時(shí)間：2023-06-21 09:14:23
序論：在您撰寫(xiě)人事檔案管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
（一）人事檔案管理體制比較之后，不符合新形勢(shì)下的需求目前的人事檔案管理機(jī)制主要依據(jù)管理者的權(quán)限及其隸屬關(guān)系來(lái)管理，對(duì)組織人事管理工作可以起到重要的作用，但現(xiàn)在是屬于科技新時(shí)代，人員流動(dòng)速度快且量大，人員關(guān)系時(shí)常變動(dòng)，檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)新?tīng)顩r，讓人應(yīng)接不暇。其一是檔案管理的關(guān)系混亂，比如某些企業(yè)單位的部分員工檔案在人事部，但有些卻在人才交流中心，還有的在勞保部門或社保部門等，其主體混亂不清，管理有難度。其二，檔案時(shí)有脫節(jié)，一些企業(yè)單位檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，經(jīng)常出現(xiàn)人檔分離，也有出現(xiàn)“死”檔、棄檔或無(wú)檔的狀況，導(dǎo)致某些員工檔案最后無(wú)蹤可查。其三，管理力度不夠，常有盲區(qū)。有些企業(yè)單位在招聘時(shí)，私自存貯收受應(yīng)聘員工檔案，一些流動(dòng)人員和工作還沒(méi)有著落的畢業(yè)生以及退伍軍人，被截留檔案也時(shí)有發(fā)生的，造成管理的盲區(qū)。
（二）人事檔案管理人員技能和素質(zhì)有待加強(qiáng)首先，員工的思想觀念跟不上時(shí)代的步伐，有些傳統(tǒng)守舊。有些員工一直沿用以前的管理方式，埋頭苦干，整天插在繁瑣的日常事物中，對(duì)思考和變革人事檔案管理工作從來(lái)都是漠不關(guān)心，對(duì)新出現(xiàn)的狀況或問(wèn)題無(wú)從下手，或置之不理，沒(méi)有積極進(jìn)取和創(chuàng)新的精神。其次，員工的技能水平比較低，現(xiàn)代化的人事檔案管理要求人員具有較高的文化水平，掌握專業(yè)的管理知識(shí)和科學(xué)技能，比如計(jì)算機(jī)技能。還有平時(shí)缺乏系統(tǒng)的技能培訓(xùn)，經(jīng)常會(huì)犯一些低級(jí)的錯(cuò)誤。最后員工的工作熱情度不高，檔案管理工作是一件非常復(fù)雜而且瑣碎的工作，這要求檔案工作者有很強(qiáng)的的工作信念和無(wú)私奉獻(xiàn)的精神。
（三）人事檔案服務(wù)水平低人事檔案的資料是非常多，而且可以隨時(shí)增加，而檔案管理工作者又相對(duì)比較少，有時(shí)不能及時(shí)收集檔案資料，又不經(jīng)常整理，造成檔案信息滯后，無(wú)法為企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)管理者提供及時(shí)又全面的信息。而且管理層面比較單一，僅為各單位政工的干部和人事部門。還有檔案服務(wù)的路徑比較單一，現(xiàn)在是信息時(shí)代，雖然人事檔案管理有逐步加入計(jì)算機(jī)手段，但是多數(shù)只有錄入中、高級(jí)人員的信息，總之信息的不全面、不準(zhǔn)確，最終還要通過(guò)紙質(zhì)版查詢，從而影響工作效率。
二、人事檔案管理工作的建議和策略
人事檔案管理是一項(xiàng)具有政策性和業(yè)務(wù)性的工作，而且他要求比較高的保密性，可以促進(jìn)人事資源的開(kāi)發(fā)與利用，同時(shí)還能為和諧社會(huì)的發(fā)展起到推動(dòng)作用。所以，提高人事檔案管理工作的效率，要與時(shí)俱進(jìn)、解放思想和開(kāi)拓進(jìn)取，通過(guò)強(qiáng)有力的措施改革，加強(qiáng)和完善管理制度和工作細(xì)則，從信息化和科技化上改進(jìn)人事檔案管理工作，為企事業(yè)單位提供良好的、全面的人事管理信息。
（一）建立區(qū)域性人事檔案管理中心
區(qū)域性檔案管理中心，就是指企事業(yè)單位和黨政機(jī)關(guān)的全體工作人員的人事檔案管理中心，要利用現(xiàn)代化的手段管理人事檔案并作合理的開(kāi)發(fā)利用，才能更好的為企事業(yè)單位服務(wù)。比如在水利管理這方面，整體上全國(guó)的水利人事檔案管理是一個(gè)龐大的中心系統(tǒng)，其中包括許多的子系統(tǒng)，而子系統(tǒng)直接連著省市縣的人事管理中心，這樣可以方便人事檔案的控制和管理，可行性高，而操作上主要是由員工所在的企事業(yè)單位或者托管中心來(lái)完善新材料，按期繳納保管費(fèi)用。人事檔案管理中心經(jīng)過(guò)一系列系統(tǒng)的保管、更新、利用開(kāi)發(fā)等方式發(fā)揮其職能，實(shí)現(xiàn)服務(wù)社會(huì)和促進(jìn)人才資源整合的作用。
（二）加強(qiáng)和完善檔案內(nèi)容制度
人事檔案管理要從人力資源的管理和開(kāi)發(fā)利用方面出發(fā)，客觀記錄員工業(yè)務(wù)水平、技術(shù)能力、業(yè)績(jī)、誠(chéng)信度等方面，特別要凸顯個(gè)人的能力，加強(qiáng)認(rèn)識(shí)檔案信息的使用價(jià)值。因此，各企事業(yè)單位要從這些方面入手，充分完善內(nèi)部人員的檔案資料，而且能夠及時(shí)的更新完善，確保檔案資料與時(shí)俱進(jìn)。
（三）考核評(píng)估人事檔案管理工作
根據(jù)企事業(yè)內(nèi)部檔案工作管理體系，創(chuàng)建符合市場(chǎng)需求的人事檔案管理工作的評(píng)估體系，逐漸形成公平、公開(kāi)、公正的人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，可以為企事業(yè)單位的人力資源開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)客觀的經(jīng)濟(jì)效益。其中可以分為三個(gè)方面，其一是建立主管部門的評(píng)估制度，主管人事檔案的各個(gè)組織有責(zé)任對(duì)企事業(yè)人事檔案進(jìn)行監(jiān)督和管理，可通過(guò)定期評(píng)估考核的方式來(lái)執(zhí)行。其二，建立中介機(jī)構(gòu)的測(cè)評(píng)章程，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)考慮，人事檔案測(cè)評(píng)將會(huì)起到舉足輕重的作用，這與人事檔案管理的現(xiàn)代化和市場(chǎng)化是相呼應(yīng)的。其三，建立個(gè)人的監(jiān)督制度，將相同的檔案資料交予檔案管理部門和檔案當(dāng)事人共同審核鑒定，并且將持有異議的部分進(jìn)行重新審核，確保對(duì)個(gè)人和組織雙方的負(fù)責(zé)。
（四）加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)，提高人員素質(zhì)
管理工作者是人事檔案的直接管理者，其隊(duì)伍的工作效率將影響到人事檔案管理的成效，所以需要加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高人員的綜合素質(zhì)。一方面要完善檔案管理人員隊(duì)伍，調(diào)動(dòng)有責(zé)任心、專業(yè)的人員負(fù)責(zé)具體工作，落實(shí)管理人員的薪酬待遇，保證隊(duì)伍的專業(yè)性和穩(wěn)定性。另一方面，加強(qiáng)對(duì)管理工作者的培訓(xùn)，企事業(yè)單位要根據(jù)計(jì)劃有理有據(jù)的定期對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，開(kāi)展一些相關(guān)的講座，或者選拔一些員工到學(xué)?；蛞恍┍容^先進(jìn)的單位學(xué)習(xí)，從而提高員工的各項(xiàng)業(yè)務(wù)水平，同時(shí)建立獎(jiǎng)罰機(jī)制，實(shí)行量化考核，可以充分激發(fā)管理人員的工作能動(dòng)性和創(chuàng)造性。由此才能保證員工有條理地、有效率地完成人事檔案管理工作。
三、結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵字：人事檔案管理；意識(shí)；機(jī)制；科學(xué)化；法制化；道德素質(zhì)
Abstract: In today's information age of 21st century, the talent has become the main symbol of the core competitiveness for a company or even a country, so the personnel management has increasingly highlights its great economic and social benefits. The timely and reasonable staffing, and effective incentive can reduce the unnecessary waste of time and money for the human resources department of state institutions or corporate. The essence of human resource management is also a management of information, and the personnel files as an important carrier of the human resources information, is the main source of personnel information and an important tool to select the talents. Managing the personnel files plays an important role in the development of human resources.
Key words: management of personnel files; awareness; mechanism; scientific; legalization; moral qualities
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
人事檔案是社會(huì)公共信息非常重要的一個(gè)組成部分，通過(guò)人事檔案可以證實(shí)個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等情況。從人力資源開(kāi)發(fā)、管理的角度來(lái)看，人事檔案可以為個(gè)人求職、單位求才提供大量豐富、動(dòng)態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)。因此管好用好人事檔案，對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。當(dāng)然人事檔案作為廣義檔案中的一種，也具有一般意義上檔案的屬性，即：人事檔案的作用是客觀存在的，但出于靜態(tài)的檔案，它的作用又是潛在的，要使?jié)撛诘膬r(jià)值變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)的直接價(jià)值，要受到一定條件的制約。既受到社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、法律、文化等條件的制約，同時(shí)也受到人們檔案意識(shí)和管理水平的影響。
一、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、法律和文化是我們一時(shí)之間無(wú)法改變的大環(huán)境，但是檔案意識(shí)和管理機(jī)制和水平確實(shí)可以實(shí)實(shí)在在改變的
第一，處于信息化時(shí)代的我們必須要有最基本的人事檔案意識(shí)。在很多的企事業(yè)單位，人事部門的工作人員很多都不是檔案管理專業(yè)和相關(guān)專業(yè)出身，大多工作人員都對(duì)檔案管理意識(shí)比較淡薄，對(duì)人員的資料管理和備案都采取無(wú)所謂的態(tài)度，這種不專業(yè)化的做法常常會(huì)給我們其他部門的人員調(diào)度和安排造成一定不必要的麻煩，如果遇到突發(fā)事件，也不能及時(shí)選擇和派遣相關(guān)有經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)的員工。從員工自身來(lái)講，也需要培養(yǎng)自己的檔案管理意識(shí)，很多人在自己的檔案方面采取無(wú)所謂的態(tài)度，而導(dǎo)致自身檔案的丟失或者不完整，這不僅給檔案收集也給檔案的整理帶來(lái)不必要的麻煩。
第二，單位的管理機(jī)制也是影響人事檔案管理和檔案有效利用的重要因素，作為新世紀(jì)的企事業(yè)單位，對(duì)于信息的采集和利用也應(yīng)該有相對(duì)應(yīng)的管理機(jī)制，利用工程的觀念來(lái)對(duì)人事的錄用、調(diào)度、撤銷等進(jìn)行有秩序有條理的管理。做到有秩序和有條理，就要求企事業(yè)單位建立健全有效的管理機(jī)制，建立相關(guān)的管理部門，首先需要在每一個(gè)部門內(nèi)部進(jìn)行各個(gè)員工的信息采集，盡量做到信息的完整、準(zhǔn)確和清晰，其次對(duì)人員的檔案進(jìn)行歸類和整理，盡可能做到歸類標(biāo)準(zhǔn)化和整理科學(xué)化，然后再由各個(gè)部門按時(shí)遞交由檔案管理部門進(jìn)行進(jìn)一步的整理和歸類，處理以后的檔案信息要進(jìn)行存檔管理，存檔看似簡(jiǎn)單，卻包括很多繁瑣的工作。每一個(gè)環(huán)節(jié)都要求做到認(rèn)真細(xì)致，這樣才能保證人事檔案的有效管理和有效的利用。
第三，科學(xué)是第一生產(chǎn)力。人事檔案管理在前期的發(fā)展是緩慢的，究其本質(zhì)原因，就在于科學(xué)的落后，而今隨著科技的快速發(fā)展，我們的生活方式也隨之發(fā)生了翻天覆地的變化，計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)導(dǎo)致了從實(shí)物的流動(dòng)到人才的流動(dòng)以及信息的流動(dòng)方式都在一天一天變化著，這些變化帶動(dòng)了人們交流方式和思維方式的轉(zhuǎn)變，當(dāng)然企事業(yè)單位人力資源管理的模式也進(jìn)入了新的改革歷史時(shí)期，當(dāng)今市場(chǎng)上有很多以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的管理軟件業(yè)隨之應(yīng)運(yùn)而生，簡(jiǎn)單的人事信息錄入就可以實(shí)現(xiàn)有效和迅速的人力資源管理，不得不說(shuō)計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)使檔案管理實(shí)現(xiàn)了一個(gè)飛躍性的發(fā)展。綜上所述，我們?cè)诠芾砣藛T的時(shí)候需時(shí)刻提醒自己嚴(yán)格的人事管理理念以及建立健全的管理機(jī)制和購(gòu)入先進(jìn)的人事檔案管理軟件。
二、基于當(dāng)今普遍的人事管理傳統(tǒng)模式和手段，我們要做的還有很多
第一，現(xiàn)在的人事檔案管理一般都重政治輕業(yè)務(wù)。人事檔案在反映一個(gè)人的情況都是注重業(yè)務(wù)和政治兩方面。但傳統(tǒng)的人事檔案反映政治方面、家庭歷史和社會(huì)關(guān)系方面的東西較多,而能動(dòng)態(tài)反映某人情況的信息,如人員的身份認(rèn)定、出境出國(guó)情況、合同項(xiàng)目轉(zhuǎn)讓、發(fā)明專利項(xiàng)目、業(yè)績(jī)考核、職稱評(píng)定、各類榮譽(yù)稱號(hào)、崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育、人事?tīng)?zhēng)議仲裁、人才素質(zhì)測(cè)評(píng)、人事協(xié)議、養(yǎng)老金、失業(yè)金的繳納等情況,則少之又少，現(xiàn)代人事管理應(yīng)將人事檔案資料盡量做到充分和完整，必要時(shí)可以加入個(gè)人的影像資料，以便更好的利用。
第二，人事檔案一般作為政治要素，也必須將其法制化，做到檔案收集有序性，檔案存檔保密性和檔案利用安全性。要加大對(duì)《檔案法》的宣傳力度,通過(guò)宣傳教育,進(jìn)一步增強(qiáng)公民的法制觀念,提高政治覺(jué)悟,認(rèn)清制假危害，另外,還必須加大《檔案法》的監(jiān)督和執(zhí)法力度,要告誡、引導(dǎo)廣大干部職工人人都要具備檔案意識(shí),要本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)自己負(fù)責(zé)的態(tài)度,嚴(yán)肅認(rèn)真地記載自己的每一張履歷,要加重對(duì)涂改、偽造檔案行為的制裁。對(duì)那些情節(jié)惡劣的、影響很壞的違法犯罪行為,不管是什么人,都要本著法律面前人人平等的原則,要毫不猶豫地繩之以法,予以堅(jiān)決打擊。我們必須樹(shù)立這樣一種觀念,即不管是什么情況,不管其職務(wù)高低,要調(diào)動(dòng)和利用檔案都必須按規(guī)章辦。只有完善相應(yīng)的檔案制度,并認(rèn)真貫徹執(zhí)行,才能有效地避免虛假檔案的產(chǎn)生。
第三，人事檔案管理從信息收集開(kāi)始就決定了人事檔案的質(zhì)量高低，所以做好人事檔案工作必須講究實(shí)事求是,來(lái)不得半點(diǎn)虛假和含糊其詞,因此,要求人事檔案材料所記述的內(nèi)容必須真實(shí)而且準(zhǔn)確,不能前后矛盾,模棱兩可，這就要求人事檔案的工作人員在平時(shí)的工作中必須嚴(yán)把“三關(guān)”。一是要把好材料的入口關(guān),對(duì)來(lái)路不明及有疑義的材料,要親自進(jìn)行調(diào)查核實(shí),驗(yàn)明正身,做好初步認(rèn)定工作,切斷問(wèn)題文件材料的源頭。二是嚴(yán)把人事檔案材料的轉(zhuǎn)入關(guān),各部門平時(shí)在積累文件、材料時(shí),要做到去偽存真,不讓虛假文件、材料有任何留存之機(jī)。對(duì)新形成的檔案材料,一律嚴(yán)格執(zhí)行登記制度,并進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地鑒別。三是嚴(yán)把人事檔案轉(zhuǎn)遞關(guān)。在人事調(diào)動(dòng)時(shí),檔案人員接到調(diào)檔函,要將其人事檔案材料進(jìn)行收集,認(rèn)真核對(duì),并分類、編號(hào)、裝訂,填寫(xiě)檔案回執(zhí)單,密封后加蓋公章,通過(guò)機(jī)要發(fā)至用人單位檔案部門或由組織派專人送取。嚴(yán)禁個(gè)人辦理人事檔案事宜或自帶人事檔案。
第四，人事檔案作為所有機(jī)關(guān)和企事業(yè)工作首要的先決條件，人事檔案必須做到真實(shí)可靠。這就需要從制度上防范假文憑，從源頭抓起,要嚴(yán)密防范、徹底杜絕“權(quán)學(xué)交易”這種丑陋現(xiàn)象,國(guó)家各級(jí)各類學(xué)校、教育培訓(xùn)主管部門要采取有力的措施,嚴(yán)格執(zhí)行教育部門學(xué)籍管理規(guī)定,把好入學(xué)關(guān)。在日常的教學(xué)管理過(guò)程中,對(duì)那些需要繼續(xù)學(xué)習(xí)深造的干部和企業(yè)管理人員,單獨(dú)設(shè)立學(xué)籍檔案,實(shí)施教學(xué)質(zhì)量的全過(guò)程重點(diǎn)監(jiān)控,幫助和督促他們保質(zhì)保量的完成學(xué)業(yè)。對(duì)于少數(shù)不按時(shí)上課,不認(rèn)真完成作業(yè),學(xué)習(xí)困難,企圖靠與任教老師拉關(guān)系、混學(xué)分的學(xué)生,應(yīng)采取勸其退學(xué)或強(qiáng)制中止學(xué)習(xí)等措施。要堅(jiān)持對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)、對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)、對(duì)國(guó)家負(fù)責(zé)的態(tài)度,從制度上防范假文憑,保證人才培養(yǎng)的質(zhì)量和學(xué)籍、學(xué)歷證書(shū)的真實(shí)性。
當(dāng)然在保證法制的情況下，更重要的是要求檔案管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)和道德素質(zhì)。檔案工作人員是檔案工作的主體,提高人事檔案工作人員的政治素質(zhì)、科學(xué)文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)是人事檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。積極學(xué)習(xí)本單位專業(yè)對(duì)口的各項(xiàng)知識(shí),熟悉各個(gè)環(huán)節(jié)的工作,只有這樣,才能使檔案管理工作有條不紊,更好地為部門以及某項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作提供優(yōu)質(zhì)、快捷服務(wù)。檔案管理人員還要通過(guò)不斷加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng),來(lái)增強(qiáng)自己的使命感和責(zé)任感,通過(guò)責(zé)任心的加強(qiáng),提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
參考文獻(xiàn)：
【1】 吳寶康.檔案學(xué)概論【J】.1989
關(guān)鍵詞：人事檔案管理；人事制度改革；人事管理；研究
人事檔案是個(gè)人參加各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄，是個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷的客觀反映,是個(gè)人社會(huì)生活的“伴生物”，一直以來(lái)，人事檔案是人事管理的重要依據(jù),也是一種全國(guó)通用的人才評(píng)價(jià)工具。社會(huì)由人組成，更突出地表現(xiàn)為復(fù)雜交錯(cuò)的社會(huì)關(guān)系。人的活動(dòng)創(chuàng)造了社會(huì)，而社會(huì)又不斷地影響著人。對(duì)于一個(gè)人來(lái)說(shuō)，社會(huì)是他生存的環(huán)境，對(duì)他的生存與發(fā)展都存在著很大的影響。社會(huì)的發(fā)展，又有賴于人的努力。是人類的活動(dòng)創(chuàng)造了社會(huì)，推動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展。因此，對(duì)人的研究成為了哲學(xué)、管理學(xué)、社會(huì)學(xué)等眾多學(xué)科的要?jiǎng)?wù)，社會(huì)管理從某種意義上講也可以被看作為人的管理。
一、人事檔案管理研究趨勢(shì)展望
通過(guò)梳理現(xiàn)階段我國(guó)人事檔案管理研究的理論成果，筆者認(rèn)為，未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)的人事檔案管理的研究，需要在以下幾個(gè)方面進(jìn)一步加強(qiáng)。
（一）加強(qiáng)人事檔案工作改革的研究
我國(guó)的人事檔案工作是在戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期人事檔案管理的基礎(chǔ)上建立和發(fā)展起來(lái)的，人事檔案的作用在很大程度上表現(xiàn)為管理人、控制人。這種歷史遺留下來(lái)的特點(diǎn)很突出地反映在人事檔案的內(nèi)容上，重政治歷史、輕工作實(shí)績(jī)，重思想品德、輕才能成就，無(wú)法全面、完整地反映一個(gè)人的真實(shí)面貌。在當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈的信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容明顯不符合時(shí)代潮流，無(wú)法在人事工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。因此，人事檔案內(nèi)容及其管理到了非改革不可的時(shí)候。關(guān)于人事檔案改革的研究，已有不少學(xué)者提出了一些改革思路，譬如，陳兆祦提出要改革人事檔案的“終身制”，王英瑋提出要改革人事檔案的管理機(jī)制，等等。筆者認(rèn)為，還需要進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案改革的研究，研究?jī)?nèi)容主要應(yīng)集中在人事檔案管理體制的改革和人事檔案本身的改革等方面。
（二）加強(qiáng)人事檔案的“三化”研究
人事檔案的“三化”是指人事檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。現(xiàn)代化是人事檔案工作在信息化時(shí)代的必經(jīng)之路，是新形勢(shì)下人事工作發(fā)展的需要，這就需要進(jìn)一步研究人事檔案的數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)建立、管理系統(tǒng)研發(fā)、信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等核心問(wèn)題。規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。由于受歷史條件的制約，不少人事檔案材料載體不統(tǒng)一、裝訂不整齊、書(shū)寫(xiě)不規(guī)范、管理不規(guī)范等現(xiàn)象還比較突出。因此，加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范化研究，建立嚴(yán)格的管理規(guī)章制度，為人事檔案規(guī)范化管理提供理論支持與方法指導(dǎo)，已成為迫切需要解決的重要問(wèn)題。另外，標(biāo)準(zhǔn)化也是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的重要基石。加強(qiáng)人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)研究，特別是要加強(qiáng)人事檔案載體標(biāo)準(zhǔn)、格式標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)等方面的研究，建立健全人事檔案。
二、計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下人事檔案管理的特點(diǎn)
（一）人事檔案是員工的身份證明,關(guān)系個(gè)人的切身利益
在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下,無(wú)論是企事業(yè)單位,還是政府部門,員工都由干部、工人組成;人事檔案是根據(jù)人事管理的需要建立起來(lái)的,因此,相應(yīng)地分為干部檔案、工人檔案;而一般的農(nóng)民以及城鎮(zhèn)無(wú)業(yè)人員,即使擁有部分人事檔案材料(如學(xué)生檔案),如果沒(méi)有獲得干部或工人份,其最終是沒(méi)有人事檔案的?？梢?jiàn),人事檔案是員工的身份證明。個(gè)人在國(guó)家社會(huì)、組織單位的地位和權(quán)利都由這一身份證明所決定。人事檔案幾乎決定了個(gè)人的生老病死，例如，招工、錄干、調(diào)動(dòng)工作、晉升、加薪、公費(fèi)醫(yī)療、福利待遇、離退休等等都由人事檔案中的相關(guān)內(nèi)容來(lái)證明或確定。甚至,當(dāng)事人的家庭生活、子女前途都由人事檔案來(lái)決定,例如,領(lǐng)取結(jié)婚證,分房,子女入戶、上學(xué)、頂職等都須由人事檔案所在單位提供各種證明材料。
（二）人事檔案是單位控制員工的有效手段，員工因人事檔案而被迫依附于單位
人事檔案雖然是個(gè)人社會(huì)生活的歷史記錄,但是,在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下,人事檔案由單位建立,由單位保管,主要供單位利用。一般情況下,只有單位組織人事管理部或人員能利用員工的人事檔案,而人事檔案對(duì)當(dāng)事人與他人都是保密的。而且,我國(guó)實(shí)行人檔合一,檔隨人走的人事檔案管理制度。個(gè)人到哪里工作、學(xué)習(xí),其人事檔案必須跟隨轉(zhuǎn)移到哪里。人事檔案不能轉(zhuǎn)移,個(gè)人就無(wú)法流行動(dòng)。離開(kāi)人了人事檔案,員工就會(huì)失去身份證明,其本人和家庭就會(huì)前途難卜,命運(yùn)堪憂。因而,個(gè)人完全依附于人事檔案。因?yàn)槿耸聶n案由單位所管控,所以,單位憑借對(duì)人事檔案的控制權(quán)就可以容易地控制員工,員工則因?yàn)槿耸聶n案的約束而完全依附于單位,不能隨便調(diào)離單位。
三、對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理制度與管理方式的挑戰(zhàn)
理念指導(dǎo)制度，制度又約束行為（方式）。由此可見(jiàn)，有什么樣的理念，伴隨而生也就會(huì)有什么樣的制度與管理方式。在保守的“管”字當(dāng)頭的理念下，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度和方式猶如一潭死水，毫無(wú)生機(jī)。筆者查閱了部分單位的人事檔案管理制度，盡管內(nèi)容上略有差別，但印象最深的就是大多數(shù)單位人事檔案管理制度開(kāi)篇的“保密”二字。也就是在這種略顯“左”的保密思想下，無(wú)數(shù)人事檔案人耗掉了青春，耗掉了熱情。人事檔案工作逐漸成了一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，因?yàn)樗幌衿渌ぷ髂菢尤菀滓俗⒁?，發(fā)揮不出多少作用，更不容易取得明顯成績(jī)。有些單位的領(lǐng)導(dǎo)干部和部分同志更認(rèn)為檔案工作不如其他工作重要，沒(méi)有把檔案工作擺到應(yīng)有的位置，出現(xiàn)那種要用時(shí)想到、不用時(shí)不要、考核檢查時(shí)才突擊整理的現(xiàn)象，平時(shí)對(duì)檔案工作缺少投入，出現(xiàn)問(wèn)題后也不積極主動(dòng)地去想辦法解決。導(dǎo)致了全國(guó)上下整體人事檔案工作一直處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)。結(jié)合當(dāng)前實(shí)際來(lái)看，比如《干部檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定“干部檔案實(shí)行黨委或行政主管部門領(lǐng)導(dǎo)下集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制”。
四、充實(shí)人事檔案內(nèi)容
企業(yè)工人合同制、事業(yè)單位人員聘用制實(shí)行后,單位和個(gè)人是平等協(xié)商的聘用關(guān)系,聘用合同書(shū)和各種協(xié)議是體現(xiàn)聘用關(guān)系的有效憑據(jù),也是約束雙方履行責(zé)任與義務(wù)的主要法律依據(jù)。因此,勞動(dòng)合同、工作協(xié)議、聘用書(shū)等文件材料應(yīng)歸檔,成為員工人事檔案的重要組成部分。此外,考核、辭聘、解聘等方面的材料,也應(yīng)及時(shí)存入人事檔案。
五、結(jié)語(yǔ)
新時(shí)期，黨和國(guó)家的精神要求人事檔案部門要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新人事檔案管理的方式、方法。與其他各項(xiàng)工作一樣，人事檔案管理必須始終堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷改革創(chuàng)新管理方式、方法，只有這樣，人事檔案工作才有持久的生命力。否則，一成不變，不能適應(yīng)時(shí)代的需要，遲早要被歷史淘汰。特別是對(duì)人事檔案管理，傳統(tǒng)的做法和功能面臨挑戰(zhàn)，如不再調(diào)整、完善，使之始終跟上形勢(shì)的需要，發(fā)揮積極的作用，煥發(fā)新的生機(jī)，就很可能會(huì)走向消亡，這是我們都不愿意看到的。因此，檔案工作人員要牢固樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)，科學(xué)發(fā)展的思想，加強(qiáng)調(diào)查研究，摸清檔案工作現(xiàn)狀，努力探索人事檔案管理的新途徑、新方法，不斷開(kāi)拓人事檔案管理的新局面。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】人事檔案 管理
中圖分類號(hào)：R197.323 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1005-0515（2011）1-279-01
加強(qiáng)干部人事檔案管理，提高檔案的自身價(jià)值，人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，醫(yī)院人事檔案管理工作已成為醫(yī)院行政管理的重要組成部分。人事檔案是“人的管理”主要依據(jù)的基本信息。它既存儲(chǔ)了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個(gè)真實(shí)反映[1]。
1 醫(yī)院人事檔案管理的重要性
醫(yī)院人事檔案管理工作已成為醫(yī)院行政管理的重要組成部分。探討新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理的好方法，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要將干部人事檔案工作納入議事議程，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策等提供檔案信息服務(wù)。當(dāng)前醫(yī)療體制改革在不斷深化，作為改革核心內(nèi)容的人事制度改革也在不斷深人進(jìn)行，醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院人事管理的一個(gè)重要組成部分，它為醫(yī)院建設(shè)提供各類人才信息和用人依據(jù)，是醫(yī)院人才開(kāi)發(fā)的重要資源，是醫(yī)院人員任用的重要憑證，是人事部門做好人事工作的重要依據(jù)，更好地為醫(yī)院選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料，就顯得更為重要。把干部人事檔案工作與醫(yī)院各項(xiàng)工作聯(lián)系起來(lái)，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，在主動(dòng)服務(wù)和開(kāi)發(fā)利用上下功夫。
2 建立醫(yī)院人事檔案管理制度
醫(yī)院人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，是人事管理中一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)工作。建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。加強(qiáng)人事檔案管理，促進(jìn)檔案規(guī)范化，發(fā)揮好人力資源的管理作用，使人事檔案整理工作有章可循。但就整體而言，進(jìn)一步建立和完善干部人事檔案審核制度和管理責(zé)任制度，加大對(duì)人事檔案工作的監(jiān)督檢查力，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，更好地發(fā)揮干部人事檔案的作用。我院按照上級(jí)《干部檔案工作條例》的規(guī)定及要求，制定了我院《干部人事檔案管理人員職責(zé)》、《檔案查(借)閱制度》等制度。使檔案管理工作有章可循，行之有效，保證人事檔案工作的正常進(jìn)行。
3 加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員要對(duì)檔案工作細(xì)致入微，建立接收檔案材料登記薄、借閱檔案登記薄，確保歸檔材料真實(shí)完整。做好檔案的管理工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源和加速管理現(xiàn)代化的步伐，對(duì)于提高本單位管理水平，加快工作效率，利用檔案來(lái)為醫(yī)院建設(shè)服務(wù)，都具有積極的促進(jìn)作用。提高檔案管理人員的素質(zhì)、加強(qiáng)檔案人員的事業(yè)心、責(zé)任感，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高鑒別能力，對(duì)收集的材料要認(rèn)真核實(shí)，做到認(rèn)真、及時(shí)、齊全、完整，分類明確，排列有序、隨收隨放、定期檢查，把好質(zhì)量關(guān)，保證檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性。
4 加快人事檔案管理的現(xiàn)代化
在人事檔案管理領(lǐng)域，須按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，也是人事檔案服務(wù)于人事工作和人事制度改革和發(fā)展的需要，是我國(guó)整個(gè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個(gè)具體組成部分，人事檔案工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化包括管理手段和管理理念的科學(xué)化、現(xiàn)代化。充分借助計(jì)算機(jī)技術(shù)這一現(xiàn)代化手段，應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的，在人事檔案管理工作中，將人事檔案做成信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的準(zhǔn)確性和檢索效率，使人力資源管理部門可迅速在數(shù)據(jù)庫(kù)中查找到符合某種特定需要的人才，并針對(duì)員工的不同個(gè)性制定培訓(xùn)、激勵(lì)計(jì)劃等，提升人力資源管理水平[2]。
人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。醫(yī)院人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)、人事信息系統(tǒng)的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，人事檔案管理作為人事管理的一部分，需要專人管理、單獨(dú)存放。甄別檔案的虛假等，建立起一整套比較完善的管理體制，推動(dòng)醫(yī)院人事檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化手段，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從而提升醫(yī)院的整體管理水平，增加醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
參考文獻(xiàn)
1 概述
人事檔案在企事業(yè)單位人事管理中的作用非常重要，所有員工人事檔案包括單位人員信息，只有完成人事檔案信息的管理，人力資源管理才能打下基礎(chǔ)。人事檔案管理的核心是確保人事檔案信息的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。人事檔案管理改革必須有明確的目標(biāo)，有計(jì)劃地制定科學(xué)合理的改革方案，從而達(dá)到提高管理工作質(zhì)量和效率的目的。
2 人事檔案管理的作用
2.1 提高人力資源的結(jié)構(gòu)配置
企業(yè)人力資源管理部門可以借助相關(guān)的員工人事檔案管理，實(shí)現(xiàn)高效的人員管理，所以企業(yè)人力資源規(guī)劃、人事檔案可以根據(jù)員工的專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)性能和專業(yè)品質(zhì)，將最合適的人員放在最合適的崗位，執(zhí)行工作任務(wù)。此時(shí)人事檔案可以促進(jìn)員工潛力的激發(fā)，幫助他們實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
2.2 有助于人力資源需求的合理性和科學(xué)性
對(duì)人力資源的需求產(chǎn)生干擾的因素往往來(lái)自企業(yè)內(nèi)部環(huán)境，輔助人事檔案管理可以幫助企業(yè)人力資源管理部門有一個(gè)一生都獻(xiàn)給了對(duì)人力資源的理解，并且可以參考企業(yè)長(zhǎng)、短期發(fā)展目標(biāo)，合理地估計(jì)和預(yù)測(cè)的需求，從而確保企業(yè)的連續(xù)性和穩(wěn)定性。此外，在規(guī)劃的過(guò)程中，人力資源管理人事檔案材料可以使企業(yè)高層管理者和決策者對(duì)人力資源有一個(gè)清晰的理解，是奠定一個(gè)好的基礎(chǔ)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)，建立一個(gè)科學(xué)的人才體系，大大降低了好員工“跳槽”的現(xiàn)象。也就是說(shuō)，人事檔案可以促進(jìn)人力資源管理科學(xué)和標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展，這是一個(gè)重要的形式。
3 人事檔案管理改革中存在的問(wèn)題
人事檔案管理改革的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)有一些難以解決的問(wèn)題，一方面，相關(guān)管理人員的人事檔案管理缺乏全面的認(rèn)知；另一方面，人事檔案管理人員不具備完善的管理體系，需要提高人事檔案管理的質(zhì)量。具體問(wèn)題表現(xiàn)為以下三點(diǎn)：
3.1 人事檔案管理改革人員缺乏正確的認(rèn)知
改革人事檔案管理和業(yè)務(wù)管理人員對(duì)于人事檔案管理、業(yè)務(wù)單元缺乏正確認(rèn)知，領(lǐng)導(dǎo)還沒(méi)有樹(shù)立正確的思想，在一定程度上不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，不能提高人事檔案管理的關(guān)注。與此同時(shí)，業(yè)務(wù)單位人事檔案管理的工作人員對(duì)人才檔案管理存在錯(cuò)位的認(rèn)知，忽視其重要性，很難真正實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)，導(dǎo)致人事檔案管理質(zhì)量低下。人事檔案管理改革存在問(wèn)題，如人才稀缺，有關(guān)部門沒(méi)有建設(shè)高質(zhì)量的人才團(tuán)隊(duì)，沒(méi)有錢，在提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量上很難發(fā)揮出重要作用。
3.2 缺乏完善的人事檔案管理系統(tǒng)
目前，人事檔案管理工作沒(méi)有建立完善的管理制度，人事檔案成員的行為管理系統(tǒng)無(wú)法使用，導(dǎo)致人才流失加劇問(wèn)題，很難提高業(yè)務(wù)單位人事檔案管理的質(zhì)量。同時(shí)，人事檔案管理人員檔案工作領(lǐng)域改革得較晚，沒(méi)有建設(shè)完善的改革機(jī)制，可能存在文件丟失的問(wèn)題，很難加強(qiáng)人事檔案的管理。
3.3 缺乏更高層次的信息化
隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷完善，引入相關(guān)的法律、法規(guī)和政府有關(guān)部門管理機(jī)制，可以努力提升信息技術(shù)水平，使人事檔案管理的效率得到提高，但結(jié)合當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)人事檔案管理，許多企業(yè)的人事檔案管理信息不完善，水平相對(duì)較低，電腦只是一個(gè)簡(jiǎn)單的打印作業(yè)配置，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)人事檔案信息電子化，也沒(méi)有互聯(lián)網(wǎng)接入功能，它會(huì)造成人力資源的浪費(fèi)，人事檔案管理錯(cuò)誤率會(huì)直接影響人事檔案管理的效率。
4 改革問(wèn)題的解決措施
隨著我國(guó)人事檔案管理的改革，相關(guān)的管理人員和技術(shù)人員必須完全解決各種問(wèn)題，提高人事檔案管理工作效率和質(zhì)量，提高人事檔案發(fā)展的影響力。具體措施包括以下：
4.1 樹(shù)立正確的認(rèn)知
在我國(guó)人事檔案管理的改革過(guò)程中，必須重視對(duì)意識(shí)的想法，主要是因?yàn)橐庾R(shí)的正確概念有利于改變?nèi)藗兊乃枷牒托袆?dòng)，提高管理的效率，第一，管理者必須重視員工的概念轉(zhuǎn)換，使其可以面對(duì)他們的工作，與此同時(shí)，人事檔案管理部門需要增加營(yíng)業(yè)額，提高人事檔案管理的質(zhì)量，營(yíng)造良好的工作環(huán)境；第二，我??國(guó)家相關(guān)的管理部門必須嚴(yán)格分析人事檔案管理要求，形成系統(tǒng)的人事檔案管理平臺(tái)；第三，相關(guān)管理部門也應(yīng)高度重視人才工作，提高員工的專業(yè)素質(zhì)，使其能更好地參與管理，保證人事檔案管理專業(yè)和系統(tǒng)的管理能力，使員工更熟練地掌握辦公軟件，通過(guò)這種方式提高人事檔案管理改革的工作效率。
4.2 建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍
人事檔案管理必須具備高質(zhì)量的人才隊(duì)伍建設(shè)，提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量。第一，我國(guó)人事檔案管理部門需要嚴(yán)格的招聘體系，招聘人員專業(yè)素質(zhì)高，要求按照規(guī)定和思想道德水平，提高人事檔案管理在我國(guó)的保護(hù)水平；第二，我國(guó)人事檔案管理部門在招聘員工時(shí)，應(yīng)定期進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，使其能掌握專業(yè)的人事檔案管理知識(shí)和技能，并提高他們的工作質(zhì)量；第三，我國(guó)人事檔案管理需要做好思想政治工作，提高效率和質(zhì)量的思想政治工作，加強(qiáng)思想政治建設(shè)系統(tǒng)。
4.3 建立“統(tǒng)一”、“分離”查詢和方便的管理系統(tǒng)
所謂的“統(tǒng)一”是人事部門的要求，檔案管理機(jī)構(gòu)必須相互配合，緊密聯(lián)系在一起，在很大程度上要避免人員的轉(zhuǎn)移和流動(dòng)。所謂的“分離”是在職人員檔案管理和退休人員管理要分開(kāi)，在職人員檔案保管在單位和部門，退休人員文件由另一個(gè)部門統(tǒng)一管理。一方面，它在很大程度上減輕了檔案管理工作的壓力；另一方面，檔案管理工作可以更清晰，更加方便管理。這個(gè)退休人員專業(yè)管理的方法，可以防止由于不注意導(dǎo)致的退休文件損壞或丟失，因此失去了重要的有價(jià)值的文檔。
4.4 建立社會(huì)公共權(quán)威檔案管理機(jī)構(gòu)的性質(zhì)
人事檔案管理可以建立一個(gè)社會(huì)公共性質(zhì)的檔案管理機(jī)構(gòu)的權(quán)威，而我國(guó)現(xiàn)有的人力資源機(jī)構(gòu)和人力資源市場(chǎng)中心一段時(shí)間內(nèi)難以解決這個(gè)問(wèn)題，一些人的檔案在歸檔后，他們將不會(huì)再接受這些檔案，這意味著一些人事檔案仍不能得到有效的保護(hù)，許多企業(yè)和機(jī)構(gòu)都保持自己的單位人事檔案，這造成其他人和退休人員文件沒(méi)有托管，因此建立一個(gè)社會(huì)公共性質(zhì)的檔案管理機(jī)構(gòu)的權(quán)威是必要的，它不僅有記錄的作用，還很大程度地方便了個(gè)人，如人的保險(xiǎn)信息是否有違法、違規(guī)的情況。
4.5 建立完善的創(chuàng)新體系
隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步，我國(guó)人事檔案管理應(yīng)該從單向到社會(huì)管理轉(zhuǎn)變，相關(guān)管理部門也需要改變管理方式，減少管理存在的問(wèn)題，同時(shí)企業(yè)還應(yīng)重視人事檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)資源共享，通過(guò)人事檔案的流動(dòng)，加強(qiáng)人才選擇的科學(xué)性和合理性，并?_到預(yù)期的目的。與此同時(shí)，我國(guó)人事檔案管理部門需要滿足社會(huì)的需要，減少人事檔案管理存在的問(wèn)題，加強(qiáng)人事檔案的管理。
4.6 開(kāi)發(fā)信息管理解決方案
我國(guó)人事檔案管理必須注意應(yīng)用信息技術(shù)，以確保合理利用人事檔案電子檔案的管理，減少人事檔案管理存在的問(wèn)題。第一，人事檔案管理人員應(yīng)使用電子文件，而不是采用紙質(zhì)記錄管理模式，減少問(wèn)題的產(chǎn)生，避免文件損壞和遺失等現(xiàn)象；第二，人事檔案管理需要備份，避免人員文件丟失等問(wèn)題；第三，要在人事檔案管理時(shí)在計(jì)算機(jī)上秘密安裝防火墻軟件等，以避免黑客的攻擊，并確保能促進(jìn)改革人事檔案管理質(zhì)量和效率，加強(qiáng)人事檔案管理的改革。
論文摘要：我國(guó)人事檔案管理目前主要存在人事檔案內(nèi)容失真、材料不全、管理政出多門、檔案利用范圍狹窄等一系列問(wèn)題，筆者以為要從根本上解決我國(guó)目前的人事檔案管理問(wèn)題就必須采取提高檔案管理人員素質(zhì)、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制等措施。
一、我國(guó)人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題
（一）人事檔案內(nèi)容失真真實(shí)性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實(shí)性卻不高。有的檔案中材料內(nèi)容前后不符，如時(shí)間方面，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫(xiě)隨意，且沒(méi)有說(shuō)明；參加工作時(shí)間、入黨、入團(tuán)時(shí)間也是大致一個(gè)年月，每次填寫(xiě)時(shí)也往往不一致。姓名改變后不寫(xiě)曾用名，也不加以說(shuō)明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現(xiàn)同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點(diǎn)，沒(méi)有缺點(diǎn)，只有成績(jī)，沒(méi)有差錯(cuò)。這些問(wèn)題的本質(zhì)在于干部職工在填寫(xiě)材料時(shí)沒(méi)有實(shí)事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫(xiě)而與自己關(guān)系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，而是任其一錯(cuò)再錯(cuò)，致使人事檔案不能如實(shí)反映本人的真實(shí)情況，給檔案的利用帶來(lái)困難。
（二）人事檔案材料不全一些本該有的履歷表、年度考核表沒(méi)有，一些本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)不夠。他們認(rèn)為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過(guò)不少了，自己近年來(lái)也沒(méi)有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫(xiě)表格時(shí)能省則省，履歷表中學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷從高中或大學(xué)開(kāi)始填，家庭成員及社會(huì)主要關(guān)系都沒(méi)有。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料，一旦落在個(gè)人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認(rèn)為這樣更安全，用起來(lái)也更方便。二是分管人事的部門沒(méi)有將材料及時(shí)收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，于是有時(shí)只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒(méi)有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致個(gè)人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴(yán)重的是當(dāng)有同志調(diào)離時(shí)也沒(méi)將歸檔的材料放入其個(gè)人檔案中。
（三）人事檔案管理政出多門現(xiàn)有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)軌時(shí)期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢(shì)。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動(dòng)服務(wù)中心、勞動(dòng)部門所屬就業(yè)服務(wù)中心、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、企事業(yè)單位的主管部門以及有人事管理權(quán)的國(guó)有企事業(yè)單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統(tǒng)“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動(dòng)的障礙之一，又是影響人事檔案管理質(zhì)量的原因之一。近年來(lái)，隨著大中專畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理上，個(gè)別部門拘泥于傳統(tǒng)管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。
（四）人事檔案利用范圍狹窄人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從我國(guó)人事工作的現(xiàn)狀來(lái)看，由于人事檔案強(qiáng)調(diào)保密性，人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。按照傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位，利用最多的主要是傳統(tǒng)人事管理工作的范疇。但是，隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，非公有制經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會(huì)化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，而與此同時(shí)，隨著國(guó)有企事業(yè)單位人事制度和大中專畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，國(guó)有企事業(yè)單位人員由“單位人”變成了“社會(huì)人”，大中專畢業(yè)生要面向市場(chǎng)自主擇業(yè)，這些變化主要是通過(guò)市場(chǎng)機(jī)制的作用使國(guó)有企事業(yè)單位人員、大中專畢業(yè)生流向非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會(huì)化中介組織等，而市場(chǎng)化配置人才資源又加快了人才流動(dòng)的頻率。顯然，傳統(tǒng)人事檔案的利用制度不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源開(kāi)發(fā)的需要。人事檔案的利用應(yīng)當(dāng)延伸到非公有制經(jīng)濟(jì)組織、社會(huì)化中介組織甚至外資企業(yè)，人事檔案的利用頻率應(yīng)當(dāng)適應(yīng)人才流動(dòng)的頻率，這是一個(gè)具有重大現(xiàn)實(shí)意義的問(wèn)題。
二、改革我國(guó)人事檔案管理的幾點(diǎn)建議
（一）提高檔案管理人員素質(zhì)人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)在此時(shí)就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把人事檔案工作看作一項(xiàng)政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯(cuò)。有了責(zé)任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)?，才能按照要求將材料及時(shí)歸檔、整理成冊(cè)，才能將人事檔案材料當(dāng)作一種資源。注重自身專業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對(duì)材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的人事資源。
（二）完善人事檔案管理制度人員是基礎(chǔ)，制度是保障。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，必須嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度來(lái)辦事，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實(shí)，更全面地反映一個(gè)人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對(duì)材料進(jìn)行有效的鑒別，及時(shí)存真去假、查漏補(bǔ)缺；遵循《保管保密制度》，采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長(zhǎng)使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。重質(zhì)量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來(lái)維護(hù)管理，以管理來(lái)保證質(zhì)量，切切實(shí)實(shí)做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。
（三）采用信息化管理手段信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理。目前，國(guó)外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國(guó)內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來(lái)越多。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。
（四）建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制要改革現(xiàn)行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統(tǒng)一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動(dòng)機(jī)構(gòu)、勞動(dòng)部門所屬就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)以及政府其它部門所屬的相應(yīng)機(jī)構(gòu)承擔(dān)的人事檔案管理職能剝離出來(lái)，將國(guó)有企事業(yè)單位的人事檔案管理權(quán)重新上收歸政府所有，成立政府所屬的統(tǒng)一的人事檔案管理中心，除公務(wù)員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外，企事業(yè)單位人員(包括改制破產(chǎn)的企事業(yè)單位置換身份后的人員)、大中專畢業(yè)生、非公有制單位的人員以及其他社會(huì)流動(dòng)人員的人事檔案統(tǒng)一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應(yīng)設(shè)立為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，在建立檔案管理相應(yīng)設(shè)施和提供服務(wù)的經(jīng)費(fèi)來(lái)源方面，從初始設(shè)置的“以檔養(yǎng)檔、適當(dāng)收費(fèi)”逐步過(guò)渡到由公共財(cái)政全額提供經(jīng)費(fèi)，從而以機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性、職能的專業(yè)性、服務(wù)的無(wú)償性為基礎(chǔ)，逐步建立為社會(huì)公信力強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。
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我院是一所功能齊全、設(shè)施完備、集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健、康復(fù)為一體的綜合型二級(jí)甲等醫(yī)院，全縣基本醫(yī)療保險(xiǎn)定點(diǎn)醫(yī)院，1998年被授予國(guó)際愛(ài)嬰醫(yī)院，1999年被確定為國(guó)際緊急求援中心網(wǎng)絡(luò)醫(yī)院，被全國(guó)政協(xié)、國(guó)家衛(wèi)生部、中華醫(yī)院管理學(xué)會(huì)授予“全國(guó)百姓放心示范醫(yī)院”稱號(hào)。在職職工有610人，擁有一支高素質(zhì)的醫(yī)療衛(wèi)生人才隊(duì)伍，其中碩士2人，中高級(jí)職稱人員316人。醫(yī)院人力資源部對(duì)人員的基本資料的歸檔案管理，讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)每位職工有一個(gè)合乎實(shí)際的了解和掌握，為醫(yī)院選拔人才、使用人才、評(píng)估人才、考核人才提供著重要的依據(jù)，借助人事檔案?jìng)鬟_(dá)的人才信息，以達(dá)到知人善任和人盡其才。
目前醫(yī)院人事檔案管理工作中存在以下幾個(gè)問(wèn)題：
一、檔案資料不齊全：人事個(gè)人檔案以履歷表、職務(wù)變動(dòng)、工資變動(dòng)為主，這些資料不能全面反映醫(yī)務(wù)人員個(gè)人能力、業(yè)績(jī)等情況。
二、檔案材料內(nèi)容重復(fù)：如出生年月、參加工作時(shí)間、文化程度、工作經(jīng)歷等信息，重復(fù)填寫(xiě)的內(nèi)容較多。考核性、鑒定性材料中程式化定性描述過(guò)多。
三、檔案管理不規(guī)范：因?yàn)閷?duì)人事檔案的不重視，就存在人事檔案管理規(guī)章制度不健全或有章不循等問(wèn)題的發(fā)生；而紙質(zhì)檔案在借閱利用后經(jīng)常造成污染、破壞、缺損或遺失；因庫(kù)房條件的限制，較難避免霉變、氧化、蟲(chóng)蛀及鼠類的破壞。
四、檔案利用價(jià)值不高：由于人事檔案內(nèi)容的不齊全，無(wú)法反映出本人德、能、勤、績(jī)、執(zhí)業(yè)資格、職稱評(píng)聘、職務(wù)升降等方面的情況，不能客觀地反映本人的真實(shí)全貌，其利用價(jià)值被相應(yīng)變低，從而導(dǎo)致醫(yī)院對(duì)人事檔案管理意識(shí)的進(jìn)一步淡薄。
近年來(lái)，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子越來(lái)越重視人力資源的開(kāi)發(fā)與管理，向醫(yī)院人事檔案工作提出了新的要求，如何更好地為深化醫(yī)院內(nèi)部管理體制改革提供服務(wù)，是人事檔案管理工作者需要正確面對(duì)和認(rèn)真思考的重要問(wèn)題。
1 加強(qiáng)人事檔案的收集：人事檔案材料的收集工作是做好人事檔案工作的基礎(chǔ)，也是豐富人事檔案內(nèi)容和開(kāi)展提供利用工作的根本前提。首先對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行分類，包括個(gè)人履歷、考核、學(xué)歷、職稱評(píng)聘、政審、獎(jiǎng)懲、任免、工資等，內(nèi)容多，涉及面廣。檔案材料的形成除個(gè)人提供外，還可由辦公室、黨委、醫(yī)務(wù)部、護(hù)理部等部門提供。檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)與材料形成部門聯(lián)系，掌握材料形成規(guī)律，做好平時(shí)經(jīng)常性的收集歸檔工作。對(duì)收集到的檔案材料從手續(xù)是否完善，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地鑒別，對(duì)于不符合要求的及時(shí)退回，限期進(jìn)行糾正再歸檔；對(duì)于不屬于歸檔范圍的材料及時(shí)退回給相關(guān)部門，做到不散失、不積壓。對(duì)收集的人事檔案材料要及時(shí)裝訂入卷歸檔，裝訂檔案要做到整齊、美觀。
2 改進(jìn)檔案管理辦法：以往由于條件有限，醫(yī)院人事檔案目錄一直是手寫(xiě)，查閱檔案極不方便。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷深入和發(fā)展，電子技術(shù)突飛猛進(jìn)，改進(jìn)檔案的檢索方式，檔案的現(xiàn)代化管理已提上日程。實(shí)行計(jì)算機(jī)管理人事檔案信息，有利于提高檔案管理水平和工作效率，也為推動(dòng)醫(yī)院人力資源管理和醫(yī)院發(fā)展，加快步伐，在醫(yī)療、科研、教學(xué)及聘任、選拔人才等方面將發(fā)揮出更大的作用。
3 人事檔案制度化管理：人事檔案工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒(méi)有一定的制度來(lái)制約，就會(huì)使我們無(wú)章可循、無(wú)所適從。因此，我院要參照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位工作的實(shí)際情況，建立起一整套檔案管理制度，使人事檔案管理制度化、規(guī)范化。醫(yī)院人事檔案工作人員要嚴(yán)格遵守和落實(shí)檔案管理制度，建立查、借閱檔案登記本、檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出登記本、檔案庫(kù)房溫濕度登記本、銷毀檔案登記本，及時(shí)辦理登記手續(xù)，醫(yī)院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組要督促檔案制度的落實(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。
