時間：2023-06-02 15:19:51
序論：在您撰寫檔案管理工作時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
在日益迅速發(fā)展的市場經(jīng)濟中，檔案工作已成為各個企事業(yè)單位的重要組成部分，它在一定程度上推動并維護著各企事業(yè)單位的發(fā)展。檔案管理的現(xiàn)代化突出表現(xiàn)在檔案的信息化建設(shè)方面，它是信息時展的必然趨勢。隨著資源系統(tǒng)局域網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，加強基層檔案管理的現(xiàn)代化水平已迫在眉睫，此項工作的完成，將會把檔案載體從紙質(zhì)發(fā)展轉(zhuǎn)換為全面錄入的電子文檔，為社會提供高效率服務(wù)。本文從完善各項規(guī)章制度、提高信息化管理水平和提高管理人員素質(zhì)等方面來闡述如何在新形勢下更新理念，促進檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。
1 當前檔案管理工作的現(xiàn)狀
近年來，隨著信息化的發(fā)展，檔案管理工作遇到了前所未有的挑戰(zhàn)，集中表現(xiàn)在以下幾個方面：
1.1 檔案管理制度不健全。近幾年，管理基層制定了一些檔案管理制度，但是從檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，仍然存在著檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價值；二是因保管制度不健全、基礎(chǔ)設(shè)施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現(xiàn)象屢屢發(fā)生；三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發(fā)揮其應(yīng)有的價值。這些都極大地影響了對檔案的研究和利用。
1.2 信息化水平低。隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來單一的紙質(zhì)載體發(fā)展為紙質(zhì)、電子等多種載體共存的局面。然而通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，不少高校企業(yè)信息化水平依然很低，沒有引進先進的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工。此外，電子檔案的利用率極其低下，嚴重制約了檔案工作的發(fā)展。
1.3 檔案管理人員素質(zhì)不高。一是缺乏專門的檔案管理人才，不少單位的檔案管理人員是兼職人員，缺乏檔案管理的專業(yè)知識；二是對檔案工作重要性認識不夠，只把檔案工作當作一件附屬的工作，缺乏積極性和主動性；三是計算機應(yīng)用水平不高和實際操作能力低，不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。
2 檔案管理的創(chuàng)新措施
2.1建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理技術(shù)標準
建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理技術(shù)標準，并完善相關(guān)的法律法規(guī)，能有效的對知識產(chǎn)權(quán)進行保護，極大的促進了檔案管理工作的順利進行。檔案的標準化、規(guī)范化能很好的適應(yīng)信息時代檔案資料管理工作的需要。由于現(xiàn)階段的檔案包含范圍越來越廣泛、復(fù)雜，所以檔案管理部門必須嚴格遵守檔案的標準化、規(guī)范化原則，對檔案的收集、整理、編制、檢索及防霉防蟲等基礎(chǔ)工作都應(yīng)嚴格按照有關(guān)的規(guī)范標準進行。還應(yīng)按照國家規(guī)定的一系列標準，進行對檔案的標準化、規(guī)范化、信息化管理，從而為檔案管理工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)。
2.2 提高檔案管理人員的水平與素養(yǎng)
2.2.1 檔案的管理人員必須具備較高的管理水平與政治素養(yǎng)，若是政治素養(yǎng)與水平較低就會對檔案管理工作的開展帶來阻礙。因此，應(yīng)加強提高檔案管理人員管理水平與政治素養(yǎng)，認真學(xué)習(xí)先進思想，著力提高管理水平，從而與檔案管理工作實際相結(jié)合為檔案事業(yè)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。
2.2.2 檔案的管理人員必須具備良好的職業(yè)道德，培養(yǎng)和樹立愛崗敬業(yè)、樂于奉獻的工作精神，堅持遵守自身的職業(yè)道德規(guī)范來約束自身的各項行為，從而提高檔案管理水平和為社會服務(wù)的質(zhì)量。檔案管理人員應(yīng)認真對待工作，做到尊重檔案、尊重歷史，堅持立檔和用檔的真實可靠性，并恪盡職守，努力強化自身的保密觀念，以便保證檔案安全。
2.2.3 檔案的管理人員必須具備專業(yè)的管理知識水平，有扎實的基礎(chǔ)，熟悉并掌握檔案管理工作的方法與規(guī)律，并在了解檔案管理工作的基礎(chǔ)上，與時俱進，通過利用計算機來不斷豐富自身知識，從而實現(xiàn)檔案管理工作由傳統(tǒng)方式向信息化的轉(zhuǎn)變。
2.2.4 檔案的管理人員必須具備優(yōu)秀的創(chuàng)新意識，不斷開拓創(chuàng)新。只有不斷的創(chuàng)新才能帶來足夠的動力，從而不斷推進檔案管理工作向前發(fā)展。檔案的管理人員應(yīng)注重新事物的發(fā)現(xiàn)，并在基于對新問題、新方法的研究分析上進行創(chuàng)新，努力推進檔案管理工作的發(fā)展。
2.3 信息化服務(wù)創(chuàng)新
隨著信息化建設(shè)的不斷加深，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不再適應(yīng)信息時代檔案資料管理工作的需要，檔案管理信息化已成必然趨勢。信息化檔案管理在內(nèi)容、服務(wù)方式、創(chuàng)意方面都較過去傳統(tǒng)的檔案管理工作有著天差地別。信息化檔案管理將給檔案管理工作提供巨大的發(fā)展空間和創(chuàng)新空間。信息系統(tǒng)的低門檻和便捷，使得用戶群越來越多，相對的信息服務(wù)的要求也越廣。因此，檔案管理人員必須對信息化檔案管理有充分的了解，并正確的樹立信息服務(wù)的理念。隨著檔案管理的信息化，在信息服務(wù)方式上也應(yīng)不斷創(chuàng)新，充分考慮用戶對信息利用的需求，從而在信息服務(wù)上增加新的理念和要求，為用戶提供一個全面的滿足其需求的信息利用平臺，不僅能更好的滿足用戶的需求，突出用戶的權(quán)益，提供信息服務(wù)效率，更能充分體現(xiàn)出信息服務(wù)的人性化、主動性及重要性。
2.5加強檔案管理標準化建設(shè)
2.5.1 應(yīng)建立明確的檔案歸檔制度。檔案屬于檔案局所有，所有建立檔案并進行保護是局工作人員應(yīng)盡的義務(wù)。建立檔案應(yīng)對其進行仔細分類并定期進行歸檔，而后妥善保管。建立明確的檔案歸檔制度后，對制度的實際執(zhí)行情況，檔案管理人員必須積極跟蹤督辦，并要求相關(guān)人員積極配合，從而確保檔案歸檔制度貫徹落實。
2.5.2 嚴格遵循檔案管理流程。檔案的管理流程主要包括有管理單位、文件點收和整理、檔案分類、檔案名稱與編號、歸檔與檔案清理、保存期限、檔案清理、調(diào)卷程序、調(diào)卷管理等。作為檔案管理人員必須熟悉并掌握流程，并嚴格遵循檔案管理流程，從而確保檔案管理工作的順利進行。
2.5.3 建立并完善檔案管理制度。在進行建立并完善檔案管理制度時應(yīng)充分結(jié)合實際工作情況進行，不同地方的局有不同的制度。其主要包括檔案人員責(zé)任制、檔案統(tǒng)計制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案保管制度、文件材料立卷歸檔制度等。
2.5.4 建立健全管理制度，全面提高檔案管理工作的規(guī)范化。一是要嚴格做好文件的收集、整理、歸檔工作。按照上級有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合本單位辦部門實際，進一步細化規(guī)定，制定檔案管理工作有關(guān)程序的工作流程，確保“檔案資料收集全、整理規(guī)范、歸檔全面”。二是要建立檔案管理制度，對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度；建立健全檔案工作目標管理考核制度和責(zé)任追究制度，保證檔案管理規(guī)范有序。同時，在建立健全有關(guān)管理制度時，必須準手以下幾個原則：一是合理科學(xué)。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位實際，以適應(yīng)單位檔案管理工作需要為出發(fā)點和落腳點。二是簡明實用。各項管理制度必須以具有可操作性為前提，以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，更好地發(fā)揮各項管理制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。三是堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。四是嚴肅性。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
3 結(jié)束語
檔案業(yè)務(wù)是檔案工作者圍繞檔案，利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為單位內(nèi)部和外部服務(wù)的工作，是一個單位整體工作的組成部分，是維護單位歷史真實面貌的一項重要工作。隨著電力事業(yè)的快速發(fā)展，各單位意識逐步提高，檔案管理水平也日趨成熟。可以說，檔案信息作為一種人文資源，以其原始性、真實性、無可替代性的特點，在推動電力工作發(fā)展中正彰現(xiàn)其積極的促進作用。隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，以及我國高等教育改革的日益深化，高校檔案管理工作發(fā)生了巨大變化。為適應(yīng)新形勢，更好地發(fā)揮檔案的作用，跟上時展的步伐，高校檔案管理工作必須更新理念，在完善各項規(guī)章制度，提高信息化管理水平和提高人員素質(zhì)等方面狠下功夫。
參考文獻：
一、認真學(xué)習(xí)《檔案法》，明確檔案工作的重要性
作為檔案管理人員，必須高度重視自己肩上擔(dān)負的工作，明確檔案工作的重要性，作為單位的領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該高度重視。首先要給檔案室提供一個安全、防潮、防塵、防有害生物和防污的場地。而且場地寬敞、便于工作，具備良好的衛(wèi)生環(huán)境。同時配備相應(yīng)的安全防范設(shè)備，提供便于工作的配套設(shè)施。一切從有利于檔案管理工作，把檔案工作放到首位，使檔案工作切實服務(wù)于單位管理。
二、加強檔案管理人員的素質(zhì)，努力提高檔案管理工作的質(zhì)量
選拔的檔案工作人員必須有高度的工作責(zé)任心，有一定的文化基礎(chǔ)，有扎實、細心、吃苦耐勞的工作態(tài)度。把有一定工作經(jīng)驗的，有專業(yè)職稱的專業(yè)人員留下來，不要因在崗人員編制的限制，而讓外行充數(shù)、補缺。有條件的單位還可以定期讓工作人員去培訓(xùn)或者聘請有經(jīng)驗的業(yè)務(wù)精英來講課，使管理人員充實知識、開闊視野、提高認識、提高業(yè)務(wù)水平。
三、加強法制意識，做好檔案工作的保密性
檔案工作是服務(wù)于員工，服務(wù)于事業(yè)發(fā)展的工作。在必要時候出具證明材料是檔案管理工作的性質(zhì)和需求，我們必須積極配合，從實而來。然而有時必不可少的會出現(xiàn)一些員工為了自己的工資需求、關(guān)系調(diào)動需求或其他一些個人利益的種種需求，拉關(guān)系、走后門讓工作人員出具證明、假材料等等，這時候就是對檔案工作人員個人素質(zhì)的考驗，有的人經(jīng)不起人情面子，金錢利益的誘惑，給予提供方便。給國家、集體、他人造成不必要的浪費，損害。有的甚或引起官司糾紛等等。所以作為檔案管理人員在接受此項工作之前，就必須進行這項工作的專業(yè)學(xué)習(xí)。杜絕此類事情的發(fā)生。
四、建立健全檔案管理制度，使檔案工作行之有效地發(fā)展
各級各類檔案館，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)，應(yīng)當建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。所以，我們負責(zé)檔案管理的工作人員必須嚴格按照檔案管理制度辦事，使檔案工作能夠行之有效地開展。
五、建立高效的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)用現(xiàn)代化管理辦法，使檔案管理工作事半功倍
在新形勢下，國家檔案局頒布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》這是“十五”計劃期間全國檔案事業(yè)發(fā)展的唯一一個專項規(guī)劃。在“十五”期間，全國檔案信息化建設(shè)的目標和主要任務(wù)是：本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準、信息化建設(shè)、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館。開展公眾網(wǎng)上查詢檔案信息服務(wù)，加快推動檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設(shè)。由此可見檔案信息化管理是與時俱進的，是時代的需要。同樣它也是對我們檔案管理工作快速、優(yōu)質(zhì)、事半功倍的提高工作效率的有力工具。我們要正確有力地發(fā)揮和使用。
六、與時俱進，要有與新時期檔案事業(yè)相適應(yīng)的知識程度
一、管理檔案的庫房要恰當設(shè)置
對于檔案庫房選定與設(shè)立，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定去設(shè)立。在工作交流中我看到一些單位檔案管理室就附設(shè)辦公樓內(nèi)，一看就是隨意而設(shè)的。這種做法十分不可取，因為它會從側(cè)面反映一個單位的形象，一個單位的領(lǐng)導(dǎo)力度和領(lǐng)導(dǎo)才能，這是千萬不可小視。盡管有的單位采取了信息化，但是檔案材料以紙質(zhì)的形式還是不可少的。所以要知道不是任何一間辦公室都可作為檔案室的。對于檔案房間選擇要注意這幾點:一，要通風(fēng)。二，房間要細查，不能有雨天漏水或從窗戶向里滲水的現(xiàn)象。如果不注意這些，就會給檔案管理工作給帶來不必要的麻煩;三，有些時候也不能不妨一些偷盜現(xiàn)象，特別遇到一些重大考試期間，有些單位以為檔案室最安全，而把試卷放到檔案室里，如果檔案室門窗不結(jié)實，將會出現(xiàn)意想不到的后果，這樣的情況已經(jīng)出現(xiàn)過了，其結(jié)果也受到了嚴重的處罰。所以，門窗要有防盜措施。四:檔案管理室的牌子要整潔而美觀。這樣能體現(xiàn)一個單位對檔案管理的重視，并提升一個單位人員及領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理這項工作的基本素質(zhì)。
二、把好檔案材料的收集和來源
對于檔案材料的收集和來源要確切，合理，正規(guī)。再結(jié)合單位自身的體質(zhì)，將檔案材料進行有條理的整理。在整理過程中，要調(diào)動單位內(nèi)每一位員工的積極性，給他們做好宣傳工作。由于單位與單位的性質(zhì)差異，有的單位人員重視自己檔案，而有的單位人員對檔案用途不清楚也不過問，在這方面我也做過詳細調(diào)查:調(diào)查結(jié)果真讓人吃驚。他們大多數(shù)的觀點是:一，檔案沒什么用，只要人在單位就行，更有甚者，工作來回調(diào)也不知道檔案留在哪個單位了。二，還有的檔案一直在自己手里，單位根本就沒要，而自己也沒有主動交等等。當然這些現(xiàn)象也說明了另外一個問題那就是有的單位在檔案管理這方面是一塌糊涂。還有，有些單位的檔案不僅僅是單位有關(guān)單位工作人員的檔案，還有其他的檔案。例如，疾控中心，醫(yī)院等等，這些單位還有許多病號的檔案材料，并且有的非常重要。就拿我們疾控中心來說，對于每一位患者我們都要給其備檔，并且材料要求整個病理檢查都要詳細。那么我們要怎么辦?才能做好管理呢?這就要求我們檔案管理工作者對工作要嚴格要求自己，要負起責(zé)任，要與領(lǐng)導(dǎo)交流，尋找好方法調(diào)動起單位人員重視自己的檔案。調(diào)動起工作人員在收集病號病理材料時，做到細致完整，準確。檔案管理工作者要一絲不茍，不能馬馬虎虎，草草了事，一定把好質(zhì)量關(guān)。干部人事檔案材料收集時要求:及時主動不拖沓、全面準確合事實、保質(zhì)保量不虛假、安全保密責(zé)任強。
三、提高管理人員的素質(zhì)
首先:隨著檔案數(shù)量的增大，以及數(shù)字化的發(fā)展，加之檔案材料的種類越來越多，還按照過去的管理方法，已經(jīng)趕不上時代要求，所以要求管理檔案人員加緊充電和學(xué)習(xí)，盡快實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能高效率地解決新形式下出現(xiàn)的新問題;才能與社會同類行業(yè)的工作部門接軌。其實檔案管理也是一門專業(yè)性較強的職業(yè)，它要求檔案管理工作者不僅要懂得檔案管理知識，更要適應(yīng)當今時代的電子化，數(shù)據(jù)信息化的要求，檔案管理人員平時要不間斷的加強學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，更好的為檔案管理服務(wù)。如果提高了管理檔案人員的素質(zhì)，通過計算機網(wǎng)絡(luò)這個平臺，工作效率大大提高，并能更好的加工整合各種數(shù)據(jù)，進而方便快捷的存儲檔案信息，并更有調(diào)理的整理，查找起來應(yīng)用起來更方便，便快捷。所以要求管理檔案人員掌握計算機技術(shù)是必須的，也是適應(yīng)工作需要，適應(yīng)社會需要。
四、提高檔案管理質(zhì)量
檔案管理工作在單位里是一項非常重要的工作，這個工作不能大意更不能馬虎，也就是管理質(zhì)量要提高，管理體質(zhì)要嚴格，管理方法要靈活，管理程序要有調(diào)理。特別是檔案的質(zhì)量是重中之重。提高檔案管理質(zhì)量，可以為單位提供有效的及時的，正確的人才信息。那么又如何提高檔案管理質(zhì)量呢?第一，首先從硬件來講，檔案柜要經(jīng)常打掃，清楚里外的污垢。第二，對于一些破損的檔案要及時整理，不要不管不問。第三，對于檔案管理人員接到新檔案材料時，要做到心中有數(shù)，細致檢查做到準確無誤。
五、注意檔案的交接
關(guān)鍵詞：檔案；檔案管理；文書檔案；聲像檔案
古代人為了記憶，采取“結(jié)繩”和“刻契”的方法用于保存記憶、進行溝通與交流。人類不能失去記憶，人類社會不能沒有記憶工程，而傳承記憶的工具之一便是檔案。檔案能夠幫助我們在歷史的長河中追溯事實的來龍去脈。
1 檔案的含義
《中華人民共和國檔案法》明確規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！彼灿凶约旱暮x：檔案是過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人在社會活動中形成的；檔案是保存?zhèn)洳榈奈募?；檔案的形式是多種多樣的，檔案的形式是指檔案的載體形態(tài)和記錄與表達方式；檔案是人類社會活動的原始記錄，檔案是人類社會實踐活動中形成和產(chǎn)生的各種材料轉(zhuǎn)化而來的，是當時活動最為原始的記錄，不是事后另行編寫和隨意收集來的。
2 檔案的分類
科學(xué)分類是實施科學(xué)管理的基礎(chǔ)。標準不同、角度不同，分類的結(jié)果便會不同。在現(xiàn)代社會有一種較為流傳，并被廣泛接受的分類方法，即以內(nèi)容為標準，將檔案分成文書檔案、科技檔案和專門檔案三大類別。①文書檔案也稱黨政檔案、行政檔案，是機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位等在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動中形成的檔案材料。例如。國家行政機關(guān)發(fā)出和收到的命令、指示、請示、批復(fù)、報告、決議、通知等，在辦理完畢歸檔保存后，即為文書檔案。②科技檔案是由生產(chǎn)技術(shù)應(yīng)用與管理、基本建設(shè)、科學(xué)研究活動中產(chǎn)生和使用的圖紙、圖表、文字材料、計算材料等科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案材料。這些檔案多集中在工廠、礦山、設(shè)計院、研究院和地質(zhì)、測繪、水文、氣象、建筑等部門。③專門檔案是指一些社會機構(gòu)和組織在某些專門業(yè)務(wù)工作中形成的檔案材料。如人事檔案、會計檔案、工商檔案、稅務(wù)檔案、教學(xué)檔案、訴訟檔案等。
3 檔案管理工作
1、文書檔案管理，是指機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項活動中形成的具有保存?zhèn)洳閮r值的文件。收集工作是文書檔案管理工作的起始環(huán)節(jié)，與其他各個環(huán)節(jié)的工作相比，它處于一種特殊地位。特別是在簡化檔案整理工作、強化檔案利用工作、突出館（室）藏特色的今天，檔案的收集工作已變得越來越重要。文書檔案收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)；文書檔案收集工作的質(zhì)量決定了文書檔案管理工作的質(zhì)量。
各個單位在日常工作中會形成和使用大量文件，其中具有查考、憑證價值、需要整理歸檔的文件只是一部分。為了防止出現(xiàn)“有文必檔”的現(xiàn)象。文書部門與檔案部門對收集到的文件材料必須按照鑒定原則和檔案保管期限表的規(guī)定，結(jié)合本單位實際審慎地進行鑒定。檔案收集工作實際上是要解決檔案形成的分散性與管理的集中性之間的矛盾。為使各部門形成的文件能夠按要求移交到檔案室集中保管，檔案部門在收集工作中必須重視調(diào)查，掌握應(yīng)歸檔文件在分散、流動、管理和使用等方面的信息。
文檔工作收集的方法，嚴格按照本單位歸檔制度的有關(guān)規(guī)定進行接收，一個單位即使建立了歸檔制度，也會出現(xiàn)有些文件不能按照歸檔要求及時歸檔的情況，特別是未經(jīng)收發(fā)登記的文件，在歸檔時往往容易被遺漏。如領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)、參觀、考察或參加各種會議帶回的有價值的文件材料，很容易分散在個人手中。因此，除了制定文書檔案的歸檔制度外，各單位還要建立相關(guān)制度，采取必要的控制措施，確保零散文件也能齊全歸檔。
2、聲像檔案管理，聲像檔案是有別于紙質(zhì)載體檔案的特殊載體檔案中的一種。是國家檔案全宗的重要組成部分，也是一個立檔單位一般所必備的檔案種類。聲像檔案是指國家機構(gòu)，社會組織以及個人在社會活動中形成的，有保存價值的，以音響、形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄。
聲像檔案記錄的是社會發(fā)展中人們活動的聲音和圖像，因此反映的客觀事物直觀形象，活靈活現(xiàn)。比如中華人民共和國開國大典、港澳回歸、中華人民共和國建國60周年等氣勢雄偉的場面與情感如實的反映和再現(xiàn)。
聲像檔案容易被復(fù)制，且難以區(qū)別檔案的原件與復(fù)制件。如一盤重要的錄音磁帶。母帶與復(fù)制轉(zhuǎn)錄帶僅從外觀及效果上很難區(qū)別。同時科技的快速發(fā)展，使得影像資料及其容易復(fù)制。就聲像資料的這一特點給聲像檔案資料的搜集工作帶來了一定的困難。工作活動中形成的照片，錄音、錄像磁帶，同樣要收集歸檔，這在有的基層單位沒有得到重視。因此，檔案人員必須做聲像資料搜集的宣傳工作。在各單位，聲像材料的主要產(chǎn)生渠道是宣傳部門、領(lǐng)導(dǎo)部門、綜合部門等。搜集工作要著眼于平時，當一項會議、一項活動結(jié)束時，及時搜集資料。
3、人事檔案管理，人事檔案是有別于文書檔案、科技檔案的專門檔案之一。人事檔案是國家機構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、德才、工作表現(xiàn)的以個人為單位集中保存起來以備考察的文字、表格和其他各種形式的歷史記錄。人事檔案主要源于一定單位的人事管理活動。它是考察了解員工的重要手段和依據(jù)；也是澄清個人問題的憑證，同時也可以為日后的人物傳記和專業(yè)史的寶貴資料。
4、檔案管理工作的現(xiàn)代化，計算機和網(wǎng)絡(luò)改變了人類的工作與生活。檔案管理工作要與時俱進實施現(xiàn)代化管理。檔案管理現(xiàn)代化涉及到檔案從搜集到管理以及應(yīng)用的各個環(huán)節(jié)。它的任務(wù)是如何最大限度的延長檔案的壽命，如何利用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，如何應(yīng)對電子文件搜集、積累、整理、形成電子檔案。如何實施現(xiàn)代化管理，最關(guān)鍵的是檔案工作人員信息化水平的提高，需要員工掌握現(xiàn)代技術(shù)。
參考文獻
[1]左麗娜.檔案管理現(xiàn)代化的早日實現(xiàn)[J]今日科苑，2007，（16）.
一、高度重視，加強領(lǐng)導(dǎo)
今年以來，我局高度重視機關(guān)檔案管理工作，將機關(guān)檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。XX年，新一屆領(lǐng)導(dǎo)班子調(diào)整后，及時調(diào)整了安陽市文化局檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并把檔案工作列入全局的長遠規(guī)劃、年度計劃及有關(guān)人員的崗位標準和職責(zé)中，把檔案工作作為機關(guān)管理的一項重要的內(nèi)容納入年度目標，與機關(guān)其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業(yè)素質(zhì)工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成了以主管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責(zé)、各職能科室協(xié)助抓的四級檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
為進一步加強對機關(guān)檔案工作管理，局機關(guān)舍得在檔案設(shè)施上投入，局機關(guān)搬入市黨政綜合大樓辦公后，在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設(shè)立了文書檔案室、人事檔案室；撥出經(jīng)費，購置檔案柜20余節(jié)，為檔案室配置了計算機等專用設(shè)備，投入資金購買安裝了益友檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理在硬件上有了保障，適應(yīng)了現(xiàn)代化管理的需要。
二、加強制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理
為進一步加強我局的檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范機關(guān)的文書檔案管理，XX年以來,先后制定了《安陽市文化局檔案管理辦法》及有關(guān)規(guī)章制度。如：《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及的歸檔范圍及整理要求，使各有關(guān)單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，同時，制定了《檔案人員崗位責(zé)任制》和考核、獎懲制度，并納入機關(guān)的崗位責(zé)任制，充分發(fā)揮和調(diào)動檔案工作人員的積極性。
為規(guī)范檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量，XX年，我局按照市檔案局要求，在全市率先安裝了《益友檔案管理系統(tǒng)》軟件。對所有須歸檔的文件材料經(jīng)整理后，全部輸入計算機管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質(zhì)量。在歸檔過程中，我局檔案所有文件歸檔目錄、盒內(nèi)文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打??；文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質(zhì)，有利于檔案的保存，使我局的檔案檔案逐步走向了規(guī)范化、科學(xué)化管理軌道。
四、采取有力措施，做好歸檔和利用工作
XX年以來，我局按照市檔案局的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案1100余卷、件，財務(wù)檔案900余卷。其中，XX年，一次向市檔案局移交各類檔案1700余卷；XX年，歸檔文書檔案313件，較好地完成了歸檔任務(wù)。并按照市檔案局要求，制訂工作計劃，組織市戲曲研究所專門人員，積極開展全市藝術(shù)檔案的收集、歸檔工作。協(xié)助市檔案局制作了《崔蘭田藝術(shù)生平展》、《張寶英舞臺藝術(shù)展》網(wǎng)頁，在黨政綜合大樓舉辦了《崔蘭田藝術(shù)生平展》；與市檔案局聯(lián)合出版了《崔蘭田藝術(shù)研究》，為落實“文化興市”戰(zhàn)略，弘揚崔派戲曲藝術(shù)做出了積極貢獻。
五、積極參加檔案培訓(xùn)，完成上級交辦的任務(wù)
為進一步提高檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理水平，我局檔案專職人員多次參加市檔案局舉辦的檔案培訓(xùn)班，購買了《檔案工作法規(guī)文件與業(yè)務(wù)知識匯編》、《歸檔文件整理規(guī)則匯編》等重要工具書，對檔案工作的開展，提供了科學(xué)依據(jù)。XX年上半年，由于機關(guān)搬遷至東區(qū)黨政綜合樓辦公，按照市檔案局有關(guān)要求，必須在當年6月底前向檔案局移交建國以來形成的所有文書檔案。在時間緊、任務(wù)重的情況下，我局克服重重困難，從基層抽調(diào)10余名人員，并在檔案局領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和支持下，完成了近30年的文書檔案與財務(wù)檔案的整理歸檔任務(wù)，為我局檔案管理邁上新臺階奠定了堅實的基礎(chǔ)。
六、工作中的不足和今后打算
1、加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。由于對檔案法規(guī)宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識。因此，造成歸檔不規(guī)范，歸檔質(zhì)量差等，今后，我們將著力加強檔案法制宣傳，不斷強化檔案意識。
2、加大資金投入，強化檔案現(xiàn)代化管理。隨著時代的發(fā)展，社會信息化程度越來越高。我們將進一步加強檔案現(xiàn)代化管理，有效發(fā)揮檔案的信息功能。加大資金投入，做好各項基礎(chǔ)工作，加強檔案的規(guī)范化管理，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，充分發(fā)揮檔案的作用，為推進全市文化事業(yè)繁榮發(fā)展做出積極的貢獻。
關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)檔案管理；現(xiàn)代檔案管理；利與弊
一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的意義
做好檔案管理基礎(chǔ)工作有利于提高檔案管理的整體工作效率，將檔案管理的工作水平提升到新的層次。通過對檔案管理基礎(chǔ)工作的不斷完善，加快建立完整有效的現(xiàn)代檔案管理機制，能夠提升檔案管理事業(yè)的整體水平。
1.幫助建立更加標準和規(guī)范的檔案管理機制。規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化是檔案管理工作的重要目標。高效率的檔案管理基礎(chǔ)工作使查（借）閱者能及時且高效率、精準地進行檔案查找，這其中增加的時效性與精確性意味著檔案價值的整體提升。
2.確保檔案搜索的準確性。檔案的收集、整理、分類、錄入、歸檔是檔案管理中的基礎(chǔ)工作，加強這些工作的細節(jié)管理和操作，可以有效地避免錯誤信息的出現(xiàn)，提高檔案管理工作的效率。
3.提高檔案利用價值。提升檔案管理基礎(chǔ)工作水平對于提高檔案利用效率有著重要意義。在對檔案進行分類整理、錄入、歸檔等基礎(chǔ)工作時要注意區(qū)分檔案內(nèi)容的程度級別。檔案分類按照來源、時間、內(nèi)容和形式特征的異同點，對檔案有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。根據(jù)涉及到借閱檔案的重要程度，按照審批流程，對于內(nèi)容重要的、急迫的檔案優(yōu)先處理，優(yōu)先整理使用，這能有效地增強檔案的使用頻率，提高檔案的利用價值，達到檔案使用價值的最大化。
二、傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代電子檔案管理的對比研究
傳統(tǒng)檔案能表述為以圖表、文字等多種形式的存在，且具有保存價值的歷史記錄，傳統(tǒng)檔案管理所儲存的主要是紙質(zhì)資料；電子檔案管理的儲存介質(zhì)為計算機光盤、硬盤，電子檔案不僅可以在計算機中進行儲存，還能通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資料處理與傳送，電子檔案的表現(xiàn)形式是電子文書、電子信件、電子圖表等，隨著社會的飛速發(fā)展，人們對檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理很大程度上不能滿足當前的需求，一方面，計算機網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢所趨，另一方面，傳統(tǒng)檔案具有不可替代的優(yōu)勢，有必要加強對電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理雙方利弊的綜合探究。
（一）電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析
1.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性。
（1）兩者的基本原理共通：以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進行了有效的整合與優(yōu)化，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；
（2）電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離：傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會實踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實性，傳統(tǒng)檔案資料就是電子檔案真實性的重要保證；
（3）子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴大：電子檔案具有大容量優(yōu)勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現(xiàn)資源共享，在進行資料調(diào)用時具有更好的便利性。
2.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異。
（1）管理方式不同：電子檔案就其本質(zhì)特性來說有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級管理，檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個具有唯一性的檔案號，并對檔案類型進行標注，而傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對較大，每一步都需要人工完成。
（2）保管方式不同：電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不用承擔(dān)病毒或網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。
（3）歸檔方式不同：電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點在于消除了最初檔案歸類時出現(xiàn)錯誤的擔(dān)憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學(xué)的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進行歸檔時還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。
（二）電子檔案管理的利與弊
1.電子檔案管理的優(yōu)點。
（1）電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展。電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。這樣不僅減少了資金的投入，還有利于環(huán)保事業(yè)。
（2）電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率。檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。
2.電子檔案管理的弊端。
（1）電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機，如果長期使用，可能出現(xiàn)資料無法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護手段可以采用云技術(shù)等。
（2）企事業(yè)單位在進行電子檔案管理時，由于其操作程序相對復(fù)雜，對檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時，還應(yīng)該加強管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。
（3）電子檔案在進行數(shù)據(jù)共享與傳輸時，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。
（4）雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高，且國家也出臺了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對于一些具體的細則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護航。
三、結(jié)語
相比傳統(tǒng)檔案管理來說，電子檔案管理模式在很多方面都有了提升，表現(xiàn)得最直觀的就是效率，電子檔案管理方式的出現(xiàn)也有利于環(huán)保事業(yè)的開展。但是傳統(tǒng)檔案管理也有著它不可替代的地方，在現(xiàn)階段和將來的一段時間里，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者會相互協(xié)調(diào)著存在，因為電子檔案管理暫時還不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，檔案管理工作人員應(yīng)該充分利用二者的優(yōu)勢，來提高檔案管理質(zhì)量。
參考文獻：
一、改變傳統(tǒng)觀念，以現(xiàn)代化的管理理念進行檔案管理
現(xiàn)代化的管理理念，是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重中之重，正確的現(xiàn)代化管理理念能夠?qū)︶t(yī)院信息化建設(shè)及檔案資源的有效利用起指導(dǎo)作用。首先，應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，不斷樹立先進的管理思想，并堅持學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，然后采用與之相適應(yīng)的管理方式和方法，以此來達到預(yù)定目標；其次，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)緊跟我國檔案事業(yè)發(fā)展的新形勢與時俱進，改變與現(xiàn)代化檔案管理不相適應(yīng)的思想和管理理念，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐揽肯冗M的科學(xué)技術(shù)和科學(xué)管理的觀念；再次，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)建立與當前信息化時代相適應(yīng)的檔案意識，轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的重管理輕利用、墨守陳規(guī)的守舊觀念，變被動地檔案服務(wù)為主動服務(wù)，變封閉式為開放式，這樣不僅有利于適應(yīng)現(xiàn)階段社會發(fā)展的要求，同時也能滿足知識經(jīng)濟時代的需要。
二、加強醫(yī)院硬件設(shè)施建設(shè)，推進管理方式現(xiàn)代化
當前，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式已經(jīng)很難適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的要求。為此，必須加大基礎(chǔ)設(shè)施及辦公設(shè)備的投入力度，借此來實現(xiàn)自動化、電子化及規(guī)范化的檔案管理，充分發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)越性，進而提高工作效率和工作質(zhì)量。醫(yī)院應(yīng)按照檔案室的建設(shè)標準，為其配置獨立的辦公室、庫房和檔案閱覽室等，并購置相應(yīng)的計算機、檔案密集架以及復(fù)印機等辦公設(shè)備，給檔案管理提供必要的基礎(chǔ)保障。同時，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院的特點，優(yōu)選最為合適的檔案管理軟件，并組織有關(guān)管理人員進行學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，以此來促進其現(xiàn)代化管理水平的提高。此外，在營造良好檔案管理環(huán)境的同時，還應(yīng)建立并完善規(guī)范的檔案管理體系，充分發(fā)揮出現(xiàn)代化設(shè)備的優(yōu)越性，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)改革現(xiàn)有的管理體系，達到檔案管理方式現(xiàn)代化的要求。
三、建立健全現(xiàn)代化檔案管理標準及各項規(guī)章制度
就醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化而言，并不僅僅是由設(shè)施配置網(wǎng)絡(luò)化、信息化決定的，管理方式也同樣有著不容忽視的作用。首先，應(yīng)做到檔案管理標準化、規(guī)范化，使管理工作有標準可循、有制度可依，工作中的各個環(huán)節(jié)均應(yīng)做到目標明確、條理清晰，以此來確保檔案的完整性，防止檔案中最要內(nèi)容遺失的情況的發(fā)生，正確系統(tǒng)地進行記錄、存檔。想要做好以上工作，各相關(guān)部門必須統(tǒng)一檔案管理標準；其次，可以說計算機網(wǎng)絡(luò)是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提條件，所以，在軟件的開發(fā)上必須具有較強的實用性和權(quán)威性。但由于各個部門采用的軟件系統(tǒng)均有所不同，從而形成了諸多新的載體檔案，若不制定一個統(tǒng)一的管理標準，則有可能會造成這類檔案平白無故的流失。而現(xiàn)代化的檔案管理在管理方式及方法上均與常規(guī)管理有所不同，如果仍舊以常規(guī)的管理制度來規(guī)范新的運行機制，效果勢必會大打折扣。因此，必須建立并完善新的管理制度；輸入密碼及信息目錄的編制；檔案存儲信息的利用等。只有這樣才能確保醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的順利開展。
四、提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平
無論任何管理工作的開展，人都是最重要的因素之一。醫(yī)院檔案管理工作本身是一項系統(tǒng)性、專業(yè)性較強的技術(shù)型工作，尤其是在醫(yī)院實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化管理以后，更要求管理人員必須有較高專業(yè)水平。而管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平的高低直接關(guān)系著現(xiàn)代化檔案管理工作是否能夠真正落實到位。因此，為了確保檔案管理工作的質(zhì)量及現(xiàn)代化檔案管理的順利開展，醫(yī)院應(yīng)采取相應(yīng)的措施不斷提高管理人員各方面的綜合能力，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的要求。首先，醫(yī)院應(yīng)將檔案人員的培養(yǎng)工作歸入到人才培養(yǎng)計劃當中，通過再教育、專業(yè)培訓(xùn)、開展各類學(xué)習(xí)班更新知識等方式，建立一支高素質(zhì)、高水平的檔案管理隊伍，以此來適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的需要；其次，對在職的檔案管理人員進行專業(yè)的崗位培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高其應(yīng)用理論解決實際問題的能力，并不斷熟悉和掌握各種信息軟件、網(wǎng)絡(luò)工具、多媒體等科技含量較高的技術(shù)地應(yīng)用，為實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理奠定堅實基礎(chǔ)；再次，醫(yī)院應(yīng)鼓勵員工通過自學(xué)來豐富自身的知識和專業(yè)能力，不斷提高綜合素質(zhì)。
