時間：2023-07-24 16:16:33
序論：在您撰寫電子檔案管理模式時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；電子檔案；管理模式
大數(shù)據(jù)是繼云計算、物聯(lián)網(wǎng)之后又一次顛覆性技術(shù)革命，在短短的時間內(nèi)廣泛地影響甚至顛覆著各行各業(yè)。麥肯錫全球研究所將大數(shù)據(jù)定義為一種大規(guī)模的數(shù)據(jù)集合，具有海量的數(shù)據(jù)規(guī)模、快速的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、多樣的數(shù)據(jù)類型和價值密度低四大特征。由于大數(shù)據(jù)有極高的使用價值，使人們開始意識到大數(shù)據(jù)的重要性，有意愿主動地去學(xué)習(xí)、運(yùn)用這一新技術(shù)和理念，并將其運(yùn)用到各類管理中。大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨，改變了人們傳統(tǒng)的生活工作模式，給各個行業(yè)、產(chǎn)業(yè)都帶來了巨大挑戰(zhàn)，同樣也給檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展帶來勃勃生機(jī)。本質(zhì)上，檔案是對文字、圖片、影像等原始性符號的記錄方式。檔案數(shù)據(jù)信息資源在不停地增長中，因此，檔案足以稱之為大數(shù)據(jù)。在進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代之后，數(shù)字的存儲方式也在不斷發(fā)展及完善，減少了數(shù)據(jù)信息資源保管的成本。近幾年的檔案資源較多以數(shù)字化的方式存儲，更方便于保管與維護(hù)。因此，本文基于大數(shù)據(jù)時代背景下，對檔案管理工作進(jìn)行分析，順應(yīng)了時代的發(fā)展要求。
一、大數(shù)據(jù)時代對檔案管理的要求
（一）保證企業(yè)檔案存放與保存的完備性。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理與傳統(tǒng)檔案的管理的要求大有不同。從存放上來看，傳統(tǒng)的檔案大多是紙質(zhì)的、膠片的，種類單一，保管起來比較容易，而大數(shù)據(jù)往往帶來多樣化的信息載體形式，豐富了檔案的類型，包括音像、光盤、電子軟硬盤到數(shù)碼縮微檔案等。這些電子類檔案除了對基本保存的條件和場所有了更高的要求外，音像檔案要遠(yuǎn)離磁場，光盤要防磨損，硬盤要防震，電腦要保持電源穩(wěn)定，同時還要引入專用的設(shè)備來保護(hù)類型各異檔案的安全。從收集上看，大數(shù)據(jù)背景下的檔案材料種類較為復(fù)雜，各檔案資源的價值也參差不齊，給收集工作帶來了較大的困難。大數(shù)據(jù)時代的電子文件、數(shù)字檔案都面臨著因載體、格式、計算機(jī)技術(shù)的滯后以及保存標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不完善等帶來的潛在威脅。而大數(shù)據(jù)材料更新速度快，內(nèi)容和技術(shù)復(fù)雜這些特點為檔案管理人員在收集、歸檔上提出更高的要求，大大增加了檔案館館員的工作強(qiáng)度和工作難度。
（二）保證企業(yè)檔案的信息內(nèi)容安全性。檔案信息內(nèi)容安全是指防止檔案數(shù)據(jù)信息資源被非法的泄漏、篡改甚至破壞，給檔案管理的工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)背景下，往往產(chǎn)生很多數(shù)字化的檔案，數(shù)據(jù)越多，共享程度越高，就越難以保障信息的安全。企業(yè)檔案大部分保存在計算機(jī)中，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可能出現(xiàn)的計算機(jī)病毒、黑客攻擊、誤操作、信息失真等因素都會造成檔案信息丟失，這些信息安全隱患可能使企業(yè)檔案信息化為烏有，從而帶來難以估量的損失。根據(jù)有關(guān)安全管理的專家所稱，近百分之十的局域網(wǎng)遭遇到非法訪問的情況，目前的防火墻技術(shù)十分有限，難以阻擋黑客的入侵。假若某一局域網(wǎng)只是在邏輯上對檔案進(jìn)行歸檔，并未充分考慮到物理歸檔的重要性，假若這一網(wǎng)絡(luò)遭遇到破壞時，將對檔案管理的工作遭遇巨大的威脅。因此，在大數(shù)據(jù)時代背景下，保障對檔案保管的完備性、安全性、保密性是未來檔案管理的重中之重。
（三）數(shù)字化檔案管理的技術(shù)水準(zhǔn)。在大數(shù)據(jù)檔案管理中，技術(shù)作為檔案管理的基石，使檔案管理工作的重心發(fā)生了轉(zhuǎn)移。在傳統(tǒng)的檔案管理工作推進(jìn)時，由于存在著技術(shù)上的限制，使檔案管理工作偏重于檔案的保管，未能充分利用各類資源的檔案。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，可通過利用云計算技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)信息資源進(jìn)行加工，對其進(jìn)行再次開發(fā)利用，加大對檔案數(shù)據(jù)信息資源的利用。以各類數(shù)據(jù)庫為代表的大數(shù)據(jù)云服務(wù)器，能夠為檔案管理帶來較為強(qiáng)勁的索引及導(dǎo)航服務(wù)，加大了關(guān)系數(shù)據(jù)庫的運(yùn)用，促進(jìn)檔案管理將重心放在索引的優(yōu)化、非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)信息資源的開放等方面。
二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)
（一）大數(shù)據(jù)時代檔案管理的思維轉(zhuǎn)變過慢。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，大數(shù)據(jù)時代對檔案數(shù)據(jù)信息資源的完備性、安全性、保密性提出了更高的要求，這需要檔案管理工作人員提升這種思維意識。檔案管理存在的重心應(yīng)當(dāng)及時從保管到利用轉(zhuǎn)移，即利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對原始檔案數(shù)據(jù)信息資源及時進(jìn)行開發(fā)、再次利用，注重檔案數(shù)據(jù)信息資源潛在價值的開發(fā)與利用。因此，對于檔案管理人員來說，應(yīng)當(dāng)及時改變思維模式，努力挖掘檔案數(shù)據(jù)信息資源所蘊(yùn)藏的重要價值，從原先的粗放式信息保管向精確管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變。
（二）數(shù)字化檔案歸檔和存檔存在著問題。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)信息資源的技術(shù)提出了更高的要求，存檔歸檔問題也更加復(fù)雜。伴隨著多媒體設(shè)備的運(yùn)用，檔案資源不僅以文字、圖片等形式存在，還包括了語音等其他非標(biāo)準(zhǔn)化信息的方式存在。數(shù)字化的檔案資源如果離開了一定的特殊環(huán)境就失去了可讀性，增加了檔案數(shù)據(jù)信息資源的歸檔和存檔的難度。
（三）檔案數(shù)字化管理未有統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。由于各檔案館以及企業(yè)檔案管理部門的數(shù)據(jù)庫及管理軟件參差不一，無法進(jìn)行有效的信息共享，形成了一個個的信息孤島。對于大數(shù)據(jù)時代的到來，無法進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息資源的共享就無法發(fā)揮出檔案數(shù)據(jù)信息資源的最大效用。目前，不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件未能有地的按照國際標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行執(zhí)行，檔案管理功能較為單一，標(biāo)準(zhǔn)化水平較低、數(shù)據(jù)信息資源不盡完善。若這種情況繼續(xù)持續(xù)下去，必將會對檔案數(shù)據(jù)信息資源的共享帶來更多的不確定性。
三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下的企業(yè)檔案管理模式
（一）建設(shè)大數(shù)據(jù)資源信息平臺，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息資源的共建共享。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理的信息化需要各檔案管理部門實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息資源聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)資源的互通互用。為使其發(fā)揮最大效用，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建以省為單位的檔案數(shù)據(jù)信息資源的檢索服務(wù)。通過這種數(shù)據(jù)庫的檢索，涵蓋了省內(nèi)各檔案管理部門的檔案數(shù)據(jù)信息資源，向各級機(jī)構(gòu)提供服務(wù)，最大程度上提升檢索的效率。此外，此檢索中心的建成，也會有利于避免檔案數(shù)據(jù)信息資源的重復(fù)構(gòu)建，節(jié)省了大量的人力、財力及物力。各檔案管理部門通過這種檢索中心能夠借閱、審批及利用檔案資源，這些部門只需要按照標(biāo)準(zhǔn)化要求對檔案數(shù)據(jù)信息資源進(jìn)行歸檔即可。
（二）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。隨著大數(shù)據(jù)的進(jìn)一步應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再能夠適應(yīng)社會時代的發(fā)展要求，亟待與時俱進(jìn)，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員的提升可從以下兩個方面著手進(jìn)行改進(jìn)：第一個，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)保持著與時俱進(jìn)的時代意識，不斷更新自己的知識及技術(shù)水平，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求；其次，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)熟悉大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠充分利用先進(jìn)的技術(shù)手段實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息資源的開發(fā)及利用，擴(kuò)大檔案數(shù)據(jù)信息資源的利用范圍。
（三）健全及完善大數(shù)據(jù)時代背景下檔案數(shù)據(jù)信息資源的安全性。大數(shù)據(jù)時代的檔案管理，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮平臺優(yōu)勢，構(gòu)建有利于檔案管理人員及檔案數(shù)據(jù)信息資源提交人員的操作軟件平臺?？蓮囊韵氯齻€方面進(jìn)行著手：第一，需要不斷改進(jìn)及完善檔案管理單位的信息化水平，使其能夠擁有大數(shù)據(jù)平臺；第二，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)平臺的優(yōu)勢，將檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)與其進(jìn)行深入整合，不斷改進(jìn)檔案管理工作的流程；第三，在不斷提升大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案數(shù)據(jù)信息資源的安全性，嚴(yán)控檔案管理部門的內(nèi)部制度，保障檔案管理部門的安全性。
四、小結(jié)
大數(shù)據(jù)時代的來臨，勢必會對檔案管理工作帶來巨大的挑戰(zhàn)。然而挑戰(zhàn)與機(jī)遇之間是并存關(guān)系，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷努力，抓住機(jī)遇，積極學(xué)數(shù)據(jù)的理論與技術(shù)知識。大數(shù)據(jù)時代的檔案管理將會不斷獲得新的突破，使其蘊(yùn)含的巨大價值得以有效開發(fā)及利用。
【參考文獻(xiàn)】
[1]董凌峰,,吳真瑋.政務(wù)云平臺信息共享的三方博弈模型及對策分析[J].統(tǒng)計與決策,2016(19):49-53.
[2]趙彥昌,段雪茹.大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息資源整合的SWOT分析[J].北京檔案,2016(11):9-11.
[3]胡樹煜,孫士宏,金丹.大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源共享平臺建設(shè)研究[J].蘭臺世界,2015(35):134-135.
[4]湯亞男.大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的問題與對策[J].中外企業(yè)家,2015(12):113.
[5]賴娜.大數(shù)據(jù)時代的檔案信息資源"云"共享研究[J].機(jī)電兵船檔案,2014(06):69-71.
[6]吳青霞.論大數(shù)據(jù)背景下檔案管理"價值鏈"的生成[J].檔案,2016(6):51-54.
[7]董凌峰,.基于云計算的政務(wù)數(shù)據(jù)信息共享平臺構(gòu)建研究——以"數(shù)字福建"為例[J].現(xiàn)代情報,2015(10):76-81.
[8],董凌峰,吳真瑋.基于系統(tǒng)動力學(xué)的政務(wù)信息共享博弈分析[J].電子科技大學(xué)學(xué)報(社科版),2017(01):35-42.
[9]喬瑞花.檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下面臨的挑戰(zhàn)及對策分析[J].創(chuàng)新科技,2015(6):82-84.
一、檢驗科的具體管理工作
吉林省醫(yī)療資源豐富。醫(yī)療機(jī)構(gòu)分布也比較廣泛，有大約三十家三級甲等醫(yī)院，二級甲等醫(yī)院數(shù)量更是龐大。各醫(yī)院檢驗科的工作強(qiáng)度很大。對于存儲數(shù)據(jù)和檔案管理方面需要更大的人力資源投入和空間利用。隨著電子信息技術(shù)的介入，檢驗科的檔案管理模式也轉(zhuǎn)變成了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)控制管理的模式。傳統(tǒng)管理模式，通過手工登記、匯編成文字檔案，然后把書面檔案進(jìn)行統(tǒng)計分類，可想而知這項工作的難度。隨著計算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檢驗科建立了檢驗科信息管理系統(tǒng)（LIS），實施了條碼技術(shù)，并且在此基礎(chǔ)上建立了檢驗科電子檔案管理模式。檢驗科檔案管理大致分為數(shù)據(jù)檔案、倉庫檔案、考核檔案、職工檔案、行政管理檔案和內(nèi)部資料檔案等。各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)分工明確，各盡其責(zé)。為檢驗科的分析、備案、處理和統(tǒng)計等打好基礎(chǔ)。檢查科電子檔案管理模式的建立為科主任的科學(xué)管理決策提供了現(xiàn)代化的有利條件，并且促進(jìn)了科室的發(fā)展和進(jìn)步，使人性化的管理和科學(xué)化、系統(tǒng)化的管理有機(jī)結(jié)合，提高我們的工作效率，有利于單位和個人的良好發(fā)展。
二、檢驗科電子檔案管理模式
一、電子檔案管理存在的問題
信息的發(fā)展，使得“無紙化”管理進(jìn)入辦公室檔案管理的階段。傳統(tǒng)的檔案管理主要是集中式管理和分散式管理兩種方式。這兩種方式不能完全符合電子檔案的特點。所以，對電子檔案的管理存在以下幾個問題。
（一）電子檔案的歸檔問題
電子檔案的歸檔主要的第一手資料來源于紙質(zhì)文件，每一份的紙質(zhì)文件都來自于各個辦公部門。而辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計時，并沒有檔案工作者的參與，而是有各個部門人員錄入，這就造成了電子文件的歸檔不完整，問題的考慮并不全面等一系列的問題。
（二）紙質(zhì)文檔跟電子文檔分離
很多企業(yè)在對電子檔案的管理中，認(rèn)為電子檔案可以完全替代紙質(zhì)檔案，所以忽略了紙質(zhì)檔案在電子檔案管理中的重要作用。電子檔案由各個部門錄入管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案就不再保留，這給以后信息的核對帶來了很大的問題。如果管理系統(tǒng)出現(xiàn)問題，不能及時備份，那么，信息將會永久流失。
（三）電子檔案存儲載體不安全[6]
現(xiàn)在的企業(yè)很多的電子檔案直接存儲在硬盤上，存取的方式十分簡單，沒有備份，沒有加密，對硬盤的保存也沒有十分的重視。這就使得電子檔案的存儲面臨很大的威脅。這種方式雖然存儲成本低，方式簡便，但是如果系統(tǒng)一旦崩潰，電子檔案的損失也將不可挽回。
二、基于數(shù)據(jù)庫的電子檔案管理模式
針對上面對現(xiàn)在企業(yè)電子檔案管理存在的問題的分析，結(jié)合數(shù)據(jù)庫存儲的強(qiáng)大優(yōu)勢，提出基于數(shù)據(jù)庫的電子檔案管理模式。
各部門將紙質(zhì)文件一一歸檔，錄入各部門的分?jǐn)?shù)據(jù)庫中。各分?jǐn)?shù)據(jù)庫及時對數(shù)據(jù)庫中的文檔進(jìn)行備份，并適時的更新，這些備份和更新也會同步到中心數(shù)據(jù)庫中，從而保證了電子文檔備份和更新，使存儲更加安全可靠。
三、基于數(shù)據(jù)庫的電子檔案管理模式流程
根據(jù)第二小節(jié)提出的基于數(shù)據(jù)庫的電子檔案管理模式框架，結(jié)合企業(yè)文檔管理的實際，對電子檔案管理的流程進(jìn)行詳細(xì)的介紹。
（一）文檔錄入
文檔的錄入工作主要來自于各部門的第一手資料。這里，各部門需要將紙質(zhì)文檔和電子文檔有效的合理利用，從而保證電子文檔的質(zhì)量、準(zhǔn)確性和完整性。
（二）權(quán)限設(shè)置
權(quán)限的設(shè)置并沒有的流程圖中展示出來。對于文檔的管理，權(quán)限是很重要的模塊之一。其中，錄入、查詢、修改和刪除更新，這些操作都需要權(quán)限的約束，來防止不同部門對數(shù)據(jù)的更改，導(dǎo)致數(shù)據(jù)失去其原有的真實性。
（三）信息提取
信息提取主要對文檔的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分析，提取對不同部門有效的信息。例如對于銷售部門的數(shù)據(jù)，相關(guān)的銷售明細(xì)等文檔就十分重要，這些數(shù)據(jù)的提取能夠減少相關(guān)人員的工作，比較直觀，正確。
（四）信息規(guī)范和備份
信息規(guī)范主要是在文檔的錄入等操作時需要建立一系列的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，從而對不同的電子文檔進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理，減少電子文檔因為格式等問題在存儲在數(shù)據(jù)庫中的損失。備份是在數(shù)據(jù)庫存儲的時時刻刻都存在的一項重要的任務(wù)。及時定期的備份，能夠在突發(fā)事件的發(fā)生時，進(jìn)行及時的反應(yīng)，降低電子文檔的損失。
電子文件的出現(xiàn)對檔案部門是一個極大挑戰(zhàn)，電子政務(wù)的迅速發(fā)展又使檔案部門面臨嚴(yán)峻考驗，檔案部門能否在電子政務(wù)中發(fā)揮應(yīng)有的作用，關(guān)系到檔案部門是否被邊緣化的問題。靜安區(qū)檔案局本著對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，分析電子政務(wù)的應(yīng)用與發(fā)展的狀況，總結(jié)多年來推廣電子文件歸檔管理的經(jīng)驗，提出了應(yīng)對策略和實施方案。我們認(rèn)為，檔案部門是否能夠真正依照檔案管理規(guī)則搜集文件和按照保管期限去履行電子文件的保管責(zé)任，是檔案部門能否介入電子政務(wù)的關(guān)鍵。由于大型網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用，電子文件的保存實際上由技術(shù)人員負(fù)責(zé)，檔案人員僅限于邏輯上的管理，對于很多可以導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫文件流失的因素，檔案人員是無能為力的。再加上本身的計算機(jī)技術(shù)水平的局限，要求檔案人員對歸檔電子文件進(jìn)行有效控制是困難的。為此，靜安區(qū)檔案局在開發(fā)歸檔接口系統(tǒng)時，規(guī)避了許多不利的因素，把檔案管理的規(guī)則通過技術(shù)措施加以貫徹，使各部門檔案人員可以實施有效管理。
努力消除技術(shù)因素的影響，最大限度地降低電子文件對設(shè)備的依賴性，最大程度地提高檔案人員對歸檔電子文件的控制力
靜安區(qū)檔案局在區(qū)政務(wù)內(nèi)網(wǎng)的公共信息平臺上建立的歸檔系統(tǒng)，是以B/S方式供全區(qū)61家單位1000多名機(jī)關(guān)干部共同使用。系統(tǒng)有二個進(jìn)口，一個與公共信息平臺上協(xié)同辦公系統(tǒng)對接，直接接收辦結(jié)完畢的歸檔電子公文，另一個可以通過本地搜集，由業(yè)務(wù)人員瀏覽本地機(jī)上需要歸檔的文件，進(jìn)行上傳操作。各部門的檔案人員通過歸檔系統(tǒng)進(jìn)行接收、整理、提供利用等檔案管理活動。系統(tǒng)對文件歸檔、接收的環(huán)節(jié)設(shè)置了一些技術(shù)措施，例如協(xié)同辦公系統(tǒng)中已辦結(jié)的文件要求以XML 格式將全文信息、背景信息連同附件直接送到歸檔系統(tǒng)中，兩個系統(tǒng)同時記錄操作時間和操作者，明確文件歸檔過程的責(zé)任。各部門的歸檔文件實際上是集中存放到檔案局控制的數(shù)據(jù)服務(wù)器中，由檔案局的技術(shù)人員負(fù)責(zé)對數(shù)據(jù)庫的維護(hù)。為了使各部門檔案人員的這種邏輯管理轉(zhuǎn)化為物理管理，靜安區(qū)檔案局又開發(fā)了一個脫機(jī)保管系統(tǒng)，將各部門的歸檔電子文件按照年度、保管期限、分類的排序刻錄到光盤上，再返回給各部門。該光盤自帶檢索工具，光盤中的文件按照傳統(tǒng)的文件組織方式，文件的內(nèi)容、背景信息自動鏈接。光盤中的說明文件，概要描述了文件的歸檔時間、責(zé)任人、操作人以及運(yùn)行環(huán)境等等。該光盤可以獨立運(yùn)行，但同時又被脫機(jī)保管系統(tǒng)和紙質(zhì)賬簿同時兼管。
消除技術(shù)因素就是擺脫原有的應(yīng)用系統(tǒng)，將復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的管理方式簡化載體管理。脫機(jī)保管系統(tǒng)有二個重要技術(shù)特點：一是自動驅(qū)動刻錄機(jī)，數(shù)據(jù)在封閉的狀態(tài)下脫機(jī)，消除了人為因素，且操作簡便，二是對脫機(jī)光盤的可靠性由系統(tǒng)自動檢測，根據(jù)規(guī)定期限，系統(tǒng)提示管理人員將庫房中保存的光盤取出，進(jìn)行可靠性檢測，實施有效保存。
事實上靜安區(qū)檔案局同時保留了相同內(nèi)容的二套光盤，一是滿足了歸檔電子文件異地存放的要求，二是等到檔案館正式接收各部門歸檔電子文件時，只要履行相關(guān)的手續(xù)，防止到了進(jìn)館的期限，這些歸檔電子文件已經(jīng)流失。檔案局和部門檔案室采取這種異地保管的方式，降低了數(shù)據(jù)集中存放的風(fēng)險，因為大型網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的保管成本很高，而且技術(shù)進(jìn)步導(dǎo)致數(shù)據(jù)遷移是必然的，當(dāng)數(shù)百萬條記錄的數(shù)據(jù)庫遷移到新的數(shù)據(jù)庫中，要保持和全文信息、背景信息等數(shù)據(jù)的對應(yīng)，出錯的概率很高，此外還有其他很多不安全因素，也是目前檔案部門實際條件所不能控制的。消除技術(shù)因素的影響，采取脫機(jī)保管，是檔案部門有效管理歸檔電子文件的一種比較簡便方法。
建立電子文件歸檔范圍與保管期限表，形成規(guī)范、有序的管理模式
計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的辦公模式，大量的文件都是在網(wǎng)上形成、流轉(zhuǎn)，政府的信息公開、行政審批受理、項目招標(biāo)等等都已經(jīng)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，但是這些記錄著政府各職能部門重要活動的電子文件的保存還沒有一個規(guī)范。什么東西需要歸檔、什么東西不需要歸檔、歸檔的電子文件需要保存多長時間、如何歸檔，這些細(xì)節(jié)都應(yīng)該明確規(guī)定。前一時期，我們曾需要查閱一個關(guān)于信息化工作的文件，在政府的外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)的相關(guān)系統(tǒng)中都沒有查到，在檔案局的歸檔管理系統(tǒng)中也沒有查到，一個在網(wǎng)上的重要文件無形中失蹤了。具有諷刺意味的是，在系統(tǒng)的垃圾筒里找到了這個文件。這件事情充分暴露了檔案管理的規(guī)則并沒有深入到電子政務(wù)中，電子文件歸檔管理還處于一種隨意狀態(tài)。如果電子政務(wù)中形成的電子文件的保存繼續(xù)處于這種無序狀態(tài)，客觀上會對電子政務(wù)的應(yīng)用效力打上折扣。因此，針對著電子政務(wù)的特點，靜安區(qū)檔案局將電子文件歸檔范圍和保管期限表插入到歸檔系統(tǒng)中，各單位的業(yè)務(wù)人員對于應(yīng)歸檔的文件一目了然，檔案人員也可以按照系統(tǒng)的提示督促業(yè)務(wù)人員按要求歸檔。
歸檔范圍與保管期限的設(shè)置從管理上采用自上而下和自下而上的流程，由檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科按照國家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求結(jié)合靜安區(qū)的實際情況制定一個通用類目表輸入系統(tǒng)中，各單位再按照這份通用表制定本單位的歸檔類目表，其中要明確各類文件開放程度，檔案局經(jīng)過審查后，歸檔類目表才能生效。業(yè)務(wù)人員在歸檔時，系統(tǒng)自動會跳出與其業(yè)務(wù)相關(guān)的歸檔類目的清單，業(yè)務(wù)人員只要用鼠標(biāo)點擊相關(guān)的條目，該文件的保管期限、開放程度就自動生成。系統(tǒng)按照歸檔類目表設(shè)置了統(tǒng)計功能，各單位應(yīng)歸檔和已歸檔的文件隨時可以統(tǒng)計出來，檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科和各單位檔案人員可以很方便地了解歸檔情況。通過這種方法，各單位的業(yè)務(wù)人員、檔案人員、檔案局的管理人員相互職責(zé)明確，電子文件歸檔管理處于一種可控的狀態(tài)。
靜安區(qū)政府將檔案局的這項舉措被靜安區(qū)政府列入?yún)^(qū)重點實施項目，區(qū)信息委也大力支持檔案局推行電子文件歸檔管理，目前已經(jīng)有80%的單位實現(xiàn)了電子文件歸檔管理。
探索應(yīng)用新技術(shù)，保障電子文件的真實性，努力實現(xiàn)電子檔案的管理價值
電子文件是技術(shù)進(jìn)步的產(chǎn)物，不斷發(fā)展的新技術(shù)又改變著電子文件的表現(xiàn)形式，這種動態(tài)因素給檔案部門長期有效保存電子文件帶來很多麻煩。為了以防萬一，一些檔案部門往往采用“雙套制”的方式，即相同內(nèi)容的文件同時保存紙質(zhì)和電子的雙套，這是必要的。但是，長期甚至永久的采用“雙套制”，這對于檔案部門在電子政務(wù)中的地位是不利的，因為這只能說明檔案部門無力管理電子文件。盡管電子政務(wù)已經(jīng)實行單軌制，而檔案部門還不得不把電子文件復(fù)制成紙質(zhì)文件，作為檔案保存，對于檔案人員來講也加重了工作負(fù)擔(dān)。靜安區(qū)檔案局對“雙套制”作了這樣規(guī)定，保管期限30年以上的文件采用“雙套制”，10年以下（包括10年）的文件按照本單位的實際情況，可以實行單軌制。目前電子文件有效保存10年，已經(jīng)沒有什么問題，然而，10年中要證明歸檔電子文件的真實性還是有些問題。我們不能僅僅依靠著錄元數(shù)據(jù)來證明電子文件的真實性，因為電子文件易修改性的缺陷不能靠人為的辦法去彌補(bǔ)。引進(jìn)電子簽章技術(shù)，是2007年是靜安區(qū)檔案局作為課題研究的探索，希望通過技術(shù)手段去實現(xiàn)電子文件真實性的確認(rèn)。如果檔案部門能夠以單軌制的方式與電子政務(wù)接軌，哪怕只局限與短期檔案，那么，檔案部門可以爭得電子政務(wù)中的一席之地。
從目前掌握的資料來看，電子簽章的技術(shù)應(yīng)用到歸檔電子文件中已經(jīng)不是問題，但是檔案部門如何進(jìn)行數(shù)字認(rèn)證的管理卻是一個復(fù)雜的問題，這需要會同有關(guān)部門共同研究解決，無論如何，積極開拓新技術(shù)去樹立電子檔案的地位，是電子政務(wù)實施檔案管理的必經(jīng)之路。
關(guān)鍵詞：電子信息化管理模式；檔案管理；作用；煤炭行業(yè)
當(dāng)前，我國煤炭行業(yè)的發(fā)展已成為社會發(fā)展中的一個熱點。煤炭行業(yè)中的檔案管理工作隨著社會的發(fā)展逐漸開始健全起來。但是由于煤炭企業(yè)的一些條件限制，還在采用傳統(tǒng)的檔案管理模式。電子信息化管理模式的提出改革了煤炭企業(yè)的檔案管理。相對于傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，電子信息化管理模式針對的是信息化電子文件，改變了以往檔案資料必須呈現(xiàn)在紙質(zhì)文件上的固有模式，借助計算機(jī)和現(xiàn)代辦公軟件就可以進(jìn)行閱讀。同時電子信息化管理模式處理和傳遞檔案資源的效率也大大高于紙質(zhì)文件，不受時間和空間的限制而實現(xiàn)共享，是一種簡單、高校進(jìn)行檔案管理工作的現(xiàn)代模式。下文中主要針對電子信息化模式的基本概念和特點進(jìn)行概括，探討其在煤炭行業(yè)檔案管理工作中的作用等問題。
一、電子信息化管理模式的概括
（一）電子信息化管理模式的概念
電子信息化管理模式是基于當(dāng)下社會信息化、科技化發(fā)展而產(chǎn)生的一種模式。所謂的電子信息化管理模式往往是指在現(xiàn)代大中小型企業(yè)的檔案管理工作中利用計算機(jī)磁盤、硬盤、U盤或者其他化學(xué)磁性材料進(jìn)行檔案材料的貯存手段，其管理的檔案材料內(nèi)容主要包含了圖片、信件、報表、圖紙等。是一種相對而言的面積要求低、環(huán)境要求高的檔案管理模式。
（二）電子信息化管理模式的特點
電子信息化管理模式的特點是在計算機(jī)及其相關(guān)軟件技術(shù)的發(fā)展之下產(chǎn)生的。當(dāng)下的電子信息化管理模式是一種巨大變革之下的全新檔案管理模式，這種模式的操作不能離開計算機(jī)以及相關(guān)現(xiàn)代辦公軟件的支持，整個過程的檔案生成、歸檔、貯存、簽發(fā)、查閱都必須以機(jī)讀形式存在。
往往在電子信息化管理模式中，收集和貯存的檔案信息必須要精確、真實、有價值，這就給其提出了要求，整個電子信息化管理模式是一個去偽存真的模式，是一個“去其糟粕取其精華”的模式，是一個嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的模式。
電子信息化管理模式是在傳統(tǒng)檔案管理模式之上進(jìn)行積極改革、更新、改善而建立的一個開放性的全新的檔案管理工作體系。是對從前傳統(tǒng)檔案管理工作必要補(bǔ)充的模式，也是以提高檔案管理工作質(zhì)量和效率為目的的模式。改變了以往檔案管理不規(guī)范、管理封閉、管理銜接不嚴(yán)密等問題。
二、電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作中的具體作用
取代煤炭行業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理模式是電子信息化管理模式的一種應(yīng)用。在煤炭行業(yè)的檔案管理工作中，電子信息化管理模式能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文件記錄的文字、報表、信件等利用計算機(jī)的現(xiàn)代辦公軟件形成數(shù)字記錄的電子文件。電子信息化管理模式使得煤炭行業(yè)的檔案管理更加快捷，讓其具有可修改性、可共享性、高速傳遞性、快速貯存性等特點。正常情況下，電子信息化管理模式主要依靠的是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)對于檔案管理的現(xiàn)代化、自動化、智能化以及信息化。因此，電子信息化管理模式對于煤炭行業(yè)檔案管理工作中的具體作用表現(xiàn)如下。
一是電子信息化管理模式能夠促進(jìn)煤炭行業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量的提高，利用檔案信息的電子檔案形成所有檔案管理工作流程的自動化，從而省去了大量的中間人工操作環(huán)節(jié)，大大提高檔案工作的效率。檔案工作人員有足夠多的時間去審核、檢查檔案信息的真實性、價值性等，使檔案工作在保證實效性的同時保證了質(zhì)量。
二是通過電子信息化管理模式中的檔案管理方式以及辦公自動化軟件，實現(xiàn)了煤炭行業(yè)的檔案資源信息共享。將現(xiàn)代化辦公自動化軟件和檔案管理系統(tǒng)加以連接，便能夠讓檔案資料的電子檔案從收集到查閱實現(xiàn)一體化操作，使檔案資料歸檔和查閱同步。最終讓煤炭行業(yè)從業(yè)人員以及社會人士查閱與煤炭檔案資源相關(guān)的信息更加便利，促進(jìn)煤炭行業(yè)檔案管理工作的推進(jìn)以及檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新。
三是煤炭行業(yè)的檔案管理工作相當(dāng)復(fù)雜，檔案內(nèi)容涉及了運(yùn)營、生產(chǎn)、技術(shù)、科技、實物等，類別相當(dāng)復(fù)雜，查閱和檢索過程較為漫長。電子信息化管理模式可以確保檔案在查閱和檢索過程中的快速性、精確性。煤炭行業(yè)在傳統(tǒng)檔案管理工程中檔案查閱和檢索需要大量檔案管理人員通過人工操作查找的方式在大量龐雜和類別多樣的檔案當(dāng)中進(jìn)行找尋需要的檔案，這樣的檢索和查閱模式不僅效率低下，而且誤差率極高，也浪費(fèi)了大量的時間和人力。使用電子信息化管理模式能夠利用現(xiàn)代辦公管理軟件高效、精確地查閱到所需要的檔案資料信息。而在現(xiàn)代化辦公軟件中可以為檔案管理人員提供模糊查找、精確查找和分類查找等多種檢索方法，讓檔案管理人員工作的檢索和查閱過程更加方便、更加高效、更加準(zhǔn)確。
四是電子信息化有效提高了煤炭行業(yè)檔案管理過程中的檔案保存時長。煤炭行業(yè)引起工作環(huán)境的特殊性，其檔案管理中的保存工作一直都是一個重點環(huán)節(jié)。由于環(huán)境問題的影響，煤炭行業(yè)的檔案管理中常常會出現(xiàn)某些檔案資料缺失、丟失或者是保存不當(dāng)無法使用等問題。這是因為煤炭行業(yè)的檔案管理中檔案保存加工流程多，而且繁瑣，加工之后的保存也由于特殊的生產(chǎn)環(huán)境容易對檔案造成一定程度的毀壞。而電子信息化管理模式能夠?qū)n案管理人員從加工環(huán)節(jié)中解放出來，采用計算機(jī)現(xiàn)代辦公軟件完成加工工作，提高檔案加工效率。最后使用電子檔案進(jìn)行保存，確保檔案貯存的安全性。
三、電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作各階段中的作用
煤炭行業(yè)檔案管理工作是分階段進(jìn)行的，由于煤炭行業(yè)所涉及的科技、技術(shù)、實物等檔案管理，就涉及到很多保密環(huán)節(jié)、鑒定環(huán)節(jié)等。因此，電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作的每個階段都有其一定的作用，具體表現(xiàn)如下。
一是在煤炭行業(yè)檔案管理的收集階段，利用電子信息化模式中的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就可以實現(xiàn)自動收集網(wǎng)絡(luò)電子檔案的工作，并形成一個龐大的煤炭行業(yè)的檔案資源共享數(shù)據(jù)庫。
二是利用計算機(jī)的現(xiàn)代辦公軟件可以在檔案管理的整理環(huán)節(jié)對電子檔案進(jìn)行科學(xué)的有序化處理，讓電子檔案形成邏輯目錄。
三是對于電子信息化管理模式而言，檔案管理保密環(huán)節(jié)是相當(dāng)重要的，既要防止黑客篡改共享資源因特網(wǎng)的地址，也要防止核心檔案資料的被竊取。因此，對電子檔案分級保存，加設(shè)多層防護(hù)密碼，設(shè)置使用權(quán)限，以保障檔案管理的保密階段安全。
四是鑒定環(huán)節(jié)是對電子檔案鑒定的過程，利用電子信息模式的生成條件和可取性進(jìn)行鑒定。
五是煤炭行業(yè)的檔案服務(wù)模式需要在檔案管理中強(qiáng)調(diào)利用環(huán)節(jié)，利用電子信息化管理模式可以建立檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化管理，增加各種檢索和查閱方式，提供多種閱讀方法，為檔案的閱讀和檢索提供方便，使煤炭行業(yè)的檔案服務(wù)更上一層樓。
六是在統(tǒng)計環(huán)節(jié)主要依靠的是電子信息管理模式中的計算機(jī)自動系統(tǒng)來實現(xiàn)，大大降低統(tǒng)計環(huán)節(jié)的時間浪費(fèi)和人工浪費(fèi)，保障統(tǒng)計環(huán)節(jié)的效率以及精確。
四、結(jié)語
社會信息科技不斷發(fā)展，電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)的檔案管理中運(yùn)用是必然的趨勢，也是廣大大中小型企業(yè)的必然選擇。電子信息化管理模式的作用直接彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足，為檔案管理作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
[1]任曉云.電子信息化管理模式在檔案管理中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（01）.
[2]和夢吉.企業(yè)檔案信息化建設(shè)對策研究[D].山東大學(xué)，2012.
[3]楊振春.信息化在檔案資源管理中的作用[J].華章，2013（06）.
【關(guān)鍵詞】檔案管理；電子信息化；管理模式
一、新時代下發(fā)展檔案管理電子信息化的必然性
電子信息化模式下的技術(shù)發(fā)展改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，互聯(lián)網(wǎng)時代有大量的辦公軟件被開發(fā)出來，被人們用于工作生活中。利用軟件進(jìn)行的工作方便快捷，準(zhǔn)確性高，利于查找也利于記錄。電子信息化幾乎取代了大部分的傳統(tǒng)管理方式。新的電子信息化的管理模式已經(jīng)成為了新時代信息管理的主要模式。
二、電子信息化下的新檔案管理模式的優(yōu)勢
計算機(jī)是互聯(lián)網(wǎng)時代必不可少的生產(chǎn)力工具，通過將文字、聲音、圖片、視頻等傳入計算機(jī)，可以使檔案變?yōu)閿?shù)字形式，即快捷可更改，又能夠及時分享，存儲安全且便捷，比起傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)勢極大。
（一）檔案的共享與辦公自動化
在全社會進(jìn)入辦公自動化的背景下，資料的錄入工作變得輕而易舉，辦公系統(tǒng)可以輕松與檔案管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)資源實時共享，信息一體化，同時，檔案的歸檔也可以實時進(jìn)行，實現(xiàn)檔案整理的同步。這樣既有利于檔案的利用與整理，又有利于辦公自動化的發(fā)展，增加了工作效率。
（二）更快的檢索檔案
電子信息化最大的優(yōu)勢，便是效率。傳統(tǒng)的信息查詢不僅慢而且低效，這種低效不僅僅是在時間上，也表現(xiàn)在正確率上，而電子信息化下的檔案管理，既快速，又準(zhǔn)確，極難出現(xiàn)錯誤，而具體使用的時候，既能精確查找，又能模糊查找，極為方便。在增加了工作效率的同時，也減少了工作人員的負(fù)擔(dān)。
（三）時效性和管理效率
傳統(tǒng)檔案管理模式流程繁瑣，這加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，這使得檔案管理的效率同步降低，而新的電子信息化的檔案管理，優(yōu)化了管理流程，提升了管理效率，檔案的產(chǎn)生到使用精確迅捷。因為減少了大量人工操作環(huán)節(jié)，利用檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案的管理與錄入，減少了許多人工操作的失誤，所以大大提升了檔案的管理效率，使檔案管理人員可以有足夠多的時間去保證檔案的真實性和質(zhì)量。
（四）簡化了管理流程，加大了信息存儲能力
檔案管理工作是一項非常復(fù)雜的工作，涉及到許多方面，傳統(tǒng)的檔案管理工作是通過大量的檔案管理人員經(jīng)過反復(fù)整理和查閱在復(fù)雜多樣的檔案庫里找尋需要的檔案，這樣效率低下，誤差多，時效性差，也浪費(fèi)了大量時間。在檔案進(jìn)行存儲的時候，也會因為傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的復(fù)制性而難以錄入，并且還有信息錄入量太少，大量的信息難以錄入的問題。而新的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，可以高效精準(zhǔn)的查閱和錄入資料。并且因為電子信息化的檔案管理系統(tǒng)讀寫方便的原因，即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫，納入檔案管理的系統(tǒng)當(dāng)中。
（五）優(yōu)秀的存儲媒介
傳統(tǒng)的檔案管理的存儲媒介大都是紙質(zhì)的，文件體積大，易受潮，易燃燒，不易備份，不易保存，不易轉(zhuǎn)移的問題。容易出現(xiàn)火災(zāi)或自然災(zāi)害后檔案丟失的現(xiàn)象，這極不利于檔案管理工作的展開。而電子信息化的檔案管理則很好的避免了這個問題。電子信息化的檔案管理容易備份，而且利用硬盤存儲體積小，重量輕，發(fā)生災(zāi)害時易轉(zhuǎn)移。即使是水浸或者被切割，也有技術(shù)手段可以修復(fù)。而且可以利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行備份，資料很難丟失。
三、電子信息化下檔案管理的新職責(zé)
（一）收集信息
借助計算機(jī)系統(tǒng)為載體，收集需要的信息錄入網(wǎng)絡(luò)，存儲電子檔案。完成建立網(wǎng)絡(luò)電子檔案的工作，建立檔案的信息庫，形成移動檔案庫。
（二）整理信息
在收集電子檔案的時候，將收集到的檔案進(jìn)行整理，進(jìn)行編號，進(jìn)行有序化處理，制作邏輯目錄，層層銜接，緊密相扣。
（三）系統(tǒng)維護(hù)
在檔案管理的計算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，硬件問題較少出現(xiàn)但出現(xiàn)后難以解決，需要有較好的備份處理。而軟件問題需要經(jīng)常調(diào)試，有專業(yè)人員維護(hù)，以此保持檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
（四）對檔案信息系統(tǒng)的保密
保密工作，一部分是因為隱私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用檔案信息。因此，建立檔案系統(tǒng)的保密性十分重要。
（五）增加利用環(huán)節(jié)效率
利用環(huán)節(jié)是檔案管理中的根本環(huán)節(jié)，利用電子信息化系統(tǒng)，可以使檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來，可以增加多種查閱方式，增加閱讀和檢索方式?？偠灾诋?dāng)今社會互聯(lián)網(wǎng)的沖擊下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)難以跟上時代，互聯(lián)網(wǎng)在給其巨大幫助的同時也對傳統(tǒng)檔案管理提出了新的要求。復(fù)雜多樣且難度較大的檔案管理系統(tǒng)肯定會被電子信息化的檔案管理系統(tǒng)所取代。所以，建立電子信息化的檔案系統(tǒng)是新時代下的必然趨勢。而順應(yīng)趨勢，建立新的順應(yīng)時代的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)是我們行業(yè)貢獻(xiàn)社會的職責(zé)及必然要求。
高校教研室在從事教學(xué)、管理、科研等各種活動中，會產(chǎn)生大量的歸檔材料，隨著目前計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，大部分的歸檔材料以電子文檔的格式出現(xiàn)，特別是一些新設(shè)立的學(xué)院或?qū)W校，在發(fā)展教研室建設(shè)的同時，往往在資料整理以及檔案收集工作上略顯滯后，因此造成文件管理不規(guī)范、資料查閱困難等現(xiàn)象。從高校各個教研室的角度看，教研室的檔案管理工作也是教研室建設(shè)不容忽視的一部分，目前，教研室檔案管理主要還是采用傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文檔為主的管理模式。
二、教研室檔案管理現(xiàn)狀
教研室的檔案通常分類為幾個大類，如教學(xué)資料、教務(wù)資料、實驗實訓(xùn)、學(xué)科活動等資料，每一大類資料中，又存在很多細(xì)類，并且資料繁多。若在教研室專業(yè)較多的情況下，每一個專業(yè)均應(yīng)設(shè)置一套檔案管理。繁多的文件，讓每一次整理和更新都需要投入不少的人力、物力。針對這一現(xiàn)狀，為了提倡低碳節(jié)約、節(jié)能降耗，對教研室檔案的管理，初步提出了采用電子檔案庫的管理方式。
三、電子檔案庫的構(gòu)建
面對數(shù)量大、類別多的文件，可以對文件進(jìn)行模塊化分類，建立模塊內(nèi)部文件之間的上下層關(guān)系，通過一定的計算機(jī)技術(shù)手段，實現(xiàn)對各類及各層文件的簡易直接的查詢和編輯。
1.文件類別的模塊化。結(jié)合教學(xué)管理的要求及教研室實際工作的需要，對教研室管理工作中產(chǎn)生的文件類型進(jìn)行分析并歸類，形成三級歸類層次。第一、二級采用橫向（即按性質(zhì)歸類）分類，實例如圖1。第三級采用縱向（即按時間歸類）分類，實例如教學(xué)資料某某專業(yè)教學(xué)日歷，教學(xué)日歷則為第三層次，里面所有內(nèi)容為按時間序列進(jìn)行歸類，如圖2。
2.編寫電子檔案檢索目錄。根據(jù)模塊化后的文件結(jié)構(gòu)層次及各層次內(nèi)部文件的結(jié)構(gòu)關(guān)系，采用Excel編制電子檔案檢索目錄。實例如教師考核這部分內(nèi)容，劃定為C板塊，如下表。
某某教研室電子檔案檢索目錄
3.電子文檔庫的建立。根據(jù)電子檔案檢索目錄，建立電子文檔庫。電子文檔庫的構(gòu)建實質(zhì)就是新建各文件管理模塊的文件夾。通過文件夾的層次關(guān)系來反映各類文件的層次關(guān)系。建立各層次文件夾后，可將相應(yīng)類別的文件放入，完成文檔庫的構(gòu)建。
4.電子檔案檢索關(guān)系的建立。電子檔案檢索關(guān)系的建立是通過超鏈接技術(shù)來實現(xiàn)的。對編寫好的電子檔案檢索目錄中各模塊與電子檔案庫里的實際模塊進(jìn)行超鏈接關(guān)系的設(shè)置。例如，在教師考核部分，就可以設(shè)置三級文檔目錄，如上表。每一層次均采用超鏈接的方式，使檔案使用方便快捷，準(zhǔn)確及時定位。
四、電子檔案庫的日常維護(hù)
電子檔案庫的主要管理維護(hù)者是教學(xué)部門的教務(wù)員和教研室相關(guān)負(fù)責(zé)人。各類資料會不斷更新或增加，為了便于多人同時使用和維護(hù)，結(jié)合實際使用經(jīng)驗，現(xiàn)提出幾個日常管理和維護(hù)電子檔案庫的手段。
1.專用化U盤管理模式。該管理模式的實質(zhì)是設(shè)置專用于電子檔案庫的U盤。將檔案庫放于U盤中，由使用者在使用時直接在U盤上進(jìn)行操作。此種管理模式可用于對于需要保密的文件較多的電子檔案庫管理。
2.網(wǎng)絡(luò)化管理模式。網(wǎng)絡(luò)化管理模式有兩類，一類是局域網(wǎng)共享管理模式，另一類是互聯(lián)網(wǎng)共享管理模式。（1）局域網(wǎng)共享管理模式。該模式主要用于不便連接外部網(wǎng)絡(luò)的部門和機(jī)構(gòu)采用。將電子文檔庫進(jìn)行局域網(wǎng)共享設(shè)置，局域網(wǎng)內(nèi)部成員可通過在共享文件中下載電子文檔庫進(jìn)行管理和維護(hù)。此種模式管理較為繁瑣，當(dāng)有若干人員對電子文檔庫進(jìn)行管理的時候，不便于查看電子文檔庫其他人的歷史操作記錄，檔案庫的日常管理沒有可追溯性。（2）互聯(lián)網(wǎng)共享管理模式。該模式主要用于電子文檔庫不具有強(qiáng)制保密性的文檔管理規(guī)定的條件下。此管理模式需要借助一些網(wǎng)絡(luò)存儲軟件進(jìn)行日常管理和維護(hù)。經(jīng)過一段時間的管理實踐探索和存儲軟件的試用和比較得出，采用云存儲對電子文檔庫進(jìn)行管理具有良好的可操作性、可追溯性和管理時間地點的靈活性。可操作性體現(xiàn)在管理者通過云存儲的客戶端，可以直接對網(wǎng)盤中的電子檔案庫進(jìn)行編制和管理；可追溯性體現(xiàn)在對檔案的歷史操作會有完整的記錄，可以方便多個管理者查看其他管理者的操作記錄，從而有效防止文件的重復(fù)管理；靈活性體現(xiàn)在凡是具有互聯(lián)網(wǎng)的地方，在任何時間和地點均可進(jìn)行電子檔案庫的管理與維護(hù)。
