時(shí)間：2023-07-11 16:21:03
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[關(guān)鍵詞]科技檔案；管理和利用；規(guī)范化
科技檔案是在各項(xiàng)生產(chǎn)、基建、科研設(shè)計(jì)、工程勘察和測(cè)量等科研過(guò)程中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、文字、錄像等科技文件資料，記載了相關(guān)內(nèi)容的基本構(gòu)思方案和設(shè)計(jì)方法。其種類(lèi)較多，如工程技術(shù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、測(cè)繪檔案等。它具有知識(shí)儲(chǔ)備功能、依據(jù)憑證功能，情報(bào)功能、促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展和提高效益功能?？萍紮n案的有效管理和設(shè)計(jì)方案、實(shí)驗(yàn)開(kāi)發(fā)及項(xiàng)目研究之間存在一定的聯(lián)系，其管理內(nèi)容具有多樣性，在實(shí)踐中必須以科學(xué)技術(shù)為依托，重視科學(xué)信息技術(shù)的利用，達(dá)到提升檔案管理與有效利用之目的。
一、科技檔案的特點(diǎn)與重要性
科技檔案具有專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、種類(lèi)多樣、成套性、現(xiàn)實(shí)性的特點(diǎn)。首先，不同專(zhuān)業(yè)形成的科技檔案管理體制、整理分類(lèi)各不相同；其次，專(zhuān)業(yè)門(mén)類(lèi)繁多、類(lèi)型復(fù)雜，多樣化特點(diǎn)鮮明；第三，科技檔案圍繞一個(gè)科研項(xiàng)目進(jìn)行，有規(guī)律地形成一系列成套的相關(guān)科技文件資料；最后，科技檔案具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性，它記錄和反映著科技、生產(chǎn)、建設(shè)等活動(dòng)，即使在歸檔后，也依然有很高的利用價(jià)值。
在生產(chǎn)領(lǐng)域、科學(xué)研究、工程設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)建設(shè)、或企業(yè)管理中，科技檔案在整個(gè)檔案中所占的比例顯著增加，在科學(xué)管理中所處的地位也越顯重要。它是科技發(fā)展的催化劑，是知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力，同時(shí)它也是一個(gè)單位實(shí)力的重要組成部分，是項(xiàng)目成功的金橋。
二、科技檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容分析
根據(jù)科技檔案管理的特點(diǎn)，在實(shí)踐中必須明確任務(wù)要求，從科技檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容著手進(jìn)行分析。
1.建檔管理規(guī)范化
科技文件材料歸檔管理對(duì)提升管理的有效性至關(guān)重要。由于材料自身的形成規(guī)律各不相同，為了達(dá)到有效管理，必須按照科技材料的形成過(guò)程、積累量和信息資源的開(kāi)發(fā)條件對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化管理[1]。
2.科技檔案信息資源的應(yīng)用
不同的歸屬部門(mén)間涉及到不同的管理內(nèi)容，必須保證信息資源的內(nèi)容面向社會(huì)和大眾，所有的服務(wù)方式都必須重視科技檔案的開(kāi)發(fā)和利用建設(shè)。根據(jù)實(shí)際情況，積極為利用者提供信息資源，并做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，總結(jié)問(wèn)題，進(jìn)而達(dá)到檔案管理的規(guī)范化[2]。
3.管理崗位與制度規(guī)范化
科技檔案管理除了包括常規(guī)性信息資源管理外，檔案管理崗位必須明確，只有責(zé)任落實(shí)到人，才能做好管理。不同單位受自身發(fā)展因素和外部因素的雙重影響，頻繁的對(duì)人事進(jìn)行調(diào)整，有些科研項(xiàng)目資料收集了一半，換了人員，前后若銜接不暢，則容易造成資料缺損。又比如在進(jìn)行電子化檔案管理過(guò)程中，人員操作不規(guī)范，信息錄入不全面，沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，也沒(méi)有校對(duì)，則又會(huì)使科技文件資料出錯(cuò)。為了提升管理的有效性，必須遵循在規(guī)范化的發(fā)展理念，提供內(nèi)容真實(shí)、詳盡的科技成果材料，從而推動(dòng)科技成果轉(zhuǎn)化。
二、科技檔案的管理方式及利用服務(wù)
規(guī)范的管理目的在于更好地提供利用服務(wù)。重視科技檔案管理，加強(qiáng)利用服務(wù)，從而促進(jìn)科技生產(chǎn)活動(dòng)。
1.加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)
科技檔案業(yè)務(wù)建設(shè)是根本，檔案開(kāi)發(fā)利用的效果直接反映了檔案資源規(guī)范化管理的水平。要從管理根源入手，提升管理的有效性，涉及到收集、整理和歸檔等方面，針對(duì)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)的重要性，要求相關(guān)工作人員做好日常管理工作，禁止出現(xiàn)內(nèi)容單一、管理不規(guī)范的情況，要不斷豐富館藏，擴(kuò)大進(jìn)館檔案范圍，并保證檔案材料的齊全、準(zhǔn)確和完整[3]。
2.提升管理人員的素質(zhì)
科技檔案管理現(xiàn)代化是規(guī)范化管理的前提，管理人員應(yīng)接受專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)后再上崗。在當(dāng)前管理實(shí)踐中，有些管理人員對(duì)檔案管理的規(guī)范制度欠缺了解，有些科研人員對(duì)檔案意識(shí)淡薄，資料保存不全?；蛘咧恢匾暱蒲谢顒?dòng)的過(guò)程和科技成果的鑒定與報(bào)獎(jiǎng)，而忽視科技文件材料的保存和積累，為了減少此方面的不良影響，要求檔案管理人員必須靈活應(yīng)用現(xiàn)代管理學(xué)方面的知識(shí)，在最短的時(shí)間內(nèi)，優(yōu)化自身知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力水平。同時(shí)要積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將電子化、網(wǎng)絡(luò)化現(xiàn)代辦公技術(shù)和檔案管理結(jié)合起來(lái)，進(jìn)而達(dá)到優(yōu)化管理形式的目的。
3.創(chuàng)新服務(wù)方式
科技檔案管理也需要不斷創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，提供服務(wù)利用更要充分體現(xiàn)以人為本、以最大化利用為目的，利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立檔案管理中心，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化科技檔案管理，可設(shè)置專(zhuān)業(yè)的控制中心，并將全部的電子檔案集中納入電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，通過(guò)電子檔案數(shù)據(jù)中心對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)處理，進(jìn)一步提高科技檔案管理效率和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。可根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)計(jì)信息訪問(wèn)權(quán)限，設(shè)置免費(fèi)電子文件的查找形式。該方式不僅能為相關(guān)科技人員提供豐富的在線資源，同時(shí)提升了單位時(shí)間內(nèi)利用效率。通過(guò)可實(shí)行的在線服務(wù)方式來(lái)提高檔案資源的利用服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源管理上的創(chuàng)新，并不斷擴(kuò)展應(yīng)用領(lǐng)域，把科技檔案管理工作提高到一個(gè)新的層次。
4.擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中有關(guān)鍵性的作用，包括工作、學(xué)習(xí)和生活中，檔案管理最大的作用是為人所用，因此在實(shí)踐中必須不斷擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域?？萍嫉姆桨腹芾硪呀?jīng)逐漸滲透到各個(gè)領(lǐng)域，在社會(huì)中的作用也越來(lái)越明顯。如果仍然采用原有的單一性的管理模式，會(huì)在很多程度上限制各個(gè)服務(wù)領(lǐng)域的發(fā)展需要。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展背景下，為了實(shí)現(xiàn)信息化管理，必須建立實(shí)體管理中心，將檔案管理落到實(shí)處，使檔案管理更好的面向社會(huì)服務(wù)。
結(jié)束語(yǔ)
科技檔案管理正逐漸滲透到各個(gè)領(lǐng)域，為了突出其本質(zhì)作用，在實(shí)踐中根據(jù)其發(fā)展情況，對(duì)資源進(jìn)行有效的利用和分析。在信息化技術(shù)的影響下，實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新是擺在檔案管理人員面前的重要難題，必須發(fā)揮檔案管理的功能，實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)而推動(dòng)科技檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。建立規(guī)范的科技檔案管理流程，為后續(xù)管理保留較大的空間，檔案工作人員要立足于實(shí)踐，從現(xiàn)有的發(fā)展趨勢(shì)入手，不斷突破，不斷擴(kuò)展科技檔案的應(yīng)用范圍，充分利用檔案信息的指導(dǎo)性作用，讓大家及時(shí)了解動(dòng)態(tài)進(jìn)展?？萍紮n案的有效管理與利用，將對(duì)社會(huì)發(fā)展起到推動(dòng)化作用。
參考文獻(xiàn)
[1]汪志遠(yuǎn).淺談科技查新檔案的管理與利用[J].青春歲月，2012（2）：255-256.
1 互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀
1.1 管理意識(shí)不足
現(xiàn)階段的檔案管理工作至關(guān)重要，因此需要重視檔案管理意識(shí)的提升，尤其是相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該注重提升檔案管理的技巧，從而強(qiáng)調(diào)相關(guān)的重要性。但是在實(shí)際的檔案管理工作中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并未足夠重視檔案管理工作的重要性，缺乏檔案管理意識(shí)，還有部分工作人員盲目的追求經(jīng)濟(jì)利益，忽視檔案管理工作的本質(zhì)，加劇了檔案管理工作的困難。
1.2 隊(duì)伍建設(shè)不完善
檔案管理人員的素質(zhì)低下將會(huì)直接影響到實(shí)際的工作質(zhì)量，目前，很多檔案管理人員存在著此類(lèi)問(wèn)題，主要原因是大部分檔案管理人員職責(zé)不明確，很多都不具備專(zhuān)業(yè)技能，在沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的情況下，盲目的開(kāi)展檔案管理工作，使檔案管理工作面臨重重困境。此外，部分基層工作人員不注重提升自身的綜合素質(zhì)，導(dǎo)致自身的待遇相較于其他部門(mén)人員差很多。
1.3 基礎(chǔ)設(shè)施薄弱
檔案管理工作應(yīng)該具備專(zhuān)門(mén)的基礎(chǔ)設(shè)施，同時(shí)還需要專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)做保障才能更加可靠。但是現(xiàn)階段很多政府和單位對(duì)檔案管理工作重視不足，因此經(jīng)費(fèi)的投入力度不夠，導(dǎo)致檔案管理工作的硬件建設(shè)滯后，很多固定的檔案缺乏合理的存放場(chǎng)所，加之檔案柜的整理不及時(shí)，很多檔案資料亂擺亂放，管理過(guò)程混亂無(wú)序。還有些檔案管理的硬件設(shè)備不齊全，同時(shí)又缺乏更新?lián)Q代的理念，導(dǎo)致在現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程中，無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的變遷與發(fā)展，技術(shù)設(shè)備的傳統(tǒng)落后影響了檔案管理工作的順利開(kāi)展。
1.4 管理手段不到位
在檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，應(yīng)該重視管理手段的更新，但是現(xiàn)階段，檔案管理手段較為落后，特別是在新時(shí)展的背景下，新生事物層出不窮，傳統(tǒng)的管理模式和管理手段顯然無(wú)法滿足現(xiàn)實(shí)的需要。多數(shù)檔案管理部門(mén)尤其是基層單位，存在著設(shè)備滯后、缺乏專(zhuān)業(yè)型人才的管理，還有些檔案管理部門(mén)始終沿用著傳統(tǒng)的管理模式，沒(méi)有順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和變遷及時(shí)轉(zhuǎn)變管理方式，同時(shí)缺乏科學(xué)的現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用技巧，加之檔案管理部門(mén)忽視了檔案管理工作的大力宣傳，誤解了檔案管理工作的重心，造成檔案管理工作不被群眾熟知和了解。
2 互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的檔案管理方式分析
2.1 注重人才培養(yǎng)
人才的培養(yǎng)將直接影響到管理工作的質(zhì)量，更是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需要的推動(dòng)力，要求相關(guān)的檔案管理部門(mén)重視人才的培養(yǎng)，以一種系統(tǒng)化的方式，為人才提供可觀的培養(yǎng)環(huán)境，通過(guò)具有權(quán)威性的理論體系普及，提升管理人員自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，從而完善自己的知識(shí)儲(chǔ)備。另外，還需要檔案管理人員在參加知識(shí)培訓(xùn)的同時(shí)，切實(shí)推動(dòng)檔案管理工作的順利發(fā)展。
2.2 促進(jìn)檔案信息素質(zhì)教育
檔案信息素質(zhì)教育至關(guān)重要，其關(guān)系到檔案資料的完整性和規(guī)范化，同時(shí)也有助于維護(hù)檔案管理工作流程的順利進(jìn)行。檔案管理人員的信息素質(zhì)能夠直接影響到檔案管理工作的細(xì)節(jié)，因此需要工作人員加強(qiáng)自身的信息素質(zhì)并提升修養(yǎng)，同時(shí)還應(yīng)該積極加強(qiáng)相關(guān)人員的主體性意識(shí)，讓他們?cè)趯?shí)際工作的過(guò)程中，更好的獲取環(huán)節(jié)的意識(shí)性教育，從而強(qiáng)化自身的保密處理意識(shí)，通過(guò)提升自己的能力，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資料集中的強(qiáng)化處理，也需要進(jìn)一步提高員工參與積極性，讓他們?cè)跈n案?jìng)鞑サ倪^(guò)程中，具備最基礎(chǔ)的嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，尤其是在檔案信息素質(zhì)建設(shè)的進(jìn)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)強(qiáng)化檔案管理人員的高度重視。
2.3 科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)
互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的到來(lái)讓檔案管理模式煥然一新，現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用就是通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的配合，完成對(duì)檔案資料的全方位掌握。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的檔案管理方式革新起到了建設(shè)性作用，所以可以通過(guò)信息化的手段實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)致規(guī)劃，在此過(guò)程中，細(xì)致化體系的構(gòu)建可以通過(guò)電子系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)算速率，對(duì)相關(guān)工作環(huán)節(jié)適當(dāng)簡(jiǎn)化，同?r針對(duì)無(wú)規(guī)律可言的檔案管理工作，可以更細(xì)致的分析并簡(jiǎn)化相關(guān)的工作流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)沒(méi)有具體的管理控制模式，即便擁有可管控的系統(tǒng)，相關(guān)的運(yùn)算程序也很復(fù)雜且缺乏高效率，因此需要適當(dāng)?shù)膹?qiáng)化檔案管理工作的現(xiàn)代化模式，重視實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，迎合當(dāng)代知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求。
關(guān)鍵詞：高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變
一.相關(guān)內(nèi)容研究
教學(xué)檔案是在教學(xué)管理實(shí)踐活動(dòng)中形成的全部檔案,是對(duì)教學(xué)活動(dòng)的客觀反映與總結(jié)。隨著科技的發(fā)展與高校教育體制改革,使得高校教學(xué)檔案內(nèi)容更加豐富。高校教學(xué)檔案對(duì)學(xué)校教學(xué)工作的考評(píng)起到重要作用,是教學(xué)活動(dòng)管理總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的重要參考資料。信息化概念最早于60年代由日本提出，信息化是工農(nóng)業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)演變的動(dòng)態(tài)過(guò)程。我國(guó)學(xué)術(shù)界對(duì)此進(jìn)行了較長(zhǎng)時(shí)間的研討。1997年，首屆全國(guó)信息化工作會(huì)議召開(kāi)，將信息化定義為培育發(fā)展以職能化工具為代表的新生產(chǎn)力造福社會(huì)的歷史過(guò)程。美國(guó)的檔案信息化管理利用方面發(fā)展起步較早，其檔案管理機(jī)構(gòu)分為國(guó)家檔案館及各地分館組成的聯(lián)邦檔案管理機(jī)構(gòu)和由各社會(huì)機(jī)構(gòu)自行設(shè)立的檔案管理機(jī)構(gòu)。美國(guó)檔案管理體制中包括分散于各地機(jī)構(gòu)的文件中心,其檔案、圖書(shū)、資料的一體化管理模式使美國(guó)檔案信息化建設(shè)位于世界前列。70年代末我國(guó)檔案界開(kāi)始嘗試使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，80年代中期，國(guó)家逐步出臺(tái)檔案編目與機(jī)讀目標(biāo)制作方面的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)了機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)發(fā)展。21世紀(jì)以來(lái)，電子政務(wù)發(fā)展迅猛，國(guó)家相繼出臺(tái)了一系列的檔案信息化建設(shè)制度。信息化建設(shè)事業(yè)全面展開(kāi)?，F(xiàn)代信息技術(shù)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中扮演重要的角色，高校檔案必將隨著人類(lèi)進(jìn)步不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式受到嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為高校教學(xué)檔案管理提供了有力條件。檔案信息化管理是一種現(xiàn)代信息化檔案管理技術(shù)。將原本紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ),以方便不同部門(mén)間的檔案信息傳遞。檔案管理的信息化建設(shè)依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展,基于計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)功能進(jìn)行檔案信息存儲(chǔ)處理。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展檔案管理信息化水平不斷提高,提高信息化管理必須建立數(shù)據(jù)信息計(jì)算存放相關(guān)規(guī)章。要實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案的信息化管理，首先應(yīng)構(gòu)建完備的檔案管理體系，制定完善的電子檔案管理制度，不斷提高高校檔案管理水平。使高校檔案信息化管理更加規(guī)范高效，其次要建立完善相關(guān)檔案管理安全制度，保障檔案管理信息化安全。第三要加強(qiáng)信息技術(shù)建設(shè),實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化必須依靠技術(shù)支持。要加強(qiáng)對(duì)檔管人員的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，促進(jìn)檔高校案管理信息化建設(shè)發(fā)展。
二.高校教學(xué)檔案信息化管理的意義
在高校教學(xué)檔案管理中運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)使傳統(tǒng)教學(xué)檔案工作為現(xiàn)代管理手段代替，檔管人員通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案立卷等工作,打破了傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理模式。傳統(tǒng)的查閱方式要到相關(guān)檔案保管部門(mén)進(jìn)行紙質(zhì)檔案查閱，高校各部門(mén)職能不同，會(huì)對(duì)教學(xué)檔案信息進(jìn)行多次重復(fù)查閱，降低了高校檔案管理工作效率，浪費(fèi)了大量的人力時(shí)間資源,加速了紙質(zhì)檔案的磨損。推行高校教學(xué)檔案信息化管理,實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息的儲(chǔ)存索引數(shù)字化管理，可以降低教學(xué)檔案原件利用率,減少教學(xué)檔案原始材料的人為磨損。高校檔案工作綜合性較強(qiáng)，其較一般檔案部門(mén)具有更繁多的檔案類(lèi)型。需更高效更科學(xué)的信息化手段進(jìn)行管理，因此，高校教學(xué)檔案管理必須加快信息化建設(shè)步伐。傳統(tǒng)的高校教學(xué)檔案管理重藏輕用，信息時(shí)代的今天社會(huì)對(duì)信息資源的利用提高了要求。高校教學(xué)檔案工作者必須積極改變傳統(tǒng)的檔案管理理念。主動(dòng)為學(xué)校社會(huì)提供利用服務(wù)。目前大多高校教學(xué)檔案工作仍沿用傳統(tǒng)的管理方式,相關(guān)管理部門(mén)以紙質(zhì)檔案保管為主,部分高校實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化,但網(wǎng)絡(luò)上較少傳輸教學(xué)檔案信息資源，必須優(yōu)化高校教學(xué)檔案管理手段，以增強(qiáng)高校教學(xué)檔案信息化管理效果。信息化建設(shè)在高校教學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，使教學(xué)檔案工作管理環(huán)境發(fā)生巨大變化，高校管檔人員原有的專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能已不能適應(yīng)時(shí)展的需求。因此，高校檔管人員必須學(xué)習(xí)掌握運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理知識(shí)技能，提高檔案管理效率。
三.高校教學(xué)檔案信息化管理中存在的問(wèn)題
我國(guó)高校教學(xué)檔案信息化管理經(jīng)多年探索發(fā)展，取得巨大進(jìn)步提升，當(dāng)前高校教學(xué)檔案信息化管理中仍存在一系列問(wèn)題。究其原因，高校教學(xué)檔案管理部門(mén)管理觀念陳舊，社會(huì)服務(wù)意識(shí)淡薄，管理技術(shù)手段落后等問(wèn)題為其主要原因。1.隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人們開(kāi)始加強(qiáng)重視檔案信息資源的利用，受傳統(tǒng)管理思想的影響，高校主管教學(xué)檔案領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重視不足，管理工作者思想觀念落后，教學(xué)檔案管理工作被動(dòng)，管理人員較少積極主動(dòng)收集相關(guān)教學(xué)檔案，優(yōu)化檔案管理模式，阻礙了高校教學(xué)檔案信息化管理的發(fā)展。2.目前我國(guó)高校教學(xué)檔案管理仍沿用傳統(tǒng)的封閉管理方式，教學(xué)檔案僅供相關(guān)部門(mén)及本校師生使用。教學(xué)檔案提供利用是檔案部門(mén)與學(xué)校社會(huì)的聯(lián)系橋梁。傳統(tǒng)的管理模式不能很好的服務(wù)于高校檔案管理。要激發(fā)教學(xué)檔案信息化管理生機(jī)活力，必須轉(zhuǎn)變封閉的教學(xué)檔案管理方式。3.經(jīng)費(fèi)是教學(xué)檔案信息化管理的基礎(chǔ)保障。部分高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)檔案信息化管理重視不足，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理辦公條件欠佳，設(shè)備陳舊，從而影響了教學(xué)檔案信息化管理的順利開(kāi)展。4.實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息資源共享的重要前提是高校教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。因社會(huì)歷史等因素影響，目前我國(guó)高校教學(xué)檔案管理部門(mén)的管理工作缺乏規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，制約了高校教學(xué)檔案管理的信息自動(dòng)化發(fā)展。要從高校檔案管理的未來(lái)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展考慮，加強(qiáng)高校教學(xué)檔案信息化管理的規(guī)范性。5.快速實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案信息化管理的關(guān)鍵因素在于管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。管理人員應(yīng)掌握一定的現(xiàn)代信息技術(shù)，具備較高的專(zhuān)業(yè)知識(shí)能力。當(dāng)前很多高校教學(xué)檔案管理人員缺乏現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用能力，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)程序數(shù)據(jù)管理等方面存在一定不足。
四.轉(zhuǎn)變高校教學(xué)檔案管理方式的策略
1.加強(qiáng)對(duì)信息化管理的重視信息時(shí)代的發(fā)展為高校教學(xué)檔案管理工作注入了新的活力，為適應(yīng)新時(shí)期高校改革發(fā)展需求，高校應(yīng)重視加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍的技能培訓(xùn)，不斷提升教學(xué)檔案信息化管理水平。高校教學(xué)檔案信息化管理需相關(guān)管理部門(mén)及人員樹(shù)立現(xiàn)代管理理念。運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段進(jìn)行教學(xué)檔案管理。在轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念時(shí)，要積極引進(jìn)現(xiàn)代檔案管理理念，加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案信息化管理的宣傳力度，適時(shí)將教學(xué)檔案信息化管理工作進(jìn)展情況向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，為推動(dòng)教學(xué)檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。促進(jìn)高校教學(xué)檔案管理信息化發(fā)展。2.優(yōu)化高校教學(xué)檔案管理方式目前高校教學(xué)檔案管理思想手段等方面存在許多問(wèn)題，高校必須加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。將高校教學(xué)檔案信息化管理建設(shè)納入到高校檔案事業(yè)系統(tǒng)中，發(fā)揮國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)高校檔案管理的指導(dǎo)作用。加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，首先要統(tǒng)一檔案信息的輸入格式，代碼符號(hào)等基本要求。在高層次上制定檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制度。確保高校行政部門(mén)及檔案部門(mén)對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的管理，以便更好為高校教學(xué)及社會(huì)發(fā)展服務(wù)。3.加強(qiáng)高校教學(xué)檔案信息化管理高校教學(xué)檔案信息化管理基礎(chǔ)是加強(qiáng)對(duì)相關(guān)硬件標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，目前市場(chǎng)上的檔案管理軟件繁多，各軟件開(kāi)發(fā)水平不同，不少檔案管理軟件在功能設(shè)置方面存在缺陷，高校教學(xué)檔案管理部門(mén)應(yīng)選擇標(biāo)準(zhǔn)化的教學(xué)檔案管理軟件。文檔一體化管理是將前端控制理念與全程控制思想運(yùn)用于電子文件管理中，從整體上對(duì)文件信息與檔案信息進(jìn)行組織控制。教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)要匯集所需信息數(shù)據(jù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檢索教學(xué)檔案提高檔案查閱效率，高校教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具有一定的靈活性。以便對(duì)高校教學(xué)檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，高校各相關(guān)部門(mén)可形成有參考價(jià)值的文件。將原有紙質(zhì)教學(xué)檔案原件存儲(chǔ)到服務(wù)器，提高了傳統(tǒng)的檔案管理效率，方便檔管人員查閱管理教學(xué)檔案。高校傳統(tǒng)的檔案管理模式下，管理人員要對(duì)教學(xué)檔案基本情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，超期檔案催還等工作。教學(xué)檔案管理工作較為繁雜。應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化的教學(xué)檔案管理軟件,可隨時(shí)對(duì)系統(tǒng)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，提高檔案管理工作效率。4.提高高校教學(xué)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)要實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理，必須提高高校教學(xué)檔管人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，造就適應(yīng)教學(xué)檔案信息化管理需求的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍。教學(xué)檔案涉及到教學(xué)檢查，人員素質(zhì)評(píng)估等工作，檔案材料關(guān)乎師生的榮譽(yù)。高校教學(xué)檔案管理人員要具備良好的職業(yè)道德修養(yǎng)及較高的責(zé)任心，按時(shí)統(tǒng)計(jì)分類(lèi)歸檔，確保學(xué)籍材料真實(shí)準(zhǔn)確。當(dāng)前高校檔案信息化人才形勢(shì)較為嚴(yán)峻，加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)是高效檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件。當(dāng)前高校中缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案信息化管理人才隊(duì)伍，影響了高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。高校檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔管人員的培訓(xùn)教學(xué)工作，提升其信息素養(yǎng)與現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用能力。檔案管理人員要主動(dòng)收集了解綜合教務(wù)管理系統(tǒng)，將檔案管理思想方法融入到系統(tǒng)設(shè)計(jì)中。積極了解目前學(xué)校運(yùn)用的綜合教務(wù)管理系統(tǒng)，關(guān)注電子文件歸檔前的管理模式及運(yùn)行特點(diǎn)，對(duì)歸檔后的數(shù)字化檔案實(shí)施有效管理。
參考文獻(xiàn)
一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理現(xiàn)狀
（一）檔案意識(shí)性不足。檔案意識(shí)有待提高，領(lǐng)導(dǎo)重視方面有待加強(qiáng)。首先是意識(shí)上的欠缺。由于對(duì)檔案管理了解不夠，人們對(duì)其重要性沒(méi)有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)。甚至在一些人的眼里，檔案管理可有可無(wú)。其次就是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作沒(méi)有足夠的重視，檔案意識(shí)很淡薄。不少領(lǐng)導(dǎo)只是片面的追求經(jīng)濟(jì)建設(shè)，忽視了檔案工作的重要程度。上行下效，領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有這方面的意識(shí)，檔案管理工作想要做好難上加難。
（二）檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不完善。目前，檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較低。究其原因主要有以下幾方面：第一，大部分檔案管理人員都是身兼數(shù)職，并且基本都是半路出家，相對(duì)來(lái)講沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。第二，部分基層單位在人員配備上不重視學(xué)歷及業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且檔案管理人員的待遇也比其他部門(mén)差得多。同時(shí)，檔案管理人員在晉級(jí)職稱(chēng)評(píng)定等方面的待遇也不夠公正，與相關(guān)聯(lián)的圖書(shū)系列相差較大。
（三）基礎(chǔ)設(shè)備薄弱。設(shè)備不到位，硬件設(shè)施差。檔案管理工作必須有一定的專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)作為保障才能完成。有些政府和單位由于對(duì)檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入不足，造成了硬件建設(shè)的遲滯和落后，具體表現(xiàn)在：沒(méi)有固定的檔案存放場(chǎng)所，檔案柜亂擺亂放，管理無(wú)序而混亂；硬件設(shè)備不夠齊全且性能落后；現(xiàn)代化建設(shè)跟不上時(shí)代的發(fā)展和變化，技術(shù)設(shè)備陳舊落后。
（四）管理手段不合理。管理手段呆板落后。隨著時(shí)代的發(fā)展，各種新生事物如雨后春筍般層出不窮。然而，大多數(shù)檔案管理部門(mén)特別是基層的單位，是既沒(méi)有設(shè)備也沒(méi)有人。有些檔案管理部門(mén)一直沿用傳統(tǒng)的模式進(jìn)行操作，不具備運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力。另外，一些檔案管理部門(mén)對(duì)檔案管理工作也沒(méi)有進(jìn)行大力度宣傳，從而造成檔案工作不被廣大群眾所了解和認(rèn)知。
二、互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理具體方式
（一）推行人才培養(yǎng)戰(zhàn)略。人才始終是技術(shù)推動(dòng)、發(fā)展與完善的必備要素，而這一點(diǎn)在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下的檔案管理方式的革新層面也不例外。因此相關(guān)的檔案管理部門(mén)應(yīng)重視人才的重要性，進(jìn)而以較為系統(tǒng)化的方式為人才提供一定的培訓(xùn)環(huán)境，首先通過(guò)較具權(quán)威性的理論體系的普及來(lái)全面革新檔案管理人才的意識(shí)形態(tài)，以促進(jìn)其提升自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，并以此來(lái)完善自身的理論儲(chǔ)備。其次還需要通過(guò)實(shí)踐使檔案管理人才在知識(shí)培訓(xùn)環(huán)節(jié)所形成的知識(shí)體系架構(gòu)切實(shí)地與實(shí)踐相結(jié)合，進(jìn)而全面促進(jìn)相應(yīng)檔案管理人才的整體發(fā)展。因此這就需要檔案管理人才切實(shí)地進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理實(shí)踐活動(dòng)，以此來(lái)提升自身的動(dòng)手能力，并切實(shí)地培養(yǎng)自身的工作執(zhí)行能力，進(jìn)而使自身的工作水平得到較為系統(tǒng)化的提升。
（二）完善檔案信息素質(zhì)教育。檔案信息素質(zhì)與實(shí)際的檔案的完整性以及檔案在管理過(guò)程中的規(guī)范化處理有較為直接的聯(lián)系，并且這一特性在實(shí)際的檔案管理工作流程中也是尤為關(guān)鍵的。而員工的信息素質(zhì)很容易影響實(shí)際的檔案管理工作，因此需要對(duì)員工在工作層面的信息素質(zhì)修養(yǎng)進(jìn)行進(jìn)一步規(guī)范并強(qiáng)化。而其中最需要強(qiáng)化的就是員工對(duì)檔案的主體性意識(shí)，以及員工在實(shí)際的檔案獲取環(huán)節(jié)的意識(shí)性教育，以此來(lái)對(duì)員工的檔案信息保密處理意識(shí)進(jìn)行較為集中的強(qiáng)化處理，同時(shí)還要進(jìn)一步推動(dòng)員工進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)化的熟練度以及檔案?jìng)鞑ミ^(guò)程中的嚴(yán)謹(jǐn)性，而這些作為檔案信息素質(zhì)的建設(shè)進(jìn)程中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)需要得到相應(yīng)管理人員的高度重視。
（三）制定合理的標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)代化檔案工作的核心是對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用以及對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全方位掌握，因此，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的掌握對(duì)于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理方式的革新來(lái)說(shuō)有著較為重要的建設(shè)性意義，因此需要以科學(xué)化的手段來(lái)對(duì)相關(guān)的檔案管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)有一個(gè)較為細(xì)致的規(guī)劃。而與此同時(shí)，這一規(guī)劃性體系的構(gòu)建也能夠間接提升相關(guān)電子系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)算速率，進(jìn)而使相應(yīng)的工作環(huán)節(jié)得到較為細(xì)致化地簡(jiǎn)化，而這對(duì)于相對(duì)而言無(wú)明顯操作規(guī)律的檔案管理環(huán)節(jié)來(lái)說(shuō)，就顯得尤為關(guān)鍵。因?yàn)橛?jì)算機(jī)是無(wú)法進(jìn)行具體管理控制的，即便可以，因運(yùn)算程序的復(fù)雜也不會(huì)有很高的效率。只有加快檔案現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化才能適應(yīng)越來(lái)越快的知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求。
（一）檔案意識(shí)不強(qiáng)部分工程項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人對(duì)于用戶的檔案資料移交、歸檔等意識(shí)不強(qiáng)，審批材料、合同、許可證等重要文件原件常常保存在業(yè)務(wù)部門(mén)或者用戶里；有些依時(shí)移交的文件規(guī)范性也不能保證。并且在工程負(fù)責(zé)人、資料管理員工作交替、崗位調(diào)動(dòng)、工作調(diào)整以及企業(yè)兼并重組時(shí)，檔案的交接工作沒(méi)有做好，致使工作脫軌等問(wèn)題出現(xiàn)。
（二）檔案不完整在工程施工的時(shí)候，存在不完整的記錄原材料進(jìn)貨、材質(zhì)試驗(yàn)報(bào)告，出廠實(shí)驗(yàn)報(bào)告字跡模糊或者不是原件，隱秘工程技術(shù)記錄填寫(xiě)內(nèi)容不完整，缺少工程照片，不完整記錄施工技術(shù)的內(nèi)容，各方簽字手續(xù)不完整等情況。在工程驗(yàn)收的階段，工程完工驗(yàn)收和質(zhì)量檢查之后，整治管理過(guò)程中的檔案資料常常會(huì)出現(xiàn)不同程度的漏洞。例如驗(yàn)收時(shí)資料不完整，簽字或者字跡不規(guī)范，竣工圖編制不準(zhǔn)確等。
二、對(duì)于加強(qiáng)配電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案管理的建議
1）要清楚了解目標(biāo)責(zé)任制，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。首先，要完備崗位職責(zé)，讓領(lǐng)導(dǎo)、檔案室負(fù)責(zé)人、專(zhuān)職檔案人員各施其職，嚴(yán)格遵守自己的職責(zé)；其次，強(qiáng)化檔案人員的超前控制意識(shí)。其要主動(dòng)參加配電網(wǎng)工程項(xiàng)目文件管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，弄清楚本單位生產(chǎn)運(yùn)作情況和文件資料形成的有關(guān)信息；再者，要積極宣傳檔案法制，這樣可以使得工作人員與用戶增強(qiáng)溝通，互相體諒，從而建立良好的工作關(guān)系。
2）對(duì)配電網(wǎng)工程項(xiàng)目要做好早布置、早落實(shí)的措施。要對(duì)配備檔案人員、建設(shè)庫(kù)房、添置設(shè)備等做出具體的要求，從而確保項(xiàng)目檔案管理和工程施工一同打下良好的基礎(chǔ)。要對(duì)項(xiàng)目文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)等建立規(guī)范的準(zhǔn)則；檔案管理部門(mén)在工程立項(xiàng)前就要與工程相關(guān)部門(mén)交涉，確定管理的要求，并把檔案工作作為工程管理的內(nèi)容之一，收集好前期文件、材料。
3）加強(qiáng)對(duì)于項(xiàng)目檔案的電子影響資料收集整理，促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理信息化進(jìn)程。大力實(shí)施、推行工程檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，檔案專(zhuān)員在工程施工前就自覺(jué)與工程建設(shè)單位溝通協(xié)調(diào)，把工程項(xiàng)目的文件、材料圖紙等電子化，減少檔案專(zhuān)員的重復(fù)工作，從而提高工作效率。將從前的手工整理圖紙資料的管理方式轉(zhuǎn)化成無(wú)紙化收集、流轉(zhuǎn)、歸檔、整編檔案，從而達(dá)到工程信息與技術(shù)成果共享，促進(jìn)項(xiàng)目檔案信息化的進(jìn)程。
三、結(jié)題
一、民辦高職院校檔案管理工作的過(guò)去
民辦高職檔案管理是學(xué)校日常教學(xué)管理工作中的一個(gè)組成部分，但由于歷史的原因，檔案管理和一些公辦院校相比，還存在著一定的差距：
1.檔案管理起步晚，人員少，基礎(chǔ)薄弱。建院之初，“有無(wú)充足的生源？能否招到一定辦學(xué)規(guī)模的學(xué)生和教育、教學(xué)質(zhì)量成了民辦高校的二條生命線”［1］。學(xué)校工作的重點(diǎn)當(dāng)仁不讓地放在擴(kuò)大招生和提高教育、教學(xué)質(zhì)量之上。由于投入少、教職員工少而精，在當(dāng)時(shí)能夠滿足日常的教學(xué)工作已屬不易，也就無(wú)暇顧及檔案的收集和管理。一些日常管理工作中形成的文書(shū)檔案、教學(xué)活動(dòng)環(huán)節(jié)中形成的教學(xué)檔案（包括學(xué)籍檔案、新生錄檢表），以及一些工程建設(shè)過(guò)程中形成的工程檔案都分散保管在相關(guān)人員的手中。由于民辦院校人才流動(dòng)比較頻繁，造成了需要保管的材料不齊，需存檔的資料時(shí)間流失，檔案管理基本無(wú)從談起。
2.檔案管理制度不規(guī)范，管理質(zhì)量較差。由于建院之初人員少，管理人員一般要身兼幾職，也沒(méi)有專(zhuān)職的檔案管理人員。管理人員一般負(fù)責(zé)收集、保管自己工作中形成的材料，由于工作繁鎖、檔案管理意識(shí)相對(duì)比較淡薄，對(duì)材料的收集和整理質(zhì)量并不十分重視，經(jīng)常造成已組卷的檔案沒(méi)有嚴(yán)格按檔案管理的要求規(guī)范操作，經(jīng)常是眉毛胡子一把抓，把一些文件歸集在一起就算是學(xué)校的檔案了，從而出現(xiàn)了無(wú)章可循、無(wú)規(guī)范可言的局面，更談不上檔案管理的質(zhì)量了。
二“、迎評(píng)”工作為檔案工作帶來(lái)良機(jī)
高職院校的教學(xué)評(píng)估，不僅衡量一個(gè)學(xué)校的辦學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量，而且也是學(xué)校教職員工增強(qiáng)檔案意識(shí)，推動(dòng)檔案規(guī)范化、制度化管理的一個(gè)良好契機(jī)。從評(píng)估的實(shí)際情況看，專(zhuān)家通過(guò)查閱與評(píng)估指標(biāo)密切相關(guān)的各項(xiàng)工作的原始檔案來(lái)獲取學(xué)校在教學(xué)、專(zhuān)業(yè)建設(shè)等方面的信息，了解學(xué)校各方面發(fā)展的情況，籍此對(duì)學(xué)校辦學(xué)水平及教學(xué)質(zhì)量做出綜合評(píng)價(jià)。而全面系統(tǒng)完整的評(píng)估材料是學(xué)校教學(xué)評(píng)估的依據(jù)和基礎(chǔ)，是專(zhuān)家做出客觀、公正評(píng)價(jià)必不可少的支撐。為此各校在迎評(píng)過(guò)程中，都集中了大量的人力、物力和時(shí)間，對(duì)已有材料進(jìn)行梳理、整合，同時(shí)按評(píng)分指標(biāo)要求編寫(xiě)相關(guān)材料。其間不僅調(diào)用了大量的原始檔案資料，同時(shí)也產(chǎn)生了一批評(píng)估材料。通過(guò)這次評(píng)估，教職工對(duì)檔案管理的重要性有了一個(gè)更全面和深入地了解。在迎評(píng)工作展開(kāi)過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)了以前檔案管理工作中的存在的一些薄弱環(huán)節(jié)，例如學(xué)院在品牌專(zhuān)業(yè)、特色專(zhuān)業(yè)建設(shè)中形成的教師的優(yōu)秀論文、獲得的各類(lèi)榮譽(yù)，教師編纂著作、編寫(xiě)的實(shí)訓(xùn)材料等這些評(píng)估工作中強(qiáng)有力的佐證材料，由于以前沒(méi)有足夠重視，有部分沒(méi)有歸檔。因而在材料組織過(guò)程中，常常需要問(wèn)當(dāng)事人借用復(fù)印，部分材料由于人員調(diào)離而缺少，從而給迎評(píng)工作增添了一定的工作量。通過(guò)迎評(píng)工作，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重要性引起了足夠的重視，從而專(zhuān)門(mén)制定了相應(yīng)的規(guī)章制度及措施；同樣也使各部門(mén)管理人員領(lǐng)略到檔案管理的重要性，各部門(mén)對(duì)照考核指標(biāo)和學(xué)院檔案歸檔范圍的要求，對(duì)本部門(mén)檔案歸檔的范圍重新作了規(guī)范和明確，為學(xué)院檔案規(guī)范化、制度化管理鋪平了道路。
三、加強(qiáng)民辦高職院校檔案管理工作的措施
“學(xué)校檔案反映和記錄了學(xué)院建設(shè)、發(fā)展、教學(xué)、科研和管理等方面的歷史過(guò)程，是學(xué)校的寶貴財(cái)富，學(xué)校檔案館作為學(xué)校長(zhǎng)期保存和提供利用檔案史料的部門(mén)，在學(xué)校事業(yè)發(fā)展中起著舉足輕重的作用”②。學(xué)校的檔案不僅記載著學(xué)院的昨天、反映發(fā)展的今天，而且為學(xué)院的明天的利用提供有力保障，做好民辦高職院校的檔案管理刻不容緩。
1.加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識(shí)，明確職責(zé)，規(guī)范管理
檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性和基礎(chǔ)性的工作，檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳力度，使更多的人了解檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)及檔案利用產(chǎn)生的效用，提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，在工作過(guò)程中自覺(jué)增強(qiáng)檔案管理的意識(shí)。要認(rèn)真做好檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是不可缺少的前提。我院在院長(zhǎng)的重視和支持下，建立了綜合檔案室，把檔案管理工作納入了學(xué)校的日常管理工作之中。建立并健全了檔案管理網(wǎng)絡(luò)，即由主管副院長(zhǎng)擔(dān)任總負(fù)責(zé)人，專(zhuān)職檔案員負(fù)責(zé)學(xué)院檔案管理，各處、室兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門(mén)日常檔案管理工作，明確各級(jí)檔案管理人員的職責(zé)分工，把檔案管理和學(xué)院的日常管理工作緊密結(jié)合起來(lái)。同時(shí)制定了檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循。各級(jí)檔案管理人員按章辦事，認(rèn)真做好檔案的收集、整理、檢查、歸檔工作，檔案工作的規(guī)范化、制度化得以貫徹執(zhí)行。
2.加強(qiáng)軟、硬件建設(shè)，提高檔案管理工作的水平
檔案室設(shè)施建設(shè)是檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，合格的庫(kù)房設(shè)施是檔案保管的有力保障。學(xué)院為綜合檔案室配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄儀、空調(diào)機(jī)和去濕機(jī)等設(shè)備，在硬件上基本滿足了檔案管理的要求。同時(shí)引進(jìn)了“南大之星”檔案管理軟件，在全院范圍內(nèi)建立了檔案管理電子化管理平臺(tái)，以網(wǎng)絡(luò)的方式加以連接，由計(jì)算機(jī)完成檔案的檢索、統(tǒng)計(jì)工作，并逐步做到紙質(zhì)檔案和電子檔案同時(shí)歸檔。對(duì)于學(xué)院重大活動(dòng)中產(chǎn)生的聲像資料，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)上傳檔案管理系統(tǒng)，（或定期刻制光盤(pán)，移交檔案室）。檔案管理方式由傳統(tǒng)的手工管理逐步向現(xiàn)代化、信息化管理方式而轉(zhuǎn)變。借閱者在授權(quán)范圍內(nèi)，足不出戶，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)便能快捷地查閱一些檔案的電子文稿，調(diào)閱相關(guān)活動(dòng)的照片，檔案資源得以共享?！袄糜?jì)算機(jī)管理檔案，充分運(yùn)用信息化技術(shù)手段，為利用者快速、準(zhǔn)確、便捷地提供信息”［3］。從而提升了檔案服務(wù)的質(zhì)量，為提高檔案管理水平打下良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。
1.管理思路由注重微觀向關(guān)注宏觀轉(zhuǎn)變
一是宏觀把握檔案事業(yè)中“基礎(chǔ)”與“主體”關(guān)系，由“偏重基礎(chǔ)”向“突出主體”轉(zhuǎn)變。其標(biāo)志性事件是從1999年年初開(kāi)始的全省國(guó)家檔案館和省直機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理“三年攻堅(jiān)”工作，扭轉(zhuǎn)了從20世紀(jì)90年代中期后開(kāi)始，省檔案局比較偏重于對(duì)機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)等檔案事業(yè)“基礎(chǔ)”單位檔案工作達(dá)標(biāo)（目標(biāo)管理）的督促與檢查，而對(duì)綜合檔案館這一檔案事業(yè)“主體”單位的檢查督促不夠有力的這一偏差，促進(jìn)了全省檔案事業(yè)的健康發(fā)展。二是正確把握“業(yè)務(wù)”與“體制”的關(guān)系，從專(zhuān)注“檔案業(yè)務(wù)”向重視“管理體制”轉(zhuǎn)變。其標(biāo)志性事件有二：其一是及時(shí)總結(jié)與報(bào)道順德市“三檔合一”管理新體制，探索區(qū)域性檔案資源科學(xué)整合之路。其二是首倡鎮(zhèn)級(jí)建館全新模式。2006年12月，省檔案局在大朗鎮(zhèn)召開(kāi)全省小城鎮(zhèn)檔案工作座談會(huì)，會(huì)議提出了鎮(zhèn)設(shè)立檔案館同時(shí)掛市（縣）檔案館分館的模式。會(huì)后，經(jīng)東莞市政府批準(zhǔn)，大朗鎮(zhèn)成立鎮(zhèn)檔案館并加掛東莞市檔案館大朗分館牌子，省檔案局提出的鎮(zhèn)級(jí)檔案工作“一館兩牌”模式成為現(xiàn)實(shí)。三是正確處理“現(xiàn)實(shí)”與“未來(lái)”的關(guān)系，從“立足現(xiàn)實(shí)”向“著眼未來(lái)”轉(zhuǎn)變。2003年3月，省檔案局在惠州召開(kāi)全省檔案工作暨館庫(kù)建設(shè)會(huì)議。這是廣東省檔案事業(yè)發(fā)展史上第一次專(zhuān)門(mén)召開(kāi)的檔案館庫(kù)建設(shè)工作會(huì)議，標(biāo)志著省檔案局對(duì)全省檔案館事業(yè)已從立足“三年攻堅(jiān)”時(shí)的“現(xiàn)實(shí)”，向著眼于“做大做強(qiáng)”檔案事業(yè)的“未來(lái)”轉(zhuǎn)變。
2.管理手段由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主轉(zhuǎn)變
從1998年起，省檔案局陸續(xù)開(kāi)展了達(dá)標(biāo)復(fù)查、執(zhí)法檢查、年度評(píng)估等活動(dòng)，將業(yè)務(wù)指導(dǎo)與行政監(jiān)督有機(jī)結(jié)合，并逐步實(shí)現(xiàn)由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主的轉(zhuǎn)變。一是開(kāi)展檔案達(dá)標(biāo)復(fù)查，強(qiáng)化對(duì)檔案工作行政管理。達(dá)標(biāo)復(fù)查為防止已達(dá)標(biāo)單位檔案工作滑坡起了重要作用，也對(duì)檔案工作出現(xiàn)明顯滑坡單位產(chǎn)生強(qiáng)烈震動(dòng)，并促使其工作得到及時(shí)整改。二是開(kāi)展檔案執(zhí)法檢查，從行政執(zhí)法檢查到人大執(zhí)法檢查，檢查力度不斷加大。從1999年開(kāi)始，省檔案局組織檢查組對(duì)省直單位檔案工作進(jìn)行行政執(zhí)法檢查，事后向有關(guān)單位發(fā)出了監(jiān)督檢查通知書(shū)，引起有關(guān)單位高度重視。對(duì)有些檔案工作“老大難”單位，則請(qǐng)省人大有關(guān)部門(mén)帶隊(duì)執(zhí)法檢查，效果顯著。三是開(kāi)展檔案工作年度評(píng)估，實(shí)現(xiàn)檔案行政管理“五個(gè)結(jié)合”，將行政監(jiān)督常態(tài)化。2004年和2006年，省檔案局先后制定和文件，開(kāi)展對(duì)綜合檔案館和省直單位檔案工作的年度評(píng)估。年度評(píng)估實(shí)現(xiàn)了目標(biāo)管理和年度評(píng)估、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管和非現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管、微觀管理與宏觀管理、行業(yè)主管和專(zhuān)家評(píng)估以及檔案部門(mén)與地方政府（或各單位）的“五個(gè)有機(jī)結(jié)合”，收到很好效果。由于年度評(píng)估是一種定期檢查，從而實(shí)現(xiàn)了檔案行政監(jiān)督的常態(tài)化。
3.管理載體由形式單一向形式多樣轉(zhuǎn)變
廣東省運(yùn)用于檔案行政管理的載體形式很多，其中運(yùn)用最多、影響最大、管理效果最好的是：檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)（目標(biāo)管理）。從1987年起，二十多年來(lái)一直沒(méi)有間斷。當(dāng)然，為了適應(yīng)新形勢(shì)要求，省檔案局對(duì)升級(jí)或目標(biāo)管理考核的內(nèi)容和指標(biāo)不斷進(jìn)行修訂和補(bǔ)充。示范檔案館（單位）創(chuàng)建。2004年在全省開(kāi)展創(chuàng)建示范檔案館活動(dòng)，目前已有5個(gè)檔案館被省檔案局授予“廣東省示范檔案館”稱(chēng)號(hào)。2009年又在省直單位開(kāi)展檔案工作示范單位創(chuàng)建活動(dòng)。目前已有6個(gè)單位被省檔案局授予“廣東省省直檔案工作示范單位”稱(chēng)號(hào)。檔案工作年度評(píng)估。多年實(shí)踐說(shuō)明，年度評(píng)估使檔案行政管理力度進(jìn)一步加大，有效促進(jìn)了全省檔案館和省直單位檔案工作水平的提高。項(xiàng)目檔案金冊(cè)獎(jiǎng)創(chuàng)建。自2006年該獎(jiǎng)項(xiàng)創(chuàng)立以來(lái)，已有17個(gè)項(xiàng)目獲獎(jiǎng)，許多在建項(xiàng)目和新開(kāi)工項(xiàng)目都以爭(zhēng)創(chuàng)“金冊(cè)獎(jiǎng)”作為項(xiàng)目檔案工作目標(biāo)，有效促進(jìn)了全省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平的提高。
視野更寬廣，工作更主動(dòng)，管理更到位，管理方式轉(zhuǎn)變對(duì)廣東檔案行政管理影響巨大
1.管理思路由注重微觀向關(guān)注宏觀轉(zhuǎn)變后，視野更寬廣
同樣的手段和方法，管理思路由注重微觀向關(guān)注宏觀轉(zhuǎn)變后，帶來(lái)的結(jié)果就不一樣。例如“三年攻堅(jiān)”工作，從目的和要求都有別于以往達(dá)標(biāo)升級(jí)或目標(biāo)管理活動(dòng)。這是一次針對(duì)之前一段時(shí)間全省檔案館的主體地位不突出，各地檔案館工作發(fā)展極不平衡的現(xiàn)狀，為了促進(jìn)全省檔案館事業(yè)全面協(xié)調(diào)發(fā)展而開(kāi)展的專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)，是一項(xiàng)著眼于全省檔案事業(yè)的宏觀決策，是檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)開(kāi)展以來(lái)省檔案局從“注重個(gè)體”到“關(guān)注整體”的轉(zhuǎn)變。事實(shí)證明，這一決策實(shí)施效果明顯，實(shí)現(xiàn)了全省綜合檔案館全部達(dá)標(biāo)升級(jí)，縮小了全省館際之間、珠三角地區(qū)與山區(qū)檔案館之間差距，為全省檔案事業(yè)全面發(fā)展起到極大促進(jìn)作用。可以說(shuō)，自從管理思路由注重微觀向關(guān)注宏觀轉(zhuǎn)變后，廣東檔案行政管理的視野也變得更寬廣更全面。
2.管理手段由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主轉(zhuǎn)變后，工作更主動(dòng)
實(shí)踐表明，管理手段由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主轉(zhuǎn)變后，由于提高了檔案行政管理部門(mén)工作的主動(dòng)性，進(jìn)而增強(qiáng)了檔案行政管理工作的計(jì)劃性和時(shí)效性。首先，由于監(jiān)督工作是由監(jiān)督者主動(dòng)實(shí)施的，什么時(shí)候進(jìn)行、對(duì)誰(shuí)實(shí)施監(jiān)督都是由監(jiān)督者安排，大大提高了工作主動(dòng)性；其次，由于檔案行政管理部門(mén)工作主動(dòng)性提高，可以有更多時(shí)間思考對(duì)全省檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃，增強(qiáng)了檔案行政管理工作的計(jì)劃性；第三，由于工作的主動(dòng)性和計(jì)劃性提高，檔案行政管理部門(mén)可以根據(jù)黨委和政府不同時(shí)期工作重點(diǎn)，有針對(duì)性地組織開(kāi)展一些服務(wù)性工作，使檔案工作能夠緊貼中心，服務(wù)中心，避免檔案工作游離于中心工作之外，從而增強(qiáng)了檔案行政管理工作的時(shí)效性。實(shí)踐同時(shí)表明，管理手段由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主轉(zhuǎn)變后，檔案行政管理效果更加明顯。實(shí)際工作中，檔案行政管理工作顯得軟弱無(wú)力的根本原因是檔案部門(mén)手段“太軟”，一旦動(dòng)“真格”，效果還是很明顯的。
3.管理載體由形式單一向形式多樣轉(zhuǎn)變后，管理更到位
近十多年廣東省檔案局之所以不斷創(chuàng)新檔案行政管理載體，使管理載體逐漸由形式單一向形式多樣轉(zhuǎn)變，目的就是根據(jù)檔案工作管理需要，使不同工作有不同管理載體，從而使檔案行政管理更加具有針對(duì)性，管理工作更加到位。以2004年開(kāi)始的綜合檔案館年度評(píng)估為例。這是對(duì)實(shí)行多年的“達(dá)標(biāo)升級(jí)和目標(biāo)管理”手段的重要補(bǔ)充，由于年度評(píng)估將“全省所有縣級(jí)以上國(guó)家綜合檔案館，一律納入年度評(píng)估范圍”，改變了達(dá)標(biāo)升級(jí)（目標(biāo)管理）活動(dòng)中“鞭打快?！钡默F(xiàn)象。同時(shí)，“把年度評(píng)估結(jié)果分別抄送給各館所在地黨委和政府，并建議以年度評(píng)估結(jié)果為依據(jù)對(duì)有關(guān)的館進(jìn)行獎(jiǎng)罰”的做法，也使檔案行政管理力度進(jìn)一步加大，有效促進(jìn)了全省檔案館工作水平的提高。再以項(xiàng)目檔案“金冊(cè)獎(jiǎng)”的設(shè)立為例。由于切合了當(dāng)前國(guó)家和省對(duì)項(xiàng)目檔案管理的需要，而且，“金冊(cè)獎(jiǎng)”的設(shè)立宗旨、產(chǎn)生方法和激勵(lì)機(jī)制都與其他獎(jiǎng)項(xiàng)不同，具有明顯特色，因此，在獎(jiǎng)項(xiàng)無(wú)數(shù)的當(dāng)今，這個(gè)純屬“榮譽(yù)”的獎(jiǎng)項(xiàng)依然引起許多單位領(lǐng)導(dǎo)的重視與關(guān)注。
與時(shí)俱進(jìn)，科學(xué)發(fā)展，發(fā)揮人的作用，廣東檔案行政管理方式轉(zhuǎn)變的啟發(fā)
1.檔案行政管理方式必須隨環(huán)境改變而改變，與時(shí)俱進(jìn)
例如，隨著“依法治國(guó)”方略的提出，省檔案局逐漸加大執(zhí)法檢查力度，強(qiáng)化了行政監(jiān)督職能，并逐步實(shí)現(xiàn)由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主的轉(zhuǎn)變。早在1989年國(guó)家檔案局和國(guó)務(wù)院法制局就提出“依法治檔”概念，但由于當(dāng)時(shí)整個(gè)社會(huì)“法治”氛圍還不濃厚，“依法治檔”基本停留在口號(hào)上。1997年9月，十五大提出“依法治國(guó)”基本方略后，“依法行政”成為各級(jí)政府部門(mén)工作的基本要求。從1998年起，廣東省陸續(xù)開(kāi)展的檔案達(dá)標(biāo)復(fù)查、執(zhí)法檢查和年度評(píng)估等活動(dòng)，就是省檔案局適應(yīng)“依法治國(guó)”大環(huán)境要求，進(jìn)行“依法治檔”的具體舉措。又如，適應(yīng)“簡(jiǎn)政放權(quán)”改革要求，省檔案局按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”原則，通過(guò)委托或授權(quán)將一部分管理權(quán)限（如機(jī)關(guān)檔案綜合管理省特級(jí)評(píng)審、檔案綜合管理達(dá)標(biāo)單位復(fù)查、省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織等）下放給各市檔案局，并逐步實(shí)現(xiàn)由注重微觀向關(guān)注宏觀轉(zhuǎn)變。隨著改革開(kāi)放的繼續(xù)深入，黨和政府將會(huì)有更多新的治國(guó)方略出臺(tái)，政治、經(jīng)濟(jì)、文化以及社會(huì)環(huán)境都將會(huì)發(fā)生新變化，檔案行政管理方式也必須隨著環(huán)境改變而改變，不斷與時(shí)俱進(jìn)。
2.檔案行政管理應(yīng)以“三個(gè)體系”建設(shè)為目標(biāo)，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展
近十多年以來(lái)，廣東省檔案局一直把搞好檔案資源建設(shè)、檔案利用工作和檔案安全保管工作作為促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展重要內(nèi)容。國(guó)家檔案局提出建立“兩個(gè)體系”和“三個(gè)體系”要求后，省檔案局進(jìn)一步明確方向，并將理論與實(shí)踐結(jié)合，使“三個(gè)體系”建設(shè)得到進(jìn)一步深化和細(xì)化，為全省檔案資源、檔案利用和檔案安全體系建設(shè)提供保障，也取得顯著成效。目前全省各級(jí)各類(lèi)檔案館館藏總量超過(guò)2125萬(wàn)卷，省檔案館與廣州、深圳市檔案館通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)建立的跨館查閱利用系統(tǒng)已經(jīng)開(kāi)通，以檔案安全問(wèn)責(zé)制為基礎(chǔ)的檔案安全體系也已初步建立。在今后檔案行政管理工作中，應(yīng)當(dāng)以“三個(gè)體系”建設(shè)為目標(biāo)，堅(jiān)持以人為本，樹(shù)立全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)的發(fā)展觀，統(tǒng)籌兼顧檔案工作中個(gè)人和集體、局部和整體、當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)的利益關(guān)系。
