時(shí)間：2023-06-07 15:57:05
序論：在您撰寫(xiě)檔案管理的基本知識(shí)時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
[關(guān)鍵詞]檔案管理；基本素質(zhì)；措施；
中圖分類號(hào)：R511 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）04-0327-01
引言
檔案管理工作作為一項(xiàng)政治性、管理性、服務(wù)性的工作，要求檔案工作人員必須具有較一般行業(yè)要高的職業(yè)道德，首先在政治上要堅(jiān)持黨的基本路線和基本方針，保守檔案機(jī)密，而且要依靠職業(yè)道德規(guī)范的內(nèi)聚力形成制約力量依法治檔，依照《檔案法》對(duì)檔案管理的體制、制度保護(hù)和利用等方面的具體要求去做。
1.檔案管理者應(yīng)具備的基本素質(zhì)
1.1 堅(jiān)定的政治素質(zhì)：檔案管理者必須有明確的政治信念和政治方向，要熱愛(ài)祖國(guó)，熱愛(ài)社會(huì)主義，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，立場(chǎng)堅(jiān)定，旗幟鮮明，有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感。
1.2 優(yōu)良的思想品質(zhì)：要干一行愛(ài)一行，能全身心地投入到本職工作中，能忠于職守，嚴(yán)守秘密，無(wú)私無(wú)畏地維護(hù)黨和國(guó)家的歷史真實(shí)面貌。
1.3 扎實(shí)的工作作風(fēng)。工作中要做到積極主動(dòng)，熱情周到，把能為利用者解決問(wèn)題、排擾解難，看成是工作中的最大樂(lè)趣。
1.4 廣博的科學(xué)知識(shí)。作為一個(gè)稱職的檔案人員，既要學(xué)習(xí)本專業(yè)知識(shí)，又要學(xué)習(xí)有關(guān)的科學(xué)文化知識(shí)，有較為廣泛的知識(shí)涉獵和較高的文化水平。
1.5 過(guò)硬的技術(shù)本領(lǐng)。面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)，檔案人員必須很好地學(xué)習(xí)掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平，成為業(yè)務(wù)精通的行家里手。
1.6 良好的心理素質(zhì)。良好的心理素質(zhì)必須具備“四心”，即安心、熱心、耐心、信心。“安心”就是安心檔案工作，干一行，愛(ài)一行，專一行?！盁嵝摹本褪菨M腔熱忱，誠(chéng)心誠(chéng)意地為他人服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。“耐心”就是擺正位置，耐住寂寞?！靶判摹本褪菢?shù)立在檔案這塊天地里干一番事業(yè)的信心和決心。
2.檔案管理措施探討
2.1 建立健全檔案管理機(jī)制。通過(guò)修改和完善檔案日常工作規(guī)章制度，統(tǒng)一檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案管理。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)管理，設(shè)立專門(mén)領(lǐng)導(dǎo)小組?？茖W(xué)合理、簡(jiǎn)明實(shí)用地健全檔案管理制度。制度主要約束服務(wù)對(duì)象和執(zhí)行者。堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。確保檔案管理工作向法制化、制度化、規(guī)范化方向推進(jìn)。聘請(qǐng)檔案管理專家指導(dǎo)監(jiān)督檔案管理工作。實(shí)行檔案年度評(píng)比制度，每年組織一次檔案管理工作集中檢查。
2.2 遵守章程，規(guī)范操作。檔案管理員要熟悉檔案管理的基本知識(shí)，按照管理章程操作。對(duì)原有檔案進(jìn)行重新規(guī)范整理，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。檔案工作的操作過(guò)程中要堅(jiān)持集中收集、分類整理、歸檔完備、科學(xué)鑒定、安全保管、查找方便的基本原則。在收集整理檔案資料的過(guò)程中及時(shí)追加新的資料，準(zhǔn)確全面的完善檔案。檔案工作年初要有計(jì)劃，年末要有總結(jié)。對(duì)檔案進(jìn)行編目和檢索，可以為檔案的查找提供方便，解決了很多供需矛盾。為更好地保護(hù)檔案安全流通可以在檔案管理中建立借閱檔案登記簿，檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿等。健全特種設(shè)備安全管理檔案。加強(qiáng)檔案的信息開(kāi)發(fā)和統(tǒng)計(jì)工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策和資料查找提供方便。
2.3 檔案管理交接規(guī)范化。一是檔案交接要納入議事日程，是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)按程序辦理。二是檔案管理員在離崗或離職時(shí)要充分做好檔案移交準(zhǔn)備工作。檔案管理員對(duì)所保管的檔案全面清理，催還借出的檔案，整理好借據(jù)。分類歸檔零散材料，對(duì)交接工作進(jìn)行日程總結(jié)。三是認(rèn)真做好檔案交接監(jiān)督管理工作，對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。四是加強(qiáng)檔案交接中的思想教育工作，教育交接雙方提高認(rèn)識(shí)，明確責(zé)任。
2.4 檔案管理程序規(guī)范化。一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，配備高素質(zhì)的專業(yè)管理人員。提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是加強(qiáng)檔案管理工作的根本。思想道德水平高，專業(yè)知識(shí)過(guò)硬，信息操作能力強(qiáng)的檔案管理人員更能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理要求。二是資金投入充分，配置硬件設(shè)備，保證檔案庫(kù)、檔案室日常保管工作所需。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。三是分門(mén)別類對(duì)檔案集中統(tǒng)一管理，保護(hù)檔案的完整和安全，方便日后查找和其它工作的利用。四是建立檔案部門(mén)工作目標(biāo)考核和檔案管理業(yè)務(wù)工作考核相結(jié)合的考核制度，這樣在總體考核檔案管理工作成效的同時(shí)又能檢驗(yàn)檔案管理員的業(yè)務(wù)水平。五是尋找外援，加強(qiáng)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作?？梢圆捎脮?huì)議指導(dǎo)和現(xiàn)場(chǎng)操作指導(dǎo)的方式讓檔案專家指導(dǎo)工作，這樣更容易對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行分析研究，更好地找到解決的辦法，保證檔案管理工作更有成效。
2.5 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理質(zhì)量。微機(jī)應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)管理，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理標(biāo)志，檔案作為豐富的信息資源要加快微機(jī)管理與利用，檔案的微機(jī)管理具有以下優(yōu)勢(shì)。
（1）減輕檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作時(shí)效。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過(guò)去的集中立卷，改變?yōu)槠綍r(shí)隨時(shí)整理文件歸檔。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，而且可隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，提高了歸檔管理水平，從而達(dá)到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的和檢索利用的方便。
（2）微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文檔按“件”整理微機(jī)歸檔，文件插入就十分方便了，只需按一下鍵盤(pán)，修改一下檔案目錄就完成了。
（3）微機(jī)管理保持了文件的歷史原貌。微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理按“件”隨機(jī)存檔后，整理工作就不存在@方面的問(wèn)題了。只須把諸如報(bào)表、圖紙等文件折疊成統(tǒng)一尺寸歸檔即可。
（4）利用檔案資料方便，檢索簡(jiǎn)便，準(zhǔn)確率高。微機(jī)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)通，為擺脫以往的經(jīng)驗(yàn)式的管理模式，完成檔案管理由案卷級(jí)向文件級(jí)管理的轉(zhuǎn)變，將手工立卷變?yōu)槲C(jī)自動(dòng)管理，就成為可能。只有這樣，才會(huì)極大地提高檔案管理與利用的質(zhì)量、精度和效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)水平質(zhì)的飛躍。
（5）微機(jī)管理更有利于文檔的保密。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，從而達(dá)到了文檔保密的要求。
（6）微機(jī)管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量。檔案工作的根本目的在于利用。檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理后，檔案人員可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開(kāi)發(fā)利用上來(lái)，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使檔案管理在提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。
新形勢(shì)對(duì)檔案管理工作人員提出了更高的要求，要從傳統(tǒng)的管理理念向現(xiàn)代管理理念轉(zhuǎn)變，并在管理實(shí)踐中應(yīng)用，使檔案管理工作跟上時(shí)代步伐，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
3.結(jié)語(yǔ)
總之，檔案事業(yè)是需要時(shí)間磨礪的金子，期望見(jiàn)到光芒沒(méi)有捷徑可走。古人說(shuō)得好：“九層之臺(tái)，起于壘土，千里之行，始于足下，”要堅(jiān)持不懈地做好那些看似容易、平凡、瑣碎的收、管、用。因?yàn)榱己玫穆殬I(yè)道德是由無(wú)數(shù)具體的平凡的瑣碎的工作積累發(fā)展起來(lái)的，檔案事業(yè)乃至社會(huì)發(fā)展不需要急于求成、急攻近利的浮躁，而需要踏踏實(shí)實(shí)、苦干實(shí)干、自甘寂寞。要做到無(wú)私奉獻(xiàn)還應(yīng)當(dāng)具備過(guò)硬的業(yè)務(wù)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，尤其提倡干一行、愛(ài)一行、鉆一行。
參考文獻(xiàn)
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在信息技術(shù)發(fā)展的今天，我們只有不斷地加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身的職業(yè)素質(zhì)，才能學(xué)會(huì)用新思想、新觀念、新技術(shù)正確處理在檔案工作過(guò)程中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，才能培養(yǎng)現(xiàn)代化的檔案管理人才，以適應(yīng)和實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。
一、充分認(rèn)識(shí)培養(yǎng)檔案人員職業(yè)素質(zhì)的重要意義
隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的出現(xiàn)，將會(huì)給整個(gè)人類社會(huì)帶來(lái)深遠(yuǎn)的影響。與知識(shí)信息密切相關(guān)的檔案工作也在發(fā)生著深刻的變化，檔案載體變得更加多樣化，檔案管理手段由傳統(tǒng)的手工操作變?yōu)楝F(xiàn)代化管理，信息管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息資源共享已經(jīng)成為可能。這些變化，不僅給檔案工作的發(fā)展帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，同時(shí)也給檔案人員提出了新的更高的要求。面對(duì)新的時(shí)代、新的形勢(shì)，要造就一支適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求的高水平的檔案人員隊(duì)伍，就要努力加強(qiáng)檔案人員的職業(yè)道德，提高檔案人員的職業(yè)素質(zhì)，這是檔案事業(yè)發(fā)展的根本保證。因此，檔案人員必須盡快提高自身的綜合素質(zhì)以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。
二、充分理解檔案人員職業(yè)素質(zhì)所包含內(nèi)容。
（一）檔案人員要具有豐富的知識(shí)素質(zhì)。
檔案人員的知識(shí)素質(zhì)是指檔案人員從事本職工作應(yīng)具備的基本知識(shí)。這些基本知識(shí)包括科學(xué)文化基礎(chǔ)知識(shí)，檔案管理專業(yè)知識(shí)，相關(guān)行業(yè)專業(yè)知識(shí)和從事檔案工作所必需的輔知識(shí)。
1、科學(xué)文化基礎(chǔ)知識(shí)。
只有科學(xué)文化基礎(chǔ)知識(shí)是對(duì)檔案人員知識(shí)素質(zhì)的最基本要求。檔案工作是一項(xiàng)科學(xué)的管理工作，所管理的檔案資料，內(nèi)容豐富。而且技術(shù)知識(shí)含量較高，具備最基本的科學(xué)文化基礎(chǔ)知識(shí)是做好檔案工作的前提。特別是現(xiàn)代化的檔案管理迫切需要檔案業(yè)務(wù)精，專業(yè)理論水平高又掌握一定數(shù)字信息化的技術(shù)的復(fù)合型優(yōu)秀檔案人才。
2、檔案管理專業(yè)知識(shí)。
檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它具有自身的一套專門(mén)理論原則和技術(shù)方法。檔案管理人員必須不斷地努力學(xué)習(xí)，熟練掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)，并將這些知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際工作中，真正做到理論與實(shí)踐相結(jié)合，才能具備基本的業(yè)務(wù)素質(zhì)，適應(yīng)檔案管理的工作要求。
3、相關(guān)行業(yè)專業(yè)知識(shí)。
檔案的內(nèi)容包含專業(yè)門(mén)類非常廣泛和豐富，它涉及文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、特殊載體等內(nèi)容。因此要想成為一名合格的檔案管理人員做好檔案管理工作就必須了解和掌握專業(yè)知識(shí)以外其他相關(guān)行業(yè)的專業(yè)知識(shí)。
4、輔知識(shí)。
要想做好企業(yè)檔案管理工作，檔案管理人員就要學(xué)習(xí)外語(yǔ)、法律、科技信息等輔助知識(shí)，擴(kuò)大知識(shí)領(lǐng)域，豐富知識(shí)內(nèi)容，具備多元化文化結(jié)構(gòu)。
（二）檔案管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的能力素質(zhì)。
檔案人員的能力素質(zhì)是檔案人員從事本職工作應(yīng)具備的基本能力，這些基本能力包括語(yǔ)言文字能力，創(chuàng)新能力，信息開(kāi)發(fā)能力和運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段能力等。
1、語(yǔ)言文字能力
檔案管理是一種綜合性的工作。它要求檔案管理人員必須具有一定的語(yǔ)言文字能力。只有具備較強(qiáng)的閱讀理解能力和一定的概括表達(dá)能力才能做好檔案的各項(xiàng)管理工作。
2、創(chuàng)新能力
在新形勢(shì)下，檔案管理人員要及時(shí)更新觀念，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，沖破傳統(tǒng)老做法的禁錮和束縛，積極創(chuàng)新，勇于開(kāi)拓。在工作實(shí)踐中不斷探索新路子，發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題，形成新知識(shí)，找到新答案不斷為檔案工作注入新的活力，推進(jìn)檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。
3、信息開(kāi)發(fā)能力
檔案是一種不可再生的信息資源，它在企業(yè)中起著舉足輕重的作用檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用是檔案工作的重要組成部分也是檔案工作的根本所在。作為檔案管理人員在工作和學(xué)習(xí)中不斷培養(yǎng)具備一定的信息開(kāi)發(fā)能力，積極主動(dòng)地開(kāi)發(fā)、推廣、利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)信息共享，為企業(yè)的各項(xiàng)建設(shè)提供服務(wù)。
4、運(yùn)用科技手段的能力
為適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展要求，檔案管理人員除熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí)外，還要加強(qiáng)現(xiàn)代化知識(shí)的學(xué)習(xí)，只有不斷更新觀念，優(yōu)化自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，熟練掌握計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備的基本操作技能，才能處理好檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，從而適應(yīng)和推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。
（三）檔案管理人員應(yīng)具備健康的身體素質(zhì)和心理素質(zhì)。
檔案人員具備健康的身體素質(zhì)和心理素質(zhì)是從事檔案管理工作的保證和基礎(chǔ)。只有擁有較好的身體素質(zhì)和心理素質(zhì)才能有效地干好工作，以適應(yīng)各種環(huán)境和工作任務(wù)的變化。
三、提高檔案人員職業(yè)素質(zhì)的方法。
（一）加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
檔案培訓(xùn)是提高檔案人員職業(yè)素質(zhì)的重要途徑。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案管理人員能夠適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要，跟上新形勢(shì)的發(fā)展，必須對(duì)檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力，更新、拓寬、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代化管理的基本操作技能。不斷提高業(yè)務(wù)能力水平，以適應(yīng)和促進(jìn)現(xiàn)代化檔案工作的發(fā)展。
（二）建立和完善檔案人員競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。
在現(xiàn)代化的人力資源管理中，建立和完善具有生機(jī)和活力的檔案人才機(jī)制是培養(yǎng)高素質(zhì)檔案人才的根本保證。公開(kāi)、公平、公正的檔案人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，使人員能上能下、優(yōu)勝劣汰。這就使檔案人員產(chǎn)生一種危機(jī)感、緊迫感和壓力感，激勵(lì)檔案人員積極自覺(jué)地去學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能，不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展和科技進(jìn)步給檔案工作和檔案人員帶來(lái)的新要求。
關(guān)鍵詞：檔案管理人員素質(zhì)知識(shí)創(chuàng)新
0 引言
檔案管理工作能否順利進(jìn)行會(huì)受到檔案管理工作人員素質(zhì)的較大影響。對(duì)檔案管理工作人員的基本素質(zhì)已有法律明文規(guī)定，“忠于職守、遵紀(jì)守法、專業(yè)技術(shù)過(guò)硬是檔案管理工作人員的必備基本素質(zhì)”（《檔案法》第九條部分內(nèi)容）[1]。概括來(lái)講，檔案管理相關(guān)基本知識(shí)、從業(yè)人員思想覺(jué)悟以及工作能力是從業(yè)人員需要提高自身素質(zhì)的出發(fā)點(diǎn)。
1 基本知識(shí)
當(dāng)前，我國(guó)大部分檔案管理從業(yè)人員的文化程度都不高，對(duì)專業(yè)知識(shí)的掌握也不夠靈活，狹窄的知識(shí)面以及水平較低的計(jì)算機(jī)和外語(yǔ)能力，都造成了當(dāng)前的檔案管理工作不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，正所謂“基礎(chǔ)不牢，地動(dòng)山搖”。新形勢(shì)下，多方位的復(fù)合型人才是適應(yīng)行業(yè)發(fā)展、滿足社會(huì)需求的人才特質(zhì)。
新時(shí)期對(duì)檔案管理工作人員知識(shí)方面的要求有以下幾點(diǎn)：專業(yè)知識(shí)要扎實(shí)，這是對(duì)工作人員最基本的要求，也是從業(yè)人員做好其他要求的基本要素；知識(shí)結(jié)構(gòu)要合理，為適應(yīng)需求的快速變化，從業(yè)人員僅掌握相關(guān)專業(yè)知識(shí)是不夠的，還需要對(duì)計(jì)算機(jī)及外語(yǔ)知識(shí)有更深刻的了解；實(shí)踐功底深厚，檔案管理是一項(xiàng)十分繁瑣且需要極大耐心的工作，如果從業(yè)人員缺少豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可能會(huì)在復(fù)雜的工作程序中出現(xiàn)紕漏。
為提高工作效率，從業(yè)人員還需要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的相關(guān)知識(shí)，掌握傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的使用方法。為依法開(kāi)展檔案管理工作，從業(yè)人員還必須要學(xué)習(xí)相關(guān)的法律知識(shí)。
2 思想方面
檔案管理較強(qiáng)的專業(yè)性就要求從業(yè)人員必須有高度的工作責(zé)任感以及良好的職業(yè)道德。熱愛(ài)本職工作、忠于職守是每一位檔案管理工作人員都必須具有的基本職業(yè)素養(yǎng)。從業(yè)人員還需要樹(shù)立正確的價(jià)值觀和人生觀，對(duì)待檔案管理工作勤勤懇懇，真心實(shí)意為企業(yè)生產(chǎn)服務(wù)，在平凡的崗位中貢獻(xiàn)自己的一份力量。
在新形勢(shì)下，檔案管理人員要以科學(xué)發(fā)展觀為工作指導(dǎo)思想，不斷與時(shí)俱進(jìn)、解放思想、更新觀念，從傳統(tǒng)的檔案管理向現(xiàn)代新型檔案管理轉(zhuǎn)變[2]。相對(duì)于注重檔案保存的傳統(tǒng)檔案管理，現(xiàn)代檔案管理更傾向于對(duì)檔案實(shí)體的開(kāi)發(fā)、利用，同時(shí)也由注重檔案的憑證到更注重檔案信息的內(nèi)容。
檔案管理的根本目的是為了使企業(yè)獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，因此，能使檔案管理工作保持長(zhǎng)久活力的主要推動(dòng)因素是對(duì)檔案的利用。這也是檔案管理工作對(duì)社會(huì)的最大貢獻(xiàn)，通常也常作為檔案管理工作合格程度的一個(gè)評(píng)價(jià)指標(biāo)。
3 工作能力
傳統(tǒng)的檔案管理工作偏向于檔案的保存，隨著需求的不斷變化，檔案保存工作從檔案管理的主要部分變?yōu)楝F(xiàn)代檔案管理的基本工作，這也對(duì)工作人員的工作能力提出了新的要求。工作能力是對(duì)從業(yè)人員素質(zhì)的重要評(píng)價(jià)指標(biāo)，檔案管理人員應(yīng)具有不斷創(chuàng)新，團(tuán)結(jié)合作的能力。
3.1 創(chuàng)新能力
創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是社會(huì)持續(xù)發(fā)展的不竭動(dòng)力。為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，從業(yè)人員的創(chuàng)新能力就非常重要[3]。工作人員的創(chuàng)新體現(xiàn)在對(duì)優(yōu)良傳統(tǒng)的繼承以及工作新方法的運(yùn)用。為提高工作人員的服務(wù)水平，定期的組織員工培訓(xùn)，使員工的自主服務(wù)意識(shí)加強(qiáng)，加快員工創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。
再者，檔案管理工作要本著“為人民服務(wù)”的宗旨，立足社會(huì)、服務(wù)大眾才是工作人員創(chuàng)新的動(dòng)力源泉。因此，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案內(nèi)容的分析，全方位的將有價(jià)值的信息和知識(shí)揭示出來(lái)，從而提高檔案信息的利用率。
3.2 團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力
二十一世紀(jì)是團(tuán)隊(duì)成功的時(shí)代，特別是檔案管理工作的復(fù)雜性決定了從業(yè)人員僅靠單打獨(dú)斗是不現(xiàn)實(shí)的。對(duì)那些個(gè)人難以決定或者完成的檔案保存或利用工作都需要幾個(gè)人的通力協(xié)作。檔案管理部門(mén)的每項(xiàng)工作都應(yīng)該有盡量多的工作人員參與進(jìn)來(lái)，個(gè)人的參與、團(tuán)隊(duì)的協(xié)作能保證工作的順利進(jìn)行[4]。
檔案管理面對(duì)的對(duì)象都是不可再生的信息資源，一旦在檔案的收集、保存或者利用等任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)對(duì)檔案管理工作造成極大的影響。因此，團(tuán)隊(duì)工作的方式也是互相監(jiān)督、互相學(xué)習(xí)的過(guò)程。一個(gè)團(tuán)隊(duì)中有經(jīng)驗(yàn)的工作人員會(huì)讓新員工明白什么是檔案管理工作的基本要求，而他們也會(huì)從這些新鮮血液中感受到年輕的激情和創(chuàng)新意識(shí)。共同參與、通力協(xié)作是檔案管理工作持續(xù)保持活力的重要因素之一。
3.3 業(yè)務(wù)能力
檔案管理手段和技術(shù)的不斷豐富，這也對(duì)從業(yè)人員提出了“一專多能”的高要求，從業(yè)人員業(yè)務(wù)能力的重要性也受到了多方面的關(guān)注。
從業(yè)人員業(yè)務(wù)能力的根本體現(xiàn)是過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能。過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能主要指工作人員對(duì)其負(fù)責(zé)的工作部分操作流程非常熟悉，且不會(huì)出現(xiàn)紕漏。事實(shí)上，當(dāng)前的許多檔案管理工作人員都不能做到這一點(diǎn)。
在檔案收集工作中，要保證收集資料的齊全必須要保證資料的“三性”：科學(xué)性、原始性以及可理解性。資料的科學(xué)性主要指的是檔案資料邏輯上的科學(xué)性，檔案管理工作的質(zhì)量將直接受到檔案資料的科學(xué)合理性的影響[5]。邏輯科學(xué)性的保持需要保證相關(guān)部門(mén)移交資料的齊全，由于待收集資料的內(nèi)容來(lái)源于多個(gè)方面，可能還有相異形式的出現(xiàn)，因此，資料收集的規(guī)范性是非常必要的。記錄性同原始性的完美結(jié)合是檔案資料的本質(zhì)特征，保證檔案資料的原始性也是一項(xiàng)非常重要的工作。原件原稿的檔案保持是檔案絕對(duì)原始性的要求，除非不方便復(fù)制、要求保密性特別強(qiáng)的檔案，一般來(lái)說(shuō)，檔案的原始性都指的是相對(duì)原始性[6]。具有相對(duì)原始性的檔案范疇不僅僅包括絕對(duì)原始檔案，還包括絕對(duì)原始檔案的復(fù)制資料、影音文件及圖書(shū)。
4 職業(yè)素養(yǎng)
本文對(duì)職業(yè)素養(yǎng)的討論主要包括兩個(gè)方面，分別是職業(yè)道德和對(duì)自我提高的態(tài)度。
在當(dāng)今社會(huì)，從事各行各業(yè)的工作人員都要有一個(gè)基本的職業(yè)道德，對(duì)于檔案管理工作尤為重要。檔案管理的加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，是檔案管理和有關(guān)企業(yè)和事業(yè)單位的實(shí)際需要。但是，長(zhǎng)期以來(lái)，檔案部門(mén)工作時(shí)常會(huì)有一些文件丟失，也可出現(xiàn)檔案資料不全現(xiàn)象，甚至有些檔案管理人員不知道基礎(chǔ)知識(shí)的檔案。因此，加強(qiáng)檔案管理的職業(yè)道德是非常必要的。通常，檔案管理職業(yè)道德主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，保證檔案的完整安全性以及在日常工作中遵紀(jì)守法。
為適應(yīng)行業(yè)的發(fā)展，工作人員必須時(shí)刻不忘充電，提高自身的工作能力。對(duì)此，從業(yè)人員要積極參加單位組織的各項(xiàng)培訓(xùn)，在實(shí)踐中提高自己，在交流中鍛煉自己的業(yè)務(wù)技能。工作中要對(duì)新生事物充滿濃厚興趣，在興趣中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中進(jìn)步，不斷更新思想和知識(shí)，保持與時(shí)俱進(jìn)。
5 結(jié)語(yǔ)
從四個(gè)方面對(duì)檔案管理工作人員應(yīng)具有的素質(zhì)進(jìn)行了探討，從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)尤為重要。從本質(zhì)上講，任何行業(yè)的發(fā)展動(dòng)力都來(lái)源于從業(yè)人員素質(zhì)的不斷提高。特別是當(dāng)今時(shí)代對(duì)人才的重視，擁有了人才優(yōu)勢(shì)就等于擁有了競(jìng)爭(zhēng)力和持續(xù)前進(jìn)的動(dòng)力。綜上，傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展需要高素質(zhì)的從業(yè)人員，檔案管理人員素質(zhì)的提高具有十分重大的意義。
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關(guān)鍵詞 高職院?！∥拿貙I(yè) 檔案管理課程 應(yīng)用性
高職院校以培養(yǎng)應(yīng)用型人才為主要目標(biāo)，旨在培養(yǎng)出具有大學(xué)知識(shí)，而又有一定專業(yè)技術(shù)和技能的人才，其知識(shí)的講授是以能用為度，實(shí)用為本。檔案管理是高職院校文秘專業(yè)的核心課程之一，主要培養(yǎng)文秘人員的檔案管理能力。筆者根據(jù)自己在檔案管理課程教學(xué)中的實(shí)踐，體會(huì)到檔案管理課程教學(xué)內(nèi)容與從事文秘工作實(shí)際有很大的距離，教學(xué)效果不佳。那么，檔案管理課程如何進(jìn)行教學(xué)才能與高職院校文秘專業(yè)的培養(yǎng)目標(biāo)相適應(yīng)呢？
1 明確教學(xué)培養(yǎng)目標(biāo)，培養(yǎng)專業(yè)文秘人才
檔案管理是文秘工作的重要組成部分，是文秘人員必須掌握的一項(xiàng)基本業(yè)務(wù)能力，科學(xué)地管理好檔案，用好檔案，在需要時(shí)能夠迅速查閱到任意一份歸檔文件，可以極大地提高文秘人員的工作效率。所以，文秘專業(yè)開(kāi)設(shè)檔案管理課程是為了培養(yǎng)適應(yīng)社會(huì)需要、適應(yīng)就業(yè)崗位需要的合格的文秘人才，而不是專門(mén)的檔案人才。然而，當(dāng)前很多高職院校文秘專業(yè)開(kāi)設(shè)的檔案管理課程與高校檔案學(xué)專業(yè)開(kāi)設(shè)的檔案管理課程沒(méi)有太大區(qū)別，沒(méi)有體現(xiàn)出秘書(shū)專業(yè)特色，技術(shù)能力特點(diǎn)不突出，與文秘工作崗位實(shí)際需求的檔案管理能力有很大的差距。因此，我們必須首先結(jié)合文秘崗位工作實(shí)際，明確人才培養(yǎng)目標(biāo)，明確教學(xué)目的和重點(diǎn)，研究秘書(shū)崗位所需要的檔案管理工作的內(nèi)容和特點(diǎn)，使文秘專業(yè)檔案管理課程具有自己獨(dú)立的特色體系，而非沿襲傳統(tǒng)的培養(yǎng)檔案專業(yè)人才的檔案管理課程體系，應(yīng)使文秘人員具備應(yīng)有的檔案管理知識(shí)理論和技能，具有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，在文件處理階段有意識(shí)地、專業(yè)地進(jìn)行前段控制，在文件歸檔階段，具備立卷歸檔的基本技能，有能力把文秘工作中的文件和檔案管理程序真正交融在一起，保證檔案的質(zhì)量，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化，使文檔實(shí)體形成一體化、管理一體化、利用一體化，實(shí)現(xiàn)文書(shū)工作和檔案工作的完美銜接，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
2 與時(shí)俱進(jìn)，更新教學(xué)內(nèi)容，適應(yīng)就業(yè)崗位需求
高職院校應(yīng)選擇符合當(dāng)前職業(yè)教育和就業(yè)形勢(shì)的新教材，近年來(lái)，雖然有一些針對(duì)職業(yè)院校文秘專業(yè)的檔案管理教材出版，理論性和專業(yè)性降低了一些，也加入了技能訓(xùn)練環(huán)節(jié)，但基本仍是按照專業(yè)檔案管理的環(huán)節(jié)編排，與文秘工作實(shí)際不符。因此，在實(shí)際教學(xué)中我們應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)、大膽地更新教學(xué)內(nèi)容，突出文秘工作崗位中檔案管理的特點(diǎn)，貼近文秘工作實(shí)際，圍繞職業(yè)能力、辦公自動(dòng)化、信息化等要求選擇教學(xué)內(nèi)容，減少與工作實(shí)際缺少聯(lián)系的理論知識(shí)，跳過(guò)與高職學(xué)生專業(yè)培養(yǎng)無(wú)關(guān)的章節(jié)，增加具體實(shí)際應(yīng)用操作內(nèi)容。比如，目前文秘專業(yè)檔案管理課程教學(xué)內(nèi)容主要針對(duì)黨政機(jī)關(guān)，而高職院校學(xué)生的就業(yè)對(duì)象多是中小企事業(yè)單位，教學(xué)內(nèi)容與學(xué)生的就業(yè)崗位現(xiàn)狀嚴(yán)重脫節(jié)，無(wú)法滿足社會(huì)就業(yè)的需求，因此教學(xué)內(nèi)容應(yīng)著重基層企事業(yè)單位文秘人員文檔管理的知識(shí)和技能，適當(dāng)增加企業(yè)檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、工程檔案、設(shè)備檔案等管理知識(shí)，增強(qiáng)教學(xué)內(nèi)容的適應(yīng)性。又如當(dāng)前信息化時(shí)代，辦公自動(dòng)化及網(wǎng)絡(luò)化已廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，已嚴(yán)重影響到文檔管理的內(nèi)容和方法，文件的形成、處理、歸檔、管理、利用等都發(fā)生了相應(yīng)的巨大變化，而目前教材大多仍是針對(duì)傳統(tǒng)辦公環(huán)境的、紙質(zhì)載體進(jìn)行的，這就要求我們跟上時(shí)展的快速步伐，與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)更新教學(xué)內(nèi)容，增加檔案管理現(xiàn)代化教學(xué)內(nèi)容。
1．加強(qiáng)事業(yè)單位檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)
除了單位組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)外，為了適應(yīng)新形勢(shì)，迎接新挑戰(zhàn)，檔案工作者也需要進(jìn)行自我學(xué)習(xí)和自我創(chuàng)新。首先是意識(shí)創(chuàng)新。沒(méi)有創(chuàng)新的想法和認(rèn)識(shí)，檔案創(chuàng)新就無(wú)從談起。網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代是一種全新的時(shí)代，創(chuàng)新是這個(gè)時(shí)代的靈魂。要跟得上時(shí)代的步伐，廣大檔案工作者不僅要掌握基本的檔案知識(shí)，還必須學(xué)習(xí)檔案學(xué)以外的基本知識(shí)，不斷地充實(shí)自我，不斷地提高自我。其次是知識(shí)創(chuàng)新。當(dāng)前是科技和資訊日新月異的時(shí)代，各行各業(yè)的從業(yè)人員都必須優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，使自己成為適應(yīng)、符合時(shí)代要求專業(yè)人才，在充分學(xué)習(xí)檔案專業(yè)的學(xué)習(xí)基礎(chǔ)上，還要學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)軟硬件方面的學(xué)習(xí)。再次是能力創(chuàng)新。檔案工作者不但要有利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的應(yīng)用開(kāi)發(fā)的能力，還要有培養(yǎng)自己對(duì)新知識(shí)的補(bǔ)充和善于把知識(shí)轉(zhuǎn)化為對(duì)本單位提供有效服務(wù)能力，培養(yǎng)自己創(chuàng)造新理論、新技術(shù)的能力，以求變的態(tài)度和能力，適應(yīng)信息技術(shù)快速發(fā)展和更新?lián)Q代。
2．建立健全檔案管理制度
提高檔案管理水平建立健全檔案管理制度，讓各項(xiàng)規(guī)章制度必須要具有合理性和科學(xué)性，其規(guī)章制度必須要符合本單位檔案管理工作實(shí)際需要。第一，工作原則創(chuàng)新。傳統(tǒng)的工作理念已難以滿足新型的檔案管理工作要求，需要對(duì)工作原則創(chuàng)新，新型檔案管理工作是一條系統(tǒng)的鏈條，環(huán)環(huán)相扣，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的缺失或是脫節(jié)都會(huì)造成整個(gè)管理工作的失誤，新的工作原則要嚴(yán)格依據(jù)管理的要求進(jìn)行制定，使得檔案管理在工作的過(guò)程中充滿生機(jī)與活力。第二，堅(jiān)持協(xié)調(diào)發(fā)展。只有協(xié)調(diào)好各方面的聯(lián)系才能實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新檔案管理工作的完成，這也與當(dāng)今提倡的和諧發(fā)展理念相符合。
3．加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)
提高檔案管理現(xiàn)代化水平面對(duì)信息時(shí)代帶來(lái)的發(fā)展機(jī)會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)組成現(xiàn)代高新技術(shù)的出現(xiàn)，給檔案工作發(fā)展帶來(lái)巨大的變革。因此，要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，更好地服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展。加強(qiáng)事業(yè)單位信息化，可使檔案信息資源合理配置，科學(xué)管理，使其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，使之成為事業(yè)單位對(duì)檔案信息的需要，成為檔案工作創(chuàng)新的需要。
4．豐富檔案管理信息資源
隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作日益信息化、數(shù)字化、多元化，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，必須豐富檔案管理信息資源。首先，加強(qiáng)檔案館室的建設(shè)。隨著增多的企業(yè)發(fā)展年限，管理工作會(huì)越來(lái)越復(fù)雜，單位的資料也會(huì)越來(lái)越多，檔案管理工作是一項(xiàng)規(guī)范化、制度化很強(qiáng)的工作，需要加強(qiáng)檔案館室的建設(shè)，新的檔案館室的各項(xiàng)設(shè)備都要與當(dāng)前的信息技術(shù)發(fā)展相適應(yīng)，從管理的載體形式上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。其次，實(shí)現(xiàn)檔案館室的業(yè)務(wù)重組。業(yè)務(wù)重組是檔案管理的一大創(chuàng)新之舉，對(duì)于業(yè)務(wù)重組要形成這樣的局面:實(shí)現(xiàn)信息的收集與開(kāi)發(fā)，達(dá)到信息的服務(wù)與管理的目的，各項(xiàng)檔案載體共同管理，這樣的業(yè)務(wù)重組使得檔案館的功能變得異常強(qiáng)大，將多個(gè)功能集合與一體，同時(shí)也保證了檔案管理的有序進(jìn)行。
二、總結(jié)
隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)信息的存儲(chǔ)、 類、查詢等各方面提出了越來(lái)越高的要求。高校的檔案管理工作更好的朝著規(guī)范化、現(xiàn)代化的趨勢(shì)發(fā)展，以及使檔案信息開(kāi)發(fā)、收集、傳播和資源共享的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的更加完善，對(duì)檔案的管理者的素質(zhì)也提出了新的、更高的要求。檔案工作者積極提高自身素質(zhì)，拓寬知識(shí)層次，努力增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，才能提高高校檔案管理水平和檔案服務(wù)質(zhì)量。
1.當(dāng)前高校檔案人員的素質(zhì)狀況
檔案人員的素質(zhì)是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識(shí)、技能及各種基本素養(yǎng)等的總和。概括地說(shuō)就是從事檔案工作必須具備的基礎(chǔ)知識(shí)、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問(wèn)題的基本能力等。檔案人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，因而對(duì)檔案工作整體效能的發(fā)揮有著無(wú)可替代的作用。然而，如今很多高校的檔案人員素質(zhì)達(dá)不到要求。
1.1 業(yè)務(wù)水平不高，專業(yè)知識(shí)貧乏
檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案人員應(yīng)接受專業(yè)的教育培訓(xùn)，掌握專業(yè)知識(shí)，才能勝任此項(xiàng)工作。但目前大部分高校檔案人員實(shí)際情況是業(yè)務(wù)水平不高，專業(yè)知識(shí)貧乏。高校專職檔案人員中，很多都未接受過(guò)任何檔案專業(yè)教育或培訓(xùn)。另外，很大一部分更是非專業(yè)學(xué)歷人員較多，他們多半路出家，來(lái)自其它專業(yè)，這就使得他們的檔案專業(yè)知識(shí)貧乏，業(yè)務(wù)水平不高，其中不少人還停留在傳統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)和觀念上，不能運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)工具，缺乏信息開(kāi)發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識(shí)，這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展，嚴(yán)重制約著高校檔案各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。
1.2職業(yè)情感淡薄，主觀能動(dòng)性不強(qiáng)
當(dāng)前，在高校中有些檔案工作者事業(yè)心不強(qiáng)，職業(yè)情感淡薄，奉獻(xiàn)意識(shí)與敬業(yè)精神欠缺，不注重職業(yè)道德修養(yǎng)，業(yè)務(wù)上不精益求精，缺乏知識(shí)更新的主動(dòng)性與自覺(jué)性。加之檔案工作的性質(zhì)要求是細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)、環(huán)節(jié)多、程序多、耗時(shí)多，所以在完成工作的過(guò)程中時(shí)間的彈性非常大，使原本工作的思想會(huì)在很大程度上造成是“干良心活”的陰影，檔案管理工作者特有的工作性質(zhì)和工作環(huán)境給從業(yè)人員的“惰性”提供了生存的溫床。原因是高校專職檔案工作人員不多，而且工作環(huán)境相對(duì)封閉，在完成檔案收集工作這一環(huán)節(jié)后，和外面人員接觸的時(shí)間大大減少，“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”這是檔案工作者真實(shí)工作狀況。
1.3 制度的不統(tǒng)一，檔案人員素質(zhì)低
某些高校沒(méi)有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度，對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容也沒(méi)有明確的要求和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，僅僅是根據(jù)自己的理解和實(shí)踐在進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒(méi)有納入管理，同時(shí)，還有些高校在目標(biāo)管理考核方案中，尚未將檔案管理納入目標(biāo)考核，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。另外， 檔案管理人員學(xué)歷偏低、知識(shí)面較窄、不具備專業(yè)技能等因素也是影響檔案管理工作效率低、缺乏創(chuàng)新與活力的重要因素
2.高校檔案人員的素質(zhì)要求
2.1 要有較高的專業(yè)素質(zhì)
檔案工作人員應(yīng)該安心奉職工作，熱愛(ài)檔案事業(yè)，有較強(qiáng)的事業(yè)心，懂得文書(shū)學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識(shí)，熟悉黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)和方針政策，熟悉上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉高校內(nèi)部自己所從事的業(yè)務(wù)工作；能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識(shí)以及其他專業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于自己的工作實(shí)際，熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。
2.2 要有較高的職業(yè)道德修養(yǎng)
檔案人員的職業(yè)道德在檔案領(lǐng)域中的具體體現(xiàn)，主要包括以下幾個(gè)方面。不為名利，甘為人梯、熱心服務(wù)。檔案工作的職業(yè)活動(dòng)，社會(huì)職責(zé)，工作對(duì)象和工作手段決定了它本身是一項(xiàng)服務(wù)性，條件性的工作。其出發(fā)點(diǎn)和最終目的在于為社會(huì)主義現(xiàn)代化服務(wù)，為社會(huì)廣義物質(zhì)文明和精神文明服務(wù)，此外，檔案工作是為各項(xiàng)工作提供條件的。 因此，要求檔案專業(yè)人員必須具有為“人梯”，熱心服務(wù)的思想，想利用者之所想，急利用者所急，千方百計(jì)為利用者提供報(bào)務(wù)。
2.3 計(jì)算機(jī)的基本知識(shí)和操作技能
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在行政工作、業(yè)務(wù)工作中的普遍應(yīng)用，電子文件與電子檔案在各單位形成和使用的文件中所占比例越來(lái)越大，使電子檔案在檔案管理工作中的地位與重要性日益顯現(xiàn)。檔案工作者如果知識(shí)貧乏、老化、單一，面對(duì)新情況、新問(wèn)題就很能難有所突破。為了提高檔案信息工作的工作效率和工作質(zhì)量，提高檔案信息工作的現(xiàn)代化水平，高校的檔案信息部門(mén)基本上都已應(yīng)用了計(jì)算機(jī)管理，并且正在向著更深層次的應(yīng)用方向發(fā)展，如光盤(pán)技術(shù)、多媒體技術(shù)等等。這些都要求高校檔案信息管理人員必須掌握必要的計(jì)算機(jī)知識(shí)和熟練的操作技能。
2.4 具備高度的法治觀念
檔案管理工作，要求工作人員必須嚴(yán)格遵紀(jì)守法。而嚴(yán)格執(zhí)行法律的規(guī)定，必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律和檔案法規(guī)，嚴(yán)明黨的紀(jì)律，嚴(yán)格規(guī)范自己的行為。必須牢固樹(shù)立法律意識(shí)，全面提高法律知識(shí)水平，并把法律的規(guī)定運(yùn)用到日常業(yè)務(wù)中去，時(shí)刻依照法律規(guī)范自身的行為，自覺(jué)接受社會(huì)監(jiān)督和法律的約束。許多檔案記載著學(xué)校、老師或?qū)W生的機(jī)密。因此，檔案專業(yè)人員必須具有嚴(yán)格的保密觀念和良好的習(xí)慣。正確處理好保密與利用的關(guān)系。以確保學(xué)校檔案的安全。
2.5 要努力培養(yǎng)自己的綜合性知識(shí)
目前，隨著高校的發(fā)展，具有綜合性水平的檔案人員十分緊缺。對(duì)高校檔案管理人員來(lái)說(shuō)，其綜合性已超越了以往任何時(shí)期，除具有熟悉檔案信息管理專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力外，還必須具有對(duì)檔案信息資源進(jìn)行掃描加工、數(shù)量控制、質(zhì)量監(jiān)控、數(shù)據(jù)錄入以及擁有檔案信息化所需人、財(cái)、物的統(tǒng)籌兼顧管理等能力。因此，檔案人員要努力培養(yǎng)自己的綜合性知識(shí)與業(yè)務(wù)技能，才能適應(yīng)和滿足當(dāng)今學(xué)校發(fā)展的需求。
[關(guān)鍵詞]檔案管理;人員素質(zhì);對(duì)策;新形勢(shì)
隨著改革發(fā)展的不斷深入和信息技術(shù)的不斷革新,檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的作用日益突出,檔案管理專業(yè)化、技術(shù)化不斷增強(qiáng),這就要求檔案管理人員具備更新、更高、更強(qiáng)的能力和素質(zhì)。
一、檔案管理人員面臨的挑戰(zhàn)
檔案管理工作的突出特點(diǎn)是技術(shù)更先進(jìn)、內(nèi)容更豐富、分工更專業(yè)。技術(shù)更先進(jìn)集中體現(xiàn)在檔案管理中普遍采用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),極大地提高了檔案管理的效率和效果;內(nèi)容更豐富主要是由于知識(shí)爆炸時(shí)代衍生出更多的信息,許多重要信息都納入了檔案管理范圍之內(nèi);分工更專業(yè)意味著檔案管理作為一門(mén)專業(yè)化管理工作,已經(jīng)在眾多單位中得到重視和普及。然而,的檔案管理也必然伴隨著其自身固有的缺陷和弱點(diǎn),即保真、保密、保存、保讀取等難題。
二、檔案管理人員基本素質(zhì)
1.檔案專業(yè)工作人員的政治素質(zhì)。檔案專業(yè)工作人員必須具備社會(huì)上各類專業(yè)工作人員所應(yīng)共同具備的基本政治素質(zhì),即堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則,熱愛(ài)黨,熱愛(ài)社會(huì)主義,熱愛(ài)祖國(guó)和人民,堅(jiān)決執(zhí)行黨和國(guó)家的各項(xiàng)法律和各項(xiàng)方針政策,講道德,守紀(jì)律,不為名,不為利,不計(jì)較個(gè)人利益,有獻(xiàn)身精神。由于檔案工作具有一定的機(jī)密性和較強(qiáng)的政治性,因此,檔案專業(yè)工作人員尤應(yīng)具備守口如瓶、嚴(yán)守國(guó)家秘密的政治素質(zhì)。同時(shí),檔案工作的服務(wù)性特點(diǎn)還特別要求檔案專業(yè)工作人員應(yīng)具有良好的為人民服務(wù)的精神。
2.檔案專業(yè)工作人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案專業(yè)工作人員應(yīng)該安心本職工作,熱愛(ài)檔案事業(yè),有較強(qiáng)的事業(yè)心,懂得文書(shū)學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識(shí),熟悉黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)和方針政策,熟悉上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的各種業(yè)務(wù)規(guī)定,熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作;能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識(shí)以及其他專業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于自己的工作實(shí)際,熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。
3.檔案專業(yè)工作人員的知識(shí)素質(zhì)。檔案工作人員必須具有中等以上文化水平,除了掌握檔案學(xué)基本知識(shí)以外,還要掌握與自己所從事的專業(yè)工作相近的其他專業(yè)知識(shí),例如,檔案管理人員應(yīng)該掌握一定的歷史知識(shí)、古漢語(yǔ)知識(shí)和與檔案內(nèi)容有關(guān)的其他專業(yè)知識(shí)或與業(yè)務(wù)工作有關(guān)的科學(xué)技術(shù)知識(shí);檔案行政管理人員應(yīng)該掌握一定的領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理學(xué)、圖書(shū)館學(xué)、情報(bào)學(xué)等知識(shí)。只有掌握具備了相關(guān)的專業(yè)知識(shí),才能更好地從事檔案工作。
對(duì)檔案專業(yè)人員的素質(zhì)要求是由檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、目的和內(nèi)容所決定的。目前,我國(guó)有著龐大的檔案工作人員隊(duì)伍,其中不少人還停留在傳統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)和觀念上,不能運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)工具,缺乏信息開(kāi)發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識(shí),這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。因此,如何提高檔案工作者的綜合素質(zhì)已成為我們要解決的重要課題。
三、檔案管理人員素質(zhì)提升
檔案管理工作整體水平的提高關(guān)鍵在于人才素質(zhì)的提升,這既是當(dāng)前檔案管理工作的重點(diǎn),也是實(shí)踐中的難點(diǎn),提升檔案管理人員素質(zhì)具體需要從以下幾個(gè)方面著手。
1.營(yíng)造良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍。以往檔案管理工作中最突出的問(wèn)題就是缺乏競(jìng)爭(zhēng),檔案管理部門(mén)與單位其他部門(mén)之間沒(méi)有對(duì)比,檔案管理部門(mén)內(nèi)部人員之間沒(méi)有競(jìng)爭(zhēng),這極大地制約了檔案管理人員整體素質(zhì)的提升。因此,必須營(yíng)造良好的競(jìng)爭(zhēng)氛圍。首先,單位要改變對(duì)檔案管理部門(mén)的認(rèn)識(shí),樹(shù)立“檔案管理也能出效益”的理念,將其置于與其他部門(mén)同等重要的地位;其次,部門(mén)內(nèi)部要建立以“競(jìng)爭(zhēng)、激勵(lì)”為核心的文化氛圍,引導(dǎo)檔案管理人員的思想行為;最后,要制定一系列相關(guān)的政策和措施,落實(shí)和保障競(jìng)爭(zhēng)理念的實(shí)施。
2.建立完善的激勵(lì)體系。理論上,激勵(lì)包含正激勵(lì)和負(fù)激勵(lì)兩個(gè)方面,即獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰。實(shí)踐中,激勵(lì)機(jī)制的運(yùn)行可以極大地促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)能力的提高。
(1)獎(jiǎng)勵(lì)措施。針對(duì)檔案管理工作人員的表現(xiàn),可以制定一系列的獎(jiǎng)勵(lì)措施。例如,對(duì)作出創(chuàng)新貢獻(xiàn)、業(yè)務(wù)能力突出等相關(guān)人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)可采取物質(zhì)和精神相結(jié)合的方式,并充分利用提拔晉升、發(fā)放獎(jiǎng)金、精神鼓勵(lì)等具體方法。
(2)懲罰措施。建立以“末位淘汰制”為核心的懲罰體系,對(duì)工作不思進(jìn)取、成績(jī)落后的檔案管理人員采取待崗培訓(xùn)、停職停薪、辭退等處罰措施,切實(shí)改變以往那種“大鍋飯”的平均主義和“鞭打快?！钡腻e(cuò)誤思想。
3.健全考核評(píng)估制度。激勵(lì)機(jī)制的實(shí)施必須以公開(kāi)、公平、客觀的考核評(píng)估結(jié)果作為依據(jù),這就要求健全考核評(píng)估制度。
(1)制定考核標(biāo)準(zhǔn)?？己藰?biāo)準(zhǔn)從意識(shí)、能力、精神三個(gè)方面考慮,評(píng)價(jià)內(nèi)容細(xì)化為服務(wù)態(tài)度、服務(wù)效率、創(chuàng)新成果、安全保密、業(yè)務(wù)操作、管理水平、學(xué)習(xí)成效、工作作風(fēng)等多個(gè)項(xiàng)目,廣泛征求群眾意見(jiàn),設(shè)立相應(yīng)的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)行定量和定性評(píng)分。
(2)客觀的考核。考核過(guò)程中,可以考慮采取360度考核策略,即從服務(wù)對(duì)象、領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理內(nèi)部員工、其他部門(mén)員工多個(gè)角度進(jìn)行測(cè)評(píng),確保評(píng)估結(jié)果的公正、客觀和公平。
4.加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)。培訓(xùn)和學(xué)習(xí)是提升檔案管理人員素質(zhì)的直接途徑,在培訓(xùn)方面:第一,促進(jìn)培訓(xùn)的經(jīng)?；?、制度化。實(shí)踐中,許多單位對(duì)于檔案管理人員缺乏培訓(xùn),或采取隨機(jī)培訓(xùn)的方式,這實(shí)際上不利于檔案管理人員素質(zhì)的提高?？梢钥紤]將培訓(xùn)工作納入單位發(fā)展規(guī)劃或年度工作計(jì)劃,有針對(duì)性地開(kāi)展培訓(xùn)工作,確保實(shí)效。第二,培訓(xùn)方式多樣化。以往大多采取聽(tīng)報(bào)告、講座的方式,內(nèi)容枯燥無(wú)味,應(yīng)用性不強(qiáng)。如果能夠結(jié)合參觀訪問(wèn)、實(shí)習(xí)交流等多種形式,培訓(xùn)的效果將會(huì)更加突出。第三,及時(shí)檢驗(yàn)培訓(xùn)成果。以往都是重視培訓(xùn)組織,輕視效果檢查,這難以調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性,因此,必須建立培訓(xùn)后的考試、考察制度,及時(shí)鞏固培訓(xùn)成果。
