時(shí)間：2023-11-06 11:02:12
序論：在您撰寫(xiě)單位檔案管理基本情況時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理內(nèi)容
（一）事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案歸檔內(nèi)容
事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案歸檔內(nèi)容包括員工的基本情況：1.基本情況，包括個(gè)人履歷、勞動(dòng)合同、入離職信息、工作變動(dòng)等；2.學(xué)歷及繼續(xù)教育情況，包括學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)、繼續(xù)教育、專業(yè)培訓(xùn)證書(shū)等；3.專業(yè)技術(shù)材料，包括技能鑒定及考核材料、等級(jí)證書(shū)等；4.科研成果、著作材料，包括發(fā)表的論文、課題、專利、獲獎(jiǎng)情況等；5.工資情況；6.健康資料，包括體檢表、以往的工傷處理等信息。
（二）事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案特點(diǎn)
事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案有著以下特點(diǎn)，一是真實(shí)性，檔案要能真實(shí)體現(xiàn)技術(shù)人員的思想、能力、技能、經(jīng)歷等資料，為人力資源的配置和優(yōu)化提供參考。二是完整性，檔案要涵蓋技術(shù)人員的全部?jī)?nèi)容，客觀全面的體現(xiàn)檔案管理人員的各種信息。三是動(dòng)態(tài)性，檔案要隨著人員情況的變化，進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，保證檔案材料的時(shí)效性。四是機(jī)密性，檔案是技術(shù)人員個(gè)人自身情況和人生軌跡的真實(shí)記載，不能隨意泄露。
二、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理現(xiàn)況
（一）專業(yè)技術(shù)人員檔案管理意識(shí)較弱
目前事業(yè)單位在專業(yè)技術(shù)人員檔案管理方面，意識(shí)薄弱，重視度不足。領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有意識(shí)到專業(yè)技術(shù)人員檔案管理對(duì)單位人力資源配備的重要性，沒(méi)有明確的制度對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理進(jìn)行規(guī)范。檔案管理人員也沒(méi)有重視對(duì)檔案的管理，造成專業(yè)技術(shù)人員的檔案斷節(jié)、缺項(xiàng)、內(nèi)容凌亂、查閱不便等。對(duì)單位的日常人員管理造成了很大的不便。
（二）專業(yè)技術(shù)人員檔案收集范圍不全
部分事業(yè)單位雖然對(duì)專業(yè)技術(shù)人員建立了個(gè)人檔案，但是檔案收集內(nèi)容不夠全面。大部分只是收集了個(gè)人履歷、家庭及個(gè)人基本信息、學(xué)歷信息、工作變動(dòng)資料等，而沒(méi)有把專業(yè)技術(shù)人員的獲獎(jiǎng)情況、科研項(xiàng)目情況、、專利申請(qǐng)等內(nèi)容進(jìn)行歸檔。這部分資料對(duì)判斷專業(yè)技術(shù)人員的個(gè)人能力和職業(yè)資格有著非常重要的作用。
（三）專業(yè)技術(shù)人員檔案歸類不規(guī)范
在對(duì)專業(yè)就似乎人員的檔案歸類中，一些事業(yè)單位歸類方式不規(guī)范，沒(méi)有按照技術(shù)人員的個(gè)人進(jìn)行檔案歸類，而是將他們的檔案存放在多個(gè)地方，甚至多個(gè)部門里面。例如將基本情況、個(gè)人履歷等作為人事檔案歸檔在人事部；將獲獎(jiǎng)情況、培訓(xùn)進(jìn)修情況等未歸檔或歸檔在辦公室或者本部門，將科研和技術(shù)材料、專利獲得情況等歸檔在檔案室或者技術(shù)部門等等。一旦需要的時(shí)候，查找和整理非常不便，而且有可能導(dǎo)致檔案資料內(nèi)容的遺失。
三、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理改善措施
（一）提高事業(yè)單位對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理意識(shí)
要把事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理列入單位日常工作的重要議程，強(qiáng)化對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的創(chuàng)新和建設(shè)工作。落實(shí)檔案管理的人員和機(jī)構(gòu)，安排具備專業(yè)知識(shí)和技能的檔案管理人員，明確他們的責(zé)任和義務(wù)。建立健全專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，讓檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化。同時(shí)要讓專業(yè)技術(shù)人員認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，主動(dòng)配合參與開(kāi)展自身檔案歸檔工作，將個(gè)人專業(yè)論文、獲獎(jiǎng)材料、科研項(xiàng)目等內(nèi)容進(jìn)行上交。
（二）對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新
要時(shí)刻關(guān)注單位專業(yè)技術(shù)人員變動(dòng)情況，及時(shí)進(jìn)行檔案資料的更新工作。每年度進(jìn)行檔案管理人員的檔案資料審核，按照制度將他們的各類信息，包括考核、評(píng)比、培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方面的資料進(jìn)行歸檔處理。也要與技術(shù)部門或者專業(yè)技術(shù)人員所在部門聯(lián)系，積極收集專業(yè)技術(shù)人員的各類檔案資料。還要利用職稱報(bào)考、年度考核的時(shí)機(jī)，收集他們的各類基本資料和技術(shù)資料。在年終進(jìn)行一次定期整理，審核個(gè)人人各種檔案的歸類情況，將其中不完整的部分進(jìn)行補(bǔ)充歸檔。
（三）提高事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的信息化水平
一、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理內(nèi)容
（一）事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案歸檔內(nèi)容
事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案歸檔內(nèi)容包括員工的基本情況：1.基本情況，包括個(gè)人履歷、勞動(dòng)合同、入離職信息、工作變動(dòng)等；2.學(xué)歷及繼續(xù)教育情況，包括學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)、繼續(xù)教育、專業(yè)培訓(xùn)證書(shū)等；3.專業(yè)技術(shù)材料，包括技能鑒定及考核材料、等級(jí)證書(shū)等；4.科研成果、著作材料，包括發(fā)表的論文、課題、專利、獲獎(jiǎng)情況等；5.工資情況；6.健康資料，包括體檢表、以往的工傷處理等信息。
（二）事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案特點(diǎn)
事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案有著以下特點(diǎn)，一是真實(shí)性，檔案要能真實(shí)體現(xiàn)技術(shù)人員的思想、能力、技能、經(jīng)歷等資料，為人力資源的配置和優(yōu)化提供參考。二是完整性，檔案要涵蓋技術(shù)人員的全部?jī)?nèi)容，客觀全面的體現(xiàn)檔案管理人員的各種信息。三是動(dòng)態(tài)性，檔案要隨著人員情況的變化，進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，保證檔案材料的時(shí)效性。四是機(jī)密性，檔案是技術(shù)人員個(gè)人自身情況和人生軌跡的真實(shí)記載，不能隨意泄露。
二、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理現(xiàn)況
（一）專業(yè)技術(shù)人員檔案管理意識(shí)較弱
目前事業(yè)單位在專業(yè)技術(shù)人員檔案管理方面，意識(shí)薄弱，重視度不足。領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有意識(shí)到專業(yè)技術(shù)人員檔案管理對(duì)單位人力資源配備的重要性，沒(méi)有明確的制度對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理進(jìn)行規(guī)范。檔案管理人員也沒(méi)有重視對(duì)檔案的管理，造成專業(yè)技術(shù)人員的檔案斷節(jié)、缺項(xiàng)、內(nèi)容凌亂、查閱不便等。對(duì)單位的日常人員管理造成了很大的不便。
（二）專業(yè)技術(shù)人員檔案收集范圍不全
部分事業(yè)單位雖然對(duì)專業(yè)技術(shù)人員建立了個(gè)人檔案，但是檔案收集內(nèi)容不夠全面。大部分只是收集了個(gè)人履歷、家庭及個(gè)人基本信息、學(xué)歷信息、工作變動(dòng)資料等，而沒(méi)有把專業(yè)技術(shù)人員的獲獎(jiǎng)情況、科研項(xiàng)目情況、、專利申請(qǐng)等內(nèi)容進(jìn)行歸檔。這部分資料對(duì)判斷專業(yè)技術(shù)人員的個(gè)人能力和職業(yè)資格有著非常重要的作用。
（三）專業(yè)技術(shù)人員檔案歸類不規(guī)范
在對(duì)專業(yè)就似乎人員的檔案歸類中，一些事業(yè)單位歸類方式不規(guī)范，沒(méi)有按照技術(shù)人員的個(gè)人進(jìn)行檔案歸類，而是將他們的檔案存放在多個(gè)地方，甚至多個(gè)部門里面。例如將基本情況、個(gè)人履歷等作為人事檔案歸檔在人事部；將獲獎(jiǎng)情況、培訓(xùn)進(jìn)修情況等未歸檔或歸檔在辦公室或者本部門，將科研和技術(shù)材料、專利獲得情況等歸檔在檔案室或者技術(shù)部門等等。一旦需要的時(shí)候，查找和整理非常不便，而且有可能導(dǎo)致檔案資料內(nèi)容的遺失。
三、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理改善措施
（一）提高事業(yè)單位對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理意識(shí)
要把事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理列入單位日常工作的重要議程，強(qiáng)化對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的創(chuàng)新和建設(shè)工作。落實(shí)檔案管理的人員和機(jī)構(gòu)，安排具備專業(yè)知識(shí)和技能的檔案管理人員，明確他們的責(zé)任和義務(wù)。建立健全專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，讓檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化。同時(shí)要讓專業(yè)技術(shù)人員認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，主動(dòng)配合參與開(kāi)展自身檔案歸檔工作，將個(gè)人專業(yè)論文、獲獎(jiǎng)材料、科研項(xiàng)目等內(nèi)容進(jìn)行上交。
（二）對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新
要時(shí)刻關(guān)注單位專業(yè)技術(shù)人員變動(dòng)情況，及時(shí)進(jìn)行檔案資料的更新工作。每年度進(jìn)行檔案管理人員的檔案資料審核，按照制度將他們的各類信息，包括考核、評(píng)比、培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方面的資料進(jìn)行歸檔處理。也要與技術(shù)部門或者專業(yè)技術(shù)人員所在部門聯(lián)系，積極收集專業(yè)技術(shù)人員的各類檔案資料。還要利用職稱報(bào)考、年度考核的時(shí)機(jī)，收集他們的各類基本資料和技術(shù)資料。在年終進(jìn)行一次定期整理，審核個(gè)人人各種檔案的歸類情況，將其中不完整的部分進(jìn)行補(bǔ)充歸檔。
（三）提高事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的信息化水平
1.學(xué)生檔案信息應(yīng)該具有豐富性
學(xué)生的檔案具有一定的實(shí)用性和方便性，能在需要的時(shí)候第一時(shí)間了解學(xué)生的信息，也能反映學(xué)生在學(xué)校期間的成長(zhǎng)過(guò)程和情況。以前，我們收集到學(xué)生的基本信息就是靜態(tài)的信息，根本不能反映學(xué)生受教育后的素質(zhì)水平發(fā)生怎樣的變化，實(shí)用性不高。如果能從實(shí)用性角度收集學(xué)生檔案的信息，就會(huì)創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理方式，使學(xué)生檔案里的內(nèi)容更豐富。
2.學(xué)生信息檔案信息應(yīng)該表現(xiàn)出多樣性和豐富性
所謂具有多樣性，就是使用多種數(shù)據(jù)真實(shí)反映出學(xué)生的成長(zhǎng)基本情況。目前，我國(guó)已經(jīng)有比較完備的管理系統(tǒng)可以有效記載學(xué)生相關(guān)的靜態(tài)信息和數(shù)據(jù)，同時(shí)能拓展記載學(xué)生成長(zhǎng)信息基本情況，更加方便。我們必須使用影像記錄等有效手段，將學(xué)生多方面成長(zhǎng)信息同時(shí)記載和記錄，這樣不但有利于樹(shù)立學(xué)生的自信心，而且能夠?qū)崿F(xiàn)自身價(jià)值，對(duì)于建設(shè)學(xué)校教學(xué)資源和展現(xiàn)教學(xué)水平都起著促進(jìn)作用。
3.學(xué)生檔案信息服務(wù)應(yīng)該具有靈活性
所謂靈活性，就是需要使用現(xiàn)代檔案管理方式，重新進(jìn)行審理檔案管理規(guī)定內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案管理方式的不斷創(chuàng)新。既要有利于學(xué)生發(fā)展，又要在不損害學(xué)生權(quán)益信息提取的同時(shí)，做到靈活利用，真正達(dá)到服務(wù)學(xué)生和服務(wù)社會(huì)的目的。
二、中職學(xué)校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新措施
1.做好原始材料檔案管理工作
不管是企業(yè)人事管理還是學(xué)生檔案管理，都應(yīng)該遵守檔案管理?xiàng)l例，從無(wú)到有和從簡(jiǎn)單到復(fù)雜的工作程序。從形成來(lái)說(shuō)，基本都是從最初的建立和逐漸收集信息最終發(fā)展成為比較完整的檔案資料管理；從管理來(lái)說(shuō)，隨著信息資料不斷豐富和管理細(xì)節(jié)增加等，整體工作量隨之增加。做好最初的材料收集和管理是非常重要的環(huán)節(jié)。
2.創(chuàng)新檔案管理模式
當(dāng)前我國(guó)就業(yè)形勢(shì)嚴(yán)峻，中職學(xué)校學(xué)生的檔案管理工作需要具有一定的超前性，檔案資料在學(xué)生就業(yè)中具有特殊作用，我們需要改變以前畢業(yè)生離開(kāi)學(xué)校后再整理檔案的管理方式，從學(xué)生進(jìn)入學(xué)校后就開(kāi)始著手準(zhǔn)備建檔工作，以免因臨時(shí)需要卻大費(fèi)周章尋找，造成學(xué)生信息基本情況不完備和不準(zhǔn)確等情況。在檔案流轉(zhuǎn)的整個(gè)程序中，應(yīng)該建立一套比較完善的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，保證學(xué)生檔案資料具有完整性。在檔案材料收集和整體過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)更新學(xué)生的最新情況，及時(shí)收集各部門有關(guān)學(xué)生的最新動(dòng)態(tài)，有關(guān)學(xué)生的入黨和獎(jiǎng)懲情況等重要信息，做到及時(shí)歸檔，使學(xué)生檔案具有科學(xué)性和準(zhǔn)確性，并且保證學(xué)生檔案保持最新?tīng)顟B(tài)，真正加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作。
3.實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理
當(dāng)前，我國(guó)一直在追求無(wú)紙化辦公，當(dāng)然無(wú)紙化辦公應(yīng)該進(jìn)入到學(xué)生檔案管理中。各學(xué)校應(yīng)該將計(jì)算機(jī)作為輔助工具，利用檔案數(shù)字化管理學(xué)生檔案，在具體操作過(guò)程中，應(yīng)該建立相關(guān)檔案網(wǎng)站或者網(wǎng)頁(yè)，加強(qiáng)電子文件的管理和歸檔等情況，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)歸檔和檢查，保障檔案信息的唯一性和準(zhǔn)確性，防止因同名同姓等情況造成檔案信息混亂情況。與此同時(shí)，還應(yīng)該規(guī)范管理學(xué)生檔案中的最初材料的內(nèi)容、形式、格式等要求，利用當(dāng)前先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，將每屆學(xué)生的信息輸入到計(jì)算機(jī)中，建立學(xué)生檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，使紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合，綜合管理學(xué)生檔案。
4.構(gòu)建檔案管理反饋系統(tǒng)
及時(shí)準(zhǔn)確地反映出畢業(yè)生的基本信息，根據(jù)已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生反映出的基本情況和了解用人單位所需的專業(yè)人才的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行研究和商討，及時(shí)調(diào)整學(xué)校招生計(jì)劃、設(shè)置專業(yè)、計(jì)劃教學(xué)、教學(xué)方式等，使學(xué)生能夠適應(yīng)人才市場(chǎng)的需求，提高學(xué)生的基本技能和綜合素質(zhì)。
三、結(jié)語(yǔ)
從統(tǒng)計(jì)的對(duì)象來(lái)劃分，檔案統(tǒng)計(jì)工作大致上可分為兩點(diǎn)：一是對(duì)檔案實(shí)體及其管理狀況的統(tǒng)計(jì)；二是對(duì)檔案事業(yè)的組織與管理狀況的統(tǒng)計(jì)。河鋼股份有限公司邯鄲分公司檔案館負(fù)責(zé)全公司二級(jí)廠、機(jī)關(guān)部室檔案的統(tǒng)計(jì)工作，按照上級(jí)有關(guān)要求，填寫(xiě)《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)綜合年報(bào)》檔基2表《檔案館基本情況年報(bào)》。按照《檔案館基本情況年報(bào)》統(tǒng)計(jì)表的要求，不能很好地反映出企業(yè)的具體數(shù)據(jù)。1.在企業(yè)中由于機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備等，有的部門可能會(huì)單獨(dú)設(shè)置檔案室，有的部門也有可能將檔案工作職責(zé)設(shè)置在其他科室，隸屬于不同的部門，如技術(shù)科、設(shè)備管理科、辦公室等。2.在企業(yè)中從事檔案工作的人員在做好檔案管理工作的同時(shí)，他們身兼數(shù)職，有的檔案人員可能還擔(dān)負(fù)著本單位的女工工作、辦公室辦事員等工作職責(zé)，因此，他們的技術(shù)職稱除了檔案類技術(shù)職稱之外，有的人員的技術(shù)職務(wù)可能會(huì)是政工類、經(jīng)濟(jì)類、工程類等，在《檔案館基本情況年報(bào)》不能很好地體現(xiàn)出來(lái)。3.在《檔案館基本情況年報(bào)》中館藏全部檔案以案卷、以件為保管單位檔案形式表現(xiàn)出來(lái)，不能很好地體現(xiàn)出企業(yè)檔案館藏的真實(shí)情況。因此，相關(guān)工作人員應(yīng)該在涵蓋了《檔案館基本情況年報(bào)》的基礎(chǔ)上，結(jié)合本企業(yè)情況，加以補(bǔ)充、完善，力求真實(shí)反映出本企業(yè)檔案管理工作概況，即按照如下分類：1黨群工作類、2行政管理類、3經(jīng)營(yíng)管理類、4生產(chǎn)技術(shù)類、5產(chǎn)品類、6科研類、7基建類、8設(shè)備儀器類、9會(huì)計(jì)類、10干部職工類、11地質(zhì)類、12設(shè)計(jì)類、13工程施工類、14教學(xué)類、15新聞書(shū)稿類、16招投標(biāo)檔案、17廢舊印章、18榮譽(yù)品等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。因此，邯鋼公司檔案館結(jié)合本企業(yè)檔案管理工作中的實(shí)際情況，特制定了《檔案館藏基本情況統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬》，包括了檔案管理工作中各個(gè)方面的統(tǒng)計(jì)，從而加強(qiáng)了檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作。臺(tái)賬共設(shè)為四大部分，即檔案人員及設(shè)施設(shè)備統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，如表1~表3；文書(shū)統(tǒng)計(jì)，如表4~表6、館藏檔案統(tǒng)計(jì)，如表7~表9、公共統(tǒng)計(jì)，具體內(nèi)容如下表。第一，檔案統(tǒng)計(jì)是認(rèn)識(shí)檔案工作的一種重要手段。它以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對(duì)象，通過(guò)從量、質(zhì)聯(lián)系中對(duì)數(shù)量的觀察和研究，以指示檔案和檔案工作諸現(xiàn)象的發(fā)展過(guò)程、現(xiàn)狀及其一般的規(guī)律性。但檔案統(tǒng)計(jì)并不是認(rèn)識(shí)檔案工作中一切問(wèn)題的唯一工具，在檔案工作中只有以數(shù)量表現(xiàn)的現(xiàn)象，才能進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，而且僅靠統(tǒng)計(jì)本身也不能認(rèn)識(shí)清楚，因此，要對(duì)檔案和檔案工作中各種現(xiàn)象的量有正確的理解，做出科學(xué)的判斷。第二，檔案工作也是一個(gè)系統(tǒng)的工程，組織檔案管理系統(tǒng)的一系列工作，都應(yīng)當(dāng)胸中有數(shù)。建立科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作，才能把對(duì)檔案和檔案工作的定性分析和定量分析結(jié)合起來(lái)，以檔案的大量數(shù)據(jù)作為分析的依據(jù)，才能更好地了解和掌握檔案和檔案工作情況，使檔案工作更加完善。第三，檔案統(tǒng)計(jì)是檔案事業(yè)建設(shè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，檔案工作越發(fā)展，統(tǒng)計(jì)工作越要加強(qiáng)。建立、健全檔案統(tǒng)計(jì)工作，可以準(zhǔn)確地反映各級(jí)檔案部門工作的真實(shí)狀況，可以對(duì)各級(jí)檔案部門的工作進(jìn)行分析和比較，便于對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)管理，便于更好地了解和掌握檔案工作的規(guī)律、水平和發(fā)展趨勢(shì)，便于對(duì)各級(jí)檔案部門的工作進(jìn)行分類指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查，進(jìn)一步提高檔案工作水平，充分發(fā)揮檔案的作用。第四，檔案統(tǒng)計(jì)工作可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。通過(guò)科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作，能夠系統(tǒng)地反映檔案產(chǎn)生的數(shù)量、速度、館藏檔案的狀況和變化，利用檔案的頻率和發(fā)展趨勢(shì)，能夠系統(tǒng)地反映檔案部門的工作量以及人力、財(cái)力的需求量，能夠系統(tǒng)地反映檔案事業(yè)在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的地位和作用，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案事業(yè)決策提供科學(xué)數(shù)據(jù)和可靠依據(jù)。
檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求。第一，要保證統(tǒng)計(jì)資料的準(zhǔn)確性、客觀性和科學(xué)性，這是檔案統(tǒng)計(jì)的重要要求。第二，檔案統(tǒng)計(jì)工作要符合企業(yè)建設(shè)要求，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)要標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作要科學(xué)化、系統(tǒng)化，統(tǒng)計(jì)服務(wù)優(yōu)質(zhì)化。第三，充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)工作的服務(wù)和監(jiān)督作用。檔案統(tǒng)計(jì)工作，不僅是有關(guān)部門從事研究、進(jìn)行決策不可缺少的耳目和參謀，不局限于一般的登記、填送報(bào)表，同時(shí)，還是通過(guò)檔案統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的依據(jù)。邯鋼公司非常重視檔案統(tǒng)計(jì)工作，公司檔案館承擔(dān)全公司檔案管理職責(zé)及檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。在檔案管理工作中責(zé)令各單位定期開(kāi)展自糾、自查、自改工作，形成文字報(bào)告上報(bào)公司檔案館，便于掌握一手資料，統(tǒng)籌管理。同時(shí)，由公司檔案館牽頭，組成檢查小組，由檔案館館長(zhǎng)帶隊(duì)，2~3名具有副研究館員職稱的人員為組員，不定期地對(duì)公司所屬二級(jí)廠、機(jī)關(guān)部室的檔案部門進(jìn)行檢查工作，依據(jù)本企業(yè)制定的《檔案館藏基本情況統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬》所涵蓋的各項(xiàng)工作逐條逐項(xiàng)進(jìn)行檢查，核實(shí)所統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、真實(shí)性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，對(duì)個(gè)別問(wèn)題由公司檔案館檢查組事后匯總，形成文字報(bào)告上報(bào)相關(guān)部門，請(qǐng)求支持。通過(guò)一系列舉措，加強(qiáng)了檔案統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作，確保檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、翔實(shí)，才能更好地服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等項(xiàng)工作。邯鋼公司檔案館承擔(dān)著全公司檔案基本情況統(tǒng)計(jì)工作，公司檔案館指定專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)管理工作，按照國(guó)家、省、市檔案局的有關(guān)要求，在本公司制定的《檔案館藏基本情況統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬》基礎(chǔ)上，認(rèn)真填寫(xiě)《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)綜合年報(bào)》檔基2表《檔案館基本情況年報(bào)》，針對(duì)這一項(xiàng)工作，公司檔案館利用公司內(nèi)部局域OA網(wǎng)、電話等形式下發(fā)通知，要求公司所屬29個(gè)具有檔案室的單位報(bào)送統(tǒng)計(jì)表。并對(duì)報(bào)送的4200條數(shù)據(jù)逐條、多次審核，直到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯關(guān)系清楚，匯總后經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章，將電子版、紙質(zhì)報(bào)表報(bào)送邯鄲市檔案局，圓滿完成歷年來(lái)《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)綜合年報(bào)》統(tǒng)計(jì)、上報(bào)工作。加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)能力，確保檔案統(tǒng)計(jì)工作順利進(jìn)行。在企業(yè)降低成本、挖潛增效、節(jié)能減排的主旋律下，機(jī)構(gòu)的整合、人員配置調(diào)整、人員到齡退休等情況經(jīng)常發(fā)生，從事檔案管理的人員也經(jīng)常發(fā)生變動(dòng)，給檔案管理工作也帶來(lái)了一定的影響。邯鋼公司檔案館針對(duì)這種情況，在要求各單位報(bào)送統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)之前特舉辦一期“檔案統(tǒng)計(jì)工作業(yè)務(wù)”培訓(xùn)班，對(duì)全公司檔案工作專、兼職人員進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)班內(nèi)容針對(duì)《檔案室藏基本情況統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬》《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)綜合年報(bào)》檔基2表《檔案館基本情況年報(bào)》進(jìn)行逐條講解，闡明各數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系，強(qiáng)調(diào)了重點(diǎn)部分、共性問(wèn)題。例如，在統(tǒng)計(jì)報(bào)表中有一項(xiàng)“未整理零散檔案排架長(zhǎng)度”是按米為單位計(jì)算統(tǒng)計(jì)的，因?yàn)槭俏凑砹闵⒌臋n案，可能會(huì)以捆、箱、包等形式存放，但是在統(tǒng)計(jì)時(shí)不能以幾捆、幾箱、幾包來(lái)統(tǒng)計(jì)，會(huì)使檔案的實(shí)際數(shù)量統(tǒng)計(jì)不精確。對(duì)個(gè)性問(wèn)題舉例說(shuō)明，引以為戒。培訓(xùn)班的實(shí)用性、可操作性很強(qiáng)，受到廣大檔案人員的一致好評(píng)，特別是對(duì)新接手檔案工作的人員幫助很大，幫助他們理清了頭緒，找準(zhǔn)了切入點(diǎn)，解答了疑難問(wèn)題，為做好檔案統(tǒng)計(jì)工作創(chuàng)造了條件。培訓(xùn)班由公司檔案館具有副研究館員職稱的人員擔(dān)任講師，講師自行制作授課課件，該講師也是檔案檢查組成員，所以對(duì)基層工作也很了解，在授課時(shí)能夠抓住重點(diǎn)，對(duì)學(xué)員提出的問(wèn)題能夠一一解答。通過(guò)加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)，講師能夠從基礎(chǔ)工作入手，照顧到點(diǎn)、面的問(wèn)題，學(xué)員能夠帶著本單位實(shí)際問(wèn)題來(lái)咨詢，從而提高了學(xué)員業(yè)務(wù)能力。通過(guò)內(nèi)部培訓(xùn)形式，減少了外培經(jīng)費(fèi)，也為企業(yè)降低成本發(fā)揮微薄之力。檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案管理工作的重要組成部分，也是檔案管理基礎(chǔ)工作，通過(guò)對(duì)檔案的收集、移交、整理、鑒定、保管、提供利用等情況最基本內(nèi)容的記載，揭示了它們形成過(guò)程、現(xiàn)狀和變化，反映出企業(yè)由小到大的歷程，因此，檔案工作者要有高度的責(zé)任心、事業(yè)心，在加強(qiáng)提高業(yè)務(wù)能力的同時(shí)，以一顆平凡心做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，為企業(yè)建設(shè)、發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。
作者:楊 芳 陳林濤 徐志紅 單位:河鋼股份有限公司邯鄲分公司
參考文獻(xiàn)：
[1]許愛(ài)香.試述檔案統(tǒng)計(jì)工作存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].山西統(tǒng)計(jì)，2002（8）：28.
依據(jù)《中華人民共和國(guó)消防法》、《機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》規(guī)定，消防安全重點(diǎn)單位應(yīng)當(dāng)建立健全消防檔案。消防檔案是記載重點(diǎn)單位基本情況和消防工作自我管理的重要文書(shū)檔案，建立健全消防檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位消防實(shí)行安全規(guī)范管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。其中消防安全管理情況部分的表、本、簿的建立又是基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)，它是貫徹落實(shí)《規(guī)定》要求的各項(xiàng)工作的具體表現(xiàn)形式。認(rèn)真制定符合本單位實(shí)際的消防檔案內(nèi)容，規(guī)范單位的消防安全管理，對(duì)及時(shí)消除隱患，保障單位的消防安全，具有十分重要的意義。
2.適應(yīng)范圍：適用于公司及各管理部門消防檔案的管理。
3.職責(zé)
3.1消防管理員負(fù)責(zé)制定檔案的相關(guān)內(nèi)容，并每年一次對(duì)檔案規(guī)定的內(nèi)容進(jìn)行收集、歸檔、保存，若有修改變化的應(yīng)告知經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或?qū)徟?，及時(shí)更新。
3.2辦公室負(fù)責(zé)審閱，并監(jiān)督各相關(guān)部門依規(guī)程執(zhí)行。同時(shí)負(fù)責(zé)對(duì)文件、表單、檔案內(nèi)容統(tǒng)一保管和立卷歸檔工作。
3.3各部門經(jīng)理、消防管理員為檔案管理負(fù)責(zé)人、案卷質(zhì)量審核人；監(jiān)督本部門檔案管理的實(shí)施工作。
3.4管理部檔案員職責(zé)
3.4.1熟悉公司檔案管理操作規(guī)程，掌握檔案規(guī)定的具體內(nèi)容，做好檔案的整理裝訂工作，做到檔案目錄齊全，內(nèi)容清楚，便于查找和利用；
3.4.2維護(hù)檔案的安全性、完整性、不丟失，人員若有變動(dòng)應(yīng)辦好移交手續(xù)；
3.4.3每年一次按時(shí)向公司檔案室移交檔案，辦好移交手續(xù)，并將案卷目錄一同移交；
3.4.4做到文件材料年年清，無(wú)積存；
3.5各部、室檔案管理員（兼）負(fù)責(zé)日常檔案管理工作。
4.消防管理記錄
4.1消防安全管理情況記錄是反映單位消防工作開(kāi)展情況，記錄管理過(guò)程的有效憑證，認(rèn)真填寫(xiě)各類記錄表，是落實(shí)逐級(jí)和崗位責(zé)任制的重要手段，對(duì)規(guī)范單位消防安全管理有重要的意義。填表應(yīng)該客觀屬實(shí)，并要作為消防檔案內(nèi)容，統(tǒng)一保管、備查
4.2檔案管理員應(yīng)根椐以下提供的消防檔案樣式和內(nèi)容表單實(shí)事求是填寫(xiě)、認(rèn)真整理，全面反映單位消防工作的基本情況并附有必要的圖表，后提交消防管理員審閱簽字，并歸檔。
4.2.1 單位基本概況
4.2.1.2單位總平面、道路、水源示意圖
4.2.1.3消防安全重點(diǎn)部位確定表
4.2.1.4消防管理組織機(jī)構(gòu)和各級(jí)消防安全責(zé)任人
4.2.1.5主要消防設(shè)施
4.2.1.6專職（義務(wù)）消防隊(duì)隊(duì)員名冊(cè)
4.2.1.7專職（義務(wù)）消防隊(duì)消防裝備配備情況
4.2.1.8與消防安全有關(guān)的重點(diǎn)工種人員情況
4.2.1.9消防安全協(xié)議
4.2.2 培訓(xùn)與考核
4.2.2.1培訓(xùn)記錄表
4.2.2.2考評(píng)細(xì)則
4.2.2.3會(huì)議記錄
4.2.2.4消防獎(jiǎng)懲情況記錄
4.2.3日常運(yùn)行管理與檢查
4.2.3.1火災(zāi)情況記錄
4.2.3.2消防日運(yùn)行值班表
4.2.3.3樓宇消防基本情況登記表
4.2.3.4消防季檢登記表
4.2.3.5消防年檢登記表
4.2.3.6節(jié)前消防安全常規(guī)檢查表
4.2.3.7消防設(shè)施維修保養(yǎng)記錄
4.2.3.8消防設(shè)施檢測(cè)記錄
4.2.3.9消防安全隱患整改通知書(shū)
4.2.3.10臨時(shí)動(dòng)火作業(yè)申請(qǐng)表
4.2.4演練與演習(xí)
4.2.4.1滅火預(yù)案登記表
4.2.4.2消防技能演練記錄表
4.2.4.3消防演習(xí)記錄表
4.2.5消防器材管理
4.2.5.1樓宇消防器材缺損情況匯總表
4.2.5.2消防器材設(shè)備臺(tái)帳
4.2.5.3設(shè)備維修申請(qǐng)報(bào)告
5.檔案袋（技術(shù)檔案袋、資料袋）用于保管技術(shù)圖紙、業(yè)主資料、協(xié)議檔案、證照檔案等。文書(shū)、圖紙檔案應(yīng)有卷內(nèi)目錄和備考表，目錄中的內(nèi)容必須與袋中的檔案相對(duì)應(yīng)。證照檔案的目錄可直接寫(xiě)于檔案袋封面。檔案袋正面應(yīng)擬寫(xiě)案卷標(biāo)題。
5.1 立卷歸檔
5.1.1部門經(jīng)理和消防管理員應(yīng)支持檔案員的資料收集工作，
5.1.2將需歸檔的文件材料的正本留存公司一份，管理部副本存留一份。
5.1.3在文件的形成和收集歸檔的過(guò)程中，應(yīng)注意文件材料的規(guī)范和書(shū)寫(xiě)字跡的牢固持久，一般應(yīng)采用A4紙張，書(shū)寫(xiě)材料宜使用碳素或藍(lán)黑鋼筆水（黑色水筆），不宜使用圓珠筆、純藍(lán)或紅色鋼筆水、水彩筆等；重要的傳真件應(yīng)盡可能索要原件，索要不到應(yīng)將傳真件復(fù)印，用復(fù)印件存檔。
5.1.4歸檔整理時(shí)間：每年2月1日前整理上一年度文件材料。
5.1.5裝訂：永久和10年以上（含10年）定期保存的案卷，一般均應(yīng)使用檔案線裝訂成冊(cè)，不用金屬物裝訂；或采用合適的卷皮、袋、筒、盒等形式將全卷文件裝封為保管單位；裝訂必須牢固、規(guī)范。原文件上的金屬物（曲別針、大頭針、訂書(shū)釘?shù)龋┍仨毑鸪?/p>
5.1.6檔案大部分為紙質(zhì)載體檔案，若為證照、聲像或數(shù)碼電子檔案，應(yīng)在 “備注”欄別注明。
5.2照片說(shuō)明的編寫(xiě)方法和要求：
文字說(shuō)明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。
事由：照片影像所反映事件、事物的情由；
時(shí)間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時(shí)間和拍攝時(shí)間；
地點(diǎn)：被攝物所在的具體地點(diǎn)；
人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；
背景：照片影像所反映的場(chǎng)景；
攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。
5.3 錄像內(nèi)容應(yīng)加注文字說(shuō)明。
5.4 嚴(yán)禁將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的文件、資料據(jù)為已有，不得拒絕向公司移交檔案。
社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理關(guān)系到社會(huì)保險(xiǎn)制度能否順利地貫徹執(zhí)行，關(guān)系到社會(huì)保險(xiǎn)的作用能否發(fā)揮出來(lái)，更關(guān)系到被保險(xiǎn)人的合法權(quán)益能否得到保障，同時(shí)，它也是社會(huì)保險(xiǎn)財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)，它能夠?yàn)樯鐣?huì)保險(xiǎn)基金籌集提供必要的原始數(shù)據(jù)。
（一）檔案意識(shí)薄弱
一是社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理沒(méi)有擺上領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，不關(guān)心或很少關(guān)心檔案管理工作存在的問(wèn)題。二是部分業(yè)務(wù)人員存在認(rèn)識(shí)不高，工作態(tài)度不嚴(yán)肅的問(wèn)題。認(rèn)為當(dāng)前的工作都忙不過(guò)來(lái)，哪有時(shí)問(wèn)去整理檔案。缺乏創(chuàng)新意識(shí)。缺乏新思路、新舉措，難以適應(yīng)社會(huì)保險(xiǎn)制度的快節(jié)奏。
（二）檔案管理混亂
實(shí)際工作中，除部分單位實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理外，多數(shù)單位常根據(jù)單位自身業(yè)務(wù)情況或從方便工作需要出發(fā)，采取由文書(shū)、會(huì)計(jì)或業(yè)務(wù)科室承辦人員分散保管的方式，造成“我承辦我保管，我走了就不管”，或“人人都負(fù)責(zé)，人人又都不負(fù)責(zé)”的現(xiàn)象發(fā)生，致使社會(huì)保險(xiǎn)檔案不同程度的流失。
（三）缺少規(guī)章制度
哪些檔案材料需要整理歸檔，如何進(jìn)行整理歸檔；哪些材料不需歸檔，如何進(jìn)行鑒定銷毀；哪些材料需要分級(jí)分類管理，如何分級(jí)分類管理；哪些檔案需長(zhǎng)期保管，哪些檔案需短期保管，如何劃分檔案保管期限；檔案如何提供利用等?？陀^上沒(méi)有形成良好的運(yùn)行機(jī)制，主觀上也未建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度。
二、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策建議
社會(huì)保險(xiǎn)檔案是社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的一筆非常寶貴的財(cái)富，是必不可少的基礎(chǔ)性和配套性的新工作。只要本著先易后難，逐步理順的原則，重點(diǎn)解決好資料收集不全、分類混亂、管理不規(guī)范和不注意開(kāi)發(fā)利用等問(wèn)題，建立健全必要的管理制度，就會(huì)逐步形成獨(dú)具特點(diǎn)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體系和管理辦法。
（一）加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理宣傳工作
社會(huì)保險(xiǎn)檔案是對(duì)參保單位和個(gè)人權(quán)益的真實(shí)記錄，是確定參保個(gè)人享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)，是實(shí)現(xiàn)為參保個(gè)人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的重要條件，也是反映社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的寶貴資料和重要?dú)v史憑證。依法加強(qiáng)和規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，不斷提高管理水平，既是加快推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的重要內(nèi)容，也是全面提升經(jīng)辦能力和管理水平,真正維護(hù)職工權(quán)益，促進(jìn)公平保障，和諧保障的有效途徑。為切實(shí)深入做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，要調(diào)動(dòng)方方面面的積極因素，使之同心同向，形成合力。因此，我們要加大對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作意義作用的宣傳力度,充分利用各種有效宣傳手段和宣傳方式,廣泛宣傳做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性和必要性,提高系統(tǒng)工作人員社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理意識(shí)，增強(qiáng)加強(qiáng)檔案管理的自覺(jué)性和主動(dòng)性。
（二）規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理業(yè)務(wù)流程
多年以來(lái)，不斷有專家學(xué)者呼吁把社會(huì)保險(xiǎn)檔案“集中統(tǒng)一管理”，但由于法律法規(guī)缺失，有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案一直處于分散管理、多頭管理的無(wú)標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)。有的歸檔案行政主管部門管理，有的由組織人事部門管理，有的在勞動(dòng)和社會(huì)保障部門管理，有的一直在用人單位，有的甚至放到個(gè)的口袋里，成了名副其實(shí)的“口袋檔案”。管理沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，一地一策，畫(huà)地為牢，很難規(guī)范，有的基層單位連專職的檔案人員和基本的檔案設(shè)施都不全，丟失、涂改、損壞檔案的惡劣案件時(shí)有發(fā)生。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的規(guī)范管理應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手。
1、社會(huì)保險(xiǎn)檔案收集整理規(guī)范。社會(huì)保險(xiǎn)檔案材料收集分類，必須按照《社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理實(shí)施辦法》進(jìn)行歸檔整理；保持每份歸檔材料之間聯(lián)系緊密、銜接有序，按主表在前、附件在后，審核結(jié)果在前、審核依據(jù)在后，重要憑證在前、次要憑證在后的原則排序。社會(huì)保險(xiǎn)檔案材料要求字跡、印章和日期必須齊全清晰，字跡模糊或易褪變的歸檔材料應(yīng)予以復(fù)制后方可收集歸檔。不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水等書(shū)寫(xiě)字跡。嚴(yán)禁使用熱敏（傳真）紙、復(fù)寫(xiě)紙，確保社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料內(nèi)容的完整性和真實(shí)性。
2、社會(huì)保險(xiǎn)檔案移交規(guī)范。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員必須按時(shí)將本部門經(jīng)辦業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的具有保存和利用價(jià)值的、已辦結(jié)的專業(yè)性業(yè)務(wù)材料（含電子文檔），按照《社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理實(shí)施辦法》和《社會(huì)保險(xiǎn)檔案材料收集整理規(guī)范》，進(jìn)行分類收集整理并定期進(jìn)行移交。每次辦理業(yè)務(wù)檔案移交，檔案室工作人員與處室兼職檔案管理人員都必須現(xiàn)場(chǎng)填寫(xiě)《社會(huì)保險(xiǎn)檔案移交表》，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)，明確工作責(zé)任。3、社會(huì)保險(xiǎn)檔案立卷歸檔規(guī)范。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的收集按照《社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)定》的歸檔范圍和要求，一式一份收集整理歸檔，確保社會(huì)保險(xiǎn)檔案齊全、準(zhǔn)確、規(guī)范。凡歸檔的社會(huì)保險(xiǎn)材料必須利于長(zhǎng)期保存，保證圖樣清晰、字跡工整耐久、簽署完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復(fù)寫(xiě)、傳真制作社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料。
（三）實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化
社會(huì)保險(xiǎn)檔案建設(shè)與管理的標(biāo)準(zhǔn)化，為社會(huì)保險(xiǎn)管理發(fā)揮了重要作用。
1、加強(qiáng)基本硬件建設(shè)。首先要制定完善的檔案管理制度，并由上至下成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立專職檔案員，并進(jìn)行了業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為檔案管理提供組織和人員上的保證。其次要加強(qiáng)檔案管理基本建設(shè)。一是開(kāi)辟專門檔案室加強(qiáng)管理；二是購(gòu)置標(biāo)準(zhǔn)檔案柜；三是設(shè)置防火、防潮、恒溫、防盜器具；四是購(gòu)置檔案專用帳表卡冊(cè)包裝盒等工具，及照相機(jī)、錄音機(jī)等必備物品。
2、建立社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)微機(jī)管理。隨著社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍擴(kuò)大、險(xiǎn)種越來(lái)越多、管理越來(lái)越復(fù)雜，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理也變得比較困難，迫切要求建立一個(gè)有效的檔案管理系統(tǒng)。其內(nèi)容包括：
(1)在職職工、退休人員個(gè)人的基本社會(huì)保險(xiǎn)檔案庫(kù)：詳細(xì)記載職工每次調(diào)動(dòng)、停保及死亡、退休等原因引起的檔案變化情況，完整準(zhǔn)確記載職工在職期間各年工資收入情況和繳費(fèi)情況。
(2)用人單位參保的基本情況庫(kù)：記載用人單位的所屬行業(yè)、經(jīng)濟(jì)類型編碼等基本情況；記載參保與撤保、在職人員、非在職人員工資和社會(huì)保險(xiǎn)基金應(yīng)繳總數(shù)及變化情況；記載正常的繳費(fèi)、欠繳、補(bǔ)繳、實(shí)際支付待遇情況的歷史資料。
(3)記帳憑證庫(kù)和科目二級(jí)帳庫(kù)：記錄會(huì)計(jì)憑證科目數(shù)據(jù)及全部會(huì)計(jì)科目的二級(jí)細(xì)帳。
(4)財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)：有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)信息。
（四）注重社會(huì)保險(xiǎn)檔案的開(kāi)發(fā)利用
1.1 事業(yè)單位人事檔案管理的基本內(nèi)容。事業(yè)單位是國(guó)家機(jī)構(gòu)的重要組成部分，承擔(dān)著科學(xué)、教育、文化、衛(wèi)生、社會(huì)福利等方面的社會(huì)公共服務(wù)功能，其工作開(kāi)展的好壞對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)的順暢發(fā)展、社會(huì)的和諧穩(wěn)定和人民的安居樂(lè)業(yè)有著至關(guān)重要的影響，也是國(guó)家綜合國(guó)力和社會(huì)發(fā)展水平的一個(gè)具體體現(xiàn)。由于業(yè)務(wù)范圍廣泛，事業(yè)單位從業(yè)人員涵蓋多個(gè)領(lǐng)域，聚集了大批相應(yīng)領(lǐng)域的工作人才。如何做好事業(yè)單位的人才管理和使用，提高事業(yè)單位工作水平，推進(jìn)我國(guó)公共服務(wù)事業(yè)的順利開(kāi)展，是相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覍W(xué)者深入研究的課題，也是事業(yè)單位人事部門的重要工作任務(wù)。事業(yè)單位人事檔案通過(guò)一系列數(shù)量眾多、內(nèi)容寬泛的文檔資料，記錄了單位每一位工作人員各自成長(zhǎng)階段的基本情況、社會(huì)關(guān)系、學(xué)習(xí)、工作的經(jīng)歷、取得的榮譽(yù)和受到的懲處，集中反映了每個(gè)人的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力水平。
1.2 做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性。人事檔案作為事業(yè)單位開(kāi)展人事管理工作的基礎(chǔ)依據(jù)，也是事業(yè)單位工作人員維護(hù)自身合法權(quán)益的重要保障。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式的轉(zhuǎn)變，各類社會(huì)活動(dòng)正由傳統(tǒng)的單一形式向多元化方向發(fā)展，由此產(chǎn)生了許多個(gè)人與工作單位間的利益糾葛和矛盾沖突。由于追溯時(shí)間跨越幅度大，單憑個(gè)人記憶難以明確，同時(shí)也缺乏法律效率。而人事檔案記載了當(dāng)事人各個(gè)時(shí)期的基本情況和學(xué)習(xí)、工作階段的主要情況，附有大量原始記錄，可以作為解決矛盾沖突的重要依據(jù)，對(duì)于捍衛(wèi)工作者個(gè)人合法權(quán)益極有幫助。在當(dāng)今的社會(huì)環(huán)境下，事件更迭更加頻繁，加強(qiáng)人事檔案管理，嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定做好人事檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，提高人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平，是為事業(yè)單位健康有序發(fā)展提供可靠信息支持的重要手段，更是解決矛盾沖突、維護(hù)事業(yè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)秩序、營(yíng)造良好社會(huì)氛圍的必要條件。
2 當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題
2.1 重視程度不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位一直對(duì)人事檔案的重要作用缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)人事檔案管理工作的支持力度和資源投入極為匱乏。檔案管理工作人員缺乏動(dòng)力，主動(dòng)性不強(qiáng)，工作質(zhì)量無(wú)法保證。
2.2 人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高。由于缺乏重視，單位在人事檔案管理的人選安排上往往比較隨意。檔案管理人員主動(dòng)性差，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。部分單位的人事檔案管理工作由剛參加工作的新人負(fù)責(zé)，雖然他們具有較強(qiáng)的事業(yè)心和主動(dòng)性，但由于缺乏工作經(jīng)驗(yàn)和成體系的專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對(duì)人事檔案管理工作缺乏深入了解，工作很難到位。
2.3 人事檔案管理的制度有待健全。我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理工作一直沒(méi)有建立起完善的管理制度體系。現(xiàn)有的少數(shù)制度陳舊落后、呆板僵化，漏洞很多，不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)復(fù)雜的工作要求。此外，制度執(zhí)行不到位也是一個(gè)主要表現(xiàn)。
2.4 人檔分離、棄檔現(xiàn)象嚴(yán)重。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的高速發(fā)展，人員流動(dòng)日益頻繁。當(dāng)人員從一個(gè)城市流動(dòng)到另一個(gè)城市時(shí)，如果相關(guān)制度規(guī)范、配套措施沒(méi)有跟上，就會(huì)發(fā)生人檔分離的情況，時(shí)間一長(zhǎng)，次數(shù)一多，就會(huì)發(fā)生棄檔現(xiàn)象。
2.5 人事檔案管理信息化管理水平較低。以網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用為特點(diǎn)的信息化技術(shù)已經(jīng)深入到社會(huì)的各個(gè)角落，影響著人類社會(huì)的發(fā)展。但是，我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理工作信息化程度不高，阻礙了檔案管理工作效率的提高。
