時(shí)間：2022-05-18 07:49:18
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關(guān)鍵詞:法律；病歷檔案；管理；依法
長(zhǎng)期以來(lái),病歷的管理與利用多停留在經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣要求的層面上,其實(shí)病歷作為醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動(dòng)過(guò)程中形成的文字、符號(hào)、圖表、影像等資料的總和,它除了要受相關(guān)醫(yī)療衛(wèi)生技術(shù)規(guī)范的約束,還應(yīng)該受到《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法規(guī)的調(diào)整,所以病歷檔案的管理與利用,它必須依法管理。
一、病歷檔案管理的重要性
病歷檔案是一種特殊的檔案，它既有檔案的共同屬性—原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。又有自己的專(zhuān)業(yè)特殊性：一是病歷檔案的完整性與連續(xù)性。以一個(gè)患者的治療過(guò)程所形成的全部文字、數(shù)據(jù)及圖像材料構(gòu)成一個(gè)立卷單位。二是病歷檔案的直接責(zé)任者為若干醫(yī)療工作者。病歷檔案載體材料的記錄、填制、分析、診斷和拍片化驗(yàn)均由醫(yī)生完成，除此而外的任何單位或個(gè)人均無(wú)法成為病歷材料的責(zé)任者。三是一個(gè)病人入院到出院即構(gòu)成一件病歷檔案。四是病歷檔案產(chǎn)生和形成很快、數(shù)量大，是臨床、教學(xué)、科研和醫(yī)院管理不可缺少的資料，是醫(yī)療事故糾紛、法律訴訟中的法定證據(jù)，也是溝通協(xié)調(diào)醫(yī)患關(guān)系、體現(xiàn)患者的知情權(quán)和醫(yī)療權(quán)的重要手段。依據(jù)病歷檔案，醫(yī)師可迅速正確診斷與治療患者，醫(yī)院亦可據(jù)之申請(qǐng)醫(yī)保給付、理清法律責(zé)任等。
二、病歷檔案的依法管理
病歷檔案的依法管理應(yīng)該包括兩個(gè)方面的內(nèi)容,即病歷形成過(guò)程中的依法管理和病歷形成后的依法管理。
2.1病歷形成過(guò)程中的依法管理。病歷是病人接受醫(yī)務(wù)入員病情詢問(wèn)、檢查、診斷、治療、護(hù)理以及疾病發(fā)生、發(fā)展和轉(zhuǎn)歸等診療過(guò)程的原始記錄,能為醫(yī)療教學(xué)、科研和醫(yī)療管理提供重要的信息資料,在某些涉及人身傷害、健康保險(xiǎn)的刑事、民事案件審理及發(fā)生醫(yī)療糾紛時(shí),病案還是一份具有法律效用的原始材料或作為證明案件真實(shí)情況的證據(jù),特別當(dāng)最高人民法院在《關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》中明確規(guī)定醫(yī)療糾紛的民事訴訟實(shí)行舉證責(zé)任倒置后,病歷更是醫(yī)院或醫(yī)務(wù)人員證明自己無(wú)過(guò)錯(cuò)的主要和重要的證據(jù)材料。
2.2病歷形成后的依法管理。病歷是醫(yī)務(wù)人員對(duì)病人診治過(guò)程的書(shū)面記載,因此,病歷書(shū)寫(xiě)的主體必須是有關(guān)法規(guī)規(guī)定的人員。顯然這里的醫(yī)務(wù)人員指的是取得醫(yī)師執(zhí)業(yè)證書(shū)并對(duì)病人實(shí)施診治的人員,不是病人的經(jīng)治醫(yī)師或未參加病人檢查、治療的醫(yī)務(wù)人員不得書(shū)寫(xiě)病歷。病歷的內(nèi)容應(yīng)該符合客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確的要求，在臨床醫(yī)療中許多醫(yī)務(wù)人員也為病人書(shū)寫(xiě)了病歷,但由于缺乏與病歷相關(guān)的法律問(wèn)題的知識(shí)導(dǎo)致形成的病歷存在許許多多的法律缺陷,如醫(yī)師“敷衍了事,未仔細(xì)詢問(wèn)病史,憑主觀臆斷編造病史或?yàn)槭蛊湓\斷成立,故意歪曲事實(shí)”或“編造虛偽檢查、操作”甚至“涂改編造搶救記錄、修改有診療失誤的病案”等等,這樣的病歷無(wú)論是作為醫(yī)療、教學(xué)、科研的原始資料還是作為訴訟的證據(jù)其價(jià)值和作用都大打折扣。衛(wèi)生部在《病歷書(shū)寫(xiě)基本規(guī)范》第三條中明確指出:“病歷書(shū)寫(xiě)應(yīng)當(dāng)客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確。”病歷記錄的客觀、真實(shí)準(zhǔn)確,表面上是對(duì)病歷內(nèi)容的要求,實(shí)質(zhì)上是對(duì)醫(yī)務(wù)人員的執(zhí)業(yè)要求。這體現(xiàn)在《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》第二十三條、第三十七條的規(guī)定中:醫(yī)師“不得隱匿、偽造醫(yī)學(xué)文書(shū)及有關(guān)資料”,否則要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。
2.2病歷形成后的依法管理。病歷的書(shū)寫(xiě)應(yīng)按規(guī)定時(shí)限完成并符合相關(guān)衛(wèi)生法規(guī)、規(guī)章的要求醫(yī)師每天要診治許多病人,如若不是每次診治后及時(shí)記錄,則有可能造成記憶的遺漏或混淆,萬(wàn)一有醫(yī)療糾紛發(fā)生或訴訟發(fā)生再去補(bǔ)寫(xiě),其真實(shí)性和可信度必將受到懷疑,因此,病歷及時(shí)完成是保證病歷公證性的前提?！恫v書(shū)寫(xiě)基本規(guī)范》對(duì)各種情況下病歷書(shū)寫(xiě)時(shí)限做了詳細(xì)明確的規(guī)定,如規(guī)定:“住院志、入院記錄應(yīng)當(dāng)于患者入院后24小時(shí)內(nèi)完成;24小時(shí)內(nèi)出、入院記錄應(yīng)當(dāng)于患者出院后24小時(shí)內(nèi)完成;24小時(shí)內(nèi)入院死亡記錄應(yīng)當(dāng)在患者死亡后24小時(shí)內(nèi)完成;首次病程記錄應(yīng)當(dāng)在患者入院8小時(shí)內(nèi)完成;死亡記錄應(yīng)在患者死亡后24小時(shí)內(nèi)完成”等等,這些對(duì)病歷書(shū)寫(xiě)時(shí)限的具體規(guī)定是病歷書(shū)寫(xiě)時(shí)必須遵守的。除時(shí)限問(wèn)題外,《病歷書(shū)寫(xiě)基本規(guī)范》還具體規(guī)定了以下幾個(gè)方面的內(nèi)容:①病歷的涂改、修改的規(guī)定:“書(shū)寫(xiě)過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)字時(shí),應(yīng)當(dāng)用雙線劃在錯(cuò)字上,不得采用刮、粘、涂等方法掩蓋或去除原來(lái)的字跡”;“上級(jí)醫(yī)務(wù)人員有審查修改下級(jí)醫(yī)務(wù)人員書(shū)寫(xiě)的病歷的責(zé)任。修改時(shí),應(yīng)當(dāng)注明修改日期,修改人員簽名,并保持原記錄清楚、可辨,醫(yī)囑不得涂改,需要取消時(shí),應(yīng)當(dāng)使用紅色墨水標(biāo)注‘取消’字樣并簽名,這些規(guī)定,解決了我國(guó)病歷書(shū)寫(xiě)中長(zhǎng)期存在的對(duì)于如何進(jìn)行涂改的不統(tǒng)一、不規(guī)范的作法,明確了什么是病歷的的合法涂改,為判斷病歷涂改的合法與否提供了標(biāo)準(zhǔn)。②體現(xiàn)在病歷中有關(guān)知情同意的規(guī)定:“特殊檢查治療等醫(yī)療活動(dòng)應(yīng)當(dāng)由患者本人簽署同意書(shū);患者不具備完全民事行為能力時(shí),應(yīng)當(dāng)由其法定人簽字;患者因病無(wú)法簽字時(shí),應(yīng)當(dāng)由其近親屬簽字,沒(méi)有近親屬的,由其關(guān)系人簽字;為搶救患者,在法定人或近親屬、關(guān)系人無(wú)法及時(shí)簽字的情況下,可由醫(yī)療機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或者被授權(quán)的負(fù)責(zé)人簽字”、“因?qū)嵤┍Ｗo(hù)性醫(yī)療措施不宜向患者說(shuō)明情況的,應(yīng)當(dāng)將有關(guān)情況通知患者近親屬,由患者近親屬簽署同意書(shū),并及時(shí)記錄?！边@方面的規(guī)定與我國(guó)的相關(guān)法律法規(guī)相銜接、相一致。
三、法律知識(shí)缺乏造成醫(yī)患糾紛
我國(guó)正逐步進(jìn)入法制社會(huì)，依法行醫(yī)是每個(gè)醫(yī)務(wù)人員應(yīng)該自覺(jué)遵守的準(zhǔn)則。每個(gè)醫(yī)務(wù)人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》、《藥品管理法》、《傳染病防治法》、《獻(xiàn)血法》、《母嬰保健法》等等,針對(duì)醫(yī)務(wù)人員所立的各項(xiàng)法律、法規(guī)。用各種法律條例規(guī)范自己的職業(yè)行為與道德規(guī)范，提高自己遵法的自覺(jué)性，這樣有利于保護(hù)自己和醫(yī)院不受損失。例如，從對(duì)車(chē)禍肇事類(lèi)病歷的書(shū)寫(xiě)就可以反映出個(gè)別醫(yī)生自我保護(hù)意識(shí)不夠，遇到車(chē)禍病人不分主次，一律診斷為“車(chē)禍”。是司機(jī)酒后駕車(chē)撞傷病人還是病人因意外，精神失常、故意滋事或其它原因撞車(chē)，應(yīng)從病歷記載中有所反映。應(yīng)考慮病歷記載對(duì)肇事雙方負(fù)責(zé)，對(duì)醫(yī)生本人負(fù)責(zé)，更應(yīng)對(duì)醫(yī)院負(fù)責(zé)。以便為交警，司法部門(mén)調(diào)查立案提供可靠的證據(jù)，并為當(dāng)事的雙方爭(zhēng)得法律上的主動(dòng)。
參考文獻(xiàn)
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一、落實(shí)專(zhuān)人，強(qiáng)化培訓(xùn)，提高信貸檔案管理水平
全面提高全行人員對(duì)信貸檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)，更新觀念，加強(qiáng)對(duì)信貸人員規(guī)范化操作、法律意識(shí)和法律知識(shí)的培訓(xùn)，化被動(dòng)為主動(dòng)，要求每個(gè)基層行處必須明確一名信貸專(zhuān)管員，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)信貸檔案的日常收集、整理、歸檔、裝訂、維護(hù)等；同時(shí)落實(shí)崗位責(zé)任制度，按實(shí)際信貸工作與客戶分工，根據(jù)信貸業(yè)務(wù)與單位的不同確定相應(yīng)的信貸檔案責(zé)任人，加強(qiáng)貸后管理的同時(shí)，建立獨(dú)立的信貸檔案，隨時(shí)監(jiān)測(cè)信貸風(fēng)險(xiǎn)，確保信貸檔案的完整，并且統(tǒng)一安排定期與不定期的信貸檔案人員培訓(xùn)。
二、強(qiáng)化考核，獎(jiǎng)罰分明，確保信貸檔案管理有效開(kāi)展
在建立檔案管理相關(guān)辦法和制度的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確信貸檔案管理的管理內(nèi)容、裝訂標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)閱程序等方面的基本要求，制訂信貸檔案管理的規(guī)范化考核標(biāo)準(zhǔn)與辦法。另一方面，加強(qiáng)信貸檔案管理的日?？己肆Χ龋?jiǎng)罰分明，激勵(lì)信貸人員對(duì)做好信貸檔案工作的積極性。對(duì)未能按時(shí)完成信貸檔案資料整理的，或因工作失誤造成信貸檔案缺失的，嚴(yán)格執(zhí)行懲罰制度，對(duì)相應(yīng)的員工進(jìn)行積分以及罰款；對(duì)違法的，并造成重大損失和影響的，更要做到違法必糾，執(zhí)法必嚴(yán)。三是強(qiáng)化信貸檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，提升檔案管理質(zhì)量建立信貸檔案綜合管理體系，集中統(tǒng)一管理，仍需強(qiáng)化信貸檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，規(guī)范其操作流程，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。
血站檔案應(yīng)實(shí)時(shí)記錄采血及供血人員的基本信息，能夠做到準(zhǔn)確無(wú)誤的記錄在案。對(duì)于獻(xiàn)血人員一定要記清楚其有無(wú)病史、體檢報(bào)告、各種檢測(cè)項(xiàng)目、血液初檢及復(fù)檢記錄、采血過(guò)程、血液保管等都需存入檔案。血液采取后的工作也要記錄詳盡。這包括血液的入庫(kù)、發(fā)放和保存記錄，采取血液樣品的工作環(huán)境是否消毒，采血設(shè)備的檢查，采血器械的消毒，以及醫(yī)療廢棄物的后期處理等。這些信息的完整記錄能夠?yàn)槿蘸蟮目焖僬{(diào)閱提供基礎(chǔ)。然而現(xiàn)今檔案管理仍舊存在諸多問(wèn)題。第一，法律意識(shí)淡薄，只在乎采血過(guò)程的專(zhuān)業(yè)操作而忽視了采血后的記錄工作。例如:獻(xiàn)血者登記表中的基本信息不詳，身份證號(hào)碼等的漏填或者誤填，導(dǎo)致回訪或歸檔的難度加大。首先，獻(xiàn)血者登記表多處都需要獻(xiàn)血者的簽名，血站工作人員由于沒(méi)有敘述清楚或者未加指導(dǎo)而導(dǎo)致獻(xiàn)血者簽名錯(cuò)誤或漏填簽名，造成記錄的不完整性和非真實(shí)性。其次,部分工作人員沒(méi)有嚴(yán)格的時(shí)間觀念，經(jīng)常提前或延遲記錄獻(xiàn)血者信息，埋下了醫(yī)療事故的隱患。第二，全國(guó)各地大多血站對(duì)采血人員的管理較為松散，體系不嚴(yán)謹(jǐn)，出現(xiàn)了很多工作人員身兼數(shù)職的情況，崗位劃分不明確，缺乏系統(tǒng)的血站檔案管理體系。因此選用一種規(guī)范化的檔案管理模式對(duì)血站的發(fā)展是刻不容緩的。第三，缺乏專(zhuān)業(yè)的血站歸檔審查人員。由于非血站檔案管理的專(zhuān)業(yè)人員缺少檔案管理的理論知識(shí)和實(shí)踐能力，導(dǎo)致歸檔時(shí)審查不全面。部分質(zhì)量管理部門(mén)對(duì)歸檔的抽查范圍不夠廣泛，無(wú)法保證檔案質(zhì)量。
2血站檔案規(guī)范化管理的措施
2.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視
不論哪一部門(mén)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于工作的重視是員工的最好的榜樣，而對(duì)于血站來(lái)說(shuō)也是這個(gè)道理。首先要加強(qiáng)血站領(lǐng)導(dǎo)對(duì)血站檔案工作的重視，要將《檔案法》中的相關(guān)法律規(guī)定通篇熟知，做到有理可依有法可循。爭(zhēng)取每年把檔案管理工作列入發(fā)展計(jì)劃范圍內(nèi)。要嚴(yán)格把關(guān)檔案科室人員的選拔，必須要有相關(guān)專(zhuān)業(yè)的證明，熱愛(ài)檔案管理工作，能夠做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。檔案科室的主任不僅需要過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要有領(lǐng)導(dǎo)能力和協(xié)調(diào)下屬之間關(guān)系的能力，能夠讓科室人員形成凝聚力，盡職盡責(zé)的做好自己份內(nèi)的事。血站需要成立垂直式的管理網(wǎng)絡(luò)，建立分級(jí)式的管理政策，要完全落實(shí)管理責(zé)任制度，并且擬定相關(guān)的獎(jiǎng)懲條例、年度考核，嚴(yán)格遵照管理規(guī)定實(shí)施。
2.2加強(qiáng)人員教育培訓(xùn)
在開(kāi)展檔案管理工作之前，要先提高檔案管理人員的積極性，以及對(duì)血站檔案價(jià)值的充分認(rèn)識(shí)。因此，首當(dāng)其沖的是要做好血站內(nèi)部的宣傳教育工作。要領(lǐng)會(huì)貫通《檔案法》的各項(xiàng)條例，自己學(xué)習(xí)的效果固然沒(méi)有大家在一起討論要好，所以針對(duì)血站檔案管理工作的基層人員應(yīng)該開(kāi)展必要的培訓(xùn)班、研討會(huì)、專(zhuān)題講座等，大家在學(xué)習(xí)檔案法的同時(shí)能夠做到集思廣益，互相交流心得，填補(bǔ)每一個(gè)檔案管理工作中可能存在的漏洞。這種定期的講座或者培訓(xùn)，不僅能夠加強(qiáng)檔案管理人員的檔案法律意識(shí)，而且促進(jìn)了檔案工作者們之間的交流，為今后檔案管理工作的協(xié)同合作奠定基礎(chǔ)。另外，要加大力度對(duì)維護(hù)、開(kāi)發(fā)、使用電子簽名的檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)法律知識(shí)的培訓(xùn)，讓其充分了解和意識(shí)到由于電子簽名失誤所造成的法律后果及所需承擔(dān)的責(zé)任。維護(hù)電子設(shè)備的人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)要過(guò)硬，對(duì)于電子檔案的維護(hù)、傳輸、保存等能夠做到熟練掌握。
2.3建立健全的檔案管理規(guī)定
檔案管理者需要認(rèn)真落實(shí)檔案法的相關(guān)規(guī)定這是毋庸置疑的。但是針對(duì)每一個(gè)不同地域、不同團(tuán)體組織、不同發(fā)展程度的血站來(lái)說(shuō)需要制定一套符合自身情況的檔案管理制度。該制度中需要明確劃分各科室的工作內(nèi)容，歸檔的具體流程，根據(jù)血站人員數(shù)量的多少制定歸檔周期。歸檔人員需要檢查檔案相關(guān)訊息是否錯(cuò)填或者遺漏，銷(xiāo)毀檔案和檔案移交是否留有記錄，環(huán)環(huán)相扣真正做到每一步驟都能有檔可查。進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的血站管理制度。
2.4實(shí)施兩套檔案方式管理
新興的便捷、快速、空間小、效率高的電子管理軟件已然被各個(gè)管理部門(mén)所認(rèn)可并且廣泛應(yīng)用。而以往的紙質(zhì)檔案，其占地空間較大，查找檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力，保存方法較為困難，保存環(huán)境較為苛刻等眾多弊病已經(jīng)漸漸淡出全國(guó)大部分檔案管理科室。然而，電子文件這種管理模式并非都是優(yōu)點(diǎn)。網(wǎng)絡(luò)條件的不穩(wěn)定性，網(wǎng)絡(luò)黑客的侵襲等都會(huì)造成電子檔案一定的損失。因此，最佳的管理模式是紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，這樣既實(shí)現(xiàn)了查找檔案的快速、方便等優(yōu)勢(shì)，又保留了檔案的原始真實(shí)性，雙管齊下，互補(bǔ)不足。
3結(jié)語(yǔ)
社會(huì)生活包括方方面面，不同領(lǐng)域、不同身份、不同年齡段的人所形成的檔案資料也不盡相同，因此，民間檔案數(shù)量是極為龐大的，種類(lèi)也十分復(fù)雜。按不同方法可以分成不同種類(lèi)。
1.從來(lái)源看，包括人民群眾形成的檔案和流失民間的原官方檔案
(1)民間個(gè)人形成的檔案。這類(lèi)檔案主要是人民群眾在日常生活工作交往中形成的各種文件，包括各類(lèi)證書(shū)、聘書(shū)，家庭賬目單，個(gè)人專(zhuān)著、手稿等等。最典型的莫屬于個(gè)人家庭檔案，一個(gè)家庭生活的歷史記錄，反映著每個(gè)家庭的經(jīng)濟(jì)往來(lái)、文化娛樂(lè)、學(xué)習(xí)工作等重要情況，折射著社會(huì)的發(fā)展變化，記錄著歷史前進(jìn)的步伐。家庭檔案可謂是社會(huì)的縮影，是社會(huì)公共檔案資源的重要補(bǔ)充。
(2)流失在民間的原官方檔案。這類(lèi)檔案原屬于國(guó)家或社會(huì)機(jī)構(gòu)，理應(yīng)保存于國(guó)家相關(guān)部門(mén)，但因各種原因流散在民間。戰(zhàn)爭(zhēng)、制度不善、人為破壞等都對(duì)檔案的保管帶來(lái)了巨大的威脅，許多檔案因種種原因被損毀、流失。最典型的莫過(guò)于轟動(dòng)檔案界及文史界的“八千麻袋”事件，被銷(xiāo)毀者不計(jì)其數(shù)，散落民間、下落不明者也數(shù)不勝數(shù)。
2.從內(nèi)容來(lái)看，可分為經(jīng)濟(jì)類(lèi)、政治類(lèi)和文化類(lèi)
(1)經(jīng)濟(jì)類(lèi)。此類(lèi)檔案包括各類(lèi)契約、票證，家庭記賬本，各種典當(dāng)記錄等等，貼近民眾，是人們?nèi)粘Ｉ钪刑幚砑m紛的憑證。此類(lèi)檔案還能反映一個(gè)家庭乃至一個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)變化情況。例如“世界記憶文化遺產(chǎn)”的僑批檔案，是研究經(jīng)濟(jì)史不可多得的原始材料。摘要：民間檔案是我國(guó)檔案資源的重要組成部分，是進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的重要材料，其數(shù)量極為龐大，種類(lèi)十分復(fù)雜，開(kāi)展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑，也是檔案館對(duì)外交往的一個(gè)手段，更是對(duì)散存民間檔案的保護(hù)，因此，開(kāi)展民間檔案征集工作的意義重大。關(guān)鍵詞：民間檔案；文化遺產(chǎn)；征集
(2)政治類(lèi)。政治類(lèi)的檔案更多的為學(xué)者研究歷史事件、人物提供原始材料，它從另一個(gè)層面，從普通百姓的視角出發(fā)，記錄了社會(huì)大眾對(duì)重大歷史事件的看法，沒(méi)有宏大的敘述，有的只是普通百姓的真實(shí)感受。
(3)文化類(lèi)。名人手稿、家族譜、流傳于民間的傳說(shuō)、反映各地區(qū)的民俗技藝等都屬于文化類(lèi)檔案，這些檔案為人們尋根問(wèn)源提供了大量的線索，是歷史學(xué)家們進(jìn)行研究不可多得的重要資料。
3.按載體分，有紙質(zhì)檔案、照片檔案、聲像檔案等
(1)紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案是民間檔案的主要部分，人民在日常生活中形成的諸如手稿、日記、證書(shū)證件、合同契約、家譜族譜等等大多都是紙質(zhì)形式的。如臺(tái)州首個(gè)家庭檔案館建立者——張士友，目前他家的家庭檔案中，有紙質(zhì)檔案29237件，構(gòu)成了家庭檔案的主要部分。
(2)照片檔案。隨著科技的發(fā)展，數(shù)碼相機(jī)的應(yīng)用，照片的數(shù)量批量增長(zhǎng)，人們也更加愿意利用這些生動(dòng)形象的照片來(lái)記錄生活。如福州市檔案館珍藏的美國(guó)友人西奧多•瓊斯贈(zèng)送的攝于1860年前后的48張福州老照片，反映了一百多年前福州的風(fēng)貌，記錄了當(dāng)時(shí)的福州城墻、民居、風(fēng)景名勝、農(nóng)舍、茶園、寺廟、教堂以及外國(guó)人在福州設(shè)立的領(lǐng)事機(jī)構(gòu)、建筑物等，為我們今天認(rèn)識(shí)老福州提供了形象的材料。
(3)聲像檔案。聲像檔案可以說(shuō)是“活的檔案”，它不僅記錄了事件發(fā)生的過(guò)程，而且通過(guò)聲音、圖像的形式，生動(dòng)的保存了活動(dòng)過(guò)程，留下了歷史的記憶。各檔案館開(kāi)展的口述歷史檔案征集活動(dòng)中所形成的便是此類(lèi)檔案，通過(guò)錄音、錄像等形式，從普通老百姓的視角再現(xiàn)了當(dāng)時(shí)的場(chǎng)景。如安徽省檔案館為中國(guó)遠(yuǎn)征軍唯一一位走出野人山的女兵劉桂英錄制了口述檔案，再現(xiàn)了那段不堪回首的往事。
(4)實(shí)物檔案。實(shí)物檔案以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠直觀的反映一個(gè)事件、活動(dòng)的真實(shí)面貌，真實(shí)的記載了社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，具有一定的保存價(jià)值。例如各種獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書(shū)、印章等等。
二、開(kāi)展民間檔案征集工作的意義
數(shù)量巨大、內(nèi)容豐富的民間檔案彌補(bǔ)了官方檔案的不足，具有極大的收藏價(jià)值，檔案館加強(qiáng)對(duì)民間檔案的征集開(kāi)發(fā)不僅可以豐富館藏，同時(shí)也是檔案館對(duì)外交往的一個(gè)手段和平臺(tái)，有利于檔案館知名度的提高。加強(qiáng)對(duì)民間檔案的征集、管理具有重要的意義。
1.民間檔案是國(guó)家檔案資源的重要組成部分
檔案館是保存國(guó)家檔案資源的基地，然而從古至今由于政治、戰(zhàn)爭(zhēng)、動(dòng)亂等各種原因，許多檔案被損毀或流散民間、海外，檔案館收藏的檔案數(shù)量和質(zhì)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能和悠久的中華民族文化相適應(yīng)，其保管的大多為官方政府所形成的檔案資料，反映普通民眾的材料少之又少。民間檔案是反映普通民眾生活的真實(shí)記錄，內(nèi)容豐富，數(shù)量龐大，例如世代相傳的勞動(dòng)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的歌謠、反映民族歷史的史詩(shī)、民間沿襲的風(fēng)俗習(xí)慣、反映家族變遷的家族譜等等，這些都是民間檔案的重要組成部分，其數(shù)量之大、種類(lèi)之多、內(nèi)容之豐富，是我們無(wú)法想象的。我國(guó)檔案資源體系中應(yīng)包括這部分，它是普通民眾對(duì)一些重大歷史事件和歷史人物的真實(shí)看法，是我們研究歷史不可或缺的重要資料，它從另一個(gè)視角佐證了歷史的發(fā)展，是人類(lèi)的重要文化財(cái)富。我國(guó)著名學(xué)者鐘敬文先生曾說(shuō)過(guò)：“偉大的人民，他們是人類(lèi)社會(huì)、歷史的創(chuàng)造者，同時(shí)又是人類(lèi)社會(huì)最忠實(shí)的記錄者，是不歪曲、不阿諛的史官。他們創(chuàng)造和傳承的歌曲、故事等，正是我們認(rèn)識(shí)歷史、社會(huì)的最豐富、最可信賴(lài)的一宗檔案。”被評(píng)為“中國(guó)檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)”的83件國(guó)寶級(jí)檔案中，就有許多是從民間征集而來(lái)的，如清代《清漾毛氏族譜》、永州女書(shū)檔案文獻(xiàn)、四川自貢鹽業(yè)契約檔案、唐代開(kāi)元年間檔案等。
2.民間檔案是進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的重要材料
民間檔案是人民生活的真實(shí)記錄，是沒(méi)有經(jīng)過(guò)粉飾和刪節(jié)的“原生態(tài)”的歷史記錄，是歷史學(xué)、人類(lèi)學(xué)、社會(huì)學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、政治學(xué)等學(xué)科研究的資料。它具有原始性、具體性和區(qū)域多樣性的特征，是充實(shí)和完善歷史研究不可多得的重要材料，讓呈現(xiàn)在人民面前的歷史更加的生動(dòng)和豐滿。大量散存的民間契約對(duì)研究地方經(jīng)濟(jì)史具有重要的參考作用，綿延幾千年的家族譜是人類(lèi)學(xué)、社會(huì)學(xué)研究中最為珍貴的資料，與“徽州文書(shū)”相媲美的僑批檔案是研究華僑華人史、僑鄉(xiāng)史、家庭史乃至中國(guó)近代經(jīng)濟(jì)史的“民間檔案”。重要民間檔案的發(fā)現(xiàn)往往掀起一陣研究狂潮，乃至形成一門(mén)新的學(xué)科，像徽州文書(shū)的發(fā)現(xiàn)以及“徽學(xué)”的興起，“僑批檔案”申遺掀開(kāi)了新的華僑史研究的熱潮。
3.開(kāi)展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑
檔案館通過(guò)各種渠道向社會(huì)廣泛征集珍貴民間檔案，不僅宣傳了檔案知識(shí)，增強(qiáng)了民眾的檔案意識(shí)，而且在大肆宣傳的過(guò)程中也提高了檔案館的知名度。通過(guò)電視、報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)等向社會(huì)發(fā)征集通告、征集信，并進(jìn)行各種形式的綜合報(bào)道，可以引起社會(huì)對(duì)檔案工作的關(guān)注和支持，形成“牽動(dòng)效應(yīng)”。同時(shí)，通過(guò)對(duì)征集進(jìn)館的珍貴罕見(jiàn)民間檔案的開(kāi)發(fā)利用，往往又能引起民眾的關(guān)注。如廣東省檔案館征集到的清光緒時(shí)期的“休書(shū)”、“扶正室”婚姻證明、再醮婚書(shū)和民國(guó)以來(lái)各階段的婚書(shū)、記錄“二十一條”的“國(guó)恥扇”、清朝地契、里神前村英文版族譜等等，給館藏檔案增添了生機(jī)與活力。同時(shí)還使檔案館成為媒體關(guān)注的一個(gè)熱點(diǎn)，《中國(guó)檔案報(bào)》《廣州日?qǐng)?bào)》《羊城晚報(bào)》《南方都市報(bào)》《新快報(bào)》等相繼對(duì)檔案館進(jìn)行報(bào)道，大大提高了廣東省檔案館的知名度。古語(yǔ)有云：“山不在高，有仙則名”，只要館藏珍品多，就會(huì)吸引不同層次的民眾前來(lái)利用、觀賞，檔案館的知名度和社會(huì)地位也就會(huì)隨之提高。因此，開(kāi)展民間檔案征集工作是極為重要的一項(xiàng)工作。
4.開(kāi)展民間檔案征集工作是檔案館對(duì)外交往的一個(gè)手段
在開(kāi)展民間檔案征集工作過(guò)程中，檔案館與圖書(shū)館、博物館、文物收藏者、民間檔案持有者等都有直接的接觸和交流。由于許多民間檔案兼具有資料、文物、檔案的特性，因此在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，圖書(shū)館、博物館等部門(mén)也相繼收藏保管著相當(dāng)一部分珍貴的檔案資料。根據(jù)館藏檔案資源建設(shè)的需要，各部門(mén)之間可進(jìn)行館藏資源互換或者相互交換復(fù)制件，以實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的充分利用。同時(shí)，在向文物收藏者、民間檔案持有者征集民間檔案的過(guò)程中，也促進(jìn)了檔案館與民眾之間的交流與聯(lián)系，減輕了兩者之間的隔閡。民間檔案這種對(duì)外開(kāi)展工作的模式，更多的保存了平民的記憶，體現(xiàn)了檔案的社會(huì)功能，使檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)有更為廣泛的主體。
5.開(kāi)展民間檔案征集工作是對(duì)散存民間檔案的保護(hù)
醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是以計(jì)算機(jī)、通信技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)為其基本構(gòu)成要素，以資源共享和共同開(kāi)發(fā)為目的。將圖書(shū)、檔案、病案信息進(jìn)行整合加工，建立統(tǒng)一的檢索平臺(tái)和搜索引擎，使醫(yī)護(hù)人員能夠在自己辦公室，通過(guò)醫(yī)院計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)獲得信息資源。
一計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案工作的影響
（1）檔案載體多樣化：檔案在網(wǎng)絡(luò)化管理中的表現(xiàn)形式多樣化,隨著現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展和辦公自動(dòng)化的普及,檔案不僅以文字的方式出現(xiàn),而且更多的是以人們?cè)谵k理公務(wù)和一般事物或交流信息過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件檔案形式出現(xiàn),如文本、圖像、聲音或影像等,檔案管理主要通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成。
（2）檔案收集的豐富化：收集是檔案管理工作的起點(diǎn)和開(kāi)端,是整個(gè)檔案管理工作的基礎(chǔ)"隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,電子檔案有許多不同于紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)"它可以施行前端控制,因而邏輯收集歸檔是實(shí)時(shí)進(jìn)行的;在檔案正式形成和收到的同時(shí),都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)傳輸,為檔案收集工作開(kāi)辟了一條新途徑;利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),廣泛采集有關(guān)站點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息,不僅節(jié)約了時(shí)間,而且在盡可能大的范圍內(nèi)豐富了檔案的內(nèi)容。
（3）檔案服務(wù)多樣化：由于檔案內(nèi)容及載體的變化、檔案信息量的驟增、檔案信息服務(wù)對(duì)象的擴(kuò)大等,傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)方式已不適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案信息資源作為社會(huì)信息資源一部分的地位和作用越來(lái)越顯露出來(lái)?；ヂ?lián)網(wǎng)的出現(xiàn)實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享,通過(guò)計(jì)算機(jī)管理服務(wù)、光盤(pán)存貯服務(wù)、現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、公共信息網(wǎng)服務(wù)及視聽(tīng)傳播服務(wù),服務(wù)對(duì)象可多途徑地獲取檔案信息,節(jié)省了時(shí)間,提高了利用效率。
（4）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)化：工作方式的變革給檔案管理人員帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn),不僅僅是對(duì)知識(shí)和技能要求的提高,更重要的是觀念上的更新。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求檔案人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念,同時(shí)必須具有豐富的管理學(xué)理論和一定的管理經(jīng)驗(yàn)。由于工作的特殊性,檔案管理人員是檔案信息的擁有者,掌握著珍貴的信息資源,并且承擔(dān)著信息資源開(kāi)發(fā)、加工和提供利用的任務(wù)。其日常的業(yè)務(wù)工作已越來(lái)越依賴(lài)于自動(dòng)化的檔案系統(tǒng),檔案工作不再是滯后、被動(dòng)的,而成為關(guān)系全局的重要部分之一。因而,在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,為了適應(yīng)全新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)下的檔案工作,檔案管理人員必須樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí),培養(yǎng)信息處理能力和開(kāi)發(fā)能力。
二醫(yī)院檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理的內(nèi)容
（一）文書(shū)處理過(guò)程和歸檔實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理
文書(shū)工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書(shū)處理過(guò)程的好、壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。為適應(yīng)新形勢(shì)下的工作需求，我們把每天收到的文件用計(jì)算機(jī)登記，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時(shí)間和催辦時(shí)間。若傳閱文件未及時(shí)返回，催辦程序會(huì)發(fā)出信息，提醒承辦人及時(shí)閱文，并對(duì)處理完畢的文件進(jìn)行隨時(shí)預(yù)立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。發(fā)文處理過(guò)程也可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，由擬稿人將稿件輸入計(jì)算機(jī)—辦公室審核—簽發(fā)人簽發(fā)—辦公室修改、繕印、蓋章、分發(fā)—信息中心歸檔這樣原來(lái)需要幾小時(shí)、幾天、幾十天辦完的事情，現(xiàn)在幾分鐘、幾十分鐘、幾小時(shí)就可以實(shí)現(xiàn)，大大減少了文書(shū)處理部門(mén)的工作量，減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。
（二）病歷檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理
隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的不斷擴(kuò)大和新技術(shù)、新項(xiàng)目的開(kāi)展，各種創(chuàng)傷性手術(shù)的開(kāi)展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術(shù)的名稱(chēng)進(jìn)行編碼輸入計(jì)算機(jī)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)綜合查詢分析功能，將各類(lèi)手術(shù)及療效情況一一列出，通過(guò)局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務(wù)人員在進(jìn)行科研活動(dòng)和撰寫(xiě)論文時(shí)能及時(shí)查閱，同時(shí)，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出問(wèn)題，及時(shí)改進(jìn),進(jìn)一步提高醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療服務(wù)水平。
（三）人事檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理
隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，準(zhǔn)確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)，運(yùn)用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，從實(shí)體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，把日常工作中遇到的問(wèn)題分門(mén)別類(lèi)，實(shí)現(xiàn)查閱統(tǒng)計(jì)、檔案變更、報(bào)表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的管理。（四）醫(yī)院圖書(shū)館實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理
隨著圖書(shū)館業(yè)務(wù)的拓展，業(yè)務(wù)檔案作為知識(shí)的結(jié)晶和重要的信息資源越來(lái)越被人們所重視和利用。對(duì)在工作中形成的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)識(shí)以及在各個(gè)環(huán)節(jié)中自然形成和產(chǎn)生的知識(shí)、數(shù)據(jù)、資料等信息成品或半成品記錄下來(lái)，形成檔案，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞來(lái)進(jìn)行知識(shí)交流，成為共享知識(shí)，將隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息隱性知識(shí)的價(jià)值。通過(guò)對(duì)圖書(shū)業(yè)務(wù)檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價(jià)值的信息。
三檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的建議和方式
1、領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。
檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的組成部分。盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策所依據(jù)的信息體系。在21世紀(jì)科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)。這就需要領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，提高對(duì)檔案工作的思想認(rèn)識(shí)；調(diào)整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過(guò)渡到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來(lái)，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。只要領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，通過(guò)檔案人員的學(xué)習(xí)和努力，醫(yī)院檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化完全可以實(shí)現(xiàn)。
2、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備先行是基礎(chǔ)
網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展,硬件先行。硬件建設(shè)要有前瞻性,要建立一套先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)?？紤]到醫(yī)院檔案管理以數(shù)據(jù)保存、處理和應(yīng)用為主,在選擇技術(shù)和產(chǎn)品時(shí)應(yīng)選擇具有一定的先進(jìn)性、可即時(shí)擴(kuò)展且易于維護(hù)的。醫(yī)院普遍建立了微機(jī)局域網(wǎng)絡(luò),但微機(jī)局域網(wǎng)的建立要立足高起點(diǎn),富于規(guī)劃,不但方便內(nèi)部信息的交流,還應(yīng)配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設(shè)備來(lái)方便信息的輸出利用。
建立醫(yī)院局域網(wǎng)。因?yàn)榫钟蚓W(wǎng)適用范圍小，網(wǎng)絡(luò)獨(dú)立性強(qiáng)，故其安全性最高。醫(yī)院檔案部門(mén)在規(guī)范室藏的基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書(shū)、病案、人事和圖書(shū)檔案納入其中，擴(kuò)建成為醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上編制一套文書(shū)、病案、人事和圖書(shū)檔案管理的自動(dòng)化軟件，主要功能有檔案管理、文書(shū)處理、電子論壇、網(wǎng)上公布、檔案查閱等內(nèi)容，即醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)。這樣，將大大提高辦公效率，方便利用者，實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線利用。同時(shí)要與各科室簽訂協(xié)議，互相遵循規(guī)則，共享檔案網(wǎng)絡(luò)信息。
3、人員素質(zhì)的提高是必備條件。
計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，要求檔案人員在網(wǎng)上進(jìn)行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)工作?，F(xiàn)代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，還要具備良好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)及運(yùn)用操作能力。而目前醫(yī)院現(xiàn)有的檔案專(zhuān)業(yè)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)較為單一，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力較低，知識(shí)面較窄。因此，檔案專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)也是日益顯得重要了。只有通過(guò)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高檔案干部隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，這也是當(dāng)今檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展必須解決的問(wèn)題。
要求商務(wù)檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)性的業(yè)務(wù)，是商務(wù)活動(dòng)日常工作的一部分。其基本要求如下：第一，維護(hù)檔案的完整與安全。所謂完整，從數(shù)量上說(shuō)，要保證存檔的文件齊全；從質(zhì)量上說(shuō)，要保證文件之間的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地割裂分散、零亂堆砌。所謂安全，一方面要防止被盜竊和破壞，防止失密、泄密。另一方面，要最大限度的延長(zhǎng)檔案壽命，避免或減少對(duì)檔案的人為和自然的損害，保證檔案管理的物質(zhì)安全。第二，便于利用。為了便于使用，要做到檔案編排科學(xué)有序、目錄齊全、取放方便，隨時(shí)都可以順利地檢索調(diào)取。第三，加強(qiáng)檔案管理。商務(wù)秘書(shū)要樹(shù)立檔案意識(shí)，遵循檔案管理的原則及有關(guān)管理制度規(guī)定，協(xié)助本單位制定和完善檔案制度，制定比較穩(wěn)定的檔案管理方案，加強(qiáng)檔案的管理工作。
二、檔案文件收集工作中要注意的問(wèn)題
檔案文件收集工作中要注意以下問(wèn)題：第一，收集各種載體的文件材料。既要有紙質(zhì)文件，又要有照片、錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)盤(pán)片等其他載體的文件資料。第二，保證文件的齊全完整。第三，加強(qiáng)“帳外”文件和業(yè)務(wù)文件的收集歸檔。第四，移交檔案要簽字、備份。文書(shū)處理部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)向檔案管理系統(tǒng)移交檔案時(shí)，交接雙方要履行簽字手續(xù)，以作憑證。簽字前，要根據(jù)移交目錄認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)。清點(diǎn)核對(duì)無(wú)誤后，交接雙方履行簽字蓋章手續(xù)，經(jīng)簽名蓋章的文件目錄由雙方各保存一份備查。
三、商務(wù)檔案保管的要求
商務(wù)檔案保管是保護(hù)商務(wù)檔案資源的重要手段，是商務(wù)檔案開(kāi)發(fā)利用的必要前提。商務(wù)檔案管理人員應(yīng)樹(shù)立高度的商務(wù)檔案管理的重點(diǎn)及難點(diǎn)分析文/潘志蕓張華事業(yè)心和責(zé)任感，努力做好商務(wù)檔案的保管工作。首先，以預(yù)防為主，防患于未然。商務(wù)檔案的損毀大多是一個(gè)漸變的過(guò)程。做好商務(wù)檔案保管工作，隨時(shí)注意發(fā)現(xiàn)各種不利因素，將可能出現(xiàn)的檔案損毀消滅在萌芽狀態(tài)。其次，分析損毀原因，掌握損毀規(guī)律。商務(wù)檔案的損毀，一般是由人為因素或自然因素造成的。必須找出造成特定商務(wù)檔案損毀的主要原因，有針對(duì)性地堵塞漏洞，加強(qiáng)防范。再次，采用先進(jìn)技術(shù)手段，提高保管工作水平。商務(wù)檔案管理人員要主動(dòng)吸取各種新技術(shù)成果。不斷提高商務(wù)檔案保護(hù)的水平，最大限度地延長(zhǎng)商務(wù)檔案的壽命。最后，健全檔案保管制度。為確保商務(wù)檔案的完整、系統(tǒng)與安全，在商務(wù)檔案保管工作中，應(yīng)建立各項(xiàng)行之有效的規(guī)章制度，并在實(shí)際工作中予以貫徹執(zhí)行。要根據(jù)工作建立相應(yīng)的工作制度：定期檢查制度、保密制度、借閱利用制度和工作責(zé)任制度。
四、商務(wù)檔案的庫(kù)房保管環(huán)境商務(wù)檔案的保管環(huán)境
應(yīng)具備延長(zhǎng)檔案保管壽命的最佳溫濕度、無(wú)蟲(chóng)害、無(wú)污染、少光照、無(wú)灰塵等基本條件。一是溫、濕度控制。商務(wù)檔案庫(kù)房必須具有適宜的溫度、濕度。溫度過(guò)高、過(guò)低與濕度過(guò)大、過(guò)小，均會(huì)造成對(duì)檔案的直接損壞。因此，庫(kù)房的溫度、濕度一定要經(jīng)常監(jiān)測(cè)，使其保持在一定范圍內(nèi)。據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)推薦，比較理想的溫度是14℃—24℃，相對(duì)濕度是45%—60%。二是潔凈、避免光照?；覊m、光照對(duì)商務(wù)檔案有著直接的破壞作用。防塵、防光是檔案庫(kù)房的必要防護(hù)措施。除在建造庫(kù)房時(shí)，應(yīng)選擇遠(yuǎn)離污染源的潔凈環(huán)境外，還應(yīng)注意庫(kù)房的密封性，延長(zhǎng)檔案的保管壽命。三是減少火災(zāi)和蟲(chóng)害隱患。火災(zāi)和蟲(chóng)害是破壞商務(wù)檔案的直接因素，但可以采取措施予以避免，因此“預(yù)防為主”應(yīng)是庫(kù)房管理的主導(dǎo)思想。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電源和火爐的管理，保持庫(kù)房清潔，并配備必要的殺蟲(chóng)劑。
五、商務(wù)檔案利用必須堅(jiān)持樹(shù)立保密意識(shí)
信息化技術(shù)的發(fā)展，對(duì)各行各業(yè)都帶來(lái)了一定的沖擊，當(dāng)然，對(duì)于房產(chǎn)檔案管理也是如此。信息技術(shù)在房產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用，給傳統(tǒng)房產(chǎn)檔案管理帶來(lái)挑戰(zhàn)的同時(shí)，也給房產(chǎn)檔案的管理帶來(lái)了重大影響。
1.1促進(jìn)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變
隨著信息技術(shù)理念日益深入人心，人們對(duì)于信息技術(shù)的依賴(lài)度也越來(lái)越高，如今，信息技術(shù)改變了我們的生活、工作和學(xué)習(xí)方式，人類(lèi)的活動(dòng)已經(jīng)無(wú)法離開(kāi)信息技術(shù)。信息技術(shù)對(duì)房產(chǎn)檔案管理造成了重要影響，促使房產(chǎn)檔案管理者轉(zhuǎn)變?cè)瓉?lái)的管理理念，加大信息化投入力度，向著信息化方向發(fā)展。
1.2促進(jìn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變
房產(chǎn)檔案以紙質(zhì)檔案為主，管理過(guò)程中存在一些問(wèn)題。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化。電子檔案的檔案資源進(jìn)入信息網(wǎng)絡(luò)，可以進(jìn)行資源共享；對(duì)于檔案中保存的錄音、錄像檔案，也可以采用轉(zhuǎn)錄卡設(shè)備，轉(zhuǎn)錄成數(shù)字文件，存入計(jì)算機(jī)中；對(duì)于檔案中的照片、圖片檔案，可以采用掃描儀進(jìn)行掃描，將掃描的內(nèi)容儲(chǔ)存在電腦里，紙質(zhì)檔案向電子檔案發(fā)展，使用、管理起來(lái)更加便捷，促進(jìn)了檔案管理工作的順利開(kāi)展。
1.3實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是信息時(shí)代的最好體現(xiàn)，它的應(yīng)用，使原來(lái)的存儲(chǔ)信息的方式發(fā)生了深刻的變化。使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，人們可以不受任何時(shí)限進(jìn)行溝通、交流，辦公中使用互聯(lián)網(wǎng)，大大提高了工作效率；在房產(chǎn)檔案管理工作中應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)行檔案信息的交換。近年來(lái)，隨著電子政務(wù)的推廣、電子文件的普及，可以利用網(wǎng)絡(luò)，對(duì)房產(chǎn)電子檔案的信息進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管及使用等；把計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，促進(jìn)檔案管理信息的豐富，提高了采集信息的準(zhǔn)確度；建立數(shù)字檔案館，使房產(chǎn)檔案的管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。提高房產(chǎn)檔案管理的效率。
1.4促進(jìn)檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)多元化
信息技術(shù)在房產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用，要求檔案管理人員掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還要熟悉信息化建設(shè)。檔案現(xiàn)代化的管理，離不開(kāi)通信技術(shù)和電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，像多媒體、光盤(pán)存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)管理、信息安全管理等高新技術(shù)。房產(chǎn)檔案管理人員要想適應(yīng)信息時(shí)代檔案管理的需求，就要不斷學(xué)習(xí)信息技術(shù)，不斷鞏固和發(fā)展自我，不斷提高自身綜合素質(zhì)。
1.5有利于檔案資源利用實(shí)現(xiàn)社會(huì)化
房產(chǎn)檔案管理的目的是讓人們更好的利用檔案資料，因此，要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。企業(yè)可以建立一個(gè)企業(yè)網(wǎng)站，專(zhuān)門(mén)管理檔案，利用技術(shù)、人才的優(yōu)勢(shì)，開(kāi)發(fā)可公開(kāi)的檔案資源，使用者可以在網(wǎng)上直接查詢檔案目錄，查閱自己所需檔案內(nèi)容；也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)宣傳企業(yè)的檔案管理工作，開(kāi)展信息咨詢服務(wù)。
2促進(jìn)房產(chǎn)信息化管理的建議
2.1建立房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)
為了促進(jìn)房產(chǎn)信息化管理，就要建立房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)的建立是以滿足信息化需求為前提的。要應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)、超文本技術(shù)及元數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)出具有分析和決策功能的檔案管理系統(tǒng)，支持瀏覽、存儲(chǔ)、檔案的收集、檢索、檢閱管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，同時(shí)為使用者提供網(wǎng)上服務(wù)，滿足房產(chǎn)檔案一體化管理的需要。
2.2加強(qiáng)安全管理
2.2.1確保電子檔案的安全
為了保證電子檔案歸檔的安全管理，就要與信息部門(mén)合作，對(duì)于各類(lèi)文件如何歸檔做出規(guī)定，從信息技術(shù)管理著手，確保檔案的安全性。
2.2.2做好房產(chǎn)檔案的保密工作
在信息化的房產(chǎn)檔案管理過(guò)程中，要制定相關(guān)的保密制度，根據(jù)檔案的重要程度可分為絕密保護(hù)、機(jī)密保護(hù)及一般保護(hù)三種類(lèi)型。
2.3注重各部門(mén)的協(xié)作
信息部門(mén)主要負(fù)責(zé)信息技術(shù)平臺(tái)，提供相關(guān)的信息、技術(shù)支持；技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)信息的收集、開(kāi)發(fā)；房產(chǎn)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案的整理、歸檔。要想實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的一體化，就要理順這三個(gè)部門(mén)之間的協(xié)作關(guān)系，檔案的管理要與企業(yè)的整體流程相統(tǒng)一，打破傳統(tǒng)檔案管理的界限，實(shí)現(xiàn)文件檔案一體化管理。
2.4掌握現(xiàn)代信息技術(shù)
房產(chǎn)檔案管理工作要跟上時(shí)代的步伐，充分運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，加大信息技術(shù)設(shè)備的投入。同時(shí)，檔案管理的工作人員，要不斷學(xué)習(xí)，調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握扎實(shí)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、了解相關(guān)的法律法規(guī)知識(shí)，同時(shí)還要學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)，以滿足檔案管理工作的需求。
3結(jié)語(yǔ)
