時(shí)間：2023-08-08 16:45:39
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關(guān)鍵詞：干部人事檔案；數(shù)字化管理；問題
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入了信息化社會(huì)，在這樣的時(shí)代背景之下各行各業(yè)的管理進(jìn)行不斷的改革，包括數(shù)字化管理干部人事檔案。所謂的干部人事檔案是指干部在工作期間的表現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其為人的評(píng)價(jià)的一個(gè)參考等方面的集合整理，對(duì)干部的選拔有重要的參考價(jià)值。近年來，我國對(duì)干部人事檔案管理還是使用紙張為保存載體，這樣不僅占用空間，而且查閱起來也不太方便，同時(shí)，干部人事檔案是會(huì)隨著干部的調(diào)離而調(diào)離，對(duì)其檔案紙張有一定的損害，總而言之就是不利于保存。因此，數(shù)字化檔案越來越受到檔案管理者的青睞，但是，在進(jìn)行干部人事檔案數(shù)字化管理時(shí)，還存在一些問題，本文也就此展開討論。
一、干部人事檔案數(shù)字化管理的作用
對(duì)干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，不僅能夠提高工作效率，節(jié)省空間，而且可以很好地保護(hù)原件檔案。詳細(xì)內(nèi)容如下：
（一）減少管理成本。傳統(tǒng)的紙張檔案管理，需要較多的工作人員和占據(jù)較大的空間，因而需要花費(fèi)較大的管理成本。而數(shù)字化管理利用的是網(wǎng)絡(luò)空間，輸入相應(yīng)的數(shù)值就可以查找需要人的檔案信息，同時(shí)進(jìn)行這種查閱操作的工作人員不需要很多，從而減少了管理成本。
（二）提高工作效果。只要有相應(yīng)的權(quán)限，數(shù)字化干部人事檔案管理員可以很快地查閱檔案資料和進(jìn)行歸檔，把原先復(fù)雜的工作簡單化，解放勞動(dòng)力，同時(shí)也提高了其工作的效率。（三）保護(hù)檔案原件。紙張檔案有易腐蝕、容易損害的特點(diǎn)，如果翻閱頻繁，則會(huì)增加對(duì)檔案的損害率，而數(shù)字化管理則是將人事檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案，使其保存得更為完整，查閱起來也比較方便，同時(shí)也消除了檔案篡改的情況。
二、目前干部人事檔案數(shù)字化管理三大問題
雖然人事檔案數(shù)字化管理能夠提高工作效率等優(yōu)點(diǎn)，但是，目前還存在很多問題，例如管理方式存在缺陷，管理設(shè)備不夠先進(jìn)，管理人員的素質(zhì)不高等。詳細(xì)內(nèi)容如下
（一）管理的方式存在缺陷、管理設(shè)備不夠先進(jìn)。我國進(jìn)行干部人事檔案數(shù)字化管理的時(shí)間不長，而且有很多方面還是沿用傳統(tǒng)的管理體制，大部分使用的還是手工操作的管理方式。同時(shí)，干部人事檔案管理的地方使用的管理軟件通常是自主研發(fā)的，其軟件設(shè)備還是存在一定的缺陷，無法實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的環(huán)環(huán)配合，而且進(jìn)行數(shù)字化管理的硬件配置也相對(duì)而言比較低，無法滿足實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理軟件操作的硬件要求。并且，在實(shí)際的管理過程中，存在檔案信息錄入的不準(zhǔn)確、更新的不及時(shí)等情況，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)庫內(nèi)的質(zhì)量不高，從而減少了對(duì)數(shù)字化干部人事檔案的使用。而以上的種種問題，都與數(shù)字化干部人事檔案的要求不符，同時(shí)沒有實(shí)現(xiàn)真正的人事檔案數(shù)字化管理，還是需要翻閱紙質(zhì)的檔案，使用傳統(tǒng)的查檔、調(diào)檔方式，這樣不僅不會(huì)提高工作效率，反而會(huì)給檔案查閱的工作人員帶來一定的不便，對(duì)服務(wù)的效率帶來一定程度上的影響。
（二）管理人員的素質(zhì)不高。因?yàn)楦刹咳耸聶n案工作的數(shù)字化管理需要復(fù)合型人才，工作人員既需要了解檔案管理的流程以及辦理，又需要具備熟練操作計(jì)算機(jī)的技能，因此，給進(jìn)行實(shí)際的數(shù)字化管理過程中帶來一定的阻礙。目前，進(jìn)行檔案管理的工作人員通常沒有接受過系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)，因此，其計(jì)算機(jī)水平相對(duì)較低，這給人事檔案的數(shù)據(jù)開發(fā)和利用帶來較大的影響。目前，干部人事檔案管理的工作人員需要有一個(gè)數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的提升，提高其素質(zhì)，但是由于種種原因，要想普遍提高工作人員的素質(zhì)，需要一個(gè)較長的過程。
（三）干部人事檔案的利用深度不夠。在進(jìn)行人事檔案數(shù)字化的開發(fā)過程中，總是會(huì)存在利用率低的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的紙質(zhì)查詢時(shí)，工作人員會(huì)有煩瑣、枯燥之感，從而形成一個(gè)比較被動(dòng)的局面，不是主動(dòng)地去服務(wù)。雖然數(shù)字化干部人事檔案管理能夠快速、精確的找出所需要的干部人事檔案信息，但是，目前其有些資源還沒完全的開發(fā)出來，還有利用空間值得挖掘，這在一定程度上對(duì)人事檔案的開發(fā)利用帶來了阻礙。所以，在保證信息的安全下，需要加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案的開發(fā)力度和深度，最大程度上利用數(shù)字化管理，將干部人事檔案管理的數(shù)字化功能發(fā)揮到極限大。當(dāng)然，這不是一蹴而就能夠完成的，需要工作人員不斷地去進(jìn)行深度探討和挖掘。
三、結(jié)語
干部人事檔案對(duì)干部的升職是有重要作用的，但是傳統(tǒng)的管理方式容易出現(xiàn)種種問題或是增加查閱的時(shí)間，因此，需要對(duì)干部人事檔案管理方式進(jìn)行改變，而數(shù)字化管理就是目前所探究出的有效管理方式。但是由于應(yīng)用這種管理方式時(shí)間不夠長，有著管理的方式存在缺陷、管理設(shè)備不夠先進(jìn)等問題，所以需要管理人員積極地去解決，可以從轉(zhuǎn)變管理方式，購買先進(jìn)的管理軟硬件，加強(qiáng)對(duì)工作人員的系統(tǒng)培訓(xùn)等方面著手。
作者:李純 單位:呼倫貝爾市人力資源和社會(huì)保障局
參考文獻(xiàn)：
[1]曹煒煒.淺析干部人事檔案數(shù)字化管理問題[J].管理觀察,2015,21(7):60-61.
關(guān)鍵詞：人事檔案管理；數(shù)字化；價(jià)值
干部檔案數(shù)字化是指采用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備對(duì)干部檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為可存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。在世界經(jīng)濟(jì)與網(wǎng)絡(luò)相融的時(shí)代，信息化管理亦發(fā)揮了重要的作用。
一、實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化的必要性
一方面人事檔案管理的信息化是人事檔案信息管理的核心，是將人事檔案的整理工作用信息化的管理模式來替代，干部檔案數(shù)字化后能使檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地提供干部人事管理利用，使可以通過授權(quán)的干部檔案信息資源得到共享，以滿足干部管理工作對(duì)檔案利用的需求。另一方面人事檔案記載著一個(gè)人成長的歷史軌跡，記載著一個(gè)人的身份、黨團(tuán)組織關(guān)系、學(xué)歷、經(jīng)歷、職稱、政審及個(gè)人能力等等的許多情況。是一個(gè)人真實(shí)的歷史寫照。對(duì)于在科學(xué)研究、政治生涯中有所造詣的人來說，人事檔案查借閱越是頻繁，相對(duì)檔案紙張磨損程度越高。實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，可以有效保護(hù)原始檔案的磨損，延長載體的損壞年限。因此，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化是十分必要的。
二、實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的舉措途徑探析
如何實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，保證人事檔案資料對(duì)人事工作起著積極的作用，提供準(zhǔn)確、全面的人事信息資料，推動(dòng)人事工作的向前發(fā)展，是值得人們深思的問題。現(xiàn)就闡述些許見解，具體如下幾個(gè)方面：
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，大力支持檔案信息化
首先，人事檔案管理實(shí)施信息化，需要單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，正確認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)實(shí)現(xiàn)信息化管理的重要性，對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)及管理給予極大的支持，勇于投資信息化軟件、硬件設(shè)備等。其次，對(duì)人事檔案部門信息化的工作要制定工作方案，從總體思路、流程設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)要求，到具體的質(zhì)量保證措施、崗位工作說明、安全保密規(guī)定等，通盤考慮，盡量做到量化管理、精細(xì)管理。
（二）從嚴(yán)從實(shí)、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理
在人事組織管理部門，原始檔案管理資料的收集、整理，最終歸檔的過程，要經(jīng)過審核，定期地對(duì)人事檔案資料的及時(shí)性和真實(shí)性進(jìn)行清理，對(duì)一些缺項(xiàng)、缺頁的檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充，規(guī)范檔案管理的監(jiān)管工作，落實(shí)人事檔案資料的完整和真實(shí)，并且確保人事檔案資料的隱私性。從實(shí)際工作看，干部檔案主要用于干部人事部門開展任免、調(diào)動(dòng)、工資待遇、出國（境）審批等工作，紀(jì)檢監(jiān)察、編史修志等工作，近些年辦理社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)和個(gè)人辦理房產(chǎn)、遺囑等公證也越來越多地用到干部檔案，可見，干部檔案的作用已經(jīng)不可小覷，在檔案數(shù)字化過程中，要繃緊從嚴(yán)從實(shí)、保密安全這根弦，嚴(yán)格數(shù)字檔案制作管理，嚴(yán)禁違規(guī)連接互聯(lián)網(wǎng)，嚴(yán)防黑客攻擊、竊取，確保干部人事檔案信息的絕對(duì)真實(shí)和安全。使紙制檔案與數(shù)字檔案一一對(duì)應(yīng)。真實(shí)、全面反映每個(gè)人的歷史面貌。
（三）提高素質(zhì)、保質(zhì)保量檔案數(shù)字化
強(qiáng)化人事檔案管理的工作人員信息化管理意識(shí)，培養(yǎng)良好的服務(wù)態(tài)度，提升工作人員的專業(yè)知識(shí)，是保證人事檔案管理信息化工作的重要環(huán)節(jié)，是保障人事檔案管理全面有序地開展，將檔案管理數(shù)字化有效地發(fā)揮智能化的檢索及各項(xiàng)功能，處理好檔案管理工作及信息保密工作的兼容有著不可小覷的作用。檔案管理人員要對(duì)計(jì)算機(jī)的軟件操作及信息管理技能熟練，對(duì)不熟悉或不了解相關(guān)知識(shí)的人員勤培訓(xùn)，重實(shí)踐，加大力度，請(qǐng)專家及有經(jīng)驗(yàn)的人員來進(jìn)行講座或親身實(shí)操示范，加強(qiáng)檔案信息管理中出現(xiàn)的各種問題的解決能力，不斷地提升自我能力，汲取新的檔案管理知識(shí)和掌握科學(xué)的人事檔案管理能力，盡職盡責(zé)，為單位提供人事檔案的真實(shí)信息和人員狀況，培訓(xùn)出一批高素質(zhì)的檔案管理人才。
（四）嚴(yán)格把關(guān)、工作有序檔案數(shù)字化
干部檔案工作是公道正派選人用人的基礎(chǔ)，是提升干部工作公信力的保障，隨著信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，干部檔案造假、信息不實(shí)的輿情，直接把干部檔案工作從幕后推向前臺(tái)。由此，在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化時(shí)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，做到檔案出庫、進(jìn)庫都要造冊(cè)登記、逐一審查，層層緊扣，以防出現(xiàn)漏洞。檔案出庫要登記造冊(cè)，逐本核對(duì)，填寫交接單；進(jìn)行數(shù)字化加工前，仔細(xì)整理編碼，逐份材料，逐頁編號(hào)，尤其第四大類學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)籍、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、考績、審批材料）和第九大類錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會(huì)代表登記表等材料比較多而集中；檔案掃描時(shí)，每份檔案按大類、按順序進(jìn)行，不得損壞紙質(zhì)檔案，切勿漏掃。做到精、細(xì)、全。
三、結(jié)束語
實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是社會(huì)生產(chǎn)力信息化發(fā)展的重要標(biāo)志，也是社會(huì)發(fā)展對(duì)人才需求的要求，建立一套良好的、完整的人事檔案信息化管理體系，有利于動(dòng)態(tài)管理人事檔案，在信息數(shù)據(jù)庫中占有一席之地，提高人才信息的利用率，同時(shí)方便廣大人民群眾在檔案信息庫中有效地查詢，最大限度地為社會(huì)發(fā)展，構(gòu)建和諧社會(huì)輸送人才。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】信息化手段；強(qiáng)化；檔案管理；設(shè)想
一、現(xiàn)狀分析
目前，公司干部職工（不含中層以上干部）檔案計(jì)3290卷，其中干部人事檔案971卷。在職職工檔案1886卷，離退休干部檔案913卷，辭世干部檔案419卷。公司設(shè)兼職人事檔案管理員1名，負(fù)責(zé)干部人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、入庫、排架、轉(zhuǎn)遞、提供利用以及檔案的保管保護(hù)。長期以來，干部人事檔案管理基本上是屬于傳統(tǒng)的、封閉的、松散的管理模式。一直沿用手工操作，檔案工作長期處于繁雜、冗長的拆、裝、查、找的狀況，尚未充分發(fā)揮先進(jìn)的現(xiàn)代代技術(shù)手段，傳統(tǒng)的管理模式使干部人事檔案管理工作落后于時(shí)展的需要，既不利于檔案的保管利用，又影響工作效率。在檔案內(nèi)容上，受傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容的影響，還有人認(rèn)為人事檔案主要是記載個(gè)人思想政治及隱私方面內(nèi)容的檔案，僅供組織考察了解時(shí)所用。部分檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學(xué)歷等1O項(xiàng)材料有空缺，尤其是一些表彰和處分材料散失較多。對(duì)職工業(yè)務(wù)能力、專業(yè)特長及科研的成果、論文論著、獲獎(jiǎng)情況、工作業(yè)績等材料記載得較少。在管理手段上，公司使用的檔案管理軟件尚停留于單一的、淺層的、初級(jí)的狀態(tài)和水平，對(duì)檔案的編輯、查找、檢索還一直采取手工形式進(jìn)行，沒有利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，更談不上對(duì)檔案的數(shù)字化加工和檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化管理，致使人事檔案在使用過程中不能以最快的速度、最簡捷方式查找相關(guān)人的資料，極大了影響工作效率。
二、外部形勢(shì)分析
據(jù)了解，市場上已經(jīng)出現(xiàn)數(shù)字化干部人事檔案管理相關(guān)產(chǎn)品，并且多省市組織部及檔案管理單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了干部人事檔案的數(shù)字化管理。（包括：山東省委組織部、濰坊市委組織部、濟(jì)寧市委組織部、濱州市委組織部、淄博市委組織部、東營市委組織部、泰安市委組織部、臨沂市委組織部、日照市委組織部、上述各市地縣區(qū)委組織部、內(nèi)蒙古區(qū)委組織部、遼寧省委組織部、黑龍江省委組織部、遼源市委組織部、鞍山市委組織部、大慶市委組織部、商丘市委組織部、北京懷柔組織部、承德市委組織部、遼寧省近200家省直管檔單位、鞍山公安局、鞍山師范學(xué)院、濰坊市教育局、濰坊學(xué)院、淄博市公安局、淄博市教育局、淄博式建設(shè)局等單位）。
關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；損壞；因素；分析；對(duì)策
數(shù)字檔案是人類的寶貴財(cái)富，它在經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展中起著越來越重要的作用。數(shù)字檔案依賴于計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，它可以不受時(shí)空限制，但其不安全性已成為制約其發(fā)展的最大障礙。由于數(shù)字檔案的載體材料脆弱，附加設(shè)備眾多，技術(shù)成分復(fù)雜，影響因素廣泛，這就使得它的安全保o比紙質(zhì)檔案的安全保護(hù)還要重要和困難得多。
1 數(shù)字檔案實(shí)施中存在的問題
1.1存儲(chǔ)載體的影響 現(xiàn)有的數(shù)字檔案一般都存儲(chǔ)在磁性材料或兼有光學(xué)、電學(xué)性質(zhì)材料制成的載體之中，如磁盤、光盤等。以光盤為例，光盤的盤基一般由金屬（如銅、鋁等）或石英、或高分子聚合物等材料制成，其中金屬常被氧化銹蝕，石英較易n裂，高分子材料容易老化。而它的記錄材料一般由碲、硒、鍺等金屬、高分子聚合物氣泡型材料以及相變晶體材料制成，它們具有被氧化銹蝕、易老化n裂、易疲勞失效等缺點(diǎn)。磁盤有可能因存放太久、磁道受損而不能正確讀取內(nèi)存數(shù)據(jù)。所以，光盤、磁盤的使用壽命是有限的。存儲(chǔ)載體的"脆弱性"會(huì)導(dǎo)致各種安全風(fēng)險(xiǎn)[1]。
1.2硬件故障的影響 數(shù)字檔案為達(dá)到公眾查詢利用和實(shí)現(xiàn)資源共享的目的，就必須借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，為此必須購置檔案數(shù)字化輸入設(shè)備（如平板A3掃描儀、大幅面掃描儀等）、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（如計(jì)算機(jī)、大型高速交換機(jī)等）、存儲(chǔ)設(shè)備（如計(jì)算機(jī)硬盤、SAN存儲(chǔ)器等），還要配置輸出設(shè)備（如視頻輸出設(shè)備、大幅面彩色噴墨打印機(jī)等）、保密設(shè)備（如脫機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備）等。如此龐大的設(shè)備體系無論哪一個(gè)出了故障，都會(huì)造成數(shù)字檔案的使用受阻或損毀。如離線存υ靨逍枰相應(yīng)的驅(qū)動(dòng)器來對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存取，一旦脫離驅(qū)動(dòng)器就不能檢測到數(shù)字能否正確讀寫了。RAID磁盤陣列為一種在線的熱備份存儲(chǔ)，它也有一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。此外，磁帶庫、磁盤庫、虛擬磁帶庫等，還不能防止黑客和病毒入侵，一旦出現(xiàn)黑客和病毒入侵以及人為的誤操作，都有可能毀掉主機(jī)及存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，都不能保障數(shù)字檔案的絕對(duì)安全[2]。
1.3軟件故障的影響 操作系統(tǒng)故障、應(yīng)用軟件故障、驅(qū)動(dòng)程序故障等都屬軟件故障，也會(huì)對(duì)正在生成的數(shù)據(jù)造成大的影響。
1.4人為因素的影響 人為誤操作如對(duì)磁盤誤格式化、誤分區(qū)、誤刪除等都會(huì)造成對(duì)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的損壞。如果是人為破壞，如對(duì)磁盤消磁、用Winhex軟件將數(shù)據(jù)完全填充，數(shù)據(jù)將完全損壞，而且不能恢復(fù)。
1.5自然因素的影響 如果遭到地震、火災(zāi)、水災(zāi)、泥石流、化工品爆炸等自然災(zāi)害的不可抗拒力的影響，必然會(huì)使數(shù)字檔案造成毀滅性的打擊。此外，戰(zhàn)爭、恐怖襲擊等，則使所有數(shù)字檔案的設(shè)備和數(shù)據(jù)頃刻化為烏有。
2 我院開展數(shù)字化檔案的實(shí)踐與做法
2006年國家組織部門明確指出：要充分利用現(xiàn)代技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理方式，加快電子檔案的建設(shè)，完善干部檔案管理系統(tǒng)和干部信息管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。我院于2015年開展干部人事檔案專項(xiàng)審查工作，為了加強(qiáng)數(shù)字化檔案建設(shè)工作，我們將檔案案卷與電子信息化管理結(jié)合在一起，兩手抓兩手硬，取得了一定的效果。
2.1建立與維護(hù)數(shù)字檔案信息化管理系統(tǒng)，從嚴(yán)加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。按照市委組織部統(tǒng)一要求，抓緊熟悉政策，迅速行動(dòng)起來。建立與維護(hù)檔案專審工作電子信息系統(tǒng)，印發(fā)《關(guān)于采集報(bào)送干部電子信息的通知》，按照干部人事檔案專項(xiàng)審核工作要求，規(guī)范報(bào)送口徑，明確統(tǒng)一要求，保證干部檔案真實(shí)性。嚴(yán)格落實(shí)《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》、《干部檔案工作條例》等有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)肅對(duì)待個(gè)人檔案，嚴(yán)禁干部檔案弄虛作假。重視檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)把入口，選配政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的黨員干部從事干部人事檔案工作。我院按照"千卷1人"的要求，配足配強(qiáng)檔案工作力量，并保持相對(duì)穩(wěn)定性。
2.2建立干部電子信息庫，創(chuàng)新數(shù)字化檔案建設(shè)工作。我院在職職工1800人，干部電子信息采集的工作量大，維護(hù)信息政策業(yè)務(wù)性強(qiáng)、要求很高，但我們克服困難、創(chuàng)新工作。在加強(qiáng)人事檔案與技術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)工作時(shí)，我院將干部檔案中的個(gè)人資質(zhì)、證件以及相關(guān)的成果、榮譽(yù)等凡能通過案卷反映出來的內(nèi)容，除加強(qiáng)紙質(zhì)材料的接收、借查閱、轉(zhuǎn)遞、保管等環(huán)節(jié)外，還創(chuàng)新檔案管理的方法與手段，將他們拍照、制作成PPT、建立個(gè)人電子檔案儲(chǔ)存，并做好電子信息庫的后期維護(hù)工作。待實(shí)施電子檔案管理成熟后，整理、歸納并儲(chǔ)存在光盤內(nèi)，定期進(jìn)行光盤備份，定期對(duì)計(jì)算機(jī)殺毒，不斷研究數(shù)據(jù)恢復(fù)的新技術(shù)。
2.3不斷排查數(shù)字化檔案管理故障與問題，嚴(yán)格落實(shí)檔案工作責(zé)任制。檔案專職人員加強(qiáng)數(shù)字化、信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，定期做好數(shù)字化檔案故障排查工作。檔案管理部門與信息科、網(wǎng)絡(luò)中心等部門做好聯(lián)動(dòng)，不斷解決數(shù)字化檔案工作中反映出來的故障與問題。加強(qiáng)與紀(jì)檢監(jiān)察、衛(wèi)計(jì)委、人社、教育等部門的協(xié)調(diào)聯(lián)系，共同研究解決干部檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)和突出問題。不斷創(chuàng)新干部檔案管理的方法和手段，積極推進(jìn)干部檔案數(shù)字化，不斷提高管檔工作水平。
3 討論
數(shù)字檔案損壞的防治對(duì)策，就內(nèi)容、形式、技術(shù)、方法與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案損壞的防治相比，會(huì)有很大的不同，但傳統(tǒng)的"以防為主、防治結(jié)合"的指導(dǎo)思想，在現(xiàn)代依然是正確和有效的。因?yàn)闊o論是紙質(zhì)的檔案還是數(shù)字化的檔案，保護(hù)的核心部分都是存儲(chǔ)載體，只是數(shù)字檔案附加了許多設(shè)備而已。所以，"以防為主"，就要不斷研究存儲(chǔ)載體的質(zhì)量問題，使其壽命更長，運(yùn)用時(shí)間更久。比如，古時(shí)的圣旨就是封建帝王下達(dá)的文書命令及封贈(zèng)有功官員或n給爵位名號(hào)的a命或敕命，當(dāng)屬珍貴的史實(shí)檔案[3]，它所用的紙質(zhì)是很有考究的。而在今天，就要不斷研究改進(jìn)數(shù)字檔案的存儲(chǔ)載體，盡量提高它的存取速度、使用時(shí)間，最大限度地延長檔案的壽命，確保檔案的安全。
3.1加強(qiáng)制度管理 建立和健全數(shù)字檔案館（室）的規(guī)章制度，是檔案科學(xué)管理的依據(jù)。要制定科學(xué)的規(guī)章制度，明確管理規(guī)范。通過精細(xì)化的管理使檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作和利用者服務(wù)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)管理環(huán)節(jié)和程序向更精準(zhǔn)的方向發(fā)展。
3.2做好預(yù)算管理 編制好經(jīng)費(fèi)預(yù)算是檔案工作精細(xì)化管理的第一步。有計(jì)劃合理地分配經(jīng)費(fèi)，特別是數(shù)字化檔案開通后，通過對(duì)數(shù)據(jù)庫資源的多方了解及性價(jià)比比較，選擇適合本單位適用的數(shù)據(jù)庫。對(duì)檔案信息設(shè)備及其他辦公用品的購置做出相應(yīng)的預(yù)算，并對(duì)下一年數(shù)據(jù)庫的購置、調(diào)整、維護(hù)等工作做到統(tǒng)籌兼顧、輕重緩急，力求創(chuàng)造更多的價(jià)值和效益。
3.3 探討數(shù)字檔案損壞的各個(gè)因素，根據(jù)實(shí)際情況采取相應(yīng)對(duì)策，真正做到"防范于未然"。"防治結(jié)合"就是要采取行動(dòng)，保證數(shù)字檔案有合適的溫度、濕度、避光、防污染條件，還要考慮數(shù)字檔案保護(hù)的一些特殊要求。如庫房對(duì)電力、空調(diào)、地面防靜電的要求，器具上防磁、防光、防污染的要求等。"防"字在這里的一個(gè)特別意義就是防止數(shù)據(jù)丟失，所以定期要進(jìn)行光盤、磁盤的離線備份（冷備份），或使用RAID磁盤陣列和應(yīng)用軟件進(jìn)行雙機(jī)備份（熱備份）[4]。而"治"字在這里的一個(gè)特別意義就是指數(shù)據(jù)的恢復(fù)。所以要定期對(duì)計(jì)算機(jī)殺毒，不斷研究數(shù)據(jù)恢復(fù)的新技術(shù)。
3.4盡快制定通用的數(shù)字檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn) 改革開放以來，我國的現(xiàn)代化建設(shè)、民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各部門的建設(shè)等都得到了很快的發(fā)展和進(jìn)步。作為與現(xiàn)代化建設(shè)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)協(xié)同發(fā)展的檔案事業(yè)，目前我國尚無統(tǒng)一的、通用的的數(shù)字檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，這需要盡快制定。依法治國，依規(guī)辦事，數(shù)字檔案的安全問題才能有根本保證。
3.5著力解決好制約檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的瓶頸問題 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也遇到了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。與發(fā)達(dá)國家相比，我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)還存在著滯后性。從我國檔案事業(yè)發(fā)展來看，檔案事業(yè)的主體-檔案館（室），存在著館（室）藏結(jié)構(gòu)單一、檔案內(nèi)容信息匱乏與社會(huì)對(duì)檔案信息無多少需求之間的矛盾，量大質(zhì)次的檔案收藏量過多給檔案庫房保管造成的壓力的問題等，這些都是制約檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的瓶頸問題。因此，如果不運(yùn)用先進(jìn)的科技設(shè)備和技術(shù)手段采取有效措施，借鑒國外同行或者國內(nèi)其他部門的模式和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，就可能造成檔案事業(yè)全面滯后于社會(huì)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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[2]唐躍進(jìn).數(shù)字檔案災(zāi)難防治研究[J].檔案學(xué)通訊，2014（3）：12-14.
由于重慶主城區(qū)軌道交通工具具有運(yùn)量大、快速、通暢、安全、準(zhǔn)時(shí)、舒適、節(jié)能、環(huán)保等優(yōu)點(diǎn)，人們?cè)絹碓秸J(rèn)識(shí)到，采用軌道交通工具是解決城市交通堵塞問題的最佳選擇。而每一條軌道交通線路從可行性研究、設(shè)計(jì)、建設(shè)至運(yùn)營、經(jīng)營各個(gè)階段會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，如進(jìn)度、質(zhì)量、投資、技術(shù)、合同等方面的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)不僅內(nèi)容各異，而且還處在不斷的變化之中。如何通過有效的管理來充分使用這些數(shù)據(jù)，將直接影響到項(xiàng)目能否順利實(shí)施，員工工作效率能否得到提高。根據(jù)國際信息化發(fā)展的趨勢(shì)，軌道交通逐步建立起一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、一體化的工作環(huán)境，保障機(jī)構(gòu)內(nèi)各部門共享一個(gè)統(tǒng)一的信息通訊和數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和信息交流，滿足企業(yè)內(nèi)部辦公過程中涉及的公文流轉(zhuǎn)、督辦管理、論壇、公告、信息門戶平臺(tái)等各方面的需要，實(shí)現(xiàn)高效辦公和決策的公開、公正、公平，建立一個(gè)良好的工作環(huán)境，充分體現(xiàn)軌道交通運(yùn)營管理智能化、電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)。
1 軌道交通檔案傳統(tǒng)與信息化管理
在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理方式中，以手工勞動(dòng)為主，軌道集團(tuán)各職能部門將紙質(zhì)文件交辦公室進(jìn)行歸檔，各部門以自己的方式在自己的職權(quán)范圍內(nèi)采集數(shù)據(jù)，同時(shí)也只能查詢到使用自己擁有的數(shù)據(jù)，形成了一個(gè)個(gè)“信息孤島”，其他部門有可能對(duì)本部門解決問題有幫助的信息資源因?yàn)橘Y源的封閉而無法及時(shí)的獲得相關(guān)信息，從而造成了信息資源的閑置和浪費(fèi)。隨著軌道交通各條線路的開通，各個(gè)工程項(xiàng)目的立項(xiàng)建設(shè)，軌道集團(tuán)接觸到的相關(guān)單位大大增加，往來文件資料也成幾何級(jí)增長，而傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式的弊端也日趨顯現(xiàn)，如不及時(shí)加以改進(jìn)，不但影響工作效率，更不利于整體全面地解決工作中的問題。
2 軌道交通檔案數(shù)字化管理概念及內(nèi)容
2.1 含義
數(shù)字化檔案管理是相對(duì)傳統(tǒng)管理而言的，它是以系統(tǒng)理論為基礎(chǔ)，以數(shù)學(xué)方法為工具，借助計(jì)算機(jī)、數(shù)字通信等技術(shù)，組成最佳的結(jié)構(gòu)體系，并充分發(fā)揮管理人員的積極性和創(chuàng)造性，以取得被管理對(duì)象在確定目標(biāo)下，其整體動(dòng)態(tài)的最佳效果。
2.2 軌道交通檔案數(shù)字化管理的目的
軌道交通數(shù)字化檔案管理的總目標(biāo)：一是要千方百計(jì)地保存保護(hù)好各類軌道交通運(yùn)營、建設(shè)階段的檔案實(shí)體，最大限度地延長檔案壽命；二是要充分開發(fā)軌道交通檔案信息資源，最大限度地為軌道交通行業(yè)服務(wù)，也就是要迅速、準(zhǔn)確地提供一切可能提供的檔案信息為軌道交通各項(xiàng)工作按計(jì)劃開展服務(wù)。
2.3 數(shù)字化管理的內(nèi)容
數(shù)據(jù)管理一般包括數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)加工和數(shù)據(jù)查詢四方面內(nèi)容。 數(shù)字化管理要做的工作就是通過各類信息技術(shù)平臺(tái)來縮短數(shù)據(jù)采集、加工、查詢的時(shí)間，延長數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的時(shí)間。
3 數(shù)字化管理在軌道交通檔案中的應(yīng)用
由于目前計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性方面存在一定的不足，軌道交通檔案管理數(shù)字化進(jìn)程也不夠理想，目前軌道交通綜合檔案管理與工程檔案管理通過各自的檔案數(shù)字化處理流程開展相關(guān)檔案管理工作。
3.1 軌道交通檔案綜合數(shù)字化管理
軌道交通檔案綜合數(shù)字化管理包括文書檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化處理工作。
3.1.1 文書檔案。
文書檔案的數(shù)字化通過集團(tuán)辦公OA系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的公文處理及歸檔流程嚴(yán)格按《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》要求制定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，文書檔案按黨群、行政、生產(chǎn)、經(jīng)營4類來分類，歸檔文件按大類結(jié)合年度進(jìn)行排列，會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。電腦還可以根據(jù)操作員錄入的文件相關(guān)信息自動(dòng)生成檔案號(hào)，對(duì)文件進(jìn)行智能化分類，很大程度上避免了工作人員的一些誤操作，同時(shí)便于收文登記人員與檔案人員的工作銜接。只是現(xiàn)在的OA系統(tǒng)功能還不完善，未能實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化計(jì)算機(jī)管理，檔案著錄標(biāo)引工作還沒有完全轉(zhuǎn)移向文件形成處理部門，這樣直接影響到檔案管理的工作效率。
3.1.2 人事檔案。
軌道交通的干部人事檔案管理信息化工作最大的問題是數(shù)字化信息量不足，許多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)網(wǎng)上缺失，檔案資源利用率較低。干部檔案信息外圍涉及到上級(jí)主管部門、眾多基層單位、橫向條線部門，內(nèi)部涉及到干部管理的多個(gè)職能部門，信息內(nèi)容也包括班子建設(shè)、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統(tǒng)計(jì)、干部考核、考察、黨員統(tǒng)計(jì)等方方面面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動(dòng)，制定科學(xué)合理的信息采集、維護(hù)和使用規(guī)定，明確界定各級(jí)、各部門的責(zé)任區(qū)分、權(quán)限和義務(wù)，形成科學(xué)、有序、規(guī)范、統(tǒng)一的運(yùn)行協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)統(tǒng)一的強(qiáng)化培訓(xùn)，提高信息使用者的實(shí)際操作能力，從而實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)更好地為現(xiàn)代組織人事工作服務(wù)。
3.1.3 會(huì)計(jì)檔案。
由于上面提到的技術(shù)等原因，軌道交通的會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化處理系統(tǒng)也沒有完全與OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)合并在一起，并且根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表的輸入應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式要求，目前的辦公系統(tǒng)在智能化處理這類專業(yè)文件上功能上還有欠缺，達(dá)不到一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。因此會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化目前還是通?^金蝶等專業(yè)系統(tǒng)管理軟件來實(shí)現(xiàn)，OA辦公自動(dòng)集成化的工程還在開發(fā)進(jìn)程之中。
3.2 軌道交通工程建設(shè)檔案管理數(shù)字化
由于軌道交通項(xiàng)目參與方眾多，圍繞工程項(xiàng)目的實(shí)施，如何做好各方之間的協(xié)調(diào)至關(guān)重要。軌道集團(tuán)作為項(xiàng)目業(yè)主，與設(shè)計(jì)方、監(jiān)理方、施工方、政府部門之間都要建立起通暢的聯(lián)系才能夠順利地開展工作，基于這方面的需求搭建一個(gè)軌道交通工程建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)是十分必要的。
目前的軌道交通工程建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)功能僅限于施工單位與業(yè)主方的對(duì)接，施工單位的工程支付類文件統(tǒng)一在工程文件處理窗口處登記編號(hào)，而工程文件的歸檔由工程文件處理窗口直接與公司檔案室對(duì)接，按軌道交通在建線路分類整理后，紙質(zhì)文件與電子文檔同步歸檔。
4 結(jié)論
尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)：
大家好！歡迎各位到**區(qū)委干部檔案室參觀指導(dǎo)工作，下面由我為大家介紹一下區(qū)委干部檔案室的情況。
**區(qū)委干部檔案室成立于 年，曾獲得 榮譽(yù)，干部檔案管理數(shù)量由最初的 本增加到現(xiàn)在的 本，隨著干部檔案管理規(guī)范化建設(shè)水平的不斷提升，同時(shí)也為了滿足我區(qū)干部人事檔案管理工作需要，區(qū)委、區(qū)政府共投入資金***萬元，對(duì)干部檔案室進(jìn)行了全面的升級(jí)改造，從根本上改善了檔案保管條件和辦公條件。
場地一：查檔室（檔案室文化長廊）
現(xiàn)在各位領(lǐng)導(dǎo)所看到的是我們的查檔室，同時(shí)也是我們檔案室的文化長廊。查檔室承擔(dān)著檔案材料的查（借）閱功能，我區(qū)各部門進(jìn)行檔案查（借）閱都是在這里進(jìn)行，為了更好的發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，我們將制定的檔案查（借）閱、檔案轉(zhuǎn)遞。。（可加）等 項(xiàng)規(guī)章制度及流程全部上墻，任何部門和單位查（借）閱檔案都要認(rèn)真履行相應(yīng)的手續(xù)?！扒笳?、務(wù)實(shí)、管檔、治檔”（記不清了，改一下）既是我們檔案室的座右銘也是我們今后的工作準(zhǔn)則。（上墻的還有什么再加上。）
場地二：大庫房、小庫房
現(xiàn)在大家進(jìn)入的是我們檔案室的庫房。大家可以看到我們的庫房全部安裝了防爆門窗、防爆燈、監(jiān)控設(shè)備等設(shè)施，配有滅火器2個(gè)、空調(diào)2臺(tái)、除濕機(jī)1臺(tái)，達(dá)到了防潮，防火，防盜，防塵，防蟲，防霉等“八防”要求，保證了干部人事檔案的基本保存需要。
（密集架介紹）我們現(xiàn)在使用的密集架是沈陽沈飛檔案設(shè)備聯(lián)合公司生產(chǎn)的產(chǎn)品，目前看到的大庫房的密集架共十列，每列四節(jié)，每節(jié)六層，可容納檔案11200卷，小庫房的密集架共四列，每列三節(jié)，每節(jié)7層，可容納檔案3360卷。合計(jì)可容納檔案14560卷。目前全區(qū)共管理干部檔案10282卷。（其中區(qū)委干部檔案室管理存放檔案3215卷；區(qū)人才交流中心代管檔案816卷；區(qū)教育局代管檔案6251卷。）按照當(dāng)前只進(jìn)不出的檔案管理模式及全區(qū)每年大致干部進(jìn)出
人次，擴(kuò)容后的檔案室預(yù)計(jì)至少可容納未來十幾年的全區(qū)干部檔案。
場地三：整理室
現(xiàn)在各位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入的是整理室。剛才庫房里的全部檔案都是通過我們檔案管理人員無數(shù)個(gè)日夜經(jīng)過收集、鑒別、整理、歸檔才得以形成的。
為了滿足全區(qū)干部人事檔案整理及數(shù)字化掃描工作需要，我們新購置電腦6臺(tái)，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)4套，紅光掃描儀4臺(tái)，通過軟硬件升級(jí)改造，不斷完善數(shù)字化檔案信息庫，實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙檔制”，使干部檔案全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。實(shí)現(xiàn)查詢快捷、數(shù)據(jù)安全的管理目標(biāo)。
下面請(qǐng)我們工作人員為各位領(lǐng)導(dǎo)演示一下如何實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，達(dá)到使用安全快捷的目標(biāo)。
（工作人員邊演示邊講解）
場地四：辦公室（如果需要就加一點(diǎn)兒，不需要就去掉）
（一）業(yè)務(wù)流程分析
1、信息的數(shù)字化：信息的數(shù)字化主要包括兩個(gè)方面，一是現(xiàn)有館藏檔案信息的數(shù)字化，包括檔案整理、掃描、圖文信息編輯和目錄信息錄入等；二是現(xiàn)有業(yè)務(wù)執(zhí)行的信息化，包括辦公自動(dòng)化，如通過掃描儀等形成數(shù)字文檔，以及按照格式規(guī)范通過信息平臺(tái)直接上傳、錄入檔案信息。2、信息的規(guī)范整合：信息的規(guī)范整合首先需要有規(guī)范的格式規(guī)定；根據(jù)規(guī)范格式，各部門業(yè)務(wù)人員上傳、錄入檔案信息后，平臺(tái)自動(dòng)將檔案信息進(jìn)行歸類存檔，形成方便查詢、統(tǒng)計(jì)的信息庫；專門的檔案管理人員可對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢、瀏覽，對(duì)部分不符合規(guī)范的信息進(jìn)行整理。3、信息的存儲(chǔ)：檔案處理人員在檔案管理人員進(jìn)行信息的初審和整理后，進(jìn)一步進(jìn)行信息的審核和修改，在確認(rèn)無誤后，添加入庫信息，如存放地址等。4、信息的管理：檔案庫信息的管理包括基本信息修改、借閱、轉(zhuǎn)檔、銷毀等內(nèi)容，這些管理業(yè)務(wù)是交叉進(jìn)行的，沒有特定的流程，操作的對(duì)象也是統(tǒng)一存儲(chǔ)格式的檔案數(shù)據(jù)，但對(duì)于不同門類的檔案數(shù)據(jù)而言，其檔案數(shù)據(jù)的元數(shù)據(jù)格式和屬性有所區(qū)別，平臺(tái)需考慮各檔案門類數(shù)據(jù)庫之間的信息集成，以及本階段與檔案服務(wù)利用階段檔案信息的一致性。5、信息的利用：檔案利用的操作對(duì)象是部分可以提取出來使用的檔案材料，其目的是面向各業(yè)務(wù)部門和各干部，方便各部門和干部的檔案信息借閱、查詢，檔案管理的相關(guān)信息，共享部分檔案信息內(nèi)容，檔案信息消除等等。
（二）功能需求調(diào)研
對(duì)平臺(tái)功能需求進(jìn)行調(diào)研，調(diào)研對(duì)象包括以上五個(gè)階段中涉及的用戶：1、在信息的數(shù)字化階段：主要是各業(yè)務(wù)部門管理人員，其主要需求依次為：提供簡潔、友好的用戶操作界面，清晰的圖文格式規(guī)范，詳細(xì)的操作說明，方便快捷的查詢功能，用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。2、在信息的規(guī)范整理階段：主要面向?qū)＜媛殭n案管理人員，其需求依次為：提供自動(dòng)化的檔案信息歸類（根據(jù)需求確定類別）功能，提供自動(dòng)化的檔案信息格式檢查功能，檔案管理公告功能，用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。3、在信息的存儲(chǔ)階段：主要面向檔案館專職人員，其需求依次為：檔案信息批量審核功能，方便快捷的查詢、修改和統(tǒng)計(jì)功能，用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。4、在信息的管理階段：主要面向檔案館專職人員，其需求依次為：方便快捷的查詢、修改和統(tǒng)計(jì)功能，部分類別檔案信息的開放共享設(shè)置功能，檔案信息的借閱記錄與時(shí)間統(tǒng)計(jì)功能（類似圖書館借閱），用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。5、在信息的利用階段：主要面向各業(yè)務(wù)部門和各類干部，其需求依次為：檔案管理公告與查看功能，可借閱檔案查詢功能，在線續(xù)借功能等。從以上五個(gè)環(huán)節(jié)的功能需求調(diào)研不難看出，檔案的數(shù)字化上傳，檔案的自動(dòng)歸類與格式檢查，檔案的查詢、修改與統(tǒng)計(jì)，檔案的開放設(shè)置與共享，檔案的借閱是最為核心的五類功能。
系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
（一）系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念
其一，是要實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)字化。通過原有信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，辦公自動(dòng)化，信息化平臺(tái)錄入等來實(shí)現(xiàn)。其二，是要實(shí)現(xiàn)信息的規(guī)范化。通過平臺(tái)的格式檢查，信息的流程審核與修改，最終實(shí)現(xiàn)信息的規(guī)范化。其三，是要實(shí)現(xiàn)信息的集成化。通過平臺(tái)的固定類別信息上傳，自動(dòng)歸類，最終實(shí)現(xiàn)不同類別檔案信息的集成。集成有兩條主線：一是不同類別信息的集成，如干部信息根據(jù)行政類進(jìn)行集成，供查詢和統(tǒng)計(jì)；二是根據(jù)各個(gè)干部進(jìn)行信息的集成。其四，是要實(shí)現(xiàn)信息資源共享與利用的最大化。通過干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公開的個(gè)人信息跨部門、跨類別的查詢或借閱，實(shí)現(xiàn)最大范圍的數(shù)字化共享，提高檔案信息的利用率。
（二）系統(tǒng)功能架構(gòu)設(shè)想
