時(shí)間：2023-06-06 15:45:31
序論：在您撰寫(xiě)干部檔案日常管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、信息化視角下干部檔案管理的重要性
隨著我國(guó)干部管理水平不斷提升，干部檔案管理的重要性也日趨凸顯，干部檔案的科學(xué)管理和規(guī)范決策，對(duì)于企業(yè)管理起著重要作用。
1.1干部檔案信息化有利于提升檔案工作服務(wù)質(zhì)量
干部檔案工作的服務(wù)質(zhì)量主要體現(xiàn)在能夠從以往的被動(dòng)服務(wù)當(dāng)中轉(zhuǎn)化為主動(dòng)服務(wù)意識(shí)的提升，建立檔案的主要目的是利用檔案服務(wù)于管理，進(jìn)而滿足企業(yè)管理的具體需求，這也是檔案管理的靈魂所在。在信息化的背景下進(jìn)行檔案管理，能夠提升檔案搜查的速度、改進(jìn)查閱的方式，有利于提升工作服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)進(jìn)行嚴(yán)格保密。
1.2干部檔案信息化有利于提升干部信息整合水平
信息化的干部檔案主要依賴于電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分析處理數(shù)據(jù)，能夠最大程度的實(shí)現(xiàn)檔案信息的批量化科學(xué)化處理整合，這一方面能夠令檔案管理人員提升工作效率，另一方面也能夠提升工作信息整合的準(zhǔn)確性。整合水平的提升主要體現(xiàn)在干部個(gè)人信息的準(zhǔn)確性和運(yùn)轉(zhuǎn)速度的提升上。Ⅲ
1.3干部檔案信息化有利于提升檔案保存價(jià)值
信息化的管理有利于完整進(jìn)行檔案信息的開(kāi)發(fā)和研究，進(jìn)行檔案保存價(jià)值的挖掘和分析，同時(shí)也能夠通過(guò)建立信息庫(kù)的方式進(jìn)行及時(shí)更新和存儲(chǔ)維護(hù)，真正令干部檔案信息成為一種具有保存價(jià)值的資源。通過(guò)電子計(jì)算機(jī)的方式進(jìn)行信息處理，有利于提升干部檔案信息的保存價(jià)值、完善其保存體系，提升工作的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，推動(dòng)企業(yè)管理質(zhì)量的提升。
二、信息化視角下干部檔案管理創(chuàng)新機(jī)制探討
由于我國(guó)信息技術(shù)領(lǐng)域不斷取得進(jìn)步，干部檔案信息化的程度也在不斷加深，這就引起了信息化視角下干部檔案管理創(chuàng)新機(jī)制的探討，創(chuàng)新也是當(dāng)前干部檔案管理中不容忽視的重點(diǎn)問(wèn)題之一，規(guī)章制度的完善是進(jìn)一步提升干部檔案管理水平的基礎(chǔ)，經(jīng)費(fèi)、人員等軟硬件的提升也是檔案管理的重要前提，要推動(dòng)信息化視角下干部檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新，首先就要從以下幾個(gè)渠道人手，推動(dòng)干部檔案信息的建設(shè)和發(fā)展。
2.1組織領(lǐng)導(dǎo)管理創(chuàng)新機(jī)制
通常，企業(yè)管理中干部檔案信息化過(guò)程中會(huì)存在工作內(nèi)容繁雜、工作難度偏高，這就需要組織領(lǐng)導(dǎo)管理的創(chuàng)新，這樣才能夠保障信息化視角下干部檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。確立起科學(xué)的干部管理信息化流程，成立完整的權(quán)責(zé)分明的信息化工作小組，對(duì)于工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)溝通和止損，保障領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制的完整性和科學(xué)性，防止問(wèn)題的發(fā)生。從多個(gè)角度進(jìn)行資金的補(bǔ)充和籌措，保障干部檔案建設(shè)和系統(tǒng)經(jīng)費(fèi)來(lái)源的穩(wěn)定。
2.2標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范創(chuàng)新機(jī)制
對(duì)于干部檔案管理而言，建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的科學(xué)程度、數(shù)據(jù)庫(kù)穩(wěn)定性、協(xié)議的安全性，都直接影響到干部檔案管理的質(zhì)量，尤其在當(dāng)前，發(fā)展干部人事檔案系統(tǒng)當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持以下幾個(gè)原則，建立完整準(zhǔn)確的電子檔案規(guī)范要求，明確檔案的項(xiàng)目、質(zhì)量和規(guī)格大?。浩浯螒?yīng)當(dāng)建立完善的數(shù)據(jù)保護(hù)協(xié)議，建立科學(xué)的照片存儲(chǔ)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；再次應(yīng)當(dāng)進(jìn)行編程協(xié)議管理；最后要制定統(tǒng)一合理的的網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議。
2.3系統(tǒng)日常管理和維護(hù)創(chuàng)新機(jī)制
在進(jìn)行干部檔案日常管理和維護(hù)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)方便實(shí)用的原則進(jìn)行維護(hù)，盡量發(fā)揮出電子信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于干部任免表格、調(diào)動(dòng)表格以及工資年限考核表格進(jìn)行加密處理，重視人動(dòng)對(duì)于系統(tǒng)的重要意義，認(rèn)識(shí)到年度考核以及退休年齡可能導(dǎo)致的數(shù)據(jù)變動(dòng)。保障干部實(shí)現(xiàn)常態(tài)化和精確化更新，保障資料能夠得到日常管理和維護(hù)創(chuàng)新。
2.4系統(tǒng)安全管理創(chuàng)新機(jī)制
對(duì)于系統(tǒng)的關(guān)注點(diǎn)，首先應(yīng)當(dāng)放在安全問(wèn)題上，與此相對(duì)應(yīng)的是，干部檔案的信息共享是進(jìn)行檔案建設(shè)的一個(gè)重要目標(biāo)。在進(jìn)行信息化處理的過(guò)程當(dāng)中，發(fā)生檔案信息泄露的問(wèn)題風(fēng)險(xiǎn)也在不斷提升，相關(guān)的技術(shù)主要包括虛擬網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)都可能成為系統(tǒng)安全管理的臨界點(diǎn)，為干部檔案管理帶來(lái)安全威脅。
同時(shí)，由于信息化和互聯(lián)網(wǎng)本身兩者相互依存，信息和載體兩者能夠保持分離狀態(tài)，泄密的文件本身具有一定隱蔽性，檔案的相關(guān)信息傳播的渠道很可能是網(wǎng)絡(luò)，這就導(dǎo)致一旦干部檔案泄密后補(bǔ)救措施很難推行?？梢圆扇〉谌奖O(jiān)控?cái)r截的方式進(jìn)行源文件的保護(hù)，進(jìn)行對(duì)于進(jìn)入源文件的主體進(jìn)行身份識(shí)別，保障其訪問(wèn)目的后才能夠進(jìn)入調(diào)取信息。
一、干部檔案管理工作的重要性
做好干部檔案管理工作，具有重要意義，它是考察了解和選拔任用干部的重要依據(jù)。干部檔案是組織人事等有關(guān)部門(mén)在干部成長(zhǎng)過(guò)程中形成的文件材料，可以準(zhǔn)確反映干部的成長(zhǎng)經(jīng)歷、德才表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等，為考察了解和選拔任用干部提供重要依據(jù)。同時(shí)，它也是維護(hù)干部合法權(quán)益的重要憑證。干部檔案材料是由干部本人形成或所屬單位及其主管部門(mén)形成的，涵蓋了干部的履歷、自傳、考核、學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)、政審、政治面貌、獎(jiǎng)懲、工資待遇、錄用、任免、（離）退休等方方面面的內(nèi)容，為維護(hù)干部合法權(quán)益提供重要憑證。
二、干部?n案管理工作存在的弊端
（一）思想上不夠重視。由于對(duì)干部檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，往往導(dǎo)致硬件設(shè)施配置比較落后、更新較慢，人員配備不足，制約了干部檔案管理工作的發(fā)展。一旦遇到上級(jí)檢查，才臨時(shí)抽調(diào)人手搞突擊，檢查過(guò)后，又只剩原來(lái)的管檔人員。此外，對(duì)干部檔案管理工作不夠了解，有時(shí)甚至?xí)霈F(xiàn)外行指導(dǎo)內(nèi)行的現(xiàn)象，不利于干部檔案管理工作的開(kāi)展。
（二）工作隊(duì)伍力量薄弱。1.人手不足，工作滯后。干部檔案管理工作通常被認(rèn)為時(shí)效性不強(qiáng)，比較簡(jiǎn)單輕松，只要一兩名管檔人員就可以開(kāi)展的工作。但是，在實(shí)際工作中，管檔人員任務(wù)繁重，甚至要兼職，耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力去完成其他工作任務(wù)，既增加了管檔人員的工作負(fù)擔(dān)，也在很大程度上影響干部檔案管理工作的進(jìn)度。有時(shí)，收集的零星材料越積越多，甚至堆積如山，沒(méi)有及時(shí)裝入檔案中，既降低干部檔案日常管理的工作效率，耗時(shí)費(fèi)力在查找材料上，又不利于干部檔案的查閱利用，檔案材料不齊全，不能準(zhǔn)確全面地反映一個(gè)干部的全貌。2.干部檔案管理業(yè)務(wù)方面大都是經(jīng)驗(yàn)的傳授，缺乏系統(tǒng)的干部人事檔案專業(yè)培訓(xùn)。近年來(lái)，調(diào)整了干部檔案材料分類標(biāo)準(zhǔn)，但是，仍然沒(méi)有相關(guān)的學(xué)習(xí)文件，只有內(nèi)部傳閱資料，導(dǎo)致在檔案材料分類時(shí)有些茫然，存在分類有疑義以致分類不夠準(zhǔn)確的問(wèn)題。另外，干部檔案專業(yè)人才相對(duì)較少，從業(yè)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)和人員構(gòu)成不合理，不能適應(yīng)新形勢(shì)下干部檔案管理工作需求，制約了干部檔案管理工作的成效。
（三）干部檔案管理體系不完善。在干部檔案的收集、借閱、保密等工作中還存在一些漏洞，盡管制定了相關(guān)制度，但是，沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)，部分制度流于形式。1.歸檔材料把關(guān)不嚴(yán)格。一是歸檔材料的文字不夠清楚，對(duì)象不明確。比如，有的考核表“姓名”一欄字跡潦草，有的有曾用名，檔案裝具的“姓名”與其歸檔材料的“姓名”不同，有的是職工的材料并不屬于管理范疇，有的檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)出，這些材料往往是在歸檔過(guò)程中因無(wú)法歸入檔案而被“剩余”下來(lái)。每次遇到這些歸不進(jìn)去的材料都要花不少時(shí)間去確認(rèn)，如果沒(méi)有及時(shí)處理的話，這些材料就會(huì)被“擱置”，甚至長(zhǎng)期沒(méi)有找到“主人”。二是歸檔的材料手續(xù)不完備。有的沒(méi)有組織審查蓋章或本人簽字，有的沒(méi)有注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、時(shí)間和文號(hào)。由于在材料收集時(shí)沒(méi)有嚴(yán)格鑒別，往往是在檔案專項(xiàng)審核或者檔案轉(zhuǎn)入上級(jí)主管部門(mén)之后才被發(fā)現(xiàn)。三是收集不夠齊全，有遺漏。在干部檔案專項(xiàng)審核中，發(fā)現(xiàn)有些檔案存在材料不完整的情況，缺少的材料主要包括：年度考核表、用編審批表、調(diào)動(dòng)表、入黨材料、職稱材料，等等。檔案材料不齊全，影響干部檔案的完整性，使干部檔案不能全面地反映一個(gè)干部的全貌，不利于對(duì)干部的考察。四是存在“裝錯(cuò)材料”的情況。有的干部檔案中錯(cuò)裝入其他人的檔案材料，存在張冠李戴的情況。錯(cuò)裝的材料不僅不能起到依據(jù)作用，而且會(huì)給干部工作提供錯(cuò)誤的信息，同時(shí)使他人的檔案中因?yàn)闄n案材料錯(cuò)裝而缺少相應(yīng)的材料，這些會(huì)對(duì)干部工作造成負(fù)面影響。2.部分制度流于形式。盡管干部檔案管理機(jī)構(gòu)建立了規(guī)章制度，但是，在實(shí)際工作中，沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行。比如，在借閱干部檔案時(shí)，存在手續(xù)不全的問(wèn)題，沒(méi)有經(jīng)過(guò)主管部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，也沒(méi)有嚴(yán)格按照在借閱的期限內(nèi)歸還。這使原本只要查閱沒(méi)必要借出的干部檔案都被輕易的“借出”，而且大多數(shù)被借出的檔案都是超過(guò)借閱期限，甚至長(zhǎng)期未還，這不利于干部檔案的安全與保密。
（四）干部檔案信息化滯后，工作效率低下。干部檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)滯后，大部分只是停留在檔案目錄的電子化，采用的干部檔案管理軟件的功能較少，大多只是用于目錄及職務(wù)變動(dòng)等信息的簡(jiǎn)單輸入。干部檔案日常管理工作仍沿用傳統(tǒng)的手工操作模式，工作效率低下。
三、干部檔案管理工作的改進(jìn)措施
（一）提高思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)干部檔案工作要予以關(guān)心和加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)干部檔案管理意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到干部檔案工作的特點(diǎn)、地位和作用，從人、財(cái)、物等各方面給予支持。（下轉(zhuǎn)第124頁(yè)）（上接第122頁(yè)）
（二）加強(qiáng)工作隊(duì)伍建設(shè)，提高專業(yè)素養(yǎng)。1.配足人手，充實(shí)工作力量。要按照《干部檔案工作條例》中規(guī)定的管檔數(shù)量與管檔人員的比例去配備工作人員，壯大干部檔案工作隊(duì)伍。干部檔案管理人員要作為專職人員，不得兼職，確保管檔人員的工作時(shí)間和精力都用到本職工作，以保障干部檔案管理工作的進(jìn)度和成效。2.加強(qiáng)管檔人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高專業(yè)素養(yǎng)。通過(guò)舉辦相關(guān)培訓(xùn)，提高管檔人員的業(yè)務(wù)能力，使他們對(duì)新的分類標(biāo)準(zhǔn)有清晰的認(rèn)識(shí)，確保分類準(zhǔn)確。另外，在配備管檔人員時(shí)，要充分考慮到從業(yè)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和人員構(gòu)成，以適應(yīng)新形勢(shì)下干部檔案管理工作的需求。
1、檔案查借閱管理。
通過(guò)對(duì)檔案日常查借閱的登記，可根據(jù)查借閱時(shí)間、查借閱單位、查借閱人、查借閱對(duì)象、檔案編號(hào)、審批人、經(jīng)辦人、歸還日期及任一指定查借閱時(shí)間范圍中任意一個(gè)條件進(jìn)行查詢匯總。例如查詢?cè)?012年1月1日至2012年5月1日這時(shí)間段所借閱的人員信息，只須直接輸入該時(shí)間段，就可查到。這比往日的人工計(jì)算匯總更直接、更準(zhǔn)確，節(jié)約了人力、物力、財(cái)力，提高了工作效率。
2、檔案轉(zhuǎn)遞管理。
通過(guò)對(duì)檔案轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出的登記，可根據(jù)轉(zhuǎn)遞人、檔案編號(hào)、轉(zhuǎn)遞前單位、轉(zhuǎn)單號(hào)、轉(zhuǎn)遞時(shí)間及任一指定轉(zhuǎn)遞時(shí)間范圍中任意一個(gè)條件進(jìn)行查詢匯總，并自動(dòng)生成干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單，如查某個(gè)單位某一年內(nèi)轉(zhuǎn)出人員信息，也僅僅輸入該單位和時(shí)間段，就能迅速得到所要的人員信息，這使檔案轉(zhuǎn)遞管理更加科學(xué)。
3、檔案目錄及零散材料管理。
計(jì)算機(jī)在檔案目錄管理中的應(yīng)用，對(duì)檔案目錄的修改提供了方便，較以往人工登記簡(jiǎn)便、準(zhǔn)確，節(jié)約紙張，避免重復(fù)勞動(dòng)。通過(guò)對(duì)日常收集的應(yīng)歸檔的零散材料的登記，可根據(jù)材料的收到時(shí)間、對(duì)象、材料名稱、材料生成單位及任一指定零散材料的轉(zhuǎn)入時(shí)間段中任意一個(gè)條件進(jìn)行查詢匯總，并能將日常登記的零散材料直接存入檔案目錄庫(kù)中，使檔案管理更系統(tǒng)更及時(shí)準(zhǔn)確。
4、檔案“四統(tǒng)一”管理。
計(jì)算機(jī)可自動(dòng)生成人員名冊(cè)、檔案信息卡片、職務(wù)變動(dòng)表、工資變動(dòng)表、無(wú)檔人員名冊(cè)，并根據(jù)在職、離退、死亡、代管、未整理、無(wú)檔人員、有檔人員等類別自動(dòng)生成檔案索引，做到人員名冊(cè)、檔案、檔案索引和個(gè)人卡片高度一致，使檔案管理更規(guī)范。
5、人員檔案信息查詢管理。
通過(guò)對(duì)人員基本信息的登記，可根據(jù)人員的姓名、單位、黨內(nèi)職務(wù)、行政職務(wù)、性別、出生年月、政治情況、入黨時(shí)間、工作時(shí)間、學(xué)歷、職稱、人員性質(zhì)等條件進(jìn)行查詢匯總。例如尋找某些在水利局工作、擔(dān)任副職、性別為女的、年齡在38歲以下、學(xué)歷為大專以上的人員信息，只須將條件輸入，就可直接形成相關(guān)人員信息。這為日常人事管理工作提供了方便，為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供了依據(jù)，為干部隊(duì)伍的建設(shè)提供了保證，使檔案管理工作發(fā)揮更大的作用。
關(guān)鍵詞：人事檔案；信息管理系統(tǒng)
干部人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是干部人事工作不可或缺的組成部分。做好這項(xiàng)工作有助于提升干部人事工作的效率和質(zhì)量。目前，南寧鐵路局干部人事檔案信息化管理相對(duì)滯后，各基層單位雖然也自行建立了相關(guān)的電子數(shù)據(jù)，但因檔案管理人員信息化水平不均衡、使用軟件不一致、信息內(nèi)容不統(tǒng)一、網(wǎng)絡(luò)化程度不夠高等原因，致使鐵路局對(duì)全局檔案情況不便隨時(shí)了解、數(shù)據(jù)無(wú)法進(jìn)行實(shí)時(shí)交換，增大了檔案人員信息維護(hù)的工作量。為了更高效的共享信息，便于鐵路局掌握全局檔案情況，進(jìn)一步減輕檔案工作人員的負(fù)擔(dān)，使檔案管理流程更加規(guī)范化、程序化，有必要研發(fā)出一個(gè)集檔案日常管理、檔案名冊(cè)管理、檔案整理過(guò)程管理等功能為一體的統(tǒng)一管理平臺(tái)，使我局的干部人事檔案管理工作真正走上信息化、網(wǎng)絡(luò)化道路。
1系統(tǒng)架構(gòu)
凡是有任免權(quán)限的單位都會(huì)涉及到檔案工作，所以系統(tǒng)需要面向辦公地點(diǎn)分散的使用人員，考慮到客戶端經(jīng)常需要打印檔案目錄及大量的檔案日常管理操作，而檔案目錄表的記錄數(shù)已達(dá)數(shù)百萬(wàn)級(jí)別，為減輕服務(wù)器的負(fù)擔(dān)，本系統(tǒng)在架構(gòu)上采用“客戶端/服務(wù)器”（C/S）模式。該模式將大量的計(jì)算工作放在客戶機(jī)上，服務(wù)器只提供數(shù)據(jù)交換服務(wù)，從而極大降低了服務(wù)器資源占用。為了解決C/S模式下，系統(tǒng)升級(jí)困難的問(wèn)題，在編寫(xiě)本系統(tǒng)時(shí)，加入了在線升級(jí)的代碼，只要在服務(wù)器上布署好升級(jí)文件，客戶端就會(huì)自動(dòng)更新程序，從而省去客戶端程序升級(jí)的大量時(shí)間。本系統(tǒng)使用集成開(kāi)發(fā)平臺(tái)，以現(xiàn)有的鐵路局辦公網(wǎng)絡(luò)為載體，以C/S方式架構(gòu)，使用SqlServer作為系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，采用分布式結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。在鐵路局中心機(jī)房設(shè)置1臺(tái)PC服務(wù)器，以提供數(shù)據(jù)服務(wù)。系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)見(jiàn)圖1.
2設(shè)計(jì)要點(diǎn)
本系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化為最終目標(biāo)。因此，在設(shè)計(jì)過(guò)程中是通過(guò)解決數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)、跨服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)交換、條形碼管理快捷檢索、輔助檔案庫(kù)房清點(diǎn)及數(shù)據(jù)安全性設(shè)計(jì)等功能來(lái)實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。2.1數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)建立了檔案信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)，用于統(tǒng)一存儲(chǔ)全局的檔案信息數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)集中管理、快速檢索。系統(tǒng)按照關(guān)系模型來(lái)搭建數(shù)據(jù)庫(kù)，針對(duì)每個(gè)不同的功能模塊建立不同的數(shù)據(jù)表空間，同時(shí)建立了“四角號(hào)碼表”、“單位名稱表”、“部門(mén)表”、“職務(wù)表”、“級(jí)別表”等25個(gè)代碼字典表，為整個(gè)系統(tǒng)提供完善的代碼對(duì)照庫(kù)。如檔案主表信息視圖（見(jiàn)圖2），關(guān)聯(lián)了11個(gè)代碼字典表。如檔案整理信息視圖（見(jiàn)圖3），關(guān)聯(lián)了13個(gè)數(shù)據(jù)表或代碼字典表。本系統(tǒng)通過(guò)上述機(jī)制實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一存儲(chǔ)，進(jìn)而可以實(shí)現(xiàn)規(guī)范操作流程、實(shí)時(shí)掌握全局檔案信息。根據(jù)業(yè)務(wù)分工的不同，系統(tǒng)劃分了鐵路局檔案管理員、基層單位檔案管理員、檔案整理員三部分。鐵路局檔案管理員負(fù)責(zé)賬戶的建立、全局檔案情況統(tǒng)計(jì)及本級(jí)檔案信息管理等；基層單位檔案管理員可以在自己?jiǎn)挝幌陆①~戶、檔案的統(tǒng)計(jì)及檔案信息管理；檔案整理員賬戶由上兩級(jí)賬戶開(kāi)設(shè)，主要是協(xié)助檔案管理員進(jìn)行檔案整理工作，并將整理過(guò)程記錄在計(jì)算機(jī)中。為了減輕檔案管理人員數(shù)據(jù)錄入的負(fù)擔(dān)，本系統(tǒng)以《鐵路組織人事信息管理系統(tǒng)》的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，制作同步程序，每天對(duì)檔案目錄、職務(wù)變動(dòng)信息、工資變動(dòng)信息、單位信息字典、部門(mén)信息字典等數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行同步。但因?yàn)闄n案轉(zhuǎn)遞一般都在人事任免之后，如果對(duì)人員的當(dāng)前部門(mén)、職務(wù)、級(jí)別、職稱、政治面貌等基本信息更新也用自動(dòng)的話，可能會(huì)誤導(dǎo)檔案員認(rèn)為已經(jīng)做過(guò)檔案轉(zhuǎn)遞了，所以這些基本信息的更新，本系統(tǒng)使用人為參與的半自動(dòng)更新，在經(jīng)過(guò)相關(guān)檔案轉(zhuǎn)遞后，點(diǎn)擊“更新”按鈕才會(huì)更新數(shù)據(jù)。2.2跨服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)交換本系統(tǒng)要讀取使用《鐵路組織人事信息管理系統(tǒng)》的數(shù)據(jù)，而該系統(tǒng)平臺(tái)搭建在另一臺(tái)服務(wù)器上，并且使用Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，所以要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，就要解決好跨服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的問(wèn)題。經(jīng)過(guò)研究，采用直接在SqlServer中做鏈接服務(wù)器的方式來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)連接。這樣可以不用改變?cè)械摹惰F路組織人事信息管理系統(tǒng)》服務(wù)器任何設(shè)置，直接在《寧局檔案信息管理系統(tǒng)》服務(wù)器的SQLSERVER上建立與ORACLE數(shù)據(jù)庫(kù)的鏈接服務(wù)，并編寫(xiě)相應(yīng)的存儲(chǔ)腳本，程序通過(guò)調(diào)用腳本實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換及自動(dòng)同步功能。2.3條形碼管理快捷檢索為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的準(zhǔn)確便捷和高效，在本系統(tǒng)中引入了條形碼管理的概念，每一本檔案的邊條打印都直接帶有條形碼，條形碼與數(shù)據(jù)表中的人員編碼一一相對(duì)應(yīng)。在使用時(shí)，通過(guò)條碼槍將檔案上的條碼掃出到電腦，系統(tǒng)既定的程序會(huì)根據(jù)掃出的一維碼快速檢索到數(shù)據(jù)表中的記錄，并根據(jù)所在功能模塊的不同，自動(dòng)完成信息的顯示或是信息的錄入，從而極大地提高了檔案管理工作效率。2.4數(shù)據(jù)安全性設(shè)計(jì)達(dá)到數(shù)據(jù)自動(dòng)備份要求，在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)SQLSERVER中建立系統(tǒng)作業(yè)，編寫(xiě)備份腳本及制定自動(dòng)執(zhí)行的間隔時(shí)間，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)每周自動(dòng)備份；嚴(yán)格賬號(hào)管理，檔案軟件系統(tǒng)分等級(jí)建立用戶，由于不同等級(jí)的用戶檔案查看范圍及軟件功能使用范圍不同，從而保證了數(shù)據(jù)使用的安全性和保密性。
3系統(tǒng)功能
本系統(tǒng)是集檔案名冊(cè)管理、庫(kù)房清點(diǎn)、日常管理、統(tǒng)計(jì)管理、整理過(guò)程管理、打印管理和系統(tǒng)維護(hù)管理等功能為一體的統(tǒng)一管理平臺(tái)。3.1檔案名冊(cè)管理該模塊按單位部門(mén)劃分完成對(duì)檔案名冊(cè)的管理。通過(guò)添加功能可以將《鐵路組織人事信息管理系統(tǒng)》的數(shù)據(jù)讀入到本系統(tǒng)；提供的數(shù)據(jù)更新功能可以將《鐵路組織人事信息管理系統(tǒng)》中信息更新到本系統(tǒng)，減少數(shù)據(jù)的錄入量；提供檔案四角號(hào)碼重算功能，根據(jù)用戶自己定義的四角號(hào)碼編碼規(guī)定，重新計(jì)算所有檔案的四角號(hào)碼，即使不會(huì)四角號(hào)碼的同志也可以方便的使用四角號(hào)碼管理檔案；提供姓名漸近式篩選檔案和用條碼槍掃描篩選檔案兩種檢索方式；提供檔案相關(guān)信息、查借閱信息和漏缺信息等的查看，提高了檔案管理的效益。3.2檔案庫(kù)房清點(diǎn)該功能完成每年一次的檔案清點(diǎn)工作，使用條碼槍配合該功能，可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案快速清點(diǎn)核對(duì)，并分類顯示核對(duì)結(jié)果，方便對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行清查，弄清檔案去向。3.3檔案日常管理使用該模塊可以實(shí)現(xiàn)檔案的查借閱辦理、檔案的轉(zhuǎn)出、外單位檔案的轉(zhuǎn)入和檔案移柜等日常管理操作。模塊中加入了對(duì)條形碼的支持，通過(guò)條碼槍可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案查借閱等日常操作的快速管理。3.4檔案統(tǒng)計(jì)管理該功能可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案相關(guān)信息的統(tǒng)計(jì)分析。提供對(duì)管理檔案的統(tǒng)計(jì)功能，可以按卷冊(cè)狀態(tài)、類別進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)；提供檔案查借閱統(tǒng)計(jì)功能，可以按查借閱人姓名進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)；提供檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出統(tǒng)計(jì)功能，可以按單位統(tǒng)計(jì)轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出檔案卷數(shù)；提供檔案整理情況統(tǒng)計(jì)功能，可以按小組分組統(tǒng)計(jì)，以及對(duì)漏缺材料的統(tǒng)計(jì)；提供個(gè)人整理量統(tǒng)計(jì)功能，可以自定義統(tǒng)計(jì)時(shí)段，統(tǒng)計(jì)時(shí)段時(shí)每個(gè)人的工作量。3.5檔案整理過(guò)程管理該功能模塊的作用是對(duì)檔案整理過(guò)程進(jìn)行盯控監(jiān)督，特別適用于多人共同完成檔案的整理工作。通過(guò)該功能的實(shí)現(xiàn)，可以方便的知道某卷檔案整理到哪一步驟，在誰(shuí)的手中整理，解決了多人整理檔案查閱檔案不好找的難題；可以記錄檔案整理中發(fā)現(xiàn)的漏缺材料信息及材料補(bǔ)回信息，為檔案管理保留操作痕跡，方便今后對(duì)管理過(guò)程和有關(guān)責(zé)任認(rèn)定的追溯。3.6檔案打印管理該功能模塊提供了檔案目錄打印和檔案邊條打印功能。檔案目錄打印功能中可以按單位部門(mén)、姓名、條形碼等多種形式檢索人員，提供同步《鐵路組織人事信息管理系統(tǒng)》檔案目錄的功能，可方便生成A4、16K版本的檔案目錄，生成目錄過(guò)程中自動(dòng)對(duì)錄入信息進(jìn)行校對(duì)，提示用戶修改，實(shí)現(xiàn)了檔案目錄、職務(wù)變動(dòng)和工資變動(dòng)的打印需求；檔案邊條打印功能可以根據(jù)選中人員的姓名，自動(dòng)將四角號(hào)碼、籍貫、條形碼等信息打印出來(lái)，促進(jìn)了檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化水平。3.7系統(tǒng)維護(hù)管理該功能主要是完成系統(tǒng)初始化的操作。系統(tǒng)初始化功能包括檔案各類設(shè)置、檔案轉(zhuǎn)遞字設(shè)置和四角號(hào)碼規(guī)則設(shè)置，各用戶可以自定義這三項(xiàng)內(nèi)容，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)用戶自定義的規(guī)則來(lái)做運(yùn)算，實(shí)現(xiàn)用戶管理個(gè)性化；提供登錄用戶密碼修改功能，可實(shí)現(xiàn)用戶自行修改登錄密碼。
4結(jié)束語(yǔ)
一、推行電子簽到。考勤管理實(shí)現(xiàn)智能化
考勤作為一個(gè)單位的基礎(chǔ)管理工作，對(duì)于強(qiáng)化干部的遵章守紀(jì)意識(shí)、規(guī)范內(nèi)部管理工作有著重要的作用，而傳統(tǒng)手工考勤方式往往存在著管理效率較低、隨意性較大、透明度不高、考勤信息不完整等弊病。為了著力解決部分干部上下班遲到早退、工作時(shí)間私自外出、群眾辦事找不到人、工作紀(jì)律松散等現(xiàn)象，切實(shí)提高考勤工作的規(guī)范化、自動(dòng)化水平，分局創(chuàng)新了考勤方式，將信息技術(shù)導(dǎo)入干部職工的工作紀(jì)律管理，自行研究、精心設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)了一套科學(xué)、合理、實(shí)用的網(wǎng)上考勤系統(tǒng)，并依托局域網(wǎng)，變過(guò)去各科所隊(duì)自行考勤為全局統(tǒng)一考勤，實(shí)現(xiàn)了智能化、有效、快速、可靠的管理。
網(wǎng)上考勤系統(tǒng)擁有上下班登記、外出留言、請(qǐng)假登記、請(qǐng)假記錄等功能，并能進(jìn)行考勤數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和查詢，同時(shí)還鏈接辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、工作平臺(tái)系統(tǒng)、工商所綜合監(jiān)管系統(tǒng)，具有界面清楚、操作簡(jiǎn)便、成本低廉等優(yōu)勢(shì)。該系統(tǒng)不僅為單位的日?？记诠ぷ魈峁┍憬莸木W(wǎng)絡(luò)化管理手段，也為單位干部登記考勤、領(lǐng)導(dǎo)查看考勤、有關(guān)部門(mén)統(tǒng)計(jì)考勤提供了先進(jìn)的電子化管理手段。
2005年8月，網(wǎng)上考勤系統(tǒng)在全局范圍正式啟用，通過(guò)網(wǎng)上簽到、簽退、請(qǐng)假、出差、外出登記，實(shí)現(xiàn)了全員網(wǎng)上考勤。每個(gè)干部職工上班后的第一件事就是打開(kāi)電腦，啟動(dòng)網(wǎng)上考勤系統(tǒng)，輸入個(gè)人的登錄密碼，點(diǎn)擊鼠標(biāo)進(jìn)行簽到，下班關(guān)閉電腦前再次啟動(dòng)網(wǎng)上考勤系統(tǒng)進(jìn)行簽退，電腦會(huì)在簽到和簽退后準(zhǔn)確顯示日期、時(shí)間、姓名。如果超過(guò)規(guī)定的時(shí)間登陸簽到或在規(guī)定的時(shí)間前登陸簽退，系統(tǒng)都會(huì)自動(dòng)顯示“遲到”或“早退”字樣。若有請(qǐng)假、公假、事假、中途外出等情況，則必須錄入情況說(shuō)明，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方被認(rèn)可。
網(wǎng)上考勤系統(tǒng)運(yùn)行以來(lái)，收到了良好的效果：一是干部職工的工作紀(jì)律觀念進(jìn)一步增強(qiáng)。系統(tǒng)默認(rèn)服務(wù)器時(shí)間，簽到時(shí)間個(gè)人無(wú)法更改，有效地杜絕了遲到、早退等現(xiàn)象的發(fā)生。運(yùn)行以來(lái)，全局干部的簽到準(zhǔn)時(shí)率達(dá)到99％以上，干部職工的紀(jì)律觀念明顯增強(qiáng)。二是行政管理的效率進(jìn)一步提高。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)該系統(tǒng)準(zhǔn)確了解干部的出勤狀況，進(jìn)行工作調(diào)派，干部職工特別是工商所(隊(duì))干部職工能從網(wǎng)上及時(shí)了解所內(nèi)工作動(dòng)態(tài)，接受工作任務(wù)，同時(shí)可以高效準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)全體工作人員的考勤記錄，避免以往人工統(tǒng)計(jì)繁瑣又易出錯(cuò)的缺點(diǎn)，提高了工作效率。三是考勤工作的透明度進(jìn)一步增強(qiáng)?？记谇闆r在局域網(wǎng)任何一臺(tái)電腦上均可以查詢，從分局領(lǐng)導(dǎo)到一般干部都能及時(shí)了解全局每一干部的出勤、請(qǐng)假等情況，利于相互監(jiān)督，也使單位的內(nèi)部管理更加嚴(yán)密。四是數(shù)字工商建設(shè)的水平進(jìn)一步提升。網(wǎng)上考勤系統(tǒng)的使用，實(shí)現(xiàn)了人到機(jī)開(kāi)的工作局面，提高了電腦運(yùn)用的意識(shí)和水平，推進(jìn)了內(nèi)部管理信息化建設(shè)。
為確保網(wǎng)上考勤制度落到實(shí)處，分局組織人事、組宣、監(jiān)察等部門(mén)的負(fù)責(zé)人對(duì)各單位、部門(mén)實(shí)施網(wǎng)上考勤的情況開(kāi)展督促檢查，對(duì)不嚴(yán)格按照操作流程進(jìn)行簽到、簽退、請(qǐng)假報(bào)批等現(xiàn)象，第一次發(fā)現(xiàn)做口頭警告處理，第二次發(fā)現(xiàn)進(jìn)行網(wǎng)上通報(bào)，第三次發(fā)現(xiàn)則嚴(yán)格按照《考勤管理辦法》的有關(guān)規(guī)定予以查處。
二、加強(qiáng)日常督查，內(nèi)部管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化
為進(jìn)一步提升干部的整體素質(zhì)，努力打造一支儀容風(fēng)紀(jì)統(tǒng)一、行為舉止規(guī)范、作風(fēng)紀(jì)律嚴(yán)明、量化管理嚴(yán)格的工商干部隊(duì)伍，分局提出了精細(xì)化管理的目標(biāo)，在對(duì)以往各項(xiàng)管理制度進(jìn)行梳理、修訂和完善基礎(chǔ)上，2005年上半年出臺(tái)了關(guān)于工作期間午餐禁酒等11條加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)的規(guī)定；制訂了關(guān)口前移、著眼防范的黨風(fēng)廉政建設(shè)幾項(xiàng)規(guī)定，如建立一般干部職工的廉政檔案，推行干部職工簽訂廉潔自律的承諾書(shū)制度，執(zhí)行干部職工重大事項(xiàng)的報(bào)告制度等。
2005年下半年，分局黨委從認(rèn)真貫徹黨的十六屆四中、五中全會(huì)精神，實(shí)踐“三個(gè)代表”重要思想，積極推進(jìn)三個(gè)文明建設(shè)的高度，把強(qiáng)化日常管理工作、加強(qiáng)干部隊(duì)伍建設(shè)擺上重要議事日程，做到精心組織，精心實(shí)施，力求以一流的管理建一流的分局，以一流的隊(duì)伍創(chuàng)一流的業(yè)績(jī)，為促進(jìn)分局各項(xiàng)中心工作的順利完成提供強(qiáng)有力的保證。主要狠抓了以下五個(gè)方面的落實(shí)：
一是分局成立了日常管理督查領(lǐng)導(dǎo)小組，由局長(zhǎng)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，監(jiān)察科、辦公室、人事科、組織宣傳科負(fù)責(zé)人為組員，加強(qiáng)指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和督查。
二是制定下發(fā)了《工商金山分局日常管理督查辦法》，明確督查的內(nèi)容、督查的方法和具體的獎(jiǎng)懲措施。督查內(nèi)容涉及個(gè)人和部門(mén)兩大塊，其中督查個(gè)人的內(nèi)容分著裝、工作紀(jì)律、語(yǔ)言規(guī)范三大類，督查部門(mén)的內(nèi)容分環(huán)境衛(wèi)生、工作秩序、集體活動(dòng)三大類?！掇k法》的制定，使日常管理和干部行為規(guī)范有章可循。
三是廣泛宣傳和深入發(fā)動(dòng)干部開(kāi)展加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)重要性、必要性的網(wǎng)上討論和征文活動(dòng)，進(jìn)一步提高廣大干部對(duì)加強(qiáng)日常管理工作的重視度，現(xiàn)在大部分干部都能自覺(jué)做到早清掃、晚整理，報(bào)刊上夾進(jìn)柜。
四是建立了日常管理督查工作例會(huì)制度，認(rèn)真分析各部門(mén)日常管理存在的問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，研究新情況、新問(wèn)題，提出針對(duì)性較強(qiáng)、更具實(shí)效的具體督查措施。
一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全制度
為了切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，我鎮(zhèn)及時(shí)調(diào)整了鎮(zhèn)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，為檔案管理工作的順利開(kāi)展提供了有力的組織保證。為了落實(shí)責(zé)任，我們將檔案管理工作納入每年年初的辦公會(huì)議內(nèi)容，認(rèn)真安排部署檔案管理工作，明確責(zé)任，并建立健全了一整套檔案管理制度，如《檔案歸檔移交制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案查閱制度》、《檔案工作人員職責(zé)》等，做到有章可循。
二、改善設(shè)施，優(yōu)化環(huán)境
切實(shí)改善檔案工作硬件設(shè)施，確保檔案的安全完整。及時(shí)添置、更新檔案室部分設(shè)備，使庫(kù)房達(dá)到防盜、防光、防高溫、防火防塵等要求，優(yōu)化了檔案室的環(huán)境。我們先后購(gòu)置了計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化工作設(shè)備，加強(qiáng)管理，方便查閱。
三、強(qiáng)化學(xué)習(xí)，依法建檔
一是抓輿論宣傳。我們針對(duì)鎮(zhèn)干部中對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，甚至認(rèn)為檔案不過(guò)是陳紙一堆、小題大作等模糊認(rèn)識(shí)和消極行為，多形式多渠道開(kāi)展檔案宣傳。一方面，我們利用機(jī)關(guān)干部集中學(xué)習(xí)時(shí)間加強(qiáng)檔案法律、法規(guī)的宣傳，增強(qiáng)鎮(zhèn)干部的檔案意識(shí)，奠定檔案工作的思想基礎(chǔ)；另一方面，我們將近年來(lái)國(guó)土、民政、司法等部門(mén)借助檔案解決民事糾紛的典型事例來(lái)宣傳檔案的作用價(jià)值，通過(guò)宣傳達(dá)到了“利用一例、宣傳一片”的效果。
二是重視檔案人員培訓(xùn)。鎮(zhèn)檔案工作人員積極參加市檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，經(jīng)培訓(xùn)上崗，了解工作職能，熟悉業(yè)務(wù)，政治素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、愛(ài)崗敬業(yè)。每年都組織民政、司法等部門(mén)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，注重加強(qiáng)對(duì)檔案的整理收集，為今后各項(xiàng)工作的開(kāi)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
四、突出“八防”，加強(qiáng)管理
貼近實(shí)際，科學(xué)設(shè)置檔案內(nèi)容。誠(chéng)信檔案重點(diǎn)是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部在工作和日常生活中形成的有關(guān)誠(chéng)實(shí)守信情況予以記錄、建立檔案，具有較強(qiáng)的針對(duì)性和實(shí)效性，主要由誠(chéng)信承諾、失信紀(jì)錄兩部分構(gòu)成。其中，誠(chéng)信承諾作為領(lǐng)導(dǎo)干部公開(kāi)承諾的重要組成部分，以領(lǐng)導(dǎo)干部在工作、學(xué)習(xí)、生活中應(yīng)遵循的誠(chéng)信準(zhǔn)則為主要內(nèi)容，一年一諾，每年年初進(jìn)行；失信紀(jì)錄重點(diǎn)記錄人民群眾反映強(qiáng)烈、社會(huì)各界敏感關(guān)注、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部形象影響較大的失信失諾情況，包括說(shuō)謊、造假、投機(jī)、失范等四大類20項(xiàng)內(nèi)容。
動(dòng)態(tài)管理，靈活檔案采集方式。誠(chéng)信檔案的采集實(shí)行定期與不定期相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期采集結(jié)合年度考核進(jìn)行，將誠(chéng)信情況納入領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人“三述”（述職、述德、述廉）及民主測(cè)評(píng)之中，采取個(gè)人自述、填表申報(bào)、民主測(cè)評(píng)的方式進(jìn)行；不定期采集主要通過(guò)自行申報(bào)、群眾反映以及由相關(guān)職能部門(mén)、金融機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)干部所在單位（社區(qū)、居住小區(qū)物業(yè)）提供信息等方式，同時(shí)開(kāi)通誠(chéng)信舉報(bào)專用電話和專用郵箱。
失信受制，規(guī)范運(yùn)用檔案結(jié)果。誠(chéng)信檔案結(jié)果運(yùn)用堅(jiān)持“教育為主、懲戒為輔”的原則，并將其作為領(lǐng)導(dǎo)干部評(píng)先評(píng)優(yōu)、選拔任用等考核、考察重要參考依據(jù)之一。一年內(nèi)有1次失信紀(jì)錄的，接受誠(chéng)信教育；一年內(nèi)有兩次失信紀(jì)錄的，組織部門(mén)對(duì)其進(jìn)行誡勉談話，并取消當(dāng)年評(píng)先評(píng)優(yōu)資格；一年內(nèi)有3次及以上失信紀(jì)錄的列入誠(chéng)信重點(diǎn)監(jiān)控對(duì)象，當(dāng)年年度考核確定為“基本稱職”或“不稱職”等次，情節(jié)特別嚴(yán)重并造成重大影響的，視情況予以組織處理?！掇k法》實(shí)行以來(lái)，已有3名干部因說(shuō)謊、失范而記入檔案，并采取了相應(yīng)的組織措施。
