時間：2023-10-09 10:54:23
序論：在您撰寫心理暗示的方法時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
關(guān)鍵詞：檔案信息 方法概念 主題
一、有序化及其方法
“有序化”是檔案信息處理的核心問題。要有序地排列檔案實體或者是表征檔案的信息線索，采用使檔案存儲的目的得以實現(xiàn)，使利用存取比較方便。
為了使文件形成過程中的有機(jī)聯(lián)系得以保持，一般會采用分類的方法在實體控制中，有序化的實現(xiàn)一般是直接進(jìn)行排列組合對檔案實體。檔案的基本特征在智能控制中形成檢索標(biāo)識來表達(dá)通過著錄，或者對檔案進(jìn)行主題分析通過標(biāo)引并且賦予檢索標(biāo)識對結(jié)果，有序化通過規(guī)則的排列這些形成的信息線索來實現(xiàn)。
外部特征和內(nèi)部特征是檔案基本特征的兩個方面，外表顯而易見的檔案特征是檔案的外部特征，保管期限、責(zé)任者、題名、文本、文號、密級等文件屬性都需要外部特征；主題和對象等在檔案內(nèi)部敘述的內(nèi)容這是檔案的內(nèi)部特征。一般會采用主題法或分類法對檔案信息進(jìn)行排列組合為了表現(xiàn)檔案的內(nèi)部特征。一般會采用時序法、代碼法和字順法等對檔案外部特征進(jìn)行表現(xiàn)。
按照地區(qū)編號系統(tǒng)、圖紙編號系統(tǒng)、文件發(fā)文編號系統(tǒng)和產(chǎn)品編號系統(tǒng)等的某種代碼系統(tǒng)排列就是代碼法。按照文件內(nèi)容涉及的時間或者是文件形成的實際進(jìn)行的順序排列就是時序法。按照例如文件責(zé)任者的字序等某種特定名詞的筆畫筆形或者字母順序排列的就是字順法。為了對某些檔案內(nèi)部的信息單元之間的互相聯(lián)系進(jìn)行表現(xiàn)也會采用這些方法，不只是表達(dá)外部特征的時候也會采用這些方法。還會采用這些方法在實體控制中用來進(jìn)行對特殊載體或者專門檔案以及作為副本保存的檔案的處理上。
總之，處理檔案信息的關(guān)鍵就是有序化。為了使檔案信息的作用得到更好的發(fā)揮，因為檔案信息因處理的目的不同而具有不同的特點所以需要采用的方法也不同。
二、檔案信息處理語言
要實現(xiàn)檔案信息的有序化，必須借助人工語言來表達(dá)檔案信息處理的狀況。對檔案信息根據(jù)一定的規(guī)則進(jìn)行組織，其“近期”的目的無論是在實體控制還是在智能控制上都是為了檢索、得到這些信息再根據(jù)同樣的規(guī)則。運用一種規(guī)范化的語言是必須的為了便于進(jìn)行這一過程，描述和表達(dá)出檔案信息的組織狀況和排列位置，以便取得所需的信息按照這種語言在檢索的時候。
比較表征檔案信息的檢索標(biāo)識和情報提問之間的相符性的過程就是所謂的檢索。命中文件找到所需的信息就要做到檢索標(biāo)識與情報提問一致；要繼續(xù)查尋當(dāng)不一致的時候，直到兩者一致為止對已經(jīng)比較了的標(biāo)識就必須跳過。一種能夠溝通雙方思想彼此能夠理解的語言就需要在檢索人員和檔案信息處理人員之間使用為了相符性比較過程的順利完成。這種對檢索人員與信息處理人員的事項進(jìn)行統(tǒng)一，對檔案檢索與存儲兩個過程進(jìn)行聯(lián)接對檔案信息處理工作用于保障的語言就是檔案信息處理語言。他是人工語言根據(jù)信息處理的需要說創(chuàng)建的。
由詞匯和語法構(gòu)成檔案信息處理語言，是一個符號系統(tǒng)用于思想的交流同自然語言一樣。代碼、類目或類號、檢索詞等表達(dá)概念的標(biāo)識詞匯是它的主要詞匯。往往稱為標(biāo)識把它的語詞因為它的語義即書面形式比較重要，在語音和語詞方面不太重要。
檔案信息處理語言具有以下幾項基本功能作為情報檢索語言的一個分支：
對特定事物的概念標(biāo)識和有關(guān)規(guī)則能夠相當(dāng)專指和唯一表達(dá)，加以描述檔案內(nèi)容與某一些外表特征，便于進(jìn)行相符性比較與檢索用語，可以保證順利實現(xiàn)檢索過程的一套符合人們習(xí)慣的簡明、扼要的用語；對內(nèi)容相同及相關(guān)文件進(jìn)行集中通過對標(biāo)識所代表概念之間相互關(guān)系進(jìn)行顯示的辦法；使文件或信息線索組織化或系統(tǒng)化通過有序排列標(biāo)識。
三、分類與分類法語言
分類語言是創(chuàng)建的人工語言為了對分類過程與成果進(jìn)行表述且方便進(jìn)行檢索，也簡稱分類法。使用最廣泛和歷史最悠久的檢索語言在文獻(xiàn)工作中就是分類法。
等級體系分類法和綜合分類法是根據(jù)不同的構(gòu)成原理進(jìn)行區(qū)分的。依據(jù)概念劃分與概括原理構(gòu)成的是第幾體系分類法，依據(jù)概念分析與綜合原理構(gòu)成的是綜合分類法。體系分類法被用于實體和智能控制在檔案工作中。
概念分類是分類法的基礎(chǔ)。對概念外延的邏輯方法根據(jù)某一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行揭示就是分類，也稱為劃分在邏輯學(xué)上。區(qū)分和歸類是分類包含的兩層意思。對事物用某種標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)分是區(qū)分，把事物集合成類的過程根據(jù)事物的特征和性質(zhì)稱為歸類。劃分標(biāo)準(zhǔn)、分類角度和分類標(biāo)準(zhǔn)就是用以結(jié)合與區(qū)別不同事物的某種屬性。
以下邏輯規(guī)則是分類一般應(yīng)遵守的：1）為了避免各子類自己的相互重疊和交叉只能用一個劃分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行每次劃分時，但可以進(jìn)行多次劃分對事物。2）其母類的外延應(yīng)該等于各子類的外延之和，并且不小于外延之和。3）劃分標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該符合分類目的屬性和事物的本質(zhì)這樣才能是分類的實用性和科學(xué)性得以保證。
分類法據(jù)以揭示和組織檔案信息的基礎(chǔ)就是以上規(guī)則。
分類法作為概念標(biāo)識或詞語的是類目或類號。對文件的內(nèi)容或其他特征進(jìn)行表達(dá)和對人們的檢索需要進(jìn)行滿足都會運用這些詞語，同時編排檢索工具和組織檔案上架的依據(jù)也會用這些詞語。
概念等級體現(xiàn)具有秩序井然、層次分明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)和脈絡(luò)清晰的特點是分類法按照概念之間的同一、并列、交叉和從屬等邏輯關(guān)系組織類目而形成的，概念之間的相互關(guān)系可以通過同位類的平等排列和上下位的等級排列等手段來顯示，還可以用配備類目索引、設(shè)立交替類目、注解類目含義和使用方法等手段。等級結(jié)構(gòu)是這些方法中的主要手段，大量的概念隸屬關(guān)系和相關(guān)關(guān)系可以明顯直接的顯示用等級結(jié)構(gòu)，分類法語言的重要特色就是等級機(jī)構(gòu)，這種語言同時還根據(jù)這種等級結(jié)構(gòu)別稱為等級體現(xiàn)分類言語。
以下優(yōu)點都是采用分類法組織與初戀檔案信息所具有的：因為范圍較廣適于族性檢索。以文件所涉及的事物、問題、學(xué)科或?qū)I(yè)、形成機(jī)構(gòu)、社會職能和年度為中心集中與之有關(guān)的信息是分類法的特點，所以容易快速查找全面許多事物或者是某一方面的有關(guān)信息在同一方面；容易死瀏覽性檢索的要求得到滿足還可以自由的縮小或擴(kuò)大檢索范圍在一定程度上。分類檢索標(biāo)識的網(wǎng)羅能力很大，系統(tǒng)性也非常良好因為它的排列是按照一定的邏輯關(guān)系進(jìn)行的，因此在查尋過程中可以使檢索中鳥瞰全面、觸類旁通把最符合需要的信息找出來；對于人們“即類求書”的檢索習(xí)慣很符合，多種功能都具備。不僅組織館藏可以用，對于檔案報道的統(tǒng)計和檢索工具的編制工作都可以用這種方法。
四、主題、主題詞與主題法語言
一定的內(nèi)容是任何檔案都必須具有的，主題就是出現(xiàn)在這些內(nèi)容中的對象、概念和想象。詞是主題的語言表現(xiàn)形式，一個主題就是一個概念，必須通過詞來對概念的內(nèi)容進(jìn)行表現(xiàn)。主題詞就是用以表達(dá)主題概念的詞匯。主題詞往往可以用來代表或標(biāo)識檔案本身或檔案的內(nèi)容主題?？梢愿鶕?jù)主題詞對檔案進(jìn)行查找將他們進(jìn)步編排按照字順。這些概念標(biāo)識是由名詞術(shù)語形成的對檔案所記載或反映的思物進(jìn)行了自己表達(dá)和描述，這種處理方法對檔案信息的編排是依據(jù)這些概念標(biāo)識的字順關(guān)系而進(jìn)行的。
主題法的基本特征就是描述，分為單元詞法、關(guān)鍵詞法、標(biāo)題法和敘詞法根據(jù)所標(biāo)識主題詞的種類不同。
比較專指、復(fù)雜的在概念上一般是標(biāo)題詞，這種主題標(biāo)識多為詞組在字面上。任何一個標(biāo)題詞都可以對一個文件主題進(jìn)行獨立精確的標(biāo)引是一個完整的標(biāo)識。手檢主題目錄及主題索引款目的標(biāo)目是標(biāo)題詞主要會用到的地方。單元詞是在概念上不能再分解的，是最小，最基本的又能對檔案主題進(jìn)行描述的單詞。單元詞組配成標(biāo)題要到檢索的時候因為只是標(biāo)題的構(gòu)件，所以單元詞會更加的靈活相比標(biāo)題詞，更容易控制詞匯量。敘詞是一種后組式的主題標(biāo)識是在吸收多種情報檢索語言優(yōu)點的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的。敘詞彌補了單元詞組配“噪音”的缺點，一般有標(biāo)識特征事物的專有名詞和各種基本概念的名詞術(shù)語組成，可以更為具體的對檔案文件的內(nèi)容進(jìn)行揭示通過組配。
在組織和檢索檔案信息方面主題詞法有下述優(yōu)點：方便用于特性檢索。主題法揭示和組織與之相關(guān)的檔案信息主要以文件涉及的具體對象和問題為中心。在集中相同主題檔案的同時還可以把與該主題相關(guān)的文件頭蓋骨字順排列和參照系統(tǒng)聯(lián)系起來；在對細(xì)小概念與新事物方面具有較強的反映能力。主題詞法在標(biāo)識數(shù)量上基本不受限制，可以增加比較專指的和對新事物放映的主題詞在字順系統(tǒng)中，對這些概念進(jìn)行表達(dá)時還可以利用原有主題詞的組配。在字順系統(tǒng)中也容易檢索因為新舊概念和粗細(xì)概念處于同等地位；標(biāo)識具有較強的直觀性。自然語言是主題法的基礎(chǔ)，對檔案內(nèi)容用概念標(biāo)識直接進(jìn)行表達(dá)，用戶在檢索課題向檢索詞轉(zhuǎn)化時更加的容易；提供了較多的檢索途徑?？梢苑謩e標(biāo)引檔案涉及的各個主題在主題詞法中，還可以用幾個主題詞的組配來表達(dá)在有的時候，往往會賦予較多的標(biāo)識給每份文件或案卷，因此增多了被查到的機(jī)會。
總之，以上方法在檔案信息處理工作中都各自有各自的優(yōu)點，可以互補在實際應(yīng)用中，綜合各自的優(yōu)點根據(jù)實際情況進(jìn)行綜合運用可以取得更好的效果，也可以提高工作效率。所以在實際工作中要多種方法結(jié)合，不能有所偏廢，應(yīng)該是相互滲透和吸取，是檔案信息的處理朝著一體化和綜合化的方向發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
一、探索檔案管理工作新方法的重要性
1.新形勢下檔案管理工作的總體要求
隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，信息技術(shù)的發(fā)展，使得各行各業(yè)的運營環(huán)境發(fā)生了巨大變化，在檔案管理方面也發(fā)生了很大變化，正在逐步實現(xiàn)信息化。當(dāng)前影響檔案管理發(fā)展的不利因素是缺乏規(guī)范性，探索新的管理方法就是為了規(guī)避存在的管理工作不規(guī)范的問題，如不采取新方法，不能適應(yīng)社會發(fā)展變化，將影響各行各業(yè)的發(fā)展，甚至是難以維系社會秩序的安定。因此探索新的管理方法是為了解決當(dāng)前發(fā)展存在的問題，所以說探索新方法是加強檔案管理工作的總體要求。
2.各行各業(yè)加強自身管理的體現(xiàn)
檔案總體來說它是信息數(shù)據(jù)的集合，它體現(xiàn)了對人與事物的認(rèn)識，檔案管理工作包括整理歸檔等內(nèi)容，對于行業(yè)而言，使企事業(yè)單位更好發(fā)展，少走彎路。以企業(yè)為例，企業(yè)進(jìn)行檔案管理新方法的探索，有利于加強對人力資源等方面的日常管理，創(chuàng)建屬于本企業(yè)特色的企業(yè)文化，凝聚人心，齊心協(xié)力，有利于良好形象的樹立。再以學(xué)校為例，檔案作為教學(xué)活動的總結(jié)，是日常教學(xué)活動必不可少的管理內(nèi)容，采取對于檔案管理的新方法，有利于使教師得到教學(xué)經(jīng)驗啟示，對教學(xué)活動的開展歸納總結(jié)工作，使課堂效果更具有效性。
3.各行各業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的需要
檔案不僅包含了人與事物的信息，而且還具有可供參考借鑒的重要作用，因此為了充分應(yīng)用檔案上有用的信息，就要對檔案進(jìn)行保存等工作，以便得到新理念，促進(jìn)行業(yè)發(fā)展。在企業(yè)日常經(jīng)營中，企業(yè)管理是必須運行的發(fā)展模式，檔案是企業(yè)發(fā)展過程中的有效見證，它體現(xiàn)了全體工作人員的智慧頭腦，當(dāng)企業(yè)遇到發(fā)展瓶頸的時候，通過整理檔案，調(diào)出檔案進(jìn)行瀏覽，就會發(fā)現(xiàn)發(fā)展中存在問題，就會總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，做出日后發(fā)展規(guī)劃，大力推動了企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)。
二、新形勢下加強檔案管理工作的措施方法
1.檔案管理工作存在的問題
（1）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善。檔案行政管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置有著明顯的分類界限，每個部門之間既是各司其職，各自履行部門的職責(zé)，又配合其他部門推進(jìn)檔案管理工作有序進(jìn)行，但是由于管理機(jī)構(gòu)分類界限不明顯，又與執(zhí)法主體之間有很好的默契，致使相關(guān)的管理工作法律法規(guī)不能充分發(fā)揮作用，還有一個突出問題是在網(wǎng)絡(luò)設(shè)置上還存在整體規(guī)劃不合理的現(xiàn)象。當(dāng)前檔案室的設(shè)置上越來越呈現(xiàn)多樣化，還有專業(yè)檔案館的設(shè)置，這體現(xiàn)各行業(yè)、同行業(yè)不同部門之間采取分工明確的工作職責(zé)，使檔案管理工作簡單化，但是因為沒有明確的規(guī)定對管理工作進(jìn)行限制，導(dǎo)致在資料的收集上遭遇各種障礙，且無法使信息得到高效應(yīng)用。
（2）缺乏公共享用的機(jī)制。檔案信息資料具有互享、互通性，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，對一個行業(yè)的發(fā)展具有很重要的借鑒指導(dǎo)意義，信息化建設(shè)是當(dāng)前長期一段時間的發(fā)展方向。各個行業(yè)、各個單位之間又存在著不同差異，在運作準(zhǔn)則上也體現(xiàn)出不同的差異之處，信息化發(fā)展建設(shè)、應(yīng)用管理也同樣存在著不同程度的差異，都制約了資源共享的實現(xiàn)。
2.加強檔案管理工作措施方法
關(guān)鍵詞：檔案保管；檔案利用；高校檔案；創(chuàng)新模式
隨著高等教育普及程度的加深以及大數(shù)據(jù)時代對于信息共享的要求的提高。目前，高校的大部分檔案資料都開始趨于透明化。這種做法在很大程度上推動了高校檔案資源利用的進(jìn)程，這樣做的益處主要體現(xiàn)在兩個方面：一是對高校本身的發(fā)展而言，高校工作者對本校的了解程度加深，可以更好的理解學(xué)校的教學(xué)目的和教學(xué)思路，為學(xué)生的能力培養(yǎng)，找出更多的方法和途徑，使學(xué)生更加符合社會發(fā)展的需求，并且推動高校的發(fā)展；另一方面，高校檔案涉及到多個方面，充分利用高校檔案資源，可以幫助一些企業(yè)或國家企事業(yè)單位獲取更加全面的信息，保證其工作的順利進(jìn)行。
1 檔案的保管與利用工作是檔案管理的重中之重
高校檔案包含了高校自建校以來的招生信息、教學(xué)成果、科研成果以及舉辦過的一切內(nèi)部或是對外活動的信息?？梢哉f，高校檔案資源中不僅包括了較為全面的人才信息，也記錄著高校發(fā)展的歷史過程和變化，可以從很大程度上，反映一定時期的社會經(jīng)濟(jì)文化狀態(tài)。高校的發(fā)展受到社會環(huán)境的影響，它的發(fā)展規(guī)律與社會的發(fā)展規(guī)律基本一致，這不僅對于現(xiàn)代化企業(yè)有著重要的意義，也對社會歷史文化研究工作、科技研究工作具有非常重要的作用。
（一）建立專門的檔案庫房
一些檔案部門所在單位為了節(jié)省成本或者是其他考慮因素隨便找一個地方作為檔案庫。這其中的安全隱患不可忽視。首先檔案庫設(shè)計必須科學(xué)、合理，避免一些別有用心的人盯上，利用漏洞大量竊取、損壞、修改等。這就需要我們檔案管理部門找專業(yè)的安全防盜人員徹底排除各個安全隱患環(huán)節(jié)。還有就是對檔案庫的門窗做相應(yīng)的安全加固和防火、防水等級。從人為因素到外在的環(huán)境因素做好檔案的安全保管工作。
由于我校檔案館檔案存在大部分紙質(zhì)的，還有一些教學(xué)科研資料。隨著時間的推移紙張會自己變黃疏松，導(dǎo)致字跡不清甚至破損，照片更容易出現(xiàn)拍攝內(nèi)容的丟失。面對這些問題要在檔案入庫前用先進(jìn)科學(xué)的方法盡量延長紙張的壽命；病蟲害、溫度、濕度、光照度等對檔案安全的影響也不可忽視，所以在檔案庫內(nèi)要實時監(jiān)控這些數(shù)據(jù)的變化，如發(fā)現(xiàn)某些數(shù)據(jù)變化較大可能影響檔案信息的安全，要及時做好應(yīng)急預(yù)案。
（二）檔案資源保管與利用
在高校教學(xué)檔案管理工作中，屬于投入的環(huán)節(jié)包括教學(xué)檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索?！笆占敝苯雨P(guān)系教學(xué)檔案館藏，是提供利用的基礎(chǔ)，高校檔案管理部門必須與立卷部門進(jìn)行及時的溝通，投人時間和精力確保收集工作的順利完成?！罢怼笔墙虒W(xué)檔案管理的基礎(chǔ)性工作，是提供利用的前提，通過整理使教學(xué)檔案有序化、條理化，為利用教學(xué)檔案打下基礎(chǔ)。“鑒定”是“去偽存真，去粗取精”的必要步驟，是確保在利用教學(xué)檔案時，有用信息能夠發(fā)揮作用的重要一環(huán)。“保管”保證教學(xué)檔案的物理安全，是利用的前提條件?！皺z索”的效率體現(xiàn)為查全率和查準(zhǔn)率，查全率主要表示滿足利用者需要的全面程度，查準(zhǔn)率表示滿足利用者需要的準(zhǔn)確程度，是利用的前期準(zhǔn)備工作，作用是讓利用者能夠快速、準(zhǔn)確的查檢到所需的教學(xué)檔案。教學(xué)檔案檢索的效率直接影響利用效率。
（二）檔案資源的利用是高校教育事業(yè)發(fā)展的需要
目前我們處于信息化時代，教育事業(yè)的發(fā)展需要依托檔案事業(yè)的發(fā)展，這樣才能做到與時俱進(jìn)，因此，這就需要重視對其開發(fā)利用，從而使其更好的為社會進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)。通過加大對檔案資源的有效利用，從而更好的將檔案的價值體現(xiàn)出來，使其能夠轉(zhuǎn)化為物質(zhì)形態(tài)的生產(chǎn)力，從而更好的推動我校的發(fā)展和進(jìn)步。
2 信息時代高校檔案保管與利用服務(wù)模式創(chuàng)新
隨著我國社會的快速發(fā)展，尤其是目前，我國社會進(jìn)入新常態(tài)的狀況之下，如何能夠更好地發(fā)揮出高校檔案保管與利用的作用和價值，是目前檔案管理工作者面前的難題和問題，個人認(rèn)為在目前需要積極加強信息時代下高校檔案的管理創(chuàng)新模式，個人認(rèn)為關(guān)鍵可以從以下幾個方面去入手：
（一）提高服務(wù)的思想意識是提升服務(wù)的基礎(chǔ)
作為高校檔案管理工作者首先必須要提高思想服務(wù)意識，只有提升思想服務(wù)意識，才能更好地立足于本職，做好各項服務(wù)工作，因此，關(guān)鍵要從三個方面充分認(rèn)識，一方面，高校管理者要充分認(rèn)識到新情況、新狀態(tài)下，高校檔案管理工作服務(wù)的重要性和必要性，只有充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性和必要性，才能夠在檔案管理工作方面狠抓不放，加大力度，真正重視檔案管理工作，另一方面，是要切實提升檔案管理者關(guān)于檔案管理工作的思想重視度，檔案管理工作關(guān)系學(xué)校、學(xué)生和教師，在新形勢下，作為檔案管理者，作為直接的操作人員務(wù)必要提升檔案管理工作的思想意識，只有這樣才能更好地做好本職檔案管理，更好地適應(yīng)新形勢下的角色，投入到檔案管理工作中。
（二）利用創(chuàng)新的手段，提升檔案管理的效力
與傳統(tǒng)檔案的保管與利用模式相比，在新時代狀況下，檔案管理工作的優(yōu)勢是更加信息化、智能化和科技化，在新形勢下，作為檔案管理工作要充分利用信息化的技術(shù)手段和方式，要加強信息化技術(shù)的培訓(xùn)，結(jié)合我校的實際情況，靈活運用，讓檔案管理從“繁雜瑣碎”之中變得更加“靈活多樣”，要從時間、成本、效能等三個方面去入手，最大限度的降本，讓檔案管理工作的效力得到切實的發(fā)揮，這樣才能更好地服務(wù)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要。
（三）加快信息化建設(shè)，提供多元化利用平臺，培養(yǎng)復(fù)合型人才
世界科技革命正不斷影響著高校檔案利用，現(xiàn)代化的利用方式已成新趨勢。在查閱、利用上，即使保持來館利用，也應(yīng)加快建立數(shù)字檔案館，在確保安全情況下，通過電腦快捷查找檔案數(shù)據(jù)、打印檔案資料；讓電話、傳真、郵寄等現(xiàn)代通訊工具都參與檔案利用并簡化手續(xù)；最好是讓利用者通過安全網(wǎng)絡(luò)平臺，像平時上網(wǎng)查資料一樣，能遠(yuǎn)程獲取想找的檔案信息，這樣我們就有足夠多的時間進(jìn)行檔案資源開發(fā)利用。不過編研利用也正朝高科技、現(xiàn)代化方向發(fā)展。如現(xiàn)代傳媒、現(xiàn)代信息、現(xiàn)代印刷、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)、光學(xué)記錄、聲像等技術(shù)正逐漸用于檔案編研。因此檔案工作人員還須具有過硬的檔案編研基本技能和系列專業(yè)知識與專業(yè)技能，很好掌握現(xiàn)代高新技術(shù)，使自己成為一個具有多專業(yè)功能的復(fù)合型通才。編研出許多形式多樣的歷史成果，讓高校檔案編研成為純真年代的經(jīng)典發(fā)聲。
3 總結(jié)
總的來說，高校檔案的充分利用工作還需要進(jìn)行不斷的嘗試與努力。針對目前在檔案利用環(huán)節(jié)中存在的諸多問題，相關(guān)工作人員一定要及時的提出解決的措施和方案。讓高校檔案資源充分發(fā)揮其利用價值，為社會工作帶來更多的便利。希望本文中提出的相關(guān)觀點和建議可以起到一定的指導(dǎo)作用。
參考文獻(xiàn)
[1]麥曉璋.論如何提升高校檔案利用服務(wù)能力田.才智，2012（12）.
關(guān)鍵詞： 暗示 功效 類型 技巧 學(xué)生心理
暗示是以含蓄、間接的方式向?qū)W生傳遞思想、觀念、意見、情感等信息，使學(xué)生在理解和無對抗?fàn)顟B(tài)下自然受其影響的一種現(xiàn)象及影響學(xué)生心理的方法。它雖然沒有勸說那樣直接和直露，但有時比勸說更令人接受；即使在勸說中，暗示也是一種常用的方法。
一、暗示的功效
暗示的功效指的是暗示能夠發(fā)揮得好的作用和效果。在影響學(xué)生的心理方面，暗示可以發(fā)揮五種功效。
（一）啟迪思考的功效
暗示可以發(fā)揮啟迪思考的功效。民間有一個“孔子訪老子”的寓言，說孔子拜訪老子，問老子身體如何。老子先問孔子“牙齒如何”，又問“舌頭如何”，孔子答“我牙齒都掉了”、“舌頭很好”，說完孔子馬上告辭?？鬃拥膶W(xué)生不解，孔子告訴學(xué)生：“老子已給我上了一課，他告訴我柔弱勝過剛強?！痹谶@個寓言中，孔子從老子那里獲得了暗示，也獲得了啟迪。很多教師在學(xué)生的評語中都自覺不自覺地運用暗示的方法，使學(xué)生獲得了啟迪和思考。
（二）批評教育的功效
暗示可以發(fā)揮批評教育的功效。在公開場合進(jìn)行的不指名道姓的批評對被批評者來說是暗示，能發(fā)揮批評教育的功效，在直接交往中的暗喻、暗示也能發(fā)揮批評教育的功效。有經(jīng)驗的教師很善于在集體中進(jìn)行教育，在教育中依靠集體，不點名地在公開場合進(jìn)行批評。既不傷害被批評學(xué)生的自尊心，又引起被批評學(xué)生的注意；既教育個人，又教育大家。
（三）調(diào)節(jié)情緒的功效
暗示可以發(fā)揮調(diào)節(jié)情緒的功效。在即時性的暗示調(diào)節(jié)中，有時對方的一句話可以使不良情緒煙消云散，一個動作可以使對方的情緒開始逆轉(zhuǎn)，都是暗示發(fā)揮了功效。
（四）治療疾病的功效
暗示還可以發(fā)揮治療疾病的功效。“心病還要心藥醫(yī)”，暗示就是這樣一種治療心病的“心藥”。聞名遐邇的催眠療法其實就是暗示療法，這是心理醫(yī)生治療中經(jīng)常使用的方法。此外，著名的“杯弓蛇影”也是因自我暗示而得病、因他人暗示而痊愈的典型。暗示治療疾病的功效甚至還不止于治療心病，它還可以治療“身病”。運動心理學(xué)家證明，運動員在信念和意志的不斷暗示下可以提高競技水平。暗示可以充分調(diào)動身體內(nèi)部的潛能，使受傷的機(jī)體恢復(fù)正常的功能。
二、暗示的類型
暗示的特點使暗示有不同的類型，大致可分為五種類型。
（一）有意暗示和無意暗示
有意暗示是暗示著具有特定目的采用的特定方法，具有故意的性質(zhì)；無意暗示是被暗示者感受到暗示，不具有故意的性質(zhì)。有意暗示具有特定的目的，所以在暗示方法不靈的情況下往往換用其他方法或把暗示挑明；無意暗示不靈則往往不再有其他變化。
（二）外界暗示和自我暗示
外界暗示包括他人暗示和情景暗示。他人暗示是人際間的直接暗示，它容易引起被暗示者的注意；情境暗示又包括人為的情境暗示和自然的情境暗示，前者往往具有故意的性質(zhì)，而后者不具有故意的性質(zhì)。老師找某個學(xué)生談話，平時不常來的校長都來了，學(xué)生一走進(jìn)辦公室就能感受到一種情境壓力，這是人為的情境暗示。自我暗示是自己對自己發(fā)出的暗示，它有有意和無意之分。
（三）言語暗示和非言語暗示
言語暗示和非言語暗示是以暗示的方式來劃分的。由于言語一般說來擔(dān)負(fù)著表達(dá)一定思想感情內(nèi)容的任務(wù)，言語必定有所指，因而既是暗示的主要方式，又容易被對象重視和領(lǐng)悟。非言語暗示包括人的表情、動作、行為和創(chuàng)設(shè)的情境，等等。由于“非言語”本身不擔(dān)負(fù)明確的表達(dá)思想情感內(nèi)容的任務(wù)，因而非言語暗示的效果總體效果上不如言語暗示的效果好。粗心的人很少注意表情變化、動作變化和行為變化。所以，從暗示者方面來說，有意發(fā)出的暗示即使采用“非言語”的方式，往往也要輔之以言語暗示。
（四）個別暗示和普遍暗示
個別暗示是有個別針對性的暗示，是在特定情況下發(fā)生的即興性暗示；普遍暗示是有普遍針對性的暗示，一般是有準(zhǔn)備的對廣大學(xué)生進(jìn)行的暗示。以前注意集中在個別暗示上，現(xiàn)在教育工作者意識到普遍暗示的作用。山東杜郎口中學(xué)在學(xué)校的墻壁、樓梯臺階甚至在水泥路面上勵志性的名人名言及故事，使廣大學(xué)生時時處處受暗示。
三、暗示的技巧
暗示的技巧，其宗旨在于使有意暗示產(chǎn)生期望的效果、避免無意暗示造成不良影響。這是暗示者在教育教學(xué)中也就是暗示主體教師應(yīng)當(dāng)掌握的技巧。從暗示技巧本身來說，它的有效性在于遵循人的感知規(guī)律，引起注意，激發(fā)聯(lián)想。人的感知活動是有規(guī)律的。遵循人的感知規(guī)律主要包括如下幾個方面：
（一）遵循感知的強度規(guī)律
暗示要有一定的強度刺激才能被對象所感知，過小容易被忽略，過大則又可能引起反感。暗示的強度，包括暗示者的身份、地位、作用，包括暗示的方式，也包括暗示的方式和內(nèi)容。一般來說，暗示者的身份、地位越高，能發(fā)揮的作用越大，對暗示對象的影響也越大。有的學(xué)生指責(zé)班干部“拿雞毛當(dāng)令箭”，形容把老師的每句話當(dāng)做指令來狐假虎威。暗示者的生動說明與暗示者的身份、地位和暗示作用是密切關(guān)聯(lián)的。
（二）遵循感知的對比規(guī)律
暗示要有一定的對比度才能被對象感知，對比度過小就不清晰，對比度過大也有副作用。教師表揚某個學(xué)生作業(yè)書寫全班最認(rèn)真。即是給其他同學(xué)以他們作業(yè)不認(rèn)真或不太認(rèn)真的對比暗示。
（三）遵循感知的協(xié)同規(guī)律
一、信息時代人事檔案管理的發(fā)展內(nèi)涵
（一）人事檔案管理的知識密集性內(nèi)涵。新時期人事檔案管理的發(fā)展必須反映新的時代特色，信息時代背景下信息化的普及是為社會知識經(jīng)濟(jì)體系服務(wù)，當(dāng)今人事檔案管理較之傳統(tǒng)人事檔案管理具有鮮明的知識密集性內(nèi)涵，即新時期的人事檔案管理不再是簡單的材料收錄整理工作，專業(yè)知識文化素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力，尤其是計算機(jī)信息處理技能成為人事檔案管理的必備條件。
（二）人事檔案管理的信息服務(wù)性內(nèi)涵。信息時代信息載體的管理與利用體現(xiàn)了信息服務(wù)的主動形式，傳統(tǒng)被動的人事檔案管理模式隨著信息載體與信息渠道的變化而改變。當(dāng)前信息載體不再僅僅局限于文獻(xiàn)型載體，信息渠道也更為多元化，新時期的人事檔案管理必將強調(diào)對檔案價值的開發(fā)與利用，突出人事檔案管理的信息服務(wù)性內(nèi)涵。
二、信息時代對人事檔案管理的新要求
（一）基于計算機(jī)技術(shù)的數(shù)字型檔案要求。計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是信息時代的主要標(biāo)志之一，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已不再適應(yīng)社會發(fā)展需要，信息時代對人事檔案管理的首要要求是促使原有的紙質(zhì)型檔案向數(shù)字型檔案轉(zhuǎn)變，即依托電子手段構(gòu)建人事檔案的數(shù)字信息體系，建設(shè)人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫。
（二）基于互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)化要求。人事檔案的保密原則是人事檔案管理的重要原則，人事檔案涉及個人隱私信息，檔案保衛(wèi)保密制度是人事檔案管理的基本制度，從某種程度上形成了傳統(tǒng)人事檔案利用價值的弱化與利用形式的單一。
（三）基于人才信息整合的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求。信息時代具有鮮明的信息資源共享性，而信息共享的前提是信息的標(biāo)準(zhǔn)化。傳統(tǒng)人事檔案管理的規(guī)范性缺失，使社會人才信息資源整合的基本條件薄弱。信息時代背景下的信息化整合手段，力求在系統(tǒng)軟件的支持下完成人事檔案信息形成、轉(zhuǎn)化與存儲的統(tǒng)一運行標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化查詢與統(tǒng)計，便于整體調(diào)用。
三、信息時代的人事檔案管理發(fā)展方向
（一）人事檔案管理的信息數(shù)字化?；谟嬎銠C(jī)技術(shù)的數(shù)字型檔案要求，信息時代的人事檔案管理向信息數(shù)字化方向發(fā)展。人事檔案管理的信息數(shù)字化發(fā)展有賴于數(shù)字化信息系統(tǒng)的建設(shè)，一是在擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架之上，選定人事檔案系統(tǒng)的應(yīng)用軟件，制定檔案數(shù)據(jù)錄入規(guī)范；二是保障紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的相互協(xié)作配合，避免檔案數(shù)字化過程中信息不完整不真實的現(xiàn)象出現(xiàn)；三是注重后期制作的質(zhì)量控制，應(yīng)充分考慮滿足應(yīng)用軟件的實時升級需要。
關(guān)鍵詞：新形勢下；檔案資源；開發(fā)利用；新途徑；新方法
信息資源開發(fā)的利用程度是一個國家現(xiàn)代化水平和綜合國力的重要標(biāo)志，而信息資源同能源以及材料資源一樣，都是國家較為重要的戰(zhàn)略資源，成為國際競爭的重要內(nèi)容之一。檔案信息資源是國家的基礎(chǔ)資源，屬于信息資源較為重要的組成部分，其所涉及的行業(yè)較多，資源數(shù)量也相對較為巨大，因此在新形勢下提高檔案資源的開發(fā)利用程度是非常重要，是經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展以及社會進(jìn)步的必然要求，因此本就從新形勢下檔案資源開發(fā)利用的必要性出發(fā)，對新形勢下檔案資源開發(fā)利用的方法和途徑進(jìn)行探討和淺析。
一、新形勢下檔案資源開發(fā)利用的必要性
（一）可以增加經(jīng)濟(jì)效益促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展
企業(yè)是各種社會經(jīng)濟(jì)活動最主要的參與者，而在社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的大背景下，一個企業(yè)想要真正的在激烈的市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢地位，不僅僅要做到在已經(jīng)有的生產(chǎn)條件下將更多的經(jīng)歷投入到生產(chǎn)、銷售以及管理等過程和環(huán)節(jié)中，同時也要依據(jù)相關(guān)的檔案信息資源，對企業(yè)的生產(chǎn)、發(fā)展和管理進(jìn)行一個整體性的規(guī)劃和完善。在這樣的情況下就要求企業(yè)可以積極主動的對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用，根據(jù)檔案資源對市場的實際情況進(jìn)行有效的分析，真正的掌握市場發(fā)展的動態(tài)，進(jìn)而作出有利于企業(yè)長期、穩(wěn)定和更好更快發(fā)展的決策和方案，從而達(dá)到增加經(jīng)濟(jì)效益促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的目的。
（二）可以滿足社會精神文明建設(shè)和提升的需要
檔案信息資源的數(shù)量非常巨大，且其內(nèi)容豐富、載體的形式多種多樣，涉及的行業(yè)也相對較多，同時具有較強的社會性、原生性以及真實性，同時檔案信息資源中有很多內(nèi)容對于建設(shè)社會主體文明有著積極的促進(jìn)作用，可以維護(hù)社會的穩(wěn)定，滿足人民群眾日益增長的精神文化需要并有效的建設(shè)先進(jìn)的社會主義文化，由此可見新形勢下檔案資源開發(fā)利用可以更好的滿足社會精神文明建設(shè)和提升的需要[1]。
二、新形勢下檔案資源開發(fā)利用的方法和途徑
（一）改變傳統(tǒng)檔案資源管理過程中方法和模式
現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展和進(jìn)步使得檔案信息資源的利用程度得到了一定的提升，而要做好新形勢下檔案資源開發(fā)利用工作就要對傳統(tǒng)單一的檔案資源管理模式和方法進(jìn)行改變，進(jìn)而滿足在時展情況下用戶的新需求。檔案資源管理過程中其信息檢索工具落后，使用的功能較為單一，其信息查找和搜尋的效率相對較為低下，因此應(yīng)該建立檔案信息資源目錄服務(wù)中心，并加強具體查詢工具的構(gòu)建，將傳統(tǒng)的管理模式改變?yōu)槟夸洐z索多方面管理模式，增強新形勢下檔案資源開發(fā)利用的程度。
（二）培養(yǎng)具有高素質(zhì)以及能力的檔案管理人才
在實現(xiàn)新形勢下檔案資源開發(fā)利用的過程中需要對現(xiàn)代化、信息化發(fā)展的薪金科學(xué)技術(shù)進(jìn)行運用，實現(xiàn)檔案管理電子化并對信息縮微電子技術(shù)進(jìn)行運用，而要實現(xiàn)新形勢下方案信息資源的有效開發(fā)和利用就要注重檔案管理人員的素質(zhì)和能力的提升，因為在進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)和利用的過程中，一些先進(jìn)的觀念、技術(shù)以及設(shè)備等均需要高素質(zhì)和高能力的檔案管理工作人員，檔案管理人員的素質(zhì)和能力與檔案信息資源開發(fā)和利用的程度有著直接的關(guān)系，因此進(jìn)行檔案管理的人才需要具備果方面的知識，既要有實際的理論知識，同時也要具有操作能力，進(jìn)而更好的實現(xiàn)新形勢下檔案資源的開發(fā)利用[2]。
（三）利用網(wǎng)絡(luò)檔案提供更加方便和快捷的服務(wù)
在新形勢下要實現(xiàn)檔案資源開發(fā)利用檔案網(wǎng)站有著不可忽略的作用和意義，更衣更加方便和快捷的為用戶提供檔案信息服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)檔案的服務(wù)窗口就是網(wǎng)站，其主要承擔(dān)向社會宣傳網(wǎng)站法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、工作方針以及介紹檔案信息管理工作相關(guān)情況的任務(wù)，而網(wǎng)絡(luò)方案的建立也是開發(fā)檔案信息資源的一項重要措施，可以通過方便、快捷的服務(wù)來提高檔案利用的有效率和質(zhì)量，進(jìn)而促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會的更好發(fā)展，但是各級檔案部門在利用網(wǎng)絡(luò)檔案進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)利用的過程中應(yīng)該不斷的對網(wǎng)絡(luò)檔案的內(nèi)容進(jìn)行豐富和完善，做好其查詢等服務(wù)工作，切實的發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)檔案的社會服務(wù)作用。
（四）對檔案信息資源的布局進(jìn)行進(jìn)一步的完善
新形勢下檔案部門要做好檔案信息資源的開發(fā)利用就要對檔案信息資源的布局進(jìn)行進(jìn)一步的完善，擴(kuò)寬信息資源的接受范圍，保證信息征集工作的精細(xì)性和具體化，在檔案管理上應(yīng)該將分散的檔案信息資源進(jìn)行分類和整合，建立檔案管理師，對單位檔案進(jìn)行綜合性的管理，同時檔案館也應(yīng)該在提高信息征集數(shù)量的基礎(chǔ)上保證檔案信息資源的質(zhì)量，同時也要建立檔案補充制度，在大范圍征集檔案信息資源后對分散在社會和個人手里的資源進(jìn)行有效的整合，最后應(yīng)該加強檔案管理部門與其它部門的有效溝通，更好的實現(xiàn)檔案信息資源共享。
（五）進(jìn)一步實現(xiàn)檔案信息資源的整合以及共享
要進(jìn)一步的完成新形勢下檔案資源的開發(fā)利用并將這一工作納入到規(guī)范化和科學(xué)化的軌道，就要實現(xiàn)檔案信息資源的整合以及共享，各級檔案管理部門應(yīng)該確保檔案資源的統(tǒng)一性，格式的一致性以及數(shù)據(jù)的規(guī)范性，為檔案信息資源的共享環(huán)境提供良好的基礎(chǔ)和保證，同時也要對各種檔案信息資源進(jìn)行有效的整合和合理的配置，進(jìn)而推進(jìn)檔案事業(yè)的全面的發(fā)展，完成新形勢下檔案資源的更好開發(fā)和利用。
三、結(jié)語
總而言之，加強檔案資源的開發(fā)利用程度是一項長期、復(fù)雜且較為艱巨的工作，檔案部門應(yīng)該對檔案信息資源的地位和作用有一個正確的認(rèn)識，在新形勢下不斷的完善檔案資源的相關(guān)政策和規(guī)定，建立一個長效且較為健全的發(fā)展機(jī)制，做好檔案資源的開發(fā)和利用工作，形成一個完善、成熟的檔案資源運用體系，進(jìn)而更好的對檔案信息資源的作用進(jìn)行發(fā)揮。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：社會保險事業(yè)；檔案；管理
中圖分類號：C816 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
隨著社會保險改革不斷深化，社會保險覆蓋面逐漸擴(kuò)大，社保檔案的數(shù)量也日益增多。社保檔案管理是“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的惠民工程，涉及千家萬戶，關(guān)乎民計民生。如何做好社會保險檔案工作，已成為社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的一項重要任務(wù)。
一、社保檔案管理的重要性
社保檔案在整個社保工作中具有非常重要的地位，是實現(xiàn)社會保障信息交流與共享的保證，是參保者維護(hù)其合法權(quán)益的重要憑證，也是社保部門進(jìn)行科學(xué)管理、提高工作效率的必要條件。作為一項專業(yè)的管理工作，社會保險檔案具有以下特點：
（一）數(shù)量大。隨著我國社保制度的改革，參與社保的人口已從城市覆蓋到農(nóng)村，最終實現(xiàn)全民參保，這就是社保檔案數(shù)量的龐大。
（二）變化多。個人的社保檔案會隨著個人工作單位的變化，而發(fā)生關(guān)系轉(zhuǎn)移，各項社保繳費情況也會依據(jù)個人工資的增減發(fā)生變化，這就決定了社保檔案的動態(tài)變化。社保檔案以人為基本對象來辦理的，個人是社會保險檔案的最基礎(chǔ)的形成單位。社保檔案是個人參與社保的原始憑證，也是維護(hù)個人利益的重要憑證。就如人事檔案一樣，隨著個人變化，產(chǎn)生相應(yīng)變化。
（三）要求高。社保檔案是按國家的有關(guān)規(guī)范來辦理的。具體表現(xiàn)在：一是辦理活動的規(guī)范，即各類社會保險都有統(tǒng)一的辦理程序、繳付費標(biāo)準(zhǔn)；二是形成材料的規(guī)范，即各類社會保險都有規(guī)定有規(guī)范的記錄卡，登記清冊及報表，不論是哪個單位的職工，其形成的相關(guān)材料具有一致性。
二、加強社保檔案管理的必要性
社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護(hù)了參保人員的權(quán)益。
（一）加強社保檔案管理，是深化社會保險制度改革的需要。 隨著社會保險制度改革的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會人”。社保部門不但要履行社會保障的責(zé)任，同時還要承擔(dān)起對離退休人員的社會化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，就要求我們建立完整安全的個人信息系統(tǒng)，即安全有序的社會保險檔案系統(tǒng)。否則，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至?xí)绊懙缴鐣ｋU改革的進(jìn)程。
（二）加強社保檔案管理，是社會保險業(yè)務(wù)本身的必然要求。一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險的各項待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。檔案作為最原始的參保資料，記載著參保人的一切詳細(xì)信息，這些詳細(xì)的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)。社會保險檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。
（三）加強社保檔案管理，有利于社保部門提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率。檔案資料的收集、整理實際上是對業(yè)務(wù)工作進(jìn)行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗教訓(xùn)，將對正在進(jìn)行或進(jìn)一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。可以為決策者提供準(zhǔn)確的各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供服務(wù)，提高辦事效率。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好社會保險工作的前提條件。
三、新時期加強社保檔案管理的方法
新時期如何實現(xiàn)社保檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，是社保部門必須解決的現(xiàn)時問題，責(zé)任重大，任重而道遠(yuǎn)。
（一）提高思想認(rèn)識，提供全面保障。加大對社會保險檔案工作的重視程度, 及時解決工作中出現(xiàn)的問題和困難，積極爭取各級領(lǐng)導(dǎo)對社保檔案工作的重視與支持,加大資金及人力投入,切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現(xiàn)實問題,為建設(shè)和完善社會保險檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。積極組織社保工作人員學(xué)習(xí)檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責(zé)任感。
（二）健全制度程序，理順社保檔案工作管理機(jī)制。依據(jù)《檔案法》、《保密法》、《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》等法規(guī)政策，制定社保檔案分類大綱和管理細(xì)則。對每一類檔案制定出相應(yīng)的管理制度，從而構(gòu)建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業(yè)務(wù)報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復(fù)而造成的浪費,實現(xiàn)社會保險檔案的集中管理。把檔案管理“星級達(dá)標(biāo)”工作作為一項重要任務(wù)，納入社會保險工作的總體規(guī)劃，制定“星級達(dá)標(biāo)”工作目標(biāo)，明確檔案管理責(zé)任制，與其它日常工作一起部署、一起檢查、一起考核。
（三）加強信息化管理，實現(xiàn)“軟、硬、人”統(tǒng)一協(xié)調(diào)。信息技術(shù)的不斷發(fā)展為我們創(chuàng)新檔案管理方式，實現(xiàn)智能、人性化管理提供了先決條件。各級社保部門應(yīng)克服資金緊張的困難，購置現(xiàn)代化設(shè)備裝備檔案室。在機(jī)型上在市內(nèi)要盡力做到統(tǒng)一，以便為下一步計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)及共享社會保險檔案數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)。同時應(yīng)著力進(jìn)行檔案管理的軟件開發(fā)工作，由全市社會保險部門統(tǒng)一組織實施。要逐步實現(xiàn)檔案的自動快速編目、檔案信息的自動檢索以及檔案資料的快速統(tǒng)計。努力做到對檔案的分類統(tǒng)計，綜合數(shù)字統(tǒng)計、相關(guān)信息資料統(tǒng)計等，最終實現(xiàn)系統(tǒng)的網(wǎng)上互聯(lián)和自助查詢，使每個參保人可以方便的查詢到自己的信息。堅持“以管促用、以用促管”的原則，圍繞方便查詢、提高利用效率上不斷改進(jìn)管理方法，全方位為參保單位和個人服務(wù)。
（四）提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴(yán)把服務(wù)水平。社會保險檔案工作是一項政策性、業(yè)務(wù)性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，具備計算機(jī)實際操作能力。為此，在檔案管理人員選拔上嚴(yán)格把關(guān)，切實將工作經(jīng)驗豐富、責(zé)任心強的干部選配到檔案工作崗位上外，同時狠抓檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，采取崗位培訓(xùn)、派送檔案管理人員參加檔案部門組織的專業(yè)培訓(xùn)、到兄弟縣市學(xué)習(xí)取經(jīng)、邀請各地檔案部門業(yè)務(wù)骨干授課和現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導(dǎo)等形式，努力提高檔案管理隊伍的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)和現(xiàn)代化管理水平。社保部門還應(yīng)與檔案行政管理部門加強聯(lián)系，開展經(jīng)驗交流。同時要加強檔案管理人員的思想、作風(fēng)建設(shè)，穩(wěn)定隊伍，以保證檔案工作的連續(xù)性，努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的社會保險檔案管理隊伍。
