認識，使其具有法律責任和義務，增強自覺性、責任心，必須加強檔案管理人員教育，盡快培養(yǎng)一批掌握新技術，又熟悉檔案知識的專業(yè)人才，才能完成這項艱巨而重大的任務。
2辦公室文書檔案的管理
文書檔案的特點，其內容有針對性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長。對于“件”數(shù)太多。辦公室歸結出的檔案一般比較具有時效性和法律性，數(shù)量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。對于整理過程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進行系統(tǒng)的整理，且多數(shù)為法律文件、規(guī)劃部署、計劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。對于管理易發(fā)生的錯誤。辦公室文件最大的特點是其有機聯(lián)系性強，從名目即可窺看內容方向。即便發(fā)生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。
3辦公室業(yè)務檔案的管理
業(yè)務檔案的特點是零散、量大，其特點的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計細節(jié)，方便找出其中關聯(lián)檔案，立卷整理的優(yōu)勢就立刻顯現(xiàn)出來。分類概括。業(yè)務檔案多以涉及民生問題的個人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問題檔案籠統(tǒng)、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據(jù)其所在地、所在科室、所在管轄進行分類，且民生問題涉及安全性文件量低，主要以個人或全體檔案調用為主。立卷簡易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細致，在立卷名上馬虎不得。而業(yè)務檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來來看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區(qū)域名稱即可，并不存在因為人員不同而產(chǎn)生的立名不同。即使是案卷標題也可擬寫，幾個字就行，如勞動合同鑒證冊、招工表、大學生報到卷、某某科室員工信息等，不存在爭議問題。
4加強信息化管理
隨著信息技術的飛速發(fā)展，給人類帶來了極大的便利，電子技術在檔案管理中的運用，實施信息化管理，將把檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質量和工作效率，促進人事檔案工作標準化、規(guī)范化，現(xiàn)代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來更加方便。
5人力資源和社會保障管理
檔案管理的其他思索對于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國家應及時出臺一些相應的檔案收集管理的輔助措施，出臺相應規(guī)范細則，加強檔案管理的執(zhí)行力度。人才培養(yǎng)方面，培養(yǎng)相應的檔案業(yè)務人員，規(guī)定具體細則，使其有規(guī)范性和統(tǒng)一性。做好檔案監(jiān)控工作，成立專門部門，派遣相應專業(yè)，在檔案收集、整理、利用、保存等各個環(huán)節(jié)確保檔案整理工作的有序性、科學性、安全性，使立案和監(jiān)管互相制約、監(jiān)督。
二結束語
