時(shí)間：2023-07-28 16:33:43
序論：在您撰寫職工檔案管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、醫(yī)院職工檔案管理情況與面臨的挑戰(zhàn)
存在著人事檔案交接過程不夠合理重視。檔案管理工作人員是計(jì)算機(jī)人員或者其他崗位人員的臨時(shí)擔(dān)任，當(dāng)醫(yī)院職工離開崗位或者產(chǎn)生崗位變動時(shí)，所需要進(jìn)行的檔案交接手續(xù)沒有按照正常流程辦理，步驟跳躍，關(guān)鍵環(huán)節(jié)缺失。長期以往造成導(dǎo)致檔案管理在材料等方面責(zé)任不明確。甚至簡單的認(rèn)為，交接工作并不重要。所以人事檔案交接工作經(jīng)常會前后脫節(jié)。由于醫(yī)院工作主要是醫(yī)療方面、教學(xué)環(huán)節(jié)、科學(xué)研究。醫(yī)院管理的重點(diǎn)是如何提高醫(yī)療、教學(xué)水平，改善環(huán)境條件，為病人提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，而對在醫(yī)院工作的職工人事檔案管理卻缺乏應(yīng)用的重視，造成醫(yī)院人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員素質(zhì)底下，無應(yīng)有的工作能力等問題凸顯。檔案管理人員因素也不容忽視，人員能力差使得對人事檔案進(jìn)行管理的工作進(jìn)行緩慢，工作效果差。歸檔材料不及時(shí)、職工培訓(xùn)情況、情況、科研成果情況更新相當(dāng)緩慢，使得人員的評價(jià)不科學(xué)缺乏時(shí)效性。檔案管理人員對檔案重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進(jìn)行廣泛宣傳，職工本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時(shí)補(bǔ)充、完善、更新；其次是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時(shí)間限制，檔案管理人員也不能及時(shí)地掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)。員工本人對人事檔案重要性認(rèn)識不足。認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個(gè)人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚；還有的認(rèn)為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時(shí)交檔案管理人員存檔。這些思想、觀念必然導(dǎo)致人事檔案材料不全或缺失。缺乏創(chuàng)新理念，管理模式陳舊，十二五精神中以創(chuàng)新為手段應(yīng)積極應(yīng)用到醫(yī)院職工的檔案管理工作當(dāng)中。
二、醫(yī)院體制改革的展望
我過已經(jīng)試行事業(yè)單位改制，部分醫(yī)院已經(jīng)進(jìn)行試點(diǎn)改制。從事業(yè)單位改為企業(yè)，這樣對職工的性質(zhì)改變，工資制度的靈活改變，社會保障制度的使用措施都有了新的變化。這對醫(yī)院職工的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的形勢下，怎樣才能既保證醫(yī)院職工的待遇不會降低又能體現(xiàn)新體制的靈活富有活力的特點(diǎn)，對檔案管理工作人員提出了新的要求。工作人員要積極學(xué)習(xí)新的精神，認(rèn)真參加培訓(xùn)，提升自身能力。做好醫(yī)院職工檔案管理工作。
三、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)
醫(yī)院職工管理信息系統(tǒng)的通常具有以下功能模塊，它們是醫(yī)院職工信息錄入模塊、職工信息查詢模塊、報(bào)表統(tǒng)計(jì)功能模塊及系統(tǒng)維護(hù)模塊、工資核算模塊、職稱成果模塊。：
醫(yī)院職工信息錄入模塊包括職工基本數(shù)據(jù)的輸入、修改和刪除。其中應(yīng)該包括以下基本信息。如：職工性別、職工姓名、身份證號、工作年限、職稱類型、 所在科室、備注等基本信息。
職工信息模塊：當(dāng)需要尋找醫(yī)院的某位職工時(shí)，可以通過本模塊實(shí)現(xiàn)功能，可以通過身份證號唯一的進(jìn)行查詢，也可以根據(jù)條件，比如尋找本醫(yī)院主治醫(yī)師有哪些，具體信息是什么。那么就可以根據(jù)職稱類型字段進(jìn)行查詢。
利用報(bào)表統(tǒng)計(jì)模塊可以實(shí)現(xiàn)符合條件查詢的紙質(zhì)化。也可以按照時(shí)間提供月報(bào)表、年報(bào)表的打印。
系統(tǒng)維護(hù)模塊：對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，可以設(shè)置管理員權(quán)限和普通維護(hù)權(quán)限。管理員可以擁有強(qiáng)大的管理權(quán)限。比如修改系統(tǒng)的密碼，修改員工的基本信息等操作。
職工管理模塊中可以和財(cái)務(wù)配合，建立信息化的工資核算模塊，這需要與財(cái)務(wù)部門合作完成。
職稱成果模塊需要不斷更新，對職工近期的情況變更進(jìn)行登記，比如，成果項(xiàng)目結(jié)題，專利申請完成、工作年限工作量的變更等。這些在職工進(jìn)行職稱評定和領(lǐng)導(dǎo)晉級的時(shí)候有重要的作用。
綜合利用信息化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院職工的檔案管理可以簡化工作的環(huán)節(jié)，減少人力消耗，提高工作效率。提高統(tǒng)計(jì)能力提升存儲能力。是對醫(yī)院職工檔案管理工作的重大改進(jìn)。
參考文獻(xiàn)：
[1] 王宏萍. 人事檔案管理改革及新的管理模式[J]. 科學(xué)之友（B版）. 2008（05）
[2] 宋可可. 我國企業(yè)人事檔案管理改革的途徑探悉[J]. 財(cái)經(jīng)界（學(xué)術(shù)版）. 2008（08）
[3] 王希佩. 淺析新時(shí)期人事檔案管理[J]. 科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì). 2007（27）
[4] 郭晶. 揭開人事檔案管理的神秘“面紗”[J]. 秘書之友. 2006（06）
企業(yè)職工人事檔案是人才的主要信息源，是記錄職工個(gè)人基本信息、成長經(jīng)歷的文檔，是反映個(gè)人德、能、勤、績的信息材料，是選拔人才的重要工具，是人力資源管理、開發(fā)與利用的重要依據(jù)，也是職工個(gè)人繳納社會各種保險(xiǎn)、退休、退職的重要依據(jù)。它真實(shí)客觀地反映了個(gè)人思想品德、政治信仰、業(yè)務(wù)能力、工作狀況、獎懲等方面的綜合反映。它的原始性、真實(shí)性和完整性，決定了職工檔案具有憑證作用和法律效應(yīng)。但由于個(gè)別企業(yè)對職工檔案管理的不夠重視，職工人事檔案管理混亂，沒有專門的檔案柜等設(shè)備設(shè)施，也沒有管理制度，以至造成職工檔案遺漏遺失，因此本文來研究如何加強(qiáng)職工的檔案管理。
一、企業(yè)檔案部門的重新定位
檔案是員工的“標(biāo)簽”，也是一種企業(yè)資產(chǎn)，潛藏著大量有價(jià)值的知識，對檔案的有效整理保管、對檔案信息資源的開發(fā)利用，對檔案中蘊(yùn)藏的各種顯性知識與隱性知識的有效挖掘轉(zhuǎn)化能提升檔案部門的地位、發(fā)揮檔案部門的價(jià)值，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)與社會效益，保證了企業(yè)對內(nèi)對外信息溝通的順暢。企業(yè)檔案部門要實(shí)現(xiàn)員工檔案知識的有效挖掘轉(zhuǎn)化，需要重新對自己的角色進(jìn)行定位，對自身應(yīng)擔(dān)負(fù)的職能形成清晰準(zhǔn)確的認(rèn)識。企業(yè)檔案部門的重新定位也是營造基于相對信息對稱的企業(yè)檔案工作環(huán)境的關(guān)鍵舉措。企業(yè)檔案部門不能僅僅局限于對檔案進(jìn)行分類、整理與保管，要主動擔(dān)負(fù)為需要信息的人們及時(shí)地提供信息；為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)和思路；記錄并傳承企業(yè)員工在長期的實(shí)踐摸索中積淀的經(jīng)驗(yàn)；為企業(yè)的研發(fā)、管理等方面提供鮮活的材料；弘揚(yáng)企業(yè)文化、增強(qiáng)員工對企業(yè)的認(rèn)同感；為企業(yè)的發(fā)展總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等職責(zé)。企業(yè)檔案部門還要對企業(yè)進(jìn)行深入了解的基礎(chǔ)上，了解企業(yè)的發(fā)展動向，即使掌握最新信息，建立企業(yè)自身的知識庫，方便知識的共享，營造企業(yè)知識管理環(huán)境，使檔案部門成為企業(yè)的“信息資源中心”、“知識中心”。
二、深入挖掘企業(yè)檔案利用需求
深入研究企業(yè)員工檔案利用需求，可以有效降低企業(yè)檔案部門與檔案利用者之間的由于信息不對稱帶來的不利影響。主要從以下兩個(gè)方面著手：一方面，研究企業(yè)需求，掌握利用規(guī)律主動有效地提供企業(yè)檔案信息。企業(yè)需求是檔案信息 發(fā)利用的動力，只有通過深入細(xì)致的調(diào)查研究，了解企業(yè)各級各類人員對信息的利用需要情況，才能向他們提供最及時(shí)、有效的信息服務(wù)，有針對性地滿足他們的客觀需要。為此，企業(yè)檔案部門一方面要定期參加企業(yè)管理的各種會議和一些重大活動，了解企業(yè)當(dāng)前的管理動向，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并主動提供有價(jià)值的檔案信息服務(wù)；另一方面，通過利用工作，收集反饋信息，總結(jié)提供利用的客觀規(guī)律，掌握提供利用工作的效果和動態(tài)，并通過分析研究，提供最便捷、有效的服務(wù)方法和途徑。從而有效降低信息不對稱現(xiàn)象帶來的不利影響。另一方面，要深度挖掘企業(yè)檔案信息資源，為檔案利用者服務(wù)。企業(yè)要振興發(fā)展，不但要從市場上收集各類信息為企業(yè)建設(shè)服務(wù)，更重要的是要從企業(yè)檔案資源中獲取有價(jià)值的信息。因?yàn)?，企業(yè)發(fā)展具有連續(xù)性，檔案作為潛在的具有歷史價(jià)值的信息，開發(fā)及時(shí)，應(yīng)用得法，會很快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，幫助企業(yè)在市場競爭中取勝。這樣才能盡量緩解企業(yè)檔案 發(fā)利用過程中的信息不對稱，從而解決出現(xiàn)的延誤和錯(cuò)誤現(xiàn)象。
三、實(shí)施企業(yè)歸檔范圍動態(tài)更新
企業(yè)員工檔案工作的管理的不規(guī)范和信息不對稱現(xiàn)象嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案的資源構(gòu)成。實(shí)施企業(yè)歸檔范圍的動態(tài)更新，可以促進(jìn)企業(yè)檔案部門與各部門員工之間的積極溝通，從而降低由于雙方之間的信息不對稱造成的不利影響，促進(jìn)企業(yè)檔案信息資源建設(shè)。文件歸檔范圍是檔案收集的依據(jù)，對于企業(yè)檔案信息資源的建設(shè)具有關(guān)鍵的指導(dǎo)和約束作用。傳統(tǒng)企業(yè)的歸檔范圍往往是“一錘定終身”，在很大程度上不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的需求。為了避免檔案收集的盲目性、隨意性，首先要準(zhǔn)確界定歸檔范圍，對傳統(tǒng)企業(yè)文件歸檔范圍做適時(shí)適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。企業(yè)檔案部門應(yīng)該圍繞企業(yè)經(jīng)濟(jì)目標(biāo)，拓寬檔案收集的廣度；結(jié)合企業(yè)信息化進(jìn)程，拓展檔案收集的深度?，F(xiàn)代企業(yè)管理是充滿活力，不斷創(chuàng)新的過程，現(xiàn)代企業(yè)文件歸檔范圍的制定也需要隨著企業(yè)的發(fā)展而不斷發(fā)展，即真正做到“與時(shí)俱進(jìn)”。
當(dāng)前職工檔案管理存在的主要問題
1 檔案丟失、損毀。由于企業(yè)改組、改制、兼并、破產(chǎn)或是由于單位歸屬變化、單位搬家、檔案管理人員變動等原因，職工檔案沒有及時(shí)妥善處置，造成職工檔案的丟失、損毀。
2 檔案信息失真。由于部分單位具體工作人員或本人沒有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯(cuò)漏百出，檔案年齡前后不一致、出現(xiàn)多個(gè)參加工作時(shí)間、個(gè)人經(jīng)歷前后記錄不完整等，造成個(gè)人檔案信息失真、可信度差。
3 自動“棄檔”。在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，有些職工頻繁“跳槽”，幾經(jīng)調(diào)動后，個(gè)人檔案已不知去向-還有些職工在單位不同意調(diào)動的情況下，不辭而別，自動“棄檔”，對個(gè)人檔案棄置不顧。
4 強(qiáng)行“扣檔”。一些單位為了留住人才，在留人不成的情況下，強(qiáng)行扣留職工檔案，還有一些單位以員工離開單位時(shí)不交培訓(xùn)費(fèi)、不退住房、不交納違約金為理由扣留職工檔案不放；更有個(gè)別單位為達(dá)到控制職工的目的，強(qiáng)行扣押檔案不給，使職工辦不成調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)、養(yǎng)老保險(xiǎn)或醫(yī)療保險(xiǎn)等。
5 自行“建檔”。針對“扣檔”現(xiàn)象，一些單位提出可以不要檔案，而在用人單位重建檔案以達(dá)到人才引進(jìn)的目的。重新建檔的內(nèi)容主要有恢復(fù)原有身份、連續(xù)計(jì)算工齡等。
6 職工檔案轉(zhuǎn)遞問題。有些單位由于經(jīng)濟(jì)不景氣，管理松懈，對職工檔案的轉(zhuǎn)遞制度執(zhí)行不嚴(yán)，放任職工自帶檔案直接去就業(yè)；還有個(gè)別職工圖方便，干脆把檔案放在自己手里。
7 不建立職工檔案。有些勞動密集型企業(yè)、為數(shù)不少的私營企業(yè)和一些計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的集體企業(yè)，用工不規(guī)范，與企業(yè)職工不簽用工合同，不建立職工檔案。
職工檔案管理存在問題的原因
1 收集鑒定工作不到位，內(nèi)容缺乏實(shí)用性和真實(shí)性。一些基層單位檔案意識薄弱，檔案材料收集不全，不能做到及時(shí)補(bǔ)充新材料，導(dǎo)致部分檔案材料不完整，不能跟上個(gè)人經(jīng)歷的變化。另外，是鑒定工作問題。近幾年來，年齡、工齡、學(xué)歷等造假現(xiàn)象嚴(yán)重影響了職工檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性，給有關(guān)部門工作帶來了很多麻煩。在這些問題中，無論是個(gè)人為了自己的利益而故意篡改檔案，還是填寫過程中的失誤和管理的差錯(cuò)，歸根到底還是職工檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、管理制度不健全及鑒定工作沒有真正發(fā)揮作用。收集和鑒定工作的不到位，直接導(dǎo)致職工檔案的作用被削弱，嚴(yán)肅性降低。
2 職工檔案管理“分散多頭”。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是保管分散。職工檔案有的保存在當(dāng)前用人單位，有的保存在過去的單位，還有的保存在人才交流中心、職業(yè)介紹中心，甚至保存在私人手中，使得一個(gè)單位的職工檔案處于一種“分散”的管理狀態(tài)。二是隸屬混亂?，F(xiàn)行的職工檔案管理體制是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代建立起來的，參與管理職工檔案的有組織、人事、勞動、企業(yè)主管等部門，甚至一些無權(quán)保存和管理人事檔案的部門、單位、中介機(jī)構(gòu)也保存和管理職工檔案。職工檔案出現(xiàn)“多頭”管理狀態(tài)，常常導(dǎo)致在出現(xiàn)問題的時(shí)候各個(gè)部門之間權(quán)責(zé)不明、相互推諉。職工檔案的“分散多頭”管理，使得職工檔案成為許多單位控制人才流動的一種重要工具。
3 職工檔案管理費(fèi)用過高。按照現(xiàn)行的職工檔案管理政策，職工檔案保存在用人單位、人才交流中心或職業(yè)介紹中心。保存在用人單位的，可以不需要交納檔案保管費(fèi)用。保存在人才交流中心或職業(yè)介紹中心的，需要交納一定的檔案保管費(fèi)用。目前的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)大約在每人每月10～20元之間，但從人才交流中心或職工介紹中心調(diào)出職工檔案時(shí)，尤其是流動人員的檔案，有些地方需要一次納4000～6000元不等檔案管理費(fèi)。這樣的標(biāo)準(zhǔn)對于還沒有找到正式工作、還不能掙取生活費(fèi)用的人來說，是一種嚴(yán)重負(fù)擔(dān)，結(jié)果導(dǎo)致不少人員被迫或主動“棄檔”。
4 檔案法律法規(guī)不健全，可執(zhí)行性差。涉及職工檔案和專門針對職工檔案的法律法規(guī)有不少，寬泛的有《檔案法》，專門的有《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》、《流動人員檔案管理?xiàng)l例》等等，但這些法律法規(guī)管理調(diào)節(jié)范圍卻難以涵蓋到所有職工檔案工作情況，或有涉及卻難以真正執(zhí)行，與現(xiàn)實(shí)中的問題存在矛盾，在一定程度上缺乏可行性。
加強(qiáng)職工檔案管理的根本措施
加強(qiáng)職工檔案管理的根本措施就是要緊緊圍繞“以人為本”、“構(gòu)建和諧社會”的原則和要求，抓緊對《檔案法》的修改，將職工檔案的管理規(guī)范納入檔案管理體系之中，切實(shí)保障人民群眾的合法權(quán)益。修改《檔案法》增加職工檔案管理內(nèi)容要體現(xiàn)以下幾點(diǎn)原則：
1 “救濟(jì)”的原則。救濟(jì)的思路，是指為保護(hù)當(dāng)事人的原權(quán)利，在當(dāng)事人的原權(quán)利受損的情況下，賦予原權(quán)利人救濟(jì)受損權(quán)利的權(quán)利。它是不當(dāng)行為人的行為發(fā)生時(shí)，法律對社會資源的再分配，屬于“矯正的正義”范疇。從執(zhí)政為民關(guān)注民生的角度來看，建立人事檔案救濟(jì)制度不失為當(dāng)前的一種有效措施，《檔案法》的修改也應(yīng)從救濟(jì)的角度考慮。黑龍江省哈爾濱市和江蘇南通市分別通過地方法規(guī)和規(guī)范性文件，對此進(jìn)行了有益的嘗試，值得借鑒?！豆枮I市檔案管理?xiàng)l例》第二十條：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織人事檔案發(fā)生丟失、損毀的，有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。補(bǔ)救材料由市人民政府指定的市級行政管理部門予以認(rèn)定或者批準(zhǔn)。具體認(rèn)定辦法由市人民政府另行制定。經(jīng)認(rèn)定的補(bǔ)救材料與原檔案具有同等的法律效力。”南通市在實(shí)踐上先行了一步，為確保人事檔案的完整與安全，保障檔案合法、有效利用，切實(shí)保護(hù)公民的有關(guān)合法權(quán)益不受侵犯，出臺了《南通市人事檔案救濟(jì)的暫行規(guī)定》，明確指出人事檔案救濟(jì)是指公民因人事檔案缺損、丟失等原因影響有關(guān)待遇的正常享受，由公民本人或其所在單位提出申請，由行政機(jī)關(guān)啟動的行政救濟(jì)制度，并從啟動、救濟(jì)、效力等幾方面作了具體的規(guī)定。
雖然部分企業(yè)針對下崗職工人事檔案管理制定了相應(yīng)的措施，但是執(zhí)行力度較為薄弱。與此同時(shí)，不能與社會逐漸增長的檔案服務(wù)需求相適應(yīng)。從整體層面分析，下崗職工人事檔案管理還存在以下問題：（1）檔案庫建設(shè)不具規(guī)范性。部分企業(yè)在下崗職工人事檔案管理方面，通常表現(xiàn)為不能將這項(xiàng)管理獨(dú)立開來，常常將其與在職檔案共同管理，這樣很容易發(fā)生混淆狀況。并且，檔案庫建設(shè)在安全保障、建筑面積以及設(shè)施設(shè)備匹配方面與國家檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)尚且還有一定的差距。（2）管理模式較為落后。受傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的影響，導(dǎo)致下崗職工人事檔案管理模式較為落后，不能與時(shí)俱進(jìn)，缺乏信息化管理以及標(biāo)準(zhǔn)化管理，并且在檔案服務(wù)方面也較為單一，不能滿足下崗職工的檔案服務(wù)需求。（3）信息化程度偏低，缺乏專業(yè)人才。下崗職工人事檔案管理要想更具規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)信息化管理模式便顯得極為重要[2]。現(xiàn)狀下，卻存在信息化程度偏低的現(xiàn)象。與此同時(shí)，還缺乏專業(yè)人才，以此使現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)無法有效實(shí)施于下崗職工人事檔案管理當(dāng)中，進(jìn)而使此項(xiàng)工作的作用及效能大大弱化。
2.加強(qiáng)下崗職工人事檔案管理的有效策略探究
2.1加強(qiáng)“三個(gè)體系”建設(shè)
對于下崗職工人事檔案管理，要想得到有效強(qiáng)化，便需要以國家檔案管理要求為依據(jù)，進(jìn)一步落實(shí)“三個(gè)體系”建設(shè)：其一，構(gòu)建覆蓋企業(yè)下崗職工的檔案資源體系。其二，構(gòu)建能夠?yàn)槠髽I(yè)下崗人員提高便利的檔案利用體系[3]。其三，對能夠保證企業(yè)下崗職工人員人事檔案安全保密的檔案安全體系。對于上述“三個(gè)體系”需進(jìn)行統(tǒng)一進(jìn)行有機(jī)整合，強(qiáng)化建設(shè)，以此使下崗職工人事檔案管理更具規(guī)范性及標(biāo)準(zhǔn)性。
2.2原單位加強(qiáng)下崗職工檔案管理
對于原單位來說，不能對下崗職工檔案不管不問，需繼續(xù)加強(qiáng)此項(xiàng)工作。通常職工下崗分流之后，人事檔案還是在原單位保管。雖然職工下崗，但還具備較強(qiáng)的生產(chǎn)技能及豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。因此，下崗職工的檔案還有保存價(jià)值。針對這一情況，原單位便需要對下崗職工的檔案進(jìn)行收集、立卷、建賬。
2.3加強(qiáng)下崗職工檔案的保管及利用
一方面，對于下崗職工檔案，其管理權(quán)限需轉(zhuǎn)交給政府授權(quán)的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，配置專人管理，同時(shí)設(shè)置專門的庫房及裝具，構(gòu)建完善的管理制度，使下崗職工檔案管理更具規(guī)范性及科學(xué)性。另一方面，對于下崗職工檔案的查閱，需具備相關(guān)單位、人事部門的介紹信，出示合同書等，并給予申批報(bào)表進(jìn)行詳細(xì)填寫，在審核通過后才允許查閱。
2.4融入現(xiàn)代化檔案管理方法
將人力資源與保障信息系統(tǒng)作為依托，對數(shù)字檔案管理子系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)，同時(shí)采取循序漸進(jìn)以及逐漸擴(kuò)大的模式，使企業(yè)下崗職工的人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)理化處理[4]。要想做好此項(xiàng)工作，需要充分做好一下幾點(diǎn)：其一，對數(shù)字化處理中的質(zhì)量管理進(jìn)行強(qiáng)化。對數(shù)據(jù)錄入工作人員進(jìn)行知識、技能及業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)，以此使檔案數(shù)據(jù)的可靠性及準(zhǔn)確性得到有效保證。其二，對規(guī)范合理的電子檔案系統(tǒng)管理模式進(jìn)行構(gòu)建。結(jié)合檔案的數(shù)字化工作，把目前企業(yè)下崗職工人事檔案歸為統(tǒng)一的系統(tǒng)管理，從而使檔案資源更加豐富、更加完整。其三，借助現(xiàn)代化技術(shù)，使檔案管理水平得到有效提升。這些現(xiàn)代化技術(shù)包括智能搜索引擎、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)以及云計(jì)算技術(shù)等。其中，智能搜索引擎在充分應(yīng)用的基礎(chǔ)上，能夠?yàn)闄n案檢索目錄的創(chuàng)建提供便利，進(jìn)一步構(gòu)建信息檢索系統(tǒng)，從而使檔案資源管理服務(wù)水平得到有效增強(qiáng)。對數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)行利用，能夠使庫存檔案結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化，從而使檔案整理效率得到有效提升，進(jìn)一步為下崗職工提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)?？偠灾?，融入現(xiàn)代化檔案管理方法，能夠使下崗職工人事檔案管理更加全面、更加規(guī)范、更加科學(xué)，值得業(yè)內(nèi)人士借鑒及思考。
3.結(jié)語
1.管理理念滯后。管理觀念落后，導(dǎo)致管理制度無法創(chuàng)新。普遍存在著部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作認(rèn)識不夠，沒有將管理工作列入工作日程。存在重視管理、疏于利用的現(xiàn)象。使人事檔案平時(shí)不受重視，關(guān)鍵時(shí)刻方顯其重要的現(xiàn)象。落后的管理理念，造成了不完善的管理制度，使管理工作缺乏政策依據(jù)，有些仍然沿襲過去的管理制度。制約了檔案管理工作的正常運(yùn)行，檔案管理制度喪失了創(chuàng)新性。
2.對人事檔案管理的重視程度不高。長久以來，企業(yè)內(nèi)部分領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的認(rèn)識存在一定錯(cuò)誤，最重要的就是對于人事檔案管理工作認(rèn)識不全面。認(rèn)為檔案管理工作只是簡單保管人事檔案，與單位的其它事物相比，沒有必要花太多的精力在它上面。只要做到不丟失文件，不泄露職工檔案秘密，在檔案外調(diào)、查檔時(shí)能夠應(yīng)付過去就行了。更有甚者，認(rèn)為管理檔案只是一些檔案部門應(yīng)該管理的事務(wù)，完全沒有將檔案工作放在心上，從不過問檔案管理工作的情況，沒有意識去管。
3.人事檔案以及人事分檔存在的一些問題。對制度進(jìn)行改革后，當(dāng)利用人事檔案時(shí)，卻存在有部分職工檔案缺失甚至斷檔的現(xiàn)象。這些情況主要就可以劃分為下面三種類型：第一類，人才流動性增強(qiáng)，但很多人的檔案并沒有隨人員的流動而轉(zhuǎn)移。人事檔案仍然存放于原來的工作單位。并且由于職工的離開，檔案管理者不再更新此人檔案，使其離開后的所有經(jīng)歷無法被記錄，致使有些職工檔案不具有連續(xù)性。在畢業(yè)后的實(shí)習(xí)單位有一定的檔案記錄，但是在員工從其他單位到本單位這一段時(shí)間沒有記錄。主要原因是員工從原來的單位辭職之后，檔案沒有更新，存在斷檔現(xiàn)象。第二類，企業(yè)引進(jìn)人才后，很少查看人事檔案，上級領(lǐng)導(dǎo)也是根據(jù)個(gè)人的實(shí)際工作業(yè)績對員工進(jìn)行考核。在人才市場找工作時(shí)，將人事檔案放在人才市場，但得到職位后檔案仍然放在人才市場，使得以后的記錄也是空白，這也會導(dǎo)致檔案斷檔。第三類，隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，尤其是在對人才進(jìn)行市場化之后，人才流動性越來越強(qiáng)。越來越多的人從以前的單位固定制變成了社會流動人才，導(dǎo)致人檔分離的現(xiàn)象越來越嚴(yán)重，不用人事檔案的人越來越多。并且很多公司企業(yè)對檔案不做要求，更加惡化了這種現(xiàn)象。
4.管理質(zhì)量不高。管理質(zhì)量低，導(dǎo)致無法有效使用人事檔案。受傳統(tǒng)觀念中偏重政治、輕視業(yè)務(wù)的影響，許多企業(yè)的人事檔案缺乏個(gè)人色彩，有相當(dāng)大一部分的人事檔案管理仍然只記錄傳統(tǒng)信息。比如我們經(jīng)?？吹降恼蚊婷?、受過何等獎勵(lì)或處罰情況等，忽略了對人才類型的反映，管理才能的介紹，技術(shù)專長的透析。缺乏對個(gè)人特征的具體描述，存檔內(nèi)容不夠?qū)嵱?，難于創(chuàng)新；沒有及時(shí)對人事檔案的收集和補(bǔ)充，缺乏主動性，沒有一定的制度約束?；蛘咴谑占丸b定時(shí)沒有充分落實(shí)到位，降低了人事檔案的可信度。除被動記錄的原始信息外，其他信息無法被充分利用，導(dǎo)致人力資源的浪費(fèi)。5.信息化程度不高?？茖W(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)科學(xué)的飛速發(fā)展，人事檔案管理信息化已成為必然趨勢，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用。但關(guān)于信息化管理仍有很多技術(shù)方面的手段等待著被挖掘并且得到利用，首先在對人事檔案進(jìn)行管理的時(shí)候還沒有大規(guī)模使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這些都會導(dǎo)致管理效率的下降，并且還會浪費(fèi)一定的資源。
二、改進(jìn)檔案管理
1.解決收集人事檔案。為使人事檔案能夠真實(shí)地反映一個(gè)人全部情況，人事檔案的管理部門通常要用人事部門來收集各位職工的職位任免、工作調(diào)配情況、職務(wù)評聘、培訓(xùn)、工資待遇情況，對于能夠反映職工德行、能力、勤勉、成績的文件資料進(jìn)行綜合考察，不斷地對檔案的內(nèi)容進(jìn)行充實(shí)。對于收集而來的職工檔案資料，首先一定要經(jīng)過仔細(xì)鑒別，通過多種渠道核對，記錄進(jìn)人事檔案的信息應(yīng)該準(zhǔn)確并且真實(shí)，信息填寫完整、字跡清楚，填寫時(shí)所記錄的對象必須明確，有很完備的手續(xù)，具有很高的保存價(jià)值。一旦有的信息材料不屬于歸檔，就不得擅自對材料進(jìn)行歸檔處理，需要經(jīng)過鑒別確認(rèn)、討論后根據(jù)相應(yīng)情況進(jìn)行處理。
2.整理人事檔案。對檔案進(jìn)行收集之后，人事管理部門的管理人員就需要對收集的檔案和材料進(jìn)行歸類和整理，并按照在職職工、離職退休職工或者是辭職人員嚴(yán)格進(jìn)行整理和分類并按照一定的規(guī)律編號、入柜。同時(shí)應(yīng)該對人事檔案建立科學(xué)合理的統(tǒng)計(jì)和登記制度，對不同類的檔案建立相應(yīng)的檔案名冊。固定時(shí)間對檔案進(jìn)行檢查核對，必須做到名冊編號與檔號一致。如果檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)解決，如果問題較嚴(yán)重，還可以制定相應(yīng)的政策防止此類問題再次發(fā)生。并且要嚴(yán)格落實(shí)保密制度，確保個(gè)人檔案的安全和準(zhǔn)確，不得因個(gè)人原因泄露他人資料，危害他人權(quán)益。當(dāng)整理校驗(yàn)相關(guān)人事檔案材料時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)不需要?dú)w檔的材料，必須填寫關(guān)于檔案材料管理的清單，并向相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，請求審查和批準(zhǔn)。在銷毀時(shí)必須由專人負(fù)責(zé)銷毀，并需有專人監(jiān)督。
3.改進(jìn)人事信息管理質(zhì)量。只有將信息管理的質(zhì)量進(jìn)行提高，才能給各個(gè)高校的教職工人員提供好的服務(wù)，事實(shí)上人事檔案的管理工作是一個(gè)對專業(yè)性要求很強(qiáng)的工作，并且目前各個(gè)高校的信息技術(shù)在不斷快速的發(fā)展，及時(shí)提高人事信息管理的質(zhì)量對于整個(gè)高校的教職工人員來說都是一件比較重要的事。各個(gè)高校的人事管理部門就應(yīng)針對自己高校的需求，將檔案的收集、管理和整理作為一項(xiàng)重要任務(wù)。除此，還要特別重視對人事檔案進(jìn)行開拓收集，因?yàn)殚_拓性質(zhì)的收集能夠使得整個(gè)人事檔案里面所保留的信息更加有用。同時(shí)在對人事檔案進(jìn)行科學(xué)的保管及規(guī)范的整理的基礎(chǔ)上，還要對于人事檔案的信息資源進(jìn)行積極開發(fā)，可通過局域網(wǎng)機(jī)建立的方式，在信息和網(wǎng)絡(luò)的平臺上面，為人們提供更好的服務(wù)，并且為高校在教學(xué)的改革方面起著重要的作用。
4.提高整體檔案管理人員的自身素質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，技術(shù)不斷更新，人事檔案管理信息化已經(jīng)得到了大家的普遍認(rèn)可。計(jì)算機(jī)水平也在飛速發(fā)展，人事檔案管理由人工化向數(shù)字化過渡已是大勢所趨，這也是社會進(jìn)步所要求的。這就要求從事人事檔案管理工作的人員素質(zhì)較高，最好選擇作風(fēng)優(yōu)良、有責(zé)任心的黨員參與人事檔案管理工作。而相應(yīng)的管理部門應(yīng)該定期或不定期對相關(guān)人員組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不僅僅讓他們學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識以及管理方法，開闊他們的眼界，拓展思路，更要培養(yǎng)他們的責(zé)任感，讓他們在未來的工作中發(fā)光發(fā)熱。
5.人事檔案的鑒定與銷毀。大多數(shù)集團(tuán)公司的公司規(guī)模較大，擁有較多的人事檔案資料，但庫房卻十分有限。大量的人事檔案資料堆積在管理的庫房里面，給檔案的管理帶來很多不方便，降低了檔案管理效率。為緩和這種現(xiàn)象帶來的后果，對個(gè)人檔案的鑒定及銷毀做出了以下規(guī)定：一旦發(fā)現(xiàn)不具有保存價(jià)值或者按規(guī)定屬于銷毀處理的檔案材料時(shí)，必須經(jīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn)批準(zhǔn)，才能對人事檔案材料進(jìn)行銷毀。如有死亡或失蹤人員，檔案就交由檔案中心進(jìn)行15年保管。如果在15年后無人領(lǐng)取，可報(bào)請集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，得到審核同意后才可進(jìn)行銷毀。對企業(yè)、對國家、省有過特殊貢獻(xiàn)及國家、省和市級模范人物死亡后，其檔案仍然保存在檔案中心。如果人事檔案材料鑒定不及時(shí)或銷毀工作沒有完成得當(dāng)，就會影響企業(yè)的檔案管理工作，同時(shí)還給相關(guān)人員造成很大的負(fù)擔(dān)，也會成為人事檔案管理工作進(jìn)入現(xiàn)代化的阻礙。
三、結(jié)語
1.1企業(yè)職工檔案處理監(jiān)管缺失，處置隨意性較強(qiáng)
對于大多數(shù)以營利目的為主的企業(yè)來講，檔案與檔案工作雖然能夠在企業(yè)日常行政管理與經(jīng)營活動中發(fā)揮著較大的參考憑證作用，但它卻始終被劃歸到相對低調(diào)的工作崗位類別。與企業(yè)類別檔案，如科技檔案、產(chǎn)品檔案或營銷檔案等相比，職工檔案往往呈現(xiàn)出數(shù)量大、內(nèi)容繁雜、涉及利用群體范圍廣等特點(diǎn)。從檔案重要程度和影響主體范圍上來看，職工檔案本應(yīng)當(dāng)成為企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)資源，也是企業(yè)在轉(zhuǎn)制或破產(chǎn)過程最應(yīng)被關(guān)注的檔案資源，因?yàn)槁毠n案記錄的不僅僅是企業(yè)職工工作方面的信息，還與企業(yè)職工相關(guān)待遇認(rèn)定與辦理其他保險(xiǎn)業(yè)務(wù)息息相關(guān)。但是根據(jù)筆者通過實(shí)地走訪和網(wǎng)絡(luò)調(diào)研的結(jié)果來看，很少有企業(yè)在轉(zhuǎn)制或破產(chǎn)過程中會對企業(yè)檔案給予關(guān)注，即使是關(guān)乎企業(yè)員工利益的干部人事檔案和職工檔案也很少被納入到企業(yè)破產(chǎn)清算日程中，因此大量職工檔案由于缺乏有效的監(jiān)管，被企業(yè)員工或社會人員隨意處置。據(jù)筆者調(diào)查，大部分企業(yè)所制定的檔案管理制度不夠完整，管理規(guī)范性與科學(xué)性相對較差，不同類別、不同載體和不同保管期限的檔案混雜管理，特別是干部人事檔案和職工檔案設(shè)檔隨意，材料歸檔、歸類、歸卷不規(guī)范、不及時(shí)，部分檔案材料常年堆積，難以正常歸卷，進(jìn)而導(dǎo)致大部分企業(yè)職工檔案材料殘缺不全、內(nèi)容混亂，由此很難在企業(yè)改制或破產(chǎn)之前被重視。與此同時(shí)，在企業(yè)破產(chǎn)清算或改制過程中，職工檔案往往無專人監(jiān)管、后續(xù)接收單位無法落實(shí)，以至于職工檔案大多被認(rèn)為是無價(jià)值材料，隨意由他人處置，造成檔案的損毀與丟失。
1.2企業(yè)職工對自身檔案保存狀態(tài)的漠視
筆者在對部分企業(yè)職工進(jìn)行職工檔案管理相關(guān)問題的調(diào)查中，有超過70%的一線職工不清楚自己檔案究竟包括哪些內(nèi)容，不清楚職工檔案保管的相關(guān)制度與規(guī)范；有超過90%的一線工人認(rèn)為職工檔案只有到自己退休時(shí)才會發(fā)揮作用，平常并不在乎它的保管狀態(tài)如何。由此，筆者認(rèn)為當(dāng)前我國大部分企業(yè)職工對自身檔案保管狀態(tài)的漠視致使其在企業(yè)轉(zhuǎn)制或破產(chǎn)時(shí)忽略其個(gè)人檔案的處理，致使個(gè)人檔案出現(xiàn)丟失或損毀的狀況卻毫無察覺。據(jù)相關(guān)媒體統(tǒng)計(jì)，自2005年以來發(fā)生的針對職工檔案丟失與損毀而造成企業(yè)職工利益受損的案件，幾乎100%的企業(yè)職工對企業(yè)改制或破產(chǎn)后個(gè)人檔案的去向毫無意識，而直到自己退休或辦理相關(guān)保險(xiǎn)時(shí)才開始關(guān)注自己職工檔案的去向問題，而那些早已破產(chǎn)十多年的企業(yè)根本無法準(zhǔn)確給出職工檔案的去向，企業(yè)職工的利益難以保障。與此同時(shí)，大部分下崗分流的職工平時(shí)缺少對自身權(quán)益受損而維權(quán)的意識與能力，多數(shù)職工選擇默認(rèn)、上訪或打鬧等非理方式解決問題。由此引發(fā)了不少下崗職工與企業(yè)之間的矛盾沖突事件。筆者認(rèn)為對自身個(gè)人檔案保管狀態(tài)的漠視、缺少對個(gè)人檔案的保護(hù)意識、對丟失檔案而權(quán)益受損維權(quán)途徑的陌生等原因造成了大批企業(yè)職工不得不面臨“老無所養(yǎng)”悲慘境地的現(xiàn)狀。
1.3相關(guān)部門的監(jiān)管不力
我國在2006年出臺了《中華人民共和國企業(yè)破產(chǎn)法》對企業(yè)破產(chǎn)過程中的法律問題進(jìn)行了解釋，明確企業(yè)破產(chǎn)過程中各行為主體的職責(zé)。其中第四章關(guān)于“企業(yè)財(cái)產(chǎn)”的司法解釋對債權(quán)人的財(cái)產(chǎn)范圍以及在破產(chǎn)程序過程中的財(cái)產(chǎn)處理與分配進(jìn)行了規(guī)定，其中并未明確企業(yè)檔案處置的相關(guān)問題。目前國內(nèi)尚未針對改制或破產(chǎn)企業(yè)檔案處置問題出臺相關(guān)法律法規(guī)，但地方檔案行政管理部門曾經(jīng)對該問題出臺相關(guān)條例，如遼寧省檔案局在1997年頒布了《遼寧省破產(chǎn)企業(yè)檔案管理規(guī)定》，其中第五條規(guī)定：“破產(chǎn)企業(yè)檔案清理移交工作應(yīng)當(dāng)納入企業(yè)破產(chǎn)工作程序。各級檔案行政管理部門作為各級破產(chǎn)清算組成員單位，負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督、指導(dǎo)破產(chǎn)企業(yè)檔案的價(jià)值鑒定和清理移交工作。破產(chǎn)企業(yè)主管檔案工作的負(fù)責(zé)人及檔案室（館）人員負(fù)責(zé)破產(chǎn)企業(yè)檔案的清理、移交等具體工作?！钡菣n案行政主管部門真正介入到破產(chǎn)企業(yè)清算程序中對破產(chǎn)企業(yè)檔案進(jìn)行接收和指導(dǎo)卻較難實(shí)現(xiàn)，特別是該規(guī)定只針對國有企業(yè)，而對私人企業(yè)、外資企業(yè)卻難以發(fā)揮約束作用。雖然我國綜合檔案館歸檔范圍中明確指出撤銷機(jī)關(guān)檔案是綜合檔案館館藏資源的主要補(bǔ)充源，但這個(gè)規(guī)定只針對政府機(jī)構(gòu)或事業(yè)單位，而破產(chǎn)企業(yè)的檔案是否可以被綜合檔案館接收卻無法得到相關(guān)部門的回應(yīng)。特別是像企業(yè)職工檔案這樣關(guān)乎成千上萬破產(chǎn)企業(yè)員工日后切身利益的檔案，人事部門、勞動部門和檔案部門都沒有接收的義務(wù)與規(guī)定。由此導(dǎo)致破產(chǎn)企業(yè)即使有上交檔案的意愿，卻沒有機(jī)構(gòu)愿意接收，進(jìn)而造成檔案的隨意丟棄。
2破產(chǎn)企業(yè)職工檔案監(jiān)管與接收的流程
破產(chǎn)企業(yè)職工檔案監(jiān)管與接收流程應(yīng)納入到企業(yè)破產(chǎn)清算流程之中，并作為企業(yè)破產(chǎn)清算的必備程序要予以保留。由此，筆者結(jié)合了當(dāng)前我國企業(yè)破產(chǎn)清算流程提出破產(chǎn)企業(yè)職工檔案監(jiān)管與接收的基本流程（見圖1）。根據(jù)《中華人民共和國企業(yè)破產(chǎn)法（試行）》（1986年12月02日）、《最高人民法院關(guān)于貫徹執(zhí)行<中華人民共和國企業(yè)破產(chǎn)法（試行）>的若干問題的意見》（1991年11月1日）、《中華人民共和國民事訴訟法》和有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定企業(yè)破產(chǎn)清算工作主要包括四個(gè)環(huán)節(jié)：企業(yè)申請破產(chǎn)并受理、成立企業(yè)破產(chǎn)清算組負(fù)責(zé)企業(yè)破產(chǎn)清算、破產(chǎn)企業(yè)財(cái)產(chǎn)清算、形成并公布企業(yè)破產(chǎn)清算報(bào)告。
2.1企業(yè)破產(chǎn)清算前檔案部門的工作職責(zé)
根據(jù)我國相關(guān)法律，企業(yè)進(jìn)入破產(chǎn)程序要向當(dāng)?shù)胤ㄔ荷暾垼唧w要求為：首先，嚴(yán)重虧損，無力清償?shù)狡趥鶆?wù)的企業(yè)由其債權(quán)人或債務(wù)人向企業(yè)所在地法院提交破產(chǎn)申請；其次，人民法院依法裁定并宣告企業(yè)破產(chǎn)，企業(yè)由此正式進(jìn)入破產(chǎn)程序。企業(yè)進(jìn)入破產(chǎn)程序后，由人民法院自宣告之日起15日內(nèi)成立清算組。清算組由人民法院與同級人民政府協(xié)商指定由企業(yè)上級主管部門、財(cái)政、計(jì)委、審計(jì)、稅務(wù)、物價(jià)、勞動人事、工商行政管理局等部門的人員和律師會計(jì)師等專業(yè)人員組成。此時(shí)，當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門要介入到企業(yè)破產(chǎn)清算組，負(fù)責(zé)清算過程中對破產(chǎn)企業(yè)檔案的清查、監(jiān)管及在破產(chǎn)清算期企業(yè)人事檔案管理；其次根據(jù)破產(chǎn)企業(yè)檔案保管現(xiàn)狀，初步提出破產(chǎn)企業(yè)職工檔案清查的方案。
2.2企業(yè)破產(chǎn)清算中檔案部門的工作職責(zé)
企業(yè)破產(chǎn)清算過程中包括兩大環(huán)節(jié)：破產(chǎn)企業(yè)財(cái)產(chǎn)清算和形成破產(chǎn)企業(yè)清算報(bào)告。破產(chǎn)企業(yè)財(cái)產(chǎn)清算包括對破產(chǎn)企業(yè)的財(cái)產(chǎn)的保管、清理、估價(jià)、處理和分配等5項(xiàng)內(nèi)容，其中由檔案部門直接參與的有保管、清理和處理三個(gè)環(huán)節(jié)。首先，破產(chǎn)企業(yè)財(cái)產(chǎn)保管環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)是要對破產(chǎn)企業(yè)財(cái)產(chǎn)進(jìn)行集中收管，凍結(jié)企業(yè)涉及企業(yè)財(cái)務(wù)、資產(chǎn)的活動。檔案部門在此階段的工作職責(zé)是對破產(chǎn)企業(yè)檔案進(jìn)行封存，追回散存在機(jī)構(gòu)其他部門的檔案材料；凍結(jié)企業(yè)人力資源調(diào)動、轉(zhuǎn)出和離退休程序，對干部人事檔案和職工檔案進(jìn)行集中收存。其次，破產(chǎn)企業(yè)財(cái)產(chǎn)清理環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)是指清算組對破產(chǎn)企業(yè)的財(cái)產(chǎn)進(jìn)行權(quán)屬界定、范圍界定、分類界定和登記造冊的活動。檔案部門在此環(huán)節(jié)要依據(jù)企業(yè)檔案部門提供的各種檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，對破產(chǎn)企業(yè)檔案的數(shù)量進(jìn)行核實(shí)與清查，并對檔案門類與數(shù)量進(jìn)行分類造冊，對在保管環(huán)節(jié)要求歸入檔案部門卻散失在檔案部門外的檔案進(jìn)行追討；核實(shí)干部人事檔案與職工檔案的內(nèi)容完整性與真實(shí)性，對職工檔案中存在的缺失檔案現(xiàn)象要求當(dāng)事人或企業(yè)相關(guān)人補(bǔ)齊相關(guān)材料或提交檔案缺失說明。再次，破產(chǎn)企業(yè)財(cái)產(chǎn)的處理環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)一般指清算組對破產(chǎn)企業(yè)財(cái)產(chǎn)中非貨幣財(cái)產(chǎn)變現(xiàn)為貨幣財(cái)產(chǎn)的過程。由于企業(yè)檔案不具備變現(xiàn)的性質(zhì)，因此對企業(yè)檔案的處理主要指檔案館根據(jù)破產(chǎn)企業(yè)檔案的類別、質(zhì)量與數(shù)量確定檔案的歸屬方案。一般來說，企業(yè)職工檔案涉及面廣，內(nèi)容多而雜，且日后利用頻繁，所以這類檔案要與文書檔案、科技檔案、財(cái)會檔案等檔案要分別確定歸屬對象。最后，檔案部門要對破產(chǎn)企業(yè)檔案清算情況進(jìn)行總結(jié)，指明對破產(chǎn)企業(yè)檔案的清理情況和處理情況，進(jìn)一步細(xì)化破產(chǎn)企業(yè)檔案的歸屬流向，著重對與企業(yè)自身和企業(yè)職工切身利益相關(guān)的檔案的處理情況進(jìn)行詳細(xì)說明，并將企業(yè)員工關(guān)注的職工檔案清理與歸屬流向情況進(jìn)行公布。
2.3企業(yè)破產(chǎn)清算后檔案部門的工作職責(zé)
企業(yè)破產(chǎn)清算結(jié)束后，破產(chǎn)企業(yè)檔案的接收與保管要按照破產(chǎn)清算報(bào)告的內(nèi)容予以執(zhí)行。國有企業(yè)破產(chǎn)后，其人事檔案和職工檔案由當(dāng)?shù)厝耸禄騽趧庸芾聿块T負(fù)責(zé)接收，而其他檔案由當(dāng)?shù)鼐C合檔案館負(fù)責(zé)接收與保管。非公有制企業(yè)破產(chǎn)后，除職工檔案外，其他類型檔案可由當(dāng)?shù)鼐C合檔案館進(jìn)行選擇性接收，或由所轄地街道辦事處負(fù)責(zé)接收，或者由其上級主管部門或業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)接收，而干部人事檔案和職工檔案因涉及到破產(chǎn)企業(yè)員工的利益，筆者建議由當(dāng)?shù)鼐C合檔案館、人事部門、勞動管理部門協(xié)商建立統(tǒng)一破產(chǎn)企業(yè)職工檔案保管機(jī)構(gòu)，或由勞動管理部門牽頭，綜合檔案館負(fù)責(zé)對這部分人事檔案和職工檔案進(jìn)行代管。此外，在職工檔案交接過程中，破產(chǎn)企業(yè)代表和企業(yè)職工代表要全程參與，以保證檔案交接的準(zhǔn)確性與公正性。
3破產(chǎn)企業(yè)職工檔案管理的保障措施
3.1破產(chǎn)企業(yè)職工檔案管理與接收監(jiān)控機(jī)制
綜合檔案館應(yīng)承擔(dān)破產(chǎn)企業(yè)職工檔案的接收與業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，特別是要介入破產(chǎn)企業(yè)清算流程，著重對破產(chǎn)企業(yè)檔案，特別是要關(guān)注該企業(yè)職工檔案的流向。由此，綜合檔案館應(yīng)結(jié)合其轄區(qū)內(nèi)企業(yè)人力資源管理活動和企業(yè)職工檔案管理現(xiàn)狀制定企業(yè)職工檔案管理的監(jiān)控制度，定期對轄區(qū)內(nèi)企業(yè)職工檔案管理情況進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，并著重留意有破產(chǎn)或改制傾向的企業(yè)，為其做好破產(chǎn)前企業(yè)檔案的封存、清點(diǎn)與確定檔案接收單位的工作。具體工作可以從以下幾個(gè)方面展開：其一，結(jié)合《機(jī)關(guān)干部人事檔案管理?xiàng)l例》的相關(guān)內(nèi)容，實(shí)施企業(yè)職工檔案的歸檔范圍與類別的標(biāo)準(zhǔn)化，定期對企業(yè)職工檔案的數(shù)量與案卷質(zhì)量進(jìn)行評估；其二，及時(shí)介入企業(yè)破產(chǎn)清算流程，檔案行政主管機(jī)構(gòu)要主動介入到破產(chǎn)企業(yè)的清算工作中，并將企業(yè)職工檔案的提前監(jiān)管與后期善后納入到企業(yè)破產(chǎn)清算流程；其三，積極主動聯(lián)系破產(chǎn)企業(yè)職工檔案接收單位，在未明確企業(yè)職工檔案接收單位前，綜合檔案館要負(fù)責(zé)對該部分檔案進(jìn)行規(guī)范化整理、清點(diǎn)和登記，并與相關(guān)行政管理機(jī)構(gòu)，特別是社會勞動保障機(jī)構(gòu)、人事機(jī)構(gòu)和企業(yè)管理機(jī)構(gòu)協(xié)商，確定企業(yè)職工檔案的后續(xù)管理問題；其四，調(diào)研論證、建設(shè)企業(yè)職工檔案聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)平臺，特別要為轄區(qū)內(nèi)非國有制企業(yè)職工建立職工檔案與檔案信息追蹤平臺，一方面提高對非國有制企業(yè)職工檔案管理的監(jiān)控，及時(shí)掌握破產(chǎn)企業(yè)檔案動態(tài)，及時(shí)介入破產(chǎn)企業(yè)檔案接收程序；另一方面為企業(yè)員工查詢其個(gè)人檔案保存狀態(tài)提供服務(wù)平臺。
3.2建立破產(chǎn)企業(yè)檔案接收中心，集中保管破產(chǎn)企業(yè)的職工檔案
為進(jìn)一步規(guī)范破產(chǎn)企業(yè)職工檔案的接收與保管，勞動部門與檔案部門可以聯(lián)合建立破產(chǎn)企業(yè)檔案職工檔案接收中心，主要負(fù)責(zé)對破產(chǎn)企業(yè)職工檔案的接收和善后處理，規(guī)范企業(yè)職工檔案的歸檔材料內(nèi)容，為企業(yè)職工提供必要的人事檔案轉(zhuǎn)出、審核和檔案信息資源服務(wù)。2009年哈爾濱市南崗區(qū)成立了首家破產(chǎn)企業(yè)檔案管理中心，該中心由南崗區(qū)檔案局和勞動與社會保障局合力籌建，首批接收來自本區(qū)十余家破產(chǎn)或轉(zhuǎn)制企業(yè)共3萬余卷各類檔案，接收種類有文書檔案、技術(shù)檔案、經(jīng)營管理檔案、死亡檔案、財(cái)務(wù)檔案等，其中職工檔案共2453卷，涉及到5000多名企業(yè)職工人事檔案的接收與日后保管，并為該區(qū)其他務(wù)工人員提供人事檔案代管和業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)。目前，該中心已為全區(qū)共8300余名下崗職工、非公有制企業(yè)職工、其他務(wù)工人員建立人事檔案，并為全區(qū)各類企業(yè)免費(fèi)提供職工檔案的建檔與業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。該中心的成立為全區(qū)勞動力市場的穩(wěn)定、維護(hù)企業(yè)職工個(gè)人權(quán)益、保障企業(yè)人力資源管理與檔案管理的規(guī)范性提供了保障。而上海主要采取四種方式，有序分流管理本市國有破產(chǎn)企業(yè)的職工檔案。一是按照改制后企業(yè)資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)關(guān)系，將破產(chǎn)企業(yè)職工檔案移交新的企業(yè)或上級控股公司管理；二是由控股（集團(tuán)）公司或子公司授權(quán)，將破產(chǎn)企業(yè)職工檔案管理權(quán)限委托系統(tǒng)資產(chǎn)管理中心承擔(dān)；三是根據(jù)改制企業(yè)檔案保管容量大的需求，在各系統(tǒng)、各行業(yè)按照區(qū)域或行業(yè)板塊，建立破產(chǎn)企業(yè)職工檔案集約化管理平臺；四是與上海市綜合檔案館和上海市勞動保障局協(xié)商共管破產(chǎn)企業(yè)職工檔案。
3.3制定并出臺相關(guān)法規(guī)，使破產(chǎn)企業(yè)檔案接收程序化、規(guī)范化與法制化
關(guān)鍵詞：職工檔案管理系統(tǒng)；軟件工程；數(shù)據(jù)庫
中圖分類號：TP319文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號文章編號：1672-7800（2013）012-0087-02
作者簡介：董引娣（1984-），女，碩士，重慶城市管理職業(yè)學(xué)院講師，研究方向?yàn)橛?jì)算機(jī)教育。
0引言
隨著社會的發(fā)展，企業(yè)的職工人數(shù)也在不斷擴(kuò)大，如何對其進(jìn)行有效管理成為當(dāng)前管理者較為關(guān)注的問題。如果能實(shí)現(xiàn)檔案管理自動化，無疑將給公司管理部門帶來極大方便。職工檔案管理一直以來被視為一項(xiàng)瑣碎、繁雜而又十分細(xì)致的工作，而傳統(tǒng)的手工管理和文件管理方式，表現(xiàn)出了效率低、保密性差，且時(shí)間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)、查找不方便、維護(hù)更新不及時(shí)等弊端。該系統(tǒng)旨在為企業(yè)提供一種更方便的方式對職工進(jìn)行管理，而且可為職工工資管理、人力資源管理提供所需相關(guān)信息。正是計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展使得人們從過去繁雜的手工勞動中得以解脫，從而使這種高效的管理方式得以迅速普及，進(jìn)而為企業(yè)及職工提供方便。
1系統(tǒng)功能描述
通過對系統(tǒng)的實(shí)際用戶及使用部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行訪問調(diào)查，同時(shí)綜合互聯(lián)網(wǎng)上的相關(guān)資料表述，從而對系統(tǒng)所要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)有一個(gè)明確的認(rèn)識。該系統(tǒng)的用戶主要是普通用戶（職工）和系統(tǒng)管理員，職工主要通過該系統(tǒng)對自己的基本信息及考勤信息進(jìn)行瀏覽、編輯、查詢等，如果需要則對其進(jìn)行打印操作，以期通過對系統(tǒng)的操作及時(shí)更新自己的檔案信息，以便公司人事部門統(tǒng)計(jì)。而系統(tǒng)管理員則負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的存儲及系統(tǒng)的維護(hù)，擁有比普通用戶較多的功能，可對其檔案、簡歷等進(jìn)行及時(shí)更新，可添加、修改、刪除職工的信息。不同權(quán)限的用戶可通過自己擁有的權(quán)限進(jìn)入相同的系統(tǒng)界面，但操作不同的功能。
2各模塊之間的關(guān)系及系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
職工檔案管理系統(tǒng)主要包含部門管理、檔案管理、檔案查詢、數(shù)據(jù)庫管理、系統(tǒng)管理，內(nèi)容涉及較多。主要是對職工的各項(xiàng)信息進(jìn)行管理，具體包括職工基本信息以及職工考勤信息的添加、刪除、修改、查詢等功能，同時(shí)可對查詢結(jié)果進(jìn)行打??；數(shù)據(jù)庫管理主要對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，以免出現(xiàn)異常情況時(shí)使數(shù)據(jù)庫丟失；系統(tǒng)管理主要是對用戶的登錄信息進(jìn)行添加、修改等操作。
3系統(tǒng)處理流程
系統(tǒng)的整個(gè)處理流程如圖2所示，系統(tǒng)管理員可以對系統(tǒng)進(jìn)行職工信息的添加、修改、刪除、查詢等操作，而職工可利用系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息及考勤信息的查詢、登錄密碼的修改等操作。這些檔案信息和考勤信息等數(shù)據(jù)信息都存儲在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，當(dāng)執(zhí)行這些相關(guān)操作時(shí)，存儲在數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)數(shù)據(jù)信息會從數(shù)據(jù)庫中調(diào)出，在屏幕上顯示出相關(guān)的操作結(jié)果，并且系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫會對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行及時(shí)的更新和維護(hù)等，以保證顯示的信息結(jié)果正確無誤。
4系統(tǒng)主要功能劃分
4.1部門管理
部門信息包括部門編號、部門名稱、部門負(fù)責(zé)人、部門電話等信息，用戶可以瀏覽各信息。通過TreeView控件和ListView控件，實(shí)現(xiàn)將數(shù)據(jù)庫的字段信息添加到TreeView中，數(shù)據(jù)庫里的字段將以目錄的形式呈現(xiàn)給用戶，單擊一個(gè)字段可以顯示該字段的數(shù)據(jù)信息，界面類似于資源管理器，利用ListView顯示數(shù)據(jù)庫的記錄信息。
4.2檔案管理
檔案管理包括職工基本信息管理、職工考勤管理、個(gè)人簡歷管理。這些功能因用戶使用系統(tǒng)權(quán)限不同所表示出的功能使用也不同，普通用戶沒有數(shù)據(jù)修改及刪除的權(quán)限，只能對職工的信息進(jìn)行瀏覽。
4.3職工信息管理
職工信息管理包括對職工的基本信息進(jìn)行瀏覽、添加職工記錄，以及對職工的詳細(xì)資料進(jìn)行修改、刪除職工記錄。其主要子模塊如下：
（1）基本信息的添加。管理員首先進(jìn)入職工信息瀏覽窗體，在該窗體的下方有一個(gè)添加信息的按鈕，點(diǎn)擊該按鈕進(jìn)入添加信息的界面。職工信息的添加窗體使用了兩個(gè)Frame控件及多個(gè)TextBox、Lable、ComboBox控件，對職工的各項(xiàng)信息進(jìn)行添加。有些信息需要手工添加，有些信息可在選擇框中選擇，如果添加的信息不符合要求，將會出現(xiàn)提示框，告訴用戶哪些信息的輸入不正確，如生日、參加工作的時(shí)間及進(jìn)入公司的時(shí)間都必須為日期型。必須把所有要添加的信息完全添加，才可將各項(xiàng)信息添加成功。如果用戶為普通用戶則不能進(jìn)入該界面，即在職工信息瀏覽界面中增加按鈕并設(shè)為灰色，把Command控件的Enable屬性選擇為False即可。
（2）基本信息的查詢。為了方便管理員及普通用戶查詢，使用了TextBox控件和ComboBox控件， 在查詢時(shí)用戶將查詢內(nèi)容輸入到Text中，或在ComboBox中選擇自己所要查詢的條件，點(diǎn)擊開始搜索按鈕，便可以查詢出自己想要的信息。該查詢的優(yōu)點(diǎn)在于方便用戶做任何查詢，管理員可以輸入任何可提供的數(shù)據(jù)來進(jìn)行查詢，顯示信息為所有數(shù)據(jù)庫中提供的數(shù)據(jù)。
（3）職工信息的查詢。輸入一定的查詢條件（某一或某些條件），單擊開始搜索按鈕將會對該條件進(jìn)行查詢并顯示查詢結(jié)果。
4.4職工考勤管理
職工考勤管理包括對職工的考勤信息進(jìn)行瀏覽、添加職工記錄，以及對職工的詳細(xì)資料進(jìn)行修改、刪除職工記錄。其主要子模塊為
考勤信息添加：管理員首先進(jìn)入職工考勤信息瀏覽窗體，在該窗體的下方有一個(gè)添加信息的按鈕，點(diǎn)擊該按鈕進(jìn)入添加考勤信息的界面。職工考勤信息的添加窗體使用了兩個(gè)Frame控件及多個(gè)TextBox、Lable、ComboBox控件，對職工考勤的各項(xiàng)信息進(jìn)行添加，有些信息需要手工添加，有些信息可在選擇框中選擇。必須把所有要添加的信息完全添加，才可以將各項(xiàng)信息添加成功。如果用戶為普通用戶則不能進(jìn)入該界面，即在職工考勤信息瀏覽界面中增加按鈕并設(shè)置為灰色，把Command控件的Enable屬性選擇為False即可。
4.5檔案查詢
當(dāng)輸入一定的查詢條件時(shí)可對職工基本信息及考勤信息進(jìn)行查詢。其主要子模塊為
職工考勤查詢：管理員及普通用戶均可以對考勤信息進(jìn)行查詢，為了方便管理員及普通用戶查詢，使用了TextBox控件和ComboBox控件，在查詢時(shí)用戶將查詢內(nèi)容輸入到Text中，或在ComboBox中選擇自己所要查詢的條件，如果數(shù)據(jù)庫中有相應(yīng)的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊開始搜索按鈕后，則將在MSFlexGrid控件中顯示查詢結(jié)果，在該控件的底部會顯示出查詢的記錄條數(shù)，職工考勤信息的查詢主要是確定所要查詢的考勤年月。打印功能是通過VB的第三方控件tubPrinter報(bào)表控件來實(shí)現(xiàn)的，該控件可以打印常見數(shù)據(jù)控件中的數(shù)據(jù)，如打印MSFlexGrid控件、MSHFlexGrid控件、ListView控件、DataGrid控件里的數(shù)據(jù)等。
5結(jié)語
對于職工檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)盡可能做到全面、方便、快捷、友好。對于普通用戶，本軟件提供了全面的查詢統(tǒng)計(jì)功能，用戶可以根據(jù)不同的需要選擇不同的條件進(jìn)行單一或組合查詢，確保提高查詢、統(tǒng)計(jì)速度，使查詢、統(tǒng)計(jì)工作變得更加便捷。
參考文獻(xiàn)參考文獻(xiàn)：
[1]張海藩.軟件工程導(dǎo)論[M].第3版.北京：清華大學(xué)出版社， 2002.
[2]薩師煊，王珊.數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)概論[M].第3版.北京：高等教育出版社，2002.
[3]PAULRAJ PONNIAH.數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)與開發(fā)教程[M].韓宏志，譯.北京：清華大學(xué)出版社，2005.
