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序論：在您撰寫采購管理系統(tǒng)時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
1.1系統(tǒng)的技術(shù)結(jié)構(gòu)框架
采購管理系統(tǒng)使用struts+sPring+Hibemate的結(jié)構(gòu)框架進行設計，近些年以來的系統(tǒng)開發(fā)過程中，不斷產(chǎn)生各種多層結(jié)構(gòu)框架的設計模式。Struts+Spring+Hibernate屬于其中的一種類型，SSH結(jié)構(gòu)框架是現(xiàn)階段應用較為廣泛的架構(gòu)體系，大多數(shù)大型企業(yè)的官方門戶網(wǎng)站都是選擇這種結(jié)構(gòu)框架作為企業(yè)業(yè)務管理的支撐架構(gòu)，其相應的實際開發(fā)應用流程己經(jīng)進入到成熟的發(fā)展階段。由于這個系統(tǒng)對于計算機網(wǎng)絡存在著一定程度的依賴性，因此對于計算機系統(tǒng)的網(wǎng)絡通信接口要求標準也相對較高。計算機網(wǎng)絡協(xié)議需要遵循相應的TCP/IP協(xié)議，另外應當確保8080端口處于不被占用的狀態(tài)，因此這系統(tǒng)的服務器默認形式通信連接端口為8080。
1.2數(shù)據(jù)庫表的設計原則
1）邏輯結(jié)構(gòu)的設計要點。使用表格的形式進行信息存儲處理，主要包含系統(tǒng)管理員的信息表、采購員的采購信息表、供應商的產(chǎn)品信息表、采購清單的信息表、競標單的信息表與供應單的產(chǎn)品信息表等。2）物理結(jié)構(gòu)的設計要點。采購管理系統(tǒng)具體使用的數(shù)據(jù)存儲要求為數(shù)據(jù)庫，各個數(shù)據(jù)選項應當在數(shù)據(jù)庫中進行存取操作，存取的單位是表格，存儲區(qū)域通常是存儲在系統(tǒng)的硬盤內(nèi)部，系統(tǒng)數(shù)據(jù)應當滿足保密性原則，各個系統(tǒng)用戶都需要設置各自的權(quán)限，只有達到權(quán)限標準的系統(tǒng)用戶才可以運用某項具體數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)用戶輸入相應的用戶名時需要進行權(quán)限判斷處理。
2采購管理系統(tǒng)的實現(xiàn)分析
2.1管理員模塊實現(xiàn)
選擇菜單項中的查看預審核采購訂單通知，可以看到當前需要進行審核操作的采購訂單通知數(shù)目和具體列表，選擇各個通知右邊位置的查看選項，可以查看到其它的具體通知。進行采購清單的管理時需要選擇菜單項中的匯總分配，可以看到當前需要操作的采購清單列表，這部分采購清單一般是對各種不同產(chǎn)品的具體要求。進行匯總時系統(tǒng)會將產(chǎn)品根據(jù)具體的類型進行分類處理，統(tǒng)計具體的總數(shù)量同時顯示出來。點選擇返回按鈕可以返回到之前出現(xiàn)的頁面。點擊選擇按鈕以后系統(tǒng)會相應顯示確認的提示性操作，選擇確定之后將對應的采購訂單分配到相應的采購員。在匯總分配過程中需要同時操作多個數(shù)據(jù)表：對于采購清單表實行相應的修改操作處理，狀態(tài)位置為1，對采購訂單表實行添加操作處理，對采購員和產(chǎn)品的對應關(guān)系表實行查詢處理。
2.2采購員模塊實現(xiàn)
輸入系統(tǒng)用戶名與密碼之后假如通過對應的數(shù)據(jù)庫驗證則會跳轉(zhuǎn)到對應的采購員功能頁面。選擇相應的采購訂單菜單，則可以進入到采購訂單的頁面。系統(tǒng)頁面顯示系統(tǒng)管理員要求采購員需要的采購訂單信息，選擇按鈕則會相應彈出需要確認的窗口。
2.3供應商模塊實現(xiàn)
供應商模塊通常包含了四個方面的實際功能，其分別為查看系統(tǒng)通知、競標、競標單管理與訂單管理。系統(tǒng)通知一般包含了兩個部分，其分別為查看待簽訂單通知與取消訂單通知，查看取消訂單通知通常只能夠查看由系統(tǒng)管理員取消的采購訂單。
3結(jié)束語
關(guān)鍵詞 采購管理；系統(tǒng)；設計
中圖分類號：TP315 文獻標識碼：A 文章編號：1671-7597（2013）22-0038-02
目前中國企業(yè)正接受著極大的生存挑戰(zhàn)，提高社會企業(yè)的競爭意識已經(jīng)成為企業(yè)領(lǐng)域的共同認識。對于我國社會的各種類型企業(yè)，提高企業(yè)管理質(zhì)量水平和完善組織模式的重要一方面是在于對企業(yè)采購管理過程的具體控制，使用高效可靠的管理機制優(yōu)化采購管理模式，是提升企業(yè)競爭意識的有效方法。社會上傳統(tǒng)模式的企業(yè)管理環(huán)節(jié)中采購管理存在許多問題。大部分企業(yè)實行采購管理的部門職責劃分不明確，加大了采購部門在實際管理過程中的麻煩性，各個部門之間缺少充分的監(jiān)督與控制制度。因為在大多數(shù)采購過程中一般都會通過電話達到聯(lián)系目的，采購的具體信息不能夠進行準確的記錄，促使采購信息不能實現(xiàn)共享的直接目的，最終使得經(jīng)營業(yè)務的追溯性變差，假如出現(xiàn)問題則會直接影響到具體的采購時間，對于企業(yè)經(jīng)營業(yè)務的管理造成極大的影響。
1 采購管理系統(tǒng)的需求分析
1.1 總體業(yè)務概述
當前社會企業(yè)仍然無法構(gòu)建適合于采購方與供應商的信息化業(yè)務管理系統(tǒng)，企業(yè)與供應商之間的信息一般都是相互封閉的，對于供應商生產(chǎn)的產(chǎn)品情況缺乏足夠深入的了解，導致對供應商的選擇與采購工作顯得十分被動，直接會導致缺貨的現(xiàn)象，或者是庫存產(chǎn)品大量堆積，缺少對供應商的事前刷選、實時跟蹤與事后驗收的全方位系統(tǒng)綜合評價機制。目前階段對于供應商的各種評價通常主要通過相應的采購部門對其具體供貨價格、質(zhì)量狀況和供應商的管理機制進行主觀的判斷，這無法體現(xiàn)出科學性、系統(tǒng)性與針對性，盡管在供應商的審核過程中存在對供應商的各種監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)，這通常都是流于形式，存在棄優(yōu)擇劣與在棄低就高等各種不良狀況，從而增加了實際的采購成本。采購產(chǎn)品與供應商之間缺少科學合理的具體分類，僅僅是簡單地依據(jù)部門職能性質(zhì)進行分類，忽視產(chǎn)品的可替代性和供應商的數(shù)量、可靠性、質(zhì)量保證、供應風險等種因素對企業(yè)運營的重大影響。
1.2 功能性需求
1）采購清單匯總分類。管理員可以把采購清單實行匯總及分類的相關(guān)操作，同時能夠生成初步形式的采購訂單，然后再發(fā)送至對應的采購員。
2）取消采購訂單。管理員與供應商都可以對采購訂單實行取消操作，根據(jù)具體的采購合同，有可能會發(fā)生一方違約的狀況。
3）月對賬。系統(tǒng)管理員可以在各個月的月底階段使用賬冊實行采購賬目的核對處理。
4）采購信息。采購員可以把所接收到的采購清單上的各種信息公開，提供給供應商進行查詢競標。
5）競標。供應商可以查詢公開在采購信息管理系統(tǒng)上的各方面采購信息，同時允許參與競標，應當填寫本身所能提供的具體產(chǎn)品數(shù)量和價格，然后進行確認提交操作。
6）供應商選擇。列舉出供應商可以提供的具體產(chǎn)品價格，預計到貨時間等各種采購信息，采購員利用這些信息來選擇具體的供應商。
7）審核與發(fā)送訂單。系統(tǒng)管理員將采購員提交的初步訂單進行相應的審核，生成詳細的采購訂單，同時可以把采購訂單發(fā)送給供應商。雙方都完成確認之后，開始簽訂相應的合同，企業(yè)一方應當支付一定的訂金。
8）催貨。如果購置的產(chǎn)品在預期到貨時間的前兩天仍然沒有收到貨物時，系統(tǒng)會給采購員相應的提示，采購員需要催促相應的供應商盡快發(fā)貨。
9）付款。完成訂購的產(chǎn)品到貨時的金額付款，可以對相應的供應商實行評價處理。
10）統(tǒng)計。系統(tǒng)管理員可以對產(chǎn)品采購業(yè)務信息與采購員的業(yè)績信息實行統(tǒng)計處理。
2 采購管理系統(tǒng)的設計分析
2.1 系統(tǒng)的技術(shù)結(jié)構(gòu)框架
采購管理系統(tǒng)使用struts+sPring+Hibemate的結(jié)構(gòu)框架進行設計，近些年以來的系統(tǒng)開發(fā)過程中，不斷產(chǎn)生各種多層結(jié)構(gòu)框架的設計模式。Struts+Spring+Hibernate屬于其中的一種類型，SSH結(jié)構(gòu)框架是現(xiàn)階段應用較為廣泛的架構(gòu)體系，大多數(shù)大型企業(yè)的官方門戶網(wǎng)站都是選擇這種結(jié)構(gòu)框架作為企業(yè)業(yè)務管理的支撐架構(gòu)，其相應的實際開發(fā)應用流程己經(jīng)進入到成熟的發(fā)展階段。由于這個系統(tǒng)對于計算機網(wǎng)絡存在著一定程度的依賴性，因此對于計算機系統(tǒng)的網(wǎng)絡通信接口要求標準也相對較高。計算機網(wǎng)絡協(xié)議需要遵循相應的TCP/IP協(xié)議，另外應當確保8080端口處于不被占用的狀態(tài)，因此這系統(tǒng)的服務器默認形式通信連接端口為8080。
2.2 數(shù)據(jù)庫表的設計原則
1）邏輯結(jié)構(gòu)的設計要點。使用表格的形式進行信息存儲處理，主要包含系統(tǒng)管理員的信息表、采購員的采購信息表、供應商的產(chǎn)品信息表、采購清單的信息表、競標單的信息表與供應單的產(chǎn)品信息表等。
2）物理結(jié)構(gòu)的設計要點。采購管理系統(tǒng)具體使用的數(shù)據(jù)存儲要求為數(shù)據(jù)庫，各個數(shù)據(jù)選項應當在數(shù)據(jù)庫中進行存取操作，存取的單位是表格，存儲區(qū)域通常是存儲在系統(tǒng)的硬盤內(nèi)部，系統(tǒng)數(shù)據(jù)應當滿足保密性原則，各個系統(tǒng)用戶都需要設置各自的權(quán)限，只有達到權(quán)限標準的系統(tǒng)用戶才可以運用某項具體數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)用戶輸入相應的用戶名時需要進行權(quán)限判斷處理。
3 采購管理系統(tǒng)的實現(xiàn)分析
3.1 管理員模塊實現(xiàn)
選擇菜單項中的查看預審核采購訂單通知，可以看到當前需要進行審核操作的采購訂單通知數(shù)目和具體列表，選擇各個通知右邊位置的查看選項，可以查看到其它的具體通知。
進行采購清單的管理時需要選擇菜單項中的匯總分配，可以看到當前需要操作的采購清單列表，這部分采購清單一般是對各種不同產(chǎn)品的具體要求。
進行匯總時系統(tǒng)會將產(chǎn)品根據(jù)具體的類型進行分類處理，統(tǒng)計具體的總數(shù)量同時顯示出來。點選擇返回按鈕可以返回到之前出現(xiàn)的頁面。
點擊選擇按鈕以后系統(tǒng)會相應顯示確認的提示性操作，選擇確定之后將對應的采購訂單分配到相應的采購員。
在匯總分配過程中需要同時操作多個數(shù)據(jù)表：對于采購清單表實行相應的修改操作處理，狀態(tài)位置為1，對采購訂單表實行添加操作處理，對采購員和產(chǎn)品的對應關(guān)系表實行查詢處理。
3.2 采購員模塊實現(xiàn)
輸入系統(tǒng)用戶名與密碼之后假如通過對應的數(shù)據(jù)庫驗證則會跳轉(zhuǎn)到對應的采購員功能頁面。選擇相應的采購訂單菜單，則可以進入到采購訂單的頁面。系統(tǒng)頁面顯示系統(tǒng)管理員要求采購員需要的采購訂單信息，選擇按鈕則會相應彈出需要確認的窗口。
3.3 供應商模塊實現(xiàn)
供應商模塊通常包含了四個方面的實際功能，其分別為查看系統(tǒng)通知、競標、競標單管理與訂單管理。系統(tǒng)通知一般包含了兩個部分，其分別為查看待簽訂單通知與取消訂單通知，查看取消訂單通知通常只能夠查看由系統(tǒng)管理員取消的采購訂單。
4 結(jié)束語
企業(yè)采購管理系統(tǒng)的目的一般在于利用計算機應用技術(shù)來達到各項工作的執(zhí)行目標，同時需要保持較高程度的靈活性和易操作性。為了可以使采購過程變得更加簡潔，有助于企業(yè)管理效果的提升，開發(fā)應用采購管理系統(tǒng)可以促使企業(yè)管理趨向于結(jié)構(gòu)化與模塊化發(fā)展。對于采購管理系統(tǒng)的本身可以將其應用到大、中、小等各種規(guī)模的企業(yè)采購部門當中，通過采購管理系統(tǒng)采購員能夠方便地進行產(chǎn)品采購，工作人員能夠迅速了解自身需要達到的工作目標，系統(tǒng)管理員能夠更加科學有效地對產(chǎn)品采購工作實現(xiàn)統(tǒng)計查詢操作目的，從而提升企業(yè)的實際工作效率。
參考文獻
[1]薩師煊，王珊.數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)概論（第三版）[M].高等教育出版社，2000.
[2]陳積敏.中小企業(yè)聯(lián)合采購體系研究[D].南京林業(yè)大學，2006.
[3]任中方，張華，閏明松，等.MVC模式研究的綜述[J].計算機應用研究，2004（10）.
關(guān)鍵詞：采購管理；應付款帳期；帳齡
中圖分類號：TP315 文獻標識碼：A文章編號：1007-9599 (2011) 14-0000-02
The Design and Realization of the Purchasing Management System
Zhang Lin
(InBev Jinlongquan Brewing(Hubei)Co.,Ltd.Jingmen448000,China)
Abstract:The paper introduces the design thought and the realization process of the purchasing management system and describes the demand analysis,the system design and the system implementation in detail,based on which the business procedure,the business module and the data structure were established and the system development was carried out with the using of the C/S(Client/Server)as the system structure,Sybase as the background database and PowerBuilder9.0 as the development tool.
Keywords:Purchasing management;Term of the account payable;Account receivable age
一、引言
采購是供應鏈當中的一個重要環(huán)節(jié)，它對企業(yè)管理是否成功有著巨大的影響。對任何生產(chǎn)企業(yè)而言，將正確的原材料和半成品以正確的價格，正確的質(zhì)量在正確的時間送到正確的地點，是至關(guān)重要的。隨著市場競爭的日趨激烈，采購管理的作用也顯得日趨重要，如何通過提升采購管理來加強采購流程控制，降低采購成本和采購風險，提高資金利用率，是每個企業(yè)必須面對的問題。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，通過實施先進的計算機采購管理系統(tǒng)來提升企業(yè)的采購管理水平，進而提升企業(yè)的核心競爭力成為可能。
二、需求分析
（一）系統(tǒng)目標
本系統(tǒng)要求界面友好、操作簡便、安全、實用，能對采購物流和資金流的全部過程進行有效的雙向控制和跟蹤；在采購計劃審批、質(zhì)量檢驗、采購價格審核、采購付款等關(guān)鍵業(yè)務點通過先進的身份認證技術(shù)對操作人員的身份進行認證，增強系統(tǒng)的安全性能，降低采購風險；通過采購付款帳期控制避免提前付款，增加企業(yè)的流動資金，提高資金利用率；通過提供及時的數(shù)據(jù)查詢功能和詳細的統(tǒng)計分析報表，為企業(yè)的采購管理提供必要的數(shù)據(jù)支持，提高企業(yè)的采購管理水平。
（二）業(yè)務流程
采購管理的流程比較復雜，為了保證采購管理系統(tǒng)能夠滿足整個采購流程的控制需要，我們通過詳細的調(diào)研，確定了本系統(tǒng)按以下的流程進行設計：
采購計劃申報采購計劃審批采購計劃分解生成供貨通知單采購實物收貨質(zhì)量報檢質(zhì)量檢驗采購價格審核驗收入庫采購付款。
三、系統(tǒng)設計
（一）系統(tǒng)功能模塊設計
根據(jù)本系統(tǒng)的需求分析，按照數(shù)據(jù)聯(lián)系的緊密程度和業(yè)務功能，將系統(tǒng)劃分為基礎數(shù)據(jù)管理、采購過程管理、統(tǒng)計查詢與報表三個子系統(tǒng)。各子系統(tǒng)又包括不同的模塊，以完成不同的系統(tǒng)功能。整個系統(tǒng)的功能是基于權(quán)限管理的，操作人員按照自己的權(quán)限進入相應的功能模塊進行操作，各子系統(tǒng)下的模塊的主要功能如下：
1.基礎數(shù)據(jù)管理
（1）操作權(quán)限管理：按各部門操作人員的職責在系統(tǒng)中設置對應的模塊權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能進入系統(tǒng)操作設定的模塊。
（2）采購員管理：對采購部門的員工的信息進行管理，設定每位采購員負責購進物資的類別。
（3）供應商管理：對采購供應商的資料進行管理，包括供應商名稱、地址、郵政編碼、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、傳真、銀行賬戶等重要信息。
（4）質(zhì)量檢驗標準管理：用于設定各種采購物資的質(zhì)量檢驗標準，包括檢驗項目、評判標準等信息。
（5）Ikey身份認證管理：Ikey身份認證是本系統(tǒng)為了加強安全控制而引用的一項加密技術(shù)，Ikey內(nèi)存儲的是用戶設置的一個密碼，用來對用戶進行身份認證，該密碼與采購管理系統(tǒng)定的操作員相關(guān)聯(lián)，在需要使用Ikey的模塊上，系統(tǒng)首先檢查Ikey與系統(tǒng)登錄用戶是否一致，如果不一致Ikey將起不到身份認證的作用，如果一致系統(tǒng)將檢查用戶輸入的密碼是否與Ikey上記載的密碼相同，只有密碼相同才能通過身份認證。在本系統(tǒng)中對影響整個采購品種與數(shù)量的“采購計劃審批”、對采購物資進行評級的“質(zhì)量檢驗”、核定實際結(jié)算金額的“采購價格審核”、最終進行財務付款的“采購付款”等關(guān)鍵業(yè)務點都用Ikey對操作員的身份進行了認證。通過Ikey身份認證技術(shù)的應用，有效的加強了采購系統(tǒng)的安全性能，降低了采購分析。
（6）采購應付款帳期設置：用于按供應商或購進物資設置采購付款最短天數(shù)，購進物資收貨后，如果沒有達到系統(tǒng)設定的最短付款天數(shù)，系統(tǒng)不能進行付款操作。通過采購應付款帳期的控制，有效的避免提前付款，增加企業(yè)的流動資金，提高資金利用率。
2.采購管理
（1）采購計劃申報：采購計劃申報部門計劃員按倉庫的實際庫存和當前的需求量申報物資采購計劃。
（2）采購計劃審批：公司分管領(lǐng)導按實際情況對采購計劃進行審批。
（3）采購計劃分解：物資采購部計劃員將采購計劃中的各種物資分解給具體的采購員進行采購，生成采購分解單。
（4）生成供貨通知單：物資采購部采購員在供應商將物資送到公司后，按實際到貨情況給倉庫開電子供貨通知單。
（5）采購實物收貨：倉庫保管員為將貨物送到倉庫的供應商辦理實物收貨業(yè)務。
（6）質(zhì)量報檢：倉庫保管員對收貨物資按批次生成質(zhì)量報檢單。
（7）質(zhì)量檢驗：質(zhì)量檢驗員根據(jù)物資檢驗實際結(jié)果，生成電子質(zhì)量檢驗單。
（8）采購價格審核：企業(yè)管理部會計根據(jù)供應合同、供應商供貨的歷史價格、市場行情及質(zhì)量檢驗結(jié)果對物資采購價格進行審核。
[關(guān)鍵詞] 初始設置；采購管理；用友U8
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 016
[中圖分類號] F270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0033- 04
0 引 言
采購是企業(yè)供應鏈活動中一個重要的組成部分，通過采購，企業(yè)從上游合作伙伴獲得生產(chǎn)所需的物資，保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要。用友U8采購管理系統(tǒng)從供應鏈管理的角度，為企業(yè)的采購活動提供了一個良好的管理平臺，幫助企業(yè)建立一個圍繞采購活動的全面管理系統(tǒng)。用友U8采購系統(tǒng)與生產(chǎn)制造系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、應付款管理系統(tǒng)、存貨核算系統(tǒng)、委外加工系統(tǒng)等多個系統(tǒng)都存在接口關(guān)系，其在供應鏈中的作用非常重要。但筆者在項目調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，很多工業(yè)企業(yè)圍繞采購活動的全面管理系統(tǒng)并未建立，或者建立后不能有效使用。有的企業(yè)應用采購管理系統(tǒng)總是出現(xiàn)這樣那樣的問題，究其緣由，竟然是采購管理系統(tǒng)在初始化時的某個參數(shù)設置錯誤，并導致后續(xù)一系列錯誤的發(fā)生。因此，企業(yè)應提高對采購管理系統(tǒng)初始化工作的重視程度，避免以后在進行業(yè)務處理時出現(xiàn)不必要的麻煩。本文分四個步驟對采購管理系統(tǒng)的初始化工作進行了闡述，企業(yè)在進行初始化時可以對照使用，從而避免出現(xiàn)問題。
1 系統(tǒng)啟用
以賬套主管的身份注冊進入企業(yè)應用平臺，在頁面左側(cè)的工作列表中打開“基礎設置”選項卡，執(zhí)行“基本信息―系統(tǒng)啟用”命令，啟用采購管理系統(tǒng)。需要注意的是，執(zhí)行系統(tǒng)啟用操作一定是在進入企業(yè)應用平臺后，且不能進行任何操作的前提下才可以。
2 錄入期初數(shù)據(jù)
采購管理系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)通常包括兩種情況：
一種是期初暫估入庫，是指采購的貨物已入庫，但是還沒有收到供應商開具的發(fā)票的業(yè)務，就是常說的貨到票未到；
另外一種是期初在途存貨，是指采購貨物的發(fā)票已經(jīng)送到，但是貨物由于其他原因還沒有送到的情況，就是常說的票到貨未到。
錄入期初數(shù)據(jù)是為了將來貨、票齊全時及時進行結(jié)算。
2.1 貨到票未到――期初采購入庫單的錄入
在企業(yè)應用平臺左側(cè)的工作列表中打開“業(yè)務工作”選項卡中的采購管理模塊，執(zhí)行“采購入庫―采購入庫單”命令，進入“期初采購入庫單”窗口，如圖1所示。
單擊“增加”按鈕，錄入相應信息后“保存”。如果需要修改期初采購入庫單的信息，可先打開“入庫單列表”，再雙擊打開需要修改的入庫單，單擊“修改”按鈕進行修改后“保存”。如果需要刪除入庫單，則在“入庫單列表”中雙擊打開需要刪除的入庫單，單擊“刪除”按鈕即可；或者不打開“入庫單列表”，直接在圖中單擊左右箭頭即可找到已輸入的采購入庫單，執(zhí)行修改或者刪除的操作。
需要注意的是，在采購管理系統(tǒng)期初記賬前，通過點擊采購管理系統(tǒng)的“采購入庫―采購入庫單”只能錄入期初入庫單；而在期初記賬后，采購入庫單則不能在采購管理系統(tǒng)中錄入，而需要在庫存管理系統(tǒng)中錄入。此外，在采購管理系統(tǒng)期初記賬前，期初入庫單可以修改和刪除，但在期初記賬后，期初入庫單將不允許修改和刪除。
2.2.2 票到貨未到―期初發(fā)票的錄入
期初存貨在途，但企業(yè)已收到供應商開來的采購發(fā)票，此時需要錄入期初發(fā)票的信息。發(fā)票有編號，可以由系統(tǒng)自動編號，也可以由用戶自行編號。
很多企業(yè)需要自行編號，這就要求在錄入前將相應的發(fā)票設置成允許手工修改發(fā)票編號。具體操作如下：
在企業(yè)應用平臺左側(cè)的工作列表中打開“基礎設置”選項卡，執(zhí)行“單據(jù)設置―單據(jù)編號設置”命令，在打開的“單據(jù)編號設置”對話框中單擊選中需要修改的單據(jù)類型（如采購專用發(fā)票），同時將“手工改動，重號時自動重取”復選框打鉤，保存后退出，完成設置，如圖2所示。
單擊“增加”按鈕，按要求錄入發(fā)票的具體信息后“保存”。如果需要修改期初發(fā)票的信息，可先點擊“采購發(fā)票―采購發(fā)票列表”，在打開的“采購發(fā)票列表”中找到需要修改的發(fā)票行，雙擊后打開，單擊上方的“修改”按鈕進行發(fā)票信息的修改后“保存”。如果需要刪除發(fā)票，則執(zhí)行同樣的操作步驟，單擊“刪除”按鈕即可；或者不打開“采購發(fā)票列表”，直接在圖中單擊左右箭頭即可找到已輸入的采購發(fā)票，執(zhí)行修改或者刪除的操作。
2.3 特殊業(yè)務兩種期初數(shù)據(jù)錄入
期初數(shù)據(jù)除了“期初暫估入庫”、“期初在途存貨”以上兩種常用情況需要錄入單據(jù)外，有的企業(yè)因特殊業(yè)務的需要還會錄入以下兩種期初數(shù)據(jù)：
（1）期初受托代銷商品的入庫記錄。在啟用采購管理系統(tǒng)后，要將之前沒有與供貨單位結(jié)算完的受托代銷入庫記錄輸入系統(tǒng)，以便在受托代銷商品銷售后，能夠進行受托代銷結(jié)算。
（2）期初代管掛賬確認單。在啟用采購管理系統(tǒng)后，要將之前已與代管的供應商進行了耗用掛賬，但還沒有取得供應商的采購發(fā)票，因而不能進行采購結(jié)算的代管掛賬確認單輸入系統(tǒng)，在取得發(fā)票后再與之進行結(jié)算。
3 采管理系統(tǒng)參數(shù)設置
采購管理系統(tǒng)的參數(shù)設置，是指在使用采購管理系統(tǒng)進行日常業(yè)務處理之前，要確定采購業(yè)務的范圍、類型以及對各種采購業(yè)務的核算要求，這是采購管理系統(tǒng)初始化的一項重要工作。
在采購管理模塊中執(zhí)行“采購管理―設置―采購選項”命令，在彈出的“采購選項設置”對話框中進行相應的設置?！安少忂x項設置”共分“業(yè)務及權(quán)限控制”、“公共及參照控制”、“采購預警和報警”三個頁簽，應分別進行設置。
需要注意的是，在進行采購選項設置之前，企業(yè)一定要詳細了解選項開關(guān)對業(yè)務處理流程的影響，應結(jié)合企業(yè)實際業(yè)務的需要進行設置。
因為有些選項在期初記賬或開始日常業(yè)務后將不能隨意更改，所以企業(yè)最好在業(yè)務開始前進行全盤考慮，尤其是一些對其他系統(tǒng)有影響的選項，設置時更要考慮清楚。
4 采購期初記賬
期初記賬是指將采購期初數(shù)據(jù)記入有關(guān)采購賬，它標志著采購管理系統(tǒng)的初始化工作全部結(jié)束，相關(guān)的參數(shù)和期初數(shù)據(jù)將不能增加、修改和刪除，除非取消期初記賬。
期初記賬的操作很簡單，在采購管理系統(tǒng)中執(zhí)行“設置―采購期初記賬”命令，在打開的“期初記賬”對話框中單擊“記賬”按鈕，如圖4所示，在彈出“期初記賬完畢”信息提示框后單擊“確定”，從而完成采購管理系統(tǒng)的期初記賬。
需要注意的是，如果企業(yè)沒有期初數(shù)據(jù)可以輸入，也必須執(zhí)行期初記賬操作；如果企業(yè)期初數(shù)據(jù)是運行“結(jié)轉(zhuǎn)上年”功能得到的，則為期初未記賬狀態(tài)，同樣需要執(zhí)行期初記賬。
以下情況采購期初恢復記賬按鈕是灰色的，即不能取消采購期初記賬：①采購系統(tǒng)月末已經(jīng)結(jié)賬；②采購系統(tǒng)未結(jié)賬但進行了采購結(jié)算；③存貨核算系統(tǒng)已經(jīng)期初記賬。相應的解決方法如下：①恢復采購系統(tǒng)月末結(jié)賬前狀態(tài)、取消采購結(jié)算；②取消采購結(jié)算；③先取消存貨核算系統(tǒng)的期初記賬，再取消采購系統(tǒng)的期初記賬。
5 結(jié) 語
至此，經(jīng)過以上四個步驟，采購管理系統(tǒng)的初始設置工作結(jié)束。企業(yè)在開始日常的采購業(yè)務之前最好將賬套做個備份，以免意外情況發(fā)生造成數(shù)據(jù)的丟失。
主要參考文獻
[1]李震，袁巖鳳.ERP財務管理與供應鏈管理系統(tǒng)實驗教程[M].北京：清華大學出版社，2011.
介紹信息管理部自主設計開發(fā)的金材采購管理系統(tǒng)的設計思路、系統(tǒng)功能、技術(shù)特點、應用效果。
關(guān)鍵詞：
采購管理；設計；系統(tǒng)功能；技術(shù)特點；應用
1前言
金材公司主要負責柳鋼廢鋼、生鐵、熱壓塊、鋼坯、次品材、冷軋基板等采購和銷售，以及廢鋼加工業(yè)務。金材采購管理系統(tǒng)通過與公司物流系統(tǒng)、MES系統(tǒng)、質(zhì)量系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、人資系統(tǒng)做數(shù)據(jù)接口，使金材公司各項業(yè)務如往來單位、合同、物流、庫存、檢化驗、質(zhì)量判定、結(jié)算、財務上報等全生命周期的數(shù)據(jù)信息得到自動化管控。金材采購管理系統(tǒng)的開發(fā)與應用為金材公司所有業(yè)務平穩(wěn)、有序、按時展開，上下游數(shù)據(jù)自動獲取和流轉(zhuǎn)，提高工作效率，降低人為干預，提升物資監(jiān)管力度提供了保障。本文總結(jié)金材采購管理系統(tǒng)的設計、開發(fā)、功能及其應用情況。
2系統(tǒng)需求調(diào)研與功能設計
2.1需求調(diào)研方法與技巧
需求調(diào)研是系統(tǒng)開發(fā)的起始階段，是為項目設計階段而準備的，需求調(diào)研質(zhì)量直接關(guān)系和決定了系統(tǒng)軟件的交付結(jié)果。由于開發(fā)人員不熟悉金材業(yè)務領(lǐng)域的細枝末節(jié)，金材業(yè)務人員也不熟悉計算機應用的實現(xiàn)方法，故需求調(diào)研和分析就是要解決這兩者之間的隔閡。本次需求調(diào)研遵循從宏觀到微觀、自上而下的原則。首先向金材公司領(lǐng)導者或業(yè)務接口人宏觀了解業(yè)務需求全貌，從而梳理出業(yè)務流程，把握業(yè)務范圍和目標，然后進一步向各級業(yè)務人員了解需求。通過不斷細化，深挖潛在需求，產(chǎn)生詳細、明確的系統(tǒng)定義。在調(diào)研過程中主要使用了會議討論法進行宏觀了解和界面原型法進行深入挖掘。深挖過程主要運用了流程和數(shù)據(jù)雙向驅(qū)動。
2.2系統(tǒng)需求與功能設計
柳鋼金材采購管理系統(tǒng)包括系統(tǒng)管理、基礎信息管理、往來單位管理、合同管理、補充文件管理、結(jié)算管理、報表中心等6大模塊。
（1）系統(tǒng)管理。包含權(quán)限管理、信息管理、工作流程管理和接口數(shù)據(jù)管理?？紤]到金材公司組織機構(gòu)和崗位職能可能會發(fā)生變化，系統(tǒng)在權(quán)限控制方面必須具備足夠的靈活性。本系統(tǒng)采用RBAC技術(shù)實現(xiàn)用戶權(quán)限的靈活管控，權(quán)限管理實現(xiàn)對系統(tǒng)用戶、角色和功能樹的增、刪、改、密碼重置等功能。通過對系統(tǒng)功能的樹型管理，可以在任意功能節(jié)點新增下級功能點或修改、刪除本功能點，通過功能點的編碼規(guī)則自動生成有層次的功能樹；再通過給角色設置功能樹從而給予角色特定的功能權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限；最后通過給用戶賦予相應的角色從而控制用戶的可操作功能范圍、可查看數(shù)據(jù)范圍等，即可實現(xiàn)用戶按權(quán)限各施其職并保障系統(tǒng)信息安全。信息管理主要包含常數(shù)代碼管理、數(shù)據(jù)字典管理、數(shù)據(jù)信息管理、組織信息查詢、人事信息查詢。其中，常數(shù)代碼管理可以實現(xiàn)對系統(tǒng)常數(shù)的前臺維護，所謂常數(shù)可以理解為一個屬性、狀態(tài)、類別等。例如新增一個常數(shù)名稱為年份，管理員可以在前臺輸入所有需要用到的年份并按順序排列。在任何需要調(diào)用年份的地方會自動將管理員維護的年份信息調(diào)用出來，極大地方便了系統(tǒng)維護。工作流管理可實現(xiàn)配置型審批流程，即通過配置審批節(jié)點和節(jié)點扭轉(zhuǎn)約束條件，將節(jié)點賦予用戶和角色，從而實現(xiàn)自動控制審批流程。
（2）基礎信息管理。對往來單位、合同、結(jié)算過程中需要使用的基礎數(shù)據(jù)進行集中管理，從而給予金材系統(tǒng)管理員足夠權(quán)限對系統(tǒng)進行自主維護。提供對基礎數(shù)據(jù)的新增、停用、刪除、修改、查詢、記錄變更履歷等功能，主要包括質(zhì)量評價細則管理、合同類別管理、廢鋼等級價格、密封容器調(diào)價、生鐵元素扣款、生鐵成分判定、保量價政策、次品材基礎信息管理、次品材品名管理、加工項目管理等。
（3）往來單位管理。對與金材公司有業(yè)務往來的所有供需方進行管理。包括需方管理、供方管理、供方評價活動、試供方評價、工時管理等。為規(guī)范供方評價，金材公司制定了一套具有可行性的供方管理機制，經(jīng)過深入研究此機制，在設計時將每一個考核點細化到系統(tǒng)業(yè)務中進行自動捕捉計算，從而實現(xiàn)對供方的自動考評。工時管理實現(xiàn)了對外協(xié)單位的工時申請和自動結(jié)算。
（4）合同管理。此模塊針對金材公司目前合同業(yè)務的實際情況進行設計，盡可能涵蓋合同業(yè)務流程的各個環(huán)節(jié)，主要包括合同模板管理、合同管理。合同管理模塊展示所有狀態(tài)的各類合同模板和合同，可以對其進行新增、刪除、修改、預付款管理、提交審批、撤銷審批、查看詳細信息、查看審批意見等操作。通過區(qū)分合同類別，設置不同查看權(quán)限，并將合同類型做到功能樹中進行數(shù)據(jù)約束，可實現(xiàn)不同用戶查看和管理不同的合同模板和合同，既方便系統(tǒng)管理員在角色設置時進行賦權(quán)，又可盡量避免日后因金材公司各科室職能調(diào)整而造成的系統(tǒng)修改工作，同時將所有合同模板和合同集中在一個界面進行管理也方便相關(guān)領(lǐng)導集中查看和使用。
（5）補充文件管理。由于鋼鐵市場行情時常變化，所以在一個合同執(zhí)行期內(nèi)存在不定期價格調(diào)整，并且物品出入庫時間和結(jié)算時間存在時間差。補充文件管理負責對廢鋼等級價格、生鐵元素扣款、保量價、鋼坯價、加工費等隨市場行情變化時的政策進行統(tǒng)一管理，以支撐廢鋼、生鐵、保量價、鋼坯、次品材、冷軋基板、加工費的結(jié)算。補充文件作為金材合同變更依據(jù)，其信息對結(jié)算有最直接的影響。為支撐金材公司的業(yè)務自動結(jié)算和政策展示，對補充文件格式進行了系統(tǒng)化規(guī)范，即補充文件在系統(tǒng)上必須嚴格按照事先制定好的規(guī)則填寫。系統(tǒng)自動獲取補充文件內(nèi)容，分別反寫到廢鋼等級價格、生鐵元素扣款、保量價政策基礎信息中，并記錄每次變更的履歷（如文件編號、執(zhí)行時效），以實現(xiàn)廢鋼生鐵自動結(jié)算并避免人為因素干擾。對于鋼坯、次品材、冷軋基板、加工費合同，當有合同變更時，可以通過選擇補充文件編號作為合同變更依據(jù)，系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)補充文件，從而避免人為因素干擾。
（6）結(jié)算管理。結(jié)算管理覆蓋金材公司所有外購、外銷、加工費結(jié)算業(yè)務。主要包括廢鋼結(jié)算、生鐵結(jié)算、鋼坯結(jié)算、熱壓塊結(jié)算、次品材結(jié)算、加工費結(jié)算、冷軋基板結(jié)算、保量價結(jié)算、結(jié)算單據(jù)管理?？梢詫Y(jié)算記錄進行勾選結(jié)算、掃描結(jié)算、錄入大票信息、質(zhì)量扣罰、整單清除、單車清除、錄入合同號等操作。通過和鋼后MES系統(tǒng)、質(zhì)量系統(tǒng)做數(shù)據(jù)接口，直接將出入庫完畢符合結(jié)算條件的信息展示在各結(jié)算子模塊中供結(jié)算人員進行結(jié)算操作。
（7）報表中心。覆蓋金材業(yè)務中涉及到的所有周/月/季/年統(tǒng)計報表。
3系統(tǒng)開發(fā)工具與技術(shù)
金材采購管理系統(tǒng)由信息管理部自主開發(fā)，軟件構(gòu)架為B/S模式，數(shù)據(jù)庫是Oracle11G，中間件選用開源的Tomcat；同異構(gòu)系統(tǒng)之間采用數(shù)據(jù)總線實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，使用WebService數(shù)據(jù)接口方式；系統(tǒng)開發(fā)視圖層采用輕量級JS庫EasyUI和GooFlow支持前臺頁面開發(fā)并固化業(yè)務審批流程，數(shù)據(jù)層采用Hibernate框架，控制層采用Struts和Spring框架；應用條碼掃碼技術(shù)支撐磅單的掃描結(jié)算；靈活的常數(shù)代碼維護功能方便業(yè)主方自行維護系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)。開發(fā)平臺框架搭建實現(xiàn)的關(guān)鍵技術(shù)主要如下。
3.1基于快速開發(fā)實施的技術(shù)實現(xiàn)
（1）Tiles框架的引入。Tiles框架為創(chuàng)建Web頁面提供了一種模板機制，它能將網(wǎng)頁的布局和內(nèi)容分離。它用模板定義網(wǎng)頁布局，每個頁面模板都是一個簡單的JSP頁，定義一些由占位符組成的外形，以放置網(wǎng)頁內(nèi)容。執(zhí)行時，Tiles用相應內(nèi)容動態(tài)的替換占位符，從而創(chuàng)建整個頁面即形成布局。Tiles框架是建立在JSP的include指令基礎上的，但它提供了比JSP的include指令更強大的功能。Tiles框架具有創(chuàng)建可重用模板、動態(tài)構(gòu)建和裝載頁面、定義可重用Tiles組件、支持國際化等特性。
（2）自定義標簽庫。平臺定義了一套通用自定義標簽庫，進而定義了一套頁面實現(xiàn)標準標簽，有機地將權(quán)限機制封裝到標簽庫中，極大地方便了后期開發(fā)實現(xiàn)并定義出一組頁面實現(xiàn)操作規(guī)范，使開發(fā)人員在開發(fā)過程中真正做到層級分離，有利于保持清晰的業(yè)務實現(xiàn)邏輯思維并有效提高開發(fā)效率。自定義標簽庫封裝了常用頁面標簽及控件，包括文本框、選擇控件、日期控件、列表顯示控件、查詢控件等；通過一組標準定義規(guī)范，將業(yè)務功能中需要用到的頁面元素組件化，使頁面更加易于實現(xiàn)并保持代碼整潔和美觀一致，同時極大地增強了開發(fā)人員的信心和業(yè)務實現(xiàn)樂趣，有效促進開發(fā)效率和質(zhì)量，為項目順利開發(fā)奠定堅實的基礎。
（3）自動代碼生成。自動代碼生成技術(shù)是為彌補功能配置的不足而產(chǎn)生的，如果說功能頁面可配置及基本操作通用化是為純前端用戶提供的，那么自動代碼生成技術(shù)的應用則更多是面向開發(fā)人員而形成的，相對所見即所得的業(yè)務功能配置而言，其具有更大的可擴展性，它將開發(fā)人員從繁雜的前期準備工作中解放出來，將更多精力放在核心業(yè)務的實現(xiàn)上，大大加快了開發(fā)效率和質(zhì)量。同業(yè)務功能配置的實現(xiàn)一樣，自動代碼生成也需要具備相應數(shù)據(jù)字典的支撐，在生成時需要指定主信息集、關(guān)聯(lián)信息集、需實現(xiàn)業(yè)務功能如新增、修改、刪除、導入導出、頁面查詢、查詢條件等，同時還需指定業(yè)務功能所在模塊、是否新增模塊、模塊路徑等，平臺將通過配置信息調(diào)用自動代碼生成引擎生成一套功能全代碼（包括xml配置文件，java業(yè)務實現(xiàn)基礎代碼、JSP頁面顯示代碼等）。通過該方法，開發(fā)過程中只需要創(chuàng)建出業(yè)務數(shù)據(jù)字典，就可完成業(yè)務基礎功能的創(chuàng)建，并在此基礎上即可根據(jù)實際需求作頁面樣式及后臺業(yè)務實現(xiàn)的修改。
3.2權(quán)限控制策略
采用基于角色的訪問控制模型技術(shù)實現(xiàn)用戶權(quán)限分配。用戶及其權(quán)限分配在MIS(管理信息系統(tǒng))中占據(jù)越來越重要的地位，本系統(tǒng)平臺采用RBAC（角色訪問控制）技術(shù)，解耦了權(quán)限和用戶的關(guān)系，加入角色(role)的概念，更好地完成用戶權(quán)限分配。平臺的層次結(jié)構(gòu)和框架設計及具體實現(xiàn)，使表示和業(yè)務邏輯分離，核心關(guān)注點和交叉關(guān)注點分離，從而使得平臺更加容易維護。應用這個開發(fā)平臺可提高系統(tǒng)開發(fā)效率，縮短開發(fā)周期，降低開發(fā)成本，且更加易于設計、實現(xiàn)和維護，滿足了系統(tǒng)可擴展性和可維護性的要求，在將來的軟件開發(fā)中很可能會成為主流開發(fā)方式。
3.3業(yè)務審批流程可視化動態(tài)配置
實現(xiàn)業(yè)務流程動態(tài)配置。針對企業(yè)快速發(fā)展所帶來的業(yè)務改變，本平臺提出業(yè)務流程動態(tài)配置這一設計方案，即通過動態(tài)配置業(yè)務流程更加簡潔方便地實現(xiàn)程序上的變更，以滿足客戶的業(yè)務變更需求。業(yè)務流程分為通用業(yè)務流程及業(yè)務流程實例，通用業(yè)務流程T_WORKFLOW、T_LINKS、T_NODES記錄業(yè)務流程定義、流程走向、流程節(jié)點信息；當啟動某個業(yè)務流程后，系統(tǒng)即可生成相應的業(yè)務流程實例，并有T_WFIN-STANCE、T_NODESINSTANCE記錄當前流程實例的運作情況，系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務所處節(jié)點響應業(yè)務提醒或操作，從而完成業(yè)務審批流程的固化，規(guī)范相應業(yè)務操作。
3.4接口數(shù)據(jù)自動解析
為響應公司消除信息孤島的IT建設戰(zhàn)略，打通各信息系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)環(huán)節(jié)，本次平臺設計實現(xiàn)了與各相關(guān)業(yè)務系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)接口，通過解析規(guī)則配置實現(xiàn)接口數(shù)據(jù)的自動接收并解析，極大地方便了開發(fā)人員將更多精力投入到業(yè)務實現(xiàn)及數(shù)據(jù)處理中。自動解析的關(guān)鍵在于系統(tǒng)間約定好接口電文封裝及解析規(guī)則，包括電文號、電文封裝規(guī)則（字段、長度、順序等）。
4結(jié)語
關(guān)鍵詞：會計 電算化 采購管理系統(tǒng)
中圖分類號：G642 文獻標識碼： A 文章編號：1672-1578（2013）03-0082-01
1 引言
在會計電算化中采購管理系統(tǒng)最主要的工作就是在采購管理系統(tǒng)中處理采購的發(fā)票和入庫單據(jù)，通過采購的發(fā)票對存貨的成本進行確認。采購管理系統(tǒng)還可以跟“應付款管理系統(tǒng)”進行合理的集成，這樣就能夠更好地掌握各種采購的付款情況；跟“庫存管理系統(tǒng)”進行合理的集成，就能夠把各種存貨的數(shù)量信息進行很好的把握，能夠避免盲目的采購，防止不必要的庫存積壓；跟“存貨核算系統(tǒng)”進行合理的集成，就能夠為財務部門提供及時的存貨采購成本信息。
2 采購管理系統(tǒng)的業(yè)務流程
采購管理系統(tǒng)向庫存管理系統(tǒng)傳遞采購入庫單，追蹤存貨的入庫情況，抉擇存貨的暢滯信息，減少盲目采購，避免庫存積壓；向應付款管理系統(tǒng)傳遞采購發(fā)票，形成企業(yè)的應付賬款；應付款管理系統(tǒng)為采購管理系統(tǒng)提供采購發(fā)票的核銷情況。
3 采購管理初始設置
3.1系統(tǒng)業(yè)務參數(shù)設置
第一次進入采購管理系統(tǒng)時，應進行采購管理系統(tǒng)的參數(shù)設置，系統(tǒng)參數(shù)的設置將決定企業(yè)使用系統(tǒng)的業(yè)務模式、業(yè)務流程、數(shù)據(jù)流向，企業(yè)應結(jié)合實際業(yè)務需要進行設置。系統(tǒng)業(yè)務參數(shù)設置主要包括：業(yè)務及權(quán)限控制和公共及參照控制。
3.2基礎信息設置
購銷存各系統(tǒng)的基礎信息大致相同，既可以統(tǒng)一設置，也可以在各系統(tǒng)中設置，只要在任何一處設置后，各系統(tǒng)可以共享，不必重復設置。另外，有些基礎信息可能在前面財務各系統(tǒng)中已經(jīng)設置過了，這些基礎信息在購銷存管理系統(tǒng)中也可以直接使用，無須再重復設置。
采購管理系統(tǒng)的基礎信息基本上可以分為三類：分類信息、基礎檔案和其他信息。其中有編碼級長要求的，其編碼級次及長度應符合所設置的編碼級次方案，如地區(qū)分類、供應商分類、部門檔案等。
3.3期初數(shù)據(jù)錄入
為保持業(yè)務的連續(xù)性，在啟用采購管理系統(tǒng)時，應該將手工方式下與尚未結(jié)算的采購業(yè)務相關(guān)的入庫單和發(fā)票錄入到系統(tǒng)中，以便日后進行采購結(jié)算。
采購管理系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)包括期初暫估入庫和期初在途存貨資料。期初暫估入庫是將啟用采購管理系統(tǒng)前未取得供貨單位采購發(fā)票、不能進行采購結(jié)算的入庫單輸入系統(tǒng)，以便日后取得發(fā)票后進行采購結(jié)算。
期初記賬是將采購管理系統(tǒng)期初數(shù)據(jù)記入有關(guān)采購賬，并將系統(tǒng)從初始化狀態(tài)切換到日常處理狀態(tài)。期初記賬后，期初數(shù)據(jù)不能增加、修改。采購管理系統(tǒng)期初數(shù)據(jù)必須執(zhí)行記賬功能。
4 采購管理日常業(yè)務處理
4.1普通采購業(yè)務
（1）單貨同行采購業(yè)務。單貨同行采購業(yè)務是指企業(yè)已收到發(fā)票、賬單等結(jié)算憑證且存貨已運到并驗收入庫的采購業(yè)務。此時可以進行采購結(jié)算，確認采購成本。
①填制采購訂單。當與供貨單位簽訂采購協(xié)議時，可將采購協(xié)議以訂單形式錄入系統(tǒng)，即在采購管理系統(tǒng)中填制采購訂單，并由采購主管審核簽字。
②填制采購到貨單。填制采購到貨單是采購訂貨和采購入庫的中間環(huán)節(jié)，一般由采購業(yè)務員根據(jù)供貨方通知或送貨單填寫，確認對方所送貨物、數(shù)量、價格等信息，以入庫單的形式傳遞到庫存管理系統(tǒng)。
③填制采購發(fā)票。從供貨單位取得采購增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票和運費發(fā)票時，在采購管理系統(tǒng)中填制采購發(fā)票。采購發(fā)票是必有單據(jù)。
（2）在途存貨采購業(yè)務。在途存貨采購業(yè)務是指已收到采購發(fā)票但貨物尚未驗收入庫的采購業(yè)務。對于該類業(yè)務在計算機方式下有兩種處理方式：一種是壓單處理即收到的發(fā)票暫不錄入系統(tǒng)，待貨物驗收入庫后再錄入到系統(tǒng)中與采購入庫單進行采購結(jié)算；另一種是收到發(fā)票后便錄入到系統(tǒng)中去，這樣可以實現(xiàn)實時統(tǒng)計在途貨物情況，當貨物驗收入庫后再進行采購結(jié)算。
（3）暫估入庫采購業(yè)務。暫估入庫采購業(yè)務是指本月存貨已運至企業(yè)并驗收入庫，但尚未收到采購發(fā)票，因而不能確定存貨的入庫成本。為了核算存貨的入庫成本，在手工方式下，一般是在月末將這些存貨暫估入賬，到下月初再用紅字沖回。在計算機方式下，暫估可以在月末進行，也可以在錄入入庫單后馬上暫估。而暫估的處理有三種方式：月初沖回、單到回沖、單到補差。
4.2采購退貨業(yè)務
采購退貨業(yè)務是指因為貨物質(zhì)量等原因，企業(yè)會發(fā)生采購退貨。如果剛收到貨物還未辦理入庫手續(xù)，只要把貨物退回供應商，在系統(tǒng)內(nèi)不進行任何處理；如果在采購管理系統(tǒng)中已辦理手續(xù)但還未完全處理完畢，可通過一系列逆操作和刪除操作完成退貨處理；如果在采購管理系統(tǒng)中已處理完畢，應通過錄入退貨單和紅字發(fā)票來處理。
5 應付賬款處理
采購業(yè)務形成的應付賬款信息在采購管理系統(tǒng)中錄入采購發(fā)票時會自動傳遞到應付款管理系統(tǒng)進行審核、登記應付賬款明細賬、制單并傳遞到總賬系統(tǒng)。
6 賬表輸出
采購管理系統(tǒng)中賬表管理可以為企業(yè)提供各種有用的采購相關(guān)信息，主要包括：各種原始單據(jù)、采購明細表、采購統(tǒng)計表、采購賬簿和采購分析表等。用戶可以根據(jù)需要進行查詢統(tǒng)計。
7 結(jié)語
會計電算化中的采購管理系統(tǒng)是一個非常好的工具，它的使用可以更好的為公司運作提供準確信息，對各種業(yè)務的開展提供便利。在使用過程中會有非常多的數(shù)據(jù)進行處理，相信在細致、認真的操作下一定可以為公司的發(fā)展做出貢獻。
參考文獻：
[1]劉敏.小企業(yè)會計電算化系統(tǒng)實施研究[D].遼寧大學，2011.
[關(guān)鍵詞]采購管理系統(tǒng)；設計；故宮博物院
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.096
[中圖分類號]F274 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）06-0-02
1 采購管理系統(tǒng)概述
預算和采購是財務管理的兩個重要方面，易用、高效、功能齊全的預算管理系統(tǒng)和采購管理系統(tǒng)能使財務管理工作事半功倍。采購管理系統(tǒng)是故宮博物院財務管理系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，它主要用于規(guī)范故宮博物院常規(guī)采購和政府采購流程的各個環(huán)節(jié)。首先，其將故宮博物院目前在采購申請工作中的每個流程都加以整理和規(guī)范，這主要包括部門申請、財務處審核、故宮博物院采購審核委員會審核、采購辦公室制訂采購工作方案以及記錄正式進入采購工作各個環(huán)節(jié)流程的信息。其次，其將故宮博物院對采購申請及審核各個環(huán)節(jié)的管理思想、規(guī)章制度納入了流程管理中。
2 采購系統(tǒng)需求
2.1 核心功能需求
2.1.1 采購流程
采購流程分為采購申請流程和采購執(zhí)行流程兩部分。
采購申請流程如下：采購申請流程由院內(nèi)任意員工起草，經(jīng)過層層審批，即科級、處級、財務處初審、財務處處長審核和院辦主任審核等流程，完成審批的全過程。采購申請人在采購申請單預算名稱選項上只能選擇本部、處的預算項目。采購申請單上需要指定采購執(zhí)行人。
采購執(zhí)行流程：采購申請單獲批之后，院辦發(fā)文，同時生成支付憑單給采購執(zhí)行人，由采購執(zhí)行人填寫具體的報銷單據(jù)，提交財務處審核，審核通過后去財務處報銷，完成采購執(zhí)行流程。
2.2 外部接口需求
采購管理系統(tǒng)作為財務管理系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，它與財務管理系統(tǒng)中其他子系統(tǒng)，共同形成故宮博物院財務管理的整體解決方案。采購子系統(tǒng)在財務管理系統(tǒng)中，將與預算管理子系統(tǒng)、固定資管理子系統(tǒng)協(xié)同完成故宮博物院的采購業(yè)務工作。財務管理系統(tǒng)的用戶管理模塊與統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)的LDAP目錄結(jié)構(gòu)進行整合，以順應統(tǒng)一身份認證機制。
2.3 核心業(yè)務流程
2.3.1 采購申請
采購申請流程如圖1所示。
圖1的說明如下?！俺蕡蟆毕蛏霞壧峤簧暾?。“征求意見”：可以全院范圍內(nèi)選擇要征求意見的對象?！巴嘶亍保翰少徤暾垎瓮嘶厣弦徊讲僮魅恕！榜g回”：結(jié)束采購申請流程?！敖辉恨k”：交院辦主任，由院辦主任決定采購采購申請單下一步的走向?！跋掳l(fā)”：采購申請單下發(fā)到財務處副處長或財務處的科室?！皼Q策支持”：將采購申請單發(fā)到別的部處。“召集政采委”：將采購申請單提交到院政采委的委員?！罢埵驹侯I(lǐng)導”：將采購申請單提交到院長?！鞍l(fā)文”：表示申請流程結(jié)束，生成文號。
2.3.2 采購執(zhí)行
采購執(zhí)行流程如圖2所示。
3 系統(tǒng)設計與實現(xiàn)
3.1 功能模塊
采購管理系統(tǒng)主要以故宮院內(nèi)各種采購申請審核流程為主，其主要功能不但包括采購工作流程控制，還涉及采購執(zhí)行的模塊。同時，還有一些采購單和支出憑單的關(guān)聯(lián)問題。具體內(nèi)容包括五個部分：①部門采購申請；②財務處采購審核；③院辦采購審核；④采購單據(jù)執(zhí)行；⑤綜合統(tǒng)計查詢。
3.2 其他功能
3.2.1 預算占用
預算占用是指采購申請所占用的金額。每次采購申請開始時都會從預算中預先劃出本次申請所占用的金額，其他的采購申請將無法使用此部分的預算金額，當整個采購執(zhí)行完成時再根據(jù)本次采購的實際支付情況釋放多余的占用金額。預算支付是指采購執(zhí)行中實際支付的金額。
在實際采購執(zhí)行過程中，當多個采購同時申請支出某一項目下的預算時，由于申請人和審核人均無法知曉該項目預算金額的執(zhí)行和占用情況，因此，曾數(shù)次出現(xiàn)“多個采購申請均成功通過審批，甚至發(fā)票已開出，結(jié)果項目預算金額不足”的問題，給預算執(zhí)行帶來不小的困難。為了解決這個難題，相關(guān)人員開發(fā)了“預算占用”功能。這個功能將對采購申請資金執(zhí)行采取“先占用、后使用”的原則，即當采購申請通過本部門領(lǐng)導審批后，申請資金即被占用，其他采購只能繼續(xù)申請該項目下“未被占用”的預算資金。若采購最終未能執(zhí)行，申請單被財務處駁回或由采購申請人自行刪除，其占用的預算資金將立即釋放。若采購成功執(zhí)行完畢，系統(tǒng)將最終根據(jù)支付憑單的金額重新計算該項目的預算占用情況。在采購申請單起草和審批的流程中，采購申請人和審批人能夠隨時查看本項目預算資金執(zhí)行和占用的詳細情況，如預算總金額、資金占用詳細信息、未占用金額、已支付金額以及相應的采購申請單內(nèi)容，并根據(jù)實際情況做出相應的決策。
3.2.2 支付憑單廢止功能
自預算調(diào)整子系統(tǒng)上線后，年度預算金額與采購金額緊密銜接，在實際操作運行中，存在采購支付憑單填寫錯誤直接影響預算金額真實性的問題，或者由于某種原因要廢除支付憑單，重新釋放預算金額的情況。該錯誤的發(fā)生一般出現(xiàn)在采購執(zhí)行完成以后，因此，為釋放預算系統(tǒng)中虛占的資金數(shù)量問題而設計出了這個流程。財務處觸發(fā)支付憑單廢止流程，將要廢止的憑單發(fā)給指定人員，該人員填寫好相關(guān)意見后，經(jīng)由部門正處同意后提回財務處，經(jīng)財務處長同意后，該支付憑單廢止，同時釋放其占用的金額。
4 采購管理系統(tǒng)的應用效果與展望
采購管理系統(tǒng)自投入使用以來，較好地完成了故宮博物院全院的預算執(zhí)行任務，使工作人員快捷、便利地在線完成報銷手續(xù)。并由此積累了大量預算執(zhí)行的^程數(shù)據(jù)，用于分析、預測預算執(zhí)行情況，極大地減少了項目安排過程中的人為因素和隨意性，為領(lǐng)導提供了決策支持，實現(xiàn)了采購管理的程序化、規(guī)范化、科學化、人性化。
當然，系統(tǒng)的完善是無止境的。長遠來年，該采購系統(tǒng)在系統(tǒng)架構(gòu)方向，還應該引入更靈活的擴展機制，支持動態(tài)的采購模塊配置以及強大的數(shù)據(jù)挖掘能力，以更為美觀、多樣的展現(xiàn)方式。此外，還應通過總結(jié)歷史數(shù)據(jù)，對未來的預算執(zhí)行制訂給出一些建議，形成一個“預算―執(zhí)行―完成―分析―反饋―預算”的完整閉環(huán)。
主要參考文獻
