時(shí)間：2022-11-25 11:02:55
序論：在您撰寫(xiě)信息檔案室工作計(jì)劃時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、檔案信息化的重要意義
在信息時(shí)代，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的核心與主導(dǎo)，檔案資源信息化將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過(guò)程，通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸保存，將原有不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、進(jìn)行信息化有效開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。檔案信息化不僅是時(shí)展的必然要求，也是檔案管理現(xiàn)代化的重要手段和主要途徑。
一是檔案信息化是適應(yīng)時(shí)代的要求。當(dāng)今社會(huì)，無(wú)論男女老少或多或少對(duì)網(wǎng)絡(luò)和信息有著不同程度的依賴(lài)，人們的工作、生活方式深受網(wǎng)絡(luò)、信息的影響，有人形象地稱(chēng)之為“鼠標(biāo)時(shí)代”、“觸屏?xí)r代”。檔案信息化可以使檔案管理更好地適應(yīng)現(xiàn)代人的行為方式，使檔案管理跟上時(shí)代步伐。
二是檔案信息化使檔案管理由繁入簡(jiǎn)。在傳統(tǒng)的信息化檔案管理模式中，海量檔案信息都被禁錮在檔案庫(kù)房中，任你有成千上萬(wàn)的查詢(xún)需求，也必須由檔案員經(jīng)檢索、審批、出庫(kù)、登記等一系列繁雜程序。實(shí)現(xiàn)檔案信息化后，用戶(hù)可以借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)非檔案信息24小時(shí)檢索查詢(xún)。
三是檔案信息化使檔案利用近在咫尺。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，查詢(xún)異地檔案要跋山涉水到辦案單位查詢(xún)相關(guān)內(nèi)容，且利用率偏低。但在檔案信息化條件下，借助網(wǎng)絡(luò)通過(guò)合理設(shè)置檢索條件，可以輕而易舉地跨地市進(jìn)行查詢(xún)，實(shí)現(xiàn)對(duì)所有檔案保管單位入網(wǎng)信息“全、準(zhǔn)、快”的檢索。
二、公安檔案信息化工作中存在的問(wèn)題
（一）檔案信息化管理沒(méi)有引起高度重視。近年來(lái)，公安檔案工作參與了檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)工作，但多是被動(dòng)迎接考核，并沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到公安檔案的重要性。從領(lǐng)導(dǎo)到具體工作民警都沒(méi)有在思想上引起高度重視，普遍存在重業(yè)務(wù)、輕檔案的思想，工作做完后就不愿意再認(rèn)真仔細(xì)地整理歸檔材料，容易造成材料保管不善、遺失或漏缺的情況。少數(shù)檔案收集不完整、不及時(shí)，且排列混亂，影響了檔案的提供利用。
（二）基層檔案信息化工作常常是說(shuō)起來(lái)重要，忙起來(lái)不要，檢查驗(yàn)收前才臨時(shí)抱佛腳，把若干年的資料搬出來(lái)搞突擊整理，這樣一來(lái)既會(huì)丟失資料又會(huì)導(dǎo)致檔案整理編目不齊備、不規(guī)范。其次，沒(méi)有配備專(zhuān)職檔案管理員。大多數(shù)派出所由內(nèi)勤兼任檔案員，平時(shí)沒(méi)有固定時(shí)間整理檔案，非整不可時(shí)，就搞突擊，容易造成檔案不規(guī)范、不齊全。再次，檔案管理培訓(xùn)、指導(dǎo)不夠。多數(shù)基層單位的內(nèi)勤對(duì)檔案管理工作比較生疏，幾乎沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，整理檔案無(wú)法下手。
（三）管理觀念落后，信息化水平低。在當(dāng)今社會(huì)，管理觀念和管理方式的現(xiàn)代化已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的必然要求，而檔案的信息化管理也是檔案資源利用提出的新課題。要求全體檔案人員全面提高檔案信息化水平，需要過(guò)程和各方面的努力。
三、對(duì)公安檔案信息化的幾點(diǎn)思考
（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案意識(shí)。
公安檔案信息化管理工作是公安機(jī)關(guān)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，同其他工作一樣，領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好基層檔案工作的關(guān)鍵和前提條件。公安機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，特別是基層派出所的領(lǐng)導(dǎo)，要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性和緊迫性，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立相應(yīng)的檔案管理組織機(jī)構(gòu)，主要領(lǐng)導(dǎo)要負(fù)責(zé)親自抓，把檔案工作列入議事日程。要建立責(zé)任制，一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)，把基層檔案工作作為派出所基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容和建設(shè)群眾滿(mǎn)意派出所的重要條件來(lái)抓，做到認(rèn)識(shí)到位，工作到位，保障到位。同時(shí)要積極組織民警認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行《檔案法》，要多渠道、多層次，多形式開(kāi)展《檔案法》的宣傳教育，不斷增強(qiáng)民警的檔案意識(shí)，使每個(gè)民警自覺(jué)做到從每份資料抓起，從每卷案卷抓起，一步一個(gè)腳印地把檔案管理工作落到實(shí)處。
（二）加強(qiáng)公安檔案信息化人才的培養(yǎng)和指導(dǎo)。
檔案管理工作“以人為本”。面對(duì)公安檔案工作任務(wù)日趨繁重、管理水平要求越來(lái)越高的新形勢(shì)，要把加大檔案工作教育培訓(xùn)工作、加快檔案人才培養(yǎng)、提高全體民警檔案意識(shí)作為一項(xiàng)重要任務(wù)來(lái)抓。每年至少兩次有針對(duì)性地組織全局專(zhuān)（兼）職檔案管理人員開(kāi)展專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、觀摩學(xué)習(xí)、以會(huì)代訓(xùn)、互幫互學(xué)等活動(dòng)，逐步從理論、專(zhuān)業(yè)、文字、管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平等方面提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，更好地開(kāi)展檔案管理工作，并對(duì)基層民警進(jìn)行有效指導(dǎo)，從而保障文件歸檔工作的規(guī)范化和科學(xué)化，提高檔案管理工作的水平。同時(shí)，上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督檢查，定期或不定期地深入派出所檢查指導(dǎo)檔案工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)通報(bào)，督促整改，力促規(guī)范。
（三）充分利用，服務(wù)實(shí)戰(zhàn)。要更新觀念，加快各類(lèi)檔案的著錄速度，改進(jìn)傳統(tǒng)調(diào)檔模式，讓檔案查詢(xún)窗口能夠?yàn)椴殚喺咛峁└咝?yōu)質(zhì)的服務(wù)，將檔案信息化管理活起來(lái)，真正實(shí)現(xiàn)24小時(shí)全程檢索。要主動(dòng)了解本單位工作動(dòng)態(tài)，調(diào)查檔案利用需求，深層次、多角度、全方位地開(kāi)發(fā)檔案信息資源。
1 人事檔案管理工作信息化的重要性
人事檔案管理工作信息化是指在人事檔案管理工作中運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)人事檔案資料進(jìn)行合理的優(yōu)化和配置。人事檔案管理工作經(jīng)過(guò)了幾個(gè)階段：在傳統(tǒng)的檔案管理中，人們對(duì)檔案的管理僅僅停留在紙質(zhì)文檔上，并且全程是由手工去完成。這種信息化程度很低的檔案管理方式致使檔案管理的安全度缺乏保障，在檔案資料收集、歸檔、儲(chǔ)存和調(diào)用中容易出現(xiàn)各種問(wèn)題。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)被準(zhǔn)備運(yùn)用于檔案管理中，采用信息化技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔和電子文檔雙模式的方式進(jìn)行檔案儲(chǔ)存，為人事檔案管理帶來(lái)諸多便利，同時(shí)極大提升了人事檔案管理的效率和安全度，具有極其重要的意義。
1.1 促進(jìn)單位用工管理水平的發(fā)展
對(duì)每個(gè)單位來(lái)說(shuō)，人事檔案管理工作中使用信息化技術(shù)可以有效的提升人事檔案管理的質(zhì)量和效率，同時(shí)也為員工辦理各種必要的手續(xù)提供更多的便利，舉例來(lái)說(shuō)，可以根據(jù)個(gè)人人事檔案來(lái)辦理公積金和養(yǎng)老保險(xiǎn)等，在工資調(diào)整和計(jì)算工齡的時(shí)候也可以有更加準(zhǔn)確的參考依據(jù)。同時(shí)對(duì)員工的人動(dòng)也可以提供更多的依據(jù)，從而對(duì)人事管理工作的順利開(kāi)展提供更多的優(yōu)勢(shì)條件。
1.2 為選拔人才提供更加充分和有效的依據(jù)
人事檔案的內(nèi)容比較多，涉及的面也比較寬，所以它也成為了反映個(gè)人信息的一個(gè)有效的依據(jù)，人事管理活動(dòng)中，人事檔案管理也是其中非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，因?yàn)闄n案信息所涵蓋的內(nèi)容比較多，同時(shí)顯示內(nèi)容的時(shí)間跨度也非常大，所以如果繼續(xù)使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就會(huì)造成很多的不便，這樣也不利于檔案管理工作效率的提升，而在人事檔案管理工作中合理的應(yīng)用信息化技術(shù)就可以將紙質(zhì)文檔變成電子文檔，這就為記錄和檢索提供了更多的優(yōu)勢(shì)條件。這樣一來(lái)也可以將員工的檔案信息更加便利的及時(shí)的應(yīng)用到單位正常運(yùn)行中，管理者在工作的過(guò)程中完全可以根據(jù)單位的需要和員工的實(shí)際情況進(jìn)行人才選拔和人員調(diào)動(dòng)。
1.3 簡(jiǎn)化工作流程，提高人事檔案管理效率
在以往的很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，我國(guó)的人事管理一直都處在封閉的狀態(tài)中，人事檔案材料也大多以紙質(zhì)的形式來(lái)保存，這種工作方式會(huì)使得人事檔案的管理流程很復(fù)雜，同時(shí)需要完成的工作內(nèi)容也非常的多，不容易查找到需要的檔案信息。還容易造成優(yōu)秀人才被埋沒(méi)的狀況，在工作中實(shí)施了檔案信化之后可以對(duì)人事檔案信息進(jìn)行采集確認(rèn)和生成以及歸檔，之后再進(jìn)行利用，這樣就使得檔案管理人員在工作中不需要完成大量的人工工作，同時(shí)在這一過(guò)程中也可以隨時(shí)的抽調(diào)需要的人事檔案，同時(shí)也在這些檔案中發(fā)現(xiàn)有潛質(zhì)的優(yōu)秀人才。
2 加強(qiáng)人事檔案信息化的必要性
人事檔案管理是各單位日常管理工作的重要組成部分，人事檔案管理的信息化在單位管理中發(fā)揮著日益重要的作用。人事檔案管理為各單位提供重要的人動(dòng)數(shù)據(jù)，為單位做出各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)決策提供重要的參考依據(jù)。提升人事檔案管理工作信息化水平，有利于合理、高效優(yōu)化人員配置，完善各職能部門(mén)人事數(shù)據(jù)，真實(shí)、快速、準(zhǔn)確地記錄人事數(shù)據(jù)，并建立起寶貴的人事數(shù)據(jù)資料庫(kù)，從而提升人事檔案管理工作效率，使人事檔案管理工作水平更上一個(gè)新臺(tái)階。當(dāng)前，我國(guó)許多單位在人事檔案管理上面臨各種問(wèn)題，受各種瓶頸的制約，人事檔案管理水平長(zhǎng)期止步不前，不利于對(duì)專(zhuān)業(yè)人才數(shù)據(jù)的掌握，缺乏優(yōu)秀的人才作為支撐，最終導(dǎo)致發(fā)展?fàn)顩r出現(xiàn)困境。
3 當(dāng)前我國(guó)人事檔案工作信息化中存在的問(wèn)題
3.1 專(zhuān)業(yè)信息化檔案管理人員缺失
我國(guó)信息化水平不斷提高，同時(shí)我國(guó)人事檔案管理過(guò)程中存在的一些硬件方面的問(wèn)題也逐漸得到了解決，但是在信息化檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才方面還是存在著非常大的缺失，在我國(guó)的很多單位中都處在新老交替的階段，老員工在工作中不能嫻熟的應(yīng)用信息技術(shù)，但是在自己的崗位上還沒(méi)有退休，這就導(dǎo)致很多新的管理人員一直無(wú)法上崗，這樣的狀態(tài)就使得人事檔案信息化管理無(wú)法很好的得以發(fā)展和實(shí)現(xiàn)。
3.2 信息化管理制度缺乏
雖然我國(guó)的一些單位在人事檔案管理的過(guò)程中已經(jīng)使用了信息化的管理方式，但是在相關(guān)制度的建設(shè)方面還是存在著很大的不足，這樣也就使得檔案信息化管理無(wú)法得到一個(gè)強(qiáng)大的制度支撐，人事檔案工作的過(guò)程中也會(huì)呈現(xiàn)出非常大的隨意性，所以也容易導(dǎo)致各種問(wèn)題。
4 加強(qiáng)人事檔案管理工作信息化需要注意的事項(xiàng)
4.1 必須轉(zhuǎn)變思想觀念，把信息化
管理作為人事檔案管理的重要手段單位和檔案管理人員一定要把思想觀念從過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理模式中轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，緊跟時(shí)代潮流，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，使人事檔案管理工作更加規(guī)范、高效，為單位的發(fā)展提供有力的人力資源支撐。
4.2 建立健全人事檔案信息化管理制度，使檔案信息化管理更加科學(xué)、規(guī)范、合理
一些單位由于缺乏完善的人事檔案信息化管理制度，致使人事檔案信息化管理過(guò)程中出現(xiàn)諸多不規(guī)范的問(wèn)題，如人事檔案信息胡亂編入、檔案信息的存儲(chǔ)和保管沒(méi)有統(tǒng)一的方式，這樣容易致使人事檔案信息丟失，在檢索、調(diào)用時(shí)出現(xiàn)困難。針對(duì)這種情況，單位一定要建立一套適合自身的人事檔案信息化管理制度和方案，使人事檔案信息化管理能夠按照檔案管理制度要求開(kāi)展工作，確保人事檔案信息在收集、存儲(chǔ)、調(diào)用各個(gè)環(huán)節(jié)順暢，讓人事檔案信息化管理更具實(shí)效和活力。
關(guān)鍵詞：校會(huì)計(jì)檔案 信息化 創(chuàng)新
隨著國(guó)家社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，國(guó)家的綜合國(guó)力不斷增強(qiáng)。國(guó)家對(duì)教育的改革越來(lái)越深入，特別是全球信息化時(shí)代的來(lái)臨，不僅對(duì)高校各方面的工作產(chǎn)生很大的影響，也給高校的會(huì)計(jì)檔案工作帶來(lái)了深遠(yuǎn)的影響。隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化在高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的普及，加上高校的會(huì)計(jì)電算化工作得到了迅速的發(fā)展，如金蝶等會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用?；旧细淖兞烁咝鹘y(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案工作內(nèi)容。
主要表現(xiàn)為：（1）會(huì)計(jì)檔案的記載方式多樣化。從傳統(tǒng)手工制作的會(huì)計(jì)信息載體發(fā)展為現(xiàn)代的硬盤(pán)、軟盤(pán)、光盤(pán)等在內(nèi)的多種形式的電子會(huì)計(jì)檔案。（2）會(huì)計(jì)檔案保管高標(biāo)準(zhǔn)化。由于會(huì)計(jì)電算化存儲(chǔ)下的檔案具有易遭破壞易受電子干擾等特點(diǎn)，因此會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)條件的要求將比傳統(tǒng)的存儲(chǔ)條件更加嚴(yán)格。（3）會(huì)計(jì)檔案信息查詢(xún)與使用更加規(guī)范且更加的保密化。會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施與應(yīng)用，除了以電算化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工制作、查閱，還能實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作規(guī)范、保密化外。不僅保證了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的安全，還對(duì)磁性載體的存儲(chǔ)、復(fù)制等工作提出更高的要求。因此高校必須對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作進(jìn)行改革，盡快推動(dòng)高校會(huì)計(jì)檔案工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，促進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案工作的信息、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)順應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形式，適應(yīng)信息化時(shí)展的新任務(wù)和新要求，為高校檔案的改革與發(fā)展做出巨大的貢獻(xiàn)。因此，對(duì)促進(jìn)新時(shí)代霞時(shí)代高校會(huì)計(jì)檔案工作的開(kāi)展，提出以下幾點(diǎn)建議。
一、要改變會(huì)計(jì)檔案工作人員的傳統(tǒng)思想
高校會(huì)計(jì)檔案工作人員要改變傳統(tǒng)的模式思維，及時(shí)適應(yīng)新時(shí)代對(duì)會(huì)計(jì)檔案的新要求，一切從實(shí)際出發(fā)，以創(chuàng)新的思維。在科學(xué)發(fā)展觀和以人為本思想的指導(dǎo)下，研究和解決高校檔案工作中可能出現(xiàn)的新問(wèn)題，努力實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案工作觀念的轉(zhuǎn)變。目前，我國(guó)許多高校的會(huì)計(jì)檔案工作仍然停留在人力的水平上，整理、裝訂，是一個(gè)很費(fèi)時(shí)、費(fèi)力氣的工作，很難產(chǎn)生很好的經(jīng)濟(jì)效益。因此應(yīng)認(rèn)真研究查詢(xún)檔案者的心理，力爭(zhēng)使審批程序做到簡(jiǎn)單、嚴(yán)謹(jǐn)、且高效率地滿(mǎn)足不同檔案查詢(xún)者的需求，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)代化。高校會(huì)計(jì)檔案工作的創(chuàng)新不僅要求會(huì)計(jì)檔案管理人員具備良好的專(zhuān)業(yè)、創(chuàng)新意識(shí)與創(chuàng)新能力，當(dāng)然還必須懂得會(huì)計(jì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟悉會(huì)計(jì)電算化的操作流程等基礎(chǔ)知識(shí)，具備信息化條件下計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用知識(shí)。各高校除要為檔案管理人員營(yíng)造創(chuàng)新的氛圍外，還要制定目標(biāo)激勵(lì)考核機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高且更新會(huì)計(jì)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和層次，以適應(yīng)新時(shí)代下高校會(huì)計(jì)檔案管理工作不斷發(fā)展的迫切需要。
二、要在會(huì)計(jì)檔案管理工作的信息化上有所創(chuàng)新
隨著高校信息化和網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，高校會(huì)計(jì)電算化得到了普遍的應(yīng)用，給高校會(huì)計(jì)檔案工作內(nèi)容帶來(lái)了很多新的變化，同時(shí)也出現(xiàn)了許多新的要求。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案工作已不能滿(mǎn)足我國(guó)高校高等教育改革發(fā)展的需要，創(chuàng)新已是新時(shí)期會(huì)計(jì)檔案工作的迫切要求。首先要在收集內(nèi)容上有所創(chuàng)新。不僅要收集相關(guān)會(huì)計(jì)的原始憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等重要資料，還要將會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的所有會(huì)計(jì)分析資料、財(cái)務(wù)報(bào)告等文件全部納入學(xué)校會(huì)計(jì)檔案工作范圍內(nèi)，以滿(mǎn)足不同人員研究分析問(wèn)題，作出與學(xué)校發(fā)展的重大決策。其次也要在整理會(huì)計(jì)檔案上有所創(chuàng)新。高校會(huì)計(jì)檔案整理要根據(jù)每個(gè)高校自身發(fā)展的不同形式，在做到會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)范、保密的前提下，力求簡(jiǎn)化工作程序，提高辦事效率。再次要在會(huì)計(jì)檔案管理上有所創(chuàng)新。要求我們不僅要做到信息化管理，還要做到規(guī)范化管理。會(huì)計(jì)檔案從初始手機(jī)錄入、清理整理到最后入檔、存入電腦，其分類(lèi)、編號(hào)及檔案目錄都要符合學(xué)校嚴(yán)格的標(biāo)規(guī)定，做到清晰、明確、完整、避免遺失。最后要求我們?cè)谥贫壬弦兴鶆?chuàng)新。應(yīng)該建立完整的符合學(xué)校發(fā)展實(shí)際會(huì)計(jì)檔案保管制度。在保管形式上，應(yīng)既包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)信息的記錄，也應(yīng)包括信息化條件下的硬盤(pán)、軟盤(pán)、等存有會(huì)計(jì)信息的磁性電子載體，還應(yīng)將各種會(huì)計(jì)系統(tǒng)的文件、數(shù)據(jù)構(gòu)成文件及檔案各類(lèi)編碼編號(hào)等系統(tǒng)開(kāi)發(fā)檔案資料納入會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)檔案的保管范圍內(nèi)，做到會(huì)計(jì)電算化檔案保管的完整性與規(guī)范性。在保管方式上，對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案記錄應(yīng)加強(qiáng)日常的監(jiān)督管理，并且要對(duì)磁性電子載體必須要采取以只讀文件的形式予以保存，且要做到實(shí)行雙重備份，防止丟失。還要做到異地保管，最大程度上實(shí)現(xiàn)其保密性。同時(shí)建立完善的會(huì)計(jì)檔案日常檢查監(jiān)督考核制度。除了定期檢查會(huì)計(jì)檔案是否受潮、受磁、霉?fàn)€等自然損壞及人為損壞外，高校的財(cái)務(wù)同時(shí)也要安排專(zhuān)門(mén)的預(yù)算，對(duì)保管會(huì)計(jì)檔案的軟硬件進(jìn)行定期的維護(hù)升級(jí)。還要定期地對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行實(shí)地檢查，加大監(jiān)督力度，不斷促進(jìn)高校電算化會(huì)計(jì)檔案管理水平的提高。建立完善的會(huì)計(jì)檔案查閱與使用權(quán)限制度。各高校應(yīng)建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案查閱的審批程序和規(guī)章制度，嚴(yán)禁會(huì)計(jì)檔隨意亂放，隨意復(fù)制，隨意查閱，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的安全性和保密性。
關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化；數(shù)字化管理
1 工程設(shè)計(jì)單位檔案工作的特點(diǎn)
檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的歷史記錄，科技檔案是其一個(gè)分支，是人們從事自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)管理、基本建設(shè)活動(dòng)的產(chǎn)物。它在生產(chǎn)活動(dòng)中形成，又為生產(chǎn)、管理、科研服務(wù)。不同領(lǐng)域形成的科技檔案內(nèi)容、性質(zhì)、記錄手段等都有自己的特性。
中煤科工集團(tuán)沈陽(yáng)設(shè)計(jì)研究院有限公司是一家以煤炭行業(yè)為主，同時(shí)擁有建筑、環(huán)保、民爆、路橋等多種行業(yè)甲級(jí)設(shè)計(jì)資質(zhì)的綜合型工程設(shè)計(jì)單位。這樣一個(gè)歷史悠久、多學(xué)科、多專(zhuān)業(yè)的知識(shí)技術(shù)密集型的科研設(shè)計(jì)單位，其科技檔案管理工作是整個(gè)社會(huì)廣義的檔案工作的一個(gè)縮影?？萍紮n案內(nèi)容涵蓋了建院以來(lái)幾十年的生產(chǎn)、設(shè)計(jì)等活動(dòng)形成的所有文件，例如工程設(shè)計(jì)文件、圖紙等。這些工程技術(shù)資料直接記錄了設(shè)計(jì)人員的設(shè)計(jì)思想、設(shè)計(jì)理念與方法，是廣大設(shè)計(jì)人員智慧的結(jié)晶，真實(shí)地記錄了設(shè)計(jì)及生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)的整個(gè)歷史過(guò)程。
科研設(shè)計(jì)單位的生產(chǎn)活動(dòng)具有創(chuàng)新與繼承并存的特點(diǎn)。一項(xiàng)完美的設(shè)計(jì)除需要有獨(dú)到的創(chuàng)造性外，更離不開(kāi)對(duì)前人設(shè)計(jì)成果的借鑒的繼承，是在繼承的基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新。這就決定了工程設(shè)計(jì)檔案有別于其他的檔案的特性：即通用性和利用頻繁性。工程設(shè)計(jì)的圖紙文件除了用于某一特定的工程建設(shè)項(xiàng)目外，還可用于其他工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)工作中，在其他設(shè)計(jì)中套用其中一部分甚至全部圖紙文件。而且一套圖紙?jiān)谳^長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)可能被多次的利用。我院檔案閱覽室每天接待借閱查詢(xún)少則十幾人，多則幾十人次。
鑒于工程設(shè)計(jì)檔案的以上特性，如何提高檔案管理的工作效率，使檔案對(duì)工程設(shè)計(jì)工作發(fā)揮出更大的作用是我們專(zhuān)門(mén)從事檔案工作的管理人員應(yīng)該考慮的問(wèn)題。
2 做好基礎(chǔ)工作，加快檔案數(shù)字化管理進(jìn)程
在過(guò)去的幾十年中，檔案管理以紙質(zhì)載體保管，卡片手工檢索借閱的工作方式為主要管理模式，這種傳統(tǒng)的管理與借閱方式也為我院的歷史發(fā)展做出了不可磨滅的貢獻(xiàn)。但隨著社會(huì)的進(jìn)步，科學(xué)的發(fā)展，原始的落后的工作方法已不再適應(yīng)現(xiàn)代化的、快節(jié)奏的工作環(huán)境需要，必將退出歷史舞臺(tái)，被新的管理方式所取代。
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已深入到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，信息化已成為社會(huì)發(fā)展的重要標(biāo)志。科技檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心也開(kāi)始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移，科技檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，是新世紀(jì)檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。有局域網(wǎng)作依托，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化管理是提高檔案管理工作效率，更好地服務(wù)于設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)、管理工作的有效途徑。
實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化管理，需要做好以下幾項(xiàng)基礎(chǔ)工作。
2.1 制度約束與部門(mén)合作
數(shù)字化檔案來(lái)自不同部門(mén)，頭緒繁多。其收集、歸檔工作需要有相關(guān)制度的約束，使歸檔工作成為一種自覺(jué)行動(dòng)才能保證檔案歸檔的及時(shí)、完整。另外，做好數(shù)字檔案歸檔、管理工作不是檔案管理一個(gè)部門(mén)的事，必須有相關(guān)部門(mén)的通力合作。計(jì)算機(jī)管理部門(mén)是數(shù)字化文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理數(shù)字化信息的專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)，在檔案數(shù)字化管理工作中處于舉足輕重的地位。我院在開(kāi)始檔案信息化管理工作伊始首先重新調(diào)整組織機(jī)構(gòu)，檔案管理、情報(bào)、計(jì)算機(jī)中心合并為信息中心，新的組織機(jī)構(gòu)為檔案數(shù)字化及以后的信息化建設(shè)工作的發(fā)展提供了有力條件。
2.2 檢索目錄的數(shù)字化
實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理是個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，需要投入人力、物力和時(shí)間做大量的準(zhǔn)備工作。完成檢索目錄的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)微機(jī)檢索是第一步。我院的信息中心利用本部門(mén)的計(jì)算機(jī)人員優(yōu)勢(shì)，自行開(kāi)發(fā)了《電子檔案管理系統(tǒng)》，建立了檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了檔案卡片手工檢索向現(xiàn)代化的電子檢索的飛躍。這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，使檔案檢索工作更快捷、更準(zhǔn)確，大大縮短了設(shè)計(jì)人員借閱檔案的時(shí)間，為我院檔案管理的數(shù)字化、信息化工作奠定了基礎(chǔ)。
2.3 檔案內(nèi)容數(shù)字化及保管
科技檔案內(nèi)容的數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要前提。具體包括兩部分：一是，由于辦公自動(dòng)化的不斷深入，形成大量的電子文件。如我院設(shè)計(jì)人員利用計(jì)算機(jī)軟件繪制的CAD文件和設(shè)計(jì)文件等。二是，對(duì)已歸檔保存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描并進(jìn)行文字識(shí)別及矢量化處理，使之變成電子版檔案。
紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的實(shí)踐，已經(jīng)總結(jié)出了一套工作流程及方法、原則，如歸檔制度、借閱制度等。而數(shù)字檔案的歸檔、保管等工作有與之截然不同的具體要求。在使用圖檔軟件的前主要做到以下幾點(diǎn)：一是，各部門(mén)指定一名負(fù)責(zé)人對(duì)該部門(mén)形成的數(shù)字檔案進(jìn)行審核，統(tǒng)一歸檔，并嚴(yán)格履行驗(yàn)收簽名手續(xù)，以確保檔案的完整與真實(shí)。二是，為保證數(shù)字檔案的安全，嚴(yán)防病毒、黑客的入侵，專(zhuān)機(jī)接收電子檔案，并采用防火墻技術(shù)和防入侵檢測(cè)技術(shù)。三是，用一次性寫(xiě)入型光盤(pán)作為電子檔案的載體進(jìn)行長(zhǎng)期異地保存，并嚴(yán)格保證光盤(pán)保存環(huán)境要求。
2.4 加快檔案信息化管理進(jìn)程
有了檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)，繼之檔案信息化建設(shè)是檔案管理和發(fā)展的必然趨勢(shì)，只有在現(xiàn)代化的管理手段前提下，檔案才能真正發(fā)揮出其“信息”潛能，提高工作效率，才能更好地參與生產(chǎn)、服務(wù)生產(chǎn)，從而更好地為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。建設(shè)檔案信息化管理，首先是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。我院投入人力物力建設(shè)了局域網(wǎng)，購(gòu)置了電子檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)就了檔案信息化假設(shè)的核心。其次，必不可少的要進(jìn)行員工培訓(xùn)。檔案管理部門(mén)檔案外延的擴(kuò)大，管理職能的改變，管理人員的素質(zhì)也必須適應(yīng)相應(yīng)的變革。最后，進(jìn)一步建設(shè)完善電子檔案管理制度，明確歸檔范圍，歸檔流程及方式，歸檔電子文件格式，力求從管理上和技術(shù)上保證電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性。
關(guān)鍵詞：新時(shí)期 信息化技 檔案管理
隨著信息科技的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)成為現(xiàn)代管理工作中不可或缺的工具，在提高管理精度和進(jìn)度中發(fā)揮了極其重要的作用。作為一個(gè)單位運(yùn)行管理重要一環(huán)的檔案管理工作，卻仍然停留在“以紙質(zhì)檔案為主、信息化檔案為輔”的狀況下，與時(shí)代的要求及事業(yè)的發(fā)展之間存在較大的不適應(yīng)性。如何探索運(yùn)用信息化技術(shù)強(qiáng)化檔案管理工作，對(duì)提升檔案管理工作科學(xué)化水平有著重要的意義。
1.當(dāng)前檔案信息化管理中存在的不足
檔案管理旨在保存資料、記錄歷史、服務(wù)發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理手段是將記錄分門(mén)類(lèi)別地存放在檔案室中，其管理重心就放在了收集記錄、編目編冊(cè)及日常管理等環(huán)節(jié)上。隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理已逐漸無(wú)法滿(mǎn)足事業(yè)發(fā)展需求，其不足之處正日漸顯現(xiàn)。
1.1工作任務(wù)與人力資源之間存在的矛盾
隨著事業(yè)的發(fā)展，檔案資料來(lái)源日趨多元化，使周期性的收集記錄、編目編冊(cè)工作任務(wù)變得越來(lái)越繁重。往往是只有一名檔案管理人員，必須同時(shí)兼顧周期性的檔案歸檔工作和檔案日常管理工作，且檔案管理人員對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用能力普遍較差，為檔案管理工作形成了巨大的壓力。
1.2檔案數(shù)量與保存空間之間存在的矛盾
一個(gè)單位經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展和積累，檔案數(shù)量日漸龐大，檔案室的空間則日趨緊張。而檔案室在建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)上有著規(guī)范的要求，很多單位在建設(shè)檔案室時(shí)往往缺乏前瞻性，沒(méi)有預(yù)留足夠大的空間，對(duì)實(shí)體檔案的保存形成了較大的制約。
1.3檔案調(diào)閱與運(yùn)用需求之間存在的矛盾
傳統(tǒng)檔案的調(diào)閱存在現(xiàn)場(chǎng)性、單一性等特征。調(diào)閱人員必須到檔案室現(xiàn)場(chǎng)，且要在檔案室里“大海撈針”，造成了調(diào)閱效率低下。此外，還存在資料一經(jīng)借出，其他人無(wú)法查閱的問(wèn)題以及外地工作人員無(wú)法遠(yuǎn)程查閱的問(wèn)題，對(duì)檔案的運(yùn)用效率造成了較大的影響。
1.4長(zhǎng)期保存與安全保障之間存在的矛盾
傳統(tǒng)的檔案多為紙質(zhì)記錄，雖然檔案室按照較高的規(guī)范建設(shè)而成，對(duì)檔案起到了較好的保護(hù)作用。但在借出過(guò)程中及保存過(guò)程中往往會(huì)出現(xiàn)一些不可預(yù)料的因素，使檔案的長(zhǎng)期性保存存在隱患。
2.以信息化技術(shù)融入新形勢(shì)下的檔案管理工作
傳統(tǒng)檔案管理存在的不足的矛盾，迫切需要引入信息化管理手段加以改進(jìn)、予以破解。結(jié)合本人的思考和實(shí)踐，筆者認(rèn)為，在運(yùn)用信息化技術(shù)強(qiáng)化新形勢(shì)下的檔案管理工作中，必須抓好以下工作：
2.1立足規(guī)范性，建立規(guī)范的管理體系規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作是檔案管理信息化建設(shè)的前提。制定和實(shí)施檔案信息化工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的必然要求，是提高工作質(zhì)量和效率的前提所在。由于現(xiàn)行的檔案學(xué)學(xué)科理論較為陳舊，使檔案信息化建設(shè)無(wú)現(xiàn)成可借鑒的管理規(guī)范。因此，在引入信息化技術(shù)管理檔案的前期，必須立足規(guī)范化建設(shè)，著眼于建立一套全新的符合本單位檔案管理工作實(shí)際、適應(yīng)單位事業(yè)發(fā)展需求的檔案信息化管理體系。在建設(shè)過(guò)程中，首先要解決紙質(zhì)檔案數(shù)字化的規(guī)范問(wèn)題，按照各類(lèi)紙質(zhì)檔案的不同需求，明確其轉(zhuǎn)化為電子文檔的方式、類(lèi)型及參數(shù)等要求和操作規(guī)程；其次要解決電子文檔歸檔的規(guī)范問(wèn)題，按照不同類(lèi)型的電子文檔，明確其編制規(guī)范和歸檔流程；再次要解決數(shù)字化檔案日常管理的規(guī)范問(wèn)題，在制定實(shí)施數(shù)字化檔案分類(lèi)編號(hào)原則的基礎(chǔ)上，對(duì)收集、整理、調(diào)用等環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的流程、記錄、權(quán)限和審批程序，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化發(fā)展。
2.2保障安全性，落實(shí)可靠的防護(hù)措施信息化技術(shù)是把“雙刃劍”，其在為檔案信息化管理工作帶來(lái)便利的同時(shí)，也為檔案管理工作的安全帶來(lái)的極大的要求和挑戰(zhàn)。檔案管理的先決條件就是真實(shí)和安全，而這也是檔案管理中的重中之重、難中之難。應(yīng)該預(yù)見(jiàn)的是，檔案的信息化管理和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理還將在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)期內(nèi)并存，對(duì)檔案管理工作的真實(shí)性和安全性構(gòu)成“雙保險(xiǎn)”。因此，在落實(shí)并加強(qiáng)傳統(tǒng)檔案管理安全防護(hù)措施的同時(shí)，要大力加強(qiáng)信息化技術(shù)引入后的安全防范，為檔案信息化管理工作的發(fā)展提供安全保障。在強(qiáng)化安全防范過(guò)程中，首先要從檔案管理人員入手，制定落實(shí)相應(yīng)的安全管理守則，提高檔案人員的安全防護(hù)能力，守住檔案信息化安全的第一道保護(hù)屏障；其次要從硬件日常安全管理入手，制定實(shí)施身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)制度，消除網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)檔案信息化管理的威脅。
【關(guān)鍵詞】計(jì)劃生育檔案；檔案管理；規(guī)范化；管理制度；資金投入
為提高計(jì)劃生育服務(wù)水平，確保各項(xiàng)工作的制度化和規(guī)范化，采取相應(yīng)措施，提高檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化是必要的。但目前在管理工作中，一些管理人員的綜合技能偏低，制約檔案管理水平的提升，需要采取措施改進(jìn)和完善。
一、新形勢(shì)下計(jì)劃生育檔案管理工作規(guī)范化的意義
采取相應(yīng)措施，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化具有重要作用，也是必須重視和關(guān)注的內(nèi)容，其重要意義表現(xiàn)在以下方面：
（一）有利于實(shí)現(xiàn)信息互通。規(guī)范檔案管理，有利于檔案管理人員和利用者進(jìn)行有效交流和溝通，為檔案資料查閱和利用創(chuàng)造便利。通過(guò)對(duì)檔案信息的記錄、采集和查閱，可以對(duì)計(jì)劃生育檔案的政策法規(guī)、生育指標(biāo)、生育措施、優(yōu)惠政策等資料進(jìn)行整理和歸納。進(jìn)而有效解答人民群眾遇到的疑惑和困難，促進(jìn)信息有效交流和溝通。
（二）有利于方便管理決策。計(jì)劃生育檔案記錄計(jì)劃生育檔案政策的執(zhí)行和落實(shí)情況，采取措施促進(jìn)檔案管理規(guī)范化，有利于管理部門(mén)在作出相關(guān)決策時(shí)，具有可靠的參考資料和依據(jù)。在制定計(jì)劃生育決策時(shí)，通過(guò)查閱各項(xiàng)歷史資料和記錄，進(jìn)行對(duì)比和分析，然后結(jié)合當(dāng)前計(jì)劃生育工作實(shí)際，有針對(duì)性地制定解決方案。不僅提高決策水平，還能推動(dòng)計(jì)劃生育各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。
（三）為流動(dòng)人口提供服務(wù)。促進(jìn)計(jì)劃生育檔案管理規(guī)范化，建立并完善檔案管理制度，能對(duì)流動(dòng)人口的數(shù)量和方向進(jìn)行準(zhǔn)確把握，及時(shí)掌握流動(dòng)人口的婚育情況，了解不同地區(qū)計(jì)劃生育執(zhí)行效果和人口流動(dòng)情況。并且還可以實(shí)現(xiàn)信息交流與互動(dòng)，構(gòu)建計(jì)劃生育信息交流平臺(tái)，防止工作疏漏，促進(jìn)計(jì)劃生育檔案管理水平的提高。
二、新形勢(shì)下計(jì)劃生育檔案管理工作的不足
由于相關(guān)制度沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)，一些管理人員素質(zhì)偏低，制約檔案管理水平提升，存在的不足表現(xiàn)在以下方面：
（一）制度缺失。一些單位的計(jì)劃生育檔案管理制度不完善，相關(guān)人員職責(zé)不明確，制約各項(xiàng)工作有效開(kāi)展下去。獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制不健全，難以有效調(diào)動(dòng)管理人員的積極性。管理人員的培訓(xùn)機(jī)制不完善，難以有效提升管理人員素質(zhì)，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握程度不夠，制約檔案管理工作水平的提升。
（二）投入不足。相關(guān)單位將工作重心放在其他方面，對(duì)檔案管理不夠重視，資金投入不足，難以有效提升檔案管理工作水平。由于資金缺失，計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備等投入不夠，忽視設(shè)備更新和完善。管理人員培訓(xùn)的資金投入不足，難以提高他們的素質(zhì)。獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制不健全，制約管理人員素質(zhì)的提高。
（三）管理不當(dāng)。一些檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)淡薄，管理臺(tái)賬不完善，沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行管理范措施。對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用存在不足，管理流程不規(guī)范，難以提高計(jì)劃生育檔案管理水平。
三、新形勢(shì)下計(jì)劃生育檔案管理工作規(guī)范化的路徑
為彌補(bǔ)存在的不足，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化，可以采取以下改進(jìn)措施：
（一）健全制度，明確責(zé)任。建立健全完善的檔案管理制度，明確管理人員職責(zé)，推動(dòng)管理工作制度化和規(guī)范化。建立并嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制，讓檔案管理人員認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)制度措施，提高管理工作的規(guī)范化水平。建立完善的管理人員培訓(xùn)制度，落實(shí)獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，讓管理人員努力開(kāi)展工作，提高計(jì)劃生育檔案管理水平。
（二）增加投入，強(qiáng)化管理。增加相應(yīng)的資金投入，合理安排檔案管理預(yù)算，滿(mǎn)足各項(xiàng)工作需要。資金投入用于管理人員工資、管理人員培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)和掃描設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)和更新等。要加大資金投入，滿(mǎn)足檔案管理的資金需要，為各項(xiàng)活動(dòng)順利開(kāi)展提供資金支持。重視資金使用的監(jiān)督和管理，確保各項(xiàng)資金落實(shí)到位，使其為計(jì)劃生育檔案管理工作的有效開(kāi)展提供保障。
（三）健全臺(tái)賬，規(guī)范管理。根據(jù)計(jì)劃生育檔案管理的相關(guān)規(guī)定，制定健全完善的制度措施，有效規(guī)范檔案管理。在建立健全本單位檔案資料管理制度的同時(shí)，還要嚴(yán)格管理規(guī)章制度，明確相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)限，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化。另外還要建立并完善本單位的檔案卷宗目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、查詢(xún)借閱登記簿、利用登記簿等。建立計(jì)劃生育檔案安全檢查、檔案庫(kù)存溫度和濕度記錄簿，有效規(guī)范和引導(dǎo)各項(xiàng)工作，努力提高檔案管理水平。
（四）改進(jìn)服務(wù)，注重利用。提高檔案管理人員素質(zhì)，改進(jìn)服務(wù)，為檔案資料使用人員提供熱情、周到的服務(wù)，提高人們的滿(mǎn)意度。構(gòu)建完善的管理服務(wù)系統(tǒng)和信息平臺(tái)，方便檔案資料查閱。注重對(duì)計(jì)劃生育檔案資料的查閱和利用，對(duì)檔案資料進(jìn)行整理和匯編。從而為決策者提供便捷服務(wù)，讓利用人員能夠高效、便捷、迅速使用所需要的檔案資源，最大限度挖掘檔案的利用價(jià)值，為計(jì)劃生育各項(xiàng)工作順利開(kāi)展提供參考和依據(jù)。
四、結(jié)語(yǔ)
總之，推動(dòng)計(jì)劃生育檔案管理規(guī)范化具有重要意義。作為管理人員，應(yīng)該明確不足，健全并落實(shí)各項(xiàng)制度措施，增加資金投入，注重檔案資源利用和開(kāi)發(fā)。從而有效規(guī)范檔案管理工作，提高服務(wù)水平，為計(jì)劃生育各項(xiàng)工作開(kāi)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
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一、檔案管理工作存在的問(wèn)題
（一）檔案管理意識(shí)還不夠強(qiáng)
具體表現(xiàn)在一是檔案管理機(jī)構(gòu)不健全。部分單位檔案管理組織機(jī)構(gòu)不健全或認(rèn)為檔案管理不重要，至今沒(méi)有爭(zhēng)取到機(jī)構(gòu)編制，也沒(méi)有設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，甚至有些基層單位還沒(méi)有專(zhuān)人管理檔案。二是檔案管理責(zé)任意識(shí)淡薄。一些基層單位對(duì)檔案管理在思想認(rèn)識(shí)上有誤區(qū)，主要領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案管理人員兼職管理，時(shí)間精力擺布不到位，導(dǎo)致檔案管理混亂，音像資料和原始文件保存不完整等。三是檔案管理力量薄弱。一些單位缺乏人手，沒(méi)有專(zhuān)職人員管理檔案，由辦公室或者離退休老同志兼職幫助管理，責(zé)任意識(shí)淡薄，對(duì)檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂、保存等不到位，導(dǎo)致一些重要檔案資料整理歸檔不及時(shí)，檔案管理工作明顯滯后。
（二）檔案管理工作還不夠科學(xué)規(guī)范
一是檔案管理秩序混亂。一些基層單位由于長(zhǎng)期缺乏科學(xué)有效的管理方法和手段，一些規(guī)章制度不夠規(guī)范，檔案資料收集歸檔等缺乏有效制約考核，造成了管理秩序混亂。二是檔案整理不規(guī)范。部分基層單位對(duì)檔案管理工作不夠重視，對(duì)新進(jìn)工作人員、調(diào)入人員或者退休人員的檔案沒(méi)有及時(shí)歸檔，同時(shí)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案目錄與實(shí)際內(nèi)容很多不符，給查找利用帶來(lái)不便，也造成了檔案資料的遺失遺漏等問(wèn)題發(fā)生。三是檔案管理手段落后。由于體制的問(wèn)題，檔案管理員一直沒(méi)有專(zhuān)職的，大部分都是兼職，一些年齡較大的同志被單位領(lǐng)導(dǎo)安排擔(dān)任檔案管理員或者檔案管理人員變動(dòng)頻繁或者青黃不接，同時(shí)一些老同志計(jì)算機(jī)水平較低，不知道如何運(yùn)作計(jì)算機(jī)操作檔案管理系統(tǒng)軟件，往往造成工作被動(dòng)，檔案管理系統(tǒng)形同虛設(shè)，無(wú)法推廣使用，導(dǎo)致檔案管理工作不能保持系統(tǒng)性和完整性。四是檔案管理基礎(chǔ)性工作還有待加強(qiáng)。檔案室硬件設(shè)施不齊全，部分單位檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后陳舊，辦公室和檔案室混用，甚至還沒(méi)有專(zhuān)用檔案室；有些檔案室達(dá)不到“八防”要求，引起檔案資料霉變、蟲(chóng)蛀，影響檔案美觀整潔完整；有些單位設(shè)備配置、檔案裝具都達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，甚至有些單位的檔案室還沒(méi)有最基本的檔案裝具。
（三）檔案管理人員的整體素質(zhì)還有待提高
一是檔案管理思想更新不及時(shí)。許多檔案人員對(duì)新時(shí)期新形勢(shì)下，對(duì)檔案工作崗位的價(jià)值缺乏認(rèn)知，思想上沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)干好檔案工作缺乏使命感、責(zé)任感。二是檔案管理員業(yè)務(wù)技能較差。一些檔案管理員對(duì)檔案工作的法律法規(guī)、政策和規(guī)章制度等知識(shí)知之甚少，缺乏檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，檔案管理工作基礎(chǔ)不扎實(shí)，還不能適應(yīng)檔案管理的需要，檔案管理整體質(zhì)量不高。三是檔案管理員不夠?qū)I(yè)。不少基層單位缺乏專(zhuān)業(yè)的方面檔案管理人員，檔案管理還處于邊干邊摸索的階段，對(duì)一些檔案管理的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)和概念相互混淆，迷糊不清，制約了檔案管理工作水平提升。
（四）檔案管理保障服務(wù)能力有待提升
一是檔案管理信息化建設(shè)落后。一些基層單位、部門(mén)包括兼職檔案管理員對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視程度不夠，認(rèn)為做好紙質(zhì)文件材料的歸檔工作就可以了，導(dǎo)致本單位、本部門(mén)形成的電子檔案建立不及時(shí)、疏于管理，電子檔案流失嚴(yán)重，直接影響檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。二是檔案管理數(shù)字化建設(shè)滯后。電子文件檔案形成后沒(méi)有及時(shí)輸入檔案管理系統(tǒng)，數(shù)字檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用率低，無(wú)法做到資源共享，不能滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)檔案信息資源的需要。三是檔案管理員不適應(yīng)工作。隨著計(jì)算機(jī)的普及，辦公自動(dòng)化設(shè)備的應(yīng)用，視聽(tīng)型檔案資源不斷涌現(xiàn)，一些檔案管理人員素質(zhì)不能適應(yīng)這種變化需要。
二、檔案管理的有關(guān)對(duì)策
（一）切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高思想認(rèn)識(shí)
搞好檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。一是充實(shí)機(jī)構(gòu)，落實(shí)責(zé)任。明確管理檔案工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)全部檔案日常工作及年度目標(biāo)考核，研究解決檔案工作中存在的問(wèn)題。二是配齊配強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍。通過(guò)公開(kāi)招聘、內(nèi)部交流、提拔任用等形式，選拔文化程度高、思想素質(zhì)強(qiáng)、文字能力水平高、計(jì)算機(jī)操作熟練、業(yè)務(wù)能力精通的工作人員充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。三是加強(qiáng)檔案管理宣傳工作。通過(guò)組織學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，提高檔案法制意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、大局意識(shí)，在全社會(huì)形成良好的檔案管理工作環(huán)境。
（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施，優(yōu)化軟硬件環(huán)境
一是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加大檔案管理建設(shè)經(jīng)費(fèi)的投入，配齊各種檔案設(shè)施設(shè)備。二是注重提升素質(zhì)能力。要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)。堅(jiān)持以個(gè)人自學(xué)為主，向書(shū)本學(xué)、向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)，立足崗位，在學(xué)中干，在干中學(xué)，不斷提升檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與管理水平。要強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。采取“走出去”的方式，組織檔案管理員到檔案管理先進(jìn)單位、先進(jìn)地區(qū)以及本地本部門(mén)檔案館跟班學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)理論與實(shí)踐的有機(jī)結(jié)合；采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的方式，邀請(qǐng)檔案管理專(zhuān)家、學(xué)者到單位舉辦檔案管理知識(shí)講座，對(duì)全體同志進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)授課，提升檔案管理知識(shí)普及率。要強(qiáng)化信息化培訓(xùn)。適應(yīng)檔案管理信息化的要求，加大對(duì)檔案管理員信息化方面培訓(xùn)，最大限度減少檔案信息的泄密，確保檔案管理的安全系數(shù)。
（三）建立健全管理體系，提高科學(xué)管理水平
要建立檔案綜合管理工作體系，對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)集中管理，規(guī)范檔案管理操作流程，對(duì)各類(lèi)檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷(xiāo)毀方面，確保手續(xù)齊全、檔案整理規(guī)范、檔案內(nèi)容完整。要完善檔案管理人員工作制度、材料收集制度、鑒別整理與核對(duì)歸檔制度、查（借）閱制度、保管與保護(hù)制度、保密制度、定期銷(xiāo)毀制度、交接制度等，通過(guò)建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，約束不規(guī)范行為，進(jìn)一步提升了檔案管理工作水平。
