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序論：在您撰寫檔案文獻(xiàn)管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
1 數(shù)據(jù)來源與處理
以《管理》為數(shù)據(jù)源，在CNKI中檢索獲得2004年～2013年3111條數(shù)據(jù)，剔除新聞、通訊、卷首語、文苑、休閑等，得到2343篇論文，參照《GB/T7714-2005文后參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》，通過自編程序在SPSS19.0中輸入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)，得到參考文獻(xiàn)引用次數(shù)5679次。
2 統(tǒng)計結(jié)果與分析
2.1 篇均引用及普賴斯指數(shù)（整體）。《管理》2343篇論文中被引總數(shù)660篇，引文總量5679次，平均被引率28.17%，篇均引用2次，低于王文統(tǒng)計的同期《通訊》和《研究》的篇均引用7.49與6.74次[1]。根據(jù)表1中的年度變化，除2010年外，整體上《管理》呈現(xiàn)穩(wěn)健上升趨勢。普賴斯指數(shù)（引用文獻(xiàn)中5年內(nèi)引文量與總引文量之比）是評價期刊新穎度的數(shù)量指標(biāo)[2]，10年《管理》總引文量5679次，5年內(nèi)引文量2619次，普賴斯指數(shù)平均值為46.12%，其中2005年達(dá)到64.05%，說明2005年引用文獻(xiàn)的內(nèi)容新穎度最高，《管理》作者在檔案學(xué)領(lǐng)域新信息的吸收與使用，引文新穎度的提高方面仍是今后努力的方向。
表1 2004年～2013年載文被引及引文量情況
2.2 文獻(xiàn)類型分布（整體）?！?a href="http://www.vankim.net/haowen/38059.html" target="_blank">管理》的引文按照中文、譯文、外文劃分，統(tǒng)計出中文5332次，譯文171次，外文176次，占比分別為94.3%、2.6%、3.1%，說明《管理》的主要參考來源也是中文參考文獻(xiàn)。比較而言，《管理》譯文外文5.7%的引用低于《通訊》《研究》12%與14%的引用量[3]。根據(jù)GB3469-83《文獻(xiàn)類型與文獻(xiàn)載體代碼》規(guī)定，將無法歸類和未說明的文獻(xiàn)統(tǒng)一歸為“Z”，并將中文參考文獻(xiàn)單獨(dú)統(tǒng)計。表2可見，中文與整體，其J、M、OL的比例和均超過了92%，其他類型差別不大，這與《通訊》《研究》的比例相當(dāng)。在中文中，期刊文章和專著占比85.18%，明顯主導(dǎo)著參考文獻(xiàn)的比例。此外，網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)OL占比8%左右，明顯高于除J和M外的其他類型，說明網(wǎng)絡(luò)在文獻(xiàn)引用中的作用逐漸顯現(xiàn)。
表2 文獻(xiàn)類型分布
2.3 期刊文章（中文）。期刊被引3468次，涉及463本期刊，為便于與王文比較，排名前15見表3，排名前10高被引論文見表4。從統(tǒng)計數(shù)據(jù)可知，一是《管理》對排名前15的期刊引用2452次，占比70.7%，集中性強(qiáng)，其中對《通訊》《研究》《中國檔案》的引用占比30.7%，雖略低于《通訊》《研究》的35.91%和36.53%[4]，但仍占引用總量的三分之一。二是在463本期刊引用中，僅引用1次的有283本，占比61.12%，低于《通訊》《研究》的64.48%和63.97%[5]；引用9次以上的有35本，僅占7.6%，略高于《通訊》《研究》的5.72%和5.65%[6]，分散性大。三是《管理》自引率13.75%，介于《通訊》的20.96%和《研究》的11.29%之間[7]，同時，排名前10高被引期刊論文有7篇來自《管理》，自引率高。四是《管理》對《通訊》《研究》的引用高達(dá)13.52%和8.13%，但《通訊》《研究》對《管理》的引用僅為3.16%和3.03%[8]，互引率不對等。五是《管理》排名前15的高被引期刊均為檔案學(xué)專業(yè)期刊，且與《通訊》《研究》有12本期刊相同，學(xué)科獨(dú)立性強(qiáng)。
表3 高被引期刊分布（前15）[9]
表4 高被引期刊論文（前10）
2.4 圖書（中文）。中文圖書被引1074次，涵蓋492本圖書，其中僅被引1次的圖書有343本，占69.72%，高于王文圖書被引1次的66.11%[10]。其中，馮惠玲、周雪恒、吳寶康、何嘉蓀、陳兆?、鄧紹興等6人7本專著位列《管理》《通訊》《研究》高被引專業(yè)書籍的前10，說明此6人的書籍在檔案學(xué)領(lǐng)域影響力很大；非專業(yè)書籍排名前10的無一相同。詳見表5。
表5 高被引圖書（前10）
2.5 學(xué)位論文、報紙、報告等其他類型文獻(xiàn)（中文）。學(xué)位論文、報紙、會議集、標(biāo)準(zhǔn)等在參考文獻(xiàn)中有372次，占6.98%，詳見表2。（1）學(xué)位論文。涵蓋30所高校，僅被引1次的有18所（60%），高于王文25所（43.1%）高校被引1次的數(shù)據(jù)；被引5次以上的集中在蘇州大學(xué)（18），黑龍江大學(xué)（7），安徽大學(xué)（6），中北大學(xué)（5），其中蘇州大學(xué)與安徽大學(xué)在王文統(tǒng)計中亦位列前六[11]。（2）報紙。涉及24份報紙，其中，中國檔案報（19）、中國青年報（9）、光明日報（8）、人民日報（8）排名前四，僅被引1次的報紙有15份，占62.5%，與王文61.22%相差無幾[12]。（3）會議論文集。54次被引涉及35個會議，其中17個涉及歷屆檔案工作年會，9個屬于檔案工作文集、文選，9個無法核實(shí)到具體會議；被引頻次最高的是“曾三檔案工作文集”，其次為2010年全國檔案工作者年會。（4）標(biāo)準(zhǔn)。排名前2的是GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》與GB/T20988-2007《信息安全技術(shù)――信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范》。其他類型數(shù)據(jù)甚少，不再贅述。
2.6 網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)（整體）?！豆芾怼肪W(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)引文有507篇，占8.93%，篇均數(shù)不到0.4，低于《通訊》《研究》的23.34%、24.48%[13]，雖所占比例很小，但整體數(shù)量上在逐年增加。按照丁敬達(dá)的檔案學(xué)期刊網(wǎng)絡(luò)引文類型分類[14]，《管理》10年間網(wǎng)絡(luò)引文以靜態(tài)類網(wǎng)頁（244）為主，占48.13%，其他網(wǎng)站類（164）占32.35%，動態(tài)類網(wǎng)絡(luò)（99）最少，占19.52%；整體可訪率為41.8%，而動態(tài)類網(wǎng)絡(luò)可訪率最低僅為21.21%，說明動態(tài)類網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性和持久性較差，作者在引用時要更加審慎[15]。從網(wǎng)絡(luò)引文域名來看，《管理》引文集中分布在.com（168）、.gov（139）、.org（34）、.edu（32）、.net（31）中，占79.68%，與丁敬達(dá)統(tǒng)計的2002年～2011年《通訊》《研究》的數(shù)據(jù)一致[16]。
2.7 譯文、外文文獻(xiàn)（整體）。在171次引用中，圖書引用 121次，涵蓋50本，只被引1次的有36本，最高被引的為謝倫伯格的《現(xiàn)代檔案：原則與技術(shù)》，高達(dá)52次；期刊35篇，僅被引1次的有13篇，高被引前3的均為（加）特里?庫克
表6 網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)引用年度變化表
的文章，即：“銘記未來――檔案在建構(gòu)集體記憶中的作用”“檔案學(xué)與后現(xiàn)代主義：舊意新解”“電子文件與紙質(zhì)文件觀念：后保管及后現(xiàn)代主義社會里信息與檔案管理中面臨的一場革命”，與王文統(tǒng)計一致。
表7 譯文類型分布
外文被引共176次，表8可見。整體上外文引用呈上升態(tài)勢，平均篇引用為0.07次，低于《通訊》《研究》的最低值0.1[17]。引用主要集中在網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)（88）和期刊（43）上，說明作者對外文的獲取主要依靠網(wǎng)絡(luò)渠道。其中，43次期刊被引中涉及27本期刊，高被引外文期刊與王文統(tǒng)計相同的有《Archival Science》《The American Archivist》《Government Information Quarterly》[18]。
表8 外文引用年度變化表
3 結(jié)論與探討
3.1 加強(qiáng)參考文獻(xiàn)著錄規(guī)范性。參考文獻(xiàn)作為一種引證憑據(jù)和對他人成果尊重的表達(dá)，其著錄規(guī)范性可在一定程度上反映作者的學(xué)術(shù)研究水平。5679次引用中存在“四缺”，即：缺作者（561次）、缺標(biāo)題（178次）、缺來源（124次）、缺時間（250次）；“五錯”，即：作者名字錯，如“劉東斌”標(biāo)成“劉斌東”，類型錯，如“N”標(biāo)成“J”，文獻(xiàn)標(biāo)志碼與期刊位置放錯，出版時間標(biāo)錯，刊名寫錯；“兩不規(guī)范”，即：多名作者間的標(biāo)注符號用“、”“，”不一，文獻(xiàn)標(biāo)志碼“M”“C”“G”混用。
3.2 增強(qiáng)檔案學(xué)科開放性。參考文獻(xiàn)主要分布在“理論探討”（2798）、“業(yè)務(wù)研究”（1153）、“爭鳴”（362）等19個欄目中，從學(xué)科內(nèi)交流來看，高被引論文前10中有5篇來自“爭鳴”，作者就同一主題探討較多，檔案學(xué)科內(nèi)、作者間的交流較多，開放性較高；從學(xué)科間來看，檔案學(xué)科與關(guān)聯(lián)學(xué)科、交叉學(xué)科、工具學(xué)科的交流甚少；“海外采風(fēng)”（104）采的多，批判、移植、“本土化建設(shè)”寥寥無幾。
1學(xué)校檔案與文獻(xiàn)管理的特點(diǎn)
1.1學(xué)生信息檔案數(shù)量巨大
學(xué)校的檔案大多數(shù)都是以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存，而且即使有電子檔案也依舊以紙質(zhì)為準(zhǔn)。規(guī)模較大的中高等院校的檔案管理工作中，有很大一部分是學(xué)生、教職員工的人事檔案，另外則是各類資料、圖書。中等學(xué)校每三年就畢業(yè)一批學(xué)生，而高等院校與較大的中高職校動輒就是數(shù)千人的在校生規(guī)模。因此，學(xué)校需要保存的學(xué)生檔案的數(shù)量巨大。綜合類的高校以及較大規(guī)模的高中等學(xué)校，基礎(chǔ)教育與專業(yè)教育對教育資源的需求量也十分巨大。
1.2檔案及文獻(xiàn)的重要程度高
規(guī)模較大的學(xué)校，比如一些高等院校保存的檔案的重要程度都很高，尤其涉及學(xué)歷檔案與科研資料。當(dāng)前雖然教育部也有電子數(shù)據(jù)可以查詢學(xué)歷信息，但是一旦學(xué)歷學(xué)位證書遺失，最終回到學(xué)校補(bǔ)辦時，還是要以學(xué)校存底的檔案信息為依據(jù)。而高等院校中還保存有大量重要的科研信息，包括碩博士的論文原本、科研項(xiàng)目資料、科研成果等，因此更是不容有失。
1.3重要文獻(xiàn)資料使用頻繁易破損
學(xué)校的文獻(xiàn)資料主要集中在圖書館，尤其是高等院校，其圖書館的藏書規(guī)模往往很大，老牌院校還保存著一部分?jǐn)?shù)十年甚至上百年歷史的珍貴文獻(xiàn)和圖書。當(dāng)前中學(xué)以下的學(xué)校圖書館基本是完全開架，學(xué)生們能夠隨意借閱，不過多數(shù)都是較為常見的普通書籍。高等院校圖書館則采取開閉架并行與研究層次權(quán)限分級的方式。不過，紙質(zhì)的重要文獻(xiàn)還是直接借閱，因此依舊容易使之破損。
1.4檔案與文獻(xiàn)查閱不便
由于檔案與文獻(xiàn)的數(shù)量巨大，為了有序保存與整理，往往需要一套復(fù)雜的分類與存放管理制度。因此在查閱時，往往需要耗費(fèi)較多的時間進(jìn)行查找。而直接借閱紙質(zhì)檔案與文獻(xiàn)，當(dāng)歸還時需要重新入庫，又需要逐冊進(jìn)行歸類，一去一回十分繁瑣，不僅查閱者不便，還需要檔案管理人員大量的精力。
2檔案與文獻(xiàn)信息化管理系統(tǒng)概述
國家在1997年召開了全國第一次的信息化工作會議，并于2006年以后開始全面大力推廣，其信息化管理體系主要是包括以下幾個方面的內(nèi)容：
2.1檔案及檔案信息數(shù)字化
將借閱頻率高、信息量大、重要程度高的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化保存與借閱。主要還分為兩個方面，即人事方面的檔案信息和教育科研方面的文獻(xiàn)資料。人事檔案如教職工履歷信息、職稱信息、畢業(yè)學(xué)生的學(xué)歷、學(xué)位信息等；教育科研方面的文獻(xiàn)資料包括利用率極高的通識基礎(chǔ)教育書籍、專業(yè)書籍、科研資料、科研成果、論文等。數(shù)字化的形式有多種，常利用掃描技術(shù)、計算機(jī)圖形文字處理技術(shù)等將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案存儲。檔案資料進(jìn)行數(shù)字化后，還必須將檔案資料的信息進(jìn)行數(shù)字化，即建立目錄與索引，才能將體系完善。
2.2檔案文獻(xiàn)管理的自動化
主要的方式是建立檔案數(shù)據(jù)庫，方便人事檔案信息的查詢、傳輸、存儲?，F(xiàn)在已經(jīng)建立較完善信息化檔案管理系統(tǒng)的學(xué)校，一般是利用數(shù)字圖書館與檔案數(shù)據(jù)庫的形式進(jìn)行自動化管理實(shí)現(xiàn)查詢、借閱的自助化。數(shù)字圖書館一般只在校內(nèi)可用，為了防范社會上的破壞與惡意利用，一般配合權(quán)限、賬戶與登錄線路的限制。利用計算機(jī)搜索技術(shù)，實(shí)現(xiàn)快速查詢，利用VPN通道等實(shí)現(xiàn)安全下載與上傳，配置專門的服務(wù)器進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲。
3當(dāng)前學(xué)校檔案文獻(xiàn)信息化管理中存在的問題及對策
3.1管理制度落后
當(dāng)前，有不少學(xué)校，即使已經(jīng)引入了信息化管理系統(tǒng)，仍然采用陳舊的管理系統(tǒng)，多數(shù)情況下還采取傳統(tǒng)模式與信息化體系并存的方式，尤其是借閱登記等管理，紙質(zhì)登記與電子記錄并存，常常發(fā)生兩者不符的現(xiàn)象。因此，應(yīng)該在管理制度上，將能夠信息化的手續(xù)實(shí)現(xiàn)信息化的管理。
3.2管理人員計算機(jī)技術(shù)水平較低
利用信息化系統(tǒng)進(jìn)行檔案的管理，要求具備一定的計算機(jī)技能，比如熟悉電腦數(shù)據(jù)庫軟件的操作，維護(hù)人員更要有信息安全與計算系統(tǒng)維護(hù)方面的專業(yè)技能。同時，他們還應(yīng)該具有較高的職業(yè)操守，對待檔案管理的工作能夠認(rèn)真細(xì)致、耐心謹(jǐn)慎。不過，當(dāng)前多數(shù)學(xué)校數(shù)字化圖書館與檔案數(shù)據(jù)庫依舊是原來管理傳統(tǒng)檔案的人員進(jìn)行管理，計算機(jī)數(shù)據(jù)庫技能上普遍偏低，難以發(fā)揮信息化系統(tǒng)管理上的優(yōu)勢，而且在信息安全上存在一些漏洞。
3.3缺少通用性較強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件
關(guān)鍵詞：組織管理 檔案 文獻(xiàn)遺產(chǎn) 保護(hù)技術(shù) 推進(jìn) 作用
客觀上，長期以來我國檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)十分重視保護(hù)技術(shù)的開發(fā)，形成了以技術(shù)研發(fā)為主導(dǎo)的基本特征，卻忽視了如何組織實(shí)施技術(shù)的研究。當(dāng)代文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)及其研究工作也暴露出一些缺陷，諸如對文獻(xiàn)遺產(chǎn)的結(jié)構(gòu)與分布研究不夠、對保護(hù)基礎(chǔ)工作的重視不夠、部門各自為政、部門間保護(hù)工作失衡、專指性保護(hù)法律缺位、專門性教育匱乏、技術(shù)研究項(xiàng)目重復(fù)、科研機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理等。這些方面都或多或少地影響到檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)的成效。如何科學(xué)地認(rèn)識檔案文獻(xiàn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)過程中組織管理的地位和作用，并在實(shí)踐過程中通過組織管理的優(yōu)化使得檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)的成效最大化，這是一個需要深入研究的問題。
1.對組織管理在檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)中作用的正確理解
“組織”含有多種含義：是社會實(shí)體；有明確的目標(biāo)；有精心設(shè)計的結(jié)構(gòu)和協(xié)調(diào)的活動系統(tǒng)；與外部環(huán)境相聯(lián)系。管理是存在于社會中的一種目標(biāo)責(zé)任活動過程，它以人為中心，以決策為基礎(chǔ)，通過計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制等手段協(xié)調(diào)組織活動中的各項(xiàng)關(guān)系和工作，以期達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)?？梢?，組織與管理的含義是不同的。組織管理，相對于檔案文獻(xiàn)保護(hù)的技術(shù)層面而言，是影響技術(shù)推進(jìn)的各種因素的總稱，是檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)技術(shù)性保護(hù)以外的各種因素的統(tǒng)稱。以檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)為例，不論是國際標(biāo)準(zhǔn)還是國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，它們本身并不是技術(shù)，但直接影響檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)的實(shí)施，故將其歸納到組織管理層面。
《保護(hù)世界文化與自然遺產(chǎn)公約》第4條規(guī)定，遺產(chǎn)保護(hù)需要各國竭盡全力，最大限度地利用本國資源，必要時利用所能獲得的國際援助和合作，特別是財政、藝術(shù)、科學(xué)及技術(shù)方面的援助和合作。這體現(xiàn)了聯(lián)合國教科文組織保護(hù)遺產(chǎn)的總體思路和基本框架是技術(shù)層面與組織管理層面的有機(jī)結(jié)合。國家文物局單霽翔局長指出，要用十七大精神推動當(dāng)前的文物保護(hù)工作，一是要積極結(jié)合文化遺產(chǎn)保護(hù)實(shí)際開展調(diào)査研究，著力思考研究各項(xiàng)工作面臨的新情況新矛盾，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，研討新思路新舉措，力爭取得一批富有成效的調(diào)研成果。二是要抓住文物保護(hù)法修訂頒布五周年的時機(jī)，大力開展宣傳貫徹文物保護(hù)法活動。三是要推進(jìn)第三次全國文物普査工作。目前各地都積極啟動普查工作，但是工作進(jìn)度還不平衡。調(diào)査研究是推動文物保護(hù)工作的基礎(chǔ)，而法律宣傳、組織以及人財物的保障，都是文物保護(hù)技術(shù)房面之外的部分，歸屬于文物保護(hù)的組織管理層面。
可見，保護(hù)遺產(chǎn)并非只是“技術(shù)“一枝獨(dú)秀，需要百花齊放，多方合作。在檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)過程中，技術(shù)的應(yīng)用是硬性的，技術(shù)應(yīng)用過程中的組織管理是軟性的。只有硬性和軟性的有機(jī)結(jié)合，即技術(shù)的應(yīng)用及其組織管理緊密結(jié)合起來，檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)才會產(chǎn)生成效。也就是說，在檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)的過程中，技術(shù)性保護(hù)的優(yōu)先使用具有必然性，而樹立以技術(shù)為主、多方兼顧的基本思想，才能取得檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)成效的最大化。
2.組織管理在檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)中的作用從定量的方面進(jìn)行研究
為了定量分析組織管理各個因素在檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)中的作用，有必要對影響檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)的因素進(jìn)行剖析。
因素是構(gòu)成事物本質(zhì)的成分，決定事物成敗的原因或條件。在檔案文獻(xiàn)保護(hù)漫長的發(fā)展歷程中，必然存在各種復(fù)雜的因素影響著檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)的成效。按照視角的不同，這些影響因素既有社會方面的，也有機(jī)構(gòu)方面和個人方面的；既有行政管理方面的，也有業(yè)務(wù)工作方面的；還可以分為人、財、物方面的，物質(zhì)的、能量的和信息的，國內(nèi)和國外的，保護(hù)系統(tǒng)內(nèi)部的和外部的等。對這些因素進(jìn)行深入分析，有助于全面地考察與檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)相關(guān)的各種因素，從中發(fā)現(xiàn)組織管理所起的作用。
一般認(rèn)為，影響保護(hù)檔案文獻(xiàn)成效的因素可以分為外因和內(nèi)因兩個方面。內(nèi)因方面，與之相關(guān)的因素包括管理機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)、科研機(jī)構(gòu)、教育機(jī)構(gòu)、保護(hù)法律法規(guī)建設(shè)、保護(hù)物質(zhì)條件與經(jīng)費(fèi)投人等。內(nèi)因是事物變化發(fā)展的內(nèi)在根據(jù)，事物存在的基礎(chǔ)，是一事物區(qū)別于他事物的內(nèi)在本質(zhì)，是事物運(yùn)動的源泉和動力，它規(guī)定著事物運(yùn)動和發(fā)展的基本趨勢，直關(guān)檔案文獻(xiàn)保護(hù)的效果。外因方面，檔案文獻(xiàn)保護(hù)系統(tǒng)與外界有著密切的相互聯(lián)系。相互聯(lián)系的實(shí)質(zhì)是系統(tǒng)各要素之間以及系統(tǒng)與環(huán)境之間發(fā)生著廣泛的物質(zhì)、能量和信息交換。這些外界因素不僅包括宗教、政治體制、經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件等社會環(huán)境因素，也包含人為因素，畢竟不同的人具有不同的遺產(chǎn)保護(hù)意識和行為。因此，社會保護(hù)意識的強(qiáng)弱、
相關(guān)法律法規(guī)是否健全、遺產(chǎn)保護(hù)信息傳播通暢與否、經(jīng)費(fèi)保障是否得力等都直接決定著檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)的發(fā)展步伐，影響著檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)的未來。由此可見，不少因素直接或間接地影響和制約著檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)的水平和速度。其中，組織管理方面的因素是不可忽視的重要方面。因此，在實(shí)施檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)過程中，需要加強(qiáng)組織管理方面的工作。
3.組織管理與檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)之間的定量關(guān)系
用層次分析法進(jìn)行過量化研究。層次分析法由美國著名運(yùn)籌學(xué)家薩蒂創(chuàng)建，是對問題所涉及的因素進(jìn)行分類，然后構(gòu)成一個各因素之間相互連接的層次結(jié)構(gòu)圖。因此，對于因素的分析與判斷是層次分析法的重要步驟之一，也是其基本要求和邏輯起點(diǎn)。
在實(shí)際應(yīng)用方面，層次分析法是"在對復(fù)雜的決策問題的本質(zhì)、影響因素及其內(nèi)在關(guān)系等進(jìn)行深人分析的基礎(chǔ)上，利用較少的定量信息使決策的思維過程數(shù)學(xué)化，從而為多目標(biāo)、多準(zhǔn)則或無結(jié)構(gòu)特性的復(fù)雜決策問題提供簡便的決策方法。正是由于能夠?qū)?fù)雜問題中各種因素通過劃分成相互聯(lián)系的有序?qū)哟尾⑹怪畻l理化，它不僅在旅游資源評價方面有突出的應(yīng)用，而且被廣泛地應(yīng)用于經(jīng)濟(jì)管理規(guī)劃、能源開發(fā)利用與資源分析、城市產(chǎn)業(yè)規(guī)劃、人才預(yù)測、交通運(yùn)輸、水資源分析利用等多個方面。應(yīng)用層次分析法時，需要將各種有關(guān)因素分為目標(biāo)、準(zhǔn)則和措施三個層次。其中，目標(biāo)是檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)希望達(dá)到的目的；準(zhǔn)則是衡量目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)的標(biāo)準(zhǔn)；措施是實(shí)行目標(biāo)的方案、方法、手段等。
參考文獻(xiàn)
[1]馬建華，管華.系統(tǒng)科學(xué)及其在地理學(xué)中的應(yīng)用.北京：科學(xué)出版社，2003
1 系統(tǒng)原理
1.1 設(shè)計原則。檔案文獻(xiàn)智能管理系統(tǒng)就是利用RFID技術(shù)，專門針對現(xiàn)有檔案文獻(xiàn)管理方式落后、檔案文獻(xiàn)管理人員工作量大等情況，在進(jìn)行設(shè)計時，遵循如下幾個原則。
1.1.1 實(shí)用性和易用性。檔案文獻(xiàn)智能管理系統(tǒng)始終貫徹面向應(yīng)用，注重實(shí)效的方針，堅持以實(shí)際需求為核心，注重數(shù)據(jù)流的自動處理和分析。
1.1.2 先進(jìn)性和成熟性。檔案文獻(xiàn)智能管理系統(tǒng)采用先進(jìn)的概念和方法，憑借一體化的RFID產(chǎn)品鏈，提供一套成熟、可行、低成本的RFID應(yīng)用方案。
1.1.3 開放性和標(biāo)準(zhǔn)性。檔案文獻(xiàn)智能管理系統(tǒng)整體使用標(biāo)準(zhǔn)化的通訊方式，并將軟件接口及協(xié)議公開，允許其他應(yīng)用軟件的接入、調(diào)整、使用，從而使系統(tǒng)具有開放性。
1.1.4 可靠性和穩(wěn)定性。檔案文獻(xiàn)智能管理系統(tǒng)從方案結(jié)構(gòu)、技術(shù)措施、設(shè)備性能、系統(tǒng)管理、技術(shù)支持以及維修能力等方面著手，達(dá)到最大的平均無故障時間。
1.2 運(yùn)行原理。檔案文獻(xiàn)智能管理系統(tǒng)是基于RFID技術(shù)，應(yīng)用無線射頻，以非接觸、無視覺、可靠性高的方式傳遞特定識別信息的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。簡而言之，就是在一定距離內(nèi)，只需要通過識讀器讀取實(shí)物電子標(biāo)簽上的數(shù)據(jù)，并根據(jù)需求進(jìn)行相應(yīng)的處理。
檔案文獻(xiàn)智能管理系統(tǒng)以RFID中間件為媒介，將先進(jìn)的RFID技術(shù)和檔案文獻(xiàn)管理方法有機(jī)結(jié)合，為檔案文獻(xiàn)管理提供了十分有效的技術(shù)手段，有效地提高了檔案文獻(xiàn)管理的效率、簡化了檔案文獻(xiàn)管理的流程、降低檔案文獻(xiàn)管理人員的勞動強(qiáng)度，并在提供更加便利快捷的檔案文獻(xiàn)借還、查詢等服務(wù)的同時做到對讀者信息和借閱檔案文獻(xiàn)的雙重（數(shù)據(jù)庫和檔案文獻(xiàn)標(biāo)簽芯片）記錄。
1.3 系統(tǒng)拓?fù)鋱D。下圖是檔案文獻(xiàn)智能管理系統(tǒng)的拓?fù)鋱D。圖中上面兩個箭頭表示聯(lián)網(wǎng)方式，下面兩個箭頭表示離線方式。
從上圖可知，檔案文獻(xiàn)智能管理系統(tǒng)中檔案管理人員工作站和自助借還機(jī)是和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器處于聯(lián)網(wǎng)模式，一旦斷網(wǎng)這些設(shè)備將停止服務(wù)；移動式盤點(diǎn)車和便攜式點(diǎn)檢儀采用離線方式工作，通過數(shù)據(jù)庫自動同步的方式與數(shù)據(jù)庫服務(wù)器交換信息；安全檢測門則是一個獨(dú)立工作的設(shè)備，它檢測通過安檢門的檔案文獻(xiàn)所貼的電子標(biāo)簽中的安全標(biāo)識位。一旦發(fā)現(xiàn)安全標(biāo)識位無效，就會觸發(fā)語音和聲光報警信號。
2 技術(shù)優(yōu)勢
從上世紀(jì)八十年代直至目前，國內(nèi)檔案文獻(xiàn)自動化管理系統(tǒng)普遍采用“安全磁條+條形碼”的技術(shù)手段，以安全磁條作為檔案文獻(xiàn)的安全保證，以條形碼作為檔案文獻(xiàn)的身份證，來解決檔案文獻(xiàn)管理中的一些問題。但是，經(jīng)過多年來的使用，我們發(fā)現(xiàn)條形碼技術(shù)還存在幾個方面的缺陷。一是由于條碼識別采用的是平面光學(xué)原理，光學(xué)讀頭在一個空間平面內(nèi)一次只能讀取一個條碼，讀取效率較低下。二是條碼抗污染和耐久性差，常因?yàn)檎蹞p和污染，導(dǎo)致條碼讀取過程存在無法識別的情況。三是一般一維條形碼的容量是50Bytes，二維條形碼最大的容量也只有2字符至3000字符，由于條形碼的結(jié)構(gòu)原理決定了其本身所承載的信息容量是有限的，所表示的信息內(nèi)容單一。更因?yàn)閱我坏男畔o法和已有的信息系統(tǒng)高度集成，無法形成靈活的信息處理。四是條形碼所表示的信息容易被復(fù)制和仿造，數(shù)據(jù)缺乏安全性。
與條形碼技術(shù)相比，基于RFID技術(shù)的檔案文獻(xiàn)智能管理設(shè)備集中了“條形碼”的優(yōu)點(diǎn)，同時安全可靠，效率高，在未來相當(dāng)長的一段時間內(nèi)，滿足檔案文獻(xiàn)管理的發(fā)展要求。
2.1 快速處理。從長期的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可知，掃描一個條形碼需要5秒鐘～7秒鐘，掃描5冊帶條碼的檔案文獻(xiàn)所需的時間要25秒鐘～35秒鐘。工作人員第一步是將檔案文獻(xiàn)打開，第二步是將條碼對準(zhǔn)光束，第三步是等待掃描儀將數(shù)據(jù)讀取后傳輸至計算機(jī)，然后多次重復(fù)上面的動作。這樣操作不僅時間較長，還會導(dǎo)致檔案文獻(xiàn)的破損、褶皺等問題。與之相比，掃描一個RFID標(biāo)簽的時間不到1秒鐘，工作人員只需不斷地將檔案文獻(xiàn)放在工作站讀取器上或自助借閱臺上即可。
2.2 多信息同時處理。在工作中，條形碼系統(tǒng)一次只能處理一個條碼，多個條碼信息的處理需要增加額外的程序或者多次重復(fù)處理。與之相比，RFID系統(tǒng)則可以通過其強(qiáng)大的防沖突功能來區(qū)分或識別在系統(tǒng)附近存在的標(biāo)簽信息，具有同時讀取多個資料信息的功能，一般至少可以同時讀取20個RFID標(biāo)簽的信息，而且最多需要1秒鐘，減少了處理數(shù)據(jù)傳輸所用的時間。
2.3 識別和防竊雙重功能。以前的條形碼技術(shù)只能用來識別資料信息，還需要另外的標(biāo)簽如磁條等，來實(shí)現(xiàn)檔案文獻(xiàn)的防竊保護(hù)。而一個RFID標(biāo)簽既可以實(shí)現(xiàn)檔案文獻(xiàn)的資料識別，又具有檔案文獻(xiàn)防竊保護(hù)功能，貼在檔案文獻(xiàn)上的RFID標(biāo)簽都有安全編碼，可以防止檔案文獻(xiàn)的丟失。
2.4 實(shí)現(xiàn)動態(tài)數(shù)據(jù)存儲。經(jīng)過授權(quán)后，RFID標(biāo)簽上的數(shù)據(jù)可以隨時寫入或改寫，在正常操作時數(shù)據(jù)由軟件或硬件鎖定，以防數(shù)據(jù)丟失。這則是以往的條形碼技術(shù)所不具備的。
2.5 高效率盤庫。與傳統(tǒng)的盤庫所需幾周或數(shù)月時間相比，RFID技術(shù)只需幾個小時，減少了資源及時間的浪費(fèi)。
3 應(yīng)用優(yōu)勢
隨著計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，許多重復(fù)性工作已經(jīng)由計算機(jī)來處理與控制。檔案文獻(xiàn)智能管理系統(tǒng)將RFID無線射頻識別技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)緊密結(jié)合，可工作于各種惡劣環(huán)境，可識別高速運(yùn)動中的物體，可同時識別多個物體，能夠極大地提高檔案文獻(xiàn)的管理與服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)對檔案文獻(xiàn)的更有效、更及時的管理和控制。RFID無線射頻識別技術(shù)的應(yīng)用，將給現(xiàn)代檔案管理帶來一次劃時代的革命。
3.1 提高檔案文獻(xiàn)管理工作效率。與之前的檔案文獻(xiàn)管理系統(tǒng)相比，檔案文獻(xiàn)智能管理系統(tǒng)是一種更高、更先進(jìn)的管理模式。它通過先進(jìn)的技術(shù)，簡化人工作業(yè)，節(jié)約時間和成本，促使人力資源合理配置，幫助管理人員由低層次服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)楦邔哟畏?wù)，實(shí)現(xiàn)對檔案文獻(xiàn)的精確、輕松管理。
3.2 提升檔案文獻(xiàn)管理服務(wù)水平，提高服務(wù)質(zhì)量。檔案文獻(xiàn)智能管理系統(tǒng)基于先進(jìn)的RFID技術(shù)，高度智能化，不僅減少了人為環(huán)節(jié)以及因工作人員個人情緒所帶來的服務(wù)問題，為廣大讀者提供一個更文明、更人性化的服務(wù)環(huán)境，同時還可以滿足讀者更多、更個性化的定制服務(wù)。以自主借還為例，它的實(shí)現(xiàn)，一方面可以讓讀者體驗(yàn)到高科技帶來的全新感受，更加方便快捷；另一方面還避免了多個讀者排隊(duì)等候，節(jié)約了他們的時間。而且，自主借還可以實(shí)現(xiàn)隨時隨地還書服務(wù)，使服務(wù)時間延長為包括晚上及節(jié)假日的所有時間。此外，由于RFID安全門誤報率很低，避免了讀者與管理人員之間發(fā)生爭執(zhí)，融洽了相互之間的關(guān)系。
一、管理的宏觀層面
1.長期保護(hù)策略。制訂我國瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的長期保護(hù)策略。提出我國瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)的管理規(guī)章、管理機(jī)制、管理模式等；注重瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的整理與保管的前瞻性、科學(xué)性、系統(tǒng)性，制訂瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)體系的基本框架及發(fā)展戰(zhàn)略，針對不同類型的檔案載體材料采用不同的保護(hù)模式與方法，對損壞程度和稀缺情況不同的檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)采取不同的保護(hù)計劃，還可采用數(shù)字化的手段進(jìn)行搶救與保護(hù)。
2.專業(yè)法規(guī)。我國缺乏明確專指的檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)法律法規(guī)，與之相關(guān)的法律包含在現(xiàn)有的《中國人民共和國檔案法》中。雖然國家檔案局和各地方檔案局也了一些檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的保護(hù)管理辦法或條例，但是這對于全國不同地域的檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的全方位保護(hù)來說還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。在當(dāng)今建設(shè)民主政治、法制社會的時代，法律法規(guī)的欠缺，會給檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)造成法律上的空缺或空泛，缺少執(zhí)法的依據(jù)。各地區(qū)檔案館應(yīng)根據(jù)國家檔案法和相關(guān)遺產(chǎn)保護(hù)法等上位法健全和完善檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)的系統(tǒng)管理規(guī)章，對所有檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的界定、分類、分級、保護(hù)措施、經(jīng)費(fèi)來源和利用原則、保護(hù)人員資格、責(zé)任、應(yīng)急措施、搶救辦法等等制訂具體的標(biāo)準(zhǔn)或做出明確規(guī)定，把瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)和搶救工作結(jié)合實(shí)際進(jìn)一步細(xì)化，為瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的保護(hù)提供強(qiáng)有力的組織保障， 做對它的保護(hù)法制化，使之真正納入法制軌道。
3.保護(hù)政策與標(biāo)準(zhǔn)化。在政策導(dǎo)向上，國家和地方政府應(yīng)適當(dāng)考慮向檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)領(lǐng)域傾斜，鼓勵科技工作者積極參與瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)科技研究和實(shí)踐。同時，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，促進(jìn)瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)的科學(xué)化、規(guī)范化管理。研究瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)體系的總體構(gòu)成，研究各標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目的適用范圍、主要內(nèi)容及與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)關(guān)系，將先進(jìn)的共用關(guān)鍵保護(hù)技術(shù)和普遍認(rèn)可的保護(hù)材料轉(zhuǎn)化為技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；重點(diǎn)開展瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保存環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)、檔案館功能設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)等通用標(biāo)準(zhǔn)研究；進(jìn)行不同類型瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)搶救與保護(hù)規(guī)范以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)研究，推進(jìn)瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)的發(fā)展及成果推廣，推進(jìn)瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)體制、管理體制、運(yùn)行機(jī)制的調(diào)整與完善。
二、 管理的微觀層面
加強(qiáng)對瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的管理，根據(jù)檔案館自身特點(diǎn)對其實(shí)施特殊的管理方法，可以從一定程度上有效地提高瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)效率，達(dá)到預(yù)防性保護(hù)效果。
1.為信息瀕危的檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)提供特殊保管形式。通過提供特殊的保管形式，使得瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)對諸多影響因素具備更強(qiáng)的抵御能力，延緩其老化的速度，預(yù)防損壞的發(fā)生。而特殊保管形式的提供可依靠微氣候法實(shí)現(xiàn)?！拔夂蚍ㄊ侵笧閮r值重要、較為珍貴的文化遺產(chǎn)營造一個小環(huán)境，通過加強(qiáng)對其周圍微氣候的控制，達(dá)到重點(diǎn)預(yù)防的目的?！?001 年由國家檔案局召開的全國檔案局館長工作會議提出：“各級國家檔案館，尤其是副省級市以上檔案館可以嘗試建立‘檔案特藏室’，將特別珍貴、重要檔案集中保管，采用先進(jìn)的設(shè)施、設(shè)備，對重點(diǎn)檔案實(shí)施特殊保管和提供利用?！睓n案特藏室的建立是加強(qiáng)全國重點(diǎn)檔案搶救工作，改善重點(diǎn)檔案保管條件，保護(hù)我國檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的重要舉措。檔案特藏室的建立和微氣候法的理念正好契合，即對最珍貴、急需保護(hù)的檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)提供特殊的管理方式和更加嚴(yán)格的環(huán)境控制，減緩其損壞的速度。建立特藏室的心問題是如何選擇特藏檔案，而正如第二章中論述的大多數(shù)信息瀕危的檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)均較為珍貴，具有較好的文化和研究價值，因此，可將信息瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)放入特藏室中進(jìn)行保護(hù)。
2.制訂庫房巡檢制度，加大對瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的關(guān)注。對館藏檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)整體調(diào)查的完成，并不意味著調(diào)查工作的結(jié)束。隨著時間流逝、環(huán)境變化、人為損壞等因素，調(diào)查結(jié)果中情況較好的檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)可能出現(xiàn)破損，破損較輕的檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)可能情況惡化，搶救后的檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)也可能出現(xiàn)新的問題。因此，調(diào)查工作的跟進(jìn)必不可少。檔案館可在日常庫房工作內(nèi)容中添加庫房巡檢制度，即在日常記錄溫濕度等環(huán)境指標(biāo)的同時，隨機(jī)對檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)進(jìn)行抽查。抽查數(shù)量可在全面調(diào)查數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上視具體情況而定。對于館藏中較為珍貴的檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)或之前調(diào)查中損壞情況較為嚴(yán)重和普遍的全宗，可重點(diǎn)抽查。第一步可 5 點(diǎn)取樣（一種重點(diǎn)調(diào)查的方法，即從庫房中選定 5 個不同的區(qū)域進(jìn)行調(diào)查，進(jìn)行定性分析），如發(fā)現(xiàn)問題可增為 8 點(diǎn)取樣，問題普遍可繼續(xù)增加取點(diǎn)數(shù)。通過增加取樣點(diǎn)可判斷該問題是局部問題還是庫房的整體問題，如局部問題可對局部進(jìn)行抽樣調(diào)查或者普查，如是庫房的整體問題可根據(jù)之前調(diào)查的數(shù)據(jù)有選擇的進(jìn)行復(fù)查。
【題目】事業(yè)單位檔案安全管理問題探究
【引言】事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案信息管控研究引言
【第一章】事業(yè)單位檔案信息管理概述
【第二章】我國事業(yè)單位檔案信息安全現(xiàn)狀
【第三章】國內(nèi)外檔案信息安全管理的主要模式與法律法規(guī)
在《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》當(dāng)中有明確指出：社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)，按照《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔與保管期限》進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。對于進(jìn)入醫(yī)療檔案管理內(nèi)容的類別可以劃分為永久性和定期性兩大類，其中定期保管類當(dāng)中又分為10年、30年、50年、100年等幾小類。而對于上述的各種社會保險業(yè)務(wù)的檔案在管理過程中都是具體依據(jù)國家所頒布的《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》相關(guān)要求進(jìn)行執(zhí)行。因此，一名從事醫(yī)療檔案管理的從業(yè)人員，要想提高自身的業(yè)務(wù)水平及服務(wù)水平，就必須要明確自己所從事行業(yè)的相關(guān)工作內(nèi)容是什么。通過認(rèn)清與掌握自己的工作范疇，工作內(nèi)容，才能更為有效地提高社會服務(wù)水平。
二、以對醫(yī)療檔案前期文書的處理為切入口
從醫(yī)療檔案管理的角度來看，檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)有效檔案管理的重要前提。要使檔案規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，必須先解決好公文制發(fā)。而完成這一環(huán)節(jié)，做好前期的文書處理是重中之重，也是檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)的重要基礎(chǔ)。醫(yī)療保險檔案管理主要是對參保單位或者個人權(quán)益的真實(shí)記錄，是參保個人所能享受社會保險待遇的重要依據(jù)?！坝涗浺簧⒏櫼簧?、服務(wù)一生、保障一生”是我們醫(yī)療檔案管理的核心目標(biāo)，也是反映社會保險事業(yè)不斷發(fā)展的寶貴資料與重要的歷史憑證。公文本身質(zhì)量的高低將直接影響檔案質(zhì)量，也將制約日后檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。對于將成為檔案的公文文本載體的質(zhì)量上一定要注意，其中幅面的尺寸規(guī)格上就要求統(tǒng)一化，這樣做的好處便于裝訂。另外，文書的標(biāo)題是否是準(zhǔn)確的，主送單位與抄送單位是否準(zhǔn)確齊全與否，還有落款是否與公文一致，簽發(fā)的手續(xù)有無。以上所提到的種種都是提高醫(yī)療保險檔案管理工作有效性所應(yīng)該關(guān)注和重視的內(nèi)容。
三、以醫(yī)療檔案管理的信息化發(fā)展為切入口
案卷質(zhì)量的高低將會直接影響到檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的推進(jìn)。實(shí)踐證明，案卷在材料的收集過程中能否做到準(zhǔn)確、具體及系統(tǒng)性，都將影響我們醫(yī)療檔案管理工作有效性的提高。隨著，互聯(lián)網(wǎng)信息時代的到來，各行各業(yè)都試圖利用這種新技術(shù)推動自身的發(fā)展。醫(yī)療檔案管理工作也同樣如此，未來的檔案管理必將是以信息化模式為主體。目前，越來越多的案例已經(jīng)證明傳統(tǒng)意義上的檔案管理已經(jīng)暴露出其所存在的弊端，例如手工的收集、整編、管理與查閱上呈現(xiàn)出的工作量大、效率低、費(fèi)時費(fèi)力等問題。相反，實(shí)施信息化的檔案管理之后，我們的工作人員就可以從繁重的工作中脫身，而不在充當(dāng)打字員與保管員的角色了。
四、以對檔案管理工作正確的認(rèn)識為切入口
