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序論:在您撰寫采購管理的基本流程時,參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野,小編為您整理的7篇范文,希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情,引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
1.1采購模式過于傳統(tǒng)
通過對國有企業(yè)采購管理模式的分析,了解到很多國有企業(yè)在采購模式的選擇上還相對傳統(tǒng),無法擺脫傳統(tǒng)模式的影響,采購成本較高,采購質(zhì)量下降。相關(guān)人員由于認(rèn)知與意識不清,對信息技術(shù)的應(yīng)用未予以重視,采購信息化水平不高,是制約國有企業(yè)采購管理水平的關(guān)鍵性問題。目前,部分企業(yè)依舊保持著傳統(tǒng)人工到市場采購的方式,大大提高了采購成本,且采購流程相對繁瑣,花費時間相對較長。
1.2缺乏電子采購人員
國有企業(yè)采購信息化工作的開展,必須由電子采購人員來完成,具備足夠的人才資源才能提高電子采購質(zhì)量,進(jìn)而提高采購管理水平。電子采購人員既要具備豐富的采購知識,還要具備相應(yīng)的電子商務(wù)知識,是對人才的基本要求。但是,目前諸多國有企業(yè)的采購人員只了解采購的基本流程,而缺乏采購電子平臺的操作能力,無法保證電子采購的專業(yè)性和技術(shù)性,導(dǎo)致電子采購管理工作受限,是采購管理模式存在的基本問題。
1.3缺乏完善的管理制度
采購工作是一項系統(tǒng)性的工作,包含采購對象的詳情調(diào)查、詢價、議價、訂單、運輸、庫存等多個環(huán)節(jié),管理起來難度較大。但是,現(xiàn)階段國有企業(yè)在采購管理制度方面還存在著多種問題,制度不夠完善,對采購人員、采購工作的規(guī)范性與約束性較差,管理效果平平,是制約國企采購管理工作的核心因素。若想緩解此類狀況,應(yīng)對國企采購管理工作進(jìn)行不斷的創(chuàng)新與優(yōu)化,以實現(xiàn)采購管理的信息化。
2國企采購管理創(chuàng)新模式的構(gòu)建
2.1創(chuàng)新物資采購模式,實現(xiàn)電子采購
互聯(lián)網(wǎng)時代的到來,信息技術(shù)得到了普及,應(yīng)將信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)充分應(yīng)用到國企采購管理中,創(chuàng)新采購管理模式,實現(xiàn)電子采購,借助計算機平臺足不出戶即可實現(xiàn)物資的篩選、查詢、協(xié)商、下訂單等,能夠依靠互聯(lián)網(wǎng)來完成整個電子采購流程,極大的節(jié)省了時間、人力、物力和財力。例如,在購買焊絲時,在國企物資采購過程中,接到采購指令時,可以登錄計算機采購系統(tǒng),鍵入所要采購材料或產(chǎn)品的關(guān)鍵詞“焊絲”,即可檢索到多加焊絲供貨商所提供的目標(biāo)性產(chǎn)品,包含氣保焊絲、不銹鋼焊絲、鋁焊絲、氬弧焊絲、埋弧焊絲等,采購人員可通過瀏覽各商家的產(chǎn)品詳情來進(jìn)行篩選,“貨比三家”,從中選擇要采購的焊絲,根據(jù)其他商家的評論、供應(yīng)商的信用等級來進(jìn)行選擇,是保證焊絲質(zhì)量的關(guān)鍵。其次,采購人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行價格、運輸?shù)确矫娴膮f(xié)商與確定,對焊絲的詳情進(jìn)行具體把握,最終達(dá)成協(xié)議,訂單成功。電子采購與傳統(tǒng)采購方式不同,不受時間和空間上的限制,且通過網(wǎng)站獲取的產(chǎn)品資料資源相對豐富,靈活性強,可選擇性較多,創(chuàng)新采購模式是管理的首要任務(wù)。
2.2加強人才隊伍建設(shè),培養(yǎng)信息化人才
為了單子采購工作的有效實施,應(yīng)加強對電子采購人員的培養(yǎng)與訓(xùn)練,提高其采購專業(yè)知識與信息技術(shù)水平,能夠?qū)煞N知識進(jìn)行結(jié)合,為采購管理工作提供條件。對員工進(jìn)行嚴(yán)格的考核,采用采購流程模擬的方式進(jìn)行訓(xùn)練,讓采購人員對電子采購技術(shù)進(jìn)行實踐操作,為其投入正式工作奠定基礎(chǔ)。國企應(yīng)嚴(yán)格規(guī)定人才招聘標(biāo)準(zhǔn),選擇物流采購專業(yè)、電子商務(wù)專業(yè)的學(xué)生,增強其在電子采購信息化系統(tǒng)建設(shè)上的水平,加強采購隊伍的現(xiàn)代化建設(shè),為采購管理模式的創(chuàng)新提供人才依托。
2.3優(yōu)化物流運輸模式,擴大物流外包力度
現(xiàn)階段,企業(yè)的競爭在日益激烈,行業(yè)競爭力在不斷增強。作為采購的一個重要環(huán)節(jié),物流運輸業(yè)備受關(guān)注。傳統(tǒng)的采購成本除了材料成本外,物流運輸成本也是費用的主要來源。企業(yè)為了降低運輸成本,會選擇物流外包的方式,擴大物流外包的力度,通過尋找合適的供應(yīng)商來供應(yīng)自行生產(chǎn)的產(chǎn)品。企業(yè)應(yīng)在未來的時間里,應(yīng)大力開展外包項目,可有效降低企業(yè)在采購中的物流運輸風(fēng)險,實現(xiàn)對物流流程的創(chuàng)新性管理模式。
2.4提高庫存管理質(zhì)量,實現(xiàn)精益化管理
采購管理模式的優(yōu)化與創(chuàng)新,庫存在其中扮演著至關(guān)重要的角色,而且?guī)齑婀芾黼y度相對較大,極易受到多種不確定因素的影響。傳統(tǒng)的采購模式是對庫存量進(jìn)行不斷的補充與完善,旨在滿足企業(yè)的正常運營,但是這種方式極易導(dǎo)致出現(xiàn)庫存積壓的狀況,久而久之,倉庫中的材料或產(chǎn)品的應(yīng)用價值會受到影響,導(dǎo)致資源浪費、成本增加。根據(jù)此類情況,應(yīng)建立合理的庫存管理模式,實現(xiàn)精益化管理,將各種物料的需求與產(chǎn)品的需求緊密地聯(lián)系在一起,通過計算機系統(tǒng)進(jìn)行采購計劃的編制,對庫存量進(jìn)行及時的清點,以避免資源的過度浪費。
3結(jié)語
(1)持續(xù)改善原則
用戶需求、市場環(huán)境是不斷變化的,采購管理要營造一種持續(xù)改進(jìn)、不斷完善的氛圍去順應(yīng)這種變化。通過跟蹤業(yè)務(wù)先進(jìn)的理論和實踐,評估自身的實際運營成效,制定改善計劃,并組織實施。
(2)最小成本獲得高質(zhì)量原則
最小成本獲得高質(zhì)量原則是采購管理優(yōu)化中應(yīng)用最為廣泛和有效的一種優(yōu)化原則。最小成本獲得高質(zhì)量原則是以標(biāo)準(zhǔn)成本為基礎(chǔ),將實際工作中產(chǎn)生的成本與標(biāo)準(zhǔn)成本進(jìn)行比較,找到引起成本差異的最終原因和責(zé)任,并采取相應(yīng)措施,實現(xiàn)對采購管理成本的有效控制。最小成本獲得高質(zhì)量原則的運用,需要采購中心嚴(yán)把成本關(guān),將成本控制最少來獲得期望的高質(zhì)量物資及服務(wù)等。
二、高校采購管理優(yōu)化
(一)策略優(yōu)化
在采購管理的優(yōu)化中,主要將物資劃分以下幾種來進(jìn)行,根據(jù)不能的物資劃分,采取不同的優(yōu)化策略。采購物資主要可以劃分為以下幾種:重要物資、瓶頸物資、普通物資、一般物資。
(二)流程優(yōu)化
綜合運用現(xiàn)代物流優(yōu)化方法及整體優(yōu)化的理念,在傳統(tǒng)的采購流程基礎(chǔ)上進(jìn)行整體優(yōu)化,建立相對合理化的采購方案。通過優(yōu)化后的采購流程,雖然采購環(huán)節(jié)略有增加,暫不能解決現(xiàn)存在的全部問題,但在制度上、管理上可以填補很多不足之處,在管理上可以實現(xiàn)信息公開化,促使采購中心信息獲取更加及時準(zhǔn)確,管理更加方便,功能更全面。
(三)供應(yīng)系統(tǒng)流程優(yōu)化
針對采購管理的現(xiàn)狀及現(xiàn)階段存在的問題,結(jié)合現(xiàn)代物流的思想,這里引進(jìn)類超市化的供應(yīng)模式,其主要思想是將需求物資分類別,分部門,按照需求程度來進(jìn)行超市化的布置,建立物資需求超市。
首先,將采購好的物資整合、歸類。將戰(zhàn)略性物資、瓶頸物資、重要物資及一般物資分類別存儲,在不同類別的物資劃分中,在具體的將每種物資標(biāo)號,并記錄庫存信息,以此來方便工作人員的揀選工作。
再次,需求部門可以直接到物資超市來獲取物資,如果是小量、單一物資可以直接揀選;如果是需求量大的物資,物資超市可以在預(yù)訂的時間內(nèi)送達(dá)到指定的地點。物資超市的工作人員都要在計算機系統(tǒng)中做好記錄,記錄每次揀選信息及其需求部門等信息,同時更新庫存數(shù)據(jù)。
最后,物資及時獲取、更新物資需求信息及庫存信息,保障校內(nèi)工作的順利進(jìn)行,做好師生的服務(wù)工作。
三、結(jié)論
由于我國高校采購管理改革起步較晚,我國高校物流采購管理建設(shè)從整體上來說還落后于國外高校的平均水平,特別是當(dāng)前高校社會化舉步維艱和現(xiàn)代物流概念還未能具體引入到高校工作實際中。綜合運用現(xiàn)代物流理論知識及整體優(yōu)化方法的基礎(chǔ)上,對采購管理進(jìn)行全面的優(yōu)化。主要針對現(xiàn)階段采購管理現(xiàn)狀出發(fā),引入信息化優(yōu)化理念,在原有的采購及供應(yīng)流程的基礎(chǔ)上提出優(yōu)化方案,
(1)信息化方面:采購管理信息獲取更加準(zhǔn)確、及時,信息處理能力有很大的改善。
(2)采購工作方面:采購信息更加具體,引入信息技術(shù),采購工作更加準(zhǔn)確、可靠;類超市化供應(yīng)模式的有效運用方便需求部門及時獲取物資信息;
(3)制度建設(shè)方面:建立采購管理基本工作手冊,定期的對采購管理測評,學(xué)校管理層以監(jiān)管者身份出現(xiàn),制訂規(guī)章制度時更具合理性與公正性。
主要是對服務(wù)合同的簽訂前審批流程、商務(wù)談判、技術(shù)澄清、服務(wù)合同變更及索賠等程序性文件的管理,及對服務(wù)合同條款規(guī)定、合同印章使用、合同評審制度等管理內(nèi)容。
二、海洋石油工程項目服務(wù)采購管理中存在問題
1.理論指導(dǎo)相對缺乏相對于工程建設(shè)質(zhì)量方面有質(zhì)量管理體系、進(jìn)度方面有傳統(tǒng)進(jìn)度計劃、費用方面有全面的概算預(yù)算管理,海洋石油工程的服務(wù)采購管理缺乏比較完善的體系和理論支持。海洋石油工程項目的服務(wù)采購管理還處于萌芽階段,僅僅是意識到服務(wù)采購管理的必要性和優(yōu)點,而服務(wù)采購管理的有關(guān)理論卻相對較少,項目服務(wù)采購管理的理論指導(dǎo)大大落后于行業(yè)發(fā)展速度。
2.管理方法陳舊落后海洋石油工程項目服務(wù)采購現(xiàn)階段的主要方法有:
(1)項目服務(wù)采購計劃控制方法
此方法基本沿用企業(yè)服務(wù)采購運作方法,根據(jù)項目的進(jìn)展和需求,制定服務(wù)采購計劃。根據(jù)項目各種因素的變化和計劃的執(zhí)行情況,調(diào)整計劃內(nèi)容采用此種方法進(jìn)行服務(wù)采購,未考慮項目的生命周期和具體需求,精度低、預(yù)見性差,對關(guān)鍵設(shè)備和物資的采購無保障措施。
(2)項目服務(wù)采購質(zhì)量控制方法
對于項目服務(wù)質(zhì)量實施情況的監(jiān)督和管理。企業(yè)采購背景的前提下,項目服務(wù)采購的質(zhì)量控制也僅僅限于項目交收后的檢驗。項目服務(wù)采購的人員仍保持著企業(yè)采購的需求方心態(tài)和作風(fēng)。在質(zhì)量控制方面,基本屬于事后控制。未考慮項目服務(wù)采購需求受到項目生命周期的限制。海洋石油工程項目服務(wù)采購管理方法和控制手段較為落后。對項目服務(wù)采購的供應(yīng)商或承包商的管理仍沿用企業(yè)供應(yīng)商或承包商的傳統(tǒng)管理模式,項目服務(wù)采購計劃還僅僅是簡單的費用及工期安排,對服務(wù)采購合同的管理基本停留在文檔管理的初級階段。在項目服務(wù)采購的過程中,并沒有運用和實施戰(zhàn)略分析、動態(tài)跟蹤、過程控制、系統(tǒng)管理等方面的工具和方法。
3.項目缺乏統(tǒng)籌兼顧
關(guān)鍵詞:煤化工企業(yè);進(jìn)口設(shè)備;采購管理;成本控制
中圖分類號: F406 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1009-2374(2012)06-0029-04
隨著我國社會主義市場制度不斷地健全,全球經(jīng)濟化水平加快,煤化工企業(yè)競爭壓力也開始增加。這樣的經(jīng)濟背景下,不只是為煤化工企業(yè)發(fā)展帶來巨大的競爭力,還為其進(jìn)入國際化發(fā)展提供了機會。為此,在這樣的情況,美化工企業(yè)作為一個跨學(xué)科、跨專業(yè)的相互結(jié)合的技術(shù)密集型的行業(yè),其經(jīng)營管理過程需要各種機械、電子、化工等多個方面的設(shè)備產(chǎn)品,在煤化工企業(yè)數(shù)據(jù)處理、開發(fā)建設(shè)方面需要一些高、精的生產(chǎn)設(shè)備,這些設(shè)備光依靠國內(nèi)制造企業(yè)滿足是不足的,還需要引進(jìn)國外先進(jìn)的設(shè)備、機械以及化工等機器。而進(jìn)口設(shè)備采購管理則主要是運用各種采購方式來獲取國外的資源、服務(wù),從而依靠國際貿(mào)易規(guī)則,對采購活動進(jìn)行有效的管理的過程。對于煤化工企業(yè)來說,進(jìn)口設(shè)備的合理采購管理,有助于提升煤化工競爭力。因此,合理、科學(xué)、有效的實行煤化工進(jìn)口設(shè)備的采購管理已成為其發(fā)展的關(guān)鍵性問題。
一、采購管理定義及重要性
(一)采購管理的概念
采購是企業(yè)為了實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo),在現(xiàn)實市場環(huán)境下,根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營能力,運用恰當(dāng)?shù)姆绞胶筒呗裕ㄟ^付出相應(yīng)的費用而向外界獲得材料和服務(wù)的行為,是企業(yè)產(chǎn)品增值過程的起點。采購管理是計劃下達(dá)、采購單生成、采購單執(zhí)行、到貨接收、檢驗入庫、采購發(fā)票的收集到采購結(jié)算的采購活動的全過程,對采購過程中物流運動的各個環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤、監(jiān)督,實現(xiàn)對企業(yè)采購活動執(zhí)行過程的科學(xué)管理。
(二)采購管理的重要性
1.采購管理是生產(chǎn)正常進(jìn)行的基本保障。保證生產(chǎn)是采購管理的一個基本任務(wù),也成為對整個企業(yè)運營具有決定性作用的重要職能。采購部門也不再只是一種單純的行政性供應(yīng)中心,而是企業(yè)真正的利潤中心之一。
2.采購管理是企業(yè)競爭能力的重要方面。采購管理的目標(biāo)就是想法設(shè)法加快物料和信息的流通,充分發(fā)揮供應(yīng)商的作用,縮短交貨周期、增加送貨頻率。由于采購過程都有一個比較長的周期,需要接觸外部供應(yīng)商,不確定因素較多,對需求變化的應(yīng)變能力和響應(yīng)速度相對較為遲緩,如果采購管理在效率上跟不上,很可能形成供應(yīng)需求的薄弱環(huán)節(jié),影響企業(yè)在市場上的競爭力。
3.采購管理是企業(yè)質(zhì)量管理的起點。企業(yè)進(jìn)行加工生產(chǎn),采購物料的質(zhì)量是一個基本的保證,采購管理供貨質(zhì)量上起到?jīng)Q定性作用。如果采購管理跟不上,采購物料的質(zhì)量不能保證,就好像蓋樓房根基不穩(wěn)固、建大橋偷工減料一樣,這樣的企業(yè)無法在市場上生存。
4.采購管理是降低企業(yè)經(jīng)營成本的重要方面。在生產(chǎn)制造加工型企業(yè),原材料成本占的比重最大,因此,降低采購費用是提高企業(yè)利潤率的一項重要措施。采購管理的目標(biāo)就是降低采購成本,減小開支,用較少的庫存保證生產(chǎn)活動不間斷地均衡運行。如果不能行之有效的進(jìn)行采購管理,額外增加了采購金額,就是增加了企業(yè)的生產(chǎn)成本,必然降低了企業(yè)的利潤。采購管理水平的高低直接影響產(chǎn)品的質(zhì)量和成本,對企業(yè)至關(guān)重要。
二、煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備采購現(xiàn)狀分析
(一)煤化工企業(yè)進(jìn)出口設(shè)備采購特點
煤化工企業(yè)進(jìn)出口設(shè)備采購共以下方面特點:一是投資金額大。煤化工企業(yè)所需要的設(shè)備有的需要幾百萬,有的甚至幾千萬元,比如說煤化工企業(yè)的一臺型壓縮機組就會高達(dá)五千萬元。二是集中度高,投資取向明顯。煤化工企業(yè)一般都是以化工生產(chǎn)為單位的單位。三是煤化工企業(yè)的進(jìn)口設(shè)備技術(shù)含量高,構(gòu)造復(fù)雜。
往往一臺化工設(shè)備的機器涵蓋多種系統(tǒng)、功能,并且還具有許多龐大的配送的系統(tǒng)、技術(shù)以及機械。四是煤化工企業(yè)具有通用和專業(yè)設(shè)備共同交織在一起,比如說專用的化工機械設(shè)備以及通用的機械設(shè)備,像汽車、計算機等。五是對于煤化工進(jìn)口設(shè)備的采購?fù)际羌性谀瓿?、年末,為此企業(yè)的采購主管以及工作人員對采購計劃下達(dá)比較緊。
(二)煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備采購設(shè)備流程
煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備采購業(yè)務(wù)審批流程上存在繁瑣的領(lǐng)導(dǎo)審核,整個流程大約有6到7個人需要簽字審核。因為我國多數(shù)的煤化工企業(yè)進(jìn)口使用了較為方便的ERP系統(tǒng),所以節(jié)省了人力來回跑簽單的時間,但另一方面因為沒有員工直接的催促,煤化工企業(yè)進(jìn)口企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)很可能不會第一時間審核相關(guān)單據(jù)。實際上過于復(fù)雜的審核流程大大降低了采購效率?,F(xiàn)階段,我國多數(shù)煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備采購流程如下:
圖1 煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備采購一般流程(自上而下)
從圖1可以看出,審批流程的復(fù)雜不僅僅在于審核人數(shù),更在于審核次數(shù)。預(yù)算審批完畢后進(jìn)入采購實施階段,并需要進(jìn)行詢價采購。在供應(yīng)商的選擇上,由設(shè)備服務(wù)采購員自主選擇至少三家機械設(shè)備單位。在收到三家設(shè)備單位的報價后再上報采購部領(lǐng)導(dǎo)審批。在這個過程中,對供應(yīng)商的選擇是沒有專人進(jìn)行監(jiān)管的,如果發(fā)生“圍標(biāo)”、“串標(biāo)”的行為,是無法被發(fā)現(xiàn)的。
(三)煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備采購設(shè)備問題
由于種種歷史的原因和以往體制的原因,煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備采購管理問題比較多,如一是觀念陳腐,對采購的認(rèn)識有誤區(qū)。一般煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備采購管理層認(rèn)為采購就是買東西,對采購環(huán)節(jié)嚴(yán)防死守,對價格的要求非常高,對采購的技術(shù)性和應(yīng)有的地位缺乏認(rèn)識。采購的工作經(jīng)常會遭受企業(yè)內(nèi)部各個部門的質(zhì)疑和不解。企業(yè)采購人員的組成多由領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系人員組成,設(shè)置多重職位監(jiān)督管理采購權(quán)限,上級領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常越權(quán)指揮。二是采購違紀(jì)違法現(xiàn)象屢有發(fā)生。煤化工企業(yè)采購管理人員同時又是采購監(jiān)督人員,他們既承擔(dān)者管理監(jiān)督職能,又直接越權(quán)參與采購業(yè)務(wù)。這種操作模式,缺乏互相制約的機制,難以充分體現(xiàn)“公開、公正、公平,陽光采購”的采購原則。雖然煤化工企業(yè)采購管理制度規(guī)范嚴(yán)格,仍然是流于形式,致使采購的監(jiān)督管理存在重大隱患和缺位,這樣不利于采購業(yè)務(wù)中有關(guān)環(huán)節(jié)的相互制約和監(jiān)督,容易誘發(fā)腐敗。煤化工企業(yè)各個層面上常常將采購項目化整為零、串標(biāo)圍標(biāo),嚴(yán)重?fù)p害國家利益。
除了以上以外,煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備的采購管理還存在以下幾個方面:一是對于進(jìn)口設(shè)備的采購過分地比較供貨源的價格,影響了其與供應(yīng)商之間的和諧關(guān)系;二是煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備采購業(yè)務(wù)審批流程不合理,往往造成企業(yè)采購不流暢。三是煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備采購管理制度不合理,其制度執(zhí)行不好。
三、改進(jìn)煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備采購的對策
針對煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備采購管理中存在的以上問題,我認(rèn)為,要提高煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備采購工作的效率,增加員采購工工作的積極性,杜絕違法亂紀(jì)現(xiàn)象的發(fā)生,采購管理工作需要從以下四個方面著手:
(一)提高對采購管理的正確認(rèn)識
要想改變煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備采購認(rèn)識的誤區(qū),就需要對采購管理重新認(rèn)識。讓煤化工企業(yè)所有的管理者都從戰(zhàn)略上重視進(jìn)口設(shè)備采購管理,把進(jìn)口設(shè)備采購策略和合作伙伴的選擇、評估作為企業(yè)整體戰(zhàn)略的一部分。煤化工企業(yè)把精力更多的投入到經(jīng)營上面,將煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備采購變?yōu)閼?zhàn)略采購,主要通過與供應(yīng)商建立起戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系,供應(yīng)商的資源為我所用,來提升企業(yè)的經(jīng)濟增加值和核心競爭力。另外,對于員工的觀念問題,首先企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)要統(tǒng)一觀念,然后通過開展培訓(xùn)統(tǒng)一員工對企業(yè)采購管理的認(rèn)識,轉(zhuǎn)變員工的觀念,從意識上重視采購管理,讓煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備采購管理方式?jīng)Q定深入人心,減少了實施的阻力。讓煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備所有的工作員工認(rèn)為:采購不僅僅是買東西,也是企業(yè)經(jīng)營的一個核心環(huán)節(jié),與生產(chǎn)管理、營銷管理并稱企業(yè)管理的三大核心功能。并煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備采用管理工作應(yīng)從宏觀層面審視采購內(nèi)部控制管理工作,并納入重要的企業(yè)議事日程。
(二)優(yōu)化采購業(yè)務(wù)審批流程
針對于多數(shù)煤化工企業(yè)采用了現(xiàn)代化的ERP系統(tǒng)以及針對其進(jìn)口設(shè)備采購的物料品種多的特點,煤化工企業(yè)優(yōu)化采購業(yè)務(wù)審批流程中采購物資由企業(yè)物資保管員利用ERP系統(tǒng)下訂單,最大程度實現(xiàn)信息共享,從而提升企業(yè)對采購成本的控制和管理能力,提高采購所在供應(yīng)鏈的運行效率和效能。采購員進(jìn)行統(tǒng)計整理,形成采購任務(wù),針對既定的進(jìn)口設(shè)備購任務(wù)進(jìn)行采購的策劃和計劃,再由采購員向供應(yīng)商下正式訂單,若是沒有長期合作的供應(yīng)商,則設(shè)計采購招標(biāo)書,招標(biāo)公告并要求各個供應(yīng)商投標(biāo),實施招標(biāo)采購。為此,煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備采購業(yè)務(wù)審批流程優(yōu)化,如下圖:
圖2 煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備采購業(yè)務(wù)審批流程優(yōu)化
(三)控制采購成本
煤化工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的成本控制也是關(guān)鍵的一環(huán)。經(jīng)營效益的好壞與生產(chǎn)成本能否有效控制密切相關(guān)。若采購成本高,生產(chǎn)成本必然也高,反之亦然。因此,煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備采購成本控制是企業(yè)增效的最佳途徑。為此,如何控制進(jìn)口設(shè)備采購成本成為進(jìn)口設(shè)備采購各級管理人員重要工作,工程可以通過供應(yīng)商會議、質(zhì)量小組等方式組織實施供應(yīng)商改進(jìn),提高供應(yīng)商質(zhì)量,改善供應(yīng)水平,控制、減少所有與采購相關(guān)的成本,包括直接采購成本和間接采購成本。直接采購成本的控制與降低,可采取提高采購工作效率、定期談判、優(yōu)化供應(yīng)商、實施本地化、與供應(yīng)商共同開展改進(jìn)項目等多種途徑。間接采購成本控制與降低包括縮短供應(yīng)周期、增加送貨頻次、減少進(jìn)口設(shè)備庫存、實施來料免檢、循環(huán)使用進(jìn)口設(shè)備包裝、合理利用相關(guān)的政府有利政策、避免匯率風(fēng)險等。
(四)建立完善的采購管理制度
煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備采購建立完善的采購管理制度,既是滿足提高進(jìn)口設(shè)備采購管理水平的需要。也是完善現(xiàn)代企業(yè)制度的需要,同時更是全面提升企業(yè)經(jīng)營管理水平的需要。建立完善的內(nèi)部管理制度體系,通過內(nèi)部管理制度來規(guī)范和管理采購程序和標(biāo)準(zhǔn),并開展定期的評價和維護,必將為進(jìn)口設(shè)備采購管理水平的提高、確保資金的安全完整、有效抵御和控制經(jīng)營風(fēng)險、實現(xiàn)經(jīng)營管理目標(biāo)等幾個方面提供有力的保障。強化內(nèi)部管理制度的建立是進(jìn)一步強化公司內(nèi)部經(jīng)營管理、全面提升管理水平的客觀要求;建立完善的內(nèi)部控制制度,能夠使企業(yè)的經(jīng)營活動全過程均處于受控狀態(tài),確保采購業(yè)務(wù)工作有章可循,有法可依,促進(jìn)進(jìn)口設(shè)備采購工作的規(guī)范運轉(zhuǎn)。
煤化工企業(yè)要制定完善的采購管理制度,首先要以《中華人民共和國政府采購法》、《廣東省政府采購工作規(guī)范》和相關(guān)采購辦法為采購管理制度的指導(dǎo)規(guī)范;根據(jù)企業(yè)相關(guān)情況,上要承接進(jìn)口設(shè)備倉庫、設(shè)備部、后勤等需求部門相關(guān)管理制度,下要結(jié)合財務(wù)部相關(guān)管理制度;結(jié)合自身特點,規(guī)定以采購金額的多少作為區(qū)別實施采購方式的標(biāo)準(zhǔn),如公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購和定點采購等六種采購方式。詳細(xì)說明采購流程、報銷流程,闡述清楚企業(yè)對于采購的重視程度、違反采購制度需要承擔(dān)的責(zé)任和后果,讓進(jìn)口設(shè)備采購部的每一名員工都能夠熟悉采購管理制度,熟練依照采購管理制度辦事。
(五)監(jiān)控采購管理制度的有效執(zhí)行
在建立了完善的煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備采購內(nèi)部控制管理制度和嚴(yán)密合理的采購程序的基礎(chǔ)上,是否能夠有效執(zhí)行就是關(guān)鍵。一是可以通過拓寬監(jiān)督管理渠道,來保證內(nèi)部控制管理工作的實施,企業(yè)紀(jì)檢監(jiān)察、審計等監(jiān)督管理部門要切實發(fā)揮監(jiān)督的職能作用,定期對采購項目進(jìn)行審查;對采購業(yè)務(wù)要由事后監(jiān)督向事前、事中的監(jiān)督進(jìn)行轉(zhuǎn)變,并要充分發(fā)揮職工群眾監(jiān)督的作用,督促和約束采購部門的工作效率和工作質(zhì)量,促進(jìn)內(nèi)部控制管理的有效運行。另外,還可以通過制定內(nèi)部控制管理考核及其責(zé)任追究制度來強化執(zhí)行力,明確相關(guān)部門及員工在內(nèi)部控制管理工作中應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任,加大員工內(nèi)部控制管理制度執(zhí)行情況的考核力度,對工作責(zé)任心不強、敷衍了事、完成不力,以致造成后果的人員進(jìn)行責(zé)任追究,并視情節(jié)輕重予以通報、警告處分或給予必要的處罰來增強了各級管理人員的內(nèi)部控制管理意識,以此來提升煤化工企業(yè)進(jìn)口設(shè)備采購管理人員的業(yè)務(wù)水平和對內(nèi)部控制管理制度的履行意識。
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1 供應(yīng)鏈環(huán)境下企業(yè)采購管理發(fā)展趨勢
1.1 企業(yè)內(nèi)部采購管理的集中化與職能化 企業(yè)隨著自身發(fā)展規(guī)模的擴大,逐漸通過集中全公司和集團的采購力,對整個供應(yīng)市場產(chǎn)生影響,使企業(yè)在采購環(huán)節(jié)中處于有利地位;為了便于企業(yè)對自身主體資源的優(yōu)化,完善對供應(yīng)商的管理,采購的集中化趨勢也成為必然。
過去,很多企業(yè)的采購部門是隸屬于生產(chǎn)部門的,現(xiàn)在越來越多的企業(yè)將采購部門從生產(chǎn)部門中獨立出來,并發(fā)揮著日益重要的作用。滿足供應(yīng)、降低庫存、節(jié)約資金、質(zhì)量管理等也逐步作為了采購管理的目標(biāo)。同時采購目標(biāo)的實現(xiàn)還需要依靠全面的需求分析、采購計劃、資金占用計劃,形成采購供應(yīng)戰(zhàn)略,管理好戰(zhàn)略供應(yīng)資源和供應(yīng)商資源。采購已逐漸成為供應(yīng)鏈管理中強有力的一環(huán),使得生產(chǎn)計劃、物料計劃、采購、倉儲、運輸集成一個總成本最低、反應(yīng)迅速、物流最快、響應(yīng)市場要求的靈敏鏈條。企業(yè)要戰(zhàn)勝對手,過去強調(diào)技術(shù)、產(chǎn)品,現(xiàn)在要依靠市場宣傳、國際化和結(jié)盟,企業(yè)自身的單打獨斗是難以成功的。只有通過聯(lián)合供應(yīng)鏈上每個成員的力量,形成一條成本低、服務(wù)好、柔性高的價值鏈才能在激烈的市場環(huán)境中取得長久的勝利。這樣,采購部門自然就成為了企業(yè)與鏈條上其他企業(yè)連接的紐帶,也成為了核心競爭力的一部分。
1.2 企業(yè)與上游供應(yīng)商關(guān)系的轉(zhuǎn)變 企業(yè)采購管理遵循質(zhì)量、成本、交付、服務(wù)并重的原則,其中供應(yīng)商開發(fā)和管理是企業(yè)采購管理的核心。企業(yè)采購管理發(fā)展的過程就是企業(yè)與供應(yīng)商之間關(guān)系逐步完善的過程,從普通的買賣關(guān)系向長期戰(zhàn)略合作關(guān)系轉(zhuǎn)變。
傳統(tǒng)模式中采購管理集中體現(xiàn)為交易管理,供需之間是臨時、短期的合作關(guān)系,甚至是競爭關(guān)系,重視價格、交貨日期等條件,企業(yè)圍繞采購訂單與供應(yīng)商進(jìn)行討價還價;隨著對大量訂單的經(jīng)驗總結(jié),加之管理技能的提高,管理人員逐步意識到集中采購的必要性以及對供應(yīng)商管理的重要性。供應(yīng)商開始充當(dāng)合格供貨商的角色,企業(yè)開始通過與供應(yīng)商簽訂一定時間的采購合同,建立較為長期的競爭合作關(guān)系;在供應(yīng)鏈理念得到發(fā)展后,企業(yè)通過與上游供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系,通過供應(yīng)商管理庫存(VMI)、聯(lián)合庫存管理(JMI)等方式分享庫存數(shù)據(jù),有效降低庫存成本,共同為降低庫存積壓成本而作出努力。并且企業(yè)開始逐步重視供貨商的先期參與并嘗試運用供貨商的專業(yè)知識以及經(jīng)驗來共同設(shè)計開發(fā)新產(chǎn)品,達(dá)到降低成本和加速產(chǎn)品上市時間的目的。與此同時企業(yè)為了在風(fēng)云莫測的市場競爭中獲取優(yōu)勢地位,逐步增強自身的核心競爭力,采取將非核心業(yè)務(wù)外包的方式,與供應(yīng)商實現(xiàn)戰(zhàn)略聯(lián)盟合作的趨勢日益明顯。雙方在互信交易的基礎(chǔ)上營造無障礙的溝通環(huán)境,建立長遠(yuǎn)、雙贏的供需伙伴關(guān)系。
1.3 訂單驅(qū)動企業(yè)采購 在供應(yīng)鏈管理的環(huán)境下,代替?zhèn)鹘y(tǒng)采購活動中為了及時補充庫存而采購,來自下游消費者的訂單成為了企業(yè)采購活動的驅(qū)動力,采購部門也通過了解生產(chǎn)部門的生產(chǎn)計劃、物料需求計劃和生產(chǎn)進(jìn)度來制定采購計劃。即需求訂單驅(qū)動制造訂單,進(jìn)而驅(qū)動采購訂單,采購訂單再驅(qū)動供應(yīng)商。訂單驅(qū)動式采購是企業(yè)保證準(zhǔn)時生產(chǎn)(JIT)順利進(jìn)行的基礎(chǔ),將使得采購原材料跳過采購部門、倉儲部門直接抵達(dá)制造部門,通過減少非增值活動從而減少采購成本費用與庫存積壓。同時采取全面質(zhì)量管理嚴(yán)格保證采購品質(zhì)量。
1.4 基于供應(yīng)鏈的采購流程增值 為了降低采購風(fēng)險,傳統(tǒng)的采購管理工作流程通常需要多個不同的職能部門共同完成。這種繁雜的工作流程存在著兩個方面的明顯不足:一是不同部門間的本位主義、信息不能順暢流動導(dǎo)致內(nèi)耗增加,從而導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營成本提高;二是采購審批環(huán)節(jié)過多引起采購管理工作效率低下。隨著信息化技術(shù)的日漸成熟,管理審批流程的速度不斷提高,從而有效地提升了采購效率并降低了企業(yè)的采購成本。企業(yè)可以借助供應(yīng)鏈管理的戰(zhàn)略合作關(guān)系,利用信息技術(shù)幫助上游供應(yīng)商提高原材料質(zhì)量、改善成本結(jié)構(gòu)、提高供貨效率,從而縮短交貨周期。
2 基于供應(yīng)鏈的企業(yè)采購管理策略
2.1 采購的職能優(yōu)化 在供應(yīng)鏈條件下,采購職能需要轉(zhuǎn)變過去單純的購買行為得到全面的拓展和優(yōu)化。具體措施可以體現(xiàn)在科學(xué)合理地設(shè)置采購結(jié)構(gòu),完善采購準(zhǔn)則和流程,提高采購人員的素質(zhì)和能力,充分利用電子和信息技術(shù)。①科學(xué)合理地設(shè)置采購結(jié)構(gòu)。企業(yè)需根據(jù)自身的發(fā)展和行業(yè)特點的需要,打破傳統(tǒng)觀念中“大而全”的采購局面,設(shè)置科學(xué)合理的采購組織結(jié)構(gòu)。企業(yè)可以利用互聯(lián)網(wǎng)在全球范圍內(nèi)尋找供應(yīng)商,完成采購活動,實施采購低成本策略,從而實現(xiàn)效益的最大化。②確立基本的采購準(zhǔn)則。采購準(zhǔn)則的設(shè)立是企業(yè)規(guī)范采購行為的基礎(chǔ)。沒有完善的采購準(zhǔn)則,必然導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部采購活動的混亂。企業(yè)需要日常采購中吸取經(jīng)驗,逐步將采購過程中的權(quán)責(zé)落實到位,做到每一項采購工作都責(zé)任到人,采購流程中的每一項工作都有人檢查與監(jiān)督。③提高采購人員的素質(zhì)。優(yōu)秀的采購人員,在良好的教育背景作支撐的前提下,還需要具備分析、溝通、協(xié)調(diào)、決策層等方面的基本技能。企業(yè)要建立跨職能的采購團隊,一批高素質(zhì)的采購人員是采購組織中必不可少的。因而企業(yè)需重視對采購人員入職前的選擇和入職后的持續(xù)培訓(xùn)。④采取先進(jìn)的采購模式和管理理念。先進(jìn)的采購管理模式能否在 企業(yè)實施,很大程度上決定于管理者是否具備先進(jìn)的管理理念。沒有思想的突破和企業(yè)的創(chuàng)新精神,先進(jìn)的采購模式很難在企業(yè)實施。21世紀(jì)作為電子的時代,信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為現(xiàn)代采購的一種基本工具。企業(yè)可利用電子載體,實現(xiàn)與供應(yīng)商、客戶之間信息的傳遞,保證采購活動順利執(zhí)行。其中電子采購正是以信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為契機興起的,通過B2B電子的應(yīng)用,拋開過去傳統(tǒng)的采購流程,增加有價值的電子化溝通,通過電子化采購流程的應(yīng)用,優(yōu)化供應(yīng)鏈重要環(huán)節(jié),實現(xiàn)成本的降低及效率的大幅提高。
2.2 改善供應(yīng)商管理
2.2.1 選擇合適的供應(yīng)商 在供應(yīng)鏈條件下,供需雙方不再是為了單方面的獲利,而是選擇戰(zhàn)略合作伙伴,是加強供應(yīng)鏈管理、降低供應(yīng)鏈風(fēng)險的重要環(huán)節(jié)。特別對核心部件的質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)的保證有著重要意義。因而為提高采購品整體質(zhì)量的同時降低采購總成本,企業(yè)首先需要根據(jù)采購物資的價值和重要性程度對采購物資進(jìn)行分類,并進(jìn)一步完成供應(yīng)商的細(xì)分。針對戰(zhàn)略型物資要求供應(yīng)商能夠保持較高的競爭力,因而企業(yè)最好選擇戰(zhàn)略性供應(yīng)商;對于一般型物資則只需要選擇普通的合格供應(yīng)商。企業(yè)可以通過了解供應(yīng)企業(yè)的管理情況、質(zhì)量保證體系、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、財務(wù)信用等方面對供應(yīng)商進(jìn)行初步考察;進(jìn)而組建評選小組對供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、技術(shù)能力、生產(chǎn)能力、管理能力等方面進(jìn)行評估;在設(shè)定評審項目權(quán)重的基礎(chǔ)上完成供應(yīng)商評定,以此作為供應(yīng)商選擇的參考依據(jù)。
2.2.2 建立完善的供應(yīng)商管理體系 ①供應(yīng)商的分層次管理。為進(jìn)一步實施供應(yīng)聯(lián)盟采購打基礎(chǔ),企業(yè)可以運用ABC發(fā)對現(xiàn)有的供應(yīng)商實施分等級管理,以此激勵供應(yīng)商不斷增強實力,不斷提升管理水平。企業(yè)可以將所有供應(yīng)商按照采購金額從大到小的順利排列,亦或是按照采購品重要性排列,通過對采購品的分析歸類,實現(xiàn)對供應(yīng)商的分層管理。采購人員應(yīng)把更多的精力花在對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營影響較大的A類供應(yīng)商上。重點關(guān)注其交貨能力、質(zhì)量水平價格水平、技術(shù)能力、售后服務(wù)等方面。并定期對供應(yīng)商予以重新評估,考慮更換不合要求的供應(yīng)商。②供應(yīng)商管理信息化。供應(yīng)鏈中合作伙伴間的信息分享情況決定了供應(yīng)鏈管理的效益,基于供應(yīng)鏈的信息管理是為了壓縮流程時間,協(xié)調(diào)合作伙伴間的關(guān)系,促進(jìn)關(guān)鍵信息的同步共享。在供應(yīng)鏈管理的環(huán)境下,企業(yè)實施采購與供應(yīng)商管理的信息化,利用信息技術(shù)對信息進(jìn)行匯集、整理、傳輸與反饋,采用EDI、Internet等手段實現(xiàn)供應(yīng)鏈分布數(shù)據(jù)庫信息集成,實現(xiàn)采購訂單、庫存控制等重要信息的共享,增強企業(yè)與供應(yīng)商之間的互動,提高采購的柔性。③供應(yīng)商激勵。供應(yīng)商激勵是企業(yè)為維持長期、良好的合作伙伴關(guān)系需采取的必要措施。根據(jù)企業(yè)在供應(yīng)商選擇時所設(shè)立的主要指標(biāo),企業(yè)對供應(yīng)商的合作效果及業(yè)績進(jìn)行客觀、公正、科學(xué)的評價。通過給予其技術(shù)指導(dǎo)、價格折扣以及柔性合同等方式進(jìn)行激勵,由此促使供應(yīng)商體會到雙贏機制好處的同時不斷地進(jìn)行改進(jìn)。
2.3 建立與完善采購信息管理系統(tǒng) 供應(yīng)鏈管理涉及采購、運輸、庫存管理等從供應(yīng)商到客戶的整個過程,隨著環(huán)節(jié)的增加,企業(yè)對于整個鏈條的管理就變得更加復(fù)雜,信息反饋的及時性就成為了供應(yīng)鏈成功運行的保證,完善的采購信息系統(tǒng)也是供應(yīng)鏈高效運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵支撐條件。對于大型的制造企業(yè)來說,其可以通過完善各制造廠及上游供應(yīng)商的基本數(shù)據(jù),在庫存點或物流中心建立數(shù)據(jù)庫,并建立信息管理長效機制等一系列措施構(gòu)建起企業(yè)的采購信息管理系統(tǒng),使得系統(tǒng)能及時準(zhǔn)確地了解供應(yīng)商的經(jīng)營情況并反映企業(yè)原材料的供需狀況,并把下游的消費者需求及時反映給采購及生產(chǎn)部門。
3 結(jié)論
采購是企業(yè)物資管理的源頭,也是企業(yè)成本管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。了解供應(yīng)鏈環(huán)境下,企業(yè)采購管理的發(fā)展趨勢并針對性地采取有效措施,加強建筑企業(yè)采購管理,不僅可以穩(wěn)步提高企業(yè)的物資管理水平,加強成本控制,增加企業(yè)利潤,更保證了生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行,提高企業(yè)的經(jīng)濟效益與社會效益。
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【關(guān)鍵詞】工程項目;采購管理;基本情況;注意事項;步驟;對策
在實際的工程項目中,項目采購管理是其重要的一個環(huán)節(jié),這個環(huán)節(jié)的好壞和項目的成本支出有著直接的聯(lián)系。所謂的采購管理并不是為了減少成本而降低工程的質(zhì)量,而是在保證項目質(zhì)量的基礎(chǔ)上,優(yōu)化供貨商的選擇、提高自身的采購水平、避免不必要的浪費,從而實現(xiàn)采購成本的降低,實現(xiàn)企業(yè)效益最大化,推動企業(yè)的發(fā)展。
1、工程項目采購管理基本情況分析
為了更好地對項目采購管理成本控制進(jìn)行完善,就需要對工程項目采購管理的基本情況進(jìn)行必要的了解,而工程項目的管理模式對工程項目采購管理有著最為關(guān)鍵的影響,從當(dāng)前的情況來看,項目采購主要包括如下管理模式:其一,承包商代購關(guān)鍵設(shè)備模式,這種模式的工程項目的關(guān)鍵設(shè)備由承包商按照業(yè)主要求進(jìn)行采購,費用由業(yè)主進(jìn)行支付,完成設(shè)備的采購之后,承包商收取采購服務(wù)費用。其二,項目管理承包商采購模式,業(yè)主聘請相應(yīng)的工程項目管理承包商管理承包,使其成為自身的代表或是延伸,負(fù)責(zé)采購相關(guān)工作。其三,自主采購模式,在這種模式下,業(yè)主一身兩任,不但是投資主體,而且是管理主體。業(yè)主自己進(jìn)行相關(guān)采購管理工作。其四,項目總承包建設(shè)模式,總承包模式主要包括設(shè)計、采購、執(zhí)行等工作,我們也將其簡稱其為EPC模式,業(yè)主只需要負(fù)責(zé)采購監(jiān)督和監(jiān)察工作即可。
2、工程項目采購管理成本控制的注意事項
要想完成項目采購管理的成本控制,就需要遵循如下的注意事項:其一,科學(xué)劃分采購包,采購包的劃分對工程項目采購管理有著重要意義,為此,應(yīng)該結(jié)合設(shè)備材料性質(zhì)、供貨商供應(yīng)力等科學(xué)劃分,這樣在一定程度上可以降低采購價格。其二,確定工程項目采辦模式,為了更好地進(jìn)行采辦成本控制,應(yīng)該根據(jù)工程項目自身的特點、執(zhí)行、設(shè)計等因素對工程項目管理模式加以明確,在此基礎(chǔ)上選擇最合適的采辦模式。其三,依托項目內(nèi)外環(huán)境。采購環(huán)境是進(jìn)行工程項目采購管理的客觀存在,只有充分利用好采購環(huán)境,才能更好地進(jìn)行采購成本控制。其四,建立整體成本控制觀念,采購管理成本控制應(yīng)該著眼于采購全流程成本控制,不應(yīng)只針對于單一的采購貨物、服務(wù)價格。其五,施行采購預(yù)算制,為了更好地提高項目資金使用效率,應(yīng)該采用預(yù)算制,這樣才能對資源進(jìn)行最優(yōu)配置,降低采購成本。其六,優(yōu)選供應(yīng)商,供應(yīng)商的選擇和調(diào)整是工程項目采購管理的重要環(huán)節(jié),一旦在這個環(huán)節(jié)出錯的話,將會造成嚴(yán)重影響。為此,應(yīng)該加強對供貨商的考察、分析、比較,以確定最優(yōu)的供貨商。
3、工程項目采購管理成本控制步驟
通過上述的分析,我們對工程項目采購成本控制有了進(jìn)一步的了解,為了更好地進(jìn)行工程項目采購管理成本控制,就需要明確工程項目控制的步驟,具體如下:
3.1成本控制對象的選擇
為了更好地進(jìn)行項目工程項目成本控制,就需要選擇對項目成本影響最顯著的目標(biāo)對象,根據(jù)其在總成本中所占的比例進(jìn)行層次優(yōu)化。成本控制人員需要詳細(xì)了解采購成本的預(yù)算狀況,對成本的構(gòu)成進(jìn)行透徹地分析,并分清這些費用中那些是主要的,哪些是次要的,對費用的現(xiàn)實使用狀況進(jìn)行了解,這樣才能有效地控制項目工程采購成本的預(yù)算。
3.2成本計劃的制定調(diào)整
要進(jìn)行工程項目的執(zhí)行,就需要消耗成本,在實際的工程中,成本控制存在較大可變性,執(zhí)行狀況對其有較大影響,為此,應(yīng)該加強其根本計劃的制定,并根據(jù)實際的執(zhí)行情況、市場材料價格等方面的數(shù)據(jù),對計劃進(jìn)行科學(xué)地調(diào)整,這樣才能實現(xiàn)企業(yè)效益的最大化。通過這種方式不但使工程的質(zhì)量得以保證,還實現(xiàn)了資源的優(yōu)化配置。
3.3采購方案的編制優(yōu)化
采購方案對成本控制有直接的影響,為了保證成本控制的合理,就需要制定合理的采購方案。這里需要注意的是,采購方案并非僅僅以成本控制為目標(biāo),還需要考慮到項目的質(zhì)量、功能。真正優(yōu)秀的采購方案不但能夠保證項目的質(zhì)量,還能減少成本的支出。
3.4成本監(jiān)督的動態(tài)細(xì)化
成本動態(tài)監(jiān)督是保證項目工程項目成本控制的關(guān)鍵,只有根據(jù)成本控制的原則對成本支出進(jìn)行分析、評估,才能找出那些不必要的開支。管理人員需要對市場上原材料的動態(tài)信息進(jìn)行搜集、對比,對自身的采購數(shù)據(jù)進(jìn)行修改,時刻調(diào)整采購計劃,確保項目工程的正常進(jìn)行。實際上,成本監(jiān)督伴隨著工程執(zhí)行展開,在項目工程的逐個采購階段都發(fā)揮著重要作用,管理人員需要對項目的狀況進(jìn)行細(xì)致了解,確保采購支出在合理的范圍內(nèi),使采購效率得以提升。
4、工程項目采購成本控制對策
通過上述的分析,我們對工程項目采購管理的基本情況有了必要了解,掌握了工程項目采購管理成本控制的注意事項,理清了工程項目采購管理成本控制的步驟。筆者在以上分析的基礎(chǔ)上,提出了工程項目采購成本控制的對策,希望能夠更好的提升工程項目采購成本控制水平,進(jìn)一步推動工程項目采購管理的發(fā)展。具體來說,可以采取如下措施:
4.1增強人員成本意識
控制人員在項目采購管理中發(fā)揮著核心的作用,為了提高工程項目的采購成本控制水平,就需要對成本控制人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn),使其對采購管理、成本控制、財務(wù)管理、工程項目管理等方面的知識有深入地了解。只有提升了成本控制人員的專業(yè)素質(zhì),其才能根據(jù)市場的動態(tài)信息調(diào)整自身的采購成本計劃與采購方案,對收集的市場信息進(jìn)行細(xì)致的分析和整理,在大量變化的市場信息中,保持冷靜的頭腦,加強對工程項目的監(jiān)督和管理。此外,為了緊跟工程項目管理信息化的潮流,管理人員應(yīng)該提升自身的信息化素質(zhì),使其掌握信息化的信息收集、處理、調(diào)控辦法,制定科學(xué)的工程項目支出預(yù)算,加強財務(wù)管理水平,確保工程項目采購成本控制的質(zhì)量,實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。
4.2提高資源使用效率
采購管理成本和實際的執(zhí)行材料、設(shè)備的使用狀況有直接聯(lián)系,提升資源的使用效率是降低采購成本的重要舉措,為了實現(xiàn)這個目標(biāo),可以從如下幾個方面著手:其一,激勵員工的積極性,在實際的執(zhí)行過程中,員工工作態(tài)度、成本意識等對資源的使用效率有很大影響,為此執(zhí)行企業(yè)應(yīng)該制定相應(yīng)的激勵懲罰機制,獎勵那些節(jié)約資源的人員,對那些造成浪費、工作效率低下的員工予以必要處罰,這樣不但能夠提高資源的使用效率,而且能夠調(diào)動執(zhí)行人員的積極性和主動性,使企業(yè)的內(nèi)部控制效果得以加強。其二,改善運輸方法,運輸是采購重要的環(huán)節(jié),管理人員應(yīng)該針對當(dāng)前的運輸環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化,減少成本的支出。其三,減少項目所用材料的開支,一方面要確保材料的性價比,另一方面要充分利用邊角料,提高資源的利用效率,杜絕材料的浪費。其四,應(yīng)用先進(jìn)制造技術(shù),使材料的使用效率得以提升,提高資源的利用率。其五,降低機械設(shè)備損耗,管理人員采購或是租賃的時候,應(yīng)該選擇合理的設(shè)備或使用先進(jìn)的制造工藝,加強對設(shè)備的保養(yǎng)和維護,減少機械設(shè)備的損耗,降低維修與損壞造成的成本支出,提升工程的進(jìn)度。其六,減少其他費用支出,除了如上幾個方面的采購成本,還包括如利用信息化技術(shù)及時了解庫存變化、充分利用現(xiàn)有物資,提高貨物周轉(zhuǎn)率從而降低生產(chǎn)成本費用支出,只有優(yōu)化這些方面的成本,才能更好地實現(xiàn)采購成本的有效控制。
4.3建立成本監(jiān)督體系
為了更好地降低采購成本,提高工程項目采購管理的水平,制造企業(yè)需要建立完善的成本監(jiān)督體系,施行動態(tài)全過程的監(jiān)督,對涉及到采購管理的環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化配置,這樣才能使工程項目采購管理成本在成本預(yù)算計劃之內(nèi),確保工程項目采購管理的成本控制水平。一方面企業(yè)要提升自身的信息化管理水平,加強信息采集聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng),及時比對市場材料的價格,優(yōu)化材料、設(shè)備,另一方面要加強對管理流程和人員的管理,確保采購過程各個環(huán)節(jié)的科學(xué)、合理,這樣才能更好地保證工程項目管理的成本控制效度。
5、總結(jié)
在實際的工程項目中,項目采購管理是其重要的一個環(huán)節(jié),這個環(huán)節(jié)的好壞和項目的成本支出有著直接的聯(lián)系。所謂的采購管理并不是為了減少成本而降低工程的質(zhì)量,而是在保證項目質(zhì)量的基礎(chǔ)上,優(yōu)化供貨商的選擇、提高自身的采購水平、避免不必要的浪費,從而實現(xiàn)采購成本的降低,實現(xiàn)企業(yè)效益最大化,推動企業(yè)的發(fā)展。本文分析了項目采購管理的基本情況,介紹了工程項目采購管理成本控制的注意事項,闡述了工程項目采購管理成本控制的步驟,在此基礎(chǔ)上提出了工程項目采購管理成本控制的對策,以期更好地促進(jìn)工程項目采購管理的發(fā)展。
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關(guān)鍵詞:高校;采購;規(guī)范化
建立在符合外部法律、法規(guī)和內(nèi)部實際情況基礎(chǔ)上,能夠克服各個環(huán)節(jié)風(fēng)險的現(xiàn)代化的高效管理體系,被越來越多的政府、企業(yè)、社會機構(gòu)所認(rèn)可。高校作為社會的重要組成部分,不能孤立在社會之外,高校采購工作同樣需要規(guī)范化管理。高校所具有的特殊職能及機構(gòu)特點,也決定了高校采購管理有別于其他行業(yè),對高校采購特點的分析,查找各個環(huán)節(jié)中的管理危險點,建立完善的管理制度,借助科技手段和專業(yè)人才,將為高校采購管理的規(guī)范化創(chuàng)造條件。
1 高校物資采購的特點
高校采購管理具有采購對象特殊、資金來源有限、項目進(jìn)度受限、專業(yè)人員匱乏等特點??陀^條件決定了高校的采購管理工作有別于其他行業(yè)部門,具有鮮明的行業(yè)特色,這為高校采購管理工作提出了更高的要求[1]。高校采購管理的具體特點包括以下幾個方面:
(1)高校承擔(dān)著教學(xué)、科研等多重任務(wù),決定了高校的采購管理具有多面性。科研類物資專業(yè)性強,多伴有研發(fā)設(shè)計,競爭范圍小,采購范圍、采購數(shù)量很難形成規(guī)模,采購涉及面窄。教學(xué)類物資大部分為基礎(chǔ)應(yīng)用,對設(shè)備的可靠性、通用性要求很高,采購數(shù)量巨大,采購涉及面廣。
(2)高校為非盈利部門,主要依靠政府投資、社會共建等渠道獲得資金。雖然近些年政府、社會對教育、科研工作的投入不斷加大,但高校所能支配的資金有限,如何充分利用有效資金,發(fā)揮其應(yīng)有的作用,將是高校物資采購管理的首要任務(wù)。
(3)相對于社會企業(yè),高校行政機構(gòu)復(fù)雜,組織結(jié)構(gòu)層次多,多數(shù)高校存在多個管理部門共同參與采購管理,或按照不同職能范圍分別進(jìn)行管理,缺少統(tǒng)一的協(xié)調(diào)管理部門。物資采購是具有較高技術(shù)要求的市場行為,需要具有一定專業(yè)背景的專職人員。高校采購管理部門缺乏具有專業(yè)背景的人員,而作為設(shè)備使用人員的廣大教職工,更是缺少采購相關(guān)知識。
2 高校物資采購的基本流程
高校物資采購可劃分為四個相互銜接、相輔相成的基本階段。
2.1 計劃制訂
申請財政性資金之前,需要制訂資金執(zhí)行計劃,具體由項目負(fù)責(zé)方根據(jù)部門科研、教學(xué)需要,制訂相關(guān)申請項目執(zhí)行計劃。
在計劃制訂過程中,由于項目執(zhí)行計劃申報時間集中,多數(shù)高校采用先分散后集中申報的方式。項目執(zhí)行計劃集中匯總后,由管理部門審核,形成統(tǒng)一意見后,上報決策層進(jìn)行最終審議。在高校項目計劃制訂階段,需要經(jīng)過多層審核,但最終的執(zhí)行計劃仍可能存在預(yù)算不合理、執(zhí)行進(jìn)度不明確等情況。
2.2 資金分配
高校財政性資金有統(tǒng)一的分配規(guī)劃,一般由統(tǒng)一的部門進(jìn)行管理,總體負(fù)責(zé)學(xué)校資金分配。具體項目由各院系按照本部門的實際需求進(jìn)行申報,申請資金支持,經(jīng)過管理部門申報立項后,確定資金來源及分配比例。
近幾年,高校可支配資金迅速增加,相關(guān)的機構(gòu)和機制卻沒有健全,出現(xiàn)了行政機構(gòu)復(fù)雜,組織結(jié)構(gòu)層次多的問題,多數(shù)高校存在多個管理部門共同負(fù)責(zé)項目的審批立項,缺少統(tǒng)一的協(xié)調(diào)管理部門,有限的資金不能發(fā)揮關(guān)鍵作用。同時,高校對資金使用情況沒有相應(yīng)的跟蹤和評價機制,重投入輕使用。多部門管理和申報容易產(chǎn)生管理間隙,影響項目的實施效果。
2.3 采購執(zhí)行
物資采購階段為高校采購管理中的重要一環(huán)。高校相應(yīng)采購管理部門根據(jù)不同的采購規(guī)模,采用不同的采購模式。
目前,大多數(shù)高校采用多樣的采購方式,具體包括項目執(zhí)行方自購、項目執(zhí)行定向采購、管理部門組織校內(nèi)招標(biāo)采購、管理部門聯(lián)合上級管理部門進(jìn)行校外招標(biāo)采購。不同的采購方式,需要辦理不同的流程,學(xué)校的介入方式也不同。采購流程不規(guī)范、個別采購項目學(xué)校介入不夠、采購伴有隨意性、不能按照相關(guān)規(guī)定履行程序等現(xiàn)象普遍存在,可能造成項目執(zhí)行不受學(xué)校控制[2,3]。
2.4 驗收建檔
物資采購?fù)瓿珊?,將涉及物資的驗收、建檔、保管等一系列后續(xù)工作。這個階段是在按需采購的同時,保證采購的物資得到妥善管理并能發(fā)揮其應(yīng)有的作用的重要環(huán)節(jié)。
但由于高校采購?fù)緩?、簽訂的合同條款不同,設(shè)備驗收形式、驗收辦法不同,該階段的管理方式不盡相同,但都可能存在對驗收建檔等工作重視不夠的問題,使得驗收過程流于形式,不能真正發(fā)揮該階段的監(jiān)督作用。
3 采購管理的風(fēng)險節(jié)點
高校物資采購管理體系中心,可劃分為三個不同部分:項目執(zhí)行方、采購管理方、校級決策層。三方相互依托、有機結(jié)合,共同完成高校的采購管理工作。物資采購管理體系中心在具體工作環(huán)節(jié)中,都可能出現(xiàn)問題。
3.1 執(zhí)行方職責(zé)范圍內(nèi)的風(fēng)險節(jié)點
執(zhí)行方作為采購項目的具體操作者,需要全程參與整個采購項目執(zhí)行過程,出現(xiàn)問題的幾率最高。應(yīng)有相應(yīng)的配套管理措施,采購管理工作的執(zhí)行,不能僅靠執(zhí)行方的道德和自律維系。
(1)計劃制訂階段。由于高校采購設(shè)備的專業(yè)性、特殊性,決定了執(zhí)行方的計劃制訂方案具有一定的權(quán)威性,在后續(xù)的審核及批復(fù)階段通過的概率比較大。在采購管理方、決策層沒有充分介入的前提下,在計劃制訂過程中,可能存在計劃不合理、計劃與需要不符等情況,不能滿足實際需要。與此同時,受現(xiàn)行政策規(guī)定限制,項目采購計劃不能實時變更,這將在項目后續(xù)執(zhí)行過程中產(chǎn)生不良影響,造成國有資產(chǎn)的浪費。
(2)資金申請階段。各執(zhí)行方在沒有統(tǒng)籌規(guī)劃的背景下,容易導(dǎo)致資金劃分不清,形成多個利益小團體。如果執(zhí)行方根據(jù)小團體利益,盲目追求小而全的物資配置,不從實際出發(fā),最大限度地申請經(jīng)費,很可能出現(xiàn)物資大量閑置的問題,造成在學(xué)校范圍內(nèi)的資金重復(fù)投入或浪費。
(3)采購執(zhí)行階段。如果缺乏嚴(yán)格的制度約束,執(zhí)行方的權(quán)限將被無限放大,出現(xiàn)多種問題。若執(zhí)行方采購流程不規(guī)范,有意無意使采購項目規(guī)避學(xué)校的監(jiān)控,僅僅以完成采購項目為目標(biāo),將造成嚴(yán)重的國有資產(chǎn)流失。執(zhí)行方本身對采購工作不夠重視或者缺少必要的專業(yè)知識,在采購項目執(zhí)行過程中容易受限于供應(yīng)商,不能掌握主動權(quán);如果執(zhí)行方不能很好地權(quán)衡性價比,將造成資金的浪費;不良社會環(huán)境對執(zhí)行方也會造成影響,容易在采購過程中出現(xiàn)不正當(dāng)行為,使高校利益受損。
(4)采購項目后期的協(xié)議簽訂、驗收、建檔等工作是重要的延續(xù),許多工作需要依靠項目執(zhí)行方開展。采購目的和要求都是通過協(xié)議來實現(xiàn),執(zhí)行方缺少必要的商務(wù)知識和重視程度,都可能造成不利于高校的條款出現(xiàn),高校的基本利益很難得到保證;按照已簽訂的協(xié)議,購置的物資到校后需要驗收,執(zhí)行方需要保證供應(yīng)方按照技術(shù)要求交付貨物的同時,提供物資能夠發(fā)揮其作用的必要條件。執(zhí)行方重視不夠或不掌握產(chǎn)品的基本參數(shù)及性能,將造成驗收流于形式,不能及時發(fā)現(xiàn)其存在的問題。
3.2 管理方職責(zé)范圍內(nèi)的風(fēng)險節(jié)點
管理方作為高校采購工作的管理和間接參與者,需要在全校范圍內(nèi)對采購工作進(jìn)行管理和規(guī)范,具體包括相關(guān)管理辦法的制度、各種操作流程的規(guī)范、協(xié)助和服務(wù)執(zhí)行方完成采購項目。管理方將是風(fēng)險防控工作的基礎(chǔ),出現(xiàn)問題的波及面將是最大的。
(1)采購管理制度及操作流程規(guī)范是管理方的首要任務(wù),不全面的采購管理制度和不合理的操作流程,容易產(chǎn)生管理間隙,嚴(yán)重影響高校采購工作的順利開展,甚至產(chǎn)生阻礙作用。沒有完善的管理制度和操作流程,高校采購管理無從談起。
(2)管理方必須面對的問題,是采購項目管理程度和介入方式,由于高校的采購管理具有多面性,科研類物資專業(yè)性強,多伴有研發(fā)設(shè)計,需要一定的專業(yè)背景,這造成管理方在采購項目計劃的制訂、資金分配等階段的參與問題,過多干涉項目計劃的制訂,或?qū)椖坎荒芴岢隹尚行越ㄗh,都會造成項目計劃不合理或執(zhí)行難度高。同時在資金分配等涉及項目執(zhí)行方利益的階段,如果管理方不能從高校利益出發(fā),在全校范圍進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃,合理分配資金,也會間接造成大量資金的浪費。在采購過程中,管理方為執(zhí)行方提供方便的同時,不能堅守原則,將會放任各種問題的出現(xiàn)。在采購后續(xù)工作中,管理方如果不能發(fā)揮審核作用,為執(zhí)行方提供必要的商務(wù)支持,高校的基本利益將很難得到保證。
(3)管理方是高校物資采購的組織者,當(dāng)采購項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)違規(guī)操作甚至違法行為時,需要管理方具有一定的處理能力和秉公辦事的決心,這是維護學(xué)校利益的最后屏障。
3.3 決策層職責(zé)范圍內(nèi)的風(fēng)險節(jié)點
作為高校采購管理的決策層,是整個管理體系和管理思路的締造者,出現(xiàn)問題將是危害性最大的。決策層的管理思路與本校實際情況和相關(guān)法律法規(guī)匹配度,將是各項工作開展的基礎(chǔ),直接影響高校采購管理工作。在具體項目執(zhí)行過程中,對于執(zhí)行方和管理方的組織和協(xié)調(diào)也是決策層的重要任務(wù),高校采購管理工作需要校級決策層具有一定的領(lǐng)導(dǎo)智慧。
4 能夠采取的具體措施
加強高校采購規(guī)范化管理可以從制度建設(shè)、科技手段、人才培養(yǎng)等方面著手[4,5]。
4.1 制度建設(shè)
完善的管理制度和規(guī)范的操作流程是高校采購管理的基礎(chǔ),是采購管理工作的根本。具體措施包括:審批和復(fù)議機制、配合和制約機制、績效和評價機制。
(1)根據(jù)學(xué)校實際情況,建立項目計劃兩級審批和復(fù)議制度,由執(zhí)行方利用自身技術(shù)背景并結(jié)合實際需求,提出采購項目計劃,由學(xué)校管理方審核,對于大型、重點項目需要相關(guān)領(lǐng)域?qū)<艺撟C后,由校級決策層審核。在項目執(zhí)行過程中,結(jié)合實際情況對項目計劃進(jìn)行評估,根據(jù)執(zhí)行方的反饋意見,通過管理方對計劃進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整,保證設(shè)備采購計劃的合理性、有效性。
(2)針對采購項目執(zhí)行中出現(xiàn)的各類問題,建立執(zhí)行方和管理方之間相互協(xié)作、制約的監(jiān)督機制,能夠有效避免采購問題的出現(xiàn)。加強項目執(zhí)行方與管理方的協(xié)作關(guān)系,建立平等協(xié)作、相互監(jiān)督的工作關(guān)系,有利于采購工作的順利開展。簡化操作流程,為項目執(zhí)行提供方便的同時,能夠有效消除管理方和執(zhí)行方之間的隔閡。根據(jù)實際情況,推動項目信息公開,打破執(zhí)行方的封閉式采購環(huán)境,由管理方引導(dǎo)執(zhí)行方進(jìn)行公開采購,保證學(xué)校在采購過程中的優(yōu)勢地位。在采購后期延續(xù)工作中,由執(zhí)行方、管理方、供應(yīng)方三方共同參與,由管理方為執(zhí)行方提供必要的商務(wù)支持,方便采購協(xié)議的簽訂,維護學(xué)校的合法權(quán)益,實現(xiàn)三方的相互監(jiān)督和制約。
(3)建立績效和評價機制,對項目的計劃制定、購置操作、驗收維護等進(jìn)行綜合評價,并列入后續(xù)項目立項依據(jù),打破以往項目被動執(zhí)行的狀況。建立一套完整的評價指標(biāo)體系,由項目執(zhí)行方、管理方和決策層共同組織績效評價,對項目的各項投入產(chǎn)出進(jìn)行衡量,測算各項目的投入產(chǎn)出比,對于執(zhí)行順利的項目給予獎勵,提高執(zhí)行方和管理方的積極性的同時,引入憂患意識,增加違規(guī)操作成本。
4.2 科技手段
利用科技手段,可以將采購項目的執(zhí)行流程化和制度化,方便采購管理減低內(nèi)耗成本?,F(xiàn)在成型的科技管理手段包括:項目的申報和審批系統(tǒng)、采購的管理系統(tǒng)、物資資產(chǎn)管理系統(tǒng)等。項目執(zhí)行方和管理方都能從煩瑣的操作中解脫出來,提高采購管理效率。還可以利用數(shù)據(jù)收集和分析手段,建立供方數(shù)據(jù)庫、
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專家數(shù)據(jù)庫、項目執(zhí)行數(shù)據(jù)庫等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫,對項目執(zhí)行情況、專家的技術(shù)背景、供方的信用記錄等信息進(jìn)行統(tǒng)計,為后續(xù)的采購管理工作提供重要依據(jù)。
4.3 人才培養(yǎng)
完善的制度、先進(jìn)的管理手段都離不開人的執(zhí)行,加強人員隊伍建設(shè),提高項目執(zhí)行方及管理方的人員素質(zhì),培養(yǎng)具有專業(yè)背景同時熟悉商務(wù)知識的復(fù)合型管理人才,才是提高高校采購管理的關(guān)鍵所在。結(jié)合學(xué)校實際情況,對管理方進(jìn)行改革,建立新型的管理模式,通過管理方幫助執(zhí)行方對現(xiàn)有管理人員進(jìn)行培訓(xùn),使其成長為熟悉相關(guān)法律法規(guī)并具有一定的商務(wù)知識的管理人才,是高校培養(yǎng)高級采購管理人員的有效途徑。利用這些兼職執(zhí)行方管理人員和管理方全職人員,組建成全校范圍的采購管理團隊,將多方管理力量整合起來,可有效發(fā)揮制度和科技輔助手段的作用,保證高校采購管理工作有序、高效開展。
5 結(jié)束語
高校物資采購管理工作具有較強的行業(yè)特點,但高校采購工作也應(yīng)得到重視,并不能只靠管理者的道德和自律來維系。要通過管理制度的完善、科技手段的配合、復(fù)合型人才的培養(yǎng),構(gòu)建完整的高校采購管理工作監(jiān)管體系,將規(guī)范、高效有機結(jié)合,為高校的教學(xué)、科研工作順利開展創(chuàng)造條件。
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