時(shí)間：2023-06-14 16:32:04
序論：在您撰寫專業(yè)檔案管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、滿足各項(xiàng)事業(yè)和人民群眾基本需求是檔案部門應(yīng)盡職責(zé)?！笆晃濉币詠恚峁└黝愱P(guān)系人民群眾切身利益、有參考和憑證價(jià)值的檔案材料越來越受到老百姓的歡迎，各級國家綜合檔案館以國家檔案資源建設(shè)為核心，加大了收集力度。各級檔案部門與有關(guān)專業(yè)主管部門合作，也加強(qiáng)了企業(yè)職工、社會保障等方面檔案工作。民生檔案工作引起高度重視，民生檔案包括各類與民生有關(guān)的專門檔案，各級檔案部門大力整合各類民生檔案資源。在全國范圍內(nèi)，掀起了建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系的新，許多地方檔案部門把人民群眾利用最多的政策文件、檔案服務(wù)送到百姓家門口；各級檔案部門圍繞民生指導(dǎo)建檔，加大檔案資源整合力度，從源頭上加強(qiáng)民生檔案管理，覆蓋人民群眾的檔案資源體系建設(shè)取得新成效?！笆晃濉逼陂g，各級檔案部門為保障和改善民生服務(wù)，堅(jiān)持以人為本，緊貼百姓需求，出臺各種措施，促進(jìn)檔案服務(wù)民生；各地區(qū)相繼加強(qiáng)民生檔案工作，大力建立和開發(fā)民生檔案為民生服務(wù)?！笆晃濉逼陂g，作為貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的突破口，提出要轉(zhuǎn)變重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，是構(gòu)成推動檔案工作為科學(xué)發(fā)展服務(wù)和實(shí)現(xiàn)檔案工作自身科學(xué)發(fā)展“三個(gè)體系”建設(shè)有機(jī)整體的重要組成部分?！痘灸夸洝返某雠_就是為了滿足人民群眾基本需求。
二、以人為本，樹立“大檔案”觀念，規(guī)劃專業(yè)檔案管理。2010年國家檔案局局長楊冬權(quán)提出：實(shí)施“以人為本”戰(zhàn)略，重點(diǎn)在檔案資源建設(shè)上有普遍改進(jìn)，全面完善覆蓋人民群眾的檔案資源體系。各級檔案部門開始在檔案資源建設(shè)過程中大力實(shí)施“以人為本”戰(zhàn)略，凡是涉及人民群眾的檔案，凡是人民群眾需要利用的檔案，凡是對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展有用的檔案，都逐步納入檔案資源建設(shè)體系，保證經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展全過程和各領(lǐng)域形成的檔案應(yīng)建盡建，全面覆蓋。
在全國檔案系統(tǒng)內(nèi)樹立“大檔案”的觀念，即國家檔案資源體系既包括國家檔案館已經(jīng)和準(zhǔn)備接收的檔案，也包括各級國家檔案館尚未和不準(zhǔn)備接收的檔案，既包括黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、國有企事業(yè)單位的檔案，也包括民營企業(yè)、各種經(jīng)濟(jì)與組織以及家庭的檔案；既包括“紅頭文件”之類的檔案，也包括大量的各類專門業(yè)務(wù)檔案；既包括反映黨和國家重點(diǎn)工作及各單位基本職能的檔案，也反映個(gè)^各方面權(quán)益的檔案；既包括紙質(zhì)檔案，也包括錄音、錄像、電子等磁介質(zhì)檔案，從而全面收集、全面管理。2011年開始，國家檔案局調(diào)研起草“專門業(yè)務(wù)檔案框架體系”，規(guī)范業(yè)務(wù)檔案的歸檔與管理。各級國家檔案館也同時(shí)擴(kuò)大接收范圍，調(diào)整接收時(shí)限，以民生檔案資源為重點(diǎn)，進(jìn)一步豐富檔案內(nèi)容，完善館藏結(jié)構(gòu)。《基本目錄》的出臺就是全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃的一個(gè)部分。
三、“求基不求全、求熟不求新、求實(shí)不求理、求高不求低、求穩(wěn)不求急“是《基本目錄》的編制原則。所謂“求基不求全”是指現(xiàn)在檔案的種類越來越多，《基本目錄》只列入“最基本的”國家級專業(yè)檔案目錄，就是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展和人民群眾基本需求必須建立的檔案種類。第一批50種里面就包括早期的專門檔案，如上世紀(jì)50年代就出臺了有關(guān)會計(jì)檔案的管理規(guī)定，最早的是1956年財(cái)政部、國家檔案局首次出臺的《預(yù)算會計(jì)帳簿、憑證、報(bào)表保管銷毀暫行辦法》。改革開放后，80年代出臺了一大批專門檔案管理辦法，如地名檔案、藝術(shù)檔案、審計(jì)檔案、人民法院訴訟檔案、人民檢察院訴訟檔案、商標(biāo)檔案、公證檔案等。新世紀(jì)之后，又有普查檔案、社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案等一大批專業(yè)檔案管理辦法出臺?！扒笫觳磺笮隆本褪菑?qiáng)調(diào)已經(jīng)成熟的專業(yè)檔案列入《基本目錄》，如婚姻登記檔案、城建檔案、氣象檔案等；這里還包括經(jīng)過多次修訂的許多專業(yè)檔案管理辦法，如會計(jì)檔案、藝術(shù)檔案、訴訟檔案等。列入《基本目錄》的，有些是一直就存在，需要制定管理辦法進(jìn)一步規(guī)范的，如病歷檔案、地質(zhì)檔案?！扒髮?shí)不求理”就是強(qiáng)調(diào)在實(shí)際工作中已經(jīng)存在，可能在邏輯關(guān)系上不一定完善。如公安業(yè)務(wù)檔案與戶籍檔案，按邏輯上的從屬關(guān)系戶籍檔案應(yīng)屬于公安業(yè)務(wù)檔案的一種，沒有必要單列，但戶籍檔案在基層公安派出所一直是獨(dú)立存在的，不僅數(shù)量大，而且保存時(shí)間長，與其他公安業(yè)務(wù)檔案存在明顯的不同特點(diǎn)，“戶籍檔案”一詞也已應(yīng)用多年，深入人心，因此在《基本目錄》中將戶籍檔案單列。城建檔案與房屋產(chǎn)權(quán)登記檔案也是類似情況，許多地方既有城建檔案館，同時(shí)也存在房地產(chǎn)檔案館?！扒蟾卟磺蟮汀笔侵冈凇痘灸夸洝分杏行﹥?nèi)容強(qiáng)調(diào)由較高類目的檔案綜合出臺，不單一出臺，如社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案就包含了養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等多個(gè)險(xiǎn)種內(nèi)容，不再單一出臺醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的管理辦法?，F(xiàn)已出臺的一些專業(yè)檔案管理辦法經(jīng)過一定時(shí)間運(yùn)行，在一定時(shí)期后經(jīng)過修訂可以合并，如城鄉(xiāng)居民最低生活保障檔案，傷殘撫恤人員檔案、殯葬服務(wù)單位業(yè)務(wù)檔案等可以合并為民政業(yè)務(wù)檔案。“求穩(wěn)不求急”是指《基本目錄》的編制力求穩(wěn)妥。根據(jù)《基本目錄》編制前的調(diào)查，我們了解到現(xiàn)實(shí)中存在大量不同種類的專業(yè)檔案，粗略統(tǒng)計(jì)就有300余種，這其中許多還需要進(jìn)行大量的甄別、論證工作，不能急于求成，我們將分批推出，這次《基本目錄》的50種，都是最成熟、爭議最少的專業(yè)檔案。
第一批專業(yè)檔案大部分是比較成熟，或是原來已有，或是剛剛修訂過的，如2006年新修訂的《婚姻登記檔案管理辦法》，就創(chuàng)新地提出保管期限為100年；2010年國家廣播電影電視總局與國家檔案局新修訂的《電影藝術(shù)檔案管理規(guī)定》，為適應(yīng)電影體制的多元化，提出向電影資料館移交檔案，給予一定的補(bǔ)償。有些是需要或計(jì)劃要修訂的，如會計(jì)檔案；有些以前已有專業(yè)主管部門制定的管理辦法，現(xiàn)在要專業(yè)主管部門與國家檔案局聯(lián)合制定管理辦法；有些是在基層已經(jīng)存在，群眾生活也急需規(guī)范管理的。
四、《基本目錄》的出臺，將引領(lǐng)、規(guī)范專業(yè)檔案的管理，加強(qiáng)專業(yè)主管部門和檔案行政管理部門進(jìn)一步合作，加大對重點(diǎn)專業(yè)檔案項(xiàng)目的監(jiān)管力度。《基本目錄》對當(dāng)前檔案工作也提出了具體工作要求：中央國家機(jī)關(guān)各專業(yè)主管部門應(yīng)根據(jù)本目錄會同國家檔案局負(fù)責(zé)編制相應(yīng)種類的專業(yè)檔案歸檔范圍和管理辦法。在國家出臺相應(yīng)制度前，各省級機(jī)關(guān)專業(yè)主管部門可以會同省級檔案行政管理部門編制本地區(qū)的相應(yīng)種類的專業(yè)檔案歸檔范圍和管
理辦法。要求對于已有管理辦法的專業(yè)檔案，超過5年的，專業(yè)主管部門要啟動審查程序，需要修訂的，分批進(jìn)行修訂。
各級檔案部門應(yīng)積極聯(lián)系、協(xié)商、推動專業(yè)主管部門聯(lián)合編制相應(yīng)種類的專業(yè)檔案歸檔范圍和管理辦法。各級檔案部門尤其是省級檔案行政管理部門，在國家出臺相應(yīng)制度前，要積極探索、總結(jié)本地區(qū)已經(jīng)出現(xiàn)的專業(yè)檔案種類，會同專業(yè)主管部門編制本地區(qū)相應(yīng)種類的專業(yè)檔案歸檔范圍和管理辦法。實(shí)際上，以前出臺的管理辦法，也是地方先出辦法，國家總結(jié)地方經(jīng)驗(yàn)，再出臺國家辦法。如社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，就是總結(jié)了天津、山東、浙江、上海、廣東等地的經(jīng)驗(yàn)，再由人力資源社會保障部與國家檔案局制定《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》。同時(shí)，也是為了更好地發(fā)揮地方在這方面工作的積極性、主動性。而且許多專業(yè)檔案只產(chǎn)生在地亢最終也主要是移交給地方國家綜合檔案館保存，中央、國家機(jī)關(guān)并不一定形成這方面的檔案，檔案的產(chǎn)生和利用主要在基層。
五、《基本目錄》單列出的“文化類”專業(yè)檔案既是貫徹落實(shí)黨的十七屆六中全會精神的舉措，也是多年來檔案部門積極主動加強(qiáng)檔案文化建設(shè)、服務(wù)社會主義文化大發(fā)展大繁榮的真實(shí)寫照。藝術(shù)檔案有的已有上百年歷史，改革開放后，藝術(shù)檔案管理辦法就較早由文化部和國家檔案局聯(lián)合出臺，1983年11月，文化部和國家檔案局頒布《藝術(shù)檔案工作暫行辦法》，這個(gè)管理辦法在2001年又重新修訂，包含文學(xué)創(chuàng)作，藝術(shù)表演，美術(shù)、攝影，藝術(shù)教育，文化交流，個(gè)人藝術(shù)等活動的檔案，為藝術(shù)的有效保護(hù)傳承和發(fā)展繁榮發(fā)揮了積極作用?！痘灸夸洝贰拔幕悺敝行略黾印胺俏镔|(zhì)文化遺產(chǎn)”檔案，這也是中華傳統(tǒng)文化的重要體現(xiàn)，是亟待重點(diǎn)保護(hù)的文化類專業(yè)檔案。在當(dāng)前全國上下共同推動社會主義文化大發(fā)展大繁榮的形勢下，檔案部門既義不容辭也責(zé)無旁貸，必須承擔(dān)起“文化類”專業(yè)檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)及管理等重任，為文化建設(shè)作出檔案部門應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
【關(guān)鍵詞】民航；專業(yè)檔案；研究
民航專業(yè)檔案工作是民航各項(xiàng)工作的重要環(huán)節(jié)和組成部分，是記錄和維護(hù)中國民航事業(yè)發(fā)展真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。隨著民航事業(yè)高速發(fā)展，民航專業(yè)檔案管理的信息保障作用日益顯著。本文通過闡述民航專業(yè)檔案管理的重要性，分析民航專業(yè)檔案工作面臨的新形勢，進(jìn)而提出促進(jìn)民航專業(yè)檔案管理水平提升的具體措施。
一、民航專業(yè)檔案管理的重要性
民航各行業(yè)活動中形成的文件、記錄、表格，是民航工作的真實(shí)記載，歸檔后成為民航專業(yè)檔案資源的重要構(gòu)成之一，在民航工作中發(fā)揮著重要作用。
（一）民航專業(yè)檔案的有效管理，為業(yè)務(wù)管理提供質(zhì)量保證。文件是民航各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理的重要依據(jù)，文件控制是業(yè)務(wù)管理過程的一項(xiàng)重要活動?，F(xiàn)階段，文件過程控制被納入到檔案管理范圍之中，將民航專業(yè)文件材料的形成、積累、整理、歸檔列入業(yè)務(wù)部門人員職責(zé)中，形成嚴(yán)密、高效的文檔管理網(wǎng)，實(shí)時(shí)跟蹤業(yè)務(wù)流程，評估業(yè)務(wù)活動質(zhì)量，通過歸檔、查閱等方式，考核業(yè)務(wù)工作是否按照民航規(guī)定和程序完成，對民航業(yè)務(wù)管理起到監(jiān)督、檢查的作用，從而提供質(zhì)量保證。
（二）檔案部門的通力協(xié)作，為業(yè)務(wù)管理提供信息支持。檔案部門作為基礎(chǔ)性管理部門，在民航管理體系中受到了特別的重視，擔(dān)負(fù)著重要職能。民航各專業(yè)的日常工作中，檔案部門均要參與其中，全面負(fù)責(zé)專業(yè)技術(shù)文件和資料的組織和歸口管理，一方面有利于民航業(yè)務(wù)管理體系能夠正常、高效的運(yùn)行，提高民航管理層次；另一方面促使民航專業(yè)檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為業(yè)務(wù)管理提供強(qiáng)有力的信息支持。
二、新形勢下民航專業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
民航專業(yè)檔案是各行業(yè)履行職責(zé)、開展工作的信息支持和保障，成為民航的核心信息資源。新形勢下，對傳統(tǒng)民航專業(yè)檔案的管理范圍、管理形式等方面提出了更高的要求。
（一）對民航專業(yè)檔案管理范圍提出新要求。作為文件資料和質(zhì)量記錄的歸口管理部門，要求檔案部門深入基層，了解各業(yè)務(wù)專業(yè)文件的形成，既要負(fù)責(zé)檢查文件資料是否完整準(zhǔn)確，又要對歸檔的各類文件進(jìn)行最終驗(yàn)收，并按照程序規(guī)定對過程文件、記錄予以管理和監(jiān)督，保證各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案資料完整、系統(tǒng)。文檔管理中所說的質(zhì)量要求，通常是對文件和檔案的歸檔數(shù)量、保管狀況、保護(hù)修復(fù)等日常工作的要求，而在現(xiàn)階段，除強(qiáng)調(diào)上述內(nèi)容外，更主要的是對文檔信息的權(quán)威性、全面性、準(zhǔn)確性及實(shí)用性等內(nèi)容方面的要求。檔案管理人員的工作重點(diǎn)要從傳統(tǒng)的“管理員角色”轉(zhuǎn)換為“業(yè)務(wù)信息員角色”，在民航各業(yè)務(wù)活動中起到不可或缺的參謀作用。
以“飛行校驗(yàn)報(bào)告”為例：飛行校驗(yàn)是指為保證飛行安全，使用裝有專門校驗(yàn)設(shè)備的飛行校驗(yàn)飛機(jī)，按照飛行校驗(yàn)的有關(guān)規(guī)范，檢查和評估各種導(dǎo)航、雷達(dá)、通信等設(shè)備的空間信號的質(zhì)量及其容限，以及機(jī)場的進(jìn)、離港飛行程序，并依據(jù)檢查和評估的結(jié)果出具飛行校驗(yàn)報(bào)告的過程。飛行校驗(yàn)報(bào)告是校驗(yàn)員執(zhí)行任務(wù)完畢后，在作業(yè)場所出示校驗(yàn)報(bào)告作為本次校驗(yàn)科目的有效憑證。在專業(yè)檔案管理過程中中，檔案人員通過和飛行員、校驗(yàn)員分析、討論，重新對校驗(yàn)報(bào)告內(nèi)容加以規(guī)范，按照校驗(yàn)科目分別制定了ILS（儀表著陸系統(tǒng)）飛行校驗(yàn)報(bào)告模板、NDB（無方向性信標(biāo)）飛行校驗(yàn)報(bào)告模板、V/D（全向信標(biāo)/測距儀）飛行校驗(yàn)報(bào)告模板、PAPI（助航燈光）飛行校驗(yàn)報(bào)告模板等，重新審核修改了模版內(nèi)容，如NDB（無方向性信標(biāo)）飛行校驗(yàn)報(bào)告模板中要求列出機(jī)場名稱、臺站名稱、校驗(yàn)種類、圓周飛行校驗(yàn)結(jié)果（發(fā)射機(jī)號、檢查高度、檢查半徑、指針擺動、覆蓋范圍）、徑向飛行校驗(yàn)結(jié)果（徑向線用途、方位、開始位置距臺距離、結(jié)束位置距臺距離、識別、語音、過臺等）；此外，重新規(guī)定了必須由機(jī)長和校驗(yàn)員同時(shí)簽字確認(rèn)方可生效的管理規(guī)定。以上做法可以確保飛行校驗(yàn)專業(yè)檔案的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、權(quán)威性，促進(jìn)檔案管理水平提升。
（二）對民航專業(yè)檔案管理形式提出新要求。為配合民航業(yè)務(wù)管理模塊，一是要求民航專業(yè)檔案管理推進(jìn)信息化工作，適應(yīng)新形式，調(diào)整新方法。民航各行業(yè)要積極爭取單位領(lǐng)導(dǎo)或信息部門的支持，建立專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，積極應(yīng)用專業(yè)檔案管理系統(tǒng)開展日常專業(yè)檔案工作，做到專業(yè)檔案與業(yè)務(wù)流程無縫連接。二是要求加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，要以“消化存量、消滅增量”為目標(biāo)，將專業(yè)檔案數(shù)字化作為一項(xiàng)常態(tài)性工作，要以“需求為導(dǎo)向、必要為原則”，將重要的專業(yè)檔案優(yōu)先數(shù)字化，以便于適應(yīng)民航業(yè)務(wù)管理需要。
以校驗(yàn)飛行FOC航班控制運(yùn)行系統(tǒng)為例，此系統(tǒng)經(jīng)過三年的技術(shù)研發(fā)，于2012年正式上線運(yùn)行。FOC系統(tǒng)用于校驗(yàn)飛行前運(yùn)行簽派、航行情報(bào)等工作，在該系統(tǒng)中完成飛行信息內(nèi)容填寫、任務(wù)下達(dá)等操作環(huán)節(jié)。技術(shù)研發(fā)時(shí)，檔案人員參與在內(nèi)，提出系統(tǒng)要自動生成業(yè)務(wù)文件，并完成自動歸檔，行政專業(yè)檔案，從而實(shí)現(xiàn)飛行校驗(yàn)業(yè)務(wù)操作與專業(yè)檔案管理的無縫連接。目前該系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)良好，專業(yè)檔案存儲有序、完整，便于日常利用查閱。
三、新形勢下提高民航專業(yè)檔案管理水平的具體措施
新形勢下民航檔案工作的總體要求主要是服務(wù)于民航改革發(fā)展大局，緊緊圍繞民航安全等中心工作，以檔案收集齊全完整、管理科學(xué)有效、服務(wù)優(yōu)質(zhì)到位為目標(biāo)，結(jié)合各門類檔案實(shí)際，規(guī)范基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提升民航專業(yè)檔案工作的能力和水平。檔案部門應(yīng)從以下幾方面著手，提升民航專業(yè)檔案管理水平。
（一）規(guī)范隊(duì)伍建設(shè)，打造專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)。各單位應(yīng)建立黨委統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，檔案部門歸口管理、各部門共同協(xié)作的檔案工作機(jī)制，明確檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專兼職檔案人員，打造一支愛崗敬業(yè)、技術(shù)過硬的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，積極穩(wěn)妥開展專業(yè)檔案管理工作。此外，各單位應(yīng)明確1名分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，每年至少聽取1次檔案工作匯報(bào)，及時(shí)研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中遇到的困難與問題，為檔案工作順利開展提供人力、物力、財(cái)力等方面的保障。
（二）加強(qiáng)宣傳教育，提高專業(yè)檔案管理意識。民航專業(yè)檔案管理最大的問題是員工檔案意識不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案收集工作難以快速提高，極大影響了檔案工作的進(jìn)展和質(zhì)量。
可以以單位成立紀(jì)念日、“國際檔案日”等為契機(jī)，創(chuàng)新宣傳內(nèi)容，拓寬宣傳渠道，從實(shí)際出發(fā)，以豐富的檔案資源為依托，通過舉辦展覽、座談會等多種形式的宣傳活動，充分展現(xiàn)檔案“存憑、留史、資政、育人”的特殊價(jià)值，充分發(fā)揮檔案工作“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民”的重要作用。通過檔案宣傳，可提高員工專業(yè)檔案管理意識，既可明確專業(yè)檔案在民航工作各項(xiàng)活動中不可或缺的重要地位以及對民航管理的重大影響，同時(shí)也可提高業(yè)務(wù)人員對檔案管理的重視程度。
（三）提高培訓(xùn)力度，增強(qiáng)專業(yè)檔案管理技能。各單位應(yīng)加大培訓(xùn)投資力度，提高業(yè)務(wù)人員專業(yè)檔案管理新技能，加強(qiáng)創(chuàng)新意識、創(chuàng)新方法，實(shí)現(xiàn)民航專業(yè)檔案管理新常態(tài)。
1.加強(qiáng)檔案管理人員督導(dǎo)能力。民航業(yè)務(wù)工作內(nèi)容繁瑣、程序復(fù)雜，檔案部門只有保持深入基層的連貫性和持久性，才能保證文檔的準(zhǔn)確性和完整性。通過培訓(xùn)，使檔案工作者及時(shí)了解各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)需要保存的原始記錄，從源頭掌握歸檔范圍，掌握第一手資料，履行好監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查的作用，確保能夠反映業(yè)務(wù)全貌的文件資料及時(shí)歸檔。
2.加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員檔案管理技能。各單位可規(guī)定業(yè)務(wù)活動中生成的技術(shù)和管理記錄要由業(yè)務(wù)人員親自歸檔，這更有利于業(yè)務(wù)人員了解文件、記錄在中心質(zhì)量管理中的重要作用，增強(qiáng)了全員的檔案意識，使人人都成為“檔案員”，并且將業(yè)務(wù)文件的收集整理工作作為日常工作，并納入到工作職責(zé)中，作為年底考核內(nèi)容之一，一方面可以確保業(yè)務(wù)文件及時(shí)有效歸檔，另一方面可以為業(yè)務(wù)人員提供有力的信息保障。
（四）完善過程管理，實(shí)現(xiàn)專業(yè)檔案閉環(huán)控制。民航業(yè)務(wù)管理的關(guān)鍵在于全過程的閉環(huán)控制，文件控制作為貫穿業(yè)務(wù)活動全過程的關(guān)鍵要素，在各項(xiàng)工作實(shí)踐中極為重要。
1.通過對文件和資料進(jìn)行全程控制，將文件控制納入檔案工作的管理范疇，使檔案工作從孤立的“歸檔后”管理擴(kuò)展到文檔運(yùn)動周期全過程的管控，真正實(shí)現(xiàn)民航專業(yè)檔案的閉環(huán)管理。民航專業(yè)檔案管理注重文件的現(xiàn)場管理與質(zhì)量記錄的憑證作用，強(qiáng)化了文件資料的連續(xù)性，是保證文件資料收集、整理的一項(xiàng)十分有效的措施。
2.對業(yè)務(wù)日常文件進(jìn)行合理分類和編號，細(xì)化日常文件管理要求。因分類編號的規(guī)范程度能夠反應(yīng)日常文件管控的科學(xué)性和系統(tǒng)性，所以分類編號既要符合民航業(yè)務(wù)管理體系規(guī)定，又要符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。為此，各單位可根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)，制定《業(yè)務(wù)文件編號規(guī)則》，對規(guī)范現(xiàn)行文件管理、確保歸檔文件準(zhǔn)確性和完整性起到重要作用。
（五）嚴(yán)格歸檔管控，確保專業(yè)檔案資源質(zhì)量。文件的歸檔是文件轉(zhuǎn)化成檔案的最后環(huán)節(jié)，不可掉以輕心。民航專業(yè)檔案管理規(guī)定了歸檔范圍，也明確了業(yè)務(wù)人員的歸檔職責(zé)。檔案部門應(yīng)變被動為主動，及時(shí)了解各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的進(jìn)展情況，督促相關(guān)部門對各階段的文件資料進(jìn)行歸檔，保證在民航業(yè)務(wù)活動中能夠準(zhǔn)確、及時(shí)的提供檔案信息，主動地、最大限度地發(fā)揮檔案部門在民航各項(xiàng)工作中的重要作用，提高專業(yè)檔案質(zhì)量。
（六）樹立競爭意識，展現(xiàn)檔案人員職業(yè)修養(yǎng)。檔案人員的綜合素質(zhì)，決定了專業(yè)檔案工作的質(zhì)量。高質(zhì)量的專業(yè)檔案管理，為民航的發(fā)展提供科學(xué)可靠的歷史憑證。新形勢下，應(yīng)從以下幾方面提高檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)。
1.樹立職業(yè)競爭意識?，F(xiàn)如今，檔案人員思想過于安逸，毫無競爭壓力，缺乏提高自身修養(yǎng)的意識和動力。檔案人員應(yīng)增強(qiáng)危機(jī)意識，在競爭中求生存，在競爭中謀發(fā)展。各單位應(yīng)加大激勵機(jī)制，將檔案工作考核標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化，形成競爭上崗的良好態(tài)勢，促進(jìn)專業(yè)檔案工作平穩(wěn)、有序開展。
2.努力提高綜合素質(zhì)。檔案人員應(yīng)具有較強(qiáng)的反應(yīng)、判斷、歸納能力，積極協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)歸口部門關(guān)系，及時(shí)將業(yè)務(wù)檔案收集齊全；對已歸檔的業(yè)務(wù)檔案要有分析、鑒別能力，如材料是否有保存價(jià)值、內(nèi)容是否完整、整理是否科學(xué)、檢索是否方便等；此外，檔案人員要具備創(chuàng)新精神，充分發(fā)揮自身能力，挖掘?qū)I(yè)檔案信息、服務(wù)內(nèi)容，提供更深層次的專業(yè)檔案分析數(shù)據(jù)，開創(chuàng)專業(yè)檔案管理和開發(fā)利用新局面。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員；檔案管理；改進(jìn)策略
三級綜合醫(yī)院本身職工人數(shù)眾多，其中大多為專業(yè)技術(shù)人員，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，專業(yè)技術(shù)人員亦隨之壯大，因而加強(qiáng)并不斷改進(jìn)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案建設(shè)，能有效集中起醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員的相關(guān)檔案材料，便于快速地查閱及審驗(yàn)，能促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)及管理、提升醫(yī)療質(zhì)量、改善醫(yī)療服務(wù)、提高整體服務(wù)能力。
一、醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案管理現(xiàn)狀
醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案是醫(yī)院管理職工的重要工具，是醫(yī)院選拔人才、任用人才、培養(yǎng)人才、提升醫(yī)療質(zhì)量的重要載體，是醫(yī)院專業(yè)技術(shù)職工工作、生活、思想政治的生命線，因而應(yīng)予以重視。首先，目前大多數(shù)醫(yī)院對專業(yè)技術(shù)檔案管理的重視程度不高，許多個(gè)人專業(yè)檔案資料由職工自行保管，處于零散存放管理的無序狀態(tài)，檔案資料不全、丟失等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。其次，關(guān)于專業(yè)技術(shù)檔案管理的規(guī)范和機(jī)制尚未健全及完善，存在檔案資料收集渠道不統(tǒng)一、不規(guī)范等狀況，影響了專業(yè)技術(shù)檔案管理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、全面性、真實(shí)性。此外，醫(yī)院管理部門眾多，職工崗位性質(zhì)及人員類別繁多，其中涉及到的職能科室較多，檔案資料被多個(gè)部門收集管理，管理較為分散，例如有關(guān)職工姓名、參加工作年份等基本信息主要由人事部門進(jìn)行管理，而專業(yè)技術(shù)人員的醫(yī)療考核、技術(shù)準(zhǔn)入、技術(shù)任職、會診情況等資料是由醫(yī)務(wù)處予以手工登記，職工的繼續(xù)教育、論文情況、課題等相關(guān)資料由科教處予以登記，這一多部門管理收集檔案信息的情況，使得專業(yè)技術(shù)人員專業(yè)技術(shù)檔案資料管理的工作效率低下，信息之間難以有效實(shí)現(xiàn)共享，整合程度及利用價(jià)值不高，難以切實(shí)滿足醫(yī)療、科研、教學(xué)等需要。
二、醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的改進(jìn)策略
（一）提高認(rèn)識，保證質(zhì)量。專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理是醫(yī)院檔案管理的關(guān)鍵部分，應(yīng)予以重視，檔案管理人員應(yīng)提高這項(xiàng)工作的認(rèn)識，本著嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)、尊重科學(xué)、重視專業(yè)技術(shù)人員知識成果的態(tài)度，加強(qiáng)縱向管理，強(qiáng)化責(zé)任意識，愛崗敬業(yè)，忠于職守，合理安排工作，在充分熟悉業(yè)務(wù)、開展業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，嚴(yán)把質(zhì)量觀，充分發(fā)揮專業(yè)技術(shù)檔案的利用價(jià)值，使專業(yè)技術(shù)檔案切實(shí)服務(wù)于醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員及醫(yī)院管理部門。與此同時(shí)，檔案管理人員還可加強(qiáng)對專業(yè)技術(shù)檔案作用及價(jià)值的宣傳，并通過各種溝通渠道，建立行之有效的聯(lián)系制度，積極獲取各部門的支持和配合，有效發(fā)揮專業(yè)技術(shù)檔案管理工作的實(shí)際效益。
（二）抓好檔案資料的收集工作。一是保證專業(yè)技術(shù)檔案收集的全面性。醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)技術(shù)檔案應(yīng)包括專業(yè)技術(shù)人員的基礎(chǔ)材料、任職資格評聘材料、科研成果材料、考核材料等，其中基礎(chǔ)材料包括履歷、學(xué)歷、學(xué)位及各項(xiàng)證書復(fù)印件、資格證書、專業(yè)技能考核證書等等反映出專業(yè)技術(shù)人員個(gè)人資歷和業(yè)務(wù)技能水平的材料；任職資格評聘材料則包括專業(yè)技術(shù)人員的歷次任職資格申報(bào)表、評審表、任職資格證書、聘任證書等職稱晉升中所形成的各類文件材料；科研成果材料包括專業(yè)技術(shù)人員的工作總結(jié)、技術(shù)報(bào)告、論文成果、科研項(xiàng)目成果、獲獎證書等反映其業(yè)績的各類成果材料；考核材料則包括專業(yè)技術(shù)人員的進(jìn)修培訓(xùn)學(xué)習(xí)情況、工作完成情況、獎懲情況、學(xué)術(shù)成果報(bào)告情況、評定審核情況、領(lǐng)導(dǎo)考核意見等，此外，專業(yè)技術(shù)人員的各類社會兼職聘書、榮譽(yù)證書等其他材料也在檔案資料收集的范圍之內(nèi)。在檔案資料收集的過程中，應(yīng)充分了解收集的范圍，保證專業(yè)技術(shù)檔案收集的全面性。二是收集的方式可將平時(shí)收集和定期收集有機(jī)地結(jié)合起來。在平日里，需要?dú)w檔的檔案信息材料應(yīng)得到及時(shí)的歸檔，避免檔案材料散落在部門或是個(gè)人手中，只有實(shí)現(xiàn)各類文件材料的及時(shí)有效歸檔，才能保證其完整性、真實(shí)性，真正反映出專業(yè)技術(shù)人員工作及成長的歷史面貌。檔案工作人員還應(yīng)積極深入到各個(gè)部門及專業(yè)技術(shù)人員科技活動中，掌握第一手資料，定期對相關(guān)材料進(jìn)行鑒定、整理、歸檔、保存。
（三）加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)。當(dāng)前社會進(jìn)入信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式條目分化，內(nèi)容簡單，效率不高，且難以實(shí)現(xiàn)客觀、全面的評價(jià)，亟須改進(jìn)，醫(yī)院應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，逐漸加大信息化建設(shè)的步伐，構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一口徑的檔案管理系統(tǒng)，從而不斷完善醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理工作。醫(yī)院可根據(jù)自身實(shí)際，構(gòu)建切實(shí)可行的專業(yè)技術(shù)信息化檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)的模塊可由幾個(gè)部分組成：人員基本檔案、醫(yī)務(wù)檔案、科教檔案、護(hù)理檔案、藥學(xué)檔案、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)及履歷信息檔案等。根據(jù)各個(gè)系統(tǒng)模塊及內(nèi)容，以專業(yè)技術(shù)人員作為主線，導(dǎo)入醫(yī)院各個(gè)職能科室的排版、考勤、科研管理、臨床工作量、培訓(xùn)、考試、考核、醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)風(fēng)醫(yī)德等相關(guān)數(shù)據(jù)，并予以嚴(yán)格控制、審核，形成完整、連續(xù)且動態(tài)化的檔案數(shù)據(jù)，形成專業(yè)技術(shù)人員全過程的動態(tài)電子檔案數(shù)據(jù)庫，不斷推進(jìn)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案的規(guī)范化管理，也有效推進(jìn)了檔案資料的共享及利用。加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)是改進(jìn)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的必然要求，也是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院職工信息集中管理、信息共享、科室協(xié)同管理的重要舉措，不僅能有效地避免資料收集整理的重復(fù)性，促進(jìn)專業(yè)技術(shù)檔案的規(guī)范化管理，而且還能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策及職工的崗位考核提供有益的依據(jù)。
【參考文獻(xiàn)】
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檔案材料的收集工作是檔案管理工作的一個(gè)起始環(huán)節(jié)，與其他管理環(huán)節(jié)相比，它有其特殊性和重要性，是檔案工作的首要內(nèi)容。巧婦難為無米之炊。沒有詳盡、齊全的資料來源，就談不上檔案管理。因?yàn)椴痪邆洳榭純r(jià)值，其他環(huán)節(jié)就不再具有意義。特別是在信息量幾何級增長，強(qiáng)化檔案利用工作的今天，檔案的收集工作已變得越來越重要。這就需要不斷以新思維、新方法、新手段，不斷提高檔案管理工作，充分發(fā)揮科技手段和科學(xué)管理，形成貫穿全過程的質(zhì)量保障體系，提高檔案管理的質(zhì)量和水平。
醫(yī)院檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)調(diào)查研究的一條基本途徑，而搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)。但從當(dāng)前醫(yī)院文件材料收集歸檔的實(shí)際情況來看，檔案資料存在短缺、不齊全的現(xiàn)象十分突出。有的各種醫(yī)療科技成果文件材料長期散失在個(gè)人手中，得不到及時(shí)的收集整理歸檔；有的記載醫(yī)院各個(gè)時(shí)期工作情況，發(fā)展史料，以及職工先進(jìn)事跡等等資料、素材沒有詳盡的歸檔等等。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，造成這種狀況的主要原因有：一是對文件材料的作用和全面收集的重要性宣傳不夠，認(rèn)識不足，有的只注重紅頭文件的收集，而忽略了無文頭、不編號、不蓋章的文件材料的收集，沒有認(rèn)識到原始記錄、文件資料集中、收集、歸檔、保存和管理的重要性。二是管理制度不健全，沒有約束機(jī)制，科室配合不夠，平時(shí)管理工作銜接性差，歸檔制度不健全。三是沒有確定專門的檔案人員進(jìn)行管理，檔案人員工作因兼職過多，顧此失彼，影響了文件材料的收集。
要切實(shí)解決上述問題，確保醫(yī)院檔案材料齊全完整，更有效地提供利用，對醫(yī)院文件材料收集必須做到以下幾點(diǎn)：
㈠由院辦室組織各處書記、辦公室主任、機(jī)關(guān)各科室負(fù)責(zé)文秘工作的人員進(jìn)行認(rèn)真學(xué)習(xí)，提高全員檔案意識和法制觀念。強(qiáng)化宣傳，利用各種會議和黑板報(bào)，宣傳文件材料收集，加強(qiáng)檔案管理的重要意義，增強(qiáng)全員的檔案意識；建立健全文件材料收集、歸檔制度，明確要求。對文件材料收集歸檔成績顯著的科室和個(gè)人，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫剟睿活I(lǐng)導(dǎo)要支持檔案人員的工作，對材料收集中發(fā)生的問題，要及時(shí)幫助解決，確保文件材料收集工作有條不紊。
㈡文件材料收集能否齊全完整，特別需要各科室的緊密配合和協(xié)助支持。因此，醫(yī)院各科室應(yīng)通力合作，把文件材料收集工作抓好。各科室要切實(shí)落實(shí)人員，負(fù)責(zé)本科室文件材料的收集，一方面，要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，抓好上級單位發(fā)給醫(yī)院的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強(qiáng)化文書管理，抓好醫(yī)院活動所形成的文件材料的收集，使“賬外”材料的作用得到充分發(fā)揮。
㈢檔案人員應(yīng)把文件材料收集措施落到實(shí)處。文件材料收集除了領(lǐng)導(dǎo)重視，各科室配合外，更重要的是檔案人員要主動做好，盡職盡責(zé)，認(rèn)真完成本職工作任務(wù)。
一要根據(jù)文件材料形成的時(shí)間規(guī)律主動收集。檔案人員要掌握時(shí)間規(guī)律，主動、多方位聯(lián)系，做到“嘴勤”、“腿勤”，把握文件收集的主動權(quán)。利用傳閱文件的時(shí)機(jī)收集。檔案人員在傳閱文件時(shí)，要經(jīng)常了解各科室是否有人去上級單位開會、聯(lián)系工作帶回文件，或者是上級單位把文件直接寄到了科室，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即收集登記，避免歸檔時(shí)遺漏。主動登門及時(shí)收集。如階段工作結(jié)束或年度工作完結(jié)，檔案人員都要主動上門將所形成的文件材料收集歸檔。
二要及時(shí)獲取信息，及時(shí)收集。檔案人員要做到“眼勤”、“手勤”，及時(shí)收集文件材料。通過收發(fā)文之間的相互聯(lián)系收集。對有請示沒有批復(fù)或有批復(fù)沒有請示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應(yīng)及時(shí)查詢，保證這類文件材料的按時(shí)歸檔。利用復(fù)印的機(jī)會收集。檔案人員在復(fù)印文件材料時(shí)，對有價(jià)值，需要?dú)w檔的文件材料當(dāng)即留下原件，以備日后歸檔。
三要把握“三個(gè)環(huán)節(jié)”收集。統(tǒng)一收發(fā)環(huán)節(jié)。凡來往文件，檔案人員應(yīng)統(tǒng)一拆封、統(tǒng)一登記、統(tǒng)一管理，防止文件材料散失。核稿打印環(huán)節(jié)。檔案人員要堅(jiān)持按照行文要求辦事，及時(shí)將文件材料收集歸檔。用印環(huán)節(jié)。凡是本院發(fā)的文件材料，檔案人員要通過加蓋公章適時(shí)收集文件材料。對一些實(shí)在找不到、收不回的有價(jià)值應(yīng)歸檔的文件材料，應(yīng)列出目錄，向有關(guān)科室收集，以此來彌補(bǔ)不足，保證文件材料收集的齊全完整，豐富室藏。
(一)專業(yè)檔案的特點(diǎn)
專業(yè)檔案是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及其他社會組織，在某一專業(yè)職能活動中形成的具有比較穩(wěn)定的文種和記錄目的的檔案。具有專業(yè)性強(qiáng)、獨(dú)立性與現(xiàn)行性強(qiáng)以及動態(tài)性強(qiáng)的特點(diǎn)。專業(yè)檔案不僅形成規(guī)律、內(nèi)容性質(zhì)有明顯的專業(yè)性，文件名稱、格式、整理方法等也有其專業(yè)特點(diǎn)，同時(shí)其作用范圍、作用對象和作用時(shí)效也有特定的專業(yè)局限性；是專業(yè)職能活動的必要管理工具和解決問題的手段，具有突出的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值，可以相對獨(dú)立地支撐有關(guān)專業(yè)活動，且工作查考期長，查考的實(shí)時(shí)性、連續(xù)性要求高，往往作為立檔單位全宗內(nèi)相對獨(dú)立的部分由形成部門保管和使用；記錄的數(shù)據(jù)和信息需要同記錄對象的現(xiàn)實(shí)情況保持動態(tài)一致，隨著記錄對象的變化隨時(shí)補(bǔ)充和變更記錄，直至對象的消亡。這也是部分專業(yè)檔案需要由形成部門相對獨(dú)立地保管和使用的重要原因。
(二)區(qū)縣專業(yè)檔案管理中存在的問題
2006年北京市西城區(qū)檔案局通過問卷調(diào)查方式，對區(qū)屬44個(gè)立檔單位專業(yè)檔案的形成、整理、保管、利用及歸屬流向情況進(jìn)行了調(diào)查。經(jīng)統(tǒng)計(jì)匯總，44個(gè)立檔單位分別由其所屬的217個(gè)專業(yè)科室(所屬單位)形成各類專業(yè)檔案378種(文種)。根據(jù)全區(qū)各類專業(yè)檔案不同的整理、保管單位統(tǒng)計(jì)，2004至2006年這三年中，平均每年形成專業(yè)檔案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。這些專業(yè)檔案由各單位綜合檔案室統(tǒng)一保管的有180種、由專業(yè)檔案室保管的有40種、由形成科室自行保管的有158種。從整理方法上看，這些專業(yè)檔案按記錄對象(事項(xiàng)、單位、戶、人)整理的有223種，按時(shí)段整理的有138種，按其他特征整理的有17種，其中整理后需要隨時(shí)增減內(nèi)容的有47種。整理后，編制紙質(zhì)檔案目錄的有304種、編制電子目錄的有91種、未編制檔案目錄的有58種。這些專業(yè)檔案中，有查閱控制規(guī)定的有324種，僅對當(dāng)事人提供利用的有92種，能夠提供社會公眾利用的只有14種。這些專業(yè)檔案中，沒有具體規(guī)定歸屬流向的有256種，檔案從未銷毀的有367種。
由于是首次對專業(yè)檔案作較大范圍的調(diào)查，以上調(diào)查數(shù)據(jù)和情況不盡準(zhǔn)確，但可以看出，當(dāng)前專業(yè)檔案管理主要存在以下問題：
1、形成量大而保管空間不足。由于檔案的歸屬流向不確定，銷毀期限不明確，造成檔案只有進(jìn)口沒有出口，檔案存儲空間嚴(yán)重不足。其中勞動和社會保障、法院、檢察院、工商、城管監(jiān)察等系統(tǒng)尤為突出。
2、整理、編目的規(guī)范化程度低。很多專業(yè)檔案的整理、編目方法是立檔單位或形成科室根據(jù)專業(yè)特點(diǎn)和基礎(chǔ)條件自行設(shè)計(jì)的，采用的檔案裝具也各行其是，一旦需要向上級檔案館移交，立檔單位和檔案館都必將面臨巨大的工作量，難度可想而知。
3、歸屬流向和接收范圍模糊。這是區(qū)縣檔案管理部門長期以來感到困惑和棘手的問題。一方面，由于專業(yè)檔案自身特點(diǎn)，立檔單位往往不能將專業(yè)檔案隨文書檔案一同向檔案館移交。另一方面，許多專業(yè)檔案的歸屬流向問題并無明確、具體的規(guī)定。如設(shè)在區(qū)縣由市主管部門垂直管理的各職能局(分局)，其文書檔案一般按規(guī)定向區(qū)縣檔案館移交，其專業(yè)檔案則按專業(yè)實(shí)行統(tǒng)一管理，由市各業(yè)務(wù)主管部門監(jiān)督指導(dǎo)。
4：規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)工作滯后。在44個(gè)立檔單位中，沒有制定規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)的占38％。其中，許多規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)或由上級業(yè)務(wù)主管部門單獨(dú)制定，或由立檔單位、形成科室自行制定。在沒有上級檔案行政管理部門和業(yè)務(wù)主管部門聯(lián)合制定管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的情況下，區(qū)縣檔案部門無法對專業(yè)檔案管理進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)和服務(wù)，并得到立檔單位的認(rèn)可。
存在上述問題的主要原因，一是專業(yè)檔案的數(shù)量和內(nèi)容伴隨著經(jīng)濟(jì)、社會的改革與發(fā)展出現(xiàn)了前所未有的增長和變化，缺乏成熟的管理經(jīng)驗(yàn)；二是檔案行政管理部門與各專業(yè)主管部門協(xié)調(diào)不夠，對專業(yè)檔案的條塊交錯管理存在缺位、錯位或越位現(xiàn)象；三是缺乏對專業(yè)檔案歸屬流向的總體設(shè)計(jì)，導(dǎo)致專業(yè)檔案管理中出現(xiàn)了一定程度的無序。
二、關(guān)于區(qū)縣專業(yè)檔案歸屬流向的分析
(一)歸屬流向面臨的問題
1、改革開放以來，區(qū)縣屬機(jī)關(guān)、單位各類專業(yè)檔案大量涌現(xiàn)，而檔案歸屬與流向的有關(guān)規(guī)定不明確、不具體或原來的規(guī)定不符合基層業(yè)務(wù)工作實(shí)際，導(dǎo)致各類專業(yè)檔案大量積存在形成單位，只有進(jìn)口沒有出口。一方面，給形成單位的檔案管理以至業(yè)務(wù)工作造成很大困難。另一方面，也影響了區(qū)縣綜合檔案館館藏結(jié)構(gòu)的豐富與優(yōu)化。
2、部分區(qū)縣行政機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系發(fā)生變化，由隸屬區(qū)縣政府轉(zhuǎn)為由市業(yè)務(wù)主管部門垂直管理，而檔案的歸屬流向尚未重新明確。目前，這些機(jī)關(guān)形成的文書檔案，區(qū)縣檔案館一般仍按過去的規(guī)定接收，形成機(jī)關(guān)也比較配合。而對于各類專業(yè)檔案在垂直管理前就未隨文書檔案向區(qū)縣檔案館移交，垂直管理后其歸屬流向問題更加突出。目前一些市級專業(yè)主管部門已經(jīng)設(shè)立或正在醞釀部門檔案館，其檔案接收范圍是否涉及區(qū)縣檔案資源尚不明確?！皩儆诘胤胶蜕霞壷鞴懿块T雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位形成的以反映地方某項(xiàng)事業(yè)或建設(shè)活動為主的檔案”應(yīng)納入地方綜合檔案館收集范圍的規(guī)定，一直以來并未得到較好的貫徹實(shí)施，在新的形勢下實(shí)施將更加困難。
3、隨著一些地方整合國家檔案資源以及綜合檔案館與若干專業(yè)檔案館的合并，區(qū)縣專業(yè)檔案歸屬流向的調(diào)整和區(qū)縣綜合檔案館接收檔案范圍的界定有了新的可能。然而，各類檔案資源是一律按區(qū)縣行政區(qū)劃整合，還是分門別類按不同級別行政區(qū)劃整合，至少在大城市的核心功能區(qū)及城市功能拓展區(qū)，需要從國家檔案資源配置的全局出發(fā)，合理設(shè)計(jì)、科學(xué)規(guī)劃和審慎決策。
(二)設(shè)計(jì)專業(yè)檔案歸屬流向的原則
規(guī)劃區(qū)縣專業(yè)檔案的歸屬與流向要在遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面利用”的基本原則和“重點(diǎn)發(fā)展原有各級國家綜合檔案館，根據(jù)需要適當(dāng)建立部門檔案館，把國家檔案館網(wǎng)建設(shè)成為結(jié)構(gòu)合理、分工明確、關(guān)系協(xié)調(diào)、管理科學(xué)、具有安全保管與充分開發(fā)檔案信息能力、為社各方面提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的有機(jī)整體”的檔案館設(shè)置與布局原則基礎(chǔ)上，遵循以下具體原則。
1、明確檔案的終極歸屬，維護(hù)國家記憶
區(qū)縣檔案館作為國家長久保管檔案的基地，承擔(dān)維護(hù)本行政區(qū)各項(xiàng)事業(yè)歷史真實(shí)面貌的職能，自然也是各類具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值檔案的終極歸宿。市級專業(yè)檔案館是收集、管理某一領(lǐng)域或特殊載體檔案的國家檔案館，具有終極保管某一領(lǐng)域檔案的職能，可以由省、自治區(qū)、直轄市或特大城市根據(jù)需要設(shè)置。部門檔案館是各專業(yè)主管部門為收集、管理本部門及直屬單位有關(guān)檔案、資料的檔案館，是國家檔案館網(wǎng)布局的組成部分，可以由省、自治區(qū)、直轄市或特大城市根據(jù)需要在形成專門業(yè)務(wù)或科技檔案數(shù)量大的專業(yè)主管部門設(shè)置。按照國家現(xiàn)行規(guī)定，
部門檔案館中記錄黨政領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動的具有永久保存價(jià)值的檔案，保存50年后應(yīng)向各級綜合檔案館移交。部門檔案館是檔案的過渡性保管機(jī)構(gòu)，不是永久保存檔案的最終歸宿。
當(dāng)前，針對各類專業(yè)檔案大量涌現(xiàn)以及專業(yè)檔案在形成、保管、利用上的特點(diǎn)，應(yīng)合理規(guī)劃我市的檔案館網(wǎng)布局，建立一批專門檔案館和部門檔案館，規(guī)范各類檔案的歸屬與流向，明確各類檔案的終極歸屬及過渡性保管職責(zé)，促進(jìn)全市國家檔案資源的整體建設(shè)和管理。
2、創(chuàng)新專業(yè)檔案管理體制，服務(wù)現(xiàn)實(shí)工作
專業(yè)檔案數(shù)量龐大、類型復(fù)雜、分布廣泛，具有專業(yè)性、獨(dú)立性、動態(tài)性和現(xiàn)實(shí)工具性強(qiáng)的特點(diǎn)。應(yīng)根據(jù)專業(yè)檔案形成、保管、利用上的特點(diǎn)和業(yè)務(wù)部門的實(shí)際工作需要，建立多層次、多模式管理的新格局，以適應(yīng)各類專業(yè)檔案管理與建設(shè)的需要，更好地為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。
(1)由專業(yè)檔案形成科室保管的模式。對于獨(dú)立性、動態(tài)性、現(xiàn)實(shí)工具性都比較強(qiáng)的專業(yè)檔案，可以在檔案形成之后，由形成科室管理和控制，以維系專業(yè)工作的正常進(jìn)行。形成科室應(yīng)承擔(dān)積累、整理、編目、保管、到期鑒定和處置的任務(wù)，并承擔(dān)將其中已失去現(xiàn)實(shí)管理工具功能、需要作為歷史記錄長久保存的檔案向單位綜合檔案室或通過綜合檔案室向檔案館移交的職責(zé)，接受本區(qū)縣檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。
(2)由專業(yè)檔案形成單位的專業(yè)檔案室或?qū)I(yè)文件管理中心保管的模式。對于形成數(shù)量大，增幅快，整理、鑒定和利用方式特殊，必須由專業(yè)人員直接控制和使用的專業(yè)檔案，可以成立專業(yè)檔案室或?qū)I(yè)文件管理中心，實(shí)施過渡性和集約化保管。
(3)由專業(yè)檔案形成單位綜合檔案室統(tǒng)一保管的模式。根據(jù)歸檔、整理、編目、鑒定和利用的特點(diǎn)，可以隨同文書檔案一并管理的專業(yè)檔案，應(yīng)納入本單位綜合檔案室統(tǒng)一保管，隨同文書檔案定期向檔案館移交。
(4)由市級專業(yè)主管部門的專業(yè)檔案管理中心或部門檔案館保管的模式。對于市級專業(yè)主管部門需要按行業(yè)整合的專業(yè)檔案特別是垂直管理單位的專業(yè)檔案，可以按照規(guī)定向?qū)I(yè)主管部門的專業(yè)檔案管理中心或部門檔案館集中，實(shí)施過渡性和集約化管理。市級專業(yè)檔案管理中心和部門檔案館應(yīng)具備安全保管和充分開發(fā)檔案信息的條件和能力，承擔(dān)向社會提供檔案利用的職責(zé)，保證本行業(yè)專業(yè)性活動以及專門用戶群體利用檔案的需要。
建立多層次、多模式的專業(yè)檔案管理體制，是為了扭轉(zhuǎn)當(dāng)前專業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)的無序狀況，更好地服務(wù)于現(xiàn)實(shí)工作，發(fā)揮專業(yè)檔案對于形成者的突出作用、對于利用者的定向作用和為科研、決策服務(wù)的整體效應(yīng)。各個(gè)管理層次及各類管理模式的具體確定，應(yīng)由檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門做出統(tǒng)一規(guī)定。同時(shí)，無論是采取哪種模式，都應(yīng)接受檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)，并按規(guī)定向綜合檔案館移交記錄黨政領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動的具有永久保存價(jià)值的檔案。
3、按地域整合與按行業(yè)整合并舉，方便社會利用
實(shí)施檔案資源整合是強(qiáng)化檔案集中統(tǒng)一管理、降低管理成本、提高管理效能和方便社會各方面利用檔案的有效措施。檔案資源整合既可以按地域整合，也可以按行業(yè)整合。對于特大城市而言，城市基礎(chǔ)設(shè)施、公用事業(yè)以及一些需要垂直管理的專業(yè)性工作，往往不是按區(qū)縣行政區(qū)劃來設(shè)置和管理的。對于這些行業(yè)形成的檔案資源應(yīng)當(dāng)首先按照專業(yè)管理的需要進(jìn)行行業(yè)性整合，而后再按照維護(hù)國家歷史記憶的需要向同級綜合檔案館整合。區(qū)縣檔案館主要應(yīng)整合本區(qū)縣行政區(qū)劃內(nèi)具有行政隸屬關(guān)系的立檔單位及其所屬部門的檔案資源和按區(qū)縣行政區(qū)劃管理與建設(shè)的其他各類國家檔案資源。
隨著國家行政管理體制的改革，出現(xiàn)了越來越多的全國性和全市性縱向管理系統(tǒng)。為加強(qiáng)本行業(yè)、本系統(tǒng)管理的需要，縱向系統(tǒng)的檔案資源整合應(yīng)運(yùn)而生，專業(yè)主管部門的行業(yè)性檔案管理機(jī)構(gòu)也將隨之得到強(qiáng)化和發(fā)展。面對檔案資源整合新的發(fā)展趨勢，各級檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)各專業(yè)主管部門，更新檔案管理理念，排除部門利益紛爭，共同站在加強(qiáng)國家檔案資源整體建設(shè)的高度，對各級各類專業(yè)檔案資源的歸屬與流向進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)一規(guī)劃。
三、加強(qiáng)專業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)建議
(一)加強(qiáng)對專業(yè)檔案監(jiān)督管理的建議
1、定期開展檔案資源普查。由國家或市級檔案行政管理部門在檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)之外，定期(如5年或10年)組織各級檔案部門和業(yè)務(wù)主管部門開展對專業(yè)檔案資源的全面普查，在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，制定專業(yè)檔案資源管理與建設(shè)的對策與措施。
普查應(yīng)著重了解各類專業(yè)檔案形成、整理、保管、利用以及歸屬流向的情況。普查項(xiàng)目應(yīng)盡可能詳細(xì)、具體，如形成情況應(yīng)了解每類專業(yè)檔案的具體文種、形成部門、年均形成數(shù)量、現(xiàn)有數(shù)量等；整理情況應(yīng)了解整理特征、所用裝具、如何編目、整理歸檔后是否需要動態(tài)管理等；保管情況應(yīng)了解專業(yè)檔案庫房設(shè)置、保管條件、管理機(jī)構(gòu)及人員等；利用情況應(yīng)了解利用對象的控制、利用方式及利用時(shí)效的特點(diǎn)等；歸屬流向應(yīng)了解各類專業(yè)檔案有無歸屬流向的具體規(guī)定、專門檔案館或部門檔案館設(shè)置情況、有無銷毀到期檔案的具體規(guī)定或處置辦法等；監(jiān)督指導(dǎo)關(guān)系應(yīng)了解檔案管理部門和業(yè)務(wù)主管部門在哪些管理環(huán)節(jié)存在缺位、錯位并廣泛征集形成部門的意見、建議。只有搞好普查，全面、深入地把握情況，才能科學(xué)合理地制定專業(yè)檔案建設(shè)規(guī)劃和管理措施。
2、切實(shí)加強(qiáng)對專業(yè)檔案的監(jiān)督管理。專業(yè)檔案管理是各行業(yè)、各部門文件與檔案管理的重要組成部分，是國家和社會的重要信息資源。面對數(shù)量龐大、類型復(fù)雜、分布廣泛的專業(yè)檔案，必須站在國家檔案資源建設(shè)的高度，從管理體制、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等方面，按照檔案工作的基本原則，充分考慮專業(yè)檔案的特點(diǎn)，切實(shí)加強(qiáng)對專業(yè)檔案資源的管理與建設(shè)。
要針對各類專業(yè)檔案管理的缺位、錯位、越位問題，全面梳理各級檔案部門與專業(yè)主管部門、綜合檔案館與專業(yè)檔案館、監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)關(guān)與檔案形成部門的職責(zé)分工，形成覆蓋完整、分工明確、制度健全、密切協(xié)調(diào)、共同管理的管理體制。要依法健全、完善專業(yè)檔案管理的政策、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)各類專業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，維護(hù)專業(yè)檔案的連續(xù)性和整體性，有效地支持專業(yè)活動的正常開展，積極發(fā)揮專業(yè)檔案的社會作用。要在繼承專業(yè)檔案管理成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，注重制度創(chuàng)新，根據(jù)各類專業(yè)檔案形成、保管、利用的新情況、新特點(diǎn)，創(chuàng)新管理理念和模式，既要堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、維護(hù)檔案完整與安全、方便社會各方面利用的原則，又要尊重專業(yè)檔案的自身屬性和特點(diǎn)，創(chuàng)造有利于各類專業(yè)檔案資源建設(shè)、管理、利用的新形式。當(dāng)前加強(qiáng)專業(yè)檔案管理的重點(diǎn)是要從國家檔案資源建設(shè)的全局出發(fā)，協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，全面梳理各類專業(yè)檔案的歸屬與流向，落實(shí)市、區(qū)、縣檔案局(館)和專業(yè)主管部門監(jiān)督、指導(dǎo)、接收專業(yè)檔案的職責(zé)和檔案形成部門積累、整理、移交專業(yè)檔案的職責(zé)，推動各類專業(yè)檔案管理活動的有序開展。
(二)關(guān)于專業(yè)檔案歸屬流向的建議
以各級國家綜合檔案館為主、專業(yè)檔案館和部門檔案館(檔案管理中心)為輔，健全、完善我市檔案館網(wǎng)布局，合理設(shè)計(jì)、統(tǒng)一規(guī)劃全市專業(yè)檔案資源的歸屬與流向。從全市檔案事業(yè)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、條塊結(jié)合的層面，構(gòu)建“結(jié)構(gòu)合理、分工明確、關(guān)系協(xié)調(diào)、管理科學(xué)、具有安全保管與充分開發(fā)檔案信息的能力、為社會各方面提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的檔案館群，形成各類國家檔案資源建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展的格局。
1、設(shè)立若干專業(yè)檔案館
專業(yè)檔案館是按專業(yè)設(shè)置的，收集和永久保管特定領(lǐng)域或者特殊載體檔案，并向社會提供利用的檔案保管機(jī)構(gòu)?！度珖鴻n案館設(shè)置與布局方案》規(guī)定，省(自冶區(qū)、直轄市)以及計(jì)劃單列市、特大城市設(shè)置哪些專門檔案館，按照重點(diǎn)加強(qiáng)各級國家綜合檔案館的原則，由同級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃，報(bào)同級人民政府批準(zhǔn)，并報(bào)國家檔案局備案。
目前，我市設(shè)置的城市建設(shè)檔案館，是收集、管理和永久保存城市規(guī)劃、建設(shè)有關(guān)檔案的專業(yè)檔案館。還可以根據(jù)需要設(shè)立若干專業(yè)檔案館，收集、管理和永久保存特定領(lǐng)域或者特殊載體的檔案，以加強(qiáng)專業(yè)檔案的管理與建設(shè)。
2、設(shè)立若干部門檔案館(檔案管理中心)
部門檔案館是專業(yè)主管部門所屬的，收集、管理本部門及其直屬機(jī)構(gòu)檔案的檔案館?！度珖鴻n案館設(shè)置與布局方案》規(guī)定，省(自治區(qū)、直轄市)以及計(jì)劃單列市、特大城市的有關(guān)專業(yè)主管部門，根據(jù)實(shí)際情況需要設(shè)館的，由同級檔案行政管理部門按照重點(diǎn)加強(qiáng)各級國家綜合檔案館的原則，統(tǒng)籌規(guī)劃并報(bào)同級人民政府批準(zhǔn)。
目前，我市設(shè)有國家安全局檔案館，收集并永久管理本部門及直屬單位形成的檔案?！侗本┦袡n案館設(shè)置和布局方案》規(guī)定，市高級人民法院、高級人民檢察院、公安局可以設(shè)置本部門檔案館，收集管理本部門及其直屬單位形成的檔案。其中具有永久保存價(jià)值的檔案，在本部門檔案館保存50年后向市檔案館移交。某些形成專門業(yè)務(wù)和科學(xué)技術(shù)檔案數(shù)量大的市專業(yè)主管部門，可以成立本部門檔案館，收集管理本部門及其直屬單位形成的有關(guān)檔案和資料，但其在行使國家行政管理職能活動中形成的黨政領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等具有永久保存價(jià)值的檔案，按規(guī)定向市檔案館移交。
可以考慮設(shè)立市公、檢、法部門檔案館，并在其他實(shí)行垂直管理的市專業(yè)主管部門，如工商行政管理局、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、藥品監(jiān)督管理局、國土資源管理局等部門，設(shè)立部門檔案館，收集、管理本部門及其直屬單位形成的有關(guān)檔案和資料，以及由所屬區(qū)縣分局形成的需要按行業(yè)整合的專業(yè)檔案。其所屬的各區(qū)縣分局在行使國家行政管理職能活動中形成的黨政領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等具有永久保存價(jià)值的文書檔案，仍按原規(guī)定向區(qū)縣綜合檔案館移交。
3、在區(qū)縣專業(yè)主管部門設(shè)立專業(yè)檔案管理中心
1.1為專業(yè)技術(shù)人員自身提高提供依據(jù)
醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理工作方便了醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員的工作。由于專業(yè)技術(shù)檔案記下了工作人員的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，從他們剛走進(jìn)醫(yī)院的簡歷，到成長期獲得的一些證書、獎項(xiàng)，再到中期的職稱評定、科學(xué)研究等都是以檔案為依據(jù)的。另外，通過專業(yè)技術(shù)檔案的整理，可以讓員工發(fā)現(xiàn)自身的不足，進(jìn)行專業(yè)技能的提升。
1.2為醫(yī)院晉升人才提供參考
由于專業(yè)技術(shù)檔案包含了專業(yè)技術(shù)人員的方方面面，所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)晉升人員的時(shí)候，也可以依照專業(yè)技術(shù)檔案進(jìn)行篩選，因?yàn)檫@是最有效、最直接的手段。這既體現(xiàn)了醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的公平、公正原則，也為醫(yī)院選拔了一批真正優(yōu)秀的人才。
2醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理存在的問題
2.1對專業(yè)技術(shù)檔案的重視程度有待加強(qiáng)
不論是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)還是員工對專業(yè)技術(shù)檔案的重視程度有待加強(qiáng)。因?yàn)閷I(yè)技術(shù)檔案記錄著員工在醫(yī)院的一切，它相當(dāng)于員工工作中的“身份證”，對于員工的職稱評定、薪資待遇、職位晉升有著非常重要的作用，同時(shí)也是醫(yī)院的身份象征。但現(xiàn)在不論是領(lǐng)導(dǎo)還是員工都沒有意識到。致使個(gè)人專業(yè)檔案資料經(jīng)常出現(xiàn)問題，不是丟失就是損壞，影響了個(gè)人的考評和晉升，造成了人力和精力的浪費(fèi)。
2.2專業(yè)技術(shù)檔案資料缺乏真實(shí)性
目前，由于我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，很多醫(yī)院引進(jìn)了大批人才，這就需要對這些人員進(jìn)行技術(shù)檔案管理。但目前在行業(yè)中存在一種非常不好的現(xiàn)象，專業(yè)技術(shù)檔案的管理缺乏真實(shí)有效性。很多人員的檔案沒有經(jīng)過專門部門的審查，僅僅靠的是印象，檔案制定過程中存在虛假現(xiàn)象，專業(yè)技術(shù)檔案的制定有時(shí)只是一種形式。如果不對這種不良現(xiàn)象加以制止，會嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)行。
2.3管理制度不健全
目前醫(yī)院管理制度不健全，這是影響醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案建設(shè)的重要因素。這使得醫(yī)院的資料整理和收集工作得不到保障，也影響了醫(yī)院檔案建設(shè)的真實(shí)性，甚至造成了技術(shù)檔案的丟失。
3加強(qiáng)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員管理的措施
3.1加強(qiáng)檔案意識宣傳，加快人事檔案管理信息化建設(shè)
首先，除了要加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)外，還要做好宣傳工作，加強(qiáng)員工的檔案管理意識，增強(qiáng)員工對檔案管理重要性的認(rèn)識。其次,在員工做好宣傳工作的同時(shí)，還要加強(qiáng)員工對檔案整理方面的要求和知識，從而建立良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的有效進(jìn)行。最后，要建立統(tǒng)一的包括職工、病人、手術(shù)、科研等各項(xiàng)信息的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，并按照數(shù)據(jù)庫的格式分類整理存放，通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分析整理，歸納總結(jié)，使得研究人員能夠減少工作量，加快成果的轉(zhuǎn)化。
3.2完善醫(yī)院檔案管理制度
要想加快醫(yī)院信息化管理的建設(shè)進(jìn)程，完善醫(yī)院的人力資源檔案管理是必不可少的一項(xiàng)重要工作。而要想做好檔案管理工作,完善的檔案管理制度則是基礎(chǔ)性工作,這就要求各醫(yī)院要根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展?fàn)顩r以及醫(yī)院的實(shí)際情況,不斷修改完善醫(yī)院的檔案管理制度,利用信息化手段建立現(xiàn)代化的管理系統(tǒng),并制定符合實(shí)際發(fā)展需要的規(guī)章制度,進(jìn)行人性化、高效率的管理,保障人才資源的合理開發(fā)和利用。
3.3規(guī)范專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案資料管理
每個(gè)人的業(yè)務(wù)資料檔案都關(guān)系著其個(gè)人的發(fā)展進(jìn)步,如果業(yè)務(wù)資料檔案出現(xiàn)問題,其個(gè)人的發(fā)展進(jìn)步就會受到很大的影響。因此,業(yè)務(wù)檔案的管理是檔案管理工作的重中之重。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立規(guī)范的業(yè)務(wù)檔案資料管理制度,按照流程仔細(xì)對檔案資料進(jìn)行核對,同時(shí)密切與相關(guān)部門的聯(lián)系交流,確保業(yè)務(wù)檔案資料的及時(shí)準(zhǔn)確、真實(shí)可靠。為了不出現(xiàn)以次充好、欺上瞞下的現(xiàn)象,醫(yī)院還要教育監(jiān)督檔案管理人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案更新與管理工作,要確保在檔案資料整理歸檔時(shí)符合規(guī)定。最后，還要規(guī)范檔案資料的借閱制度,防止出現(xiàn)以借閱的方式私自修改檔案資料,也防止業(yè)務(wù)檔案的流失,確保業(yè)務(wù)資料檔案的安全。檔案管理人員對專業(yè)技術(shù)人員的檔案進(jìn)行管理時(shí)，首先要樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。同時(shí)，要和各部門保持密切的聯(lián)系，這樣才能保證資料的及時(shí)更新。另外，在材料的復(fù)印件上要印上公章，確保材料的真實(shí)性。
4小結(jié)
關(guān)鍵詞：基層專業(yè)檔案；管理問題；對策
基層專業(yè)檔案的存在，是檔案工作直接服務(wù)于基層的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，對其進(jìn)行合理的管理，可以很好地實(shí)現(xiàn)對于基層的了解，更好的將信息進(jìn)行合理的利用，保證其存在的意義。在基層的專業(yè)檔案管理工作中，如果想要更好的將其存在意義進(jìn)行合理的發(fā)揮，就要首先對于其管理中存在的主要問題進(jìn)行分析，有針對性的制定解決策略，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對于基層專業(yè)檔案的管理和利用，更好的實(shí)現(xiàn)其存在價(jià)值。
1 基層專業(yè)檔案管理混亂的原因分析
1.1 普遍原因分析
基層專業(yè)檔案主要是基層的單位之間生成的檔案，其在管理中，管理人員的素質(zhì)差距較大，在管理制度上也沒有進(jìn)行統(tǒng)一，導(dǎo)致基層專業(yè)檔案管理方法多種多樣，而且有一些基層領(lǐng)導(dǎo)，并沒有對于基層專業(yè)檔案的存在進(jìn)行重視，存在對于檔案的隨意篡改問題，甚至造成了基層檔案的嚴(yán)重破壞，并且由于沒有專業(yè)的管理以及規(guī)范，對于基層專業(yè)檔案出現(xiàn)的問題，并沒有辦法追根揭底，管理的職責(zé)沒有進(jìn)行明確化的制定，管理力度很弱。這些問題的存在都在一定程度上影響了基層專業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行，給檔案管理工作的混亂提供了契機(jī)。
1.2 稅收檔案管理問題分析
稅收檔案主要是指各個(gè)國家機(jī)關(guān)、政府以及村鎮(zhèn)之間與稅收有關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)形成的資料，稅收檔案主要有兩種，一種是稅收的管理機(jī)關(guān)在進(jìn)行管理工作的過程中形成的稅收檔案，這種檔案中包含了個(gè)人的納稅所有信息；另一種是政府在行使稅收權(quán)利時(shí)形成的稅收檔案，主要包含的人口統(tǒng)計(jì)以及企業(yè)納稅監(jiān)管過程中，形成的稅收檔案資料。在稅收檔案的管理過程中，存在的主要問題如下：
（1）第一類檔案在管理過程中，信息泄露以及檔案隨意進(jìn)行篡改的問題較為嚴(yán)重，對數(shù)的問題出現(xiàn)是由于受到個(gè)人利益驅(qū)使，是為了增加個(gè)人的經(jīng)濟(jì)利益，做出的損害國家利益的行為。
（2）在第二類檔案的管理過程中，由于其形成的過程中不是由直接的監(jiān)管部門進(jìn)行管理的，所以分布較為雜亂，而且在進(jìn)行的過程中，并沒有設(shè)置專門的記錄管理人員，所以很容易造成丟失以及泄露問題的出現(xiàn)，在進(jìn)行交接的時(shí)候，往往沒有辦法進(jìn)行正常的交接。
1.3 綜合性行政單位管理檔案問題分析
行政單位有單一職能的單位，也有復(fù)雜功能的單位，他們經(jīng)政府授權(quán)以后，從事的都是政府某一項(xiàng)專門職能，因此這些部門的管理往往相對專業(yè)，也能夠?qū)崿F(xiàn)專事專管和條線交流的目的，所以很少出現(xiàn)專業(yè)檔案積壓和隨意毀棄的現(xiàn)象。而對于綜合性辦公機(jī)構(gòu)，比如政府辦、發(fā)改委等這樣的機(jī)構(gòu)，管理的往往是一個(gè)地區(qū)的綜合性事務(wù)，這些事務(wù)多數(shù)是政策性事務(wù)，一項(xiàng)工作結(jié)束以后很少具有連續(xù)性，所以有些政策性工作結(jié)束以后形成的工作檔案不能夠傳接下去，很多檔案無法歸結(jié)到某一門類而移送到檔案管理部門進(jìn)行管理。因此，在實(shí)務(wù)中出現(xiàn)了混亂放置甚至隨意丟棄的現(xiàn)象。
1.4 法律檔案問題分析
（1）就第一部分檔案來說，司法檔案、檢察檔案、紀(jì)律檢查檔案、刑事檔案等等，都屬于專業(yè)的法律機(jī)關(guān)形成的檔案，由于這些檔案的所有人是行政專門機(jī)關(guān)，因此在管理上能夠具有系統(tǒng)性和規(guī)范性。但是盡管如此，在一些基層部門也會產(chǎn)生諸多問題，比如刑事檔案，就有人可以通過各種關(guān)系進(jìn)行篡改，還有人可以對公安機(jī)關(guān)從事的戶籍管理檔案進(jìn)篡改，嚴(yán)重影響了社會秩序。
（2）行政部門和自治機(jī)關(guān)形成的檔案，如戒毒檔案、精神病人檔案以及社區(qū)矯正檔案，由于其管理人員和管理部門多是基層機(jī)構(gòu)，從事管理的人員多為社區(qū)人員或者普通的社區(qū)民警，他們往往缺少責(zé)任意識和管理的保密意識，會造成毀損檔案、丟失檔案或者泄露檔案內(nèi)容的情況。
1.5 病歷檔案的管理問題分析
病歷檔案是指一個(gè)人在就醫(yī)等活動的過程中形成的記載和反映，病歷檔案是基層專業(yè)檔案的重要部分，也是近些年產(chǎn)生糾紛的主要檔案形式。在目前的規(guī)范體系下，病歷檔案的管理責(zé)任屬于醫(yī)院，但是并沒有規(guī)范具體的執(zhí)行主體，由于病歷檔案的復(fù)雜形式和形成環(huán)節(jié)的多樣性，其保管責(zé)任更加不清晰。在當(dāng)前，病歷檔案管理主要由醫(yī)生和出具專業(yè)檔案的人員進(jìn)行，然而，由于這些人都是從事醫(yī)療一線的人員，將主要精力都放在了醫(yī)療上，因此不能對病歷檔案進(jìn)行有效的管理，出現(xiàn)了一些諸如檔案遺失、事后改動等問題，甚至還有些地方發(fā)生了出賣病歷檔案的情況。
2 做好基層檔案管理工作的對策分析
2.1 做好宣傳教育工作
發(fā)揮現(xiàn)代新媒體通訊渠道對于宣傳教育工作的積極作用，以微博、微信等作為平臺，開展宣傳教育活動，使檔案管理工作人員能夠提高對檔案管理工作的重視，并切實(shí)發(fā)揮自身積極作用，做好檔案管理本職工作，樹立服務(wù)理念，基層單位其他部門及人員，應(yīng)積極配合檔案管理人員做好檔案管理工作，及時(shí)主動的送交相關(guān)檔案材料，在檔案資料借閱和使用過程中，應(yīng)做到自覺保護(hù)檔案完整與安全，并在用后及時(shí)歸還。
2.2 加強(qiáng)檔案管理的法制化
一方面，應(yīng)全面樹立依法治檔的理念，加強(qiáng)檔案管理人員對于《檔案法》的學(xué)習(xí)與掌握，并要以《檔案法》為依據(jù)，建立完善的檔案管理制度體系，規(guī)范檔案管理工作中的各項(xiàng)行為，明確對檔案管理違規(guī)違法行為的處罰辦法，對于嚴(yán)重失責(zé)的行為應(yīng)堅(jiān)決以制度予以追責(zé)，從而在法律與制度的約束與指導(dǎo)下，保證檔案管理工作的良好開展。
2.3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)
應(yīng)結(jié)合時(shí)展的趨勢，加強(qiáng)對檔案管理信息化的建設(shè)，加大投入完善信息化管理軟硬件系統(tǒng)，利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢，提高檔案管理工作的效率與檔案資料的有效利用率，同時(shí)也要加強(qiáng)對信息化檔案管理人才的培養(yǎng)，加強(qiáng)對現(xiàn)有工作隊(duì)伍的信息化技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍成員的綜合素質(zhì)與管理能力，并要加強(qiáng)對檔案管理綜合型人才的引進(jìn)，提高人才在檔案管理隊(duì)伍中的比重，以保證檔案管理信息化水平的提升以及信息化系統(tǒng)功能優(yōu)勢的良好發(fā)揮。
3 結(jié)論
基層的專業(yè)檔案包含種類較多，所以在管理中較為復(fù)雜，其分布面太廣，給統(tǒng)一的管理造成了很大的困難，并且在目前階段，我國對于基層檔案的分類以及管理并沒有制定規(guī)范的流程以及模式，所以在進(jìn)行管理的時(shí)候，很多管理人員會由于無據(jù)可依，在管理中態(tài)度敷衍，最后給基層的專業(yè)檔案管理帶來很不好的負(fù)面影響，隨意泄露以及丟失問題嚴(yán)重影響了管理工作的有序、穩(wěn)定進(jìn)行，并且給社會以及公民信息安全造成了嚴(yán)重的不良影響。所以在對于基礎(chǔ)專業(yè)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，要不斷的加強(qiáng)管理的力度，盡快的增強(qiáng)基層專業(yè)管理的規(guī)范合理化，盡可能的將負(fù)面的影響進(jìn)行消除，保證檔案存在的意義，確保檔案安全以及利用率。
參考文獻(xiàn)
