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關(guān)鍵詞：特色檔案；內(nèi)涵；建設(shè)；利用
武漢航道學校是交通部長江航道局所屬的全國唯一的一所培養(yǎng)內(nèi)河航道專業(yè)人才的中等職業(yè)學校，創(chuàng)建于1976年9月。本文從學校三十余年辦學歷程中對各門類檔案的整理心得入手，對于如何建設(shè)、利用與管理中職學校特色檔案，進行全面闡述。
一、中職學校特色檔案的內(nèi)涵與實質(zhì)
表面的理解，“特色”就是指事物具有獨特的色彩、風格、內(nèi)容及其特征、特性、內(nèi)涵等。就檔案工作而言，主要是指與本單位工作有關(guān)的、具有一定的內(nèi)容特征的檔案集合。對不同的單位，其特色檔案的內(nèi)容與形式會有許多不同的情況，每個單位都會有各自的工作特色。
檔案工作及檔案材料要有特色，可用“人無我有、人有我優(yōu)、人優(yōu)我特”的形式來表現(xiàn)。以武漢航道學校特色檔案建設(shè)為例，學校的建設(shè)與發(fā)展、創(chuàng)建湖北省重點學校、申辦全國航道職工教育培訓中心、全國職工教育培訓優(yōu)秀示范點，申辦航海教育培訓資質(zhì)，走職工培訓教育為主，學歷教育為輔，航道職工培訓與海船船員培訓相結(jié)合的發(fā)展之路，為學校的特色檔案管理提供了重要源泉和活力。為適應學校各項工作的需要，檔案部門在檔案的收集內(nèi)容、管理方式、信息的開發(fā)、利用服務、文件匯編等方面都反映出與其它航道單位的不同。檔案工作圍繞學校教學、培訓等工作，開展了特色檔案的建設(shè)和管理。以學校的建設(shè)發(fā)展為核心，按照“整理—開發(fā)—利用”三個層面，在做好學校檔案工作日常管理的基礎(chǔ)上，提煉、完善亮點材料，整合檔案特色資源，為學校各項工作的順利開展服務，力爭特色檔案建設(shè)與學校建設(shè)協(xié)調(diào)一致，促進學?？沙掷m(xù)發(fā)展。
二、中職學校特色檔案工作的建設(shè)、利用和管理
中職學校的特色檔案建設(shè)，可結(jié)合本單位的情況，圍繞學校重點工作，檔案部門根據(jù)自已的人、財、物等條件有選擇性地從以下幾點進行。
2.1 特色檔案材料的收集整理
針對反映學校亮點材料開展收集整理工作，彰顯檔案特色。特色檔案的內(nèi)容可結(jié)合學校的教學、科研及管理工作，凡是在歸檔材料中能反映學校亮點和成果的，其它航道系統(tǒng)內(nèi)單位不具備的，學校獨自特有的內(nèi)容，都可以作為特色檔案來進行收集整理。航道學?，F(xiàn)將以下內(nèi)容檔案材料納入特色檔案收集范圍：
1.反映學生各種職業(yè)技能和水平考試的文件材料，如各工種職業(yè)鑒定考審批材料，海船船員培訓證書申報材料及成績等各種職業(yè)技能考試達到一定水平的材料。
2.反映歷屆學生錄取、學籍、畢業(yè)及就業(yè)信息的文件材料
3.學校重要資產(chǎn)證書材料（如房產(chǎn)證、土地證、車輛使用相關(guān)證照等）。
4.教師公開出版的專著、教材，以及為適應教學需要組織編寫的內(nèi)部培訓資料。
5.反映學校師資力量的各類教師資格證書復印件。
6.反映學校辦學資質(zhì)的文件材料。
7.學校及教師在教學、科研、管理工作中獲省部級以上獎勵證書、獎牌實物檔案等。
8.學校教學科研活動中產(chǎn)生的影音資料。
9.學校完成的科研課題。
以上文件材料反映了一個學校的管理水平、師資隊伍建設(shè)、教學科研水平、教學質(zhì)量、學生的素質(zhì)培養(yǎng)，教師的專業(yè)技能等各方面。
如：歷屆學生學籍信息。在2009年學校申報湖北省檔案目標管理AA級時，有一位評審組的專家上世紀80年代曾在校進行過為期三個月的短期培訓，在對學籍檔案進行抽查的時候，看到自己當年的學籍卡，整個專家組對學校檔案的完整性有了高度的評價，對學校檔案管理工作通過AA級評審起到了很好的推動作用。檔案部門在歷屆學生錄取、學籍、畢業(yè)及就業(yè)信息的基礎(chǔ)上編制了《航校學子名冊》，還收集了大量畢業(yè)后在各領(lǐng)域從事各種職業(yè)的成功畢業(yè)生信息，在學校二十年、三十校慶活動中，將歷屆學生畢業(yè)照與畢業(yè)多年后的工作照制成展板，成為校慶活動中的一大亮點。
2.2 特色檔案材料的編研開發(fā)
檔案管理的根本就是利用，檔案人員不能只重管理，而是應該管理與利用并重，沒有利用價值的檔案，就沒有任何意義。而檔案人員最重要的工作就是從庫存檔案的大海中，提煉出發(fā)光的珍珠，讓廣大利用者都能得到想要的，甚至是出乎他們意料之外的珍貴寶藏，而不是讓利用者們親自在一堆堆的檔案中去尋找。這個提煉的過程就是檔案的編研開發(fā)。
多年來檔案部門的編研成果，通常以紅頭文件匯編的數(shù)量來衡量，編研的內(nèi)容形式單一，大多是各類文件的匯集?，F(xiàn)在隨著計算機技術(shù)的普及，只要采用了檔案計算機管理系統(tǒng)管理檔案，查找一份紅頭文件已是非常容易的事，利用檔案計算機管理軟件的查找功能，編輯各種專題文件目錄匯編，只要不嫌紙張浪費，要多少就可打印多少。各種紅頭文件不論是本單位的發(fā)文，還是上級機關(guān)的來文，在“OA”辦公系統(tǒng)都可找到，紅頭文件匯編已不是難事。而開展學校亮點材料的匯編和編輯，匯編文件的內(nèi)容具有學校工作的特點、特色，對學校具有特定的參考價值和使用價值，這才是學校特色檔案內(nèi)容的一部份。
檔案部門要在做好日常檔案工作的基礎(chǔ)上，從各部門移交的歸檔材料中，發(fā)現(xiàn)和挖掘一些能反映學校亮點工作和特色工作的文件。對收集可用的材料，確定主題，分類編目、分層提煉、適當增加簡單文字說明、配有相應的原始檔案素材。
特色材料文件匯編不是單純的文件匯集，它是一種成果的提煉和加工，匯編內(nèi)容要有層次性、有條理性的，即有文字說明、又有數(shù)據(jù)匯總表，同時還有一定檔案原始資料支撐，它是檔案編纂內(nèi)容的一部份。
2011年，長江航道局開展《當代長江航道發(fā)展史》編纂工作，到學校進行調(diào)研，學校檔案部門提供了以文字、圖表、聲像為主的大量反映學校辦學歷程的史料，調(diào)研專家組對學校二十年、三十年校慶專題集表現(xiàn)出了濃厚的興趣，這兩本專題集正是在廣泛收集相關(guān)檔案史料的基礎(chǔ)上對學校建設(shè)的曲折經(jīng)歷，學校發(fā)展的堅苦歷程，學校辦學的豐碩成果等方面進行了全面而詳實的闡述，相信在不久的將來，能在《當代長江航道發(fā)展史》（正在編寫）相關(guān)章節(jié)中尋找到學校特色檔案發(fā)揮的作用。
2.3 特色檔案材料的利用服務
檔案的生命是利用，如何提供利用，服務學校中心工作，是一個值得探討的課題，首先是要改變觀念，變被動服務為主動服務，尤其是特色檔案的利用服務。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案利用模式在這個辦公高度現(xiàn)代化的時代已經(jīng)逐漸被弱化，人們會更多地借助網(wǎng)絡、現(xiàn)代化辦公平臺等途徑獲取信息，普通公文自助式查詢隨著辦公數(shù)字化程度的提高越來越成為可能。檔案人員已經(jīng)從以前的紙質(zhì)目錄中抬起了頭，從一排排檔案箱柜中直起了腰，從簡單的手工作業(yè)中解脫出來了，檔案人員有更充裕的時間，更精良的設(shè)備，更先進的技術(shù)，提高檔案利用服務的廣度和深度。特色檔案利用服務，正是檔案人員可以施展才華的大好天地。因為特色檔案是特別的、不具備共性特征的檔案，其利用潛能不可估量。檔案人員在管理好、開發(fā)好特色檔案的同時，也要有主動宣傳主動服務的工作理念。
古語云：“酒香不怕巷子深”，其實不然，檔案部門將特色檔案整理得再規(guī)范，編研開發(fā)得再深入，如果缺乏宣傳和服務意識，可以說整理和編研都是做的無用功。不能等著利用者自己找上門來，而是要主動展示檔案工作成果和特色，主動服務于學校的各項工作，從而體現(xiàn)檔案工作的價值。
以學校特色檔案為干部人事檔案工作服務為例。檔案部門收集的檔案材料涵蓋學校工作的各個方面，包括干部人事任免，教職工獲得各種省部級以上榮譽等。在收集檔案的同時，檔案部門對組織機構(gòu)圖進行實時更新與完善，對榮耀室展出實物檔案定期替換，針對學校及個人所獲榮譽，每年編制優(yōu)秀人物集。這些針對特色檔案所開展的工作在近年來黨群部門、人事部門開展的干部人事檔案規(guī)范化管理工作中起到了良好的輔助作用。
如：學校檔案部門選派專職檔案管理人員，協(xié)助干部人事檔案管理部門進行規(guī)范化整理工作，主動提供干部檔案中的任職時間、任免文件，職工個人獲得榮譽及獎項，職工個人“三齡一歷”確認依據(jù)等，有些缺失的項目在檔案部門的特色檔案中找到了原始依據(jù)。
2.4特色檔案材料的規(guī)范化管理
近年來，隨著學校領(lǐng)導對檔案管理工作關(guān)注度的不斷增強，對檔案工作的投入力度逐漸加大，2009年學校通過了湖北省檔案規(guī)范管理AA級審核，學校檔案工作更進一步趨向規(guī)范化管理。近幾年通過多次的檔案業(yè)務培訓和指導，學校檔案工作已取得一定成效，現(xiàn)各部門領(lǐng)導都非常重視檔案工作，按照學校檔案工作規(guī)定，進行“四同步”管理，在每一項工作結(jié)束后，都主動按時將各種文件材料整理歸檔。在此基礎(chǔ)上，檔案部門主動配合教務處、學工處、職工培訓處、船員培訓中心、招生就業(yè)指導中心等特色檔案產(chǎn)生的重點部門開展工作，不斷改進特色文件資料的規(guī)范化管理，把檔案工作融入學校的教學管理、質(zhì)量監(jiān)控、學生管理、人事管理等各個工作環(huán)節(jié)中。
如：對教學部門的歸檔材料如試卷、教案、教師工作手冊、學生實訓手冊，進行統(tǒng)一規(guī)范標題、名稱、編號模式。即方便了部門歸檔，又規(guī)范了部門文件材料的管理和檔案管理的統(tǒng)一標準。對招生畢業(yè)部門及培訓部門提供的歸檔材料根據(jù)實際情況新增了中職及繼續(xù)教育學員畢業(yè)證書號碼，對學生獲得的海船船員各類證書號碼也進行了存檔，在證書號碼可以代替證書原件進行網(wǎng)絡查詢的當今社會，檔案部門所留存的完整的證書號碼信息，可以為不慎遺失證書的學員在補辦證書時提供最有力的依據(jù)。
特色就是創(chuàng)新，特色檔案的建設(shè)、利用與管理，是新時期對檔案工作提出的新的要求，每個行業(yè)都有自己的特色和亮點，檔案人員要有一雙慧眼，尋找和挖掘出蘊藏在檔案材料中的寶藏；檔案人員要有一種沉靜的心態(tài)，開發(fā)和提煉出高質(zhì)量的編研成果。只有這樣，才能做好特色檔案的建設(shè)、利用和管理工作。檔案工作必需做出自己的特色，才能從學校的后臺末梢工作轉(zhuǎn)移到參與學校的前沿管理工作；才能從單純檔案收集、整理、保管、利用轉(zhuǎn)化為主動為學校的重點工作服務；才能使檔案人員的工作能力和水平得到充分發(fā)揮和展示，檔案工作從無“為”、 無“位”，到有“為”，有“為”才會有“地位”。
參考文獻：
[1] 謝菁. 加強職業(yè)學校檔案管理的具體做法[J].辦公室業(yè)務， 2011，（09）.
1.教務檔案轉(zhuǎn)化為教學成果。將教務檔案整理歸納，轉(zhuǎn)化為教學成果，是教學改革賦予教務檔案管理的新要求。一是要增強轉(zhuǎn)化意識。注重發(fā)掘檔案的歷史意義和現(xiàn)實價值，有意識地將其轉(zhuǎn)化為有利用價值的成果。二是要善于歸納總結(jié)。注重對檔案的分類整理，對照比較，分析總結(jié)，從中提煉出有益的經(jīng)驗和現(xiàn)實成果。三是要運用提升。注重把總結(jié)提煉出來的經(jīng)驗和成果，合理地運用到教學實踐之中，反復檢驗，加以提升，形成理實一體，特色鮮明的教學成果。
2.教務檔案轉(zhuǎn)化為行事指南。通過對過往檔案資料的比對，可以查找不足，發(fā)現(xiàn)亮點，用以形成基本的辦事規(guī)則，作為今后指導教學工作的行事指南。一是要綜合比對，分析歸納。找出普遍性的、規(guī)律性的規(guī)程，用以指導我們的教學實踐。二是要符合實際，合理合規(guī)。遵循教學規(guī)律，符合教學實際，要在國家政策和學校規(guī)定范圍內(nèi)，有針對性地總結(jié)形成行事指南，使之更具合理性，增強政策性。三是要有條有理，脈絡清晰。厘清線索，歸并整理，形成一以貫之的行事指南，指導各項教學工作。
3.教務檔案轉(zhuǎn)化為決策依據(jù)。職業(yè)院校教務檔案是學校在職業(yè)教育教學實踐過程中，貫徹國家方針政策，落實學校教學思想所形成的文字材料，將這些檔案加以科學轉(zhuǎn)化，使之成為學校構(gòu)思建設(shè)發(fā)展方向，編制教學計劃規(guī)劃，制訂相關(guān)規(guī)章制度，提供決策依據(jù)。一是要有的放矢，專項收集。有針對性地收集學校教學思想落實情況和實施效果的檔案，及時反饋執(zhí)行情況，以供決策參考。二是要注重比對，突出亮點。要善于把檔案資料進行縱橫比較，從中發(fā)掘特色亮點和創(chuàng)新點，為學校深化教育教學改革提供決策依據(jù)。三是要真實準確，完整全面。特別注意檔案指標數(shù)據(jù)的真實性、準確性和完整性，并通過總結(jié)分析，突出其科學性，以避免誤導決策或決策偏失。
二、職業(yè)院校教務檔案對教學工作的提升作用
1.提升管理水平。加強職業(yè)院校教務檔案管理，是規(guī)范職業(yè)教育教學行為，提升教務管理水平，突顯教育教學效果的重要途徑。一是加強檔案管理全員化，健全檔案管理網(wǎng)絡。要從縱向建立班級到系部到教務部門的三級管理體系，強化人人重視，人人參與意識；從橫向搭建學?！衅蟆鐣叭灰惑w”的架構(gòu)，構(gòu)建全員化、全程化檔案管理網(wǎng)絡。二是加強檔案管理信息化，創(chuàng)新檔案管理方式手段。充分利用網(wǎng)絡、媒體等多種形式，創(chuàng)新檔案管理手段，促進檔案管理的現(xiàn)代化、系統(tǒng)化和科學化。三是加強檔案管理內(nèi)涵化，提升檔案管理質(zhì)量效果。從隊伍到機構(gòu)，從體系到手段，從校內(nèi)到校外，要建立健全管理規(guī)章制度，完善自身管理體制機制，促進檔案管理良性健康發(fā)展。
2.提升服務能力。職業(yè)院校教務檔案要突出對教學工作的支持服務功能。一是要為教育教學工作的順利開展提供好支持服務。及時提供相關(guān)政策文件、成熟經(jīng)驗和經(jīng)典案例，較好地指導引導教育教學工作向正?；鸵?guī)范化方向發(fā)展。二是要為創(chuàng)新發(fā)展，提升教育教學質(zhì)量提供好支持服務。做好教學質(zhì)量工程的文件材料收集、整理、分析工作，及時為提高教學質(zhì)量提供依據(jù)和準則。三是要為校企合作，體制機制創(chuàng)新提供好支持服務。做好校企合作、聯(lián)合辦學等方面的過程記錄，文件材料歸集，并提供原始依據(jù)和分析數(shù)據(jù)，為創(chuàng)新辦學體制機制提供支持服務。
關(guān)鍵詞：學校檔案；管理目標；自身形象；價值觀
一個學校自身形象和價值觀的建設(shè)，是這個學校成長和奮斗的沉淀和記錄，也是影響學校發(fā)展的重要因素。因此，努力樹立學校良好的自我形象和優(yōu)秀的價值觀，從而樹立校園文化對社會的積極影響，對當前學校教育教學工作不無啟迪意義。我們力抓學校檔案建設(shè)的要素，既要有效捕捉檔案管理目標和管理重點的異同，又要彰顯以人為本、能力本位的職教特色，真正做到以教書育人為根本，以檔案管理實際為落腳點，切實用先進理念、校園文化、教科研成果、獨特個性渲染檔案管理的主要基調(diào)和內(nèi)涵特點，不斷提升學校檔案管理的層次和水平。
一、以先進思想提升辦學理念
學校的獨特魅力，實際上是辦學主導者實踐自身的辦學理念與特色思想的產(chǎn)物。辦學理念是辦學主導者在理論深度和實踐挖掘兩方面交互融合而逐步形成的，滲透在學校工作的各個層面，是學校辦學精華和主體靈魂的集中體現(xiàn)。因此，學校檔案管理必須圍繞這一靈魂展開，把握學校工作主動脈、主旋律，如具有學校特色的、可持續(xù)發(fā)展的近、中、遠期規(guī)劃，學校管理目標、制度體系和職能分解，主要領(lǐng)導的重要發(fā)言及論述等都是這一靈魂的體現(xiàn)，檔案管理就要依據(jù)這一理念和思想的精髓進行探索和擴展，做到因地制宜，盡善盡美。檔案管理要以“以人為本、能力本位、全面培養(yǎng)、重點突出”的教育理念為指導依據(jù)，深入專業(yè)一線，滲透教育教學與管理實踐全過程，真正做到辦學理念與創(chuàng)新實踐的融會貫通，前后一致，內(nèi)外交融，真正體現(xiàn)現(xiàn)代化的辦學理念和職教風貌，全力培養(yǎng)“一專多能”的技能型優(yōu)秀人才，努力促進學生的全面、和諧、穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。
二、以人文關(guān)懷灌溉校園文化
學校檔案是師生員工在政治生活、教育教學、行政事務等方面活動形成的具有歷史和使用價值的文件材料，它既傳遞著思想，又傳播著文化。在培養(yǎng)高素質(zhì)人才的同時，學校要營造自身的文化氛圍，進而推動學校各項事業(yè)的不斷提升。不可否認，學校檔案是學校樹立自身形象和價值觀，從而進一步提升學校規(guī)格的文化載體。校園文化既有靜態(tài)綻放的一面，又有富含生命活力的新時代氣息。我校獨特的文化魅力必將潛移默化地影響著學生整個精神世界的諸多領(lǐng)域，并實實在在成為我校主體活動的一個突出特征。鑒于此，我校的檔案管理工作要切實站在社會大文化的廣闊背景下，關(guān)注整個校園的精神文化、物質(zhì)文化及制度文化，并使學生在極具個性的發(fā)展空間里自由翱翔，這充分展現(xiàn)了新時代、新環(huán)境條件下新生事物多姿多彩的生命魅力，這必將最大限度地反映出我校最具特色的文化風貌和人文精神。我校更是憑借著“我的青春我做主、社團一角、體育大比拼、文藝流行風、青年志愿者活動、暑期‘三下鄉(xiāng)’社會實踐、文明風采”等亮點展示，選取晨跑、太極拳表演、廣播操比賽、歌舞繪畫比賽、護理競賽、中藥技能競賽等成長片斷，從學生的一言一行、一歌一舞、一筆一畫、一步一調(diào)、一舉一動中表現(xiàn)了現(xiàn)代新青年自編自導、自創(chuàng)自作的校園人文精神，體現(xiàn)了多姿和諧的校園美育世界，力求多側(cè)面、多層次地展示學生青春風采和藝術(shù)才華，更好地體現(xiàn)了我校努力培養(yǎng)全面發(fā)展的優(yōu)秀技能型人才的文化底蘊。
三、以內(nèi)涵建設(shè)凸顯職教外延
學校建設(shè)是系統(tǒng)工程，而課程與教學改革是學校建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。因此，學校的各項建設(shè)必須以提高質(zhì)量求生存，以創(chuàng)新改革求發(fā)展。因此，為強化我校自身形象和價值觀建設(shè)意識，我們必須明確：任何工作都應該不局限于檔案工作而工作，而應當關(guān)注與前瞻學校的各項發(fā)展前景，只有充分認識到檔案工作的屬性，才能更有機地發(fā)揮其作用。這也必將促使教育教學工作更加立足于內(nèi)涵化要求，更加關(guān)注課程與教學實踐，關(guān)注教科研動態(tài)，及時收集信息，尤其是注重收集體現(xiàn)富有特色的多元化的課程理實一體材料，以更加多樣化、個性化的教學方法，加大我校教學教育研究的拓展深度和強度，以更好地總結(jié)推廣和應用，擴大我校極富中醫(yī)藥特色的教育影響。在此，尤其還要考慮極能展現(xiàn)我校特色的檔案材料，如中醫(yī)藥、護理專業(yè)教育校本課程系統(tǒng)材料、教學教材教法研討會等培訓與講座材料、教師論文及課題報告會材料、多媒體課件制作材料、十分鐘講課等材料，以及專門研究校企合作特色教育的科研材料，通過系統(tǒng)整理，形成教科研有機統(tǒng)一的內(nèi)涵化發(fā)展檔案，成為致力于特色均衡發(fā)展寶庫的優(yōu)質(zhì)特等資源。
四、以特色成果提煉辦學精華
在學校檔案管理中，要深層次開發(fā)學校檔案的信息資源，為學校自身形象和價值觀建設(shè)服務。我們就需要對特色工程進行不斷深入的研究和細致的挖掘，再重新規(guī)劃、提煉整合、總結(jié)強化。通過編寫各種檢索工具、介紹指南等，利用學校檔案進行二次、三次加工開發(fā)而形成專題材料，使一些分散保存的檔案材料集中起來，把湮沒在一般檔案中的有用信息發(fā)掘出來，以成果展現(xiàn)，以精神提煉，以物質(zhì)張揚，充分顯示出我校特色辦學的科學性、先進性、穩(wěn)定性和獨特性，積極參與學校自身形象和價值觀建設(shè)，使學校檔案真正成為我校特色文明建設(shè)的搖籃。這些特色成果及個性特質(zhì)不僅僅是我校特色檔案在特色學校內(nèi)在價值的體現(xiàn)，更全面而有力地展示了學校積極的閃亮點和美好的發(fā)展前景，這在一定程度上促進了我校特色學校的定型和發(fā)展。中醫(yī)藥教育特色成果檔案絕不能熱衷于表面化的包裝，而是要抓住本質(zhì)，努力體現(xiàn)中醫(yī)藥教育的內(nèi)在質(zhì)量和實際成效，因此，我們在檔案收集時不僅要關(guān)注學生日常學習、實習、見習、實踐等場景，而且要關(guān)注日常素質(zhì)教育過程中學生的創(chuàng)新表現(xiàn)、探索發(fā)展、道德變化和人格完善等點點滴滴的變化，通過這些典型的事例，有效地體現(xiàn)中醫(yī)藥特色學校的成功之妙。
五、關(guān)注特殊個體，體現(xiàn)個性特長
學校檔案工作不斷更新和發(fā)展的一個至關(guān)重要的關(guān)節(jié)點，就是有效強化學校檔案的基礎(chǔ)工作建設(shè)。學校特色來源于辦學優(yōu)勢的競爭合力，更來源于師生雙邊的個體活力，而這個個體就是最能彰顯學校特色的立足點和發(fā)祥地。學生個體其發(fā)展是自主的、多樣的，因此，作為特色學校，我們首先尊重學生的個性發(fā)展要求，這也是我校自身形象和價值觀建設(shè)的目的之一——營造一個“尊重人、理解人、關(guān)心人、教育人”的工作氛圍，使全體教職員工從內(nèi)心產(chǎn)生一種團結(jié)協(xié)作、發(fā)奮進取的效應。只有因材施教、因地制宜，才能滿足學生更多方面、更廣泛的興趣愛好和個性人格的發(fā)展需要，這也必將使我校擁有一大批具有鮮明個性、特色紛呈的學生。我校的檔案建設(shè)始終堅持走學生成長成才之路，關(guān)注學生個體知識、技能和人格等多方面特長的延續(xù)，不僅看到學生的短期成績和顯性特質(zhì)，而且關(guān)注學生的長遠發(fā)展和潛在特質(zhì)，致力于對每個個體檔案的專心研究和有效建設(shè)。因此，作為具有中醫(yī)藥特色的學校，必將擁有一大批專業(yè)骨干教師，繼而培養(yǎng)一大批擁有專業(yè)特長的特色學生，也將為我校注入源源不斷的生機和活力，因為這些特殊的個體既是我校的代表，又是這個長線骨干專業(yè)的代表，更是這個國粹行業(yè)的代表，這將值得我們長期為其關(guān)注留檔和進行微觀研究，并以檔案管理實際為落腳點，切實用先進理念和一流的服務，踏踏實實地為學生的健康發(fā)展真正做到凡事以人為本，凡事以能力為本位。
綜上所述，學校檔案管理工作和學校自身形象和價值觀建設(shè)是既相輔相成，又密不可分的關(guān)系。因此，我校將繼續(xù)努力把學校檔案室建成學校自身形象和價值觀建設(shè)的文化基地，并做好充分的檔案利用工作，最大限度地發(fā)揮檔案的參與職能與指導職能，不斷豐富教職員工和學生的文化生活，積極參與學校的自身形象和價值觀建設(shè)中，真正成為社會主義精神文明建設(shè)的搖籃。此外學校檔案是彰顯學校特色和體現(xiàn)學校整體發(fā)展水平的最寫實記錄，同時也是我們認識和把握學校發(fā)展規(guī)律的重要依據(jù)。因此，檔案的建設(shè)與管理是相提并論的，絕不能片面地標新立異，也不能孤立地突出一點，更不能只追求浮華的外表，而應該做到由點到面、由面到點、點面結(jié)合地整體領(lǐng)會學校的精髓，緊扣學校的風格，透視學校的內(nèi)涵，并力求做到形式和內(nèi)容、本質(zhì)和現(xiàn)象的完美結(jié)合與和諧統(tǒng)一，真正形成獨具特色的人無我有、人有我優(yōu)、人優(yōu)我精的學校檔案系統(tǒng)。這也是我校檔案管理的一個綜合目標。只有這樣，才能真正使我校的檔案成為學校的一筆寶貴的財富，并為今后學校的各項建設(shè)事業(yè)提供最及時、最確鑿的信息，發(fā)揮其超現(xiàn)實的效益價值，全方面地促進我校快速、持續(xù)、穩(wěn)步地發(fā)展。
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1 學校檔案管理制度
檔案管理制度的穩(wěn)定，有利發(fā)展學校檔案是學校各項工作的真實記錄，客觀全面地反映了學校發(fā)展的歷史全貌。強化學校管理，首要任務之一是須先強化學校檔案管理的科學化、規(guī)范化和制度化建設(shè)。要制定規(guī)范的檔案管理制度，建立周密的檔案管理體系，制定切合本校實際的檔案立卷制度、查閱制度、移交制度、保密制度、鑒定銷毀制度等。實行檔案工作責任制，將檔案工作納入相關(guān)處室、部門的年度工作目標，并作為對其負責人進行實績考核的內(nèi)容，使學校檔案工作有章可循，有據(jù)可依。增強檔案部門工作的縝密性，防止隨意性，只有上下各部門之間通力合作，才會使檔案工作走上正軌。
2 明確檔案收集范圍
提高學校檔案質(zhì)量，真正發(fā)揮檔案作用。學校檔案分類不同于其它單位，具有特殊性，是各項活動的綜合反映。學校各項管理活動形成的材料繁多，為了確保各項工作中形成的文件材料完整、齊全，應該明確檔案的分類，以提高檔案的利用效率。結(jié)合科學分類原則，整理檔案可按照文書、教學、科技、實物、聲像、會計、教師業(yè)務進行分檔。①文書檔案主要指學校行政管理方面的材料。它材料眾多，范圍廣泛，應明確各部門的收集范圍，便于統(tǒng)一管理。②教學檔案真實、完整、系統(tǒng)地反映了教學活動的特點和規(guī)律，在學校的教學活動過程。具有重要的利用價值。③科技檔案是學?；ǎ▓D紙、說明等）教學設(shè)備、儀器和科研成果的綜合檔案。④實物檔案包括錦旗、獎狀、獎杯、紀念品。⑤聲像檔案包括照片、錄音、錄像等，是學校發(fā)展歷史中最具說服力的記載。⑥會計檔案包括財務報表、賬本、憑證等。⑦教師業(yè)務檔案，它可以用來衡量教師個人的業(yè)務水平，主要收集了個人的科研論文等獎項及各類職評材料等，一人一袋。
上述各種門類的檔案經(jīng)分類整理立卷后，還要進行科學編號，以固定案卷保管期限的前后位置，保持案卷之間的有機聯(lián)系。
3 增強檔案工作創(chuàng)新意識，推動學校與檔案工作同步發(fā)展
檔案工作的創(chuàng)新首先是檔案工作觀念的創(chuàng)新。檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。首先，要樹立檔案工作以服務為中心的大局觀。學校領(lǐng)導和檔案部門要了解大局、把握大局，選準主題，確立檔案的服務宗旨，使檔案與學校的發(fā)展相融合。其次，要樹立檔案工作的發(fā)展觀。努力消除檔案工作中的封閉觀念，確立開放、整合、融入的新理念，激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作充滿競爭活力和開拓創(chuàng)新的新局面。充分發(fā)揮檔案在檔案資源建設(shè)中的主體地位，使各種檔案資源合理流動、優(yōu)化配置。要把檔案工作融入學校各項工作中，與學校同步發(fā)展，不斷提升檔案工作的發(fā)展空間。再次，要樹立檔案工作的效益觀。要運用各種先進的技術(shù)手段，把館藏開放的檔案以動態(tài)的圖表形式展示出來，其效果會更形象、更直觀，更易于查看。要善于捕捉本學校檔案工作的新亮點、新特點，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個性化，滿足學校的各種需要。
4 加強檔案管理，確保學校工作健康發(fā)展
4.1 加強監(jiān)督，確保檔案工作良性發(fā)展。學校檔案工作達標升級后，檔案行政管理部門和教育管理部門要繼續(xù)加強對學校檔案工作的監(jiān)督和指導，形成年檢工作制度。每年按時對檔案工作進行檢查評比，確保各項管理制度得到落實。這樣可以確保學校檔案工作的持久性，避免學校檔案工作出現(xiàn)滑坡現(xiàn)象。
4.2 建立本校特色檔案。每個學校都有自己的辦學特色，學校檔案部門要努力收集相關(guān)的檔案資料，形成本校特色檔案。一個學校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學特色，常?？梢詮臋n案中反映出來。能體現(xiàn)學校在具有一般學校共性基礎(chǔ)上的與眾不同的個性，即“人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我精”的獨特本性，體現(xiàn)出本校的特色與優(yōu)勢。
4.3 深入開發(fā)檔案信息資源?，F(xiàn)代社會，檔案信息資源開發(fā)與利用越來越受到重視，快速、準確、精煉、系統(tǒng)、高層次、高質(zhì)量地開發(fā)檔案信息資源，深入探討和研究檔案信息資源深層次開發(fā)工作已成了檔案部門和檔案人員迫切的責任。學校檔案內(nèi)容豐富，是寶貴的信息資源，目前學校檔案部門對檔案信息資源的開發(fā)大都表現(xiàn)為“文件匯編”，寶貴的檔案信息資源未得到有效開發(fā)利用。檔案部門應加大開發(fā)力度，根據(jù)室藏檔案資料進行二次加工、三次加工，編寫出有一定深度的編研材料，為學校工作提供參考依據(jù)。
首先是指導村級專職宣傳文化員開展基礎(chǔ)臺帳上報和藝檔建設(shè)工作，要求各村落必須從品牌運作到特色活動的文字方案、音頻、視頻的基礎(chǔ)性歸檔工作都要做好，我們不僅培養(yǎng)村級專職宣傳文化員做現(xiàn)場文化活動的總策劃、總指揮，還要求他們做藝檔建設(shè)的總負責和第一制作人，做到一村一藝檔，主題明確，檔案清楚。各籃球場、健身點等文化陣地設(shè)施，各特色團隊、特色活動等都要求分門別類進行記錄。2012年，我們河上鎮(zhèn)的村落文化是當?shù)匚幕顒拥闹匾M成部分，河上首屆民俗文化節(jié)對相關(guān)文化特色村的評比表彰，一定程度上也是村級藝檔工作全面開展并積極運作的結(jié)果。其次是緊抓省級文化強鎮(zhèn)創(chuàng)建契機，不斷強化鎮(zhèn)各項文體活動的基礎(chǔ)臺帳建設(shè)工作。從創(chuàng)建伊始，我們就把藝檔工作作為省級文化強鎮(zhèn)創(chuàng)建工作的重頭，突出從基礎(chǔ)臺帳入手，全方位記錄河上文化活動，一系列照片和文檔通過歸檔整理，變得更為規(guī)范和豐富，不僅有了較大提升，還進一步引起了當?shù)仡I(lǐng)導的重視，推動了藝檔工作的后續(xù)良性發(fā)展。
二、結(jié)合特色活動抓藝檔提升工作。
2012年，河上鎮(zhèn)有效依托各類豐富多彩、特色明顯、成效顯著的文化體育活動，有的放矢的不斷積極開展群文藝檔建設(shè)工作。1、從3月籌備風雅頌活動開始，就把道具制作、彩排、表演比賽一一納入藝檔范疇，精心進行準備，并落實專人負責日常藝檔的歸檔整理工作，做到每天的檔案每天整理，每天有檔案以電子版和紙質(zhì)版進行記錄。2、以2012首屆中國杭州（河上）民俗文化節(jié)為例，我們對組成的九大重點活動分門別類進行藝檔歸類，并在藝檔建立中重點突出對活動的完整記錄，如開幕式、文化藝術(shù)展演、特色游藝周、攝影大賽、農(nóng)產(chǎn)品展銷會等都一一作了精彩的記錄和歸檔，廚藝大賽、排舞大賽、包粽子大賽、打年糕大賽等特色活動也被作為重點和亮點比較完整地放進藝檔。3、認真總結(jié)2012河上特色文化活動，在做好群文藝檔的基礎(chǔ)上，我們出版了《2012河上文化特刊》，把河上古已有之的板龍、馬燈、背馬、高蹺等民俗活動的照片充實進去，成為藝檔精彩紛呈的主要亮點之一。
三、結(jié)合非遺挖掘進一步做好藝檔工作。
河上是一個民俗資源豐富，歷史文化內(nèi)涵十分豐厚的古鎮(zhèn)，瀕危涉險的非遺項目很多，2012年，我們在建檔工作中把對相關(guān)非遺項目的提前介入和記錄納入工作范疇，加大了對鳳塢走高蹺、魏塔馬燈舞、紫霞點河燈、金塢活金死劉、溪頭高照等項目的資料收集和及時歸檔工作，同時把相關(guān)十大優(yōu)秀民間藝人，特別是制作手藝和傳承的瀕危狀況作了系統(tǒng)的記錄和整理，通過民俗文化節(jié)開幕式作了積極而有效地推介，使他們和文化特色村進入大眾視野，成為當?shù)匚幕?jié)的一大特色。
高校檔案作為保存高校的教育教學、學術(shù)研究、行政管理等方面最原始資料的載體，具有不可估量的開發(fā)利用價值。近年來，隨著網(wǎng)絡時代的到來，檔案的信息化進程也不斷的加快。網(wǎng)絡時代的到來，使的信息傳播的途徑發(fā)生了變化，信息傳播的多元化、實時化，以及檔案使用者的個性化需求，都為新時期的高校檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。因此，實現(xiàn)高校檔案管理工作的創(chuàng)新，成為擺在我們面前的重要課題。
1 網(wǎng)絡時代對高校檔案管理帶來的挑戰(zhàn)
網(wǎng)絡時代的來臨，使得信息的傳播方式更加方便，容量得到了無限的擴大，為傳統(tǒng)的檔案管理也帶來了巨大的挑戰(zhàn)。一是信息傳播的多元化。網(wǎng)絡的出現(xiàn)，使得信息的傳播的領(lǐng)域更加寬泛，互聯(lián)網(wǎng)在人們溝通方面的優(yōu)勢，使得計算機在檔案管理中占有了重要的位置，已逐漸取代了紙制檔案，對檔案信息的收集、整理、保管等基礎(chǔ)工作的手段提出了更高的要求?！凹堉?數(shù)字化”的檔案管理，成為高校檔案工作的多元化新格局。二是信息傳播的實時化。傳統(tǒng)的紙制檔案管理，受時間與空間的制肘較為嚴重，檔案的管理與利用都是手工的。而在網(wǎng)絡條件下，信息的傳播更加快速，檔案的收集、分類、存貯和管理都可以“實時”獲得，網(wǎng)絡時代是一個信息交換、傳輸異常頻繁、迅速的時代，檔案用戶之間、檔案館之間、檔案用戶與檔案館之間的地理距離已消失，要求新時期的檔案管理工作必須與計算機和網(wǎng)絡進行銜接，才能夠“與時俱進”，為快速、準確和有效提高檔案信息創(chuàng)造條件。三是公眾需求的個性化。在網(wǎng)絡時代，檔案利用者對檔案的要求更高，許多資料檔案利用者都可以通過網(wǎng)絡的搜索引擎輕松的獲得。對檔案部門的檔案質(zhì)量的要求更高，要求檔案部門必須考慮到使用者的現(xiàn)實需求，進行“量身定制”，充分考慮不同用戶對信息的特殊要求，才能夠適應新時期的需要。
2 絡時代高校檔案管理工作創(chuàng)新的途徑
2.1 案管理工作的主動性
高校檔案管理工作必須突出主動性，主動與網(wǎng)絡對接，才能夠獲得檔案使用者的青睞。高校要積極建立檔案管理網(wǎng)站，通過網(wǎng)站平臺將檔案的“收集、分類、存貯、利用”集成化。為學校的各部門分配用戶名與密碼，賦予一定的權(quán)限，相關(guān)的檔案資料可以通過網(wǎng)站直接上傳到高校的檔案數(shù)據(jù)庫中，積極組織各單位上傳檔案資料，通過檔案的“自動上傳“，提高收集工作的效能。同時，要推進檔案信息的網(wǎng)上檢索，在保證密級的前提下，在網(wǎng)站上公開部分檔案的目錄，使使用者能夠直接下載，使網(wǎng)絡背景下檔案的利用更加方便。要積極利用先進的網(wǎng)絡技術(shù)，對傳統(tǒng)的檔案工作進行改造。檔案管理工作要積極與“云計算”相結(jié)合，與“云服務器”商進行合作，將高校的檔案上傳到服務商的“云服務器”中，利用商的API（應用程序接口），來對檔案資料進行共享，為用戶提供更加便捷的服務。
2.2 案管理工作的精細化
網(wǎng)絡時代的檔案管理要更加精細化、專業(yè)化，對相關(guān)的資料進行細分，使每個檔案使用者都能夠精確的找到自己所需要的資料。檔案的精細化管理的內(nèi)涵就是企業(yè)在規(guī)范化和標準化的基礎(chǔ)上，對其收集、存儲、利用的過程進行科學細化和合理優(yōu)化的過程，以實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、工作方式標準化、管理制度化、職工職業(yè)化。在實際工作中，高?？梢岳谩霸朴嬎恪钡木_定位功能，建立精確搜索矩陣（Matrix），滿足檔案使用者的特定需求。要積極開辟“在線服務”功能，通過細分化的信息服務系統(tǒng)，提供高校的日常教學、行政管理、學術(shù)研究等模塊的數(shù)據(jù)訓查詢，契合網(wǎng)絡時代下信息實時化傳播的需要。
2.3 案管理工作的互動性
在網(wǎng)絡環(huán)境下，要進一步突出檔案工作的互動性，使得檔案管理部門與使用者能夠?qū)崿F(xiàn)及時的溝通，了解檔案使用者的所想，以便對檔案工作進一步改進。要利用好論壇、QQ群、微博、微信等形式，積極與使用者進行溝通，積極建立讀者信息反饋機制。在網(wǎng)絡環(huán)境中，要廣泛應用推廣OPAC（聯(lián)機公共目錄）系統(tǒng)服務，為檔案使用者打造互動的平臺。同時，要進一步與其它檔案館進行聯(lián)動，實現(xiàn)檔案資源的充分共享。充分利用好校園網(wǎng)、高校校域網(wǎng)、城域網(wǎng)，增強與其它學校檔案館的協(xié)作、相互整合，形成更大的檔案資源，提高為檔案使用者服務的實效性。
2.4 案管理工作的市場化
【關(guān)鍵詞】教育檔案；管理；制度；人員素質(zhì)
俗話說，百年大計，教育為本。21世紀是知識經(jīng)濟和信息化的時代。在這種時代背景下，國家和社會各界更加注重我國教育事業(yè)的發(fā)展。教育事業(yè)的發(fā)展不是一朝一夕、一蹴而就的事情，它是一項系統(tǒng)的工程，一個完整的統(tǒng)一體，需要我們長時間的不斷努力和完善。在教育這個系統(tǒng)工程中，教育檔案是一個不可忽視的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。教育檔案在學校教研、管理等各個方面都發(fā)揮這種要作用，為真實地記錄學校發(fā)展歷史做出了重要貢獻。但是，在過去，由于教育檔案管理人員素質(zhì)低、管理方式落后、管理制度不健全等，造成教育檔案管理混亂等諸多問題。教育檔案的這些問題嚴重制約了學校教學活動的進行和教育事業(yè)的發(fā)展。所以，在知識經(jīng)濟的新時期，我們要通過明確工作思路、建立健全教育檔案管理機構(gòu)和制度保障以及轉(zhuǎn)變工作方法和服務等，從而實現(xiàn)教育檔案管理的新跨越和新發(fā)展，使教育檔案更好地發(fā)揮自身功效，更好地為我國教育事業(yè)的發(fā)展進步提供條件。
一、明確一個目標，統(tǒng)領(lǐng)檔案管理全局
目前，我國教育事業(yè)改革正在不斷深化發(fā)展。在這種形勢背景下，如何圍繞著學校教學活動中心做好教育檔案工作，這已經(jīng)成為一個亟需解決的新問題。眾所周知，無論任何工作，都要有明確的工作目標和工作思路，教育檔案管理也不例外。為了打破過去落后的管理觀念和管理方法，解決過去教育檔案管理中存在的諸多問題，我們首先要明確新時期教育檔案的工作目標，把它作為一個指導思想，從而統(tǒng)領(lǐng)教育檔案工作全局。為了迎接和應對新時期教育事業(yè)發(fā)展新的機遇和挑戰(zhàn)，我們要明確“以檔促教，以教興檔”的工作目標。在這種工作目標的指導下，從而增強相關(guān)人員的教育檔案管理意識，完善教育檔案管理機構(gòu)和制度，融入一些現(xiàn)代管理理念和管理手段，形成一個教育中心、學校等多個部門共同重視分級管理的局面?？傊?，明確教育檔案的工作目標是實現(xiàn)教育檔案創(chuàng)新發(fā)展的首要問題和前提條件。
二、完善兩個基礎(chǔ)，提供檔案管理條件
教育檔案管理作為學校開展教育活動的一個重要條件，對學校教育發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。在教育檔案管理中，管理人員素質(zhì)和管理制度是兩個基本條件，我們要通過提高教育檔案工作人員素質(zhì)和完善教育檔案管理制度，從而為教育檔案的管理提供便利條件，才能使教育檔案更好地滿足學校教育事業(yè)的發(fā)展要求，為教育事業(yè)的不斷前進提供服務。
（一）提高教育檔案管理人員的業(yè)務能力
教育檔案管理的好壞與具體的工作人員素質(zhì)有著直接關(guān)系。在新時期，為了適應時展和滿足現(xiàn)實需要，必須要提高教育檔案管理人員素質(zhì)。其中，提高教育檔案工作人員的業(yè)務技能就是一個重要方面。關(guān)于提高教育檔案管理人員業(yè)務技能方面，要從兩個方面著手。一方面，現(xiàn)在是學習型社會，教育檔案工作人員要自己不斷學習有關(guān)檔案管理的各種新知識和新技能，另一方面學校領(lǐng)導，尤其是教育檔案管理部門的領(lǐng)導，要定期或者不定期組織工作人員進行教育檔案管理知識和技能的教育培訓或者外出參觀等，從而使工作人員不斷學習先進經(jīng)驗和各項新技能等?？傊?，通過對教育檔案工作人員業(yè)務能力的培訓，從而使每個工作人員都能從容應對和處理現(xiàn)代教育檔案管理中出現(xiàn)的各種問題，為實現(xiàn)教育檔案管理的創(chuàng)新提供人員條件。
（二）建立健全教育檔案管理制度
建立健全教育檔案管理制度是保證教育檔案工作正常進行的一個有力保障，也是開展日常教育檔案管理工作的一個基本條件。所以，實現(xiàn)教育檔案的創(chuàng)新，必須完善教育檔案管理部門的管理制度。比如，通過完善教育檔案管理制度，確保教育檔案管理機構(gòu)以及各個科室職權(quán)分明，形成一個統(tǒng)一的有機整體；通過完善教育檔案管理制度，使教育檔案的立卷有一定的標準，歸檔有一定的范圍，借閱有相關(guān)的規(guī)定和手續(xù)，保密有一定的管理條例和措施等。總之，通過建立健全教育檔案管理制度，保證一切都依法運行，有章可循，確保教育檔案管理工作有條不紊地進行下去。
三、實現(xiàn)三個轉(zhuǎn)變，確保檔案管理落實
為了促進教育檔案工作在新時期的發(fā)展，在明確工作目標和確立管理人員和管理制度兩個保障的基礎(chǔ)上，還需要轉(zhuǎn)變管理觀念、轉(zhuǎn)變工作模式以及轉(zhuǎn)變服務功能等三個方面，從而確保教育檔案管理的具體工作落到實處。具體來講，主要把握以下幾個要點。
（一）轉(zhuǎn)變教育檔案管理人員的觀念和意識
教育檔案是對學校教育發(fā)展變革的記錄。在過去，很多教育檔案管理人員認為，只要把真實的記錄內(nèi)容保存下來就可以了。是的，對歷史記錄進行保存是教育檔案的一個基本功能，但是，這僅僅是教育檔案管理工作的冰山一角。如何保存，如何整理，如何提高教育檔案的利用效率，這些都是教育檔案管理的工作內(nèi)容。尤其是新時期，科學技術(shù)的發(fā)展為教育檔案管理提供了新的平臺和方法，但是各種新情況和新問題也層出不窮。面對這種形勢，教育檔案管理人員和具體的工作人員都必須轉(zhuǎn)變落后的管理觀念和工作思想，增強教育檔案管理意識，這樣才能在日常的教育檔案管理工作中高度重視自己的工作，認真負責地做好教育檔案管理的各項工作。
（二）轉(zhuǎn)變教育檔案管理的工作模式
由于教育檔案管理設(shè)計的環(huán)節(jié)也比較多，也是一個復雜的系統(tǒng)工作，工作模式的好壞直接影響到教育檔案的工作效率。在教育檔案發(fā)展的新時期，我們要轉(zhuǎn)變教育檔案管理的工作模式，從而實現(xiàn)教育檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。第一，由被動變主動。在過去，很多教育檔案管理機構(gòu)都是坐等檔案信息的到來?，F(xiàn)在，教育檔案管理工作人員可以根據(jù)工作的需要，由被動變主動，深入到學校教學活動中去，挖掘各種教育檔案信息資源，不斷加強教育檔案資源庫建設(shè)。第二，由幕后走向前臺。在過去，教育檔案作為學校教育檢查的一個部分，為了迎接上級領(lǐng)導的檢查，很多教育檔案部門都建立了一個“迎檢教育檔案”，這種教育檔案純粹是為了迎接領(lǐng)導對學校的檢查而準備的，與教育檔案管理的實際情況并不相符。所以，教育檔案管理人員以及具體的工作人員要同心協(xié)力，克服種種困難，把教育檔案的混亂局面糾正過來，不再為檢查而建立“迎檢教育檔案”，而是為了教育檔案的建設(shè)發(fā)展而做好檔案工作，使教育檔案成為學校發(fā)展中的一個特色資源和亮點，使教育檔案也走向前臺。第三，由傳統(tǒng)走向現(xiàn)代。如今，網(wǎng)絡信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應用。教育檔案管理也要從傳統(tǒng)單獨的人工向現(xiàn)代化科技應用管理轉(zhuǎn)變。比如，教育檔案管理可以借助于網(wǎng)絡平臺，一方面可以實現(xiàn)教育檔案的數(shù)字化，另一方面可以通過網(wǎng)絡方式開展教育檔案服務工作。
（三）轉(zhuǎn)變教育檔案管理的服務功能
通過轉(zhuǎn)變教育檔案管理的服務方式，可以提高教育檔案信息的利用效率。以前，教育檔案主要負責教育檔案的保存服務功能，對教育檔案的利用功能的開發(fā)比較少。在當代，在教育檔案管理工作中，管理人員可以著眼于未來，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務功能，加大對教育檔案信息資源的利用。比如，教育檔案管理部門可以建立一些特色檔案，為學校的發(fā)展和師生的學習提供指導，從而實現(xiàn)教育檔案由滯后保管向超前指導的跨越。具體來講，教育檔案管理部門可以建立完整的“學生成長檔案”，從而加強學校和教師對學生的認識和了解，以便更好開展教學活動。另外，教育檔案管理部門還可以建立“特色教師檔案”，在檔案中把這些特色教師的教學經(jīng)驗或者研究成果進行歸類整理，從而為教師的借鑒和學生的學習提供條件，加大了教育檔案的利用效率。
近年來，隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展進步，我國教育事業(yè)也在不斷向前推進。教育檔案管理作為學校教育中的一個組成部分，涉及到教育檔案的收集、分類、整理以及檔案的管理和有效利用等多個環(huán)節(jié)，也是一個系統(tǒng)的工程。為了適應時展的要求和滿足現(xiàn)實的教育需要，教育檔案管理人員及其相關(guān)部門和人員要增強教育檔案管理意識，提高工作人員業(yè)務技能，借助于網(wǎng)絡等新科學技術(shù)，從而實現(xiàn)教育檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，使教育檔案的管理更加有序，更好地為學校教育的發(fā)展提供服務，最終推動我國教育事業(yè)的整體前進。
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