時(shí)間：2023-07-28 16:33:52
序論：在您撰寫(xiě)供應(yīng)商采購(gòu)訂單管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
【關(guān)鍵詞】閉環(huán)管理 采購(gòu)訂單 物資管理系統(tǒng)
1 前言
隨著醫(yī)改的深入，藥品加成已經(jīng)取消，傳統(tǒng)以藥養(yǎng)醫(yī)的醫(yī)院應(yīng)收方式逐漸不可行，另一方面醫(yī)院等級(jí)評(píng)審又對(duì)耗材管理有更嚴(yán)格的要求，要求對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行資質(zhì)、效期管理，并能做到使用追溯，這些新的要求在傳統(tǒng)管理模式下已經(jīng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)。醫(yī)院物流管理系統(tǒng)主要包含：物資平臺(tái)、條形碼設(shè)置、資質(zhì)管理、采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、多級(jí)庫(kù)管理、高值耗材管理、供應(yīng)室消毒包管理以及報(bào)表管理等九大部分。如圖1所示。
目前，大多數(shù)醫(yī)院都實(shí)現(xiàn)了物流管理系統(tǒng)的基本功能，但是在采購(gòu)訂單跟供貨商之間的交接上，即如何將已經(jīng)生成好的采購(gòu)訂單發(fā)送給供貨商，供貨商收到訂單如何處理，處理完之后生成發(fā)貨單如何進(jìn)入物流管理系統(tǒng)這段流程上，沒(méi)有很好的解決。以我們醫(yī)院的一些經(jīng)驗(yàn)，拋磚引玉，提供一些淺陋的意見(jiàn)。
2 解決流程曾經(jīng)用過(guò)的幾種方法及優(yōu)缺點(diǎn)
2.1 原始方法
流程：采購(gòu)訂單生成之后，由醫(yī)院采購(gòu)中心的采購(gòu)員打電話或者發(fā)郵件給供貨商，供貨商收到清單以后，按照清單上的物品進(jìn)行備貨，然后送到醫(yī)院采購(gòu)中心。采購(gòu)中心庫(kù)管員再按照發(fā)貨單上的信息進(jìn)行錄入。
最初的流程就是采用這種方法，缺點(diǎn)很多：
（1）需要采購(gòu)員來(lái)跟供貨商進(jìn)行聯(lián)系，工作任務(wù)重。
（2）打電話或者發(fā)郵件，容易造成供貨商理解不清，發(fā)錯(cuò)物品。
（3）高值和介入物品必須需要條碼，其他一些需要條碼管理的物品也存在需要條碼的情況，這些都由采購(gòu)中心庫(kù)管員錄入，大大增加了工作量和錯(cuò)誤率。
（4）采購(gòu)員無(wú)法跟蹤到供貨商是否供貨等詳細(xì)情況。
2.2 通過(guò)預(yù)入庫(kù)方法
采購(gòu)訂單生成之后，由醫(yī)院采購(gòu)中心的采購(gòu)員打電話或者發(fā)郵件給供貨商，供貨商收到清單以后，按照清單上的物品進(jìn)行備貨，然后根據(jù)醫(yī)院提供的模板做成統(tǒng)一格式的電子發(fā)貨單發(fā)送給采購(gòu)中心庫(kù)管員，庫(kù)管員將電子發(fā)貨單導(dǎo)入到系統(tǒng)中，生成入庫(kù)單，然后由庫(kù)管員或供貨商對(duì)條碼管理的物品進(jìn)行條碼驗(yàn)證，驗(yàn)證完成之后通過(guò)審核即可。
改進(jìn)之后的流程。優(yōu)點(diǎn)是：入庫(kù)單主要由供貨商制成的電子發(fā)貨單生成，電子發(fā)貨單上附帶了物品的條碼，物資編碼，品名，數(shù)量等信息，庫(kù)管員只要直接導(dǎo)入就可以了，大大減輕了庫(kù)管員的工作，直接就可以生成入庫(kù)單。缺點(diǎn)是：
（1）采購(gòu)訂單仍舊需要采購(gòu)員來(lái)跟供貨商進(jìn)行聯(lián)系。
（2）仍舊會(huì)造成供貨商的理解錯(cuò)誤。
（3）采購(gòu)員仍然無(wú)法跟蹤供貨商供貨情況。
（4）供貨商雖然按照模板操作，但是做的電子發(fā)貨單會(huì)存在錯(cuò)誤，導(dǎo)致無(wú)法入庫(kù)的情況。
2.3 通過(guò)網(wǎng)站或者APP方法
采購(gòu)訂單生成之后，直接發(fā)送到醫(yī)院的物流網(wǎng)站或者APP，并短信或微信提醒供貨商，供貨商登錄網(wǎng)站或者APP以后，按照網(wǎng)站或app上的物品進(jìn)行備貨，然后直接在APP或者網(wǎng)站上操作，生成電子發(fā)貨單，然后由網(wǎng)站或者APP自動(dòng)導(dǎo)入到物流管理系統(tǒng)。采購(gòu)員可以實(shí)時(shí)追蹤供貨商供貨情況。
目前采用的流程。優(yōu)點(diǎn)是：解決了前面2種方法的缺點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了和醫(yī)院內(nèi)部的物流管理系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，并且可以對(duì)供貨商供貨情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。
3 效果評(píng)價(jià)
3.1 提高工作效率，降低出錯(cuò)概率
（1）以往都是供貨商提供紙質(zhì)的發(fā)貨單，然后由采購(gòu)中心的庫(kù)管員進(jìn)行錄入，不僅庫(kù)管員造成較大的工作量，而且很容易發(fā)生錯(cuò)誤，遺漏，非常不方便。采用最新流程之后，采購(gòu)單都是網(wǎng)上進(jìn)行流轉(zhuǎn)，供貨商做了以前庫(kù)管員的工作，提高了工作效率，減少差錯(cuò)和遺漏的發(fā)生，使庫(kù)管員有更多的精力和時(shí)間投入到驗(yàn)收審核工作當(dāng)中。
（2）以往采購(gòu)訂單都是由采購(gòu)員電話聯(lián)系供貨商，難免發(fā)生錯(cuò)誤。采用最新流程之后，采購(gòu)訂單直接由系統(tǒng)生成之后發(fā)送到APP或網(wǎng)站上，避免了錯(cuò)誤的發(fā)生，采購(gòu)員只是進(jìn)行審核，大大減輕了采購(gòu)員的工作，提高采購(gòu)效率。
3.2 方便采購(gòu)員了解供貨商供貨實(shí)時(shí)情況，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)
網(wǎng)上采購(gòu)之后，我們可以對(duì)供貨商M行評(píng)價(jià)。采購(gòu)訂單發(fā)出之后，根據(jù)供貨商的供貨情況進(jìn)行評(píng)價(jià)分析。例如分析供應(yīng)商的到貨及時(shí)率，合格率和退貨率等，既有貨比三家的進(jìn)行橫向評(píng)估，又有價(jià)格趨勢(shì)的縱向評(píng)估，不斷提升采購(gòu)電子化的應(yīng)用等級(jí)。
3.3 實(shí)現(xiàn)物流管理系統(tǒng)的閉環(huán)管理
好多醫(yī)院雖然在物資內(nèi)部管理上實(shí)現(xiàn)全程跟蹤，但缺乏采購(gòu)訂單與供貨商交互之間的管理，使采購(gòu)訂單無(wú)法實(shí)現(xiàn)跟蹤，無(wú)法實(shí)現(xiàn)整個(gè)物資管理系統(tǒng)的閉環(huán)管理。加入這一環(huán)節(jié)之后，整個(gè)物資管理系統(tǒng)就實(shí)現(xiàn)了閉環(huán)管理。物資管理系統(tǒng)――》生成采購(gòu)訂單――》供貨商――》入庫(kù)這一流程上就形成了閉環(huán)，提高了物資管理系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和穩(wěn)定性。
綜上所述，采用新的流程，采購(gòu)訂單通過(guò)網(wǎng)站的形式或者APP形式傳遞給供貨商，使得供貨商能及時(shí)得到訂單信息，然后從網(wǎng)上進(jìn)行操作形成發(fā)貨單，進(jìn)而進(jìn)入物資管理系統(tǒng)形成出庫(kù)單，大大減輕了采購(gòu)中心工作人員的工作量，實(shí)現(xiàn)了物資管理系統(tǒng)的閉環(huán)管理，提高了物資管理系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和穩(wěn)定性，使采購(gòu)訂單與供貨商進(jìn)行了比較友好的交互。
【關(guān)鍵詞】 采購(gòu)管理 品類 訂單管理 供應(yīng)商管理 庫(kù)存管理
采購(gòu)管理（Procurement Management）是包括采購(gòu)計(jì)劃下達(dá)、采購(gòu)單生成、采購(gòu)單執(zhí)行、到貨接收、檢驗(yàn)入庫(kù)、采購(gòu)發(fā)票收集、采購(gòu)結(jié)算的采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程，是物流管理中的重要組成部分，但是一直以來(lái)對(duì)采購(gòu)管理的研究很多只停留在流程描述階段和定性描述階段，全面的定量化模擬研究還很少，這也是由于采購(gòu)管理工作的復(fù)雜性所造成的，采購(gòu)管理除了包括訂單管理，供應(yīng)商管理之外，同時(shí)也與庫(kù)存管理緊密相關(guān)，因此要做出全面的定量化模擬研究，首先必須對(duì)采購(gòu)管理系統(tǒng)進(jìn)行仔細(xì)的系統(tǒng)分析。
一、采購(gòu)管理邏輯模型構(gòu)建及目標(biāo)設(shè)定
1.1 采購(gòu)管理邏輯模型構(gòu)建
設(shè)定采購(gòu)管理系統(tǒng)P與訂單管理系統(tǒng)O，供應(yīng)商管理系統(tǒng)S，庫(kù)存管理系統(tǒng)I三個(gè)系統(tǒng)相聯(lián)系，其中POI三系統(tǒng)都屬于企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)，S系統(tǒng)屬于外部系統(tǒng)，采購(gòu)管理子系統(tǒng)的效率與效益取決與這三個(gè)系統(tǒng)的交換效率與效益, 構(gòu)建采購(gòu)管理邏輯模型如下圖所示：
1.2 采購(gòu)管理邏輯模型流程關(guān)系構(gòu)建
POSI系統(tǒng)間流程為PO―批量訂單發(fā)出，OP―訂單完成情況反饋；PI―庫(kù)存查詢，IP―庫(kù)存查詢反饋；PS―向供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)，SP―供應(yīng)商供貨反饋。
1.3 采購(gòu)管理邏輯模型目標(biāo)設(shè)定
將采購(gòu)管理系統(tǒng)P目標(biāo)設(shè)定為采購(gòu)批量PQ，采購(gòu)總成本PC，采購(gòu)效率PE；訂單管理系統(tǒng)O目標(biāo)設(shè)定為訂單批量i，SKU品類數(shù)k，品類采購(gòu)量Qk，訂單響應(yīng)速度Okv，訂單隨機(jī)性O(shè)ir；將供應(yīng)商管理系統(tǒng)S目標(biāo)設(shè)定為供應(yīng)品類數(shù)Sk，k品類下供應(yīng)量SPQ, 供應(yīng)商供貨速度Skv；將庫(kù)存管理系統(tǒng)I目標(biāo)設(shè)定為現(xiàn)庫(kù)存量Ik及安全庫(kù)存量SSk。
1.4采購(gòu)管理邏輯模型流向參數(shù)關(guān)系構(gòu)建
綜上所述，PO系統(tǒng)之間的參數(shù)傳遞包括(PC，PQ，PE，i，k，Qk，Okv，Oir)，PS系統(tǒng)之間的參數(shù)傳遞包括(PC，PQ，PE，Sk，SPQ，Skv)，PI系統(tǒng)之間的參數(shù)傳遞包括(PC，PQ，PE，Ik，SSk)。
二、采購(gòu)管理模擬模型構(gòu)建
從采購(gòu)管理邏輯模型的分析中可看出，POSI系統(tǒng)中的核心是P系統(tǒng)，因此構(gòu)建起以P系統(tǒng)設(shè)定目標(biāo)為優(yōu)化目標(biāo)的采購(gòu)管理模擬模型。
2.1采購(gòu)批量PQ模型構(gòu)建
采購(gòu)批量PQ=，SKU采購(gòu)分量PQk與訂單采購(gòu)量Qk和現(xiàn)庫(kù)存量Ik及安全庫(kù)存量SSk相關(guān)，PQk=Qk-(Ik-SSk)。構(gòu)建模型PQ=，k=(1，N)，N為匯總后SKU品類數(shù)。
2.2采購(gòu)總成本PC模型構(gòu)建
采購(gòu)總成本PC，包括購(gòu)買資金PC1和采購(gòu)費(fèi)用PC2，PC1與采購(gòu)批量PQk，采購(gòu)價(jià)格Pij相關(guān)，PC2與采購(gòu)SKU品類數(shù)k及采購(gòu)批量PQk相關(guān)。
首先，考慮單一訂單采購(gòu)成本PCi，與單一訂單Oi，訂單下SKU品類數(shù)Mi，訂單下品類采購(gòu)價(jià)格Pij，訂單下品類采購(gòu)量PQij相關(guān)。PC i1=，PCi2=f(Mi, PQij)=λ0Mi+，建立模型PCi=+λ0Mi+。
i=(1，n)，n為批處理訂單量；j=(1，Mi)，Mi為單一訂單下品類量；
λ0>0為品類量系數(shù)；λij
其次，在此基礎(chǔ)上分析批量訂單采購(gòu)總成本模型：
批量訂單采購(gòu)總成本PC=，但這里要注意的是批量訂單匯總之后SKU品類數(shù)小于分訂單SKU品類數(shù)匯總量。
PC1=， PC2=f(N, PQk)=λ0N+，
建立模型PC=+λ0N+，
k=(1，N)，N為匯總后SKU品類數(shù)，N
λ0>0為品類總量系數(shù)，λk
優(yōu)化目標(biāo)為最小化PC，可以結(jié)合數(shù)量折扣下EOQ模型考慮PQk的優(yōu)化問(wèn)題，同時(shí)根據(jù)供應(yīng)商數(shù)量折扣表確定Pk，因此模型求解重點(diǎn)就在于系數(shù)λ0與λk 的求解，而這兩個(gè)參數(shù)可以根據(jù)實(shí)際采購(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)收集后經(jīng)統(tǒng)計(jì)分析得出。
2.3采購(gòu)效率PE模型構(gòu)建
采購(gòu)批量PE=，SKU品類采購(gòu)效率PEk與訂單響應(yīng)速度Okv，訂單隨機(jī)性O(shè)ir及供應(yīng)商供貨速度Skv相關(guān)，構(gòu)建模型PEk=f(Okv, Oir, Skv)=αT0+βT0 +γTs=(α+β)T0 +γTs。
T0為采購(gòu)部門SKU品類訂單標(biāo)準(zhǔn)處理時(shí)間；
Ts為供應(yīng)商SKU品類訂單標(biāo)準(zhǔn)處理時(shí)間；
α品類系數(shù)，與SKU品類數(shù)N相關(guān)，隨N值增加而增加；
β隨機(jī)訂單系數(shù)，與隨機(jī)訂單比率相關(guān)，隨即訂單量增加β系數(shù)增加；
γ供應(yīng)商響應(yīng)系數(shù)，與供應(yīng)商供應(yīng)品類數(shù)Sk及k品類下供應(yīng)量SPQ相關(guān)，γ隨Sk和SPQ的增加而增加；以上參數(shù)與系數(shù)可以根據(jù)實(shí)際數(shù)據(jù)和經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)得出。
k=(1，N)，N為匯總后SKU品類數(shù)。
三、采購(gòu)管理模擬模型優(yōu)化分析
3.1 采購(gòu)管理系統(tǒng)模型優(yōu)化目標(biāo)設(shè)定
根據(jù)以上模型分析，得出采購(gòu)管理系統(tǒng)P目標(biāo)采購(gòu)批量PQ，采購(gòu)總成本PC，采購(gòu)效率PE的函數(shù)表達(dá)式分別如下：
PQk= ；
PC=+λ0N+；
PEk=f(Okv, Oir, Skv)=αT0+βT0 +γTs=(α+β)T0 +γTs；
將采購(gòu)管理系統(tǒng)的優(yōu)化目標(biāo)設(shè)定如下：
將PQk在滿足生產(chǎn)需求的情況下降低，同時(shí)PC也要降低，而PE則要提高，在實(shí)際應(yīng)用時(shí)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況可以采用層次分析法進(jìn)行優(yōu)化目標(biāo)設(shè)定；
3.2采購(gòu)管理系統(tǒng)模型優(yōu)化分析
將采購(gòu)管理模型目標(biāo)間參數(shù)相關(guān)關(guān)系表示如下：
由于PQk與Pk存在內(nèi)在關(guān)聯(lián)，都由供應(yīng)商管理系統(tǒng)S的數(shù)量折扣表決定，而將S作為整體來(lái)看時(shí)PQ==，所以PQ，PC，PE直接和k，PQk相關(guān)，即采購(gòu)管理系統(tǒng)優(yōu)化目標(biāo)與品類數(shù)和品類下采購(gòu)量直接關(guān)系。
由上表可以看出當(dāng)SKU品類數(shù)K發(fā)生變化時(shí)，PQ，PC變動(dòng)方向相同，但PE與K，PQ，PC的變動(dòng)方向都相反；由于PC優(yōu)化控制目標(biāo)為降低，PE優(yōu)化控制目標(biāo)為增加，所以在滿足PC需求情況下，采購(gòu)管理系統(tǒng)應(yīng)減少K的總量，即SKU品類總量，以滿足系統(tǒng)的優(yōu)化目標(biāo)要求。
當(dāng)SKU品類下采購(gòu)量PQk發(fā)生變化時(shí)，由于供應(yīng)商數(shù)量折扣影響，PQ，PE變動(dòng)方向相反；PC變化考慮到PQk與Pk的交互作用影響，需要進(jìn)行SAM敏感性分析，實(shí)踐中在收集相關(guān)數(shù)據(jù)后可再進(jìn)行具體分析。
綜上所述，考慮K及PQk對(duì)采購(gòu)管理模型的影響，減小K量將可以優(yōu)化企業(yè)采購(gòu)管理系統(tǒng)目標(biāo)，而PQk帶來(lái)的影響還需要通過(guò)實(shí)際數(shù)據(jù)收集和敏感性分析作出進(jìn)一步判斷。
參考文獻(xiàn)
1、(U.S.A) David R. Anderson, Dennis J. Sweeney, An Introduction to Management Science Quantitative Approaches to Decision Making [M] 機(jī)械工業(yè)出版社 2006.06第1版
關(guān)鍵詞：ERP 訂單管理 企業(yè)應(yīng)用
在生產(chǎn)制造型企業(yè)對(duì)訂單管理要求日漸提升的今天，傳統(tǒng)的訂單管理模式已難以適應(yīng)當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)激烈的社會(huì)，這就要求企業(yè)必須加強(qiáng)自身生產(chǎn)管理水平，ERP系統(tǒng)的訂單管理模塊可以幫助企業(yè)管理供、產(chǎn)、銷的各個(gè)環(huán)節(jié)以及與供應(yīng)商、經(jīng)銷商、客戶等資源的協(xié)同關(guān)系，它可以在原有性能的基礎(chǔ)上，綜合企業(yè)現(xiàn)狀進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，使其能夠真正滿足企業(yè)的需求，提升企業(yè)形象、降低成本和提高客戶滿意度。
1 訂單管理模塊的業(yè)務(wù)類型
ERP系統(tǒng)的訂單管理模塊，主要有采購(gòu)訂單、生產(chǎn)工單和銷售訂單三種形式，以訂單驅(qū)動(dòng)企業(yè)生產(chǎn)和采購(gòu)，以信息流驅(qū)動(dòng)企業(yè)信息流和資金流，幫助企業(yè)構(gòu)建順暢的生產(chǎn)物流體系，有效幫助企業(yè)優(yōu)化作業(yè)流程，提升生產(chǎn)管理水平。
1.1 采購(gòu)訂單
在企業(yè)料件或者產(chǎn)品存在短缺時(shí)，就會(huì)形成采購(gòu)訂單。采購(gòu)業(yè)務(wù)的一般流程為：采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)申請(qǐng)PR采購(gòu)申請(qǐng)的批準(zhǔn)采購(gòu)訂單PO采購(gòu)訂單批準(zhǔn)接收、作收據(jù)（在待檢區(qū)/待檢倉(cāng)庫(kù)）檢驗(yàn)、錄入檢驗(yàn)代碼合格之后送貨入庫(kù)不合格的退回供應(yīng)商/待檢。
采購(gòu)的過(guò)程中需要企業(yè)確定適合的供應(yīng)商，采購(gòu)訂單一經(jīng)生成，ERP系統(tǒng)即在批采購(gòu)訂單和批采購(gòu)申請(qǐng)單之間進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后將訂單發(fā)出給供應(yīng)商。采購(gòu)訂單有四種類型：
①標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)單SPO：適用于欲采購(gòu)的物料、價(jià)格、數(shù)量、時(shí)間、供應(yīng)商均確定的一次性物品或服務(wù)采購(gòu)。
②合同采購(gòu)協(xié)議CPA：與同一家供貨商做長(zhǎng)期的采購(gòu)合約，只與供貨商簽訂此合約的總采購(gòu)金額，但尚未決定要買的料件為何、數(shù)量多少以及何時(shí)會(huì)買。當(dāng)計(jì)劃協(xié)議發(fā)放時(shí)，才發(fā)生采購(gòu)行為。
③一攬子采購(gòu)協(xié)議BPA：與同一家供貨商簽訂一批量折扣采購(gòu)合約，簽訂此合約的總采購(gòu)金額、購(gòu)買的料件等，但未知何時(shí)要訂購(gòu)
④計(jì)劃采購(gòu)訂單PPO：與同一家供貨商簽訂一計(jì)劃采購(gòu)訂單，簽訂此合約的總采購(gòu)金額、購(gòu)買的料件、計(jì)劃交貨日期等，但未知何時(shí)要訂購(gòu)。
1.2 生產(chǎn)訂單
生產(chǎn)訂單，又稱工單，就是生產(chǎn)管理中心向生產(chǎn)車間下達(dá)的一個(gè)生產(chǎn)指令。對(duì)一個(gè)生產(chǎn)制造企業(yè)來(lái)說(shuō)，當(dāng)企業(yè)收到一個(gè)客戶訂單或者企業(yè)內(nèi)部有需求時(shí)，內(nèi)部就會(huì)形成一個(gè)生產(chǎn)訂單，生產(chǎn)中心就會(huì)根據(jù)生產(chǎn)訂單開(kāi)始生產(chǎn)。
按訂單生產(chǎn)是指企業(yè)根據(jù)客戶訂單的需求量和交貨期來(lái)進(jìn)行生產(chǎn)安排，其宗旨在于降低庫(kù)存，有訂單才安排生產(chǎn)，無(wú)訂單則調(diào)整生產(chǎn)。生產(chǎn)計(jì)劃員按照自制品的物料需求計(jì)劃編制生產(chǎn)訂單，通過(guò)審核后生產(chǎn)訂單連同自動(dòng)的定額配料表將同時(shí)下達(dá)到相關(guān)生產(chǎn)車間，生產(chǎn)車間據(jù)此開(kāi)生產(chǎn)配料單領(lǐng)料，開(kāi)生產(chǎn)入庫(kù)單入庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)記賬后生產(chǎn)訂單中將自動(dòng)反映車間的用料及入庫(kù)情況。ERP系統(tǒng)根據(jù)銷售訂單下達(dá)生產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)以銷定產(chǎn)，并根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)采購(gòu)，實(shí)現(xiàn)以產(chǎn)訂購(gòu)。
1.3 銷售訂單
銷售訂單是企業(yè)在發(fā)生銷售業(yè)務(wù)時(shí)，預(yù)先與客戶簽訂的一種契約式的業(yè)務(wù)單據(jù)，同時(shí)該單據(jù)可以提供利潤(rùn)預(yù)估值供參考。通過(guò)該業(yè)務(wù)可以全面跟蹤客戶或者貨品的訂貨、發(fā)貨等情況。還可以對(duì)有訂貨合同的客戶進(jìn)行集中管理，也可以將銷售訂單轉(zhuǎn)入采購(gòu)訂單，對(duì)采購(gòu)、發(fā)貨等業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)有效地管理。
銷售訂單不僅是銷售業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)處理源，更是工業(yè)系統(tǒng)整體的起源單據(jù)和最終目標(biāo)，可以實(shí)現(xiàn)以銷定產(chǎn)、以銷售定計(jì)劃、以銷定購(gòu)等多種業(yè)務(wù)模式，因而在整個(gè)系統(tǒng)中處于核心地位。
2 訂單管理模塊的業(yè)務(wù)內(nèi)容
ERP訂單管理的業(yè)務(wù)內(nèi)容主要包括銷售收款循環(huán)、客戶管理、報(bào)價(jià)管理和訂單管理幾部分。
2.1 銷售收款循環(huán)
企業(yè)的銷售收款循環(huán)包括銷貨作業(yè)(Standard Sales Order)；銷貨退回作業(yè)(RMA Order)；三角貿(mào)易作業(yè)（Drop-Ship Order）；內(nèi)部訂單作業(yè)（Internal Orders）。通過(guò)這些相關(guān)作業(yè)，掌握了解企業(yè)客戶數(shù)據(jù)、可以進(jìn)行報(bào)價(jià)、訂單、出貨等作業(yè)流程，認(rèn)列相關(guān)的銷貨成本與銷貨收入、針對(duì)客戶的應(yīng)收賬款進(jìn)行收款沖賬作業(yè)、進(jìn)行應(yīng)收票據(jù)管理與銀行對(duì)賬作業(yè)等。
一般銷貨作業(yè)的流程：建立客戶資料報(bào)價(jià)輸入訂單預(yù)收款檢料包裝出貨銷貨成本認(rèn)列應(yīng)收賬款認(rèn)列收款沖賬應(yīng)收票據(jù)作業(yè)銀行對(duì)賬過(guò)賬至總賬。
2.2 客戶管理功能
客戶管理（Customers Management）主要包括建立客戶信用分類(Profile Classes)；建立客戶數(shù)據(jù)(Create Customer)；客戶合并(Merge Customers)。
2.2.1 客戶信用分類
對(duì)企業(yè)而言，客戶是很重要的信息資源，企業(yè)需要把企業(yè)所有的客戶，按照交易的信用等級(jí)進(jìn)行分類，定義同一信用等級(jí)分類客戶的應(yīng)收賬款立賬規(guī)則、對(duì)賬單寄發(fā)、客戶付款規(guī)則、催收作業(yè)、信用額度制訂以及信用額度控管。所謂信用額度，就是客戶未償還應(yīng)收賬款余額的上限，該額度應(yīng)該依據(jù)不同幣別加以設(shè)定。信用額度控管對(duì)信用額度有一定的約束作用，若超過(guò)信用額度上限，系統(tǒng)將限制業(yè)務(wù)部門開(kāi)訂單或出貨。
銷售訂單的管理不完善
天美公司的所有零售店的銷售均錄入STORIS零售管理系統(tǒng)（從美國(guó)伊森艾倫公司引進(jìn)的全球領(lǐng)先的家具零售管理系統(tǒng)）銷售訂單，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將銷售訂單銷售的商品編碼、數(shù)量、送貨日期等信息傳送到全國(guó)聯(lián)網(wǎng)的服務(wù)器中；總部的采購(gòu)人員隨時(shí)可以關(guān)注全國(guó)家具連鎖店的銷售訂單缺貨狀況，根據(jù)缺貨的商品編碼和數(shù)量以及顧客要求的送貨日期等信息，采購(gòu)人員制作采購(gòu)計(jì)劃并在系統(tǒng)中錄入采購(gòu)訂單向供應(yīng)商采購(gòu)所需商品；同時(shí)，各連鎖店的銷售人員也可通過(guò)系統(tǒng)，查看采購(gòu)部門已錄入的采購(gòu)訂單的采購(gòu)數(shù)量和到貨日期，以便提前與顧客預(yù)約送貨時(shí)間。
但是，由于銷售和采購(gòu)的不確定性，頻繁發(fā)生由于因裝修延誤、出差等顧客原因，或者供應(yīng)商延誤交期等客觀原因造成的銷售訂單推遲送貨甚至取消訂單，直接導(dǎo)致供應(yīng)鏈上游的采購(gòu)計(jì)劃、物流配送、資金計(jì)劃被打亂，產(chǎn)生顧客投訴以及配送和服務(wù)中心庫(kù)存大量積壓。同時(shí)，基于月度銷售業(yè)績(jī)指標(biāo)衡量的銷售獎(jiǎng)金政策，造成了服務(wù)中心配送量過(guò)分集中在周末及月末，送貨不均衡。
此外，還有一些是人為原因造成的系統(tǒng)違規(guī)操作，例如天美公司的家居設(shè)計(jì)顧問(wèn)不按正常商品交期向顧客承諾送貨日期，或者由于采購(gòu)原因造成訂單的計(jì)劃送貨日期頻繁變更；而STORIS系統(tǒng)又是按照銷售訂單送貨日期的早晚自動(dòng)分配采購(gòu)入庫(kù)商品，造成違規(guī)承諾送貨日期的訂單可以搶先提交采購(gòu)入庫(kù)商品從而先送貨，而按規(guī)則承諾的銷售訂單到送貨時(shí)無(wú)貨可送的局面，這就是所謂的“搶貨”。有的連鎖店，為防止緊俏商品提交量被“搶”，通過(guò)頻繁推遲銷售訂單送貨日期的方法一直保留商品提交量而不送貨，即所謂“占貨”；此外，少數(shù)家居設(shè)計(jì)顧問(wèn)隨意下單、修改甚至刪除訂單；這些違規(guī)行為直接擾亂了公平、有序的業(yè)務(wù)操作平臺(tái)。天美公司的訂單管理還存在諸多不足之處，供應(yīng)鏈管理有待進(jìn)一步完善。
庫(kù)存成本偏高
當(dāng)下，供應(yīng)鏈管理的最新趨勢(shì)就是要盡量地降低庫(kù)存，并且盡力提升在途庫(kù)存的比例。只要商品流動(dòng)水平更高，商品過(guò)時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)更小、庫(kù)存投資更低。天美公司的采購(gòu)量和銷量太大，經(jīng)常會(huì)為了應(yīng)付不確定性而擴(kuò)大庫(kù)存持有量。因?yàn)樘烀拦緭?dān)心在途庫(kù)存無(wú)法很好地滿足連鎖店的需求，低庫(kù)存會(huì)增加失去銷售機(jī)會(huì)的風(fēng)險(xiǎn)，保持一定水平的在庫(kù)庫(kù)存來(lái)避免更加麻煩的缺貨風(fēng)險(xiǎn)。因而無(wú)論在連鎖店，還是在服務(wù)中心、配送中心都維持了相當(dāng)量的庫(kù)存。配送中心以及各地服務(wù)中心擠壓庫(kù)存商品較多，一些地方出現(xiàn)銷售旺季及年底周期性“爆倉(cāng)”。實(shí)際庫(kù)存與目標(biāo)庫(kù)存差異較大，一些服務(wù)中心庫(kù)存商品積壓一年甚至幾年，增加大量庫(kù)存成本。
庫(kù)存周轉(zhuǎn)率低
與國(guó)內(nèi)一般的家居賣場(chǎng)不同，天美公司采用補(bǔ)貨的銷售模式，在連鎖店不同搭配風(fēng)格的展廳內(nèi)所展示的家具樣品一般不允許銷售，只有銷售服務(wù)中心和配送中心的可用存貨可以銷售；如果在服務(wù)中心和配送中心均無(wú)可用庫(kù)存，則需要等天美公司的工廠制造或向供應(yīng)商采購(gòu)，往往需要等3周到6個(gè)月后才能送貨。這雖然保證了連鎖店的展示效果，卻降低了庫(kù)存周轉(zhuǎn)速度。此外，顧客購(gòu)買家具、飾品一般希望全部采購(gòu)到貨后一次性送貨、安裝，而不同商品的采購(gòu)周期長(zhǎng)短不一致，有的商品先采購(gòu)到貨，但必須等其余全部商品到貨之后才能集中送貨，造成配送中心和服務(wù)中心庫(kù)存商品積壓。2011年天美公司庫(kù)存周轉(zhuǎn)率目標(biāo)為3.8次，實(shí)際只達(dá)到2.2次。主要原因?yàn)殇N售預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確，顧客原因推遲送貨；其次，銷售預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確造成采購(gòu)計(jì)劃不準(zhǔn)確，采購(gòu)大量多余及備貨庫(kù)存。
庫(kù)存周轉(zhuǎn)方式的創(chuàng)新
鑒于天美公司目前由于低準(zhǔn)確率的銷售預(yù)測(cè)而導(dǎo)致的高庫(kù)存成本，馬上著手要改善的就是庫(kù)存結(jié)構(gòu)，同時(shí)降低庫(kù)存成本。
擴(kuò)大供應(yīng)商的直送份額。擴(kuò)大供應(yīng)商向服務(wù)中心的直送份額來(lái)縮短提交周期，減少不確定性。目前天美公司的連鎖店超過(guò)一半以上的貨物來(lái)源于供應(yīng)商直送，可以進(jìn)一步擴(kuò)大這個(gè)比例。由于貨物直接來(lái)源于供應(yīng)商，天美公司本身不必建立相應(yīng)的庫(kù)存，同時(shí)也不必在配送中心維持安全庫(kù)存。訂單從下達(dá)到送交到服務(wù)中心，交貨周期會(huì)變得非常短并且也便于控制。同時(shí)，也減少了貨物的破損率，原因是減少了中間操作流程，最終相應(yīng)地提高了連鎖店的服務(wù)水平。
當(dāng)然在選擇哪些商品可以在擴(kuò)大供應(yīng)商直送的范圍時(shí)一定要非常謹(jǐn)慎，一定要是銷售穩(wěn)定、銷售量大、可經(jīng)常供貨的商品，同時(shí)供應(yīng)商也必須是與天美公司長(zhǎng)期合作、生產(chǎn)穩(wěn)定且產(chǎn)品質(zhì)量有保障的才在考慮的范圍之內(nèi)。那就必須進(jìn)行供應(yīng)商分類的工作，排列出前20或30的供應(yīng)商，再進(jìn)行分析。在考慮擴(kuò)大直送比例的同時(shí)，可以將集拼點(diǎn)的轉(zhuǎn)運(yùn)功能進(jìn)一步發(fā)揮出來(lái)，以達(dá)到供應(yīng)商直送策略的靈活。
通過(guò)擴(kuò)大供應(yīng)商的直送份額，給天美公司帶來(lái)的一項(xiàng)額外的優(yōu)勢(shì)是，商品進(jìn)貨價(jià)格也降低下來(lái)，原因是跳過(guò)了配送中心這一環(huán)節(jié)的操作。
VMI管理策略。長(zhǎng)期以來(lái)，流通中的庫(kù)存是各自為政的，流通環(huán)節(jié)中的每一個(gè)部門都是各自管理自己的庫(kù)存，零售商、批發(fā)商、供應(yīng)商都有各自的庫(kù)存，各個(gè)供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)都有自己的庫(kù)存控制策略。由于各自的庫(kù)存控制策略不同，因此不可避免地產(chǎn)生需求的扭曲現(xiàn)象，即所謂的需求放大現(xiàn)象，供應(yīng)商快速地響應(yīng)用戶的需求，但卻導(dǎo)致了過(guò)量的庫(kù)存。在供應(yīng)鏈管理環(huán)境下，供應(yīng)鏈的各個(gè)環(huán)節(jié)的活動(dòng)都應(yīng)該是同步進(jìn)行的，而傳統(tǒng)的庫(kù)存控制方法無(wú)法滿足這一要求。
供應(yīng)商管理庫(kù)存（VMI）主要的概念是供貨商依據(jù)實(shí)際銷售及安全庫(kù)存的需求，替客戶下訂單或補(bǔ)貨，而實(shí)際銷售的需求則是供貨商依據(jù)由客戶提供每日的庫(kù)存與銷售資料并以統(tǒng)計(jì)等方式預(yù)估而來(lái)的，整個(gè)運(yùn)作上通常供貨商具有一套管理的系統(tǒng)來(lái)做處理。VMI打破了傳統(tǒng)的各自為政的庫(kù)存管理模式，是一種適應(yīng)市場(chǎng)變化的庫(kù)存管理思想。
由此， 天美公司也完全可以選擇一些長(zhǎng)期穩(wěn)定合作的供應(yīng)商開(kāi)展VMI管理策略。供應(yīng)商根據(jù)配送和服務(wù)中心的安全庫(kù)存和銷售數(shù)據(jù)，向自己下單。如此的做法將可以大幅改進(jìn)供貨商對(duì)天美公司連鎖店的響應(yīng)時(shí)間，較早地得知市場(chǎng)的確實(shí)銷售情報(bào)，而降低配送中心和服務(wù)中心用來(lái)應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化的不必要庫(kù)存，也進(jìn)一步提前引進(jìn)了跟生產(chǎn)所需的商品，降低缺貨率。對(duì)天美公司而言，實(shí)施VMI策略的好處即在于可以消除多余的訂貨部門，使人工任務(wù)自動(dòng)化，給家具產(chǎn)品做標(biāo)記和設(shè)計(jì)外觀等工作可以依據(jù)系統(tǒng)范圍內(nèi)的效率而重新安排，可以從過(guò)程中去除沒(méi)有必要的控制步驟。通過(guò)該策略使雙方的成本都獲得減少。
過(guò)站式配送的運(yùn)用?？紤]在天美公司現(xiàn)有的配送中心傳統(tǒng)的操作模式，即收到訂單發(fā)貨的基礎(chǔ)上，可以采用一種過(guò)站式運(yùn)作方式（cross-docking），這是一個(gè)節(jié)約成本的（降低庫(kù)存和控制配送中心面積等），提高運(yùn)作效率的非常有效的做法。國(guó)外的許多企業(yè)，例如著名的零售業(yè)巨頭沃爾瑪經(jīng)常使用，即在倉(cāng)庫(kù)剛卸貨的貨物經(jīng)過(guò)訂單處理在短時(shí)間內(nèi)，或者24小時(shí)內(nèi)馬上轉(zhuǎn)移到發(fā)貨部門發(fā)送，而無(wú)須經(jīng)過(guò)倉(cāng)庫(kù)貨架。它有兩個(gè)好處：無(wú)庫(kù)存和無(wú)須使用很大的運(yùn)作面積（相對(duì)有庫(kù)存的運(yùn)作而言），從而減少配送的成本。但是它對(duì)運(yùn)作的水平、系統(tǒng)（包括訂單系統(tǒng)，倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)，其他相關(guān)系統(tǒng)等等）和供貨商的配合要求非常高。目前在國(guó)內(nèi)也很少見(jiàn)到。
在這種方式下，配送中心充當(dāng)供應(yīng)過(guò)程的調(diào)節(jié)者和來(lái)自外部供應(yīng)商的訂貨轉(zhuǎn)運(yùn)站，而其本身并不保留庫(kù)存或保留較少的庫(kù)存。這樣的倉(cāng)庫(kù)也可以稱之為直接轉(zhuǎn)運(yùn)點(diǎn)。但是問(wèn)題是：采取直接轉(zhuǎn)運(yùn)戰(zhàn)略是否比倉(cāng)庫(kù)中持有庫(kù)存的經(jīng)典戰(zhàn)略優(yōu)越？所以我的考慮是通過(guò)采用多種物流模式的組合，過(guò)站式配送戰(zhàn)略，在倉(cāng)庫(kù)中保留庫(kù)存的經(jīng)典配送戰(zhàn)略，再加上把產(chǎn)品直接從供應(yīng)商運(yùn)往服務(wù)中心的直送戰(zhàn)略，以求得物流操作的靈活性和低成本性。
高流量、低流量策略。高流量、低流量策略是天美公司目前的供應(yīng)鏈結(jié)構(gòu)調(diào)整戰(zhàn)略之一，建立地區(qū)中央倉(cāng)庫(kù)（low flow DC），覆蓋全國(guó)，而在每個(gè)零售區(qū)域建立靠近當(dāng)?shù)劁N售市場(chǎng)的高流量配送倉(cāng)庫(kù)（high flow DC）。這樣的調(diào)整意味著供應(yīng)鏈更為緊湊，使整個(gè)地區(qū)的庫(kù)存大為減少。由地區(qū)中央倉(cāng)庫(kù)（low flow DC）來(lái)配送根據(jù)銷售情況而分類的商品，使得運(yùn)轉(zhuǎn)成本更低，同時(shí)通過(guò)接近零售地市場(chǎng)的高流量倉(cāng)庫(kù)（high flow DC）的配送又能夠大幅度降低連鎖店訂單的送貨周期，減少服務(wù)中心的庫(kù)存。
具體應(yīng)用，比如：通常給某區(qū)域特別訂制的商品只在該區(qū)域銷售，當(dāng)然應(yīng)該存儲(chǔ)于該銷售區(qū)域，然而當(dāng)此類商品的流動(dòng)體積小于一定參數(shù)時(shí)，還是考慮放在區(qū)域性的low flow DC。解決此問(wèn)題的辦法可以由通過(guò)上文提議的直接轉(zhuǎn)運(yùn)方式來(lái)解決，即從low flow DC出運(yùn)的貨物到當(dāng)?shù)睾笈chigh flow DC的貨物拼裝在一起運(yùn)到服務(wù)中心。還有一個(gè)原則性問(wèn)題就是保證低流量的產(chǎn)品只有單一供應(yīng)商生產(chǎn)，以提高效率。
銷售訂單管理的改進(jìn)
對(duì)于一直困擾天美公司的銷售訂單管理不完善的問(wèn)題，從提高銷售訂單準(zhǔn)確性方法和手段方面我建議進(jìn)行以下改進(jìn)：
強(qiáng)化家居設(shè)計(jì)顧問(wèn)培訓(xùn)。銷售訂單是天美公司供應(yīng)鏈的源頭，如果頻繁地修改甚至刪除訂單，就會(huì)造成供應(yīng)鏈上游的采購(gòu)和物流的混亂，作為銷售訂單的操作人員，進(jìn)一步強(qiáng)化家居銷售設(shè)計(jì)顧問(wèn)的培訓(xùn)，使其增強(qiáng)責(zé)任感，熟練操作系統(tǒng)銷售訂單，減少人為原因造成的訂單錄入錯(cuò)誤和隨意更改，保證訂單信息真實(shí)準(zhǔn)確。
訂單管理人員監(jiān)督。對(duì)于設(shè)計(jì)顧問(wèn)錄入系統(tǒng)的銷售訂單，訂單管理人員應(yīng)當(dāng)每天跟蹤，如發(fā)現(xiàn)錄入錯(cuò)誤、違規(guī)操作及時(shí)糾正，并可采取適當(dāng)形式的處罰。同時(shí)，要提前關(guān)注銷售訂單訂購(gòu)商品的采購(gòu)和物流狀況，避免因?yàn)樯鲜鲈蛟斐裳舆t送貨、產(chǎn)生客訴。
了解顧客信息。一方面，售前盡可能全面了解顧客需求，包括風(fēng)格喜好、家庭成員、戶型、裝修進(jìn)度等顧客信息，避免因溝通不到位產(chǎn)生推遲送貨或取消訂單；另一方面，售后服務(wù)也要到位，減少顧客退、換貨。也可以通過(guò)入戶家訪的方式，以此來(lái)獲得顧客信息。了解顧客想買什么、該買什么對(duì)于預(yù)測(cè)他們將來(lái)送貨是很有幫助的。
提升供應(yīng)商管理。天美公司一直致力于發(fā)展長(zhǎng)期穩(wěn)定合作的供應(yīng)商戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，對(duì)于新開(kāi)發(fā)的供應(yīng)商，一定要對(duì)其產(chǎn)能、品質(zhì)情況做深入調(diào)研，減少供應(yīng)商原因造成的采購(gòu)延遲出貨和品質(zhì)瑕疵，商品及時(shí)轉(zhuǎn)運(yùn)到配送中心及服務(wù)中心，保證在顧客預(yù)約時(shí)間送貨，對(duì)提升服務(wù)水平和供應(yīng)鏈績(jī)效提升都具有重要意義。
關(guān)鍵詞：C/S；B/S；物資采購(gòu)；平臺(tái)
中圖分類號(hào)：TP311.52
隨著企業(yè)全面深化體制機(jī)制改革的發(fā)展，物資采購(gòu)從原來(lái)的分散采購(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一采購(gòu)，將原來(lái)分散在不同部門的物資采購(gòu)職能統(tǒng)一到一起，成立獨(dú)立的物資采購(gòu)中心。按照集中采購(gòu)模式，集中管控供應(yīng)商、采購(gòu)價(jià)格與庫(kù)存情況，降低采購(gòu)成本。信息化手段做為提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理不可或缺的輔助工具，在物資采購(gòu)信息管理平臺(tái)的建設(shè)上以“數(shù)字采購(gòu)、協(xié)同采購(gòu)”為目標(biāo)，從采購(gòu)需求、采購(gòu)計(jì)劃入手，通過(guò)訂單管理、采購(gòu)檢驗(yàn)入庫(kù)與訂單結(jié)算等業(yè)務(wù)審批流程控制與痕跡化管理，規(guī)范采購(gòu)流程；同時(shí)，積極推進(jìn)采購(gòu)管理向上游供應(yīng)商的延伸，建立供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)協(xié)作采購(gòu)模式，引入供應(yīng)商管理庫(kù)存（VMI）與準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn)（JIT）等理念，通過(guò)供應(yīng)商選取、與供應(yīng)商的全面協(xié)作，考核評(píng)估等環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)集成與流轉(zhuǎn)，使得整個(gè)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)型成一個(gè)PDCA閉環(huán)，切實(shí)做到通過(guò)信息化來(lái)提升采購(gòu)力。
1 企業(yè)信息化現(xiàn)狀
在企業(yè)成立物資采購(gòu)中心之前，已經(jīng)建設(shè)有ERP、MES、財(cái)務(wù)管理、物流信息系統(tǒng)（LIS）、主數(shù)據(jù)管理平臺(tái)、數(shù)據(jù)交換平臺(tái)等系統(tǒng)。新建設(shè)的物資采購(gòu)信息管理平臺(tái)考慮保護(hù)既有投資，避免重復(fù)建設(shè)，將企業(yè)已建系統(tǒng)中的一些相關(guān)業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)集中到一起，通過(guò)業(yè)務(wù)協(xié)同，數(shù)出一門，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理、供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)協(xié)作、供應(yīng)商管理等功能。
2 現(xiàn)行物資采購(gòu)業(yè)務(wù)管理存在的問(wèn)題
（1）當(dāng)采購(gòu)的物資是新物資時(shí)，采用電話、傳真或電子郵件的方式進(jìn)行詢價(jià)，雖然可以完成詢價(jià)工作，但收集的數(shù)據(jù)分散、表現(xiàn)形式多樣，不利于詢價(jià)工作的統(tǒng)一管理和統(tǒng)計(jì)分析；（2）與供應(yīng)商的采購(gòu)訂單確認(rèn)采用傳真方式，該方式雖然保證了采購(gòu)訂單蓋章確認(rèn)的合法性，但當(dāng)訂單需要多次調(diào)整確認(rèn)時(shí)，無(wú)法做出快速的調(diào)整和反饋；（3）需要了解供應(yīng)商的庫(kù)存情況，一般采用電話、傳真或電子郵件的方式進(jìn)行咨詢，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商庫(kù)存數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)了解。
3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)
3.1 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)
物資采購(gòu)信息管理平臺(tái)的系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)遵守高內(nèi)聚、低耦合的原則，C/S部分采用PowerBuilder+Oracle模式開(kāi)發(fā)，B/S部分采用基于J2EE多層架構(gòu)和組件開(kāi)發(fā)技術(shù)，進(jìn)行系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)。
3.1.1 采用C/S與B/S模式相結(jié)合。根據(jù)企業(yè)信息化實(shí)際情況，物資采購(gòu)在企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)管理部分，業(yè)務(wù)量大且內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，對(duì)業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)安全、響應(yīng)速度的要求高，如計(jì)劃管理、訂單管理、采購(gòu)合同、到貨登記、質(zhì)量檢驗(yàn)、入庫(kù)管理等。對(duì)于這部分內(nèi)容，采用C/S模式來(lái)實(shí)現(xiàn)。利用C/S模式，方便個(gè)性化流程設(shè)計(jì)，減少對(duì)服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)資源的占用，更好對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保護(hù)。同時(shí)，還可以利用企業(yè)原有的數(shù)據(jù)資源和數(shù)據(jù)分發(fā)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。
針對(duì)企業(yè)的供應(yīng)商數(shù)量多，地域分散等特點(diǎn)，采用B/S模式，開(kāi)發(fā)面向互聯(lián)網(wǎng)與供應(yīng)商業(yè)務(wù)互動(dòng)部分的內(nèi)容，很好地解決了系統(tǒng)的使用與維護(hù)管理問(wèn)題。
3.1.2 系統(tǒng)集成方面。（1）確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)唯一性。為保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)出處的唯一性，物資采購(gòu)信息管理平臺(tái)所用到的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)一從企業(yè)主數(shù)據(jù)管理平臺(tái)獲取，如供應(yīng)商編碼、材料編碼，備件編碼、計(jì)量單位編碼、人員編碼、組織機(jī)構(gòu)編碼等；（2）業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成與交互。物資采購(gòu)信息管理平臺(tái)需要與ERP、MES、OA、財(cái)務(wù)管理、物流信息系統(tǒng)（LIS）等業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行信息交互。接口設(shè)計(jì)要求遵循企業(yè)現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，同時(shí)要考慮盡量減少對(duì)暨有系統(tǒng)的改造。
3.2 系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能設(shè)計(jì)
3.2.1 采購(gòu)計(jì)劃管理。根據(jù)不同物資類別需求計(jì)劃為編制依據(jù)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)月計(jì)劃和采購(gòu)月調(diào)整計(jì)劃的錄入、修改、查詢功能。
3.2.2 采購(gòu)合同管理。實(shí)現(xiàn)采購(gòu)合同按采物資類別分類進(jìn)行管理，并將采購(gòu)合同與采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)訂單建立關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)的追蹤。
3.2.3 訂單管理。采購(gòu)訂單按物資類別進(jìn)行分類，依據(jù)采購(gòu)月計(jì)劃和采購(gòu)月調(diào)整計(jì)劃編制，實(shí)現(xiàn)與采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同建立關(guān)聯(lián)和業(yè)務(wù)追蹤。
3.2.4 訂單確認(rèn)。采購(gòu)方和供貨方通過(guò)網(wǎng)上交互，進(jìn)行網(wǎng)上協(xié)作，解決了紙制單據(jù)傳遞和電話溝通中存在信息中斷問(wèn)題。
3.2.5 發(fā)貨單管理。該功能實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商發(fā)貨情況的管理。在發(fā)貨單管理中，一份發(fā)貨單僅記錄一次發(fā)貨的情況，是采購(gòu)訂單的一個(gè)子集。通過(guò)發(fā)貨單銜接了采購(gòu)訂單和到貨登記，使采購(gòu)業(yè)務(wù)的信息流變得完整、順暢。
3.2.6 到貨登記管理。實(shí)現(xiàn)對(duì)物資貨物的暫存管理。通過(guò)與發(fā)貨單的關(guān)聯(lián)查詢和到貨登記單據(jù)的自動(dòng)生成，在管理上控制和避免了供應(yīng)商發(fā)出的物品與實(shí)際采購(gòu)的物品有差異的問(wèn)題，減少了庫(kù)管員錄入的工作量和錄入錯(cuò)誤。
3.2.7 質(zhì)量檢驗(yàn)申請(qǐng)管理。依據(jù)到貨登記編制質(zhì)量檢驗(yàn)申請(qǐng)，通過(guò)質(zhì)量檢驗(yàn)申請(qǐng)和到貨登記一對(duì)一的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量檢驗(yàn)申請(qǐng)單據(jù)的自動(dòng)生成，并與到貨登記、質(zhì)量檢驗(yàn)單建立關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)信息的跟蹤。
3.2.8 質(zhì)量檢驗(yàn)管理。通過(guò)設(shè)置提交、提交、已審核、作廢四個(gè)狀態(tài)，現(xiàn)質(zhì)量檢驗(yàn)單據(jù)的生成、錄入、修改、查詢等管理功能。并通過(guò)聯(lián)查功能，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)追蹤信息的追蹤。
3.2.9 入庫(kù)管理。實(shí)現(xiàn)已檢驗(yàn)合格的物資貨物的入庫(kù)管理業(yè)務(wù)。依據(jù)到貨登記編制暫估入庫(kù)單，并在入庫(kù)管理中實(shí)現(xiàn)暫估入庫(kù)單的錄入、修改、查詢、暫估入庫(kù)單單據(jù)據(jù)聯(lián)查功能。
3.2.10 供應(yīng)商管理。該功能實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商基本信息管理。供應(yīng)商基本信息是供應(yīng)商的基礎(chǔ)信息資料，包括供應(yīng)商代碼、名稱、地址、聯(lián)系人等信息。
3.2.11 供應(yīng)商評(píng)價(jià)管理。實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商綜合評(píng)價(jià)信息的管理。根據(jù)供應(yīng)商到貨執(zhí)行率、到貨質(zhì)量、到貨的及時(shí)性等信息，給供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)定，并將信息反饋回給供應(yīng)商。
3.2.12 統(tǒng)計(jì)分析。實(shí)現(xiàn)采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況的統(tǒng)計(jì)和分析。內(nèi)容主要包括物品月度計(jì)劃量、訂單下達(dá)量、截至當(dāng)前日期的發(fā)貨量、截至當(dāng)前日期的到貨量、截至當(dāng)前日期的入庫(kù)量、當(dāng)前庫(kù)存量及相關(guān)比率等信息。
3.2.13 消息提醒。該模塊采用DWR消息推送，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商與采購(gòu)業(yè)務(wù)員之間消息互動(dòng)，及時(shí)提醒供應(yīng)商與采購(gòu)業(yè)務(wù)員協(xié)同業(yè)務(wù)處理。當(dāng)采購(gòu)業(yè)務(wù)員發(fā)出報(bào)價(jià)單和采購(gòu)訂單后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)送消息提醒供應(yīng)商及時(shí)填寫(xiě)報(bào)價(jià)單和進(jìn)行訂單確認(rèn)。同時(shí)采購(gòu)業(yè)務(wù)員與供應(yīng)商可以在線或離線狀態(tài)下互相發(fā)送消息。
3.2.14 權(quán)限管理。物資采購(gòu)信息管理平臺(tái)權(quán)限管理作為系統(tǒng)的安全保障機(jī)制，要求靈活可配置。
物資采購(gòu)信息管理平臺(tái)的用戶既有企業(yè)員工，也有供應(yīng)商方人員。因此，對(duì)權(quán)限管理有系統(tǒng)和全面的規(guī)劃要求很高，具體到功能級(jí)和數(shù)據(jù)級(jí)的權(quán)限配置和管理。權(quán)限管理分為兩個(gè)部分，分別是在C/S模式下實(shí)現(xiàn)的功能權(quán)限管理和在B/S模式下實(shí)現(xiàn)的功能權(quán)限管理。
4 結(jié)束語(yǔ)
通過(guò)建立統(tǒng)一的物資采購(gòu)信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)集中化、業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、管理過(guò)程效率化的管理要求，可以滿足公司集中采購(gòu)模式下多種管理模式的采購(gòu)業(yè)務(wù)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，有效降低公司采購(gòu)成本、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、大大提高公司集中采購(gòu)的運(yùn)作效率。
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關(guān)鍵詞：物資管理；履約管理；管理系統(tǒng)
中圖分類號(hào)：TP311.52
物流管理就是把合適的產(chǎn)品以合適的數(shù)量和合適的價(jià)格在合適的時(shí)間和合適的地點(diǎn)提供給客戶[1]。良好的物流管理是電力生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的根本保證。當(dāng)前各個(gè)供電單位所管理材料、設(shè)備等物流品種繁多，貨品數(shù)量巨大，涉及到與供應(yīng)商、使用單位、以及物流服務(wù)部門等多個(gè)單位，管理工作量大。
而現(xiàn)有的電力ERP系統(tǒng)主要管理物料的價(jià)值形態(tài)，側(cè)重于省公司層面和采購(gòu)業(yè)務(wù)，對(duì)于物料履約狀態(tài)管理仍然是個(gè)空白，無(wú)法監(jiān)控物料實(shí)時(shí)流動(dòng)狀態(tài)，不能實(shí)現(xiàn)物料的日常催貨管理、物流跟蹤等功能。
因此，根據(jù)電力物料管理實(shí)際，開(kāi)發(fā)物料履約跟蹤管理系統(tǒng)具有重要的實(shí)用價(jià)值，它可以將供應(yīng)商、使用部門以及物資供應(yīng)服務(wù)單位的物流信息進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)物料的實(shí)時(shí)跟蹤、實(shí)時(shí)監(jiān)控，十分方便物資供應(yīng)部門對(duì)物料的管理。
1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)
1.1 業(yè)務(wù)流程分析
現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了訂單管理功能，為方便履約管理，將ERP中的訂單數(shù)據(jù)導(dǎo)出，然后導(dǎo)入到本系統(tǒng)中，在系統(tǒng)中建立訂單的各類信息。如果訂單中的物料已經(jīng)到貨，則進(jìn)行到貨驗(yàn)收操作。沒(méi)有到貨的物資，使用單位會(huì)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)施工情況的需要，提出履約需求，可以提出延遲或者提前供貨的信息，物資供應(yīng)部門的履約員接收到履約需求信息后，給供應(yīng)商發(fā)出履約需求，得到供應(yīng)商確認(rèn)后，將與供應(yīng)商確認(rèn)的履約需求時(shí)間反饋至使用單位，實(shí)現(xiàn)了使用單位、供應(yīng)商與物資供應(yīng)部門的履約溝通。
1.2 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)
該物資訂單履約監(jiān)控系統(tǒng)采用B/S多層結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，為了提高系統(tǒng)運(yùn)行效率，緩解服務(wù)器壓力，在該系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)計(jì)上，將服務(wù)器劃分為多個(gè)層次，各個(gè)層次由不同的服務(wù)器完成，分為：Web服務(wù)器、應(yīng)用層服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器。Web服務(wù)器負(fù)責(zé)處理頁(yè)面請(qǐng)求，應(yīng)用服務(wù)器負(fù)責(zé)處理各種業(yè)務(wù)邏輯[3]。數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器處理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，以及對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)權(quán)限等。各服務(wù)器的劃分相對(duì)獨(dú)立。又相互關(guān)聯(lián)，形成多層次的應(yīng)用系統(tǒng)架構(gòu)[4]。由于各服務(wù)器各司其職，相互干擾較少，具有較高的可重用、可維護(hù)和可擴(kuò)展功能。
1.3 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)
數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)主要包括表的設(shè)計(jì)和表與表之間關(guān)系的設(shè)計(jì)。表的設(shè)計(jì)主要是主鍵設(shè)計(jì)字段設(shè)計(jì)和索引設(shè)計(jì)。在SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)中，可在服務(wù)器端根據(jù)各模塊的實(shí)際需求，為數(shù)據(jù)庫(kù)表定義主鍵、外鍵、索引、缺省、約束、觸發(fā)器和存儲(chǔ)過(guò)程等方法來(lái)保證數(shù)據(jù)庫(kù)的完整性[2]。
2 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
2.1 功能結(jié)構(gòu)
物料訂單履約跟蹤管理系統(tǒng)的要素主要包括訂單管理、履約管理、驗(yàn)貨管理、領(lǐng)料管理、庫(kù)存管理、領(lǐng)料管理、庫(kù)存管理、檔案管理、組織管理、流程管理和系統(tǒng)配置。系統(tǒng)的整體功能結(jié)構(gòu)如圖所示：
2.2 系統(tǒng)功能模塊詳細(xì)設(shè)計(jì)
訂單管理子系統(tǒng)：ERP訂單導(dǎo)入系統(tǒng)后，從而開(kāi)始單據(jù)在管理系統(tǒng)中的流轉(zhuǎn)過(guò)程，同時(shí)對(duì)訂單進(jìn)行跟蹤管理。在訂單導(dǎo)入中同時(shí)也可以進(jìn)行添加，添加自購(gòu)的信息，自購(gòu)是由于項(xiàng)目下的物料不足的情況下引發(fā)的，訂單確認(rèn)以后形成訂單。
履約管理子系統(tǒng)：是根據(jù)自己的需求跟供應(yīng)商商進(jìn)行協(xié)調(diào)，確定所要期望到貨的日期。物資需求單位填寫(xiě)需求，物資公司根據(jù)需求做相應(yīng)回復(fù)。數(shù)據(jù)庫(kù)變動(dòng)，訂單、履約需求關(guān)系為一比多，履約需求增加需求 ，回復(fù)信息及狀態(tài)。根據(jù)不同的時(shí)間段進(jìn)行催貨，訂單數(shù)據(jù)信息顯示相應(yīng)的顏色提示。
驗(yàn)貨管理子系統(tǒng)：當(dāng)供應(yīng)商履行合同交貨日期，將訂單下的物料送到物資公司，履約員開(kāi)始驗(yàn)貨，在驗(yàn)貨的同時(shí)選擇物料的去向，根據(jù)項(xiàng)目名稱，獲得訂單編碼，查找這個(gè)訂單下的物資的去向，是到現(xiàn)場(chǎng)還是到倉(cāng)庫(kù)，到現(xiàn)場(chǎng)的物料就執(zhí)行虛入虛出，到倉(cāng)庫(kù)的話就讓保管員確認(rèn)以后才可以入庫(kù)。驗(yàn)貨入庫(kù)流程界面如下圖所示：
領(lǐng)料管理子模塊：按照項(xiàng)目進(jìn)行領(lǐng)料，添加物料單，自動(dòng)生成出庫(kù)單，領(lǐng)取的數(shù)量最終要減去倉(cāng)儲(chǔ)表中的庫(kù)存數(shù)量，數(shù)據(jù)源為項(xiàng)目下采購(gòu)訂單下所有物資。領(lǐng)料流程界面如下圖所示：
3 結(jié)束語(yǔ)
物資訂單履約跟蹤管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了履約跟蹤管理，解決了客戶用貨單位和物資公司的信息化溝通，提高了工作效率。監(jiān)控物料實(shí)時(shí)流動(dòng)狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)物料的日常催貨管理、物流跟蹤等功能，填補(bǔ)了物資履約狀態(tài)管理的空白。對(duì)訂單，及物料入庫(kù)、出庫(kù)、盤點(diǎn)的自動(dòng)化管理，提高了信息化水平。
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一、銀企互聯(lián)系統(tǒng)――實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)與銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成高效作業(yè)
（一）銀企互聯(lián)背景 隨著公司業(yè)務(wù)規(guī)模的逐漸增大，大量的收付款業(yè)務(wù)操作業(yè)務(wù)需要在網(wǎng)上銀行進(jìn)行；但網(wǎng)上銀行同企業(yè)的財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)沒(méi)有任何對(duì)接，所有這些業(yè)務(wù)需要人工跟進(jìn)查詢收付款、取回單，并將該信息同步到企業(yè)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)（如ERP系統(tǒng)等）中；這種跨平臺(tái)操作網(wǎng)上銀行和財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)的方法，會(huì)產(chǎn)生查詢不便，數(shù)據(jù)不同步，人工錄入數(shù)據(jù)存在出錯(cuò)等問(wèn)題；所以傳統(tǒng)的單點(diǎn)作業(yè)方式不僅使企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)同銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)不同步，而且數(shù)據(jù)量巨大，導(dǎo)致人工投入也很多。
（二）業(yè)務(wù)優(yōu)化思路 筆者所在的公司在2009年6～8月上線了銀企互聯(lián)系統(tǒng)，上線后有了以下改進(jìn)：一是信息的同步性大大提高：上線之前，企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)和銀行數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)是兩個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，系統(tǒng)之間的往來(lái)業(yè)務(wù)處理需要依據(jù)紙質(zhì)單據(jù)的傳遞和手工錄入的處理。由于單據(jù)傳遞的滯后性等因素導(dǎo)致兩個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)時(shí)常不一致，同步性太差；上線之后，銀企互聯(lián)有機(jī)集成了企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)和銀行業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，往來(lái)款通過(guò)系統(tǒng)的對(duì)接可以同時(shí)在兩個(gè)系統(tǒng)之間產(chǎn)生信息記錄，提高了銀企之間業(yè)務(wù)信息的同步性。二是信息處理的準(zhǔn)確度和效率大大提高：上線之前，資金往來(lái)需要根據(jù)銀行賬單手工輸入企業(yè)的系統(tǒng)，不僅效率低而且難免有出錯(cuò)的時(shí)候；上線之后，ERP系統(tǒng)中的客戶往來(lái)信息憑證可以自動(dòng)生成，避免了手工的低效率和誤操作，提高了財(cái)務(wù)工作的效率和準(zhǔn)確率。三是數(shù)據(jù)的安全保障級(jí)別進(jìn)一步提升：上線之前，銀企之間的資金往來(lái)大部分節(jié)點(diǎn)采用手工控制，在人手緊張的階段出現(xiàn)過(guò)不相容崗位集一人的情況，導(dǎo)致時(shí)常發(fā)生錯(cuò)誤甚至舞弊；上線之后，對(duì)于原始數(shù)據(jù)的提報(bào)、業(yè)務(wù)內(nèi)容審核、資金劃轉(zhuǎn)的審批等分別有不同的崗位設(shè)置不同的權(quán)限進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)了流程化控制。通過(guò)系統(tǒng)定期自動(dòng)提示更換密碼等系統(tǒng)流程控制，更有利于防止錯(cuò)誤和舞弊。
（三）系統(tǒng)上線后的再生風(fēng)險(xiǎn)防范 由于上線該系統(tǒng)后，款項(xiàng)的往來(lái)、費(fèi)用的報(bào)銷等全部在系統(tǒng)中進(jìn)行，可能會(huì)由于兩個(gè)以上的人員互相串通而使企業(yè)的資金輕而易舉的轉(zhuǎn)了出去。由此，整體層面上，企業(yè)需要對(duì)員工的道德進(jìn)行正面引導(dǎo)，加強(qiáng)員工的道德守則控制。具體控制層面上，包括：使不相容的權(quán)限不能集中在一個(gè)人身上；對(duì)系統(tǒng)審批的授權(quán)需要更加嚴(yán)格；定期更換權(quán)限密碼，防止泄露；加強(qiáng)對(duì)審批的紙質(zhì)單據(jù)的定期檢查，防止造假及舞弊。
二、客戶訂單管理系統(tǒng)――整合企業(yè)與客戶間資源，提高訂單管控效率
（一）客戶訂單管理系統(tǒng)背景 在傳統(tǒng)的從下訂單到發(fā)貨（假設(shè)制造商的產(chǎn)品通過(guò)經(jīng)銷商賣給最終用戶）的處理流程中，會(huì)有以下幾個(gè)方面的不便：一是訂單處理效率低下，經(jīng)銷商通過(guò)傳真等手工方式進(jìn)行，制造商的業(yè)務(wù)部門再用電話等方式確認(rèn)后通過(guò)手工錄入發(fā)貨系統(tǒng)，這樣導(dǎo)致處理時(shí)間的緩慢和低效率。二是訂單運(yùn)行透明性較差，經(jīng)銷商自下訂單之日起，該訂單在制造商倉(cāng)庫(kù)里是否有是不知道的。若沒(méi)有，何時(shí)排產(chǎn)、何時(shí)生產(chǎn)、何時(shí)入庫(kù)、何時(shí)發(fā)貨等都需要人工的溝通，不能對(duì)該訂單進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和監(jiān)控。三是制造商和經(jīng)銷商或客戶的信息共享性較差，一方面，客戶對(duì)于制造商的庫(kù)存等信息的溝通停留在人工處理層面，效率低下；另一方面，制造商對(duì)于已經(jīng)售出的產(chǎn)品跟蹤情況（比如最終客戶的背景資料、跟蹤服務(wù)狀況等）難以持續(xù)，這對(duì)于制造商對(duì)后期的產(chǎn)品規(guī)劃很不利。
（二）客戶訂單管理業(yè)務(wù)優(yōu)化思路 依托ERP系統(tǒng)上線客戶訂單管理系系統(tǒng)后，上述問(wèn)題得到了極大程度的改善：訂單處理快捷、方便，經(jīng)銷商通過(guò)該網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以遠(yuǎn)程下訂單，解決了手工處理訂單可能涉及信息失真及處理的低效率問(wèn)題；訂單運(yùn)行透明、高效，經(jīng)銷商通過(guò)該系統(tǒng)的終端，可以隨時(shí)查詢自己所下訂單的分配、生產(chǎn)、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、發(fā)運(yùn)等過(guò)程；避免了因?yàn)橛唵螤顟B(tài)與制造商的來(lái)回溝通，使信息傳遞更為高效。制造商與經(jīng)銷商信息高度共享：一方面，經(jīng)銷商可隨時(shí)查詢制造商的庫(kù)存情況及賬款往來(lái)情況，對(duì)于經(jīng)銷商快速撲捉商機(jī)提供了便利；另一方面，對(duì)于制造商來(lái)說(shuō)，該系統(tǒng)可以幫其隨時(shí)掌握產(chǎn)品在經(jīng)銷商的出入庫(kù)及存貨管理情況、及時(shí)監(jiān)控產(chǎn)品是否超期、經(jīng)銷商賣給最終用戶的價(jià)格是否符合其銷售政策、經(jīng)銷商對(duì)于意向客戶的跟蹤管理情況及保有客戶的回訪等維護(hù)情況。及時(shí)指導(dǎo)經(jīng)銷商改進(jìn)管理，提高客戶滿意度，促進(jìn)產(chǎn)品的銷售。通過(guò)筆者所在公司2008年～2009年上線前后的對(duì)比變化：該系統(tǒng)縮短了80%的訂單處理時(shí)間，有效的加快了物流、信息流、財(cái)務(wù)流的同步速度，提升了客戶滿意度。
（三）需要防范的風(fēng)險(xiǎn) 該系統(tǒng)雖然極大地方便了客戶，但也存在一些系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)：由于客戶訂單操作失誤導(dǎo)致發(fā)錯(cuò)產(chǎn)品時(shí)常存在，所以需要對(duì)客戶經(jīng)常進(jìn)行培訓(xùn)以使其能夠熟練掌握；客戶隨時(shí)下訂單及取消訂單，對(duì)制造商安排生產(chǎn)造成了極大不便，需要對(duì)訂單處理制定嚴(yán)格的管理制度；由于該系統(tǒng)的開(kāi)放性可能會(huì)導(dǎo)致制造商或經(jīng)銷商的某些信息泄露，需要雙方加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全的防護(hù)。
三、采購(gòu)信息管理系統(tǒng)――整合企業(yè)與供應(yīng)商資源，提升采購(gòu)管理效率
（一）采購(gòu)信息管理系統(tǒng)背景 傳統(tǒng)的采購(gòu)管理在信息化環(huán)境下面臨以下問(wèn)題：供應(yīng)商管理方面，沒(méi)有系統(tǒng)化的、詳細(xì)的資供應(yīng)商信息庫(kù)，檔案維護(hù)量巨大、查詢效率極低，不利于形成一個(gè)公司戰(zhàn)略供應(yīng)商體系的建立；成本管理方面，無(wú)成本豎向、橫向分析信息庫(kù)，成本對(duì)比分析比較困難，不能為采購(gòu)員提供有效的降成本談判依據(jù)；成本分析方面，基礎(chǔ)報(bào)價(jià)資料手工收集，效率低；合同管理方面，合同手工管理數(shù)據(jù)量大，查詢不便，與供應(yīng)商傳遞合同方式效率很低；采購(gòu)信息管理方面，供應(yīng)商與采購(gòu)方通過(guò)EMAIL、傳真信息交流，易出現(xiàn)信息發(fā)送不及時(shí)、混亂、漏發(fā)等問(wèn)題。
（二）采購(gòu)信息管理業(yè)務(wù)優(yōu)化思路 筆者所在公司近期上線了采購(gòu)信息管理系統(tǒng)的，從采購(gòu)部門得到的反饋來(lái)看，實(shí)現(xiàn)以下業(yè)務(wù)的優(yōu)化。供應(yīng)商管理方面，建立統(tǒng)一的供應(yīng)商電子信息庫(kù)，通過(guò)對(duì)企業(yè)的四百多家供應(yīng)商分類管理，使供應(yīng)相同件的供應(yīng)商進(jìn)行優(yōu)化整合，減少了25%的供應(yīng)商數(shù)量，提高了對(duì)供應(yīng)商的管理水平；成本管理方面，以系統(tǒng)為支撐建立縱橫價(jià)格信息庫(kù)，通過(guò)系統(tǒng)集成，快速生成參考目標(biāo)價(jià)，不僅為成本談判提供較為準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐，而且為內(nèi)部成本管理也提供了較好的支撐，信息傳遞及時(shí)高效，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)競(jìng)價(jià)還可以降低費(fèi)用、提高效率；成本分析方面，通過(guò)建立縱橫價(jià)格信息庫(kù)，可以從不同緯度對(duì)成本數(shù)據(jù)進(jìn)行抓取，有利于成本分析快速、高效；合同管理方面，通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)生成合同并管理，對(duì)于公司簽訂諸如鋼材等隨行就市的產(chǎn)品提供了極大方便；同時(shí)，還可以實(shí)現(xiàn)異地談判和合同電子簽章，避免了紙質(zhì)合同的低效率；信息管理方面，通過(guò)統(tǒng)一的供應(yīng)商管理平臺(tái)信息交互，實(shí)現(xiàn)了供需雙方的資源高效共享，提高了溝通的效率和效果。
（三）需要注意的事項(xiàng) 對(duì)于采購(gòu)信息管理系統(tǒng)，一方面，提供了一個(gè)較好的信息共享平臺(tái)。但共享的同時(shí)導(dǎo)致某些信息的保密性降低，所以需要加強(qiáng)采購(gòu)管理的控制水平，使其能夠?qū)崿F(xiàn)采購(gòu)方和供應(yīng)商的雙贏；另一方面， 該系統(tǒng)僅僅是一個(gè)采購(gòu)管理的平臺(tái)，用以提升采購(gòu)管理效率，但本身是不會(huì)帶來(lái)成本的降低，需要更多的依賴人去溝通和談判，來(lái)完成成本的降低。
四、倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)――提高庫(kù)存物流與信息流的一致性，提升存貨管理水平
（一）倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)背景 對(duì)于大中型制造企業(yè)來(lái)說(shuō)，由于存貨品種的多樣性及及性狀的復(fù)雜性，現(xiàn)代倉(cāng)庫(kù)管理面臨諸多的問(wèn)題：作業(yè)效率低問(wèn)題，靠手工在辦公室PC把業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入ERP系統(tǒng)，不能移動(dòng)、不實(shí)時(shí)、操作不方便；庫(kù)存不準(zhǔn)確問(wèn)題，事后手工錄入ERP單據(jù)繁瑣易錯(cuò)、數(shù)據(jù)延遲，導(dǎo)致ERP庫(kù)存數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不及時(shí)；出入庫(kù)常發(fā)生錯(cuò)漏問(wèn)題，出入庫(kù)時(shí)靠人工核對(duì)物品、數(shù)量容易錯(cuò)漏，導(dǎo)致發(fā)錯(cuò)料、收錯(cuò)貨，影響生產(chǎn)和服務(wù)質(zhì)量；物資積壓?jiǎn)栴}，即使建立了先進(jìn)先出的物資管理規(guī)定，也會(huì)發(fā)生由于沒(méi)有系統(tǒng)控制導(dǎo)致發(fā)貨隨意性太大，先入庫(kù)的物資隨著時(shí)間的推移變成了積壓物資，造成存貨積壓損失。
（二）物流管理業(yè)務(wù)優(yōu)化思路 筆者所在公司通過(guò)上線倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)有效解決了上述問(wèn)題：通過(guò)倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)的對(duì)接，利用掃描槍、條形碼識(shí)別等工具，實(shí)現(xiàn)物資的入庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)、出庫(kù)等環(huán)節(jié)的電子化，提高了該管理環(huán)節(jié)的物流和信息流的一致性；相比之前公司對(duì)于兩萬(wàn)多個(gè)品種的零部件實(shí)行手工的操作導(dǎo)致物流和信息流不一致來(lái)說(shuō)，此系統(tǒng)穩(wěn)步提升了賬實(shí)相符率，為采購(gòu)等后續(xù)管理行為提供較為可靠的庫(kù)存決策依據(jù)；通過(guò)ERP系統(tǒng)與倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)對(duì)接，減少了手工操作，節(jié)省了人工成本；通過(guò)系統(tǒng)來(lái)管理和規(guī)范作業(yè)員作業(yè)，提高了作業(yè)人員的工作效率，管控了作業(yè)人員未按流程的弊端，使上下工序的連接性更加緊密；通過(guò)庫(kù)齡管理模塊，利用系統(tǒng)嚴(yán)格執(zhí)行先進(jìn)先出的辦法，縮短物資在倉(cāng)庫(kù)的放置周期，提高倉(cāng)庫(kù)面積的利用率及周轉(zhuǎn)率
（三）需要關(guān)注的問(wèn)題 包括：一是倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)使收發(fā)貨及與供應(yīng)商的結(jié)算等交易處理依賴于系統(tǒng)中的BOM（物料清單）和已經(jīng)維護(hù)的價(jià)格作為依據(jù)，缺乏可視軌跡。由此需要加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)中BOM清單及結(jié)算價(jià)的維護(hù)和管理，防范由此帶來(lái)的成本及結(jié)算的錯(cuò)誤。二是倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)為兩套獨(dú)立的系統(tǒng)，如果兩者接口做的不好，會(huì)導(dǎo)致兩套系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不一致，更加難以為管理提供可靠地?cái)?shù)據(jù)支撐。由此，對(duì)于接口一定要充分重視，做好后先進(jìn)行有效模擬，成功后方可上線。三是倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)為外部系統(tǒng)，系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性和保密性管理難度大。由此，應(yīng)有系統(tǒng)管理部門制定相應(yīng)的流程標(biāo)準(zhǔn)，做好權(quán)限和主要節(jié)點(diǎn)的控制，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。
對(duì)于大中型公司來(lái)說(shuō)，上述信息系統(tǒng)能否促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)處理的優(yōu)化，應(yīng)關(guān)注兩個(gè)方面的問(wèn)題：第一，信息系統(tǒng)的實(shí)施必須立足于企業(yè)所處的環(huán)境實(shí)際情況，直面企業(yè)治理薄弱環(huán)節(jié)，從企業(yè)管理控制的實(shí)際角度出發(fā)，做好業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制與信息系統(tǒng)控制的融合，避免與企業(yè)實(shí)際格格不入的“空降兵”式信息系統(tǒng)；第二，關(guān)注信息系統(tǒng)本身的風(fēng)險(xiǎn)。一方面，需要堅(jiān)持在上述信息系統(tǒng)的規(guī)劃、分析、設(shè)計(jì)、實(shí)施、變更和維護(hù)方面做好預(yù)防性控制；另一方面，做好上述信息系統(tǒng)的輸入、處理及輸出等環(huán)節(jié)的應(yīng)用控制，確保信息系統(tǒng)控制的完整性、準(zhǔn)確性、經(jīng)過(guò)授權(quán)和訪問(wèn)控制。在此基礎(chǔ)上，定期評(píng)價(jià)上述信息系統(tǒng)控制措施的效果，及時(shí)反饋和改進(jìn)，使信息系統(tǒng)更好的服務(wù)于業(yè)務(wù)的運(yùn)行，達(dá)到企業(yè)在上述環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)處理優(yōu)化的加成效果。
