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序論：在您撰寫檔案整理知識時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
1.1二者具有相似的管理流程
我國一直將傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)分為檔案接收與征集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計及利用服務(wù)六個環(huán)節(jié)。對文件及檔案實現(xiàn)集成管理，檔案管理與知識管理具有比較相似的管理流程，都是針對文件、檔案或知識等管理分散的對象進行存儲并集中，之后對其加工整理實現(xiàn)有序化，再進行鑒定評價后實現(xiàn)其利用價值的優(yōu)化，在利用中不斷產(chǎn)生新的文件、檔案或知識，并進行相應(yīng)的收集存儲。
1.2二者具有相似的管理技術(shù)
文件、檔案在數(shù)字化環(huán)境下，在不同形式的信息系統(tǒng)中產(chǎn)生流轉(zhuǎn)，而文件、檔案在非數(shù)字化環(huán)境下為適應(yīng)其要求，也要進行數(shù)字化處理。所以，現(xiàn)代檔案管理的所有環(huán)節(jié)都離不開現(xiàn)代信息技術(shù)。在快速發(fā)展的信息技術(shù)中產(chǎn)生了知識管理，它也需要應(yīng)用計算機、通訊及網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)予以實現(xiàn)。二者都需要采用數(shù)據(jù)庫、文本挖掘、信息、搜索引擎、信息安全等有關(guān)技術(shù)，由此可見，它們都需要現(xiàn)代信息技術(shù)進行支撐。
2、檔案管理與知識管理的不同點
檔案管理以管理層面來說，主要是一系列管理技術(shù)方法，也是專業(yè)管理活動；知識管理不只如此，還屬于管理方式、價值及管理理念范疇，并涉及組織更系統(tǒng)的管理體系與方法論。以管理深度來說，檔案管理在傳統(tǒng)上主要管理文件、檔案實體；知識管理側(cè)重于管理文件、檔案內(nèi)容。以管理范圍來說，檔案主要管理文件、檔案等對象；知識管理除此之外，還要對圖書情報的外源顯性知識及頭腦的隱性進行知識管理。檔案管理在管理上更重視對文件、檔案的真實性、完整性及可靠性的保護，實現(xiàn)文件、檔案的長遠(yuǎn)價值、憑證價值與保存價值；知識管理更重視文件、檔案及相關(guān)知識的可用性，實現(xiàn)知識的現(xiàn)實價值、情報性價值與利用價值。在管理特點上，檔案管理更重視管理文件、檔案的制度化、規(guī)范化及程序化；知識管理在管理體系上側(cè)重于寬松、易于創(chuàng)新。
3、檔案管理與知識管理之間的關(guān)系
3.1檔案管理利用知識管理得到提升
主要體現(xiàn)在兩個方面，一是知識管理能夠?qū)n案管理領(lǐng)域進行不斷拓展，傳統(tǒng)的檔案管理過于重視檔案與文件、檔案與圖書情報的差異比較，更限于保管歷史記錄，而不愿為現(xiàn)實工作提供服務(wù)，與價值創(chuàng)造過程相脫離，進而對發(fā)揮自身作用的領(lǐng)域具有很大的局限性。知識管理要求在其管理范圍中納入文件、檔案等多種載體形態(tài)的知識，并對其進行有效整合與集成，構(gòu)建較為系統(tǒng)的知識資源體系。知識管理關(guān)注于在各項經(jīng)營、生產(chǎn)、管理活動中對知識的共享、創(chuàng)造與應(yīng)用，使其為價值創(chuàng)造活動提供直接服務(wù)。二是知識管理可以提升檔案管理的價值，傳統(tǒng)檔案管理中重視保管而忽視利用，采取借閱、查卷、復(fù)印等比較傳統(tǒng)的手段，只是為檔案提供簡單的被動服務(wù)，沒有實現(xiàn)用戶對知識與信息的需求，無法為經(jīng)營、生產(chǎn)、管理活動提供有效服務(wù)。知識管理側(cè)重于利用先進的信息技術(shù)，采取智能化、現(xiàn)代化、人性化手段，為用戶深層的主動提供信息、知識服務(wù)，進而使知識價值得到實現(xiàn)，核心競爭力得到提升。
3.2檔案管理對于知識管理具有促進作用
【摘要】新時期，文書檔案管理工作必須要與時俱進，使自身的發(fā)展與社會發(fā)展節(jié)奏相適應(yīng)，并通過不斷地開拓創(chuàng)新，提高檔案整理和歸檔質(zhì)量。為了進一步促進文書檔案管理改革工作的有序開展，強化和規(guī)范檔案管理工作，本文先著重分析了現(xiàn)階段文書檔案管理中存在的問題，并在此基礎(chǔ)上提出一些提高管理質(zhì)量的策略。
關(guān)鍵詞 新時期；文書檔案；年度整理；歸檔；質(zhì)量
文書檔案年度整理歸檔工作是一項最基本的檔案業(yè)務(wù)工作，在基層各單位檔案工作中占據(jù)著非常重要的地位。文書檔案歸檔質(zhì)量的好壞是一個單位檔案工作水平的具體體現(xiàn)，它對于檔案利用工作的開展具有非常重要的影響和意義。近年來，我國通過各項政策來促進文書檔案立卷的改革，大大提高了文書檔案管理的效率，取得了很好的成效，再加上“8 號令”的實行，要求更加重視年度整理歸檔工作。但是從現(xiàn)階段文書檔案管理的細(xì)節(jié)上來看，仍然存在一些亟待改善的環(huán)節(jié)。
一、現(xiàn)階段文書檔案管理中存在的問題分析
（一）重視程度不夠。一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的重要性沒有足夠的認(rèn)識，因此在工作中也并不重視這方面的關(guān)注和投入，從而導(dǎo)致文書檔案管理工作的資金投入和人力投入都比較匱乏，那么工作質(zhì)量就難以得到有效的保障。再加上文書檔案管理方式比較落后，管理人員與外界的聯(lián)系比較少，知識結(jié)構(gòu)更新緩慢，從而導(dǎo)致文書管理工作的效率和質(zhì)量都比較低。
（二）文書檔案收集存在困難。在實際的管理中我們可以看到，一些科室忽視了對文書檔案的收集和整理，這主要是由于單位領(lǐng)導(dǎo)存在“重經(jīng)營、輕檔案”的錯誤思想，在這種情況下，就容易導(dǎo)致工作人員工作的積極性和主動性低下，在文書檔案收集方面不用心、也不認(rèn)真，檔案的完整收集存在較大的困難，難以與檔案的年度整理歸檔工作有機銜接起來。
（三）文書檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。很多機關(guān)單位由于不重視文書檔案管理工作，因此沒有對檔案管理人員的培訓(xùn)進行較多的投入，長期缺乏專業(yè)的理論知識培訓(xùn)，這樣就會使職工在文書檔案管理的相關(guān)知識和技能方面停滯不前，無法與不斷進步的信息技術(shù)相適應(yīng)，難以滿足新時期文書檔案管理工作的各項要求。
（四）現(xiàn)代化程度比較低。因為經(jīng)費投入不足等原因，導(dǎo)致很多機關(guān)單位庫房的設(shè)備難以滿足文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的最低要求，檔案安全保管的標(biāo)準(zhǔn)和信息化程度也比較低，從而導(dǎo)致管理質(zhì)量低下。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案管理的現(xiàn)代化程度已經(jīng)成為檔案管理效率提高的一個重要原因。
二、新時期提高文書檔案整理歸檔質(zhì)量的策略分析
（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重視。在各單位的管理過程中，文書檔案管理都是必不可少的，領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到這一點，并在全體職工中大力宣傳，把文書檔案工作作為提高機關(guān)單位整體管理水平的一個重要途徑，使全體職工都要有較高的檔案意識，及時把檔案材料上交整理存檔。嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求完成公文處理和立卷歸檔管理工作。與此同時，在檔案的管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常給予正確的指導(dǎo)和必要的督促，幫助工作人員解決文書檔案管理中遇到的問題，進一步做好文書檔案工作。
（二）提高文書檔案管理工作人員的綜合能力。一支高素質(zhì)、高質(zhì)量、高水平的工作人員隊伍是新時期做好文書檔案管理工作，提高管理質(zhì)量和管理水平的必要條件。針對這一情況，各單位必須要做好理論教育和情感教育，一方面通過理論教育和思想指導(dǎo)，加強文書檔案管理工作人員對國家文書檔案管理各項規(guī)章制度的認(rèn)識和了解，從而有效促進工作人員檔案意識和思想覺悟的提高。另一方面，要對文書檔案管理人員的專業(yè)技能素質(zhì)給予充分的重視，通過各項培訓(xùn)工作來促進職工專業(yè)素質(zhì)和技能的提高，為新時期文書檔案管理提供人力資源支持。
（三）提高文書檔案管理工作的現(xiàn)代化程度。科技化和信息化是時展的潮流趨勢，所有行業(yè)都開始將信息技術(shù)應(yīng)用于本行業(yè)中，使其更好地推動行業(yè)的發(fā)展和進步。文書檔案管理也是如此。在今后的檔案管理工作中，要順應(yīng)時展的潮流，將信息化技術(shù)充分應(yīng)用于文書檔案管理工作中來，例如辦公自動化手段應(yīng)用到文書檔案管理中可以實現(xiàn)辦公文件快速傳遞和分享，從而使文書檔案的整理和歸檔效率得到大大的提高，最終實現(xiàn)真正的文書檔案管理信息化。
總的來說，在各單位管理工作中，文書檔案管理都是必不可少的部分。新時期，信息技術(shù)飛速發(fā)展，并在各個領(lǐng)域得到廣泛的應(yīng)用，這就為文書檔案管理提供了一個新的發(fā)展機遇。各單位的領(lǐng)導(dǎo)要正確認(rèn)識文書檔案管理工作的重要性，并加強這方面的資金、人力等方面的投資，通過創(chuàng)新管理方法，完善管理制度，促進文書檔案管理工作逐漸向現(xiàn)代化、規(guī)范化和高效化的方向發(fā)展。
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一、知識產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)權(quán)特征
知識產(chǎn)權(quán)是一種財產(chǎn)權(quán)，一種特殊的、受到專門法律保護的無形的智力成果權(quán)。按照我國現(xiàn)行《民法通則》規(guī)定，我國境內(nèi)的自然人、法人及社會單位依法享有包括動產(chǎn)、不動產(chǎn)及智力成果的所有權(quán)。這些智力成果權(quán)包括人們常說的專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)及鄰接權(quán)、其他智力成果權(quán)如集成電路設(shè)計、計算機軟件等等，還包括自然人、法人及其他社會單位所擁有的商業(yè)秘密等。
正因為知識產(chǎn)權(quán)屬于財產(chǎn)權(quán)，所以知識產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)權(quán)特征明顯體現(xiàn)出與所有權(quán)同樣的“對世權(quán)”特征，也就是說，知識產(chǎn)權(quán)的主體即知識產(chǎn)權(quán)所有權(quán)人依法所擁有的知識產(chǎn)權(quán)，并非對特定人而是對除知識產(chǎn)權(quán)所有權(quán)人以外的所有人具有效力，換句話說，就是知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利人依法擁有知識產(chǎn)權(quán)的專有權(quán)。
注意到知識產(chǎn)權(quán)的這個“對世權(quán)”特征，對于開展知識產(chǎn)權(quán)檔案管理具有直接與重大意義。因為通常而言，我們所熟悉的“現(xiàn)行檔案”（姑且這樣說，以便于與歷史檔案館中的“歷史檔案”相對應(yīng)）在相當(dāng)大的程度上是以社會組織（企業(yè)、事業(yè)單位、社會團體、社會經(jīng)濟組織等）內(nèi)部形成的文件為主，其服務(wù)對象基本上是“內(nèi)部人”而非“外部人”為主的。但是知識產(chǎn)權(quán)可以說是從其形成開始，就是針對知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利人之外的其他人的，是以限制“外部人”為對象的。這或者是知識產(chǎn)權(quán)檔案與我們傳統(tǒng)意義上的“企業(yè)檔案”等檔案管理相比最突出的特征之一。
二、知識產(chǎn)權(quán)的依法取得與保護特征
按照《民法通則》規(guī)定，人們對財產(chǎn)權(quán)的取得方式包括原始取得、傳來取得兩種方式，而知識產(chǎn)權(quán)作為一種民事權(quán)利，既可以通過“生產(chǎn)”的原始方式如申請專利、商標(biāo)注冊、發(fā)表著作等方式取得，也可以通過對專利權(quán)轉(zhuǎn)讓、注冊商標(biāo)轉(zhuǎn)讓等傳來取得方式依法取得。這是一個知識產(chǎn)權(quán)的明顯特征，而知識產(chǎn)權(quán)檔案最大的作用正在于保存知識產(chǎn)權(quán)取得的過程及其相應(yīng)的結(jié)果――也就是各種類型的知識產(chǎn)權(quán)文件。
以專利權(quán)的取得為例。按照我國《專利法》與《專利法實施細(xì)則》的規(guī)定，申請人應(yīng)當(dāng)按照法律規(guī)定向我國專利管理機關(guān)――國家知識產(chǎn)權(quán)局專利局提出專利申請，專利局在接收到專利申請文件后即按照相應(yīng)的程序?qū)＠暾堖M行審查（對于發(fā)明專利這個審查過程包括形式審查和實質(zhì)審查；對于實用新型專利和外觀設(shè)計專利則只進行形式審查）以后，根據(jù)《專利法實施細(xì)則》規(guī)定的具體內(nèi)容對其申請分別做出駁回、補正、公開或授權(quán)決定。如果專利申請人不服專利局做出的審查決定，還可以依法提出專利復(fù)審、專利無效的行政復(fù)議，或者在中級人民法院提訟。由此可見，專利權(quán)的取得是按照我國相關(guān)法律進行的。附帶說一句，由于我國近年來專利申請的數(shù)量激增，所以雖然專利局在不斷擴大審查員數(shù)量，也仍然不能滿足需要，專利申請的審查時間往往比較長，少則一兩年，多則數(shù)年，在知識產(chǎn)權(quán)檔案管理中不考慮這個現(xiàn)實是不可能的。
商標(biāo)權(quán)的取得與專利權(quán)有許多類似的方面，就不再多說。
著作權(quán)的取得，有一些與專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)的不同方面。各種著作權(quán)如文字、圖像、圖形（包括符合著作權(quán)規(guī)定的產(chǎn)品設(shè)計圖、建設(shè)物設(shè)計圖）、實物模型、計算機軟件等等，是在作品發(fā)表之后就隨之取得的。為了更有效保護作品，可以采取進行版權(quán)登記的方式進行更加有效的保護。在知識產(chǎn)權(quán)保護中，需要更加注意商業(yè)秘密的保護，由于商業(yè)秘密具有只有少數(shù)人知曉的特點，就更加需要及時歸檔，以保全證據(jù)。
在依法取得（包括各種取得方式所取得的知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利）知識產(chǎn)權(quán)之后，知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利人（專利權(quán)人、商標(biāo)權(quán)人、著作權(quán)人等等）就可以依法對侵犯自己知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利的人予以追究，在這種情況下，對具有法律追溯規(guī)定的方面更加需要保持檔案證據(jù)。
三、知識產(chǎn)權(quán)的程序性特征
簡而言之，知識產(chǎn)權(quán)法律體系中的各個單行法（專利、商標(biāo)、著作權(quán)、計算機軟件登記等）都屬于“程序法”，即規(guī)定知識產(chǎn)權(quán)各項權(quán)利的取得、使用、終止等一切活動，都必須依照規(guī)定的法律程序進行。對于從事檔案管理的人員而言，意味著在收集、整理、管理知識產(chǎn)權(quán)檔案時，必須時刻關(guān)注知識產(chǎn)權(quán)的這種程序性特點。檔案管理人員所耳熟能詳?shù)脑谑占須w檔文件的過程中，應(yīng)當(dāng)“尊重文件的形成規(guī)律，保持文件形成特點，體現(xiàn)文件形成過程及結(jié)果”就具體表現(xiàn)在整個知識產(chǎn)權(quán)檔案管理過程中需要按照這種程序性特征來組織案卷和進行館藏管理。
例如，在專利的申請過程中，按照專利法的相關(guān)程序，可以把整個專利申請審查過程劃分為申請階段、審查階段、授權(quán)階段這樣三個階段。那么，在收集整理專利檔案時，就可以按照專利申請審查階段組織案卷、排列卷內(nèi)文件，不能按照文書檔案中常用的按照文件形成的時間特征進行整理，這就可以保持整個專利審查程序中形成的文件完整無缺。所以，管理好知識產(chǎn)權(quán)檔案，就必須對知識產(chǎn)權(quán)法律程序特征有一個全面、完整、清晰的了解，否則的話，會給知識產(chǎn)權(quán)檔案的提供利用帶來不必要的混亂與麻煩。
四、知識產(chǎn)權(quán)依法取得經(jīng)濟效益特征
我們知道，財產(chǎn)權(quán)都可以產(chǎn)生一定的經(jīng)濟效益，知識產(chǎn)權(quán)同樣可以產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟效益。例如，按照我國1998年頒布的《公司法》中的相關(guān)規(guī)定，股東可以以貨幣、實物、工業(yè)產(chǎn)權(quán)（自己所擁有的專利、注冊商標(biāo)）、非專利技術(shù)（技術(shù)訣竅）、土地使用權(quán)等作價出資；同時規(guī)定，股東在以實物、工業(yè)產(chǎn)權(quán)、非專利技術(shù)或者土地使用權(quán)出資的，應(yīng)當(dāng)依法辦理其財產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)移手續(xù)。
除此以外，作為一種財產(chǎn)權(quán)，知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利人還可以通過“知識產(chǎn)權(quán)貿(mào)易”的形式、以專利或者商標(biāo)權(quán)許可、轉(zhuǎn)讓等方式取得相應(yīng)的經(jīng)濟效益。
現(xiàn)代市場經(jīng)濟可以說是一個建立在自由貿(mào)易基礎(chǔ)上的經(jīng)濟運行體制，在推崇自由貿(mào)易主義的市場經(jīng)濟競爭中，法律所許可的給予知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利人的一定程度及范圍上的技術(shù)壟斷與市場壟斷行為，對于強化企業(yè)乃至一個國家或者地區(qū)的整體競爭力具有舉足輕重的作用，如果擁有強大的知識產(chǎn)權(quán)壟斷為后盾，一方面可以充分利用其知識產(chǎn)權(quán)獲取直接經(jīng)濟利益，例如我們所熟知的我國作為DVD生產(chǎn)大國，每年要向歐、美、日等DVD專利擁有者交納十幾、幾十美元的高額專利使用費，而我國企業(yè)則在除去必要的成本后，，只能獲得區(qū)區(qū)1美元的“利潤”；另一方面，企業(yè)甚至可以把自己擁有的專利技術(shù)等知識產(chǎn)權(quán)設(shè)法變成國際標(biāo)準(zhǔn)，從而全面引導(dǎo)、控制市場走向。
在我國相當(dāng)多的企業(yè)中，滿足于OEM生產(chǎn)、重視資金積累、著眼于眼前利益的企業(yè)比比皆是，而關(guān)注自主技術(shù)創(chuàng)新、重視技術(shù)積累、著眼于未來市場的企業(yè)卻比較稀少，通過技術(shù)貿(mào)易獲取高額回報則更為罕見。在各種類型的技術(shù)貿(mào)易中，都需要以有效、準(zhǔn)確、全面系統(tǒng)的檔案為依據(jù)，才能夠取得的。在我國引進技術(shù)的過程中，已經(jīng)不止一次地發(fā)生過我國企業(yè)由于不重視或者不了解知識產(chǎn)權(quán)特征，而遭受嚴(yán)重?fù)p失的案例，應(yīng)當(dāng)引起我們的高度重視。
五、知識產(chǎn)權(quán)的法律性憑證特征
檔案本質(zhì)特點之一就是原始憑證性或者原始證據(jù)性，而在知識產(chǎn)權(quán)中，對檔案所具備的這種法律特征簡直可以說是不謀而合。
知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利的最大特點之一在于其法律許可性，但是這種法律許可性需要一系列的知識產(chǎn)權(quán)法律性文件來支持，一個覆蓋了知識產(chǎn)權(quán)活動全過程的、對全部有效知識產(chǎn)權(quán)過程形成文件予以歸檔保存的知識產(chǎn)權(quán)檔案，才能在知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利人依法使用及依法進行維權(quán)時取得積極主動地位。
因此，在知識產(chǎn)權(quán)檔案管理過程中，堅持做到保持知識產(chǎn)權(quán)法律文件的完整、系統(tǒng)、有效，保持知識產(chǎn)權(quán)文件的直接證據(jù)特征與證據(jù)鏈特征，就成為保持知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利有效的基本要求，這樣，知識產(chǎn)權(quán)人在依法主張自己的權(quán)利、合法使用自己的權(quán)利過程中，就處于十分有利的地位；反之，如果不能充分保持知識產(chǎn)權(quán)檔案的這種法律憑證特征，而是按照通常的檔案管理方式進行管理，必然達不到知識產(chǎn)權(quán)活動中的要求。
如在整理專利申請文件過程中，就需要把所有具有原始憑證作用的文件都收集完整，一些看起來沒有什么意義的文件、如寄發(fā)專利申請時的掛號信收據(jù)、專利審查機構(gòu)向企業(yè)寄發(fā)專利文件時的信封、寄發(fā)各種費用（如申請費、專利申請維持費、注冊費、年費等等）時的費用憑證和專利審查機構(gòu)出具的費用收據(jù)等等，實際上都應(yīng)當(dāng)作為專利檔案的收集內(nèi)容。因為這些看起來好像沒有什么作用、但是實際上可以證明專利申請過程完整性的文件，在必要時就是具有法律效力的有力證據(jù)。而那些侵權(quán)人所形成的文件是不可能具備這種完整的證據(jù)鏈特征的。
一、重要性
在我國人力資源管理中，人事檔案是員工成長過程中所形成的具有真實性、動態(tài)性和機密性的檔案材料，是一個單位人力資源管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，同時，檔案材料的完整也關(guān)系到員工自身的切身利益。
（一）選拔人才依據(jù)。在進行人才選拔時，為了全面而客觀地考察人才，除了了解當(dāng)事人當(dāng)前各方面的表現(xiàn)外，還要充分地查閱他的歷史檔案。通過對人才檔案記錄材料的查閱，客觀地了解關(guān)于人才的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治立場、能力評價、獎懲情況等相關(guān)信息，為選拔人才提供依據(jù)。此外，通過高效而優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理，還能為人才業(yè)績考核等工作提供有效支持。所以說，人事檔案材料的完整性和規(guī)范化的管理工作，關(guān)系到每一個員工的前途和切身利益，關(guān)系到單位的長遠(yuǎn)發(fā)展，關(guān)系到對于人才的公正評判。
（二）實現(xiàn)人力資源的最佳配置。每一個員工的特質(zhì)都不盡相同，其特長也存在著千差萬別。只有實現(xiàn)了對人力資源的最佳配置，才能確保將每一個員工安排到最適合他的崗位上。要想實現(xiàn)對人力資源的最佳配置，就必須對每一個員工的人事檔案材料認(rèn)真收集，細(xì)致整理、全面分析、準(zhǔn)確評價。隨著時間和環(huán)境方面發(fā)生的變化，員工的崗位變動和優(yōu)勝劣汰更是在所難免，此時人事檔案管理就顯得更加重要。
二、人事檔案管理弊端
現(xiàn)階段，我國在人事檔案管理方面還存在著一些弊端，主要在于它同現(xiàn)今的社會形勢存在著脫節(jié)。尤其是不少單位已經(jīng)普遍地推行了全員聘任制，但在檔案管理的機制上卻仍然沿用舊的管理模式。在市場經(jīng)濟不斷飛速發(fā)展的今天，積極地引進人才，對于一個單位的發(fā)展來說是至關(guān)重要的。然而，由于當(dāng)今人才流動的頻繁，檔案來源比以前要廣泛得多，也要復(fù)雜得多，再加上檔案所記載的對象在身份上的不確定性，在檔案管理上可以說比以前要紛繁復(fù)雜許多。
（一）收集歸檔的不全面性。人事檔案是員工從上學(xué)起乃至今后工作中伴隨學(xué)習(xí)、升遷等成長過程中形成的記錄材料。基層單位人事檔案管理是根據(jù)傳統(tǒng)的方式方法進行的。它大多數(shù)記錄的是員工在工作單位最基本的信息，而且主要偏于政治方面，并未記錄能體現(xiàn)相對個人工作能力、個性特點的相關(guān)內(nèi)容。同時，隨著市場經(jīng)濟提倡多元化人才交流，員工對成長過程中所形成的材料對個人影響的重要性缺乏認(rèn)識，基層單位也沒有專業(yè)或?qū)Ｂ殭n案管理人員，缺乏必要的保管設(shè)施及專業(yè)的管理技能，而導(dǎo)致人事檔案材料歸檔不及時、缺項、缺失，影響了檔案的完整性以及時效性。檔案材料不完整、管理落后是現(xiàn)今基層人事檔案管理中普遍存在的問題。
（二）管理者綜合素質(zhì)偏低。開展信息化的檔案資源管理是時展的趨勢，要求管理者務(wù)必熟練操作計算機，使用相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及各種檔案管理的軟件，學(xué)會發(fā)掘更多檔案信息的價值等。但從實際現(xiàn)狀來看，基層檔案管理者的綜合素質(zhì)偏低，根本無法應(yīng)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息軟件進行辦公，僅僅只是憑借自身的經(jīng)驗開展工作，難以提高檔案管理的效果，更不用說展開信息化的建設(shè)。
（三）檔案管理形式多種多樣?；鶎訂挝坏臋n案資料主要以紙質(zhì)為主。隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用有些單位也開始向電子化檔案發(fā)展。但是在基層單位檔案的管理過程中存在著一些問題。首先，檔案材料沒有進行有效整合，各個部門分別按各自的方式方法管理對應(yīng)的材料，很少進行交流與數(shù)據(jù)共享，一旦需要查找某個員工的相關(guān)資料，那么就需要花費更多的時間，不利于檔案利用效率的提高。假如有進行信息化管理的，也沒有充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用。所以，要使基層人事檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理落實到實處還有很多工作要做。
三、檔案管理對策
（一）全面檔案內(nèi)容。人事檔案的不全面性主要是因為舊的管理體制所限，人事人員都是按照傳統(tǒng)方式來記錄與收集人事信息。人事檔案管理者的不專業(yè)、崗位不確定性以及人才頻繁流動也是造成檔案資料不全面、缺失、時效性差的原因?；鶎訂挝粦?yīng)加強對人事檔案管理重要性的認(rèn)識，檔案管理人員要專職、專業(yè)培訓(xùn)。要及時收集、追蹤個人檔案資料。檔案內(nèi)容的收集應(yīng)該加強員工的個人能力包括組織能力、協(xié)調(diào)溝通能力、合作精神、創(chuàng)新意識以及心理素質(zhì)等方面資料，這些能反映一??人的綜合素質(zhì)，而不是僅限于學(xué)歷程度及政治表現(xiàn)。除了這些內(nèi)容的收集，還需要將當(dāng)事人平時的工作業(yè)績、工作情況以及他們在活動中的表現(xiàn)予以考核的情況也要及時歸檔。為全面、完整地體現(xiàn)員工的個人檔案內(nèi)容，還要將他們在學(xué)術(shù)與技術(shù)上的成果予以記錄歸檔。
（二）積極開展數(shù)字檔案的建設(shè)。隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用，我國各單位檔案資料也開始向數(shù)字化檔案方向發(fā)展。但是，除基層單位檔案的管理方式和數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施落后的影響外還存在著一些問題。首先，檔案信息資源沒有進行有效整合。其次，沒有充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用。單位在使用信息技術(shù)進行檔案管理時，通常只利用到檔案管理系統(tǒng)最基本的功能，即信息資料的收集、記錄與查找的功能，而信息數(shù)據(jù)的整理、分析、反饋等功能卻沒有得到很好的使用。信息化管理技術(shù)強大的功能就是數(shù)據(jù)分析功能，所以才能在各個領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。為此，要提高信息化、數(shù)字化建設(shè)的意識，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度和措施，加強檔案管理人員的綜合能力及安全意識是基層單位迫切需要做的工作。
（三）?M行人事檔案方面的業(yè)務(wù)建設(shè)。如今，在市場經(jīng)濟不斷發(fā)展完善的國情下，人事檔案管理也必須同市場經(jīng)濟體制相得益彰，來更好地為市場經(jīng)濟機制服務(wù)。人事檔案就是在市場經(jīng)濟機制下，尤其是在全員聘任制已普遍開展的前提下的一種全新的檔案管理模式。選擇一家誠信可靠的人事檔案托管機構(gòu)，可以有效地減輕單位在人事檔案管理方面的負(fù)擔(dān)，節(jié)省在人事檔案管理方面的成本，使人事檔案管理工作更加優(yōu)化。
除了以上三點之外，我們還應(yīng)當(dāng)積極加強人事檔案的保密性方面的建設(shè)，堵住在檔案管理環(huán)節(jié)中的任何漏洞。另外，在不影響相互檔案信息保密性的前提下，我們還可以同兄弟單位之間開展一些檔案信息資源共享方面的工作，這樣有利于我們同兄弟單位的合作共贏。
（四）加強檔案人員培訓(xùn)力度。在目前基層人事檔案管理的團隊當(dāng)中，缺乏熟悉業(yè)務(wù)知識、同時又能夠精通相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型人才。所以人事管理部門應(yīng)當(dāng)對檔案部門的管理人員加強綜合培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括了管理軟件的應(yīng)用、計算機的日常操作以及數(shù)據(jù)庫的維護、圖像的處理等等，同時加強業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力培訓(xùn)，更新檔案管理人員的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，進行相關(guān)考核后發(fā)放管理證。建議在未來開展信息化的檔案建設(shè)過程當(dāng)中，基層所有檔案管理工作人員務(wù)必持證工作，不斷學(xué)習(xí)關(guān)于檔案建設(shè)的理論知識，全面提高人事管理部門檔案建設(shè)團隊的綜合素質(zhì)。
1 市政企業(yè)檔案信息化建設(shè)的途徑
首先，采取多種途徑，引起領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識程度和支持，決定了企業(yè)在單位檔案管理上的投入，也決定了企業(yè)檔案數(shù)字化的可能性。這就要求檔案管理人員發(fā)揮積極性、主動性，通過不同的渠道和方法，想方設(shè)法讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)看到檔案數(shù)字化、信息化帶來的好處，必要時，可以借助專業(yè)管理機構(gòu)進行推介，也可通過其他單位的成功經(jīng)驗交流學(xué)習(xí)的機會，讓單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識、接受、進而支持企業(yè)的檔案管理數(shù)字化和信息化。
另外，要從電子計算機硬件的配備上入手，提高企業(yè)檔案室計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平，這也是采集檔案信息，實現(xiàn)資源數(shù)字化的關(guān)鍵一步。在深化檔案管理制度改革的同時，要簡化傳統(tǒng)的檔案整理方法，對永久性保存的紙質(zhì)檔案仍可采用傳統(tǒng)方式立卷，其余則一律通過計算機建立“虛擬卷”。這樣，可以將工作中心轉(zhuǎn)向檔案信息的開發(fā)上，同時，也使用了計算機管理的特點，有利于檔案工作管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2 檔案數(shù)字化采集與輸入
檔案數(shù)據(jù)的采集應(yīng)先易后難，從一般性檔案入手，也可以利用計算機的搜索引擎，為檔案管理提供搜索服務(wù)。利用市政系統(tǒng)開發(fā)的檔案管理平臺軟件進行數(shù)據(jù)輸入，從而形成數(shù)字化檔案管理資源。然后，建立一個可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，把每次采集的數(shù)據(jù)進行主要信息提取，建立可以通過不同主題詞都能夠搜索的檔案信息。進行檔案目錄的輸入、保存，形成具有規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性檔案目錄數(shù)據(jù)庫。
舊有的市政企業(yè)關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以市政企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時設(shè)立和調(diào)整類目。
3 解決檔案數(shù)字化人才問題
引進和培養(yǎng)掌握檔案管理與數(shù)字化技術(shù)的人才是實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的關(guān)鍵。電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。許多企業(yè)往往把檔案室當(dāng)成“閑差”，對其應(yīng)有的專業(yè)能力不重視，也有一些年輕人，不愿意“悶”在大量的案卷、圖紙、資料的梳理中，在一定程度上，影響了檔案管理數(shù)字化的進程。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，檔案、信息處理復(fù)合型人才更是缺之又缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有“電腦盲”現(xiàn)象。有些企業(yè)檔案隊伍不穩(wěn)，人才流失嚴(yán)重?？梢姡嬎銠C技術(shù)人員的培養(yǎng)、教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對其進行培訓(xùn)，掌握信息技術(shù)的新知識，解除其“后顧之憂”，以形成最佳的人才結(jié)構(gòu)?！靶行谐鰻钤?，只要潛心研究，把問題吃透，就可發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基本規(guī)律，快速推動企業(yè)數(shù)字化檔案管理的進程，在檔案管理的工作環(huán)境中實現(xiàn)人生價值。
4 在數(shù)字應(yīng)用中提高檔案室的地位
實踐證明，市政企業(yè)信息資源一旦進入數(shù)字狀態(tài)，其利用開發(fā)和作用的發(fā)揮就會起到事半功倍的效果。例如，編制同一項目部兩個不同項目，或不同項目部的同一類項目的材料消耗分析，編制市場勞動力成本走勢的分析狀況網(wǎng)絡(luò)圖，或編制不同區(qū)域項目效益圖、進度圖，可以從中發(fā)現(xiàn)市場鞏固和丟失的情況及走勢，找出原因，及時調(diào)整產(chǎn)品開發(fā)和營銷策略。市政企業(yè)檔案數(shù)字化工作不僅是技術(shù)問題，而且是信息技術(shù)與市政業(yè)務(wù)和管理的融合問題，是涉及企業(yè)文化管理模式、業(yè)務(wù)管理、生產(chǎn)流程以及與外部政府、機構(gòu)、供應(yīng)商、客戶等多環(huán)節(jié)的系統(tǒng)化工程。
市政企業(yè)要從適應(yīng)兩個根本性轉(zhuǎn)變的高度，轉(zhuǎn)換思維，積極探索新路子、新手段，舍得增加投入，添置先進設(shè)備，以改善和強化檔案資源開發(fā)條件和手段；同時，市政企業(yè)檔案工作者更要鉆研業(yè)務(wù)、勤奮學(xué)習(xí)，更好地利用現(xiàn)有條件，積極地開發(fā)檔案信息資源，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，通過“以檔輔企”，提高自身地位，為市政企業(yè)發(fā)展做出貢獻。
（作者單位：鄭州第二市政建設(shè)集團有限公司 來稿日期：2012-04-12）
檔案數(shù)字化是在檔案管理活動中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對企業(yè)檔案信息資源進行處置，形成可利用數(shù)據(jù)的管理手段。作為市政企業(yè)，無論在檔案保存的空間和安全管理上，還是在市政檔案社會化功能信息的再開發(fā)利用上，抑或在檔案數(shù)字化硬件條件及功能上，都對推動檔案管理數(shù)字化建設(shè)提出迫切要求。
1 市政企業(yè)檔案信息化建設(shè)的途徑
首先，采取多種途徑，引起領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識程度和支持，決定了企業(yè)在單位檔案管理上的投入，也決定了企業(yè)檔案數(shù)字化的可能性。這就要求檔案管理人員發(fā)揮積極性、主動性，通過不同的渠道和方法，想方設(shè)法讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)看到檔案數(shù)字化、信息化帶來的好處，必要時，可以借助專業(yè)管理機構(gòu)進行推介，也可通過其他單位的成功經(jīng)驗交流學(xué)習(xí)的機會，讓單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識、接受、進而支持企業(yè)的檔案管理數(shù)字化和信息化。
另外，要從電子計算機硬件的配備上入手，提高企業(yè)檔案室計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平，這也是采集檔案信息，實現(xiàn)資源數(shù)字化的關(guān)鍵一步。在深化檔案管理制度改革的同時，要簡化傳統(tǒng)的檔案整理方法，對永久性保存的紙質(zhì)檔案仍可采用傳統(tǒng)方式立卷，其余則一律通過計算機建立“虛擬卷”。這樣，可以將工作中心轉(zhuǎn)向檔案信息的開發(fā)上，同時，也使用了計算機管理的特點，有利于檔案工作管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2 檔案數(shù)字化采集與輸入
檔案數(shù)據(jù)的采集應(yīng)先易后難，從一般性檔案入手，也可以利用計算機的搜索引擎，為檔案管理提供搜索服務(wù)。利用市政系統(tǒng)開發(fā)的檔案管理平臺軟件進行數(shù)據(jù)輸入，從而形成數(shù)字化檔案管理資源。然后，建立一個可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，把每次采集的數(shù)據(jù)進行主要信息提取，建立可以通過不同主題詞都能夠搜索的檔案信息。進行檔案目錄的輸入、保存，形成具有規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性檔案目錄數(shù)據(jù)庫。
舊有的市政企業(yè)關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以市政企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時設(shè)立和調(diào)整類目。
3 解決檔案數(shù)字化人才問題
引進和培養(yǎng)掌握檔案管理與數(shù)字化技術(shù)的人才是實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的關(guān)鍵。電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。許多企業(yè)往往把檔案室當(dāng)成“閑差”，對其應(yīng)有的專業(yè)能力不重視，也有一些年輕人，不愿意“悶”在大量的案卷、圖紙、資料的梳理中，在一定程度上，影響了檔案管理數(shù)字化的進程。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，檔案、信息處理復(fù)合型人才更是缺之又缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有“電腦盲”現(xiàn)象。有些企業(yè)檔案隊伍不穩(wěn)，人才流失嚴(yán)重?？梢?，計算機技術(shù)人員的培養(yǎng)、教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對其進行培訓(xùn)，掌握信息技術(shù)的新知識，解除其“后顧之憂”，以形成最佳的人才結(jié)構(gòu)?！靶行谐鰻钤?，只要潛心研究，把問題吃透，就可發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基本規(guī)律，快速推動企業(yè)數(shù)字化檔案管理的進程，在檔案管理的工作環(huán)境中實現(xiàn)人生價值。
4 在數(shù)字應(yīng)用中提高檔案室的地位
實踐證明，市政企業(yè)信息資源一旦進入數(shù)字狀態(tài)，其利用開發(fā)和作用的發(fā)揮就會起到事半功倍的效果。例如，編制同一項目部兩個不同項目，或不同項目部的同一類項目的材料消耗分析，編制市場勞動力成本走勢的分析狀況網(wǎng)絡(luò)圖，或編制不同區(qū)域項目效益圖、進度圖，可以從中發(fā)現(xiàn)市場鞏固和丟失的情況及走勢，找出原因，及時調(diào)整產(chǎn)品開發(fā)和營銷策略。市政企業(yè)檔案數(shù)字化工作不僅是技術(shù)問題，而且是信息技術(shù)與市政業(yè)務(wù)和管理的融合問題，是涉及企業(yè)文化管理模式、業(yè)務(wù)管理、生產(chǎn)流程以及與外部政府、機構(gòu)、供應(yīng)商、客戶等多環(huán)節(jié)的系統(tǒng)化工程。
市政企業(yè)要從適應(yīng)兩個根本性轉(zhuǎn)變的高度，轉(zhuǎn)換思維，積極探索新路子、新手段，舍得增加投入，添置先進設(shè)備，以改善和強化檔案資源開發(fā)條件和手段；同時，市政企業(yè)檔案工作者更要鉆研業(yè)務(wù)、勤奮學(xué)習(xí)，更好地利用現(xiàn)有條件，積極地開發(fā)檔案信息資源，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，通過“以檔輔企”，提高自身地位，為市政企業(yè)發(fā)展做出貢獻。
關(guān)鍵詞：市政工程；檔案管理；市政建設(shè)；服務(wù)職能
市政工程檔案真實地記錄和反映了城市建設(shè)中智力創(chuàng)造和勞動的全過程，對市政設(shè)施建成使用后的管理、維修、養(yǎng)護、改建、擴建等技術(shù)工作的決策、設(shè)計都起著重要的憑證和依據(jù)作用，且對其他城市建設(shè)項目的開展發(fā)揮著重要的借鑒作用。做好城市工程檔案管理工作，對于更好地輔助和支持城市建設(shè)活動，提升城市建設(shè)檔次和質(zhì)量，美化城市環(huán)境和提升城市基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)性能有著重要的意義。
一、市政工程檔案管理對城市建設(shè)的服務(wù)職能分析
市政檔案管理工作對城市建設(shè)的服務(wù)職能主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
1.市政工程檔案管理是城市建設(shè)規(guī)劃的基礎(chǔ)
不論是新城建設(shè)活動，還是舊城改造工程，都需要在全面掌握城市現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)施、交通路線、地下管線情況的基礎(chǔ)上進行，而市政工程檔案是這些信息的主要來源，因此只有做好市政工程檔案管理工作，才能為今后的城市建設(shè)互動提供詳實、可靠的基礎(chǔ)信息，才能保證城市建設(shè)規(guī)劃的科學(xué)性和城市建設(shè)活動的可行性。
2.市政工程檔案管理是保障城市建設(shè)質(zhì)量的重要基礎(chǔ)
建設(shè)部頒發(fā)的《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》明文規(guī)定：“列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織竣工驗收前應(yīng)當(dāng)提請市政檔案管理機構(gòu)對工程進行預(yù)驗收。預(yù)驗收合格后，由城建檔案管理機構(gòu)出具工程檔案認(rèn)可文件?！笨梢姡姓こ虣n案是城市建設(shè)工程質(zhì)量保障日系中不可或缺的重要組成部分，嚴(yán)把市政工程檔案管理關(guān)，對于維護城市建設(shè)秩序，保障建設(shè)質(zhì)量至關(guān)重要。
3.市政工程檔案管理為城市建設(shè)活動提供了科技資源儲備庫
市政工程檔案中記錄著市政工程建設(shè)活動中的技術(shù)使用、施工方法、材料、設(shè)備等重要信息，記載著新材料、新設(shè)備、新技術(shù)應(yīng)用方法、應(yīng)用過程和應(yīng)用成果等極具價值的科技信息資源。在城市建設(shè)活動中，通過查閱和參考這些檔案，可更好地指導(dǎo)新建工程的開展，使之工藝、方法等更具經(jīng)濟技術(shù)可行性。
二、市政工程檔案管理服務(wù)職能發(fā)揮對策
為充分發(fā)揮自身對城市建設(shè)活動的服務(wù)職能，市政檔案管理人員應(yīng)從以下幾個方面做出改進：
1.強化市政工程檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》及省、市市政檔案管理部門，為市政工程檔案管理活動提供了明確的標(biāo)準(zhǔn)和原則，市政工程檔案管理人員應(yīng)予以認(rèn)真貫徹和落實，這是減少市政工程檔案管理失誤和發(fā)揮其服務(wù)職能的重要基礎(chǔ)。除此之外，市政工程檔案管理部門還應(yīng)全面貫徹規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化理念，采取全過程檔案管理法，針對城市建設(shè)工程的設(shè)計階段、招投標(biāo)階段、施工階段、竣工驗收階段分別制定細(xì)致可行的檔案收集、整理方案，以保證檔案的完整性和可靠性。
2.提升市政工程檔案的延續(xù)性
隨著我國城市化進程的不斷推進，城市人口、城市建設(shè)規(guī)模均不斷擴大，因此市政工程的建設(shè)規(guī)模、功能、數(shù)量等也發(fā)生著相應(yīng)的變化，這導(dǎo)致許多陳舊的市政工程檔案中的信息與實際情況產(chǎn)生偏差。為保障市政工程檔案管理工作能夠持續(xù)、可靠地為城市建設(shè)活動發(fā)貨服務(wù)職能，市政工程檔案管理部門就必須確保檔案管理的延續(xù)性和檔案信息的時效性。例如：當(dāng)市政基礎(chǔ)設(shè)施的布局、數(shù)量等發(fā)生變化時，市政工程檔案管理人員應(yīng)及時對建設(shè)部門進行咨詢，必要時開展實地考察活動，以確保變動信息的可靠性，并將新的布局、數(shù)量等信息錄入相應(yīng)的工程檔案，以保證市政工程檔案信息的時效性，為今后其他城市建設(shè)工程的開展提供更可靠的依據(jù)。
3.提升檔案管理信息化水平
提升市政工程檔案管理工作的信息化水平，對于豐富服務(wù)方式，提升服務(wù)效率有著重要的意義，當(dāng)前市政工程檔案管理信息化水平的提升應(yīng)注重以下幾點：（1）積極轉(zhuǎn)變檔案管理工作方式，全面借助計算機、網(wǎng)絡(luò)等媒介開展市政工程檔案的收集、整理、保存、開發(fā)活動；（2）不斷提升當(dāng)那管理人員的信息化素質(zhì)，引導(dǎo)檔案管理全員積極學(xué)習(xí)信息化知識和技術(shù)，并結(jié)合檔案管理信息系統(tǒng)的不斷升級、改造，開展相應(yīng)的技術(shù)培訓(xùn)和知識講座活動，使檔案管理全員的信息素養(yǎng)的提升跟得上檔案部門的信息化建設(shè)速度；（3）應(yīng)與各級市政檔案管理部門進行積極溝通，在此基礎(chǔ)上通過信息化手段實現(xiàn)市政檔案系統(tǒng)內(nèi)的信息資源共享，為城市建設(shè)部門查閱、調(diào)用檔案資源提供方便，同時為市政工程檔案部門開展社會打下良好的基礎(chǔ)。對此，市政工程檔案管理部門，應(yīng)注重并不斷強化檔案管理信息化建設(shè)，在加大信息化設(shè)備、技術(shù)投入的基礎(chǔ)上，有意識地減少紙質(zhì)檔案數(shù)量，強化數(shù)字化檔案資源的建設(shè)與開發(fā)利用，進而提升市政工程檔案管理工作的成效，以為城市建設(shè)活動提供更快捷、更方便、更全面的支持。
三、 結(jié)語
綜上所述，市政工程檔案對城市建設(shè)活動有著重要的服務(wù)職能，對城市建設(shè)工作的開展有著重要的參考價值，做好市政工程檔案資源的收集、整理、開發(fā)與利用工作，是市政工程檔案管理部門的重要職責(zé)，為城市建設(shè)部門提檔案資源和檔案服務(wù)是市政檔案部門的重要職能。鑒于此，市政工程檔案管理人員應(yīng)在認(rèn)真遵守和貫徹市政工程檔案管理規(guī)定和政策的基礎(chǔ)上，從規(guī)范性、延續(xù)性、自動化等方向入手，不斷提升市政工程檔案管理效率，并主動發(fā)揮對城市建設(shè)工作的服務(wù)職能。
參考文獻：
[1] 王巖.論市政檔案管理對市政建設(shè)方面的作用[J].城市建設(shè).2016（9）：238.
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本規(guī)則規(guī)定了歸檔實物檔案的整理原則和方法。
本規(guī)則適用于**各級機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織的實物檔案整理。
2定義
本規(guī)則采用下列定義
2.1歸檔實物
立檔單位在其職能活動中直接形成、獲得、接受、贈送或者征集的以實物為載體的，并具有長遠(yuǎn)保存利用價值的歷史記錄。
2.2歸檔實物整理
將歸檔實物以件為單位進行鑒定、分類、排列、編號、著錄、上架，使之有序化的過程。
2.3件
歸檔實物的整理單位。一般以每件實物為一件。
3收集
3.1收集范圍
3.1.1本單位獲得的具有保存價值的各種證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎?wù)隆ⅹ勁?、匾等?/p>
3.1.2本單位舉辦或承辦重大活動形成的具有保存價值的憑證性實物,包括活動標(biāo)志、證件、證書、獎?wù)?、紀(jì)念品、紀(jì)念郵票、組織機構(gòu)印章等。
3.1.3本單位在國內(nèi)外活動中獲贈的具有保存價值的紀(jì)念杯、紀(jì)念章、紀(jì)念冊、紀(jì)念票證、題詞、字畫、票證、禮品、工藝品、牌匾等。
3.1.4本單位已宣布停止使用的印信（包括舊印章、印模、徽標(biāo)）。
3.1.5其它有重要保存利用價值的實物。
3.2收集要求
3.2.1歸檔實物應(yīng)在形成或獲得實物一個月內(nèi)向本單位檔案部門移交，任何單位或個人不得隨意將歸檔實物損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。
3.2.2收集的實物沒有明確標(biāo)明主題和時間的，移交單位或個人應(yīng)在移交時對實物的主題和時間進行說明。
3.2.3歸檔的實物應(yīng)保持整潔、無破損。
3.2.4歸檔的實物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案管理，兩者之間要建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。
3.2.5本單位對外交往中贈送給對方的重要實物，也應(yīng)拍照歸檔。
3.2.6歸檔實物的移交和征集應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定和要求。
3.3收集時間
對具有歸檔保存價值的實物，單位或個人應(yīng)及時整理，交檔案室歸檔，一般不應(yīng)跨年度。
4整理
4.1整理原則
實物檔案的整理應(yīng)遵循保持實物檔案的有機聯(lián)系、便于保管和利用的原則。
4.2整理要求
4.2.1歸檔實物應(yīng)齊全完整。凡是本單位在公務(wù)活動中形成、獲得、接受、贈送或者征集的各種實物檔案均應(yīng)收集齊全、完整無損，整理歸檔。
4.2.2每件歸檔實物均應(yīng)轉(zhuǎn)拍照片進行相應(yīng)歸檔。
4.3整理方法
4.3.1鑒定
4.3.1.1根據(jù)本單位的歸檔范圍，對每一件實物進行鑒定，判斷其是否應(yīng)當(dāng)歸檔。
4.3.1.2對存有真?zhèn)我闪x的實物應(yīng)采取必要措施進行鑒定。
4.3.1.3歸檔實物的保管期限一般劃為永久保存。其它無永久保存價值的實物由立檔單位造冊保管若干年后自行處理。
4.3.2分類
歸檔實物應(yīng)在其全宗—實物類別內(nèi)，按照年度或類別——年度進行分類。歸檔實物數(shù)量較少（每年少于30件）的立檔單位可不進行分類。同一全宗只能選擇一種分類方案并保持分類方案的穩(wěn)定。
4.3.2.1按年度分類
將歸檔實物按形成或獲得年度分類。采用公元紀(jì)年標(biāo)識，如“2006”。
4.3.2.2按類別分類
將歸檔實物按問題進行分類。歸檔實物按問題一般分為榮譽類、紀(jì)念品（禮品）類、印信類。
榮譽類包括：證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎?wù)隆ⅹ勁?、匾等?/p>
紀(jì)念品（禮品）類包括：紀(jì)念杯、紀(jì)念章、紀(jì)念冊、紀(jì)念票證、字畫、題詞、雕塑、產(chǎn)品、樣品、花瓶等；
印信類包括：本單位已宣布停止使用的舊印章、印模、徽標(biāo)。
4.3.3排列
根據(jù)分類方案，每件歸檔實物在最低一級類目內(nèi)按時間先后順序排列。格式主要有如下幾種：
格式①：全宗號—實物—件號。
格式②：全宗號—實物—年度—件號。
格式③：全宗號—實物—類別—年度—件號。
實物檔案較少的單位（每年少于30件）可選擇格式①或②；實物檔案較多的單位可選擇格式③。
4.3.4編號
根據(jù)排列方式，編制由全宗號、實物檔案代號、年度、類別、件號等各選項組成的序列號，即編制歸檔章。并在實物上粘貼項目完整的歸檔章（見圖1）。平面實物將歸檔章粘貼在實物正面右下方，立體實物將歸檔章粘貼在實物底座。歸檔章項目包括全宗號、實物檔案代號、年度、類別、件號、參見號。
4.3.4.1全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。如無全宗號，則用“000”代替。
4.3.4.2實物檔案代號：用第一個漢語拼音字母標(biāo)識，即“SW”。
4.3.4.3年度：見4.3.2.1
4.3.4.4類別：見4.3.2.2
4.3.4.5件號:歸檔實物的排列順序號。
在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按歸檔實物排列順序從“1”開始標(biāo)注。
4.3.4.6參見號：指與本件實物有密切聯(lián)系的其它載體檔案的主要檔號。
4.3.5著錄
每件實物都應(yīng)按分類方案，在相關(guān)的管理軟件上著錄各項目要素，并打印出歸檔目錄（見圖2）。實物檔案歸檔目錄包括件號、題名（文字說明）、材質(zhì)、型制、年度、類別、參見號、備注。
4.3.5.1件號：見4.3.4.5
4.3.5.2題名（文字說明）：綜合運用時間、級別、內(nèi)容、授予者、接受者、實物名稱等要素書寫文字說明。
4.3.5.3材質(zhì)：實物的制成材料。
4.3.5.4型制：實物的外形，長、寬、高、直徑等外形尺寸,單位用mm。
4.3.5.5年度：見4.3.2.1
4.3.5.6類別：見4.3.2.2
4.3.5.7參見號：見4.3.4.6
4.3.5.8備注：注釋實物檔案除題名外需說明的情況。
4.3.5.9實物檔案目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長×寬=279mm×210mm）。
4.3.5.10目錄封面
實物檔案目錄應(yīng)編制目錄封面。封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、類別、起止件號等項目（見圖3）。其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。
4.3.6上架
實物檔案應(yīng)按分類方案排列順序上架。
5保管
5.1實物檔案應(yīng)專柜保管。
對貴重的實物檔案，要采取相應(yīng)措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。
5.2存放實物檔案的庫房和框架應(yīng)保持整潔，定期除塵，避免實物檔案褪色，確保實物檔案完好無損。
