時間：2023-06-15 17:17:58
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關(guān)鍵字：公墓檔案；法律法規(guī)；規(guī)范管理；提升服務(wù)
檔案是指國家機(jī)構(gòu)，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，或組織或個人在以往的社會實(shí)踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。公墓檔案指的就是公墓在建設(shè)和管理的過程中形成的，能夠記錄和反映公墓的基建情況、財務(wù)收支情況、墓穴信息等重要資料。
1 加強(qiáng)公墓檔案管理是檔案自身屬性的本質(zhì)要求
檔案是歷史的真賃實(shí)據(jù)，具有一定的法律效用，這一點(diǎn)它不同于其他文獻(xiàn)。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點(diǎn)和檔案本身的特點(diǎn)所決定的。因?yàn)?，檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據(jù)。從檔案自身的物質(zhì)體態(tài)上看，它保留了當(dāng)事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當(dāng)事人的聲音、形象等等，這些都反映了檔案是確鑿的真憑實(shí)據(jù)。
檔案管理的最大意義在于檔案的憑據(jù)作用。檔案與一般的文獻(xiàn)資料不同之處在于，檔案是歷史的真實(shí)記錄，是法律意義上的重要依據(jù)。檔案的重要憑證作用，是檔案形成的過程所決定的，是檔案自身所具有的特點(diǎn)，因?yàn)闄n案的形成是自然的，這種自然性，決定了它在記錄事件和事實(shí)的客觀性、真實(shí)性。從檔案的形態(tài)上看，不管是紙質(zhì)的檔案，如親筆信、重要合同原件、電報等，還是電子或者影像的檔案，都保留和真實(shí)反映了當(dāng)時的情況，這種不以時間的推移而改變的本質(zhì)屬性，決定了檔案管理的重要意義。
檔案具有很高的參考價值。因?yàn)?，檔案記錄了不同時期的當(dāng)時的真實(shí)情況，從歷史的變遷中可以尋找到事件的痕跡和軌跡，為人們的社會實(shí)踐提供重要參考，也就是所謂增長經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)。
公墓檔案記錄了逝者的重要信息，記錄了逝者相關(guān)聯(lián)親屬的重要信息，記載了墓穴的位置、價格、編號、建筑時間等重要信息，這些信息是自然信息，也是公墓檔案的組成部分。妥善保管公墓檔案，是處理和應(yīng)對墓穴糾紛，保障和維護(hù)利益的法律依據(jù)。反之，公墓檔案管理不當(dāng)，出現(xiàn)檔案丟失等情況，不但造成公墓管理的混亂，而且容易產(chǎn)生墓穴糾紛。
公墓檔案反映了殯葬改革與發(fā)展的軌跡，是我國歷史文明進(jìn)程的真實(shí)記錄，對我國的歷史科考和研究都具有很高的價值，因此，做好公墓檔案管理不僅是對現(xiàn)實(shí)負(fù)責(zé)，也是對歷史的貢獻(xiàn)。
2 加強(qiáng)公墓檔案管理是貫徹落實(shí)國家法律法規(guī)的基本要求
《中華人民共和國檔案法》是我國檔案管理工作最重要的一部法律法規(guī)，對檔案管理職責(zé)劃分、檔案的保管存放、檔案的保密與銷毀等都做出了明確的具體的規(guī)定，是依法加強(qiáng)公墓檔案管理的重要依據(jù)。加強(qiáng)公墓檔案管理是貫徹落實(shí)國家檔案管理法律法規(guī)的具體體現(xiàn)， 也是建設(shè)法治國家的基本要求。
圍繞國家檔案管理的規(guī)定，民政部、各級民政管理部門，各省、市、縣人民政府都結(jié)合本部門、本地區(qū)實(shí)際情況，出臺了公墓檔案管理的具體規(guī)范。這些具體的管理規(guī)范，是我國檔案管理的法律體系的重要組成部分，也是各公墓實(shí)施檔案管理的制度依據(jù)。
為規(guī)范公墓的管理工作，提高公墓管理水平，切實(shí)保障殯葬服務(wù)秩序，依據(jù)政府的法律法規(guī)加強(qiáng)公墓檔案管理，不僅體現(xiàn)了國家法制化的本質(zhì)要求，也符合公墓管理工作的基本規(guī)律。
公墓檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)政府的法規(guī)法規(guī)，真正做到依法建檔、依法存檔、依法用檔。
公墓檔案管理機(jī)構(gòu)要結(jié)合本地區(qū)本部門的實(shí)際情況，建立健全公墓檔案管理的制度，使檔案管理有法可依，有據(jù)可依。針對檔案管理的權(quán)責(zé)劃分，檔案的保存銷毀、檔案的建立與登記，檔案的借閱與使用等事項(xiàng)作出明確規(guī)定。
加強(qiáng)對公墓檔案管理的檢查和監(jiān)督工作。既要檢查公墓檔案保存的場所基建情況，保存條件和硬件建設(shè)是否合規(guī)，又要檢查檔案信息的記錄、分類等情況，確保檔案管理“軟硬”都達(dá)標(biāo)。
3 加強(qiáng)公墓檔案管理是做好公墓基礎(chǔ)管理工作的需要
加強(qiáng)公墓檔案管理，是做好以墓穴管理為抓手，以服務(wù)管理為中心，全面做好公墓管理工作的需要。
隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展變化，人文社會理念的更新，公墓管理由基本的職能管理逐步轉(zhuǎn)向提供服務(wù)為重點(diǎn)。隨著這一趨勢在實(shí)踐中的強(qiáng)化，必然會產(chǎn)生大量的檔案資料，檔案管理的數(shù)量急劇增加，只有提升公墓檔案管理的硬件設(shè)施，加強(qiáng)公墓制度化管理，才能為喪戶提供便捷、快速、全面、準(zhǔn)確的服務(wù)。
首先，建立檔案管理的崗位責(zé)任制。明確檔案管理的組織架構(gòu)，指定檔案管理的專門人員，明確相關(guān)崗位的工作職責(zé)及承擔(dān)的義務(wù)責(zé)任，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識、服務(wù)意識和管理意識。
其次，實(shí)行績效考核，將公墓檔案管理與經(jīng)濟(jì)收入掛鉤。實(shí)行績效考核，不僅能夠增強(qiáng)公墓檔案管理人員的工作責(zé)任心和責(zé)任感，確保本職工作保質(zhì)保量完成，而且能夠調(diào)動檔案管理人員的積極性，創(chuàng)新檔案管理的方式和方法，使檔案管理與公墓管理更好的銜接，建立起一個完善的管理體系。
此外，要及時更新公墓檔案管理硬件和軟件設(shè)施。定期對公墓檔案存放場所的硬件設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查，實(shí)現(xiàn)對存放環(huán)境的實(shí)時監(jiān)測，確保檔案存放地點(diǎn)的消防安全；升級公墓管理系統(tǒng)軟件，方便管理人員及時、快速處理大量數(shù)據(jù)，優(yōu)化工作要素，提高工作效率。
4 加強(qiáng)公墓檔案管理是提升殯葬服務(wù)的重要措施
公墓檔案管理是殯葬服務(wù)的重要組成部分，也是目前公墓管理普遍存在的薄弱環(huán)節(jié)。加強(qiáng)公墓管理，提升殯葬服務(wù)水平，不僅僅是加強(qiáng)墓區(qū)的硬件建設(shè)，更重要的是為喪戶提供安全、可靠的信息服務(wù)。
做好公墓檔案管理，首先要抓好檔案管理人員的管理。建立檔案管理工作規(guī)范，做到制度上墻，公開透明，規(guī)范服務(wù)；嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定和工作流程進(jìn)行存檔、借檔，做好檔案查閱、借閱的登記工作。
做好公墓檔案管理，就要具有保密意識。喪戶的基本信息，逝者相關(guān)聯(lián)親屬的基本信息，都是公墓檔案的內(nèi)容。因此，檔案管理人員要有責(zé)任意識和保密意識，嚴(yán)守秘密，不得隨意向他人透漏檔案
信息。
1.檔案管理人員的淡漠。俗話說：“事不關(guān)己，高高掛起?！彪S著近年來研究生招生方式的改革創(chuàng)新，高校保研指數(shù)的增加，研究生規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案管理工作任務(wù)日趨繁雜，很多檔案管理工作人員總是用以前的工作經(jīng)驗(yàn)，側(cè)重于管，而疏忽了理。主觀地認(rèn)為管理好檔案就是做好了本職工作，缺乏足夠的認(rèn)識和創(chuàng)新，距離時代的要求也越來越遠(yuǎn)，導(dǎo)致研究生檔案管理滯后，甚至與時代嚴(yán)重脫節(jié)。檔案是研究生的一張名片，管理人員就是制作名片的人，不僅需要專門有責(zé)任心的人員負(fù)責(zé)，而且需要利用科學(xué)技術(shù)進(jìn)行補(bǔ)強(qiáng)管理。然而許多高校忽視了這一點(diǎn)，此項(xiàng)工作是由教務(wù)管理人員或辦公室人員兼職，而且人員極不穩(wěn)定，專業(yè)化不強(qiáng)，就會導(dǎo)致管理人員責(zé)任心下降，從而淡漠研究生檔案工作，更談不上創(chuàng)新。2.檔案管理的規(guī)范化制度缺失。沒有規(guī)矩，不成方圓，檔案管理工作也是如此?！镀胀ǜ叩葘W(xué)校檔案管理辦法》就檔案的利用和開發(fā)也作了明確規(guī)定，涉及專利或技術(shù)保密的檔案不宜開放。若有單位或個人需要查閱時，應(yīng)持介紹信，經(jīng)校方批準(zhǔn)后，方可查閱。但查閱過程中涉及保密的材料就會出現(xiàn)泄密，在檔案管理工作中是需要更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫葋硪?guī)范檔案調(diào)閱工作的。另外，在研究生就業(yè)時，總會出現(xiàn)檔案中缺少資料或所填寫的信息前后矛盾，必要信息丟三落四，字跡潦草難以辨認(rèn)等情況。等用人單位需要查詢檔案時或辦理其他相關(guān)手續(xù)時，才發(fā)現(xiàn)檔案中出現(xiàn)了上述問題，此時，再去校方查詢檔案去向事宜，補(bǔ)齊所需材料時，就比較麻煩且費(fèi)時費(fèi)力。另外，隨著信息技術(shù)的發(fā)展壯大，研究生檔案網(wǎng)絡(luò)管理的興起，沒有一套完整的制度規(guī)范為信息技術(shù)做保障是不行的。那么就要求我們制定具體的應(yīng)對改革創(chuàng)新的制度，從根源加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量，補(bǔ)充和完善《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，制定《研究生檔案管理辦法》，來彌補(bǔ)這種缺失。3.檔案管理內(nèi)容匱乏。各高校對于研究生檔案的管理及歸檔范圍基本相同，其內(nèi)容包含高校招生錄取材料、入學(xué)登記表、學(xué)籍成績總表、獎懲文件、入黨入團(tuán)材料、報到證存根、體檢表、答辯材料、各項(xiàng)培訓(xùn)等級材料等。以上信息大多為研究生入學(xué)前的基本資料，檔案中反映研究生續(xù)研階段的細(xì)節(jié)性信息基本沒有[1]78。與本科生不同，研究生教育更注重對個體的培養(yǎng)，檔案中體現(xiàn)的內(nèi)容應(yīng)該是因人而異的，從而體現(xiàn)研究生在校期間每個個體的特點(diǎn)。但檔案中對研究生的評價內(nèi)容，多為空話、套話，表現(xiàn)為公式化的評語，內(nèi)容單一，不能全面客觀地反映研究生的綜合素質(zhì)和能力。另外，一些社團(tuán)經(jīng)歷和社會實(shí)踐也無法體現(xiàn)出來，就無法體現(xiàn)以人為本的管理理念。以人為本體現(xiàn)了科學(xué)發(fā)展觀的核心內(nèi)容，高校是孕育高等人才的搖籃，向社會輸出人才的地方，注重德、智、體得全面發(fā)展才是補(bǔ)充檔案管理內(nèi)容的實(shí)質(zhì)。4.研究生對個人檔案的忽視。研究生在校期間填寫的《培養(yǎng)計劃和學(xué)籍表》、《學(xué)位論文開題報告》、《研究生畢業(yè)登記表》、《答辯會記錄》、《入黨志愿書》等材料是由研究生直接填寫的，并上交所在院系審核，最終由研究生主管部門審核蓋章[2]23。在此過程中，研究生個人缺乏基本檔案知識，出現(xiàn)一些不符合規(guī)定的現(xiàn)象，隨意涂改，忘記張貼照片，自取檔案不妥善保管造成丟失，不注意檔案的托管工作造成脫離管理等等現(xiàn)象，最終導(dǎo)致自己檔案不完整，影響個人轉(zhuǎn)正、提干、待遇。千里之行，始于足下，檔案管理工作也是一樣。研究生個人要高度重視自己檔案的完整性。5.研究生檔案管理現(xiàn)代化程度不足。如今，大多數(shù)檔案管理工作還是沿用傳統(tǒng)的管理方法，如手工操作、紙質(zhì)化管理模式，信息化和電子化發(fā)展滯后。即使運(yùn)用數(shù)據(jù)，建立檔案信息庫的高校，也沒有跟蹤研究生數(shù)字檔案信息源，沒能將研究生的日常生活表現(xiàn)、思想道德品質(zhì)、學(xué)術(shù)研究成果以及能力開發(fā)有機(jī)地體現(xiàn)出來，從而無法構(gòu)建合理高效特色的管理模式。因子的復(fù)雜，無法突顯有機(jī)的結(jié)合，數(shù)據(jù)統(tǒng)計也極為困難，這些都極大地制了研究生檔案資源開發(fā)和利用。
二、研究生檔案管理中存在不足和問題的解決措施
1.增強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及能力。組織研究生檔案管理人員學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，了解檔案管理學(xué)、目錄學(xué)、文秘和計算機(jī)方面的知識，掌握檔案管理崗位應(yīng)具備的業(yè)務(wù)能力。檔案工作應(yīng)當(dāng)納入年度工作計劃之中，建立相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任機(jī)制，設(shè)置專門的崗位人員，確定崗位職責(zé)，制定績效考核辦法和工作監(jiān)督體系。一方面來強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識；另一方面提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力。借助強(qiáng)有力的考核監(jiān)督機(jī)制，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時，就會認(rèn)識到此項(xiàng)工作的重要性，必然會認(rèn)真審核研究生入學(xué)前的材料，材料不完整的應(yīng)要求學(xué)生補(bǔ)齊，并提供相關(guān)證明。對于填寫的表格進(jìn)行認(rèn)真審核后，發(fā)現(xiàn)存在填寫不正確、不規(guī)范的地方，要及時督促個人整改，確保檔案的準(zhǔn)確性。多方面開展檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，業(yè)務(wù)培訓(xùn)可以邀請具有資深管理經(jīng)驗(yàn)的老師授課，也可以聘請相關(guān)專家進(jìn)行專業(yè)的業(yè)務(wù)性指導(dǎo)，還可以組織檔案管理人員到先進(jìn)單位學(xué)習(xí)交流，將優(yōu)秀的管理工作方式和理念引進(jìn)來，進(jìn)一步充實(shí)完善檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。2.逐步提高檔案管理的信息化水平。隨著現(xiàn)代化和信息化的不斷深入發(fā)展，檔案管理信息化發(fā)展也是必要的。隨著各高校不斷擴(kuò)招，研究生人數(shù)急劇增多，檔案種類繁雜，查閱次數(shù)加劇，以前陳舊的檔案管理模式已經(jīng)無法應(yīng)對，更不能很好地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。因此，必須進(jìn)行改革和創(chuàng)新，在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，完善和加強(qiáng)現(xiàn)代化管理手段，利用大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，建立一個現(xiàn)代化信息平臺，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺，分配給學(xué)生一個自己的賬戶和密碼，學(xué)生自己登陸后將完善自己的必要信息，并對德、智、體、思想教育方面進(jìn)行必填項(xiàng)記錄，就如學(xué)生為自己制作一個網(wǎng)絡(luò)名片一樣，增加專業(yè)方向的研究和論文，增加社會實(shí)踐、團(tuán)體活動的記錄，把學(xué)生的個人特長展現(xiàn)在平臺上。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以將學(xué)生非保密部分的檔案向社會開放，及時、準(zhǔn)確地為用人單位提供信息，為研究生就業(yè)提前做好準(zhǔn)備工作，從而提高檔案資源的利用率。3.健全完善研究生檔案管理的制度化建設(shè)。檔案管理的制度化不僅包括對于研究生檔案的收集、查詢、借閱、管理制定相應(yīng)的工作流程、規(guī)章準(zhǔn)則，還包括建立檔案管理人員責(zé)任追究機(jī)制。從檔案的歸檔工作開始，做好檔案的接收、管理、投遞工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。明確歸檔材料內(nèi)容、歸檔要求，嚴(yán)格執(zhí)行安全保密機(jī)制；健全檔案查詢借閱制度[3]17。填寫內(nèi)容一定要實(shí)事求是，不弄虛作假。4.研究生檔案管理的創(chuàng)新。五大發(fā)展理念中提到，創(chuàng)新是發(fā)展的第一要素。研究生檔案管理的不斷創(chuàng)新也是發(fā)展的必然過程，在新時代，研究生檔案作為社會主義文化建設(shè)的重要組成部分，必須更好更快地實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛越，改進(jìn)觀念、機(jī)制和管理服務(wù)方式，全面提高檔案管理工作的利用率。應(yīng)當(dāng)從思想觀念、人才資源、管理方式、軟硬件設(shè)施等方面開展創(chuàng)新，充分發(fā)揮研究生檔案在教育事業(yè)中的作用。
三、研究生檔案管理必要性
對于以上研究生檔案管理工作中存在的問題和不足提出有效的應(yīng)對措施后，我們不難發(fā)現(xiàn)研究生檔案管理工作是非常必要的，它不僅體現(xiàn)著我國高校的管理水平，還對教育事業(yè)的發(fā)展起指導(dǎo)作用。隨著研究生數(shù)量的增多，研究生就業(yè)困難也將是個嚴(yán)峻的問題，許多研究生不愿意與本科生競爭一些待遇低、工作壓力相對比較大的職位，選擇在高層次領(lǐng)域競聘職位，此刻研究生檔案就起到了很大作用。檔案的完整性，檔案的真實(shí)性，檔案的“厚度”和“深度”不夠完善，就可能與自己所適合的工作或單位失之交臂。此刻再不愿去與本科生爭“飯碗”，就會出現(xiàn)教育資源的閑置，甚至嚴(yán)重影響研究生的心理健康。綜上所述，研究生檔案管理工作是必要的。它是一張閃亮的名片，是一名學(xué)生謀生找工作的敲門磚。怎樣讓這個名片更加閃亮，也是我們檔案管理工作所要思考的問題。研究生檔案管理在當(dāng)今社會是一個不容小視的問題，它不僅關(guān)乎著研究生的就業(yè)問題，更關(guān)乎著我國高等教育人才資源的利用，彰顯我國教育水平的不斷提升，和研究生隊伍素質(zhì)、品質(zhì)培養(yǎng)的不斷提高。另外，在解決就業(yè)問題的同時，還將對社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步在高層次領(lǐng)域作出一定的貢獻(xiàn)。
四、結(jié)論
以銅為鏡，可以正衣冠；以史為鏡，可以知興衰；以人為鏡，可以明得失；以法為鏡，可以斷曲直。在原有研究生檔案管理的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際工作開拓創(chuàng)新，建立完整的規(guī)范化制度是此項(xiàng)工作的必由之路。新時代需要新元素，檔案管理的革新與發(fā)展就是其中之一，只有堅持走發(fā)展的道路，才會在教育事業(yè)中發(fā)揮檔案管理的巨大作用，所以研究生檔案管理工作是必要的。另外，在此基礎(chǔ)上，檔案管理工作更加一改先前的弊端，從內(nèi)到外進(jìn)行革新，解決內(nèi)部矛盾時克服外部因素的困擾，推進(jìn)完善新時代檔案管理工作。服務(wù)于學(xué)生群體，真正把它的作用發(fā)揮出來，解決社會發(fā)展中存在的問題。其次，研究生檔案管理工作也彰顯了一個國家教育的發(fā)展?fàn)顩r，研究生在招生時也面向了更多領(lǐng)域，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)考慮從檔案管理方面為科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展提供一個有力平臺。讓單位、企業(yè)去發(fā)展所需研究生，讓研究生尋找到適合的單位、企業(yè)，去研究、創(chuàng)造、發(fā)明，為社會發(fā)展進(jìn)步貢獻(xiàn)自己的力量。最后，研究生檔案管理工作還需要每一個管理者和研究生們共同努力維護(hù)，在不斷的積累中發(fā)現(xiàn)問題，調(diào)整和充實(shí)完善相關(guān)內(nèi)容的情況下，才能指引此項(xiàng)工作有力前行，未來研究生檔案管理工作必定在研究生乃至教育事業(yè)中占有重要地位。
參考文獻(xiàn)
[1]滿保華，張秀婷.高校研究生檔案管理工作探究[J].太原理工大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2012（12）.
1 檔案工作的現(xiàn)狀及存在的管理問題
多年來,醫(yī)院檔案工作的發(fā)展情況不容樂觀。新情況層出不窮,老問題不斷涌現(xiàn),嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案工作持續(xù)有效的發(fā)展。
1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠 造成檔案管理和利用的死角。由于醫(yī)院做為特殊的服務(wù)行業(yè), 具有較強(qiáng)的專業(yè)性、技術(shù)性。為此個別醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)檔案觀念意識淡薄,認(rèn)為檔案工作可有可無,沒有意識到檔案工作在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的重要性和必要性。只抓醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量、經(jīng)濟(jì)效益和社會效益,卻忽視了檔案工作。檔案管理人員配備、設(shè)備應(yīng)用上支持不夠,導(dǎo)致個別醫(yī)院檔案室設(shè)施配備不健全、人員嚴(yán)重短缺、頻繁調(diào)動;檔案管理狀況得不到及時改善,出現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)質(zhì)量降低、信息資源開發(fā)不足、提供利用不規(guī)范現(xiàn)象,造成了檔案利用的死角。
1.2 制度不全職責(zé)不清 造成檔案管理存在的弊病。《檔案法》中規(guī)定,各單位檔案機(jī)構(gòu)必須認(rèn)真履行的職責(zé):“貫徹執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)和國家有關(guān)方針政策,建立健全本單位的檔案工作規(guī)章制度;指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作;統(tǒng)一管理本單位的檔案,并按照規(guī)定向上級主管檔案部門移交檔案;監(jiān)督指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作?！比欢捎跉v史原因和醫(yī)療行業(yè)特殊性的制約,各醫(yī)院檔案管理分設(shè)綜合檔案和病案兩個檔案室;在日常工作、生活中形成的文書、科技、會計、實(shí)物、音像檔案等由綜合檔案室收集、存檔,業(yè)務(wù)管理由醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé);而醫(yī)療診治中形成的醫(yī)療文書檔案、診斷依據(jù)、影像檔案則由病案室負(fù)責(zé),業(yè)務(wù)管理由對應(yīng)專業(yè)部門管理;單位的人事檔案,由人事部門專人負(fù)責(zé)。單位內(nèi)形成多部門管理檔案的局面。造成檔案管理格局混亂職能不明確。
1.3 檔案專業(yè)人員素質(zhì)參差不齊。目前醫(yī)院檔案人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊,沒能從根本上做到與時俱進(jìn)。表現(xiàn)為專業(yè)化、知識化的貧乏,知識面相對較窄,知識結(jié)構(gòu)不合理,學(xué)歷偏低,忽視對檔案人員進(jìn)修培訓(xùn)學(xué)習(xí)及交流,導(dǎo)致現(xiàn)代檔案信息科學(xué)知識貧乏,這些情況已不適應(yīng)新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中,重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育,對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有納入計劃和要求,致使檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)上,思想觀念和管理水平跟不上時展,缺乏創(chuàng)新和活力。
1.4 檔案工作硬件投入不足,檔案現(xiàn)代化管理水平不高。個別醫(yī)院由于用房緊張,致使檔案用房簡陋根本不具備檔案的收藏和保管。另外,設(shè)備陳舊,設(shè)施不完善,也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,運(yùn)用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少,還采用手工收集、檢索、查閱階段,極大的影響了檔案的利用率,不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。
2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對策
2.1 加強(qiáng)學(xué)習(xí),增強(qiáng)意識。要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和檔案法的學(xué)習(xí)及宣傳,增強(qiáng)全員檔案意識,特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理責(zé)任意識。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分,要把檔案管理納入重要議事日程,作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓,與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)和未來發(fā)展同步規(guī)劃、同步前進(jìn);要大力宣傳檔案工作,使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、職工都充分認(rèn)識檔案的重要性,認(rèn)識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系,更好地支持檔案管理工作,才能使檔案工作順利開展。
2.2 重視開發(fā),充分利用,發(fā)揮檔案的社會效益。檔案管理的最終目的就是提供利用,因此,檔案管理人員要樹立高度的服務(wù)意識,努力把本職工作視為人生的追求,做精做細(xì)每一環(huán)節(jié),要甘于清苦,創(chuàng)造平凡。不斷豐富和完善業(yè)務(wù)能力,要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源,使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。不斷開展多種編研活動,編寫各種專題匯編,為利用者提供多層次、多方面、有實(shí)效的信息。同時加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理,實(shí)現(xiàn)各級醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系和資源共享,以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求,從而提高檔案的利用率,充分發(fā)揮其社會效益。
2.3 理順關(guān)系,健全制度,拓展檔案的歸檔范圍。建立科學(xué)的檔案管理體系,健全檔案管理規(guī)章制度,是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科技創(chuàng)新檔案管理手段和水平的提高,必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。明確職能,將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理,統(tǒng)一考核,使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價,同步發(fā)展。
2.4 加強(qiáng)培訓(xùn),結(jié)合實(shí)踐,提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平,醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃,全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)給予提高。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對檔案信息的需求,不斷總結(jié)探索檔案管理工作,適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展,推動檔案管理水平提高。
2.5 開發(fā)檔案資源,為醫(yī)院工作服務(wù)。檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的,通過檔案深層次開發(fā),提高檔案的使用價值,為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)。同時,通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益,提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用,促進(jìn)檔案建設(shè)。
第一，傳統(tǒng)檔案是實(shí)體紙質(zhì)的檔案，如果要借閱的話就必須去檔案室，在大量的文檔中選出自己所需要的那一個檔案，如果檔案編號不健全，或者忘記在哪一個類別里面存著，找這一個檔案可能花費(fèi)大量的時間，甚至有時找不到。
第二，傳統(tǒng)檔案存儲空間必須很大，并且還要有預(yù)留空間。因?yàn)榇罅康募堎|(zhì)需要很多空間，并且，隨著時間的推移，檔案的數(shù)量也會不斷地增加，當(dāng)檔案增加到備用空間也占滿時，那么將給檔案管理造成很多不便，影響檔案管理工作的正常運(yùn)行。
第三，由于紙質(zhì)的檔案是易燃、易腐爛的物品，在保存上增加了難度。很多檔案由于存放時間過長，保存不當(dāng)?shù)仍驅(qū)е滦侣剻n案受損，如果發(fā)生火災(zāi)那么損失將更加嚴(yán)重，這是檔案室不可逆的損失。這便是傳統(tǒng)的新聞檔案管理存在的弊端，需要我們采用新的措施與手段來進(jìn)一步改進(jìn)。
二、信息時代新聞檔案管理的必要性
隨著信息時代的到來，新聞單位的檔案管理工作有了很大的變化。計算機(jī)技術(shù)與因特網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展與廣泛應(yīng)用，新聞檔案管理工作的管理方式與管理方法也發(fā)生了全面的改觀。在新聞檔案管理技術(shù)條件不斷改善的同時，新型的管理思想也在信息化發(fā)展的同時，逐漸涌現(xiàn)出來。當(dāng)然，這樣的情況并不意味著傳統(tǒng)的新聞檔案管理思想沒有存在的價值，在實(shí)際的新聞檔案管理工作中，保持紙質(zhì)信息與電子信息同時應(yīng)用還是非常有必要的。我們都知道，一個文件生效的標(biāo)志就是印章與簽署，就目前的形勢而言，仍然有一些具有法律效力，以及具有憑證作用的文件需要使用紙質(zhì)保存。由于電子文件載體具有一定的不穩(wěn)定性，而且信息技術(shù)也不穩(wěn)定，同時電子文件還容易修改，所以將電子文件拷貝存檔也是保證數(shù)據(jù)安全的途徑之一。當(dāng)前，將紙質(zhì)文件與電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)化，使其成為新聞檔案，通常采用的歸檔形式為雙軌制。換言之，就是要將新聞信息的紙介質(zhì)與磁盤、光盤等介質(zhì)一起進(jìn)行有效歸檔，進(jìn)而形成內(nèi)容一致的檔案，雙重保險。在進(jìn)行新聞信息的歸檔時，最好使用不同的存貯裝備，以及不同的目錄編制方法。檔案相關(guān)部門不僅要在每一卷紙質(zhì)檔案上進(jìn)行備考表的設(shè)置，而且還要通過目錄備注來將電子信息對應(yīng)的編碼注明，為日后對檔案信息的利用提供方便。當(dāng)前，磁介質(zhì)與光介質(zhì)的耐久性問題還沒有得到良好的解決，其將在未來的很長一段時間內(nèi)與紙質(zhì)檔案并存。
從長遠(yuǎn)的眼光來看，等電子檔案的存儲介質(zhì)實(shí)現(xiàn)了進(jìn)一步的技術(shù)改進(jìn)之后，對于一些具有在參考與情報方面有重要價值的文件檔案采用光介質(zhì)與磁介質(zhì)歸檔方式為主、紙質(zhì)介質(zhì)歸檔方式為輔的歸檔方式進(jìn)行新聞檔案的歸檔。而對于一些在憑證方面具有重要價值的新聞檔案，要采用以紙質(zhì)介質(zhì)歸檔為主、光介質(zhì)與磁介質(zhì)歸檔為輔的方式進(jìn)行歸檔。這樣的新聞檔案管理方式，不僅能夠使得新聞檔案的管理效率提高，使得館藏檔案管理更加優(yōu)化，而且能夠使得檔案庫房緊張的現(xiàn)狀得以緩解。此外，將兩種不同的新聞檔案管理方式進(jìn)行綜合利用，不僅要謹(jǐn)慎，保證新聞信息歸檔的萬無一失，而且要采用分類的方式進(jìn)行歸檔，最好能夠保存簡報、報道等信息的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，為日后檔案信息的使用提供便利，成為日后相關(guān)工作的重要依據(jù)。新聞單位采用雙套制的檔案歸檔方式，不僅能夠?yàn)闄n案查詢工作提供良好的便利條件，而且通過對電子檔案的利用，還能夠?qū)崿F(xiàn)快捷查詢。在對新聞檔案進(jìn)行日常的使用時，可以首先選擇電子檔案，方便快捷，省時省力，但是一旦電子檔案出現(xiàn)了問題，就體現(xiàn)出紙質(zhì)檔案的重要性了。因此，新聞單位對新聞檔案進(jìn)行雙套制歸檔是非常有必要的。
三、信息時代新聞檔案的管理方法
新聞單位的檔案管理工作與其他行業(yè)的檔案管理工作有著很大的區(qū)別，盡管二者在管理方式與管理手段方面都存在著一定的共性，但是特殊性也非常明顯。在新聞檔案的管理工作進(jìn)行中，應(yīng)重點(diǎn)進(jìn)行以下幾個方面的管理。
（一）加強(qiáng)新聞信息的儲備管理
新聞信息量非常大，必須要經(jīng)過全面、科學(xué)的組織管理之后，才能夠成為具有一定價值的信息資源。要想在茫茫的新聞信息中，實(shí)現(xiàn)信息資源的有效整理，就必須要加強(qiáng)新聞信息的儲備管理，將開發(fā)價值大的信息納入到新聞信息檔案資源的范疇之中。在新聞單位的檔案收集方面，要提高對新聞檔案歸檔與新聞檔案接收工作的傳統(tǒng)渠道的重視，擴(kuò)寬新聞檔案收集的非主渠道，主動收集、監(jiān)控新聞檔案的相關(guān)信息。與此同時，要對原始的新聞信息進(jìn)行合理的篩選，將新聞信息資源的可開采性與價值性充分地體現(xiàn)出來，進(jìn)而在更高的層次上實(shí)現(xiàn)信息儲備與信息需求的統(tǒng)一。
（二）加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用
新聞檔案在很大程度上可以說是當(dāng)?shù)貧v史的記錄，因此，新聞檔案管理的要求也就越來越高。在新聞單位的新聞信息檔案管理方面，要不斷加強(qiáng)先進(jìn)的信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用?，F(xiàn)代信息技術(shù)主要表現(xiàn)在光盤技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)，以及縮微技術(shù)等方面，這些技術(shù)在進(jìn)行新聞信息的組織管理中顯示出重要的作用，提高了新聞信息管理的效率與質(zhì)量。然而，就目前新聞檔案信息化管理而言，新聞單位的檔案網(wǎng)絡(luò)管理化水平仍然比較低，在以后的發(fā)展中，我們必須要在當(dāng)前新聞檔案信息化管理的基礎(chǔ)上，不斷引用現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)而促進(jìn)新聞信息資源的共享與價值。
（三）加強(qiáng)新聞檔案的人文管理
從新聞檔案的內(nèi)容方面考慮，有很大一部分新聞檔案信息都是對人民群眾呼聲的反映，因此，加強(qiáng)新聞單位新聞檔案的人文化管理是非常有必要的。當(dāng)前，在新聞檔案的管理工作中，呼吁新聞檔案的人文管理并不是歷史的倒退，反而是時代的進(jìn)步。盡管新聞檔案的信息化管理日益受到人們的重視，在檔案管理中的作用日益凸顯，但是新聞檔案的人文管理仍然是新聞信息資源管理的核心。我們不得不承認(rèn)，信息技術(shù)畢竟只是一種管理技術(shù)，或者說是一種管理方法，而人不僅是新聞信息的產(chǎn)生者，而且是新聞信息的組織人員，同時還是新聞信息的管理者與決策人員。所以說，人在新聞檔案信息資源管理中的作用才是決定性的。現(xiàn)代信息技術(shù)只是一種用來管理信息的工具，仍然存在著一定的問題。要想保證新聞信息資源的完整性與安全性，保存好檔案信息的原始性憑證，僅僅依靠先進(jìn)的信息技術(shù)是不行的，還必須要有人的有效參與。
（四）提高新聞檔案管理工作人員的素質(zhì)
新聞單位的新聞檔案管理工作的工作量大，要求的技術(shù)水平高，與此同時，需要新聞檔案工作人員也必須具備良好的專業(yè)素質(zhì)。當(dāng)前，在計算機(jī)技術(shù)日益成熟的同時，新聞單位對新聞檔案管理人員的素質(zhì)要求也逐漸提高。新聞單位的新聞檔案管理工作已經(jīng)不能夠僅僅局限在傳統(tǒng)的信息收集、信息歸檔，以及信息整理上，而是要求檔案管理工作人員熟悉掌握計算機(jī)的應(yīng)用，能夠獨(dú)立有效地使用檔案管理軟件，同時還必須要具備一定的管理創(chuàng)新意識，緊跟時展的步伐。所以，新聞單位的新聞檔案管理工作人員不僅要不斷加強(qiáng)新聞管理的新技術(shù)與新方法，而且要善于使用新的管理手段，充分發(fā)揮新管理方法在檔案管理工作中的作用，最終使得新聞檔案更好地服務(wù)于社會的發(fā)展。
四、總結(jié)
關(guān)鍵詞：陳建規(guī)劃 檔案管理 必要性
Abstract: for the development of the municipal files in our country socialist market economy, and promote socialist modernization construction of our country is very significant, it is important to solve economic disputes of the material basis, is also solve the demolition work and old city reconstruction work in an important reference for problems of our country, the construction of modernization in the city has very important function, establish and improve the urban construction file management mechanism, make corresponding management strategy, improve their management way, give full play to the management work of the municipal files positive role.
Key words: ChenJian planning file management necessity
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
改革開放以來，我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)取得了驕人的成績，城建規(guī)劃也取得了長足的發(fā)展，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的快速進(jìn)步，城建規(guī)劃檔案管理工作也被提上了議事日程，在開展陳建規(guī)劃檔案管理工作的過程中，必須要充分重視城建規(guī)劃的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，統(tǒng)籌好各個環(huán)節(jié)之間的工作關(guān)系，建立健全城建規(guī)劃檔案管理工作的統(tǒng)一體系，真正發(fā)揮好城建規(guī)劃檔案管理工作的重要意義。
一、加強(qiáng)城建檔案管理工作的重要性
1、為我國的社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供良好的信息依據(jù)。城建檔案對于發(fā)展我國的社會主義市場經(jīng)濟(jì)，促進(jìn)我國社會主義現(xiàn)代化的建設(shè)具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義，有效地對城建檔案進(jìn)行保存和管理，能夠有力地推動我國城市建設(shè)工作的進(jìn)步，是城市規(guī)劃、科研、管理、建設(shè)及工程擴(kuò)建、維修、改造等工作中都不可缺少的憑證和依據(jù)，能夠?yàn)槲覈某鞘薪ㄔO(shè)提供良好的信息資源，城市建設(shè)工作人員通過對城建檔案進(jìn)行管理和有效地利用，不僅能夠減少城市建設(shè)工作中的原材料損失率，節(jié)約人力、物力、財力，減少建設(shè)成本，還能加快城市建設(shè)的步伐，為我國的城市建設(shè)贏得寶貴的時間。
2、城建檔案是解決經(jīng)濟(jì)糾紛案件的重要材料依據(jù)。在當(dāng)前我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)過程中，經(jīng)濟(jì)糾紛案件此起彼伏，如何保障公民的根本利益，是擺在國家面前的重要課題，我國有十幾億的人口，經(jīng)濟(jì)糾紛的案件占據(jù)了案件解決人員的很多時間，如果經(jīng)濟(jì)糾紛遲遲得不到解決，不僅影響到了公民的根本利益，也會給政府的行政工作帶來很大的壓力，而在這個時候，城建檔案就能起到很好的憑證作用，通過對城建檔案進(jìn)行查證，就能很好地解決經(jīng)濟(jì)糾紛的案件，既節(jié)省了案件解決人員的時間，又能充分保障公民的自身利益。
3、在拆遷工作和舊城改造等工作中，城建檔案起著有力的參考憑證作用。隨著我國城市現(xiàn)代化的建設(shè)步伐不斷加快，各地紛紛開展舊城改造和房屋拆遷工作，在進(jìn)行這些工作的過程中，難免會出現(xiàn)居民與城建單位的糾紛問題，要想做到既能保障居民的利益，又能促進(jìn)城建工作的順利進(jìn)行，就必須要找到具有說服力的參照物和憑證，在這一過程當(dāng)中，城建檔案就能夠發(fā)揮其自身的優(yōu)勢，為拆遷工作和舊城改造工作中出現(xiàn)的問題提供解決的依據(jù)和辦法，促進(jìn)我國城市化的更好更快建設(shè)。
二、城建檔案管理工作中呈現(xiàn)出的相關(guān)問題
1、檔案管理人員對城建檔案管理工作沒有做到充分地重視。一方面，城市建設(shè)單位對城建檔案管理工作的重要性沒有一個科學(xué)的把握，做不到充分地重視，這樣的一種工作認(rèn)識使得城建單位在進(jìn)行施工建設(shè)的過程當(dāng)中總會抱有一種輕檔案、重建設(shè)的錯誤思想，認(rèn)為城建檔案的管理工作沒有進(jìn)行的必要性，在自己的工作范圍內(nèi)嚴(yán)重忽視了城建檔案管理工作，缺乏運(yùn)行城建檔案管理工作的有效機(jī)制，尤其是在一些建筑類的行業(yè)，城建檔案管理人員沒有實(shí)際的業(yè)務(wù)水平，常常是由工程中的資料員兼職城建檔案管理員，缺乏科學(xué)的檔案管理智能作用，造成了城建檔案管理工作中的巨大缺失。
2、缺乏具有專業(yè)素質(zhì)的城建檔案管理人員。隨著我國城市建設(shè)的不斷發(fā)展，城市建設(shè)的工程量日益加劇，城市建設(shè)工作中對城建檔案管理人員的素質(zhì)要求不斷提高，但是受傳統(tǒng)的城建檔案管理思想的影響，我國現(xiàn)在嚴(yán)重缺乏能夠從事城建檔案管理工作的專業(yè)人才，當(dāng)前情況下，很多城市建設(shè)單位的檔案管理人員大都是由一些資料員進(jìn)行管理的，缺乏技術(shù)技能和專業(yè)素質(zhì)，導(dǎo)致我國的城市建設(shè)信息化建設(shè)遇到了很多的困難。
3、我國的城建檔案管理工作缺乏必要的安全保障。從科學(xué)發(fā)展觀的角度出發(fā)，任何一項(xiàng)工作的展開都需要建立安全的保障措施，一般來說，對于城建檔案管理工作的開展，首先就要建立好城建檔案館這一特定的檔案保存場所，對城建檔案管理建立專門的管理機(jī)制，切實(shí)制定相應(yīng)的管理制度，我國的城建檔案管理工作之所以出現(xiàn)眾多漏洞，其很大的一方面原因就是沒有建立一個完善的檔案管理機(jī)構(gòu)和機(jī)制，造成我國的城建檔案缺乏統(tǒng)一的管理，在進(jìn)行城建檔案管理工作的過程中，缺乏先進(jìn)技術(shù)的有力支持，沒有對城建檔案管理工作開展有效的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理開發(fā)和應(yīng)用，造成城建檔案管理工作的效率遲遲得不到有效地提高，因此，在此后的城建檔案管理工作中，國家一定要給予大力的技術(shù)支持，不斷提高工作人員的相關(guān)技術(shù)技能，以先進(jìn)科學(xué)的技術(shù)帶動我國城建檔案管理工作的有效進(jìn)展，進(jìn)而推動我國城市化的建設(shè)步伐，促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展。
結(jié)語：隨著我國城市化建設(shè)步伐的不斷加快，城建檔案會越來越多，城建檔案的管理工作也必須引起有關(guān)人員的足夠重視，我們要不斷加強(qiáng)城建檔案管理工作，建立完善的城建檔案管理工作機(jī)制，制定相應(yīng)的管理策略，加強(qiáng)對城建檔案管理的立法工作，切實(shí)實(shí)行科學(xué)發(fā)展觀的領(lǐng)導(dǎo)思想，加強(qiáng)對檔案管理工作人員的素質(zhì)培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)，促使他們樹立正確的人生觀和價值觀，要求工作人員必須要有強(qiáng)烈的責(zé)任心和政治意識，本著全心全意為人民服務(wù)的理念，切實(shí)做好自己的本職工作，同時，也要加快城建檔案管理工作的科技水平，采用先進(jìn)的數(shù)字化信息技術(shù)，為城建檔案管理建立良好的網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制，樹立與時俱進(jìn)的思想，不斷改進(jìn)自己的管理方式，充分發(fā)揮城建檔案管理工作的積極作用。
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[關(guān)鍵詞]數(shù)字化；檔案管理；必要性
隨著社會的日趨進(jìn)步，我國的檔案事業(yè)也隨之發(fā)展。從最初的手工檔案管理，到公文、檔案一體化管理，不僅繁冗、復(fù)雜，浪費(fèi)了很多的人力物力以及存儲空間，而且不可避免的是紙質(zhì)的檔案不能長期完好的被保存下來。新技術(shù)革命的到來，計算機(jī)的廣泛應(yīng)用，使檔案領(lǐng)域進(jìn)入電子時代。全國檔案信息化建設(shè)正在掀起新的熱潮，為檔案管理建設(shè)注入了新的活力，加快了檔案進(jìn)入信息社會的腳步。檔案信息化是在加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化管理基礎(chǔ)上，逐步向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，通過網(wǎng)絡(luò)最大限度的開發(fā)利用已開放檔案資源，使之更好地為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展服務(wù)。
一、檔案數(shù)字化是信息時代的必然要求
檔案信息數(shù)字化是隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
（一）提高經(jīng)濟(jì)效益
社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展使機(jī)關(guān)落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成了尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
（二）提高辦公效率
數(shù)字化檔案管理能夠使資料及時歸檔，盡快提供利用。以人事檔案管理為例最有說服力，由于其管理對象繁多，且具有很強(qiáng)的流動性，如職工人數(shù)、退休、調(diào)動等，要想正確統(tǒng)計，動態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后才能查知，而通過網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)管理的數(shù)字化檔案卻能準(zhǔn)確反映當(dāng)前的情況。同時數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。出于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基地變成了提供方便的信息控制中心。
二、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的主要困難
由于檔案數(shù)字化管理在我國還屬于新興事物，并且在目前我國生產(chǎn)力水平不高，科學(xué)技術(shù)相對落后的條件下，數(shù)字化檔案管理還存在著各種問題，主要有以下四個方面。
（一）資源浪費(fèi)
電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存，造成資源浪費(fèi)?！半p套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存。在—些單位的辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，各部門在網(wǎng)上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發(fā)紙質(zhì)文件歸檔保存。這樣就形成了相同內(nèi)容、不同類型的文件并發(fā)、保存的局面，造成了人力、物力、財力的浪費(fèi)。
（二）電子文件歸檔困難
辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，各自為政，給電子文件歸檔造成困難。據(jù)了解，目前很多大型企業(yè)都采用了以電子計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動化系統(tǒng)，這一系統(tǒng)絕大部分是由本單位或上級主管部門設(shè)計的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)則是檔案行政管理部門為使檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、實(shí)現(xiàn)資源共享而推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于這兩套系統(tǒng)設(shè)計單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無法進(jìn)行電子文件歸檔，因而給原始數(shù)據(jù)的收集和錄入造成了一定的困難。
（三）管理的長期保存有困難
電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優(yōu)點(diǎn)，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設(shè)備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數(shù)據(jù)易丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。
（四）數(shù)字化檔案的利用率不高
雖然辦公自動化系統(tǒng)推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當(dāng)成一項(xiàng)緊迫的任務(wù)來抓，仍延續(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計算機(jī)僅限于文字錄入、編輯和打印，成為名副其實(shí)的“高檔打印機(jī)”。人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網(wǎng)絡(luò)形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力、物力，而且使得電子文檔由于沒有得到合理的開發(fā)利用而造成雙重的浪費(fèi)。
三、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理需要注重把握的環(huán)節(jié)
（一）建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共亨
檔案電子化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案管理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各大型機(jī)關(guān)、企業(yè)日常工作中，每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進(jìn)行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采取雙服務(wù)器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)上傳，達(dá)到資源共享的目的。
（二）建立橫向通道，銜接辦公系統(tǒng)
針對電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存問題，建議在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立個通道，將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式或映象方式共存，制定特定的、完善的、符合實(shí)際需要的管理規(guī)章制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，從而有效地保障數(shù)字化檔案建設(shè)安全、有序地開展。其中，尤為值得一提的是電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面應(yīng)嚴(yán)把信息存儲載體的質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎(chǔ)。軟件方面，要通過采用多級權(quán)限、密碼管理、多層結(jié)構(gòu)、加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。
（三）建設(shè)專職隊伍，提高管理水平
人才是檔案信息數(shù)字化的保證，科技人才是檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵。檔案信息數(shù)字化是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，這對檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作者除了掌握檔案基礎(chǔ)理論知識和檔案管理知識外，還應(yīng)掌握計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)知識。檔案管理部門一方面要積極引進(jìn)具有計算機(jī)等專業(yè)知識的專門人才；另一方面要加大對現(xiàn)有檔案干部隊伍素質(zhì)的提高，舉辦各種信息技術(shù)培訓(xùn)班，為檔案工作者綜合素質(zhì)的提高創(chuàng)造條件。盡快建立管理型人才為基礎(chǔ)，復(fù)合型人才為重點(diǎn)，高科技專門人才為骨干的檔案干部隊伍體系，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。
檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，牽涉到技術(shù)、政策、法律、管理等方方面面，許多問題需要深入探索研究。我們必須抓住國家信息化建設(shè)和“加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作”的契機(jī)，創(chuàng)新工作機(jī)制，加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)的步伐，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，推動檔案事業(yè)的新發(fā)展。
參考文件：
[1]陳勇.論電子政務(wù)系統(tǒng)中的電子公文管理[J].辦公自動化。2006（9）.
[2]呂元智.數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)管理研究[D].武漢大學(xué)，2004.
[3]李曙光.電子政務(wù)信息保障問題研究[D].湘潭大學(xué)，2004.
1.1提供拷貝
電子檔案在使用的過程中，第一路徑便是拷貝，也就是向使用檔案的人員提供檔案最為初始的一個狀態(tài)，保證其可以充分利用這個檔案。檔案部門向使用檔案的人員提供載體進(jìn)行拷貝的過程中，可以直接將文件轉(zhuǎn)換成為通用格式的存儲內(nèi)容，再讓檔案的使用者自主通過軟件和硬件平臺對內(nèi)容進(jìn)行顯示和處理。而當(dāng)使用檔案的人員不擁有一定的軟件和硬件平臺的條件下，可以要求檔案管理部門直接提供相關(guān)檔案的打印件。
1.2通信傳輸
通信傳輸這一途徑能夠解決檔案使用者無法直接來到檔案地的問題，同時能夠省去很多的人力、物力和財力。通信傳輸?shù)暮x是不同檔案管理部門可以通過互聯(lián)網(wǎng)或者數(shù)字通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)點(diǎn)對點(diǎn)的檔案傳輸，實(shí)現(xiàn)電子檔案的利用。電子檔案在利用的過程中，經(jīng)常會通過通信傳輸這一方式被相關(guān)人員進(jìn)行使用。
1.3直接利用
直接利用便是通過檔案部門的計算機(jī)在部門的網(wǎng)絡(luò)中直接對電子檔案進(jìn)行查詢?？梢员ＷC比較多的使用者在同一時間得到同一份電子檔案，能夠?yàn)槭褂秒娮訖n案的人員提供一定的技術(shù)支持。
2電子檔案的重要性
對于現(xiàn)階段我國大部分的單位和工作部門來講，電子檔案依然是一個全新的事物，而電子檔案在檔案管理中又處于一個比較高的地位，擁有很大的重要性。下面便針對電子檔案的重要性開展深入的分析和研究。
2.1電子檔案可以節(jié)省人力、物力
通過大范圍的使用電子檔案，能夠省去了傳統(tǒng)檔案查詢過程中的繁瑣步驟，加快檔案立卷歸檔的速度，為檔案工作人員減輕了很大的工作負(fù)擔(dān)，提高了檔案歸檔整理的質(zhì)量，有利于節(jié)省大量的人力物力，極大地增加了檔案管理的工作效率和工作水平。
2.2電子檔案可以提高檔案服務(wù)水平
實(shí)施檔案管理工作的目標(biāo)便是為使用人員提供相對快捷而便利的檔案服務(wù)，強(qiáng)化電子檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)電子化的檔案管理，能夠進(jìn)一步提高檔案的服務(wù)水平和質(zhì)量。實(shí)施電子檔案管理，能夠?qū)⒋蟛糠值脑紮n案直接儲存于計算機(jī)當(dāng)中，利用互聯(lián)網(wǎng)或者是數(shù)字通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)眾多用戶對于檔案的查詢和篩選。
3提高電子檔案管理水平的建議和措施
電子檔案的利用途徑有很多種，并且也對于技術(shù)手段存在很大的依賴性，所以在進(jìn)行電子檔案管理過程中存在很大的問題和復(fù)雜流程。在強(qiáng)化電子檔案管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)通過多個方面的有機(jī)協(xié)調(diào)，全面地開展電子檔案管理工作，提高電子檔案管理水平。
3.1構(gòu)建檔案管理制度，加強(qiáng)電子檔案安全性管理
想要充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，首先就應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一個相對完善的檔案管理制度，規(guī)范計算機(jī)條件下檔案管理的相關(guān)步驟，進(jìn)一步適應(yīng)電子檔案管理的要求；其次，在電子檔案使用的過程中，存在著一定程度的安全患，由于計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也隨著得到了巨大的發(fā)展，這樣一來黑客和計算機(jī)病毒便會隨時侵入檔案管理的計算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，所以在實(shí)際工作當(dāng)中，一定要針對這些網(wǎng)絡(luò)安全漏洞進(jìn)行及時修復(fù)，安排專業(yè)人員定期檢查檔案管理網(wǎng)絡(luò)，保證網(wǎng)絡(luò)的安全系數(shù)在一個合理的水平，進(jìn)而保證電子檔案管理工作的有效開展。
3.2規(guī)范檔案利用方式，防止不可挽回?fù)p失的發(fā)生
在檔案使用的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案丟失或者是信息泄露等問題，為了防止這些問題的再次發(fā)生，應(yīng)當(dāng)規(guī)范檔案利用方式，要求在對電子檔案進(jìn)行利用之前，相關(guān)使用者需要得到檔案主管的同意，才能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行查詢和使用。另外還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一個相對完善的檔案利用管理制度，通過相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)電子檔案的收集工作，對電子檔案進(jìn)行實(shí)時更新，保證電子檔案信息的實(shí)效性。
3.3加強(qiáng)檔案工作人員的管理，提高檔案保護(hù)意識
